電子檔案管理基礎匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理基礎范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

我們知道電子檔案的管理有著諸多的優越性，但是它也不是完美無缺的，也是存在一定問題的。由于檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面，這些問題主要有以下表現：

（一）缺乏統一標準和規范

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

（二）檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。

（三）軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，

（四）數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

二、我國電子檔案管理的對策

（一）提高檔案管理人員的業務素質

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

（二）提高檔案管理人員的思想政治素質

這些思想政治素質包括：①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

篇（2）

電視臺聲像資料的管理，過去以“賬本”和借還卡片方式為主。一般是把所有節目磁帶，以入庫時間為序分別登記在不同的筆記本上。然后再為每盒磁帶制作借還卡，就像圖書館借書卡一樣，管理程序繁瑣，也不利于檢索和統計。1999年，杭州文廣集團招標研發設計了一套管理軟件，培訓管理人員，統一操作規范，建立起聲像資料磁帶的入庫和借還制度。

2002年，為了滿足日益增長的媒體信息資源的存儲、利用與共享需求，他們又開發了一套數字化管理軟件，系統功能比較完備，具有界面清楚、操作簡便、存儲容量大等優勢。在信號傳遞過程中穩定性、可靠性較好，電視節目翻錄N次，都不會影響視頻音頻質量。圖像處理過程也相對簡單，畫面更清晰，工作強度大大減輕，節目制作時間縮短。而且信息保存空間大為縮小，保存的時間更為久遠。同時，把聲像檔案進行數字化編目，提高了服務效率和質量，便于聲像檔案的開發利用，編導們只要通過自己的辦公電腦就能迅速便捷地在視頻數據庫里，精確檢索、快速下載任何一個鏡頭，為節目編輯、制作和數字化播出創造條件，真正實現聲像資源共享。

2008年，杭州文廣集團委托浙江傳媒學院對5200小時的歷史資料進行了搶救性整理。同時依據廣電總局的編目規范，結合實際制定了《歷史資料的細分及鑒定標準》《各類型節目層次化編目實施細則》，做好電視模擬磁帶的數字化。

做好模擬與數字轉換中的銜接

電視聲像檔案是電視媒體的重要資產，也是全社會的共同資源。在運用數字化技術將模擬信號轉換成數字信號時，應當充分做好銜接工作。

在模擬向數字轉換的過程中要建立一個統一的管理平臺。整個過程從采集、收入、轉碼、編目、存儲到播出都是針對節目，而節目所在的物理介質又都是由存儲管理系統進行維護的。既然數字信息與模擬信息都是圍繞節目而展開的，那么，只要建立一個以節目為共性特征的統一管理平臺，在節目采編過程中，既可在存儲管理系統內進行數字化直觀采編節目，也可利用原有計算機軟件管理系統查找所要的節目資料，再從庫存中調出所需的磁帶，通過數字化采集、回放系統，把模擬信息轉換成數字信息。

實現這樣的統一管理平臺，需要兩個方面的技術支持。一是存儲管理系統上接口的建立，解決數字化存儲與模擬磁帶的調用;二是對原有計算機軟件管理系統作結構性調整，將模擬磁帶的管理由基于磁帶管理轉變為基于節目管理。

模擬磁帶的計算機管理為實現數字化管理打好了基礎。只要將模擬信息通過計算機從原有的承載體中聚集到整個存儲系統管理的平臺上，形成統一的信息資源，才能使模擬信息與數字信息站在同一個管理層面，為全面實現數字化提供最佳過渡。

實現數字化管理應注意的問題

加強電視聲像檔案數字化技術管理，對提高電視臺工作效率，防止聲像檔案流失，具有十分重要的意義，在推行或配置數字化聲像資料管理設備時，應有全方位考慮和長遠規劃，盡力避免問題的出現。

做好正確的存儲方法。目前，通常情況下，常見的是大容量存儲介質，它主要包括硬盤陣列、光盤庫，以及剛推出的數據流磁帶。這些存儲介質本身就具有各自不同的特點與性能，也適用于不同的應用方式。鑒于現階段電視臺的存儲對象更多的集中在聲像素材和節目上，而又往往大量存儲在磁盤庫、光盤庫以及新的數據流磁帶庫里，因而在線的存儲系統則可采用高碼率視音頻和低碼率視音頻的分離存儲方式進行。

篇（3）

[23]胡哈力， 方俊嵐， 關世延等.社區衛生服務計算機三級網絡化建設的體會[J].中國初級衛生保健，2003，17（6）：42

篇（4）

檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。

4、法制問題

我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。

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2新時期運動員電子檔案管理存在的問題

2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低

雖說我國經濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統方法，以紙質檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規，并且電子檔案管理標準和規范不科學、不統一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規劃，檔案的安全和長久性都有待加強。

2.3缺乏專業的電子檔案管理人才

缺乏專業的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業的體育知識，而專業運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統開發和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現出來。

3運動員電子檔案管理優化策略

3.1提高認識，革新檔案管理模式

在電子技術快速發展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數據壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數據進行統計、對比和數字化轉換，盡快建立系統性、智能化的電子檔案數據庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現電子檔案管理手法革新，實現運動員檔案管理工作的自動化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規范

在社會主義新時期，運動員電子檔案數量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規、規范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發，采用數據格式標準統一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據運動員電子檔案管理法規，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質的電子檔案管理隊伍

運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

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（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強化事業單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環境

事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。

（三）培養專業的檔案管理人員

檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。

（四）加強對基礎設施的管理

電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

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1.檔案管理信息電子化建設的必要性

隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現檔案管理信息電子化

首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。

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1引言

相比傳統的工作模式，基于電子辦公環境下的文書檔案管理具有更強的技術性與適應性有點，可以就檔案建設、管理、開發、利用等整個流程的各個環節來進行優化，以通訊技術、網絡技術等作為支持，確保文書檔案內容的完整性與安全性，以現代化手段來實現文書檔案信息的數字化收集、存儲與傳送，為實際生產運營提供可靠支持。

2電子辦公環境下文書檔案管理現存不足

2.1工作意識未改變

醫院檔案的特點是量大且專業性強，對其進行管理，最為重要的一點就是在保證工作效率的同時，保證文書檔案內容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性。現在醫院文書檔案逐漸落實了電子辦公，相比傳統的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因為相關領域起步較晚，與發達國家相比，我國電子辦公環境下文書檔案管理意識并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統思想意識的限制下，相關管理技術更新緩慢，缺乏專業經驗作為支持，進而從根本上對文書檔案管理效果產生了影響。

2.2專業技術水平低

文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術的靈活應用，面對日益增多的醫院文書檔案資料，想要保證高效的工作質量，務必要保證所用技術的較高適應性與有效性，能夠對文書檔案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應用，促進醫院運營管理工作的進一步發展。但是對于電子辦公來講，涉及到的技術以及理論復雜度較高，管理人員想要在短時間內熟練掌握相關技術將要面臨較大的困難。并且，基于醫院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實性與完整性，信息技術的應用效果起到了至關重要的影響。目前我國相關技術的開發與應用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質量。

2.3管理標準不完善

針對文書檔案管理工作特點和要求，以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標準規范，來為整個管理工作的開展提供依據與支持。雖然我國文書檔案管理相關流程已經比較完善，但是對于應用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統一的標準，而導致管理質量良莠不齊。文書檔案電子管理標準，需要就書寫、錄入、保存等環節進行指導，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環節來制定明確標準，保證管理工作執行的科學性與有效性。

3電子辦公環境下文書檔案管理優化策略

3.1調整工作理念

為充分利用電子辦公環境的優勢，進一步提高醫院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對傳統工作理念和思想意識進行轉變，遵循時展趨勢，樹立信息化、數字化管理理念[2]。相比傳統的紙質檔案管理，信息化時代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術作為支持，以計算機網絡作為載體，實現文書檔案資料的收集、存儲、管理以及應用，在保證檔案資料安全管理的同時，便于后期的調查應用。數字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區域電子政務、醫院信息化建設等進行融合，在單位內部建立一個完整的系統，便于對日常工作產生的文書檔案資料進行收集和整理，為后期的各項工作開展提供保障。

3.2完善規范標準

計算機技術與信息網絡技術現在被廣泛的應用到各個領域中，尤其是在醫院文書檔案管理中的應用，能夠推動整個管理工作向科學化方向發展。現在文書檔案載體呈現多樣化，與傳統單一的紙質檔案相比靈活性更高，相應的傳統規范標準已經無法滿足實際需求，還需要根據電子辦公特點和要求，在原有基礎上來對規范標準進行補充完善。應對電子檔案建立過程進行嚴格規范，確定相關標準條件，保證文書檔案資料內容以及形式的規范化，便于后期的管理與應用。并且，修訂完善相關制度，用于配合文書檔案管理工作的持續化、制度化、規范化發展，從根本上來提高工作執行的有效性。

3.3檔案信息共享

相比傳統的管理方式，對文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實現信息共享，以電子文書檔案資料為基礎，推動醫院運營管理工作的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結，建立完善的文書檔案電子化網絡體系，根據統一、規范的標準來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現軟件程序的一體化[3]。要求各個部門之間應保持良好的共享關系，根據統一的文書檔案管理標準，在內部實現所有資料信息的共享，將信息網絡的優勢充分發揮出來。

3.4完善基礎建設

很多醫院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎建設程度低，還需要在現有基礎上來不斷進行完善。以局域網文書檔案管理作為基礎，深入完成相關技術軟件的基礎建設，建立完善文書檔案管理信息基礎系統，結合現有的信息技術手段來實現管理工作的自動化與數字化發展。同時，加強對電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，進一步推動信息共享的實現。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現高效、快速的檔案管理。

4結語

電子辦公環境下，文書檔案信息化管理勢在必行，相比傳統的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對現存的不足和缺陷，應給予實際需求來進行分析，且有的放矢的采取措施進行調整與優化，保證進一步推動文書檔案電子管理工作的發展。

【參考文獻】

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1.高校檔案電子商務化管理的特點。

檔案電子商務化管理與傳統管理方法相比，具有明顯不同的特點。一是虛擬性。電子商務行為發生在虛擬的網絡空間，與直觀的紙質檔案相比，電子檔案需要借助計算機才能識別。二是便捷性。高校檔案電子商務化管理可以節省大量存儲空間，大量人力物力，通過網絡可以實現信息的快速采集和傳輸，實現檔案信息的共享和通用。三是復雜性。隨著信息技術的快速發展，電子商務檔案的信息格式、傳輸協議、存儲形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務檔案的復雜性[2]。四是集成性。與紙質檔案相比，電子商務檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學生理論學習、社會實踐的信息，也包括教學過程中的教學檔案、教職工的人事檔案、財務活動中的會計檔案，還包括科研項目申報、科研立項、項目驗收等信息，具有綜合性特點。

2.高校檔案電子商務化管理的意義。

高校檔案電子商務化管理能實現檔案管理模式的現代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務。一是實現檔案管理模式現代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實現檔案檢索便捷化。檔案電子商務化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網絡就能馬上實現，節省了大量的時間和勞動力。三是實現檔案閱用可控化。傳統的檔案借閱、查詢都以手工為主，費時費力。檔案電子商務化管理后，通過計算機可以準確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實現科研服務高效化。檔案電子商務化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復勞動，提高研究質量和效益。

二、高校檔案電子商務化管理存在的問題

1.基礎設施薄弱。

多數高校檔案信息網還處于孤立狀態，沒有接入校園網，檔案館各自為政、急功近利，不能實現網絡數據的傳遞和共享。由于經費有限，用于檔案電子商務化建設的經費有限，沒有配備專門管理檔案的計算機、打印機、掃描儀等基礎設施，計算機老舊，多為淘汰或者廉價產品，反應速度慢，性能質量差，操作使用不便。同時，高校檔案管理軟件功能單一，界面復雜，使用不便，不能實現跨庫檢索、數據傳輸，運行還停留在維持日常簡單業務的功能上，與高校檔案電子商務化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進步，但服務意識樹得不牢，創新動力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領導只重視教學科研工作，對檔案管理信息化建設缺乏清醒認識，沒有建立檔案信息化建設的決策機構，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設規劃、制度設置、系統設計等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業務知識匱乏，很多科研、教學、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經丟失或損壞。高校對信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設備購買了，人員納編了，機構設置了，場地開設了，而對如何做好檔案管理工作，如何發揮檔案效益，如何提升服務水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標準規范不一。

高校檔案信息化建設還處于起步階段，高校根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，接口規格不一；檔案管理軟件沒有遵循國際規范，使得不同高校之間標準不統一，甚至同一高校不同院系之間的標準也不統一，不能實現資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統一、規范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質文檔、書面材料都沒有系統、規范地處理，而是簡單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲混亂，造成資源的浪費。受高校管理和運行機制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統，缺乏館際之間的交流合作，進一步造成檔案管理標準規范的不統一。

4.專業力量不足。

高校檔案電子商務化管理，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業技術過硬，而且還要求熟悉電子技術、計算機網絡、計算機操作等知識。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩”的現象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對檔案管理工作關注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數量與擔負的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業素質偏弱，大多數高校檔案管理人員專業知識匱乏，業務不精；由于構成復雜、知識老化，大多數檔案管理人員計算機使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務重，福利待遇差，出彩機會少，導致檔案管理隊伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識，又熟練掌握計算機使用和管理的復合型人才。

三、高校檔案電子商務化管理創新途徑探索

1.夯實電子商務化管理之基礎。

用發展的眼光看問題、做決策、謀發展，緊跟科技進步潮流，結合高校自身特點，進一步配套完善高校檔案信息網。將各高校檔案信息網鏈接到Internet網，實現不同省市、不同區域、不同領域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設橋梁，構建紐帶。合理統籌經費使用，進一步加大檔案信息網投入，建立有效的檔案電子商務化管理系統，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機專用的計算機、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。加大對硬件系統的管理維護力度，制定專門的使用管理規程，嚴格按章操作，確保設施設備性能良好。結合檔案電子商務化管理的實際需求，邀請既懂檔案電子商務管理，又深諳軟件設計的復合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實現檔案的錄取、分類、存儲、管理、檢索一體化服務，為高校檔案電子商務化管理提供可靠的硬實力和軟實力保障。

2.健全電子商務化管理的組織。

加強檔案管理工作的組織領導，根據教學、科研的實際，及時調整策略，成立決策機構，負責檔案管理工作的組織領導和檢查監督，對檔案資源、數量及內外部環境進行革新。加大檔案電子商務化管理的宣傳貫徹力度，營造“檔案電子商務化管理為我謀利，我為檔案電子商務化管理出力”的良好氛圍，形成全校“上下互動，內外聯動”的良性發展局面。筑牢檔案管理人員服務中心思想，喚醒他們的崗位榮譽感和事業責任心，確保為客戶提供優質、高效、便捷的服務。構建順暢的反饋機制，根據客戶對檔案管理的意見建議，改進檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務化管理向全方位、多層次、系統性的方向發展。積極借鑒電子商務的成功經驗，注重自主創新，適時組織評估，改進技術手段，構建智能化的檔案信息檢索查詢系統，為客戶提供最便捷化、人性化、個性化的檔案服務。

3.完善電子商務化管理之標準。

“沒有規矩、不成方圓”，制定和實施檔案工作的標準和規范，是實現高校檔案電子商務化管理的基礎，是提高工作質量和效益的前提，是實現資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務化管理過程中，要購置標準統一，接口通用，性能配套的硬件設備，確保新舊設備、接口管理的延續性和通用性。積極完善檔案電子商務化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規章制度，明確不同類型電子文件的存儲格式，為檔案的電子商務化管理奠定良好基礎。設計檔案管理軟件時，要統籌協調、注重長遠、細化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統之間的通用性。各高校、院系之間要加強合作、分享經驗、互通信息、共享資源，避免不必要的重復勞動，充分發揮檔案對科研、教育、管理的促進作用。

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隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。通過對電子檔案和傳統檔案管理的區別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統檔案管理的區別

（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。相對于傳統檔案歸檔時的手工作業，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發現，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統檔案的保管方式不同。傳統的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且幾乎受不到物理性損害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統檔案的查詢方式不同。傳統的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發揮傳統紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯網技術，將傳統的紙質檔案管理數字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統檔案管理的精神內核并未發生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。