檔案管理的目的和意義匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的目的和意義范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 管理項目檔案的價值

在土地開發中，檔案管理應被看作必要部分，是不可忽視的。土地開發整理選定的項目都擁有全程性，完整項目涵蓋了初期立項、對項目的設計、解析可行性、施工及招投標、竣工及決算時的審計。在驗收及竣工時，還需保存必備的圖表及文字，用作調取的參照。檔案是留存下來的項目記載，擁有著真實性。項目單位應能慎重歸檔并整理多樣的土地材料，依照擬定的流程構建并整理檔案。項目檔案包含著詳實的土地開發記載，反映出全程的項目進展。在各個環節內，項目檔案都可看作驗收及鑒定質量的必要參照。由此可見，項目檔案表征了真實的各流程狀態，歸納可得關鍵性的土地項目信息。從土地開發來看，項目歸檔是不可缺失的部分[2]。

針對驗收及評價，土地整理及開發的檔案也表現出必要性。依照驗收的規程，開發及整理土地設定了如下內容：擬定的項目規劃、設計及后續執行預算、待建的工程質量、調配資金的狀況、管控土地權屬、針對項目的日常管護。此外，開發整理土地這類的項目還包含了可供歸檔的資料。在驗收評價時，注重查看并且核驗現存的業內資料。針對于外業，也要慎重予以核查。經過了驗收步驟，應能獨立保留相關檔案，以備后續的審驗。

2 歸檔要求及現有的弊病

土地開發整理設有配套性的驗收規程，驗收規范歸納了多環節的開發成果。詳細來看，這類項目在構建檔案時涵蓋了如下資料：立項以及審批、投標招標資料、協議合同的資質、施工管理及監理的資料、權屬性的資料、驗收得到的資料、財務性的材料。此外，歸檔資料還含有核驗得出的影像資料，后期階段內的評價資料也被包含在檔案內。土地開發及整理應能歸納得出真實的各階段資料，可信且真實。土地開發及整理都會留下信息，各類信息應被歸檔留存。土地開發進程中，原始資料擁有真實性，不可隨便去改動。同時，也不可擅自予以偽造，要保存原始性的土地資料。完整資料包含著外業的總工程量、撥付的資金、預算及移交的項目部分。與之相應，內業資料也被歸入檔案。及時搜集信息，妥善保存初期完整的歸檔信息[3]。

最近幾年，各區域都拓展了開發土地的總規模，與之相伴的檔案也日益增多。作為初始的憑證，檔案應被謹慎歸類，要確認前后信息彼此吻合。不可隨便更改已經被歸檔的某些工程信息，各環節內的信息都應被存儲。文件在歸檔時，要確保字面是工整的，配備了完整的簽章等。要長期保留檔案，書寫材料應能耐久且不會褪色。從現狀看，多為微機制作出來的檔案信息，應能標識一致的項目事由及開發內容。需要統一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息檔案才更能便于調取及管理，也會更加穩定。

土地整理及土地開發的多樣項目都采納了特定的歸檔步驟。依照現存分類，土地開發整理表現出如下難題：沒能完善現有的管理規程，相關職員缺失了責任心。在土地開發中，沒能及時搜集必備的各類資料，沒能明確各類的歸檔。歸檔的步驟缺失了規范性，項目單位忽視了編制圖件，原件被復印件替換。此外，監理搜集得出的多樣資料都沒能統一，表現出混亂的狀態。某些單位甚至沒能配備必要的檔案附件，檔案內容重復。檔案管理很混亂，相關人員缺失了高層次的管理水準。在這種狀態下，項目檔案各階段的信息管理并沒能提升根本的質量。

3 改進管理的新途徑

針對土地開發整理，還需完善相應環節的存檔及監管。應當變更現存機制，增設更完備的配套規程。構建新式的機制，檔案管理配備的機制可分成檔案搜集、立卷以及整理、后期的信息歸檔。項目在竣工以前，申請驗收及檢查。這樣做更能便于全方位查驗項目的現狀。確保檔案規范化，相關職員都應明確歸檔在總體項目中的必要價值，真正重視歸檔。依照設定好的次序從嚴歸檔，妥善排列多樣的文件資料。在查閱檔案時，也要做好登記。詳細來看，土地開發整理改進檔案管理可采納如下的途徑。

3.1 妥善搜集信息

土地開發整理囊括了各步驟內的信息處理，首要應為搜集必備的信息以便存檔。一旦確認了內容，則要選取最合適的途徑搜集信息。通常狀態下，可親臨現場調研，也可獲取間接性的各類資料信息。針對于后者，可憑借于擁有的資料及情報，做好間接存檔[4]。搜集項目信息，先要填入清單及目錄，這樣即可盡快查出某一項目信息。應當明確的是：搜集信息是初期的首要步驟，唯有妥善調取了全面性的土地開發信息，才能構建更完備的土地開發檔案。

3.2 借助現代技術

相比于傳統的歸檔，現今歸檔及整理可選更多樣的新穎方式。在微機聯網下，搜集及調取多樣的檔案都不可脫離計算機。借助于新穎的存檔技術，可延長檔案保留的時限，同時便利查找。檔案管理可分成多步驟，先要判別真偽的兩類信息，剔除虛假性的檔案信息。在微機管控的方式下，分類存儲零散的開發信息。同時，還需借助運籌學、數理統計的根本原理，加工獲取必備的數值及信息。新穎信息手段擁有獨特的管理優勢，電子檔案存儲著的信息更易讀取，并且不會遺失或緩慢褪色。

3.3 提升業務水準

篇（2）

隨著我國改革開放以來，我國社會主義經濟體制不斷改革和完善，檔案管理工作的體制在經濟體制的促進下也不斷變化和完善。火電廠基建項目檔案是項目每個階段的工作內容，包括項目的決策階段、立項階段、施工階段以及驗收竣工階段，項目檔案是火電廠基建項目建O的主要組成部分，也是其中的關鍵性要素。所以，火電廠基建項目的檔案管理工作必須嚴格把關到位，從而確保基建項目的檔案管理工作能有效落實，確保火電廠基建項目能順利完成。

一、項目檔案管理的意義

項目檔案是項目建設過程中所積累下來的寶貴文件，它具有很高的技術含量、具有實際性較強、系統性較強、規范性較強的特點。項目檔案在項目前期工作中是作為申報和編制材料的主要依據；在項目施工階段是施工方案確定的主要參考文獻；在竣工驗收階段，主要根據項目建設過程中記錄的檔案來確定項目的質量、工序、施工方法等各個方面是否符合標準要求，是最主要的質量驗收的必備條件和憑證；更是投產后生產運行，管理、使用、維護、檢修，改建和擴建的重要依據，是企業不可估量的寶貴財富。

二、火電廠基建項目檔案管理現狀

（一）企業領導缺乏對項目檔案的重視

企業領導對項目檔案的重視程度不夠，認為項目檔案重要的是后期的整理歸檔，前期沒有檔案人員什么事，檔案管理人員沒有及時參與到項目的的前期工作中，使項目檔案工作與項目建設未能同步進行，造成檔案管理的脫節；同時未認真落實檔案管理的“三納入”、“四參加”、“五同步”，造成檔案部門的管理職能未能充分體現。

（二）檔案管理的組織和制度體系不健全

檔案管理相關制度不完善，制度的執行力度和操作流程中存在控制措施不到位現象，缺乏明確的檔案業務規范。

（三）管理人員素質不高

檔案管理人員的管理素質、基本技能、業務水平有待提高，主動開展檔案形成、收集、服務等工作的意識有待提升。火電廠項目有的管理人員缺少檔案管理的意識，并且對檔案管理沒有一定的認識，這就導致火電廠各部門的檔案管理工作中存在溝通不足，未能盡到各自的責任，對自身的管理工作沒有做到位，對外部的監督管理沒有落實檔案管理制度，久而久之，使得基建項目的檔案管理與項目的建設存在嚴重的漏洞。

（四）缺乏專業檔案管理人才

施工單位多數是技術人員兼職資料員，檔案管理概念不高，而資料的整理、組卷較多是外聘的當地的臨時工，人員較為復雜，人員素質參差不齊，缺少專業知識，并且，這些人員都是在需要組卷時才招聘的，沒有經過培訓，因此，所歸檔的資料存在較大的質量問題。

（五）缺乏監督機制

項目建設單位及監理沒有對施工單位的資料進行嚴格的監督管理及審核，導致施工單位上交的竣工資料不能完全滿足要求。

三、加強火電廠基建項目檔案管理的有效途徑

（一）充分認識建設項目檔案的重要性

充分認識建設項目檔案的重要性，加強檔案的培訓及宣傳力度，提高全員檔案意識和重視度，端正檔案管理工作的作風，以便提高基建檔案管理的水平。需要管理單位、設計單位、施工單位的檔案管理人員之間相互配合、溝通協調，在管理工作中不斷增加自身的檔案管理意識和責任意識，不斷促進基建檔案管理的真正意義。

（二）加強檔案管理工作的組織體系建設

實行項目檔案工作領導責任制，確定檔案工作分管領導，確定各職能部門、各項目檔案工作負責人；建立以企業分管領導為首，檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系，建立檔案管理網絡，以及各部門文件材料歸檔的崗位責任制及考核機制；建立健全項目檔案的各項制度和業務規范，制定有效措施保障項目文件材料的準確性、完整性、真實性和系統性。

（三）建立專業的檔案管理機構

由擁有充分專業知識和豐富管理經驗的人員組成專業的檔案管理機構，并明確各自的職責。不斷加強檔案管理機構中人員的專業學習和定期培訓，對檔案管理工作的各個影響因素進行分析，對管理工作的提高措施進行改進和完善，增加檔案管理者的業務素質。

（四）加強制度執行力度，實行過程管控，規范檔案管理工作

篇（3）

一、引言

作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發展的經濟社會以及日益發達的計算機和互聯網技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。

二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義

作為一種非常重要的資料和信息數據，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發展的今日，結合這些發展區探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質其實是對工程項目內部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。

三、新時期下檔案管理工作的發展趨向

隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發展，檔案管理的工作也有了發展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數字化。隨著計算機技術的飛速發展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經濟社會的不斷發展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質資料的閱覽只玩，檔案展覽和網上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現代化發展。

四、探索工程項目檔案管理工作的新模式

1.建立新型檔案管理機構。結合當前環境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業素質和職業素養。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯網技術的高速發展，網絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數字化的錄入和系統化的加工的新型檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業特點，分析總結出檔案管理方面的專業意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據檔案管理的相應標準和相關規范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現規范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環節，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現高效化、標準化和規范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數字化模式。檔案管理工作的數字化模式指的是有網絡信息的共享系統和檔案信息的綜合管理系統共同進行檔案管理，網絡信息的共享系統由Web管理的子系統以及信息的子系統組成，而檔案信息的綜合管理系統則是由檔案信息管理的子系統、數字化處理的子系統、信息服務的子系統和數據庫管理的子系統共同組成。總的來說，數字化模式以現代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進的開發模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數據、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯網和云計算技術在國家電網工作領域的應用和發展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發、實現新科技在建筑領域、生產領域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿足工程項目規劃、設計、建設等專業應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。

五、結語

綜上所述，面對互聯網和計算機飛速發展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業能力和職業素養。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。

作者:張葦 單位:國網甘肅省電力公司張掖供電公司

參考文獻：

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高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據，同時對于高校的建設與發展具有重要意義。但是長期以來，高校檔案管理并沒有受到社會以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過程中，無論從社會還是到高校管理者以及教育體系的相關部門沒有真正認識到高校檔案對于高校建設和可持續發展的意義，因此高校檔案管理的發展速度和管理水平遠遠落后于高校的實際發展水平。高校檔案管理在實際應用和發展中存在管理意識薄弱、管理手段相對比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問題。

一、高校檔案管理的重要意義

關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金;通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金;通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長;通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：

（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創新的路徑

（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段，在當前社會信息化的進程中，面對高校的教職工規模不斷擴大的現實，高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用， 使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。

（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。

四、結語

總之，高校檔案能夠為高校學術研究及應用提供最有價值的資料，同時對于高校文化建設和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問題，通過創新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進高校可持續發展。

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關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：

（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創新的路徑

（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段,在當前社會信息化的進程中,面對高校的教職工規模不斷擴大的現實,高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用，使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。

（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。

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一、對供電企業檔案管理的認識

眾所周知，供電企業內部的人事檔案管理承擔著多項功能，在信息化管理的今天，人事檔案管理涉及到員工的職務晉級、薪酬體制安排、干部隊伍建設等重要方面。根據新時期的具體需要，結合檔案信息來實施人力資源開發則構成了更高層次的檔案管理要求。

具體而言，可以從以下兩個方面來認識人事檔案管理：（1）人事關系管理方面。作為一般層面的人事關系管理，構成了供電企業人事檔案管理的主要內容。從供電企業的管理實踐來看，在制度化管理和信息化管理的基礎上，針對人事關系管理已經形成了十分完善的人員保障和組織保障。（2）人力資源開發方面。人力資源開發可以理解為，干部資源開發和人力資本開發兩大板塊。對于前者而言，即為企業的發展儲備和培養管理隊伍；對于后者來說，則需要圍繞著供電企業的經營實際，圍繞著全面質量管理建立起針對專業技術人員的崗位培訓機制。

二、認識引導下的專業培訓模式定位

在以上認識引導下，專業培訓模式可定位于以下三個方面：（1）專業培訓的目的定位。前面對于人事檔案管理而言，反復強調了人力資源開發的價值和意義。站在新時期企業的經營管理目標上，首先就需要完成對專業培訓的目的定位。目的含有兩層意思，即目標和實施該項行為的價值取向。這里更為重要的是價值取向，應在培訓中轉換檔案管理人員的工作意識，使其從“管理主導型”轉變為“管理輔助型”。為此，專業培訓就需要從崗位技能和崗位意識這兩個板塊下工夫。（2）專業培訓的手段定位。事實表明，供電企業檔案管理人員都能明確檔案管理對企業發展的意義，包括在促進企業人力資源開發上的功能定位。然而，在“知易行難”的實踐過程中，卻無法從行動上來實現檔案管理的上述意義和價值。（3）專業培訓的結果定位。專業培訓的結果定位是指，如何評價專業培訓后的效果。本文以人事檔案管理為考察對象，如何評價人事檔案管理人員的受訓效果，則成為了這里的結果定位。筆者認為，在知行統一模式下也需要從知和行兩個方面來給予評價。

三、定位驅動下的專業培訓途徑構建

根據上文所述并在定位驅動下，專業培訓的途徑可從以下四個方面來構建：（1）深化對檔案管理價值的認識。盡管本文以人事檔案管理為考察對象，但就其檔案管理專業培訓而言，則首先需要深化對其價值的認識，結合新時期供電企業的經營實際來完成培訓目的的定位。因此，企業管理層、培訓組織方（或第三方培訓組織），都需要完成這一認識活動。（2）結合管理價值設立培訓目的。以人事檔案管理為例，由于新時期需要完善企業的人力資源開發工作。因此，人事檔案管理人員就需要為干部隊伍建設、人力資本存量提升等工作提供信息支持。從而其培訓目的便可設立為，在提升檔案管理人員的常規管理能力的同時，還應轉換他們的工作意識，使其主動為企業的人力資源開發活動提供重要的輔助職能。（3）建立知行統一下的培訓模式。目前“知”很容易實現，而對于“行”則較難達成。這就要求，在實施專業培訓中應在保留傳統培訓形式的同時，還應該促使檔案管理人員在本質崗位中建立起學習效應。這種基于“干中學”的學習效應，便能實現“行”的要求。（4）完善知行統一模式下的評價。完善知行統一模式下的評價便在于，需要根據“知”和“行”分別構建起評價指標，并能分別評價出檔案管理人員的工作效果。為此，這里就需要從知識性測試和崗位工作效果等兩個方面來完成。對此，需要引起同行的重視。

以上四個方面對檔案管理專業培訓的途徑構建，同樣適用于其它類型的檔案管理需要。可見，不管怎樣都需要使檔案管理與新時期的要求相結合，并在此基礎上建構起專業培訓的途徑來。

四、實證分析

2014年3月27日，南方電網某縣級供電公司2013年度人力資源檔案整理歸檔工作圓滿完成。

為完善人力資源檔案管理，公司采取了一系列切實可行的方案。優化人資檔案管理制度，增強人資檔案的動態性和真實性。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

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檔案管理是檔案管理人員對本單位的檔案進行有計劃地、系統地、規范地收集、整理、保管、鑒定、統計等活動，最終達到快速、有效、準確地提供檔案信息為社會實踐服務的目的。由于檔案管理工作是構建國家文獻信息系統的重要組成部分，它不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。隨著事業單位改革的不斷深化，檔案管理工作出現許多新情況、新問題，面對紛繁復雜的事業單位機構變革，檔案管理工作如果仍舊按照老的管理模式進行，就很難跟上時代的發展，無法實現檔案管理工作的作用和價值。因此，作為當代事業單位的檔案管理人員，非常有必要對新時期的檔案管理工作進行認真的研究與探索，不斷創新事業單位檔案管理工作方法，使檔案管理工作適應新形勢的需要，更好地為經濟建設服務。

一、現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.單位領導對檔案管理工作不重視

目前我國事業單位領導對檔案管理工作普遍存在著重視意識不強、管理力度不到位等現象，這就會導致事業單位檔案管理資料的連續性和完整性受到影響。沒有充分發揮檔案管理的作用和職能，必將給未來的工作帶來無法彌補的遺憾。

2.管理人員水平參差不齊，人員流動性大

由于有些單位對檔案管理工作的不重視，往往會隨便安排一些非專業人員完成此項任務，這種兼職人員由于缺少專業技能知識，對檔案資料的收集、整理和存檔不能夠按照規范的要求操作，造成了有用資料的缺失、部分資料混裝等不正規操作，甚至給檔案管理工作的質量帶來隱患。

3.檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段

檔案管理工作具有較強的專業性和程序性，如果不及時學習和采用高效的現代化管理手段，就會造成檔案管理工作可操作性不強、針對性較差等后果。尤其是一些檔案管理人員對電子檔案的存儲管理和信息安全沒有較強的操作能力，對現代化管理手段的學習和掌握程度遠不及行業要求，阻礙了現代化檔案管理工作的開展。

二、加強事業單位檔案管理工作的創新舉措

1.加強各級領導對檔案管理工作的重視程度

提高各級領導對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的支持力度是保證此項工作有序開展的重要保障，只有當事業單位中的主管領導充分重視檔案管理工作，親自下達各項指標任務以后，才能切實提升檔案管理工作的效率。同時，主管領導要定期開展有關檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，不斷提高相關人員的自身素質，擴大檔案管理工作的影響范圍，積極鼓勵各部門主動配合相關檔案的收集和整理工作，激發檔案管理工作人員的工作熱情，進而提高事業單位的檔案管理工作水平。

2.建立高水平的檔案管理人才隊伍

由于檔案管理工作具有連續性和專業性，因此要盡可能降低檔案管理團隊內人才的流動性。同時，要避免使用身兼數職的檔案管理人員，建立專職檔案管理崗位，確保檔案管理人員專注于檔案管理工作，培養少而精、高素質的管理團隊。另外，要確保本單位內檔案管理工作標準化、程序化，建立一套科學、完善、系統的檔案管理體系，使檔案管理人員在面對各項檔案工作任務時有序可查、有章可循，確保各級檔案管理部門的建檔信息有統一的標準和格式，最終達到檔案管理工作真實、準確、可靠、有效的目的。

3.有效利用事業單位的管理機制

事業單位按照工作內容和管理職能可以分為市級和區級等組織機構，在事業單位組織機構運行過程中，作為檔案管理工作可借助于此項機構設置進行相關工作的協調、溝通和任務分配等活動，在各級部門完成相關管理活動中進行檔案管理活動的有效管理，達到檔案管理活動高效、有序、按時完成的目的。

4.加強檔案管理工作的電子信息化

隨著電子科技的快速發展，利用電子計算機進行系統的檔案管理工作勢在必行，這種高效、準確、快速的管理模式必將為人們提供高質量的檔案服務。為了進一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網絡形成開放式的共享資源平臺，逐步實現全國聯網或區域聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統，以提高檔案管理工作的現代化水平。

我們要從觀念上更新對事業單位檔案管理工作的認識，逐步建立健全檔案管理的規章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現代化檔案管理模式，就能夠將事業單位的檔案管理工作水平適應新形勢下的新要求，實現檔案管理工作的跨越式發展，使檔案管理在實際工作中發揮其應有的重要作用。

參考文獻：

[1]賈俊英.新時期加強事業單位檔案管理淺議[J].檔案學研究，2012（12）：75-76.

[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）：88.

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高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應該與時俱進

當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。

2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能

（1）教務系統信息的整合與利用

試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。

（2）試卷檔案系統功能的設計與優化

優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。

5.簡化試卷檔案查詢程序

高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。

高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻：

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中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關心的內容，同時也是國家相關部門關注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標準，隨著高職院校規模的不斷擴大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰，可見對檔案管理進行創新和優化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點研究方向。

1檔案管理工作的作用和優化創新的意義

檔案管理擔任著對學校各種事項的記錄工作，包括教學計劃安排、教學成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進行了，它見證了學校的不斷發展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學生工作方面的管理對于學生的個人情況進行了詳細記錄，是學生在學校的寶貴資料，同時檔案也是教學評估的重要參考資料，它通過對教學工作的記錄，對于教學評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優化創新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規范高校檔案管理工作，對于現代化高校建設和發展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎性工作，對于穩定教學發展具有很大的作用，檔案管理的優化和創新不斷促進我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統統信息技術全面結合，已經發展成為了依靠信息技術的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應的設備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統的檔案管理工作方式進行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認為學校的重要任務是傳授學生技能，將更多的精力放在了教學以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導致檔案管理工作在學校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現在服務性上，和教學的聯系不大，很難為學校產生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應該認識到檔案管理工作屬于基礎性的工作，只有注重基礎才能使學校向好的方向發展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務性工作，尤其是和信息技術相結合后，對于工作人員以及工作設備的要求在不斷提升，但是由于其學校的地位較低，相關領導的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴重影響了檔案管理工作的發展，工作人員缺乏相應的技術和經驗，在工作過程中很難做到創新和發展，僅僅是以應付的態度對待工作，設備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發展是不可能的。

3檔案管理工作的創新與優化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應該提高對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關系到每一個學生的在校情況，檔案是學生的個人信息的可靠依據，同時也是畢業找工作的重要依據。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關知識，通過國家針對檔案管理的法律法規的宣傳，能夠更好的提升學校整體對于檔案管理工作的認識，為檔案管理工作的開展營造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創新和發展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關鍵點，人才是非常重要的，要具備相應的知識，同時還要富有創新精神，這樣才能在發展優化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進行相關知識的培訓，確保其掌握最新的技術和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發展的社會中迎接檔案管理工作挑戰的必要條件。資金的投入主要用于先進設備的配備以及對工作人員的培養上，資金上的支持同樣也是發展的硬性條件。

3.3不斷優化創新目前檔案管理體系

一個科學全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進行優化創新。首先在工作人員任務分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復雜化程度的不嗵嶸，任務的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務分配時既要考慮到任務量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點關心的問題。其次在管理模式上需要進行創新，在創新的過程中我們可以借鑒其它行業檔案管理的模式，取其精華，結合高職院校自身的特點進行改革創新，對于檔案管理中的一些規則的制定要和目前時代的發展密切結合。最后在檔案存取上加強重視程度，在檔案的錄入時，要進行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質檔案要將其轉化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進行準確記錄，確保檔案在節約過程中不出現問題。

4總結

檔案管理工作對高校的發展很重要，具有優化和創新的必要性，在優化和創新時要明確檔案管理工作的本質目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進行優化創新，切實提高檔案管理能力和水平。

參考文獻

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【中圖分類號】R19【文獻標識碼】B【文章編號】1672-3783(2012)02-0412-01

1醫院檔案管理存在的問題

所謂醫院檔案，是醫院保存備查的一些原始記錄，包括文字、圖像和聲音等資料，這是在醫院的各項工作和活動中逐漸形成的。醫院檔案的管理不僅對醫院自身有著非比尋常的意義，對于求醫的群眾也是重要的保障。在實際工作中，醫院的檔案管理制度并不完善，在醫療水平和科技水平不斷發展的今天，當前的醫院檔案管理制度不能很好的適應醫療事業的發展。通過分析和總結，當前醫院檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：

1.1態度上對檔案管理不夠重視：醫院對檔案的管理不夠重視，是自上而下的。因為檔案管理工作并不能給醫院帶來直接的經濟效益，因此，部分醫院領導認為檔案管理工作無關緊要，象征性的有這項工作就行了。領導有這樣的心態，負責檔案管理的員工不可避免的出現工作上的懈怠，辦事拖拉，粗枝大葉等情況屢見不鮮。至于其他非檔案管理的員工更是事不關己，根本不配合檔案管理工作。

1.2只管收集整理，不管開發和應用：很多醫院對于檔案的管理過于片面，只負責收集和整理，許多信息資源被閑置在檔案庫里，根本沒有得到有效的開發和利用。醫院的檔案歸檔的再好，如果無人問津，就失去了檔案的價值，也失去了管理的意義。

1.3病例檔案給予了一定程度重視，而其他檔案則基本被忽視了：病例檔案對于醫院來說，有些非常重要的意義。不僅僅的醫療、教學、科研的重要資料，更是訴訟、醫療保險和傷殘鑒定方面的重要依據。因此，大多數醫院對于病例檔案給予了足夠的重視，人員、場地和經費方面都有保障。但是除此之外，包括文書、人事、會計、建設類的檔案就基本被忽視了。因為這類檔案的價值有一定的隱蔽性，真正意義并不顯著。

1.4人員專業素養不夠：對目前大多數醫院來說，從事檔案管理的工作人員普遍存在幾個情況：兼職的多，專職的少；年老的多，年輕的少；流動的多，固定的少。總的來說，就是不專業的多，具備專業素養的少。這種情況下，醫院的檔案管理工作很容易和其他各項工作脫節，工作人員只能被動的接收檔案資料，無法積極有效的參與醫院的各種職能活動。久而久之，醫院的檔案會逐漸失去其價值，很多寶貴資料也有可能丟失。

1.5各類檔案保管缺少整體規劃：目前，醫院內部門種類繁多，各部門管理各自的事物，包括檔案的管理，各自為政，缺少整體的規劃。二各個科室的檔案都應該隸屬于行政辦公室管理，沒有良好的整體的規劃，會造成人力物力的浪費。

1.6醫院對檔案管理的投入不夠，信息管理相對滯后：我國從2003年開始，加大了對衛生事業的投入。從那以后，醫院得到了快速發展，現代化水平明顯提高。但是大多數醫院對于檔案管理工作的投入明顯不足，與其他工作相比，檔案管理工作明顯產生了脫節。表現在辦公條件差、庫房小、檔案防護設施簡陋，導致醫院檔案的管理工作處于停滯不前的狀態。而且，對于醫院檔案管理人員的專業培訓也不夠重視，人員的專業素養也無法適應醫院檔案管理的現代化、數字化和規范化的需要。

以上問題，看似不起眼，但實際上與醫院的發展息息相關，不引起重視的話，對醫院的發展會帶來諸多不利的影響。

2對策

以上提到的醫院檔案管理問題不僅影響著醫院的檔案和各種信息的齊全，更影響著醫院的醫療水平和發展。為了解決這些問題，下面針對這些問題提出一些對策。

2.1健全制度：健全醫院的檔案管理制度，涉及的內容非常廣泛，其中包括檔案的利用、保管和保管期限等制度。醫院的管理層首先要重視醫院檔案管理的重要性，加強對檔案管理工作的領導，嚴格依照《檔案法》等相關法律法規開展檔案管理工作。行政管理部門則要加強監督，確保相關檔案管理的法律法規在醫院得到落實。

2.2加強利用：不論是醫院，還是其他地方，檔案的管理工作其根本目的在于檔案的利用。醫院的檔案要有效的利用起來，檔案管理的工作人員首先要改變心態，變主動為被動。利用檔案的反饋信息，發揮其信息資源的優勢，積極的為醫院的改革、建設、發展服務。利用醫院的庫存檔案，為醫院的領導決策服務，為醫院的科研、教學和醫療服務、為廣大在醫院就診的人民群眾服務。

2.3加大投入：社會在進步，科學在發展，醫療水平也在隨之不斷提高，醫院在逐步向數字化發展。為了與時代相適應，醫院必須對檔案管理工作加強規劃、加大投入，增加相應設備，使醫院檔案的管理工作邁上數字化、信息化的軌道。

2.4加強教育:檔案管理工作人員是醫院檔案管理的執行者，其素質高低直接決定了醫院檔案管理水平的高低。醫院一方面在吸納專業的檔案管理人才的同時，還要注重在職工作人員的教育和培訓，使其不斷適應醫院檔案管理工作的需要。可以通過外出學習和交流來提高工作人員的專業素養。

2.5規范管理，方便考核:醫療機構管理工作的重點在個臨床、醫科技室。為了更好的為臨床一線服務，醫院的檔案管理工作必須要規范化，從實際出發，及時準確的以數據和表格等形式對各個科室在科研、新技術、論文、工作量等情況進行統計。通過對檔案資料的內容和數據考核，對各個科室的工作業績作出評價，確保了考核的公平性和準確性。對于醫院的干部考核和選拔，醫院的檔案資料也將作為重要的依據。

3總結

要改善醫院的檔案管理工作，首先要明確檔案管理對于醫院的意義，從心態上重視醫院檔案的管理工作，這是做好醫院檔案管理的先決條件。在當前社會，科學技術水平不斷提高，檔案管理必須要實現數字化、信息化，相關設備必須要及時更新才能滿足醫院不斷發展的需要。很多醫院已經認識的這個問題，并積極采取了相應措施，檔案管理工作得到了很大的改善。但是，我們不能盲目樂觀，時代是不斷發展的，檔案管理工作的提高沒有終點，我們仍然任重而道遠。