采購檔案管理的重要性匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇采購檔案管理的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.1 管理人員專業素質有待提高

新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發，提高自身的專業技術與素質才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業的管理知識培訓，掌握檔案管理專業知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發展，檔案管理員的計算機錄入知識已經得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關軟件及數據庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結構老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經不再適用信息技術應用的新要求。

1.2 檔案信息化建設的不規范性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規范的現象，說到底還是因為政府統一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構采購檔案的規范性差、開發性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統與網絡建設形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構甚至會出現將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發生，給政府部門甚至國家帶來嚴重的損失。信息技術在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發生都極易影響檔案的準確性與安全性。

2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優勢和重要性

2.1傳統的檔案管理具有數據大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統檔案這種費時費力的管理已經相當落后，不能適應社會發展的需求。

2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節省空間：這種信息化的管理節省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統的紙質資料分類相比有明顯的優勢；

（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關檔案的維護，提高了管理效率；

（4）節省勞力：傳統管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優勢體現在使用上，傳統的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構而言，將會實現全國性教育平臺的構建，同時實現學校與圖書館在線統一的局面，最終得以接入互聯網和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰。

2.3政府采購信息化與傳統最大的不同就是，它是依據計算機為基礎實現現代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網絡平臺提高了辦事效率，節省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現代化發展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。

3 新時期政府采購檔案信息化管理的創新對策

3.1 加強管理意識

提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關鍵一步，因為只有扭轉管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎。這種管理意識包括管理員的現代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統的完善，以網絡計算為依托，實現信息化的檔案管理系統，政府管理員要充分發揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發，把不同層次、不同部門的辦公都實現自動化，將其納入統一的檔案信息化系統管理之中，促進管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統的安裝，從根本上保障系統的安全。

3.3 提高管理員技術水平

管理員技術水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設，因此，提高管理員技術水平是實現采購檔案工作創新的關鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業素養以及現代信息技術，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規范化

篇（2）

民辦高校在迅速發展過程中，各類教育教學設備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養任務目標實現的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作規范開展、有效實施的重要途徑。做好招標檔案規范化管理，是服務學校教育教學發展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標檔案規范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內容。

一、民辦高校招標檔案管理的現狀

招標檔案是招標項目具體實施及驗收執行的依據，是對招標項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現招標采購工作規范化的重要環節。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現在以下幾方面：

（一）招標采購檔案管理制度有待健全

各民辦高校根據國家相關規定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經常出現檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標采購工作內容，強調招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。

（二）招標采購檔案管理人員業務能力有待提高

招標采購工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請提出、招標文件的制作發售、招標會召開、招標項目的評議確定、合同簽訂、合同執行、合同內容驗收、招標采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業檔案管理人員進行招標采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業水平有限，這給招標采購檔案管理工作產生較大的困難，沒有形成招標采購檔案規范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質的提高，是民辦高校適應我國高校快速發展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設的必然要求。

（三）招標采購檔案管理手段有待完善

招標采購是一項系統性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質檔案材料。每一項采購發售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規定的時間內容做出投標的響應，這些都是通過紙質材料進行反映，保證招標采購的公開、公平、公正原則得以實現。但紙質檔案材料的保管在現實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經過長時間保管后，容易出現字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現象，會出現重要數據、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。

二、民辦高校招標采購檔案管理的對策

（一）健全招標采購檔案管理制度

民辦高校招標采購檔案內容主要涉及學校貨物、工程、服務三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、規范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內容，從具體業務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現招標采購檔案管理工作的制度化、規范化操作，確保招標采購檔案材料的連續性和完整性。

（二）提高招標采購檔案管理人員業務能力

招標采購檔案管理人員業務能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環節都離不開高素質的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業務能力，具備相關的業務知識，具有較強的工作服務、責任意識。

首先，要有具備較高的業務能力。業務能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學校檔案管理部門還是具體招標采購業務部門，都要重視檔案管理人員業務能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。

其次，要具備相關的業務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關的知識和技能，并且在工作過程中要認真思考，深入研究，不斷創新工作方法和思路，提高業務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關招標采購的業務知識，具備較高的綜合業務素質和能力。

再次，具有較強的工作服務、責任意識。檔案管理工作是一項服務性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的安全。

三、結語

招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其發展過程中重要歷史鑒證內容之一，對學校的權益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業知識、技能和檔案管理專業知識、技能，同時要具有較強的創新思維和較強的責任心，能夠在工作過程中不斷總結經驗，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續、有效開展，為學校的發展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）

參考文獻：

[1]劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J].長春大學學報，2011，（21）

[2]趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業務素質要求[J].沿海企業與科技，2005，（10）

[3]程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理[J].梧州學院學報，2008（6）

[4]趙麗華.淺談高校檔案管理創新[J].忻州師范學院學報，2008，（2）

篇（3）

【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫療設備管理工作是一門科學性、技術性很強的學科，它涉及到機械、電子、醫學、微機、光學、核醫學及商貿、統計等各個學科，是一門融技術性與科學性于一體的新型邊緣學科。現代科學技術的高速發展，加快了醫療設備的升級換代。近幾年來，大量高、精、尖設備投入使用，為醫院創造了極大的社會效益與經濟效益，同時，也對保障人民健康和加快醫療衛生事業的發展發揮了重要作用。現在，越來越多的醫院領導開始認識到：現代化醫院醫療技術的重要標志之一，是醫院所擁有設備的技術水平和設備的管理水平。如何保證醫院醫療設備正常運行，減少故障和停機時間，提高設備的完好率，這是設備檔案管理工作的重要任務。

1、基層醫院醫療設備檔案管理的現狀

醫療設備檔案工作是醫療設備管理的一項經常性工作，它是醫院醫療設備正常運轉的重要保證和技術支持。在現實工作中，一些醫院的管理部門片面強調對設備的論證和采購環節，只重視設備的考察和引進，設備管理的職能部門對新設備僅僅重視安裝和驗收和調試環節，忽視對醫療設備的相關資料的保存和檔案管理。而醫院的現實情況是，醫療設備的檔案管理工作涉及到設備管理部門、檔案保管部門、設備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫院的具體管理中，三者的責任和分工常常不是十分明確。工作不協調，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發揮各部門職能。加之醫院管理部門如何協調三者的關系，缺乏行之有效的管理和監督手段。特別是醫療設備檔案管理存在的問題不容忽視，醫療設備的檔案管理系統更是薄弱環節。設備檔案管理缺乏完善的規章制度，各部門的分工不明確，工作不協調;操作流程不規范，主觀隨意性較強，缺乏有效監管等諸多問題遲遲未能很好解決。

由于對醫療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不足，使得檔案資料管理缺乏科學性，具體表現為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調動時移交手續不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導致檔案資料收集不全，甚至相當一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發生資料丟失。借閱和歸還手續不嚴格，久借未歸檔的資料沒有及時催還;更深層次的問題是，相當一部分醫院缺乏經過職業培訓的檔案管理專業技術人員。

2、增強對醫療設備檔案工作重要性認識

醫療設備檔案是醫院對固定資產管理的重要憑證。醫療設備在一定的時間內，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環周期的使用過程。醫療設備檔案是指所產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術性和非技術性的載體資料。醫療設備檔案的主要價值，有著促進醫療水平可持續的發展，提高醫院的綜合管理優勢的作用[4]。

例如，在設備使用規劃中，醫療設備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫院主管領導的決策，合理配置醫療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進和重復購置[5]。在設備采購及售后服務中，醫療設備檔案能夠提供具有法律依據的“合同書”，根據合同條款的約定，保障醫院的合法權益不受損害。在醫療設備日常運行中，醫療設備檔案能夠提供詳細的技術資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫療設備的安全和穩定運行。在醫療設備報廢審核中，醫療設備檔案能夠提供真實的原始資料，發揮其功用，合理報廢資產，防止醫療資源浪費。真正把醫療設備的立項采購、基本情況、監測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設備檔案中。

所以，建立完整的醫療設備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發揮醫療設備檔案在醫療、教學、科研中的作用。為了保證醫療設備的正常運作，管好用好設備，在設備檔案具體管理中，要把醫療設備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監督醫療設備管理、跟蹤醫療設備服務、維護、維修醫療設備正常運轉的整個環節和全過程中。

統一思想認識，充分意識到醫療設備檔案的重要性之后，就應該給檔案管理工作提供必要的物質條件，引進檔案管理專業的技術人才，成立專職的設備檔案管理機構，制訂完善的規章制度，規范工作流程，明確醫療設備檔案相關人員的分工，加強協作，才能使醫療設備檔案管理工作高效運轉。

3、規范操作流程，完善醫療設備檔案管理

3.1 制訂切實可行的醫療設備檔案管理規章制度

成立由相關管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫療設備檔案管理小組”。它隸屬于醫療設備管理的職能部門，負責整個醫院的設備檔案管理工作，修訂、完善醫院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《病案管理規定》等相關法律，增進依法治檔的意識。設置醫療設備檔案專職崗位，應聘用檔案管理的專業技術人員，負責檔案管理的日常工作。設置兼職崗位，可由相關科室負責人和儀器設備主要使用者，在一定時間內負責所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實醫療設備的使用記錄，匯總后送交設備管理部門，經審核后移交到設備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫療設備檔案的歸檔范圍

歸檔內容由兩部分組成:設備采購過程產生的文件和設備使用過程形成的資料。①申請及采購過程所產生的文件：采購申請和論證、公開招投標書或采購合同、商務談判記錄、評標和開標文件、中標通知書、正式采購合同、售后服務協議、發票復印件(原件保存在財務檔案中)、標準配置的裝箱單、貨物運輸單據、安裝調試結果、驗收檢測證明、設備操作說明、維修技術資料，生產制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴格監管的特種設備，還需要有政府部門出具的技術鑒定和使用許可。屬于衛生部、省衛生廳嚴格配置的大型設備，必須要有醫療設備配置的許可證。屬于進口的設備，特別是享受國家免稅政策的進出口設備，還需要有機電設備的進口證明、海關免稅證明、報關單憑證、外貿合同、質量保證書、發票憑證、商品檢驗報告、注冊許可證等。②設備使用過程形成的資料有：設備的使用登記、開機負荷累積量、消耗品類型及數量統計、操作規程、故障維修記錄、固定資產的經濟效益分析、使用率與完好率統計、醫療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。

3.3 積極創新設備檔案的整理方法

檔案經過初步簡單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態。只有經過科學地整理，系統地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫療設備的檔案卷冊。對每份醫療設備文件進行編號，按規范對文件進行順序排列，最后編寫卷內目錄：序號、文件號、責任人、文件標題、日期、頁碼和備注。

查閱醫療設備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺醫療設備的卷內目錄，就可了解該設備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當然，隨著計算機管理信息系統的普遍應用，紙質檔案轉化為電子檔案，醫療設備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創新[8]。例如，開發功能齊全的醫療設備檔案管理系統，建立醫療設備檔案數據庫，設計科學的檢索系統和針對不同需求的檢索工具，以適應差異化的信息需求;設計完善的統計分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識，接受新事物，才能適應新形勢的變化需要。

3.4 不斷拓展醫療設備檔案的應用領域

建立醫療設備檔案的工作目的和價值是廣泛被臨床醫務工作者應用，為醫院各項工作提供信息服務。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規范;同時更要求以認真、嚴謹、細致的工作作風，給醫療設備檔案使用者提供高效的服務。真正使醫療設備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫院管理決策部門了解最新動態及新技術的開展等方面，提供有重要價值的醫療信息[9]。因此進一步加強醫療設備檔案的科學管理，是醫院管理的重要標志，是促進醫院全面發展的必然要求。

結 語

醫療設備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續發展的基礎。檔案管理人員要不斷提高專業知識水平和工作責任心，以細致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現今信息時代要加強醫療設備檔案動態管理，及時收集和分析信息資源，充分發揮檔案信息的作用，為有計劃引進設備及合理選型提供科學依據，促進醫院管理工作的發展，推動醫療服務水平的提升，更好地為廣大群眾服務。

參考文獻：

[1] 黃瑞峰 淺談醫院醫療設備檔案管理工作的現狀與對策 醫療裝備 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.淺談醫療設備檔案的管理 .中國現代醫生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.醫療設備的檔案管理淺論 新西部 下半月,2007(12X):117.

篇（4）

【關鍵詞】  設備管理　重要性　檔案管理

醫院作為救死扶傷的地方，醫療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件，此時醫院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環節，卻常被各醫院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發揮其應有的作用［1］。現就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

    1首先認識建立設備檔案的重要性醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫院醫療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據，此時，設備檔案顯得尤為重要。

    2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網絡。利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網絡。

    3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。

篇（5）

近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和專科設備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫療設備采購合同檔案管理現狀

由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。

（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性

醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。

（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大

醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷

醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。

（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一

醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。

二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析

（一）檔案意識不高

一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規范

在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。

（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程

醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題

醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路

要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識

目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。

（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍

1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。

（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。

四、結語

隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院

參考文獻：

[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．

篇（6）

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類號：TH71 文獻標識碼：A 文章編號

儀器設備檔案管理的重要性

近幾年來,大多數的檢測機構都把儀器設備檔案管理作為本單位檔案管理的一個重要部分,落實措施,重點加強環節管理,使儀器設備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設備的正常運作，管好用好儀器設備，在儀器設備檔案具體管理中，要把儀器設備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設備檔案管理真正地融入監督管理、服務管理、維修管理的整個環節和全部過程。加強計量器具檔案管理,有利于掌握儀器設備運行狀況,有利于設備檔案資料保管的完整性和為儀器設備的及時維修提供依據。加強計量器具檔案管理是現代化質檢中心管理的需要。管理好儀器的設備檔案可發揮一定的管理效果和社會效益。

二、儀器設備資料檔案的作用

1. 有利于發揮檔案信息在計劃和采購環節中的調控作用

完整的檔案信息既能反映該設備使用狀況，也是相關單位制訂和審核設備采購計劃的重要依據。規范檔案信息有助于全面系統地反饋該設備各項性能指標、完好率、利用率以及售后服務水平等情況，這些信息將為今后的設備采購和管理提供指導性意見。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實可行的采購計劃。采購前，完善的設備檔案管理制度可將不合格的設備，或者不講誠信的生產廠家拒之門外。

2、有利于提升人員素質

目前，國內公開發行的與儀器設備相關的雜志較多，而一般單位因資金和訂購重點的關系，往往僅能訂有限的幾種專業雜志。而建立儀器設備檔案必然要訂購相應的材料，儀器設備管理人員和工程技術人員通過閱讀和學習這些資料，可以及時的了解國內外儀器設備發展的最新動態、先進技術、管理經驗以及最新產品。工程技術人員可以通過雜志刊登的一些系列專題講座較系統的掌握各類儀器設備的結構、工作原理，這是除儀器設備培訓外的唯一的途徑；工程技術人員還可以通過專業雜志的維修事例分析和故障排除經驗的學習，來不斷提高分析、排除故障的能力。同時還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務管理

儀器設備檔案是提高技術水平和保證工作質量的重要工具。現代化發展必須擁有與其功能業務相適應的儀器設備，但如何管好用好儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，減少儀器設備突發故障和開機率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設備科技檔案，特別是通過儀器設備的使用記載，查閱設備的技術狀況――完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修部門及時進行儀器設備維修，可以根據其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少儀器設備對人身的傷殘。管好用好儀器設備檔案，能充分發揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質量和技術水平，主動、及時、準確地為應用于服務當中，為搞好服務管理給領導決策提供有效憑證。另外，儀器設備檔案還有利于各方開展儀器設備的使用效益分析，通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設備運行狀態，開發儀器設備的新功能，盡量擴大儀器設備的服務范圍，提高設備的利用價值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內容要全面

(1)儀器設備購置階段。

儀器設備購置階段形成的資料有：設備的購置計劃、購置申請書、購置批準書、各廠家的報價單、設備購置技術論證結論材料（選中廠家的原因、生產廠家的資質和計量認證材料）、訂購合同、發票單據等。

（2）設備開箱驗收階段。

設備開箱驗收階段形成的文件資料有：（1）設備開箱驗收記錄、裝箱單、出廠檢定證書、出廠合格證書、保修單、設備結構原理圖、線路圖、使用說明書、設備的影（音）資料等所有隨機文件和隨機配件；（2）設備安裝調試記錄（應雙方或三方簽字認可）和移交接收記錄。（3）設備使用階段。

設備使用階段形成的資料有：a設備履歷書（包括設備的編號、類型、名稱、型號、規格、生產廠家、價格、設備的技術狀況、開箱驗收階段形成的文件資料目錄、驗收結論、操作規程、開始使用日期）；b檢定證書；c設備啟用評估資料；d啟用申請；e使用記錄；f保養、檢修、檢查記錄；g功能開發和技術改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設備報廢處理階段。

設備報廢處理階段形成的資料有：設備報廢申請與審批材料、設備報廢處理資料等。

由于部分儀器設備從購置、驗收到使用可以有幾十年的時間，在這幾十年的時間里，需要一直不停地追蹤收集整個設備的使用、維護、檢修記錄等材料，所以在這個漫長的過程中，我們必須持之以恒地高質量、高標準地做好設備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準確性和系統性。

2、收集要及時

（1）對于外購設備在投入使用之后，應立即將設備申購、開箱驗收階段的相關資料以及設備的操作規程、檢定證書、設備啟用評估、啟用申請等相關資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對于設備的周期檢定證書、使用記錄、維修記錄、保養記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請等過程資料計量管理人員應及時交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規范

設備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設備儀器文件材料，必須完整、系統、真實地反映設備儀器從申購到報廢的全過程。對于同一生產廠家的相同型號的設備儀器應分開歸檔，嚴格落實“一機一檔一盒”的要求。

四、總結

儀器設備檔案管理是儀器設備管理中的一個重要組成部分，設備檔案是儀器設備管理的基礎，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設備管理中發揮應有的作用。

參考文獻：

篇（7）

醫療衛生機構在日常的工作中涉及到的工作包括日常的醫療、衛生的防疫、醫療的科研教學以及醫療器具的購進與使用等等為了維持醫療工作正常進行所必須的輔工作，這些工作的產生與進行過程中會產生大量的數據資料以及影像資料等記錄或是證明性質的文件，無論是對醫院還是國家來說這些檔案文件都是一種財富，其存在不僅可為醫院的領導提供相關的決策參考，還能夠為國家評估行業發展以及制度行業政策提供依據，而醫院的檔案管理工作主要負責的便是這類文件的保存與管理工作。

檔案管理工作不僅關系著當前的資金流動以及醫療能力的記錄，更關系著今后的檔案調閱與審核的順利實現，在醫院的發展與運作過程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現狀的問題與解決方法提供了現實的條件與必要性。

二、醫院檔案管理的現狀與問題

1.醫院檔案管理工作得不到重視

當期的醫療機構對于檔案管理的重要性都沒有一個正確的認識以及端正的態度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業的管理隊伍，這種不重視的態度自然就導致了檔案管理人員工作態度的消極以及工總過程中的應付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業務水平不高

當前醫院中的檔案管理人員多數都不是專業人員，檔案管理的知識體系不夠完善，專業技能也達不到要求，基本都是在實踐中現學現賣，具有較大的臨時性以及較明顯的應付性，對于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠專業，缺乏科學性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內容不全

醫院內部的檔案管理工作中效果最好的便是對于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時的調閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對于采購、建設以及科研類的文件檔案便沒能做到類似的負責與認真，即便是那些財務資料、業務資料或者是相應的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發揮資料的作用與價值。

4.管理工作不規范

大部分的醫院都沒有對于檔案管理工作系統化以及規范化的規定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據自己的經驗以及理解來進行，致使重要的文丟失或者歸類錯誤，為日后的調取以及審閱工作帶來了一定的困難。

5.管理工作現代化水平不高

由于醫院對檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現懶惰以及應對的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業務能力水平，致使檔案管理工作中的問題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當前的醫院檔案管理過程中由于硬件設備不足，難以實現現代檔案管理的現代化，限制了檔案管理工作的發展。即便是個別的醫院引進了先進的設備以及現代管理的技術，檔案管理人員也難以適應其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現代化水平。

三、優化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關的制度指導以及規章約束，為檔案的管理工作提供指導與約束，規范檔案管理的進行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領導層改變對于檔案管理的重視度，認識到檔案管理工作對于醫院運行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫院管理中一部分，不僅可以保證醫院工作的正確運行，保證醫院的正常運轉，還可以保證上級領導對檔案資料的隨時調閱，以便管理層對醫院運轉做出科學的安排，提高醫院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵制度以及獎懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴格的考核以及懲罰制度，體現出醫院對于檔案管理工作的重視的同時也能夠激勵檔案管理人員工作熱情，進而為檔案管理工作提供明確的依據，提高檔案管理工作的水平。

2.培養檔案管理人員的業務能力

鑒于檔案管理隊伍素質的參差不齊，需要在實踐的過程中對檔案管理人員進行業務能力培訓以及專業知識深化教育，進而提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質。

培訓的內容不僅要包含檔案管理的專業知識，還要包含對于檔案管理工作重要性的講解，進而提高了工作人員責任意識、培養了工作人員的從業道德同時也端正了工作人員的態度，不僅能夠培養出檔案管理人員的愛崗敬業精神，還能夠強化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務意識，有效的減少檔案分類歸檔中的錯誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現象的發生，從而切實的提高了檔案管理工作的質量與效率。

3.鼓勵檔案管理人員進行創新

檔案的管理工作對于醫院的正常運轉以及效益的實現都有著關鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經濟形勢以及醫療改革的深化而不斷的進行創新與做出相應的改變，適應新形勢與新要求。

篇（8）

高校國有資產檔案是指在高校國有資產管理工作中形成的具有招投標文件、購買合同、資產檔案、出入庫文件、報廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產檔案是高校國有資產管理工作的真實記錄，是高校資產監管部門工作的依據，是高校建設發展的憑證，維護國家財產安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規模快速發展，國有資產短期內迅速膨脹，國有資產管理工作跟不上高校發展速度，面對這種新的國有資產管理工作新形勢，高校國有資產檔案管理存在諸多問題。

一、當前高校國有資產管理工作的主要問題

（一）國有資產檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產檔案在校區搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產檔案材料不齊全。由于高校規模快速發展，資產采購量較大，資產檔案管理任務繁重，導致直接或間接造成資產檔案的流失。如對國有資產申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產出現了故障后因為不能得到良好的維修和保養。

（二）資產檔案制度不健全。有些高校對資產檔案管理工作的重要性缺乏認識，沒有健全資產檔案管理制度和資產管理員，資產檔案工作沒有納入學校的資產管理工作中去，沒有與資產的計劃管理、采購供應和使用等工作緊密結合，這是造成高校資產檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進行資產采購過程中未將檔案沒有列入項目管理工作中，資產檔案管理員處于服務于項目工程的被動的從屬地位，致使采購結束后不進行國有資產檔案驗收。

（三）資產檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于資產檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，根據文件的主要類型或文件的特征進行區分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。隨著科技的發展，很多的紙質文檔轉換成電子文檔，掃描紙質文檔，建立電子檔案，已經是迫在眉睫。

（四）資產管理員人員素質參差不齊。高校的固定資產規模較大，一般高校國有資產處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經過培訓就上崗，專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產檔案收集整理完整，這樣就會造成資產檔案整理分類缺乏系統性、準確性，致使資產檔案存檔材料不規范，給今后的利用工作帶來極大的不便。

二、提高高校資產檔案管理的措施

（一）健全資產檔案管理體制。國有資產管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，其中做好資產檔案管理工作是保證國有資產不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產檔案管理制度，實行領導負責制，明確責任，落實到人。

（二）提高資產管理員的業務水平。專職資產檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產資料進行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進行業務培訓，強化自主工作意識，認識資產檔案的管理的重要性。及時做好各類資產檔案的整理、歸檔。每年進行一次資產大清查，進行檔案的查漏補缺，對資產。

（三）提高國有資產檔案的利用率。國有資產檔案存檔的好多利弊問題都是在調閱國有資產檔案的過程中發現的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學的將國有資產檔案進行分類，提高國有資產檔案存檔后的使用率，最大發揮國有資產的價值。

（四）建立資產檔案管理系統。開發國有資產管理系統，將所有的資產采購，立項，驗收，歸檔，通通在國有資產管理系統上進行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報，提高工作效率，同時對國有資產檔案管理工作實現現代化管理，最大化的保證國有資產檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調閱，節省保管檔案的空間，同時也對所有過程進行很好的監控，對國有資產的管理提高到一個新臺階。

針對高校資產檔案管理中存在的問題，科學的提高國有資產檔案管理，促進國有資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保國有資產的完整，實現國有資產的科學配置，實現國有資產的價值。

參考文獻

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篇（9）

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環節中原始記錄是血液質量的客觀依據，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經歷、培訓、再培訓證明、專業技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產品、關鍵設備、環節、工藝衛生、環境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數據統計信息 財務報表、采供血工作量、數據統計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統化正規化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環節和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環節脫節，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統一的規范標準

采供血專業機構由于其業務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業規范標準，現有的機關或醫院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現規范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。《血站質量管理規范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環節產生的眾多質量記錄并未規定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據各自對規范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業知識匱乏；各業務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產生源頭管理不力的現狀。很多單位配備了專業的檔案專業管理人員，但又缺乏對采供血業務工作流程的充分了解，不了解業務工作和文件產生過程，以及文件之間的聯系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網絡的安全使用、采供血數據定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業務活動的每個環節。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環節、各過程都應納入檔案管理的系統工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業特點，依法規范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的規范要求，結合采供血行業工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內所有工作部門和流程的質量管理體系，規范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產生、交接、保存的源頭、過程及部門規律，使檔案管理體現行業特色，逐步實現檔案工作法制化、規范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現代化，提高檔案信息利用率

應借助網絡化管理的條件和優勢，實現采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛生部.血站質量管理規范,2006.4.

篇（10）

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）41-0009-03

俗話說：“民以食為天”，高校食堂歷來是高校領導不能放松的一根弦，也是維護高校穩定的重要基礎。尤其是在新形勢下，物價不斷上漲，通漲仍在延續，因此，當下，必須充分認識到高校食堂工作的重要性。雖然高校食堂工作一直是學校管理工作的重點和難點，如何做好新形勢下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持續發展是學校各項管理工作的重中之重。高校食堂的管理千頭萬緒，如何進行科學化管理，就是擺在我們高校管理者面前的一項重要課題。在各項管理工作中食堂的檔案管理是科學管理的基礎和前提，沒有科學的檔案管理，管理就會成為無源之水，無本之木。只有實施科學的檔案管理，才能為科學管理提供信息和依據。

一、當前高校食堂檔案管理存在的問題

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租賃制。食堂的員工大多以農民工為主，食堂的具體管理者及員工的身份多數都不是學校的正式員工，他們重視的首先是利潤，對于檔案管理往往被忽略或沒有檔案管理這個概念，甚至許多食堂沒有檔案，更談不上檔案管理，這種狀態是與高校檔案管理及學校的發展極不適應的，必須加強食堂檔案建立和管理工作。

1.對食堂檔案管理重視不夠。高校食堂應以服務為前提，不能等同于商業機構，不能以盈利為主要經營目的。學校對食堂的管理首先應科學化、制度化，而不是簡單的做好飯菜滿足就餐者一般性需求。科學化管理需要建立在完善的信息系統，管理科學化，就是綜合運用現代管理理論、技術和方法，對食堂的生產過程進行全時空、全方位的科學管理。尤其是對檔案的科學高效管理，對于降低食堂經營成本、提高食堂系統運行效率、增強食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建設現代化食堂，必須在食堂的檔案管理上下功夫，進而促進食堂管理更加符合現代管理制度的建立和完善，確保食堂管理的標準化、制度化、精細化[1]。

2.克服對檔案管理的可有可無的思想。加強對食堂食品安全管理監督，是管理者的首要任務。在日常管理工作中，發現問題要及時糾正；對違法經營，誘發事端的食堂經營單位或個人，相關單位要及時做出相關處理，要防止與杜絕誘發事故的苗頭和隱患，食堂檔案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，來不得半點馬虎，必須通過建立完善的檔案資料來完成。忽視檔案管理的經營者是不符合現代企業制度建設要求的，是不可能管理出符合現代高校要求的現代化食堂的。

3.食堂務工人員對建立檔案的重要性認識不清。目前食堂務工人員大多是農民工，農民工對個人檔案意識和檔案觀念淡薄是普遍的，也是當前農民工民生檔案建立與管理存在的首要問題。由于缺乏建檔意識以及自我保護意識，對自己專業技能的積累沒有足夠認識，甚至連是否簽勞動合同，是否加入社保、醫保也沒有引起足夠的重視。假如這些合同文件存在，而不能進行有效地保存，致使在發生勞動糾紛、個人合法權益受到損害時，無法出具完整的檔案信息憑證或者翔實的檔案信息資料，使得個人合法權益無法得到保障，同時，也會給未來求職帶來不便[2]。

二、食堂檔案資料的收集與完善

高校食堂檔案的建立是件大事，不僅涉及到食堂的科學管理，更涉及到食品安全以及政治穩定。食堂管理工作不僅要做好事前預防、事中監督，還要做好事后處理。檔案的建立和完善勢必為食品安全提供了保證，由此可見，檔案建立是件事在當代，立在未來的大事。高校食堂檔案資料來源于與食堂有關的各個部門，產生于與食品生產的各個環節，貫穿于食品采購、制作、出售的全過程。食堂檔案的保存和管理，首要的前提是食堂檔案資料的收集，沒有檔案資料的收集，就無法保存檔案，當然也就更談不上檔案管理了。如果食堂資料收集不全面，也就不能全面地保存食堂檔案，而且保存的食堂檔案也不是食堂發展過程的真實記錄和完整憑證。因此，要進一步加強高校食堂檔案管理，必須首先全面、完整、準確、系統地收集食堂檔案資料，避免遺漏和缺項[3]。

1.檔案搜集要做到全面性。關于檔案搜集的全面性，眾說不一各有所長，筆者認為食堂檔案應從以下幾個方面入手：（1）食堂經營許可證、衛生合格；（2）從業人員身體健康體檢證等相關證件、從業人員勞動合同、人員工資表等；（3）食堂制定的規章制度、工作計劃、報告、總結、會議記錄以及管理工作中形成的文件材料和各種會議紀要等；（4）食堂每餐的食譜、價格確定的方案；（5）學生伙食管理委員會的開會記錄；（6）上級主管部門、行業協會等有關于食堂工作的文件和信函；（7）學校黨委、行政的重要文件及學校相關部門發給食堂的文件和相關文字材料；（8）食堂獲得的榮譽證書、獎勵等文字材料；（9）年終結算清單及年終總結；（10）上級領導視察留下的照片及有關對食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同時期建立的水、電、火、中毒等突發事件應急預案。以上十一項內容只是筆者的一孔之見，還不夠完善，還要在食堂的經營和發展過程中，不斷豐富，但目前上述11項內容可以說基本上覆蓋食堂檔案的全部內容，也是高校食堂檔案不可缺少的重要資料。全面地收集和保存上述檔案資料，確保食堂生產全過程得到生動有效的記錄，才能談得上對高校食堂檔案的科學有效地管理。

2.切實做好食堂檔案資料收集的保證工作。高校食堂檔案的建立和完善，除規定具體內容是遠遠不夠，要保障檔案資料收集的全面性，還必須做到以下幾點：（1）必須建立健全食堂檔案法規體系，把食堂檔案收集管理納入到學校檔案管理的統一軌道上來。（2）深入宣傳檔案法規，提高食堂管理者及從業務工人員的認識，增強主管部門和食堂管理者的檔案意識。加強跟蹤管理和對檔案收集的現場指導，提高對檔案資料的收集質量，真實地記錄食品生產的工作流程，保證檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和系統性。（3）設立獨立的檔案管理人員，提高檔案員的素質。加強經常性的業務培訓，實行檔案員持證上崗。

3.食堂檔案資料的整理。檔案資料了的收集僅僅是檔案管理的第一步，更重要的是對所收集到的資料進行有序的整理。加強高校食堂檔案資料管理工作是一個承上啟下的重要環節。食堂檔案有別于其他檔案管理，必須按照時間順序，生產流程，不同類別進行排列編號，以便檔案資料的保存、管理和利用。為此，食堂檔案管理必須堅持完整性，真實性、時間順序性。為了便于日后查找和利用，食堂檔案整理大致可歸納為以下幾類：（1）政策法規類。具體包括各類許可證件；上級文件；規章制度；勞動合同；勞動保險；管理機構組成人員名單等。（2）原料采購類。原材料采購是保證食堂飯菜質量的重要關口，采購的主要食品要保證質量，避免“三無”產品進食堂。為此，包括采購人，供貨單位，每天采購的食品品種和數量、價格等都要一一存檔。（3）生產過程類。食品安全是食堂經營第一要務，食品的生產過程必須嚴格遵守生產程序和制度。各種食品的名稱，食品加工生產過程要記錄到人，確保責任到位。（4）務工人員的個人檔案。主要包括個人履歷，學歷，專業特長證書，工作以來的鑒定及考核材料，社會關系，錄用、聘任、獎懲材料，工資級別，對組織有保存價值的材料等。

三、加強和完善食堂檔案管理的途徑和方法

高校食堂檔案資料的收集和整理是高校食堂檔案管理的重要前提和基礎，然而，所收集的資料能否得到妥善的保存和利用，其關鍵是能否做到科學的管理，科學管理檔案要從以下幾個方面入手。

1.檔案管理人員應具有專業素質。管理是一門科學，搞好管理必須具備專業的管理知識，檔案員也是如此。檔案管理是一門學問，不僅僅限于簡單的資料收集，更重要的是對收集到的資料進行科學專業的管理。建立食堂檔案的過程是件繁雜、勞心、費神的工作，保存高校食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為提升食堂服務質量服務。檔案資料的搜集及整理十分重要，資料收集不全會影響對食堂全貌的記載和有效利用；資料整理不規范會影響到今后的查詢。要科學規范的建立和管理以及有效地利用檔案，檔案管理者的業務素質格外重要，沒有業務素質作保證，檔案的作用就無法發揮，從而也就失去了建立檔案的意義。另外，除業務素質要求外，還要選擇政治上可靠，具有較高的政治素質、高度的責任心、作風正派的人員，因為檔案管理具有嚴格的保密性要求[4]。

2.要強化檔案管理者的服務意識，充分發揮檔案信息資源的作用。建立食堂檔案，保存食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為廣大學生服務好，保障學生有一個健康的體魄，把旺盛的精力投入到學習中去。為此檔案管理人員要明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務的質量如何是衡量檔案管理者職業道德標準，發揮好檔案信息資源的作用，是檔案管理者義不容辭的責任。在某種程度上說，目前，我們許多單位檔案管理只限于管，而往往忽視了如何利用，也就是說檔案的管理大多處于“重管輕用”的狀態，從而使食堂檔案資料利用率非常低，甚至長期“閑置”在書架上、庫房中，使高校食堂檔案管理工作總是在低層次上止步不前。這種狀態嚴重地背離了建立檔案的初衷。為此，食堂檔案管理必須堅持“管、用”并重的原則。檔案的利用不僅是被動的調來調去，檔案管理者應為檔案信息資源的利用提供主動服務，要結合食堂工作的不同時期、不同季節的不同特點，及時向食堂管理及經營者提供有針對性的檔案信息服務。

3.建立、健全檔案管理制度，是充分利用檔案資源的保證。檔案管理是件嚴肅認真政策性很強的工作，檔案工作的管理要嚴格遵守檔案法的有關規定，同時還要結合不同行業的不同特點，完善管理機制，結合工作中出現的新情況、新問題，不斷加強檔案制度建設。首先，要建立健全崗位責任制，使目標管理任務分解到位、落實到人；第二，建立健全檔案借閱制度，保證檔案安全；第三，建立檔案保密、利用制度，工作中嚴格按制度辦事，保證檔案管理的制度化、規范化[5]。

食堂檔案管理對于未建檔案的食堂來說是一件全新的工作，而對已建立檔案的單位還有不斷完善和充分利用的必要。面對現在食堂管理模式及食堂就業人員組成的復雜性，作為管理者要高度重視食堂檔案管理工作，要克服建檔和管理的為難情緒，全面認真的收集經營過程中留下的有保存價值的各種資料，科學地整理和保存檔案資料，充分和有效地利用檔案信息資源，必將為高校食堂現代化建設打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]孫忠柱.高校食堂管理的幾點體會[J].科教平臺，2008，（6）：1-4.

[2]田艷艷.農民工檔案管理的問題與對策研究[J].檔案學研究，2012，（4）：1-5.

[3]趙金鵬.高校學報編輯部檔案管理應在三個方面下功夫[J].管理與改革，2008，（1）：1-2.