檔案數字化建設匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案數字化建設范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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信息技術的不斷革新帶動了各行各業的發展，也為各行業發展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數字化建設極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉變，導致很多管理人員不能夠很快的適應，所以本文就將對檔案數字化建設進行論述，以供參考。

一、檔案數字化建設的必然性

1、檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

2、檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

3、檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設措施

1、提高檔案人員素質和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質，提高自身的政治素質，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓，一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業人才。企業應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；五是培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。

2、加強對檔案使用者的培訓。在電子環境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。

3、完善數字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業的使用已經十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數字化建設的成本，企業應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業每天處理的數字化文件不斷增多，如果企業檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響；三是加大網絡檔案信息資源的開發和整合。檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發利用的加速器，檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向，計算機網絡技術的發展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸，隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生，面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。

4、有重點地抓好數據庫建設，目前，我們企業檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體，數據庫的含義就是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等，當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

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一、檔案數字化建設必然性

1.1檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，其一，檔案館就是各級黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。其一，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重人的損失和無可挽回的錯誤。

1.2檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方而的需求者。

1.3檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

二、檔案館數字化—數字化的起點

2.1檔案管理的數字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。而這些小僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理自動化的具體體現，史是檔案管理數字化全而實現的基礎。

2.2“文檔體化”管理。“文檔體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。但它也只是利用計算機技術來模擬傳統手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數字化。

2.3檔案館數字化管理系統的建設。檔案工作數字化管理系統實際上是個叫以涵蓋檔案館行政管理和業務管理，檔案信息開發利用工作等諸方而的大刑的系統工程。檔案館數字化管理應該以此為切入點，朝著這個方向積極發展。

2.4檔案館儲藏信息的數字化。綜合性檔案館通常都有數量龐大的館藏，內容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉換到另種媒介，給長期以來沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。

2.5檔案信息傳輸平臺數字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以們信息存在于次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內，不受時間與空間的限制，利用者就可以在任何時間，任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

三、檔案數字化建設的環節

檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施。在信息化檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題。

3.1 電子檔案的法律憑證問題。必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。

3.2 數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷史新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.3 統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，全國各地檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數字化的進程。

四、檔案數字化建設的具體步驟

4.1建立檔案數據庫。第一步，要著手輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

4.2建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，逐步實現政務公開，營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。

4.3加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的上作量。

4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、民度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

五、數字檔案的安全閱讀如何保障數字檔案館信息安全，決定著能否全而實施檔案的網絡服務

5.1 采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。

5.2 綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。

5.3 采用信息加密技術與身份認證技術。

5.4 采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度。

5.5 加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。

5.6 加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。

六、結束語

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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中圖分類號：G7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01

隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關檔案將以電子文件出現，但現階段卻沒有對應的系統管理制度，高校檔案工作的數字化、網絡化、標準化和規范化建設迫在眉睫。

1.數字檔案館的概念

“數字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館的實現與迅速發展和技術密切相關，它是基于現代信息技術的數字手段，進行網絡電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規模，分布式的數字信息系統，實現資源共享。

2.檔案信息化的重要性和數字檔案館的建設的重要性

隨著信息時代的到來，現代科學技術的廣泛使用已經涉及高校管理工作的所有領域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統，應用程序和檔案數字化建設的需要，使傳統的檔案管理方式已不能適應新形勢。檔案現代化管理和信息技術的建立已經成為檔案工作發展的必然趨勢。隨著近年來招生規模的擴大，高校檔案的數量不斷增加，高校檔案信息和數字檔案館的檔案管理要求的更加規范和標準。網絡技術在數字檔案館的應用已經或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學，規范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發的專業化和集成化也逐步體現出對電子檔案管理的重要性。

3.高校數字檔案館建設的必要性

高校檔案的數量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數字檔案館的建設是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應的擴展。文件數量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進一步提高高校檔案管理水平。數字檔案館的建設，從長遠的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業務過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學文件，CAD文件可以有效保護和利用。檔案現代化管理的最終目的是數字檔案信息的收集，整理和利用的發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數字檔案館的建立是知識經濟時代對檔案管理的迫切需求。

4.高校檔案數字化建設中存在的問題

4.1高校檔案管理意識薄弱

高校檔案數字化建設的認識不夠。許多學院和大學都有專門的機構檔案，開發出了多種檔案法規，但執行不力。特別是對一些領導對本部門檔案工作的重要性認識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業務監督不力，指導不足。

4.2 專業人員的缺乏

數字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數字檔案國內學者的研究理論還沒有具體實施，數字檔案館工作人員必須掌握計算機的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數字檔案館建設面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔的檔案管理職責，其工作水平和業務能力直接影響著學校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業化的工作，但在現實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數職，更不具備專業的知識和技能，能提高業務水平的培訓不多，檔案專業技術人員數量、業務水平參差不齊，且崗位經常發生變化，導致檔案管理隊伍不穩定。

4.3安全問題

高校數字檔案館建設的目的是實現檔案信息資源共享，在局域網或廣域網的數字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯網的傳輸速度較慢，用戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。

4.4 工作標準、工作制度的缺乏

規范化，制度化和檔案材料的標準化是 檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下的計算機數據處理對高校檔案的建設標準和規范提出了更高的要求。但高校更偏好教學管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機軟件及相關設備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數據標準和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設步伐。

5.如何有效建設高校數字化檔案館

5.1轉變觀念，整合信息資源

檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領導干部和工作人員要高度重視，統一思想，增強檔案意識。在提高認識的基礎上，轉變觀念，以科學發展觀為指導，把檔案工作納入學校的發展規劃。完善學校的管理制度，定期組織學校中層干部學習檔案法規，并通過學校辦公自動化系統，校園網絡等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統一的檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，制定本校檔案工作發展目標和每年的年度計劃。學校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統和網站，每年生產大量的數字文件。這些教學，研究，管理的相關文件，需要進行整合，統一管理。

5.2完善基礎設施建設

完備的基礎設施是數字檔案館建設的先決條件。根據數字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機網絡設備，文件系統管理軟件，服務器，文件處理設備，存儲設備，數碼設備，照相機，和捕獲設備，光盤記錄設備等。此外，還將建立一個滿足適應檔案信息系統集成平臺和管理和時展需要網絡結構。

5.3解決信息安全問題

針對高校數字檔案館建設中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內容：一是使網絡安全盡快立法，保證網絡信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統的建立，建立一個可靠的備份系統；三是要找到可靠的載體，研發壽命長的電子檔案；四是采用傳統與現代相結合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。

5.4加強數字化檔案的工作質量檢查

《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網絡平臺和工作規范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。

6.結語

數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。

參考文獻：

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在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規劃。但隨著城市規模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現城建檔案管理數字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數字化的意義

（一）實現便捷高效的管理

傳統的城建檔案管理主要是紙質資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質資料的管理中，資料必須依照相應的順序規定進行歸類整理，而且紙質資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發展下，互聯網的發展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統的紙質資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現城建檔案管理數字化是時展的要求。

（二）實現規范化的管理

在傳統的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規范化的實現，并且在缺乏統一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發利用

城建檔案管理數字化建設不僅能實現高效規范的管理，還有利于城建檔案的開發利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據，還能為城市管理等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用會有新的突破。城建檔案管理數字化建設中，用戶可以通過網絡對城建檔案網站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內容。

二、城建檔案數字化建設中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網絡的不穩定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

（三）初期建設難的問題

在城建檔案管理數字化建設的初期需要將紙質資料轉化為數字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統建設的初期，對于信息網站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現數字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數字化建設的措施

（一）合理的規劃

對于城建檔案管理數字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規劃，在紙質檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調查工作，對具體的檔案數量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據條目呈現具體的檔案資料。

（二）制定科學、統一的標準

由于缺乏統一、科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數字化建設中應制定科學、統一的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，從而進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現資料的有效共享。

（三）優秀的管理人才

在城建檔案管理數字化建設中，優秀的管理人才是尤為必要的。因為實現數字化的管理模式意味著與信息技術的發展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數據進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數字化管理模式的應用與推廣

隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣；應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定造成資料的丟失。

總而言之，應對數字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發展，傳統的紙質資料管理模式已無法適應現代社會的發展需求，因而有必要應用數字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。

參考文獻：

[1]白建峰.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].江西建材,2014(3):292.

篇（6）

Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著信息化水平的不斷提高，如何改變傳統的城建檔案利用方式，把城建檔案實體的信息以數字化形式通過計算機網絡提供使用，成為應對信息化挑戰的必然舉措。由此，傳統城建檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且我省一些城建檔案館已經開始對此投資建設。

城建檔案是城市規劃和建設管理的重要信息資源，數字化建設已經成為城建檔案事業科學發展的必然趨勢。近年來，我們在政府的號召和陜西省城建檔案工作辦公室的引領下，對數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給城建檔案工作帶來了極大的方便。首先，我們充分認識到城建檔案數字化建設的緊迫性1、城建檔案數字化，可改善城建檔案管理工作。只有實現城建檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使城建檔案管理部門從封閉走向開放，從城建檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現城建檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。 2、形勢發展的需求 。21世紀是信息化的時代，數字城建檔案館是數字陜西的重要組成部分。所以，要建設數字城市，首先要建設數字城建檔案館。城建檔案載體的更新換代迫切要求城建檔案館數字化。城建檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給城建檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是城建檔案館的數字化。

隨著城市建設的飛速發展和國家住房制度改革的不斷深入，城建檔案數量也隨之大量增加，傳統的以 手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較 高、缺乏透明度等問題，已不能適應新形勢的要求。目前，城建檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

二、城建檔案數字化建設的內容 1、推進城建檔案數字化，必須提高城建檔案標準化、規范化水平 。目前，城建檔案信息數字化的現狀是城建檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是城建檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個城建檔案信息管理。城建檔案信息自動化的內涵包括城建檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是城建檔案業務要規范，城建檔案標準要建立健全和真正實施。城建檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進城建檔案數字化建設，必須抓好城建檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。 2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平 檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。 3、有重點地抓好數據庫建設 目前，我們咸陽市城建檔案數字化系統從總體上看仍處于由文字處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對城建檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為城建建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各建設單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。 三、檔案數字化建設的步驟 1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從2008年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2012年12月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。從實踐看，城建檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。利用者對我館的數字化建設十分滿意。 2、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位逐步實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交城建檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。 4、加強信息化基礎設施建設。2010年11月份，我市城建檔案館通過政府招標集中采購方式，購買了長翼建設項目電子檔案管理軟件1套，2U高密度機架式服務器1臺，IT-SCAN掃描儀1臺。進一步加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等信息化基礎設施的建設。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創建各類專題信息數據庫和館藏檔案目錄數據庫。逐步推進城建檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導和監督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀。在此基礎上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩妥、有序地開展異地備份工作。

5、積極整合各類資源。全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構在檔案信息資源、技術設備等方面的優勢，依托各地市城建檔案館和建設信息中心，實行“一個機構、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設和電子政務信息建設有機結合，實現資源共享。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外，隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。 城建檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，也是21世紀城建檔案發展的方向。不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考文獻：

篇（7）

前言

我國新時代的數字化信息技術飛速發展，許多文化藝術作品可以通過數字技術與網絡進行推廣和傳播，傳統的紙質檔案的使用者隨之變得愈來愈少；而使用圖文并茂、音像兼備、鮮活生動、直觀全面的數字形式檔案的越來越多。文化藝術單位的檔案管理工作因此也面臨著歷史性的挑戰。

1文化藝術單位檔案數字化建設優勢

文化藝術單位檔案數字化建設就是伴隨著計算機技術、掃描技術、數字化攝影技術、信息庫技術、多媒體技術以及存儲技術的發展所產生的一種全新形式的檔案信息形態，能夠將多種載體的藝術檔案資源轉化成為數字化的檔案信息，數字化存儲，網絡化互相連接。能夠實時為用戶提供使用，從而實現了社會共享文化藝術檔案資源［1］。目前，文化藝術單位檔案數字化建設是發展的必然趨勢。實施文化藝術單位檔案數字化建設，有以下幾點優勢：

1.1能夠提升文化藝術檔案的有效使用率

文化藝術單位檔案數字化建設的最大的優點在于能夠更好地保存與記載文化藝術檔案中的所有信息，并且可以使用這些信息在不動文化藝術要案的母本的情景之下開展虛擬環境的傳播與演示，同時還能夠運用計算機網絡技術進一步實現文化藝術檔案的整合，從而使文化藝術檔案實現最大程度的共享。與此同時，能夠發揮其所具備的獨特文化與經濟價值，對于信息時代的數字化創意產業的發展具有重要的經濟方面的價值與意義。當代計算機網絡所具備的特點是傳輸面積廣泛、使用快捷等，文化藝術檔案數字化建設能夠通過計算機網絡滿足人們日漸增長的文化藝術方面的需求。

1.2更好地保存年代久遠的文化藝術檔案

當前，我國極為重視搶救與保護遺存下來的各種形式的民間傳統文化藝術。使用現代化科技諸如文字、攝像與數字化多媒體等手段全面、真實且系統化地保存我國珍貴、瀕危且極具歷史價值的傳統文化藝術遺存，從而建立起文化藝術影像數據庫，是極為有效的保護措施。很多珍貴的傳統文化藝術檔案由于物理性老化和保存不當變得脆弱易損，如果不加以有效且及時的搶救保護，將會造成極大的損失。而采用計算機科技制作這些文化藝術的數字化副本取代其“母本”供人們使用，可以避免其遭受不必要的損壞［2］。

1.3更有效地規避安全風險

采用異地保存多套文化藝術檔案的數字化副本，可以有效地保證文化藝術檔案的安全，有效避免各種自然災害與人為行動給文化藝術檔案帶來巨大的災難性的損壞。

1.4使檔案庫房緊張的保存空間得到極大緩解

對于逐漸增加的非永久性保存的文化藝術檔案，能夠采用數字化信息文本對其進行存儲，可以更好地緩解檔案庫房的存儲空間的壓力，從而實現空間的有效使用。

1.5使文化藝術檔案的移交工作更加簡便

數字化文化藝術檔案替代了傳統文化藝術的主本，用數字化文化藝術檔案的信息化流通取代了傳統的文化藝術實物的流通，從而能夠更好地解決達到移交期限的文化藝術檔案的移交與使用兩個方面的問題。

2文化藝術單位檔案數字化建設工作的步驟

文化藝術單位檔案的數字化建設是一項任務量極其繁重的階段性基礎工作，其中包括傳統文化藝術檔案的整合、掃描、圖像的處理與保存、目錄建庫、數據掛接、驗收與備份以及文化藝術成果的管理等諸多環節。實施文化藝術單位檔案數字化，必須建立起系統化的工作流程與技術規范，如此才可以保證文化藝術檔案數字化的高質量與規范性。［3］文化藝術單位檔案數字化建設可以分為以下幾個工作步驟：

2.1文化藝術單位檔案數字化建設實施前的準備工作

前期準備工作是文化藝術檔案數字化建設的重要部分。首先，按照計算機數字化技術的基本原則，對需要數字化的文化藝術檔案實施可行性的分類研究。確定前期實施數字化的范圍和周期，以及確定投入的人力物力的計數字檔案劃。其次，篩選需要數字化的文化藝術檔案的實物，做好諸如檔案的規格、大小、清晰度、數量與易破損等方面的處理工作，并進行有效的清點、檢查以及登記等。最后，必須做好文化藝術檔案數字化的批量資料的存儲與復位工作。以此來保障文化藝術檔案的母本資料的安全。

2.2文化藝術單位檔案的采集與處理工作

采集工作就是把文化藝術檔案數字化的主要部分，也就是格式轉換所必需的前提條件。采集過程中必須要根據資料的狀況，采取相關的技術保護手段，對于不同材料的規格、紙張質量、字跡與字體的大小、清晰度以及在掃描時的灰度與色彩的調節等都必須要掌握好，同時也應該對未來的使用效果進行思考。以上可以防止在處理的過程是出現過度糾偏、壓縮、防污與降噪等現象。2.3文化藝術檔案數字化建設后期的處理工作文化藝術檔案數字化建設后期的處理工作就是將錄入數據庫中的內容實施驗收、排序等方面的工作，以此提高后續的管理與對外使用時檢索的效率。把已經錄入的數據進行檢驗，檢查其是否已經收錄完整，檔案資料的標題與錄入的主題名是否符合、分類正確與否；與此同時數據是否標注清楚時間、內容以及物理途徑，資料是否存在遺漏等［4］。在必要的時候還必須對照著檔案的“母本”實施驗收、校驗，以此保障所采集的數據的可靠性、真實性與完整性。如余姚市姚劇團針對曲譜等創作類的特殊藝術檔案，則要求原作者或是專業從業人員對現有的紙質曲譜做重新打譜后一并保存，提升了數字檔案質量和查詢、利用效率。

2.4文化藝術檔案掃描數據的保存

文化藝術檔案的文件通過掃描與攝像處理以后，應該以一定的方法進行保存，經過掃描與校驗之后的文化藝術數據需要按照設置的路徑與條目保存到相應的文件夾中。在存儲的過程中必須注意保存之后的內容位置，并且及時調閱審查，以此規避在錄入過程中出現存儲位置的錯誤。

2.5建立文化藝術檔案數據庫

數據庫就是存儲介質、管理系統與處理對象的整體，一般由數據庫管理員與軟件組成。當前的數據庫可以分為非關系式數據庫、關系式數據庫與多媒體數據庫，其中多媒體數據庫主要是把計算機多媒體技術和數據庫技術有機結合在一起，是目前最具吸引力的數據庫技術。多媒體數據庫具備諸如數據存量大，類目設置方式多，可以綜合表現與處理等優點，在文化藝術檔案數字化建設方面具有極大的使用與開發價值。

2.6文化藝術檔案的數據掛接、驗收與備份

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

傳統的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。

1 規范城建檔案信息化建設指標和要求

城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業規范和國家要求，制定有關指標規范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業務的要求，換言之，即涉及檔案業務的要求；③管理性的指標和要求，規范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規范檔案管理工作者的行為等。

2 建設城建檔案信息管理系統

目前，一般由專業開發軟件的企業來建設城建檔案管理系統，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩定性與可靠性，規避檔案信息化風險。

3 設計城建檔案管理系統的數據庫儲存

目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創建高效檢索系統。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統的工作效率受系統檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應用及管理城建檔案信息資源

在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規，創建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統不同工作者的責任與權限，提升系統信息的安全性。其次，注重培養信息化的專業性人才，持續提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。

5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍

城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發的技術性人才，以優化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。

6 結 語

城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發展趨勢與發展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發展與社會文明的進步。

主要參考文獻

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關鍵詞：城建檔案；數字化；建設

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、檔案管理數字化的概念

檔案是包括文字、圖像、聲音及其它形式的原始記錄，其內容是國家機構、社會組織及個人在社會實踐活動中所形成的、保存的各種記錄，以備后續查看。檔案數字化建設就是把傳統存儲介質的原始檔案資料利用數字化手段轉換成數字化形式進行存儲，即利用掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖像、聲像等形式，利用U盤、光盤等存儲管理技術將其存儲于其它大量的存儲介質上。數字化檔案管理可以大大提高檔案資料檢索查詢的效率，并且可以連接局域網、互聯網，實現數字檔案的管理網絡。

二、城建檔案數字化建設的必要性與迫切性

首先，全球信息化發展趨勢促使城建檔案管理工作必須與新形勢相適應，才能順應時展要求。現代社會中，越來越多的人們通過信息數字化技術獲取信息，互聯網幾乎成為各行各業的主要依托，城建檔案信息包含了城市建設、規劃及管理過程中所有原始的信息資源，而在信息社會中數字化建設是必經之路。其次，城建檔案的信息形態及結構不斷發生變化。建設工程在各個階段均離不開計算機輔助技術，施工、出圖等環節會形成大量的電子文件，CAD、CAC等技術的普遍應用均決定了城建檔案管理工作必須進入數字時代。再次，未來信息化社會對城建檔案服務功能的要求促使其必須向著數字化方向發展。傳統的實體利用形式無法滿足社會對城建檔案信息檢索及應用的需求，城市建設規劃過程中，各部門均推行信息化建設模式，在設計、施工、監理等單位會形成大量的建設電子文件，因此城建檔案管理只有采用信息化、數字化管理模式，才能與其它各相關部門工作相適應。最后，城建檔案管理向著信息產業化的方向發展。實際工程中各個環節會形成大量的電子文件，如果未得到及時有效的收集，則會導致資源流失或重復加工。而加強城建檔案的數字化管理會促使這些電子文件、電子檔案得到更加廣泛的應用，基于信息時代背景下，真實、長期的保存城市建設活動中的各種原始記錄，真實實現城建檔案成為城市建設資源庫的作用。

三、城建檔案數字化建設重點內容

以南陽市城鄉規劃建設檔案館為例，其城建檔案數字化建設的重點內容包括以下幾個方面：

（一）系統基本功能

首先要具備數據采集功能。基于電子文件歸檔交換平臺，利用電子文件網上報送系統多層面、多門系、多維度采集各類城市建設規劃信息，城建信息必須符合必須長期存儲、與歸檔要求相符；應歸檔單位及時向城建檔案管理部門移交各類電子檔案，再通過數據庫技術將資源檔案集中在一起，便于后續檢索、應用，從而更好的服務于城市建設。其次，數據保存與利用功能，利用磁盤、光盤等各類技術手段，對所采集的信息進行備份、存儲；而利用數據掃描、智能檢索等功能，則可將相關信息方便、快捷的檢索出來，并實現及時輸出。再次，數據管理功能，即對大量原始電子檔案進行系統化管理，對其進行分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、生成檢索目錄、數據統計及自動打印輸出等，并加強數據庫系統的安全技術管理，利用身份認證保密技術、詢問控制技術等，以保證電子檔案信息的安全性。最后，城建檔案的宣傳功能。充分發揮數字城建檔案的重要作用，便于公眾對城市面貌及發展歷程有所了解，將其制作成視頻、畫冊等形式，向社會宣傳城建檔案管的服務功能，使其對城建檔案工作有更多了解與支持。

（二）信息化標準建設

一方面，城建檔案信息化建設必須堅持標準先行的原則，參照國家信息化建設相關規范與檔案行業內標準，與南陽城建檔案館的實際情況相結合，制定統一的城建檔案信息化工作技術規范。另一方面，要認真執行相關技術標準，包括國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》等，以保證數據規范、資源格式的統一。

（三）加大基礎性投入

城建檔案信息化建設的有效性必須依賴成熟的技術與完善的設備，因此城建檔案管理部門要向上級職能部門說明城建檔案數字化建設的重要性與必要性，獲取更多的資金支持與技術支持。具體而言，城建檔案數字化管理基礎性投入包括以下兩個部分：一方面服務器的配置要能夠滿足海量數據存儲與快速檢索利用的需求；在音頻、視頻、多媒體設備方面加大投入，提高相機的質量，存儲卡、錄音筆等硬件設備也要保證質量；配置計算機、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機及高速掃描儀等日常辦公必需的硬件設備。另一方面，要建立健全異地容災系統，對重要數據進行容災備份，保證計算機系統在受到自然災害或網絡攻擊時可迅速恢復正常工作；設置計算機網絡化消防監控系統，對溫濕度等環境配套系統進行完善，最大程度上保證城建檔案的安全性。

（四）信息資源建設

首先進行目錄數據庫建設。要根據《檔案著錄規則》要求建立目錄數據檢查審核制度，對目錄數據進行定期檢查，以保證數據錄入過程及錄入結果的規范性；其次，建設全文數據庫，普通數據庫存儲僅存儲某個文件的關鍵字，而全文數據庫則采用模糊查詢即可檢索到更多涉及到文章的內容，從而獲取更為豐富、具體的資源信息。加快開發全文檔案系統和多媒體信息檢索系統，全文數據庫結構設計應符合檢索優先原則，推薦使用通用格式。最后，加強多媒體數據庫建設。對館藏珍貴、重要的影像、照片、紙質檔案進行數字化處理。對新建歸檔資料全部進行數字化歸檔，一律使用數字化錄入歸檔保存。

參考文獻：

[1] 李新民,邱書巧. 城建檔案管理數字化探析[J].城建檔案,2013(11)

篇（10）

數字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優點，是傳統紙質檔案望塵莫及的。但是由于數字檔案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地認識到這些問題，才能在檔案數字建設中深入研究并加以解決。

（一）數字檔案的安全性問題。涉及兩方面，一是設備安全，二是互聯網安全。數字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數字化檔案依賴于數字化設備而存在，因此，數字化檔案具有不穩定性。主要表現在數字化文件所依賴的技術和設備更新換代異常迅猛，加上數字化檔案的易更改、易復制等特點，給數字化檔案的有效利用造成一定影響。要實現不受時空限制隨心所欲利用檔案信息，必然要借助互聯網。而一旦發生互聯網安全事故，例如黑客攻擊甚至篡改等等，對檔案信息將是致命的打擊。

（二）檔案數字化建設中常見的業務問題。紙質檔案在進行數字化操作的過程中，會遇到一系列的業務問題。比如確定數字化的范圍、操作順序等。正本、定稿、草稿等不同版本的檔案是只掃描正本，還是定稿草稿一同掃描？還有檔案數字化過程中的拆卷（件）與裝訂問題，國家檔案局曾于2001年1月1日開始實施立卷改革，推行文件級整理，免去立卷、裝訂案卷等復雜環節，但2001年以前立檔的文件大都是案卷，這些檔案在數字化掃描時必然涉及到拆卷、裝卷問題，這已是當前紙質檔案數字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在數字化掃描進行前還要不要拆件，掃描完成后，拆件還要不要裝訂。這已成為大家爭議的熱點等等。

（三）數字檔案的憑證價值問題。檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。雖然數字化檔案具有參考價值這一點是沒有疑義，然而由于認識上、技術上、管理制度上等諸多問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數字檔案的作用大打折扣。

（四）檔案數字化建設的諸多技術問題。檔案數字化建設技術密集，諸多技術問題成為制約的難點。例如：掃描誤差問題，檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤，掃描時或打印時順序出錯，或存儲出錯，或建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真;在進行數字檔案的遷移或提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化;技術過時問題，雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出，“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息;刻錄檔案數據載體問題，為保證數據的安全，光盤等載體是作為備份的載體之一，載體質量的好壞直接影響到檔案數據能否長期保存和使用;運行條件問題，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求一直是較難協調的矛盾體。

（五）檔案數字化建設中法規方面的問題。檔案數字化建設中會涉及到許多法律問題，而這些問題又是亟待解決而又難以一時解決的問題。如：著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在檔案數字化后，原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式已無法提供，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯，這也成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。還有身份認證問題，身份認證問題，在網上對利用者的身份進行認證和進行借閱限定，大大增加了技術難度。因此，完善檔案法規，實現數字檔案的法律效用問題，是檔案數字化建設中一個不能回避的難題。

二、檔案數字化建設工作重點

針對檔案數字化建設現狀，我們認為當前應重點做好四方面工作。

（一）建立一套關于檔案數字化建設非常規范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科學性的標準體系和業務管理制度。以此規范數字化檔案建設流程和收集、掃描、裝訂、上傳、借閱、備份等各環節的技術標準，最終確保實現數字檔案的應有價值。

（二）建立檔案館網頁和“電子文件（檔案）數據管理中心”，開展網上利用服務。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用。建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

（三）多措并舉，確保數字檔案安全。檔案安全是檔案信息公開的先決條件。必須具備良好的信息安全環境，才有可能確立檔案信息公開的可行性。

1、人員安全。檔案信息安全系統，不論設計如何周密，不論利用如何復雜的加密技術，如果沒有嚴格的人員管控，都是徒具形式。因此，必須樹立起檔案信息安全人人有責的觀念，才能維護電子檔案在網絡應用上的安全性。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為過失，通過培訓教育積極宣傳信息安全的重要性，降低發生的幾率。任何人員以電腦接觸檔案信息時，首先要取得區域內電腦的使用權，落實使用者權限的管控。

2、操作安全。應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念;避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務器中安裝殺毒工具之外，也應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環境。還應養成重要資料備份的習慣，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。

3、檔案信息內容安全。目前的電子檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應加以重視，掃描前與掃描后務必保持原件的數量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，所有文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權限不足的人員取得資料。為確保檔案內容的絕對安全，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案雙套保存。