高校科研檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇高校科研檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。

參考文獻：

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高校科研項目檔案是高校科研管理工作的重要環節，是高校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創新、科技創新以及成果轉化的基礎和依據，它在科研工作中發揮著知識儲備的作用。科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現，所以，研究分析高校科研項目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高高校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。

1　高校科研項目檔案信息的重要地位

高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創新的“戰場”。在經濟和科技全球化的今天，國家的創新能力已經成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學、工學、農業，醫學、歷史、文學、哲學、法學、教育學、經濟學、管理學等各學科，擁有很強的基礎研究、應用研究和開發研究能力，在國家創新體系中擁有不可或缺的、獨特的地位和作用。據統計，“十五”期間，我國高校承擔各類科研課題達61.9萬項，其中高校主持的國家“973”項目占立項總數的57.05％主持“863”項目占立項總數的40％。在獲獎方面，高校所獲國家自然科學獎的占全國授獎總數的55.07％；高校獲國家技術發明獎占全國授獎總數的64.4％；高校獲國家科技進步獎數占全國授獎總數的53.57％。2006年以來，高校科研立項數以及在獲得的國家科技獎勵方面又有了新的進展。高等學校已經成為國家創新體系中的一支重要力量，成為解決國民經濟重大科技問題、實現技術轉移和成果轉化的生力軍。

高校科研項目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項科研課題的檔案，就是一部生動的科研教科書，能從總體上反映出學校及國家的科研水平。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項目檔案信息在高校和國家科研中占有舉足輕重的地位。

2　高校科研項目檔案管理的現狀及障礙分析

2.1　科研管理體制對高校科研項目檔案管理工作的影響

近20年來，隨著高等教育事業和國家科技事業的不斷深化和發展，高校科研項目的來源渠道豐富寬廣，下達及指導高校科研項目的主管部門已由原來比較單一的科技口發展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項目在校內也由多個部門管理，比較普遍的管理模式是教務處(高教研究所)分管教育教學改革研究項目，宣傳部或學校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實踐項目，團委分管大學生科研項目，研究生處及相關教學單位分管研究生創新科研項目，其他研究項目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責的限制性，缺少部門之間的協調，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項目立項、批準、下達研究經費和結題的文書通知，而項目申請書、合同書、結題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研項目的特點對科研項目檔案管理工作的影響

受管理體制的支配，高校科研項目檔案無論在內容，還是在其形成規律方面，都有著其鮮明的特點，這些特點對科研項目檔案管理工作也產生影響，主要表現在幾個方面

首先，高校科研隊伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級有關主管部門對高校科研項目檔案管理缺乏外部關系的統籌協調，對課題研究只具有引導、服務作用，而對課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關職能部門對科研項目檔案的認識、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰”的狀態，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴重地影響著高校科研項目檔案的案卷數量和質量。從復雜的實際環境條件來看，要真正做好科研項目檔案管理工作難度還是很大的。

其次，高校科研課題專業性強，研究周期長。高校從事的研究項目類型不同，研究對象和采用的研究手段各異，涉及的專業學科廣泛，因而使得記錄其研究活動的項目檔案也不同，由于開發類科研項目從開題到研究成果的取得，每個環節都必須經過反復地研究和試驗，要取得最終成果，往往要耗費很長的時間，特別理工科的開發研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。

2.3　檔案觀念和責任心對科研項目檔案管理工作的影響

隨著社會信息化進程的不斷加快，人們在理論上對于信息的重要性有了一定的認識，但是人們在社會經濟生活的實踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發展。某些研究人員及相關管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅持把科研項目檔案工作納入研究工作的計劃之中和崗位職責中，不注意對科研項目從始至終各個環節所產生的材料進行收集積累，只注重結論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協作單位之間由于科研成果的權屬之爭，而引起爭原始材料，爭報獎勵而不愿主動把材料集中管理。由于項目檔案專業性很強、技術含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關鍵技術材料。加之，學校檔案部門人員對科研課題不熟，業務水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業務指導不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項目材料歸檔的質量和數量。

3　對加強科研項目檔案管理的幾點思考

科研項目檔案管理與科研工作管理是一個有機的整體。科研項目檔案特點決定了科研項目檔案管理是一項很復雜、要求很高的工作。因此，應加強對現行科研項目管理體制的研究。應該說，現在各高校科研項目檔案的多頭管理體制及運作方式，都是在特定條件下對不同范圍的具體選擇。高校應有怎樣的科研項目管理體制，如何建立完善高校科研檔案

管理體制，理順檔案管理關系、程序，科研管理部門以及檔案部門應當積極探索。而在當前的管理環境下，應加強做好以下工作

3.1　建立健全科研項目檔案管理規章制度

建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學管理、規范管理的依據及準繩。要做好科研項目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內容應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業務環節都有章可循。

一個科研項目檔案作為記錄科研活動全過程的一套完整文件材料，雖然是在項目研究活動最后結束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個不同階段的產物。即所謂科技檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。必須把必要的行政手段和經濟手段納入法規和軌道，把科研項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個環節。各個階段中去。因此，在現行管理體制下，科研處、教務處(高教研究所)、宣傳部、團委、研究生處等管理部門應堅持用規章制度來履行各自的職能。要負責督促科研工作人員對研究項目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規范管理的軌道。做好高校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業，要努力建立高校檔案工作可持續發展和現代化管理的運行機制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎環節不抓好，隨后的開發利用工作難以發揮效益。

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（一）科研項目材料檔案

科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

一所高校科研實力的高低直接取決于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。

二、高校科研檔案管理創新的具體措施

（一）強化科研檔案的開放性

科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。

（二）強化科研檔案的可延續性

高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎。科研檔案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。

（三）強化科研檔案的輻射面

為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。

（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量

首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。

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1.1 制度不健全：國家對于民辦高校開展科研活動不重視，主要體現在申報省部級以上課題方面有種種限制，與公辦學校相比，民辦高校教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。因為職稱的限制，青年教師根本就沒有申報資格，只能依附于從高校退居二線的老教師，不能充分發揮自己的科研潛能。民辦高校的教師中級職稱以上的很少，科研隊伍不健全。

1.2 科研興趣淡薄，缺少積極性。為了做好教學工作，完成教學任務，教師基本無暇顧及科研，更談不上開展科研。雖然一些教師意識到科研的重要性，但不知從何入手，或是由于科研經費等問題中途放棄，或是認為最后發表幾篇論文，就取得了科研成果。再者，有些教師在科研上缺乏團隊合作意識，對參與的科研項目積極性不高。有的青年教師存在偷懶心理，考博以后或者等到晉升職稱需要的時候再做科研，眼前還沒有把科研提到日程上來。高校中論資排輩的現象和觀點普遍存在，與公辦學校相比，獨立學院青年教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。

1.3 科研檔案意識不強。從政府和學校層面上說，由于歷史和成長過程的原因，民辦高校大多只重視招生人數、校園建設、規模擴大等硬件建設，普遍沒有開展足夠的科研活動。另外，和公辦高校相比，政府對于民辦高校科研工作不重視，沒有提出硬性要求。很多申報的科研信息均將民辦高校排除在外。在高層次的課題申報和方面，對于民辦高校教師均有限制，導致了民辦高校科研檔案管理工作經驗缺乏、較為落后的局面。近幾年，許多民辦高校開始重視科研工作，鼓勵教職員工大力開展科學研究，但也沒有充分認識到搞好科研檔案建設與搞好科學研究工作的必然關系。再者，大部分教師認為參加科研目的是就是為了晉升職稱，不注意資料的積累，甚至擔心科研課題文件資料特別是技術成果泄密對自己造成損失，不愿上交或不主動上交給檔案部門。

1.4 科研人才缺乏，科研檔案無連續性。相對于公辦高校來說，民辦高校一般只能吸引剛畢業的年輕教師和年齡普遍在55歲之上的離退休老教師，以及從公辦高校聘請的兼職教師。這就使得民辦高校從一開始就在科研建設方面存在著嚴重的滯后：一方面離退休教師大多數都以授課為主，且在本專業的理論研究方面已經和當前前沿問題脫節，無法對年輕教師在科研方面進行“傳、幫、帶”；另一方面，兼職教師還要兼顧本單位的任務，在教學方面未能全身心投入到民辦高校的教學工作中，科研方面更是貢獻甚微。近幾年，絕大多數民辦高校已經大批引進具有碩士研究生以上學歷的畢業生，以及少數博士生。但由于民辦高校待遇相對較低，以及社會保障、住房等方面的擔憂，導致高學歷者心理失衡，一旦有機會找到更理想的工作，就會辭職。這就導致本應成為民辦高校科研隊伍的中堅階層的人才流失，缺乏有層次的科研梯隊，僅有一些校級廳級等級別較低的項目，省部級以上的項目少之又少，更有甚者，很多課題剛立項，主要參與人員就已離職，導致科研成果沒有連續性。科研檔案的不完整、不系統，影響其開發利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高校科學研究工作的繼續發展。

1.5 科研工作缺乏組織和制度保證，科研檔案管理人員缺乏相應的專業知識。一方面，機構設置不完善。專門科研機構及科研管理機構是科研工作的組織保障。目前設有獨立科研管理機構的民辦高校很少，大都依附于教務處或者信息中心等一些校級的行政部門。學校的科研制度也不規范，比如，關于科研課題和經費的申請、科研考核制度、科研獎懲制度和科研檔案管理等方面，基本缺乏明確的規定和管理。這些都制約了科研工作的進一步開展。另一方面，科研管理人員配備極少，大多數民辦高校的科研干事都是兼職，主要工作還是教學，沒有太多精力收集、整理歸檔材料。與檔案工作相關內容的培訓更是沒有參與過，對檔案工作管理意識不強，許多科研檔案管理人員認為，科研檔案管理就是把科研活動的資料收集起來，遞交給學校綜合檔案室就行。無視法律規定，常常以復印件應付歸檔。我國《科學技術研究檔案管理暫行規定》中明確規定：歸檔的科研材料必須是原件，根據需要可復印若干份。但是有些科研人員卻將原件據為己有，以復印件交檔案管理部門應付了事，容易給一些人造成舞弊的可乘之機。

1.6 科研經費投入不足。民辦高校科研經費普遍不足。其主要原因：一是民辦高校的科研工作沒有納入主管部門的統一管理，不像普通高校那樣每年都有數量可觀的科研經費下撥，實行專款專用，為科研工作的順利進行提供較多的經費支持。二是民辦高校經費來源主要靠收取學生學費，科研投入相對不足。三是自身對科研工作重要性認識不足。

1.7 科研材料收集不齊全，科研檔案難以集中管理。由于民辦高校師資較為緊張、教學任務繁重，有能力的教師即使擠出時間來從事科學研究，但缺少時間對科研過程形成的原始資料進行收集、整理和有序上交。有人認為科研檔案的收集、歸檔是檔案部門的事，與自己無關。因此，檔案部門收集到的常是項目申請、立項表格、鑒定材料等一般性資料，而真正的科研原始記錄材料很匱乏。由于學校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研項目，不少教師常會以個人身份參與強校、外單位的科研工作，這就構成本校科研項目的“流失”，導致本校科研檔案的收集困難。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和規章制度。由于民辦高校科研檔案管理工作一般起步較晚，再加上檔案管理意識不強，管理手段和規章制度不健全，因此，檔案部門經常難以收集到建檔所必需的完整的原始資料，這就造成科研檔案中一般性技術資料多、關鍵性技術資料少。由于科研檔案的不完整、不系統，影響了它的開發利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高校科學研究工作的繼續發展。

2 民辦高校科研檔案建設的對策

增強師生員工的科研檔案意識，提高對科研檔案價值的認識。

2.1 學校方面。首先，重視科研檔案管理工作，提高對科研檔案管理的意識。民辦高校要改變只重視課題項目立項數量和論文的數量，而忽視科研檔案整理的局面。要對校領導到全校師生加強對科研檔案的重要性的宣傳。科研檔案不僅是申請立項、研究課題、調研、總結研究成果、、結項等具體工作，也包括了科研成果的推廣應用、總結、積累的過程。科研檔案的整理也并不是單純的某個部門或某個人的行為，而是所有做科研的師生在研究的同時，要有意識地積累科學研究的過程稿，包括調研材料、研究報告、應用證明等資料。這樣才能使得科研檔案起到應有的知識傳承的作用。其次，要健全科研機構，制定完善的科研制度，加大對科研工作的獎懲力度。以黃河科技學院為例，從2008年本科評估開始，就專門設置科研處，并在二級學院設立科研干事，以方便科研工作的展開和科研檔案的收集整理。2010年成立經濟研究所、納米研究所等九個研究所，由主管教學校長主抓。在制度方面，先后制定《黃河科技學院科研項目經費資助管理辦法（試行）》和《黃河科技學院科研獎勵辦法（試行）》。最后，給予必要的設施支撐。科研檔案的整理，并不是單純地收集資料就行了。需要配備計算機、掃描儀、網站網絡環境、儲存載體等，才能夠保證科研檔案工作的順利開展。

2.2 師生層面。首先，要轉變思想，重視科研工作，正確認識科研和教學的關系。一方面，教學可以促進科研發展，在教學過程中能發現教學內容、教學手段、教學方法、教學管理等一系列問題，科研活動可以圍繞這些問題有的放矢地開展研究活動；另一方面，科研活動能促進教學水平的提高，教師在科研活動中能接觸到更多的新思想、新知識和新信息，并在教學活動中傳播給學生，這有助于改進和豐富教學活動，提高教學水平。其次，在做科研的同時，要注意資料的收集。完善的科研檔案為其他研究者提供有價值的參考，成為本領域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不違反知識產權的前提下利用和借鑒這些成果，能夠避免重復勞動，減少各方面的浪費。

2.3 業務層面。民辦高校要配備與業務工作相適應的專兼職科研檔案管理人員，同時要加強對全校師生宣傳科研檔案業務的培訓和指導。要明確各類人員對科研檔案收集的范圍，以及其歸檔范圍。

2.3.1 學校科研檔案管理要綜合管理的是科研的準備階段、研究階段、結項階段、成果推廣利用階段的各類材料資料，但是，并不是所有的資料都要歸檔。主要包括上級科研部門關于科學研究課題的題目征集、課題的批準立項的文件、任務書、委托書、項目結項證書、獲獎證書等，學校內部的科研規劃、各類科研成果的統計報表、總結材料，學校組織承辦或師生個人參加科研交流、學術會議的會議材料等。

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開展科學研究是高校的三大職能之一，作為真實記錄科研活動過程的科研檔案，對高校開展科研管理具有重要作用和意義。

首先，科研檔案是開展科學研究的基礎與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實的原始資料，是最可靠的情報源和信息源。任何科技進步均是在前人研究成果基礎之上進行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國內外對某課題的研究情況，從而進行創新和發展，因此，科研檔案是高校科研工作的重要基礎。

其次，科研檔案是提高教學質量的重要保證。培養德才兼備并適應社會發展需要的專門性人才是高校的重要任務，作為教師，不僅自身要及時掌握了解所教專業的最新前沿動向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術、新經驗充實到教科書中，傳授給學生，從而提高教學質量。

最后，科研檔案是檢驗科研工作質量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據。高校科研檔案記錄了高校教師、科研部門在科研實踐和管理過程中，形成的各類具有保存價值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經費、人員投入、科研成果的產出等各方面予以體現，而這些均可從科研檔案中找到依據，從而做出公正客觀的評價。同時，科研檔案也是科研人員辛勤勞動的結晶，為教師及科研人員的職稱評定、考核、獎勵起到了真憑實據的作用。

2 高校科研檔案管理中存在的問題

2.1 制度不健全，權責劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學技術檔案管理暫行規定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現。然而，現實中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關規定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現斷鏈。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”，不僅對檔案材料中出現的問題，不能做出解釋，無形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長期的傳統粗放做法使得他們認為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對科研項目管理及內容的認識不足，許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。

2.2 科研檔案分類不適應新情況，檔案整理不規范。隨著高校科研工作的快速發展，老的科研檔案管理模式已不適應現實需要。首先，體現在科研檔案的分類上。過去，在計劃經濟體制下，科研項目種類少，來源相對單一，分類簡單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項目（KY12）進行組卷。隨著時間的推移，相繼出現諸多科研類材料，如橫向科研項目、科技獎勵成果、學生科研項目、學術會議、行業標準、國家標準、學術論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現在科研材料的整理不規范。因為前期的分類不明確，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎勵證書、專利證書、各類標準、學術著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質不同如何裝盒？

2.3 科研檔案查詢服務不靈活，資源利用匱乏。長期以來，科研檔案的利用一直較為謹慎，主要是因為牽扯到保密和個人知識產權問題。作為科研項目，它的價值不僅是一個發明、創新，還可以創造經濟效益。檔案部門在管理科研檔案時不愿承擔責任，而將審批權全部推向科研管理部門。有時，科研管理部門一時沒人，而利用者又急用，使個人查詢極為不便。

正是因為科研檔案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長期被壓制在檔案館內，而不能很好地發揮作用。

2.4 上級指導部門沒有針對性地對科研檔案進行專項檢查。雖然，每年，上級檔案部門組織了各項檢查，但很少有針對高校檔案內容的專項檢查，尤其是高校科研類檔案檢查從未觸及。通過對科研檔案的檢查，可以促進科研檔案管理工作，及時發現問題、解決問題，并引起學校領導對科研檔案工作的進一步重視。

3 解決對策

3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網絡，做到分工明確，責任到人。第一，為了利于科研檔案的科學化管理，應從管理體制上進行改革，科研管理部門應為科研檔案的主要負責部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業務的指導、監督、檢查和保管、利用工作。

第二，科研管理部門要與檔案管理部門進行深入溝通，建立一套規范、可操作性強的科研檔案管理制度，明確分工和職責，共同做好科研檔案的各項管理工作。第三，通過全校各部門設立的科研秘書，形成科研檔案管理網絡。對科研秘書的職責中，要強調做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時，檔案部門要定期對科研秘書進行檔案業務培訓和指導。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯合，在涉及教職工切身利益的相關環節進行行政制度約束，進一步確保科研檔案的收集齊全。如教職工的職稱評定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報送材料由檔案部門進行審核驗收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時，為了保證課題項目的每個環節材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經費作為檔案材料歸檔保證金。

3.2 建立科學的分類標準，細劃歸檔范圍，規范操作流程，嚴把檔案整理標準。科學研究類檔案在我國沒有統一的分類標準，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理規范》兩個規定，但其也只是對高校科研檔案的分類作了一個泛泛的基本要求。

為了適應現實科研發展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對原來的科研檔案分類進行細劃，如“KY12”為縱向科研項目，“KY13”為橫向科研項目，“KY14”為獎勵證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學生科研項目等，根據需要，可再分三級目錄。歸檔范圍上，可針對學校產生的科研項目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《高等學校檔案管理規范》的基礎之上，可采取卷件結合的整理方式，科研課題項目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎勵證書參照實物檔案管理，按件保管；專利證書、行業標準、學術論著等按件整理保管。一個科研項目以結題、鑒定時間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎材料按相應年度劃入相關類目下。

做好歸檔流程的設計和規范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要歸檔單位，而各課題項目組為具體立卷人，只有設計一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規范化，又通過實現科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。

3.3 建立科學系統的科研檔案信息數據庫。為適應現代信息化管理的需要，無論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對其而言都十分重要。二者可以通過信息對接處理，完善科研檔案數據庫，實現雙贏作用。

科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數據庫，通過與檔案管理部門的管理系統對接，一方面，實現了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項目的網絡歸檔工作。檔案管理部門則通過對紙質科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數據庫，與前期科研管理部門的信息數據通過二合一對接，形成一個大科研檔案數據庫，從而保證了科研檔案數字化信息的完整性。大信息庫的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實現互惠互利的良好效果。

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高校科研檔案形成具有保存價值和開發利用價值，主要記載的是高校廣大教職員工在科研教學活動中的研究方法和研究經驗成果等，反映的是高校的科研領域與研究方向。它便于人們了解各領域所研究的深度，為高校從事科研的人員提供了一定的借鑒，使其避免一些重復的研究，對提高教學質量和科研水平有著舉足輕重的作用，它

已成為影響學校綜合實力的重要因素。

2013年底，教育部提出了關于深化高等學校科技評價改革的意見。意見中指出高等學校是國家創新體系的重要組成部分，科技評價是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據，具有突出的導向作用。意見中指出的高校實施的科學分類評價辦法，主要是建立科學合理、各有側重的評價標準。若要建立一套這樣的評價標準，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準確的數據基礎。

隨著高校科研能力的不斷提升，科研工作中形成的具有保存價值的材料數量也大幅度上升，其管理中也隨之出現了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協調好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質量。

1 科研檔案的種類

一般高校的科研檔案是在學校及學生的科學活動中形成的，經過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數據和載體的歷史記錄。高校科研檔案具有專業性、成套性和載體類型多樣化等特點。

1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數據和聲像等各種形式的材料。主要包括：學校頒布的有關科研工作的規章制度、科研項目和成果統計報表、經費來源情況以及學術活動材料來

源等。

1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結題的過程，是一個系列的整體過程。

2 科研檔案管理面臨的主要問題

高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導致在高校科研檔案的管理中會出現一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質和信息化建設的程度也對檔案管理質量有著嚴重的影響。

2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應歸檔的材料沒有歸檔，導致歸檔的難度越來越大，嚴重影響高校科技歸檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學術水平，更無法有效地開發利用高校科研檔案資源。

2.2 科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足 現階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少。科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用。總體來說，大部分高校科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足，這是導致科研檔案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研檔案管理人員綜合素質不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責，這就導致部門科研管理人員責任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，對檔案價值及其對高校發展所起的作用沒有足夠的認識，這會對檔案的管理質量造成一定的影響。

3 改善科研檔案管理現狀的幾點構想

普遍來說，現階段各個高校科研檔案的管理存在很多問題，導致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質量和利用率是非常重要的。

3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學校由于管理部門人手少，任務重，從而影響檔案歸檔的質量，造成科研文件材料殘缺不全。

因此，學校應考慮制定提高檔案管理質量的相關規章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學校應重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經費支持。其次，二級學院應配合學校做好科研檔案管理工作，在學院設置專人負責檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結合起來[2]。

3.2 信息化建設 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數的科研檔案都是紙質檔案，不利于完成統計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設[3]，可以把死檔案變為活檔案，從而實現檔案的高效利用，促進高校科研水平的提升。當然，在進行信息化建設的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。

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中圖分類號：G64 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-0000-02

高校二級學院科研檔案管理是對科研方面具有保存價值的成果進行收集，整理與保存。隨著科學技術的快速發展，網絡信息時代的到來，許多科研檔案專業管理者不能很好地利用科技發展條件下誕生的產物，管理方法上沒有很大的革新，管理效率低下，在管理技術優化上不能很好地反思性學習，管理者的不上進，嚴重阻礙了現代教學和教育事業的發展。

一、教學檔案管理者在科研檔案管理方面存在的問題

（一）檔案收集不完整

教學檔案管理者在管理檔案時，不能方方面考慮周到，丟三落四，檔案收集方面存在很大的問題，對重要的檔案不能完整收集，對學院學生的檔案不能完整保存，常常由于管理人員的疏忽，丟失了學生的重要檔案，這種問題出現頻率高，值得學院去深究。

（二）檔案管理方法落后，效率低下

在現今階段科學技術這么發達的時代，二級學院科研管理者在管理方法方面仍舊笨拙、落后，有待進一步改進。檔案管理仍舊手工處理化，管理上浪費了人力，同時手工管理上，人們常常會在長時間疲勞工作狀態下工作效率降低，工作好壞上也會大打折扣。

（三）檔案管理者工作態度不認真

檔案管理本來就是件枯燥無味的事情，檔案管理者很容易會對工作乏味并失去激情，管理者工作態度上不認真，為了完成任務而在工作質量上大打折扣，一味地追求速度而忽視了工作的質量。

（四）檔案管理不科學規范

檔案管理規范程度上有待改善，管理者不能將檔案按類別劃分，規律有序地將檔案整理在一起，不科學的管理手段既降低了工作質量又增加了工作時間上的不必要浪費。

（五）檔案管理者學習上不上進，缺乏先進的管理技術

學習是人類進步的階梯。這句話是古人的經驗教訓告訴給我們的，直白的來講，就是鼓勵我們堅持學習，學習使人進步。然而，許多檔案管理者早已將學習拋在腦后，總是停留在原地，利用自己過去陳舊的知識進行管理，管理手段落后，工作效率極低。一級學院檔案管理上早已經進行技術上的革新，利用統計學等原理和現今的管理設備對檔案合理有效地管理，然而二級學院檔案管理者的專業技術水平有限，管理技術上一直停滯不前。

二、科研檔案管理者應具有的素質及改進方法

（一）在其位謀其責，工作認真負責

提高高校科研檔案管理水平是重要的，首先，科研檔案管理者應該在思想上有所重視，對工作認真負責，有很強的工作責任心。強烈的責任意識是提高管理水平的保證，只有檔案管理者在工作上認真了，對工作持有負責任的態度，才能摒棄性格上的急躁，耐心地堅守工作崗位，提高科研檔案管理的質量。科研管理人員應該積極配合學校的工作，對科研檔案管理工作上的問題及時向校領導反映，并根據高校的科研檔案管理現狀提出切合實際，對工作管理水平有很大提升的行而有效的工作管理策略。

（二）學習先進的管理知識，提高管理效率

堅持專業管理技術上的學習，對自己過去所學的知識進行更新補充，畢竟，知識就是在實踐證明中發現錯誤的，所學知識不一定完全正確。時代在不斷進步，科學技術在不斷地發展，科研檔案管理者應該在技術上革新，掌握先進設備的應用，這在很大程度上解放了人力，很好地驗證了“科學技術是第一生產力”這一句話。科研檔案管理者應該學習統計學等方面的知識，很好地利用知識提高管理水平，提高工作效率。

（三）對系統進行定期檢查

安全檢查是科研檔案管理者在保證檔案安全管理上必須執行的，檔案管理者應該嚴格執行。隨著各種病毒、黑客的違法侵入，檔案管理也變得愈加困難。在安全檢查時，一旦發現問題，就要對檔案的管理系統進行全方面的檢查，及時采取有效的措施對漏洞進行安全處理，保證科研檔案的不丟失，重要數據上的安全。

（四）加強安全防范手段

高校科研檔案管理者在進行計算機選購時，一定要支持國貨，選購國產設備。對進口計算機進行選購時，應該對進口設備進行購買前的考察，考察該設備的信譽度以及國家的許可證明。禁止購買前提前預定，以防被他人設下陷阱，造成檔案重要數據的丟失。最后一點，計算機在購買之后，不要急于使用，一定要對計算機進行安全檢查，看其是否存在泄漏重要數據的漏洞。

（五）科研檔案管理者應該實事求是

科研檔案工作者任何情況下都要遵守做人的底線，不違背做人的原則.不被金錢，名利所誘惑，時刻保持理智的頭腦，任何情況下，都要始終堅持實事求是，堅守工作道德，不隨意更改科研勞動成果和作者的著作權，堅守道德誠信，敢于舉報，監督不誠信的科研工作者，在互相監督中，為科研檔案的有效管理提供一個安全、誠信的環境。

（六）科研檔案管理者應該具備創新精神

創新是一個國家經濟快速發展的活力源泉，是一個人立足于社會并處于永不敗之地的前提。當然，創新對高校科研管理人員來說也不例外，創新在科研管理方面也有著舉足輕重的地位。尤其是在經濟發展迅速，科技水平不斷進步的今天，科研管理者應該改變時刻堅守檔案室，作為檔案保衛人員的舊觀念，應該多于動腦，很好地利用先進的技術設備，對檔案進行嚴格管理。例如，我們可以在檔案室角落里安裝攝像頭，對檔案室的一舉一動都能掌控，及時發現檔案室內的異常情況。我們也可以利用軟件方面的技術型人才，在計算機上安裝防盜系統，漏洞檢測器等等做好檔案安全防控。

三、規范使用科研檔案

科研管理重要的一個環節就是建立科研數據庫來管理科研檔案，建立網絡信息平臺能夠提高管理效率。二級學院應該多建立幾個數據庫，例如科研項目數據庫的建立，科研成果數據庫的建立，教師人才數據庫的建立。這樣對科研檔案進行系統化分配能加強檔案的管理力度。

（一）科研項目數據庫

科研項目數據庫包含了科研項目的類別、立項標準、過程中的檢查總結，結項報告等情況。科研項目數據庫內容可以詳細分成依據性材料、過程性材料、結論性材料。二級學院可以對項目申報時的依據性材料進行下載查閱授權，這樣既能引導科研人員的工作研究，又能便于管理者管理，及時對出現的問題反饋，做到高效管理。過程性材料是對科研工作進行階段性檢查或總結，學校監督著，管理人員可以根據這一項目數據庫的建立進行不定期地檢查。結論性材料是對平時相關的技術鑒定報告，技術文件，過程性材料的收集，這需要項目負責人的盡職盡責，常常出現漏交現象，數據庫的建立可以減少類似現象的發生。

（二）科研成果數據庫

科研成果數據庫是對高校科研論文，著作，專利等具有創新的成果進行統計、分析、歸納。二級學院在科研檔案管理上，最關鍵的就是對科研成果進行登記，便于以后的查詢。在對論文統計時，一定要標注項目來源，利用數據庫管理方法將論文與項目進行對應，減少了管理上的麻煩，減少了時間和人力。科研成果數據庫應該對高水平的科研成果進行高度重視，收集各類成果的專利證書照片等。

（三）教師人才資源庫

建立教師人才資源庫，對高校老師的科研成果、專業特長進行統計總結，通過人才數據庫，可以很好地了解每個老師的情況，這為教師職稱的評定也帶來了便利，人才資源庫展現了學員的實力，便于學生對老師很好的掌握。

四、小結

高校二級學院科研檔案的管理是對學校管理水平好壞評估的一個重要環節，這對學校的評價有很大的影響，因此提高高校科研管理者的素質水平事不宜遲，急需改進。科研檔案的有效管理能夠對高校師生的科研成果起到有效的保障，對高校師生科研勞動成果起到有效的維護。為了改善二級學院科研管理的水平，學院必須對高校科研管理人才進行技術性的培訓，引起管理人員思想上的高度重視，培育管理人員高度的工作責任感。

參考文獻：

[1]程愛晶.論高校科研管理人員的素質建設[J].中國農業大學學報，2004（003）.

[2]陳曉光.提升高校科研管理水平的思考[J].四川職業技術學院學報，2006（004）.

[3]劉梅.論高校科研管理人員應具備的十大素質[J].揚州大學學報，2006（005）.

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在國家剛剛的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學研究水平，充分發揮高校在國家創新體系中的重要作用，全面提高高等教育質量。教學與科研向來作為高校的兩大中心任務，而在新時期利用科研推動教學的趨勢越發明顯。高校科研管理人員做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學校科研工作的質量與水平無疑也起著非常關鍵的作用。基于此，本人結合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見，僅供同行借鑒參考。

1．明晰高校科研檔案歸檔范圍

高校科研檔案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當前高校科研檔案歸檔的主要范圍。

總體來說，科研檔案包括以下幾項：

1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統計表。

2)科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。

3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。

4)科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發展的管理文件和高校年度科研發展總結和規劃等。

2．當前高校科研檔案管理中亟待完善的方面

第一，不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應有的重視。導致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續研究，也使他們的內心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。高校科研本身存在著一種潛在的內部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產權的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學校科研部門，導致應該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

第三，高校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統性。高校科研工作的廣泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高校科研項目研究周期長，不僅包括科研項目研究的準備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉化的后續實驗、開發、推廣等過程。

第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環節中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據有效的規定運作。

3．改進高校科研檔案管理工作的幾點建議

第一，提高高校科研人員的科研檔案管理責任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》等文件，提高科研人員對檔案工作重要性的認識，增強他們的檔案法制意識，把科研材料歸檔看作是自己的應盡責任。

第二，加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此，對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后對每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統。

第四，推廣科研檔案的開發利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應主動以現代管理學方面的知識武裝自己，學習應用現代辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。

參考文獻：

[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要（公開征求意見稿） [E B/O L].moe.edu.cn， 201 0-3 -31.

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隨著高等院校科學研究水平的不斷提高和科學技術的飛速發展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認同和重視。并在高校教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，成為高校事業發展不可缺少的重要部分。高校科研檔案是高校科研活動的歷史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體．為實際科學研究提供理論依據，具有重要的參考價值。

借助于檔案，我們就能夠更好地去了解過去，把握現在，預見未來。在加速科技進步的進程中，檔案管理應不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環。因此積極探討高校檔案工作的新思路，以科學的態度加強對該項工作的管理非常重要。下面就針對如何加強對高等院校科研檔案的科學管理，談幾點個人淺見。

1 對科研檔案的管理，要抓住幾個關鍵環節

首先，科研檔案管理人員，必須在服務意識、文化素質、科研管理方式和方法等方面要有所創新，才能適應科技創新型社會發展的新要求。要加強科研檔案管理人員的自身建設，提高檔案管理人員的業務素質，樹立開放服務意識和為科研服務的觀念，開闊思路，著眼于由內轉向外，擴大科研檔案資源共享范圍。盡可能參與科研活動，適時了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確保科研檔案質量。增強工作的責任感，以認真負責的敬業精神和良好的職業道德，面向本單位、面向社會，為經濟建設、為學校發展提供優質服務。從而提高科研檔案工作在社會上的聲譽和地位，只有這樣科研檔案工作才能夠開創新局面，做出新成績。

其次，要增強科研人員的檔案意識，使人們充分認識科研檔案的價值。高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階。所以要求科研人員都要把科研材料歸檔看作是自己的義務，是自己工作中不可缺少的一部分，也是為科研檔案的發展創造良好的必要條件。

再有，實行現代化管理。科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。在現代科學技術飛速發展的今天，僅靠原始的手工操作，難以滿足高校科研發展的需要。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機，多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。

2　規范高校科研檔案的管理模式．保護知識產權

作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉載的合法權利的保護，同時也要對非法利用行為進行控制。嚴格遵守有關科技保密的規定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機密和檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。注重保護好知識產權人的合法權益，正確處理管理利用與保密的關系，避免不必要的知識產權糾紛和損失。

首先，建立高校知識產權科研檔案的統一管理制度，保證真實、完整全面地記錄所有知識產權的獲取、維持、轉讓等社會活動過程，以合理利用及科學地管理知識成果。對知識產權活動記載過程的文件進行歸檔保存，集中統一管理，建立一種正常的知識產權的應用秩序，保護知識產權，以利于科學技術的推廣利用。其次，確定課題負責人歸檔責任制，由課題負責人主持立卷歸檔。做到下達計劃任務與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負責人負責科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據歸檔范圍，規范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準確、系統和安壘。檔案工作者負責監督指導和管理，保護原有檔案的完整性，保密性，確保科研資源和知識產權不流失，不受侵犯。

3　實現科研檔案規范化

科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化。這是達到科研檔案管理現代化的重要環節，首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化。具體是科研項目的申報書、合同書、委托書、項目的審批文件、方案論證等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、實驗數據、調研報告、查新報告、專利申請的有關文件材料；鑒定、驗收階段中的工作報告、研究報告、、著作、鑒定證書等，成果申報獎勵階段中的成果登記證書、獎勵申報書、成果應用證明，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內容真實、字跡工整、圖樣清晰，有利于長期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點．在實際工作中注意區分文件和資料，特別注意區分內容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時注意防止應該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規范化管理。

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從總體上看，民辦高校的檔案管理工作處于一個較低水平徘徊的狀態，難以適應新形勢下檔案管理工作現代化的要求。同時，科技檔案本身的特點對檔案管理又提出了一些特別的要求:第一、專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性特點集中表現在檔案形成領域和檔案的內容性質兩個方面。科技檔案的專業性特點，不僅使之區別于一般檔案，而且不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別，比如產品研發檔案和城市規劃檔案雖然同屬于科技檔案，但是兩者之間有著根本的區別。因此，科技檔案管理具有強烈的專業性要求，體現在管理機構上，就是出現了許多不同種類的專門檔案館(例如:城建檔案館、通訊科技檔案館、電影檔案館等)。第二、種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的伴生性的科技檔案在種類上的多元化①。以類型而言，科技檔案是所有一切檔案種類中，類型最為豐富多樣的一種。可以說，科技檔案包含了各種載體、各種形式的檔案內容。這就要求我們管理科技檔案必須要具備相應的技術和設備，以便全面管理好科技檔案中的各種內容材質。第三、科技檔案具有成套性的特點。科技檔案都是人們在圍繞一個獨立的科研項目或生產活動的進行，規律性地形成的一系列相關的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點②。對科技檔案的成套性認識不足，常會造成檔案收集不全、檔案分散保管等不利于科技檔案管理和利用的錯誤。第四、科技檔案具有時效性的特點。科技檔案的時效性特點是指它具有較強的現實使用性，相比于其他檔案，如政務、人事檔案，科技檔案的時效性在歸檔時就已經顯現出來了。

有些民辦高校的檔案管理員本身不是檔案管理專業出身，檔案利用意識不強，對檔案管理的看法僅僅就是保管好檔案，對于檔案利用及其價值漠不關心，長此以往，空守檔案“金山”而自不知③，使檔案的價值及檔案工作的社會認可度都會下降。針對民辦高校檔案管理的特點及科技檔案自身的這些特點，作為民辦高校的檔案管理者，如何在充分利用自身條件的基礎上提高對科技檔案的管理水平并實現科技檔案的充分、有效利用呢?首先，檔案管理者自己要轉變觀念。堅決拋棄陳舊的檔案觀念，樹立現代化檔案管理理念。把檔案管理從單純的“保管”轉變到主動調查、主動參與、主動服務的現代管理方式。作為民辦高校檔案管理者，要主動與學校科研單位及個人聯系，了解科研工作的情況，提供力所能及的檔案資料，并主動幫助他們收集保存科研過程中形成的第一手資料。在實踐中，應該努力使整個科研開發進程與立卷建檔進程結合起來④，包括:下達項目計劃應與明確科研材料歸檔任務同步提出，對項目進程的檢查與科研相關材料歸檔規范性檢查同步進行，項目成果的鑒定、驗收與科研材料歸檔鑒定、驗收同步實施，確保科研材料規范有序以及在歸檔后的完整性。通過積極參與社會科研與生產活動，主動提供檔案支持，同時也可以進行檔案利用宣傳，提升檔案館(室)的知名度，提高公眾利用科技檔案的興趣和熱情。其次，檔案管理部門要合理利用有限的經費。在調查研究的基礎上，有計劃、分步驟地購進必備的檔案管理設備。作為民辦高校檔案管理機構，經費可能不如公辦院校那樣充足，尤其要求檔案管理人員學會“精打細算”，把有限的經費用到必須的地方，保證科技檔案管理工作順利進行。加快科技檔案的數字化建設，實現最廣泛、更便利的服務是民辦高校科技檔案提升水平的必然趨勢。科技檔案的數字化建設不僅可以使有限的資源能在最大的范圍內得到利用，更能夠有效避免重復建設重復投資，既有效地解決好當前民辦高校科技檔案管理資金欠缺的問題，也最大限度地提供了科技檔案的服務，促進了科研的發展以及科技檔案的開發利用，切忌一味地追求“大而全”的傳統管理模式。再次，民辦高校的檔案管理者要充分認識到科技檔案價值的時效性，極力促進科技成果的轉化利用。人類進行科學活動，獲取科技成果，其最終目的是為社會服務。如果科技檔案長期擱置，就會“藏”而不“用”，造成科技檔案價值的自然流失。科技檔案一個重要特征就是價值的時效性:即其對社會的有用性，是有很強的時限性的。在科技迅速發展的今天，科技活動前所未有的頻繁，科技檔案的積累速度快速增長，這個時限是越來越短暫了，因此，科技檔案管理的一個重要任務就是要加大對科技檔案的開發利用力度，催化科技成果向現實生產力快速轉化，實現最大限度地利用其價值為經濟建設服務。在國家教育十二五規劃的大背景下，全國高校必然會掀起一股科研熱潮。

如何在這股浪潮中激流勇進而不是被浪潮吞沒?這就需要科技檔案管理者具備高超的技能、專業的知識以及超前的意識，不斷學習科技檔案管理專業知識，更多地涉獵相關學科的一般常識，這樣才能管理好科技檔案打下良好的基礎。此外，民辦高校的檔案管理者在科技檔案利用過程中，還要注意知識產權保護。健全科技檔案分類管理制度是有效保護的依據⑤。只有依據相關法律法規，結合本單位的工作特點與知識產權的分類，制定出具體可行的保護制度，知識產權保護才能最終落到實處。這些制度必須規定本單位具體的每項知識產權權屬如何確定，知識產權的保護范圍、保護時限，采取何種保護方法，確定轉讓利用的條件等;同時，為了加強保護工作的系統性，這些制度還必須與科研、人事、及利用部門的管理制度相聯結，使知識產權保護得到全方位的支持。保護知識產權還必須做好對科技檔案的密級確定工作。檔案管理者要多多聽取檔案形成者的意見，并結合檔案管理專業知識科學定級，嚴防科技秘密在檔案管理和利用的過程中泄密。事實證明，在過去很長的時間內，我國的檔案管理部門或檔案管理者不注重對檔案價值的鑒定，對檔案密級確定不準確，造成了很多核心技術或生產工藝泄密的事件，給單位和國家造成了無法挽回的損失。所以，作為主要科研基地的高校，檔案管理者一定要高度重視對秘密檔案的保護。如果民辦高校檔案機構本身不具備鑒定能力或保密條件的，可以與檔案形成者合作進行鑒定和檔案保密工作。總之，隨著國家教育改革與發展十二五規劃的逐步推進，高校科研工作必將再上一個新臺階。高校科研工作的發展對于檔案管理部門提出了新的要求，作為民辦高校檔案管理人員，應深感責任重大，提前做好各項準備工作，以最專業的管理、最周到的服務為社會公眾利用科技檔案，使科技檔案發揮出自身最大價值。

本文作者：熊建文戶麗萍工作單位：宿遷學院