時間：2023-02-05 08:05:52
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案館工作計劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
第二、抓好館內(nèi)的基本建設工作為主要目標。保證各信息系統(tǒng)的軟、硬件設施工作運行正常，做好館內(nèi)各項業(yè)務的信息化管理。在館內(nèi)已建成使用的局域網(wǎng)和城建檔案計算機管理系統(tǒng)的基礎上，輔助完成好城建檔案收集、審核、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常業(yè)務工作。
第三、加強驗收與指導，提高基礎業(yè)務工作效率。在實行建設工程檔案竣工驗收備案管理制度中，一如既往的嚴格推行《城市建設工程檔案資料驗收合格證制度》、《建設工程竣工檔案整理報送制度》。在驗收審核、接收、整理工作環(huán)節(jié)中，堅持履行國家建設部頒布的《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設檔案著錄規(guī)范》、《城市建設檔案案卷質量規(guī)定》,堅持實行多次指導、跟蹤服務、上門服務等主動服務形式來提高工程檔案資料的入館質量。
2、舉辦專兼職檔案員培訓班，結合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。
3、深入各立檔單位進行業(yè)務指導，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。
二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率
1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。
2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
3、與教務、人事、科研等有關單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。
4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。
5、在不斷探索總結經(jīng)驗基礎上，規(guī)范學校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向學校提出“中國農(nóng)業(yè)大學檔案信息化建設實施意見”。
三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收201x年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。
2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
4、在做好檔案實體基礎工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學評估做好檔案工作方面的準備。
5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結促進檔案工作。
6、配合學校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認真做好研究生檔案接收、轉遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。
四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作
1、為舉辦百年校史展覽、教學科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎準備。
2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。
3、按照學校布署，積極做好百年校慶展覽有關準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。
4、完成檔案館簡介的編印工作。
五、其它工作
1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。
2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學生的教育作用。
3、向兄弟院校學習先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務培訓，不斷提高檔案業(yè)務管理水平。
1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。
2、舉辦專兼職檔案員培訓班，結合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。
3、深入各立檔單位進行業(yè)務指導，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。
二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率
1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。
2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
3、與教務、人事、科研等有關單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。
4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。
5、在不斷探索總結經(jīng)驗基礎上，規(guī)范學校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向學校提出“中國農(nóng)業(yè)大學檔案信息化建設實施意見”。
三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XXXX年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。
2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
4、在做好檔案實體基礎工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學評估做好檔案工作方面的準備。
5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結促進檔案工作。
6、配合學校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認真做好研究生檔案接收、轉遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。
四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作
1、為舉辦百年校史展覽、教學科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎準備。
2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。
3、按照學校布署，積極做好百年校慶展覽有關準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。
4、完成檔案館簡介的編印工作。
五、其它工作
1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。
2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學生的教育作用。
3、向兄弟院校學習先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務培訓，不斷提高檔案業(yè)務管理水平。
4、做好保密、安全工作
檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。
現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據(jù)部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
隨著科技、經(jīng)濟和社會建設的高速發(fā)展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內(nèi)容和形式也在不斷豐富和發(fā)展。社會對檔案信息的利用需求發(fā)生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內(nèi)容專門化，變?yōu)榱看?、系統(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容豐宦。傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越不適應形勢發(fā)展的需要，檔案管理現(xiàn)代化建設勢在必行。
1 檔案管理基礎工作存在的主要問題
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
（一）全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
（五）規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委；還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種；必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3 加快數(shù)據(jù)儲備，積極推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄？對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
從當前我國檔案館的實際情況來看，所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時間跨度長等特點，并且在對這些檔案進行管理的過程中大多采用封閉式管理方式，即加強檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對檔案進行管理的過程中，對于每個時期的檔案管理都采用不同的整理質量與整理規(guī)格，這就導致其出現(xiàn)各種各樣的問題，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）檔案信息在管理的過程中編號并不具有規(guī)范化特征，缺乏目錄號，出現(xiàn)了“一卷多冊”的現(xiàn)象；2）管理者在編制案卷標題的過程中不夠規(guī)范化，編制的標題與其中的內(nèi)容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內(nèi)大多數(shù)案卷都沒有目錄，當管理者將先進的信息技術應用在其中時，用戶根本不能夠對檔案信息的檢索。由此看來，這些問題在很大程度上制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，這就需要管理者針對問題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。
二、加強基礎工作有利于提高檔案管理水平
通過實踐經(jīng)驗證明，要想在實際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學合理的管理方法對檔案信息進行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查
對于館藏信息進行全面復查是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對當心信息進行管理的過程中都不會進行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進行全面普查，針對于其中已經(jīng)過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過厚，內(nèi)容相對較為混雜，這就需要管理者對其進行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與自動化。
3、對案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過計算機技術、網(wǎng)絡技術的應用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進行管理的過程中必須要嚴格按照國家現(xiàn)行的相關規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴格按照這一規(guī)則進行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與標準化，達到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
兩河指揮部根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，充分認識工程檔案在建設項目竣工驗收中的重要性以及對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改、審計等方面的重要作用，從項目立項開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負責文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
二、加強對檔案管理人員的培訓
檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓，使他們學會新知識，掌握新技能，提高對檔案信息化管理的重視程度，加大對法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。一是積極參加各級檔案管理部門組織的培訓學習。二是在工作中實行一對一的幫扶方法，由業(yè)務工作水平較高的檔案管理人員對業(yè)務能力較差的管理人員進行幫帶培訓工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進行科學有效的培訓。
三、建立健全檔案管理規(guī)章制度
一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，明確規(guī)定工程檔案應具備的質量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設項目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設項目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進行了分類，明確了建設單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍?！妒┕けO(jiān)理階段資料立卷整理標準》對施工監(jiān)理單位提出了詳細的立卷整理方法及數(shù)量等要求。
二是建立合同臺帳。合同管理是項目建設中的一項重要內(nèi)容。項目建設初期應該成立專門的部門對項目建設簽訂的合同內(nèi)容進行審核、把關。制定合同審批單，對合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領導、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進行詳細登記，并分類匯總，建立臺帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負責收集相關資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計工作提前做好充分準備。
三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》，為保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，指揮部結合實際，分別制定了適用于指揮部內(nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負責”的原則。在掌握審核標準上，堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
四是檔案分類編號。為了系統(tǒng)、科學的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對檔案進行保管，檔案室首先對工程總體情況進行了摸底、調(diào)研工作。按照六個單獨立項子項目將檔案分類大項依次分類。結合工程實際特點，編制了檔案號、檔案類目設置、檔案分類形式、排序等具體方案。
五是檔案數(shù)字化建設方案。隨著信息社會的到來，信息與信息技術應用在檔案基礎業(yè)務建設中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。
一、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)?，F(xiàn)在財務人員采用無紙化辦公形式,所有日常工作均在計算機上完成,會計信息的管理有以下一些顯著特點:
第一,電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質會計檔案,而且還新增了存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數(shù)據(jù)。
第二,電算化會計檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術要求。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三,會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會計資料信息載體紙張,更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。
第四,會計電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點,同時他們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五,電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級,新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮,即會計電算化檔案更需要科學地管理。
二、如何做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案工作,我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一,做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)打印拷貝存儲到存儲介質上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬,并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來,存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
第二,做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數(shù)據(jù)的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號,并貼上寫保護字樣,存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質保存的檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,如每半年復制一次,且最好復制雙份存放在不同的地點,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結構有可能不同,這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會計檔案或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此,建議在系統(tǒng)管理員配合下,會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:一是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復功能進行調(diào)閱即可;二是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調(diào)閱。也可對原版本會計賬套進行升級,但這會受軟件功能設計的限制,不能保證完全成功。
三、電算化會計檔案的整理與再利用
2 在“雙套制”下如何解決紙質與電子檔案的歸檔
眾所周知，傳統(tǒng)模式下的會計檔案管理工作主要包括了人工的造冊歸檔、制定使用以及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴格履行銷毀手續(xù)等方面。對于相關工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因為各種因素的存在，從而導致其工作效率低下等現(xiàn)象的存在也是比比皆是的。而會計電算化的出現(xiàn)在很大程度上為會計檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會計電算化背景下會計檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應當如何加以解決呢?具體如下。
一、會計電算化背景下會計檔案管理工作中存在的問題
在會計電算化的時代背景之下，相較于以往而言，各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的開展已經(jīng)有了明顯的提升與進步，總體上朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，但在實際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。
(一)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足問題
眾所周知，傳統(tǒng)模式下，相關企業(yè)的會計檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對從事會計檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會計檔案管理工作對于相關工作人員是否熟練掌握微機這一方面并未做出具體的要求。但在會計電算化背景下，許多企業(yè)與單位已經(jīng)逐步的利用計算機代替人工核算。這便要求從事會計檔案管理的相關工作人員掌握熟練運用微機的能力。但就目前各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其中會計檔案管理工作人員專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等現(xiàn)象已經(jīng)比比皆是。就經(jīng)過短期培訓的相關工作人員而言，通常情況下，除了準確掌握開機運用財務軟件的能力之外，其對于微機的各種軟件與硬件知識的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現(xiàn)相關問題，其并不能夠依靠自身的實際能力及時的加以解決。相反的，往往會出現(xiàn)相關工作人員因為某一步驟的錯誤操作從而導致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。除此之外，就熟練掌握微機的工作人員來說，隨著會計電算化進程的不斷深入，該工作對于會計檔案管理人員的要求也越發(fā)的明確化和復雜化，部分工作人員因為無法及時的對相關知識進行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時常發(fā)生，這些問題對于在會計電算化背景下做好會計檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。
(二)難以保障會計檔案管理工作的安全性
除了上文中提到的，會計電算化背景下，會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當前眾多工作人員需要解決的當務之急。眾所周知，在會計電算化的大背景之下，會計檔案管理工作總體上是依靠計算機加以完成的。但就計算機的網(wǎng)絡安全而言，其中依然存在著許多不穩(wěn)定的因素。簡單來說，所謂計算機網(wǎng)絡安全，就其本質而言，是指利用網(wǎng)絡的管理控制和技術措施等，就數(shù)據(jù)的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網(wǎng)絡環(huán)境中受到保護。但在人們?nèi)粘Ｉ畹氖褂眠^程中，計算機網(wǎng)絡安全還是會受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網(wǎng)絡癱瘓、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題。具體來說，構成網(wǎng)絡安全威脅的眾多因素中，系統(tǒng)漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統(tǒng)漏洞會被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網(wǎng)絡植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統(tǒng)等不良目的。這對于信息和數(shù)據(jù)的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現(xiàn)，往往會造成會計檔案管理信息的丟失以及被盜等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，網(wǎng)絡攻擊同樣給網(wǎng)絡安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對網(wǎng)絡信息系統(tǒng)進行的人為攻擊，通過尋找系統(tǒng)的一系列弱點，從而以非授權的方式達到破壞、欺騙和竊取數(shù)據(jù)信息的目的。由此可見，會計電算化背景之下，會計檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰(zhàn)。
二、會計電算化背景下完善會計檔案管理工作的具體措施
(一)提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務能力
針對前文中提到的相關企業(yè)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力不足等問題，我們應當給予足夠的重視。對于從事會計檔案管理工作的相關人員而言，對其進行強力的人才培訓可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關工作人員的計算機業(yè)務素質是迫在眉睫的任務之一。各企業(yè)應當立足于國際水平，以培養(yǎng)高級技術人才為其目標，幫助相關工作人員熟練的掌握國際先進技術、精通信息技術以及熟練應用會計電算化等等。除此之外，利用會計電算化該契機，促進會計檔案管理工作人員的職能轉型，從而引發(fā)相關工作人員知識結構的變化以及其素質的提升，從而幫助其實現(xiàn)向復合型人才的轉變。
(二)會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化
除了上文中提到的加強對從事會計檔案管理工作的相關工作人員的專業(yè)水平以及業(yè)務能力的提升之外，實現(xiàn)會計檔案管理工作的標準化以及規(guī)范化也是不容忽視的。就當前會計檔案管理工作的形式而言，其標準化與規(guī)范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會計檔案管理人員在使用的過程中會因為軟件不規(guī)范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業(yè)在會計檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個方面的細節(jié)，做到檔案規(guī)范化、標準化，從而確保檔案管理工作能夠順利進行。
(三)加強計算機網(wǎng)絡安全
針對上文中提到的，會計檔案管理工作中因為計算機網(wǎng)絡存在著一系列安全隱患，從而導致檔案管理信息丟失以及被盜的現(xiàn)象，我們應當采取的措施為:加強計算機網(wǎng)絡安全管理。計算機作為會計電算化背景下會計檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強PC端防火墻技術的應用。防火墻作為計算機網(wǎng)絡安全領域的安全防御工具，在內(nèi)部網(wǎng)和外部往中都得到了相應的使用。2、強化計算機安全評估技術的應用。除了上文中提到的加強PC端防火墻技術以此來強化計算機信息管理技術的應用外，還可以針對計算機安全評估技術進行系列的強化運用。該技術的應用對于確保計算機網(wǎng)絡的安全性而言，發(fā)揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計算機安全的基礎之上，會計檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構建安全信息管理模型。通過構建安全信息管理模型來確保計算機網(wǎng)絡安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會計檔案管理工作的相關人員應當對其加以重視。
(四)強化檔案意識
除了上文中提到的提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務能力、會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化以及加強計算機網(wǎng)絡安全之外，強化相關工作人員的檔案意識也是有其必要性的。眾所周知，傳統(tǒng)會計檔案管理過程中，一些錯誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質實物檔案的管理，從而輕視了磁性介質檔案管理;重視檔案移交的后續(xù)管理工作，從而忽視了前臺會計工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統(tǒng)一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯誤理念。這些觀念的存在對于會計檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會計電算化的背景之下，擯棄該類錯誤理念顯得尤為重要。相關企業(yè)應當根據(jù)自身企業(yè)的實際經(jīng)營情況，制定符合自身的會計檔案管理工作的相關制度，并且及時的加以更新和完善，在此基礎之上，才能夠幫助相關工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯誤觀念，從而促使其在會計電算化的背景之下強化檔案意識。
三、結語
目前我國在會計電算化背景之下會計檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對此類問題的存在相關工作人員應當及時的加以解決，從而確保在會計電子化背景下，會計檔案管理工作的順利展開。并且促進其規(guī)范化、效率化以及安全化的發(fā)展。
【參考文獻】
［1］安艷君．淺析會計電算化背景下的檔案管理［J］．辦公室業(yè)務，2013(13)
