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時間：2023-06-30 16:08:58
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇不動產(chǎn)登記檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
2.1 檔案交接難度較大
在原有的不動產(chǎn)登記檔案管理模式中，不同類型的檔案是由不同部門進(jìn)行管理的，包括國土、住建房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等，檔案管理職權(quán)比較分散。要想實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理，就需要將這些部門分屬管理的所有檔案集中到一起，這就要求完成檔案的順利交接。而在交接檔案過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案遺失、損壞現(xiàn)象，尤其是存儲時間的較長的老檔案，極易出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，難以保證檔案資料的完整性，影響了檔案交接的順利進(jìn)行，檔案交接難度較大。
2.2 檔案整合難度較大
檔案的科學(xué)整合，也是當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理中亟需解決的問題。不同部門在管理不動產(chǎn)登記檔案時，所用管理模式、管理機(jī)制、管理系統(tǒng)等都存在較大差異，并且在對檔案類型進(jìn)行劃分時所用分類標(biāo)準(zhǔn)也是不一樣的，并沒有統(tǒng)一、規(guī)范的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在對檔案信息進(jìn)行整合時，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔混亂現(xiàn)象。同時，不同地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案管理水平參差不齊，規(guī)范管理工作存在嚴(yán)重的不平衡現(xiàn)象，落后地區(qū)仍然以紙張作為檔案信息載體，檔案信息載體類型不統(tǒng)一，整合難度較大。
2.3 部門合并難度較大
原有檔案管理部門自身運(yùn)行機(jī)制的完整性，使得部門合并過程中困難重重。在不動產(chǎn)登記檔案分散管理時期，各個管理部門在長期實(shí)踐工作中都制定了符合自身特?c的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較完善，管理部門運(yùn)行機(jī)制比較成熟。在不動產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理模式下，只要求將管理職責(zé)進(jìn)行統(tǒng)一，沒有對其他管理職能的整合進(jìn)行明確規(guī)定，每個管理部門都希望能夠保留原有管理職能，在部門合并過程中經(jīng)常表現(xiàn)為不主動、不配合，并且還容易出現(xiàn)管理職權(quán)沖突現(xiàn)象。
2.4 專業(yè)管理人才稀缺
專業(yè)管理人才稀缺，是影響不動產(chǎn)登記檔案管理成效的主要原因之一。不動產(chǎn)登記檔案具有動態(tài)性、法律性、嚴(yán)謹(jǐn)性等特點(diǎn)，其管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，對工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有著較高要求。但是，當(dāng)前很多檔案管理人員缺乏對不動產(chǎn)檔案管理的深刻認(rèn)識，存在敷衍、懈怠等不良工作現(xiàn)象，對檔案管理專業(yè)知識掌握不足，難以承擔(dān)起不動產(chǎn)登記檔案管理重?fù)?dān)。再加上不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量的不斷增多，所需要的檔案管理人員也越來越多，人才需求方面仍存在較大的缺口。
3 不動產(chǎn)登記的檔案管理改善措施
要想提高不動產(chǎn)登記檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)更加理想的管理效果，就需要從工作現(xiàn)狀出發(fā)，針對其中存在的問題提出有效的改善對策，為該項工作的科學(xué)、有序開展提供保障。
3.1 制定檔案交接規(guī)范流程
檔案的順利交接是轉(zhuǎn)變不動產(chǎn)登記檔案管理模式過程中，需要克服的第一個問題，通過制定規(guī)范的檔案交接流程，可以確保后續(xù)管理工作的順利進(jìn)行。首先，國土資源部門應(yīng)制定統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記檔案交接方式，包括檔案信息整理、移交及保存方式，對檔案交接條件進(jìn)行明確規(guī)定，只有符合標(biāo)準(zhǔn)后才可以進(jìn)行交接。其次，還需要明確固定檔案交接具體時間，保證檔案交接的有序性。同時，檔案交接需要由專業(yè)人員完成，并提供辦公所需場所，為檔案交接的順利完成提供基礎(chǔ)保障。
3.2 加大檔案信息整合力度
檔案信息整合是不動產(chǎn)登記檔案管理中的一項重要工作。首先，應(yīng)該制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不動產(chǎn)登記檔案具體內(nèi)容，對其進(jìn)行科學(xué)劃分，確保歸檔的科學(xué)性、規(guī)范性，避免出現(xiàn)檔案分類混亂現(xiàn)象。其次，不動產(chǎn)登記檔案信息應(yīng)逐步向三位地籍及房產(chǎn)方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)圖文一體化，將文字形式檔案與圖像形式檔案進(jìn)行整合，以權(quán)籍調(diào)查結(jié)果為依據(jù)，明確不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)具體歸屬情況。除此之外，還需要加快各地區(qū)不動產(chǎn)登記管理平衡發(fā)展，提高檔案管理整體水平，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的順利整合創(chuàng)造有利條件。
3.3 構(gòu)建部門協(xié)同配合機(jī)制
不動產(chǎn)登記檔案從分散管理到統(tǒng)一管理的轉(zhuǎn)變，需要將多個部門進(jìn)行合并，這就需要構(gòu)建部門協(xié)同配合機(jī)制，確保檔案管理模式轉(zhuǎn)變的順利完成。國家應(yīng)該針對不動產(chǎn)登記檔案管理工作的科學(xué)開展頒布完善的法律法規(guī)，明確不同管理部門管理職能的重要性，從法律層面對部門整合進(jìn)行強(qiáng)制約束，并派遣專業(yè)人員進(jìn)行監(jiān)督審核，落實(shí)檔案管理部門合并情況，提出指導(dǎo)性的工作意見。同時，還需要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，制訂科學(xué)有效的統(tǒng)一計劃，清楚劃分檔案管理責(zé)任，促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理的快速實(shí)現(xiàn)。
3.4 加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度
一、不動產(chǎn)登記檔案管理的主要作用分析
1.是不動產(chǎn)物權(quán)狀況的有效證明文件
現(xiàn)在的社會是一個法律社會，任何事情都需要遵守法律規(guī)范。人們的法律意識也逐步增強(qiáng)。近些年來，人們對不動產(chǎn)登記的了解越來越多。而不動產(chǎn)的物權(quán)具有比較強(qiáng)的排他效力，因而只要是涉及到物權(quán)相關(guān)的法律，都必須遵循“在同一特定不動產(chǎn)上不能有相互排斥的多個物權(quán)同時存在”的原則，這也是不動產(chǎn)登記中需要注意的一點(diǎn)。首先，我們需要肯定的一點(diǎn)是，不動產(chǎn)檔案登記是通過國家行為表現(xiàn)出來的結(jié)果和最高的證據(jù)效力，這也為后續(xù)不動產(chǎn)權(quán)人查詢相關(guān)的不動產(chǎn)信息奠定了條件。現(xiàn)實(shí)生活中經(jīng)常存在很多的與不動產(chǎn)有關(guān)的糾紛，這些糾紛問題的最大根源就是不動產(chǎn)權(quán)的歸屬。而這些可以通過之前的檔案登記進(jìn)行有效地核查，從而便于糾紛為的解決。不動產(chǎn)登記相較于現(xiàn)階段的不動產(chǎn)證書，人們往往更加傾向于不動產(chǎn)登記。當(dāng)二者的信息顯示不一致時，人們會通過不動產(chǎn)登記來驗證信息。由此可以看出，不動產(chǎn)登記檔案逐漸成為了人們默認(rèn)的重要的證明文件。
2.不動產(chǎn)檔案是全部檔案的主要構(gòu)成部分之一
在我國的檔案管理部門，涉及到的檔案種類各種各樣。但是不同類別的檔案由于各方面的要求不同、功能不同，在管理的時候也會不同。建筑行業(yè)的發(fā)展，人們對房屋不動產(chǎn)的認(rèn)識越來越深入。二十一世紀(jì)以來，房價的快速上漲，使得很多的人加入到炒房大軍中。而這就涉及到了物權(quán)的一個問題。市場上的房產(chǎn)交易過于頻繁，與此相關(guān)的安全問題也逐漸凸顯出來，引起了人們的廣泛關(guān)注。在開展不動產(chǎn)登記時，不僅可以豐富檔案的內(nèi)容、改善檔案的館藏結(jié)構(gòu)，還可以提高社會的檔案意識，從而擴(kuò)大檔案工作的影響力。不動產(chǎn)檔案登記成為了檔案登記管理中的重要組成部分，同時也為其他的檔案管理奠定基礎(chǔ)。
二、加強(qiáng)不動產(chǎn)登記的難點(diǎn)和相對應(yīng)的措施分析
在開展不動產(chǎn)登記時，需要嚴(yán)格按照相關(guān)的法律程序，按照既定的流程，登記必要的信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理。但是在實(shí)際進(jìn)行不動產(chǎn)登記時，通常因為不動產(chǎn)自身的原因，加之上一些人為因素的干擾，導(dǎo)致不動產(chǎn)登記工作的開展遭受阻礙。
1.不動產(chǎn)登記檔案管理的交接問題和對應(yīng)措施分析
在進(jìn)行不動產(chǎn)登記檔案管理時，需要全面記錄與不動產(chǎn)相關(guān)的信息。我國的不動產(chǎn)登記通常都是由專門的工作人員負(fù)責(zé)。但是由于一些制度的問題，如果出現(xiàn)崗位工作人員調(diào)離崗位或者因為其他的問題，會導(dǎo)致不動產(chǎn)登記管理檔案在移交、備案和承接檔案過程或者環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案遺漏、混亂無序的狀態(tài)。在后續(xù)的查閱過程中必然會出現(xiàn)很多問題，甚至引?l一系列的不動產(chǎn)物權(quán)糾紛。因此，相關(guān)部門針對這一問題，也陸續(xù)制定了相關(guān)的措施。首先，為了進(jìn)一步完善檔案登記管理體系，要結(jié)合管理的實(shí)際需求制定完善的檔案移交、查閱和備案制度，從多方面考慮不動產(chǎn)查詢過程中可能出現(xiàn)的問題。杜絕因為檔案工作人員的工作移交而帶來不必要的麻煩。其次，針對不同類別的不動產(chǎn)檔案進(jìn)行整合，區(qū)別對待，有序地進(jìn)行區(qū)分，并設(shè)定相應(yīng)的管理位置。在檔案登記管理系統(tǒng)中進(jìn)行有效的劃分，幫助人們對不同類別的不動登記進(jìn)行區(qū)分。最后，有效的利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，充分實(shí)現(xiàn)各類信息的整合，以現(xiàn)代化的管理手段來登記不動產(chǎn)，逐步提高日常的工作效率。
2.不動產(chǎn)登記的范圍廣、存儲空間小等問題及對應(yīng)措施分析
2不動產(chǎn)登記檔案管理工作開展的現(xiàn)狀分析
不動產(chǎn)包含的內(nèi)容比較廣泛，其中包括了土地、房產(chǎn)、礦產(chǎn)、農(nóng)林資源等等，以往不動產(chǎn)登記分別由不同部門負(fù)責(zé)實(shí)施。因此，在實(shí)施過程中，登記流程、登記機(jī)制、相關(guān)材料都各有標(biāo)準(zhǔn)，并不統(tǒng)一，隨著新的不動產(chǎn)登記制度實(shí)施，當(dāng)前我們在進(jìn)行不動產(chǎn)登記制度時，統(tǒng)一由國土部門負(fù)責(zé)實(shí)施。對不動產(chǎn)登記檔案管理工作來說，由于以往登記實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)和流程都不一致，因此其檔案資料管理難度較大，無論是信息錄入，還是檔案整理，都有較大工作量。所以，需要在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對整個不動產(chǎn)登記檔案資料進(jìn)行整理。事實(shí)上，不動產(chǎn)登記檔案管理工作在整合過程中面臨巨大整合壓力。首先，原涉及不動產(chǎn)登記的各個部門都有相關(guān)機(jī)構(gòu)，而目前只是進(jìn)行業(yè)務(wù)整合，并沒有對部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一整合，這就使得不動產(chǎn)登記工作量加大，但人員并沒有增長。其次，業(yè)務(wù)整合難度大，缺乏可供借鑒的經(jīng)驗。盡管通過了相關(guān)業(yè)務(wù)整合文件，但是從根本上看不動產(chǎn)登記制度尚在實(shí)施初期，因此缺乏必要的檔案管理經(jīng)驗。最后，原有檔案資料信息整合難度大。不動產(chǎn)登記檔案管理涉及的內(nèi)容眾多，且歷史資料較為復(fù)雜，在實(shí)施不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度之后，也需要對以往的相關(guān)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總、整理，但客觀上講，想要有效整理這一信息，難度極大。晉江市國土資源局在實(shí)施新的不動產(chǎn)登記管理制度時，在停止實(shí)施舊的登記制度的同時，提出簡化不動產(chǎn)登記資料，優(yōu)化檔案信息管理工作開展的效率和質(zhì)量。而2016年4月18日之前合法合理頒布的各類不動產(chǎn)權(quán)屬證書仍然有效，這客觀上反映了晉江市不動產(chǎn)登記制度實(shí)施過程中，對相關(guān)檔案資料工作的有效調(diào)整。
3不動產(chǎn)登記檔案信息管理工作的作用價值
實(shí)施不動產(chǎn)登記制度的主要原因在與隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷成熟，當(dāng)前各種不動產(chǎn)資源交易頻繁，這就使得不動產(chǎn)權(quán)屬更換頻繁，因此需要通過實(shí)施相應(yīng)的登記制度，通過檔案資料信息，實(shí)現(xiàn)對權(quán)屬人權(quán)益的有效保護(hù)，而不動產(chǎn)登記檔案就是該項工作實(shí)施的客觀產(chǎn)物，通過有效開展不動產(chǎn)登記檔案信息管理工作，能夠有效記錄不動產(chǎn)的交易情況及相關(guān)信息，從而為不動產(chǎn)交易提供最客觀、最全面的憑證，這就為不動產(chǎn)正常流轉(zhuǎn)提供了充足保障。此外，不動產(chǎn)登記檔案是證明不動產(chǎn)物權(quán)所屬最具權(quán)威的資料。不動產(chǎn)的物權(quán)具有排他要求，因此在某一具體不動產(chǎn)上，不能存在互相排斥的多個物權(quán)。所以，從法律上明確了不動產(chǎn)登記檔案中所記載的內(nèi)容具有唯一和具有法律證據(jù)效力的特點(diǎn)。因此，我們可以將不動產(chǎn)登記檔案作為不動產(chǎn)交易過程中，信息查詢的權(quán)威來源。同時，不動產(chǎn)登記檔案中的信息就成為解決不動產(chǎn)交易糾紛和矛盾的最客觀數(shù)據(jù)。最后，有效開展不動產(chǎn)登記檔案信息管理工作也是現(xiàn)階段我們在資源節(jié)約型社會建設(shè)的客觀要求，目前無論是申報土地開發(fā)，還是相關(guān)資源開發(fā)，都要經(jīng)過統(tǒng)一的不動產(chǎn)申報，通過系統(tǒng)化整理相關(guān)資料，能夠為整個申報工作提供有效依據(jù)，避免低效開發(fā)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
4構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案信息管理機(jī)制的具體策略
事實(shí)上，不動產(chǎn)登記檔案并非全新內(nèi)容。隨著我國不動產(chǎn)登記制度改革不斷推進(jìn)，原有不動產(chǎn)登記制度中，較為分散的登記現(xiàn)象得到一定改善。只是其以往存在過程中，都是以單一的形式出現(xiàn)。隨著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的實(shí)施，構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案信息管理機(jī)制就極為必要，這不僅關(guān)系到不動產(chǎn)登記制度實(shí)施效果，同時也關(guān)系到人們的具體權(quán)益。因此我們必須在結(jié)合時代特點(diǎn)基礎(chǔ)上，積極探索構(gòu)建符合時代特點(diǎn)、滿足機(jī)制建設(shè)要求的檔案信息管理機(jī)制。以晉江市不動產(chǎn)檔案信息管理機(jī)制創(chuàng)新為例：首先，要豐富檔案館藏場所，構(gòu)建物質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相一致的管理機(jī)制。在統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)上，要確保及時將各項信息實(shí)現(xiàn)電子化錄入，便于管理和查詢。其次，要對不動產(chǎn)登記檔案信息所涉及的內(nèi)容進(jìn)行分類，統(tǒng)一由門戶網(wǎng)站進(jìn)行對外公布。開設(shè)規(guī)劃與建設(shè)用地管理、地籍測繪管理、土地利用管理、地質(zhì)礦藏管理各子版塊，并針對不動產(chǎn)登記及檔案管理所涉及到的各項資料內(nèi)容進(jìn)行公示，在實(shí)現(xiàn)便捷工作的同時，實(shí)現(xiàn)信息的公開化和最大化利用。此外，晉江市在福建省內(nèi)率先構(gòu)建不動產(chǎn)信息化平臺建設(shè)，通過將實(shí)景三維模型應(yīng)用到不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理機(jī)制便捷運(yùn)行。最后是增加網(wǎng)絡(luò)公示和查詢，延伸不動產(chǎn)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理融入信息化時代建設(shè)。
5結(jié)語
不動產(chǎn)登記檔案資料是確保該工作開展質(zhì)量的重要依據(jù)和前提。新的不動產(chǎn)登記制度由國土部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)開展，而其中涉及的內(nèi)容較多，信息量較大，整個不動產(chǎn)登記檔案信息管理開展難度較大。因此，必須結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用，更新檔案信息管理思路，構(gòu)建符合時代特征、能有效推動不動產(chǎn)登記制度發(fā)展的信息管理新機(jī)制。
作者:柯燕萍 單位:福建省晉江市國土資源局
參考文獻(xiàn):
完整、準(zhǔn)確、安全的不動產(chǎn)登記檔案信息資源是審查和確定產(chǎn)權(quán)、保障所有權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù)，是進(jìn)行城市規(guī)劃和建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)材料，是反映城市房屋和土地現(xiàn)狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產(chǎn)管理水平的重要標(biāo)志之一，在國土資源保護(hù)、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。
二、不動產(chǎn)登記檔案信息資源特點(diǎn)
（一）專業(yè)憑證性
不動產(chǎn)登記檔案記載了不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了不動產(chǎn)的權(quán)利狀況，專業(yè)性要求高。如房屋面積的丈量、土地界限的認(rèn)定、房地產(chǎn)平面圖的測繪等，都必須由具有專業(yè)資質(zhì)的部門出具報告。不動產(chǎn)權(quán)屬狀況的記錄和管理都是唯一能夠合法證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。
（二）復(fù)雜多樣性
一是構(gòu)成復(fù)雜多樣，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面構(gòu)成，涵蓋了不動產(chǎn)登記的所有形式。二是形式復(fù)雜多樣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案相結(jié)合，原始檔案資料以紙質(zhì)為主，現(xiàn)代電子檔案以圖像文件為主。三是信息復(fù)雜多樣，空間地理信息與屬性綜合信息相融合，既含有與地理分布有關(guān)的數(shù)據(jù)，也包括權(quán)利屬性、自然狀況等基本信息。
（三）動態(tài)連續(xù)性
不動產(chǎn)登記中的房屋土地登記與老百姓日常生活息息相關(guān)，現(xiàn)代社會市場經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展，也促進(jìn)了房地產(chǎn)市場的交易劇增。從土地的劃撥、流轉(zhuǎn)，房屋的買賣、過戶、繼承，甚至是房屋的司法拍賣，一宗土地、一處房產(chǎn)的來龍去脈全部體現(xiàn)在不動產(chǎn)登記檔案中，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的真實(shí)情況。在房地產(chǎn)市場中，產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，甚至存在一次買賣的過戶辦理尚未完成而下一次的買賣轉(zhuǎn)移已促成的現(xiàn)象。因此，具有動態(tài)常規(guī)性和連續(xù)必然性。
（四）流通增量性
不動產(chǎn)登記檔案信息，通過房地產(chǎn)市場交易的流通，不斷擴(kuò)大不動產(chǎn)登記信息的使用范圍，促進(jìn)區(qū)域間房地產(chǎn)市場的發(fā)展與壯大，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。不動產(chǎn)交易的頻繁，決定了不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)量不斷增加，從而導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案的不斷擴(kuò)容。永久保存的不動產(chǎn)登記檔案，必然要求高質(zhì)量的保存條件。
以上特點(diǎn)決定了不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式要有利于保障不動產(chǎn)登記檔案的專業(yè)性，全面管理復(fù)雜多樣的不動產(chǎn)登記檔案，管理模式要適應(yīng)于其動態(tài)連續(xù)性，保障不斷增長的不動產(chǎn)登記檔案的保存和管理。
三、不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式
2015年3月1日《不動產(chǎn)登記暫行條例》正式實(shí)行，不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在全國全面鋪開。《物權(quán)法》規(guī)定，不動產(chǎn)登記簿是物權(quán)歸屬和內(nèi)容的根據(jù)。《不動產(chǎn)登記暫行條例》規(guī)定，不動產(chǎn)登記簿由不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)永久保存。不動產(chǎn)登記簿損毀、滅失的，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)原有登記資料予以重建。由此可見，不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記工作的原始依據(jù)，是不動產(chǎn)登記工作開展的基礎(chǔ)和基石，其重要性不言而喻。因此，不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式的確定和建立至關(guān)重要。
不動產(chǎn)登記檔案基本由兩種介質(zhì)構(gòu)成，電子檔案和紙質(zhì)檔案，因此，不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式涵蓋虛擬管理與物理管理兩個方面。
（一）不動產(chǎn)檔案信息資源虛擬管理模式
虛擬管理是相對于物理管理模式而言的，是對不動產(chǎn)檔案信息資源中電子檔案信息資源的管理，必須符合“四統(tǒng)一”中對信息平臺建設(shè)的要求，即應(yīng)建立不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺，實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”；推動建立不動產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)，保證不動產(chǎn)交易安全，保護(hù)群眾合法權(quán)益。
不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺應(yīng)當(dāng)匯集管理行政區(qū)劃內(nèi)的各類不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)資源，成為不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心，建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)，并按管理層次和登記類別設(shè)置查詢權(quán)限，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)對內(nèi)、對外查詢服務(wù)，維護(hù)交易安全，保障個人隱私，確保信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整和安全。
（二）不動產(chǎn)檔案信息資源物理管理模式
即不動產(chǎn)登記檔案的實(shí)體管理，主要指紙質(zhì)檔案、權(quán)籍圖冊的管理。筆者認(rèn)為，就目前全國各省市不動產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀而言，館藏檔案、管理水平、庫房條件、發(fā)展規(guī)模、人員管理狀況不一，面對不動產(chǎn)登記檔案管理問題，要因地制宜，采取不同的管理模式，符合檔案管理的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。不動產(chǎn)登記檔案專業(yè)性程度較高，按照統(tǒng)一管理的程度不同，可劃分為高度集中式、相對集中式兩種模式。
1.高度集中式
即實(shí)行不動產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一、集中管理，應(yīng)建設(shè)不動產(chǎn)登記檔案館庫，統(tǒng)一存儲各類不動產(chǎn)登記實(shí)體檔案，確保檔案保管條件符合國家標(biāo)準(zhǔn)，對本行政區(qū)劃內(nèi)土地、房屋等不動產(chǎn)登記結(jié)果和原始資料進(jìn)行集中存放與保管。
高度集中式管理模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠集中保管不動產(chǎn)登記檔案，有利于不動產(chǎn)登記檔案的完整與安全，但其同時要求建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，以滿足不斷增長的不動產(chǎn)登記檔案的存放，而不同地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案的增速和增量不同，難以預(yù)計。以無錫為例，目前無錫房地產(chǎn)檔案館藏房產(chǎn)檔案約為240萬卷，庫房面積約為1500平方米，密集架總?cè)萘考s為1600立方米，日益增長的房產(chǎn)檔案數(shù)量造成不小的庫房建設(shè)壓力。一方面是不斷地豐富館藏，另一方面要不斷地優(yōu)化館藏。如果采用高度集中式管理模式，在不動產(chǎn)登記檔案庫房管理制度的基礎(chǔ)上，需要科學(xué)合理建設(shè)庫房甚至新建庫房，相關(guān)方案的制定、審批、動工建設(shè)等手續(xù)需要一定的周期性，相關(guān)資金、人員也要及時到位。
2.相對集中式
即按照不動產(chǎn)類型對不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行相對集中保管，其中房屋等建筑物、構(gòu)筑物和森林、林木等定著物應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)土地、海域登記檔案相關(guān)聯(lián)，可通過二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)。
相對集中式的管理模式，可在現(xiàn)有庫房管理條件基礎(chǔ)上進(jìn)行不動產(chǎn)登記檔案管理，不需要大規(guī)模的人財物調(diào)動，可以在不動產(chǎn)登記檔案管理的實(shí)踐中逐漸摸索管理模式的適用性。缺點(diǎn)是庫房管理存在局限性，僅就某一類型的不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理，分散的庫房存在一定的安全隱患，在登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的前提下，分別存放保管的不動產(chǎn)登記檔案易出紕漏，甚至造成檔案資料遺漏、遺失。
無論是高度集中式還是相對集中式，都應(yīng)當(dāng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、實(shí)用化和科學(xué)化原則，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代庫房，建立高效、安全的管理模式，達(dá)到管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。具體來說，一是建立不動產(chǎn)登記檔案各項管理制度，包括歸檔、鑒定與銷毀、庫房管理等，規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案管理；二是采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)管理不動產(chǎn)登記檔案，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，由檔案管理向信息管理轉(zhuǎn)變，由數(shù)據(jù)管理向知識管理轉(zhuǎn)變；三是提高管理人員素質(zhì)，完善工作人員的知識結(jié)構(gòu)，全面掌握檔案專業(yè)知識、不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)知識及現(xiàn)代信息技術(shù)。
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隨著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的推進(jìn)，在房產(chǎn)檔案的使用上，無論是中央還是地方都明確了房產(chǎn)檔案的共用機(jī)制。國土資源部、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于做好不動產(chǎn)統(tǒng)一登記與房屋交易管理銜接的指導(dǎo)意見》中，明確規(guī)定了不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)與房屋交易管理部門應(yīng)當(dāng)建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度。廣西自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳下發(fā)的《關(guān)于做好房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理與不動產(chǎn)登記銜接工作的通知》中，也明確指出不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)與房屋交易部門應(yīng)當(dāng)建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度，保證房屋登記和產(chǎn)權(quán)交易管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。由此可見，在房屋交易、確權(quán)與登記相分離后，原房產(chǎn)檔案無論留存在哪個部門，將來都是要互相共用的。在檔案的共用機(jī)制下，從檔案轉(zhuǎn)移及管理的成本上考慮，若將原房產(chǎn)檔案由原房產(chǎn)檔案管理部門轉(zhuǎn)移至不動產(chǎn)登記部門是弊大于利的。
首先，將原房產(chǎn)檔案移交至不動產(chǎn)登記部門，將會增加額外的轉(zhuǎn)移成本，不但需要花費(fèi)大量的人力、物力及時間去進(jìn)行大量的資料移交工作，還會在一定程度上減緩實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的進(jìn)度；其次，由于房產(chǎn)檔案管理的復(fù)雜性與系統(tǒng)性，目前有很多地方的房產(chǎn)檔案是由原房產(chǎn)管理部門專設(shè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門管理。新設(shè)立的不動產(chǎn)登記部門在設(shè)立的初期，從人員結(jié)構(gòu)上看往往缺少足夠的房產(chǎn)檔案管理專業(yè)人才，若將原房產(chǎn)檔案移交至不動產(chǎn)登記部門，將需要專門培訓(xùn)或招納一大批專業(yè)的房產(chǎn)檔案管理人員，這在無形中會加大檔案移交的經(jīng)濟(jì)成本。同時，也有可能會出現(xiàn)由于暫時缺少專業(yè)的檔案管理人才造成房產(chǎn)檔案得不到及時與有效的管理。因此，將原房產(chǎn)檔案由原房產(chǎn)檔案管理部門進(jìn)行管理其成本更低，更利于今后工作的開展。
二、原房產(chǎn)檔案留存在原房產(chǎn)檔案管理部門更為科學(xué)合理
從目前來看，全國各地對原房產(chǎn)檔案的歸屬問題并沒有統(tǒng)一的做法。如果從基于房屋交易、確權(quán)與不動產(chǎn)登記相銜接的工作模式考慮，應(yīng)該從是否有利于各部門職責(zé)的實(shí)現(xiàn)、是否有利于工作的銜接、是否有利于工作長遠(yuǎn)開展三方面進(jìn)行考量，去論證原房產(chǎn)檔案如何歸屬更為科學(xué)。筆者認(rèn)為，將原房產(chǎn)檔案歸屬于原房產(chǎn)檔案管理部門更為科學(xué)，理由如下：
第一，將原房產(chǎn)檔案留存原房產(chǎn)檔案管理部門是在實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，房產(chǎn)管理部門實(shí)現(xiàn)房屋交易與產(chǎn)權(quán)管理職責(zé)的重要保障。住房城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳《關(guān)于履行房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理職責(zé)并與不動產(chǎn)登記有序銜接的復(fù)函》中明確指出，房屋交易、產(chǎn)權(quán)檔案是交易的真實(shí)記錄，是房地產(chǎn)管理的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。而房產(chǎn)歷史檔案往往具有不可拆分的特點(diǎn)，因此，將原房產(chǎn)檔案繼續(xù)留存于原房產(chǎn)檔案管理部門，是房產(chǎn)管理部門履行職責(zé)與文件要求的需要。
第二，將原房產(chǎn)檔案移交至不動產(chǎn)登記部門缺少有力的文件依據(jù)，甚至還與現(xiàn)行的文件精神相沖突。不動產(chǎn)登記部門的重要職責(zé)是負(fù)責(zé)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，不動產(chǎn)登記中形成的資料往往具有特定時間性，是隨著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的開始而逐漸積累形成的。將原房屋交易、確權(quán)與登記一體化下的房產(chǎn)檔案留存于原房產(chǎn)檔案管理部門，并不違反相應(yīng)的文件要求，也不影響不動產(chǎn)登記部門職責(zé)的實(shí)現(xiàn)，而將原房產(chǎn)檔案移交至不動產(chǎn)登記部門顯然不利于房產(chǎn)管理部門行使對房屋交易與產(chǎn)權(quán)管理的職責(zé)。針對有些地區(qū)將房產(chǎn)檔案整體移交至不動產(chǎn)登記部門后出現(xiàn)的問題，住房城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳《關(guān)于履行房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理職責(zé)并與不動產(chǎn)登記有序銜接的復(fù)函》別提出，對于將房屋交易、產(chǎn)權(quán)檔案移交的應(yīng)當(dāng)予以糾正。
第三，將原房產(chǎn)檔案留存原房產(chǎn)檔案管理部門并不影響不動產(chǎn)登記部門實(shí)現(xiàn)其職責(zé)，反而會促進(jìn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的開展。如在廣西國土資源廳與廣西編辦聯(lián)合下發(fā)的《自治區(qū)國土資源廳、自治區(qū)編辦轉(zhuǎn)發(fā)〈國土資源部、中央編辦關(guān)于地方不動產(chǎn)登記職責(zé)整合的指導(dǎo)意見〉的通知》中，明確了廣西內(nèi)不動產(chǎn)的交易、確權(quán)、糾分調(diào)處等其他管理和監(jiān)管職責(zé)仍由原行業(yè)主管部門承擔(dān)。廣西住建廳在《自治區(qū)住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于做好房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理與不動產(chǎn)登記銜接工作的通知》中明確指出，房屋產(chǎn)權(quán)或交易當(dāng)事人到房產(chǎn)主管部門申請確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)和交易結(jié)果，各市縣房產(chǎn)主管部門要將《房屋交易和產(chǎn)權(quán)告知書》納入業(yè)務(wù)流程，于登簿、發(fā)證環(huán)節(jié)前出具。房產(chǎn)主管部門出具的《房屋交易和產(chǎn)權(quán)告知書》應(yīng)作為房屋確權(quán)和交易手續(xù)證明，依法辦理房屋登記。在這個工作模式中，房產(chǎn)主管部門將通過行使交易與確權(quán)的職能以及通過檔案的互用機(jī)制為不動產(chǎn)登記部門將房屋產(chǎn)權(quán)等信息記載于登記簿提供大量的前期支持。同時，利用原房產(chǎn)檔案管理部門較為完善的房屋電子檔案資料，通過構(gòu)建房產(chǎn)管理部門與不動產(chǎn)登記部門之間信息的共享與數(shù)據(jù)交換，可以為不動產(chǎn)登記部門在進(jìn)行房屋登記時提供實(shí)時的支持，從而更好的保障不動產(chǎn)登記部門職能的實(shí)現(xiàn)。在這個模式中，房產(chǎn)管理部門對原房產(chǎn)檔案的管理是審核房屋交易是否合法，明確產(chǎn)權(quán)歸屬的重要參考與依據(jù)，是出具房屋交易和產(chǎn)權(quán)告知書的重要前提。因此，原房產(chǎn)檔案由原房產(chǎn)檔案管理部門管理不但不會影響不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的開展，反而通過兩個部門的合作促進(jìn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的開展。
在大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”這樣的大環(huán)境下，數(shù)據(jù)的獲取和利用方式已經(jīng)發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，為應(yīng)對新環(huán)境下的新形勢，各政府部門紛紛制定相關(guān)的政策措施來提升自身的信息服務(wù)水平，滿足公眾的信息需求。由此，不動產(chǎn)登記檔案的利用服務(wù)工作的重要性不言而喻，不動產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)工作，應(yīng)該適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)時代不動產(chǎn)登記信息的遠(yuǎn)程查詢和共享數(shù)據(jù)的新特點(diǎn)和新需要，不斷提升不動產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的水平。
國土部于2014年9月審核通過了“國土資源云”建設(shè)總體框架，將以“國土資源云”為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)全國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息平臺建設(shè)。2015年8月3日，國土資源部下發(fā)《國土資源部關(guān)于做好不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)工作的通知》。建立不動產(chǎn)登記信息管理平臺，其目的是為了實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”m。由此還將提供遠(yuǎn)程?搜?等更加便捷的查詢功能，并不斷深化和完善現(xiàn)有的數(shù)據(jù)共享等功能的服務(wù)能力，不斷滿足新的信息服務(wù)環(huán)境下信息需求的動態(tài)性、時效性等新要求。“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記信息查詢服務(wù)”理念已經(jīng)成為我國各級不動產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)工作應(yīng)注意思考的一種最佳實(shí)踐思路。可以說，沒有信息網(wǎng)絡(luò)平臺的支撐，不動產(chǎn)登記檔案利用的質(zhì)量和效率的提升，就無從談起。
2不動產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)存在問題的原因
（1）原有基礎(chǔ)差異大
在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記規(guī)定出臺之前，主要由國土、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等部門進(jìn)行不動產(chǎn)登記，各部門也有獨(dú)立的檔案登記部門。對于產(chǎn)權(quán)的登記、確權(quán)、測繪、發(fā)證等方面的標(biāo)準(zhǔn)，不同的機(jī)構(gòu)有不同規(guī)定，其系統(tǒng)編碼和測繪比例也不盡相同。分散的檔案管理導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案的不規(guī)范，檔案管理水平不一致，這種歷史遺留問題是造成當(dāng)前數(shù)據(jù)整合難度加大的根本原因。
（2）制度不完善
國家和各省市雖已相繼出臺了關(guān)于不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的制度和實(shí)施辦法，但不夠全面和完善。由于不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的整合，不動產(chǎn)登記檔案也需要移交，對于做出移交國家相關(guān)規(guī)定中沒有具體的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，需要各地方針對本地實(shí)際情況制定方案。導(dǎo)致基礎(chǔ)好、檔案數(shù)量少的地方整合、移交相對容易，一些檔案數(shù)量多、整合難度大的地方執(zhí)行困難，對統(tǒng)一登記工作的效率影?較大。
（3）利用需求與服務(wù)水平的矛盾
隨著不動產(chǎn)登記檔案的查詢量日益增加和利用需求的多樣化，需求和服務(wù)水平之間的矛盾日益凸顯出來。具體表現(xiàn)在兩個方面：一是新媒體和新技術(shù)給用戶獲取信息、查詢信息和共享信息帶來了極大的便利，使信息需求量上漲，信息用戶數(shù)量增加。二是信息用戶的增多給人力有限的傳統(tǒng)信息服務(wù)帶來較大壓力，利用者追求高效、便捷、安全的服務(wù)，而處于變更調(diào)整的不動產(chǎn)登記部門無法提供令使用者完全滿意的服務(wù)。
3 改進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案的利用服務(wù)措施
伴隨著檔案管理數(shù)字設(shè)備使用率的增加，檔案管理水平大幅提升，房屋登記部門大都采用電子登記簿，很多房屋登記從業(yè)人員都未見過實(shí)質(zhì)的房屋登記簿，部分人員甚至簡單認(rèn)為，登記簿就是房產(chǎn)檔案資料。
2007年《物權(quán)法》開始實(shí)施，這是我國首次從法律層面提到不動產(chǎn)登記簿的概念，該法第16、17條規(guī)定，不動產(chǎn)登記簿是物權(quán)歸屬和內(nèi)容的根據(jù)。不動產(chǎn)登記簿由登記機(jī)構(gòu)管理。不動產(chǎn)權(quán)屬證書是權(quán)利人享有該不動產(chǎn)物權(quán)的證明。不動產(chǎn)權(quán)屬證書記載的事項，應(yīng)當(dāng)與不動產(chǎn)登記簿一致；記載不一致的，除有證據(jù)證明不動產(chǎn)登記簿確有錯誤外，以不動產(chǎn)登記簿為準(zhǔn)。明確了不動產(chǎn)登記簿要高于權(quán)屬證書的證明效力，改變了以前的房屋產(chǎn)權(quán)證書是房屋權(quán)屬證明最高效力的做法，將登記簿的地位和意義進(jìn)行了明確規(guī)定。
房屋登記簿是房屋權(quán)利歸屬和內(nèi)容的依據(jù)。房屋登記檔案是權(quán)利人在申請房屋登記時向登記機(jī)構(gòu)提交的反映其產(chǎn)權(quán)來源的原始憑證以及登記過程中形成的相關(guān)材料。因此，登記檔案是登記過程中的原始材料，是判斷登記是否存在錯誤的最基礎(chǔ)的證據(jù)材料。房屋登記簿與房屋登記檔案有以下區(qū)別：
1.兩者內(nèi)容不同
房屋登記簿是登記機(jī)構(gòu)制作的記載房屋權(quán)利狀況、自然狀況和其他狀況的法定簿冊。房屋登記檔案主要是指登記案卷。登記案卷內(nèi)除了當(dāng)事人向登記機(jī)構(gòu)提出的登記申請外，還有當(dāng)事人提供的各種登記文件資料，以及登記機(jī)構(gòu)在核準(zhǔn)該項登記時審核過程的記錄。
2.兩者公開程度不同
登記檔案中有一些涉及當(dāng)事人個人隱私的內(nèi)容，如婚姻、收養(yǎng)、遺囑、訴訟等，不宜向公眾公開查閱。而設(shè)置登記簿的目的是為了公示，應(yīng)當(dāng)允許公開查閱，提供身份信息后，任何人都可以對房屋的自然狀況和權(quán)利狀況以及房屋是否設(shè)定抵押和地役等情況進(jìn)行查閱。因此，建立房屋登記簿后，房屋交易人欲知悉房屋權(quán)利狀況，通過查詢登記簿即可，而無須查詢房屋登記檔案。
可以看出，房屋登記簿是檔案資料內(nèi)容的集中體現(xiàn)，源于檔案資料，但又不是簡單的檔案資料的復(fù)制版，而是經(jīng)過登記機(jī)構(gòu)審核制作后，旨在體現(xiàn)房屋的權(quán)屬和權(quán)利狀況，并且對個人隱私內(nèi)容進(jìn)行了屏蔽。而房屋檔案資料是全部的房屋登記信息。兩者在查詢方面也有明顯區(qū)別：檔案資料的查詢要比房屋登記簿嚴(yán)格很多，要嚴(yán)格按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的要求，查詢者必須是所有權(quán)人或者利害關(guān)系人，或者是上述辦法明確規(guī)定的相關(guān)部門。
二、房產(chǎn)檔案立卷只能按丘建檔
《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第14條規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以丘為單元建檔。許多房地產(chǎn)檔案管理部門嚴(yán)格按照此規(guī)定，以丘為單元進(jìn)行建檔，丘號的編定按照國家《房產(chǎn)測量規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。丘是指地表上一塊有界空間的地塊，只屬一個產(chǎn)權(quán)單元時稱獨(dú)立丘，屬多個產(chǎn)權(quán)單元時稱組合丘。
伴隨著城市化進(jìn)程不斷加快，舊城改造、棚戶區(qū)改造、城市功能區(qū)變化，都使城市房屋狀況經(jīng)常發(fā)生變化，房屋的變動具有不可預(yù)見性。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第15條規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷。卷內(nèi)文件排列，應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時間及權(quán)屬文件主次關(guān)系為序。因此，如果按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》用丘建檔，我們必須給每一丘預(yù)留一定的空間，防止房屋變動后，新形成的資料無空間存放。但由于城市變化的不可預(yù)見性，所留空間有可能幾年不用，也可能變動頻繁，經(jīng)常不夠用，因此會產(chǎn)生檔案管理人員最頭疼的檔案倒架問題。
在1990年以前，規(guī)范的房屋登記部門權(quán)屬檔案以丘為單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項權(quán)登記檔案、他項權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。這樣的管理模式對數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及檔案管理的規(guī)范起到了很大促進(jìn)作用。但上世紀(jì)90年代后房地產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提升，檔案管理已經(jīng)逐步形成以電子管理為主的模式，目錄索引和檔案號的形成大都采用微機(jī)管理。如果按丘建檔和對房屋檔案的變化進(jìn)行并卷，很多城市每年十幾萬卷新增檔案，倒架和預(yù)留空間都變得不現(xiàn)實(shí)，因此在實(shí)務(wù)中很多地方采用了流水號進(jìn)行管理。
《房屋登記技術(shù)規(guī)程》5.3.3規(guī)定，紙質(zhì)檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。5.3.5 紙質(zhì)檔案可采用按歸檔流水號制定編號規(guī)則。5.4.2 電子檔案應(yīng)以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。從中可以看出，技術(shù)規(guī)程制定后，已經(jīng)不再要求按丘建檔，而是采用更方便檔案管理的流水號管理。根據(jù)《立法法》中關(guān)于“同一部門制定的法律沖突，新法大于舊法”的規(guī)定，雖然住建部未修改《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》，但已經(jīng)不再強(qiáng)制要求按丘，并采取了開放的態(tài)度，以適應(yīng)新技術(shù)和新形式的發(fā)展和變化。
三、律師在房產(chǎn)檔案查詢時不受限制
當(dāng)前，登記部門的很多人員對律師可以查詢房產(chǎn)的范圍不是很清楚，感覺律師是從事司法工作的人員，可以和公檢法等部門工作人員一樣，提供相關(guān)證明后就可以和公檢法部門一樣對房產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢復(fù)制。
房屋交易管理指房屋交易管理和房屋產(chǎn)權(quán)管理
1.房屋交易管理。房屋交易是指房屋的轉(zhuǎn)讓、抵押和租賃。交易管理是對上述行為合法性的審查、確認(rèn)和備案。其主要內(nèi)容包括商品房的預(yù)售、現(xiàn)售，存量房的轉(zhuǎn)讓，政策性住房銷售和上市，企業(yè)破產(chǎn)兼并和征收安置過程中的房屋轉(zhuǎn)讓、房屋抵押、在建工程抵押、房屋租賃等交易行為的合法性審查，以及為其配套服務(wù)的合同備案、樓盤表的建立、資金監(jiān)管、房屋面積預(yù)測繪、實(shí)際測繪、檔案資料的管理和利用等。
2.房屋產(chǎn)權(quán)管理。房屋產(chǎn)權(quán)即房屋的所有權(quán)、抵押權(quán)和用益物權(quán)。房屋產(chǎn)權(quán)管理按照中編辦和國土資源部、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部文件界定，應(yīng)是房屋產(chǎn)權(quán)管理中除記載于登記簿、核發(fā)權(quán)屬證明以外的動態(tài)管理及產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料的管理。
3.不動產(chǎn)登記中的房屋登記，是指將房屋的自然狀況、權(quán)利狀況以及其他事項記載于不動產(chǎn)登記簿、核發(fā)權(quán)屬證書或權(quán)利證明的行為。
4.房屋交易管理與房屋登記是房屋產(chǎn)權(quán)管理鏈條中緊密相連的兩個環(huán)節(jié)。房屋所有權(quán)的登記公示是保障房屋交易安全的基礎(chǔ)，房屋交易審核又是防范房屋轉(zhuǎn)移登記風(fēng)險的前提。沒有房屋的轉(zhuǎn)讓過戶就沒有房屋的轉(zhuǎn)移登記，房屋受讓人申請房屋交易過戶是為了房屋所有權(quán)登記并取得房屋所有權(quán)證，以保護(hù)自己對該房屋占有、使用、收益、處分的合法權(quán)益。交易管理和登記互為基礎(chǔ)，互相支撐，密不可分。從我國上世紀(jì)80年代末開始的全國范圍的總登記歷程來看，是先有市場交易管理制度，后有房屋權(quán)屬登記制度，由于當(dāng)時交易機(jī)構(gòu)和登記機(jī)構(gòu)分設(shè)，申請人要跑兩個部門，遞交兩份申請，“辦證難”成了輿論關(guān)注的焦點(diǎn)。原建設(shè)部于2000年推行產(chǎn)權(quán)交易一體化并于2005年在全國推行房屋交易登記規(guī)范化管理，要求房屋交易和登記機(jī)構(gòu)一體化，經(jīng)過10年不懈努力，全國基本實(shí)現(xiàn)了房屋交易與登記的業(yè)務(wù)整合，很多地方實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)合并，檔案合并，一套資料申請，一個窗口受理，一個窗口發(fā)證，轉(zhuǎn)移登記代行交易審核職能，方便快捷。
二、房產(chǎn)管理部門從事房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理的法律、法規(guī)和政策依據(jù)
1. 《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》第二條規(guī)定，本法所指房地產(chǎn)交易，包括房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)抵押和房屋租賃。第三十七條規(guī)定，房屋轉(zhuǎn)讓是指房地產(chǎn)權(quán)利人通過買賣、贈與或者其他合法方式將其房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓給他人的行為。
2.中央編辦《關(guān)于整合不動產(chǎn)登記職責(zé)的通知》。
3.國土資源部、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于做好不動產(chǎn)統(tǒng)一登記與房屋交易管理銜接的指導(dǎo)意見》第二條第（一）項規(guī)定，各級房產(chǎn)管理部門要強(qiáng)化房屋轉(zhuǎn)讓、抵押、租賃、面積管理、房屋交易檔案、房屋中介、個人住房信息系統(tǒng)建設(shè)等工作。第三條第（一）項規(guī)定，房產(chǎn)管理部門要對新建商品房、二手房，以及保障性等政策性住房的交易活動進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)時將依法辦理的房屋轉(zhuǎn)讓、抵押等相關(guān)交易信息提供給不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)交易信息進(jìn)行登記。第三條第（三）項規(guī)定，房屋登記簿等房屋登記資料由不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)管理，房產(chǎn)交易資料由房屋交易管理部門管理。第三條第（四）項規(guī)定，加強(qiáng)服務(wù)窗口建設(shè)。各地要按照便民利民的原則，切實(shí)做好房屋交易、不動產(chǎn)登記窗口服務(wù)。房屋交易和登記業(yè)務(wù)辦理盡量在一個服務(wù)大廳，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)流程，提升服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)一個窗口受理，“一站式”、規(guī)范化服務(wù)。為方便群眾辦事，對于能夠通過實(shí)時互通共享取得的信息，不得要求群眾重復(fù)提交。
4.住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《房屋交易與產(chǎn)權(quán)管理工作導(dǎo)則》第3.6、4.5、5.5條規(guī)定，房屋管理部門應(yīng)及時將預(yù)售許可信息、買賣合同網(wǎng)簽備案表信息、現(xiàn)售備案信息以及查封抵押和存量房轉(zhuǎn)讓信息、抵押信息以交易告知單的方式提供給不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)。
5.建設(shè)部2001年第96號令《城市房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓管理規(guī)定》。
6.建設(shè)部2001年第61號令《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。
三、房屋登記和房屋交易管理有序銜接應(yīng)堅持的原則和指導(dǎo)思想
1.堅決貫徹中央編辦文件精神，認(rèn)真落實(shí)《關(guān)于做好不動產(chǎn)統(tǒng)一登記與房屋交易管理銜接的指導(dǎo)意見》和《房屋交易與產(chǎn)權(quán)管理工作導(dǎo)則》等文件規(guī)定，確保統(tǒng)一不動產(chǎn)登記制度改革任務(wù)的順利完成。
2.充分利用現(xiàn)有資源、減少辦證環(huán)節(jié)，方便企業(yè)和群眾，降低交易登記成本。在一個辦事大廳、一個服務(wù)窗口、“一站式”服務(wù)，凡是能信息實(shí)時互通共享的不能讓申請人重復(fù)提交。
3.堅持為申請人服務(wù)的理念，不動產(chǎn)登記和交易管理部門要相互配合、信息共享，做到交易和登記程序簡化、順暢、安全。
四、不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的主要內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”。國土部門是各級不動產(chǎn)登記的主管部門，具體經(jīng)辦工作應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，可采取委托或合署辦公等形式確保不動產(chǎn)（房屋）登記工作按期開展
1.向當(dāng)?shù)卣浞株U述現(xiàn)房屋交易登記機(jī)構(gòu)、人員、大廳、辦公系統(tǒng)、檔案管理以及樓盤表、面積測繪、合同備案的資源優(yōu)勢；說明房屋登記的復(fù)雜性和工作量；市級不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)整合后，房屋交易登記具體經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不宜拆分；國土局作為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的管理機(jī)構(gòu)，要充分利用現(xiàn)有資源，方便群眾，可全部委托現(xiàn)房屋交易登記中心或部分委托和合署辦公的方式辦理房屋登記。目前，國土部門不具備單獨(dú)完成每年十多萬件房屋登記工作的條件，被委托部門要自覺接受不動產(chǎn)登記主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，并為不動產(chǎn)登記主管部門負(fù)責(zé)。如果一定要將現(xiàn)房屋交易登記工作拆分，是對原房屋交易登記一體化指導(dǎo)思想的倒退，不方便群眾房屋交易登記申請，思想阻力大。人員劃轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)切割、銜接非常困難。難免會為房屋交易登記工作帶來一定的混亂和波動，難以保證思想不亂，工作不斷。建議如下：
第一，委托房屋交易登記中心受理、審核、登簿、發(fā)放房屋的不動產(chǎn)權(quán)證。登記主管部門進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一工作流程，統(tǒng)一辦公系統(tǒng)，統(tǒng)一申請表格，統(tǒng)一所需要件，統(tǒng)一登記簿冊，并對辦件質(zhì)量進(jìn)行檢查把關(guān)。
第二，現(xiàn)在運(yùn)行的房屋交易登記信息辦公系統(tǒng)非常成熟完善，已運(yùn)轉(zhuǎn)20余年，交易登記無縫銜接，且配有面積測繪、地理信息系統(tǒng)、預(yù)售、合同備案、資金監(jiān)管、樓盤表、檔案（數(shù)字化圖像）查詢、統(tǒng)計等子系統(tǒng)。建議房屋交易部門和不動產(chǎn)登記部門共同對現(xiàn)行的信息辦公系統(tǒng)加以升級完善，在一個大的信息平臺上辦公。
第三，部分委托和合署辦公。委托交易登記中心對房屋轉(zhuǎn)移登記進(jìn)行受理、審核和繕證、發(fā)證。不動產(chǎn)登記部門對審核結(jié)果進(jìn)行審核確認(rèn)，記載登記簿。兩個機(jī)構(gòu)在一個大廳、一個窗口合署辦公。
2.房屋交易和房屋登記工作全部拆分時該如何銜接？
第一，將“房屋交易和登記中心”更名為“房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心”，其編制、級別不變。將原職責(zé)中的“房屋登記”變更為協(xié)助不動產(chǎn)登記部門抓好房屋登記工作。
第二，將房屋的初始登記、變更登記、注銷登記、異議登記、更正登記、預(yù)告登記和存量房查封登記的受理、審核、登簿、發(fā)證職責(zé)整體移交不動產(chǎn)登記部門。
第三，將房屋轉(zhuǎn)讓登記科更名為房屋轉(zhuǎn)讓管理科。
第四，權(quán)屬證書管理科改為房屋轉(zhuǎn)讓檔案管理科。
第五，房屋轉(zhuǎn)讓登記受理科更名為房屋轉(zhuǎn)讓受理科。
第六，預(yù)告登記科改為房屋轉(zhuǎn)讓合同管理科。
第七，初始登記科改為新建房樓盤表管理科。
第八，成立科、質(zhì)檢科、信息科、政研室、工會辦公室、督查室、房屋轉(zhuǎn)讓受理科等。
3.房產(chǎn)檔案館更名為不動產(chǎn)檔案館。交易部門、不動產(chǎn)登記部門所形成的檔案資料統(tǒng)一由不動產(chǎn)檔案館管理、查詢和利用。交易部門和不動產(chǎn)登記部門持單位介紹信可免費(fèi)查閱檔案資料。借閱、復(fù)印檔案資料按檔案館的規(guī)定執(zhí)行。目前，房屋交易登記資料合為一體建檔，除電子登記簿外無法分割移交。
4.對現(xiàn)在的房屋交易登記信息辦公系統(tǒng)進(jìn)行改造完善，屏蔽初始登記、變更登記、注銷登記、異議登記、更正登記、預(yù)告登記、存量房查封的受理、審核、登簿、繕證、收費(fèi)、發(fā)證、統(tǒng)計等功能。將原來打印房屋所有權(quán)證（他項權(quán)證）環(huán)節(jié)改為打印“房屋轉(zhuǎn)讓（抵押）確認(rèn)告知單”。
5.房屋交易和登記業(yè)務(wù)拆分后，應(yīng)在房屋交易和登記兩個子系統(tǒng)中間設(shè)置一個房屋交易登記信息共享平臺，交易和登記的結(jié)果能及時寫入共享平臺，交易和登記工作人員能隨時查閱已交易登記的數(shù)據(jù)和圖像，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時互通共享。
6.在現(xiàn)房屋交易登記服務(wù)辦事大廳設(shè)立不動產(chǎn)登記服務(wù)窗口和房屋轉(zhuǎn)讓登記綜合服務(wù)窗口。不動產(chǎn)登記窗口負(fù)責(zé)受理房屋的初始登記、變更登記、注銷登記等，由不動產(chǎn)登記部門自行負(fù)責(zé)。房屋轉(zhuǎn)讓登記綜合服務(wù)窗口由兩個機(jī)構(gòu)合署辦公。申請人提交原件和復(fù)印件一次性申請，首先經(jīng)房屋轉(zhuǎn)讓審核、打印房屋轉(zhuǎn)讓確認(rèn)告知單后，轉(zhuǎn)讓程序完結(jié)，將原件和確認(rèn)單存根掃描歸檔。由房屋轉(zhuǎn)讓審核人員將復(fù)印件和確認(rèn)單轉(zhuǎn)登記審核人員，進(jìn)行審核、記載登記簿、繕證、發(fā)證。登記部門掃描、歸檔。
縣人民政府：
根據(jù)《自然資源部辦公廳 國家林業(yè)和草原局辦公室關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范林權(quán)類不動產(chǎn)登記做好林權(quán)登記與林業(yè)管理銜接的通知》自然資辦發(fā)〔2020〕31號文件的精神，縣林業(yè)局應(yīng)盡快將林權(quán)登記檔案資料移交到不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)，為林權(quán)類不動產(chǎn)登記工作順利開展提供保障。為協(xié)同做好林權(quán)登記紙質(zhì)檔案資料和電子數(shù)據(jù)的移交，保障林權(quán)類不動產(chǎn)登記工作順利開展，在2020年12月31日前實(shí)現(xiàn)林權(quán)類不動產(chǎn)統(tǒng)一登記在全縣范圍內(nèi)的全面實(shí)施，現(xiàn)就林權(quán)登記檔案資料移交相關(guān)事宜請示如下：
一、2020年10月底前，由縣林業(yè)局完成所有林權(quán)登記紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料的全面清理，形成臺賬。
二、移交林權(quán)資料內(nèi)容
1、紙質(zhì)檔案資料。（1）林權(quán)登記簿（臺賬）；(2)林權(quán)登記檔案資料（含：林權(quán)現(xiàn)場勘察宗地圖、林木現(xiàn)場勘界表、林權(quán)證發(fā)放登記冊等各種綜合性資料）；（3）林權(quán)抵押登記檔案資料和抵押注銷資料；（4）林權(quán)登記村（場）宗地分布圖；（5）涉及林權(quán)登記的其他資料等。
2、電子檔案資料。（1）林地確權(quán)發(fā)證系統(tǒng)、林權(quán)檔案管理系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)（宗地圖坐標(biāo)為2000國家大地坐標(biāo)系）；（2）林權(quán)登記紙質(zhì)資料的電子掃描件；（3）涉及林權(quán)登記的其他電子圖件等。
三、林權(quán)登記檔案移交時間
由縣林業(yè)局?jǐn)M定林權(quán)登記資料移交清單，于2020年12月底前，完成林權(quán)登記紙質(zhì)檔案和電子檔案移交到縣自然資源局。
在工作的過程中，需要的信息是二維條碼縱向和橫向兩個方位同時進(jìn)行表達(dá)的，所以，很多的信息量通過很小的面積就可以被表達(dá)出來，而且信息的準(zhǔn)確度還可以得到保障。通過現(xiàn)在不動產(chǎn)檔案管理可以看出來，和一維條碼相比較，二維條碼還是存在著明顯區(qū)別的，主要表現(xiàn)在方向上，信息的存儲方式主要是信息符號，這是在一維條碼的基礎(chǔ)上一次很成功的改變。這是一項既廉價又簡潔的應(yīng)用，很多單位都給予了很高的重視。和一維條碼相比較，雖然增加了很多的存儲空間，不過卻也只是1K左右，而且信息存儲的越多，就需要越大的尺寸，對識別識讀器是非常不利的。因此，二維條碼只能存儲比較少的信息。
二、在不動產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的實(shí)現(xiàn)模型
在不動產(chǎn)檔案中應(yīng)用二維條碼技術(shù)，主要是把元數(shù)據(jù)、電子文件和紙張文件拷貝和封裝在一塊，分析的時候所使用的處理技術(shù)應(yīng)該要嚴(yán)格一點(diǎn)，使用的方法主要是在二維碼中將其元數(shù)據(jù)和電子文件存儲起來，形成紙張文件檔案、元數(shù)據(jù)及電子文件；紙張檔案在通過相機(jī)亦或者是掃描儀掃描成二維條碼，然后再進(jìn)行掃碼還原，最終得到相對應(yīng)的數(shù)據(jù)。不動產(chǎn)檔案管理和很多的軟件系統(tǒng)和單位之間都有關(guān)聯(lián)，電子文件在生成二維條碼以前，需要設(shè)置成長期存取的統(tǒng)一格式，對于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)也應(yīng)該要遵守，對各用戶各階段對不動產(chǎn)檔案管理的使用非常有利。生成二維碼以后是不可以再改變的，在文件流轉(zhuǎn)的時候，元數(shù)據(jù)在不斷地變更、增加，因此，新部門在得到流轉(zhuǎn)的紙張電子文件的時候，需要以不同的元數(shù)據(jù)為依據(jù)，將這些增加、變更的元數(shù)據(jù)變?yōu)槎S條碼，并在紙質(zhì)文件上打印出來。
三、在不動產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的應(yīng)用
在我國二維條碼技術(shù)已經(jīng)有了很長時間的發(fā)展史，有了越來越廣闊的應(yīng)用范圍，在不動產(chǎn)檔案管理中也到了一定的應(yīng)用，因為其具有簡便性，得到的效果也是較為明顯的，不過不動產(chǎn)檔案管理在對其進(jìn)行應(yīng)用的時候還有很多大小不一的問題需要注意，具體分析如下：
（一）存取格式的選擇。不動產(chǎn)檔案管理有很多種存取格式，在?x擇的過程中一定要注意務(wù)必要將格式轉(zhuǎn)換成長期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二維條碼，如果選取的存儲模式不是長期的，文件很容易流失，引發(fā)的后果是不可估量的，所以這項步驟是極為重要的，不可以被忽視。
（二）相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定。通常情況下，二維條碼技術(shù)都是應(yīng)用在電子檔案管理之中的，電子檔案通過這種技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)存儲，而檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)共享，但是前提條件是一定要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約束，不可以想怎么樣就怎么樣。對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定主要是由于不動產(chǎn)檔案管理有很多的系統(tǒng)，而且還要轉(zhuǎn)換這些系統(tǒng)，有助于促進(jìn)檔案正常電子化管理的實(shí)現(xiàn)。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)，共享檔案的實(shí)現(xiàn)便很難，所以，二維條碼技術(shù)的使用是離不開相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)約束的。不過，在對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時候，要以國家的規(guī)定為依據(jù)，國家已經(jīng)具體制定出了標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格地執(zhí)行就可以了。標(biāo)準(zhǔn)的制定有兩條原則需要遵守，一個是易用原則，還有一個就是通用原則。通用可以對大一點(diǎn)的范圍適應(yīng)，而易用則簡單，電子檔案不能因為使用二維條碼技術(shù)而變得繁瑣，否則會適得其反。除此之外，二維條碼由于有限的容量，所以需要簡單地處理一下存儲元數(shù)。通常情況下，在對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時候，所選擇的數(shù)據(jù)元素所具有的特點(diǎn)是基礎(chǔ)性和通用性。
（三）相應(yīng)的管理系統(tǒng)要進(jìn)一步地完善。測試平臺的建立。使用平臺對使用的硬件、軟件進(jìn)行測試，然后再投入到市場中去。通常時候都是有專門的檔案管理部門對此管理的，因為有很多重要的文件存在于檔案管理部門，如果有些問題出現(xiàn)，后果是不可預(yù)想的。
