合同存檔管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇合同存檔管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

隨著社會經濟的發展，農村生產結構也在逐漸發生變化，土地作為生產資料在遵循家庭承包經營為基礎、統分結合的雙層經營體制的情況下也隨之發生自由承包或流轉以解放生產力優化資源配置。因此，農村土地流轉合同檔案管理務必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實施辦法》為基礎和指導，根據當地的實際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。

一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化

土地是我國農村重要的生產資料，隨著經濟結構的變化，農村土地流轉現象越來越多，城鄉建設頻繁征占用農戶承包地，農戶土地承包狀況時常發生變動，這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要，一方面關系到切實維護農民的正當權益，另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹，事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示，由于種種原因，當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化，保護措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐，不符合《檔案法》的規定，更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實際的消極影響，給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性，在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式，加強責任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核，考核合格后領取《法制培訓合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容，在綜合培訓中加強法律知識的培訓，以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任，嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任，明確管理權限和責任是規范管理的基礎，只有這樣才能落實依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉合同的，必須一式五份，縣、鄉、村、當事人各存一份，還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外，土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。

一般來說，目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量，規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中，土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效，要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標識性和合法性；紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求，不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責任到人，及時將合同信息及相關材料進行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和檔案的原始材料一般都是紙質媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉檔案管理設置專櫥，分專人負責，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實做好防蟲、防火、防水、防化學藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權限的檔案盒材料應及時交由相關法定部門進行保管，不具備保管條件的單位，應及時完善條件或暫交由上級部門協助保管。比如，縣、鄉（鎮）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。

以上是筆者對農村土地流轉合同檔案規范化管理必要性的認識及策略要點。筆者認為檔案管理除了科學、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監督檢查機制，尤其要加大對鄉（鎮）和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規反紀行為要依法追究民事或刑事責任。

參考文獻：

[1]南京市檔案局.加強土地承包經營權流轉合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.

篇（2）

Abstract: with the country the long-term rail network planning "the establishment and implementation of, the high speed development of railway in historic opportunity. With the gradual opening of construction market, mor in 2007 has formulated the railway construction project tendering demonstrative text ", railway construction market is fine, and standardized by extensive to change direction. Railway construction contract in the position of the construction project is growing. But in railway construction contract in the implementation of the problems in the process of gradually exposed, part of the railway project contract execution rate reduced significantly. Therefore, the author combined with their own management project practice, summarize and analyze the current railway project contract the problems existing in the management, and strengthening the construction of the contract management countermeasures and measures to fundamentally change the status quo construction contract management, reduce the contradictions and wrong contract, improve China's railway engineering construction contract management level.

Keywords: railway engineering; Construction contract; Problem; countermeasures

中圖分類號：F715.4文獻標識碼：A 文章編號：

近年來，隨著國家《中長期鐵路網規劃》的制定和實施，鐵路建設迎來了高速發展的歷史機遇。既有線一期至六期提速的完成、客運專線、城際鐵路的建設、大能力貨運通道的建設、電氣化鐵路的建設等等，鐵路建設任務繁重。鐵路建設投資由2004年500億到2008年的3000億元，2009年-2011年三年鐵路投資均為7000億元。鐵路建設工程任務的迅猛增加，給鐵路建設合同管理工作帶來了巨大的挑戰。鐵別是鐵路施工合同在建設項目中的地位與日俱增。2007年鐵道部制定了《鐵路建設項目招標示范文本》，鐵路建筑市場正在由粗放型向精細化、標準化方向轉變，在此背景下，做好鐵路建設工程的合同管理工作是確保高質量完成鐵路建設工程任務、極大地緩解鐵路運能緊張矛盾的客觀要求。作為一名在建項目的合同管理者，深感加強鐵路建設工程合同管理工作的重要性、緊迫性。筆者結合自身管理實踐就鐵路施工合同管理工作的任務、特點，以及存在的問題和改進對策談談個人的看法。

一、鐵路施工合同管理特點

1．標的金額大

鐵道部于2011年下發了《關于鐵路建設項目施工招標標段劃分工作的指導意見》（鐵建設[2011]182號文），高速鐵路和長大干線站前工程，包括路基、橋涵、隧道、軌道等工程，標段招標額一般不少于25億元，項目招標額少于25億元的應劃為1個標段。站后工程原則采用“四電”系統集成方式進行大標段承包。其他新建鐵路和改建鐵路標段劃分也在10億元以上。如此大的合同金額，合同中一旦存在大的漏洞或合同履行出現問題，其帶來的糾紛和后果也是不可估量的。

2．履約時間長

按照目前的大標段施工，施工合同工期一般在三年以上，比如北京動車段工程總投資74億，合同分為段內和走形線兩個標段，除了征地拆遷，段內合同額24.4億，走行線合同額9.8億元，合同工期均在3年以上。如此長的工期給合同履行帶來了更多的不確定性 ，造成變更設計增多、補充合同增多，合同變數大，風險大。拿北京動車段工程來說， I類變更就達20項目，涉及金額10.3億，II類變更就有上百項，政策性調整就達億元，補充合同簽訂6份。

3專業性強

由于鐵路工程專業性強以及概預算體系相對獨立，盡管2007年國家發展改革委員會牽頭頒布了《工程招標投標標準文本》，合同條款也進行了細致的約定，由于鐵路工程的特殊性，2007年底，鐵道部在《工程招標投標標準文本》的基礎上，幾經修改形成了《鐵路工程招標示范文本》，針對鐵路工程的投資體系，對合同條款了比較符合鐵路管理思路的修改，特別是在價款調整及風險包干費的約定方面，要將合同管理做到位，必須認真研究鐵路投資體系和專業特點，加強合同管理，比如鐵路施工特別是既有線鐵路施工，涉及鐵路站段比較多，包括工務段、電務段，供電段以及鐵路多經企業，局職能部門涉及計劃處、財務處、道口辦、工務處、電務處、供電處、運輸處、總工程師室等各部門，一項施工合同的履行，涉及專業多，在簽訂諸如安全協議、施工配合協議時，一要注意條款的約定，二要加強與建設項目管理機構和基層站段的溝通，做到協議金額有理有據，降低一切合同風險。

4．緊急任務多

鐵路是國民經濟的重要基礎設施。目前，鐵道部仍然政企合一，鐵路系統是國有的、高度集中、半軍事化管理的運營單位，因此，鐵路既具有企業營利性，又具有社會公益性。由于國家的、政治的、社會的各種迫切需要，往往有一些緊急工程任務需要完成（比如：六期提速改造工程、京津城際軌道交通工程、哈大客運專線工程等），在時間緊、任務重的情況下，如何加強合同管理，防范合同風險，就更加重要。

二、合同管理中存在問題

1.I類變更、II類變更界定不清楚

目前，鐵道部對變更設計執行的是《鐵路建設項目變更設計》（鐵建設[2006]146號文），變更設計指施工圖經審核修改批準后至工程正式驗收前變更施工圖的活動。I類變更設計并未定義，而是給出五個條件，分別為變更規模、主要技術標準、重大方案的；變更主要批復意見的；變更涉及運輸能力、運輸質量、運輸安全的；變更重點工點的設計原則；變更一次增減投資300萬元（含）以上的；從表面上看，I類變更已經很細致很全面，但是在實施過程中容易出現以下偏差：規模、主要技術標準、重大方案的含義是什么卻沒有詳細的定義，造成很多項目虛報I類變更，變相套取國家資金。另外僅僅靠300萬元來界定是否I類變更未免牽強。新建北京動車段工程于2009年上報的綠化工程、過渡工程、外電源工程、交通導改工程以及京滬有砟改無砟等五項I類變更，每一項變更均在1000萬元以上，但鐵道最終批復意見為按II類變更處理，在基本預備費中調劑解決。若按照300萬元這一條，本來一個整體的變更設計卻要拆成很多小于300萬元的II類變更顯得非常牽強。建議將I類變更重新定義為在初步設計文件批準后至工程正式驗收前對批準初步設計文件以及由此引起的施工圖設計文件的變更，如采取初步設計招標，要深化初步設計，不能輕易改變初步設計批復原則而發生變更設計。“146號”文中II類變更定義為對施工圖的其他變更。II類變更在執行過程中容易偏差歸納如下:將施工圖量差當作II類變更、風險包干費項下的II類變更與基本預備費中解決的II類變更設計難以界定、大于300萬元但并不屬于I類變更的項目是否屬于II類變更，這些問題在施工合同執行過程中難以界定，給合同管理造成了很大的難度。

2.甲供材料設備范圍太大，供應不及時，影響工期，同時施工單位積極性不高。

鐵道部于2006年至2009先后制定并調整了《甲供材料設備供應目錄清單》，甲供的范圍從鋼筋、水泥、軌枕、鋼軌、扣配件到通信、信號、電力、材料設備，內容非常全面。在實施過程中通信、信號、電力材料設備由于專業性強，并且涉及鐵路核心技術，甲供所帶來優勢非常明顯。但就鋼筋來說，由于需求量大、規格型號多、供應時間長以及價格變化不穩定等因素，鐵道部為了降低成本統一向鋼廠進行招標，價格采取固定單價，但實際情況是：由于鋼廠軋鋼批次限制，一個鋼廠往往難以滿足一個項目全部鋼材，造成供應不及時，個別項目出現工期拖延現象。另外由于是鐵道部統一采購鋼筋，施工浪費鋼筋現象非常嚴重，并且個別項目供貨難以滿足實際進度造成工程停滯，增加了施工成本，同時也增加了投資。從另一個層面上，由于施工單位基本上沒有大宗物資采購權，施工單位積極性不高。

3.甲供設備稅金問題以及重復繳稅問題

目前，甲供設備，建設單位在付款給材料設備廠家時，必須繳納0.3‰印花稅，根據鐵道部《關于鐵路建設項目甲供甲控物資設備招標有關工作的指導意見》（鐵建設函[2007]495號），甲供物資設備納入施工承包合同中，施工單位在竣工時，得按照合同總額繳納0.3‰印花稅，這樣甲供材料設備的印花稅重復繳納一次。

根據財政部規定，需安裝或不需安裝的甲供設備可以納入施工總承包合同營業額中，納入營業額的甲供設備需繳納3.35%的營業稅。比如北京動車段檢修基地工程，機務設備總額達12.5億元，按照3.35%的營業稅，光稅金就高達4000多萬元。施工單位拒絕對甲供設備開票，而這些施工單位在簽訂合同時就應該考慮清楚，因為按照財政部規定，作為安裝的甲供設備可不納入營業額，如果當初施工單位考慮到此問題，就不會與建設單位造成不必要的爭議。

4.建設單位管理費超支問題

目前，鐵路項目超概算現象非常普遍，究其主要原因如下：（1）管理體制因素；由于各鐵路局作為建設單位，各鐵路局所處地域不同，工資差異比較大，再加上鐵道部對不同投資規模人員如何定編未作出規定。現實中，建設單位定遠彈性很大，一個建設單位少則幾十人，多則上百人，因人設人情崗的現象時有發生，人員組成不精干，引起管理費用增加。（2）辦公現代化；隨著社會經濟飛速發展，建設單位辦公設施也在不斷更新換代，引起管理費增加，但同時也是管理的需要，現在建設單位普遍實行電腦辦公，各鐵路局還要求建立內部局域網及網站，實行了網絡化工程；建設單位還要租賃像樣的辦公場所及加以裝修，以上費用對投資規模不大的項目來說所占比重不小。（3）車輛購置及使用費；鐵路施工一般點多、線長，建設單位管理人員要經常到施工現場進行各種檢查，必須購置車輛，才能滿足施工需要。（4）建設規模擴大；由于建設規模的擴大，I類變更設計增多，工期相應延長，建管費相應增加，同時也會增加相應審計（審價）等相應費用；（5）建設單位的管理水平；目前鐵道部項目管理模式是一個大型基建項目組建一個指揮部，這樣一來在鐵道項目集中上馬的這幾年，成立了很多臨時指揮部，由于指揮部人員均從運營單位臨時抽調，責任心不強，有經驗的管理技術人員也較為缺乏，工作效率不高，引起日常管理費用增加。（6）建管理費計算問題。由于目前大型基建工程，各客專公司以及高鐵公司采取委托各鐵路局代建制，代建工程建管費按照整工程總投資對應費率乘以代建范圍工程總投資計算，這樣就造成與按代建范圍單獨計算的建管費偏差太大，使建管費難以控制。另外一部分工程為貼膏藥工程”比如北京動車段工程，走行線標段由京滬高速鐵路工程、走行線工程、京石動車走行線工程三部分構成，其中京滬高速鐵路工程資產劃歸京滬公司，京石動車走行線工程資產劃歸京石客專公司，但是在計算建管費時，京滬工程和京石走行線盡管屬于單獨鍵名，但是必須按照動車段整個投資進行計算建管費，造成建管費費用不足。（7）甲供物資設備多，北京動車段工程甲供物資設備達21億元，已交印花稅242.58萬元，光印花稅一項就占了初步設計批復建設單位管理費總額1422.08萬元的17%。

5.工程保險費繳納問題

目前，鐵路施工總承包合同中均規定建筑工程一切險、安裝工程一切險，并且專用條款中也要求由承包人負責交納，在風險包干費中處理。但在實施過程中，由于建筑工程一切險和安裝工程一切險費用較大，占去風險包干費很大比例的費用。部分高風險隧道、地質復雜橋梁地段，施工單位為了降低施工風險，在建設單位的強行要求下，能夠順利繳納這項費用，但是如在北京上海等城市樞紐鐵路工程，由于地處平原、地質情況良好，施工單位認為風險度不高，一般就不愿意繳納此項費用，建議施工合同要靈活掌握，分標段、分情況、分工程繳納工程保險費。

6.投資檢算問題；

投資檢算的作用是建設單位對設計質量考核的依據，為政策性費用調整計算的基礎，也是設計單位內部質量控制、優化設計方案的基礎。但是在實施過程中，投資檢算得作用被歪曲本身的意義，投資檢算的作用變為：方案、標準變化較大時，作為合同談判的基礎；投資檢算較批復減小時，作為一個變更設計的“水庫”；投資檢算較批復增加時，作為挖掘變更設計的題材庫。

7.補充合同簽認不及時

按照施工合同約定，征地拆遷增加費用、甲供料差均按照I類變更處理，每半年上報一次，但是按照目前投資審批體制，征地拆遷增加費用往往在清理概算時才解決 ，甲供料差由于牽扯到驗工計價比例系數以及第三方審價等問題，往往在清概前處理，簽訂補充合同往往在清理概算后進行。比如拿甲供設備來說，在實施工程中，就已安裝調試，財務按照合同約定也付款完畢，由于驗工計價也是對每一臺甲供設備單獨計價，但從另一方面，由于甲供設備差尚未批復，補充合同難以及時簽訂，造成未批先驗工計價的問題。

三、解決對策

1.I類變更和II類變更設計的范圍的界定

比如在合同談判時，施工單位和建設單位可針對本工程的特殊情況就可能發生的I類變更和II類變更范圍和內容進行詳細的約定，特別是關于重大規模、重大工期、重大標準的定義以及那些II類變更在風險包干費中解決，那些II類變更在基本預備費中調劑解決。這樣可避免在變更設計時出現界面不清的情形。

2.甲供材料設備模式的創新

對于像鋼筋、水泥等影響工程結構質量的大宗物資，鐵道部負責對合格供應商進行審查，并定期頒布合格供應商名錄，建設單位負責招標采購的具體實施。按照目前鐵道部相關招投標的規定，可以在合格供應商名錄范圍內選擇質優價廉的材料設備，這樣既可以控制工程材料質量，又可體現建設單位根據工程進度即時采購的靈活性，不至于發生材料囤積或發生采購不及時而影響工期的情況。

3.甲供設備稅金問題

針對工藝設備比較多的工程，在招標前，建設單位一定要仔細研究，根據財政部規定，對于不需計入產值的安裝甲供設備，可以從營業額中去掉，這樣可避免在招標后出現甲供設備重復繳納營業稅的問題。

4.建管費超支問題

針對建管理費超支問題，一要建立激勵考核約束機制，將費用控制的好壞與建設項目年度考核以及建設項目負責人的業績考核及任免提拔掛鉤，促使管理者提高管理水平，充分調動建設單位的積極性。二要做好建管費用分年度預算控制，工資總額年度總控制度。三要嚴格控制招待費，減少不必要的支出。四要降低辦公設備超標化。

5.工程保險問題

建設一切險和安裝工程一切險本來是建設單位和施工單位轉移風險的一種手段，但是不能一概而論，在在合同中要根據整個工程風險情況，分工點、分標段進行分析，比如對于圍巖和地質不太好的長大隧道，一定要繳納工程保險，而對于地基比較問題，可以由建設單位和施工單位靈活掌握。

6.投資檢算問題

投資檢算作為建設單位控制投資的一個有效的手段，建設單位一定要重視投資檢算的作用，不能作為形式，避免”差、錯、漏、碰”現象，既可以加強對設計單位進行考核又可以有效的控制投資，防止不合理的I類變更以及II類變更的發生。建設單位可委托第三方進行審核制度，強化投資檢算作用。

四、結束語

過去，由于鐵路比較封閉，計劃經濟體系加上半軍事化管理，“先施工、后算賬”現象非常普遍，存在一種“合同是形式，喝酒才是關鍵”的思想，但是現在隨著鐵路市場化程度的加快，中建、中水、中交、中鐵各施工企業全面進軍鐵路市場，鐵路建設單位也要逐步規范合同管理，在招標時，在合同專用條款中根據工程特點細化合同，提出與本工程相適應的管理要求，嚴格防止合同漏洞。而作為進軍鐵路市場的各施工單位也應調整思路，加強合同管理，做好并加強合同前審查、合同中動態管理以及合同后評估。真正由過去的“先施工、后算賬”，逐步轉變為“邊施工、邊算賬”的動態合同管理方向。

參考文獻：

[1]何伯森. 國際工程合同與合同管理[M]. 北京：中國建筑工業出版社，1996.

[2]郝杰忠.建筑工程施工項目招投標與合同管理：招標投標分冊[M].北京：機械工業出版社，2007.

[3]劉伊生.建設工程招投標與合同管理：修訂本[M].北京：北京交通大學出版社，2002.

[4]胡季英，關柯.我國建設工程管理存在的問題及對策[J]，蘇州科技學院學報：社會科學版，2004（2）：25-27.

[5]任宏，工程管理概論[M].北京：中國建筑工業出版社，2007.

[6]孫書閣.建筑工程施工合同管理與實務[M].鄭州:黃河水利出版社，2006.

[7]余立中.建設工程合同管理[M].廣州華南理工大學出版社，2005.

[8]王福元.目前建設工程合同管理中存在的問題與對策[J],沈陽師范大學學報：自然科學版，2010：28卷2期

[9]方遠明.當前施工合同管理中存在的問題分析與對策思考[J].鐵道工程學報,2003(2):135-137

[10]胡文發.工程項目管理[M].北京：化學工業出版社，2008.

[11]徐煒.建設工程合同管理存在的問題及解決措施[J].山西建筑，2005（10）：151-152.

Problems in Management of Construtional

Engineering Contracts andCountermeasures

Abstract: along with the country" in long-term railroad network plans" in the formulation and implementation of railway in high speed, the historical opportunity of development. With the railway construction market is progressively and open, the railway ministry in 2007 formulated the" railway construction project bidding demonstration text", railway construction market is by extensive model to intensive, standardization direction change. Railway construction contract in construction project position grow with each passing day. But in the railway engineering construction contract in the implementation process problems gradually exposed, part of the railway project contract compliance rate was significantly reduced. For this, the author combines oneself management project practice, this paper summarizes and analyzes the present railway engineering construction contract management problems, and put forward to strengthen construction contract management countermeasure and measure, in order to fundamentally change the status quo of construction contract management, reduce the contract contradictions and errors, improve our country railway engineering construction contract management.

Keywords: Railway Engineering; construction contract; problem; countermeasure

篇（3）

當前，在企業特別是一些工程建設企業中，合同管理是一大重點。工程建設這一項目不同于其他項目，其持續時間較長，所需要的物資較很大，對于工程建設的要求很高，這么一個嚴格的項目如果沒有一個強有力的約束文件和信用證明的話是很難開展起來的。合同管理是通過了合同雙方協商之后簽訂的有明確協議的文件，它包括項目開展的各個方面，具有一定的預先性，可以很大程度上保證項目的實行。合同的施行固然帶來了了許多的好處，但是這之中的管理依然存在著一些問題，下面筆者將會結合實踐來講述闡述這些問題以及解決對策。

一、工程建設企業管理意識欠缺

（一）企業管理缺乏法律意識

當前，許多企業法律意識嚴重缺失，一些企業簽訂合同沒有不按照國家所規定的示范文本來操作，而是私自更改合同內容，創建有利于自己的合同，回避了業主應當執行的業務。有些企業甚至于根本不用書面合同，而是直接用口頭的形式來簽訂合約。這一行為忽視了我國政府對于對于建設合同的規定，違反了我國對于合同管理的相關規定，造成了工程建設秩序的混亂。要知道，國家早就有相關的政策規定了合同文本的規范，對合同文本的形式做出了確切的規定，企業私自更改是違法的行為，應當予以制止。

對于這一現象，工程建設單位就需要從提高管理人員素質入手。，這種現象主要是由于合同管理人員缺乏法律意識而造成的，要解決這一問題，就需要提高合同管理人員的職業素養，可以對合同管理人員進行相關培訓，傳授他們相關的法律知識，讓他們意識到合同管理是一個很嚴肅和重要的事情。此外另外，還要定期對管理人員績效進行考核，明確考核制度，真正讓管理人員負起責任來。

（二）工程建設管理混亂

工程建設行業中，各個工程建設的項目各不相同，建設的企業的資歷也皆不相同，有些資質較高的大型企業接受了一些大的承接了大型項目，然后卻又轉讓給一些小的企業將工程進行轉包，通過差價來獲取利潤，這種行為嚴重的威脅著施工項目的安全，不但是違反了國家法律，而且給國家利益帶來很大的危害工程質量埋下隱患。

對于這一問題工程建設中的違法行為，國家機關務必要嚴格嚴格起來執法，根據國家的相關政策來實行強有力的監督，國家的相關部門要切實落實好相關規定，加強對企業資質的管理，以防止大型工程建設企業利用自身資質承包項目，轉手又而將工程轉換轉包，而使得工程的行進與質量不能保障，人民群眾安全受到威脅。企業的管理人員也要積極行動起來，一定要按照國家法律、法規規定執行，絕不可以因為一己之私而非法行政進行違法操作。

二、合同管理方式混亂

（一）只重視建設不重視合同管理

現今，一些工程建設企業建設的信息化管理依然存在一些問題，這尤其表現在一些中小企業上。這些企業只重視施工的進行開展而沒有注意到合同管理的規范化，造成合同文件丟失，給企業的后續工作的開展帶來很多的困難。合同管理絕對不是小事，一旦丟失將會使得整個工程建設的行進受到威脅，甚至導致工程建設于癱瘓。

合同管理方式的落后是造成這一現象的主要原因是合同管理方式落后，這也是我國企業普遍存在的問題，很多企業都容易重視施工而忽視企業內部的建設，從而導致了合同管理系統的混亂。對此，企業務必要建立起一個強有力的內部運行系統設施，充分運用現代化信息技術加強對企業的信息管理尤其是合同的管理。

（二）只重視合同管理不重視建設

一些企業倒是重視了合同的管理，把合同制定得好好的，也管理得好好的，卻忽視了施工的合理安排施工過程進行，。建設單位沒有按照合同要求安排工程建設的進行，而是采取自己的方式，用有利于自己行進的方式來開展。這種行為會導致建筑的質量不合格以及工期拖延不止，從而導致企業信譽大失，增加工程建設的成本。這是一種不負責任的行為，這種行為只會讓導致企業形象大跌。

對于此行為這種現象，就需要施工企業注意合同的規定，扎扎實實的遵守合同的內容，根據合同合理安排日常行進作業，真正將合同的條文規定保證應用到實際之中中去，最終保證工程建設按期完成。這不但是工程質量的保證，而且還是一個企業信譽的證明，只有信譽和質量保證了，工程建設企業的核心競爭力才會提升。

三、缺乏專業的工程建設管理人才

工程建設中的尤其是合同管理建設涉及到多方面的知識，比如資金管理、成本管理、專業技術知識管理等，合同管理都需要有專業知識素養的人才，這就需要一些具備綜合能力的管理型人才。然而工程建筑這一技術密集型行業往往缺乏這些人才。如果說在工程建設中缺少了這些具有綜合專業素養的人才，那么在發生一些合同糾紛時就很難維護企業的利益。對于此類現象，就需要加強合同管理人員的素養，重視人才隊伍的專業化。

一方面，企業要加強對員工的培養，重視員工的教育，提高其法律意識，讓員工掌握更多的專業技能。合同意識是一個很重要的意識問題，對于合同的制定、遵守都需要很高的法律修養。當然，員工只是一方面，更主要的是高階管理人才，管理人才的法律知識必須具備，這是企業制定合同的基礎。

另一方面，在人才招納時要重視人才的綜合素質，這也需要各大高校的配合，高校是提供人才的源泉，各高校應當重視人才的綜合培養，在合同教育著一塊要用點心，學生應當懂得工程建設中合同存在的必要性以及簽訂的方式，只有高校的配合，才可以為我國工程建設企業提供強有力的力量。

結束語

當前，工程建設是我國經濟發展的一大重點，合同管理問題更是工程建設的核心問題，本文主要探討了工程建設合同管理中存在的三個問題，并圍繞這三大問題分別提出了一些有效的措施。當然，問題并不單單只有這三個，肯定還有更多，只不過這三例是最為典型的而已。通過這三個問題的探討，我們可以發現合同管理依然存在很多不足，企業的高層管理應當進一步強化管理意識，遵守國家法律以促進工程建設的健康發展。那么如何完成這些問題以使我國工程建設更加完善呢，這還需要進一步的努力。

參考文獻

篇（4）

二、 甲方管理責任

1．負責辦理人事檔案接收手續，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。

2．保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關規定為乙方提供相關人事服務和管理。

4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。

5．甲方不負責其它管理及保險責任。

三、 乙方管理責任

1．應按國家有關規定為存檔人員辦理各項社會保險。

2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。

3．乙方對聘用的應屆大中專畢業生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續。

4．存檔個人到甲方辦理各種手續時，乙方應為其向甲方出具介紹信。

5．乙方應按甲乙雙方協議規定支付人事費。如發生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。

6．乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。

四、 本合同自雙方簽字之日起生效。

五、 本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（簽字蓋章）

乙方：_________________

（簽字蓋章）

篇（5）

乙方：___________________________

根據國家有關法律規定，本著雙方互惠互利，共同發展的原則，經甲方、乙方雙方協商，特訂立本協議，以便雙方共同遵守。

一、乙方自愿將檔案、資料寄存在甲方。

二、乙方寄存的檔案、資料所屬年度為_________到_________;檔案數量為_________卷，具體見交接清單。

三、乙方的檔案寄存保管期為_______年，從_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按標準向甲方繳付寄存費_________元后，雙方辦理寄存檔案的交接手續。

五、寄存期內乙方因特殊情況須提前退回寄存檔案的，甲方不退還寄存費。

六、寄存期滿乙方如需延長寄存期，應重新簽訂協議。

七、因不可抗力造成寄存檔案受損，甲方不承擔賠償責任。

八、甲方的義務和權利

1.負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員。

2.負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全。

3.負責寄存檔案的管理、統計、查尋、檢索。

4.擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明。

5.對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。

九、乙方權利義務

1.寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托甲方提供有償整理編目服務。

2.應按收費標準向甲方繳納費用。

3.查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證)。寄存者利用其所寄存檔案不再收取檔案利用費

4.對寄存的檔案擁有所有權。寄存期滿，如不繼續寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案。

5.享有優先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。

6.對因甲方管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。

十、本協議執行過程如有未盡事宜，雙方協商解決。

十一、本協議一式二份;甲、乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(蓋章)：_________

法定代表(簽字)：_____ 法定代表(簽字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙雙方經協商達成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。

二、合同有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年應向甲方繳交管理費_________元人民幣，合同期內檔案轉至其他單位，其管理費不予退還。

四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關系及任何行政上的隸屬關系，乙方的就業、工資、福利、醫療、人身意外、繳交社會保險費、退休申請及退休養老金的領取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發生因病及傷亡事故導致的一切責任均由乙方本人自負，與甲方無關。

五、乙方在托管期間，應自覺遵守國家的有關法律、法規，不得以甲方之名義從事任何違法違紀活動，不得違反計劃生育。否則，一經發現，甲方立即單方終止合同，脫離托管關系，托管費不予退回。

六、在托管期間，如乙方由于調動原因需要調閱檔案或轉至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉檔的有關手續。

七、本合同期內，甲方按國家有關規定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關的證明、材料。

八、本合同期滿后，乙方如不及時交納托管費除按規定交納托管費外，每人每日加收滯納金_________元。

九、乙方如變更地址及聯系電話應及時通知甲方，以便聯系。如不及時，由此造成的責任概由乙方承擔。

十、本合同單方或自動終止時，托管關系自然解除。

十一、本合同未盡事宜，甲、乙雙方應友好協商解決。

十二、本合同一式兩份，甲、乙雙方各執一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(簽字)：_________

代表人(簽字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

經甲、乙雙方協商，就乙方委托甲方保管檔案達成以下協議：

1.甲方根據《檔案法》和_________部、人事部有關規定，為乙方保管檔案。乙方應在簽訂本協議及繳交檔案保管費后，按有關規定及時將檔案及相關資料轉入甲方，否則甲方不予提供相關服務。

2.經乙方申請，甲方按國家有關規定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務，不提供其他服務。此外，乙方的就業及與其他機構的關系、工資福利、社保醫療、人身權益及人身意外等均應自理。

3.乙方應遵守國家及省、市的法律法規，遵守甲方有關檔案及人事管理規定和計劃生育管理的有關規定。

4.本協議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協議期滿，乙方應及時與甲方續簽或將檔案轉出;否則，視為乙方繼續委托甲方保管檔案，甲方可依規定的收費標準每年向乙方計收檔案保管費，并保留追收乙方欠費的權力。

5.乙方應于簽訂本協議時向甲方繳交檔案保管費_________元，協議期內如檔案調出，費用不予退還。

6.本協議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執一份，具同等效力。

7.本協議未盡事宜，由甲、乙雙方協商解決。

篇（6）

第三條  街道（鎮）勞動部門負責為申請出國的城鎮待業人員出具身份證明信；并依據國家有關規定出具公證證明材料。

經批準出國的城鎮待業人員，其人事檔案仍由街道（鎮）勞動部門管理；回國后，申請就業的，由街道（鎮）勞動部門為其辦理求職登記及就業手續。

第四條  城鎮待業人員申請涉外、涉港、澳、臺民事公證時，街道（鎮）勞動部門應根據其檔案所記載的內容和近期域外親屬來信，為其出具出生、結婚、離婚、未婚、學歷、經歷、國內親屬關系和域外親屬關系的公證證明材料。

第五條  凡申請辦理出國證明手續的城鎮待業人員，須在辦理求職登記滿一個月后，方予辦理待業人員身份證明信和有關公證證明材料。

第六條  申請出國的城鎮待業人員在辦理公證證明材料時，應與街道（鎮）勞動部門簽訂《北京市城鎮待業人員出國委托保存人事檔案合同書》（合同文本由市勞動局統一印制）。

第七條  街道（鎮）勞動部門按照市物價局的規定，對申請出國或已批準出國的待業人員，收取辦理公證證明的手續費和檔案保管費。

第八條  出國的城鎮待業人員的人事檔案保管期限為兩年。期滿后，出國人員仍未回國的，須由具有本市城鎮戶口的直系親屬在期滿后一個月內，持“戶口薄”、“居民身份證”到街道（鎮）勞動部門為其辦理《委托親屬續訂保存人事檔案合同書》。

本規定前已經出國的城鎮待業人員，其人事檔案的保存和管理亦按上述規定辦理。

第九條  對于出國的城鎮待業人員的人事檔案，街道（鎮）勞動部門應另冊管理，其在出國期間不作為街道（鎮）社會勞動力管理對象。

第十條  街道（鎮）勞動部門辦理出國證明手續的原待業人員在國外期間，需委托國內親屬辦理有關公證時，街道（鎮）勞動部門應按照規定的出具公證證明材料的范圍，以檔案內容為準，如實開具公證證明材料。

第十一條  對于已經出國而未委托親屬簽訂或續訂存檔合同書的城鎮待業人員中的出國人員，回國時，須補交檔案保管費后，街道（鎮）勞動部門才能予以辦理求職登記及就業手續。

第十二條  本規定執行中的問題由市勞動局負責解釋。

第十三條  本規定自1991年9月1日起施行。

北京市城鎮待業人員委托保存人事檔案合同書根據《北京市城鎮待業人員申請辦理出國手續和檔案管理暫行規定》的有關規定  街道（鎮）勞動科（以下簡稱甲方），和  同志（以下簡稱乙方）經協商同意，就乙方出國以后的人事檔案保存問題訂立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事檔案。

二、合同期自年  月  日起至  年  月  日止。

三、存檔合同期滿，本合同自行解除。乙方在合同期限內回國，可以辦理提前解除本合同的手續。

四、自合同簽訂之日起滿一年，乙方未能出國，亦可提前解除。

五、甲方責任：

1.負責保存管理乙方檔案；

2.為乙方辦理出國手續提供有關公證證明材料；

3.本合同期期未滿，乙方提前回國，甲方應在審驗乙方“戶口簿”和“護照”后，扣除實際存檔月份，退還其余存檔保管費。

4.甲方對申請出國而未能正式出國的乙方，合同執行一年以后，審驗乙方“戶口簿”，退還全部保管費。

六、乙方責任：

1.合同期間乙方應按有關規定交付甲方管理費每月10元，自合同簽訂之日起一次交清合同期間的全部費用。

2.合同期滿，如乙方仍未回國，應委托在京的直系親屬在期滿一個月內與存檔部門續訂合同，并繳納檔案保管費。

七、本合同自簽訂之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙雙方各執一份，裝入乙方人事檔案中一份。

甲方（單位公章）                乙方（簽字、蓋章）

年    月    日

備注：本合同期滿，乙方自愿委托在京直系親屬    同志

與甲方續訂存檔合同書。

乙方（簽字）

在京直系親屬（簽字）                年    月    日

在京直系親屬聯系電話：

地址：

委托親屬續訂保存人事檔案合同書

篇（7）

二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

篇（8）

二、鎮城建辦工程項目立項小組將項目可行性報告、規劃、預算等提交書記辦公會或黨委會集體討論通過。并責成鎮城建辦、財政辦、審計辦等相關人員成立工程招標小組，對項目進行招標。招標分三種情況：

1、直接確定施工單位。由書記辦公會或黨委會議定，責成鎮城建辦根據實際情況確定施工單位，鎮城建辦將確定的施工單位具體情況，施工時間、施工工期、施工技術要求、施工質量、施工監理等情況向書記辦公會或黨委會匯報，書記辦公會或黨委會集體討論通過。秘書對會議決議情況進行記錄，入會人員在會議記錄上簽字并存檔。

2、鎮域內招標。為促進鎮域經濟發展，增加稅收和就業崗位。對某些工程項目由書記辦公會或黨委會議定實行鎮域內招標，秘書對會議決議情況進行記錄，入會人員在會議記錄上簽字并存檔。

3、對外公開招標，對某些技術含量高的特殊工程項目而鎮域內企業無法承接。由書記辦公會或黨委會議定實行對外公開招標。并責成鎮城建辦、財政辦、審計辦等相關人員聯系機構對外公開招標。

三、確定施工單位后，由城建辦負責與施工單位簽訂施工合同（合同一式四份，施工方、黨政辦、財政辦與城建辦存檔）。

四、確定項目監理。在項目施工過程中，一般工程由鎮城建辦派專人進行工程監理，技術要求高的特殊工程，須由書記辦公會或黨委會確定監理單位對工程進行監理，并對工程監理進行記錄存檔。

篇（9）

1、A地塊施工資料的編制、收集整理任務。

2、承包單價：/m2（每平方米 元)總建筑面積

19814.83㎡

3、付款方式：一次性付款1～23棟主體結構（含二次結構)資料完善合格支付20%，二次付款1～23棟內外抹灰結束，屋面工程結束，外墻涂料結束，外架拆除資料完善合格支付20%，剩余尾款待A地塊工程完工驗收合格后，施工資料收集整理必須能通過竣工驗收合格備案，必須達到檔案館、質檢站存檔接收要求一次性支付尾款。

4、如果資料不合格影響甲方竣工驗收造成的一切損失由乙方全部負責，并且承擔法律責任。

二、工作內容

乙方同意按甲方的工作需要在云南昌盛建筑工程有限公司，具體工作內容和要求是：

（1）乙方同意按甲方生產工作需要在工程項目部負責施工資料收集整理工作。

（2）乙方具體工作的內容和要求是：全面負責該項工程項目的施工資料收集整理任務，整理的資料必須能通過竣工驗收合格備案，達到檔案館存檔要求。

（3）乙方的具體職責是：

1）熟悉資料員各項工作程序。

2）負責收集整理本工程施工文件、影視資料（含隱蔽工程）編制工程施工程序中必須報驗的資料以及竣工資料的整理匯總成冊。

3）乙方應根據甲方提供的管理資料和馬龍縣當地竣工驗收備案的特點，在規定的報驗時間進行工程報驗，與工程同步，并在各分部分項驗收和單位工程驗收前完整的提供階段性的相關資料。

4）收集整理的施工資料進行妥善保管至竣工驗收備案并完成檔案館存檔為止。

5）做好各種資料保管，不得遺失，整理存檔及時到位。

6）本工程目標為合格工程，所做資料必須達到合格工程驗收標準。

7）工程在驗收前，乙方必須做完此分項工程的竣工驗收時的全部相關工程資料（包括影視資料及材料取樣，見證取樣等）

三、勞動報酬

在完成資料，檔案館同意存檔后，開具收件收條后一并支付。

四、勞動保護和勞動條件

1、在勞動過程中應嚴格遵守安全操作規程。對甲方違章指揮、強令冒險作業，有權拒絕執行；

五、合同的變更、解除、終止

1、甲乙雙方在用合同的有效期內，可以遵循平等自愿、協商一致的原則，依法變更合同部分條款。

2、經甲乙雙方協商一致，合同可以解除。

3、乙方有下列情形之一的，甲方可以解除聘用合同。

⑴、嚴重失職，循私舞弊，對甲方利益造成重大損害的；

⑵、泄露甲方商業秘密，造成重大影響或經濟損害的；

六、本合同在工程完成竣工驗收備案，檔案館存檔后自行終止。

七、甲、乙雙方違約規定：甲、乙雙方如有單方違約，愿接受處罰違約金人民幣貳萬元整。

八、甲乙雙方協商約定的其他內容

篇（10）

【分類號】：G275.2

隨著工程建設項目管理的分工和專業化程度加深，針對項目管理中的文檔管理也提出了專業化的要求，項目文檔管理理念和方式隨著社會信息管理科學的延伸不斷地被拓寬和深化，并貫穿到項目管理中的方方面面。項目文檔管理既是項目建設過程中的重要管理工具，也是工程建設項目過程的一個紙質載體的成果，項目過程中大量的數據和信息都需要以文檔的方式進行傳遞、分發、溝通，并以項目結果的方式進行存儲。實際上，在前期編制的海洋石油各工程建設項目執行計劃中，都要求專門的篇章來描述有關文檔管理的內容，并在實際項目過程中指導文檔管理的實施。

項目采購管理作為工程建設項目管理的重要環節，其中采購文檔的管理的重要性不言而喻。尤其是法定招投標的采購項目，在《招標投標法》笫28條規定：“投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟。”更是把采辦文檔的保存提高到法律法規的高度。有關招投標的文件不僅是項目管理的要求，更是后期項目文件檢查和審計的依據。

海洋石油工程建設項目采購文檔的管理既要符合國家法律法規以及相關規定的要求，又具有一定的行業特殊性，如更深入細致的電子化存檔要求，以及使用國有資金工程建設項目更嚴格的審計管理要求。

一、工程建設項目采購文檔的管理方法

工程建設項目采購文檔的管理主要包括采購文檔的編號管理、發文管理、收文管理、文檔跟蹤管理、存檔管理、查閱管理、電子文檔管理以及保密管理等幾個方面。

1、采購文檔的編號管理

文檔的編號管理一般應遵循方便識別和方便查詢的原則，如工程建設項目一般包括項目名稱（項目代碼）、文檔的形式（如傳真、備忘錄、會議紀要等）、年份以及流水號等。除了上述的通用要求外，采購文檔的編號還需要根據采購過程中的不同環節進行編號區別，以方便文檔的查詢，如包含一套整體采購程序的采購文檔應包括采購立項文件、資格預審文件、招投標文件、澄清文件、合同文件以及變更文件等。

以某海洋石油工程建設項目為例，其采購文件編號如下：

LW- SER- 20120003/ CT

（1） 項目名稱簡寫，如荔灣3-1項目為“LW”；

（2） 采辦類型簡寫，如工程服務類型采購為SER、設備材料采購為ME；

（3） 時間及流水號，如年份為2012，流水號為003；

（4）：采辦階段分類，如合同為CT，分為資格預審、招標文件、框架協議和合同四類，資格預審為PQ&I，招標文件為ITB，框架協議為FA。

2、采辦文檔的過程管理

一般情況下，項目單位均設置有專門的文檔管理人員，采購文檔也涵蓋在此范圍之內，但是，該類管理人員缺乏專業的采購管理知識，在采購文檔的管理上有著天然的不足。另外，考慮到采購管理屬于高風險管理環節，各單位和項目普遍要求獨立存放采購文檔以備核查和審計，這也要求項目單位有一套獨特的采購文件管理模式。

參照目前一些海洋油氣田開發項目的經驗，以某海上油氣田開發工程建設項目為例，其采購文件管理是采購合同負責制，即合同責任分配到人，各采購管理人員分別負責不同合同的管理任務，管理任務從一而終，自采購需求提出到合同結束的整個合同期均由同一采購管理人員負責，這類管理模式可以使得合同管理人員充分了解合同，有效避免信息交流缺失，規避合同管理風險，具體到采辦文檔的過程管理，也是按照合同分配的原則，即誰的合同誰負責其文檔的過程管理。各采購工程師各自承擔各自負責采購文檔的過程管理的職責，責任劃分明確，落實到人，可以有效地控制管理交叉重疊，避免出現管理空白區域。

3、采購文檔的電子化管理

隨著電子信息化的深入發展，傳統的以紙質為主載體的文檔管理也發生了重大變化，電子信息使得文檔管理更加方便、廣泛和靈活，也更加環保，而且大大的延長了文檔管理的周期。國家在法律法規層面上對于電子文檔認可也消除了其在審計方面的尷尬。在電子文檔的管理上，在目前紙質文檔仍然是主載體的情況下，其作為紙質采購文檔的對應，無論是存檔的層次，還是存檔的內容，應與紙質載體的文檔報紙嚴格一致。

4、采購文檔的保密管理

按照相關法律法規的要求，不少項目采購過程文件，尤其是招投標過程文件涉及保密要求，有關保密的要求不僅僅局限于在招投標的過程中，即使在招投標工作完成后，相關投標人的投標文件內容涉及公司機密，如財務報告、設計資料和產品詳細參數等，項目單位在采購文檔的管理上應充分考慮保密要求。

二、項目采購文檔管理存在的不足

盡管工程建設項目的采購文檔管理已經基本成熟，但是，鑒于項目的臨時性特征，以及海洋石油工程建設項目人員流動性較大，且公司層面上的整體管理缺乏統一針對采辦文檔管理的具體要求，這種成熟帶有一定的隨機性和偶然性。

目前，項目采購文檔管理的不足主要集中在以下三個方面：

1、在公司管理的層面對于采辦文檔管理不是足夠的重視。因為海洋石油工程建設項目的特點，一般項目管理人員不足，人員編制遠低于實際需求，主要的人員編制用來解決技術、控制和商務等專業人員需求，項目組沒有專業的采購文檔管理人員從事文檔管理和歸檔工作，采購文件的存檔工作主要由各采購人員自行負責，對于采購文件的存檔方式仍然存在個人理解的差異，導致存檔質量參差不齊。且采購人員工作任務繁重，主要工作重心集中在采購管理和合同執行管理上，沒有足夠的精力來管理文檔。

2.采購文檔管理缺乏專業和統一的標準。從公司管理的層面出發，專業和統一的采購文檔管理必然會帶來更快捷、更標準化和更方便使用的效果。但是，目前各項目采購文檔管理模式的差異化使得項目層面以上的溝通效率失衡或效果不足。在采購文件作為公司組織過程資產適用于公司管理經驗和教訓總結上不能充分發揮其作用，也給項目審計帶來風險。

3、采購文檔電子化程度尚待提高。電子信息化作為社會發展的一個重要方向，其對采辦文檔的電子化也提出了更高的要求，但是，在目前的項目管理上，仍缺乏行之有效的電子工具或者系統軟件進行支持，還是停留在硬盤管理的層面上。

三、項目采購文檔管理未來發展方向

盡管項目是一種為創造獨特產品、服務或者成果而進行的臨時性努力，但是，項目管理的方式方法可以是一種普遍被認可的“良好做法”，其價值和有效性應獲得“一致性”的認可。項目采購文檔管理作為項目管理眾多環節當中一個微小但重要部分，其獲得“一致性的認可”仍然任重而道遠，歸根結底，因其微小而受重視的程度有待提高。