公司合同管理流程匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇公司合同管理流程范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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2研究內容

（1）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業務職責，健全的管理程序是建立合同管理系統的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關部門召開專題研討會，從而明確相關部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執行性。例如明確各個合同承辦部門的業務范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度，并優化合同簽約及審批授權制度等；統一合同管理業務表單格式，提高標準表單的使用率；統一合同評審會簽表、合同付款申請表等業務單據格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業務特點建立開發合同管理系統。在對業務需求進行詳盡調研，認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路，配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發等工作，達到信息化管理目標：實現合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執行及合同關閉各個環節工作；規范固化合同管理業務流程，加強合同執行監控防控風險；實現合同數據多維度快捷查詢、統計與分析，為領導決策提供有效支持；實現與公司相關信息系統如財務系統、采購系統、門戶系統、文控系統、各成員單位合同相關業務系統等的有效銜接，確保信息共享、數據同源；統一規范管理合同數據，一次管理重復使用。

（3）明確商務合同平臺的使用責任，加大培訓宣傳力度

培訓的成功與否是合同管理系統能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓，從而最大程度確保各層級的系統用戶都可以有針對性的了解系統設計理念并熟練操作系統。通過定期組織培訓，在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。

3研究成果

（一）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

（1）合同管理平臺信息化總體需求分析

從問卷調查反饋的統計結果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業務增值貢獻最大，也較容易實現，同時也是上線需求最迫切的兩項業務，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系

經程序文件查閱及與相關部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通，系統性的將合同管理相關程序、制度，從合規性、適應性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

（1）成立合同管理系統實施工作團隊

穩定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統得以成功開發的保障。在集團合同管理系統開發項目實施工作組的領導下，公司組建了合同管理系統實施工作團隊，團隊成員由相關部門領導指定，彼此相互配合，在項目經理的領導下，按照各自職責分工有計劃地實施系統開發。

（2）合同管理系統目標需求及建設內容

通過調研和討論，課題組總結出合同管理系統如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統建設內容。

①合同全過程管理

通過合同準備、合同訂立、合同執行、合同關閉四大環節，實現了合同的全過程閉環管理。合同準備階段，通過與相關系統進行接口集成，確保合同相關數據同源，避免重復錄入；合同訂立，系統提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執行情況，確保合同信息的完整性；合同關閉，是合同的終點，最終實現了合同的閉環管理。

②合同范本管理

通過系統，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統對合同范本、相關制度文件進行管理，實現了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。

③合同對方管理

建立合同管理系統的合同對方庫，并通過與采購系統對接，可接收供應商信息，合同管理系統可自行錄入供應商及客戶信息，實現完整的合同對方管理，對合同對方的相關資質等進行管理，有利于確保合同管理系統信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統一和規范。

④項目信息維護

對項目進行基本信息的維護管理，實現項目信息與合同的關聯，并作為查詢統計分析的支持，滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。

⑤合同監督檢查

集團及公司合同管理部門、監察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態，也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。

⑥合同監控追蹤

集團及公司合同管理部門及領導，可以實時查看與監控權限范圍內的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項，實現合同運行信息的及時反饋、異常監控與全面管理。

篇（2）

企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理制度是企業經營管理的重要制度，企業通過推行合同內部控制，能夠有效地維護自身合法利益，規范合同管理流程，保證合同內容、條款的完整和嚴謹，防范法律風險。合同內部控制的目標具體體現在運營目標、財務目標和合規目標三個方面：

1．運營目標：根據經營業務需求，在滿足時間、技術質量要求的情況下，完成合同約定事項，提高合同的可靠性和執行力，保證企業經營目標的順利完成。

2．財務目標：確保資金安全，在預算范圍內控制成本，合理安排資金。

3．合規目標：遵守國家相關的法律法規，嚴格執行審批程序和有關流程，防止合同簽訂和執行過程中違法違規行為的發生。

二、梳理合同管理流程

在合同管理體系建立前，有必要對企業現有的合同管理流程進行梳理，既要分析合同管理流程每一個環節的控制活動是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業務流程之間的聯系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預算審批流程等，下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連，在制定合同管理流程時，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現管理的真空。

合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發存檔等環節。在這些環節中，需要有相應的責任部門實施控制，其中合同經辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬，辦理合同報批工作；審核部門負責對合同主體資格、財務事項、技術要求、法律風險的內容進行審核，為審批人把關；審批人在授權范圍內承擔最終審批責任。

合同簽訂后，需加強合同的跟蹤，保證合同權利義務的有效執行，當因內部和外部環境變化，雙方無法完全按合同約定履行時，應及時進行協商，辦理變更或解除合同，如協商不成，則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。

三、風險分析

在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風險，導致合同風險的既有外部環境因素，也有企業內部環境因素，通過分析評估，采取必要的應對措施，使風險控制在可以接受的范圍內。通常情況下，外部環境因素如宏觀經濟環境、政策、法律、自然災害等因素，為不可控因素，企業在訂立合同時，需合理預測這類風險發生的可能性，可采用風險轉移的方式盡量減少可能發生的損失。內部環境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質、財務狀況、生產能力和技術水平等，導致的企業合同管理風險按照影響結果可以劃分為營運風險、財務風險和合規風險。

（一）營運風險

合同管理的營運風險，指企業在運營過程中，可能由于合同管理某一環節的缺失，導致經營活動達不到預期的目標甚至產生損失。合同管理的運營風險有：

1．因業務評價不正確、不完整，導致決策錯誤，主要體現在合同需求與業務目標不一致，合同主體資格審核不當，定價策略失誤等；

2．因合同條款不嚴謹，對合同雙方權利、義務和違約責任表述不清楚，導致經濟糾紛和經濟損失；

3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風險；

4．違約風險：一方無法履行合同約定的義務，造成對方損失，或由于自身違約需承擔賠償責任。

（二）財務風險

企業在合同訂立和執行過程中，由于合同條款和合同方商業信用等原因，合同履行最終結果和預期可能會發生偏差，導致收益的下降或遭受經濟損失，其主要成因有：

1．預算制定不合理，未能有效控制成本。

2．合同的支付條件和付款進度不合理，令資金占用增加，產生資金損失。

3．合同各方權利義務的約定不清晰，可能產生額外的費用，造成成本增加。

4．稅收風險：忽略可能產生的稅費，沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務，導致費用增加和經濟損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發票，未進項稅不能抵扣，增加了稅收負擔。

5．因合同糾紛產生資金損失。

（三）合規風險

因企業在訂立合同和履行合同時，未能遵循法律法規、標準、行業規則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監管處罰、重大財務損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規風險有：

1.違反相關法律法規，合同被確認無效并需承擔法律責任的風險；

2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質，不能保證產品質量或服務質量的風險；

3.沒有按流程審核或審核把關不嚴，致使公司利益受損；

4.違反公司有關制度、，侵吞公司利益帶來的風險。

四、控制活動

篇（3）

加強和規范合同管理，對企業規范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區煉化產能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復雜，類別繁雜、數量及金額大、管理層級多，經營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應企業發展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統，取得了顯著成效。

一、突出合同綜合管理，建立“統一管理、分級負責、分專業審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業一體化運作的思路，明確企管法規部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權、有效授權、規范操控為特征的合同管理體制。

（一）實行“三個統一”的集中管理

統一制度：武漢石化制定了統一合同管理辦法，嚴格實行領導一支筆簽約制度、公司領導審批制度和依據合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統一分工：公司明確規定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監督管理，合同專業管理部門負責各自主管范圍內的技術審查，合同經濟管理部門負責經濟審查。統一平臺：以合同管理和財務結算系統為基礎，并把市場準入、招標等系統接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規范有序進行。

（二）實行“三級負責”的授權管理

針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領導班子成員分工實行年度授權，對內控權限指引中的重點內容進行劃分，將合同審批審查權交權限領導。分級負責的授權管理，實現了不同業務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。

（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術、經濟、法律審查，不得簽約未按規定進行三項審查的合同。技術審查主要審查合同相對人資質是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質量、驗收、履行期限等專業性條款；經濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規內容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規定等內容。通過三項審查把關，有效防控了交易風險。

二、優化合同系統功能，實現合同管理與業務管理的有機融合

按照集團公司的統一部署，武漢石化穩步推進合同管理信息系統的運用，不斷完善和優化系統功能，實現了各類合同全面上線運行。

（一）完善系統功能設置，合同管理各個環節得到有效控制通過完善合同管理相應環節的流程設置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據審批功能，依據計、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優選合格供應商；完善合同簽訂審批功能，規范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務部門依據合同系統付款審批單對外付款。實現從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結算全過程信息化、標準化封閉管理。

（二）推行系統集成對接，全面提升合同運行質量武漢石化全面推進合同系統與財務結算系統對接，通過系統間數據信息自動傳輸，使財務部門嚴格依據合同進行結算付款，有效提升了合同履行質量和效率。

（三）強化分析評價功能，發揮合同信息對經營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統信息數據進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發現合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優化完善。對于合同系統反映出的專業管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經營決策提供依據，較好發揮了合同信息在經營管理中的服務和支持作用。

三、優化合同審查審批流程，提高合同運行質量和效率

武漢石化制定了年度合同轉委托授權書，明確了領導會簽審批的目標、原則和標準，通過優化流程、簡化環節、做到了既規范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無實質審查內容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統中上傳相關招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關聯交易合同、內部合同、金額小風險小的合同，相應簡化審查內容。

（二）不重復審查原則，減少審查環節同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內容不交叉審查。

（三）高效及時原則，明確審查權限所有合同都必須經過財務、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內通報。

四、抓住合同管理關鍵環節，強化合同全過程控制

（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核，對出現質量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關系，保障了交易安全。

（二）規范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據滯后等管理行為做出相應調整，理順業務管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規范簽訂合同。

（三）嚴格考核兌現，強化責任落實嚴格合同管理系統指標管理，嚴考核、硬兌現，對不完成指標的單位及合同經辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產經營活動，在交易額和合同數量大幅增加的情況下，合同管理質量和效率都有較大提高，從而推動企業管理水平不斷提升，為武漢石化戰略發展提供了基礎保障。

篇（4）

在現代企業經營生產管理活動中，每個環節都與合同息息相關。合同管理模式的規范化、標準化和精細化，是企業經濟效益和風險管控的保障。如今，隨著IT技術的發展，對合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現代企業管理水平的有效保障。本文以國內某知名設計公司為例，分別從合同評審、合同查詢、合同執行過程監督及合同管理隊伍等方面來闡述其合同信息化管理模式。

1合同評審

項目合同擬草后，需要企業相關部門進行評審。早期，是由經辦人將合同草稿復印多份，逐一分發給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業信息化管理系統，合同管理模塊是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發起評審公司相關部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審通知，并且評審意見全部出現在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。

2合同查詢

企業在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權限無法設置，合同安全性差。企業信息化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統時，相關管理人員根據合同號登錄系統，將合同關鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網絡環境里，登錄信息化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要數據便會立刻呈現在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實現了移動辦公，海量信息共享，數據統計便捷，體現了高效的合同管理模式。

3合同執行過程監管

合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質量控制等整個過程中出現的各種不確定因素，會給合同執行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導致信息不對稱、問題處理滯后等結果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業的發展需求。在合同執行過程中，經常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有項目經理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產一線人員掌握的信息和數據與管理部門不一致，對數據的采集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類統計報表數據的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會影響管理層的判斷。如果1份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業務活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優勢需體現在精細化管理中：1)項目經理在信息化系統中發起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結后，相關崗位人員在信息化系統中更改合同金額。同時，系統會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經理部成員和公司各相關職能部門，避免了各部門在合同執行過程因信息傳遞不及時或傳遞環節過多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額數據的唯一性、準確性。2)通過對系統中不同數據的積累、監管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規范合同執行過程出現的偏差，真正實現動態、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。

4建立、健全合同信息化管理制度

信息化系統是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關鍵在于基礎數據做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數據龐大。從調研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關數據的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協調和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業能輕松搞定的。因此，要推動企業信息化建設，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業高層的重視，對其大力扶持，協調和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發揮應有的作用，達到提高和完善企業現代化管理水平的目的。

5打造高素質的合同管理隊伍

建立優質的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統的操作[2]。在信息化管理前，企業中的合同管理人員不懂信息化相關知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業務領域沒有太多交集。如果企業建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數據來源等，梳理多重邏輯關系后，運用不同技術手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓學習，使各自的合同管理水平及職業綜合素質都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養的員工隊伍，合同管理信息化系統建設是難以達到預期目標的。

6結束語

當今社會是一個知識時代，越來越多的企業為了跟上社會發展的進程，保障企業在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統企業帶來新活力，也是現代化企業實現高端產業鏈創新、飛躍發展的必然趨勢。

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城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規模體量大、建設周期長、涉及專業廣、參與單位多、合同數量大、合同風險高等不同于一般工程建設項目的特點，同時決定了其合同管理的周期長、難度大的特點。科學規劃合同管理體系、扎實推進合同管理體系建設工作、積極推動合同管理體系在實踐中的運用，成為規范對外經濟行為、提高合同管理效率、防控各類風險、提升合同管理水平的舉措。

1合同管理體系建設成果

長沙市軌道交通集團有限公司（以下簡稱長沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現為部門職能分工不清、部門之間信息溝通不暢、監督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規范，主要體現為起草依據不充分、合同資料缺失、審查會簽流程缺失、事后補合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現為合同文本不規范、合同條款不完備、合同用語不嚴謹、審查會簽時間長等；（4）合同執行管控不到位，主要體現為不按合同履約、對違約行為未按合同執行、變更管理不全面、對索賠工作不重視等。面對上述問題，長沙地鐵從2015年開始著手合同管理體系架構研究和建設工作，提出了分階段實施合同管理體系建設的工作思路。第一階段建設從合同管理的源頭入手，通過出臺制度規范合同簽訂流程、編發標準化合同規范文本、開發和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時5年時間，到2019年完成第一階段建設工作，構建了以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎、一抓手”的合同管理體系，實現了合同簽訂流程有規矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標準，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉變。

1.1出臺合同管理制度

規章制度作為法律法規的延續，是企業各項工作流程的執行依據。為此，長沙地鐵明確了“體系建設從制度編發著手，制度編發以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長沙地鐵制定并下發了《合同管理辦法》，明確規范了合同工作的職責分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標準化合同的編制、修訂、監督及責任的基本原則和具體要求；規定所有項目在組織公開招標、內部競爭性談判及直接委托談判之前應確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規定合同重大變更、轉讓或終止應由項目發起部門（子公司）報集團公司總經理、董事長批準同意后方可實施。2018年，長沙地鐵在遵循“依法依規、集體決策、規范程序、提高效率、卡控關鍵、嚴防風險”基本原則的前提下，積極創新管理思路，創新提出并采用了“可根據項目實際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發了《直接委托項目管理辦法》，其在精簡和優化直接委托程序的同時，系統規范了從項目立項、確定單位、控制價審定到合同談判、結果確認、合同簽訂、資料歸檔全過程的工作流程，大幅度提高了直接委托項目的工作效率，有效預防了直接委托項目的廉政風險。截至2019年，長沙地鐵陸續制定并了《合同起草大綱》《委托建設項目內部工作流程》《標準化合同管理辦法》《工程建設用地只用不征協議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實現了長沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。

1.2構建標準化合同體系

在推進合同管理制度體系建設的同時，長沙地鐵同步著手標準化合同體系建設。以“合同管理工作回頭看”為契機，通過對2016年全年及2017年上半年總計一年半以來簽訂的合同進行數據統計、科學分析，按照“區分輕重緩急，優先對工程影響大、簽訂合同數量大的合同類型”的原則制訂了詳細可行的工作方案，明確了時間節點、職責分工、編審流程，于2017年9月全面提速標準化合同體系建設工作，至2018年9月基本建成由建設版塊、運營板塊、經營版塊、通用版塊四大版塊組成的標準化合同體系，實現了合同體系的結構化、合同文本的標準化、合同起草行為的規范化，進一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風險和廉政風險。

1.3開發合約工作管理軟件

2016年長沙市軌道交通建設進入快速發展階段，合同管理的復雜度增加，工作量急速增長，人工模式難以滿足日益增長的工作需求。為此，長沙地鐵于2016年底啟動合約工作管理軟件的開發工作，于2018年10月1日上線試運行。2019年5月5日，基于系統運行穩定、功能模塊滿足需要、各級用戶熟悉掌握系統操作，合約工作管理軟件正式上線運行，實現了利用信息化手段推行標準化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預防腐敗的有力抓手。

2合同管理體系運用效果

合同管理體系第一階段建設工作完成后，長沙地鐵以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎、以合約工作管理軟件為抓手，實現了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環節風險、提高了合同簽訂效率。合同起草部門使用合約工作管理軟件按照系統設置流程依次起草合同、發起審查和會簽審批、定稿編號、打印輸出。在起草合同時，起草部門按照“集團了標準化合同的，應采用標準化合同起草合同；集團未標準化合同的，應參照國家或行業制定的合同示范文本起草合同；既無集團公司下發的標準化合同、又無國家或行業制定的合同示范文本的，由合同起草部門依據國家有關法律法規自行起草”規定執行，優先使用標準化合同起草合同。在合同審查過程中，審查部門緊緊抓住“是否立項”“流程入口是否正確”“是否采用標準化合同”三個關鍵點，從源頭上杜絕了合同起草不合規的行為。在審查環節，合同審查部門經辦人員對工作進度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標準化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節約了合同起草部門及審查部門的時間與精力。合同會簽審批前，合同起草人發起會簽資料復核，經集團合約部復核確定會簽資料完整后，合同方可進入會簽審批環節。合同經系統編號后，系統自動生成防偽水印，合同起草人通過正文信息頁面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經由系統線上打印才會輸出含防偽水印的合同文本，在系統上導出、下載或另存為的合同文本不含防偽水印），并以此版本為母本按合同約定份數進行復印、裝訂/膠裝。

3合同管理體系未來的建設與發展方向

結合長沙地鐵改革轉型要求，下一步應重點從以下幾個方面推進合同管理體系第二階段建設工作，形成合同管理“統一領導、分級管理、分類運行、全面監督、高效運轉”工作機制，真正實現“用制度管權、按制度辦事、靠制度管人”。

3.1健全合同管理組織體系

按照縱、橫兩個維度完善合同管理組織體系，在企業內部構建由各層次的管理機構組成的全方位合同管理體系。縱向維度為在集團總部、各子公司分別設立合同管理部門；橫向維度為在縱向維度設立的合同管理部門中再細分為合同管理小組，根據合同的性質、類別進行統一管理，從而使合同管理機構覆蓋到每個層次、每個方面，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監督、檢查和指導的職責。

3.2建立合同管理人員體系

通過對外公開招聘、內部選拔等方式，培養一支懂法律、懂經營、會管理的合同管理隊伍。加強對合同管理人員的業務培訓，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業知識水平和實踐技能。建立合同管理人員的崗位責任制、競爭上崗機制。建立合同管理激勵機制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業爭取額外經濟效益的人員予以獎勵，激發和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創造性。

3.3建立合同管理運行體系

篇（6）

隨著我國信息化飛速發展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發電企業）企業均已開始重視信息化管理代替傳統人工管理的必要性，開始進行信息化系統建設的統籌目標。國華公司于2003年開始統籌建設信息化系統平臺，經過10余年的信息化建設發展，已成功建設了多個信息化系統，并在不同的業務范圍中起到至關重要的作用，如財務管理系統、人力資源管理系統、供應鏈管理系統、供應商管理系統、BFS++管理系統和基建管理系統等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統籌目標，以公司業務需求內容為導向，全面建設合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯信息化系統，實現公司從業務到賬務的信息化管理目標，達到業務標準化、流程規范化、信息自動化的管理水平。

二、系統概況

財務信息系統（合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統、銀企互聯是四個獨立建設的信息系統平臺，都用于不同的業務模型。與國華公司現有的信息系統進行數據無縫集成，使國華公司信息化系統形成數據鏈，將信息數據不斷的流轉直到業務生命周期完結。在整個流轉過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數據進行查詢和分析。使日常業務發生的盲區逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統主要為改變企業合同紙質管理凌亂的現狀和打破部門間信息數據的壁壘，將合同整體進行信息化，數字化和統一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執行完成，每一個環?中的信息緊密聯系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環節的等待。完成業務自動生成賬務的管理思路，并自動根據業務信息化數據完成決策分析報表。整體加強了合同管理業務流程的規范、分析決策的支持、企業核心的競爭力、合同流程的監控力度和數據的準確性。

（2）合同管理詳細功能介紹

合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現合同費用預算控制。

合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。

合同臺賬審批管理。審批流依據合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據崗位、職責、人員相關聯，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統中實時顯示最新的審批流轉狀態，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質保金等，合同結算由合同的經辦人帶合同、發票及驗收單到財務進行結算。基建工程一般分多次結算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據發票上已關聯的供應商、金額及發票時間進行付款，并在財務系統中創建分錄、打印憑證。

2.費用中心

（1）費用中心需求

費用中心信息系統可以幫助企業對員工費用報銷體系的數字化、信息化和統一化的管理，實現了員工單據填寫的合理性、高效性和規范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業經營事項業務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據的等待。費用中心信息系統整體加強了企業業務流程的規范、預算費用的監控力度和數據的準確性。

（2）費用中心詳細功能介紹

個人業務處理。提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填寫；業務單據包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據未經審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。

提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審批狀態；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況。

領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點擊查詢每條單據具體情況；領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交人；領導可以對多條單據進行批處理審批。

財務業務處理。提供生成記賬憑證功能。單據審批通過后，財務人員定期可以通過本系統直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統的要求；本系統處理的常規單據能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯需求

銀企互聯系統實現了企業財務系統與國內商業網上銀行系統的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現了業務各個環節的狀態信息共享和閉環操作，將財務人員從繁雜的數據統計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。

（2）銀企互聯詳細功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯系統直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統與銀行系統的重要接口，把安全性放在系統建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網絡、系統、應用和數據的安全，同時控制內外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現和主要銀行的直連，建立與銀行業務系統的實時連接通道，利用該通道向銀行發送交易指令和接收數據信息，實現集中高效的資金支付和調撥。

資金數據實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯系統，實時獲取資金賬戶數據，實現及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監控，并實現銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯有機連接了企業財務系統和銀行業務處理系統，整合了雙方的系統資源，解決了長期困擾企業的銀企賬務信息不一致問題。

建立與企業內部系統間的信息接口。建立與費用報銷系統、基礎核算系統對接，實現信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率。可對銀行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統需求

影像中心系統是企業信息化標準化的一部分，主要是將業務流程中附件進行統一管理。加強企業各部門原始憑證的上傳效率，為業務全流程提供支持和依據，財務可以根據條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統業務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質憑證和信息化系統的相互追溯功能。

（2）影像中心系統詳細功能介紹

原始單據掃描管理。將原始發票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質票據通過高拍儀轉換為電子圖像數據，將電子圖像數據與財務數據進行同步傳遞。同時根據相關數據建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統依照高拍儀設備編號規則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統單據號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據上的條形碼進行掃描，此時系統將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對賬單、發票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業務鏈產生的所有檔案全部進行顯示調閱，極大地改善了審計查檔和調檔的問題。

三、系統實現的意義和成果

國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心信息系統的實施，實現了企業經營事項從手工管理轉到信息化管理的過程，將各階段的業務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業務事項緊密關聯，形成了一條標準的業務鏈，使業務信息數據更加準確、規范。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心與國華公司現有的ERP管理系統進行了無縫結合，將信息數據共享使用，加強了信息數據的相互流轉和業務規范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯動性。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心信息系統在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規范化和數據的標準化等。

1.合同管理

（1）實現了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統中每個環節都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業務更加標準、流程更加規范和信息更加準確。

（3）實現了網上審批管理，在合同管理信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了合同管理各環節的追溯功能，在合同管理中可以根據某一環節的業務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠實時地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。

（6）實現了合同管理報表查詢，根據合同管理信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常信息的統計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費用中心

（1）實現了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現了員工自助報銷管理，員工可以根據日常事項，進行自助式的業務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據自身的實際情況發起業務流程直到業務辦理完成。

（3）實現了網上審批管理，在費用中心信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了員工自助查詢功能，員工可以根據費用中心信息系統查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現單據狀態。直至財務生成憑證為止。

（6）實現了費用中心管理報表查詢，根據費用中心信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常報銷信息的統計查詢和明細查詢。為公司統計費用發生情況帶來了方便。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯系統的實施，實現了 ERP系統付款數據與銀行網銀系統的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統的出納相比，提高了工作效率。

（2）實現了從憑證創建（總賬+應付）到付款信息電子數據的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環在系統中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。

（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現了付款管理從憑證制證、發起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。

（4）實現安全性訪問支付功能，在保證付款數據安全的情況下，實現了付款業務各個環節的狀態信息共享。

（5）在銀企互聯模塊中設置了付款相關數據信息的狀態監控與查詢功能，實現企業預算管理、現金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯模塊中根據上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

篇（7）

二、合同管理信息化可以實現工程項目合同管理處于實時監控狀態。

傳統合同管理模式往往僅關注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監控。建立合同管理信息化系統，可為項目實現事前、事中、事后，全面、動態監管合同，例如事前審批職能明確，固化各環節審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監控合同履行狀態，合同額是合約人員填入，通過開發設計使系統自動提醒每一合同履行節點，實時自動收集進入系統的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務系統銜接、實現聯運管理。

三、合同管理信息化，可以實現開發、成本、施工、材料、財務等業務系統的聯動管理。

傳統合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業務審查以及事中與事后監管手段，導致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應業務系統。而合同管理信息化系統可以成為其他業務系統的主要互聯通道，如投資管理系統與招投標管理系統，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統緊密結合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監控企業投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務、生產等業務系統聯動。通過每個合同履行節點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務數據也可直接采集，并復核產生的財務憑證，使業務數據、庫存數據與財務數據保持一致，達到財務數據的高度統一，每個合同應付款及賬款可以迅速地反應出來，企業債權、債務更明晰，及早發現資金缺口，及時應對，這樣我們可以避免許多不必要的經濟糾紛。

四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節約管理成本。

傳統合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網絡郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發現的問題重復提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網絡實現遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節約時間，同時，文本實現網絡共享，實現了部門聯動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統，相關業務人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務中解放出來，將大部分時間投入到專業分析等業務工作中，將進一步優化管理，節約管理成本，提高經濟效益。

五、合同管理信息化能夠科學高效管理合同數據，及時反映項目經營狀況。

傳統合同管理模式中由于缺少一個系統的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關數據，也無法通過數據反映企業經營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統，可以科學高效地管理合同信息數據。項目合同中每個系統都要有預警數據線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數額達一定比例報警等等，這些信息數據多角度反映項目合同管理情況，從而及時發現和預警法律風險，能預知風險，及早制定對策，出現糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經營風險中發揮著重大的作用。

篇（8）

中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A

建筑類企業隨著社會的發展，在市場經濟環境中異軍突起，并長期保持了蓬勃發展勢頭。大慶油田工程建設公司作為油田企業中建筑業務板塊的龍頭公司，每年承接大量建筑類業務，相應的也產生很多的交易行為和合同數量。其中以建設工程合同為主，主要包括建設工程主包合同、專業分包合同、勞務分包合同以及涉及到建設工程施工的材料買賣合同。

一、公司合同管理模式

按照上級公司管理原則，我公司著重健全與完善合同組織體系和合同管理體制（包括各成員單位），對合同選商、簽訂、履行等實行全過程規范化管理。公司設立合同管理委員會，由公司主要領導為主任，各專業主管領導為副主任，機關各相關職能部門負責人為成員的合同管理委員會，公司合同主管領導主持公司合同管理委員會日常工作；合同綜合管理部門，全面負責合同的管理和監督工作；各專業部門分別是對應專業合同的主管部門，負責本部門業務范圍內合同的訂立和管理工作，實行“誰主管，誰負責”的原則；公司所屬各單位是合同具體承辦主體。

二、合同管理做法

（一）實行例會制度，解決疑難事宜：公司實行合同及招投標例會制度，以便落實責任、明晰流程、信息同步、齊抓共管、快速推進，有效解決招標、合同管理中出現新問題、疑難問題、久拖未果事宜。

（二）強化協調溝通，保證信息暢通：一是進行基層走訪，現場解決疑難問題，想基層所想，急基層所急，使問題解決在萌芽中；二是加強與上級部門聯系，及時匯報需解決事宜，在短時間內得到解決；三是與網上審批人員溝通，以電話或短信的方式及時督促公司及油田公司領導對網上合同進行審批，減少因審批滯后，造成事后合同現象。

（三）嚴格準入審查，提高隊伍質量：對新準入的承包商，一是由預選單位按公司準入規定及流程，進行初審推薦；二是公司法規部門組織生產、質量、安全、紀檢人員對承包商評價，完善承包商準入手續及資料；三是報公司承包商準入委員會批準后，納入公司承包商名錄。

三、合同管理存在的問題

（一）業主原因導致事后合同問題：公司每年都會簽訂部分外部工程合同，在辦理工程總包合同的過程中，由于業主簽訂合同的流程繁瑣，待業主蓋章將總包合同返回公司時，已過開工日期，也包括國際項目的總包合同，如與中海油公司簽訂的總包合同，中標后業主先發放中標通知確認函，并注明開工時間，施工單位依據確認函開工后，雙方人員才對合同內容進行反復磋商，合同內容確定下來至少需數月時間，造成總包合同及相關的支出類合同成為事后合同。此類合同事后非主觀因素造成，施工單位無法控制。

（二）合同前置工作（審批）滯后問題：一是生產工序流程受制約。作為油田產能建設主體，公司沒有土建施工能力，只能將土建工程分包，按照先基礎后工藝施工要求，土建完成后，才能進入工藝程序，因產能工程計劃下達較晚，工期短，并為保證油田穩產，迫于建設單位壓力，在主包合同簽訂后即入場施工，違反基建程序。

二是分包合同談判耗時間。與分包單位商談合同結算方式、讓利標準或合同金額時，為維護公司利益，防止分包工程款超付等，承辦人員嚴格控制價款，而分包單位為維護自身利益，千方百計爭取權利，拖著不簽訂合同，要求提高合同金額、降低讓利標準等，需反復磨合，耗費一定時間。

三是工程為屬地分包甲指。部分工程為屬地施工或甲方指定分包單位，指定的分包或屬地施工的分包單位，資質手續不齊全，指定專業或內容又不符合公司相關規定，此類合同只能按規定以報告形式履行審批手續，承辦人員追討資質材料或報批手續占用一定時間。

（三）合同類型多樣化導致審批延遲問題：因施工單位性質決定，公司涉及各類合同都可能發生，新增加的合同類型在簽訂時遇到如下困難：

一是管理逐步規范，許多建設單位不能簽訂的合同，要求承包單位去簽訂，如租賃臨時供電設備（帶部分材料）合同，過去我們沒有簽訂此類合同，在簽訂中由于沒有明確專業部門管理，導致合同不能正常簽訂，甚至多次溝通，仍無法得到解決。

二是有些合同是建設單位無法簽訂的合同（違規），則委托到施工單位簽訂，施工單位同樣面臨著相同局面，由于處于弱勢地位，無法回絕，只能滿足建設單位要求，使我們面臨著許多合同簽訂風險。

四、合同管理建議

篇（9）

作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東　德州　251500）

中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02

一、電力物資采購合同管理的意義

實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結算”的合同管理模式，建立上下聯動、統籌協調的物資現場服務和履約協調機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現物資管理的科學化、規范化、標準化、法制化，從而提高了企業的經濟效益，提升了企業的社會形象。

二、電力物資采購合同管理的方法

臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統為基礎，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結算業務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節點流向另一個節點，包括節點具體工作方法、工作工具等的描述以及關鍵節點、創新節點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規范化的要求。

三、物資采購合同標準化管理流程控制

1.流程控制

（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。

1）市公司下發中標結果并確定是否需要簽訂技術協議。一般來說，對于新應用設備材料、技術復雜或項目實施的關鍵設備材料，可根據需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關部門進行技術協議的簽訂。

2）如果需要則組織簽訂技術協議，由市公司負責組織，縣公司授權項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術協議。

3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統中創建采購訂單。

4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統中審批采購訂單。

5）判斷采購訂單是否審批通過。

6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權人）與供應商代表簽訂物資采購合同。

7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。

8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。

9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關資料歸檔。

（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。

1）縣公司項目主管部門根據設計變更通知單提出合同變更申請。根據項目實際要求，需對采購結果進一步補充說明或明確物資合同雙方權利義務的事項，且不造成對采購結果實質性內容進行的更改。

2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據是物資規格參數不變、單價不變，合同簽訂數量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執行，是否超過50萬元。若合同簽訂數量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。

3）判斷合同變更申請審核是否通過。

4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領導審批。

5）判斷合同變更申請審核是否通過。

6）縣公司分管領導審批通過后報省市公司物資部專工審批。

7）判斷合同變更申請審批是否能過。

8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據審批結果確定合同變更方案并通知供應商。

9）縣公司物流服務中心采購員根據合同變更方案在ERP系統內更改采購訂單或增加采購訂單。

10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統內審批變更合同或補充合同。

11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。

12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。

13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關資料歸檔。

（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統內根據采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產準備和排產計劃，按照關鍵生產節點，核實生產進度，及時協調解決生產中出現的問題。

2）供應商根據采購合同的到貨日期制訂生產計劃。

3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產節點履約跟蹤。

4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發貨和現場服務人員做好接貨準備。

5）供應商按確定的時間和方式交貨。

6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現場辦理交接手續，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。

7）確定物資驗收是否合格，相關驗收人員在驗收單上簽字確認。

8）物資需求部門與供應商辦理現場交接手續。

9）物流服務中心協調供應商按照合同規定和現場管理的要求安全、優質地完成技術服務、消缺補件、設備安裝調試等工作。

10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。

11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。

（4）電力物資采購合同資金結算管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員根據采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據。

2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據。

3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據。

4）采購物資質保期滿無質量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質保金申請，附項目單位簽字確認后的質保單和相應的收款收據。

5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質保金申請，在財務管控系統中編制物流服務中心月度現金流量預算（物資采購支出預算）。

6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統中對物資采購支出預算進行審核。

7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領導對物資采購支出預算進行審核。

9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。

11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。

2.關鍵節點及創新節點說明

（1）電力物資采購合同簽約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點既是關鍵節點又是創新節點。采購員在ERP系統內創建采購訂單，保存時系統會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統會提示并不予通過，此時由采購員聯系采購申請的創建人進入項目變更管理流程調整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質保單在系統中以統一的文本格式自動生成，這5種單據可以根據業務進展情況在不同時期打印。為簡化業務流程、提高工作效率，采購員在成功創建采購訂單后將5種單據一次性全部打印，根據具體情況分發給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據的麻煩，為客戶提供了便利。

第6）點既是關鍵節點又是創新節點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據實際情況進入物資收貨流程。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網公司物資采購統一合同文本，確保在中標結果后15日內及時完成合同簽訂。嚴格中標結果執行，合同簽訂不得更改中標結果或違背招標、投標文件實質性條款，逐步取消技術協議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。

（2）電力物資采購合同變更管理關鍵節點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。

（3）電力物資采購合同履約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點是關鍵節點。建立履約管理常態機制，實時監控供應商實際生產狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。

第5）點是關鍵節點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環節，是物資計劃執行準確率的重要因素。

第6）點是關鍵節點。物資的驗收是對物資的數量、外觀、內在質量以及有關技術資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規定；物資的驗收工作質量的好壞直接關系到整個電網建設和生產的質量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內辦理ERP入庫手續，確保計劃執行準確率達到95%以上。

第12）點是創新節點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產品質量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。

（4）電力物資采購合同資金結算管理關鍵節點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。

篇（10）

1.合同結算前法律審查是防范企業法律風險的要求。在國資委的《中央企業全面風險管理指引》中，將企業風險分為五類，即戰略風險、財務風險、市場風險、運營風險和法律風險。其中防范法律風險的重點是合同管理，而合同管理風險防范又分為事前預防、事中控制、事后補救。加強合同結算前的法律審查，是我們進行合同管理的事中防范風險的重要步驟，也是防范企業法律風險的要求之一。它能總結法律審查中的工作經驗，分析法律審查中存在的問題，找出法律風險源和法律風險點，揭示法律風險防范的重要環節，提煉出合理的管理建議，提早進行風險防范，減少事中風險、事后補救，降低合同糾紛發案率。

2.合同結算前法律審查是內部控制制度的重要環節。新版《內控手冊》增加了合同管理流程，正式把合同管理納入到了內部控制制度中，并在合同關閉環節明確要求：“合同全部履行完畢后，相關責任部門對合同完成情況進行驗收，合同主辦單位向法律事務部門申請辦理關閉手續，實行合同全過程的閉環管理”。合同結算前的法律審查是合同管理的重要控制環節，也是內控流程中重要的控制點，如果缺少了這一關鍵環節，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。加強合同結算前的法律審查，有利于節約資金，降低成本，防止紛爭，促進公司依法經營，提高資金利用率，堵塞經營管理漏洞，規范公司經營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.合同結算前法律審查是法律事務工作轉變職能的一個重要體現。合同管理是企業法律事務的基礎性工作，合同管理在企業中經歷了從可有可無到不可或缺，合同結算前的法律審查也從無到有。集團公司領導曾談到法律事務工作的定位，即管理是第一位的，服務是第二位的。面對新形勢、新任務，合同管理人員要切實轉變工作職能，在結算前法律審查過程中主動作為，加強與財務、工程造價、物資采購以及項目管理部門的溝通，在內控手冊中一般合同管理流程的指引下，細化工作流程，落實崗位責任，明確職責邊界，將審查內容和要點文本化、審查方式制度化。加強合同結算前的法律審查，不僅在這一階段體現了法律事務工作職能的轉變，而且為扎實推進法制工作三年目標計劃奠定了基礎。

二、合同結算前法律審查內容

我們按內控要求建立起了“標準化、一體化”的合同管理體系。各合同業務部門按照內控的《權限指引》、合同管理制度及審查審批的流程有序地開展工作，權限指引、審核流程程序及合同管理制度互相支撐，形成一體，成為了公司合同管理日常工作中必不可少的“說明書”。

1.合同結算前法律審查審批的流程。我們公司合同結算審查審批流程如圖：

在合同履行完畢，項目通過驗收組驗收后，達到付款條件時，進入《合同結算審查審批表》流程，首先由合同承辦單位說明每筆結算與支付的事實依據，提出建議和意見；其次是合同履行情況驗收部門審查，并簽署意見；接著是法律部門對相應的支持文件審查并簽署意見；最后才是主管領導審查并簽署同意支付意見后，辦理付款手續。每個項目根據合同的付款方式不同，進行結算審查審批流程的次數也不同，一個項目至少要進行兩次。整個流程中法律審查是領導審批前的最后一關，是在各部門審查的基礎上進行的，是為了從法律角度對付款行為的合法性與合理性進行實質性審查，堵塞經營管理漏洞。

2.合同結算前法律審查的內容。審查審批流程中法律審查時，主要審查的內容包括：承辦單位及其他相關部門意見、驗收報告或進度報告等相關的控制要件。

承辦單位及其他相關部門意見主要包括：合同履約情況說明，付款理由。如果是在質保金支付環節，主要審查經辦人提交的項目運行、設備使用情況說明，及使用單位的意見和關聯部門、財務部門的意見等。要查看是否預留質保金或提前支付質保金，要查看付款金額是否與合同金額一致。變更、轉讓、解除合同不符合約定的，合同主辦部門應當按原程序重新辦理審查審批手續。

驗收記錄根據項目的不同可分為《工程竣工驗收報告》、《物資采購驗收記錄》、《設備驗收報告》和《合同終結報告》等。《進度報告》在工程建設項目中需要支付進度款時使用，重點審查工程形象進度與進度款以及合同條款的規定是否相一致。

在實際結算中，為了保證各個合同結算準確無誤，我們建立了《合同結算（預付款）臺帳》，并在合同履行過程中隨時更新。針對大型施工合同，合同管理部門還與財務部門定期對帳，因為在實際工作中，有的已經審批同意的付款可能實際掛帳未付，有的可能未足額付款。如果兩個部門之間溝通不夠，則會造成數據不一致。

在合同結算前的法律審查過程中，可能會出現這樣或那樣的問題，為了總結經驗教訓，尋求解決辦法，我們將產生的問題用書面的方式記錄下來，及時匯報，及時與相關部門溝通，跟蹤問題的進展情況，直到問題得以解決。

三、合同結算前法律審查中發現的常見問題

1.合同的質保金條款形同虛設。在實際工作中，往往會出現一些違反內控規定和操作流程的事情，雖然合同約定了質保期和質保金，但結算時有的合同承辦人卻申請全額付款或提前支付。2012年底我們曾因工作急需購置了幾臺設備，金額不大。當時正當年底，各個部門的事情很多，這個項目經過談判確定后對方就開始實施了。一邊是合同正在線上走審批流程，一邊是財務人員催著相關人員報賬，于是經辦人在合同未正式簽訂而項目實施且發票到位后就直接找財務付款了，而且是全額支付。不僅是合同的質保金條款形同虛設，更是合同都變成了擺設，沒有起到約束雙方的目的，嚴重違反了內控規定及操作流程，出現了管理上的漏洞，造成了后期的很多麻煩，而且在設備出現問題時無法及時聯系到賣方人員進行維修，給我方工作帶來了不便。

2.付款金額與合同金額不符。在實際操作中，財務部門將同一廠商的應付款項歸集在一起，其數額是應付款項之和，雖然主體相同，但屬于不同合同。隨著時間的推移，待承辦人員請求付款時，常常是一張申請單包含了若干份合同的應付款項，出現“搭便車”的現象。這就需要合同管理人員在進行結算前的審查時，根據合同內容一一核對應付款項，要求承辦人員分合同分項辦理結算手續，否則拒絕付款。

3.合同主體相關資料變更未能及時變更。有的合同一方主體變更后需要及時辦理相應的法律手續，否則會給結算帶來麻煩，有的甚至造成法律糾紛。去年底曾簽訂一份合同，今年四月份對方公司名稱變更，直至合同結算前法律審查時才發現。此時法律人員應立即停止付款流程的審批，要求合同雙方簽訂合同主體的變更協議，或附上新換發的《企業法人營業執照》復印件、工商機關的公司變更證明，要求對方在復印件上加蓋公司登記機關的印章。否則拒絕付款。

4.與付款相關的控制要件不全。合同管理部門在進行法律結算審查時，應嚴格執行合同管理制度規定，在相關控制要件不全時，應拒絕付款。對外付款有很多相應的控制要件，比如設備采購應當有《驗收報告》，建設工程應當有《竣工驗收報告》，其他合同應當有《終結報告》。以設備采購為例，合同管理人員要求承辦人按內控管理的要件格式填寫《驗收報告》，包括設備清單、測試結果，并有驗收人、保管人和檢驗人等共同簽名；對需要操作培訓的設備，還需要有賣方技術人員對我方人員進行的操作培訓記錄。從而可以彌補由于管理上的脫節而造成的經濟損失。

5.合同履行中的各種變更需要及時確認。合同的各要素在合同履行過程中有時會出現變更，大的變更需要簽變更協議，小的變更則需要雙方及時確認，留下字據，給以后的結算帶來結算依據，避免在結算時發生爭議。

四、合同結算前法律審查的幾點體會

1.認真貫徹落實制度。再好的制度，如果沒有得到認真貫徹落實，它的價值實際上等于零。要想推進法律風險防控與全面風險管理、與內控、與日常法律工作等有效結合，推進法律風險防控進制度、進職責、進流程、進崗位，確保法律工作源頭介入、全程把關、閉環管理，加強合同履行的監督和結算管理，就必須按制度、按流程全程介入每個項目，認真對待結算前的法律審查，對合同管理制度執行情況進行全程“穿行測試”，及時發現制度執行方面存在的問題及制度規定本身的不足，糾集修正，不斷增強制度的操作性、實效性。在實踐中要養成按制度辦事，凡是制度規定的要堅決執行，還需要建立健全科學、合理的檢查評價整改考核機制，努力加強制度建設的閉環管理，提高制度執行力。