電子文件管理論文匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子文件管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

篇（2）

2子系統(tǒng)物資管理

2.1采購管理

在電力建設(shè)中，采購管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購管理系統(tǒng)中，采購部門應(yīng)對(duì)材料采購的全過程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時(shí)間，從而做到按時(shí)發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購管理中，必須實(shí)現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫存，并優(yōu)化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價(jià)格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實(shí)時(shí)更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺(tái)的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺(tái)，從而為加強(qiáng)交流溝通和提高采購管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長期合作關(guān)系。

2.2庫存管理

電力企業(yè)庫存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫存量決定了物資量，由于庫存量會(huì)不定期變化，因此，在企業(yè)庫存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)際情況，采取不同的庫存管理方法。對(duì)于長期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉庫進(jìn)行長期代儲(chǔ)，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對(duì)于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求，由單位按照計(jì)劃送貨，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)“零庫存”；對(duì)于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢(shì)，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運(yùn)送至使用單位，運(yùn)達(dá)后再結(jié)算；對(duì)于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運(yùn)送模式，以減少庫存量。

2.3合同管理

要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項(xiàng)目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運(yùn)輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實(shí)的合同備料，了解生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，定期開展設(shè)備管理會(huì)議，并將物資信息通報(bào)給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時(shí)與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，及時(shí)統(tǒng)計(jì)和整理匯報(bào)給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運(yùn)情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強(qiáng)廠商管理，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，從而建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購成本。

篇（3）

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件有以下特點(diǎn)：

1) 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的依賴性很高，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時(shí)間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，對(duì)場(chǎng)地要求不高，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對(duì)電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，區(qū)分文件價(jià)值，只有對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的，才有必要進(jìn)行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時(shí)間的推移不再具有兼容性，因此，同時(shí)定期要將有關(guān)電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。

電子文件的真?zhèn)舞b別一直是文件管理和檔案技術(shù)的難點(diǎn)。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)該是文件的原件或真實(shí)的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值[2]。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的。同時(shí)也不能排除個(gè)別別有用心者對(duì)文件或檔案進(jìn)行篡改。這樣，我們必須認(rèn)真考慮電子文件的真假識(shí)別問題。對(duì)此問題，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據(jù)使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲(chǔ)方式

目前電子文件的存儲(chǔ)方式還是以分散存儲(chǔ)為主，每個(gè)終端都存有電子文件。一旦某個(gè)終端出現(xiàn)問題，不僅這個(gè)終端本身存儲(chǔ)的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網(wǎng)甚至廣域網(wǎng)上所有終端都受到攻擊和破壞。要對(duì)其存儲(chǔ)方式進(jìn)行改革，有三種存儲(chǔ)方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應(yīng)用軟件全部存儲(chǔ)在服務(wù)器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲(chǔ)電子文件，電子文件全部存儲(chǔ)在服務(wù)器中。三是移動(dòng)插拔方式。電子文件存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤等移動(dòng)式存儲(chǔ)器上。用戶處理電子文件時(shí)，將移動(dòng)式存儲(chǔ)器插入微機(jī)，不處理電子文件時(shí)，將移動(dòng)式存儲(chǔ)器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)必須一手抓技術(shù)，一手抓管理，技術(shù)上多種手段設(shè)防，管理上多種措施并用，實(shí)行綜合治理。尤其應(yīng)著重抓好"一個(gè)隔離，兩層認(rèn)證，三種能力"。一個(gè)隔離，就是內(nèi)部網(wǎng)必須與外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，禁止與國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行任何直接或間接的物理連接。兩層認(rèn)證，一是每個(gè)終端必須設(shè)置開機(jī)密碼，通過密碼認(rèn)證用戶是否有權(quán)使用該終端。二是用戶進(jìn)入終端后，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證，以確認(rèn)用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理電子文件。三種能力，一是病毒防護(hù)能力。所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行掃描和檢測(cè)，防止計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二是預(yù)警監(jiān)測(cè)能力。實(shí)時(shí)尋找具有網(wǎng)絡(luò)攻擊特征和違反網(wǎng)絡(luò)安全策略的操作行為，實(shí)時(shí)報(bào)警，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接。三是應(yīng)急處置能力。制定應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機(jī)制，建立應(yīng)急分隊(duì)，提高預(yù)警反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.3 精簡(jiǎn)電子文件數(shù)量

由于缺乏有效的管控機(jī)制，網(wǎng)絡(luò)用戶隨意制發(fā)和復(fù)制電子文件的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，致使電子文件數(shù)量己遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對(duì)電子文件數(shù)量實(shí)施有效控制[3]。一是要嚴(yán)格審批把關(guān)。用戶制發(fā)和復(fù)制電子文件，必須按規(guī)定逐級(jí)報(bào)批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自制發(fā)或復(fù)制電子文件。二是強(qiáng)化技術(shù)手段。對(duì)電子文件的下載、復(fù)制進(jìn)行技術(shù)控制，切實(shí)做到未經(jīng)審批和不具權(quán)限的用戶，無法下載或復(fù)制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對(duì)電子文件進(jìn)行一次鑒定，有留存價(jià)值的，及時(shí)移交檔案部門歸檔保存；不具留存價(jià)值的，及時(shí)進(jìn)行清刪，防止失去現(xiàn)實(shí)作用的電子文件留存在系統(tǒng)中。

3.4 控制電子文件使用權(quán)限

雖然電子文件的資源共享是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化最關(guān)鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發(fā)，網(wǎng)絡(luò)中的電子文件決不應(yīng)該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的用戶權(quán)限進(jìn)行控制?？刂朴脩魴?quán)限的方法有：一是在網(wǎng)絡(luò)層上設(shè)置允許用戶訪問服務(wù)器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)，該網(wǎng)絡(luò)區(qū)域只對(duì)有使用權(quán)限的用戶開放，無權(quán)用戶無法進(jìn)入。三是通過數(shù)據(jù)列表方式，對(duì)每個(gè)用戶使用電子文件的權(quán)限事先做出限定，不具權(quán)限的用戶無法進(jìn)入或使用電子文件管理系統(tǒng)。四是對(duì)電子文件本身進(jìn)行加密處理，將密碼分配給有權(quán)限的用戶，無權(quán)用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子文件管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使電子文件在產(chǎn)生、運(yùn)行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應(yīng)將計(jì)算機(jī)錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的計(jì)算機(jī)錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時(shí)接收電子目錄，并獎(jiǎng)其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)將重要的文件原文掃描，進(jìn)而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對(duì)于檔案館來說，其主要是負(fù)責(zé)對(duì)各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導(dǎo)和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫；四是充分利用信息安全技術(shù)，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級(jí)；設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗(yàn)證、防寫保護(hù)等等，確保電子文件的安全。

參考文獻(xiàn)：

篇（4）

 

 

 電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。 

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。 

 

1 電子文件管理的原則 

 

1.1 “前端控制”原則 

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì)造成部分的重復(fù)勞動(dòng)。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。并且要求用戶及時(shí)著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時(shí)，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。 

1.2 “全程管理”原則 

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。 

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對(duì)文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對(duì)文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺(tái)的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因?yàn)檫@種管理和跟蹤記錄，對(duì)于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。 

 

2 電子公文的真實(shí)性保障 

 

判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對(duì)文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是： 

2.1 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施 

一是建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。 

二是設(shè)置操作日志，自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。 

三是對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對(duì)只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。 

2.2 身份識(shí)別技術(shù) 

身份識(shí)別技術(shù)主要用于正確識(shí)別通信用戶或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會(huì)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕該用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。 

2.3 防寫技術(shù) 

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。

3 電子公文的完整性保障 

 

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。 

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時(shí)，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時(shí)歸檔。在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對(duì)于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。 

 

4 電子文件的可讀性保障 

 

電子檔案來自各個(gè)方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時(shí)，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

 4.1 采用通用技術(shù) 

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺(tái)上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時(shí)所帶來的影響。一般文字型電子文件以xml文檔和rtf、txt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式。 

4.2 打包保存法 

打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲(chǔ)在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運(yùn)用與該電子文件存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對(duì)那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。 

4.3 拷貝法 

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所引起的長期保存問題。 

4.4 再生性保存法 

再生性保存法是指將技術(shù)過時(shí)的存儲(chǔ)在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時(shí)就不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。 

4.5 遷移法 

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺(tái)轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺(tái)上的復(fù)制方法，它是計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個(gè)存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存儲(chǔ)載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對(duì)軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對(duì)軟件依賴性低的通用格式上?；蛘邔?shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)，還應(yīng)適時(shí)再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。 

以上介紹的幾種方法，一般地說，對(duì)于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時(shí)的、僅是存儲(chǔ)載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對(duì)于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的，可采用遷移法；對(duì)于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的、并且確有長期保存價(jià)值的數(shù)字信息可用再生保存法。 

 

5 電子文件的安全性保障 

 

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。 

5.1 建立安全管理制度 

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對(duì)參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測(cè)。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。 

5.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理和教育 

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。 

5.3 建立全過程的管理制度 

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時(shí)收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時(shí)，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會(huì)給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時(shí)，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對(duì)數(shù)字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。 

綜上所述，要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 

 

參考文獻(xiàn) 

篇（5）

電子郵件能否作為證據(jù)，我國目前尚無規(guī)定，但電子郵件已被現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)所接受卻是現(xiàn)實(shí)。電子商務(wù)、電子教育、電子政府等是現(xiàn)代信息社會(huì)的產(chǎn)物?！逗贤ā返谑粭l“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。”電子郵件已列為書面合同的一種形式。合同的雙方通過電子郵件來達(dá)成，來實(shí)現(xiàn)購買行為。其購買、結(jié)算、質(zhì)疑、退貨、索賠等均是通過電子郵件來實(shí)現(xiàn)的。如今，網(wǎng)上訂票、網(wǎng)上掛號(hào)、網(wǎng)上咨詢已實(shí)際進(jìn)入我們的生活。由此可見，如在涉及于此的訴訟中，負(fù)有舉證義務(wù)的當(dāng)事人必然會(huì)將雙方往來的電子郵件作為證據(jù)提交到法庭，以支持自己的主張。這就為電子郵件可以成為證據(jù)提供了現(xiàn)實(shí)的可能性和必要性。

但是，在我國的訴訟法中，被承認(rèn)的證據(jù)有“物證、書證、證人證言、當(dāng)事人(被告人)陳述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辯解、鑒定結(jié)論、勘驗(yàn)、檢查筆錄”等七種。并未包含有電子郵件，而作為訴訟中的證據(jù)，其形式首先必須合法，即證據(jù)應(yīng)是在法律所規(guī)定的證據(jù)范圍之內(nèi)，之所以這樣，是為了保證訴訟程序的公正、合法、有效。但筆者認(rèn)為，不論何種形式的證據(jù)，都必須符合兩個(gè)基本特征：1、是它確實(shí)是存在的事實(shí)，而非猜測(cè)和虛假的東西；2、是它與案件事實(shí)有著客觀聯(lián)系。在訴訟法中，雖對(duì)證據(jù)形式有所規(guī)定，但隨著客觀世界的發(fā)展、科技的進(jìn)步，證據(jù)形式也在不斷發(fā)生變化，如在1980年的《刑事訴訟法》中并未將視聽資料作為證據(jù)，但在司法實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)并不排斥這種證據(jù)。而是將其作為書證或物證看待，在1996年的新刑訴法中，即將其列為一種獨(dú)立的證據(jù)類型。同樣電子郵件作為一種新的通信方式，如僅僅因?yàn)槠湮幢涣腥胱C據(jù)種類，而簡(jiǎn)單地否定其證據(jù)效力，既脫離實(shí)際，又不利于查明案件事實(shí)。筆者認(rèn)為我國合同法把電子郵件作為書證的一種不夠準(zhǔn)確。第一，書證的載體通常是紙張，使用設(shè)備較為簡(jiǎn)單，而電子郵件的載體是的數(shù)字化設(shè)備，使用設(shè)備較為復(fù)雜。第二，書證表現(xiàn)方式一目了然，直接表現(xiàn)，容易保存，電子郵件需專門的數(shù)字處理設(shè)備讀取后用顯示設(shè)備表現(xiàn)出來，不容易保存。第三，書證被復(fù)制，修改后易被技術(shù)鑒定出來，電子郵件無法證明是否被復(fù)制、改動(dòng)，因?yàn)樗恍薷暮鬅o痕跡可查。因此，不易用我國傳統(tǒng)理論對(duì)證據(jù)種類的劃分，應(yīng)將電子郵件作為一種新的證據(jù)種類。

從當(dāng)前國際發(fā)展情況看，聯(lián)邦德國在1997年通過了世界上第一部全面規(guī)范Internet的法律棗“多媒體法”(德文簡(jiǎn)稱IUKDG)，其中即有對(duì)電子郵件的規(guī)范。美國在發(fā)生了大量的電子郵件侵權(quán)糾紛后，聯(lián)邦政府也正在積極推進(jìn)制裁所謂“垃圾郵件”的立法活動(dòng)。其各州政府開始對(duì)電子郵件侵權(quán)糾紛進(jìn)行審判，如1997年11月德克薩斯州的TRAVIS郡審理的E－mail侵權(quán)案中，電子郵件既作為直接證據(jù)被法庭確認(rèn)，并據(jù)此判決賠償。更有甚者，在1998年華盛頓州檢察長亦以同樣的事由和證據(jù)，對(duì)電子郵件侵權(quán)者提起了刑事。所以，不論是從與國際發(fā)展同步，還是從適應(yīng)高科技對(duì)現(xiàn)代生活的影響而言，對(duì)于電子郵件均不宜采取只因證據(jù)形式不合法，而否認(rèn)其效力的做法。

二、電子郵件成為證據(jù)的條件以及認(rèn)定

電子郵件與傳統(tǒng)的通信方式最大的區(qū)別在于，它把人們所要表達(dá)的意思轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸呈現(xiàn)在對(duì)方的電腦屏幕上，因此互無“真跡”，充其量也只是在自己電腦上的打印件，而一經(jīng)發(fā)件人從其“發(fā)件箱”、“回收站”中將文件刪除，便不見蹤影，而電腦打印件的易于偽造或刪改的特性，而又不能不使人們對(duì)其疑慮有加，故電子郵件成為證據(jù)的條件應(yīng)相對(duì)嚴(yán)格。

在審查電子郵件的證據(jù)效力時(shí)，首先應(yīng)對(duì)電子郵件的特征有所了解。電子郵件的最大特點(diǎn)是每個(gè)電子信箱均對(duì)應(yīng)一個(gè)唯一的注冊(cè)用戶(它可能是一個(gè)人，也可能是一些人)，其用戶名、賬戶名、密碼均是唯一的。任何人只要掌握了某一注冊(cè)用戶的用戶名、密碼，就可在任何地方，使用任意一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)在該用戶名所對(duì)應(yīng)的電子信箱上收發(fā)、刪除電子郵件。電子郵件還有一個(gè)特點(diǎn)是傳輸過程的復(fù)雜性，尤其是跨國界傳遞的郵件要輾轉(zhuǎn)經(jīng)過多個(gè)服務(wù)器才能到達(dá)目標(biāo)服務(wù)器。在實(shí)踐中，直接由電子郵件引發(fā)的糾紛尚不多見，其一般是以證據(jù)的形式出現(xiàn)，在以證據(jù)形式出現(xiàn)時(shí)，如果雙方均對(duì)電子郵件的內(nèi)容及收發(fā)人無異議，在訴訟中接受雙方當(dāng)事人的質(zhì)證，認(rèn)為可以作為證據(jù)認(rèn)定，在此類情況下，電子郵件的證據(jù)形式已不重要，因當(dāng)事人的承認(rèn)性陳述本身就可以作為證據(jù)認(rèn)定，而這種承認(rèn)性陳述又可被電子郵件的內(nèi)容所印證，所以，應(yīng)當(dāng)被法庭認(rèn)定。

如果雙方在訴訟中對(duì)電子郵件有爭(zhēng)議，不論是由電子郵件直接引發(fā)的糾紛還是以證據(jù)的形式出現(xiàn)的電子郵件，只要其涉及當(dāng)事人的切身利益及關(guān)鍵問題的確定，即會(huì)引發(fā)爭(zhēng)執(zhí)，主要表現(xiàn)以下幾種情況。

1.對(duì)收發(fā)件人的認(rèn)定

在訴訟中，如果當(dāng)事人對(duì)電子郵件的收發(fā)人發(fā)生爭(zhēng)議，在此種情況下，審查電子郵件的內(nèi)容已無意義，因當(dāng)事人如否認(rèn)是電子郵件的收發(fā)人，實(shí)際上已經(jīng)否認(rèn)了電子郵件的內(nèi)容。其最為典型的案例是發(fā)生在某大學(xué)的一名學(xué)生以另一學(xué)生的名義，發(fā)出了一封回絕那名學(xué)生受到留學(xué)邀請(qǐng)的電子郵件，致使那名學(xué)生失去了留學(xué)的機(jī)會(huì)。該案在審理中，被告人否認(rèn)自己發(fā)出了這樣一封電子郵件，而法庭主要是采用排除法來確認(rèn)是否為被告人所為。很明顯，在這里被告人否認(rèn)自己是電子郵件的發(fā)件人比否認(rèn)所發(fā)電子郵件的內(nèi)容更為對(duì)自己有利。該案雖然最終以庭外調(diào)解結(jié)案，但如果雙方未能和解，以排除法的結(jié)論來作為確認(rèn)被告人侵權(quán)的證據(jù)是否充分，則值得商榷。以筆者的看法，在確認(rèn)電子郵件的收發(fā)件人時(shí)，首先需查清的是電子郵件的地址是否是收發(fā)件人的，其是否擁有合法的用戶名、賬號(hào)、密碼等，因每一個(gè)注冊(cè)用戶均對(duì)應(yīng)一個(gè)電子郵件信箱，合法用戶的上述資料及個(gè)人資料(真實(shí)姓名、工作單位、通信地址、身份號(hào)碼等)在“ISP”(Internetserviceprovider即網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商)處均有備案，如使用人的個(gè)人資料于ISP的備案一致，則可以確認(rèn)該信箱是使用人的，在該用戶的信箱密碼未被他人盜用的情況下，以該信箱收發(fā)的電子郵件的作者即為信箱的擁有者。筆者曾遇一案，當(dāng)事人否認(rèn)自己給對(duì)方發(fā)出過財(cái)產(chǎn)情況的電子郵件，后經(jīng)核對(duì)該電子郵件地址的ISP備案，與該當(dāng)事人的情況一致，法庭據(jù)此確認(rèn)該電子郵件的內(nèi)容，并做出判決，結(jié)案后該當(dāng)事人服判。

當(dāng)前，由于某種原因，有些信箱成為公用信箱，使用該類信箱的非注冊(cè)用戶，則無權(quán)要求獲得法律上的保護(hù)。對(duì)開放自己的電子郵件信箱者，無異于等于放棄自己的權(quán)利。當(dāng)然，電腦“黑客”的侵襲或惡意的發(fā)送匿名電子郵件則另當(dāng)別論。

2、電子合同收到與合同成立地點(diǎn)認(rèn)定

"收到"這一概念，在電子商務(wù)貿(mào)易過程中，具有相當(dāng)重要的法律意義。國際貨物銷售公約和大陸法規(guī)定，不論是發(fā)盤還是接受，均以抵達(dá)接收人或發(fā)盤人作為生效的條件之一。而英美法則規(guī)定，信件或電報(bào)一經(jīng)發(fā)出，立即生效，生效的時(shí)間以投遞郵件收據(jù)上郵局所蓋郵戳為準(zhǔn)，而不管對(duì)方是否收到。在電子商務(wù)環(huán)境中，為避免貿(mào)易糾紛，確定了"收到生效"的原則，也就是說，不論什么傳遞，只有在被對(duì)方適當(dāng)?shù)厥盏搅?，才具有法律意義。這就要求傳遞的單據(jù)必須能夠進(jìn)入對(duì)方在合同中指定的接收電腦。同時(shí)，在電子商務(wù)環(huán)境中，對(duì)收到的定義也作了嚴(yán)格的規(guī)定，即當(dāng)傳遞進(jìn)入到接收方的接收電腦時(shí)，即為收到，不管接受方有沒有檢查傳遞的內(nèi)容。反之，在能進(jìn)入指定的接受方的接收電腦之前，沒有一份單據(jù)被認(rèn)為是適當(dāng)?shù)亟邮樟?，也沒有一份單據(jù)會(huì)產(chǎn)生法律上的義務(wù)。這與以紙張為基礎(chǔ)的貿(mào)易環(huán)境中的情況是相一致的。

我國新《合同法》規(guī)定："采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同，收件人指定特定系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)電文的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入該特定系統(tǒng)的時(shí)間，視為到達(dá)時(shí)間；未指定特定系統(tǒng)的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入收件人的任何系統(tǒng)的首次時(shí)間，視為到達(dá)時(shí)間（第十六條）"。該法同時(shí)規(guī)定，"采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同的，收件人的主營業(yè)地為合同成立的地點(diǎn)；沒有主營業(yè)地的，其經(jīng)常居住地為合同成立的地點(diǎn)（第三十四條）。

3.對(duì)電子郵件內(nèi)容的認(rèn)定

電子郵件的內(nèi)容，亦是在訴訟中不易認(rèn)定的部分。在確定了收發(fā)件人后，就要對(duì)電子郵件的內(nèi)容進(jìn)行審查，之所以這樣，是因?yàn)槭謺男偶?，有“原件”與“復(fù)印件”之分，不易做假。因而電子郵件中，似乎已無“原件”與“復(fù)印件”之分，因電子郵件的內(nèi)容是必須借助于計(jì)算機(jī)為載體才能呈現(xiàn)，離開了這一載體，即為電腦打印件。故以審查書證的傳統(tǒng)審查方法進(jìn)行審查，在此已不可行。因?qū)@類證據(jù)的審查主要是審查其是否為原件，是否有本人簽字，是否蓋有公章。對(duì)境外的函件還需有公證、認(rèn)證。

但對(duì)電子郵件來說，所有這些審查方法均不可行，因電子郵件的傳輸方式已決定了電子郵件不具備上述特點(diǎn)。如仍以該種方法審查電子郵件，無異于將電子郵件排除在證據(jù)之外。當(dāng)然，對(duì)于一般人員來說，直接在Internetmail的收件箱中刪改純電子郵件信件亦非易事，因收件箱中的電子郵件是只讀文件，拒絕刪改。其另存方式也只是改變文件的位置，文件的屬性并未改變，仍是.eml文件。從外觀上看，純電子郵件信件的信頭上均帶有收發(fā)件人、收發(fā)件人的網(wǎng)址、收發(fā)件時(shí)間等詳細(xì)資料。故對(duì)這類文件只要上述信息清楚，以筆者見，可以作為證據(jù)認(rèn)定，如還有疑問，可要求當(dāng)事人將電子郵件“轉(zhuǎn)發(fā)”至承辦人指定的計(jì)算機(jī)上或干脆通過“連機(jī)”、“共享”的方式直接到舉證人的計(jì)算機(jī)上查閱原始信息(雖目前法院在設(shè)備上尚不能滿足)?？赡馨l(fā)生的刪改一般是隨電子郵件以“插入”“附件”方式發(fā)送的MIME非文本文件，如Word、Excel、gif、mpg文件乃至聲音、影像等多媒體文件，因該類文件的打開是在相應(yīng)的編輯軟件下進(jìn)行，故可以刪改。該類文件的電腦打印件，與普通電腦打印出的文件無異。故僅憑打印件很難起到證據(jù)的作用。

此外，另有一類電子郵件是被收發(fā)件人從其電腦中永遠(yuǎn)刪除了，并據(jù)此否認(rèn)收發(fā)過電子郵件。對(duì)此類情況目前尚無較好的辦法。從技術(shù)上講，已可以做到將所有“網(wǎng)上信息”搜集起來并永久保存，在必要時(shí)，通過檢索使其還原。由于我國目前尚無要求網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商對(duì)傳輸?shù)碾娮游募?chǔ)存記錄或轉(zhuǎn)存的制度，造成了一旦發(fā)生爭(zhēng)議，將無第三方可出具中立性的證據(jù)。而部分地方法規(guī)已有了相應(yīng)規(guī)定。如《廣東省對(duì)外貿(mào)易實(shí)施電子數(shù)據(jù)交換暫行規(guī)定》就規(guī)定：電子數(shù)據(jù)服務(wù)中心應(yīng)有收到報(bào)文和被提取報(bào)文的回應(yīng)和記錄；電子報(bào)文的存貯期最短不得少于5年；對(duì)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)交換的協(xié)議雙方發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，以該中心提供的信息為準(zhǔn)。如該方法被用于司法實(shí)踐，將給審判工作帶來極大便利。

三、合法舉證問題

在通常訴訟過程中，誰主張，誰舉證。但無紙化電子郵件交易中，舉證是個(gè)難題，證據(jù)不好保存，也不便提取原告對(duì)于其主張的事實(shí)即卻沒有任何證據(jù)。因原告無法舉證證明其主張的權(quán)利或法律事實(shí)令其承擔(dān)敗訴的風(fēng)險(xiǎn)，這是不公平的。如果要求被告承擔(dān)舉證責(zé)任，存在原告是否受到侵害尚不明確，且不談受害的原因系電子簽名（密碼）被冒用，或因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全隱患所致，如何舉證才合法呢？筆者認(rèn)為；

1.由當(dāng)事人將郵件打印出來作為證據(jù)提交，其可信度較低，而且以Attach方式發(fā)送的非txt純文本文件和Html文件，有時(shí)還不能隨原郵件一塊打印出來，需在其它專用軟件中打印，而在專用軟件中一般都有對(duì)原文件進(jìn)行更改的功能。

2．在訴訟之前，當(dāng)事人可以請(qǐng)公證機(jī)關(guān)作出公證文書,也可以采取律師見證、外交機(jī)構(gòu)認(rèn)證、工商行政管理部門鑒證以及利用先進(jìn)的電子設(shè)備制成視聽資料等方式保存證據(jù),或者申請(qǐng)人民法院采取訴前證據(jù)保全。

取證的方式，最好以查看源代碼并Coyy出所有內(nèi)容粘貼到字處理軟件中編輯并打印，這樣能夠取得郵件中的所有內(nèi)容；附件中的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)不同的文件格式，盡可能不失真地用高檔設(shè)備打印出來；如是聲音文件的，可記錄成文字后打印出來，并保留原聲音文件便于將來庭審中質(zhì)證。

3．在訴訟中，當(dāng)事人可以將導(dǎo)出的郵件放在軟盤中提交人民法院，經(jīng)對(duì)方質(zhì)證后無異議的，可打印出來經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字后附卷。如對(duì)方有異議，應(yīng)由人民法院按現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)的方法取證，現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)的筆錄應(yīng)由雙方當(dāng)事人當(dāng)場(chǎng)簽字。另外，當(dāng)事人只提交打印稿，而原件已從電腦中永久刪除的，除非對(duì)方承認(rèn)，否則無論對(duì)方是否有能力提出反證，該打印稿均不可作為定案的根據(jù)。因?yàn)榇藭r(shí)無法判斷該文件是否就是原件，更不能因?qū)Ψ脚e不出反證而確認(rèn)該證據(jù)有效。

4.認(rèn)證機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)化的商事交易中處于樞紐地位，其義務(wù)之設(shè)定與履行，關(guān)系到電子商行業(yè)的成敗。認(rèn)證機(jī)構(gòu)具有安全、真實(shí)、及時(shí)、公開、謹(jǐn)慎、保密等方面功能。因此，從認(rèn)證機(jī)構(gòu)出具的證據(jù)真實(shí)有效。

目前，雖然我國尚無完整規(guī)范Internet、E－mail的法規(guī)，Internet的普及程度亦無法與發(fā)達(dá)國家相比，司法機(jī)關(guān)的設(shè)備尚無法滿足審理此類糾紛的物質(zhì)需要。但是，Internet、E－mail所帶來的法律問題卻已實(shí)實(shí)在在地?cái)[在了我們的面前。電子證據(jù)的法規(guī)與其他法規(guī)相比，需要電子等方面的專業(yè)知識(shí)比較多，這就給立法、司法提出了更高的要求。國外的Internet的發(fā)展和普及，已使國外有了相對(duì)完善的計(jì)算機(jī)法律。因此我們應(yīng)借鑒國外計(jì)算機(jī)法律，根據(jù)我國的實(shí)際情況，借助專業(yè)人士的幫助，來制定并完善我國的電子證據(jù)法律。電子證據(jù)法律必將成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的又一護(hù)航者。

參考文獻(xiàn)

1.張楚著：《電子商務(wù)法初論》，中國政法大學(xué)出版社2000版

2.王利明等：《合同法總論》，法律出版社2000版

篇（6）

現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

篇（7）

一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因

一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化

有關(guān)鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國家意志塑造檔案。

二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。

“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場(chǎng)”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。

正如T·庫克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革。”他接下來又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國家建立，為這個(gè)國家服務(wù)，作為該國政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶。”當(dāng)前在西方發(fā)達(dá)國家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。

檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無疑問會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則?！彼?hào)召檔案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問題或趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。

二文件數(shù)量的激增

有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。

三越來越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中

社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項(xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問題、活動(dòng)或職能的方法來妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問題。

四電子文件的產(chǎn)生

如果說以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。

電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。

2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。

3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。

4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來鑒定。現(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。

篇（8）

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時(shí)候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)程。

國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長、涉及問題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會(huì)2005年出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報(bào)時(shí)，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時(shí)代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢(shì)。

2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時(shí)說：“十一五是一個(gè)信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略。”可見“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對(duì)電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對(duì)電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長久真實(shí)。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對(duì)于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識(shí)：信息時(shí)代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會(huì)中，來自15個(gè)國家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時(shí)，特別提及了文件管理要貫穿文件整個(gè)生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場(chǎng)上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢(shì)不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項(xiàng)目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對(duì)流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”②。同時(shí)，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效?！凹晒芾怼币殉蔀閲H電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對(duì)電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭(zhēng)。在近幾年的電子文件管理項(xiàng)目研究中，各國的認(rèn)識(shí)逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價(jià)值的電子文件成為越來越多國家的共識(shí)。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個(gè)階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護(hù)電子文件的真實(shí)性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實(shí)施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)。這項(xiàng)由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項(xiàng)目，旨在“建立一個(gè)未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對(duì)各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計(jì)劃》，以促進(jìn)全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件?？梢?，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢(shì)，注重國家級(jí)檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實(shí)現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢(shì)必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項(xiàng)目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報(bào)告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會(huì)”(AIIM)在2002年5月啟動(dòng)了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項(xiàng)目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺(tái)了適用于國防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)需求報(bào)告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當(dāng)盡快出臺(tái)我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動(dòng)實(shí)施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個(gè)階段的真實(shí)性。

五、電子文件管理走向——國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項(xiàng)目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識(shí)到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

尤為值得關(guān)注的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISOTC46/SC11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國際社會(huì)在文件管理領(lǐng)域取得的共識(shí)，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時(shí)，這些國家的電子文件管理項(xiàng)目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗(yàn)，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項(xiàng)目報(bào)告，從而使其電子文件管理研究擁有堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)和理論依托。

立足于國際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對(duì)于實(shí)現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點(diǎn)。同時(shí)，文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評(píng)估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨(dú)自面對(duì)的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨(dú)立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會(huì)（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機(jī)構(gòu)（如國際檔案理事會(huì)、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會(huì)、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強(qiáng)與其他聯(lián)邦政府部門、社會(huì)機(jī)構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項(xiàng)目的合作伙伴達(dá)20個(gè)之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草MoReq需求報(bào)告的康維爾管理咨詢公司是一個(gè)專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報(bào)告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場(chǎng)接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識(shí)管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機(jī)構(gòu)會(huì)優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動(dòng)電子文件管理研究的進(jìn)展。

注釋：

篇（9）

1.引言

“商務(wù)模式是網(wǎng)絡(luò)中討論最多而最不容易理解的方面。不過,它卻是幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)公司新秀在爭(zhēng)取風(fēng)險(xiǎn)資金時(shí),風(fēng)險(xiǎn)投資公司考察的核心內(nèi)容之一”。網(wǎng)絡(luò)的迅速傳播使得電子商務(wù)企業(yè)的商務(wù)模式很容易被模仿,對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)激烈的電子商務(wù)來說,如何堅(jiān)持商務(wù)模式的創(chuàng)新是成功的一個(gè)關(guān)鍵前提。同時(shí),信息不僅可以為其他行業(yè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息,甚至還能促進(jìn)整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。商務(wù)模式的創(chuàng)新是打造出色的電子信息服務(wù)的關(guān)鍵所在。

在現(xiàn)有的研究理論中,學(xué)者就電子商務(wù)、電子信息服務(wù)及商務(wù)模式的定義及分類已做了較充分的研究,但是對(duì)于電子商務(wù)模式創(chuàng)新的理論模型卻研究甚少,或者模型維度建立的標(biāo)準(zhǔn)不明確、實(shí)際應(yīng)用效果不佳。本文在前人研究的基礎(chǔ)上,從一個(gè)全新的角度對(duì)電子信息服務(wù)的商務(wù)模式進(jìn)行分類和創(chuàng)新,力求實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)站的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

2.文獻(xiàn)回顧

2.1基本概念

電子信息服務(wù),即以計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊等電子信息技術(shù)為主要處理手段的信息服務(wù)。商務(wù)模式(businessmodel,也譯作商業(yè)模式)應(yīng)該能體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源結(jié)構(gòu)和外部競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)形式,即把企業(yè)的內(nèi)外要素看作一個(gè)整體,協(xié)調(diào)和創(chuàng)新的整體組合是成功商業(yè)模式的關(guān)鍵。

2.2電子商務(wù)模式分類研究

要想對(duì)電子商務(wù)模式進(jìn)行本質(zhì)上的研究,就要先對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類。因?yàn)樯虅?wù)模式分類框架可以為創(chuàng)新提供一個(gè)方向或思路?，F(xiàn)階段主要有如下幾個(gè)對(duì)電子商務(wù)模式分類方法的理論?；诮灰纂p方的分類——最常用的分類方法,基于控制方的分類方法(麥肯錫管理咨詢公司,1999),基于價(jià)值鏈的分類(PaulTimmers,1998和李建忠,2007),基于Internet商務(wù)功用(CrystalDreisbach和StaffWriter,2000),基于新舊模式差異的分類(PaulBambury,1998),混合分類(“77種網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新模式”,2000,MichaelRappa,1999和呂本富、張鵬,2000),基于組成要素的分類(徐迪、翁君奕,2004)?，F(xiàn)對(duì)以上六種方法進(jìn)行比較(表1):

從對(duì)比可以看出現(xiàn)階段對(duì)商務(wù)模式分類的研究主要存在三個(gè)問題:(1)劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致,盡管詳細(xì)但導(dǎo)致交叉或覆蓋不完全;(2)分類過于簡(jiǎn)單,對(duì)于模式的創(chuàng)新指導(dǎo)來說沒有實(shí)際價(jià)值;(3)標(biāo)準(zhǔn)和概念抽象,難以用于實(shí)際操作。所以我們?nèi)孕枰M(jìn)一步的探索。

3.電子信息服務(wù)商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

經(jīng)過以上分析我們認(rèn)為將價(jià)值鏈的思想和PaulTimmers的分類思想結(jié)合可以組成更好的商務(wù)模式分類綜合指標(biāo)。

3.1理論基礎(chǔ)

價(jià)值鏈,即“每一個(gè)企業(yè)都是在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、發(fā)送和輔助其產(chǎn)品的過程中進(jìn)行種種活動(dòng)的集合體”。它包括基本活動(dòng)(進(jìn)貨后勤、生產(chǎn)作業(yè)、出貨后勤、營銷、銷售和客戶服務(wù))和輔助活動(dòng)(采購、技術(shù)開發(fā)、人力資源和企業(yè)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)活動(dòng))。但在電子商務(wù)背景下電子商務(wù)活動(dòng)的基本價(jià)值鏈環(huán)節(jié)要根據(jù)電子商務(wù)的特性進(jìn)行修正。

PaulTimmers提出的分類體系是基于價(jià)值鏈的整合,同時(shí)也考慮到了商務(wù)模式創(chuàng)新程度的高低和功能整合能力的多寡。他以價(jià)值鏈為矩陣(見圖)的一個(gè)維度,;而另一個(gè)維度,即“創(chuàng)新程度”,是對(duì)企業(yè)服務(wù)內(nèi)容新穎性的評(píng)價(jià),是一個(gè)企業(yè)和其他對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn),可以看作企業(yè)“外部聯(lián)系”的反映,從而可以和價(jià)值鏈從內(nèi)外部結(jié)合起來。

然而,對(duì)于PaulTimmers設(shè)立的兩個(gè)維度,Timmers并未給出具體標(biāo)準(zhǔn)。這樣抽象的標(biāo)準(zhǔn)使一個(gè)企業(yè)難以用此矩陣去定位自己的商務(wù)模式,更難以去挖掘新的模式。因此,本文結(jié)合價(jià)值鏈和Timmers的思想,嘗試運(yùn)用更加具體的分析手段去定位和發(fā)掘電子商務(wù)模式。

3.2電子信息服務(wù)商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

我們選取了國內(nèi)外二十個(gè)有代表性的電子信息服務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行研究。國內(nèi)的8個(gè)網(wǎng)站是從2008年“中國100個(gè)電子商務(wù)網(wǎng)站”中選取的,而8848作為一個(gè)失敗的案例選取進(jìn)來,組成10個(gè)國內(nèi)的網(wǎng)站;國外的10個(gè)網(wǎng)站,3個(gè)從荊林波的《電子信息服務(wù)模式》一書中選取,3個(gè)從PaulTimmers的《六大電子商務(wù)戰(zhàn)略》中選取,還從GOOGLE上搜選了4個(gè)小網(wǎng)站。本文把電子信息服務(wù)按交易主體分為C2C、B2C、B2B三大類,因?yàn)檫@三大類各自的特點(diǎn)比較明顯,利于分析和比較。

3.2.1矩陣維度的確立

1.價(jià)值鏈的集中程度

Timmers的思想是以功能的整合范圍來確定其中一個(gè)維度,包括從單一功能商務(wù)模式到完全整合的商務(wù)模式,但沒有說清如何從功能到價(jià)值鏈的演變。而且“功能”的加入反而讓定義更加復(fù)雜。因此,本文只把把價(jià)值鏈的集中程度作為第一維度。本文將電子信息服務(wù)的價(jià)值鏈基本活動(dòng)分成生產(chǎn)、信息、交易、支付、物流、服務(wù)六個(gè)環(huán)節(jié),代替?zhèn)鹘y(tǒng)行業(yè)的價(jià)值鏈。六個(gè)環(huán)節(jié)的定義如下:

現(xiàn)在我們將篩選出的二十個(gè)電子信息服務(wù)網(wǎng)站的價(jià)值鏈集中程度總結(jié)如下(√表示涉及該價(jià)值鏈環(huán)節(jié)):

2.內(nèi)容的創(chuàng)新程度

根據(jù)大部分電子商務(wù)企業(yè)對(duì)其信息服務(wù)網(wǎng)站的發(fā)展歷程,我們把Timmers的創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)具體化,將創(chuàng)新程度由低到高分成了七個(gè)階段:模仿、網(wǎng)站設(shè)計(jì)、普通服務(wù)升級(jí)、產(chǎn)品市場(chǎng)拓展、個(gè)性化服務(wù)、虛擬社區(qū)和全面創(chuàng)新。盡管虛擬社區(qū)近幾年來發(fā)展迅速,較為普遍,但它仍是電子商務(wù)模式創(chuàng)新的重要趨勢(shì),我們將它和全面創(chuàng)新歸為高度創(chuàng)新。各個(gè)階段的定義如下:

我們采用時(shí)間順序來判斷創(chuàng)新程度的高低,有以下幾點(diǎn)依據(jù):

(1)電子商務(wù)模式也是隨時(shí)間發(fā)展變化的;(2)技術(shù)水平的提高和競(jìng)爭(zhēng)激烈化的加深,使不同的電子商務(wù)模式在競(jìng)爭(zhēng)中衍生出新的、更高水平的創(chuàng)新模式;(3)此創(chuàng)新過程,既是單個(gè)網(wǎng)站的發(fā)展,也是整個(gè)電子商務(wù)行業(yè)商務(wù)模式的發(fā)展。從實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),盡管個(gè)別網(wǎng)站的創(chuàng)新順序和我們從理論上整理的順序相悖(如“一大把”,虛擬社區(qū)為第一步),但是此創(chuàng)新程度排序從總體上能夠表示出電子信息服務(wù)網(wǎng)站的創(chuàng)新階段和創(chuàng)新程度高低的趨勢(shì)。

3.2.2創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

根據(jù)前文的分析和思考,本文把“價(jià)值鏈集中程度”和“內(nèi)容創(chuàng)新程度”兩個(gè)維度結(jié)合起來,構(gòu)建出新的商務(wù)模式分類矩陣。各網(wǎng)站的商務(wù)模式標(biāo)準(zhǔn)選取如下:(1)價(jià)值鏈集中程度以當(dāng)前的情況為準(zhǔn);2)對(duì)于內(nèi)容創(chuàng)新程度來說,虛擬社區(qū)和全面創(chuàng)新為高度創(chuàng)新,只要該電子信息服務(wù)網(wǎng)站涉及此類創(chuàng)新,不論是第幾步都看作其創(chuàng)新程度;而非高度創(chuàng)新的內(nèi)容,以主導(dǎo)的創(chuàng)新模式,或出現(xiàn)次數(shù)最多的模式為準(zhǔn);若沒有主導(dǎo)的創(chuàng)新模式,則以最新出現(xiàn)的模式為準(zhǔn)。

以此為標(biāo)準(zhǔn),我們把之前分析的二十個(gè)網(wǎng)站在矩陣上列出,標(biāo)出其訪問量。因?yàn)樵L問量可以體現(xiàn)該網(wǎng)站的受歡迎程度,進(jìn)而從一定程度上反應(yīng)其運(yùn)行情況的成功與否(見圖2)?？梢钥吹?整個(gè)矩陣共有6×7=42種模式組合,這就是以“價(jià)值鏈集中程度”和“內(nèi)容創(chuàng)新程度”兩個(gè)維度對(duì)商務(wù)模式的新分類。我們叫這個(gè)矩陣為“創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣”,因?yàn)樗粌H是對(duì)商務(wù)模式的一個(gè)分類,它還能指導(dǎo)商務(wù)模式的創(chuàng)新。

4.電子信息服務(wù)商務(wù)模式的特點(diǎn)

通過矩陣可以看出:

(1)C2C網(wǎng)站的商務(wù)模式差別不大,都涵蓋了信息、交易、支付、服務(wù)四個(gè)環(huán)節(jié),并且創(chuàng)新程度都很高;

(2)B2B網(wǎng)站,價(jià)值鏈集中程度有高低兩種趨勢(shì):能提供有形商品的網(wǎng)站(如Marketresearch和艾瑞咨詢可以提供研究報(bào)告等有形商品)覆蓋了價(jià)值鏈的全部環(huán)節(jié);但是只提供信息的網(wǎng)站只覆蓋信息和服務(wù)兩個(gè)價(jià)值鏈環(huán)節(jié);

(3)B2C網(wǎng)站中,價(jià)值鏈集中程度和內(nèi)容創(chuàng)新程度商務(wù)模式差別很大;

(4)從整體上看,當(dāng)今電子信息服務(wù)商務(wù)模式的發(fā)展有三個(gè)趨勢(shì):一是價(jià)值鏈集中程度越來越高,如Yahoo!,艾瑞咨詢;二是越來越注重價(jià)值鏈的專業(yè)化,如Alibaba、環(huán)球資源網(wǎng);三是創(chuàng)新程度越來越高。

5.結(jié)論

本文在MichaelPorter和PaulTimmers的理論之上,創(chuàng)建了創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣:(1)此矩陣給出了進(jìn)行商務(wù)模式分析和創(chuàng)新的空間和一般思路?？梢钥吹?在42種商務(wù)模式組合中,有很多是空白的,這代表了創(chuàng)新的可能;(2)本矩陣的維度標(biāo)準(zhǔn)都是按照電子信息服務(wù)網(wǎng)站的商務(wù)模式來選取的,其他電子商務(wù)網(wǎng)站的商務(wù)模式創(chuàng)新也可以仿照此矩陣進(jìn)行,但是需要調(diào)整。

在這個(gè)方向上還需要進(jìn)一步的研究:

(1)分別將C2C,B2C,B2B三類網(wǎng)站各自的創(chuàng)新特點(diǎn)和問題進(jìn)行研究。我們由矩陣可以看出三類網(wǎng)站之間有很多不同點(diǎn),而內(nèi)部又有很多共同點(diǎn)。分類研究能夠使商務(wù)模式創(chuàng)新的方向和方式更準(zhǔn)確和明朗;

(2)矩陣的維度細(xì)分需要進(jìn)一步的檢驗(yàn)和改進(jìn),并隨商務(wù)模式的發(fā)展而變化,使之具有實(shí)際性和指導(dǎo)性。

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篇（10）

起到防偽造、防篡改作用人們通常認(rèn)為通過電子簽名就可以有效保證電子文件的真實(shí)有效性，但是電子簽名也有它的不足之處——有效期短，有效期過后電子簽名可以被偽造，也可以被篡改。由于數(shù)字證書存在有效期，且用戶可以隨時(shí)吊銷數(shù)字證書，數(shù)字證書失效后，由于用于簽名的私鑰由簽署人掌握及簽名時(shí)間可隨意修改，采用單純的電子簽名方式不能起到抗抵賴作用。而時(shí)間戳采用的是可信第三方簽名的方式，不是數(shù)據(jù)文件生成者自行簽名的方式，運(yùn)用時(shí)間戳能夠通過有效的第三方所出示的時(shí)間來證明文件的真實(shí)性。加蓋時(shí)間戳的電子檔案通過對(duì)時(shí)間戳的驗(yàn)證，一方面能可靠地證明電子檔案在蓋戳?xí)r間之前已經(jīng)形成，另一方面能可靠地證明在蓋戳?xí)r間之后檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容保持完整、未被更改，真正達(dá)到電子檔案防偽造、防篡改的目的。

2應(yīng)用時(shí)間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求

由于時(shí)間戳的產(chǎn)生并不需要將電子文件本身提交給時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)，因而電子文件本身可不通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的僅為根據(jù)HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據(jù)消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個(gè)特點(diǎn)非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)DTS是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)的。無論是可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆敲茈娮訖n案，還是不允許在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲(chǔ)、傳輸?shù)碾娮訖n案，只要將消息摘要計(jì)算過程和蓋戳過程進(jìn)行適當(dāng)分離——在所在計(jì)算機(jī)或局域網(wǎng)絡(luò)上對(duì)該電子檔案數(shù)據(jù)文件事先進(jìn)行消息摘要計(jì)算——然后通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將消息摘要提交給時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)DTS，DTS對(duì)消息摘要和接收時(shí)間進(jìn)行數(shù)字簽名生成時(shí)間戳返回，證明在特定時(shí)間已經(jīng)接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數(shù)據(jù)原文的不可逆性，用戶只要將返回的時(shí)間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時(shí)間已經(jīng)存在。蓋戳過程通過這種方式來實(shí)現(xiàn)，檔案原文始終是不上互聯(lián)網(wǎng)的，所以符合電子檔案管理的數(shù)據(jù)保密要求。

二在電子檔案管理中應(yīng)用時(shí)間戳的幾點(diǎn)建議

浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數(shù)據(jù)加蓋時(shí)間戳的試點(diǎn)，根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者總結(jié)出有關(guān)時(shí)間戳應(yīng)用的以下幾點(diǎn)建議：

1所依賴的時(shí)間戳服務(wù)應(yīng)具有較高的可信度

單從技術(shù)而言，時(shí)間戳服務(wù)可以有自建和外購兩種選擇，但是時(shí)間戳的可信度至關(guān)重要。如果采取自建的方式，必須采取相應(yīng)機(jī)制與措施（比如采用時(shí)間戳鏈接等改進(jìn)方法）來提高時(shí)間戳的可信度，排除或降低由于計(jì)算機(jī)主板電池電量短缺、桌面時(shí)間任意設(shè)置等因素，致使對(duì)外提供的時(shí)間證明服務(wù)不可靠的可能。如果采取外購服務(wù)的方式，則應(yīng)盡可能選擇由可信度高的專門機(jī)構(gòu)來給電子檔案蓋戳。影響時(shí)間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時(shí)間戳的永久性、可審核性、獨(dú)立性、間隔、精確度等。選擇服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)要充分考慮服務(wù)機(jī)構(gòu)在這些方面的能力與水準(zhǔn)。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時(shí)中心和北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司共同建設(shè)的聯(lián)合信任時(shí)間戳服務(wù)中心。這是一家我國權(quán)威第三方公共可信時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)，該中心由北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司負(fù)責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)接入，由我國唯一法定時(shí)間源——國家授時(shí)中心負(fù)責(zé)授時(shí)和守時(shí)，從而保障時(shí)間的權(quán)威和準(zhǔn)確。

2加蓋時(shí)間戳的過程和電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程

應(yīng)緊密結(jié)合電子檔案上加蓋時(shí)間戳需在什么時(shí)候操作，由誰來操作是時(shí)間戳應(yīng)用中必須考慮的問題。對(duì)此，大家有不同的觀點(diǎn)。關(guān)于何時(shí)加戳，有的認(rèn)為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該分別加蓋時(shí)間戳，也有的認(rèn)為只要在移交、接收前后對(duì)電子檔案加蓋時(shí)間戳。關(guān)于由誰來操作，有的認(rèn)為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認(rèn)為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認(rèn)為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認(rèn)為，根據(jù)時(shí)間戳的原理，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實(shí)際情況，加蓋時(shí)間戳的過程應(yīng)和電子檔案的流轉(zhuǎn)過程相結(jié)合，即當(dāng)電子檔案從一個(gè)單位流轉(zhuǎn)到另一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)蓋戳，而若是同一個(gè)單位內(nèi)部的管理環(huán)節(jié)就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉(zhuǎn)相關(guān)雙方的認(rèn)可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責(zé)主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應(yīng)在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時(shí)間戳并經(jīng)雙方確認(rèn)；又如，檔案部門向利用者脫機(jī)提供經(jīng)過內(nèi)容與元數(shù)據(jù)補(bǔ)充（如賦檔號(hào)、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時(shí)，為證明檔案數(shù)據(jù)的來源與真實(shí)性，也可在提供脫機(jī)利用之前加蓋時(shí)間戳。

3應(yīng)根據(jù)管理需要選取加蓋時(shí)間戳的粒度和處理保存方式

加蓋時(shí)間戳的粒度是指需要加蓋一個(gè)時(shí)間戳的電子檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量與層次。以電子檔案移交接收的一個(gè)批次為例，可以對(duì)全部數(shù)據(jù)整體打包加蓋一個(gè)時(shí)間戳，這樣加蓋時(shí)間戳的粒度就是整個(gè)批次數(shù)據(jù)包；可以將全部數(shù)據(jù)按照光盤載體容量劃分成若干個(gè)數(shù)據(jù)單元分別打包，每個(gè)數(shù)據(jù)包加蓋一個(gè)時(shí)間戳，這樣加蓋時(shí)間戳的粒度就是存儲(chǔ)載體數(shù)據(jù)包；可以對(duì)批次中電子檔案按每一件進(jìn)行打包，對(duì)每件的數(shù)據(jù)包分別加蓋一個(gè)時(shí)間戳，這樣加蓋時(shí)間戳的粒度就是檔案件數(shù)據(jù)包；也可以對(duì)批次中每件電子檔案的每一個(gè)文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數(shù)據(jù)文件等）分別加蓋時(shí)間戳，這樣加蓋時(shí)間戳的粒度就是單個(gè)檔案數(shù)據(jù)文件。由于時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)加蓋時(shí)間戳通常是有償服務(wù)，同時(shí)又要考慮檔案的整體性、相關(guān)性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時(shí)間戳的粒度以檔案件數(shù)據(jù)包為宜。因?yàn)檫M(jìn)館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續(xù)環(huán)節(jié)，這些操作大都以檔案件為操作對(duì)象。對(duì)時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)返回的時(shí)間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時(shí)間戳的字符序列以獨(dú)立計(jì)算機(jī)文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個(gè)文件可以與電子檔案的數(shù)據(jù)包文件名相同，擴(kuò)展名一般是“.tsa”，后續(xù)管理中需要始終將電子檔案數(shù)據(jù)包文件和時(shí)間戳文件一并存放與管理；二是將時(shí)間戳嵌入到某些支持時(shí)間戳格式的電子檔案數(shù)據(jù)包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數(shù)據(jù)等內(nèi)容以PDF文檔附件的方式打包進(jìn)電子檔案PDF數(shù)據(jù)包，然后對(duì)該P(yáng)DF數(shù)據(jù)包加蓋時(shí)間戳，并將返回的時(shí)間戳也嵌入進(jìn)該P(yáng)DF文件中一并保存并利用。