檔案一體化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案一體化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

隨著信息網絡時代的到來，人們對于信息資源的需求發生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無空間、時間、地域、借閱限制的多元化信息服務，內容新穎、類型完整多樣、來源廣泛的信息。信息的網絡化和數字化正在成為這個時代的發展趨勢，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準確地為讀者提供高效的服務， 進行信息資源整合、實現信息資源共享迫在眉睫。

1 圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 圖書檔案一體化管理是時展的產物

每個圖書館、檔案館的館藏建設各有差異，側重點不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側重單一專業的圖書資源，有的面對所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側重與局限性的最好辦法就是實現文獻檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來彌補自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設已經不能滿足讀者對于信息多樣化與深層次需求，這種現狀使得圖書館和檔案館面臨一個新的挑戰，必須尋找到一個新的方法實現圖書館、檔案館的持續發展，滿足讀者在新時代背景下對于資源的需求。圖書館、檔案館的網絡化資源共享平臺無疑是最好的選擇。構建圖書檔案的一體化網絡，建立一個與互聯網對接的平臺，快速進入信息高速公路，打通信息交叉服務的隧道，才能實現信息資源全球共享，加快信息現代化建設的進程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。

1.2 圖書、檔案實行一體化管理是信息管理一元化的需要

隨著科學技術的不斷進步，學科間相互交叉、相互滲透，現代科學技術正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯網廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網絡化迅速發展，形成了一個巨大的信息資源庫和信息資源網絡系統，為信息資源的交流和共享提供了發展的技術基礎。信息管理一體化的整體優勢凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會發揮更大優勢，提高資源利用率，是學科整合的需要，通過一體化管理實現資源共享也是圖書館事業和檔案事業自身的發展需求。圖書館和檔案館館藏的特點各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無法將滿足信息時代讀者對信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實現一體化，利用網絡實現資源信息共享，才能滿足當今相互滲透和交叉極為頻繁的學科要求，才能滿足社會進步和科學發展對圖書檔案管理的要求。在現代網絡急速發展的大環境下，圖書檔案一體化管理給學科和信息提供了一個交叉整合的平臺。

2 制約圖書檔案管理一體化的因素

2.1 管理體制相對落后，不統一

我國現行的圖書、檔案系統雖同出一源，但現在卻分屬于不同的系統，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯系溝通協作，形成了獨門獨院的現象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實施和資源共享的實現。這種管理體制也使得檔案圖書系統難以進行交流和實現數據共享，在這種無交流的情況下各自進行著自我建設，導致了數據和信息大量重復，造成資源配置不合理，人力、物力、財力的巨大浪費的現象出現，嚴重制約了數據信息資源的有效發展和合理利用，不符合科學發展的理念。

2.2 綜合性人才匱乏

圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊伍的支持，它的實現需要一批具有新型知識結構、掌握多學科知識、熟悉各領域發展的高素質綜合性專業人員隊伍。但實際上，由于現有人才培養模式，真正精通圖書管理學、檔案管理學理論和實踐技能的人并不多，在實踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴重制約了圖書管理一體化建設的發展進程，影響了信息資源管理水平。

2.3 信息基礎設施不健全

信息基礎設施是實施圖書、檔案管理一體化必須構建的網絡環境。當前，我國大部分高校的信息基礎設施已初具規模，但圖書館、檔案部門的信息設備還遠遠不夠，特別是檔案管理機構，多是微型計算機單機操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時，校園網絡帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務對象僅限于全校師生，利用率相對較低，造成了信息資源的浪費，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內容和來源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內容比較專指、明確，保存形式是紙質版，導致對網絡結構的存取要求不同，尚需開發專門的信息管理系統。

3 建立圖書檔案一體化管理的具體實施步驟

通過制定相關法律法規和行業標準來指導、調節和規范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實現國家對檔案圖書一體化建設的保障和指導作用。建立圖書、檔案一體化管理的協調中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進行。同時，相關管理部門應該對于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統籌的必然性有一個宏觀全面的意識；對于圖書檔案一體化管理的發展趨勢有一個清晰的發展藍圖，轉變消極態度，只有在充分認識到一體化管理的必要性時，圖書檔案一體化管理才能出現成效，才能有發展空間，才能推動體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強圖書、檔案管理方面人才的培養，另外，也要對現已在職的圖書、檔案工作人員進行相關的培訓，促使他們掌握圖書、檔案一體化管理方面的理論和實踐知識，更好的落實一體化管理。

參考文獻：

[1] 李麗君.高校圖書、檔案一體化建設與資源共享[J].蘭臺世界，2006（6）.

[2] 江福蘭.高校圖書檔案一體化管理探析[J].科技情報開發與經濟，2007（17）.

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【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0307-01

文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化的目的。

一、當前機關文件與檔案管理存在的問題

1、傳統的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個職能部門，分別負責文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統中運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發揮作用，容易出現收文不全，歸檔不全的現象，檔案質量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務功能的發揮，也不利于檔案部門作用的發揮。

2、由于機關各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業務工作質量的提高。缺少統一的標準、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標引等，重復勞動浪費了人力和財力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規范化建設。

3、隨著社會信息化的到來，大量的電子文件產生于辦公自動化系統中，由此產生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數字化方向發展。而目前機關文件與檔案管理部門使用的軟件不統一，造成信息不能相互對接和同享，嚴重阻礙了機關信息現代化建設步伐。

二、機關實施文檔一體化管理的必要性

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結合起來，才能實現機關運轉的高效率和檔案管理的高質量。文件與檔案是同一事物的兩個發展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續性，二是公文上的相關性。無論是現行文件還是非現行文件，它們的內部特征具有一致性，都可以用統一標準進行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯網打下良好的基礎，避免了檔案部門今后重復進行著錄，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。

目前，各級機關都在加強管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項管理活動中起著傳達信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實施與管理的工具。現在大多數機關都實現了辦公自動化，公文處理、檔案管理都使用計算機管理，但是，在職能分置的環境下，文書與檔案部門只能被動地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現狀，適應形勢發展的需要，使文件與檔案更好地發揮作用，就必須進行文件與檔案一體化建設，讓文書處理的有關信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網絡“一條龍”的服務系統，才能提高機關管理工作的效率。

三、機關實施文檔一體化管理應注意的問題

隨著信息技術的應用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質量，從收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、利用等環節來看，都有著實際的工作內容。

1、轉變觀念，提高機關管理人員素質。由于管理體制、思維模式上長期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機關公文處理和檔案管理仍按照傳統的管理模式，工作環境的嚴格分工和管理模式的嚴重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發各自為政，或將檔案管理軟件進行簡單的數據并接，并未真正實現現代辦公環境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級領導必須對文件與檔案一體化有著客觀、充分的認識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨立發展的職業觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項兼文件與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術為一體的科學，傳統的檔案工作很難適應。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓來提高文件、檔案工作人員的思想認識和業務素質。通過崗位培使他們充分認識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。

2、大力推進機關辦公自動化建設。辦公自動化是文件與檔案一體化管理的基礎。辦公自動化的發展，導致電子檔案的產生，為紙質檔案向電子檔案發展提供了技術支持。信息真實地記錄下來，把文件產生的整個過程分類整理，并準確地將要歸檔的公文、合同、協議、文件、指示、資料一等，歸入相應的檔案數據庫中，實現了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經過檔案專業人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應用于機關檔案管理中，真正實現了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統的推廣應用和數據遷移工作，從而實現網上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。

3、標準化、規范化是實施文檔一體化的前提和關鍵。實現文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關規范標準。只有文件管理標準化、規范化，檔案管理現代化才能順利開展。首先要把好文件形成關，文件標題、編號、主題詞等特征要標識規范；其次是要制訂機關檔案管理分類、著錄、標引工作規范。在文件形成與處理時，把檔案分類、編號等原則運用其中，使每一個單位的文件、檔案類目劃分和設置標準、規范，形成一個有機的整體，使各類文件管理系統都能和檔案管理系統緊密銜接起來，就能實現數據共享，保證文件檔案的質量，為社會提供可靠的檔案信息。

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一、圖書檔案一體化管理的優點與可操作性

（一）一體化管理的優點。經過傳統醫療機構的改革變遷，使醫院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區分開來，形成兩個相互獨立的體系進行管理，而其中缺乏良性互動，導致嚴重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯系，使之經常出現管理交叉和重復管理的現象。在醫院的圖書檔案信息，應服務于醫院的各級醫療人員和管理人員進行實時查閱，并確保信息的準確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫院的相關信息管理形成網狀數據庫，使其涵蓋醫院工作的全局內容，實現醫院內部的實時資源共享。比如，在醫院中進行的醫療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發到結尾中的相關工作，都可依賴醫院的圖書檔案信息進行。不僅如此，課題研究后對相關材料進行的整理歸檔工作，能為今后的相關課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學科，圖書館學與檔案學不論是基礎知識理論、認識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領域已逐漸實現了認知上的統一。因此，在醫院的管理中，將圖書檔案進行一體化的管理能幫助醫院形成涵蓋更加全面信息網絡，從而為醫院各項醫療和科研提供服務。

二、醫院圖書檔案一體化管理工作的展開

（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫院的相關工作提供參考。由此可見，在醫院圖書檔案一體化管理中，信息數據的優化尤為重要。網絡信息技術的接入能改變醫院館藏結構上的單一、彌補數據信息上的缺失、提升整個信息處理和調取速度。一體化管理能確保數據信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務于醫院的相關醫療活動與項目。

（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優點進行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進行不斷整合，進而推動管理工作的發展。對醫院的檔案來說，大多數的館藏檔案內容相對時間較為久遠，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數據則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫院的各級部門管理人員、維修人員和財務人員服務，而圖書管理則針對醫療、研究、醫護、技術人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎。在一體化改革中，圖書和檔案是數據信息的主要來源，需要進行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數據進行深刻的了解和運用，真正發揮圖書和檔案的使用價值。

（三）提升配套服務工作質量。對數據信息進行利用的過程，就是根據圖書或檔案資料的幫助，進行相關研究產生新數據信息的過程，在醫院的研究和建設中，這種新數據具備更高的使用價值，這種本質也體現了知識經濟時代的數據信息管理特點。在醫院簡稱圖書檔案館后，工作人員應注重配套服務工作的完善與優化。比如，創辦醫院內部的《醫學快訊》，介紹醫療上相關方面的最新指示，帶領醫院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫院圖書檔案館的管理與臨床醫療運用之間聯系的加強進行了解與溝通，幫助院方實習醫生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數據進行論文的撰寫和創作。

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在進行檔案管理的過程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊含著豐富的資源信息，在人類不斷發展以及實踐活動開展的過程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術手段的發展過程中，檔案是一門綜合性的學科，在各個工作崗位中都具有重要的影響。傳統的檔案管理手段對于檔案的發展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進行變革，應用現代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發展，積極的采用計算機以及電子文件等相關技術。新的管理方式可以說更加科學化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質量。

2 檔案一體化管理基礎

在進行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎，在理論基礎方面，因為當前的檔案管理正處在電子文件的發展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎中，應該為檔案的一體化實現提供一定的物質幫助，信息化與網絡化的發展趨勢是檔案實現一體化管理的首要前提，只有將理論基礎以及實踐基礎有機的結合在一起，才能促進檔案一體化更好的發展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應用系統設計思路

在進行文檔一體化管理的過程中，首先應該對應用系統進行設計，其主要的思路是應用網絡服務器以及數據管理平臺等方式對檔案進行一體化的管理。在信息系統中，操作人員具有不同的操作權限，以處理階段為例，這一階段主要是進行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進行修改、刪除或者增加等操作權限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權限，而在進入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負責的任務是對電子檔案進行整理以及進一步的篩選，選出有價值的檔案資源進行保管。檔案管理者的主要工作任務就是加以必要的指導。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進一步的保管，并且檔案的使用者可以應用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負擔，降低錯誤的發生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎的環節，可以說檔案工作是文書工作的進一步延伸，所以需要進一步加強二者之間的關聯性，使其緊密的結合在一起，以促進檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質量提升。在檔案一體化的實現過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業務系統有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進行保管才能算相應的工作真正結束，同時還要意識到，在開展現行業務系統的過程中，要責任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關節，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現行期、半現行期和非現行期，并通過現行業務工作部門、機構檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現了集成，要求在一個統一的系統內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、移交、保存或銷毀等各個環節，實現各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現流程的優化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復雜性，避免了信息的多次錄入和產生不一致信息的可能性。

3.4 業務處理的自動性

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進行圖書檔案一體化管理主要是由于信息技術在不斷的更新，單純將圖書管理和檔案管理分開，不僅給圖書管理員的管理工作帶來壓力，而且也使得讀者的查找過程變得更加復雜。文章以山西省寧武縣社會救助管理站的圖書管理為例，對于推進圖書檔案管理的一體化進程進行分析，通過對于國內目前的管理情況的總結和歸納，提出更加先進、更加科學的解決措施。

二、圖書檔案一體化管理的必要性

1.順應時展

在如今社會中，信息極度膨脹，知識數量急速增加并且知識的更新速度不斷加快。圖書館、檔案館不可能將所有的文獻資源都進行收集整理，因此需要實現圖書檔案發展的一體化，也就是利用先進的科學技術管理所有的文獻資源，這也是在快速發展的現代技術的發展的總趨勢，實現文獻資源的數字化。同時，要注意將圖書館、檔案館實現資源共享，構建完整的文獻資源布局，形成共同的發展，滿足廣大讀者的閱讀需求。

2.實現優勢互補

圖書館、檔案館在長期的管理過程中存在許多管理問題，同時也形成了各自的管理特點和管理優勢。對圖書館、檔案館進行一體化的整合管理，主要是在社會的不斷發展進步過程中，對圖書館與檔案館進行分開的管理不能實現目前對于社會資源的全面需求，同時這種管理模式嚴重拖慢了管理速度，也無法實現與網絡科技之間的對接，進行管理速度的更新。因此，長此以往，如果還將圖書館與檔案館進行分開管理勢必會造成資源的更新速度減慢，浪費大量的人力、物力資源。同時也會造成查詢的工作不斷重復，不僅給資源館的人力是一種極大的浪費，同時也浪費了查詢者的大量時間，給雙方都帶來極大的不便。

3.實現資源共享

圖書館和檔案館的管理過程存在其自身的特色以及優勢之外，還存在一定的問題。由于其二者進行館藏的圖書各有偏重，不利于讀者進行綜合利用。因此，為了順應當前信息時代的發展需要，同時實現資源共享，進行圖書館、檔案館的一體化管理，是最好的選擇措施。只有利用其在管理上的一體化，加強在網絡環境中的信息共享，才能達到如今快速發展的社會對于圖書館、檔案館管理的基本要求，實現不同學科、不同信息之間的整合發展，實現平臺的最優化。

4.知識經濟發展

進行圖書館、檔案館的一體化管理的重要動力是指在知識經濟快速發展同時在資源、知識共享占主要發展趨勢的當今社會，知識是創造創富與實現自身增長的重要依靠。進行圖書、檔案的一體化管理，實際上就是將知識進行更好的管理，在實現資源共享的同時，實現知識自身的整合以及整體化、系統化發展。在此過程中，圖書檔案一體化管理實際上不僅滿足了讀者日益發展的需求，同時為了讀者用戶提高了更加豐富、更加全面、完整的信息資源。

三、實現圖書檔案一體化管理的實施措施

1.健全管理體制

就目前各大圖書館、檔案館的管理現狀而言，各級相關負責人應該加強對于圖書檔案管理一體化的認識的重要性與迫切程度。隨著當今社會的信息呈現爆炸式增長，管理人員需要把握住發展趨勢，認識到進行圖書檔案管理一體化的必要性，以及實現部門整合，更好的進行人力資源的管理與統籌。在戰略指導層面上，只有管理層在對于進行圖書檔案管理一體化有全面、科學的認識的基礎上，進行圖書檔案管理才能在戰術、戰策上有所偏倚，從而形成完整的管理體系。

2.加強人才培養

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首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

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近些年來，隨著我國醫療機制的改革與深化，醫院的管理模式發生了重大的轉變，對于醫院圖書與檔案的改革工作也進行得如火如荼。本文首先對于醫院圖書檔案一體化管理的優越性與可行性做出歸納與表述，其次對于如何進一步做好醫院圖書、檔案一體化管理工作做出相應探討，希望經過摸索與實踐，醫院圖書館檔案一體化管理工作能夠得到進一步發展和完善。

一、醫院圖書檔案一體化管理的優越性、可行性

1.醫院圖書檔案一體化管理的優越性。以前圖書、檔案管理是兩個單獨的體系，各立門戶，無往來以及通信，因此浪費掉不少資源與信息，且在提供的信息中存在重復與交叉現象。對于醫院信息資料，要求醫院各級管理人員以及醫療人員能夠及時、準確、全面地提供，但是圖書和檔案的各自獨立性使得實際工作難以滿足以上要求。但是，如果對醫院圖書、檔案進行一體化管理，便實現了兩者的融合與交流，有效轉變信息管理的單一模式，更使得工作人員對于全局觀念的統一意識有了進一步的提高，有利于實現資源共享。例如：醫療科研項目，從課題的申請、立項、開發到結尾的鑒定，都能夠有圖書和檔案的信息提供利用。此外，在課題研究結束，科研材料歸檔之后，能夠方便再次立項課題重新利用，有利于形成信息保管、開發的良性循環。

2.醫院圖書檔案一體化管理的可行性。隨著科學技術的不斷進步與發展，基于社會廣泛、迫切的需求，對于圖書、檔案的利用日益要求公開化。另外，由于圖書館學、檔案學是知識信息管理的兩大學科，兩者之間在認識論、基礎理論、方法論上幾乎相同;甚有某些區域已將兩者實現統一。由此可見，圖書、檔案事業的發展必然走向一體化，通過一體化的管理，能夠使得其形成綜合信息網絡。

二、進一步做好醫院圖書、檔案一體化管理工作

1.圖書、檔案管理一體化，確保信息的充分利用。不管是圖書還是檔案，因為被利用，所以才能體現其價值。因此，應當在信息的優化上下一番功夫。首先，經過網絡以及計算機的技術，將館藏結構的單一性、信息不全、提供速度緩慢等問題進行解決。其次，圖書、檔案管理一體化使得圖書、檔案信息在其有效期內能夠更大化地發揮出利用價值，及時為醫院各項目提供服務，確保信息能夠被充分地利用。

2.根據圖書、檔案各自特點促進一體化管理的健康發展。在圖書、檔案一體化管理的建設初期，勢必無法得到多數人的接受。因此，若想要突出兩者一體化的優勢，就需要針對兩者各自的特點整合資源，互幫互助，進一步做好管理工作。由于館藏檔案所記錄的大多是歷史，越久越珍貴，而圖書以及文獻資料所提供的大部分是較新的信息資料，兩者從時間上可以反映出其價值與取向。醫院職能部門的管理人員、后勤基建部門的維修人員以及財務人員是檔案管理所服務的對象;醫療、醫護、研究、技術人員則是圖書管理所服務的對象。因此可以看出，兩者都有其自身特點，但對于一體化的管理來說并沒有沖突，反而是一體化管理的基礎。圖書、檔案作為信息資源，在管理上需要整合與配置，進行信息深層次的加工，方能突出其共享優勢。

3.圖書檔案館成立之后，做好綜合服務工作。無論是圖書還是檔案，在通過利用之后產生的新信息更加具備價值，同樣這也是現代知識經濟時代信息的管理本質。對于此方面，圖書檔案的管理人員應當主動地做好其工作。例如：院內自辦《醫學快訊》，對于網上的新知識進行介紹，召開學科領域帶頭人、科主任進行座談會等，對于圖書館檔案與臨床科室兩者之間的聯系進行主動地探討與溝通，了解院內對于圖書館檔案的利用需求，對學術論文進行講評，使得實習醫師撰寫論文時能夠充分利用館藏資源和文獻進行創作。

綜上所述，圖書與檔案雖然屬于不同的文獻資源，但是都有自身的特點以及各自的理論體系，同樣也呈現出不同的價值形象，但是作為客觀的存在，兩者之間不但有著相同、相似的載體，且管理手法以及服務方法也高度吻合。所以，圖書與檔案的一體化管理是信息社會發展必然的趨勢。但是一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要相關部門以及政府、醫院的共同努力，才能更好地實現一體化的發展。由此可見，醫院圖書館檔案一體化管理需要經過不斷摸索與實踐，醫院圖書館檔案一體化管理工作才能夠得到進一步發展和完善。

參考文獻

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高職院校中，圖書和檔案是師生獲取信息的主要來源。隨著科學技術和網絡信息技術的迅猛發展，廣大師生對信息資源的需求方式和內容發生了根本性的變化，單一地從圖書或檔案中獲取信息已經不能滿足日益增長的信息需求，而是需要無時間、空間、地域限制的多元化的個性信息服務，需要來源廣泛的全方位、多層次、多角度的信息內容。因此為滿足廣大師生的需求，必須打破圖書、檔案部門各自為政的局面，對圖書、檔案進行有效整合，實行一體化管理，使信息部門更好地適應高職院校教育改革的需要，這是一種必然趨勢。

一、圖書、檔案一體化的涵義

圖書、檔案都是以文獻信息為基礎而形成的產物，作為重要的信息源泉，雖然管理信息的形式、內容有異：檔案館提供的信息以縱向的原始信息為主，圖書館提供的信息以橫向的再生信息為主，但它們的最終目的都是為了開發、利用信息，實現信息的價值。所謂圖書、檔案一體化是指將圖書、檔案各自獨立的系統統一為一個整體的過程，說到底就是一種競爭性的互補關系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優功能點，在此基礎上進行互補匹配，打破圖書、檔案之間的層層壁壘，加強兩者之間的協調與合作，通過網絡共建、資源共享、分布式收藏、遠程存取等手段，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務。

二、高職院校圖書、檔案一體化管理的必要性

1.改變高職院校圖書、檔案管理現狀的客觀需要

目前，大部分高職院校的圖書和檔案管理隸屬于不同的部門分散管理，這種單一的縱向管理模式使得檔案、圖書管理出現了各自為政、互不相聯的局面，造成了信息資源的浪費。同時，舊的圖書檔案管理模式無法適應計算機和網絡技術的發展對圖書、檔案管理提出的更高層次的要求。因此建立橫向管理模式，即實現圖書和檔案的一體化管理，可以整合高職院校現有的圖書、檔案資源，配合高效的計算機網絡信息系統，合理利用人力和財力，集中力量解決面臨的共同問題。對本來教育經費就比較緊張的高職院校來說，實行圖書、檔案一體化管理不僅可以節約經費投入，還可以加速現代化管理進程，從而實現圖書、檔案信息資源的高效和集中利用。

2.適應高職院校教學、科研發展的需要

高職院校是培養生產、建設、管理、服務第一線技術性人才和科學研究的基地。隨著高職教育的發展，高職院校的教學、科研活動也日益頻繁。在教學和科研中，師生不僅需要利用原始的檔案資料，還需要利用館藏圖書、電子圖書以及文獻檢索工具等獲取動態信息及科研資料。但目前，大部分高職院校仍采用傳統的檔案、圖書分散管理方式，不利于信息資源的綜合開發利用。只有將圖書和檔案信息相互融合，實行一體化管理，實現高職院校內部資源的優勢互補，才能更好地滿足廣大師生對信息的需求，推動教學和科研的進一步發展。

三、高職院校圖書、檔案一體化管理的措施

1.建立標準、統一、規范的管理制度

傳統的各自為政的圖書、檔案管理制度是圖書、檔案一體化過程中的絆腳石。因此，首先，高職院校要打破傳統的管理格局，根據圖書、檔案的共性和一體化管理的需要，制定統一的標準規范，建立統一的文獻信息管理機構；其次，要依據圖書、檔案的差異，制定特殊的管理辦法，組織人員編制和采用對圖書和檔案管理都適用的分類、著錄、標引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻標引法等，以，統一規范管理，最終實現真正意義上的圖書、檔案一體化管理。

2.構建現代化的計算機網絡信息系統

圖書、檔案系統是一個龐大而復雜的系統，一體化管理不是簡單的整合，要實現高效、統一的管理，就必須借助計算機，通過計算機網絡實現圖書和檔案的宏觀調配和檢索。為此，高職院校應做好以下四方面的工作：一是采用現代信息技術及其設備，增強圖書、檔案部門的信息集散能力、快速反映能力和信息處理能力，從而提高其服務效率和質量；二是要以網絡為基礎，加強圖書、檔案數據庫的統一管理和建設，實現信息數字化；三是將分布于不同地點的數字化圖書、檔案信息資源通過網絡互相鏈接，實時公布利用，實現資源共享；四是加強網絡信息建設，實現網絡化服務，提高服務質量和效率。

3.培養綜合型人才

培養綜合型人才是實現圖書、檔案一體化管理的關鍵。因為圖書、檔案一體化管理專業性強、實踐型強、技術難度大，涉及到信息、技術、語言等眾多知識領域，因此需要培養一批既精通圖書、檔案的業務工作，又精通網絡信息技術和現代化管理的高素質人才。這就要求高職院校對現有的圖書、檔案管理人員進行強化培訓，盡快提高他們的業務能力和現代化管理水平。同時，要積極引進高層次的專門人才，并逐步提高他們在管理隊伍中的比例，為高職院校的圖書、檔案一體化管理隊伍注入新鮮血液，推動圖書、檔案一體化的飛速發展。

總之，高職院校圖書、檔案一體化管理是提高圖書、檔案服務層次的需要，是信息社會下高職院校發展的必然趨勢。但一體化的真正實施還有許多細節問題尚需解決，有待進一步的研究和探討。

參考文獻：

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文書和檔案工作存在的原因是因為它能夠為人們提供需要的資料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應當今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補互足，相互協調工作，實現統一管理，改變以往傳統的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發展的產物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標記，于是就產生了文書。檔案作為文書的產物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負責檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎和前提是文書工作，文書工作的發展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯系。檔案和文書是出自一源，形式和內容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯系到一起，對工作人員相關要求的差異也較小，只是因為二者工作機構形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當今社會正處于高速發展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務。從古代到現代社會，文書工作和檔案工作經歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環。“分”令二者形成了兩個獨立的工作系統，完善了各自的制度、工作內容，“合”不是簡單的將兩個系統加在一起，而是把兩個系統合起來發揮出1+1>2的效果。經歷過“分”，才能認清兩個工作的區別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協調，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業務人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發展，缺乏聯系，束縛了二者的發展，難以適應現代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現代化管理必然會影響現有的手工處理方式，工作人員已習慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預防針。（4）紙張類型的文件規格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復印機等現代化設備的運用，紙張的大小不同，就出現了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復印紙的選擇不注意，將會出現紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調動頻繁，文件的丟失給后續的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態度，杜絕“事不關己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協調工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質量，減少工作失誤。（2）樹立認真負責，從我做起的工作態度，要明白檔案工作的重要性質，記錄無差別的歷史，發揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術和通訊技術，為文書檔案一體化提供技術支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統的手工書寫中解放出來，實現文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構和檔案管理機構，使管理工作更加靈活、更具有科學性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復的工作環節，保證文件質量，更好地做到文書工作和檔案工作的標準化、規范化。（4）建立相應的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業性，避免濫竽充數，拉低單位實力。（5）統一領導，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關單位相互協作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統一管理，節省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監督文件產生的過程，統一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環節，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協調合作，缺一不可，明確各個部門的職責。同時，要給某個部門全新的權力，確保每個工作環節都在控制中。工作人員要在工作中總結經驗，跟上社會發展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結語

任何事物都會隨著社會的發展而不斷改變，這是現代社會的發展規律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務，滿足當今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經營開發有限公司

參考文獻：

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2 在“雙套制”下如何解決紙質與電子檔案的歸檔