干部檔案數(shù)字化管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇干部檔案數(shù)字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

篇（2）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：

    大家好！歡迎各位到**區(qū)委干部檔案室參觀指導(dǎo)工作，下面由我為大家介紹一下區(qū)委干部檔案室的情況。

**區(qū)委干部檔案室成立于     年，曾獲得     榮譽，干部檔案管理數(shù)量由最初的     本增加到現(xiàn)在的    本，隨著干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平的不斷提升，同時也為了滿足我區(qū)干部人事檔案管理工作需要，區(qū)委、區(qū)政府共投入資金***萬元，對干部檔案室進行了全面的升級改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。

場地一：查檔室（檔案室文化長廊） 

現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)所看到的是我們的查檔室，同時也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔著檔案材料的查（借）閱功能，我區(qū)各部門進行檔案查（借）閱都是在這里進行，為了更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉(zhuǎn)遞。。（可加）等   項規(guī)章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認真履行相應(yīng)的手續(xù)。“求真、務(wù)實、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準則。（上墻的還有什么再加上。）

場地二：大庫房、小庫房

現(xiàn)在大家進入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，配有滅火器2個、空調(diào)2臺、除濕機1臺，達到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。

（密集架介紹）我們現(xiàn)在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設(shè)備聯(lián)合公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節(jié)，每節(jié)六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節(jié)，每節(jié)7層，可容納檔案3360卷。合計可容納檔案14560卷。目前全區(qū)共管理干部檔案10282卷。（其中區(qū)委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區(qū)人才交流中心代管檔案816卷；區(qū)教育局代管檔案6251卷。）按照當前只進不出的檔案管理模式及全區(qū)每年大致干部進出

人次，擴容后的檔案室預(yù)計至少可容納未來十幾年的全區(qū)干部檔案。

場地三：整理室

現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)進入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數(shù)個日夜經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。

為了滿足全區(qū)干部人事檔案整理及數(shù)字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)4套，紅光掃描儀4臺，通過軟硬件升級改造，不斷完善數(shù)字化檔案信息庫，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化。實現(xiàn)查詢快捷、數(shù)據(jù)安全的管理目標。

下面請我們工作人員為各位領(lǐng)導(dǎo)演示一下如何實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，達到使用安全快捷的目標。

（工作人員邊演示邊講解）

    場地四：辦公室（如果需要就加一點兒，不需要就去掉）

篇（3）

[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項目在啟動之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對學(xué)院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計和前臺Web 部分的功能規(guī)范。

通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實現(xiàn)的后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計流程

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“添加”標簽，進入后臺管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“修改”標簽，進入后臺管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學(xué)歷編號，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側(cè)“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺主界面左側(cè)“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實際操作，從設(shè)計、開發(fā)上來看可實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

篇（4）

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機普遍應(yīng)用于各單位、各部門。局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化信息，電子商務(wù)、電子政務(wù)在短時間內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在政治、經(jīng)濟等多個領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進而形成大量的數(shù)字化檔案。特別是區(qū)級國家綜合檔案館的檔案信息化建設(shè)、館藏資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作。

一、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

1、檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、檔案資料數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求。當今，政府把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。

3、檔案資料數(shù)字化是社會的強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區(qū)檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，突出重點，面向應(yīng)用，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

三、對檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配備管理軟件。將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實體。有了網(wǎng)絡(luò)沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。現(xiàn)在市場上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟實用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計算機等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求。快速掃描儀適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價格高。同時，相應(yīng)等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實際情況，按照經(jīng)濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

3、改變工作方式，健全工作規(guī)范。檔案信息化建設(shè)的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標，區(qū)級檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動性，在深入了解本地區(qū)的重要實踐活動，為社會發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。

篇（5）

1.進一步將十八屆三中全會及重要講話精神的學(xué)習(xí)引向深入，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，切實用全會精神和講話精神統(tǒng)一思想、指導(dǎo)實踐、推動工作。

二、鍥而不舍，扎實推進市和區(qū)縣檔案館館舍建設(shè)

2.針對市檔案館開工建設(shè)階段的特點，健全施工現(xiàn)場指揮管理機制，推進新館建設(shè)。

3.繼續(xù)推進區(qū)縣檔案館建設(shè)，整體推動工作進度，指導(dǎo)科學(xué)化建設(shè)，落實資金補助。

三、以數(shù)字檔案館建設(shè)為重點，全面推進信息化建設(shè)

4.抓好數(shù)字檔案館建設(shè)。注重頂層設(shè)計，制訂工作方案，扎實推進實施。

5.抓好“存量數(shù)字化”。繼續(xù)推進“十二五”期間數(shù)字化工作任務(wù)的完成，完善市檔案館數(shù)字化工作流程，指導(dǎo)市屬單位和區(qū)縣檔案館按標準做好數(shù)字化工作。

6.抓好“增量電子化”。制發(fā)《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規(guī)定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點和市檔案館電子檔案異質(zhì)備份試點工作。

四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務(wù)人民群眾

7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導(dǎo)區(qū)縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。

五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學(xué)化水平

8.開展檔案資源合理布局研究，優(yōu)化檔案資源建設(shè)體系，研究提出科學(xué)的檔案資源布局管理方案。

六、開展檔案社會化服務(wù)組織規(guī)范管理研究，促進檔案服務(wù)多樣化

9.研究檔案社會化服務(wù)的范圍和條件，規(guī)范社會化服務(wù)組織的管理，提出檔案社會化服務(wù)的實現(xiàn)方式。

七、加大檔案宣傳力度，增強全社會檔案意識

10.以“國際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動為契機，加大檔案宣傳力度。

篇（6）

【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A

【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強電子政務(wù)建設(shè)

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強檔案信息化建設(shè)是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩(wěn)步推進電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件

有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區(qū)、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現(xiàn)檔案信息資源共享。

篇（7）

隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1 要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2 要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3 建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標準化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。

4 要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5 檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進行數(shù)字化。對企業(yè)長遠發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6 建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

篇（8）

檔案館（室）在接收檔案時應(yīng)首先驗證電子簽名、電子印章的合法性，并將歸檔的信息與電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫中的信息進行比較，在核實真實完整后，才能正式接收電子檔案并將其遷移到檔案館的信息管理系統(tǒng)中，此時還需要在實行物理隔離的檔案信息的災(zāi)難備份數(shù)據(jù)庫中新增當前的檔案信息，然后再開展管理維護和提供利用等工作。

由此可見，檔案館（室）制定各個階段電子文件真實性保障的規(guī)章制度將貫穿電子文件生命周期的整個活動過程，建立物理隔離的電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫和檔案信息的災(zāi)難被分開是保障檔案真實性的有效措施，雖然會增加信息化系統(tǒng)的運行成本，但在確保檔案信息真實性方面是非常有效的，也是可行的。

一、文檔一體深化應(yīng)用的要求

實現(xiàn)文檔一體化管理是信息時代檔案工作的全新管理模式，是適應(yīng)電子文件、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。文件、檔案一體化管理最佳實踐是，在組織機構(gòu)內(nèi)部建立功能涵蓋電子文件生命周期業(yè)務(wù)活動的管理信息系統(tǒng)。

文檔一體化的實現(xiàn)，使辦公業(yè)務(wù)實現(xiàn)自動化、規(guī)范化，檔案管理日趨現(xiàn)代化，具有電子文件從起草時就備份、從辦文時就修正、辦完后就歸檔、鑒定即整理等工作都能依靠計算機實現(xiàn)互動管理等優(yōu)點。當然，開展文檔一體化管理工作，對檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有豐富的檔案專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計算機及通信設(shè)備。

1、提高認識、統(tǒng)一思想是文檔一體化管理的基本要求。

文檔一體化的實質(zhì)是將機構(gòu)各部門相對分散獨立的文件與檔案統(tǒng)一為一個有機的整體進行管理。這不僅能夠加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的一次輸入，多次利用，減少重復(fù)勞動，節(jié)約人力、財力、物理和時間。然而，要想真正實現(xiàn)文檔一體化管理，對檔案工作者而言，特別是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須對文檔一體化管理理念有一個全面、客觀、科學(xué)的認識，并達成共識：使其充分認識到一體化管理的真正受益者是檔案工作者自身，認識到新時期文檔一體化的必要性和緊迫性，認識到這是時代賦予當今檔案工作者的使命，只有這樣才能夠順利推行文檔一體化管理，加強自覺性，使他們面對困難，不逃避、不退縮，用于接收新鮮事物，逐步實施和應(yīng)用文檔一體化管理模式來開展各項業(yè)務(wù)。

當然，信息化工作是一個長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各單位投入必需的經(jīng)費支持，折舊要求各單位應(yīng)逐漸增加對檔案管理部門的投入（包括人才、資金、設(shè)備等），落實檔案事業(yè)經(jīng)費，高度重視檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化作為機構(gòu)信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容來抓，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步發(fā)展，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

2、加強電子文件管理的標準化與規(guī)范化。

文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更加密切，把二者放在一個綜合的管理系統(tǒng)中，作為前后銜接、相互影響的子系統(tǒng)，統(tǒng)一地組織和控制整個文件生命周期的全過程。由于文件管理與檔案管理的這種前后相承的關(guān)系，文件管理直接關(guān)系到檔案管理的存在和發(fā)展，只有文件滾利做到標準化、規(guī)范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理無章可循、紊亂不堪，可以想象檔案管理各環(huán)節(jié)也會陷入忙亂無序的狀態(tài)，這也會影響綜合管理信息系統(tǒng)整體功能的效用。因此，必須強化電子文件管理的標準化、規(guī)范化，嚴格規(guī)范表達文件內(nèi)部特征和外部特征信息的各項數(shù)據(jù)，為更好地推行文檔一體化管理服務(wù)。

作為檔案工作者，應(yīng)嚴格按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對現(xiàn)行文件管理過程提出各種標準、規(guī)范和具體實施要求，從而促進穩(wěn)定一體化管理的規(guī)范化和標準化。

3、加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提升檔案工作者的綜合素質(zhì)。

文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識及專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用計算機及現(xiàn)代通信設(shè)備來操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)，要求檔案工作者不斷調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，提高技能，加強綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。如果不熟悉計算機，不動網(wǎng)絡(luò)知識，根本無法接受文檔一體化管理思路，更無法開展電子檔案的管理工作，也不可能參與到電子文件管理的全過程中。因此，加強檔案信息化咨詢與培訓(xùn)，開展現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和檔案信息化技術(shù)知識的繼續(xù)教育，是檔案部門迫在眉睫的任務(wù)，也是實現(xiàn)文檔一體化管理的前提。否則，進行前端控制，開展電子文檔的完整、有效和安全管理就成了一句空話。

二、館藏檔案數(shù)字化應(yīng)用

為適應(yīng)公眾網(wǎng)絡(luò)化查檔和檔案信息化管理的多元化需求，館藏檔案數(shù)字化和開展檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)已成為現(xiàn)代檔案管理的一項重要內(nèi)容，對檔案工作者而言，這也是一項全新的任務(wù)，需要在充分認識到館藏數(shù)字化重要性和必要性的基礎(chǔ)上，采取有效的策略和方法，開展館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)和有效使用。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

1、提高經(jīng)濟效益。

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增強檔案原件保護。

篇（9）

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯。利用計算機對檔案信息進行數(shù)字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇（10）

1.有利于提高檔案利用水平。高校檔案管理工作的基本任務(wù)是：通過收集、加工、整理、保管檔案資源，為教學(xué)、科研、黨政管理等各方面工作以及廣大師生、校友提供檔案利用和信息查詢服務(wù)。以紙質(zhì)為主要載體的檔案在利用中存在著明顯缺陷：查詢速度慢，利用效率低，而且容易造成檔案實體磨損。檔案專題數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源的重要組成部分，它主要專注于用戶的實際需求，按照不同的專題遴選有較強利用價值或潛在利用價值的檔案信息，最大程度滿足用戶專題信息的需要，同時也可以實現(xiàn)各類專題數(shù)據(jù)的輸入、修改、統(tǒng)計、分析、匯總等多種功能。因此，加快高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應(yīng)用，是檔案資源利用創(chuàng)新的重要手段，是推動高校檔案工作由“被動”向“主動” 服務(wù)轉(zhuǎn)變的有效途徑。

2.有利于實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化和增值。檔案專題數(shù)據(jù)庫是檔案編研的特殊形式，是對檔案信息資源的二次開發(fā)。未經(jīng)加工整理過的檔案信息往往是零散的、無規(guī)律的、淺層次的，通過對已有館藏信息實行鑒定、篩選，并加以比較、概括、整理，深入挖掘盡可能反映主題內(nèi)容的信息，將不同全宗和案卷中具有某一特定專題內(nèi)容的檔案信息提煉出來單獨建庫，從而實現(xiàn)檔案信息的濃縮和增值。同時檔案專題數(shù)據(jù)庫突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研成果的功能局限，具有使用方便、傳遞快捷、檢索排列方式靈活多樣等優(yōu)勢，提升了檔案信息的內(nèi)涵和利用價值。

3.有利于推動高校檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要措施，是信息社會對檔案管理工作提出的現(xiàn)實要求。隨著信息技術(shù)以及高等教育迅猛發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)功能強大的數(shù)字檔案館是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)主要包含以下內(nèi)容：一是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是實現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲、查詢等方面的一體化管理；三是實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫資源共享。經(jīng)過深入加工、整理、優(yōu)化而形成的檔案專題數(shù)據(jù)庫，是檔案信息化建設(shè)的主要信息來源，也是數(shù)字檔案館的重要后臺保障。因此，通過檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不僅為高校檔案信息化建設(shè)提供了信息儲備，也積累了技術(shù)基礎(chǔ)。

二、基于個的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的主要類型

1.教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校檔案查詢利用服務(wù)中，教學(xué)檔案是利用率最高的。因此，將學(xué)生錄取名冊、學(xué)籍、成績、學(xué)位、畢業(yè)登記表等構(gòu)成的教學(xué)檔案進行數(shù)字化處理，構(gòu)建教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，可以為畢業(yè)生求職、出國留學(xué)、繼續(xù)深造提供快捷方便的相關(guān)材料，同時也提高了檔案部門檢索過程中的查全率、查準率。另外，還可根據(jù)高校教學(xué)管理、教學(xué)實踐、學(xué)科與實驗室建設(shè)以及其他有關(guān)教學(xué)檔案材料，分別建立各種教學(xué)專題檔案數(shù)據(jù)庫，如：教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫、教學(xué)信息數(shù)據(jù)庫、教學(xué)研究數(shù)據(jù)庫、教學(xué)成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫等，從而為高校開展教育教學(xué)管理、教學(xué)研究，掌握教學(xué)動態(tài)，評估教學(xué)質(zhì)量等提供準確的信息來源。

2.科研檔案數(shù)據(jù)庫。教學(xué)、科研是高校的中心工作，高校教師除了做好教學(xué)工作以外，還在日常的科學(xué)研究中形成了一系列豐富的、有價值的檔案資源，主要包括：科研課題檔案、科研管理檔案、教師個人科研檔案等。科研檔案數(shù)據(jù)庫作為科研信息的載體，它的建成使用不僅可以為高校各類科研人員及相關(guān)部門快速提供系統(tǒng)的信息支撐和有價值的數(shù)據(jù)材料，還可以通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、修改、輸出等多種功能，這對于改進科研檔案管理方式，提高工作效率，促進學(xué)校科研水平提高將發(fā)揮重要作用。因此，高校檔案部門要在深入調(diào)查科研人員及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)科研信息需求的基礎(chǔ)上，科學(xué)確定主題內(nèi)容，把已歸檔的科研檔案材料通過數(shù)字化加工，建立科研管理、科研項目、科研論文、教師著作、教師專利、科技成果等科研專題檔案數(shù)據(jù)庫，為學(xué)校科研工作提供豐富的科研信息支撐。

3.文書檔案數(shù)據(jù)庫。高校黨政機關(guān)在各項日常管理活動中形成的文件、會議記錄及紀要、工作總結(jié)、計劃，以及上級機關(guān)與學(xué)校有關(guān)黨群管理、人事管理、行政管理的材料等構(gòu)成了高校的文書檔案。文書檔案是學(xué)校過去各項管理活動的原始記錄，也是學(xué)校各部門開展工作的重要參考依據(jù)，對于學(xué)校各項工作發(fā)揮著極為重要的作用，具有廣泛的應(yīng)用范圍。高校檔案部門要對學(xué)校黨委、行政部門每年產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件及時實施數(shù)字化，并對接收的電子文件進行實時錄入管理，根據(jù)文書檔案形成部門及內(nèi)容等，分門別類地建立各種專題數(shù)據(jù)庫，如：行政發(fā)文數(shù)據(jù)庫、黨群發(fā)文數(shù)據(jù)庫、會議紀要數(shù)據(jù)庫等，通過提供文件信息的檢索和利用，從而為學(xué)校黨政部門各項管理活動及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息保障。

4.干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。高校干部人事檔案是記述和反映高校教職工個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)及其他各種形式的歷史記錄，發(fā)揮著重要的憑證作用和準確的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作調(diào)動、職稱晉升、學(xué)歷提高、進修學(xué)習(xí)、工資變動等方面，都需要借助干部人事檔案，利用頻率較高。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，要借助專門的干部人事檔案管理專用軟件，通過人工著錄個人基本信息、將紙質(zhì)檔案掃描加工轉(zhuǎn)換成可供計算機存儲和處理的數(shù)字信息等步驟，運用相應(yīng)的管理軟件或網(wǎng)絡(luò)進行查詢、利用和管理。高校檔案部門可以結(jié)合干部人事檔案特點，在目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立干部任免、職稱晉升、教授專家、工資變動等專題數(shù)據(jù)庫，通過干部人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息檢索、動態(tài)統(tǒng)計和結(jié)構(gòu)分析功能，從而為學(xué)校人事部門以及教職工個人及時、準確、迅速地提供信息和數(shù)據(jù)，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和相關(guān)部門的工作提供方便快捷的信息查詢利用服務(wù)。

三、基于個的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)實施路徑

1.確定選題。選題是專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一步，高校檔案管理人員應(yīng)當認真分析檔案利用規(guī)律，堅持遵循實用，兼顧特色的方針，注重分析檔案應(yīng)用規(guī)律，對檔案用戶的個性化需求進行準確的細分和定位，了解學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)黨政部門所關(guān)心的熱點問題，圍繞學(xué)校中心工作，結(jié)合館（室）藏檔案內(nèi)容，按照不同的專題，遴選出有現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值的檔案主題開展編制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的檔案信息資源都以數(shù)字形式存儲在數(shù)據(jù)庫中。

2.數(shù)據(jù)采集。高校檔案數(shù)據(jù)庫信息來源主要有以下幾個方面： 一是館藏檔案的數(shù)字化。通過計算機錄入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等方式將紙質(zhì)和其他介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成計算機可識別處理的數(shù)字信息；二是通過高校檔案網(wǎng)站或檔案管理系統(tǒng)接收的各歸檔單位的應(yīng)歸檔電子文件，按照確定的專題，選取專題數(shù)據(jù)庫所需要的信息內(nèi)容；三是網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源。通過關(guān)鍵詞檢索、全文內(nèi)容檢索等手段，在海量的信息資源中查找所需要的專題數(shù)據(jù)材料。數(shù)據(jù)采集是數(shù)據(jù)庫建設(shè)最基礎(chǔ)工作，要在保障人、財、物的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)技術(shù)規(guī)范，并根據(jù)專題內(nèi)容，合理確定數(shù)據(jù)采集范圍。

3.加工整合。通過數(shù)字化采集的檔案信息往往是零（下轉(zhuǎn)第40頁）（上接第42頁）散、雜亂、無規(guī)律的，因此必須對這些信息資源要進行數(shù)據(jù)分析和重組，按照某種聯(lián)系歸類排序，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的、有序的、深層次的檔案信息。要針對不同的專題數(shù)據(jù)形式制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫字段和數(shù)據(jù)格式，對于采集到的不同類型數(shù)據(jù)進行技術(shù)加工和整合，不符合規(guī)范格式的要進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換處理，確保整個專題數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性、標準性和可共享性。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不僅要包含目錄數(shù)據(jù)庫，包括全宗級、案卷級、文件級目錄，還要開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫，涵蓋文本、圖形圖像和多媒體等。

4.構(gòu)建平臺。檔案專題數(shù)據(jù)庫建成后，應(yīng)將各類專題數(shù)據(jù)庫刻錄于光盤或存貯于磁盤、硬盤等倉儲平臺中，并通過傳輸平臺、窗口平臺以及其他工作平臺向用戶提供查詢或自助查詢服務(wù)。因此，專題數(shù)據(jù)庫建成后，在切實保障全文數(shù)據(jù)庫安全的前提下，要通過學(xué)校檔案門戶網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)等平臺實現(xiàn)資源共享，拓展專題數(shù)據(jù)庫的使用價值。特別是檔案信息管理系統(tǒng)是有效搜集、整理、存貯檔案數(shù)字信息資源并及時、高效地提供檔案信息查詢利用的平臺，是檔案信息用戶利用數(shù)字檔案館時提交申請、檢索、咨詢的基礎(chǔ)交流工具，在高校檔案管理工作中具有廣泛的應(yīng)用。因此，要充分利用這一平臺，真正發(fā)揮專題數(shù)據(jù)庫應(yīng)有的功能和利用價值。