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一、會計信息化的意義分析
會計作為一門經濟管理學科,主要是以貨幣為主要計量單位,運用會計的基本原理與專門方法,對企業已發生的經濟業務進行系統、全面、連續的反映和監督。當今時代,企業越來越多地依賴于客戶、供應商、合作伙伴及各種虛擬企業,依賴于信息對各環節進行協調,投資者、債權人、財稅部門、金融部門、證券交易等利益相關者需要快速便捷地獲取會計信息,任何環節的信息不暢,都可能導致決策失誤,進而帶來嚴重經濟損失,這也說明了會計信息化的必然性。離開了信息和信息技術的運用,會計信息的動態實時處理將難以實現。
二、會計信息化對會計工作的影響分析
1.會計工作方式的轉變。在以實現會計業務的信息管理為目標的前提下,會計信息化不再是簡單模仿手工會計處理事務或是計算機的延伸,而是充分利用網絡和信息技術的優勢突破傳統手工會計的局限。由桌面財務轉為網絡財務,從企業的各個角落收集實時高度集中的信息,從多種多樣的分析中把它們提煉出來,發送到員工“桌面”上,將員工從數據堆里解脫出來。
2.會計職能發生轉變。會計信息化將促使會計職能由核算型向管理型過渡。傳統的會計工作主要是會計人員運用確認、計量、記錄和報告手段對經濟數據進行收集、加工、存儲和檢索,最后輸出能滿足信息使用者決策和控制經濟活動需要的信息。在會計信息化條件下,原有的會計核算與監督兩大職能已不能滿足信息使用者的要求,會計工作將向更高層次發展,將工作重點放在參與預測、決策、經營分析等方面,在經濟管理中扮演重要角色。
3.會計觀念的轉變。傳統的會計采用的是一種面向過去的回顧型時空觀,通過對以往的業務活動進行記錄和總結,對業績和行為作出評價,并以此指導現實事務。會計信息化條件下,當業務事項發生時,會計信息系統可以通過企業內部網、外部網以及互聯網直接采集有關的數據信息,實現會計和業務一體化處理,這樣會計核算就從事后的靜態核算轉化為事中的動態核算。
4.會計核算規范化,財務報告實時化。通過會計信息化的推進,提高會計核算水平,提高財務信息質量;系統平臺的統一,會計核算的集中,財務報表設置的統一,實現財務報告實時性,改變原來多系統取數、人工填報、匯總的傳統方式,系統根據設定好的報表取數方式,直接從底層數據庫取數,生成標準化的財務報表,實現財務報告實時化,為管理分析和業務經營提供及時的財務支持。
5.財務信息透明化。在會計信息化工作尤其在企業ERP建設的基礎上,借助系統規范將財務流程的關鍵環節、財務控制要點在系統進行固化,使財務管理深入企業運營的各個環節,使企業所有人員都了解會計核算規則,業務處理流程;借助企業ERP建設使財務系統與其他運營系統有效銜接,實現系統間的無縫鏈接;使財務明細資料一定范圍內實現共享。
三、會計信息化對企業會計工作提出新的要求
1.培養復合型的會計人才是關鍵。會計信息化主要是通過網絡技術支持的,一切網絡信息的傳遞與處理都要通過計算機的操作來實現,這就要求會計人才既是一名高水準的會計師,又是一名出色的計算機操作員,能熟練掌握各種會計軟件的操作,熟悉國際會計及商務慣例,具有廣博的社會文化和專業知識背景。
2.樹立全新的會計觀念。會計信息化要求企業會計人員樹立新的會計觀念。一是樹立新的時點觀念。會計信息化使會計工作越來越多地采用實時管理、在線處理,具有時點觀念才能與此相適應。二是樹立新的時空觀念。網絡環境要求會計采用一種面向未來的時空觀,即從面向過去的回顧型轉為面向未來的預期型。
一、會計基礎工作精細化基本要求
(一)會計準則的結構和內容完善
我國部分具體會計準則的表述內容和表述方式不夠嚴謹,使其可操性受到限制。在已經的會計準則征求意見稿及實施的有關會計準則中,除了引言、定義、應該披露事項及其附則外,會計準則核心部分就是確認與計量問題。在確認和計量問題上,有些規定過于原則,使會計準則的應用加大了人為調整的空間。 例如:在固定資產會計準則中,符合固定資產改擴建支出的條件是以下四條中的任意一條:(1)使固定資產的預計使用年限延長;(2)使固定資產的生產能力增加;(3)使產品質量提高;(4)使企業的生產成本降低。這些條件是做出確認判斷的標準,但過于原則,可操作性較差。類似的規定和判斷標準應該在概念結構中進行闡述,將其融入具體會計準則的正文中描述過于勉強,而且影響了準則的嚴肅性。
(二)合格的會計人才隊伍培養
提高教學水平,培養充足的、合格的會計后備人才,是中國會計職業發展的長遠之計。教育的目的是面向未來的,但教育的過程卻是滯后的。因此,一定要以超前的意識,不斷深化高校的教學改革,不斷拓展教學的深度與廣度;要提高學生的外語水平,使學生同時掌握國內和國外的會計理論、方法與準則;要轉變教學的思路,改變當前“灌輸式”的教學方式要注重提高學生的判斷能力和實干精神;要注意將計算機技術、網絡技術等引入到課堂中,大大縮減簡單的、重復性方法所占教學和習題的時間,增加課程的含金量,培養符合信息時代要求的合格的會計審計人才。
二、會計基礎工作精細化的重要性及其延展
會計基礎工作是會計工作的基礎環節,是企業進行會計核算和財務管理的前提條件。因此,會計基礎工作精細化在整個會計過程中有著重要的作用,會計基礎工作的好壞,將直接影響到能否及時、全面、客觀的反映企業的經濟活動情況,也是衡量一個企業會計工作質量好壞的重要依據。
當前,我國社會監督體系尚未健全,不少企業從自身利益出發,企業信息資料失真,不能客觀、真實、明晰地反映和披露企業的經營情況及資本運營狀況。而加強會計基礎工作的精細化,對于克服當前我國企業會計形勢惡化有著根本性作用。
三、會計基礎工作精細化在日常會計業務處理中的具體體現
會計基礎工作精細化在在日常會計業務處理中的具體體現有:預算精細化、資金精細化、財務分析決策精細化、投資與融資精細化、固定資產與存貸精細化、現金收支精細化、無形資產精細化、負債與所有者權益精細化、成本費用精細化、收入利潤精細化、審計精細化、稅務精細化、并購與清算精細化、財務報告精細化等十四項主要內容。本文著重從預算精細化、現金與應收賬款精細化、財務報告精細化這三個方面進行分析。
(一)預算精細化
預算精細化是會計基礎工作精細化的第一步。預算精細化具體體現在財務預算編制、預算調整、預算超支這三個部分。實現預算編制的精細化,單位領導首先就要確定經營預算目標,財務部制定財務預算編制辦法和原則;然后,進行審閱預算,修改預算;最后,保存預算編制資料。針對預算調整,工作流程應該是預算調整提出、預算調整實施、預算調整資料保存。如果出現了預算超支,就要進行預算超支分析,形成預算超支對策,最后執行預算超支對策。
(二)現金收支精細化
現金精細化在日常會計工作中具體有現金付款、儲備備用金、借款、現金清查等主要內容。首先,相關部門申請付款;再審核付款憑證;審核通過,支付現金;最后編制相關憑證及報表。此外,對于儲備備用金、借款和現金清查事項都應該進行精細化操作,以達到現金收支精細化。
(三)財務報告精細化
財務報告精細化主要有財務報告編制精細化、資產負債表編制精細化、現金流量表編制精細化、利潤表編制精細化等這些主要內容。下圖1是財務報告會計精細化示例:
目前,很多優秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇。因此企業實行會計電算化,在建賬之初,會計人員應遵循財務會計制度的要求,選擇好適合本企業的會計核算方法及核算體系,充分考慮可能發生的問題和可能產生的各種管理要求,作好詳盡、細致的準備工作,能夠有效處理實施過程中出現的種種問題,避免 “出錯—改正”的實施途徑。
1企業實施會計電算化的四個工作階段
實施方法的四個主要內容實際上是四個循環漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務,來開展實施工作,以達到企業預期的效果。
1.1項目準備階段
項目分析,顧問收集企業資料,包括:合同、項目調研報告項目解決方案等,做到心中有數;建立雙方項目組織(通常包括項目實施指導委員會、項目實施小組、業務職能實施小組等);項目現場實施調研;明確和具體化項目實施需求后,確定實施方案;確定項目實施整體計劃。
1.2在藍圖設計階段
①選派合適的老師擔任不同級別的培訓任務。對管理層的培訓必須選派熟悉業務和管理的顧問;對操作員的培訓則必須由熟悉產品的顧問來做,系統管理員的培訓教師則必須熟悉系統配置方法。
②顧問組織以企業負責人、中層管理干部、業務骨干等熟知業務的人員為組織隊伍,指導該隊伍準備業務仿真系統的靜態數據和業務數據及仿真運行的關鍵業務流程,并按業務流程解決方案進行業務流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認,不符合的流程要及時進行調整,修改業務解決方案。
③建立起新系統業務規程、制定系統數據準備方案、系統上線方案。同時,就系統的實際應用制定最終用戶培訓方案,對培訓內容、方式、范圍、人員以及培訓結果的考核等都做出相關的指定。
1.3系統實現階段
①顧問依據企業內的應用范圍及涉及的部門跨度,讓企業內相應的人員參與進來,共同討論并協商解決靜態數據編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定企業靜態基礎數據的編碼規則;指導企業組織安排相關人員進行基礎數據的收集準備工作。
②實施顧問給企業準備必要的培訓資料,包括培訓的標準課件和新業務操作規程。但最終用戶的操作培訓一定要由企業項目組成員來完成;最終用戶培訓后,應組織嚴格的考試,確保讓合格的應用人員操作電算化系統。
③按計劃正確、及時完成系統相關的設置工作,指導企業系統上線工作。
1.4驗收交付階段
項目總結,完成項目總結報告。報告包括幾個方面:項目實施背景、項目實施的主要目標、系統應用的產品和模塊、項目實施應用范圍和項目實施成果概述。
2會計電算化實施方法可以規避的風險
2.1缺乏控制的風險
項目實施范圍界定不清、缺乏控制,造成項目實施過程中范圍無限擴大,使項目失控陷入泥潭,無法收尾;沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法,在實施過程中缺乏整體的實施指導思想,造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內容可使上述風險得到避免。
2.2業務需求關注點過大的風險
業務需求關注點應是在項目實施周期內可以解決或基本可以解決的業務需求,也就是要突出、確定在項目實施周期內的實施重點,避免關注業務需求的細節及軟件功能完美性。
2.3會計電算化人才缺乏的風險
項目啟動初期,就已經物色好相關人員并做針對性的培養,使其在項目實施過程中及將來項目的應用中發揮引領作用。同時,通過標準培訓、最終用戶培訓等一系列的培訓,確保讓合格的應用人員操作電算化系統,對電算化系統上線后的正常運用起了很大的作用。
2.4推倒重做的風險
只有對企業的業務和管理有充分的理解和認識,制訂的業務解決方案才不會脫離企業實際,避免了達不到預期的效果以至實施工作推倒重做的結果,并且可以減少上線準備的工作量、系統上線的難度等等。
3注意事項
3.1實施方法的原則
①指導性原則:實施方法是項目實施工作的指南,是幫助顧問形成良好工作習慣和風格的工具,是確保項目按目標、按計劃順利進展的策略和方法。
②計劃性原則:“凡事預則立,不預則廢”。項目實施過程的任何工作都要在計劃的指導下進行,雙方取得一致意見并嚴格遵照執行。只有這樣才能分清責任,保證項目進展。
③規范性原則:“沒有規矩,不成方圓”,嚴謹、規范地按照實施方法原則的要求進行實施工作,是實施顧問專業化的前提條件。
3.2確保實施方法的貫徹執行,需要通力合作
項目實施是一項集體合作進行的工程,需要企業與顧問緊密結合、通力合作。只有這樣,才能有效地做好系統建設、數據準備和系統切換等各項工作,實現知識與技能的轉移,為企業培養懂得經營管理并掌握現代管理手段的骨干人才;才能保證專業的項目管理服務,確保企業會計電算化項目實施后系統的成功應用。
4結束語
企業在穩步推進會計電算化的同時,還應逐步推進會計信息化的進程。會計信息化的未來發展方向應按照國家經貿委《國有大中型企業建立現代企業制度和加強管理的基本規范》中的要求,加強現代信息技術的應用,密切跟蹤信息技術的發展,積極采用現代信息技術手段,通過運用企業資源規劃(erp)等計算機管理系統,實現企業內部管理的信息化。企業資源規劃是將企業各部門包括財務、會計、生產、物料管理、品質管理、銷售與分銷、人力資源管理等利用信息技術進行整合,連接成一個整體。其管理思想的核心是實現對整個供應鏈和企業內部流程的有效管理。依托erp等信息技術在會計領域中的不斷應用,會計電算化包括的內容將發生根本改變,會計電算化在企業經營管理中的作用將得到充分的發揮。
參考文獻:
[1] 李巖.會計電算化過程中的思考[j].商業研究,2004.
[2] 陳果.淺談現代企業會計信息化的建設[j].2006
一、會計工作組織重構是會計信息化的必然要求
會計工作是一項綜合性的工作,具有很強的政策性、嚴密性和細致性。會計工作組織就是在適應會計工作特征的前提下對會計機構設置、會計人員配備和會計法規執行等工作所作的統籌謀劃。
基于會計信息化的會計工作組織必須重新架構,這是會計信息化的必然要求。
(一)從會計信息化特征看會計工作組織的重構
會計信息化必須以計算機網絡為運行平臺而實現,計算機網絡技術是會計信息化的手段。從計算機網絡功能來看,Internet為會計信息化提供了無限的時間和空間。計算機網絡技術告訴我們,Internet在使用效率和能量傳遞上顯現出溝通、跨越時空、交流多向互動和資源共享海量的強大優勢,這就很好地解決了會計信息的“孤島”問題。從信息化的演進過程來看,Internet為推動社會信息化進程發揮了基礎性的作用。社會信息化演進過程經歷了由數字化到網絡化再到信息化的過程,會計信息化是社會信息化的重要構成要素,同樣也要經歷這個過程。從當前來看,我國的會計信息已經完成或基本完成了數字化過程,正在步入網絡化。從會計信息化系統來看,Internet具有的開放性、實時性和智能性特征為實現會計信息化提供了技術支持。會計信息化系統是一種開放型的、具有實時性的智能化系統。在這個系統中,賬務處理、資產管理、債務管理、成本管理、資金管理、網上銀行、報表編報、預算管理等都可借助于網絡操作系統和分布式數據庫協同工作,使會計信息更加真實而多元化。將會計信息系統無縫鏈接到供應鏈管理系統、生產制造管理系統、連鎖分銷管理系統、客戶關系管理系統、決策管理系統、人力資源管理系統以及行政辦公管理系統等,可以構成一個完整的企業信息系統體系。同時,會計信息的實時產生,使使用者由過去的被動接受變成現在的主動利用。開放型的會計信息系統的實時處理、披露,使得會計信息需求者可以隨時查詢企業的經營情況、財務狀況以及現金流量情況,預測未來趨勢,以便迅速、準確地作出決策。
會計信息化的核心是利用現代信息技術對傳統會計進行重構和優化,從而建立開放的、實時的、智能的會計信息化系統,使會計處理高度自動化、處理系統高度開放化和系統信息高度共享化。在企業內部橫向方面,將會計信息系統與管理信息系統子系統有機結合,實現信息資源高度共享。在企業內部縱向方面,以會計核算模塊為基礎,以會計分析模塊、會計決策模塊等為支撐的密切配合,可實現信息資源高度開放;在企業外部,會計信息系統與政務系統、稅務系統、銀行系統、審計系統、其他社會相關系統等相連,可實現會計信息系統融入社會信息系統的目標。
在這種背景下,傳統意義上的會計機構將可能不復存在,取而代之的是會計信息系統中心。傳統意義上的會計人員將可能不再需要,取而代之的是系統管理員、程序設計員和數據錄入員,傳統意義上的會計法規的制定和執行也將發生很大變化,由更加嚴格執行會計法規的固化了的程序替代會計職業判斷。因此,會計工作組織重構勢在必行。
(二)從會計信息化目標看會計工作組織的重構
會計信息化目標是以會計數據處理的實時化、會計信息記載電子化、會計機構設置扁平化、會計工具使用網絡化,向會計信息需求者提供可靠而有用的會計信息,包括終極目標和過程目標兩個層面。從終極目標來看,就是向會計信息使用者提供可靠而有用的會計信息,無論是手工操作會計還是電算化會計乃至會計信息化,都是向會計信息使用者提供可靠而有用的會計信息,即“提供與企業財務狀況、經營成果和現金流量等有關的會計信息,反映企業管理層受托責任的履行情況,有助于財務會計報告使用者作出經濟決策”。從過程目標來看,就是在會計數據處理、會計信息記載、會計機構設置和會計工具使用等方面的目標,這對手工操作會計、電算化會計和會計信息化而言,則有著顯著的區別:
1.會計數據處理的時間不同。手工操作會計必須等到會計期末才能進行,平時所做的工作不過是為期末處理會計數據做準備,平時無法提供實時信息,因而手工操作會計提供的信息是期末信息、靜態信息;電算化會計的實質是手工操作會計在核算手段上的變異,它對會計數據的處理也往往是需要等到期末才能完成(尤其是實施電算化會計的初期及單機版會計軟件),即使平時能夠提供一些實時的會計信息,因為它是單機版或獨立的會計內網,只能在非常狹小的范圍內作動態化的反映;會計信息化以Internet為平臺,Internet的強大功能使得會計數據的處理能夠動態化和實時化。
2.會計信息載體的方式不同。手工操作會計的唯一載體是紙質的,包括證賬表等;電算化會計載體有了重大變化,但“紙質+電子”雙腿走路仍占主流,且會計信息傳輸仍然無法實現物理性的網絡通訊;會計信息化對會計信息記載則可實現無紙化,會計信息(包括非會計信息)以物理性的網絡通訊實現記載和傳輸,真正實現了電子化和數字化。3.會計機構設置要求不同。手工操作會計為保證記載會計信息紙質載體的安全,必須有一個穩定的工作場所,配備必要的辦公用品,是一個看得見而又摸得著的立體工作空間;電算化會計與手工操作會計非常相似,不管是單機版還是網絡版會計軟件,因為“孤島”問題必須有一個現實的工作場所才能完成會計工作;而會計信息化有無工作場所對完成會計工作沒有實質性的影響,在任何一個地方,只要聯網即可進行會計數據的處理而完成會計工作,會計機構成了一個虛擬機構。
因此,會計信息化的過程目標預示著會計機構將精簡,會計人員將減少,會計法規的執行將更趨標準。
二、基于會計信息化的會計工作組織重構的目標
會計工作組織重構的目標是扁平化管理,包括會計機構扁平化管理、會計人員扁平化管理和會計法規扁平化管理。會計工作組織扁平化管理的內容并不是孤立的,而是有機地融合在一起,會計機構扁平化管理必定要在明確會計人員職責的基礎上精簡會計人員,精簡會計人員肯定會帶來會計工作崗位的調整,因而也就必定要調整會計工作流程,會計工作流程的變動又會影響到會計內部控制制度以及財經法規的執行、監督和檢查。因此,會計工作組織扁平化管理是一項綜合性的管理,既需要解決人事組織的問題,又要處理好會計工作崗位的職責分工問題,還要體現內部控制制度和財經法規的要求,要把會計工作組織扁平化管理作為企業管理重要的管理子系統統籌謀劃。
會計機構是從事會計工作的職能部門,會計人員是完成會計任務的必要條件。從單位組織機構建設的要求來看,會計機構的設置要在體現精簡高效原則的前提下與單位管理體制和單位組織結構、單位業務性質和規模、單位會計工作組織形式相適應,要注意與單位其它管理機構的協調統一性。同時,會計人員的配備要與會計機構設置相應用,根據會計機構的設置情況,在確立會計工作崗位的基礎上將會計人員進行合理分工,明確會計人員的職責。因此,在實現會計信息化的背景下,單位是否單獨設置會計機構、設置什么性質的會計機構、會計機構是分設還是合設、會計機構分幾級設置、會計機構在單位組織機構中如何定位、會計機構與其它管理機構如何分工協調、會計人員怎樣分工、各會計工作崗位應履行什么樣的職責等一系列問題,在會計機構設置、會計人員配備時都必須予以充分考慮。
會計機構設置是會計工作組織的基礎和關鍵,它將決定會計人員的配備并影響會計法規的制定和執行。因此,會計工作組織扁平化管理目標的確定,應從會計機構設置著手。
會計機構設置扁平化管理的趨勢是虛擬化,即會計機構成為一個虛擬組織。但會計機構的虛擬并非完全意義上的虛擬組織,它具有以下特征:
(一)會計機構與其他職能管理部門的界限模糊
從一個單位來講如一個生產企業,需要設置許多職能部門和管理部門,如供應部門、生產部門、銷售部門、財務部門以及其他一些部門,在傳統的實體組織結構中,這些職能管理部門在各自的職責范圍內履行各自的職責,可謂是“鐵路警察,各管一段”。而會計機構虛擬化后,傳統的會計核算人員(包括專職和兼職會計人員)已經不再是會計機構的人員或不完全是會計機構的人員,他們將分散于包括會計機構在內的所有職能管理部門。比如往來結算,它將主要分布在供應部門和銷售部門,通過計算機網絡實現往來結算。
(二)虛擬會計機構的日常工作具有實時在線性
正是由于具體會計工作分散于各個職能管理部門,其會計的日常工作也就由各個職能管理部門來完成,此時的日常會計工作具有實時在線性。如當銷售部門銷售商品時需要開具增值稅專業發票,在開票時必須選擇是現銷還是賒銷,否則無法進行發票的打印,假設選擇了現銷,則必須繼續選擇或錄入銀行結算憑證的有關信息(結算憑證種類、編號、賬號、金額等),直至最后一個步驟完成時才可打印發票。而此時整個日常會計工作(包括記賬憑證的編制、總賬及明細賬的登記等工作)也已全部處理完畢。因此,從提供會計信息的角度看,它是動態的信息,凸顯會計信息的實時在線性。
(三)會計機構與其他職能管理部門處在一個高度統一體內
借助于現代信息技術尤其是計算機網絡技術,使實現會計信息與其他管理信息的共享成為了可能。任何時間任何地點,會計機構與其他職能管理部門都可以實現數據交換和信息交流,從而真正實現協調便捷、步調一致、高度共享的目標,也從根本上徹底解決了傳統會計機構設置模式的信息封閉或交流困難的難題。
(四)虛擬會計機構具有地域的分散性和工作場地的無形性
從規模上看,單位有小、中、大之分,規模較小的單位,其各職能管理部門可能就在同一地區乃至同一樓宇,規模較大的單位,其各職能管理部門可能不在同一地區,有些集團單位特別是一些“恐龍式”集團,其公司成員或職能管理部門可能跨省和跨國。因此,虛擬的會計機構可能分布在同一地區,也可能不在同一地區,具有明顯的分散性。同時,立體感的會計工作場地可能變小甚至無形。
會計人員配備扁平化管理的直接表現是精簡化。會計機構設置虛擬化是借助于現代信息技術和通訊技術而實現的,而現代信息技術和通訊技術將大大提高會計工作效率,在會計工作量一定的情況下,必定會減少會計人員的需求。同時,會計機構與其他職能管理部門的界限模糊,使得會計工作與其他管理工作也變得難以區分,許多會計工作已經不再是會計人員的事,而是由其他人員在完成業務工作時就已經完成了。會計法規制定和執行扁平化管理的最終結果是標準化。無論是會計法規的制定還是會計法規的執行,都已經固化在程序語言之中,而這些程序語言除授權外是無法修改的。從這個意義上講,會計法規的制定和執行可以屏蔽所有外在的主觀因素,從而保證會計法規的制定和執行更標準、更科學。
會計機構設置虛擬化、會計人員配備精簡化和會計法規制定及執行標準化,從表面上看似乎是會計機構的變小、會計人員的減少和會計法規制定及執行的程序化,但它決非否定會計機構在企業管理中的地位和作用,也決非削弱會計的核算和監督職能。恰恰相反,會計機構設置為虛擬組織是借助于現代信息技術和通訊技術的平臺,把會計管理真正融入到了企業管理之中,提升了會計機構的地位和作用,強化了會計的核算和監督職能。
三、重構后會計工作組織的特征
會計工作組織扁平化管理的目標決定了會計工作組織將會發生重大變化,主要表現在:
(一)從會計機構內部層級關系上看,會計工作組織扁平化管理將打破傳統的垂直管理模式
1.1管理會計理論體系不健全
我國管理會計的理論和方法基本上是從西方國家引進的,目前還沒有形成一個聯系我國實際的系統的管理會計理論體系。
1.2核算手段落后
我國一部分企業至今仍用手工記賬,雖然大型企業和部分合資企業以及金融系統引用了電算化技術,但計算機的應用程度和利用效率較低,多處于事后記賬的初級水平,沒有事前預測、事中控制的能力。
1.3企業經營管理人員和財會人員的素質水平不高
我國企業的決策者一般對管會計的重要性認識不足,對管理會計工作缺乏應有的重視,導致企業財會人員觀念陳舊,管理會計知識淺薄、應用水平不高。
1.4企業內部管理制度不完善
有的企業內部管理混亂,缺少健全的規章制度和完善的激勵約束機制,從而影響了管理會計工作的開展。
2.強化管理的對策
針對目前我國管理會計工作存在的問題,筆者提出以下對策,以促進我國管理會計工作的開展。
2.1組織開展全國管理會計學術理論研究工作
美國于1972年成立了獨立的管理會計協會,不久,英國也成立了類似的學會,并分別出版《管理會計》月刊,向全世界發行,推動了管理會計理論的研究。筆者建議我國也應盡快成立全國管理會計協會。這個協會由會計師、工程師、部分企業管理人員組成,負責組織開展全國管理會計工作以及管理會計理論研究與學術交流工作。協會可每年召開一次年會暨學術研討會議,出版會議論文集。如果我國成立了管理會計協會,并能積極有效地開展工作,必將對我國管理會計工作與學術研究的開展以及對企業管理水平的提高起到重要的作用。
2.2利用計算機網絡收集管理會計所需的信息
目前我國有中小型企業800萬家左右,占全國企業總數的99%.多數中小企業由于管理制度不健全、管理手段落后,難以開展管理會計工作。現在已進入信息時代,經濟的信息化與全球化推動了世界經濟的一體化,促進了新經濟的形成。
2.3大型企業及有條件的中型企業可通過網絡聯通,實行管理國際化
管理國際化使企業結構處于分布化與網絡狀態的扁平化組織結構,能調動各類人員的主觀能動性,成為自主創新主體。企業的內部網、數據庫可使所有企業單元獲得所需的信息,這些信息在企業管理決策中發揮作用。由于企業決策是由各部門如管理會計、設計、制造等部門的人員參與制定,因而可以充分調動企業各層次、各類人員的主觀能動性,提高企業決策的科學水平。在企業內部,網絡成了企業生產、營銷、服務、購物、技術研究、新產品開發及企業內部人事、財務會計、管理會計、物資、檔案、資料管理等各環節,以及與子公司、合作伙伴、商等聯系的主要媒體與實施場所,企業可以通過網絡實行企業管理一體化。例如,企業的產品設計,不但有管理會計師、設計者、制造者參與,各地的顧客也可通過網絡參與,設計出自己所需的功能、結構、外型的產品(這是海爾公司多年的做法,深受顧客的歡迎)。在產品銷售中,企業通過網絡可與供銷商保持實時的密切聯系,不僅能實現成品的零庫存、原材料接近于零庫存,增加時效性,而且降低庫存成本。在產品運輸中,對數碼產品如音樂、信息等,可在網上直接完成運輸,從而降低運輸成本。在網上還可以實現國際電子商務,即無紙貿易。它具有迅速、高效、精確、低成本等特點,有改善企業管理、加強與貿易伙伴的關系、提高國內外競爭力的作用。貿易方式信息化已成為當今世界發展的潮流。管理會計人員可以通過網絡收集到國內外有關市場的、經濟的、金融的、技術的、管理的、物流的、人才的各類信息,并將整理分析過的信息供企業領導與管理人員以及本人工作使用;還可以在網上了解企業各部門(包括子公司)、各崗位的人員或單位實施、完成企業有關生產、庫存、銷售的數量指標與各項技術指標情況,并進行實時監督,以保障企業規則、任務、指標的完成。在企業管理一體化方面,值得推薦的是海爾公司的企業文化與管理方法。
管理國際化是以經濟信息化與全球化為基礎相應而生的新的管理系統。它比管理會計作用更大,應用范圍更廣。盡管管理國際化為管理會計工作的開展提供了諸多方便條件與更多的信息量的功能,使管理會計工作更有效深入地開展,但絕不能替代管理會計工作。如企業在開發設計一個新產品時,需要工程技術人員與管理會計師根據產品的功能質量需要,對每一結構與部件進行功能、成本、質量與價值分析,以求該產品的功能、成本、質量的整體效果及其價值近于1.每項分析工作都是非常具體化的,采用的分析、計算方法也是不同的。筆者在實際工作中創造了VTS(價值工程、全面質量管理、系統工程)綜合分析方法,可供管理會計人員、工程技術人員應用。
2.4加強管理會計理論建設,提高管理會計水平
剛到會計部張經理就叫我先看她們以往所制的會計憑證和附在會計憑證上的原始憑證。由于以前在學校做過會計憑證的手工模擬,所以對于會計憑證不是太陌生,因此以為憑著記憶加上學校里所學過的理論對于區區會計憑證完全可以熟練掌握。但也就是這種浮躁的態度讓我忽視了會計循環的基石——會計分錄,以至于后來張經理讓我嘗試制單的時候感覺到有些困難。于是我只能加班補課了,把公司日常較多使用的會計業務認真讀透。畢竟會計分錄在書本上可以學習,可一些銀行帳單,匯票,發票聯等就要靠實習時才能真正接觸,從而有了更深刻的印象。別以為光是認識就行了,還要把所有的單據按月按日分門別類,并把每筆業務的單據整理好,用圖釘裝訂好,才能為編制會計憑證做好準備。
見習了兩天后,張經理給了我一些原始憑證,讓我審核原始憑證后編制記賬憑證。我根據原始憑證所必需的要素認認真真審核了原始憑證后,進入金蝶會計軟件的錄入記帳憑證的界面,先按此筆業務錄入簡明而清楚的摘要,然后按會計分錄選會計科目,并在相應的會計科目的借方和貸方錄入金額,最后在檢查各個要素準確無誤后,按下保存并打印出記帳憑證和相應的原始憑證釘在一起。剛開始我制作的速度比較慢,而且在張經理審核憑證時能發現一些錯誤的憑證。但是通過幾天的聯系后在速度和準確度上都提高了不少。通過一周多的編制記帳憑證工作,對于各個會計科目有了更加深刻而全面的了解,并且對于我把書本知識和實踐的結合起到了很大的作用。
除了編制記帳憑證,張經理很有耐心地給我講解了每一種原始憑證的樣式和填寫方式以及用途,而且教我記帳,打印所需要的帳簿以及查詢憑證等財務軟件的一些常用的操作。有了這些基本認識并熟練了財務軟件的操作以后學習起來就會更加得心應手了。從制單到記帳的整個過程基本上了解了個大概后,就要認真結合書本的知識總結一下手工做帳到底是怎么一回事。
除了做好張經理所安排的各項工作后,我也會和出納學學知識。別人一提起出納就想到是跑銀行的。其實跑銀行只是出納的其中一項重要的工作。在和出納聊天的時候得知原來跑銀行也不是件容易的事,除了熟知每項業務要怎么和銀行打交道以外還要有吃苦的精神。想想寒冷的冬天或者是酷暑,誰不想呆在辦公室舒舒服服的,可出納就要每隔一兩天就往銀行跑,那就不是件容易的事了。
而且,出納的業務比較繁瑣,還要保管現金,支票和收據等等,所以需要非常細心,對于比較粗心的我來說,這也是非常有必要學習的。
是的,課本上學的知識都是最基本的知識,不管現實情況怎樣變化,抓住了最基本的就可以以不變應萬變。如今有不少學生實習時都覺得課堂上學的知識用不上,出現挫折感,可我覺得,要是沒有書本知識作鋪墊,又哪應付瞬息萬變的社會呢經過這次實踐,雖然時間很短。可我學到的卻是我一個學期在學校難以了解的。就比如何與同事們相處,相信人際關系是現今不少大學生剛踏出社會遇到的一大難題,于是在實習時我便有意觀察前輩們是如何和同事以及上級相處的,而自己也虛心求教,使得兩周的實習更加有意義。
此次實習內容如下:
1.了解公司財務情況以及人員設置情況
2.了解公司地財務規程以及財務制度
3.熟悉會計憑證地登記
4.熟悉會計帳簿地登記
5.對現金日記帳和銀行存款日記帳地熟練掌握
6.到生產單位了解產品地生產流程
7.了解產品生產地主要原材料及輔助材料
8.了解產品地成本構成
9.對產品地生產材料核算進行實踐
10.對產品地成本核算進行實踐
11.輔助公司地會計人員進行工資核算
12.輔助公司地會計人員編制會計報表
13.輔助公司地會計人員編制生產月報表及銷量月報表
14.在統計部門輔助工作
15.輔助公司地財務部門進行存貨盤點
16.輔助公司地會計人員進行會計電算化地操作,其中包含憑證地錄入、審核、出納日記帳地登記、各種明細帳地登記
2事業單位會計基礎工作規范化管理的意義
(1)事業單位作為我國市場經濟的特殊會計主體,會計基礎工作已成為單位管理的重中之重。會計基礎工作作為會計管理的基礎性工作,不但有利于規范事業單位會計工作,更有利于優化事業單位會計管理環境,形成科學合理的會計管理模式,使事業單位能夠更好加強自身管理,發揮社會公共服務職能。
(2)會計基礎工作規范化有助于提高會計工作質量。加強會計基礎工作規范化管理,對事業單位會計工作中各個薄弱環節進行加強和完善。例如,對原始憑證審核、會計憑證填寫、會計賬簿登記等工作加以規范,有助于有效提高會計工作效率。因此,加強會計基礎工作規范化管理,有助于提高事業單位會計工作整體質量,提高資金使用效率。
(3)會計基礎工作規范化有助于提高單位財務管理水平。會計基礎工作規范化管理有助于科學地及時核算事業單位收支情況,通過會計部門提供的相關信息可準確反映單位預算執行情況,從而為單位管理者進行決策提供參考。同時,加強會計基礎工作規范化管理,能夠進一步規范原始憑證審核、加強報表編制、強化費用支出審批,進一步提高會計工作效率和工作質量,從而全面提升財務管理水平。因此,加強事業單位會計基礎工作規范化管理,有助于加強事業單位財務管理,并成為其重要手段。
(4)會計基礎工作規范化有助于防止經濟舞弊。會計基礎工作規范化將對會計核算工作提出更高的要求,進一步強化會計機構設置和財務會計人員任命,加強會計崗位分工制約,落實不相容崗位的分離原則,加強內部控制,強化會計監督,防范經濟舞弊行為,預防和控制各種違法違紀行為,有效維護財經紀律。
3我國事業單位會計基礎工作管理中存在的不足
3.1會計基礎工作管理意識淡薄
一是個別事業單位領導對《會計法》、《會計基礎工作規范》及內部控制制度等相關法規缺少重視,不愿多花時間認真研究財經法律法規,錯誤地認為財務部門只要將本單位每筆經濟業務記錄在憑證中,同時可以應付審計、財政部門的查賬即可,至于財務核算的規范性及工作效率則極少過問,財務人員的工作業績也無法受到領導的認可,長期以往,事業單位財務人員則存在消極、應付的心理,不利于事業單位財務核算的進一步規范。二是我國個別事業單位領導出于發放職工福利、公款吃喝或追求個人利益等目的,指使本單位財務人員不惜在違反財經紀律及職業道德的基礎上,編制虛假記賬憑證及粉飾會計報表,致使事業單位會計信息嚴重失實,使財政資金及國有資產面臨被個別員工侵害的風險。
3.2會計核算工作效率低下
雖然國家財政部門為了規范事業單位會計核算,相繼出臺新《事業單位會計制度》、《事業單位內部控制制度規范》等文件法規,并且也要求我國事業單位應按照《政府采購法》、《項目資金結余結轉辦法》、《非稅收入管理辦法》及國庫集中收付改革等文件執行,但由于我國部分事業單位法人缺少重視、財務人員年齡結構老化或工作人員責任心等方面因素,導致事業單位制定的各項財務管理制度未得到有效執行,無法充分發揮相關制度對于規范財務核算、提高財務管理水平及保證財政資金安全方面所發揮的作用。例如,個別事業單位對于超過限額標準的工程項目由本單位自行選擇施工方,未嚴格按照政府采購法規定執行招標采購,給個別工作人員貪污舞弊提供可能。再如,個別事業單位在執行國庫直接支付過程中,與供應方串通以虛假或虛增交易金額騙取財政資金。
3.3會計基礎核算工作混亂
我國《會計法》、《會計基礎工作規范》、《事業單位會計制度》等相關法律法規均對事業單位會計核算工作進行了規范,例如,會計人員需對單位每天發生的經濟業務活動在復核無誤的情況進行編制會計憑證、登記賬簿,對于取得的無單位名頭、數字不清晰、經濟內容不符合規定等原始憑證,會計人員有權拒絕登記入賬,并要求經辦人更換。而在實際工作中,由于部分事業單位對會計核算工作的漠視、會計人員業務素質限制等原因,導致事業單位財務人員在日常會計核算中以跨年發票入賬、發票名頭無法確認或舉辦會議無文件通知及參會人員簽到簿等現象的發生,不但直接影響事業單位會計信息質量及導致會計差錯的發生,而且也給部分別有用心的工作人員貪污財政資金提供土壤。
4規范事業單位會計基礎工作的若干措施
4.1樹立會計基礎工作規劃化管理觀念
一是事業單位法人應加強《會計法》、《會計基礎工作規范》等法規的學習,積極參與紀檢監察部門組織的違反財經紀律教育活動,以達到對事業單位領導的警示作用,同時,單位領導應提高對會計基礎工作管理的重視程度,督促各業務處室及全體員工認真遵守本單位制定的內控制度、財務流程及貫徹新《事業單位會計制度》,保證各處室給予財務部門必要的工作配合,使單位內部形成良好的工作氛圍。二是建立內部會計基礎工作考核機制。對于在會計核算工作中做出積極貢獻的部門或員工給予精神與物質兩方面的獎勵,以鼓勵其認真執行單位財務規章制度,不斷提高會計信息質量與財務管理水平。三是為了提高財務人員專業技能水平,事業單位應定期開展培訓活動,培訓內容主要包括內控制度設計與運行、電算化軟件操作與安全維護、國庫集中收付改革應用或非稅收入收繳改革等相關內容。
4.2強化事業單位會計基礎核算管理
一、會計電算化工作中存在的問題
(一)缺乏會計電算化專業人才
現階段,我國大多數單位的電算化操作人員都是由過去的會計、出納等財務人員經過短期培訓而來,只知道怎樣使用財務軟件,卻不能靈活運用軟件,對計算機的知識掌握有限,遇到超出范圍的問題,只能找對財務知識知之甚少的軟件維護人員,雙方不能很好地配合。電算化迅速普及,對會計人員提出了更高的要求,會計人員不但要掌握一定的會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識、財務軟件的使用以及保養和維護等。而許多企業都缺乏這種復合型人才,這已成為企業快速實現電算化的障礙。
(二)會計軟件存在的問題
1、會計軟件的數據在安全性與保密性上存在的問題
我國目前會計電算化軟件的數據安全保密性比較薄弱。數據損壞丟失的危險比較大,某些知名ERP軟件的數據庫也可以很容易的通過工作站進行訪問和修改,留下很多安全漏洞和隱患。很多單位會計信息系統沒有真正作到聯機事務處理,難以真正實現數據實時傳遞共享。企業財務上的數據,是企業的絕對秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展,但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數據的保密作用。至于安全,則更讓人擔憂,系統一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復原來的數據。
2、會計軟件在通用性上存在的問題
財務軟件廠商對行業特征和單位的核算特點考慮不夠,基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶,導致不少施行會計電算化的單位,仍要會計人員做大部分的輔助工作。
3、會計軟件開發人員對會計制度和會計規范的理解不夠
一些會計核算軟件對擁有記賬憑證審核的人員不能再授權制單。這種情況的出現,是軟件開發人員未能全面正確理解制單和審核的關系問題造成的。會計制度中規定:本人不能審核自己所填制的憑證。在授權制單權、審核權時并非是互斥的非此即彼的關系,一個人是允許同時擁有制單權、審核權的,只是本人無權審核自己制作的憑證。
二、關于會計電算化工作可能出現問題的解決對策
(一)要重視會計電算化理論的研究
理論是行動的先導,會計電算化事業的發展依賴于電算化會計理論的發展,電算化會計理論研究的滯后,會制約會計電算化軟件的成熟與發展,因此,電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發展的實踐指南。
(二)要提高對會計電算化工作的認識
國際互聯網等計算機技術和信息技術的發展,對會計電算化帶了新的沖擊,電子商務、網絡會計、網絡財務已進入會計電算化領域。企業要使會計電算化適應時代的發展,就必須利用現代技術,使用新的技術手段,發展符合現代技術和發展需求的新型會計電算化。
(三)要解決人們思想認識問題
增強電算化意識,加快會計電算化普及的步伐。組織的管理者在管理活動中要意識到利用會計信息系統提供的高效準確的信息可以為決策更好的服務,而且要看到財務業務一體化的重要性,真正建立一體化的企業系統,推動會計電算化乃至企業信息化的普及。
(四)改善和提高會計軟件功能
現行單位會計軟件雖然開始從核算型向管理型過渡,但總體上講,模塊內容簡單,功能不強,不能適應單位財務管理的需要。要真正充分發揮會計電算化的優點,為財務管理服務,必須將其納入管理信息系統,提高會計軟件功能,增加具有管理的模塊,如設計比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務分析模塊,資金需求供給預測模塊等等。
(五)要提高會計人員計算機操作業務素質
一方面要增加高層次的會計電算化人才的培養。加強對會計電算化人才培養的研究,提高培養會計電算化人才的質量和受企業歡迎的程度。 另一方面要普及和加強會計電算化在職人員的培訓教育。會計電算化發展日新月異,整個系統的運行需要人機很好的協調,因此加強會計人員的培訓教育是電算化實現和安全運行及保障的現實需要。
三、結束語
會計電算化是隨著電子計算機技術產生的,也將隨著電子計算機技術的發展而逐步完善。傳統的手工會計核算已遠不能適應當前企業發展的需要,利用電子計算機進行會計核算和會計管理,實現會計電算化,是企業會計工作的必然趨勢。會計電算化突破了傳統會計的觀念與理論,為財務人員提供了眾多機遇,隨著電子商務的飛速發展,會計電算化的實施給會計理論和會計研究帶來了新的難題,只有不斷地將理論與實踐相聯系,才能使會計電算化為提高企業經濟效益發揮更大的作用。
參考文獻:
財務會計是單位經濟管理的一個不可或缺的組成部分,在進一步強化經濟管理和財務管理以及維護社會主義市場經濟的秩序中起著不可忽視的重要作用。財務會計的終極目的在于給信息決策者提高決策所需要的相關信息和資料,然而在新的經濟環境下和大的社會態勢下,由于財務會計自身的一些局限性而嚴重影響了財務會計信息提供的高質量和真實性。因而這就要求從事財會事業的工作人員在處理財務會計工作的過程中,務必切實貫徹和堅持科學發展觀和走可持續發展道路,對經濟全球化、知識經濟、資源環境以及信息網絡的新世紀態勢要保證科學的應對心態,深化信息化改革,不斷提高解決新問題的能力,從而不斷健全財會信息化系統和建立一支適應經濟發展的高素質財務會計從業隊伍,最終促進財務會計工作健康持續的向前發展。
一、財會工作信息化
所謂財會工作信息化可以理解為憑借現代信息技術來對傳統會計模型加以完善化調整,從而不斷建立和健全信息技術和財會學科相融合且相對比較開放的財會會計信息系統。主要是采用現代信息技術,借助網絡系統來讓業務處理高度自動化、現代化,最終實現信息資源的高度共享,最為關鍵的是其可以主動、實時地對財會信息予以報告。財會信息化是在信息技術在會計領域的重要變革,代表的是和現代信息技術環節相適應的一種全新的會計思想,不僅滿足了現代企業管理的需要,而且體現了把會計電算化發展為會計信息化的現實意義。財務會計工作信息化在發展的過程中主要體現出了以下幾個特點:以分層次和分步驟的循序漸進發展過程來實現財會工作全面系統的信息化;極具全面參與和發展的綜合發展過程;會計電算化和會計信息化并存的局面將會在某段時間內出現;在信息技術的影響下,會計信息化的發展將呈現出長期性和動態性的特征。
二、新世紀財會工作信息化改革的主要方向
(一)轉變信息化管理模式,促進財會工作信息化效率的提高
會計信息化將實現會計職能從核算型轉變為管理型,會計信息化不再僅僅是簡單模仿手工會計處理事務,也不再僅僅是計算機功能的一種延伸,而是充分發揮網絡技術和信息技術的作用來突破手工會計的局限,最終實現桌面財務向網絡財務的轉變。不管是企業管理人員還是從事財務工作的人員都可以充分發揮網絡資源共享的作用來獲取自己所需要的信息,從而實現財會工作的核算、分析、監督與管理。這不但可以節省大量的會計核算時間,促進財會工作效率的提高,而且還可以實現財務人員工作精力的轉移和工作重心的轉移,把工作的重心置放在預測、決策、經營與分析等財會活動的積極參與中去,也使得財務工作信息化實現了向更高層次的轉移,確保了財會信息的真實性、可靠性以及完整性。
(二)培養高素質、高技能的財會信息人才
培養高素質、高技能的財會信息人才有利于促進企業對財會信息化認識的提高。財務工作信息化不僅要求財會人員有著較熟練和扎實的財會基本功,而且對網絡技術和計算機操作技術有一定了解和熟練掌握,尤其是各種和財會相關軟件的操作,對一些常見的機器故障和影響網絡安全的問題做到心中有數。只有這樣才可以確保財會信息、資料和數據的可靠性、安全性,從而為企業決策者提高有力的、完整且真實的數據分析和報告,將更多有價值、實用的信息提供給企業經營決策者,從而在實現預期目標的是也完成了會計職能的轉變與過渡。
(三)促進財務軟件的通用性、標準型以及共享性的增強
為了更好地促進財會信息工作的信息化發展,不僅要促進財務軟件通用性和標準性、共享性的增強,而且還是在維護數據庫的安全技術上稍加注意,確保統一的制作標準,這在一定程度上也實現了企業軟件通用性、資源共享以及企業管理層監督信息、查閱信息的隨時性。此外,財會工作信息化的改革方向還會集中在相關財會軟件重要數據自動備份功能和機構、人員的嚴格管理與控制上,尤其是系統操作環境的管理和控制上。
三、總結
總的來說,新世紀下,傳統財會工作模式已經適應不了經濟不斷發展的需要,財會工作的信息化是對傳統財會工作所進行的一次合理化調整,在考慮會計電算化方式的基礎上建立和健全的一系列信息技術和會計學科有機結合的具有高安全性、高可靠性的現代會計信息系統。可是,在充分認識信息網絡給財會工作帶來無限方便的同時也對其帶來的不安全因素有一定了解和謹慎防范,因而需要建立和健全一整套更加科學、規范的會計體系。
參考文獻
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