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時(shí)間：2023-07-24 16:34:14
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇數(shù)字化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說(shuō)管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，與檔案存儲(chǔ)、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問(wèn)題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會(huì)主流文化接軌的象征。
（二）檔案管理目的更加多元化
數(shù)字化檔案管理的第三個(gè)特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過(guò)提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測(cè)發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過(guò)檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會(huì)組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個(gè)人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國(guó)家相關(guān)部門(mén)亦可通過(guò)對(duì)各單位檔案的綜合分析得出社會(huì)發(fā)展的基本面貌。
二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問(wèn)題
檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問(wèn)題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問(wèn)題包括以下三個(gè)方面。
（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配
現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠妥善處理一些常見(jiàn)的信息文件問(wèn)題，如及時(shí)處理電腦突然死機(jī)、硬盤(pán)突然崩潰的情況、對(duì)與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問(wèn)題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)?，這導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒(méi)必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案資料的保管過(guò)程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免
在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問(wèn)題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開(kāi)發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開(kāi)發(fā)出來(lái)的，軟件的穩(wěn)定性、對(duì)病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問(wèn)題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過(guò)程中，由于對(duì)檔案軟件操作的不熟悉以及對(duì)信息類(lèi)檔案保密的忽視，經(jīng)常有對(duì)檔案資料保管不利的情況，例如于對(duì)檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級(jí)防護(hù)系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對(duì)檔案保管來(lái)說(shuō)是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問(wèn)題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲(chǔ)多個(gè)步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個(gè)程序平臺(tái)上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲(chǔ)形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對(duì)檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個(gè)檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問(wèn)題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問(wèn)題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數(shù)字化管理的方法
（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類(lèi)的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿(mǎn)信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護(hù)體系
應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成毀滅性損失。對(duì)重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長(zhǎng)久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專(zhuān)門(mén)更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對(duì)員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時(shí)為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。
（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則
目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門(mén)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開(kāi)發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長(zhǎng)時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。
中圖分類(lèi)號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類(lèi)悠久的歷史來(lái)看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無(wú)論是民主自由的西方國(guó)家還是中庸重禮的東方國(guó)家。檔案從未被丟棄。人類(lèi)幾千年來(lái)一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會(huì)改變，它會(huì)清清楚楚記錄著發(fā)生過(guò)的一切。由此可見(jiàn)，檔案的存在是一種符合人類(lèi)社會(huì)需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國(guó)發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡(jiǎn)版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過(guò)研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對(duì)于如今這個(gè)科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對(duì)于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無(wú)疑問(wèn)成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來(lái)記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤(pán)、光盤(pán)等載體來(lái)記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會(huì)的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢(shì)。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤(pán)可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤(pán)可貯存650～700M字節(jié)；移動(dòng)硬盤(pán)的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個(gè)單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤(pán)內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的。再說(shuō)大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動(dòng)的范圍相當(dāng)廣，勞動(dòng)對(duì)象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來(lái)取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長(zhǎng)期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會(huì)很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會(huì)方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲(chǔ)較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無(wú)法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)查找不便的問(wèn)題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來(lái)，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢(shì)，這樣就不可避免地會(huì)形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個(gè)新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認(rèn)知度
從歷史的發(fā)展來(lái)看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問(wèn)題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以?xún)?nèi)心會(huì)覺(jué)得紙質(zhì)記錄是最安全的；對(duì)于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問(wèn)題
數(shù)字檔案作為一種通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備記錄儲(chǔ)存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過(guò)程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會(huì)使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無(wú)法正常安裝，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對(duì)于不同人群來(lái)說(shuō)，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對(duì)于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會(huì)去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來(lái)記錄，一旦形成再去修改便會(huì)有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無(wú)形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無(wú)法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問(wèn)題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們?cè)絹?lái)越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，?duì)于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對(duì)數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過(guò)使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門(mén)檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢(shì)被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個(gè)行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式。
再次，各檔案管理部門(mén)在利用數(shù)字檔案的過(guò)程中，要注重檔案存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在長(zhǎng)期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)要根據(jù)檔案密級(jí)為社會(huì)提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門(mén)也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過(guò)去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問(wèn)題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢(shì)，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個(gè)新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來(lái)的發(fā)展中，這些不足之處會(huì)被大家一一克服，而它，也將會(huì)在數(shù)字化時(shí)代中為社會(huì)提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，并逐漸成為各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動(dòng)力。而對(duì)于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來(lái)了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過(guò)程中的工作量及難度。
一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)檔案管理是以服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲(chǔ)功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國(guó)這樣一個(gè)歷史悠久，古文化燦爛的國(guó)度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來(lái)，檔案管理過(guò)程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對(duì)象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動(dòng)中的檔案館”，建立起全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無(wú)論從哪個(gè)方面來(lái)說(shuō)檔案都是信息資源的中心，因而對(duì)檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會(huì)各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文字檔案、圖像檔案等檔案形勢(shì)進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書(shū)館工程”的概念演變而來(lái)，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索并對(duì)海量檔案信息庫(kù)群進(jìn)行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過(guò)在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類(lèi)別的檔案信息庫(kù)以及多種其他信息庫(kù)作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動(dòng)生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語(yǔ)言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類(lèi)檔案信息，并保證信息資源使用過(guò)程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類(lèi)檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：
1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。
如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來(lái)解決這些問(wèn)題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢(xún)，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。
2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過(guò)程中，需要管理對(duì)象眾多，并且有極大的流動(dòng)性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動(dòng)，退休等都會(huì)伴隨著檔案的移動(dòng)，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動(dòng)態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過(guò)頭來(lái)要想查詢(xún)這些信息也是什么的簡(jiǎn)單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對(duì)所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)界性，由此檔案庫(kù)也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。
3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來(lái)了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來(lái)諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個(gè)方面的問(wèn)題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)注意一下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建
我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、整理等多個(gè)方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢(xún)系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢(xún)及共享的目的，并進(jìn)一步開(kāi)發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對(duì)其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
近年來(lái)，房產(chǎn)市場(chǎng)不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會(huì)發(fā)展功能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運(yùn)用，激發(fā)了檔案管理策略運(yùn)用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門(mén)必須思考如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。
1 現(xiàn)階段我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)
1.1 形成數(shù)字化管理思維
我國(guó)住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時(shí)、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型管理模式。在新形勢(shì)下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖?，要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。
1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)
數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個(gè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：
（1）檔案館業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理。
（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動(dòng)化接口的連接，實(shí)現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。
（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會(huì)將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。
1.3 制定與長(zhǎng)期堅(jiān)持構(gòu)建原則
實(shí)踐證明，改革與創(chuàng)新過(guò)程中，必須有原則的建立與堅(jiān)持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)突出，將視野放長(zhǎng)遠(yuǎn)，明確工作重點(diǎn)，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對(duì)，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.
（3）整合資源，機(jī)制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過(guò)刪除機(jī)制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實(shí)現(xiàn)。
（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對(duì)其資料的保密工作給予重點(diǎn)關(guān)注。
2 我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略
直管公房等保障房是我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點(diǎn)。
2.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時(shí)歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。
2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作
首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)，需要做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，應(yīng)精簡(jiǎn)檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。
2.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問(wèn)題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題、檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題、數(shù)字化檔案的安全訪(fǎng)問(wèn)和安全管理問(wèn)題，以及者信息規(guī)范化問(wèn)題，等等。因此，必須在相當(dāng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)：在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，做好紙張檔案儲(chǔ)存，保證檔案的安全。
2.4 加強(qiáng)前期資料的收集
據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯(cuò)誤或誤差，那么檔案的法律效力就會(huì)被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時(shí)出現(xiàn)證據(jù)無(wú)效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，在搜集資料時(shí)做到真實(shí)、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
從直管公房等保障房檔案管理未來(lái)發(fā)展來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高。因此，必須建設(shè)具有專(zhuān)業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)減少了檔案管理部門(mén)的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺(tái)
為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請(qǐng)調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購(gòu)程序的全面監(jiān)管。
（2）對(duì)低收入家庭、保障戶(hù)、房源等的檔案資料申請(qǐng)或退出實(shí)行全程管理，對(duì)保障對(duì)象從申請(qǐng)到實(shí)施保障的信息實(shí)行跟蹤管理。
（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補(bǔ)貼、住房面積等。
（4）實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開(kāi)通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢(xún)，時(shí)限控制系統(tǒng)。
（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
中圖分類(lèi)號(hào)：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個(gè)方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間，方便檢索，便于保存，對(duì)于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅(jiān)持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個(gè)方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場(chǎng)地，在保管的過(guò)程中，對(duì)于庫(kù)存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過(guò)程中需要的人力財(cái)力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲(chǔ)，更夠有效的節(jié)約存儲(chǔ)的空間，存儲(chǔ)較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對(duì)檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問(wèn)題
雖然我國(guó)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時(shí)間還不是很長(zhǎng)，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個(gè)世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來(lái)，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開(kāi)發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個(gè)不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問(wèn)題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過(guò)程，不會(huì)一蹴而就。所以，對(duì)于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問(wèn)題可以歸納為以下幾點(diǎn)。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲(chǔ)查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲(chǔ)管理和利用都有著一套較為便捷的平臺(tái)。但是就目前來(lái)說(shuō)，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢(xún)或者證明等簡(jiǎn)單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開(kāi)發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無(wú)法開(kāi)展。
（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對(duì)的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過(guò)程中都存在著一定難度，這可能會(huì)造成資料的缺失和錯(cuò)誤。對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國(guó)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才
對(duì)于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專(zhuān)門(mén)的大學(xué)開(kāi)設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專(zhuān)門(mén)性人才還不多，難以滿(mǎn)足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施
（一）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時(shí)代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國(guó)檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對(duì)已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵(lì)等方面，留住人才。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)
缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會(huì)造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿(mǎn)足社會(huì)需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過(guò)人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯(cuò)且占用大量人力資源的方式，而通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過(guò)掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時(shí)，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時(shí)修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲(chǔ)或傳輸?shù)倪^(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。
四、結(jié)論
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094
[中圖分類(lèi)號(hào)]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02
醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類(lèi)、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價(jià)值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來(lái)越多人的關(guān)注。對(duì)于新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義。
1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析
第一，數(shù)量和類(lèi)型逐漸增多?，F(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類(lèi)型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來(lái)了大量的工作量，并對(duì)其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。
第二，醫(yī)學(xué)檔案的來(lái)源和內(nèi)容越來(lái)越廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來(lái)源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長(zhǎng)、時(shí)間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專(zhuān)業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。
第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過(guò)去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類(lèi)型的醫(yī)學(xué)檔案也越來(lái)越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會(huì)需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來(lái)越大。對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息來(lái)說(shuō)，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會(huì)需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會(huì)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來(lái)越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項(xiàng)工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類(lèi)多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。
2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性
2.1 順應(yīng)時(shí)代的需要
過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來(lái)，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開(kāi)始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲(chǔ)目錄信息、檔案檢索等方面，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)用戶(hù)自行使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時(shí)展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。
2.2 提高工作的質(zhì)量
把醫(yī)學(xué)檔案從過(guò)去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會(huì)由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)代勞，計(jì)算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時(shí)可能出現(xiàn)的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過(guò)去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢(shì)在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶(hù)在查找所需檔案材料的過(guò)程中更為便捷，對(duì)一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來(lái)設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡(jiǎn)化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。
3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用
3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說(shuō)是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過(guò)去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過(guò)去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來(lái)的主要發(fā)展趨勢(shì)，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。
3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開(kāi)展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見(jiàn)性，在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中要“一步一個(gè)腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢(shì)下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。
3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源
數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無(wú)根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個(gè)方面出發(fā)：一是對(duì)醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對(duì)社會(huì)化資源的開(kāi)發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫(kù)，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢(xún)功能，另外，對(duì)相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對(duì)所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對(duì)性的查閱與下載功能。社會(huì)化資源的開(kāi)發(fā)管理，是對(duì)部分擁有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對(duì)醫(yī)療信息予以過(guò)濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。
3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式
現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個(gè)重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個(gè)和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開(kāi)展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢(xún)、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開(kāi)拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。
3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施
近年來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時(shí)，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動(dòng)樹(shù)立安全防范意識(shí)，通過(guò)有針對(duì)性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的安全性，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動(dòng)態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會(huì)引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。
4 結(jié) 語(yǔ)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個(gè)發(fā)展與延伸的過(guò)程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動(dòng)樹(shù)立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項(xiàng)工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開(kāi)辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。
主要參考文獻(xiàn)
1.國(guó)土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵
國(guó)土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)、圖像處理技術(shù)等，處置、管理普通載體的國(guó)土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對(duì)國(guó)土資源檔案進(jìn)行有效的管理，能夠促進(jìn)國(guó)土管理工作的順利推進(jìn)，達(dá)到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開(kāi)發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開(kāi)展土地租金及國(guó)有土地使用稅的繳納[1]。
2.國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
2.1提高工作效率
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進(jìn)行各項(xiàng)工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲(chǔ)量越來(lái)越大，導(dǎo)致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代國(guó)土管理工作的發(fā)展，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類(lèi)、歸檔，有效的提升檔案管理各項(xiàng)工作的效率及質(zhì)量。
2.2國(guó)土歸檔的工作要求
各種土地檔案文件材料，是在國(guó)土管理工作中逐步形成的，其也能夠?yàn)閲?guó)土管理的日常工作提供相應(yīng)的材料，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化國(guó)土管理，就需要構(gòu)建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的主要部分，且現(xiàn)代國(guó)土管理工作的辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報(bào)、項(xiàng)目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進(jìn)程。
2.3適應(yīng)社會(huì)發(fā)展
過(guò)去對(duì)于檔案的需求屬于點(diǎn)信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于信息的利用更加深入，對(duì)檔案的需求逐步轉(zhuǎn)化為全面化的信息需求?，F(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設(shè)等，均需要以土地資源為基礎(chǔ)，所需全面的土地信息對(duì)其進(jìn)行評(píng)估判斷，需要大量的信息。要達(dá)到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展[2]。
3.國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)
3.1網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)
信息各項(xiàng)活動(dòng)均需要以網(wǎng)絡(luò)作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設(shè)國(guó)土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其建設(shè)過(guò)程可以分為以下幾點(diǎn)：①推廣普及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 當(dāng)前的國(guó)土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構(gòu)建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當(dāng)前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)土地的使用情況、補(bǔ)充耕地、地籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)等，并有針對(duì)性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計(jì)軟件、大調(diào)查項(xiàng)目管理軟件。各個(gè)國(guó)土管理部門(mén)需要靈活的運(yùn)用該系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行推廣，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，采用微機(jī)與局域網(wǎng)模式，有效的處理國(guó)土管理部門(mén)的內(nèi)部信息資源，且你能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設(shè) 利用多種現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術(shù)、光處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字化信息傳播技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進(jìn)行國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進(jìn)且可靠的安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)及安全，避免信息泄露[3]。
3.2數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
各個(gè)地區(qū)及等級(jí)的國(guó)土部門(mén)在土地管理檔案的數(shù)字化建設(shè)方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門(mén)還是處于初步探索的階段，其運(yùn)用方法也有所不同，因此很有必要構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，其是保障國(guó)土管理檔案數(shù)字化工程建設(shè)質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實(shí)踐中構(gòu)建統(tǒng)一的國(guó)土管理檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，需要嚴(yán)格遵循一定的原則，即主要是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺(tái)為就基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，并具有實(shí)際的可操作性，實(shí)用性強(qiáng)。
3.3構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站
構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站是數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。首先需要將案卷級(jí)及文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)土管理的所有檔案資料均需要把案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。還需要利用現(xiàn)代的設(shè)備將源文件的信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等；②檔案網(wǎng)站的建立。構(gòu)建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會(huì)人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢(xún)到檔案信息及相關(guān)的政策法規(guī)。國(guó)土檔案管理部門(mén)也可以吧經(jīng)濟(jì)及建設(shè)、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務(wù)網(wǎng)及公眾網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。
3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)
數(shù)字化檔案管理是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
當(dāng)前，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，從而節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，查閱起來(lái)方便迅速，避免了反復(fù)印制資料所造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理查詢(xún)資料非常簡(jiǎn)單，能使資料及時(shí)歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。
（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進(jìn)一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。
（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工，各職能部門(mén)都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢(xún)或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。
三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項(xiàng)非常重要的工作，這就要求檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)也隨之提高。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)、教育，堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在短時(shí)間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）有助于檔案原件的保護(hù)。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因?yàn)樽匀焕匣脑蚨д妗?/p>
（二）有助于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲(chǔ)存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲(chǔ)量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險(xiǎn)。
（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類(lèi)、存檔、借閱等各項(xiàng)日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。
（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲(chǔ)存載體以及存儲(chǔ)方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值和傳播范圍。
二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑
（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個(gè)有效途徑之一。各個(gè)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實(shí)情，從實(shí)際出發(fā)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運(yùn)行過(guò)程中不斷考證、不斷實(shí)踐，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)以及對(duì)制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。
（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對(duì)于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無(wú)原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時(shí)候，必須滿(mǎn)足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級(jí)層次對(duì)借閱、利用人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對(duì)檔案內(nèi)容不是開(kāi)放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進(jìn)行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)對(duì)含有密級(jí)信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時(shí)也避免借閱、利用人員誤操作對(duì)電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會(huì)不斷增加，從而給儲(chǔ)存設(shè)備帶來(lái)儲(chǔ)存壓力，而且伴隨時(shí)間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時(shí)可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)頻率來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)各種數(shù)字化檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，在滿(mǎn)足檔案利用者需求的同時(shí)，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)成本。
（三）實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門(mén)可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際需求，嚴(yán)格評(píng)估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽(yù)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門(mén)工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫(kù)手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中，必須有檔案部門(mén)工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問(wèn)題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無(wú)犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門(mén)，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館開(kāi)始按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包給云南蘭臺(tái)商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館按照社會(huì)利用面廣、利用率高和更具有利用價(jià)值的原則優(yōu)先對(duì)這些檔案進(jìn)行全文數(shù)字化錄入。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁(yè)；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁(yè)，今年繼續(xù)做第三批。通過(guò)檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會(huì)提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠(chǎng)，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢(xún)。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢(xún)通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶(hù)便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢(xún)到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。
