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時間：2022-08-17 10:28:31
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案管理制度范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經(jīng)濟(jì)形勢處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時期，這對單位人員調(diào)動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應(yīng)受到單位和社會的重視。
一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當(dāng)，人員流動性大。
事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因?yàn)檫@些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點(diǎn)以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃有暂^大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復(fù)，導(dǎo)致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。
（二）管理工作不科學(xué)，缺乏合理的考核規(guī)范。
當(dāng)前，我國缺乏科學(xué)的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對員工進(jìn)行工資晉級和職務(wù)晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻(xiàn)價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對員工的工作積極性造成很大的負(fù)面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。
當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)椋娂姴扇∠嚓P(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實(shí)適應(yīng)于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓(xùn)，獲得技能證書情況等又缺乏相應(yīng)的記錄格式。另一方面，由于個人關(guān)系等主觀情況導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實(shí)情況。
二、人事檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的對策措施
（一）正確認(rèn)知人事檔案管理，樹立服務(wù)意識。
要正確認(rèn)知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進(jìn)管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機(jī)關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來做，引導(dǎo)相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責(zé)，在實(shí)際工作中提高工作水平，促進(jìn)管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
（二）改進(jìn)檔案管理方法，提高工作效率。
相關(guān)單位要改進(jìn)檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進(jìn)行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)事業(yè)企業(yè)同社會管理機(jī)構(gòu)的交流合作，整合檔案信息資源，促進(jìn)檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強(qiáng)檔案資源的應(yīng)用和開發(fā)。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學(xué)制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經(jīng)濟(jì)的需求，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓(xùn)工作，提高隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導(dǎo)一定要選擇責(zé)任感強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團(tuán)隊，并且對其進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，樹立正確科學(xué)的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實(shí)檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關(guān)個人信息。
聘用書、工作協(xié)議、勞動合同等相關(guān)法律文件是人事檔案的關(guān)鍵組成因素，一定要進(jìn)行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關(guān)資料也要及時存入檔案中，充實(shí)檔案內(nèi)容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)合理的管理制度。
由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學(xué)的管理條款。總之，要想適應(yīng)單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對其制度及模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應(yīng)具有一定的隱私性，并在實(shí)際中受法律的保護(hù)，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對人事檔案進(jìn)行有效管理。
參考文獻(xiàn)：
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人事檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系事業(yè)單位在編人員的信息記錄，而且關(guān)系到上級人事管理部門相關(guān)工作的統(tǒng)籌安排。但是，當(dāng)前事業(yè)單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實(shí)現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)收集的全面性和檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。其次，目前事業(yè)單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導(dǎo)致人事檔案存在著較大的借閱使用風(fēng)險，嚴(yán)重的影響了人事檔案管理效率和質(zhì)量。
1.2人事管理制度執(zhí)行較為困難
目前事業(yè)單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業(yè)單位分類改革的不斷深入，上級機(jī)關(guān)對事業(yè)單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業(yè)單位人事檔案管理的復(fù)雜性，而且影響了事業(yè)單位人事檔案管理制度科學(xué)發(fā)展。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發(fā)展要求，沒能根據(jù)信息時代的新要求和傳統(tǒng)紙制檔案數(shù)據(jù)缺失的復(fù)雜現(xiàn)實(shí)，及時修訂出完善和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。其次，事業(yè)單位人事檔案不僅關(guān)系到事業(yè)單位職工的職稱評定，而且關(guān)系到工資晉級，職務(wù)升遷，還涉及到醫(yī)保和養(yǎng)老保險、老職工住房補(bǔ)貼調(diào)整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業(yè)單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業(yè)單位不得不針對多個部門，以及多部門開發(fā)的軟件進(jìn)行檔案整理，實(shí)質(zhì)上嚴(yán)重的影響了人事檔案管理質(zhì)量。
1.3與檔案管理制度配套設(shè)施不完善
事業(yè)單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現(xiàn)有管理制度和基本規(guī)范存在著缺失，而且現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案管理部門的設(shè)施設(shè)備不能支持制訂的執(zhí)行。首先，事業(yè)單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據(jù)實(shí)際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現(xiàn)代人口的流動大，傳統(tǒng)的電話聯(lián)系方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求，先進(jìn)的指紋采集、影像視頻采集設(shè)備還不是人事檔案管理部門的標(biāo)配。其次，目前基層事業(yè)單位的主管局，與事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的分管局的各處（室）都開發(fā)出與人事檔案有關(guān)的軟件，有些涉及到事業(yè)單位人事編制的軟件還有相當(dāng)密級，需要運(yùn)用密鑰進(jìn)行登陸操作，雖然上級機(jī)關(guān)下發(fā)了無線聯(lián)接設(shè)備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯(lián)通的計算機(jī)，以及保證無病毒環(huán)境的專用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，這不僅不符合上級有關(guān)人事檔案管理制度的規(guī)定，而且影響了基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的落實(shí)，存在著較大的安全隱患問題。
2.優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法
2.1提升人事檔案管理人員責(zé)任意識
全面優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要全面提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的責(zé)任意識。首先，要在事業(yè)單位人事檔案管理制度中明確各級相關(guān)人員的責(zé)任，著力加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、主管責(zé)任、連帶責(zé)任進(jìn)行劃分，加強(qiáng)相關(guān)人員對責(zé)任的認(rèn)識，提升檔案管理人員的責(zé)任意識。其次，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)生相關(guān)的法律法規(guī)，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)操作規(guī)程，要求人事檔案管理人員按照程序進(jìn)行嚴(yán)格操作。
2.2配置人事檔案管理專業(yè)人才
為了全面做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有效落實(shí)事業(yè)單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業(yè)的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)，盡可能的把懂得相關(guān)專業(yè)知識，有著從事此項工作基本素養(yǎng)的人員配置到具體崗位上來。其次，加強(qiáng)必要的事業(yè)單位人事檔案管理工作的培訓(xùn)，注重從各項業(yè)務(wù)的具體操作流程，以及業(yè)務(wù)辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。
2.3促成人事檔案管理制標(biāo)準(zhǔn)化
為了提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，必須對事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度進(jìn)行修訂，要在上級機(jī)關(guān)的主持下，保證基層單位執(zhí)行科學(xué)有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關(guān)部門出臺基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的規(guī)范文本，由基層事業(yè)單位按照實(shí)際情況進(jìn)行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進(jìn)行管理制度審核，重點(diǎn)找出基層事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的漏洞。
2.4提升管理制度履行輔助條件
為了保證事業(yè)單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業(yè)單位的實(shí)際需求，提供制度履行必要的設(shè)施設(shè)備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環(huán)境，建立起現(xiàn)代化的人事檔案使用和借閱信息化系統(tǒng)。第三，進(jìn)行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數(shù)據(jù)傳遞管理負(fù)擔(dān)。第四，使基層人事檔案管理人員向數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方向傾斜，重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)收集工作。
優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，必須從事業(yè)單位人事檔案管理制度執(zhí)行中存在的問題著眼，全面提升事業(yè)單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負(fù)擔(dān)，在優(yōu)化環(huán)境的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理制度的有效落實(shí)。
作者:戰(zhàn)揚(yáng) 單位:黑龍江省三江工程建設(shè)管理局
人力資源檔案管理制度創(chuàng)新的必要性
人力資源是社會資源中重要的勞動資源，其的組成不僅僅是具有勞動能力的社會個體如此簡單，在人力資源囊括的社會個體中，存在著形形的勞動型人才，可于各個崗位發(fā)揮其重要作用。因此，優(yōu)化人力資源檔案管理制度，保證人才能力可及時被事業(yè)單位發(fā)覺至關(guān)重要。然而，真正探究人力資源管理制度創(chuàng)新的必然性，具體來說可歸納為以下幾點(diǎn)：
其一，科學(xué)滿足社會的基礎(chǔ)需求，確保社會人才供給科學(xué)。在社會的基礎(chǔ)構(gòu)成中，事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)體系不可撼動的利益元素之一。只是，如果單靠事業(yè)單位本身，其能發(fā)揮的價值微乎其微，對此，若想保證事業(yè)單位成為經(jīng)濟(jì)鏈條中不可或缺的重要存在，事業(yè)單位在人才應(yīng)用方面應(yīng)具備高度的認(rèn)識，選擇合適的專業(yè)人才成為事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，為科學(xué)提供人才資料給相關(guān)事業(yè)單位，現(xiàn)代人力資源管理擬定良好的檔案管理制度，保證人力資源信息的科學(xué)共享，無論對事業(yè)單位優(yōu)化發(fā)展，亦或是人才科學(xué)利用都具有十分重要的意義。
其二，迎合人事檔案管理制度變革需求。傳統(tǒng)人事檔案管理制度存在著諸多的不足之處。具體來說，以往的人事檔案的隱秘性較強(qiáng)，很多社會個體的資料與能力信息并不共享，從而導(dǎo)致人才選拔與人才應(yīng)用時無法及時考量其能力，從而錯失啟用其機(jī)會；此外，人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有限。這種有限并不是指其管理能力的缺失，而是意在其不能及時有效的根據(jù)不同人的不同能力向不同事業(yè)單位進(jìn)行推薦。由于專業(yè)性限制促使其無法判斷社會個體的實(shí)際能力，因此延誤了事業(yè)單位啟用人才。因此，為極大限度的發(fā)揮人力資源管理作用，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足，改革人事檔案管理制度已經(jīng)成為大勢所趨與時代要求，基于此，創(chuàng)新人事資源管理制度與模式變得十分必要。
人事檔案制度與模式的發(fā)展創(chuàng)新
人事檔案管理制度在迎合社會人才需求及人事檔案管理變革需求的過程中，逐步優(yōu)化與完善發(fā)展意識，并擬定科學(xué)的人事檔案管理制度模式，應(yīng)側(cè)重以下幾點(diǎn)方向的變革：
扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理思維的統(tǒng)一化管理模式。傳統(tǒng)人事檔案管理制度中并未有人事檔案分級分類管理模式，所有的人事檔案全都匯聚于一起管理，因此造成調(diào)閱性不強(qiáng)，管理難度大，管理效果差等現(xiàn)象。此外，由于社會個體的能力差異，身體差異，其檔案管理是否存在特殊性皆不確定。但傳統(tǒng)管理并未對此分類，從而造成檔案管理事倍功半的結(jié)果。對此，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理思維統(tǒng)一化管理模式，針對不同工種建立分級化管理，確保各工種按照能力等級、身體情況及年齡情況分門別類，有助于檔案管理開展的科學(xué)。此外，針對社會特殊人員的檔案管理相對簡單，而一般人員管理則較為復(fù)雜，因此在分級管理之外，構(gòu)筑分類管理模式，將特殊群體與普通群體檔案管理分類處理，可提升檔案管理效率，保證檔案管理的科學(xué)開展。
第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。
第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位 在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
（5）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中， 應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
（1）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方， 以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案； 公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
（1）查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
目前在我國社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)當(dāng)中，人事檔案的管理有著十分重要的意義，這不僅有利于市場經(jīng)濟(jì)的改革，還有利于人們對人力資源的控制。不過，從現(xiàn)階段我國人事檔案管理制度建設(shè)的實(shí)際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就使得人事檔案管理工作無法正常的進(jìn)行。因此為了避免這樣的現(xiàn)象處理，我們就要對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化改革。進(jìn)而使得人事檔案管理制度的應(yīng)用效果得到進(jìn)一步的提升。
一、棄擋現(xiàn)象產(chǎn)生的原因
人事檔案管理棄擋現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要是從主觀和客觀這兩個方面的問題來進(jìn)行體現(xiàn)的，主要內(nèi)容表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。
1、傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題
傳統(tǒng)的人士檔案管理制度在實(shí)際運(yùn)用的過程中，并沒有對人事檔案在相關(guān)權(quán)益進(jìn)行明確的劃分，這就使得人們在人事檔案管理的過程中存在著許多的問題。而且在我國檔案法中，只對人事檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了要求，而沒有對認(rèn)識檔案的所有權(quán)進(jìn)行明確，這就為人事檔案棄擋現(xiàn)象的出現(xiàn)提供了前提條件。而且在我國不同地區(qū)，其人事檔案管理工作的制度和要求存在著較大的差異。這就給人事檔案管理帶來了許多的難度。而在人事檔案管理的過程中，人們主要是采用分散化的管理模式來對其進(jìn)行處理，這就使得人們在人事檔案管理的過程中，其監(jiān)督管理職能無法得到充分的發(fā)揮，這就使得認(rèn)識管理工作存在著許多的問題。
另外，人們在人事檔案管理工作當(dāng)中，雖然對認(rèn)識檔案管理制度進(jìn)行了相應(yīng)的改進(jìn)和完善，但是也無法很好的滿足現(xiàn)代化社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的相關(guān)要求。這就使得棄擋現(xiàn)象逐漸的增多，這就導(dǎo)致人們在檔案管理當(dāng)中存在著許多問題，這對我國社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展有著不良的影響。目前，人們在人事檔案管理的過程中，存在的棄擋人員主要有三類，它們分別是大學(xué)生、自費(fèi)出國的留學(xué)者以及移民。對他們來說檔案沒有實(shí)際的用處，而且他們的身份也發(fā)生的巨大的變化，這就使得棄擋現(xiàn)象的問題日益劇增，這就對認(rèn)識檔案管理工作有著嚴(yán)重的影響。
2人事檔案功能設(shè)置與利用存在不足
第一，信息量不足，無法滿足用人單位的需求。人事檔案原有的功能是在計劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，其信息量也是按計劃經(jīng)濟(jì)管理需要記載。其不足之處在于：其一，當(dāng)前的人事檔案，涉及個人的政治思想品德、家庭歷史及社會關(guān)系等方面的東西比較多，內(nèi)容空洞，套話、政治術(shù)語多，而用人單位最希望了解的個人業(yè)績、成就、誠信等方面的材料比較少；其二，檔案內(nèi)容單一、陳舊，程式化、口號化特征明顯，千人一面，缺乏個性；其三，檔案材料收集不完整、不全面，老材料較多，新材料補(bǔ)充不及時，材料的變化跟不上人的變化，檔案不能及時反映個人最真實(shí)的面貌。
第二，信息失真，從而降低了人事檔案的可信度。一是由于缺乏監(jiān)督機(jī)制，在檔案形成與補(bǔ)充過程中，個別人甚至組織處于某種不正當(dāng)目的，在填寫檔案材料時不嚴(yán)肅認(rèn)真，弄虛作假；或者給他人下評語、做鑒定時，摻雜個人情感；或者出于打擊報復(fù)心理，有意對存檔內(nèi)容進(jìn)行歪曲等。二是檔案從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊，有的對入檔材料甄別能力較差，甚至根本不檢查，對一些假文憑、假職稱、假履歷等來者不拒，致使這些虛假材料也進(jìn)入個人檔案。三是由于技術(shù)、設(shè)施等原因，在收集、加工、傳遞、利用等諸多環(huán)節(jié)造成檔案材料遺失、缺損、變形，也能導(dǎo)致人事檔案信息失實(shí)失真。
第三，國家政策調(diào)整，減弱了人事檔案的憑證功能。隨著公共事業(yè)管理工作的迅速發(fā)展，各種法律法規(guī)逐漸完善，一些涉及國計民生的政策、規(guī)定不再以管、卡、壓等帶有強(qiáng)制特征的面貌出現(xiàn)，相反更具有人性化，更具有人文關(guān)懷的特點(diǎn)。
二、現(xiàn)代化人事檔案管理制度創(chuàng)新改革的方法
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度雖然已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，但這并不意味著人事檔案已不重要，甚至可以毫無顧忌地將它遺棄。對每個公民而言，要在社會中存在、證明自己的價值、取得某種權(quán)益，就需要有一定的證明，也就需要建立人事檔案。可見，人事檔案在當(dāng)今社會中的功能和作用并未喪失，仍有許多實(shí)際作用，人事檔案仍有其存在的必要性。這就要求我們針對它的不適性加以改革，并逐步完善人事檔案管理制度。根據(jù)我國國情，人事檔案管理制度建設(shè)應(yīng)探索和采取多種模式。
（1）由“人檔統(tǒng)一”向“人檔分離”轉(zhuǎn)變，建立人事檔案社會化管理模式
目前有學(xué)者根據(jù)我國傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，提出了建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，也就是所謂的人事制：即人員檔案實(shí)行社會化管理，與用人單位分離，由/單位人向/社會人轉(zhuǎn)變。人事能給用人單位、流動人才、國家三者帶來工作上的方便，減少勞資糾紛。這種人事，使人事關(guān)系與人才使用分離開來，由原來的控制型管理向服務(wù)型管理轉(zhuǎn)變。應(yīng)當(dāng)說，這種人檔分離的管理模式更適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。
（2）改革人事檔案的終身制，建立開放式的管理模式
根據(jù)我國人事檔案管理制度要求，人事檔案隨著人員的流動而不斷轉(zhuǎn)遞。由此可以看出，我國的人事檔案是一人一生僅有一份檔案，是終身制的。但是，隨著改革開放及干部職務(wù)終身制的廢除，這種人事檔案管理體制已經(jīng)越來越不適應(yīng)新情況、新形勢的發(fā)展要求，并在某種程度上妨礙了人才的合理流動。因此，應(yīng)當(dāng)對人事檔案的終身制進(jìn)行改革，以適應(yīng)我國人事制度的改革，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的需要。
（3）建立人事檔案分類管理模式，提高人事檔案的利用價值
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。
三、結(jié)束語
總而言之，從當(dāng)前我國人事檔案制度模式建設(shè)的實(shí)際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對棄擋現(xiàn)象的頻繁出現(xiàn)，這就使得人們在人事檔案管理的過程中，其檔案管理工作無法正常的進(jìn)行。為此我們就需要采用相應(yīng)的技術(shù)手段來對其進(jìn)行處理，來對現(xiàn)代化人事檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的控制管理，從而使得人們在檔案管理的過程中，可以對其進(jìn)行相應(yīng)的控制，進(jìn)而減少棄擋現(xiàn)象、信息失真等問題的產(chǎn)生，促進(jìn)我國社會主義社會的發(fā)展建設(shè)。■
（一）作為員工身份證的人事檔案，關(guān)乎著員工的切身利益
在以往的計劃經(jīng)濟(jì)體制背景下，發(fā)展人力資源管理會產(chǎn)生相應(yīng)的人事檔案管理制度。結(jié)合對檔案管理情況的不同認(rèn)識，可將檔案分為工人檔案與干部檔案兩類，在職工的工作晉升與調(diào)動等都需要用到人事檔案，還有對員工的工齡等計算也是需要以人事檔案為基礎(chǔ)，因此人事檔案與員工的切身利益有著直接關(guān)系，并且關(guān)系到員工的整個家庭利益；另外，在企業(yè)招聘時，人事檔案管理就是一項十分重要的工作。在以往的計劃經(jīng)濟(jì)背景下，父母的人事檔案會直接到子女的工作調(diào)動。
（二）人事檔案是控制員工的有力工具
傳統(tǒng)的人事檔案一般是由單位進(jìn)行管理的，記錄著某個人的全部經(jīng)歷。由此，單位就具備人才的調(diào)配權(quán)，檔案本人與其他的單位都沒有檔案的管理權(quán)。一直以來。我國實(shí)行的都是人檔合一、人走檔隨的檔案管理制度，檔案對檔案本人有著十分重要的影響，也對職工有一定的控制作用。而且檔案個人必須要隨從單位的想法，一旦離開單位，就會由限制人員流動變成其他狀態(tài)，對整體人員的流動具有相當(dāng)?shù)南拗谱饔谩?/p>
二、目前人事檔案管理存在的弊端
（一）人事檔案信息量小，反映不夠全面
受到歷史因素的影響，在人事檔案管理中，通常比較重視記載個體政治行為作風(fēng)，詳細(xì)的記錄個體政治歷史，還有社會關(guān)系等方面的內(nèi)容，針對個人的現(xiàn)實(shí)能力以及業(yè)務(wù)成績等方面很少記錄，由于缺乏這些方面的信息記錄，致使人事檔案管理難以全面反饋個人信息，不符合用人單位的發(fā)展要求，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理的工作效率偏低。
（二）缺乏完善的人事檔案管理機(jī)制
在現(xiàn)有的人事檔桿管理制度上，有一項內(nèi)容要求任何人不能查閱自身或其直系親屬的資料。該項檔案規(guī)定制度事實(shí)上侵犯了人民的知情權(quán)。目前我國針對該項規(guī)范。并沒有明確的法律處理手段，往往相悖于現(xiàn)代化民主制度。所以說，我國缺乏完善的人事檔案管理機(jī)制。
（三）服務(wù)意識及進(jìn)取精神不足
據(jù)調(diào)查，在檔案管理工作中，工程量較大，檔案管理條件存在缺陷。部分實(shí)際檔案管理細(xì)節(jié)工作亟待完善，致使檔案管理工作應(yīng)對極大的挑戰(zhàn)。雖然我國逐步實(shí)施信息化管理目的，但是依然沒有達(dá)到統(tǒng)一化信息管理的目標(biāo)，諸多信息資源難以進(jìn)行共享。此外，因?yàn)楣芾砣藛T的素質(zhì)參差不齊，缺乏承受工作壓力的能力。大部分管理人員僅是注重對檔案進(jìn)行保存好，而針對要求查閱的用戶人置之門外，缺乏服務(wù)及奮進(jìn)的精神，無法端正自己的工作態(tài)度。
三、關(guān)于人事檔案管理革新措施
針對以往人事檔案管理制度中存在的弊端，始終都在探討相關(guān)的解決措施。筆者認(rèn)為要想對人事檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新，首要接觸人事檔案給公民帶來的限制。其次，結(jié)合不同層次不同人群，對檔案進(jìn)行平等化管理，不斷逐步健全人事檔案信息，推動人事檔案信息的整體升級。再次，從國家及社會的實(shí)際發(fā)展要求出發(fā)，設(shè)立專業(yè)化的人事檔案管理部門，保證公民的檔案得到嚴(yán)格有效的管理。
（一）減弱對員工的約束力
當(dāng)前，我國的人事制度主要通過合同形式來進(jìn)行，以往的人事制度以及難以符合社會的發(fā)展要求。因此，只有優(yōu)化分配人力資源，革新以往聘請人才的機(jī)制，及時更新思想觀念，才能發(fā)揮職員的主觀能動性，來自主選擇就業(yè)企業(yè)，進(jìn)而有助于構(gòu)建高效靈活性的用人系統(tǒng)。例如，2003年我國頒發(fā)的有關(guān)用人企業(yè)聘請機(jī)制通告中，有效削弱了用人企業(yè)和職員之間的束縛，從而體現(xiàn)了人事檔案管理以人為本的思想理念。
（二）在人事檔案建立的時候要消除身份觀念
隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，在人事檔案管理的方面其要求越來越高，特別是關(guān)于人事檔案的公開性。這時候就需要相關(guān)的工作人員努力的收集和整個各種人事檔案的信息，對每個的人事信息都要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄和入檔。從而便利于用人單位從中獲得相關(guān)的認(rèn)識信息，在用人的時候更加看重個人的實(shí)力，而不是身份關(guān)系，使人們在競爭和工作中享受到公平的待遇。
（三）人事檔案管理應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)
社會主義經(jīng)濟(jì)制度體系的逐步完善和發(fā)展，促進(jìn)我國事業(yè)單位內(nèi)部積極開展人事制度改革，適應(yīng)社會人才應(yīng)用發(fā)展需要。認(rèn)識檔案管理是事業(yè)單位進(jìn)行認(rèn)識調(diào)整的重要信息來源，在從我國人事管理的當(dāng)前問題出發(fā)，對人事制度改革和人事檔案管理的關(guān)系入手進(jìn)行分析，引導(dǎo)我國事業(yè)單位人才應(yīng)用管理能力的完善與發(fā)展。
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機(jī)制的關(guān)系
人事制度改革是促進(jìn)我國事業(yè)單位人力資源應(yīng)用實(shí)現(xiàn)人才資源綜合應(yīng)用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業(yè)服務(wù)機(jī)制上實(shí)施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實(shí)施人事制度改革的重要管理依據(jù)，事業(yè)單位作為國家建設(shè)人力資源建設(shè)的一部分，實(shí)施合理的人事檔案管理推進(jìn)人事制度改革的進(jìn)一步完善和發(fā)展。例如：某地區(qū)事業(yè)單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進(jìn)行全面分配，提高人事檔案管理的科學(xué)性發(fā)展，引導(dǎo)事業(yè)單位人事制度改革向著合理機(jī)制發(fā)展。
2 人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案的內(nèi)部信息資源差
人事制度改革推進(jìn)我國人事檔案管理出現(xiàn)新的發(fā)展趨勢，但我國人事檔案管理中依舊存在眾多問題，事業(yè)單位人事制度改革造成阻礙。第一，人事制度改革打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業(yè)單位中人員應(yīng)用和人才選拔隨著事業(yè)單位發(fā)展趨勢變革而變革。部分事業(yè)單位中傳統(tǒng)的人事檔案管理中信息資源不明確，實(shí)施人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員調(diào)動性較大，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)人員分配“空白”現(xiàn)象發(fā)生，造成事業(yè)單位人事調(diào)動出行檔案丟失或者信息資源不全的現(xiàn)象發(fā)生，對事業(yè)單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設(shè)的完善程度。例如：某事業(yè)單位內(nèi)對人員檔案信息填寫不全，實(shí)施認(rèn)識制度改革后，導(dǎo)致事業(yè)單位中部分員工的退休年齡和養(yǎng)老保險繳納受到影響。
（二）人事檔案的管理制度較落后
實(shí)施認(rèn)識制度改革后，事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源進(jìn)行重新規(guī)劃，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度對事業(yè)單位的人員資料管理不健全，人力資源的應(yīng)用和分配中存在眾多管理漏洞，事業(yè)單位中人事管理人員對檔案信息的保密程度較低，導(dǎo)致多種制度管理漏洞，對我國人事檔案管理作用機(jī)制的充分發(fā)揮造成影響，人事檔案管理作用機(jī)制的實(shí)際作用性降低。
（三）人事檔案管理技術(shù)水平落后
現(xiàn)代社會中的制度管理體系進(jìn)一步完善，國家為了推進(jìn)我國事業(yè)單位的工作效率逐步提高，積極開展人事制度改革。人事制度改革環(huán)境中不僅僅對人事管理的工作人員進(jìn)行多元化重新分配，用時也實(shí)施對人事檔案管理的技術(shù)手段進(jìn)行改革，但我國人事檔案管理的技術(shù)應(yīng)用程度較低，事業(yè)單位中人事檔案管理依舊采用人工管理為主，技術(shù)管理為輔的管理措施，這種技術(shù)應(yīng)用水平嚴(yán)重落后于現(xiàn)代人事資源分配制度，對我國人事檔案管理作用機(jī)制的充分發(fā)揮造成影響。
（四）人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實(shí)施人事制度改革后，企事業(yè)單位需要進(jìn)行精兵簡政，實(shí)現(xiàn)人事制度的人才應(yīng)用精簡化發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事資源開展大幅度調(diào)動充足，部分事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理的的重視程度較低，導(dǎo)致事業(yè)單位中人員調(diào)動速率快，但人事檔案調(diào)動速率較低，甚至出現(xiàn)人事檔案無法對接的現(xiàn)象，不僅使事業(yè)單位內(nèi)部人事資源管理作用機(jī)制的作用性降低，同時也影響了事業(yè)單位人力資源的分配與應(yīng)用。
3 人事制度改革下實(shí)施合理有效的認(rèn)識管理作用機(jī)制措施
（一）完善認(rèn)識檔案信息量
事業(yè)單位實(shí)施人事制度改革，逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的公開化管理，為了提高事業(yè)單位的社會公信力度，建立完整的事業(yè)單位人事管理體系，單位內(nèi)部及時對人事制度改革中出現(xiàn)的信息資源不明確的人事檔案進(jìn)行信息完善處理，事業(yè)單位人事檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。避免人事檔案管理出現(xiàn)信息不符或信息資源老化形象出現(xiàn)，提高人事檔案在事業(yè)單位人事制度改革中的作用。例如：某事業(yè)單位為了現(xiàn)象國家事業(yè)單位變革發(fā)展要求，積極開展人事制度改革，對該事業(yè)單位內(nèi)部中存在人員檔案信息不明明確的現(xiàn)象進(jìn)行統(tǒng)一的人事檔案補(bǔ)充管理，實(shí)現(xiàn)了該事業(yè)單位人事檔案管理信息的準(zhǔn)確性及時性，充分發(fā)揮人事檔案管理作用機(jī)制在人事制度改革中的作用。
（二）制定合理的管理制度
實(shí)施事業(yè)單位人事制度改革，明確事業(yè)單位人事檔案管理制度，消除傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理的“層次化”，事業(yè)單位內(nèi)部可以設(shè)定專門的事業(yè)單位人事調(diào)動組織機(jī)構(gòu)，建立一套完善的人員調(diào)動檔案規(guī)范管理體系，協(xié)助事業(yè)單位人員解決好人事制度改革中遇到的問題，在最短的時間內(nèi)完成事業(yè)單位人員調(diào)動，引導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案管理作用機(jī)制在人事制度改革中發(fā)揮作用。例如：某事業(yè)單位在單位內(nèi)部組織了人事制度改革協(xié)調(diào)部門，該部門主要的工作任務(wù)是對事業(yè)單位中進(jìn)行人事調(diào)動的人員進(jìn)行人事檔案規(guī)劃管理，保障人事檔案的交接、整理中存在的問題，提高了改事業(yè)單位人事制度改革的效率，促進(jìn)該事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源的綜合分配。
（三）激發(fā)認(rèn)識檔案管理人員的工作積極性
充分激發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的工作積極性，制定科學(xué)合理的人事檔案管理措施，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的層次性劃分，使事業(yè)單位中的認(rèn)識檔案管理人員樹立正確的檔案管理理念，避免出現(xiàn)“有色”檔案管理想、思想，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理能力的進(jìn)一步提高；其次，事業(yè)單位內(nèi)部也可以依據(jù)人事改制定明確的人員培訓(xùn)和管理機(jī)制，促進(jìn)我國事業(yè)單位內(nèi)部人力資源應(yīng)用管理開展明確的人員考核制度，充分發(fā)揮人民群眾在事業(yè)單位人事制度改革中的監(jiān)督作用，提高對人事檔案管理人員的約束力，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理作用機(jī)制在人事制度改革中發(fā)揮的作用。
（四）應(yīng)用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行人事檔案管理措施的進(jìn)步
充分發(fā)揮人事檔案管理作用機(jī)制在事業(yè)單位人事制度改革中的作用，將先進(jìn)的人事檔案管理運(yùn)行機(jī)制作為人事改革發(fā)展的技術(shù)支持。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理措施，采用計算機(jī)數(shù)據(jù)管理技術(shù)進(jìn)行人事改革人員調(diào)動，人事資源信息調(diào)動的準(zhǔn)確性提高，人事檔案丟失的機(jī)率降低，保障事業(yè)單位中人員調(diào)動實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)動與人員調(diào)動同步的發(fā)展趨勢，大大提高了人事制度改革的實(shí)施效率。例如：某事業(yè)單位中采用電子檔案存儲人事檔案，一旦該事業(yè)單位中進(jìn)行人事制度改革，人員信息變動通過計算機(jī)操作直接進(jìn)行，大大降低了人員檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生，保障事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)施人事制度改革的順利開展。
4 結(jié)論
人事制度改革是實(shí)現(xiàn)促進(jìn)我國社會人才管理制度進(jìn)一步完善發(fā)展的重要措施，事業(yè)單位內(nèi)部逐步完善人事檔案管理作用機(jī)制的發(fā)展，推進(jìn)事業(yè)單位管理體制在現(xiàn)代人事管理上的創(chuàng)新應(yīng)用，為我國事業(yè)單位中人力資源的合理分配發(fā)展科學(xué)的人事檔案管理基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
（一）員工的身份象征
員工的工作經(jīng)驗(yàn)、思想品德、學(xué)習(xí)問題等情況都充分反應(yīng)在人事檔案中，用人單位可根據(jù)個人具體情況來決定人才的選拔。用人單位利用人事檔案，對員工的工作能力、獎賞懲罰，采取相應(yīng)的管理措施，發(fā)展人才培養(yǎng)計劃。并且員工的人事檔案還關(guān)乎個人子女的福利問題，已成為員工的身份象征，也與員工自身利益息息相關(guān)。
（二）限制員工的工具
我國檔案管理遵循“人檔合一，人走檔隨”的制度，極大程度上限制了員工的工作流動。用人單位掌握檔案的提取權(quán)，員工的去留也只能由用人單位來決定，員工的遷移位置很難實(shí)現(xiàn)與檔案統(tǒng)一存在，不利于員工的自身發(fā)展。
二、隨著人事制度改革的推進(jìn)，人事檔案的作用日益弱化
在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的推動下，國家和用人單位逐漸推進(jìn)人事制度改革，導(dǎo)致人事檔案管理體制不適應(yīng)于計劃經(jīng)濟(jì)體制，自身的作用日益弱化。
（一）國有企業(yè)下崗職工“無檔生存”
國家《勞動法》的實(shí)施，國有企業(yè)的“鐵飯碗”逐步瓦解，導(dǎo)致員工下崗率變大，對國有單位的依附性大大減弱。為提高生活質(zhì)量，下崗員工不得不重新尋找工作，人事檔案的影響逐漸變?nèi)醪焕趪胰肆Y源管理的發(fā)展。
（二）非國有企業(yè)員工“無檔擇業(yè)”
近幾年，我國非國有企業(yè)發(fā)展日益壯大，對員工選拔制度也進(jìn)行了改革。為適應(yīng)非國有企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)選拔人才時不再以人事檔案中的例子為參考內(nèi)容，而是從員工工作能力、工作態(tài)度方面著手，通過具體的勞動合同和協(xié)議書來考察員工。人事檔案逐漸形同虛設(shè)，自身的作用逐步減弱。
（三）國家公務(wù)員“無檔入仕”
在我國公務(wù)員考試中，政府機(jī)關(guān)本著以人為本的工作理念，以公務(wù)員的自身素質(zhì)修養(yǎng)為重點(diǎn)考察內(nèi)容，秉著“凡進(jìn)必考”的執(zhí)行態(tài)度，為沒有人事檔案的農(nóng)民和無業(yè)人員提供了良好的發(fā)展機(jī)會，為國家提供更優(yōu)秀的人才。
（四）人事檔案管理自身“缺陷”
目前，人事檔案自身存在著“弄虛作假”的問題，制作“水分”材料現(xiàn)象更是層出不窮，致使用人單位對人事檔案的注意力減小，更愿意通過員工自身工作實(shí)踐來決定員工的去留問題。并且“棄檔”現(xiàn)象也在逐步增加，人事檔案對人們生活的影響變得越來越可有可無。
三、事業(yè)單位人事制度改革滯后，人事檔案管理面臨問題
在政府部門和用人單位推行人事制度改革之后，事業(yè)單位的人事制度改革相繼進(jìn)行。但相比之下，事業(yè)單位人事制度改革具有滯后性，對人事檔案管理的推進(jìn)作用也逐漸減小，導(dǎo)致產(chǎn)生更多的實(shí)踐問題。
（一）制約員工的合理流動和科學(xué)考核
在事業(yè)單位中，高層次、能力強(qiáng)的人才普遍存在，對國家的人才建設(shè)發(fā)展具有良好的幫助作用。但由于事業(yè)單位的人事檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的發(fā)展模式，依據(jù)人事檔案的記錄，制約了員工的合理流動性，致使員工的個人發(fā)展面臨困難。并且事業(yè)單位缺乏除人事檔案之外的科學(xué)考核方式，依然根據(jù)原有人事檔案，對員工的職務(wù)登記進(jìn)行劃分登記，這在一定程度上打擊了員工的工作熱情，對員工和企業(yè)發(fā)展都存在不利影響。
（二）人才流動秩序混亂
近幾年，國家企業(yè)單位人才出現(xiàn)大量流失現(xiàn)象，對企業(yè)的發(fā)展存在巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)單位為保證人才的正常使用采用“三不要”的做法，即“不要調(diào)出手續(xù)、不要人事檔案、不要遷移戶口”。這種做法實(shí)施之后，為大量員工解決了工作流動的問題，致使員工“棄檔而逃”的現(xiàn)象普遍出現(xiàn)，不利于健全企業(yè)人才流動秩序。例如部分員工與單位簽訂人事和工作合同，合同還未到期就出現(xiàn)違約現(xiàn)象，讓用人單位出現(xiàn)“用工慌”問題，更嚴(yán)重的是利用對單位知識的知情權(quán)，向其他同類企業(yè)舉報信息，致使用人單位的發(fā)展停滯不前。
四、結(jié)合人事制度改革，對人事檔案管理的改革措施
通過以上介紹，我們可以得出以下結(jié)論：我國人事檔案管理隨著人事制度的改革出現(xiàn)了諸多問題。為解決這些問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從人事檔案自身改革和外部條件改革兩個方面來做，提高人事檔案管理的執(zhí)行力度。
（一）推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革
國家人事制度改革應(yīng)與事業(yè)單位人事制度改革相對應(yīng)，做好全面改革工作。事業(yè)單位的人事制度改革有利于為整體改革提供良好的前提條件，有助于國家和企業(yè)的人事檔案管理的發(fā)展，為改革中遇到的問題和挑戰(zhàn)做好準(zhǔn)備。人事檔案管理改革是和事業(yè)單位人事制度改革相關(guān)聯(lián)的，人事檔案管理建立在人事制度改革和事業(yè)單位人事制度改革的基礎(chǔ)之上，推進(jìn)事業(yè)單位改革應(yīng)該成為改革問題的首要解決對象。
（二）消除制約限制管理作用
人事檔案對員工具有制約限制作用，解決人事檔案管理的改革問題之一，需要從接觸制約性入手。不論是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還是單位對人才建設(shè)問題，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)國家發(fā)展需求。只有從根本上解決對人才的終身制約問題、提高員工自主擇業(yè)能力、建立健全正常和諧的就業(yè)環(huán)境才有利于加強(qiáng)人事制度改革的發(fā)展，對人事檔案管理的優(yōu)化性也有較大的提高。在《印發(fā)〈事業(yè)單位試行人員聘用制度有關(guān)問題的解釋〉的通知》中的相關(guān)規(guī)定明確指出：用人單位需減少對員工的束縛力，建立平等自愿的工作基礎(chǔ)，有利于優(yōu)化人事檔案管理制度。
（三）建立專門人事檔案管理機(jī)構(gòu)
社會人員流動性的增加需要增加人事檔案的管理部門，讓社會主體充分接觸人事檔案管理制度。在這個基礎(chǔ)上，以人事制度改革為前提，可以建立具有社會性、中立的、專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。例如該機(jī)構(gòu)需要以遵守國家人事制度、勞動法、檔案管理法為基本立足點(diǎn)接受當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門的監(jiān)督管理，制定合理科學(xué)的制度管理章程，為員工提供更加完善的人事檔案管理制度體系。
（四）改變?nèi)耸聶n案“身份”分類法
在傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容中，依據(jù)檔案當(dāng)事人的“身份”，將“學(xué)生檔案”“干部檔案”“工人檔案”等分類加入其中。隨著人事制度改革的發(fā)展，“干部檔案”“工人檔案”應(yīng)該改成“員工檔案”。根據(jù)具體的崗位要求，對一些人事檔案的“身份”進(jìn)行合理分類，有利于人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。
我國高校人事制度改革的核心內(nèi)容是用人制度改革和分配制度改革,改革的總體趨勢具有以下五個方面的特點(diǎn):
1.用人制度從行政任用關(guān)系向協(xié)商聘用關(guān)系轉(zhuǎn)變。高等學(xué)校的用人制度從行政任用制轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣?聘任)制,這種聘用(聘任)制度將在高校全面推行。學(xué)校和教職工在平等自愿的基礎(chǔ)上,通過簽訂聘用(聘任)合同確立新的人事關(guān)系。
2.人事管理從身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。高校的崗位設(shè)置和崗位聘用制度要實(shí)行核準(zhǔn)制度,管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤技能人員都要納入崗位設(shè)置管理。
3.用人期限從職務(wù)終身制向合同管理制轉(zhuǎn)變。按照相對穩(wěn)定、合理流動、專兼結(jié)合、資源共享的原則,鼓勵校際之間互聘、聯(lián)聘教師,健全考核制度,加強(qiáng)聘后管理。經(jīng)考核不能勝任本職工作的,可以通過解聘、辭聘等方式解除聘用合同,終止聘用關(guān)系。
4.職工與學(xué)校之間的關(guān)系從行政依附關(guān)系向平等人事主體之間關(guān)系轉(zhuǎn)變。實(shí)行聘任制度后,高校的教職工由“單位人”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕?學(xué)校對聘用人員有聘用和解聘權(quán),教職工對學(xué)校有應(yīng)聘和辭聘權(quán)。這樣,在高校中延續(xù)了幾十年的教職工對單位的行政依附將逐漸淡化直至最終完全消除。
5.職工退休養(yǎng)老由退休工資制度向社會保險制度轉(zhuǎn)變。2009年國家人力資源和社會保障部已將《事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革方案》下發(fā)到五個省市進(jìn)行試點(diǎn),推行退休工資制度為養(yǎng)老保險制度勢在必行。
二、改革形勢下高校人事檔案制度的調(diào)整
人事制度改革要求人事檔案工作者必須及時做好改革的跟進(jìn)工作,提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念,對傳統(tǒng)的檔案制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
1.對工作職能和管理方式的調(diào)整。傳統(tǒng)人事檔案管理的一個重要職能是檔案管理為干部管理服務(wù),現(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該樹立人才資源是第一資源的觀念,應(yīng)該強(qiáng)調(diào)檔案管理中的公共服務(wù)屬性和信息服務(wù)屬性。從這個觀念出發(fā),將人事檔案的管理職能和管理方式由簡單的封閉性管理轉(zhuǎn)變成動態(tài)的開放性管理,由單純的為組織、人事部門服務(wù)轉(zhuǎn)變成為高校人才資源市場服務(wù),這應(yīng)該是人事檔案制度調(diào)整的一個重要任務(wù)。
2.對檔案材料收集和歸檔的調(diào)整。根據(jù)高校人事制度改革要求用人機(jī)制由單位任用關(guān)系向聘用關(guān)系轉(zhuǎn)變,鼓勵高校之間的人才流動和人才資源共享的特點(diǎn),人事檔案材料的收集和歸檔應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案管理中的重政治、輕業(yè)務(wù)傾向,要從忠實(shí)記錄人才資源綜合素質(zhì)的角度出發(fā),重視反映教職工個人專業(yè)特長、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、個性特點(diǎn)的材料,使人事檔案材料真正具有全面性、真實(shí)性、寫實(shí)性和跟進(jìn)性特征。
3.對人事檔案保密制度的調(diào)整。人事制度改革后,職工與學(xué)校之間的關(guān)系由單位依附關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降热耸轮黧w的關(guān)系,這種關(guān)系是一種“契約關(guān)系”,強(qiáng)調(diào)關(guān)系雙方權(quán)利和義務(wù)的對稱。改革后的人事檔案制度必須堅持以人為本和保障職工權(quán)益的思想,檔案的建立、保管、調(diào)閱和傳遞必須保障職工的參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。傳統(tǒng)人事檔案管理的保密制度應(yīng)該予以調(diào)整,非屬國家規(guī)定的保密內(nèi)容,作為人事主體之一的教職工應(yīng)該享有對自己檔案內(nèi)容的知情權(quán)和對檔案內(nèi)容披露、公布的監(jiān)督權(quán)和限制權(quán)。
4.對人事檔案管理辦法的調(diào)整。高校人事制度改革將打破高校傳統(tǒng)的由事業(yè)編制控制的用人格局,人事構(gòu)成與檔案管理將出現(xiàn)多元化的局面。在未來高校人員有可能全部實(shí)行人事制和全部實(shí)行社會養(yǎng)老保險制之前,高校人事檔案的管理急需建立起一套適應(yīng)人事制度改革逐步深化的新的管理辦法。
人事是指各級政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)國家有關(guān)人事政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，對其人事業(yè)務(wù)實(shí)行集中。規(guī)范、統(tǒng)一的社會化管理和系列服務(wù)的一種人事管理方式。人事的當(dāng)事人為方和委托方，一般是縣級以上政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)；委托方為需要人事服務(wù)的各類企業(yè)、事業(yè)單位和個人。 人事業(yè)務(wù)可由單位委托，也可由個人委托。委托的方式由委托方與方商定，并以合同的形式予以明確。
1.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
人事制度是時展過程中，國家進(jìn)行宏觀調(diào)控一種體現(xiàn)。因?yàn)槿耸轮贫戎饕詫?shí)現(xiàn)人才優(yōu)化利用為根本出發(fā)點(diǎn)，所以在人事制度下的醫(yī)院檔案管理工作，就不能用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行目前的人事檔案管理工作。要落實(shí)制度下的人事檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，需要醫(yī)院檔案管理和人才交流機(jī)構(gòu)共同轉(zhuǎn)變工作理念。要使人才制度下的醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮人力資源優(yōu)化配置的根本目的，就必須以人才交流機(jī)構(gòu)，與醫(yī)院人事檔案管理的有關(guān)部門進(jìn)行相互的協(xié)作和配合。
2.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作要明確職責(zé)意識
人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，雖然是采用的是一種托管式的是人才檔案管理形式，進(jìn)行檔案管理。但這并不意味著醫(yī)院人事檔案管理工作就可以僅僅是一個形式，一勞永逸了。同樣人才交流機(jī)構(gòu)，也不能因?yàn)榕c醫(yī)院建立這樣的一種人才合作平臺，就將工作范疇局限為僅僅承擔(dān)簡單保管檔案的責(zé)任而已。要保證人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，能夠發(fā)揮對醫(yī)院發(fā)展的促進(jìn)作用，就必須要求醫(yī)院人事檔案管理的有關(guān)部門，和人才交流機(jī)構(gòu)彼此明確職能劃分。醫(yī)院檔案管理要在于人才交流機(jī)構(gòu)的合作過程中，做到與人才交流機(jī)構(gòu)的勤溝通，對人才交流機(jī)構(gòu)提供的人才的信息進(jìn)行勤收集。人才制度下的人才交流機(jī)構(gòu)，要保證與醫(yī)院人事檔案管理部門合作的過程中，為醫(yī)院人事檔案管理提供最客觀、最準(zhǔn)確、最有效的人才信息。
3.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作要強(qiáng)化收集人才信息
醫(yī)院檔案管理工作與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，主要想是通過采用這種人才的形式，提高人事檔案管理的工作效率。要保證人事制度下的，醫(yī)院檔案管理可以發(fā)揮對醫(yī)院發(fā)展中的促進(jìn)作用，我們還應(yīng)該在醫(yī)院和人才交流機(jī)構(gòu)中間建立一個彼此信息互動制度。
4.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要注重管理和監(jiān)督
因?yàn)檎J(rèn)識制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，是由醫(yī)院檔案管理部門和人才交流機(jī)構(gòu)共同完成的。所以要保證兩家單位在合作過程中，每一項工作都能夠落實(shí)到實(shí)處，就必須針對人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理，進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。為了保證監(jiān)督和管理的質(zhì)量，人才交流機(jī)構(gòu)可與與醫(yī)院一起派出代表，建立一個監(jiān)督管理人事制度下醫(yī)院檔案管理工作的小組。
5.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要嚴(yán)格規(guī)范操作
人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，是醫(yī)院為滿足發(fā)展需要進(jìn)行的意愿人事檔案管理工作創(chuàng)新的產(chǎn)物。所以要通過認(rèn)識制度的這種形式，發(fā)揮人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用，就需要醫(yī)院檔案管理部門要與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行密切的配合。在醫(yī)院與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行配合的過程中必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格保證工作質(zhì)量。
6.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫
人事制度下的意愿人事檔案管理，要強(qiáng)化多媒體網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)建設(shè)。在人才交流機(jī)構(gòu)與醫(yī)院檔案管理部門之間，開設(shè)一個信息通道。并在兩家單位分別建立有關(guān)人事檔案的資源材料庫，一保證人事制度下醫(yī)院檔案管理工作可以高效開展。
7.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要提高檔案管理隊伍的職業(yè)素質(zhì)
強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理隊伍，和人才交流機(jī)構(gòu)工作人員素質(zhì)，就是要強(qiáng)化從事人事制度醫(yī)院人事檔案管理工作有關(guān)人員的，人事檔案管理意識、人事管理業(yè)務(wù)能力、人事檔案管理創(chuàng)新思維。強(qiáng)化人事檔案管理工作隊伍的整體工作能力，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能培訓(xùn)，和檔案管理責(zé)任意識培訓(xùn)等。
8.結(jié)語
隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)要面臨時代所帶了的挑戰(zhàn)會越來越多。正確認(rèn)識醫(yī)院檔案管理的有關(guān)工作，不僅僅是要強(qiáng)化對醫(yī)院檔案管理的重要性的認(rèn)識，我們還必須將檔案管理與醫(yī)院未來發(fā)展聯(lián)系在一起。落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理效率，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理方式。作為創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的一種方式，基于人事制度的醫(yī)院人事檔案管理這種模式，在不久的將來會被越來越多的醫(yī)院所采納。
參考文獻(xiàn)：
