電子檔案管理模式匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理模式范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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信息的發展，使得“無紙化”管理進入辦公室檔案管理的階段。傳統的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點。所以，對電子檔案的管理存在以下幾個問題。

（一）電子檔案的歸檔問題

電子檔案的歸檔主要的第一手資料來源于紙質文件，每一份的紙質文件都來自于各個辦公部門。而辦公自動化系統在設計時，并沒有檔案工作者的參與，而是有各個部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問題的考慮并不全面等一系列的問題。

（二）紙質文檔跟電子文檔分離

很多企業在對電子檔案的管理中，認為電子檔案可以完全替代紙質檔案，所以忽略了紙質檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個部門錄入管理系統，紙質檔案就不再保留，這給以后信息的核對帶來了很大的問題。如果管理系統出現問題，不能及時備份，那么，信息將會永久流失。

（三）電子檔案存儲載體不安全[6]

現在的企業很多的電子檔案直接存儲在硬盤上，存取的方式十分簡單，沒有備份，沒有加密，對硬盤的保存也沒有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲成本低，方式簡便，但是如果系統一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。

二、基于數據庫的電子檔案管理模式

針對上面對現在企業電子檔案管理存在的問題的分析，結合數據庫存儲的強大優勢，提出基于數據庫的電子檔案管理模式。

各部門將紙質文件一一歸檔，錄入各部門的分數據庫中。各分數據庫及時對數據庫中的文檔進行備份，并適時的更新，這些備份和更新也會同步到中心數據庫中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲更加安全可靠。

三、基于數據庫的電子檔案管理模式流程

根據第二小節提出的基于數據庫的電子檔案管理模式框架，結合企業文檔管理的實際，對電子檔案管理的流程進行詳細的介紹。

（一）文檔錄入

文檔的錄入工作主要來自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質量、準確性和完整性。

（二）權限設置

權限的設置并沒有的流程圖中展示出來。對于文檔的管理，權限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權限的約束，來防止不同部門對數據的更改，導致數據失去其原有的真實性。

（三）信息提取

信息提取主要對文檔的數據進行有效的分析，提取對不同部門有效的信息。例如對于銷售部門的數據，相關的銷售明細等文檔就十分重要，這些數據的提取能夠減少相關人員的工作，比較直觀，正確。

（四）信息規范和備份

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一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優勢

計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。

（一）檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。

（二）更快的檢索檔案

電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。

（三）時效性和管理效率

傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。

（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。

（五）優秀的存儲媒介

傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責

（一）收集信息

借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案。完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。

（二）整理信息

在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

（三）系統維護

在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，有專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。

（四）對檔案信息系統的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。

（五）增加利用環節效率

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二、旅游景區辦公室電子檔案管理的現狀分析

（一）旅游景區辦公室電子檔案管理的發展

旅游景區辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區辦公室的檔案管理要采取科學方法進行管理，使用計算機和網絡技術逐步提高檔案管理的信息化，為景區提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態性的特點。電子檔案管理已經成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標準化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區辦公室電子檔案要對電子檔案數據庫進行動態性的實時更新，包括檔案信息采集、數據庫系統對數據的處理以及檔案數據的和利用等動態變化。

在信息化時代，旅游景區辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠將旅游景區各種數據和信息進行及時準確統計，為旅游景區領導實時掌握景區發展狀況提供了資料依據。電子檔案管理涉及到了旅游景區的電子景務、景區信息公開指南、景區的管理制度、實物檔案整理、數碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內容。旅游景區辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區辦公室電子檔案方便了旅游質量監督管理部門對本景區的監督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關的紙質文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區的開發建設，更好地提高旅游服務質量。

（二）旅游景區辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區辦公室的電子檔案管理應用程度還很低，這不能滿足旅游景區信息化管理的發展與要求。旅游景區辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務，為這些部門提供建立電子檔案方法、業務管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區辦公室電子檔案還需要建設和完善。一些旅游景區辦公室檔案信息建設落后，檔案設施陳舊，難以滿足辦公室復雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數字信息資源的保存就容易出現丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應的管理制度與規范，就不能夠使電子檔案管理走向規范化，大多處于形式化和無序化狀態。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質檔案管理逐漸轉變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區員工對電子檔案的認識和利用程度。景區領導要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區的建設發展與電子檔案管理同步。

其次，要加強電子檔案的技術設施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統，要通過計算機網絡技術對旅游景區辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網絡設備、文件數字化設備、基礎設備等，這樣才能確保電子檔案的穩定性和安全性。同時，要根據景區實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發揮電子檔案的各項設施功能。

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中圖分類號：G271；TP39 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統，進行統一控制和管理。其實質就是將檔案管理的若干功能提前，實現文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質形態、社會本質及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區別而無本質的不同。傳統檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運轉階段進行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業務內容。與紙質檔案等傳統檔案相比，電子檔案管理工作正在發生著顯著的變化，很多為檔案學者和檔案工作者所熟知的經典管理環節正在經歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環節的變革主要表現在以下幾個方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機網絡系統自動完成，電子檔案的積累與收集根據計算機工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機網絡上形成的電子檔案，信息的復制和傳輸可以通過電子信號的形式在網上進行，這種系統一般都設計有自動記錄的功能；另一種是對于單機形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質檔案大致相似，表現為存儲載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機內，然后再計算機上對電子檔案進行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機保存在載體上。在整個整理過程中，傳統案卷的概念（包括形式和內涵）已經消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統的紙質檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進行存儲，由于分布式數據庫技術的運用，使得這一種技術手段得以實現。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數據庫技術的普遍應用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

2.1 統計工作隨著計算機技術的廣泛發展，它被逐漸應用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負擔，又可以保證統計的準確性。電子檔案管理系統功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內容和技術兩個方面進行鑒定。其中內容鑒定與傳統檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內容，甄別其科學的、歷史的和現實的價值，進而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲在聯網計算機中的檔案的保密因特網針對不同的利用者提供不同級別的服務，網上數字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網是一個完全開放的網絡，為了防止計算機“黑客”竊取和合法用戶越權利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網計算機中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網站點都為自己增設安全保護機制，以防未授權的用戶看到這些站點發送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當然，僅僅采用這一保密措施是遠遠不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻：

[1]石桂華．淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

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確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

（二）規范電子檔案利用方式

避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。

（三）加強檔案工作人員管理

提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。

二、電子檔案管理工作中應注意的問題

（一）要重視電子文件的存放環境

電子文件的載體基本上是光盤和磁介質。由于介質的特殊性，電子文件的存放環境也十分關鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數據的讀取。磁介質包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩定性差，而硬磁盤穩定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質存放的萬無一失，必須電子文件與紙質文件同進并存，以備有據可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現代化辦公設備，爭取采用自動化監控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術，使電子文件檔案管理的環境更加有利于檔案的存放。

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客戶檔案管理是供電企業與用電客戶之間的業務往來憑證，同時也是為客戶提供優質服務的重要渠道之一。隨著電力行業的不斷發展，企業之間的競爭日益激烈，為客戶提供優質服務，是每個電力企業所追求的發展目標。因此，電力企業在發展過程中，應提高服務質量和管理水平，建立合適的電子檔案集中管理模式，為企業發展提供保障。

一、電子檔案管理現狀

1.企業對電子檔案集中管理重要性認識不足

在供電企業發展過程中，往往注重于電力工程建設，忽視檔案管理，再加上很多供電企業管理人員認為檔案管理對企業發展沒有幫助，對檔案管理工作不夠重視，導致企業檔案庫存信息管理混亂。這種錯誤的企業發展觀，影響了檔案的集中管理進程，讓檔案信息無法得到及時更新和調整，不利于電子檔案集中管理模式的實施。

2.缺乏規范化的管理流程和標準

電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復雜，很多企業在檔案管理中并未制定統一標準，造成工作人員對有價值的信息記錄不全面，而沒有價值的信息卻占據著企業大量內存空間，造成了空間的浪費。尤其是在企業大營銷體系建設完成之后，對于之前的檔案資料，供電企業也沒有制定出相應的歸檔標準，在新舊信息交替過程中，導致很多檔案信息流失。另外，企業檔案未實現同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當之處，加之供電企業檔案管理人員變更頻繁，導致材料收集工作?節嚴重，影響檔案電子化發展[1]。

二、電子檔案集中管理的具體方式

所謂電子檔案，就是將紙質檔案通過網絡技術加工，最終轉變成電子文件的過程。通過這一過程，企業可以對檔案進行更好的集中管理。

1.加強對文書檔案和科技檔案的收集管理

供電企業的相關檔案資料需要在各個科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進行針對性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴重破壞。首先，可以對檔案信息進行立卷，由于文書檔案和科技檔案內容相對復雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對其進行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對于供電企業會議記錄、各地區統計報表、學習文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續使用中，可以對其進行復印使用，并對原件進行歸檔保存，避免文件出現丟失或損毀，對企業管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應具有較強順序性，避免出現重復現象。

2.電子文件的生成

供電企業可根據實際業務的數據收集，將電子文件中的相關敘述改變，最終保證電子文件傳輸的完整性以及對相關資料信息進行確定。首先，運用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對工單中印制的字體或者符號進行掃描，隨后再經過檢驗來確立檔案外形，最后利用網絡字符辨別技術將外形翻譯成相對應的計算機文字。在利用圖像文本辨別手段進行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進行具體的探究和整理，從中獲取有價值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現信息錯誤運用和錯誤識別，相關工作人員在工作過程中，需要保證信息識別的準確率，將識別之后的信息，演變文檔案全文內容，從而確保電子檔案的準確性。其次，在電子文件生成中，還會運用到圖像壓縮技術。將圖像信息中的多余數據進行壓縮，幫助數據實現更好的儲存和傳輸。圖像壓縮技術主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業營銷特征和客戶營銷價值的共同作用體現出來，那么無損壓縮方式具有很強的可行性[2]。

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1、內容與載體的可分離性。對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件，原件就是檔案，兩者是一體的。電子檔案的出現，則對傳統的檔案觀念提出了挑戰。內容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質檔案最重要的特性之一。電子檔案是數字化形式，其內容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一臺計算機。電子檔案的內容是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

2、對計算機系統的依賴性。正是由于電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如，電子文件對其他設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，不同軟、硬件環境形成的電子文件載體，有時難以互換。在這臺計算機能讀出的東西，換了一臺計算機，可能就讀不出來了。電子檔案對計算機系統的依賴性，使其生成、歸檔比紙質檔案有更嚴格的標準。

3、快捷性、共享性、高密度性。在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理，使傳統繁雜的檔案工作變得輕松和簡單，大大提高了檔案的收集、整理和使用的效率。電子檔案可以一次生成，對次產出。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。所有電子檔案的儲存介質如光盤、微縮膠片、磁盤等都具備了存儲密度大、容納信息量多等特點，這使得電子檔案可以比傳統的紙質檔案更有效的節約占用的空間。檔案管理人員可通過簡單的操作進行檔案的查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的信息收集工作中解放出來。這也體現了一種時代的進步。

4、不穩定性及不安全性。由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。

二、電子檔案管理工作模式

1、建立電子檔案管理制度。電子檔案從形成到開發利用，中間經過很多環節。任何一個環節的職責不清、制度不明或考慮不周，都可能影響電子檔案的原始性和真實性。因此，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。首先，要建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，并由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。其次，要對d 存儲載體有嚴格要求，明確保護措施，以保證電子檔案的質量。

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我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應用類別上劃分為機構分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應用范圍上劃分，仍然以機構分散管理模式為主，機構管理模式主要在廣大企業中應用，機構分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關和事業單位中應用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質載體和數字載體，紙質載體主要指原始紙質檔案文檔，數字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質載體和數字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔[6]。

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1.1信息化檔案便于搜集

在電子信息化技術應用到檔案管理的過程中，將傳統紙質檔案變成了電子信息化檔案。這樣一方面大量節省了紙張資源；另一方面，對于檔案的搜集過程中的運輸問題，也大大提高了工作效率。由于電子信息化檔案以電子檔案模式存儲于電子計算機中，在對檔案的搜集時，只需要發送電子郵件，或者用U盤進行傳輸即可，攜帶方便，代替了傳統檔案管理模式對于檔案搜集過程中的復雜工序，提高工作效率。

1.2電子信息化檔案便于保存

由于電子信息化檔案是以電子文檔的形式存放在電子計算機之中。檔案管理著對檔案的搜集工作結束之后，可按按照相應的計算機分類程序軟件，輕松地將檔案進行分類管理。保存在電子計算機之中。同時，只要建立相應的電子信息化檔案庫，就可以對檔案資源進行保存。一點出現問題檔案丟失，還可以在信息庫中及時進行恢復數據。保證了檔案在保存過程中的安全性。

1.3電子信息化檔案便于檢索查詢

由于電子信息化技術在檔案管理中的應用，存在與計算機中的虛擬檔案信息庫已經代替了傳統的檔案室，一切檔案資源都存在于電子計算機之中。在對檔案進行搜索時，已經不再需要到檔案室去自己親自查詢檔案，只需要登陸電子計算機，到電子檔案室中去，輸入相應的關鍵字、名稱進行搜索即可。這種電子信息化技術，節省了檔案在檢索過程中所需要的時間，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

二、當前電子技術在檔案管理中面臨的問題

雖然電子信息化檔案管理技術有著諸多優勢，但是由于一些人員技術原因，當前電子信息化技術在檔案管理中的應用仍面臨著問題。

2.1管理者對電子信息化檔案管理技術認識不夠

在科學技術飛速發展的今天，一些管理者在意識發展上沒有跟上技術發展的腳步，對于電子信息化檔案管理技術認識不夠。在現代電子信息化技術代替傳統檔案管理模式的今天，沒有投入足夠的資金合作資源對傳統檔案管理方式進行改革，建立新式的電子信息化檔案管理模式。資金上的匱乏導致了無法建立技術設備完善的電子信息化檔案模式。

2.2缺乏相應的電子信息化技術管理人才

由于科技的飛速發展，電子信息化技術在很短的時間內就取代了傳統檔案管理模式。而相應的，檔案管理者還是之前的人員。他們由于受到傳統檔案管理模式制約太久，無論是從技術上還是意識思想上都無法跟新興的電子信息化檔案管理技術相匹配。對于電子信息化檔案管理模式在人才上的一大空缺，是當前我們面臨的一項重大問題。

三、對于問題的相關對策

一種新興技術在發展過程中雖然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我們面對問題應該及時發現，及時解決，促進技術的創新和發展。面對電子信息化檔案管理模式在應用中的諸多問題我們應該認真分析，理清思路。首先，我們要提高人們對于電子信息化檔案管理技術的認識。只有人們的認識高度上升之后，才會給予電子信息化檔案管理技術足夠的認識，投入相應的資金進行建設。第二，要適當的引進相應的電子信息化檔案管理技術人才或對原有檔案管理人員進行技術培訓，使檔案管理著在實際操作中減少錯誤，保證電子信息化檔案管理技術科學、高效的應用。

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在互聯網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現代化與電子化的優勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點

1.1 高效性

相比傳統的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統的檔案管理模式，現代化及電子化檔案管理模式優勢還表現在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統檔案管理模式，從而表現出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質媒體的傳統檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發展。依靠計算機多媒體技術的現代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優勢還表現在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規范

科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實現電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現代化檔案管理的工作。

3.3 加強檔案電子化管理的重視程度

加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。

3.4 形成檔案管理的網絡體系

在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業。另一方面，利用互聯網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]

4 結語

一個單位檔案管理工作現代化及電子化是順應時代的發展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發展。

參考文獻

[1]崔儒佼.芻議事業單位檔案管理的現代化及電子化發展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.