檔案工作的服務性匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案工作的服務性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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中圖分類號:G271 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)10-222-01

傳統的檔案管理模式是物本管理,檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作,而在建設和諧社會的今天,檔案工作的核心應該轉到服務上來,其目標是讓利用者滿意,確立以人為本的服務理念,更新服務觀念,最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務的內涵出發,人性化要求符合人的需求的行為,人事檔案人性化管理與服務是上級和下級之間,檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。一方面,以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者進行心貼心地溝通、交流,建立相容、平等、互利的關系,創造和諧、溫馨的文化氛圍;另一方面,任何一個組織都是一個有機的整體,組織中各個部門之間相互協作、配合才能正常運轉,檔案工作中的人性化管理與服務能夠在組織機構的運轉中發揮作用,使組織的正常功能得到高效發揮。

一、檔案工作中的人性化管理

人本管理作為正確認識和處理人與其他生產要素的辯證關系,重視人的智慧、創造力及其主導、能動和決定性作用,將人作為“活力源”而形成的關于人的科學理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關注中心,把調節、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統的關鍵,把調動人的積極性和創造性看作是搞好整個管理工作的根本。

1.管理方式的變更。傳統的管理把人視為經營的手段、人僅僅是機械的延伸、研究人只是為了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”為中心,把人各層次需求的自我實現作為管理的核心,創造一種促進人不斷學習和積極發展的氛圍,使之成為組織成員的共同愿望,使組織成員自發進行內在的知識積累,然后在此基礎上實現個人及組織潛力的外化,形成個人的自我實現和組織的創新發展。

檔案管理工作雖然人員較少,組織結構簡單,但也存在著個人目標與組織愿景協同一致的問題,重視情感管理,營造舒暢、和諧的工作環境同樣顯得重要。通過情感管理可以激發人的動力,充分發揮其積極性和創造性,提高管理效能和服務質量。

2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特點,在于它主要不是依靠權利影響力(如上級的發號施令),而是依賴于員工的心理過程,依賴于從每個員工內心深處激發的主動性、內在潛力和創造精神,因此具有明顯的內在驅動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件,比如服務的專業性、針對性強,應用上更顯直接;工作開展靈活性高,往往一人身兼多職,責任劃分清晰,不易相互扯皮推諉;人員結構層次少,便于提高管理的科學性、準確性和系統性;傳遞信息及時有效。結合這些特點,更應該發揮靈活高效的優勢,引入柔性管理手段,為各項業務的開展創造有利條件。除了針對各級檔案管理人員,檔案管理還有面向使用者的一面。在目前表現得較為突出的矛盾通常集中在制度層面。比如檔案借閱時對借閱者戒心重,處處登記,時時監督,手續繁瑣,使利用者處于被防范的地位,易產生逆反心理和對立情緒。引入柔性管理,在具體的條款內容上,既作出嚴格規范,又要采用委婉、溫馨的語句取代“不準”、“不允許”、“嚴禁”、“不得”等強硬語句,以提醒的方式溝通,切實體現對使用者價值和權利的充分認同,將人文關懷外顯于各個業務環節和服務細節中,這樣才利于建立良好融洽的關系,才能將硬性的規章制度柔化為人性化的基于自律的管理模式。

3.管理人員素養提升。檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術上,但最終還需要既有良好職業道德,又擁有專業檔案管理及其他相關學科的知識,并掌握計算機技能的工作人員來實現。檔案員的素質應當不斷地通過崗前培訓、日常業務培訓、雙向交流、派出學習等方式提高。檔案員所具有的服務意識、服務能力、服務禮儀等對使用者的心理有很大的影響。如果在服務過程中不僅有“百問不厭”的服務精神,而且具備“百問不倒”的服務素質,態度和藹、誠懇,服務積極、認真,說話和氣、禮貌,這種和諧的人際氛圍很自然地會被對方所接受、所感染,服務的價值也將得到提升。另外,身體動作,面部表情,穿著打扮,空間利用等在內的非語言因素也將在很大程度上反映職員的職業素養。在建立培訓交流機制的同時,完善監督、考核機制也是各級檔案員素質提升的有力保障,通過對工作的完成情況、績效結果、群眾評議的考核考查,可以查缺補漏,發現問題,及時改進,同時也是增強檔案員的責任意識,激發其內在動力,主動地提升自身素養、提高工作效率的有效途徑。

二、檔案工作中的人性化服務

檔案工作中的人性化服務應該是一種以人為本的服務理念和方式,它以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者溝通、合作,提高使用者對檔案工作的滿意度,促進檔案所承載信息效用的最大化。有學者將人性化服務的特征歸納為:服務理念的人本化、服務態度的人情化、服務方式的多樣化、服務設計的人格化和服務環境的生態化。

1.服務理念變革。傳統的檔案管理以“物”為本,重“物”輕“人”的現象由來已久。人性化服務理念要求服務從以檔案為中心向以使用者為中心轉移。檔案工作的目的是為了應用,要實現其價值就必須樹立以使用者為中心的服務理念,檔案員要從使用者的實際需要和利益出發,理解、關心和尊重使用者。服務導向要求檔案員不僅要以現實需求為主,還要能夠預見和挖掘服務對象潛在的需求及其變化趨勢,利用自身具備的專業知識協助使用者準確表達信息需求,進而將檔案工作的開展建立在具有科學依據的分析判斷之上。例如本單位職工的人事檔案保存在上級管檔機關,不方便及時查閱,提供信息時,本單位可以與人事檔案相對應,為專業技術人員建立技術檔案,提供考核、學歷、職稱、獎懲等方面的信息材料,可以保存重份人事檔案材料或檔案復印件,為職工提供及時方便的信息查詢服務。

2.歸檔方法改進。人事檔案是個人基本信息、學習及工作經歷、德、能、勤、績、獎懲狀況的綜合記錄,是歷史、全面地記載個人綜合信息的載體,是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據,它在人才的選拔、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來是由組織人事部門收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個人檔案,難免發生錯誤。因此,歸檔內容的透明化也成為檔案人性化服務的一個改進方面。收集個人信息要公開,收集的方式方法程度要讓當事人知道,人事檔案的建立者和管理者應以適當的方式告知當事人其人事檔案的建檔的程序和內容,當事人知悉有關個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況,當事人如有需求,可以查詢本人檔案目錄。這樣做利于消除個人對人事檔案的神秘感,更好地發揮人事檔案的作用。

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1 引言

規范的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權益、打擊經濟犯罪、防范金融風險、促進經濟和社會發展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

檔案工作在銀行各項業務發展中，如何能充分發揮服務功效，使檔案管理工作能夠走上科學化、規范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。

2 現在銀行檔案管理工作中存在的問題

思想認識不到位，重視程度不高，導致銀行檔案工作的服務功效不能更好的發揮。

部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業務、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規定歸檔等現象。多年以來，重視業務發展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應付檔案工作。

3 提高銀行檔案工作服務功效的解決方案

3.1 提高檔案工作的重視程度

3.2.1 更新完善銀行檔案

更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，要求各企業制定適合本企業實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規范文件材料的歸檔工作，做到“應歸盡歸”、“應收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經發文，新疆區分行已通過總行審核，將于近期發文。

3.2.2 規范檔案業務管理制度

在銀行發展過程中，會產生各門類專業檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規范、便于利用，適應新的發展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規范管理檔案。

3.2.3 全面推進依法治檔

在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監督指導，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責任追究制度，對違反檔案法律法規的行為依法追究責任。

3.2.4 加強對檔案工作的指導和檢查

檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學的分類整理，扎扎實實做好基礎工作，集中統一管理各門類檔案。

3.2.5 重視檔案安全管理

近年來，重大自然災害、社會突發事件給檔案工作以慘痛教訓。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環節中的絕對安全。建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備，建立應急反應機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質備份工作，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。

3.2.6 嚴格審驗把關移交入庫檔案資料

檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內容是否完整；審核文件中的數據是否存在涂改現象；審核文件中是否存在不耐久字跡現象；審核聲像和電子檔案是否規范且有效等。這些標準的嚴格執行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責。在檔案資料移交入庫的關鍵環節，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規范管理起到監督指導作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責。

3.2.7 檔案信息化建設

隨著檔案數量越來越多，僅僅靠傳統的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創造條件，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術手段，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索。

3.2.8 創造良好的庫房條件

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1 檔案信息管理的現實反饋

作為企事業單位的基本信息架構和基本的信息記錄反映，檔案記錄與管理對于企事業單位的發展及對往經驗的總結有著重要的影響，集成化的信息檔案數據不僅是人員及事件的實時數據庫更是基本的數據測恒保值的重要指標，可以集中反映人員及事件的發展動態及社會群體組織的靜態平衡，不僅有著現實的數據指導意義更有著數據保值，現實數據恒定的單位值衡量的意義，由此可見，做好基本的檔案信息歸類和基本的數據檔案分析，對于促進社會組織的現實指導思想有著極大的價值。相對來看，來源于現實數據的實時記錄不僅是社會群體組織衡量自身發展潛力的重要指標，更是國家對于社會群體組織進行基本數據管理的有力參考，通過實時的檔案數據記錄，可以對歷史進行經驗總結，對于現在發展趨勢進行有效的數據分析，對于未來的發展戰略進行有效規劃，從而促進企事業單位能夠保持恒定發展速度和穩定的增長規模。

2 基本檔案信息規劃操作體系的建立

在檔案信息領域發展中，系統的目標是多元化發展步驟的集中表現，同時，目標立足于層次化，具體化是保證針對不同形式下模式組成進行因條件進行目標調整的基本前提。目標的制定是整體系統發展過程的向性規劃，對整體任務安排有著引導功能，其具體的定位設計決定著全方位的規劃能否順利實施。針對系統發展模式轉變受傳統制度制約這種狀況， 完善目標的轉變，具體可以采取以下方法：1.要把目標與規劃工作進行統一，以便更好地對進度進行控制和管理，而且要深入了檔案信息狀態及發展態勢，制定出實際需要的方案，進行實踐性操作從而提高對系統目的具體性認識，做出相應的規劃安排。2.在相應的進度安排下，運用目標選擇對系統進行優化，同時保持其進度不變的情況下繼續深入系統實踐。并且在設計方案時，需要不斷地根據進度進行安排，并且根據實際情況進行合理變更。3.由于發展趨勢的不斷變化，在具體發展過程中還要把握好整體效果，顧及好現狀，協調多方面積極因素進行配合，實現對過程的整體把握，有利于對進度的更好掌控。同時；建立“規劃性”檔案信息管理模式，那么在現實數據反饋下下計算機與智能化導向命令要進行充分的互動，計算機居于命令傳授的引導位置以準確的指令向智能化操控模式發出命令，使信息計算機的系統思維由被動形態的接受轉變成主動狀態下灌輸，從而提高系統的運營效率。首先，在系統運行過程中要摒棄傳統的操作思路，以精確的系統語言為引導，提高系統的智能轉化，從而保證數據綜合分析的準確無誤。

3 檔案管理服務模式的創新

服務工作是推動社會向前發展的動力，社會群體之間、社會物體之間、人與人之間都是通過服務為彼此聯系的紐帶，維系著彼此的存在與發展，是維持社會機能正常運轉的重要前提。檔案管理科室及檔案管理機構，是歷史數據查詢的重要地方，同時也是相對社會領域的歷史信息匯總記錄的地方，對于社會信息文化的傳承有著重要的作用。它的基本職能是直接或者間接的滿足受眾者對于歷史信息的需要。體現于檔案管理的各項工作的出發點和歸宿點都立足于服務。要想充分的搞好檔案信息的服務的工作就需要有著高素質的人員來擔任管理員，只有高素質的人員進行管理工作才能創新信息服務模式。在檔案信息服務結構管理方面，系統管理體系的建設應該以人員為責任主體進行邏輯鏈條的結構的經營模式鏈接，人員起著管理發展的直接性引導作用。在實際檔案服務主體規范性分析，還需要對信息管理的職能進行從不同角度的細致劃分。首先，從現實需要的角度出發，管理的客體包括檔案信息管理與組織管理，由管理搭配的各個方面協調配合產生的，當各類的服務模式與到其中的時候，就需要對它們進行優化管理分析，這樣才能保證管理機能的有效運行。

4 檔案信息管理的數據創新化需要

在社會知識文化競爭日益激烈的今天，對于大型的檔案管理中心來說，檔案是技術競爭的核心，檔案管理是知識效益競爭力的標準。在檔案管理的過程中，數據化技術體系的優化管理已經不再局限于檔案閱讀控制的范疇之中而是人們獲得歷史數據的戰略競爭力的核心。檔案的數據化管理以技術和信息的基本化管理為數字化驅動的背景，對常態化數據的運作和績效評估進行詳細的記錄，在記錄數據的核心前提下，建立數字化管理的體系，將所有的檔案類目的項目分化瓦解到相應的管理環節和知識普及之中去，大大提高了檔案創新化服務的速度。同時，系統與其他的技術應用模塊進行優化搭配，形成垂直管理的計算數據庫，提高數據的集成運用性，對各個種類的檔案信息進行協調化的搭配管理，形成獨具項目個性的管理模式，對提高服務模式的科學性、正確性，提升檔案管理中的創新服務的核心競爭力有著積極作用。

5 檔案管理的特色化發展趨勢

檔案管理工作的創新服務模式改變的時候，也要在創新服務的綜合帶動下，改變自身發展的方向，樹立特色服務發展的目標，建立特色服務體系，綜合影響和服務因素，帶動特色趨勢的發展。其特色趨勢發展的方向包含三個帶動點，首先要綜合開發本單位的特色信息服務，建立特色信息服務體系，在發展改革的過程中樹立創新的特色發展模式，確立特色信息發展的引導地位。要努力建設自身的特色信息服務的體系，構建自己獨特的信息服務風格，占據信息人才獨特培養的培養的地位，形成特色產業服務。在服務項目的選擇和信息價值定位的過程中，要統籌全局的發展思路，轉變工作方式，進行多種形式的信息服務經營，運用科學技術手段優化管理檔案系統信息，形成自己鮮明的產業特色和檔案服務的風格。要規范信息健康發展，減少發展的阻力因素，推動體制的深化改革。要積極發展行業的創新業務，將新的手段技術與服務相結合。但是創新的此舉，預示著未來發展的中心和活動行為需要選擇，具有很大的不穩定性和未知性，因此要創新產品，一直要做好全面的準備。要對各個相關方面進行深入系統的調查研究和科學客觀的預測分析，不可單純靠人為，從長久發展著手權衡利弊，分析信息的優缺點對于信息來說得多還是失多。在一定的創新規劃性指導的情況下，對內容進行一定的量化分析，從而進行特色體系創新機制的建立。

6 結語

新常態下的檔案管理模式的創新需要結合于各方面的資源和積極辦法進行根本的管理性變革，同時在滿足于信息集中化需要的前提下，做好檔案服務工作的特色化創新和新特色檔案信息服務模式的打造，努力的促進檔案管理技術的進步和管理效率的提升。

參考文獻

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醫院文書檔案是醫療單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的一部分公文檔案，主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、開發利用、銷毀等一系列工作。文書檔案管理作為醫院管理工作中的重要組成部分，是醫院發展的真實記錄，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要依據，因此具有十分重要的作用。

1材料的收集整理是做好醫院文書檔案工作的前提和基礎

材料的收集整理是檔案管理工作中的第一步，檔案人員由于參與了文件形成和辦文的全過程，掌握了文件的形成規律，加上了辦公室的綜合智能就更便于收集檔案材料，保證檔案材料的完整性。

在辦理上級文件過程中，檔案人員首先要做好收文登記工作，包括：簽收登記、審核、批辦、承辦、催辦和簽注。然后要對文件的內容、要求、時間有一定的掌握。文件傳閱時，要提示領導及時閱辦，領導批示的文件要及時傳閱，做好上情下達的落實工作，并催促辦事部門及時做好文件的落實和文件的回收工作。

對于醫院下發的各類文件，利用管理醫院印章，把好檔案收集的關口。我院的印章工作是由檔案員專人負責，對需要用章的文書材料給予嚴格把關，留下檔案材料。領導不簽發，手續不齊全的不予用章。

2檔案的立卷歸檔是做好醫院文書檔案管理的關鍵和保障

檔案的立卷歸檔工作要按照《國家檔案局8號令》、《歸檔文件整理概述》等檔案管理標準，認真對照執行。

把握立卷歸檔的時效性和針對性。文件材料完成現行階段任務的， 才能予以立卷或歸檔， 而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。要具體問題具體分析，注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度， 提高檔案利用的效率和效果。

保持立卷歸檔的關聯性和完整性。在歸檔工作中要掌握重點，分清主次，把住卷宗的入口關， 使不該歸檔文件不致混入。同時又要注意防止應歸檔文件的散失。把具有內在聯系、同一主題的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性。這樣既能提高檔案利用價值，又能使立卷歸檔后所形成的檔案完整、清晰。直接劃分文書檔案保管的具體年限，分為永久、30 年、10 年，可以使到期檔案得到更明確的鑒定時間， 把對檔案的前期鑒定改為分階段鑒定， 這樣有利于保存齊全， 定期剔除無保存價值檔案， 便于檔案的管理、查閱、統計、利用等工作的開展。

3檔案的開發利用是做好醫院文書檔案管理的目的和歸宿

醫院文書檔案要為領導決策和職能科室服務，為醫院各項事業的發展服務。文書檔案的服務性體現在圍繞醫院各項工作的開展積極做好檔案的開發和利用工作。積極開發信息資源，是文書檔案管理工作的目的和歸宿。

醫院在迅速發展和規范化管理過程中積累了大量的文件材料，包括：等級醫院評審、資格準入、學科水平認定、專科建設以及基礎工程建設評審等，這些文書檔案具有行業特點又有巨大的利用價值，是一個醫療單位綜合水平的體現，也是領導決策所用的精華信息。

隨著醫院醫療業務的不斷拓展和基礎設施的不斷擴大，證件類文書檔案的利用率不斷上升，因此開發和利用證件類文書檔案信息資源，充分發揮這些檔案的作用，是新時期檔案工作的一項重要內容。檔案部門要積極配合，為醫院各項工作的正常運作及時提供所需的有關證件，提供原始檔案和憑證檔案信息服務，解決爭議性和歷史遺留性問題。同時為確保這些重要檔案文件的完整與安全，檔案部門要建立嚴格的工作程序，明確職責，加強對借出的證件類檔案的跟蹤與管理，將復印件與借出的證件的收據等一起組成保管單位專門保存。

總之，檔案工作是一項服務性、業務性、技術性都很強的工作，檔案人員要認真研究和探索醫院文書檔案工作的規律和特點，確保檔案工作的規范性、標準性、保密性和服務性，保證檔案案卷完整化、保管利用價值最大化和檢索利用便捷化。

參考文獻：

[1]王麗云.淺談中醫院文書檔案的收集和利用[J].檔案學研究，2014，1：62-64.

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[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理

一、提高對文秘工作重要性的認識

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。

三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、文檔工作要更好地為經濟建設服務

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。

二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。

其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。

四、結束語

作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻：

[1]徐艷.試論檔案工作創新[J].赤峰學院學報，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).

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1、農墾檔案管理工作的內容及提升檔案管理水平的重要性

1.1 農墾檔案管理工作的內容。農墾檔案管理工作的內容包括三方面：第一，收集地區農墾發展工作的相關資料，如地區農作物種類變更和發展資料、農墾產值資料、農墾過程中遇到的自然災害資料、農墾面積增長資料和相關農墾行業的建設資料等，這些資料為地區歷史回顧提供基礎；第二，將收集來的資料進行分門別類的整理和存檔，并在日常工作中對檔案進行安全維護和保養；第三，提供檔案服務，即對檔案借閱者提供相關的檔案，在農墾和農業經濟發展規劃中給出基于檔案材料的建議和幫助。

1.2 提升農墾檔案管理水平的必要性。農墾檔案管理能夠使相關負責部門對當地農業發展情況進行系統的、全面的了解，并能夠為當地農民和農墾相關企業的建立提供便利，因此，提升農墾檔案管理的水平，也就是提升政府對地區農業的全局性掌控水平、提高與農墾相關的各行業的科學、合理發展的可能性，由此可見，提升農墾檔案管理水平是相當必要的。

2、目前農墾檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理服務性低

農墾檔案對現實的農墾發展工作起到指導和借鑒作用，使檔案發揮“存史鑒今”的功能。但目前農墾發展存在很多問題，如廢舊農機的過度使用、農墾科學性差、農墾產業行業過于密集等，這些問題的產生與農墾檔案管理未能發揮其“借鑒性”的服務作用相關，檔案管理服務性低，是目前檔案管理水平落后的表現形式之一。

2.2 檔案管理方式落后。目前農墾檔案資料多為紙質，在一個農業大市找到十幾年前的農墾檔案資料十分困難；并且，紙質資料保存要求嚴格，農墾資料多有損傷、很容易遺失；另外，紙質資料搬運費時費力，給檔案管理工作人員的日常工作造成負擔，這是由檔案管理方式落后造成的。

2.3 檔案管理內容范圍狹窄。農墾檔案管理要想發揮其對農業發展的指鑒性作用，就必須提供較為豐富的、詳盡的資料。但目前農墾檔案資料大多數還都是關于農業土地開墾、農墾企業建立審批的公文性資料，這些資料細節性不強、可利用性低，使檔案管理工作的實際效用大大降低。

3、提升檔案管理水平的措施

3.1 普及檔案管理知識。農墾檔案的服務性較低的主要原因是檔案利用率不高造成的，而檔案利用率不高則是由于檔案管理工作人員和農墾檔案使用者對農業檔案的使用價值忽視導致的。很少有檔案管理工作者將“發揮農墾檔案對農業的發展的指導、借鑒作用”作為工作目的的一部分，而農墾工作者如普通農民、農墾行業企業家等也很少重視到農墾檔案對農墾工作的重要作用，因此，普及檔案管理知識是必要的。對于檔案管理工作人員來說，應該強化自身的檔案編制、更改等一系列管理工作的水平，從而確保檔案編制的科學性，而這也能夠確保對其使用的便捷性。另外，檔案館也應該對可能使用到農墾檔案的人員進行檔案知識普及，例如開設講座、編制檔案使用手冊或引發宣傳單等，鼓勵農業從業人員對農墾檔案進行調用和使用，以使農墾檔案能夠為農業工作的發展提供幫助和建議。

3.2 建立檔案管理工作規范。檔案管理工作服務性低的另一個原因與檔案管理工作的規范性差有關系，工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規范化水平進行調整。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在檔案管理工作的每一個環節中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉程序等，都要進行統一規定，避免出現由于不統一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。

3.3 增加檔案管理資金投入。農墾檔案管理方式落后主要是由于檔案管理設備落后導致的，這與農墾檔案管理部門領導對檔案管理工作重視程度不足有關。要使農墾檔案管理走上先進檔案管理道路上來，真正為農業行業提供資料查詢和借鑒上的方便，就需要有關領導對這部分工作提高認識，增加對檔案管理的資金投入，制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦和相應的資料收集、管理軟件都要配齊。檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備，并做好相應的預算，將預算及時、合理上報，為檔案管理工作進入科技化、信息化提供便利，爭取更有利的工作條件。

篇（7）

在新時期環境下，我國人事制度處在不斷改革和完善過程中，人們對人事管理的重視程度逐漸提高，但是依照實際情況來分析，目前有些部門的人事檔案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理內容方面存在不同程度的問題，因此要充分發揮人事檔案管理部門的作用，積極加強人事管理工作的優化力度，從而為人事檔案管理工作的優化提供有效保障。

1檔案行政管理的概念及特征分析

首先，行政檔案管理主要是以國家相關事業建設的需求為基本目標，有效指導、監督以及統籌全國和地方檔案的工作，因此，檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。其次，檔案行政管理特點主要涉及以下幾方面：第一，檔案行政管理的執行性特征，行政機關屬于我國權利機關之一，所以，行政機關在國家管理過程中發揮著重要的作用，在實施行政管理過程中主要依照國家的政策和方針來具體實施；第二，檔案行政管理的政治性特征，依照思想，政府機關是為了保障人們的利益而實施建設的組織，所以，其重要使命是執行國家的權利，因此，具有國家機關的重要特征，具有政治性特征；第三，檔案行政管理具有服務性特征，檔案管理工作屬于服務性工作，主要體現在兩個方面，首先，檔案能夠順利實施并發展的重要前提和基礎是服務性特征，其次，檔案工作能夠充分發揮作用的重要屬性來自于服務性因素。

2檔案行政管理部門在人事檔案管理中的現狀

依照實際情況來分析，目前我國實施的人事檔案管理工作主要包括兩個方面：一方面是針對企業職工人事檔案管理工作；另外一方面是實施干部人事檔案管理工作。通過干部檔案管理工作和企業職工人事檔案管理工作兩個方式的主要目的是劃分個人的身份，因此在實施管理過程中難以實現統一的管理，嚴重時甚至出現管理分崩離析的現象，同時，涉及人事檔案管理的相關法律有待進一步完善，在實施流動人員人事檔案管理時，檔案行政管理部門管理制度存在一定的缺陷，因此需要加強管理力度，依照檔案管理實際情況來完善相關的法律和制度，從而提升人事檔案管理的有效性。

3檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中的作用

3.1有效落實各項人事檔案管理工作

首先，在實施人事檔案管理工作過程中，人事檔案管理從業人員能夠充分發揮自己的作用，并在人事檔案管理過程中找準自己的位置，從而充分發揮自己的才能和作用，因此，在具體實施人事檔案管理時，行政檔案管理部門能夠對單位的檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，為人事檔案管理工作的有效實施提供保障。其次，積極完善人事檔案管理工作，做好人事檔案管理工作不僅能夠為國家和黨保存文化財富，同時能夠確保各項檔案管理工作順利實施，而人事檔案管理工作主要是對一個人不同時期、不同階段客觀與真實的記錄，特別是一些專業型人才檔案，這些人才的人事檔案不僅對其個人發展起到關鍵性作用，同時對國家和單位發展起到關鍵性作用，由此可見，人事檔案屬于人文資源的一部分，具有一定的歷史價值和文字財富價值，因此要積極加強人事檔案管理工作力度。

3.2實施人事檔案管理工作的具體措施分析

在實施人事檔案管理過程中，不僅要實施個人人事檔案管理，同時要加強整個部門的管理力度，從而保障人事檔案主體部門的基本利益。首先，有效實施人事檔案管理的收集工作，在實施檔案管理過程中經常存在資料不齊等問題，嚴重時甚至出現幾張簡歷，因此難以體現出一個人人事方面真正的情況和歷程，因此會針對個人人事檔案的資料進行有效收集，從而及時補充和完善相關人員的人事檔案資料，有效豐富檔案管理內容；其次，有效實施人事檔案管理人員的培訓工作，行政管理部門會依照檔案管理需求來針對性開展人事檔案管理培訓工作，并定期開展相應的培訓活動，從而進一步加強人事檔案管理人員的專業能力和綜合水平，從而促進其解決問題和發現問題的能力，為人事檔案管理工作貢獻更多的能力和力量；最后，促進人事檔案管理方式的現代化，積極更新檔案管理設備，從而提升人事檔案管理的效率和質量，促進人事檔案管理人員工作效率的提升，從而充分發揮人事行政管理部門的作用，為人事檔案管理工作提供有效的保障。

4結語

檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。在國家管理過程中發揮著重要的作用，依照國家的政策和方針來具體實施，對檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，因此要積極加強人事檔案管理工作的力度，充分發揮檔案行政部門的管理作用，從而優化人事檔案工作的質量，提升人事檔案管理工作的效率，為人事檔案管理工作提供有效保障。

【參考文獻】

[1]楊海燕.高校人事檔案管理創新優化及其在人力資源管理中的作用分析[J].人力資源管理，2018（4）：226-226.

篇（8）

檔案事業是經濟社會發展的重要組成部分，是黨和國家重要的工作之一。新時期為檔案工作提供了無限發展的空間和機遇，同時在發展過程中也遇到了一個個前人沒有觸及過的挑戰和阻力。如何充分利用機遇，突破一個個挑戰，奪取檔案事業不斷向縱深發展，這是擺在我們檔案工作者面前的大問題，也使我們每個檔案工作者應該捫心自問:“我們應具備什么樣的素質來迎接機遇，突破挑戰?”針對這個問題，筆者想和大家在一起，試談一下，新時期檔案工作者的職業要求，僅供參考。

一、要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦

檔案工作者應該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動都應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。否則，就會墜入“盲人騎瞎馬”的危險境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢?筆者認為必須與新時期主旋律相合拍。

二、要有與新時期檔案事業相適應的知識層面

(一)檔案專業知識

檔案工作者必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案工作者要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。

(二)相關科學文化知識

1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。

2.掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。

3.掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。

三、要有與新時期檔案工作相需要的職業道德

(一)熱心服務，不為名利，甘為人梯

檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。

(二)尊重檔案，尊重歷史

檔案職業道德要求檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。

(三)遵紀守法，嚴守黨和國家秘密

由于檔案工作不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。

參考文獻

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中圖分類號：G275 文獻標志碼：A 文章編號：1673－291X（2011）20－0229－01

一、要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦

檔案工作者應該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動都應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。否則，就會墜入“盲人騎瞎馬”的危險境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢？筆者認為必須與新時期主旋律相合拍。

二、要有與檔案事業相適應的知識層面

（一）檔案專業知識

檔案工作者必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案工作者要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中要始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況、解決新問題。

（二）相關科學文化知識

1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。

2.掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。

3.掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。

三、要有檔案工作需要的職業道德

（一）熱心服務，不為名利，甘為人梯

檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。

（二）尊重檔案，尊重歷史

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人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，是真實考察和了解一個人的重要依據；是每個單位知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案管理是組織工作、人事工作中相當重要的內容之一，是人事管理的重要組成部分，特別是在人力資源日益受到各界普遍關注的當今社會，人事檔案管理工作顯得尤為重要。

1.當前高校人事檔案管理存在的主要問題

新時期的高校管理工作中，人事檔案管理工作顯得相對薄弱、滯后、缺少活力，令人隱憂，歸納起來，主要表現在如下幾方面。

1.1人事檔案管理的相關制度不健全、管理不到位。一些高校沒有明確制定出管理人員的崗位職責，缺乏完備、系統的規章制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實。

1.2由于對高校人事檔案管理的重要性認識不夠，相關機構及人員的人事檔案意識薄弱。長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理工作認識不足，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視。

1.3人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。

1.4人事檔案信息化、現代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。信息化水平比較低，導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。

2.高校人事檔案管理工作中出現的主要矛盾

人事檔案管理存在的主要問題，已經引發出許多矛盾，這些矛盾為高校人事、組織以及其它方面的工作帶來了不利影響，具體闡述如下。

2.1人事檔案管理服務性與軟硬件缺失的矛盾。隨著時代的發展，高等學校人事工作越來越依賴于信息，諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對人事檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用人事檔案資料，提高檔案管理的服務性，準確利用檔案中所記載的信息來考核人才，為學校或學院領導在任用學科建設帶頭人、干部人選等決策方面提供確切詳實的數據和記錄，是高校人事檔案管理的時代使命。當前，人事檔案管理服務性與檔案工作軟硬件之間存在著嚴重的矛盾。軟硬件的缺失導致檔案工作長期處于被動應付，對于人事管理工作的服務質量不能得到有效的提高。

2.2人事檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾。在信息時代，先進的信息技術、計算機技術和通訊網絡技術應該成為人事檔案管理的重要手段。完善人事檔案管理服務應該要建立起一套完善的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡通迅技術，通過網絡管理，實現對人事檔案信息共享。當前，許多高校檔案管理手段落后，仍采用傳統的手工人事檔案管理：沒有館內局域網和檔案館網站或主頁；未實現檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數據庫。換句話說，在檔案查詢方面還停留在純手工操作的階段，檔案信息化建設還未起步。管理手段的落后直接影響檔案功能的發揮。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復雜，直接造成檔案材料使用的不方便，降低了工作效率。

2.3人事檔案信息的局限性與社會需求透明化、服務性需求擴大化的矛盾。人事檔案由于自身特點，在提供信息方面往往存在部門自我服務多，為社會提供得少，保密性強，服務性弱等存在局限性的問題。隨著社會的發展、高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動頻繁等情況的出現，人事檔案信息局限性與透明性、服務性需求擴大之間存在矛盾。比如，長期以來，很多高校對人事檔案功能認識不足，對人事檔案管理工作不夠重視，有些學校甚至認為人事檔案工作只要能過得去就行，又加上前文提到的人事檔案管理專職人員少，工作量大，導致檔案手續不全、材料不全、材料失實，材料簡單化或者雷同化等不準確、不完整的情況多，這就影響了檔案信息的利用，很難適應高校人事管理的需求。

3.高校人事檔案管理工作的對策與建議

為了加強高校人事檔案管理對人才選拔、職稱評定、崗位考核等工作提供可靠依據，積極有效地解決人事管理過程中出現的問題和矛盾，在大量調研基礎上，筆者進行了認真的總結分析，提出以下幾點建議：

3.1人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領導要高度重視，切實加強領導，經常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

3.2要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。面對新時期新任務新要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范人事檔案管理。