檔案數字化的重要性匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案數字化的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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0.前言

高職院校檔案管理的內容，涵蓋了招生、人事管理、圖書館信息、畢業管理等工作的信息資源，其數字化管理模式的開發，是在國家檔案行政管理部門的統一規劃指導下，借助現代化信息技術，更為科學地處置、管理檔案信息資源。關于檔案數字化管理模式的開發，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網絡和電子信息資源中心，無論是檔案的查閱和瀏覽，還是檔案的借閱和調用，都可以借助內部網絡迅速完成，大大提高了檔案管理工作的效率水平。

1.檔案數字化管理模式開發的重要性分析

關于檔案數字化管理模式的開發，其重要性可分別從以下三個方面展開分析：

1.1滿足檔案日益增長的存儲需求

隨著高職院校管理工作規模的擴大，檔案管理工作的內容越來越復雜，所涉及的檔案內容，存在重復、互補、缺失等實質性問題，而傳統檔案以紙質檔案為主，且存儲數量大有日益增長的趨勢，以手工為主的檔案管理模式，逐漸表現出管理效率低下的缺點，嚴重影響了檔案信息的共享和利用。為進一步滿足檔案信息資源的存儲需求，我們應該嘗試性改變檔案的存儲模式，其中數字化技術提供化解檔案空間存儲壓力的可能性，在各個行業當中，數字化技術完全避免了空間的限制，將原本有形的信息資源壓縮能夠無限擴大的空間中，滿足檔案日益增長的存儲需求。

1.2具有超強的存儲和壓縮能力

檔案的數字化管理，借助圖片、聲音、視頻、文字等綜合處理技術，在保證檔案圖片、聲音、視頻和文字不會失真的基礎上，經過壓縮處理，減少了存儲空間的占用，提高了檔案在網絡應用中的存儲效率，同時解決了傳統紙質檔案管理技術的限制性問題。隨著近幾年硬盤技術的發展，計算機的容量和存儲空間不斷擴大，而且成本要求也不高，這無疑給檔案數字化管理模式提供了成熟的開發條件。

1.3具有準確的數據分析能力

檔案數字化管理系統通過對檔案信息的分析，分別從宏觀、中觀和圍觀的角度，判斷檔案管理內容的真實性，總結出檔案內容中所折射出信息資源的可靠性，以便采取更為針對性的管理手法，滿足檔案存儲與利用之間的需求平衡，促進檔案管理工作健康穩定地發展。期間，檔案管理主體應該強化系統分析模式的開發，可供檔案管理信息的綜合分析，從檔案管理的角度來看，能夠為檔案信息分析提供微觀數據，然后通過檔案數字化管理的平臺，及時公布檔案目錄的信息，引導檔案管理者更快地找到所需檔案，提高檔案管理的效率水平。

2.檔案數字化管理模式開發的技術建議

在分析檔案數字化管理模式開發重要性的基礎上，我們需要明確數字化權屬檔案的內容，同時建立數字化管理系統，以及確定公開化數字檔案的管理特點，方可保證檔案數字化管理模式開發的有效性。

2.1數字化權屬檔案的內容

首先是建立高效目錄管理模式，建立高效目錄管理模式，數字化檔案除了要通過分類編目、劃分密級、歸檔權屬檔案，還必須根據需求生成檔案目錄表，以供快速查詢。同時通過設置系統的權限，將電子目錄作為檢索查閱的唯一通道，以便結合系統的服務對象，自行判斷是否允許服務對象的進入系統，并通過檔案統計功能，生成不同類別的報表，便于檔案管理工作人員快速作出決策判斷。其次是確定建檔范圍的文件材料，譬如學校在考生工作中，需要分別收集考生報名登記表、身體健康狀況體檢材料、考生登記表、考試答卷、考試成績和相關證明資料等；再次是開通檔案管理的局域網和互聯網，實現檔案管理的數字化，以便及時將各種信息錄入并公布，打破以往信息公布利用時間和空間的限制，提高檔案的共享程度。

2.2數字化管理系統的建立

首先是數據庫的開發，數據庫是任何數字化管理系統最為復雜的組成部分，尤其是檔案的數據存儲系統，要求選擇SAN 存貯系統，這種系統基于Fiber，并具有全冗余/容錯結構，以2Gbps/300MB/s的FC接口為通道，可為系統提供可靠的高性能。為提高電子檔案的安全級別，除了將檔案信息存儲在SAN系統中，還要定時進行全備份/增量備份光盤備份，而存儲和備份都可以自動化操作。如果檔案信息發生變化，檔案的增量變化可以通過動態的檔案管理系統，在檔案出現動態變化之后，直接在線跟蹤權屬的變化和更新。其次是檔案信息的錄入，在紙質檔案信息的基礎上，將檔案的資料錄入系統內，檔案資料錄入工作人員應該檢查每一卷的權屬檔案內容是否真實完整，確保錄入的準確性。再次是檔案資料掃描過程中，掃描工作人員要按照檔案中的資料排放順序，逐頁掃描，并邊掃描邊檢查掃描的效果，如果在掃描過程中發現檔案資料的缺失，要及時匯報負責人，確保整個掃描工作的無誤。最后是錄入和掃描檔案的復查，檔案資料錄入和掃描后，直接進入資料的檢查程序，檢查工作人員分組進行，第一組負責錄入資料的檢查，第二組負責掃描資料的檢查，第三組負責錄入資料和掃描資料的復查，經復查無誤后，進行資料匯總。在檢查和匯總的過程中，要注意檔案每一項信息的完整性，譬如發現掃描圖片失真或者歪斜，則要用PS軟件調整或者重新掃描。除此之外，檔案資料的備份，也是檔案數字化管理的重點，相比于傳統的權屬檔案管理模式，數字化管理存在安全性的隱患，為了避免資料的丟失，一方面要分開保管好紙質檔案，另一方面要根據檔案備份制度，將已經錄入、掃描和檢查完畢的檔案信息，用光盤、磁盤、備用主機、移動硬盤等進行多渠道備份。

2.3公開化數字檔案的管理要點

錄入、掃描進數字化管理系統的檔案，具有不同的權限級別，其中部分檔案信息可以公開化，這些檔案信息必須進行引導性管理。一方面是確定查詢的內容，可根據相關檔案信息查詢登記管理的規定，對檔案內容記載的信息，供以單位和個人公開查詢，但查詢的范圍要有一定的限制，一般情況下查詢的原則是委托許可，否則查閱他人信息的范圍將受到限制。另一方面如果涉及到當事人權利義務的房產信息，由于檔案管理部門工作的疏漏而造成信息外泄，相關部門應該承擔相應責任。

3.結束語

關于檔案數字化管理模式的開發，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網絡和電子信息資源中心，大大提高了檔案管理工作的效率水平。文章通過研究，基本明確了檔案數字化管理模式開發的重要性及方法，但鑒于不同領域檔案數字化管理要求和條件的差異性，以上方法在實際檔案管理工作中的應用，還需要結合具體檔案管理工作的主客觀情況，予以靈活地參考借鑒，以保證相關管理方法的適用性。

【參考文獻】

[1]陳麗亞.對檔案數字化建設的一點認識[J].機電兵船檔案，2014，（1）：81-82.

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）18-0307-02

0 引言

隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用于各行各業。在檔案管理工作中，運用高科技平臺，采用數字檔案將是非常科學的選擇。就目前我國的情況來看，計算機技術的普及和自動化辦公的不斷滲透，數字檔案已逐漸走入人們的視線，新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數字檔案在檔案信息化建設中的優勢發揮出來，如何正確運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理中的問題，體現其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。

1 淺析數字檔案的管理模式

從古至今，檔案一直都是存在的。檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。傳統檔案是紙張組成、存放和保管需要時間頗為不便，存放時間有限，找起來不方便。檔案數字化，從技術層面理解指的是資源數字化、存儲海量化和傳遞網絡化。數字檔案是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。現在通過掃描轉為JPG\PDF等格式將紙張電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲，并可通過索引被快速找到，可以到局域網、廣域網、單位內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高速有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。

如圖1所示：現代數字檔案管理主要是通過計算機網絡技術將紙介質檔同原始數據聯系起來，構成整體成為一個檔案信息局域網絡管理系統，再將檔案信息局域網絡管理系統，通過網絡設備和軟件，與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。

2 分析數字檔案的具體管理細則

由于數字檔案不同于以往傳統檔案，所以在管理方面也有著自己獨立的方法和步驟。當然也正是因為這樣，在檔案信息化建設過程中其重要性也相應比較明顯。通常傳統的檔案，在管理過程中比較機械，主要是管理一些文獻資料、真跡及其它原始的檔案資料不受損毀，而數字檔案，面對的最住要的問題將是信息安全，所以其在管理上有相應的調整。總體而言，現行的數字檔案管理模式主要分為以下三個層次：

其一，時代與科技的發展使檔案管理對象由傳統的紙質檔案為主，轉變為以數字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現今數字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發展，這種新型檔案載體數字檔案的出現很快能獲得政府的法律承認。因此數字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。

其二、數字檔案的管理內容包括：數字檔案的歸檔、歷史檔案的數字化、數字檔案的存儲、數字檔案的業務管理、數字檔案的交換和利用。面對新型的數字檔案，應根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各部門所產生的有保 存價值 的電子文件的齊全、完整、有效。

其三、長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性。總之，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環境，提高了辦公的質量和效率。另外，網絡世界的形成，數字檔案能夠通過網絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。

也就是說，數字檔案在管理的過程中一定是完全按照科學的步驟進行操作的，我們只要按部就班的執行下來，那么這套管理體制的優勢就可以得到最大程度的發揮，而對人們提供的便利也將有最為完美的體現。

3 剖析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

從根本上講，檔案信息化建設，主要是指通過計算機，網絡等高科技手段將傳統的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難，方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。

信息時代，現代科學技術已經廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數字檔案的選用將是其重要的一環。它是實現檔案信息化管理的必然步驟。數字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規范化來講是非常有利的。對于一個企業來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現代企業檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統的紙質檔案管理手續非常復雜，只有通過計算機網絡下的數字檔案系統才能解決工作人員的實質問題。

當然，數字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數字檔案的出現使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數字檔案在有效性和準確性上有其必然優勢。

此外，數字檔案在檔案信息化建設中還有一個優勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數字檔案高，因為數字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數字檔案的優勢顯現的非常明顯。

總的來講，數字檔案以其方便性，安全性和快捷性等多方優點廣泛應用于各種場合的檔案信息化建設中，其重要性不言而喻。

4 總結

綜合全文，數字檔案在信息化建設中的重要作用主要體現在其方便快捷和安全上，作為一名合格的工作人員，我要做的是最大限度的掌握好數字檔案的建設過程，做到在工作中及時發現問題解決問題，并從中汲取經驗指導以后的工作，當然，在此之前，我們一定要先完全理解其在檔案信息化建設中的重要作用，只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數字檔案的優勢發揮到最大。

參考文獻：

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1.1檔案信息化管理的重要意義從前傳統的檔案管理方式具有一定的局限性，實現檔案管理的信息化可以打破以前那種封閉的管理模式，逐漸走向開放，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從具備檔案保管與利用的職能向信息采集與服務職能的轉變，信息化的檔案管理模式可以實現檔案信息資源的合理配置與管理。從一個企業的發展來考慮檔案的信息化管理，檔案是決策與管理的基礎依據，當做出一些重大決定時往往都會將檔案作為一個參考內容，所以檔案對于決策的正確性有很大的影響。實現檔案的信息化管理可以做到檔案長期有效，還可以實現資源共享，所以實現檔案的信息化管理具有重要意義。

1.2檔案管理效率更高傳統的檔案方式就是從檔案的收集、整編開始一直到提供給單位利用都是手工完成的，然而隨著社會的發展信息量越來越大，所以對于檔案管理來說難度與復雜性也都有了更大的難度，因此從前的傳統管理方式已經不再適用。如今的數字檔案促進了檔案信息化的發展，實現了檔案管理的自動化與網絡化，不再像從前那樣每次使用檔案都要有很多的程序，實現信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，信息化管理的最大優點就是檔案共享，大大的提高了工作效率。其次，對檔案的檢索與查詢也更加方便，在查詢時有多種方式可以選擇，查詢者可以根據自己的要求選擇組合查詢、分類查詢、模糊查詢的查詢方式，很大程度的減輕了工作人員的負擔。數字檔案在檔案信息化建設中發揮了重要作用，通過計算機對檔案進行管理，不僅為工作帶來了便利性，而且還可以自動產生催還記錄，可以有效解決借閱者逾期不還的問題。

2數字檔案在檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案信息未能全面實現資源共享人們對于所需要信息的要求是全面、快速、標準、有效，但是在實際中卻存在一些問題導致檔案的橫向聯系堵塞，由于系統之間的溝通比較少，所以也就沒有統一的規范，直接導致檔案信息交流存在一定的困難。面對這種問題必須加強檔案之間的橫向交流，對于信息化建設之中涉及到的相關標準要經過共同的研究進行制定，多方面采取意見，并且尊重大家提出的建議，主要規范檔案管理過程中責任者的行為。根據所指定的標準統一實施，使網絡化的信息資源最終形成一個信息系統，實現檔案信息資源共享。

2.2數字化檔案管理標準規范性不夠隨著檔案管理的信息化程度逐漸加深，信息化各為其政、各取所需，沒有形成一個完整的統籌局面，對于檔案的管理工作不能做到全面考慮，導致很多數字檔案在信息化時都是走一步算一步，并沒有長遠的計劃，檔案管理人員針對檔案之中存在的問題往往都是采取邊發現邊解決的方式，信息化建設沒有統一的標準。另外，由于檔案管理的不規范，造成使用格式與數據都不統一，影響信息的接收與傳送。

3解決數字檔案在檔案信息化建設中存在問題的建議

3.1調整館藏機構推動數字化檔案建設發展由于一直以來對于檔案的管理都不受重視，所以發展受到了很大的影響，關于檔案的保存也一直沿用傳統的方式，但是對于當今社會來說信息量大并且信息復雜性大，所以從前傳統的檔案管理方式已經不再適用。必須根據社會的需求以及各個行業對于檔案管理的需求進行檔案管的結構調整，推動數字化檔案建設的發展，利用科學技術的成果對檔案管理進行信息化建設。與傳統檔案管理的模式相比，數字檔案館的功能更加強大、服務手段更加全面、并且對于信息的處理質量也要好很多，最重要的是對于信息的管理以及調用等效率都更高。進行數字化檔案館的建設可以打破使用者與檔案之間時間與空間的限制，在索取信息時可以更加快速方便的找到所需要的信息。總之，調整館藏機構推動數字化檔案建設的發展可以實現信息的共享，在進行信息化管理之后不僅可以獲取自身檔案館的館藏信息還可以獲取網絡中大量信息，對于信息的獲取更加方便。

3.2重視檔案信息化與法制化建設為了規范檔案的信息化管理，應該根據相關的規章制度要求加快檔案法制的信息化建設，以實際之中所遇到的情況作為依據，參考群眾的建議制定電子文件與規章制度，利用具有強制性的規章制度作為約束機制，從而提高信息化的建設水平。另外，還有宣傳與檔案相關的一些重要信息，完善檔案管理的標準體系，在檔案管理部門的員工應該認真學習并且熟知檔案管理局制定的信息化標準，從而提高檔案部門內部對于檔案管理的重視。另外，檔案管理局所制定的標準只是一個依據，在實際中對于檔案檔案管理的要求還應該以實際工作情況為主，結合部門本身的特點制定適合自身運行的制度。通過逐級的發展使我國檔案管理法制性越來越高，使檔案的發展更加迎合社會，促進我國信息化管理體制的發展，使其不斷走向國際。

3.3重視信息化人才的培養對于檔案的信息化管理來說不僅要具備充足的檔案管理知識，還要熟知計算機以及所使用軟件的操作方法與結構，并且對于現代化技術也要有所了解。所以檔案部門應該建立一支技術能力與職業素質兼備的信息化隊伍，檔案部門可以通過對內部工作人員定期進行培訓的法師提高他們對信息化處理的工作能力，還可以通過引進新型設備是方式增強本身的硬件實力。

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城建檔案數字化工作在我國擁有較長的發展時期，從城建檔案的形成原因上說，主要是在人們從事城市建設時，在工作中形成了一系列具有保存價值的的歷史記錄，這種檔案還有可能包括領導作出的一些重要的決策，城建檔案數字化工作的順利進行，有利于相關人員對于工作進行查考，并且也方便了科研人員進行科學研究，同時，為設備的建設提供了可靠的資料。通過對于我國城建檔案數字化工作進行一定的完善，能夠在總結我國傳統城建檔案數字化工作所存在的優勢以及不足的情況下，吸取城建檔案數字化工作的經驗，對于檔案的制度建設工作作出貢獻，以下將對我國的城建檔案數字化工作及其質量控制重要性進行深入的探討。

一、概述城建檔案數字化工作

對于我國傳統上的城建檔案數字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統的城建檔案數字化工作無法在較短的時間內收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數字化效率的落后。其二，傳統的城建檔案數字化工作沒有適應當今形勢變化的管理方式，并且，傳統的城建檔案數字化工作的服務方式僅僅立足于工作的表面，這對于城建檔案數字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個方面，傳統的城建檔案數字化工作的服務范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發，而某些城建檔案數字化工作還要求在城建檔案數字化工作中加入當地的經濟以及社會發展的因素。并且，隨著計算機以及網絡技術的發展，逐漸出現了采用多媒體文件來進行城建檔案數字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進行有效的整合，能夠對于檔案實現長期的保存。有效的多媒體文件還能夠對于當時歷史活動發生的場景進行詳細的記錄，甚至再現聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應社會的發展，加強新形勢對于城建檔案數字化工作的需要。傳統上的城建檔案管理往往具有這樣的特點，那就是檔案的建設一旦完成，城建檔案管理人員便不再對于檔案的維護負責，只有在檔案出現嚴重的安全隱患或者是質量問題時，才會由城建檔案管理人員重新對于檔案進行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實際進行是分不開的，由于這個特點，就很有可能造成城建檔案管理人員在進行檔案的建設時，不注意對于施工標準的實施，或者是隨意制定施工的規范，甚至于出現編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關系有著緊密聯系的檔案，對于檔案的歸檔也是一個難題，因為檔案歸檔所需要的環節相當復雜，一個城建檔案的項目即使能夠在最短的時間內歸檔，也需要至少半年的時間。至于檔案的建設上來說，其經歷的周期便更長。我國許多城建檔案的建設項目從施工的準備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長的時間。城建的立項不能依靠建設單位自己來完成，而是需要建設項目所在地的政府來提供保證，只有得到當地政府的批準之后，被列入投資的計劃，之后還需要當地的政府下發相應的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設，不僅如此，只有建設單位的建設項目與當地的消防標準相符合，才能夠開始檔案的建設。一個高效的城建檔案數字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對于人員的管理工作，進一步提升城建檔案數字化工作對于社會的價值，從而使城建檔案數字化工作獲得應有的發展，并且使其服務于社會，服務于人民。

二、城建檔案數字化過程中質量控制的重要性

城建檔案數字化只有實現一定的科學規范性，才能夠為社會以及經濟的發展作出貢獻。從形勢的需要上來說，城建檔案數字化工作的重要性主要體現在以下幾個方面：

(一)有助于提升管理人員的工作熱情。

做好城建檔案數字化工作不僅僅是形勢的需要，同時也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數字化工作的體系，能夠加強城建檔案數字化工作的水平，并且改善傳統城建檔案數字化工作存在的問題，開創城建工作對于城建檔案數字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數字化工作的層次，培養工作人員對于城建檔案數字化工作的熱情，促進城建檔案數字化工作向著科學化、規范化的方向發展，進而使城建檔案數字化工作實現長期的科學持續地發展。

（二）有助于衡量單位的業績以及管理水平。

城建檔案數字化工作的有效性直接決定城建檔案數字化工作的發展水平，并且還反映了這個城建工作的管理水平的高低。一個單位的檔案不僅僅記錄著這個單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對于城建工作的經營戰略進行系統性的分析，有助于協助城建工作制定科學的發展戰略。并且，科學的城建檔案數字化的方法還可以培養城建工作人員進行科學分析的水平，使分析人員看到城建工作的發展中存在的不足以及優勢。從而進行針對性的分析。對于我國的城建工作來說，要想做好城建檔案數字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統城建檔案數字化的觀念，從新時代的特點出發，大膽地對新的城建檔案數字化方案進行探索。只有這樣，才能夠對于城建工作的整體的發展方向以及城建工作的經營戰略進行精確的分析，幫助城建工作在一定的時間范圍內，實現城建工作內資源的有效合理的配置。這對于城建工作的未來的發展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數字化的方案，可以在更深的范圍內實現對于城建工作的管理效率，提升城建工作的發展空間。

（三）有利于經濟社會又好又快發展。

城建檔案數字化實際上就是對于歷史活動的一種記錄，通過對于這種記錄進行分析，可以對于檔案中的資料進行合理有效地分析，這種分析方法實際上就是一種對于檔案的基礎性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經常會體現對于經濟活動的規律，甚至是體現社會的發展方向。因此，從這個意義上來說，檔案是在經濟社會活動中一項不可多得的資源。加強城建檔案數字化工作在當前的時代中有很強的時代意義。加強城建檔案數字化工作有助于在全社會形成一種信息資源的貢獻氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對于檔案進行檢索，并且實現對于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經濟以及社會的發展。

（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。

首先，建設單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設的立項以及施工，直至最后竣工的整個過程入手，確立城市建設城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準確性。

（五）有助于制定清晰的歸檔方案。

在城市建設的項目完成之后，需要施工單位根據施工的標準來制定城市建設的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設的審核部門對于文件進行審核，審核的主要內容為城市建設的測量文件，以及城市建設的施工標準，城市建設的質量認定等等。另外，還需要審核人員對于城市建設中出現的質量問題進行把關，保證竣工文件的準確性以及清晰性。

三、結束語

綜上所述，通過對于城建檔案數字化工作的現狀以及城建檔案數字化重要性進行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數字化人員的工作熱情，促進城建檔案數字化工作發展，還可以在一定的范圍內實現城建檔案數字化工作水平的提高。提升城建檔案數字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發展水平，還可以利用合理的檔案對于城市的發展方向進行預測。

【參考文獻】

[1]韓玉梅.中外進館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學通訊,2014（05）.

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創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。

1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容

計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。

2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題

計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：

2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構

現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。

2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度

當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。

2.3檔案管理數字化建設資金不足

由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。

2.4數據庫建設較為落后

各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。

3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法

3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質

因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。

3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備

在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。

3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。

3.4加強情報監控加強計劃生育檔案的情報監控

對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。

4結語

綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。

參考文獻

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篇（6）

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

篇（7）

1.高校檔案數字化建設資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。

2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規范

高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高

高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。

二、高校檔案數字化建設問題解決對策

1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入

高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。

2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規范

建立健全高校檔案數字化建設標準和規范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，結合高校自身的發展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數據庫建設

高校檔案數據庫建設是發展高校檔案網絡的基礎，也是發展新型數據庫的必要條件。網絡環境下，“資源共享，共同發展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件。現代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。

4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平

高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。

篇（8）

一、檔案信息化與數字檔案館含義

檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。

二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析

隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。

高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。

高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。

三、高校檔案館數字化建設中存在的問題

1、觀念問題

高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。

2、技術層面的問題

⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。

⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。

⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。

⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。

四、相關策略建議

1、加快檔案標準化制定和貫標

推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。

2、重視檔案管理軟件的開發和應用

高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。

3、安全性方面的建議

數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

篇（9）

社會檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據不同的適用范圍及管理內容進行劃分。對民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個人的參保情況，同時也是維護參保者社會保險權益的重要依據，對社會個人以及我國社會保險事業的發展都具有重要的現實意義。同時我國對社會保險事業的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會保險制度，投保人數急劇增加，對社保檔案管理工作提出了較大的挑戰。我國數字化技術不斷成熟，其應用范圍也不斷擴大，在社保檔案管理工作中推行數字化管理是推進管理工作發展的必然趨勢和要求。

一、社會保險檔案管理工作的作用分析

（一）社會保險檔案信息具有重要的使用價值和參考價值。社會保險檔案管理具體而言就是對參保單位和個人參保情況的詳細記錄，主要有個人的文字信息、數據圖表以及參保單位的詳細資料。社會保險檔案管理信息具有較強的真實性、專業性，能夠真實有效地反映個體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個人使用，同時也是社會個體享有社保福利的重要依據，社保檔案管理信息具有較高的使用價值和參考價值。

（二）社會保險檔案管理工作是社會保險事業發展的重要基礎。近些年來，我國不斷加大對社會保險事業的投入力度，而與其相關的社會保險檔案管理工作也日趨完善和規范化。我國針對社會保險檔案管理工作制定了具體的法律法規，對社保檔案管理年限進行了具體的規定，并且細化社會保險檔案管理材料，針對不同類型、不同項目的參保人，實行差別收費。這在很大程度上說明了我國對社會保險事業的重視力度，并且其配套服務也日趨完善和規范，正確認識了社會保險檔案管理工作對社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數字化管理的必要性分析

隨著社會經濟的不斷發展，我國對民生事業的投入力度不斷加大，社會保險業務量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業開展的基礎，它貫穿于社會保險業務的全過程，保障社保工作順利進行。同時隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規范化、容易儲存和利用的社保檔案管理信息系統迫在眉睫。就當前而言，社保檔案實行數字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數字化管理構建的保障措施

社保檔案具有較高的社會使用價值，對我國民生事業的順利發展具有重要作用。相關政府部門應正確認識到社保檔案管理的重要性，不斷加大對社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅實的數據支持。并且我國已經全面進入信息化社會，信息技術、數字技術在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數字化管理的構建符合檔案管理工作的發展要求，下文將對社保檔案的數字化管理的實行提出具體的幾點保障措施。

（一）加大對社保檔案管理的投入力度。社保檔案數字化管理體系的構建是在一定的物質基礎上實行的，需要引進先進的信息化設備。因此相關部門一定要加大對社保檔案管理的投入力度，為數字化管理體系的實行奠定堅實的物質基礎。只有有了充足的活動資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數字化管理奠定組織基礎。

（二）建立完善的系統風險防范措施。檔案的數字化管理所生成的電子信息，既然和網絡相連接，就存在著一定的風險，這種風險不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風險觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。所以，要在檔案實施數字化管理全面分析的基礎上，積極地制定詳盡的風險防范措施，盡最大努力把風險掌控在一定范圍之內，并且及時發現和消除潛在的風險隱患，切實提高社保檔案數字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關系到參保民眾的社會福利，同時也是我國社會保險事業順利發展的重要基礎，對我國民生事業的發展也具有重要的促進作用。近些年來，隨著社會保險事業的不斷發展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰，變革傳統的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關單位應積極引入信息化技術，推行數字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會保險事業發展奠定堅實的基礎。

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篇（10）

1、檔案數字化建設缺乏資金

城建檔案數字化建設其資金來源主要是依靠財政撥款，自然而然的各地撥款也不統一，但是撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的現象，實行城建檔案數字化建設對硬件設施是有一定要求，它需要以計算機和計算機輔助設備為前提條件，只有在這個基礎之上相關工作才能夠順利開展，但是就目前情況來看應用于檔案數字化建設的計算機數量相對較少，也就是說其硬件設施不能夠滿足城建檔案數字化建設的需要，而這也是影響城建檔案數字化建設的客觀因素。

2、城建檔案數字化建設缺乏專業性人才

城建檔案數字化建設不同于其它專業，其是一個多專業、綜合性強的復雜系統工程，城建檔案數字化建設需要的不僅僅是硬件設施，而且還需要綜合能力強的綜合性人才，只有這樣才能夠滿足城建檔案數字化建設發展的需要。但是在實際中不難發現，現有的人才不能夠及時處理城建檔案數字化建設中出現的問題，甚至是出現兼職現象，人才要求不能夠與城建檔案數字化建設同步，其效用自然而然不能夠顯現出來。總而言之，人才問題與專業技術問題是影響城建檔案數字化建設的重要因素。

3、計算機及網絡系統安全問題

在傳統的檔案建設過程中，將紙張與字跡有效結合起來，既能夠保證數據的準確性，且紙質檔案保存時間比較長，某種意義上來說紙質檔案更具安全性。但是城建檔案數字化建設使用的是電子存檔，對技術設備依賴性比較強，對環境條件要求也較紙質檔案要求高，且受諸多外界條件影響，倘若出現系統問題可能重要數據就會丟失，嚴重時系統癱瘓，造成不可估量的影響。

二、解決城建檔案數字化建設面臨問題的對策

1、依據實際情況制定行之有效的計劃為更好開展檔案數字化建設創造條件

要做好城建檔案工作其首要任務是制定行之有效的計劃，進行科學、合理規劃，將大量的檔案轉化成數字文檔，當然要想做好這項工作并不在短時間內能夠完成，需要長時間不懈探索。也就要求相關工作人員做好館藏的調查工作，依據現有資料對其類型、載體、信息化情況做好數字化的規劃工作，貫穿城建檔案數字化建設的始終，從而加快城建檔案數字化建設的步伐。

2、財政部門加大對城建檔案數字化建設的資金投入

檔案館首先要明確自身定位，充分認識到城建檔案數字化建設對開展相關工作的重要性，主動爭取財政部門對城建檔案數字化建設的投入，將其投入的資金發揮實效，再者就是積極參與到政府數字化信息建設過程中，充分利用政府信息化資源從而為城建檔案數字化建設提供內在動力，在實現資源共享的同時，不斷完善城建檔案數字化建設，可以考慮對重要信息資源采取有償服務的方式，從某種意義上來說能夠彌補資金不足的問題，為檔案館全身心投入到城建檔案數字化建設中創造條件。

3、加大人才引進和人才培養力度