檔案管理的優勢匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的優勢范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

從事過機關檔案管理工作的人應該有所感觸，所謂的機關檔案就是把機關歷年來發生的公務活動的情況記錄并定期進行整理，機關檔案是機關工作歷史面貌的再現。但隨著當代科技的快速發展，現在機關單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統模式。但如何跟上時代的發展、強化機關檔案管理的水平、提高機關檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統的思想觀念占據主導位置等現象呢？要搞好機關檔案工作，必須從根本上轉變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質、促進機關檔案工作新進展等工作。

一、審視目前機關檔案管理工作的現狀

（一）機關檔案管理工作過于形式化。現機關單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認識，機關領導也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現。

（二）機關檔案管理實施力度不夠。機關主管領導對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關檔案管理的執行力起著相關重要的作用。但機關的主管領導往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領導的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。

（三）機關檔案管理人員的業務水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業的檔案管理人員。負責機關檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導致他們疲于應付日常事務，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業務知識和專業技能的鉆研上，大多數檔案人員對檔案工作重要性和責任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發揮作用。

二、如何從根本上轉變機關檔案管理工作的現狀

（一）務必由傳統的思想觀念向創新的觀念轉變。檔案管理工作是一門具有較強科學性且內容豐富的系統工作。只有機關單位領導者觀念的轉變、工作作風轉變，才能真正提高機關檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領導的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領導對檔案工作的意義和價值的認識程度，取決于他們對檔案工作的態度，領導者觀念的轉變而在很大程度上決定著檔案工作的發展。機關單位領導者應站在某個高度，從長遠的利益出發，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質，使得檔案管理模式得到有效創新。

（二）務必提升對檔案管理人員的執行與監督力度。一般情況下，機關的公務員在工作中的重點與方向幾乎都是以領導的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監督與執行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業務素質，加強對專業技能培訓，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程，規范檔案信息化建設，建立獎懲機制，激發檔案人員的工作熱情，確保機關檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。

（三）務必提高機關檔案人員的自身素質。因為機關對檔案管理工作的不重視，所以導致檔案管理工作缺乏專業性、技術性，機關檔案管理的人員絕大多數是非專業人員，相關的專業知識相對匱乏，且缺少相關的專業技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關主要的業務部門同等重要時，才能在機關中配備專門的檔案管理人員，才能充分調動機關檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業來重視。只有提高機關檔案人員的自身素質，才能在具體的工作中發揮優勢，做好檔案管理工作。

三、結束語

檔案見證了各個機關單位的成長歷程，并在事業發展過程中起著重要的作用。搞好機關檔案工作是新的歷史條件下機關檔案工作面臨的新任務、新要求。機關領導者應該轉變觀念高度重視檔案事業，充分發揮其主觀能動性，機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷提升自己的專業技能與職業素養，不斷加強對檔案管理工作人員的執行與監督，積極創新、努力進取，進而為機關單位未來的發展打下堅實的基礎。

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就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質不高、重保管輕利用等現象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應付檢查等觀念，嚴重制約了我國檔案管理工作的發展。管理人員普遍沒有認識到檔案管理的重要性，只根據工作需要進行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術不斷的向前發展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結構，完善自身技術水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術的發展，檔案管理工作對于工作人員的專業知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關的職業技能的人才，才能夠滿足相關的設備和系統控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業較早，其無論是知識結構還是技術能力，都相對陳舊。

二、檔案信息化管理的優勢

所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現代信息管理技術對現有的檔案管理進行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發揮價值，服務于單位管理和社會管理。筆者在認真分析了信息化檔案管理和傳統的檔案管理后，總結信息化的優勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統的檔案管理低效率的手工作業形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠實現檔案資料的更加高效和精準的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設備，運用的是先進的網絡管理系統，可以實現數據的靈活存取；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統檔案管理的定期分類數據搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護性；再次，在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實現檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識

人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論。關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。

2、提高檔案管理人員的綜合素質

檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發展，對每位檔案管理工作者的業務素質提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業心之外，還要加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術和管理技術，掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識及管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定。努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的復合型人才。

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1轉變觀念，提高認識

現代醫院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員。可是近年來，隨著醫療事業的發展，醫療機構中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實際工作中，也經常會有很多問題出現，比如對病歷檔案的管理工作經常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規模較大的醫院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現，就要及時想到解決問題的方法，那么就要求醫院的領導能夠充分認識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據醫院的實際情況來開展相應的檔案管理工作，并在醫院的管理制度中增加此項內容，把檔案管理工作放在醫院的重點位置。醫院可以采取成立病歷檔案管理領導小組的方法，成立有主管領導帶頭、醫務科和護士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據相關的醫療事故處理條例規定，要求醫院要聯系實際，在醫院的崗位設置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應的管理制度，讓各項制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規范化和制度化的發展。

2規范病歷書寫行為，強化病歷檔案內涵

病歷檔案主要是由醫護人員編制的醫療記錄，醫療記錄應該具有客觀性和真實性，是根據病人的客觀病情進行演變而來的決策過程，同時這也反映了醫務人員是否具有良好的臨床思維。在現實工作中，經常會出現一些醫務人員思想態度不端正或是沒有工作責任心的問題，同時病歷也存在對病情記錄不詳細、對病人的體格檢查不全面的現象，嚴重時還出現病歷內容不符合事實的情況。那么，面對這些情況的發生，醫院應該經常性地組織開展各種各樣的病歷質量教育活動，將醫院的病歷質量體制進行完善和健全，充分發揮醫療機制小組的作用，能把病歷質量和個人的利益進行結合，從而讓整體質量得到加強。醫務人員在病歷的書寫過程中，要用科學和嚴謹的態度，做到規范使用醫學術語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進行認真合理的檢查，按照真實的檢查結果整理；其次是對法律意識進行強化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現象，確保病歷檔案的真實性和完整性，讓醫患雙方的利益都得到保證，從而提升醫療質量，在最大限度上減少醫療糾紛事件的發生。醫務人員要樹立標準化的意識，嚴格按照衛生部的《病例書寫規范》的要求，將書寫要點完全掌握，提高病歷書寫的質量，促進病案的建設，使醫療服務占據更高效的優勢。

3重視人員素質建設

病歷管理人員的素質直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫院的管理和檔案的管理進行計算統計的復雜性工作。當下，隨著新時代的發展，信息技術水平的提高，醫療機構中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術不專業，錄入等工作沒有進行檔案的編研，沒有進行相應的信息開發與利用。并且病案管理隊伍梯隊有不合理性的特征，年齡偏大很難適應信息建設的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進行相關的培養，并納入醫院人才培養計劃當中，增加人員編制，對病案的日常工作進行認真管理，用科學和系統的手法進行開發和利用，從本質上避免“重藏輕用”的現象，從而使醫院的病案管理人才結構得到改善。這種加強人員培養的方式，融入了專業教育與繼續教育，對在職病案管理人員得到專業的深造和學習，如果能夠讓學員有更多外出培訓的機會，開拓知識面，能夠使知識不斷創新，能夠加強對病案管理人員的醫德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫療行業不良風氣。

4強化病案管理硬件建設

紙質病案的問題一直很嚴重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當中進行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫療業務的快速發展而產生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實現病案管理的科學化，就要加大資金的投入，使現代化技術和設備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學技術的普及和推廣，HIS系統的應用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設施的順利實施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統，使防盜監控設置和溫濕度自動條調控系統等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結語

在醫院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進行逐步的完善，才能夠發揮醫院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發和傳播、創新中，都發揮著重要的作用。加強對醫院病歷檔案管理工作的優化，使醫院的服務職能得到更好的發揮。

參考文獻

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隨著科技的進步和計算機網絡的深化應用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。在新形勢下，通過檔案信息化管理系統的應用，建立了計算機檔案數據庫，利用計算機編制了檔案的案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現了檔案計算機網絡檢索。同時，利用網絡的優勢，可以有效地實現與其他業務系統的交流（如辦公自動化系統、合同管理系統、財務管理系統等）的無縫連接，由于檔案管理可以利用電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發展新形勢的規劃、運行分析等各項活動發揮了積極、重要的作用。

二、現代檔案管理的存在的問題

雖然隨著科學技術的發展，我們已經利用了計算機系統管理檔案，使檔案管理工作取得了許多成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與檔案管理的現代化及今后社會發展的需要還存在著一些差距和不足。具體問題可以討論如下。

（一）檔案管理與社會生產力的發展還不能有機融合

為實現檔案管理需要，我們許多單位都建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統可以承載著大量的管理信息，并且隨著社會的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）社會對檔案管理的重要性認識不足

一直以來，對檔案的管理只是組織方面的工作，對社會的需要鮮為人知，因此，社會一些部門只注重物質文明的建設，而忽視了的檔案建設。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了在新形勢下為生產力的發展提供檔案服務和工作支持，使對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

（三）檔案管理現代化體制機制還不健全

在檔案管理部門，由于檔案科室內部分工不細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，由于各部門的交流不夠，致使在檔案管理工作過程中，使其形成的材料歸檔還比較難，導致檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）檔案隊伍的素質與社會生產力的發展還不相適應

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位缺少專業人員，在一些單位，大都屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。

三、加強現代檔案管理的建議

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改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、建筑工程檔案資料的內容

1．綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2．缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3．缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2．嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

3．加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

4．加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

5．充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

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中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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目前，區級檔案館館藏檔案內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進行檔案的實體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄或有卷內目錄但內容填寫不全，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重，有按時間組卷的，也有按機構、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區級檔案館檔案管理基礎還未具備實現計算機管理檔案的必備條件，這就需要科學地解決這些問題。

二、加強檔案標準化、規范化管理，提高檔案管理基礎工作水平

提高檔案管理水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（一）統一檔案分類

將區屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關規定制定統一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現存的檔案按要求進行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進行鑒定剔除，避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化科學保管而且亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（四）統一檔案分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后分類一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

（五）規范案卷題名，保證檢索查準率

案卷題名準確是保證檔案檢索查準率的基礎。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，而規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。因為計算機檢索是在手工檢索的基礎上實現的，所以，在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素都填寫完整，規范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準率。

三、加快檔案數據準備，推進檔案管理現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，將無法保證數據準備工作，甚至直接影響檔案管理現代化的進度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區級檔案館在推進計算機管理檔案的過程中，應先根據館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應重點對館藏珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有經濟、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進行優先加工整理，然后根據情況再對其他檔案進行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進檔案管理數字化的進程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業檔案”等則可用計算機程序將人名、地址、時間等用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，提高著錄速度。

（四）加強電子文件歸檔管理

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檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點。

1.學習能力的提高

信息時代，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，運用網絡、現代通訊等高科技手段，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。

2.操作管理能力的提高

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標引、保護等。此外，還需要具有統籌安排、仔細耐心的基本品質。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3.安全意識的提高

作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。

4.服務意識的提高

信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。

二、辦公自動化的廣泛應用

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送，時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

三、檔案管理利用效果的應用

新形勢下檔案管理集中體現在普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進行歸檔，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。

1.建立網絡檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺，建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

（一）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。

（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

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中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發展，這樣的管理模式已經與當前的發展不相適應，在整體的結構上的優勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規范。在管理上操作不規范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現狀表明，從正規術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統分類方法，如數字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優化管理的必要性

（一）優化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業務發展中存在的問題是圖書館發展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發展的真正目標。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統，實現標準化和規范化的管理，充分發揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

三、圖書館檔案優化管理的措施

（一）優化完善圖書館檔案管理機制。科學規劃圖書館檔案管理機制，優化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協調多方工作進行系統優化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規范的符合法律的發展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

（二）加強檔案數字化建設，建立圖書管理數據庫。所謂圖書管理數據庫管理系統，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現共享檔案信息管理系統的文件。在今天加速全球化的進程中，實現數據庫管 理系統也使得文件管理從傳統到紙質載體轉變為電子載體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數據處理，有效開展圖書業務管理，共同實現圖書管理信息的協調 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業務經驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現代信息技術，精通圖書館檔案管理系統。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現代社會發展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續的發展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創新發展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現代化的體現出來。

參考文獻：

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關鍵詞:醫療檔案管理;存在問題;優勢;實現途徑

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中圖分類號:R19 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0101-01

1 當前醫院醫療檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄,檔案利用率不高。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳,但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫院以醫療服務為根本任務,輕視檔案管理工作的現狀較為普遍,同時由于經營者忽視檔案工作的重要性,對檔案工作建設程度不夠,檔案信息資源開發不足。

1.2 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫院管理工作中,醫院制定了適用于本院較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責,但由于歷史的原因和醫院行業管理的要求,在一個單位內形成了多部門管理檔案的格局。沒有設置專職的檔案管理員,因此涉及檔案管理的制度、職責就較少,也沒有相關的考核目標和檢查制度。由于檔案管理制度不健全,檔案職能管理不完善,形成各科室相關檔案工作人員工作松散,出現不及時移交各自保管的檔案材料,造成檔案資料收集效率不高,檔案資料收集不齊全,給檔案管理的基礎工作帶來不便。

1.3 檔案專業人員素質差距較大。當前醫院的管理架構沒有完全分層次設置專職的檔案管理員,各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身。因此,在人員的配備上較重視主要職能工作的能力,而忽視檔案專業管理能力。又由于我國檔案專業人員匱乏,導致從事醫療檔案管理人員隊伍素質參差不齊,形成檔案管理工作的混亂與滯后。同時由于現有檔案管理人員缺乏挑戰精神,不及時學習新文化、新知識,更新舊觀念、舊方法,使得檔案管理工作不能有效地改進與提高,更別談創新與發展。

1.4 檔案硬件設施投入不足,現代化管理水平不高。醫院的重點工作是醫療業務建設,對檔案管理工作的硬件設施投入相對較少。一些單位由于醫療用房緊張致使檔案用房狹小,檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室做不到三分開,不符合檔案保管的標準。另外,檔案管理設備陳舊,管理技術落后,也制約了檔案管理工作的開展。近年來,隨著科學技術的進步,計算機及網絡技術在醫院管理中得到廣泛運用,醫院在各層面的醫療管理手段不斷進步。

2 醫院醫療檔案管理信息化的優勢

2.1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。

2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整,有效地提高了工作效率。

2.3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍;更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,最大限度地實現檔案信息資源的共享。

2.4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可呈現在計算機屏幕上。在檔案的利用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限是紙質檔案難以比擬的。其次,醫院各部門、各醫療科室,只要有需要,就可以獲取更為及時、準確、系統的信息。

2.5 檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料越來越多,不但占用大量的儲存空間,還需要做好溫度、濕度控制和防蟲工作,導致管理成本居高不下,使用效率卻比較低的問題。

3 實現醫療檔案信息化管理的途徑

3.1 培訓人員,建立技術平臺全面提高醫療檔案管理人員的信息技術水平和職業道德素質,建立一支專業化的適應信息時代要求的醫療檔案管理人才隊伍。引進計算機檔案管理技術,數字化技術,網絡通訊技術等現代先進技術,建立醫療檔案信息數據庫,使用高效的醫療檔案管理軟件,保證檔案信息的真實和完整,實現醫療檔案信息資源共享。引進先進的保管設備,實現庫房溫濕度控制自動化,營造一個科學,安全地保管醫療檔案的物理環境。

3.2 建立醫院共享的醫療檔案把個人疾病史和治療史實行信息化管理的系統,并爭取把住院病歷也與醫療費用每日清單制一樣,通過備份與患者見面,給患者醫療消費的知情權。住院病歷可以體現患者在醫院接受治療的情況,可以方便患者對醫院的治療質量進行直接的監督,可以促進治療醫生認真診治并認真填寫病歷。患者見到治療病歷記錄后,可以隨時提出質疑,一旦出現醫療糾紛,或者將來出現醫療糾紛,都可以作為雙方的證據。

結語:醫療檔案是具有科學性、邏輯性、真實性的醫療衛生科技檔案,是醫院各項管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時代,實現醫院醫療檔案管理信息化,對于加強醫療檔案的管理、開發和利用,及充分發揮醫療檔案信息的價值,對加快醫院的建設與發展具有十分重要的意義。

參考文獻: