干部檔案數字化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇干部檔案數字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、現狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內容上，受傳統的人事檔案內容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業務能力、專業特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

篇（2）

尊敬的各位領導：

    大家好！歡迎各位到**區委干部檔案室參觀指導工作，下面由我為大家介紹一下區委干部檔案室的情況。

**區委干部檔案室成立于     年，曾獲得     榮譽，干部檔案管理數量由最初的     本增加到現在的    本，隨著干部檔案管理規范化建設水平的不斷提升，同時也為了滿足我區干部人事檔案管理工作需要，區委、區政府共投入資金***萬元，對干部檔案室進行了全面的升級改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。

場地一：查檔室（檔案室文化長廊） 

現在各位領導所看到的是我們的查檔室，同時也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔著檔案材料的查（借）閱功能，我區各部門進行檔案查（借）閱都是在這里進行，為了更好的發揮檔案的服務功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉遞。。（可加）等   項規章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認真履行相應的手續。“求真、務實、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準則。（上墻的還有什么再加上。）

場地二：大庫房、小庫房

現在大家進入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監控設備等設施，配有滅火器2個、空調2臺、除濕機1臺，達到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。

（密集架介紹）我們現在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設備聯合公司生產的產品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節，每節六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節，每節7層，可容納檔案3360卷。合計可容納檔案14560卷。目前全區共管理干部檔案10282卷。（其中區委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區人才交流中心代管檔案816卷；區教育局代管檔案6251卷。）按照當前只進不出的檔案管理模式及全區每年大致干部進出

人次，擴容后的檔案室預計至少可容納未來十幾年的全區干部檔案。

場地三：整理室

現在各位領導進入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數個日夜經過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。

為了滿足全區干部人事檔案整理及數字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺，數字化檔案管理系統4套，紅光掃描儀4臺，通過軟硬件升級改造，不斷完善數字化檔案信息庫，實行紙質檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實現數字化。實現查詢快捷、數據安全的管理目標。

下面請我們工作人員為各位領導演示一下如何實現檔案的數字化管理，達到使用安全快捷的目標。

（工作人員邊演示邊講解）

    場地四：辦公室（如果需要就加一點兒，不需要就去掉）

篇（3）

[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。

1 數字化人事檔案管理系統功能描述

數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。

整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。

通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。

數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。

2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程

2.1 數據庫設計

數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數字化人事檔案管理系統功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數據

單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：

輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。

3.1.2 修改數據

單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。

3.1.3 瀏覽數據

單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數據

單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。

本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

篇（4）

隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，計算機普遍應用于各單位、各部門。局域網、互聯網已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的數字化信息，電子商務、電子政務在短時間內產生并迅速普及，在政治、經濟等多個領域產生大量的數字化文件，進而形成大量的數字化檔案。特別是區級國家綜合檔案館的檔案信息化建設、館藏資源建設，實現檔案事業的基礎工作。

一、檔案資料數字化建設的必要性

1、檔案資料數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理、為社會提供高效、優質的服務。

2、檔案資料數字化是形勢發展的需求。當今，政府把數字化建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，我檔案館就是區委、區政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，所以要建設數字化工作，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。

3、檔案資料數字化是社會的強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是較偏遠的農村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區的詳細內容恰恰只有區檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數字化建設的內容

1、推進檔案資料數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、有重點地抓好數據庫建設。目前，我們檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫的建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方面的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中，必須領導重視，統一認識，突出重點，面向應用，由單一庫向系統庫發展。

三、對檔案資料數字化建設的思考

檔案數字化建設要運用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；既要看數量，更要講質量；既要著眼于本身，也要關注相關事物。檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應該多做調查、分析、研究。

1、加強領導，提高認識。加快檔案數字化建設，要更新各級領導的知識領域，檔案管理的現代化，首先是檔案管理者的現代化，否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時，應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓，改變現有檔案干部的知識結構，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配備管理軟件。將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，構建檔案館內部局域網，并接入外部網或者互聯網，是信息化建設得以進行的必要基礎。如果有足夠的資金購買充足的設備，就能按照自身要求構建網絡實體。有了網絡沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。現在市場上專業化的檔案管理軟件種類很多，但是從經濟實用角度出發，適合檔案部門的不多。如將紙質檔案進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內完成數字化轉化的要求。快速掃描儀適應檔案數字化建設，但價格高。同時，相應等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應根據自己的實際情況，按照經濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

3、改變工作方式，健全工作規范。檔案信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數字化，館藏檔案大部分以數字形態存在，以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用管理數字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規范。大力開發檔案信息資源，實現檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設的根本目標，區級檔案館應不斷加大檔案信息資源的開發利用的力度，促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設必須充分發揮主觀能動性，在深入了解本地區的重要實踐活動，為社會發展的基本情況的基礎上走創新之路。

篇（5）

1.進一步將十八屆三中全會及重要講話精神的學習引向深入，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創新，切實用全會精神和講話精神統一思想、指導實踐、推動工作。

二、鍥而不舍，扎實推進市和區縣檔案館館舍建設

2.針對市檔案館開工建設階段的特點，健全施工現場指揮管理機制，推進新館建設。

3.繼續推進區縣檔案館建設，整體推動工作進度，指導科學化建設，落實資金補助。

三、以數字檔案館建設為重點，全面推進信息化建設

4.抓好數字檔案館建設。注重頂層設計，制訂工作方案，扎實推進實施。

5.抓好“存量數字化”。繼續推進“十二五”期間數字化工作任務的完成，完善市檔案館數字化工作流程，指導市屬單位和區縣檔案館按標準做好數字化工作。

6.抓好“增量電子化”。制發《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點和市檔案館電子檔案異質備份試點工作。

四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務人民群眾

7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導區縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。

五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學化水平

8.開展檔案資源合理布局研究，優化檔案資源建設體系，研究提出科學的檔案資源布局管理方案。

六、開展檔案社會化服務組織規范管理研究，促進檔案服務多樣化

9.研究檔案社會化服務的范圍和條件，規范社會化服務組織的管理，提出檔案社會化服務的實現方式。

七、加大檔案宣傳力度，增強全社會檔案意識

10.以“國際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動為契機，加大檔案宣傳力度。

篇（6）

【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A

【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強電子政務建設

檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件

有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

三、調整館藏結構，加快數字檔案館建設

在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。

四、加快檔案信息資源管理的統一規范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。

篇（7）

隨著社會的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，辦公系統的網絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發展步伐，加快數字化建設，更好地為企業的發展服務。

1 要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是企業取得長足發展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發揮檔案的作用。

2 要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件

煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案工作往往容易被領導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發揮檔案工作的優勢，特別是數字化檔案的優勢，努力進行檔案信息的研編，為領導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在資金上，政策上的支持。

3 建立保障檔案數字化的制度

在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

4 要積極推動網絡化歸檔工作

當前，煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響數字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5 檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作

煤炭企業的檔案部門主要為企業的管理者和工程技術人員服務，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不現實的，因此對保存檔案的數字化要保證重點、突出特色。煤炭企業檔案部門所保存的檔案反映了企業的發展歷程、包含了礦井在發展中克服的一些技術難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產、經營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優先完整進行數字化。對企業長遠發展有重要指導意義的檔案要特別注其數字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6 建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

篇（8）

檔案館（室）在接收檔案時應首先驗證電子簽名、電子印章的合法性，并將歸檔的信息與電子文件終稿轉存庫中的信息進行比較，在核實真實完整后，才能正式接收電子檔案并將其遷移到檔案館的信息管理系統中，此時還需要在實行物理隔離的檔案信息的災難備份數據庫中新增當前的檔案信息，然后再開展管理維護和提供利用等工作。

由此可見，檔案館（室）制定各個階段電子文件真實性保障的規章制度將貫穿電子文件生命周期的整個活動過程，建立物理隔離的電子文件終稿轉存庫和檔案信息的災難被分開是保障檔案真實性的有效措施，雖然會增加信息化系統的運行成本，但在確保檔案信息真實性方面是非常有效的，也是可行的。

一、文檔一體深化應用的要求

實現文檔一體化管理是信息時代檔案工作的全新管理模式，是適應電子文件、電子檔案管理發展的必然要求。文件、檔案一體化管理最佳實踐是，在組織機構內部建立功能涵蓋電子文件生命周期業務活動的管理信息系統。

文檔一體化的實現，使辦公業務實現自動化、規范化，檔案管理日趨現代化，具有電子文件從起草時就備份、從辦文時就修正、辦完后就歸檔、鑒定即整理等工作都能依靠計算機實現互動管理等優點。當然，開展文檔一體化管理工作，對檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有豐富的檔案專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練地使用計算機及通信設備。

1、提高認識、統一思想是文檔一體化管理的基本要求。

文檔一體化的實質是將機構各部門相對分散獨立的文件與檔案統一為一個有機的整體進行管理。這不僅能夠加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，而且能夠實現文檔數據的一次輸入，多次利用，減少重復勞動，節約人力、財力、物理和時間。然而，要想真正實現文檔一體化管理，對檔案工作者而言，特別是檔案部門的領導，必須對文檔一體化管理理念有一個全面、客觀、科學的認識，并達成共識：使其充分認識到一體化管理的真正受益者是檔案工作者自身，認識到新時期文檔一體化的必要性和緊迫性，認識到這是時代賦予當今檔案工作者的使命，只有這樣才能夠順利推行文檔一體化管理，加強自覺性，使他們面對困難，不逃避、不退縮，用于接收新鮮事物，逐步實施和應用文檔一體化管理模式來開展各項業務。

當然，信息化工作是一個長期而復雜的系統工程，需要各單位投入必需的經費支持，折舊要求各單位應逐漸增加對檔案管理部門的投入（包括人才、資金、設備等），落實檔案事業經費，高度重視檔案信息化建設，把檔案信息化作為機構信息化建設的一個重要內容來抓，統籌規劃，同步發展，提高檔案管理的工作質量和效率。

2、加強電子文件管理的標準化與規范化。

文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關系更加密切，把二者放在一個綜合的管理系統中，作為前后銜接、相互影響的子系統，統一地組織和控制整個文件生命周期的全過程。由于文件管理與檔案管理的這種前后相承的關系，文件管理直接關系到檔案管理的存在和發展，只有文件滾利做到標準化、規范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理無章可循、紊亂不堪，可以想象檔案管理各環節也會陷入忙亂無序的狀態，這也會影響綜合管理信息系統整體功能的效用。因此，必須強化電子文件管理的標準化、規范化，嚴格規范表達文件內部特征和外部特征信息的各項數據，為更好地推行文檔一體化管理服務。

作為檔案工作者，應嚴格按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，參考《電子文件歸檔與管理規范》，對現行文件管理過程提出各種標準、規范和具體實施要求，從而促進穩定一體化管理的規范化和標準化。

3、加強培訓和繼續教育，提升檔案工作者的綜合素質。

文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學基礎理論知識及專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通信設備來操作網絡化管理信息系統，要求檔案工作者不斷調整自己的知識結構，提高技能，加強綜合素質的培養。如果不熟悉計算機，不動網絡知識，根本無法接受文檔一體化管理思路，更無法開展電子檔案的管理工作，也不可能參與到電子文件管理的全過程中。因此，加強檔案信息化咨詢與培訓，開展現代檔案管理專業知識和檔案信息化技術知識的繼續教育，是檔案部門迫在眉睫的任務，也是實現文檔一體化管理的前提。否則，進行前端控制，開展電子文檔的完整、有效和安全管理就成了一句空話。

二、館藏檔案數字化應用

為適應公眾網絡化查檔和檔案信息化管理的多元化需求，館藏檔案數字化和開展檔案數字化應用系統的建設已成為現代檔案管理的一項重要內容，對檔案工作者而言，這也是一項全新的任務，需要在充分認識到館藏數字化重要性和必要性的基礎上，采取有效的策略和方法，開展館藏檔案數字化系統的建設和有效使用。檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

1、提高經濟效益。

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率。

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增強檔案原件保護。

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二、方志館檔案數字化管理的基本特征

方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇（10）

1.有利于提高檔案利用水平。高校檔案管理工作的基本任務是：通過收集、加工、整理、保管檔案資源，為教學、科研、黨政管理等各方面工作以及廣大師生、校友提供檔案利用和信息查詢服務。以紙質為主要載體的檔案在利用中存在著明顯缺陷：查詢速度慢，利用效率低，而且容易造成檔案實體磨損。檔案專題數據庫是檔案信息資源的重要組成部分，它主要專注于用戶的實際需求，按照不同的專題遴選有較強利用價值或潛在利用價值的檔案信息，最大程度滿足用戶專題信息的需要，同時也可以實現各類專題數據的輸入、修改、統計、分析、匯總等多種功能。因此，加快高校檔案專題數據庫的開發與應用，是檔案資源利用創新的重要手段，是推動高校檔案工作由“被動”向“主動” 服務轉變的有效途徑。

2.有利于實現檔案信息的優化和增值。檔案專題數據庫是檔案編研的特殊形式，是對檔案信息資源的二次開發。未經加工整理過的檔案信息往往是零散的、無規律的、淺層次的，通過對已有館藏信息實行鑒定、篩選，并加以比較、概括、整理，深入挖掘盡可能反映主題內容的信息，將不同全宗和案卷中具有某一特定專題內容的檔案信息提煉出來單獨建庫，從而實現檔案信息的濃縮和增值。同時檔案專題數據庫突破了傳統紙質檔案編研成果的功能局限，具有使用方便、傳遞快捷、檢索排列方式靈活多樣等優勢，提升了檔案信息的內涵和利用價值。

3.有利于推動高校檔案信息化建設。檔案信息化建設是提升檔案管理現代化水平的重要措施，是信息社會對檔案管理工作提出的現實要求。隨著信息技術以及高等教育迅猛發展，加快檔案信息化建設步伐，建設功能強大的數字檔案館是高校檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇。高校檔案信息化建設主要包含以下內容：一是實現檔案信息的數字化和網絡化建設；二是實現檔案信息在接收、傳遞、存儲、查詢等方面的一體化管理；三是實現檔案信息數據庫資源共享。經過深入加工、整理、優化而形成的檔案專題數據庫，是檔案信息化建設的主要信息來源，也是數字檔案館的重要后臺保障。因此，通過檔案專題數據庫建設不僅為高校檔案信息化建設提供了信息儲備，也積累了技術基礎。

二、基于個的高校檔案專題數據庫的主要類型

1.教學檔案數據庫。教學檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校檔案查詢利用服務中，教學檔案是利用率最高的。因此，將學生錄取名冊、學籍、成績、學位、畢業登記表等構成的教學檔案進行數字化處理，構建教學檔案數據庫，可以為畢業生求職、出國留學、繼續深造提供快捷方便的相關材料，同時也提高了檔案部門檢索過程中的查全率、查準率。另外，還可根據高校教學管理、教學實踐、學科與實驗室建設以及其他有關教學檔案材料，分別建立各種教學專題檔案數據庫，如：教學管理數據庫、教學信息數據庫、教學研究數據庫、教學成果數據庫、學科建設數據庫等，從而為高校開展教育教學管理、教學研究，掌握教學動態，評估教學質量等提供準確的信息來源。

2.科研檔案數據庫。教學、科研是高校的中心工作，高校教師除了做好教學工作以外，還在日常的科學研究中形成了一系列豐富的、有價值的檔案資源，主要包括：科研課題檔案、科研管理檔案、教師個人科研檔案等。科研檔案數據庫作為科研信息的載體，它的建成使用不僅可以為高校各類科研人員及相關部門快速提供系統的信息支撐和有價值的數據材料，還可以通過數據庫實現數據統計、分析、修改、輸出等多種功能，這對于改進科研檔案管理方式，提高工作效率，促進學校科研水平提高將發揮重要作用。因此，高校檔案部門要在深入調查科研人員及學校領導相關科研信息需求的基礎上，科學確定主題內容，把已歸檔的科研檔案材料通過數字化加工，建立科研管理、科研項目、科研論文、教師著作、教師專利、科技成果等科研專題檔案數據庫，為學校科研工作提供豐富的科研信息支撐。

3.文書檔案數據庫。高校黨政機關在各項日常管理活動中形成的文件、會議記錄及紀要、工作總結、計劃，以及上級機關與學校有關黨群管理、人事管理、行政管理的材料等構成了高校的文書檔案。文書檔案是學校過去各項管理活動的原始記錄，也是學校各部門開展工作的重要參考依據，對于學校各項工作發揮著極為重要的作用，具有廣泛的應用范圍。高校檔案部門要對學校黨委、行政部門每年產生的應歸檔的紙質文件及時實施數字化，并對接收的電子文件進行實時錄入管理，根據文書檔案形成部門及內容等，分門別類地建立各種專題數據庫，如：行政發文數據庫、黨群發文數據庫、會議紀要數據庫等，通過提供文件信息的檢索和利用，從而為學校黨政部門各項管理活動及領導決策提供可靠的信息保障。

4.干部人事檔案數據庫。高校干部人事檔案是記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現及其他各種形式的歷史記錄，發揮著重要的憑證作用和準確的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作調動、職稱晉升、學歷提高、進修學習、工資變動等方面，都需要借助干部人事檔案，利用頻率較高。建立干部人事檔案數據庫，要借助專門的干部人事檔案管理專用軟件，通過人工著錄個人基本信息、將紙質檔案掃描加工轉換成可供計算機存儲和處理的數字信息等步驟，運用相應的管理軟件或網絡進行查詢、利用和管理。高校檔案部門可以結合干部人事檔案特點，在目錄數據庫的基礎上，建立干部任免、職稱晉升、教授專家、工資變動等專題數據庫，通過干部人事檔案管理系統，實現信息檢索、動態統計和結構分析功能，從而為學校人事部門以及教職工個人及時、準確、迅速地提供信息和數據，更好地為領導決策和相關部門的工作提供方便快捷的信息查詢利用服務。

三、基于個的高校檔案專題數據庫建設實施路徑

1.確定選題。選題是專題檔案數據庫建設的第一步，高校檔案管理人員應當認真分析檔案利用規律，堅持遵循實用，兼顧特色的方針，注重分析檔案應用規律，對檔案用戶的個性化需求進行準確的細分和定位，了解學校領導及相關黨政部門所關心的熱點問題，圍繞學校中心工作，結合館（室）藏檔案內容，按照不同的專題，遴選出有現實利用價值和潛在利用價值的檔案主題開展編制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的檔案信息資源都以數字形式存儲在數據庫中。

2.數據采集。高校檔案數據庫信息來源主要有以下幾個方面： 一是館藏檔案的數字化。通過計算機錄入、電子掃描、數碼拍攝等方式將紙質和其他介質的檔案轉變成計算機可識別處理的數字信息；二是通過高校檔案網站或檔案管理系統接收的各歸檔單位的應歸檔電子文件，按照確定的專題，選取專題數據庫所需要的信息內容；三是網絡相關信息資源。通過關鍵詞檢索、全文內容檢索等手段，在海量的信息資源中查找所需要的專題數據材料。數據采集是數據庫建設最基礎工作，要在保障人、財、物的基礎上，制定相關技術規范，并根據專題內容，合理確定數據采集范圍。

3.加工整合。通過數字化采集的檔案信息往往是零（下轉第40頁）（上接第42頁）散、雜亂、無規律的，因此必須對這些信息資源要進行數據分析和重組，按照某種聯系歸類排序，轉化為系統的、有序的、深層次的檔案信息。要針對不同的專題數據形式制定統一的數據庫字段和數據格式，對于采集到的不同類型數據進行技術加工和整合，不符合規范格式的要進行統一轉換處理，確保整個專題數據庫的規范性、標準性和可共享性。專題數據庫建設不僅要包含目錄數據庫，包括全宗級、案卷級、文件級目錄，還要開發檔案全文數據庫，涵蓋文本、圖形圖像和多媒體等。

4.構建平臺。檔案專題數據庫建成后，應將各類專題數據庫刻錄于光盤或存貯于磁盤、硬盤等倉儲平臺中，并通過傳輸平臺、窗口平臺以及其他工作平臺向用戶提供查詢或自助查詢服務。因此，專題數據庫建成后，在切實保障全文數據庫安全的前提下，要通過學校檔案門戶網站、檔案信息管理系統等平臺實現資源共享，拓展專題數據庫的使用價值。特別是檔案信息管理系統是有效搜集、整理、存貯檔案數字信息資源并及時、高效地提供檔案信息查詢利用的平臺，是檔案信息用戶利用數字檔案館時提交申請、檢索、咨詢的基礎交流工具，在高校檔案管理工作中具有廣泛的應用。因此，要充分利用這一平臺，真正發揮專題數據庫應有的功能和利用價值。