工程檔案的管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇工程檔案的管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.

Keywords: engineering materials; Project files; management

一、工程技術材料管理

(一)工程技術材料的重要性及存在的管理問題。

工程技術材料具有備查與追究事故責任的功能，它是記錄并反映了整個工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結束這個過程中逐步形成的。因為工程技術材料具有的可備查性，所以管理好工程技術材料顯得尤為重要。

現階段，很多工程單位的工程技術材料的編制及審核中還存在很多不符合規范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術負責簽名并不真實等等問題。那么工程技術材料的可備查性就大打折扣，技術材料的價值更無從談起，當然也就不能作為質量事故分析的佐證。

(二)工程技術材料管理的突出問題及改進建議

(1)工程技術材料真實性存疑

隨著電腦的普及發展，很多領域依賴電腦進行日常工作的單位企業越來越多，現在很多工程技術材料都是在電腦中進行編制并完成的（包括技術負責人簽名、質量驗收記錄及實測偏差值）。利用電腦編制工程技術材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術材料若稍加改動就可以套用在其它的工程項目上，近而技術材料的真實性得不到有效的保證。因此，工程技術材料的編制必須嚴格按照相關行業規定由工程材料技術負責人進行手寫。

另外，在實際的工作中，工程技術材料由工程材料整理員代簽的現象較為普遍。這樣一來，如果出現質量事故，那么相關責任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術材料的相關負責人必須認真負責，明確負責，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術材料的核對員要認真核對，發現若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評。

(2)工程技術材料的質量存在問題

由于管理不嚴加上檢查不力等等因素，很多時候工程單位不能把好技術材料的質量關。往往都是在迎接檢查時，工程單位通知材料員到現場臨時編制如原始數據、記錄、驗收表等等。因此，建設單位要加大對工程技術材料的監督和管理，不符合行業規范的堅決不能出具合格試驗報告。

(3)人們對工程技術材料管理重視不足

實際工作中，人們對工程技術材料管理的認知停留在編寫和歸檔上。如果工程當時遇到問題，人們往往慣性的找到參與設計建設的人員來了解回憶，然后根據建設人員的回憶推定相關技術問題，或是憑著“經驗值”來推定技術問題。不出現重大質量問題都不會去查證技術材料。因此，要建立起對工程技術材料的重視，不要等出了事才調出材料用來分清責任，應有效的利用工程技術材料來為建設保駕護航。

二、工程檔案管理

(一)建立工程檔案管理

工程檔案不僅是建筑規劃及使用、建筑改建、擴建的重要依據，更是工程負責查證的重要法律依據，同時它更是工程建設的潛在生產力。目前，隨著工程建設的飛速發展，工程檔案越來越受到人們的關注和重視，當務之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發展與建設中一個重要環節，不可缺少。相關部門一定要引起高度重視。相關部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統一管理，由專門的檔案管理員來負責管理工作。

(二)提高檔案管理人員的業務素質

管理―――顧名恩義，強調“管”與“理”兩方面。針對于檔案管理，在實際的工作中不能忽視“管”，但同時更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡單的分裝入庫就算完成任務，更要注意科學的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時快速的調檔以便查證。而在實際工作中，不難發現檔案管理人員對檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識與經驗相當的缺乏。在建筑工程發展如火如荼的今天，對工程檔案管理員的要求也非常嚴格，有關檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時相關單位還要對工程檔案的管理人員定期進行工程檔案管理有關方面的培訓、相關問題及標準的講解，加強管理人員的專業知識，以此保障工程檔案管理人員的業務理論水平和實際操作能力。

(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責

“工程合同制”、“工程項目法人制”、“工程監理制”等等制度的建立體現出人們對超前控制手段的認識與利用。這些制度在為工程管理規范化上起到了促進的作用，同樣的，其制度也對工程資料檔案管理提出了更嚴更高的要求，其制度對工程檔案管理人員的責任與義務的要求進行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業務水平計入考評范圍。

(四)建立同步化管理，加強對檔案管理的過程控制

檔案管理部門應與基礎建設部門建立工作上良好的聯系制度，同步掌握工程建設中的動態。在工程建設開始時就要向基礎建設部門的主要負責人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時建立文件等的登記制度，遵照基礎建設的各個程序的各個階段文材料的自然形成規律，保證文件與文件間的聯系，對于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應根據基礎建設方文件的特點，給予指導，主動向工程項目資料員提供幫助，指導其進行對檔案的初步分類與組卷。同時，根據工程的進度，工程檔案管理員會同工程項目資料員一起與工程監理工程師進行有效的溝通，交流意見，統一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環節脫節，理解不統一，近而相互推諉責任的現象。如果在工作中，在檔案的管理上出現爭議，要馬上反應給基礎建設方的負責人并解決協商出解決辦法。由于工程檔案在實際工作中會出現檔案文件等調閱頻繁，因此基礎建設部門必須建立嚴格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進行中，不僅可以保證隨時調用工程檔案進行查閱，在這基礎上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。

(五)把好工程檔案文件驗收關

驗收前，基礎建設部門應要求工程有關方（包括施工方、設計方、監理方等）進行檔案資料的自查。對工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現場進行指導，實際指導操作，講解有關工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對提交上來的工程檔案文件進行審核，主要從準確性、系統性及完整性上嚴格要求。最后由總負責人簽字確認歸檔。這樣的優點在于分清責任，形成準確的責任制。

三、工程檔案、工程技術材料的管理同重同抓

工程技術材料管理、工程檔案管理，在整個工程中占有同樣重要的地位。它們為備查、明確工程質量責任提供重要而準確的數據。在實際工作中必須嚴格遵守工程技術材料管理、檔案管理的有關規范，確保真實與準確性，為工程的建設保駕護航。

參考文獻：

[1]魏鋒.建筑工程施工技術管理探討[J].建筑經濟,2008,(S2).

[2]方梅.要加強施工技術材料的管理[J].浙江檔案,2009,(01)

[3]陸玉田.淺談建筑施工企業成本管理[J].蚌埠黨校學報,2009,(01).

篇（2）

水利工程檔案如實反映了水利工程建設管理的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據，對于水利工程的安全運行和充分發揮效益至關重要。水利工程檔案的管理是一項系統化的長期工作，在水利工程管理中占有重要的地位。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是工程建設、管理的真實記錄，具有憑證和依據作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。

一項水利工程從立項、設計、施工、竣工驗收，到運行、養護、維修、改造，一直到拆除，要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節，還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會給工程帶來隱患，甚至引發重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時，檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。

2 水利工程檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革:隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入，水利工程建設項目管理體制發生了重大變化，招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉變職能，行政審批進行改革，系統清理、修訂了部分規章和規范性文件，使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。

2.2 對檔案管理的重視不足:水利工程檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作，需要給予高度重視。但現實中一些水利工程項目的建設單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性，或不舍專職檔案工作人員，或雖有專職人員但管理責任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設、管理造成重大負面影響。

2.3 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差:有些單位檔案管理規章制度不健全，或雖然建立了相關的規章制度，但沒有形成有效的管理和監督機制，，檔案規章制度形同虛設，在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大，導致部分檔案不能及時歸檔，使得水利技術檔案得不到豐富和發展，影響了技術檔案質量的進一步提高，也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解，增加了工程安全調度和消除險情的難度。

2.4 管理人員素質偏低，檔案專業人才缺乏:在水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規和制度，熟練掌握網絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。

基層檔案人員多為兼職，多數檔案人員整日忙于文件收發和日常事務的處理，無暇顧及技術檔案管理工作的研究和檔案管理現代化的開發利用。部分檔案管理人員對水利工程建設、管理等業務知識了解較少，有的甚至不了解技術檔案整理標準，對技術檔案管理缺乏及時、有效、準確的指導，從而導致了管理人員對水利技術檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動性和盲目性。

3 加強水利工程檔案管理的對策

3.1 構建科學適用的檔案管理體制:做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。

建設單位在工程建設初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。在工程建設后階段，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。

管理單位要建全檔案工作規章制度，按照“統一領導、分級管理”的原則，將水利技術檔案資料的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到基層單位有關領導和人員，納入相關的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領導，有專職檔案員，有檔案管理制度，技術檔案整理歸檔應當規范統一。還應結合單位實際情況，不斷完善水利技術檔案管理工作的各項規章制度，提高可操作性。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質:水利工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業技能，精通檔案業務，同時，要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，當好使用者的參謀;培養良好的職業道德和心理素質;提高法律意識，做到依法治檔;塑造復合型人才，既要有較高的檔案管理專業能力，又要精通計算機應用和網絡信息管理，還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。

篇（3）

Abstract: the municipal engineering archives is municipal engineering construction practice of records, is also a miniature of the city development. With the rapid development of municipal construction, strengthen the municipal engineering file management of necessity and realistic significance has. In this paper, the municipal engineering archives problems is expounded, and put forward the measures.

Keywords: municipal engineering; File management

中圖分類號：TU99 文獻標識碼：A文章編號：

前言

城建檔案工作線長、面廣、點多、事雜，看似平凡卻并非易事。其中每年的市政工程報建、驗收，都須跟蹤服務，項項對接，件件入檔，繁復瑣屑的工作憑的是求真務實、精益求精的精神。而對于市政工程檔案的后期服務(主要是施工方對已備案的檔案查找個別要件，復印蓋城建檔案館的印章之后另有它用)、年度統算、審核、統一收費與檔案的分類整理、編制條碼、建檔入庫則環環相扣，不能有半點疏漏，否則，市政工程檔案的收集便功虧一簀。如何做好市政工程檔案管理，以下分別對市政工程檔案的作用以及存在問題進行了闡述，提出措施，以期提高社會經濟效益。

一、市政工程檔案的作用

市政工程檔案是城市規劃、建設和市政設施管理的重要依據。隨著城市現代化建設速度的加快，城市的基礎設施建設也在不斷地更新和發展，所有的規劃都必須建立在現有市政設施基礎之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。市政工程中類似給水、排水、燃氣、城市防洪及照明設施等隨著現代化進程的加速，為使城市景觀更加優美，市政工程現在大部分實現了地下建設。如果沒有準確、系統的市政工程檔案，維護工作無異于盲人摸象，根本不可能得到有效開展。可以說市政工程檔案是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛，是工程維修和城市管理者高效應對突發事件的有力依據。只有以市政工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能避免浪費和損失。

市政工程檔案是保證市政工程質量的重要組成部分。市政工程檔案是工程前期規劃審批、工程建設質量控制、以及工程后期改、擴建的依據。在向國際大都市邁進的過程中，許多城市越來越重視市政工程檔案的質量。為加強市政工程建設的管理，國家早就出臺了相關法規和政策，明確規定了工程檔案在工程建設中的重要地位，將檔案驗收列入了工程驗收的重要環節，促進工程質量的提高。

市政工程檔案是城市建設經驗的積累，是進行城市建設技術儲備的手段。建筑物實體和市政工程檔案構成了城市建設活動的主要成果。衡量一個城市市政工程技術的標準之一，應當是它擁有高質量的市政工程檔案資料數量，這就在一定程度上標志著他擁有比較雄厚的工程技術基礎。高質量的市政工程檔案可以真實全面地反映市政建設的全貌，可以極大地提高市政管理的水平，最大限度地提高建設效率。

二、市政工程檔案管理存在的問題和措施

市政工程檔案質量問題。隨著城市建設的發展，市政管理日趨科學化規范化，城市管理者對市政工程檔案的管理也越來越重視。但目前很多地區和單位市政工程仍然存在著重建設、輕管理的現象，與此相伴的便是市政工程檔案資料的不規范、不齊全，甚至還出現了造假現象，大大影響了市政工程和工程檔案的質量。

市政工程檔案管理問題。建設單位存在著對市政工程檔案工作不重視的情況，造成檔案管理機制的不健全。市政工程檔案管理分散，缺乏一套完整的現代化信息管理機制，對工程建設的約束力也在不斷地弱化。另一方面，檔案管理人員缺乏專業知識訓練，管理水平低，服務意識差，工作往往處于被動應付狀態。歸檔手續不完備，影響到工程文件使用的合法有效性。簽字不全、漏蓋章，代人簽字等現象，以及一些隨意性的修改時有發生，如果不加以甄別、規范，將會給今后市政檔案的利用帶來不便，甚至造成損失。

市政工程檔案利用問題。目前在一定程度上還或多或少地存在著忽視市政檔案利用的問題。某些城市，由于沒有在工程開工前查閱市政工程檔案或者南于市政工程檔案不齊全，地下管線在施工中被挖斷，造成局部地區停電、停水、停氣的事故不斷，有時甚至釀成火災、水淹、爆炸等災害，給人民生活造成極大不便，同時也影響了城市環境和社會形象。這種現象隨著城市的大規模建設日益惡化，而且隨著時間的推移問題將更加嚴重。

三、提高市政工程檔案管理質量的對策

要建立健全市政檔案管理機制。市政工程建設由于工程量大，涉及方方面面，往往一個項目是由參加建設的各方共同完成的，其檔案工作因此也較為復雜，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個過程需要建設、設計、施工、監理、采購等多單位密切合作，才能形成較為完整的檔案。因此，理順機制，明確職責，是做好市政工程檔案工作的基本保障。

要建立健全相應法規和內部管理制度。市政工程檔案管理要從源頭抓起，建設工程伊始，就要在每個工程項目管理部設立專職檔案員，負責該項工程的檔案工作，并要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。城市管理部門檔案室應負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查，確保市政工程檔案的收集工作與市政工程建設同步進行，并依據相應規定，將工程檔案工作作為市政工程驗收的考核內容，檔案驗收要具有實行一票否決權，未按要求提交規范齊全的市政工程檔案的建設工程，或提交的檔案質量不符合要求的市政工程，有關部門將不予驗收，承建單位要負主要責任并限期整改直至達到歸檔要求。在日常城市建設中，對因未利用已有市政工程檔案而盲目開工建設，對城市造成不良影響的，給市民帶來不便的建設項目，應追究施工單位主要領導責任。通過上述措施，可以提高市政工程檔案意識，提高市政工程檔案的利用率質量，進而達到提高市政工程質量的目的。

篇（4）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

城建檔案是國家極具利用價值和潛在開發價值的重要資產，是國家重要的經濟資源，管理好、利用好城建檔案資源將對社會經濟發展產生巨大的推動作用。工程設計類檔案是城建檔案的重要組成部分，同時也是設計院（所）的主要檔案，它的收集完整、系統、齊全是檔案工作的基本要求，是充分發揮城建檔案憑證依據、查考、科技儲備作用的前提。但是，由于許多地級市中小型工程設計單位存在檔案材料不齊全、不完整，掉檔、漏檔時有發生，直接影響了城建檔案的質量，為檔案的利用帶來很大的局限性。因此，有必要分析工程設計檔案收集工作中存在的不齊全、不完整的問題及原因，探討提高工程設計類檔案歸檔率及完整率的有效方法。

1、工程設計檔案收集工作中存在的問題及原因分析

目前，據不完全統計，中小型設計院（所）工程設計檔案歸檔工作存在相當嚴重的不完整現象，表現為建設周期長、時間跨度大的設計項目檔案材料不完整、丟失；部分設計文件材料長期滯留在設計人員個人手中，破壞了科技文件材料自然形成的成套性，導致歸檔資料殘缺不全，很難收集；電子文件沒有統一規范的管理模式，處于自發形成和保管狀態，散落在設計人員手中，造成電子檔案損壞、失效、散失等，破壞了電子文件的系統完整性，以至無法提供利用，或利用范圍狹窄，只能是業務人員之間互相傳閱，效率低，無法實現科技檔案資源的充分共享。

主要原因在于（1）制度的問題:檔案管理系列制度不健全,執行制度不嚴格，致使歸檔工作無章可循，具有很大隨意性。（2）人員的問題：領導不了解文件歸檔的必要性，不重視歸檔工作，缺乏督導；工程設計人員或受傳統小生產習慣勢力影響，或是擔心資料被他人丟失，或是無時間整理，或是不明確歸檔范圍，將文件資料據為已有，取用方便，不及時清退；檔案人員有畏難情緒，不積極主動收集和督促清退文件，未提供快捷有效的檔案檢索服務，使得技術人員寧愿自行保管文件資料，隨時取用。（3）硬件設備的問題：由于計算機存儲容量有限，建設周期長的大型面目在項目后歸檔電子文件時，新產生的電子文件不斷覆蓋舊的電子文件，或計算機系統故障，造成電子文件不完整；此外，計算機病毒、硬件故障、人為誤操作、其他不可預見性因素都會造成電子文件損壞、丟失，很難與紙質文件保持一致。

2、如何提高工程設計檔案歸檔完整率

當前工程設計文件材料收集工作中存在著歸檔不完整的諸多問題，違背了城建檔案系統、完整的固有規律，影響了工程設計檔案的質量和使用價值，提高工程設計文件材料的歸檔完整率是必要的和緊迫的。針對問題存在的原因，可以從制度、人員、方法幾個環節著手，逐步提高工程設計檔案的歸檔完整率。

2.1建立、健全檔案制度

要做到工程設計檔案歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔目的、時間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關部門有章可循。為增強歸檔制度的權威性和約束力，應依據《檔案法》等有關法規制定。歸檔制度一經建立，則嚴格執行，以發揮實效。

規定明確、詳細的歸檔范圍。依據國家檔案局、建設部頒發的歸檔范圍的相關規定，結合工程設計活動的特點，制定明確、詳細的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前題。歸檔范圍應適度，從工程設計的整體概念出發，根據工程設計中形成文件材料的種類，把握重點，兼顧全面，明確、詳細地規定出各個設計階段的歸檔范圍。

建立逐級管理責任制。責任制是加強工作責任心、提高效率、保證秩序的一項有效措施，要想收集一套系統完整的檔案資料，首先工程設計人員要有較強的檔案意識和責任感，積極配合檔案人員進行檔案歸檔工作；其次檔案管理人員要經常深入到工程設計實際中去，注重了解工程設計的速度，在工程設計進入新階段前，就下步工程檔案的歸檔問題及時提醒有關領導和科技人員注意，并提出具體的歸檔要求。建立由主管總工――檔案管理人員――室主任――項目負責人組成的逐級管理責任制，把歸檔工作落到具體人員的崗位職責，可以使檔案收集工作跟上工程設計工作的每一環節，避免遺漏設計活動中形成的文件材料。

編制歸檔通報制。每年的總結通報上一年的歸檔情況，對質量好、歸檔率高的項目組予以表揚，同時批評歸檔率差的項目組，此外向全院員工通報檔案室工作的成績和不足，通報結果與設計人員的項目承包獎、設計評優獎掛鉤。編制歸檔通報是一種很好的檔案管理制度，一方面，以其公開、公正的方式在員工中形成一種主動清退設計文件、積極配合歸檔工作的風氣，并對缺乏檔案意識、不主動清退設計文件資料人員形成一種無形的壓力；另一方面，其合理地運用經濟原則，結合物質獎勵與懲罰，加強對工作設計文件材料形成、積累的監管，促進歸檔材料的完整、準確、系統。

階段定期歸檔制。按預可行性與工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工及竣工驗收不同設計階段相應的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔。原因在于基本建設是按照一定的程序依次進行的，大、中型工程項目設計的周期性較長，時間跨度大，相關人員變動也較大，如不分階段歸檔，大量的科技材料長期積壓在形成部門，對生產業務部門是一個很重的負擔，而且不利于維護有關文件材料的完整和安全。

隨時歸檔制。針對時間緊，任務重的項目，設計人員要加班加點工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無法滿足需要，這就要求建立隨時歸檔制，加快節奏，提高效率，變定期歸檔為隨時歸檔。

2.2樹立檔案意識，提高檔案服務質量

提高工程設計文件材料的歸檔完整率，僅僅建立起完善的檔案管理制度是遠遠不夠的，只有在工程設計人員中普遍樹立檔案意識，提高檔案專業人員的服務質量，才能自覺嚴格執行檔案管理制度，形成主動清退文件與優質服務的良性互動。否則，一切制度都是空談，為此應做好以下幾點：

加快提檔速度，改進服務態度。科技檔案管理的目的是提供利用，對于科研人員，時間就是成果，所以，檔案人員應以最大限度縮短用戶查找檔案信息時間為已任，加快提檔速度，改進服務態度，耐心、熱情，解除工程設計人員的思想顧慮。

變“你來我查，你用我找”式的被動服務為“科技檔案參考咨詢”式的主動服務。以科學技術檔案為依據，積極發揮科技咨詢和科技參考的作用，具體應做到，采用先進的檔案檢索工具與方法，開展對新的科技檔案信息的報道和交流，以目錄、簡介等形式及時向有關部門和人員宣傳、介紹；實行開架閱覽，使密級低的檔案直接與用戶見面；積極進行檔案資料的綜合分析利用，根據不同的利用需求，整理出二、三次檔案文獻，主動提供給利用者。

2.3采用靈活多樣的檔案收集方法

采取靈活多樣的工作方法，多途徑、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環節。平時注意了解本單位各個時期、各個方面的工作內容、特點、程序、產生文件的情況，做到收什么、向誰收、何時收、怎么收等心中有數，這樣就能有針對性地檢查督促文件材料清退歸檔，堵塞文件散失的漏洞。

健全文件材料收集網絡，平時由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導、督促、檢查項目組檔案收集情況，保持與工程項目組的密切聯系，待工程設計結束時很快立卷歸檔。

2.4利用專業檔案館的人才優勢

各中小型設計院（所）可利用專業檔案館的人才優勢，為各設計院（所）提供全方位，多層次的服務。專業檔案館是市政府所屬的科學文化事業機構，所有工作人員都具有檔案管理的專業知識，可針對各專業部門的要求，提供檔案收集、整理、分類編目、建立利用臺帳服務，達到城建檔案可直接入庫保管并提供利用的目的，減少有關部門因人員緊，工作繁忙，專業知識欠缺引發的檔案管理工作薄弱的現象。

3.結語

綜上所述，只要建立起規范的檔案管理制度，樹立檔案意識，提高服務質量，采取行之有效的檔案收集方法，就可以逐步提高工程設計檔案的歸檔完整率，充分發揮工程設計檔案憑證、查考、科技儲備的作用。

篇（5）

1引言

臨汾市總人口434.5萬人，其中農村人口250.3萬人，占總人口的57.61%。全市山多川少，十年九旱，水資源嚴重不足，水資源總量15.2億m3，人均占有水資源量380m3，呈現出人口多、用水量多、水資源量相對少的特點，水資源供需矛盾相對突出。為保障農村飲水安全，近年來，臨汾市把解決農村飲水作為一項重要工作常抓不懈。到2010年，全市建設各類農村飲水工程3743處，基本解決了農村人口的飲水問題，實現了農村飲水安全全覆蓋。之后開展了提高農村群眾用水標準工程建設，進一步提高水質標準，提高自來水入戶率。截至目前，全市飲用自來水（包括簡易自來水）人口占到農村人口的94％。農村飲水安全工程作為重要的民生工程，投資規模大、建設時間長、建設地點分散、單項工程小而多，決定了農村飲水安全工程檔案資料具有數量多、資料分散、收集管理難度大的特點，因此，做好農村飲水安全檔案工作是一件復雜而系統的工作。

2農村飲水安全工程檔案工作重要性分析

2.1工程檔案是維護管理農村飲水安全工程的第一手資料臨汾市農村飲水安全工程點多面廣、戰線長，全市4819處農村飲水工程，其中單村供水工程就有3519個，占飲水工程總數的73%。工程使用過程中一旦出現問題，在對其維護、維修、改造過程中，工程檔案就是必不可少的依據和憑證。2.2工程檔案為今后農村飲水安全工程建設提供參考和借鑒在解決農村吃水問題上，臨汾市經過了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標準提高等幾個階段，每個階段工程建設都有不同的技術要求和側重點，完整的農村飲水安全工程檔案，為今后提高工程設計質量提供了參考和借鑒，也是開展農村飲水安全工程學術研究、持續進行工程建設的寶貴資料。2.3工程檔案是保障農村群眾安全飲水的重要依據在自然和社會環境影響下，自然災害、突發事件難免發生，也可能對農村飲水安全工程產生不同程度的影響，要避免或減少其影響，保障農村群眾飲水安全，就必須分析研究工程檔案中的數據和結論，提前預防和有效解決自然災害、突發事件產生的影響。同時，工程檔案還是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據。

3主要做法

在農村飲水安全工程項目實施中，根據實際情況，形成了一套檔案收集管理模式，力爭為工程提供一份翔實可靠的檔案材料。3.1工程實施前期的資料收集工程前期文件材料主要有項目投資計劃、資金文件、批復、會審紀要、實施方案、變更設計及批復、法人建立文件、項目公示、招標公告、招標文件、中標通知書等。3.2工程施工期間的資料收集施工文件材料主要有項目劃分申請、報告、批復、單元工程質量評定表、隱蔽工程驗收簽證，水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料，砂漿、混凝土試件檢測報告、施工日志，工程工藝、設備材料、管材合格證、設備合格證等。此外還包括開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯合計量單、完工結算書及支付證書等監理文件材料。3.3竣工驗收及運行管理資料收集竣工驗收文件材料主要有建設管理報告、施工管理報告、監理報告、質量評定報告、資金支付資料、財務決算報告、審計報告；工程運行管理資料主要有受益戶統計表、移交清單、試運行報告、工程管護制度、管護協議、水質化驗報告等。3.4根據工程特點做好檔案資料整理由于農村飲水安全工程量小、數量多，單個工程很難裝訂成一本，因為一個批次的很多程序都是同時審批的，包括資金下達、方案審查、招標、設計、施工、監理、質量監督等，這些資料應批次裝訂，避免資料重復，但裝訂時注意對每個工程進行編碼，一個工程對應一個編碼，以方便工程準確快捷的通過編碼將其找出。檔案裝訂應按照水利部頒發的水利工程建設項目文件材料檔案管理規定實施。同時，由于農村飲水工程檔案使用頻率高，不要用檔案盒裝，最好用硬殼紙當封面，用線捆扎封邊裝訂。3.5嚴把檔案資料收集管理環節在工程檔案收集管理中，要本著“對過去負責、為現在服務、替未來著想”的原則，確保各類檔案資料的規范性、完整性和準確性。對接收的建設管理類、勘測設計類、建設監理類、施工管理類、竣工驗收類等工程建設檔案，管理辦法、管理制度、用戶協議、安全責任書等運行管理檔案，工程建設、水費收繳與使用等財務檔案，各類配件、管材出入庫登記等物資檔案，分別進行分類、整理、編目、裝盒、入庫，做到整齊規范，排列有序，查找方便。

4檔案管理存在問題

4.1對檔案資料收集管理工作重視不夠農村飲水安全工程是一項重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有關單位大多認為其重點應突出解決好工程設計、建設工期、工程質量和工程效益上，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導致工程檔案管理工作相對滯后，檔案的系統性、準確性得不到有效保障。4.2檔案收集管理專業人員缺乏在農村飲水安全工程項目建設中，檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術人員或兼職人員，有的甚至是臨時抽調，身兼數職，缺乏檔案專業知識，對工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規和制度，很難適應工程檔案收集管理工作需要。專業檔案管理人才更是奇缺，在一定程度上影響了農村飲水安全工程檔案管理工作。4.3工程檔案資料不齊全由于農村飲水安全工程前期工作距離實施時間跨度較大，往往哪個部門形成的檔案資料就保存在哪個部門，甚至保存在承辦人手中，信息不容易掌握，導致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農村飲水安全單項工程規模較小、施工技術難度不大，對施工單位資質要求不是很高，多為資質較低的施工企業，對工程檔案資料的收集管理水平參差不齊，導致施工資料不規范、不完整。同時個別資料還存在不完善、不完整情況，存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖，簽字手續不齊全等問題。

篇（6）

某空管工程建設指揮部成立之時，負責建設的領導就意識到檔案管理重要性，從建立健全檔案管理組織機構入手，選好配齊檔案管理人員，制訂具體制度。一是在指揮下成立檔案工作領導小組，由一名指揮部領導分管，統一協調檔案管理工作，負責領導工程檔案質量審核、竣工驗收工作。設立專職檔案員，在各部門確定一名專業技術人員擔任兼職檔案員，參建單位必須明確一名領導分管檔案工作，確定一名專（兼）職檔案員，建立集中統一的工程檔案管理網絡。二是制訂具體措施。根據空管工程進度表，制訂出的工程項目檔案工作計劃，規定了檔案管理的基本原則，基本工作程序，在措施當中，規定出檔案管理的基本思想，人員構成，各階段的檔案收集標準，有收集檔案的表單，以及監督責任。做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

（二）下發分局基建檔案管理暫行辦法，做到工程建設檔案管理有章可循

根據單位工程建設任務重，檔案管理工作復雜，及時下發（分局基建檔案管理暫行辦法）共五章四十四條，系統規范工程建設、規劃、設計、施工、管理、改建、擴建和維修等方面檔案管理工作，明確工程項目各個階段檔案管理的職責和操作規則，為新機場空管工工程項目建設檔案管理提供基本依據，也成為檔案管理人員學習基本材料。

（三）及時對檔案管理人員進行專業應急培訓

在檔案工作領導小組成立后，指揮部對專兼人同進行摸底，發現很多兼職人員檔案理論基礎薄弱，經驗不夠。馬上組織力量進行專題培訓。請檔案專職人員講課，請上級和地方工程管理檔案專家講解，對專兼職人員外派培訓，組織檔案人員到工程檔案管理先進單位交流學習，通過系統培訓，指揮部專業兼職檔案管理人員素質明顯增強，在后來工作中，對出現不同問題的處理能力明顯增強，對工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。

（四）在工程建設檔案管理中引入PDCA管理循環

空管安全工作有一套質量管理體系，在質量管理中，一線人員普遍熟悉PDCA管理循環原理和作用。加上檔案管理人員都來自一線，指揮部領導把現代PDCA管理循環引入到檔案管理中。一是做好檔案管理計劃。明確此次空管工程建設項目多，大小系統多，涉及面廣東，規定檔案收集范圍，收集時間，及達到的質量標準。在實施階段，根據各個項目的階段性計劃，分步驟量化指標。在檢查階段，對計劃完成情況及時檢查。在指揮部檔案管理小組自查基礎上，再請上級檔案管理部門統一檢查。在針檢查出來的情況，進行系統分析，對階段性檔案管理完成好的項目組，進行經驗總結，好的做法，在指揮部內進行推廣。對沒有達到階段目標的項目組，下發通報，并下達整改通知，進行相應的經濟處罰，同時對存在的問題自動轉入下一個PDCA循環。引入PDCA循環后，檔案管理呈現出目標清晰、操作規范、標準提高等良好局面。

（五）全過程監督管理是做好空管建設檔案管理重要經驗

以某新機場建設為例，空管工程建設項目，從2005年預可研開始，到2012年建設投入運行，歷時七年，在這漫長過程中，工程建設檔案管理全過程參與。

一是預可研、規劃、設計階段，檔案管理提前介入，體現一個“早”。在空管工程建設指揮成立前，當時檔案管理部門就提出具體意見，明確規定分兩步走，有關涉及空管建設前期的檔案管理工作，由單位檔案管理部門臨時抽調人員負責，指揮部成立后，由指揮部成立相應小組負責，過程的銜接由單位檔案管理部門負責。單位檔案人員對前期的檔案管理采取個別輔導，過程跟蹤，及時收集整理整理，成熟一批，整理一批。

二是有了專門檔案管理小組。單位檔案管理部門專職人員介入時，體現一個“實”。檔案管理人員和指揮部專職人員經常深入現場進行及時的指導，加強與各項目組檔案兼職人員溝通交流，及時提醒他們注意工程檔案材料的收集工作，對已竣工的檔案資料，完成一項，復查一項。

三是對存在問題的整改體現一個“嚴”字，在檢查過程中，對發現的問題，堅持原則，嚴格要求，提出具體整改通知，規定完成整改的時間及質量要求。

四是在項目檔案基本完成后，及時組織全面審核檢查，體現一個“全”字。在空管項目建設基本完成后，單位檔案人員和指揮檔案小組人員，組成聯合檢查，主要為局方組織竣工檢查打基礎。這次檢查，涉及項目多，檢查內容多，時間跨度大的特點。

新機場空管工程建設檔案共有：綜合類：25卷，招投標類129卷，基礎類17卷，設計類46卷，施工類194卷，監理類，20卷，校飛試運行2卷，共計：433卷。通過大家共同努力，新機場空管建設工程檔案順利通過竣工驗收，受到單位的表揚。

（六）做好工程檔案管理經驗總結，供后面建設參考

新機場空管工程建設完成后，檔案管理部門對此工程建設檔案管理工作進行全面總結。一是要求各專職兼職檔案管理人員寫出檔案管理工作報告，對完成情況進行自我評價。二是由單位檔案管理部門，系統總結建設過程中檔案管好工作的基本經驗，對存在問題認真分析，提出改進措施，對后續空管建設的檔案管理提出具體要求。

二、小結

1.建設單位領導重視是做好空管工程建設檔案管理工作前提。

2.有明確法規規范是做好空管工程檔案管理的基本依據。

3.有一支專業檔案管理隊伍是做好空管工程檔案管理的基礎。

4.科學管理制度（PDCA管理循環）是做好空管工程檔案管理的手段。

篇（7）

工程檔案信息化建設是現代工程檔案管理發展的必然方向，實現工程檔案管理的信息化，不僅能夠提高工程檔案管理效率和準確性，還能夠提高工程檔案管理的服務質量，幫助企業實現對資源和能源的優化配置，從而發揮檔案信息在工程建設全過程管理中的作用。

一、工程檔案信息化建設的重要性分析

（一）工程檔案信息化建設有助于提高工程檔案開發和利用效率

工程檔案信息化管理對提高工程檔案管理水平的作用是顯著的，我國現階段工程檔案管理水平不足是客觀存在的。改革_放以來，我國建設工程行業的高速發展，對工程檔案管理水平的要求越來越高。傳統的檔案管理方式和方法，已經無法滿足現代建設工作對檔案管理工作的新要求。為了適應現代檔案管理工作的要求，必須不斷推動工程檔案管理信息化建設，提高信息化建設水平，使工程檔案管理向著科學化、規范化和制度化的方向發展。而工程檔案信息化建設有助于這一目標的實現，有助于提高工程資料收集整理的全面性和資料管理的科學性，有助于幫助企業更深層次的挖掘工程信息和資料的價值，實現對建設檔案和信息的深度開發利用，幫助企業提高行業核心競爭力，并推動整個建設行業的發展。

（二）工程檔案信息化建設有助于促進工程檔案資源共享

21世紀是個信息爆炸的時代，信息互聯網技術已經成為推動社會發展和進步的重要引擎。建設工程作為人類改造和利用自然的重要工程，其行業發展對社會和經濟的發展意義重大。在信息時代背景下，建設行業的發展已經離不開信息資源，而建設企業想要在行業競爭中獲得發展空間，在激烈的國內外行業競爭壓力下，必須實現相互間的戰略合作和優勢互補，從而形成集群效應，促進國內建設行業的共同發展。檔案管理信息化系統借助互聯網技術，能夠幫助企業實現資源和信息的共享，幫助企業與其他企業構建更加穩固的戰略同盟關系，從而最大化的發揮行業競爭優勢，在國內外行業市場中獲得更大的市場份額。

（三）工程檔案信息化管理能夠促進建設工程行業的發展

我國近年來建設行業發展迅猛，但由于技術、經驗、人才的缺乏，與西方發達國家的企業仍然有一定差距。在經濟全球化背景下，國內建設行業想要發展，必須拓寬視野，向發達國家的優質企業看齊。而實現工程檔案管理信息化，是與發達國家優質企業拉近距離的必要措施，也是提升國內建設行業整體競爭力的必要手段。為了解決我國技術、經驗和人才不足的問題，必須加強工程檔案管理信息化建設，使整個建設行業能夠實現資源共享，共同進步和發展，不斷提升建設行業的技術水平和技術經驗，為未來我國建設行業的科學發展打下基礎。

二、工程檔案信息化管理的實施策略

（一）提高對工程檔案信息化管理的重視

工程檔案管理信息化建設相比于傳統的檔案管理工作，不僅是工作方式上的改變，還涉及到整個管理流程的變革。建設企業在推進檔案信息化建設中，需要投入大量的人力、物力和財力，正因如此，很多企業在投資和改革面前，為了短期的經濟利益，對檔案信息化改革不夠重視。為了進一步促進檔案管理信息化建設，企業就要加大對檔案信息化管理的重視，不僅要求各企業能夠積極應用檔案信息化管理技術，還要求在設備上、人員上和制度上為檔案信息化建設作出保證。只有配齊信息化設備，加強檔案信息化管理人才的培養力度，并給與可靠的政策支持，才能有效推動建設檔案信息化改革的步伐，為企業的發展打下基礎。

（二）加強檔案信息化管理制度建設

建設企業在檔案信息化管理制度推進中，由于缺乏經驗、技術和人才，往往存在著照抄和照搬其他企業管理制度的現象。但每一個企業，甚至每一個項目都有著各自的特點，這種照搬的管理制度根本無法發揮作用。想要實現檔案信息化管理的建設，首先要從制度上給信息化管理的實施提供環境，進一步健全和完善制度體系，加強檔案信息化管理的科學性、規范性和有效性。這就要求建設企業從自身實際出發，將工程檔案管理信息化的內容、流程、制度等形式固定下來，并完善運行機制，在項目中不斷微調和完善，保證工程檔案信息化管理能夠有章可循。

（三）打造工程檔案管理信息化專業團隊

這就需要建設工程企業必須高度重視檔案管理人才建設，引進和培訓一批既懂檔案管理、 又懂信息化的檔案管理人才，為工程檔案信息化管理奠定人才基礎。除此以外，企業還可以和相關學校建立戰略合作關系，通過專業定向培養為企業培養一批符合崗位要求的檔案管理人才，保證企業發展過程中人才儲備質量和數量。

篇（8）

1公路工程檔案管理的重要意義

1.1為公路建設工作決策提供有力的資料支撐

公路工程建設在竣工驗收后，仍要做長期和持續的工作，在整個過程中，需要做出許多決策部署，而這些決策部署對公路工程建設的發展非常有利。公路工程檔案管理工作是對公路工程建設各個階段信息資料的匯總和收集，并做出有針對性的研究和決策。通過一系列的技術手段和應用措施，進一步保證公路工程的安全可靠。

1.2及時準確發現工程建設各環節發生的問題

公路工程是一個龐大的工程體系，各個環節都非常重要，如發生任何問題都要及時加以解決。在公路工程設計、招投標、施工及竣工等各個環節中，都要加強掌控和監督，避免相關問題的發生。然而，有許多問題都不是浮于表面的，而是要通過各方面的信息整合，對資料長時間的觀察和積累，對一些問題隱患進行分析研究，從中找到潛在的問題或發生問題的真正原因，再制定出科學合理的解決方案和措施，避免問題的擴大化和造成不必要的損失。

1.3進一步提高公路工程管理水平

公路工程管理包括施工工程管理、成本預算管理、安全工作管理等，這些都是公路工程管理的重要組成部分，這些管理工作制度非常嚴格，為了達到管理目標，必須設有責任制度和考核評價等方式來檢驗管理成果。然而，這些管理工作也是連續動態的一個過程，在不同的階段，用不同的考核形式來檢驗管理的效果，這是非常必要的。如果單獨定期對每次考核進行單純的數據信息統計，勢必會造成人力、物力和財力上的浪費。定期的考核制度會略顯僵化，極可能造成準確性無法得到有效保證。為避免這一后果的發生，又不用耗費很多的精力，就得通過檔案管理工作把這些信息收集和積累好，為公路建設隨時提供準確詳實的參考，進一步提升公路工程建設管理水平。

2公路工程建設檔案管理中出現的問題

近些年來，公路管理部門加大了對公路工程管理檔案的建設力度，各種細則和規定不斷出臺或審核通過，使公路工程管理檔案工作質量得到了進一步的加強和提升。然而，從效果上來看，公路工程管理檔案工作仍然存在著一些突出的問題和矛盾。

2.1思想上對公路工程管理檔案工作不重視

一些建設工程單位、施工監理單位及施工驗收審核部門在對公路工程項目建設時，對公路工程檔案的整理、收集及管理不夠重視，主要表現為:在一些施工工程項目的建設過程中，施工單位的領導者只關注工程質量、工程投資建設、工程進度完成情況及安全施工建設方面，并能在工作中建立起一整套的質量安全管理制度和體制，而對工程檔案工作僅是在各種例會時順便提到或強調一下，重視程度還遠遠不夠。在具體落實工程檔案工作時，也只是不在檢查的時候不布置工作，不到竣工時不歸檔，這種思想還比較嚴重。這種現象造成了工程檔案的收集整理不夠及時有效，影響了工程施工檔案的建設和質量的提高。

2.2對工程檔案管理工作支持和投入不到位

在一些工程項目建設管理中，不少單位對于工程管理檔案工作不設置相關的職能部門，甚至不安排專人專項負責，僅使用一些兼職人員，導致檔案整理工作不夠及時或前后不一致等現象和問題的發生。如果沒有建立一整套正規的工程檔案管理體制，工程檔案管理會處于一種少人管理和問津的狀態，這對工程項目建設及工程檔案管理、收集和整理等工作非常不利，其結果必然會影響工程施工的質量建設。

2.3檔案管理人員的工作積極性不高

檔案管理工作是一件日常性的管理工作。從工作性質和任務來看，工程檔案管理工作呈現任務量較多、工作頭緒繁瑣等。因為工程檔案管理工作并不產生任何經濟效益，所以，許多單位盡量壓縮這項工作的開支。對于一些專業技術人員，檔案管理工作意味著工作量大，枯燥乏味，對專業技術水平能力提高沒有幫助，所以，造成專業技術人員兼職檔案管理崗位的積極性和工作熱情不高。

2.4工程檔案管理工作中缺失補辦資料問題時有發生

在工程檔案管理過程中，由于檔案管理的特殊性，一道工序所需要的資料可能有數十張紙的內容。隨著施工工程的開展，所需資料會越來越多，數量種類又多又雜，不少的項目資料并不是跟著工程的進度同步完成的，許多資料是在工程施工完成后進行的，所以，就可能人為地造成資料的缺失或補辦等問題，出現工程數據與實際情況不符等現象。有些工程檔案的建立只是為了工程竣工驗收，并沒有任何的實際價值和意義，更不能作為以后的維修和養護參考依據。

3對公路工程檔案管理的創新設想

在認真研究工程施工建設項目的管理體系后，對于在公路工程檔案管理問題上出現的新問題和新情況合理地摸索出一套既符合公路工程實際，又符合公路工程檔案管理工作現實需求的解決措施及方案，確保運行工程檔案管理工作的規范、系統。

3.1把規范檔案工作納入單位發展規劃

把工程項目各類人員的職責都列入工程建設的計劃之內，把每項公路工程建設的規劃都完整地記錄保存下來，建立健全檔案管理制度，嚴格執行和落實檔案工作程序，設立項目管理部門負責檔案資料的保存及管理工作，把檔案管理列入各項工程建設體系的重要管理內容。

3.2審核規范程序

施工單位要對每項工程的施工檔案進行自檢。單位主管領導和負責人對工程檔案資料的準確性和完整性進行嚴密的審查、審核，并簽署意見，確保檔案資料的真實與完整，并能夠反映工程的全貌。而工程項目的法人必須對檔案管理的全部資料進行嚴格審核把關，發現有不合格的文件資料要及時責令有關部門進行完善和修正，確保承包單位向項目法人單位及時送交完整和系統的檔案信息文件。這些審核把關措施，可保證項目建設中檔案文件的收集及整理工作，促使各個項目建設有序進行，最大限度地避免項目完工后再進行突擊完成所帶來的不便。

參考文獻:

［1］付偉強.淺談公路工程檔案管理［J］．管理世界，2016，(09):25－28.

［2］劉麗，劉碧林.公路工程技術檔案管理存在的問題及對策［J］．中國新技術新產品，2010，(13):253.

篇（9）

Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.

Keywords: highway engineering; file; management

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

公路工程檔案是反映交通發展的重要的歷史記錄，是各級公路管理狀況的鏡子，是工程建設的見證，是工程質量的反映。可以說，對公路工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設本身的重視。因此，重視和加強公路工程檔案管理工作，對公路建設事業有著極為重要的意義。

一、思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

三、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

四、公路工程檔案收集要系統完整

公路工程收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統本單位領導職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程的文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、協調活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:1、是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現代化建設服務。

五、公路工程檔案的軟件、硬件建設

要做好公路工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件“——隊伍的建設,又要抓”硬件“——辦公設施的建設,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建設。打造高素質的檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者、守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養,陶冶自身情操,以自己的博學以及良好的職業道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。

要加快檔案室硬件的建設,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建設逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案,服務于交通事業和社會其他部門。

六、及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年

[2]徐英浩《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J]，工海煤氣，2004

篇（10）

一、引言

隨著我國經濟和社會的飛速發展，其中的自來水管網工程建設規模也在增大。自來水管網工程涉及面比較廣，包含管網維修、改造、擴建等等，由于工程建設需求的擴大而帶來的管網圖紙檔案等量也非常大，這就給自來水管網工程的檔案管理工作帶來了挑戰。當前，我國很多地方的自來水管網工程檔案管理中明顯存在著更新速度緩慢、管理手段落后以及檔案信息的分享交流不充分等一系列突出問題，從而極大地阻礙了后續管網的改、擴建和管理維護工作，基于此，本文結合筆者的實踐工作經驗，提出了對自來水管網工程檔案資料的補漏、檔案管理制度的完善、檔案管理的信息化建設等一系列行之有效的措施，希望可以為同類的實踐提供一定的參考價值。

二、當前自來水管網工程檔案管理中存在的突出問題

（1）檔案資料更新速度慢

我國經濟的飛速增長帶動了城鄉一體化進程的加快，而城鄉一體化進程的加快也帶動了基礎設施的建設需求加大，就使得對其中自來水管網的改建、擴建變的頻繁。在這些排水工程的建設中，其中很大一部分都屬于小工程，臨時組成的施工隊便可以完成。而管網的管理單位也單純從經濟利益出發，并不重視這些檔案資料的形成，使得現有的檔案資料不能完全反映管網建設的實際情況，從而給未來的管網維修管理帶來一定的困難。因此，應該采取有效措施保障檔案資料的更新速度。

（2）檔案資料管理手段存在弊端

長期以來，我國很多地方自來水管網工程的資料的管理，多是采用手工管理的方式，由于信息化手段的匱乏，對于自來水管網的檔案圖形和數據資料往往存在于紙質的媒介之上。傳統的紙質媒介不同于信息化保存手段，在高頻率的使用下，容易發生破損現象。一旦發生破損現象，要想進行修復就變的困難重重。而且，由于資料數量眾多，在進行后續的工程建設中，給相應的查詢和統計工作帶來不變。因此，有必要改變傳統落后的人工檔案資料管理手段，提高工作效率，提高檔案管理服務水平。

（3）檔案管理難以適應城鄉發展一體化的發展

自來水管網施工在城鄉發展一體化中，屬于基礎設施，在原有城市中有些已經納入了統一規劃管理，因此，應該有自來水管網的準確圖紙及資料。但是對于新城的發展，卻難以在城鄉一體化中尋求檔案管理的平衡點。這就可能造成一些施工單位不查清施工地段的自來水管道現狀就野蠻施工，導致自來水管道斷裂。因修路和建房導致自來水管道拉斷、錯位、鉆孔、破裂，是自來水管網損壞的重要原因。因此，要采取合適的措施將自來水檔案管理納入到城鄉一體化的規劃之中。

三、完善自來水管網工程檔案管理的有效措施

（1）做好自來水管網工程檔案資料的補漏工作

鑒于當前城鄉一體化加快所帶來的道路擴建等工程，造成原有自來水管網工程檔案資料中的圖紙及數據的失效或者誤差的現狀，有必要針對當前自來水管網工程檔案資料進行一次全面的普查工作，重點對自來水管網工程的檔案資料進行補測、補繪和補全。從而進一步完善自來水管網工程的檔案基礎資料，為未來的系統化和標準化的檔案資料管理打下基礎。由于自來水管網工程檔案資料的長期不齊備，很容易造成老城區現有改擴建工程進度的延后，因此，尤其要重點對老城區區域的檔案資料進行完善。

（2）對自來水管網工程檔案管理的制度進行完善

對自來水管網工程檔案管理的制度進行完善顯得尤為必要，具體來說，首先，供水公司應將檔案工作納入議事日程，明確業務的主管部門，并把自來水管網工程檔案質量作為考核的主要指標之一，與經濟效益掛鉤，以確保自來水管網檔案管理工作的順利開展。其次，建立以檔案機構為中心的檔案管理網絡，配備素質較高的專職檔案人員，根據規范性文件，完善自來水管網工程竣工檔案的驗收移交手續，保證自來水管網工程竣工資料的真實、準確和完整。

（3）健全自來水管網工程檔案管理的信息化建設

采用信息化手段對自來水管網工程進行檔案管理可以有效改善傳統人工紙質媒介管理的種種弊端。筆者認為，可以結合當前應用較為廣泛的GIS系統技術，也即是地理信息系統的英文簡稱，其是結合了計算機圖形技術、數據技術的信息化技術，在自來水管網工程檔案管理中可以將管網的信息和文字化的屬性數據結合在一起，對其進行數字化建設。在建設的數字化自來水管網工程檔案管理系統中，一方面可以對新增和新改的信息數據實時反映，以保證檔案資料的實時準確性，另一方面，還可以按圖與屬性的關聯，以多維方式襯托管道的

地圖、相關屬性、周邊情況、運行管理中的動態記錄及運行分析，得出決策意見。這種信息化手段的采用，可以大大方便自來水管網的日常管理和維護，在遇到突發事件時，可以結合該系統做出迅速的響應以及決策支持。

（4）將自來水管網檔案管理納入城鄉一體化的規劃范疇

最后，應該講自來水管網檔案管理納入到城鄉一體化的規劃范圍之內，而其中針對自來水管網工程檔案管理工作不能僅僅存在于施工之后，而要貫穿在施工的全過程之中，以保證自來水管網工程檔案的完整性。具體來說，首先，要提升檔案編制人員的整體素質，檔案編制人員不僅要對工程的施工進度進行充分了解，而且必須準確和清晰地繪制竣工圖紙；其次，要保證工程檔案資料記錄的準確性，同步性和完整性，尤其在工程施工過程中的隱蔽工程、工程驗收、材料合格單以及設備說明書等進行仔細記錄。在工程完工后，要保證施工人員能夠及時向檔案編制人員進行施工檔案資料的移交；第三，工程檔案圖紙要隨著城鄉一體化的變化而及時更新，比如，如果管網的參照物發生變化時，要及時進行標注，以方便未來的維護和管網。

四、結語

綜上所述，自來水管網工程檔案的管理工作對于管網后續的改擴建以及管理維護等工作具有重要的作用，應該提起重視。筆者認為，在自來水管網工程檔案管理工作，需要在建立健全相應的檔案管理制度的基礎上，采取現代的信息化管理手段，以進一步提升自來水管網工程檔案管理的服務水平。

參考文獻

[1]朱焱，趙強，李楠.淺析供水管網普查建庫[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2010（05）

[2]劉慶，張中禹.淺談自來水工程的經濟投資[J].水利科技與經濟.2009（07）