時間：2023-07-17 16:35:03
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理數(shù)字化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。
（二）檔案管理目的更加多元化
數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。
二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題
檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。
（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配
現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關(guān)的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險難以避免
在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計算機編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數(shù)字化管理的方法
（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護體系
應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計算機處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機技術(shù)人才，專門負責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負起責(zé)任，從檔案使用和保管的細節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。
（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則
目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認真落實好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。
中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機關(guān)、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當(dāng)時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題
數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢τ谄浯嬖诘牟蛔阒帲P者認為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.
根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點:第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進行應(yīng)用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點
過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標(biāo)就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進一步的學(xué)習(xí)與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進行升級管理，請專業(yè)的維修人員進行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當(dāng)中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。
信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下檔案信息管理的服務(wù)和創(chuàng)新意識，增強責(zé)任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進各級檔案管理工作數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理與科技、時代的同步發(fā)展。
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。
二、檔案管理數(shù)字化的必要性
1.檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟社會信息交流的必然需求
隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當(dāng)前，數(shù)字化、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在社會各界得到廣泛應(yīng)用，實行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實而且迫切。因此，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經(jīng)濟社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。
2.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)政府信息公開的迫切要求
《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，同時也是一種發(fā)展機遇。基于檔案館在保存政府公開信息方面具有的責(zé)任和優(yōu)勢，檔案信息管理無疑應(yīng)該對政府信息建立完整的數(shù)據(jù)庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務(wù)。實行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫與政府網(wǎng)站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。
3.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段
當(dāng)今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準(zhǔn)社會對檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進。積極改善檔案管理工作，加快服務(wù)創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務(wù)社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計算機通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，必將促進檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點
1.節(jié)省存儲空間，信息管理數(shù)字化
利用計算機的存儲空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲在計算機內(nèi)部，這就可以避免大量的紙質(zhì)檔案資料的堆積，轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲于計算機內(nèi)的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。
2.提高檔案信息利用率，實現(xiàn)資源共享
檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機及網(wǎng)絡(luò)的功能，將檔案信息成果通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給各級領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達到檔案信息資源共享。
3.縮短檔案查找時間，實現(xiàn)信息管理智能化
檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過相關(guān)字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間。可以使利用者運用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。
4.節(jié)約成本，提高工作效率
實施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。
5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價值受到嚴重影響。檔案信息數(shù)字化。可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。
結(jié)束語：
隨著社會發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續(xù)啟動了中國數(shù)字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學(xué)發(fā)展觀的理論指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。
參考文獻：
[1]張予軍.芻議數(shù)字化檔案管理[J].蘭臺世界，2011(8)
中圖分類號：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲方式，能夠節(jié)約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用主要是指利用計算機、數(shù)字攝影和掃描等先進技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲，更夠有效的節(jié)約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問題
雖然我國進行檔案的數(shù)字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀(jì)九十年代行業(yè)實行檔案數(shù)字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用還是一個不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用所出現(xiàn)的問題可以歸納為以下幾點。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務(wù)，在實際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無法開展。
（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
在如今經(jīng)濟和科技都快速發(fā)展的時代背景下，信息技術(shù)與計算機技術(shù)越來越發(fā)達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才
對于檔案創(chuàng)新形式的運用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學(xué)開設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進措施
（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數(shù)字化檔案管理人才進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。
（二）加強標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)
缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會對檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因為數(shù)字檔案在存儲或傳輸?shù)倪^程中可能會出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。
四、結(jié)論
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094
[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。
1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點分析
第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴大。
第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。
第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因為醫(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。
2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性
2.1 順應(yīng)時代的需要
過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計算機在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現(xiàn)用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數(shù)字化建設(shè)。
2.2 提高工作的質(zhì)量
把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計算機代勞，計算機根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時可能出現(xiàn)的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。
3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用
3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。
3.2 加強硬件設(shè)施的投入
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。
3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源
數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機構(gòu)的實際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學(xué)術(shù)價值的醫(yī)學(xué)檔案進行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。
3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式
現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進，醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實際生活密切相關(guān)的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實施創(chuàng)新；三是站在社會組織機構(gòu)的角度實施創(chuàng)新。唯有循序漸進的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。
3.5 加強檔案數(shù)字化的安全保障措施
近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。
4 結(jié) 語
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。
主要參考文獻
（1）農(nóng)業(yè)水利科技飛速發(fā)展，其檔案越來越繁多。傳統(tǒng)的發(fā)展模式已經(jīng)隨著科技的發(fā)展逐步被淘汰，新型的開發(fā)項目不再單一地采用紙質(zhì)材料指導(dǎo)，農(nóng)業(yè)水利的發(fā)展，各種軟件系統(tǒng)引入到農(nóng)業(yè)水利開發(fā)當(dāng)中，比如水利控制模擬系統(tǒng)，最優(yōu)渠道控制算法系統(tǒng)等等。在水利治理項目中，其實施過程會產(chǎn)生大量的工程圖紙，技術(shù)文檔，包括工程開發(fā)設(shè)計圖、項目過程檔案圖片、領(lǐng)導(dǎo)的視察指示文件以及重要會議音像記錄等，這些對農(nóng)業(yè)水利開發(fā)活動的真實、適時記錄具有極強的保存價值，顯然，我們不能有紙張去保存，而建立數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理已成為刻不容緩的事情。
（2）隨著社會的快速發(fā)展，人們的時間觀念越來越強。所以，現(xiàn)代水利的發(fā)展需要融入現(xiàn)代的文化理念與辦事習(xí)慣。發(fā)展農(nóng)業(yè)水利建設(shè)，保障其順利實施，項目的指導(dǎo)與決策是建立在詳細的資料分析以及實地考察之上。領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)人，需要快速得到所需要的相關(guān)資料，并進行分析與決策；各個與該開發(fā)項目有關(guān)的職能部門也需要及時獲得各種項目信息，并及時準(zhǔn)確地給予工作指導(dǎo)；這些都想檔案管理的快速與便捷性方面提出了較高的要求。同時不斷增加的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案也要求檔案的管理者加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，運用現(xiàn)代化的方式進行檔案的歸檔、保存、檢索和提供利用服務(wù)等。提高農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理能力和效率、提供便捷及時的利用方式都要求農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的管理必須盡快地實現(xiàn)數(shù)字化。
（3）發(fā)展新型農(nóng)業(yè)的必然要求。農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展使得新型農(nóng)業(yè)迅速崛起，農(nóng)業(yè)可開發(fā)項目迅速增多，而傳統(tǒng)的檔案管理模式費時費力，給新型農(nóng)業(yè)的發(fā)展帶來很多的不便。利用數(shù)字化的方式進行農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案的錄入與管理，可以節(jié)省項目開發(fā)者的工作時間、減少工作量，由此，工程進度便能順利完成，提高了農(nóng)業(yè)水利開發(fā)項目的社會與經(jīng)濟效益。
二、農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢
以數(shù)字化為依托的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理有著眾多的優(yōu)勢，更便于農(nóng)業(yè)水利開發(fā)信息的管理與使用，能夠為農(nóng)業(yè)水利的發(fā)展提供大量的有用信息，節(jié)約農(nóng)業(yè)水利項目開發(fā)的人工成本、減少不必要的開支，提供農(nóng)業(yè)水利開發(fā)項目的效益。
（1）信息容量最大化。對農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案進行數(shù)字化的管理，是把各種信息以數(shù)字化的形式保存在水利信息的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而這個數(shù)據(jù)庫的容量巨大，容納的信息量比以往的紙質(zhì)檔案要大出很多；而它所占空間小，往往幾臺計算機便可以實現(xiàn)冗雜的信息管理，完全不用像以往那樣考慮各種檔案的存放空間問題。在農(nóng)業(yè)水利開發(fā)項目實施的過程中，可以適時地錄入開發(fā)項目的詳細資料，以備查閱。并且在開發(fā)工程實施之前以及之后，各種與工程相關(guān)的資料都可以搜集起來，以信息為特征量，分類存放到數(shù)據(jù)庫中，方便用戶信息檢索，為所開發(fā)的項目提供更好地借鑒。在對檔案進行管理時，需注意把檔案資料清晰歸檔，避免文件的混亂不宜查找。在搜集與補充資料的過程中，也要確保資料的真實性。在進行檔案數(shù)字化整理的時候由于信息容量很大，各種數(shù)據(jù)資料可以盡可能地詳實，保證檔案資料的完整性以及長期可讀性，以便于對歷史資料的查詢。
（2）信息利用便捷化。以數(shù)字化形式對農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的管理，是以網(wǎng)絡(luò)中心為依托，實現(xiàn)對開發(fā)項目相關(guān)資源的共享的現(xiàn)代化檔案管理模式。在檔案中心，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)連線，訪問信息資源。節(jié)省了翻閱開發(fā)檔案的時間，而且不受時間的限制，真正做到了隨時隨地可以獲取自己所需要的信息，節(jié)省時間、勞力又方便快捷。同時，由于數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少會受到信息檢索困難，或者是難以找到自己所需要的信息而帶來的麻煩。當(dāng)然，要做到這一點就需要信息錄入過程中就詳細地進行分類，并盡可能地錄入一切相關(guān)并有用的數(shù)據(jù)資料，更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)開發(fā)項目的設(shè)計、實施與應(yīng)用。
（3）信息保存安全化。數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案，是用數(shù)據(jù)庫、光盤、U盤等形式進行保存，一般不會出現(xiàn)損壞或者其他保存載體出現(xiàn)意外等情況，減少了農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案丟失或者損毀的風(fēng)險。并且數(shù)字化的檔案在歸檔、轉(zhuǎn)移、管理以及利用等方面都是通過局域網(wǎng)站、專用網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)等進行的，確保檔案在傳送的過程中不會出現(xiàn)錯誤或者丟失等。檔案數(shù)據(jù)的安全性一直是檔案管理的重要內(nèi)容，為了確保農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的安全性，首先應(yīng)該保證機房的安全，同時也應(yīng)該做好日常維護工作，例如電子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁與防塵的工作；也要進行數(shù)據(jù)庫的維護，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵；做好重要文件的備份工作。
三、數(shù)字化的農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案管理具體措施
農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案進行數(shù)字化管理，要以需求為指導(dǎo)，并以方便信息的使用為管理宗旨，充分利用現(xiàn)代的計算機成果、發(fā)揮軟件與硬件的功能，最大限度的保存，管理好開發(fā)檔案的同時，也更好地發(fā)揮水利開發(fā)資源信息的利用價值。而做好以數(shù)字化為依托的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理工作也要做好一些基礎(chǔ)性的工作。
（1）提高思想認識，關(guān)注檔案的安全性與數(shù)字化管理的長效機制。農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的管理是實施開發(fā)項目、引進開發(fā)項目、盡心開發(fā)項目調(diào)整等工作的重要依據(jù)，對開發(fā)檔案的管理，應(yīng)該提上農(nóng)業(yè)水利發(fā)展工作的議事日程。首先要加大農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案重要性的宣傳力度，使所有相關(guān)人員認識到檔案有效管理工作的重要性。其次對數(shù)字化檔案的管理工作要明確具體的負責(zé)人，嚴格把關(guān)農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。再次是要對農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案的數(shù)字化管理工作有著長遠的統(tǒng)籌規(guī)劃，不能流于形式或者搞面子工程，將所有的開發(fā)檔案進行數(shù)字化的管理是一個繁瑣龐大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要對原有的檔案進行一一整理歸類并錄入。并且在數(shù)字化的過程中，要確保數(shù)據(jù)資料的真實性與完整性，在完整收入數(shù)據(jù)庫之后也要保存原有檔案的完整性。
（2）建設(shè)健全的農(nóng)業(yè)水利檔案管理體系。開發(fā)檔案進行數(shù)字化管理對檔案管理人員自身的知識素養(yǎng)也提出了更高的要求。首先應(yīng)該創(chuàng)建起一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊伍，這就需要培養(yǎng)起一批既熟悉水利開發(fā)項目，又具備檔案管理知識以及計算機技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才，可以采用內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)等方式培養(yǎng)這樣的人才，也可以請專家指導(dǎo)提高檔案管理水平；此外也可以積極向外部招聘農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案數(shù)字化管理的人才參與到數(shù)字化的農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案管理工作當(dāng)中來。其次要建立起完整的信息網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于農(nóng)業(yè)水利開發(fā)項目的檔案資料在搜集的過程中就要盡可能地全面并確保其真實性，檔案資料的形式要豐富多樣，涵蓋圖片、音頻、視頻等多種形式，全方位記錄農(nóng)業(yè)開發(fā)項目的內(nèi)容。信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面要大，設(shè)置專門的用戶門戶系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的閱讀、使用與下載等都能方便快捷。
（3）以嚴謹?shù)膽B(tài)度開展農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的數(shù)字化管理工作。開發(fā)檔案管理的工作像所有的檔案管理工作一樣冗雜，甚至更為繁瑣，在對眾多的檔案進行數(shù)字化的掃描時要優(yōu)化掃描儀的參數(shù)設(shè)置，把握數(shù)字檔案的資料。其次在數(shù)字化的過程中也要各種材料進行有目的的選擇，按照一定的原則確定需要進行數(shù)字化并收入數(shù)據(jù)庫的資料。此外還要對所有檔案數(shù)字化管理的各個環(huán)節(jié)進行控制，注重全面的質(zhì)量檢測。同時在數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中，也不可避免會遇到各種技術(shù)難題，這樣的情況下一定不可以馬虎過關(guān)，導(dǎo)致以后使用上的各種不便，一定要以嚴謹?shù)目茖W(xué)態(tài)度進行解決。針對檔案數(shù)字化管理工作也會出現(xiàn)各種前所未有的問題，需要參與檔案管理工作的人員有著嚴謹?shù)膽B(tài)度對待農(nóng)業(yè)水利開發(fā)檔案的管理。
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
進入數(shù)字時代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數(shù)字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰(zhàn)，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。
一、數(shù)字時代對檔案管理工作的影響
（一）數(shù)字化電子檔案應(yīng)運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展進步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應(yīng)的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。
（二）檔案館形態(tài)發(fā)生變化。檔案館形態(tài)由傳統(tǒng)型檔案館向數(shù)字型檔案館轉(zhuǎn)變， 這種轉(zhuǎn)變將傳統(tǒng)型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了數(shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡(luò)化以及信息資源共享化。這種轉(zhuǎn)化帶來的還有檔案實體保管模式的轉(zhuǎn)變；之前的紙質(zhì)檔案管理是相對集中的，進入數(shù)字時代后，紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡。
二、數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點
（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點：一是數(shù)字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數(shù)字化檔案歸檔的網(wǎng)絡(luò)化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。
（二）數(shù)字化檔案的缺點：一是數(shù)字化檔案容易失真。數(shù)字化檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數(shù)字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數(shù)字化檔案極易失真，這不是數(shù)字化文件本身的缺陷，而是在形成數(shù)字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。二是數(shù)字化檔案安全性有待提高。數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數(shù)字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電， 直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題 。三是數(shù)字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數(shù)字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數(shù)據(jù)保存長久性問題有時候相當(dāng)脆弱。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或者電腦出現(xiàn)故障等問題時， 很容易導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)丟失。
三、完善數(shù)字化檔案管理的措施
（一）建立健全適應(yīng)數(shù)字時代要求的電子檔案真實和安全的法規(guī)。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都有更改或者丟失的風(fēng)險性，只有通過法律形式將有關(guān)電子檔案保管和使用的行為規(guī)范下來，使有關(guān)部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。
（二）增強防寫技術(shù)措施。目前，在許多軟件中可將數(shù)字化文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從數(shù)字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數(shù)字化檔案。接入網(wǎng)絡(luò)的電腦應(yīng)當(dāng)注意使用防火墻，以防止網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護網(wǎng)上數(shù)字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。
數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個高速、及時，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機技術(shù)，實現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。
二、數(shù)字化檔案管理的特點
（1）經(jīng)濟效益高。社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。
檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
參考文獻
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