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二、法律風險管理流程
法律風險管理流程包括法律風險識別、法律風險評價和法律風險應對三個流程。
(一)法律風險識別
開展法律風險識別前要明確法律風險環境信息,即對法律風險相關的信息進行收集、分析并予以確定。法律風險環境信息分為外部法律風險環境信息和內部法律風險環境信息。構建法律風險識別框架是開展法律風險識別的一項關鍵性的工作。企業應結合自身實際情況構建法律風險識別框架,主要根據以下幾個角度進行識別:企業主要的經營管理活動、企業組織機構設置、法律風險源、法律風險發生后承擔的責任、不同的法律領域等方面。企業可以結合自身的實際情況,選擇不同的角度或不同角度的組合,開展法律風險識別框架構建工作。企業組織機構設置大多根據企業主要的經營管理活動進行設置,一般采用企業組織機構設置與不同的法律領域(如合同、招投標、勞動用工等)相結合進行法律風險識別。按照相應的法律風險識別框架,可以采用表格、座談等方法來進行法律風險識別,確定分類、編碼、命名規則,并列明風險描述、涉及的法律法規及法律后果、應對措施等信息,最終形成法律風險清單。
(二)法律風險評估
法律風險評估是指在對法律風險定性和定量的分析后,按照法律風險發生的可能性和嚴重性等因素對法律風險進行不同維度的排序,根據管理需要對法律風險進行分級。法律風險分析要采用構建法律風險評價模型、相關領域專家建議和企業經驗來綜合評定,要注意與企業內外部相關人員的溝通,充分考慮企業的實際情況,同時要注意克服各類意見的局限性。法律風險可能性分析一般包括外部監管執行力度、內控制度的完善與執行、相關人員法律素質、利益相關者的情況、相關工作的頻次等內容。
(三)法律風險應對
法律風險應對是指企業依據法律風險的具體性質和企業對法律風險的承擔能力對法律風險實施控制的行為。法律風險應對包括選擇應對策略、制定實施應對方案、監督和檢查三個環節。法律風險應對策略包括規避、控制、轉移風險、接受風險等。企業的選擇一般為規避、控制風險,或者選擇不同策略的組合。制定實施法律風險應對方案。制定應對方案前一般應該對應對現狀進行評估,找出存在的不足和缺陷,為制定法律風險應對方案提供指導。法律風險應對方案一般應包括確定應對措施、實施法律風險應對措施的機構、人員安排、時間安排、資源需求和配置方案、報告和監督檢查的要求、責任獎懲等內容。應對措施是法律風險應對方案中最為基礎和重要的內容,通常包括以下幾種類型:資源配置類、制度流程類、標準指引類、技術手段類、信息類、活動類、培訓類等類型。應對措施可以采取單一類型,也可以采取組合形式。對重大風險的應對一般采用組合形式,且采用的類型數量會比較多,以便能起到更好的應對效果。對制定完成的法律風險應對方案責任部門和人員應按照方案認真執行。監督和檢查。企業要及時發現內外部法律風險環境的變化,及時監督和檢查法律風險管理的運行狀況,做好風險管理績效評估工作,對發現的問題進行持續改進,形成閉環管理。
三、建設北京煙草法律風險管理體系
(一)目標和原則
北京煙草法律風險管理體系建設的目標是全面評估法律風險,理順工作流程,完善制度建設,提高法律風險控制能力,建成一套科學的法律風險管理體系,形成科學決策、依法行政、依法經營、依法管理的良好局面,實現北京煙草持續平穩健康發展。北京煙草法律風險管理體系的原則:要堅持服務中心原則,與行業行政執法和生產經營管理各項活動、各個環節有機融合,妥善解決行業發展中面臨的法律問題;要堅持全員參與原則,明確職責與責任,充分調動各部門和員工參與法律風險管理的積極性和主動性,形成長效機制;要堅持重點管理原則,重點管理行政執法和生產經營管理中的重大法律風險,制定重大法律風險應急預案;要堅持循序漸進原則,法律風險管理要結合行業發展的實際情況,與北京煙草整體管理水平相適應,注重實際效果,穩步推進;堅持持續改進原則,根據行業內外部法律環境的動態變化,不斷完善法律風險管理,實現法律風險的全過程管理。
(二)加強組織領導
要健全完善法律風險管理體系的組織領導機構,負責法律風險管理體系建設的規劃實施,形成各級領導層層抓、法規部門牽頭管、各部門和全體員工齊參與的格局和氛圍;要明確工作職責,充分發揮法規部門的牽頭作用,負責溝通協調和指導推進法律風險管理體系建設工作;要充分發揮各職能部門的主體作用,認真落實員工崗位法律風險管理責任,在日常業務中全面落實法律風險管理的各項要求;要建立獎懲考核制度,明確責任追究;要充分發揮外聘人員在法律風險管理中的作用,加強法律風險管理專業人才的培養力度,不斷提升隊伍建設水平。
(三)完善法律風險管理制度
要不斷健全完善法律風險管理制度,實現風險管理職責和程序的制度化、體系化。要不斷健全完善各項管理制度,借鑒法律風險評估的結果,不斷修改完善有法律風險的管理制度;強化法律風險控制流程,在事前、事中、事后等環節設置管理措施,使各崗位人員明確其相關的法律風險點和控制措施,實現法律風險管理的流程化;對存在法律風險控制盲點的業務或環節要及時制定相應的管理制度,填補管理空白。
(四)理順風險管理工作流程
要不斷健全完善法律風險管理流程,認真做好法律風險識別、評估、應對等具體工作。要不斷健全完善溝通和報告流程,在各個層級保持有效的內外部信息溝通,提高溝通的效果和管理效率。要不斷健全完善重大法律風險應急管理流程,制定重大法律風險應急預案,明確法律風險預警機制,及時法律風險預警信息,明確應急處理的機構、流程、應急資源等內容,做到及時發現、快速反應、有效處置。要不斷健全完善法律風險管理評審流程,建立定期綜合報告和重大事項特殊報告規定,及時開展法律風險管理評估,不斷提升管理體系運行水平。
(五)建設法律風險管理文化
企業全面法律風險管理文化是企業文化的重要組成部分,對企業發展具有至關重要的意義。法律風險管理應當融入企業文化建設全過程。優秀的法律風險管理文化,能夠促進法律風險管理體系的逐步推進,保障法律風險管理目標的實現。建立優秀的法律風險管理文化,不是一蹴而就的,是一個漸進的過程。要高度重視和充分發揮領導層對法律風險管理工作的態度和管理理念的示范和帶動作用;要采用多種方式對職工開展風險管理意識、理念、技能和具體流程的培訓,樹立全員責任的理念,使法律風險管理的意識能夠轉化為全體員工的自覺行動,形成全員參與的良好氛圍;要培養行業法律風險管理的專門人才,不斷提升法規部門和人員的業務水平和風險管理水平,為企業的各項活動提供法律支持;要加強一般的普法宣傳和專業的法律知識培訓,將法律風險管理工作與各項業務活動有機融合,力爭使全體員工做到積極學法、謹慎守法、熟練用法。
一、“防―管―控”一體化法律風險管理模式的內涵
“防―管―控”一體化法律風險管理模式就是以企業合法合規經營為核心,以全局計劃部署、整體有序推進、業務無縫鏈接為原則,以防范先行、管理跟進、控制把關為工作鏈條,形成組織保障有力、制度完備可循、工作聯動有序、防范嚴密有效,能夠高效運行全面防范企業經營管理各類法律風險,可應對大型企業集團多基地、跨區域管理的法律風險管理模式。
“防―管―控”一體化法律風險管理的核心是防范法律風險,以此為引領實現對企業法律風險的有效控制。法律風險有很強的伴生性,在企業經營中無處不在、無時不在,企業的所有經營風險最終往往轉化為法律風險。法律風險的這種特性決定了對法律風險實施預防、管理和控制無法由任何一個獨立的業務單元單獨完成,也無法以常規的法律事務管理為手段和依托得到有效解決。一體化法律風險管理強調法律管理部門借助“專業力量”,形成“法律+專業”工作團隊,全面識別、分析、評估企業生產經營管理及重要涉法事項中蘊含的各類法律風險,制定法律風險防范預案,對法律風險源點逐一拆分細化到崗位。一體化法律風險管理強調各專業管理部門借助“法律工具”,引入法律風險的識別、分析、評估機制,制定專業領域法律風險防范措施,形成“專業+法律”的專業管理體系,作為防范企業法律風險的第一道防線。涉及重大法律風險和復雜疑難問題,由法律事務管理部門及相關部門共同研究制定防范措施,切實做到事前防范得法、事中控制有力、事后補救及時。一體化法律風險管理強調集團與子公司之間建立從上到下,從下到上,上下結合統一聯動的法律風險識別、分析、評估、排除機制,形成集團公司與子公司的“集中統管+執行反饋”的全方位共同防范各類法律風險的整體管理模式。
二、“防―管―控”一體化法律風險管理模式的構成
“防”是指法律風險防范工作前置,做好防范意識培養、規章制度約束、工作流程規范、風險預先辨識、措施制定實施等工作。“管”是指做好法律風險計劃安排、工作運行指導、效果檢查考核、總結研究提高等管理工作。“控”是對日常生產經營管理全過程,特別是對重要決策、經濟合同、規章制度及法律糾紛案件的法律風險實施重點控制,輔之以事后補救。“防”、“管”、“控”三者既相對獨立,又是一個相互融合的整體。這種一體化法律風險管理模式具有橫向協調和縱向貫通的整體特性,需要建立和完善三個支撐體系。
第一,建立和完善以企業總法律顧問制度為核心的組織體系。設立從集團到各子公司的企業總法律顧問和獨立于其他業務管理部門的法律事務部門,明確總法律顧問和法律事務機構各項職責,通過總法律顧問、法律事務機構、總法律顧問職責“三到位”實現法律風險集中管理的組織保證。
第二,建立以系統控制為支撐的法律風險管理體系。應當包括三個控制系統:一是制度流程管控系統。全面構建規章制度管理體系,充分體現“專業+法律”管理體系的第一道防線作用。二是動態跟蹤防控系統。通過識別、分析、評估現實和潛在的法律風險,制定防范措施、發出風險預警等工作,實行動態跟蹤管理。組建“法律+專業”團隊,對法律風險的多發區域和部位,組織采集法律風險信息,進行分析研究,確定法律風險。結合企業內部的生產經營情況和外部環境的變化,對重點區域、部位可能發生的重大法律風險進行預測,提前制定應對措施。三是信息化監控系統。為實現法律風險全過程控制,最大限度地保證法律風險無遺漏、無縫隙,建立以防范合同法律風險為中心的企業法律事務管理信息化平臺,發揮事前防范、事中控制、事后補救的不可替代的保障作用。
第三,建立網絡式聯合防范工作體系。形成各職能部門橫向專業防范和從集團公司到各子公司縱向逐級防范的網絡式法律風險聯合防范工作體系。橫向專業防范以集團法律事務部門為主,其他職能部門配合。各部門從其專業職能出發,負責對本專業領域中的法律風險進行信息采集、識別評估、確認及制定措施進行防范,集團法律事務部門組織從整體上研究、把握法律風險的變化情況、特點和趨勢,總結規律,掌握風險的多發區、高發期,從全局角度提出法律風險防范的指導意見和具體防范措施。縱向逐級防范以集團總部專業主管部門為主,子公司專業部門配合,接受集團法律事務部門的指導,層層負責,逐級延伸。
三、鞍鋼的實踐及研討的問題
我區法律援助中心于成立,正式核定全額事業編制人員2人。法律援助辦案義務主要由區司法局行政編制調節的法律援助律師、社會律師、基層法律服務工作者承擔。
目前,我區法律援助中心尚沒有制定法律援助案件標準和案件質量評估辦法。沒有設立專門的援助案件質量評估機構。但是,區司法局成立了法規股,安排了法規專干,法規股將法律援助的案件質量納入了指導、檢查、監督范圍,并且受理和處理法律援助案件質量投訴。在履行管理職能時,區法律援助中心通過審查受理指派流程、檢查案卷材料、回訪辦案單位、要求當事人填寫質量監督卡、公布投訴電話等方式來保證辦案質量。依據益陽市司法局6月制定的《關于律師辦理重大復雜敏感案件的若干意見》,我們將重大疑難復雜案件的界定為人數多、事關群體利益、涉及政府部門或企事業單位以及因歷史、政策等因素形成的積案需要以訴訟或非訴訟途徑解決的案件。為保證此類案件的質量,我們制定了《重大疑難復雜案件辦理制度》,明確了辦理重大復雜疑難案件各項原則性要求,如向上級政法部門報告備案,事先調查了解案情,召集資深集體研討,通過調解前置努力做好工作,如何協調配合行政機關或者人民法院等。律師事務所、法律服務所承擔《律師法》規定的法律援助案件錯案賠償責任。律師協會對于如何保證法律援助質量沒有明確的獎懲規定。由于律師、法律服務工作者屬于中介機構從業人員,辦案補貼、獎懲金額對他們沒有深層次的觸動,績效評估和綜合工作考核對他沒有實質影響,律師、法律服務工作者履行法律援助義務的年度考核主要指數量的完成,對質量的好壞沒有要求,因此歷年來采取的法律援助案件質量與辦案補貼、評優獎勵掛鉤等措施,收效都不明顯。因法律援助案件數量日益增長,法律援助專項經費如杯水車薪,我區法律援助經費預算中沒有安排質量評估專家補貼或監督員補貼等專項經費。
我區法律援助案件質量評估及監管措施的弊端主要表現在:一是上級對口部門的考核只重“量”的增加,忽視“質”的提升;二是辦理援助案件主要依托中介機構人員,管理職能對非專職法律援助律師沒有根本的約束力;三是法律援助經費不足,甚至無法保證辦案成本,影響了辦案人員的積極性;四是沒有建立完整、統一的案件質量評估體系、沒有制定科學的、操作性強的評估辦法。
二、案件質量評估工作中存在的問題及原因
一、缺少統一的評估操作體系。司法部法律援助中心沒有制定全國統一的案件質量評估指導性意見。省、市法律援助中心沒有制定省、市案件質量評估的統一的標準。區、縣法律援助中心沒有制定具體的評查辦法。
二、沒有專門的質量監督評估機構或者專業評估員。起湖南省政法系統推出的執法檔案考評對法律援助案件質量沒有針對性,市、區進行執法質量檢查沒有將法律援助案件納入考評范圍。從開始,我區司法局成立的法規股將法律援助案件并入司法系統案件質量考評,但市司法局法規管理沒有作相應要求。區法律援助中心負有管理和服務雙重職能,履行案件質量把關職能時,既充當“運動員”,又充當“裁判員”。
三、缺乏對質量監評結果的有效控制。法律援助案件的質量考評對承擔法律援助義務的律師、法律服務工作者沒有實質影響。獎懲機制直接關系法官、檢察官的評先評優、晉升晉級,而中介機構人員以追求經濟價值為從業主要目的,從本來就不多的辦案補貼中扣發部分作為獎懲對他們沒有吸引力。目前,法律援助案件質量管理僅僅作為一項業務工作來進行管理。要實行有效的控制,必須理順法律援助案件質量管理與事務所自律管理、行業協會管理、司法行政管理的關系,必須與法律服務有關的管理機制有效地結合起來,依托司法行政、法律服務行業協會強化控制力度和效果。
三、對建立法律援助案件質量評估體系的幾點建議
法律援助案件質量評估系統的建立要保證整個體系的設計、指標取舍具有科學性,要保證評估系統所用數據的科學性,要保證評估工作逐步開展、穩步發展,不斷總結,不斷完善。評估體系在全國范圍內形成一個統一的整體,由上級法律援助機構負責,指導下級法律援助機構的評估工作。同時整合各級司法行政、律師、法律服務行業協會的管理資源。各級法律援助機構按照統一的目標任務和評估標準,制定上下統一、科學具體的可行性方案。
(一)、司法部法律援助中心的任務。
制定《關于法律援助案件質量評估體系的指導性意見》。可以根據辦理法律援助案件的需要,將評估指標體系劃分為流程公正、辦案效率、辦案效果三個二級指標。流程公正由受理申請率、復審批準率、不予受審復議率、維持不予受理決定率、違法收費率、拒絕指派率等內容構成;辦案效率指標由法定期限內受理率、特殊情況先予受理率、年人均結案數等內容構成;辦案效果指標由受援人上訴率、受援人申訴率、受援人率、訴前調解率、訴中調解率等內容構成。各級法律援助機構可根據實際增加或者減少三級指標內容,也可以根據案件的類別,將評估指標體系劃分為刑事援助案件、民事援助案件、行政援助案件、非訴訟援助案件四個二級指標。刑事援助案件由人民法院指定辯護率、申請率、申請受理率、會見次數、受援人拒絕辯護率、新證據調查、法院采用新證據、辯護意見采納、受援人滿意度、受援人上訴率、抗訴率、未成年人案件主動提前介入、未成年犯罪嫌疑人幫助教育效果、法律文書質量等內容構成。民事援助案件由法律援助工作站初審與援助中心復審程序公正、審請受理指派程序公正、特殊情況先予受理、不予受理決定復議率、復議維持率、農民工等特殊群體免予審查經濟困難程度、調查證據采信率、意見采納、案件勝訴率、訴前調解率、訴中調解率、案件(履行)執行到位率、受援人上訴率、受援人申請再審率、受援人滿意度、案件卷宗質量(包括法律文書質量)、接受異地協作等內容構成。
行政訴訟由案情研究、決定受理率、受行政干預因素拒絕受理率、拒絕受理復議率、復議維持率、附帶行政賠償調解率、維持行政行為率、判決撤銷、部分撤銷行政行為率、受援人上訴率、申請再審率、獲得國家賠償率等內容構成。非訴訟案件由咨詢接待臺帳、接待筆錄、一次性告知書、首問負責制、代書審查、訴前調解、人民調解、非訴案件卷宗統一標準、受援人滿意度、調解案件履行率、重新率等內容構成。咨詢和代書均應納入評估范疇,提供咨詢意見、代書訴狀設定訴訟請求等非訴業務決定受援人對合法權益的取舍。咨詢和代書的評估質量應當通過咨詢臺帳、首問負責制度、一次性告知制度、律師值班制度、接待筆錄、非訴案件檔案評比、非訴風險告知制度等內容來評估服務質量。
評估實行信息化管理,評估指標的數據采集、整理、傳輸和指數編制由計算機自動完成和實時更新,避免和減少人為因素對評估的干擾。評估計算機管理軟件由司法部法律援助中心統一開發。應評估目的多元化的要求,采用模塊化的指標設計方法,除對辦案質量進行綜合評估外,通過評估指標、評估指數的轉換和組合,實現對案件辦理各環節、各類別的評估,以及對援助工作者個人辦案質量的評估。建立和完善與法律援助工作發展和管理需要相適應的統計制度.統一統計指標的名稱、統計口徑、統計時間、計算方法和計量單位。
(二)、省市兩級法律援助機構的任務。
建立案件質量考評機制。制定全省、全市《法律援助案件質量評估辦法》和《法律援助案件質量目標考核標準》。
成立專門的案件質量評估機構、安排專業人員。因各級法律援助機構既承擔管理職能又承擔服務職能,案件質量評估機構應該獨立于法律援助機構,也可以與司法行政其他管理系統進行整合,依托省市兩級行業協會和司法行政單位現有的監督管理機構進行質量評估,擴大監管職能,如法規處、法規科等機構,完全可以將法律援助案件納入統一管理、考核、評估。
有效控制辦案質量,整合司法行政和法律行業協會的資源進行管理。法律援助機構與司法行政部門、律師協會、基層法律服務工作者協會聯合制定各省、市《律師事務所管理辦法細則》、《基層法律服務所管理辦法細則》,將法律援助辦案質量明確為年度考核內容,法律援助案件服務質量決定執業人員年度考核、人員異動、職稱評定、評先評優;將案件質量納入司法行政、法律行業對從業人員的獎勵處罰范圍;建立律師、法律服務工作者、法律援助律師年度考核執業終身檔案,將法律援助案件質量考評納入檔案管理內容。
(三)、區縣法律援助機構的任務
合同是市場經濟下平等主體的自然人、法人、其他組織之間從事民事行為的媒介,是現代企業開展經濟活動的載體,對于企業交易活動的正常開展和企業的發展有著十分關鍵的作用。在社會經濟活動中,企業通過交易獲得盈利,并利用合同確定交易活動中各方的權利和義務,以達到順利完成交易,獲得利益的目的。而由于在合同簽訂、履行、管理的過程中,存在著各種如簽訂流程不規范、管理不善等問題,使得合同在實際工作中存在著不確定性,從而導致企業面臨著合同法律風險。
一、企業合同法律風險
風險是人類社會發展過程中經常發生和客觀存在的現象,人們認識風險時,通常是將其與損失聯系在一起。對于風險的涵義,不同的學者有著不同的定義和解釋,但綜合起來可以歸納出風險的基本要素,即風險是客觀存在的、可以被預測的、與不確定存在著差異。在風險管理學中,按照不同的分類標準可以將風險分為不同的種類,其中按承擔風險的主體來劃分,風險有個人風險、家庭風險、企業風險和國家風險。企業風險是企業在經營管理的過程中,由于受到企業內部、外部各種不確定因素的影響,使企業蒙受損失的可能性。企業風險以不同的分類方法也有不同的種類,從企業作為一個獨立法人的角度來看,企業風險可以簡單劃分為自然風險、商業風險和法律風險。
(一)企業合同法律風險
企業合同法律風險是企業法律風險中的一部分,它是指在企業經營管理的過程中,由于合同簽訂、履行中存在的不規范的因素而引起的合同約定中企業權利和義務的失衡,導致企業需承擔實際法律責任、遭受損害的現實可能性。一般來說,企業所承擔的法律風險與當前社會中法律、法規的完善程度有著一定的關系,社會中法律、法規越健全、完善,企業不依法經營所要承擔的法律風險也就越大。
(二)企業合同法律風險特征
作為風險的一種,企業合同法律風險同樣有著客觀存在性、損失性和可預測性,在具體的實踐中,則表現為分布廣泛和不可避免性、損失嚴重性和可防范控制性,同時由于法律就有專業性,合同法律風險也有著專業性。
在社會活動中,只要有合同存在,使用合同的主體就需要承擔的法律風險,因此,企業合同法律風險有著分布廣泛和不可避免性。
企業合同法律風險一旦形成,如果不及時采取措施進行處理,化解風險,是可能性的風險成為現實就會給企業帶來較大的損失,嚴重的時候,還可能導致企業破產清算。
企業合同法律風險雖然是客觀存在、不可避免的,但由于風險的可預測性,在實際工作中,風險是可以管理的,通過采取科學合理的措施,加強企業的內部管理,保證企業依法經營,就能有效地實現對企業合同法律風險的防范和控制,將風險的發生率降到最低,從而保障企業的正常運行,促進企業的健康良好發展。
二、企業合同法律風險形成原因
由于合同的種類多種多樣,合同的簽訂、履行、管理也是一個較為系統復雜的過程,企業合同法律風險也有著不同的分類標準。
(一)企業合同法律風險種類
按照企業合同法律所涉及到的法律部門,企業合同法律風險分為刑事、民事和行政法律風險三種;引發企業合同法律風險的來源有外部環境和內部環境兩種,因此,企業合同法律風險又可以分為外部環境合同法律風險和內部合同法律風險;而按照合同具體的實施流程,企業合同法律風險有合同簽訂法律風險、合同程序法律風險、合同內容法律風險、合同履行法律風險和合同救濟法律風險。
(二)企業合同法律風險形成原因
在企業的合同管理中,由于企業人員法律意識淡薄、企業合同管理制度和流程不完善、合同審查缺乏規范化管理、合同執行缺乏嚴肅性等原因,都會形成企業的合同法律風險,并導致企業合同的法律風險得不到有效的控制,對企業的權益造成損害,使企業蒙受損失。
1.法律意識淡薄
合同是平等主體之間一種具有法律效力的協議,合法的合同中,合同簽訂雙方的關系是受法律保護和制約的,如果企業對這一點認識不足,在經營管理的過程中,為了追求更高的利益,做一些違法違規或是違約侵權的事情,就會引發企業的法律風險。
2.合同管理制度不健全
在企業合同制定管理的過程中,不少企業都是直接從網上下載格式合同,這在一定程度上能夠保證合同的合法性,但由于格式合同不具有針對性,也就使得合同的實用性大大降低,合同過于概括,有時還存在著合同內容、條款與企業實際不適應的問題,合同的種類、性質界定不明確,結構體系不合理、不清晰,不能滿足合同內容條款的要求和企業實際的需求。
3.合同審查不規范
法律是一種概括、普遍、嚴謹的行為規范,法律的嚴謹性要求合同在制定的過程中,其所使用的專業術語、法律語言等必須規范,因此,合同條款、內容中的專業術語、文字及關鍵字的措施都要十分準確、嚴謹,而在實際的工作中,由于合同制定后的審查不力,相關的專業術語、關鍵字使用不規范,就會造成“一字之差,謬之千里”的現象,給企業帶來法律風險。
4.合同執行缺乏嚴肅性
另外,由于對合同的法律效力認識不足,有些企業只將合同當做是雙方之間的一個普通約定,在履行合同的過程中,對合同中的具體內容、條款的要求不重視,合同執行缺乏嚴肅性,十分容易造成違約侵權的現象,引起糾紛,給企業帶來損失。
由于我國風險理論的研究發展較晚,直到上世紀八十年代,才有一些理論工作者將風險問題和如貝葉斯法、決策樹法等風險決策的方法介紹多國內,之后,風險管理才逐漸引起人們的重視,因而在企業中普遍存在著對風險認識不足、不全面的現象,企業管理者和工作人員或者是認識不到風險的重要性,或者是將風險與損失劃等號,對風險采取一味的回避態度。這就使得企業對包括合同法律風險在內的各種風險管理不力,缺乏對合同法律風險的有效防范和控制,在風險形成時,不能對風險進行較好的化解,進一步擴大了風險的影響范圍,增加了風險的破壞力,使企業面臨更加嚴重的困境。
三、企業合同法律風險防范措施
企業合同法律風險對企業發展有著十分大的影響,風險一旦形成,不僅合同的原目標無法實現,還會給企業帶來較大的損失,對企業的發展十分不利。因此,就需要采取一定的措施,對風險進行控制和管理,而針對企業合同法律風險形成的原因,在對企業合同法律風險進行管理時,可以通過提高企業員工的法律風險意識、加強合同管理制度建設、完善合同簽訂流程,并結合企業自身的特點,制定示范性的文本,構建起科學合理有效的合同法律風險管理機制,實現合同的規范化管理,進而實現對合同法律風險的有效防范和控制。
(一)加強法律教育,提高全員法律意識
從以上對企業合同法律風險形成原因的分析中,可以看出,在引發企業合同法律風險的原因中,最基本的原因是企業管理者和工作人員的法律意識淡薄,因此,在對企業合同法律風險進行管理的過程中,首先應該加強對企業全員法律意識的培養力度,提高企業全員的法律意識,通過舉辦合同法律知識講座、發放合同法學習資料等方式開展各種法律教育活動,對合同的種類、主體、合同法條款等進行講解,使企業全員能夠更為全面對認識到合同和合同法,樹立其正確的法律觀念,從基礎上對企業合同法律風險進行防范,提高企業合同法律風險的整體管理水平,從而將合同法律風險控制在最小的范圍內。
(二)完善合同管理制度,規范合同管理
科學合理的制度是管理有效性的重要保障,企業在對合同進行管理時,應當根據企業的自身的特點,結合企業發展的具體目標和實際,綜合考慮企業內部、外部各方面因素的影響,建立起基本制度、具體制度和專門性文件三個層次組成的較為完備的合同管理制度,以基本制度為基礎,建立專項的管理制度,對合同制定中各個程序進行具體的規范,并根據合同管理部門實踐中遇到的不同情況對專項管理制度進行細化,具體化合同的管理工作,確保合同管理制度的可行性,從而使合同的管理制度能夠發揮其應有的效果,促進企業合同管理的規范化。
(三)優化合同簽訂流程,確保合同合理合法
由于合同一旦簽訂就具有了法律效力,為了盡可能地減少由合同簽訂帶來的法律風險,企業應當優化合同的簽訂流程,在合同簽訂前,首先應當做好事前的準備工作,做好對市場、產品、客戶的調查,以調查的實際資料作為分析的參考資料,遴選和確定出合同簽訂的對象,從而再做出最終的決策,確定合同簽訂的方式、內容和簽訂對象。
在合同草擬、制定時,合同中一些專業性強的條款、內容要參考相關專業人員的意見,對制定好的合同進行嚴格的審查,確保合同中的專業術語等嚴格遵循了相關的法律、法規及行業等的要求,確保合同中的文字使用準確,尤其是關鍵字的使用要嚴謹、規范。
(四)加大合同執行力度,正確處理糾紛
合同是市場經濟下平等主體的自然人、法人、其他組織之間從事民事行為的媒介,是現代企業開展經濟活動的載體,對于企業交易活動的正常開展和企業的發展有著十分關鍵的作用。在社會經濟活動中,企業通過交易獲得盈利,并利用合同確定交易活動中各方的權利和義務,以達到順利完成交易,獲得利益的目的。而由于在合同簽訂、履行、管理的過程中,存在著各種如簽訂流程不規范、管理不善等問題,使得合同在實際工作中存在著不確定性,從而導致企業面臨著合同法律風險。
一、企業合同法律風險
風險是人類社會發展過程中經常發生和客觀存在的現象,人們認識風險時,通常是將其與損失聯系在一起。對于風險的涵義,不同的學者有著不同的定義和解釋,但綜合起來可以歸納出風險的基本要素,即風險是客觀存在的、可以被預測的、與不確定存在著差異。在風險管理學中,按照不同的分類標準可以將風險分為不同的種類,其中按承擔風險的主體來劃分,風險有個人風險、家庭風險、企業風險和國家風險。企業風險是企業在經營管理的過程中,由于受到企業內部、外部各種不確定因素的影響,使企業蒙受損失的可能性。企業風險以不同的分類方法也有不同的種類,從企業作為一個獨立法人的角度來看,企業風險可以簡單劃分為自然風險、商業風險和法律風險。
(一)企業合同法律風險
企業合同法律風險是企業法律風險中的一部分,它是指在企業經營管理的過程中,由于合同簽訂、履行中存在的不規范的因素而引起的合同約定中企業權利和義務的失衡,導致企業需承擔實際法律責任、遭受損害的現實可能性。一般來說,企業所承擔的法律風險與當前社會中法律、法規的完善程度有著一定的關系,社會中法律、法規越健全、完善,企業不依法經營所要承擔的法律風險也就越大。
(二)企業合同法律風險特征
作為風險的一種,企業合同法律風險同樣有著客觀存在性、損失性和可預測性,在具體的實踐中,則表現為分布廣泛和不可避免性、損失嚴重性和可防范控制性,同時由于法律就有專業性,合同法律風險也有著專業性。
在社會活動中,只要有合同存在,使用合同的主體就需要承擔的法律風險,因此,企業合同法律風險有著分布廣泛和不可避免性。
企業合同法律風險一旦形成,如果不及時采取措施進行處理,化解風險,是可能性的風險成為現實就會給企業帶來較大的損失,嚴重的時候,還可能導致企業破產清算。
企業合同法律風險雖然是客觀存在、不可避免的,但由于風險的可預測性,在實際工作中,風險是可以管理的,通過采取科學合理的措施,加強企業的內部管理,保證企業依法經營,就能有效地實現對企業合同法律風險的防范和控制,將風險的發生率降到最低,從而保障企業的正常運行,促進企業的健康良好發展。
二、企業合同法律風險形成原因
由于合同的種類多種多樣,合同的簽訂、履行、管理也是一個較為系統復雜的過程,企業合同法律風險也有著不同的分類標準。
(一)企業合同法律風險種類
按照企業合同法律所涉及到的法律部門,企業合同法律風險分為刑事、民事和行政法律風險三種;引發企業合同法律風險的來源有外部環境和內部環境兩種,因此,企業合同法律風險又可以分為外部環境合同法律風險和內部合同法律風險;而按照合同具體的實施流程,企業合同法律風險有合同簽訂法律風險、合同程序法律風險、合同內容法律風險、合同履行法律風險和合同救濟法律風險。
(二)企業合同法律風險形成原因
在企業的合同管理中,由于企業人員法律意識淡薄、企業合同管理制度和流程不完善、合同審查缺乏規范化管理、合同執行缺乏嚴肅性等原因,都會形成企業的合同法律風險,并導致企業合同的法律風險得不到有效的控制,對企業的權益造成損害,使企業蒙受損失。
1.法律意識淡薄
合同是平等主體之間一種具有法律效力的協議,合法的合同中,合同簽訂雙方的關系是受法律保護和制約的,如果企業對這一點認識不足,在經營管理的過程中,為了追求更高的利益,做一些違法違規或是違約侵權的事情,就會引發企業的法律風險。
2.合同管理制度不健全
在企業合同制定管理的過程中,不少企業都是直接從網上下載格式合同,這在一定程度上能夠保證合同的合法性,但由于格式合同不具有針對性,也就使得合同的實用性大大降低,合同過于概括,有時還存在著合同內容、條款與企業實際不適應的問題,合同的種類、性質界定不明確,結構體系不合理、不清晰,不能滿足合同內容條款的要求和企業實際的需求。
3.合同審查不規范
法律是一種概括、普遍、嚴謹的行為規范,法律的嚴謹性要求合同在制定的過程中,其所使用的專業術語、法律語言等必須規范,因此,合同條款、內容中的專業術語、文字及關鍵字的措施都要十分準確、嚴謹,而在實際的工作中,由于合同制定后的審查不力,相關的專業術語、關鍵字使用不規范,就會造成“一字之差,謬之千里”的現象,給企業帶來法律風險。
4.合同執行缺乏嚴肅性
另外,由于對合同的法律效力認識不足,有些企業只將合同當做是雙方之間的一個普通約定,在履行合同的過程中,對合同中的具體內容、條款的要求不重視,合同執行缺乏嚴肅性,十分容易造成違約侵權的現象,引起糾紛,給企業帶來損失。
由于我國風險理論的研究發展較晚,直到上世紀八十年代,才有一些理論工作者將風險問題和如貝葉斯法、決策樹法等風險決策的方法介紹多國內,之后,風險管理才逐漸引起人們的重視,因而在企業中普遍存在著對風險認識不足、不全面的現象,企業管理者和工作人員或者是認識不到風險的重要性,或者是將風險與損失劃等號,對風險采取一味的回避態度。這就使得企業對包括合同法律風險在內的各種風險管理不力,缺乏對合同法律風險的有效防范和控制,在風險形成時,不能對風險進行較好的化解,進一步擴大了風險的影響范圍,增加了風險的破壞力,使企業面臨更加嚴重的困境。
三、企業合同法律風險防范措施
企業合同法律風險對企業發展有著十分大的影響,風險一旦形成,不僅合同的原目標無法實現,還會給企業帶來較大的損失,對企業的發展十分不利。因此,就需要采取一定的措施,對風險進行控制和管理,而針對企業合同法律風險形成的原因,在對企業合同法律風險進行管理時,可以通過提高企業員工的法律風險意識、加強合同管理制度建設、完善合同簽訂流程,并結合企業自身的特點,制定示范性的文本,構建起科學合理有效的合同法律風險管理機制,實現合同的規范化管理,進而實現對合同法律風險的有效防范和控制。
(一)加強法律教育,提高全員法律意識
從以上對企業合同法律風險形成原因的分析中,可以看出,在引發企業合同法律風險的原因中,最基本的原因是企業管理者和工作人員的法律意識淡薄,因此,在對企業合同法律風險進行管理的過程中,首先應該加強對企業全員法律意識的培養力度,提高企業全員的法律意識,通過舉辦合同法律知識講座、發放合同法學習資料等方式開展各種法律教育活動,對合同的種類、主體、合同法條款等進行講解,使企業全員能夠更為全面對認識到合同和合同法,樹立其正確的法律觀念,從基礎上對企業合同法律風險進行防范,提高企業合同法律風險的整體管理水平,從而將合同法律風險控制在最小的范圍內。
(二)完善合同管理制度,規范合同管理
科學合理的制度是管理有效性的重要保障,企業在對合同進行管理時,應當根據企業的自身的特點,結合企業發展的具體目標和實際,綜合考慮企業內部、外部各方面因素的影響,建立起基本制度、具體制度和專門性文件三個層次組成的較為完備的合同管理制度,以基本制度為基礎,建立專項的管理制度,對合同制定中各個程序進行具體的規范,并根據合同管理部門實踐中遇到的不同情況對專項管理制度進行細化,具體化合同的管理工作,確保合同管理制度的可行性,從而使合同的管理制度能夠發揮其應有的效果,促進企業合同管理的規范化。
(三)優化合同簽訂流程,確保合同合理合法
由于合同一旦簽訂就具有了法律效力,為了盡可能地減少由合同簽訂帶來的法律風險,企業應當優化合同的簽訂流程,在合同簽訂前,首先應當做好事前的準備工作,做好對市場、產品、客戶的調查,以調查的實際資料作為分析的參考資料,遴選和確定出合同簽訂的對象,從而再做出最終的決策,確定合同簽訂的方式、內容和簽訂對象。
在合同草擬、制定時,合同中一些專業性強的條款、內容要參考相關專業人員的意見,對制定好的合同進行嚴格的審查,確保合同中的專業術語等嚴格遵循了相關的法律、法規及行業等的要求,確保合同中的文字使用準確,尤其是關鍵字的使用要嚴謹、規范。
引 言
為了提高企業對法律風險的管理能力,加強控制手段,使法律風險管理與企業日常經營管理活動更加緊密地結合,建設企業級的法律風險管理系統,通過企業信息化手段進一步提升公司法律風險管理的效率和能力。
一、主體內容
法律風險管理系統主要包括三方面的功能:一是實現法律風險管理流程的電子化,即通過該系統完成法律風險識別、法律風險控制、控制實施評估等主要工作;二是實現法律風險數據庫的在線查詢、檢索和維護,為公司提供法律風險管理咨詢平臺;三是實現與統一信息平臺其它功能進行融合,實現通過統一信息平臺與其它相關系統的有效集成。
二、整體功能架構
法律風險管理模系統劃分成七個不同的層面,即展示、業務、流程、應用、數據、接口、及基礎設施,如下圖所示。
基礎設施將以標準化的硬件、系統軟件和中間件系統支撐起各種上層邏輯建筑。基礎設施應包括管控管理、安全管理、數據存儲、系統存儲備份以及網絡。接口層的作用是實現不同應用系統的統一連接,以方便從業務層對應用層的統一訪問,減少集成過程中的技術壁壘。數據層則主要對法律風險管理系統中的各種業務數據進行集中的收集、分析、整合和治理等。應用層主要以業務組件化和功能模塊化的形式承載統一信息平臺的具體業務職能。法律風險管理在應用構成上應至少包括門戶集成應用、業務流程BPM應用以及專業應用。流程層定義了法律風險管理所需要提供的基本流程,包括法律風險錄入、定期法律風險評測、法律風險評測分析、法律風險控制以及法律風險控制評估流程。法律風險管理業務層面應包括法律風險分析、法律風險控制、控制實施評估、法律風險報告、查詢維護等5個模塊。法律風險管理在展示層將完全集成在統一信息平臺的門戶中,并利用統一信息平臺已有的系統接入手段。
三、業務功能
法律風險管理系統主要包含五個功能模塊:
(一)法律風險分析。本模塊主要功能完成法律風險識別、測評及定向分析工作,生成法律風險清單、風險排序分級結果、重大法律風險清單以及風險定向分析結果。
主要功能點:各業務部門隨時記錄新增法律風險,法律部門審核匯總后信息導入法律風險數據庫。發放、填寫、匯總法律風險調查問卷,導入法律風險數據庫。法律風險測評:系統根據法律風險數據庫中風險行為各測評維度的判斷結果,自動計算出法律風險發生可能性、損失度及風險水平。法律部門根據計算結果,對風險進行排序,調整測評結果,設置分級標準并確定重大法律風險。法律風險定向分析:系統根據法律風險數據庫中的相關信息對法律風險進行不同維度的統計分析,并生成統計分析圖表。
(二)法律風險控制。本模塊主要功能是對需要控制的法律風險進行風險控制現狀評估,并制定風險控制計劃。
主要功能點:風險控制現狀評估:法律部門發放、匯總風險控制現狀評估表,審核通過后,形成業務部門風險控制現狀評估結果。風險控制計劃制定:法律部門發放、匯總風險控制計劃制定表,審核通過后,形成業務部門風險控制計劃。風險控制現狀評估結果及風險控制計劃統計分析:系統匯總各業務部門風險控制現狀評估結果,并進行不同維度的統計分析,形成公司層面風險控制現狀評估結果;系統匯總各業務部門風險控制計劃,形成公司層面風險控制計劃。
(三)控制實施評估。本模塊主要功能是對各業務部門的法律風險控制計劃執行情況進行評估打分。主要功能點:法律風險控制實施初評:法律部門向各業務部門發放控制實施評估表,業務部門填寫控制實施評估表,由法律部門匯總后根據評估標準進行初評打分。法律風險控制實施復評:法律部門將控制實施初評打分結果發放至各業務部門征求意見,并根據反饋意見調整打分結果,形成確定的控制實施評估結果。控制實施評估結果統計分析:系統自動對控制實施評估評估結果進行多維度統計分析,并生成統計表;
(四)法律風險報告。本模塊主要功能是系統自動生成或手工上傳法律風險年度分析報告以及法律風險定向分析報告、法律風險控制現狀評估報告、法律風險控制實施評估報告等各項專題報告,并可以將報告提交各級部門及企業領導審閱。法律風險報告的內容應包括:法律風險整體狀況、重大法律風險清單、風險控制現狀評估結果、風險控制計劃。
(五)查詢維護。本模塊主要功能為提供法律風險、重大法律風險、風險控制計劃以及風險控制實施評估結果的在線查詢,并對法律風險數據中的各項信息進行調整、維護。主要功能點:法律風險信息查詢:授權人員均可以通過列表或多維度檢索的方式查看法律風險、風險控制計劃、控制實施評估結果等內容。法律部門管理員可看到全公司的信息,部門法律管理員及部門領導可看到本部門的信息。法律風險數據庫維護:法律部門可以對法律風險數據庫中的各項信息包括法律風險及風險行為、風險控制計劃、控制實施評估結果、引用案例、參考法規、法律建議等進行添加、刪減、修改等操作。
三、法律風險管理在統一信息平臺中定位
法律風險管理模塊是統一信息平臺的重要組成部分,其應用構建在統一信息平臺整體架構上,法律風險管理模塊應用了統一信息平臺的多個核心組件,分別如下:
門戶展示,法律風險管理模塊是完整展示在統一信息平臺門戶中。
一、收集風險管理初始信息
實施全面風險管理,企業應廣泛、持續不斷地收集與本企業風險和風險管理相關的內部、外部初始信息,包括歷史數據和未來預測。應把收集初始信息的職責分工落實到各有關職能部門和業務單位。
(一)在戰略風險方面,企業應廣泛收集國內外企業戰略風險失控導致企業蒙受損失的案例
至少收集與本企業相關的以下重要信息:國內外宏觀經濟政策以及經濟運行情況、本行業狀況、國家產業政策;科技進步、技術創新的有關內容;市場對本企業產品或服務的需求;與企業戰略合作伙伴的關系;與主要競爭對手相比,本企業的實力與差距;本企業發展戰略和規劃、投融資計劃、年度經營目標、經營戰略以及編制這些戰略、規劃、計劃、目標的有關依據。
(二)在財務風險方面,企業應廣泛收集國內外企業財務風險失控導致危機的案例
至少收集本企業的以下重要信息:負債、或有負債、負債率、償債能力;現金流、應收賬款及其占銷售收入的比重、資金周轉率;產品存貨及其占銷售成本的比重、應付賬款及其占購貨額的比重;制造成本和管理費用、財務費用、營業費用;盈利能力;與本企業相關的行業會計政策、會計估算、與國際會計制度的差異與調節等信息。
(三)在市場風險方面,企業應廣泛收集國內外企業忽視市場風險、缺乏應對措施導致企業蒙受損失的案例
主要收集與本企業相關的以下重要信息:產品或服務的價格及供需變化;能源、原材料、配件等物資供應的充足性、穩定性和價格變化;主要客戶、主要供應商的信用情況;稅收政策和利率、匯率、股票價格指數的變化;潛在競爭者、競爭者及其主要產品、替代品情況。
(四)在運營風險方面,企業應至少收集與本企業、本行業相關的以下信息
產品結構、新產品研發;新市場開發,市場營銷策略,包括產品或服務定價與銷售渠道,市場營銷環境狀況等;企業組織效能、管理現狀、企業文化,高、中層管理人員和重要業務流程中專業人員的知識結構、專業經驗;期貨等衍生產品業務中曾發生或易發生失誤的流程和環節;質量、安全、環保、信息安全等管理中曾發生或易發生失誤的業務流程或環節;企業風險管理的現狀和能力。
(五)在法律風險方面,企業應廣泛收集國內外企業忽視法律法規風險、缺乏應對措施導致企業蒙受損失的案例
至少收集與本企業相關的以下信息:國內外與本企業相關的政治、法律環境;影響企業的新法律法規和政策;員工道德操守的遵從性;本企業簽訂的重大協議和有關貿易合同;本企業發生重大法律糾紛案件的情況;企業和競爭對手的知識產權情況。企業對收集的初始信息應進行必要的篩選、提煉、對比、分類、組合,以便進行風險評估。
二、進行風險評估
企業應對收集的風險管理初始信息和企業各項業務管理及其重要業務流程進行風險評估。風險評估包括風險辨識、風險分析和風險評價三個步驟。
(一)風險評估應由企業組織有關職能部門和業務單位實施,也可聘請有資質、信譽好、風險管理專業能力強的中介機構協助實施。
(二)風險辨識是指查找企業各業務單元、各項重要經營活動及其重要業務流程中有無風險,有哪些風險。
(三)風險分析是對辨識出的風險及其特征進行明確的定義描述,分析和描述風險發生可能性的高低、風險發生的條件。
(四)風險評價是評估風險對企業實現目標的影響程度、風險的價值等。
進行風險辨識、分析、評價,應將定性與定量的方法相結合。定性方法可采用問卷調查、集體討論、專家咨詢、情景分析、政策分析、行業標桿比較、管理層訪談、由專人主持的工作訪談和調查研究等。定量方法可采用統計推論(如集中趨勢法)、計算機模擬(如蒙特卡羅分析法)、失效模式與影響分析、事件樹分析等。
進行風險定量評估時,應統一制定各風險的度量單位和風險度量模型,并通過測試等方法,確保評估系統的假設前提、參數、數據來源和定量評估程序的合理性和準確性。要根據環境的變化,定期對假設前提和參數進行復核和修改,并將定量評估系統的估算結果與實際效果對比,據此對有關參數進行調整和改進。企業應對風險管理信息實行動態管理,定期或不定期地實施風險辨識、分析、評價,以便對新的風險和原有風險的變化重新評估。
三、風險管理解決方案
企業制定風險解決的內控方案應滿足合規性的要求,堅持經營戰略與風險策略一致、風險控制與運營效率及效果相平衡的原則,針對重大風險所涉及的各管理及業務流程,制定涵蓋各個環節的全流程控制措施;對其他風險所涉及的業務流程,要把關鍵環節作為控制點,采取相應的控制措施。
一般至少包括以下內容:
(一)建立內控崗位授權制度
對內控所涉及的各崗位明確規定授權的對象、條件、范圍和額度等,任何組織和個人不得超越授權做出風險性的決定。
(二)建立內控報告制度
明確規定報告人與接受報告人,報告的時間、內容、頻率、傳遞路線、負責處理報告的部門和人員等。
(三)建立內控批準制度
對內控所涉及的重要事項,明確規定批準的程序、條件、范圍和額度、必備文件以及有權批準的部門和人員及其相應責任。
(四)建立內控責任制度
按照權利、義務和責任相統一的原則,明確規定各有關部門和業務單位、崗位、人員應負的責任和獎懲制度。
(五)建立內控審計檢查制度
結合內控的有關要求、方法、標準與流程,明確規定審計檢查的對象、內容、方式和負責審計檢查的部門等。
(六)建立內控考核評價制度
具備條件的企業應把各業務單位風險管理執行情況與績效薪酬掛鉤。
(七)建立重大風險預警制度
對重大風險進行持續不斷的監測,及時預警信息,制定應急預案,并根據情況變化調整控制措施。
(八)建立健全以總法律顧問制度為核心的企業法律顧問制度
一是組織領導到位。成立了以理事長任組長,其他班子成員為副組長,各部室經理為成員的“合規文化建設年”活動推動小組,負責組織、安排、布署活動的開展。召開動員大會,認真傳達學習銀監會、省聯社及辦事處活動方案,深入進行動員發動,大大激發了全員參與活動、踐行合規的自覺性和主動性。二是工作措施到位。堅持定時發送合規短信;為全轄辦公用計算機安裝了合規屏保;組織開展了合規文化建設漫畫征集活動;加強法律法規傳導,組織員工集中學習了銀監會法律法規清理結果公告;對法律法規變化情況保持了持續了的關注,對發現的新情況、新問題主動進行了反饋;結合各部室對全員進行法律法規、監管知識、管理制度、操作流程的學習,組織了合規知識培訓,并對培訓結果進行了測試,及格率100%,平均成績達90.05分;對本單位各專業部門擬出臺規章制度、擬簽訂的合同文本的合規性進行審查,建立規章制度合規性審查登記簿、合同文本合規性審查情況登記簿及相對規范的審查流程。三是制度保障到位。為有序推進合規文化建設年活動,結合自身實際,制定了合規文化建設年實施方案。為有效堵塞彌補制度漏洞流程缺陷,按照分級負責、專業分工、誰制定誰梳理的原則,牽頭組織各部室對上一年度規章制度和操作流程進行梳理,建立了年度規章制度梳理審查登記簿,對已不符合當前形勢要求或與現行法律法規相悖的,予以廢止;對制定的規章制度適應信用社長遠發展需要,同時又符合形勢政策和法律要求的,予以保留;對部分內容不合時宜的文件,予以修訂;對管理制度尚有空白點的,結合實際,在充分調研的基礎上,予以制定。同時,會同各專業部室,對本部室規章制度的制定質量、執行情況和實施效果進行檢查評價,編制了年度規章制度評價報告。
加強企業內部相關人員培訓
對企業的高層管理者進行培訓《勞動合同法》不僅關系到企業的用工問題,同時還關系到企業用人戰略的調整、規章制度的制定、企業文化的改變等一些宏觀層面上的問題。因此,高層管理者必須了解和遵守《勞動合同法》,嚴格按照《勞動合同法》進行決策。另一方面,企業在執行新法的過程中,必定會改變原有的操作和流程,員工對新法有了認知之后,能夠積極地配合企業的各項操作,有利于企業的生產經營活動。合理規范加班風險加班是很正常的現象,任何企業都不可避免,加班費按照法律規定必須支付,但減少加班風險和費用開支是可以做到的。一是生產(工作)安排合理緊湊,生產計劃精確計算,提高勞動效率,盡量減少加班安排;二是申請特殊工時,減少加班時間計算,企業有3種工時制度可以選擇,即標準工時制、不定時工時制、綜合計算工時制。
企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理制度是企業經營管理的重要制度,企業通過推行合同內部控制,能夠有效地維護自身合法利益,規范合同管理流程,保證合同內容、條款的完整和嚴謹,防范法律風險。合同內部控制的目標具體體現在運營目標、財務目標和合規目標三個方面:
1.運營目標:根據經營業務需求,在滿足時間、技術質量要求的情況下,完成合同約定事項,提高合同的可靠性和執行力,保證企業經營目標的順利完成。
2.財務目標:確保資金安全,在預算范圍內控制成本,合理安排資金。
3.合規目標:遵守國家相關的法律法規,嚴格執行審批程序和有關流程,防止合同簽訂和執行過程中違法違規行為的發生。
二、梳理合同管理流程
在合同管理體系建立前,有必要對企業現有的合同管理流程進行梳理,既要分析合同管理流程每一個環節的控制活動是否有效,又要理順合同管理鏈與其他業務流程之間的聯系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預算審批流程等,下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連,在制定合同管理流程時,要注意做到與上下游無縫對接,避免出現管理的真空。
合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程,合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發存檔等環節。在這些環節中,需要有相應的責任部門實施控制,其中合同經辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬,辦理合同報批工作;審核部門負責對合同主體資格、財務事項、技術要求、法律風險的內容進行審核,為審批人把關;審批人在授權范圍內承擔最終審批責任。
合同簽訂后,需加強合同的跟蹤,保證合同權利義務的有效執行,當因內部和外部環境變化,雙方無法完全按合同約定履行時,應及時進行協商,辦理變更或解除合同,如協商不成,則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程,該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。
三、風險分析
在合同簽訂和履行過程中,存在各種各樣的風險,導致合同風險的既有外部環境因素,也有企業內部環境因素,通過分析評估,采取必要的應對措施,使風險控制在可以接受的范圍內。通常情況下,外部環境因素如宏觀經濟環境、政策、法律、自然災害等因素,為不可控因素,企業在訂立合同時,需合理預測這類風險發生的可能性,可采用風險轉移的方式盡量減少可能發生的損失。內部環境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質、財務狀況、生產能力和技術水平等,導致的企業合同管理風險按照影響結果可以劃分為營運風險、財務風險和合規風險。
(一)營運風險
合同管理的營運風險,指企業在運營過程中,可能由于合同管理某一環節的缺失,導致經營活動達不到預期的目標甚至產生損失。合同管理的運營風險有:
1.因業務評價不正確、不完整,導致決策錯誤,主要體現在合同需求與業務目標不一致,合同主體資格審核不當,定價策略失誤等;
2.因合同條款不嚴謹,對合同雙方權利、義務和違約責任表述不清楚,導致經濟糾紛和經濟損失;
3.因缺乏充分的溝通,信息缺失帶來風險;
4.違約風險:一方無法履行合同約定的義務,造成對方損失,或由于自身違約需承擔賠償責任。
(二)財務風險
企業在合同訂立和執行過程中,由于合同條款和合同方商業信用等原因,合同履行最終結果和預期可能會發生偏差,導致收益的下降或遭受經濟損失,其主要成因有:
1.預算制定不合理,未能有效控制成本。
2.合同的支付條件和付款進度不合理,令資金占用增加,產生資金損失。
3.合同各方權利義務的約定不清晰,可能產生額外的費用,造成成本增加。
4.稅收風險:忽略可能產生的稅費,沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務,導致費用增加和經濟損失;采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發票,未進項稅不能抵扣,增加了稅收負擔。
5.因合同糾紛產生資金損失。
(三)合規風險
因企業在訂立合同和履行合同時,未能遵循法律法規、標準、行業規則、公司管理制度,而可能遭受法律制裁或監管處罰、重大財務損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規風險有:
1.違反相關法律法規,合同被確認無效并需承擔法律責任的風險;
2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質,不能保證產品質量或服務質量的風險;
3.沒有按流程審核或審核把關不嚴,致使公司利益受損;
4.違反公司有關制度、,侵吞公司利益帶來的風險。
四、控制活動