建筑檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇建筑檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點(diǎn)

1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫(xiě)照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

3.1綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

3.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.3竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒(méi)有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒(méi)有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門(mén)的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由文書(shū)檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門(mén)。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開(kāi)放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開(kāi)發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤(pán)技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開(kāi)始對(duì)照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤(pán)刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門(mén)還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門(mén)的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(mén)（公司）的檔案管理水平，提高各部門(mén)檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門(mén)（單位）對(duì)檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門(mén)的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更）。

篇（2）

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、造價(jià)和工期進(jìn)行管理的同時(shí)，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、工程檔案的重要性和特點(diǎn)

隨著社會(huì)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對(duì)建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項(xiàng)目一般都具有隱蔽性的，所以對(duì)于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過(guò)檔案來(lái)體現(xiàn)，一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個(gè)工程項(xiàng)目的好壞，所以工程檔案的管理是一個(gè)非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動(dòng)全過(guò)程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。

其主要特點(diǎn)有：

1）分散性和復(fù)雜性。建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建筑技術(shù)發(fā)展迅速，影響建設(shè)項(xiàng)目因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。2）繼承性和時(shí)效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑業(yè)技術(shù)和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項(xiàng)目在施工過(guò)程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目文檔資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文檔資料的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，有時(shí)文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)，否則會(huì)造成嚴(yán)重后果。3）全面性和真實(shí)性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料只有全面反映項(xiàng)目的各類信息才更有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。4）隨機(jī)性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，工程開(kāi)工、施工、竣工等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報(bào)批文件），但還有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項(xiàng)目文檔資料具有隨機(jī)性。

二、目前檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理制度不完善。目前我國(guó)對(duì)于工程檔案管理方面已經(jīng)有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過(guò)程中并沒(méi)有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。在工程立項(xiàng)時(shí)對(duì)檔案的記錄工作沒(méi)有一個(gè)規(guī)劃和規(guī)定，經(jīng)常是在施工時(shí)想到哪里了就記錄一下，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，有時(shí)不能真實(shí)反映工程的實(shí)際情況。并且為工程在使用過(guò)程中帶來(lái)諸多麻煩。另外一個(gè)方面，在施工中需要多個(gè)部門(mén)相互配合來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以檔案的記錄也不是一個(gè)部門(mén)的事情。目前的施工中各個(gè)部門(mén)缺乏溝通交流，檔案也是各自進(jìn)行管理。這樣可能出現(xiàn)一些漏記或者誤記的情況，應(yīng)該引起足夠的重視。

2.沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。在工程建設(shè)中，只追求工程的經(jīng)濟(jì)利益，把工作的重心都放在了工程建設(shè)方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于整個(gè)工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時(shí)才想起來(lái)檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查。根本沒(méi)有把檔案當(dāng)成一項(xiàng)重要的工作來(lái)完成。此外，對(duì)于檔案的管理也很隨意，對(duì)于檔案內(nèi)容不重視，經(jīng)常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數(shù)據(jù)的丟失等問(wèn)題。造成這方面問(wèn)題的主要原因是我們的審核部門(mén)對(duì)于工程結(jié)束時(shí)的檔案驗(yàn)收工作不夠嚴(yán)格，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問(wèn)題。

3.缺乏專業(yè)的管理人才。我們的社會(huì)在不斷發(fā)展，并且出現(xiàn)了更多的科學(xué)的檔案管理方法。但是對(duì)于工程檔案的管理人員大多都沒(méi)經(jīng)過(guò)這方面的學(xué)習(xí)，而且很多人也不是專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來(lái)很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)該和時(shí)代接軌，充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，建立網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行更方便快捷的管理。要加大對(duì)檔案方面專項(xiàng)人才的培養(yǎng)，和新的科學(xué)管理方法的引入。來(lái)完善檔案管理工作。

從上面的分析中可以看出我國(guó)在檔案建設(shè)和管理方面還需要有很大的改進(jìn)，這些改進(jìn)也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進(jìn)，對(duì)此討論一下對(duì)于檔案管理目前所面臨問(wèn)題的解決方法。

首先要建立和完善工程建設(shè)檔案的法律法規(guī)，把檔案管理的工作細(xì)化，規(guī)定一定的程序步驟，按流程來(lái)走，責(zé)令有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。同時(shí)要對(duì)檔案的規(guī)范化和準(zhǔn)確化提出更高的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于工程項(xiàng)目部要成立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，有專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)檔案的記錄問(wèn)題。在工程建設(shè)的全過(guò)程全程參與，記錄詳細(xì)，通過(guò)照片和數(shù)據(jù)把工程建設(shè)的全過(guò)程反映在檔案中。

其次要及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

再次要強(qiáng)化檔案的重要性。工程驗(yàn)收審核部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗(yàn)收的一個(gè)必要的且嚴(yán)格的流程。以此來(lái)杜絕那些為了檢查而應(yīng)付制作的檔案文件。嚴(yán)格把控檔案的建設(shè)工作，對(duì)于檔案的記錄要進(jìn)行實(shí)際勘察。把檔案建設(shè)的重要性深入到每一個(gè)工程部的管理者心中。讓檔案真正實(shí)現(xiàn)作為檔案的存在意義，從而從工程內(nèi)部提高對(duì)檔案工作的重視程度。

最后注重對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)教育和技能的培養(yǎng)。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)于提高檔案的準(zhǔn)確性，嚴(yán)密性有很大的作用。加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，讓他們認(rèn)識(shí)到這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于整個(gè)工程的建設(shè)和后期維護(hù)具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強(qiáng)檔案管理人與的現(xiàn)代化技能培訓(xùn)。充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)來(lái)更加便捷的對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。

結(jié)語(yǔ)

我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

篇（3）

二、檔案統(tǒng)計(jì)是提升檔案管理工作效率的重要方式

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因?yàn)槿绱耍瑤Ыo了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對(duì)浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問(wèn)題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)工作以其強(qiáng)大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問(wèn)題。一是檔案統(tǒng)計(jì)運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計(jì)是依托計(jì)算機(jī)等高科技器材成型的統(tǒng)計(jì)方法，具有無(wú)比強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)檔案管理需要對(duì)各類信息進(jìn)行分類時(shí)，就可以充分運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，把這些信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理工作人員只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計(jì)工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計(jì)節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時(shí)間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時(shí)間大多集中于對(duì)信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會(huì)耽誤檔案管理工作人員的寶貴時(shí)間。面對(duì)這一問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢(shì)。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計(jì)的科技優(yōu)勢(shì)，利用較短的時(shí)間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時(shí)間，從另外一種意義上來(lái)看，節(jié)約了工作時(shí)間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。

三、檔案統(tǒng)計(jì)是科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效方法

篇（4）

建筑工程檔案不僅能夠給其他工程的施工、設(shè)計(jì)、策劃起到借鑒、指引作用，還是工程改造、維修、拓展建設(shè)的權(quán)威性的重要證據(jù)，能夠給建筑工程科學(xué)技術(shù)的探索與發(fā)展起到正面的影響。但是，建筑工程的建設(shè)周期較長(zhǎng)、施工人員多、施工規(guī)模大、牽涉面廣，其工程檔案的管理也相對(duì)而言較復(fù)雜。所以，本文通過(guò)對(duì)建筑工程檔案管理的難題的具體分析，給出可行性高、效果好的檔案管理措施，從而對(duì)竣工檔案歸檔的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及建筑工程檔案管理的規(guī)范化發(fā)展起到一定的引導(dǎo)作用。

1 建筑工程檔案管理的難題

1.1 難收集檔案

作為工程檔案管理工作的中心內(nèi)容及其基礎(chǔ)，檔案收集工作占據(jù)著極其重要的位置。然而，由于建筑工程的建設(shè)周期長(zhǎng)、規(guī)模大、檔案資料多、分散性強(qiáng)，使檔案收集難度加大。但是某部分重點(diǎn)工程結(jié)束施工具有深遠(yuǎn)的影響，由于有較高的時(shí)間限制，施工工期緊，因此大部分項(xiàng)目管理人員光顧著追趕施工進(jìn)度卻忘了工程檔案的同步規(guī)整，導(dǎo)致大部分關(guān)鍵的檢測(cè)報(bào)告與試驗(yàn)報(bào)告分散在原始資料的形成單位。以上所說(shuō)的材料的無(wú)秩序的管理特別容易導(dǎo)致檔案原件毀損、丟失。

1.2 對(duì)于分包單位檔案工作的監(jiān)督與指引難度大

實(shí)際上，工程檔案管理具有較高的科學(xué)性與系統(tǒng)性，因此建設(shè)單位要有序地監(jiān)督并指引參建單位工程資料的產(chǎn)生、積累與立卷工作，以達(dá)成竣工檔案歸檔系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的目標(biāo)。建筑工程分包單位量大，建筑工程作用多種多樣，但是各個(gè)專業(yè)分包隊(duì)伍檔案的管理意識(shí)都很弱，管理水準(zhǔn)低，如此無(wú)疑會(huì)加大建設(shè)單位監(jiān)管指引各個(gè)分包單位檔案工作的難度。

2 處理以上所說(shuō)的難題的對(duì)策剖析

為解決上述難題，建設(shè)單位應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段對(duì)參建單位的檔案管理行為進(jìn)行管束，加大重視各個(gè)單位對(duì)于檔案工作的力度。另外，總包、建設(shè)、城建檔案管理機(jī)構(gòu)以及監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在建設(shè)工程過(guò)程中緊密合作，力求在管理手段上找到突破點(diǎn)，深入規(guī)范工程檔案的管理工作，重視全方位提升各個(gè)參建單位的檔案管理水準(zhǔn)與管理意識(shí)。

2.1 完善檔案管理體系，經(jīng)崗位責(zé)任制貫徹落實(shí)到實(shí)處

為確保建筑工程檔案管理工作開(kāi)展的順利性，完善檔案組織工作體系是很有必要的。身為項(xiàng)目管理者，建設(shè)單位在開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)工作時(shí)要積極組織各大參建單位構(gòu)建起涵蓋諸多單位的檔案管理體系，一級(jí)一級(jí)地將崗位責(zé)任制貫徹落實(shí)下去，自源頭起把工程檔案歸至管控范疇當(dāng)中。

2.2 制定可行性高、可操作性強(qiáng)的檔案管理辦法

檔案管理辦法既要對(duì)檔案的收集與編制組卷的手段、檔案收集范疇、歸檔程序及內(nèi)容等進(jìn)行明確，還要針對(duì)檔案的產(chǎn)生、收集、匯總、規(guī)整等給出詳細(xì)的要求，讓各個(gè)參建單位在編制及收集檔案的過(guò)程中有一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)律可以遵循。

2.3 對(duì)檔案交底工作展開(kāi)科學(xué)地組織

要想確保檔案匯總、規(guī)整工作能有序、規(guī)范地開(kāi)展下去，就必須在項(xiàng)目開(kāi)工之前做好全面、系統(tǒng)的檔案交底工作。尤其是建筑工程，建設(shè)單位務(wù)必要緊抓該環(huán)節(jié)，積極組織監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等有關(guān)單位的檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)專業(yè)的技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案員以及技術(shù)員等加入到交底大會(huì)中，以交底會(huì)的內(nèi)容為會(huì)議紀(jì)要。

2.4 加大力度對(duì)過(guò)程的指引與監(jiān)督檢查

2.4.1 加大監(jiān)督檢查的力度，處理好檔案收集難度大的問(wèn)題

身為建設(shè)單位，應(yīng)積極與監(jiān)理單位聯(lián)合，充分按照檔案管理辦法的有關(guān)要求，加大力度監(jiān)督并檢查各個(gè)參建單位檔案的規(guī)整、收集工作，并就已出現(xiàn)的問(wèn)題給出整改的建議，從而才能有效地處理好建筑工程同工程建設(shè)進(jìn)度不是同步的的問(wèn)題。

2.4.2 加大力度細(xì)化對(duì)分包單位的檢查和指引

由于分包單位的管理水平及其意識(shí)都比較薄弱，因此，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)積極地同總包單位展開(kāi)緊密地合作，加大力度細(xì)化對(duì)分包單位的檢查和指引，高度重視檔案員的業(yè)務(wù)水平的提升，大力監(jiān)督并催促各個(gè)分包單位同步進(jìn)行檔案的整理與收集工作。首先，要對(duì)項(xiàng)目各個(gè)分包單位的信息有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。身為建設(shè)單位，其應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)分包單位的施工內(nèi)容、檔案工作負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式、進(jìn)退場(chǎng)時(shí)間有具體的了解，產(chǎn)生項(xiàng)目分包單位檔案管理工作統(tǒng)計(jì)表，從而給檔案指引、檢查、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成竣工階段檔案的匯總工作做好鋪墊。其次，要積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)并觀摩學(xué)習(xí)。作為建設(shè)單位，其可以大力聘任有著豐富的經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員當(dāng)分包單位的檔案員開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，并每隔一段時(shí)間讓其親身前往總包單位現(xiàn)場(chǎng)以學(xué)習(xí)檔案的規(guī)整、組卷手段；再者，要加大力度檢查、指引分包單位退場(chǎng)。這是因?yàn)槭┕と藛T具有很大的流動(dòng)性，如若分包單位離場(chǎng)了，那么建設(shè)單位要向再監(jiān)管其檔案工作的難度就會(huì)變得相當(dāng)大。所以，總包單位與建設(shè)單位在各個(gè)分包單位退場(chǎng)之前務(wù)必要詳細(xì)地檢查好各個(gè)單位工程檔案編制的貫徹落實(shí)狀況，并對(duì)其展開(kāi)仔細(xì)地監(jiān)督，確保檔案轉(zhuǎn)交到系統(tǒng)。

3 努力進(jìn)行城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

要想促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展、大力提高各個(gè)參建單位檔案管理水平，就必須要進(jìn)行高效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。就建筑工程檔案管理的難題，城建檔案館指引者應(yīng)充分切合工程建設(shè)的詳細(xì)狀況努力進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。

3.1 不斷提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的素質(zhì)

業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作既要求指導(dǎo)人員具備城建檔案管理方面的實(shí)踐與理論基礎(chǔ)，又需具備工程專業(yè)的技能與知識(shí)。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，存在大量問(wèn)題需前往施工現(xiàn)場(chǎng)加以了解、剖析與探索，并及時(shí)加以處理。所以，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員既要在實(shí)踐過(guò)程中不斷積累、總結(jié)新的業(yè)務(wù)知識(shí)以提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)與檔案、工程專業(yè)相關(guān)的知識(shí)。

3.2 積極主動(dòng)地搞好工程檔案管理的技術(shù)培訓(xùn)工作

城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立其主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，自項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就必須同建設(shè)單位展開(kāi)主動(dòng)聯(lián)系，爭(zhēng)取在第一時(shí)間對(duì)工程的建設(shè)信息進(jìn)行了解，同時(shí)與建設(shè)單位相配合以共同開(kāi)展工程檔案預(yù)驗(yàn)收之前及項(xiàng)目開(kāi)工之前的集中培訓(xùn)工作，宣讀檔案的法規(guī)、法律及有關(guān)技術(shù)規(guī)范，從而提升檔案管理人員及技術(shù)人員的檔案專業(yè)知識(shí)水平及其實(shí)踐能力。但是就部分特殊工程項(xiàng)目，也要與它的建設(shè)施工特性相結(jié)合，一起開(kāi)展竣工檔案編制專題培訓(xùn)工作，重點(diǎn)處理竣工圖編制及竣工檔案科學(xué)組卷的問(wèn)題。

綜上所述，城建檔案工作對(duì)于我國(guó)的城市發(fā)展來(lái)說(shuō)其作用是不可忽視的，隨著當(dāng)前我國(guó)不同級(jí)別城市的快速發(fā)展，城建檔案工作也日益得到社會(huì)各界的高度重視。目前，城建檔案的數(shù)量和種類都在不斷地遞增，城建檔案的優(yōu)越性也日漸突出。因此，我們必須要抓住時(shí)展的新機(jī)遇，深入分析城建檔案工作的創(chuàng)新思路，實(shí)現(xiàn)城建檔案的與時(shí)俱進(jìn)，群策群力，積極行動(dòng)起來(lái)，不斷完善我們的城建檔案管理工作，從而進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)城市的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇（5）

通常來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過(guò)程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來(lái)說(shuō)，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來(lái)，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問(wèn)題

（一）管理意識(shí)落后

現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過(guò)程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無(wú)論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒(méi)有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問(wèn)題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。

（三）管理人才缺乏

社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒(méi)有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過(guò)程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起。

三、建筑工程檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法

（一）革新管理意識(shí)

革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入

加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門(mén)，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)

優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門(mén)進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，通過(guò)教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。

四、各部門(mén)檔案管理人員

（一）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。

（二）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識(shí)，工作中碰到不太清楚的及時(shí)請(qǐng)教企業(yè)檔案管理者或其他人員。

篇（6）

中圖分類號(hào)：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實(shí)反映。建筑工程檔案對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實(shí)踐存在著諸多問(wèn)題。

1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點(diǎn)

目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。”

1.1 建筑工程檔案內(nèi)容

筆者結(jié)合上述定義,從整個(gè)工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件及監(jiān)理文件四個(gè)部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級(jí)審批批準(zhǔn)文件；決策立項(xiàng)文件；勘察、測(cè)繪、地質(zhì)等資料；工程招投標(biāo)及承包合同文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。完工驗(yàn)收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書(shū)；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見(jiàn)書(shū)；竣工報(bào)告；審計(jì)報(bào)告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要,隱蔽工程驗(yàn)收記錄；觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料等。

1.2 建筑工程檔案特點(diǎn)

建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過(guò)程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點(diǎn)對(duì)于管理中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題有一定啟示作用。其主要特點(diǎn),首先,量多類雜。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng),部門(mén)多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個(gè)部門(mén),各部門(mén)產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個(gè)有機(jī)整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個(gè)繼承和連續(xù)的過(guò)程。再者,全面真實(shí)性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實(shí)踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照。最后,實(shí)用性。建筑工程檔案是工程項(xiàng)目最原始的記錄,有很高的實(shí)用性,通過(guò)檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。

2 建筑工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題

建筑工程檔案管理存在諸多問(wèn)題,如制度建設(shè)問(wèn)題、管理模式問(wèn)題、管理人才問(wèn)題、檔案質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題等等,筆者通過(guò)研究把這些問(wèn)題分類歸納為宏觀問(wèn)題和微觀問(wèn)題兩個(gè)大的方面。

2.1 宏觀問(wèn)題

2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一

針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作,國(guó)家檔案局于2001出臺(tái)了《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》兩個(gè)檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒(méi)有按照國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項(xiàng)開(kāi)始制定一整套符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無(wú)序。

另外,工程項(xiàng)目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位部門(mén),往往各單位部門(mén)產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門(mén)成立了專門(mén)的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由非專業(yè)人員兼管,各個(gè)單位部門(mén)檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。

2.1.2 檔案管理意識(shí)淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱

目前,“檔案”概念還未被社會(huì)大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識(shí)普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門(mén)多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動(dòng)應(yīng)付檔案管理工作。從部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實(shí),經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開(kāi)始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門(mén)檢查,這種做法給整個(gè)全流程檔案管理帶來(lái)諸多不良后果。

工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益,而對(duì)工程檔案的各階段管理很不重視,沒(méi)有成立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。竣工驗(yàn)收檔案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項(xiàng)檔案監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制不落實(shí)。

2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊

建筑工程項(xiàng)目組中的檔案管理人員多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項(xiàng)目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對(duì)檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時(shí)代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動(dòng)強(qiáng)度大。

篇（7）

1.1綜合性文件資料

主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

1.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.3竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

2.建筑工程檔案的特點(diǎn)

2.1單一獨(dú)立性

即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.2真實(shí)性

工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫(xiě)照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

2.3實(shí)用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

3.建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題

3.1檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒(méi)有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒(méi)有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。

3.2缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門(mén)的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由文書(shū)檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門(mén)。

3.3缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

4.建筑工程檔案有效管理的措施

4.1思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

4.2建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

4.3嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用

工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.4加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度

隨著改革開(kāi)放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

4.5加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開(kāi)發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

4.6充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作

大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤(pán)技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。

4.7及時(shí)做好傳遞和變更記錄

在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。■

【參考文獻(xiàn)】

篇（8）

1 加強(qiáng)建筑工程檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市的快速發(fā)展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)方面都有了很大的提高和改善。在每個(gè)工程中都會(huì)形成豐富多彩、各種各樣的文字檔案，其中有建設(shè)前的批文、施工的過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料、管理維護(hù)資料等等。這些文檔具有很重要的意義，它可以很全面的反映出建筑工程過(guò)程中的詳細(xì)情況，并且對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建建筑工程的準(zhǔn)備等等都有重要的實(shí)用價(jià)值。這些文字檔案稱作工程檔案，它是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和實(shí)用價(jià)值的東西，其形式有：文字、圖標(biāo)、聲像等等各種載體的文件材料。這是一種看不見(jiàn)的城市生產(chǎn)力，是一座豐富的知識(shí)寶庫(kù)，是每個(gè)工程的原始的、真實(shí)的記錄，具有很重要的價(jià)值。

（1）建筑檔案必須保證其完整性、齊全性、規(guī)范性，這就要求對(duì)檔案的管理工作一定要進(jìn)行統(tǒng)一管理，不可分工工作，這樣的話很容易導(dǎo)致文件的混淆和丟失，也會(huì)使得同一類文件不能有效的進(jìn)行總結(jié)歸納；（2）工程檔案是城市建設(shè)衍生出來(lái)的產(chǎn)物，是一個(gè)城市建設(shè)的技術(shù)手段的積累和經(jīng)驗(yàn)；（3）工程檔案作為一種總結(jié)類文件的存在，在很大程度上是一個(gè)城市進(jìn)行城市規(guī)劃和城市建設(shè)管理的依據(jù)和基礎(chǔ)；（4）工程材料出自于這個(gè)城市的城市建設(shè)工程，這就使得它在所有建筑物，建筑為維修、改擴(kuò)建的過(guò)程中占有很重要的地位，而且通過(guò)這種方式還可以提高一個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)效益；（5）工程檔案是一個(gè)城市建設(shè)的原始資料，這樣在一個(gè)城市的抗災(zāi)、防災(zāi)、災(zāi)后重建中具有不可替代的作用。根據(jù)工程資料可以減少很多工作量，并且可以很大程度上回復(fù)城市的原始面貌，減少人民群眾的心理陰影；（6）建筑檔案是城市建設(shè)的真實(shí)資料，記錄城市建設(shè)過(guò)程中的每個(gè)技術(shù)和施工細(xì)節(jié)，這對(duì)完工后的檢測(cè)維護(hù)、改建擴(kuò)建、拆除再開(kāi)發(fā)具有重要的作用。

2 加強(qiáng)建筑工程檔案的管理工作

2.1深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)建筑工程檔案的服務(wù)工作

一個(gè)城市的現(xiàn)代化水平在很大程度上表現(xiàn)在這個(gè)城市的建筑工程上，因?yàn)榻ㄖこ淌墙?jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步最基礎(chǔ)設(shè)施，是發(fā)揮城市多功能的前提條件。而工程檔案又是一個(gè)城市進(jìn)步的記錄，是這個(gè)城市規(guī)劃、管理等一系列工作的有效依據(jù)，因此對(duì)建筑工程檔案的服務(wù)就顯得異常重要。包括對(duì)建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作等等。對(duì)那些已經(jīng)登記的工程項(xiàng)目，特別是一些具有重大影響、深遠(yuǎn)意義的偉大工程，都應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行清查、摸底、分析研究等工作。在深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)的同時(shí)，還用與各個(gè)單位達(dá)成各方面的一致性。進(jìn)而編制檔案真實(shí)反映建筑各個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)細(xì)節(jié)。

2.2重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平

建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過(guò)程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。有些建筑公司，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開(kāi)始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來(lái)很大難度。而且，一般施工單位沒(méi)有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門(mén)，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對(duì)資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來(lái)，拖延了資料整理時(shí)間。鑒于上述原因，應(yīng)在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)，理解建筑工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開(kāi)現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開(kāi)具有綜合素質(zhì)的管理人員，這就要求對(duì)內(nèi)，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。

2.3有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門(mén)的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(mén)（單位）的檔案管理水平，提高各部門(mén)檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門(mén)（單位）對(duì)檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門(mén)的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成的編號(hào)。

2.4備案材料是在工程竣工驗(yàn)收這最后一道工序中完成的，但是它是工程檔案重要的組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)今后在管理上一個(gè)重要的參考。它和工程檔案在管理、性質(zhì)和目的上差不多是一致的，所以工程竣工驗(yàn)收備案和工程方案管理是結(jié)合起來(lái)進(jìn)行的，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這樣，在工程管理體制上，方案收集、整理、歸檔。保管的規(guī)范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜合上述，工程檔案是一個(gè)城市發(fā)展的真實(shí)記錄和寫(xiě)照，并且在城市建設(shè)中起著舉足輕重的作用。因此，在工程檔案記錄、管理方面應(yīng)該本著認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍的態(tài)度。有關(guān)工程檔案的工作是一個(gè)工作量相當(dāng)大的工作，這就要求各個(gè)部門(mén)之間相互協(xié)作，共同盡心盡力。在法律方面，應(yīng)該適時(shí)適當(dāng)制定出一些有關(guān)工程檔案記錄和管理方面的條例，以確保工程檔案在一個(gè)良好的環(huán)境中成長(zhǎng)，為城市建設(shè)作出更多的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂艷.淺析如何做好建筑工程檔案管理.《商品與質(zhì)量?建筑與發(fā)展》.2011年5期

[2]蘇海玉.淺談建筑工程檔案管理.《華章》.2012年18期

篇（9）

關(guān)鍵詞：

榮譽(yù)檔案；建筑設(shè)計(jì)；管理措施

建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案是指單位和職工在工程設(shè)計(jì)、科技研發(fā)以及各項(xiàng)管理工作中因取得突出成績(jī)而獲得的具有保存價(jià)值的獲獎(jiǎng)文件、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等的總稱。它真實(shí)記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價(jià)值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的特點(diǎn)

（一）榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)、勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)、土木建筑學(xué)會(huì)等評(píng)選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等，是建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的主要構(gòu)成部分，約占到全部榮譽(yù)檔案的八成以上。

（二）榮譽(yù)檔案是使用頻率最高、價(jià)值利用最多的檔案類型，與文書(shū)檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽(yù)檔案基本是“活動(dòng)”的檔案，無(wú)論是對(duì)外宣傳、對(duì)內(nèi)教育、職稱評(píng)定，還是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)投標(biāo)、編寫(xiě)單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)檔案作為單位實(shí)力和業(yè)績(jī)的憑證，經(jīng)常會(huì)跟隨設(shè)計(jì)人員“奔赴”各個(gè)開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，成為競(jìng)標(biāo)的重要得分內(nèi)容。

（三）榮譽(yù)檔案利用價(jià)值有一定的時(shí)效性，這里的“時(shí)效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎(jiǎng)證書(shū)在單位投標(biāo)時(shí)的利用價(jià)值。建設(shè)單位在招標(biāo)時(shí)，一般會(huì)要求設(shè)計(jì)單位提供近三年或近五年獲得的榮譽(yù)。因此，這類榮譽(yù)檔案越新，其利用價(jià)值便越高，超過(guò)五年的獲獎(jiǎng)證書(shū)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上的價(jià)值便不再突出，就可以與其他榮譽(yù)檔案或普通文書(shū)檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽(yù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)榮譽(yù)檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書(shū)檔案等幾大塊的管理相對(duì)比較規(guī)范，分別由相應(yīng)部門(mén)收集整理，并有專人負(fù)責(zé)。而榮譽(yù)檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門(mén)管理，更不會(huì)安排專人負(fù)責(zé)。獲獎(jiǎng)文件、獲獎(jiǎng)證書(shū)大多作為文書(shū)檔案保管，由辦公室收集整理；而獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物類檔案則比較分散，往往由獲獎(jiǎng)部門(mén)或個(gè)人隨意存放。

（二）榮譽(yù)檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門(mén)對(duì)于層次或級(jí)別比較高的獎(jiǎng)，有時(shí)不愿將取得的榮譽(yù)成果拿給集體分享，不主動(dòng)按時(shí)上交應(yīng)歸檔的文件材料，而是留在自己部門(mén)使用，在檔案移交上意識(shí)比較淡薄。對(duì)于職工個(gè)人獲得的各種榮譽(yù)，許多人認(rèn)為與單位無(wú)關(guān)，從來(lái)沒(méi)想過(guò)要移交單位，或?qū)@獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理部門(mén)又無(wú)法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎(jiǎng)情況，導(dǎo)致在榮譽(yù)檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽(yù)檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導(dǎo)致整理保管困難。榮譽(yù)檔案從載體上來(lái)看，既有文書(shū)類，也有實(shí)物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽(yù)檔案在種類上的多元化，從而也相應(yīng)加大了榮譽(yù)檔案收集、整理和存放的難度。目前專門(mén)設(shè)置榮譽(yù)檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書(shū)類榮譽(yù)檔案一般存放在文書(shū)柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實(shí)物類榮譽(yù)檔案則是見(jiàn)縫插針，隨意擺放，時(shí)間比較久遠(yuǎn)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等往往會(huì)字跡模糊、銹蝕嚴(yán)重；借用頻繁的獲獎(jiǎng)證書(shū)，折疊、磨損嚴(yán)重，不利于檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

三、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的主要措施

（一）加強(qiáng)宣傳，引起重視。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案的歸檔意識(shí)，通過(guò)多種途徑向職工普及檔案法實(shí)施辦法等有關(guān)知識(shí)，使各個(gè)部門(mén)和廣大職工能夠主動(dòng)將獲得的榮譽(yù)及時(shí)提交到檔案管理部門(mén)。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案收集意識(shí)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動(dòng)等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽(yù)的評(píng)選情況，掌握評(píng)選時(shí)間，跟蹤評(píng)選進(jìn)度，在榮譽(yù)檔案發(fā)放的第一時(shí)間，主動(dòng)走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書(shū)、獎(jiǎng)牌等，既要保證材料的齊全，又要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽(yù)檔案歸檔不全的問(wèn)題。

（二）完善制度，落實(shí)責(zé)任。要明確管理部門(mén)，安排專人負(fù)責(zé)，做好榮譽(yù)檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè)，確保各類榮譽(yù)檔案及時(shí)完整歸檔和安全、有效利用。要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)開(kāi)展工作，切實(shí)擔(dān)起責(zé)任，樹(shù)立檔案資源共享的服務(wù)理念，使榮譽(yù)檔案真正發(fā)揮其特有的價(jià)值。

（三）明確流程，加強(qiáng)管理。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實(shí)物內(nèi)容的分類、編號(hào)、案卷目錄編制直至入庫(kù)，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽(yù)檔案管理的過(guò)程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎(jiǎng)單位和獲獎(jiǎng)對(duì)象兩個(gè)不同角度確定榮譽(yù)檔案的收集范圍，主要有以下幾個(gè)方面：一是政府或行業(yè)主管部門(mén)頒給單位的綜合類榮譽(yù)；二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽(yù)；三是上級(jí)黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)等黨群組織頒發(fā)的榮譽(yù)；四是單位參加上級(jí)或行業(yè)組織的各類文體活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等；五是客戶、兄弟單位、社會(huì)團(tuán)體贈(zèng)送的錦旗、牌匾等；六是職工個(gè)人在設(shè)計(jì)、科研、管理等工作中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，職工個(gè)人獲得的榮譽(yù)，其原件仍由個(gè)人保管，檔案管理部門(mén)可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進(jìn)行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進(jìn)行登記：一是文件類，主要登記標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書(shū)類，可根據(jù)證書(shū)上的內(nèi)容登記受獎(jiǎng)單位（人員）、項(xiàng)目名稱、獎(jiǎng)項(xiàng)類別、等級(jí)、頒獎(jiǎng)單位、落款時(shí)間等；三是實(shí)物類，包括牌匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等，登記內(nèi)容與證書(shū)類相似，單獨(dú)登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨(dú)整理歸檔。因建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案有其獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn)和利用價(jià)值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨(dú)整理歸檔十分必要。如獲獎(jiǎng)文件，若按普通文書(shū)對(duì)待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會(huì)使這類榮譽(yù)檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽(yù)檔案作為特殊門(mén)類進(jìn)行管理，更便于保管和利用。尤其是實(shí)物類榮譽(yù)檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書(shū)檔案，應(yīng)陳列于直觀易見(jiàn)、便于放取處，既利于對(duì)外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計(jì)單位最好能開(kāi)辟一個(gè)榮譽(yù)檔案陳列室，以確保這類檔案的長(zhǎng)久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的價(jià)值和作用，要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計(jì)算機(jī)管理同步進(jìn)行，在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上，編制好以全宗為單位的榮譽(yù)檔案分類目錄，按年度和分類項(xiàng)目進(jìn)行編目造冊(cè)。同時(shí)要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價(jià)值，又確保榮譽(yù)檔案的按時(shí)完整返還。綜上所述，榮譽(yù)檔案管理一定要規(guī)范化，加強(qiáng)檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護(hù)和利用。同時(shí)，建筑設(shè)計(jì)單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽(yù)檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價(jià)值和作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔愛(ài)民.加強(qiáng)企業(yè)榮譽(yù)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2005（9）.

篇（10）

1建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設(shè)計(jì)單位檔案資料涉及到設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件變更、技術(shù)說(shuō)明等。這些資料一般以項(xiàng)目為單位，每個(gè)項(xiàng)目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的對(duì)象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能

建筑設(shè)計(jì)單位工作所涉及的工程量大、項(xiàng)目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)，從實(shí)際工程資料中加以驗(yàn)證，以保證設(shè)計(jì)的可靠性和說(shuō)服性。所以，設(shè)計(jì)單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價(jià)值。

2設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理

2．1歸檔內(nèi)容繁雜

因?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)周期一般都超過(guò)一年，項(xiàng)目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門(mén)也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時(shí)，由于項(xiàng)目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過(guò)程也比較復(fù)雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項(xiàng)目建造涉及到龐大的信息管理過(guò)程，存在各類設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計(jì)方及時(shí)對(duì)原來(lái)的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項(xiàng)目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項(xiàng)目停工維護(hù)。此時(shí)，設(shè)計(jì)單位就需要對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集補(bǔ)充。

2．3檔案應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案記錄了設(shè)計(jì)工作的過(guò)程，具有長(zhǎng)期的使用功能以及使用價(jià)值。無(wú)論在設(shè)計(jì)、施工以及竣工各個(gè)階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計(jì)單位的檔案在平時(shí)的維護(hù)過(guò)程中，會(huì)被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對(duì)于檔案管理工作也是一個(gè)挑戰(zhàn)。

3設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理存在問(wèn)題

3．1歸檔意識(shí)薄弱

由于設(shè)計(jì)人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計(jì)圖紙和編寫(xiě)相關(guān)文件，因此許多設(shè)計(jì)人員對(duì)文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴(yán)重影響了檔案處理的效率和使用價(jià)值。

3．2管理制度不完善

設(shè)計(jì)單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明等，這些資料共同構(gòu)成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計(jì)單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲(chǔ)介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時(shí)，各項(xiàng)工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒(méi)有進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費(fèi)的時(shí)間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏

目前，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因?yàn)闄n案管理部門(mén)相對(duì)地獨(dú)立于其他部門(mén)，且沒(méi)有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒(méi)有掌握新的技術(shù)，不具備先進(jìn)的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項(xiàng)目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來(lái)越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類進(jìn)而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計(jì)單位工作量的加大以及市場(chǎng)需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實(shí)際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作越來(lái)越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對(duì)已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門(mén)需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個(gè)設(shè)計(jì)單位所有的工程項(xiàng)目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺(tái)，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進(jìn)展和執(zhí)行狀況的渠道，爭(zhēng)取項(xiàng)目進(jìn)度控制的主動(dòng);最后，規(guī)范工程項(xiàng)目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫(kù)。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對(duì)檔案管理任務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評(píng)指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時(shí)提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案室管理制度，工作人員對(duì)檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、共享化，充分提高設(shè)計(jì)單位對(duì)檔案管理的重視，設(shè)計(jì)單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)。通過(guò)建立設(shè)計(jì)單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實(shí)行無(wú)紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進(jìn)行合理的歸類。當(dāng)接收到重要的檔案時(shí)，可以利用該平臺(tái)［4］共享給各專業(yè)相關(guān)的人員。現(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)與詳細(xì)分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過(guò)程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問(wèn)題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時(shí)防范、及時(shí)處理。任何訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的人員必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定的授權(quán)文件及訪問(wèn)權(quán)限才可進(jìn)入［5］。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時(shí)，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時(shí)下載權(quán)限書(shū)才可以下載使用。對(duì)于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識(shí)管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計(jì)單位檔案管理在進(jìn)行檔案管理研究時(shí)候要充分考慮實(shí)際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過(guò)程中，運(yùn)用知識(shí)樹(shù)的形式從面、線、點(diǎn)的層次出發(fā)，將各類設(shè)計(jì)單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及運(yùn)用的新技術(shù)等文件進(jìn)行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進(jìn)設(shè)計(jì)人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫(kù)［7］資料，并且廣泛推動(dòng)了行業(yè)信息和知識(shí)的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時(shí)結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實(shí)有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的處理與更新［8］，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。