辦公室檔案管理職責匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇辦公室檔案管理職責范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.

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首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。

其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。

二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平

首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。

三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。

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（二）?錄各單位發展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發展歷程，科學和規范地對單位運營中產生的書面材料進行整合，能夠為單位相關人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。

（三）便于管理者進行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發展情況，能夠為單位各項決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實際運營情況，并與單位的發展方向有效結合，從而為單位發展計劃的制定及各項重要事件決策提供重要的依據。

二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進行宣傳，可以為后續工作的開展奠定良好的基礎。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進一步對文書檔案管理方法進行規范，強化文書檔案核查力度，進一步提高文書檔案管理的質量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進行細化和明確，針對單位實際情況進一步對文書檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責分工制度，實現辦公室文書檔案的統一集中保管。同時各單位還要根據自身發展的實際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進行更新和改進，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導致文件資料無法及時歸檔，甚至出現丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續利用奠定良好的基礎。

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（一）加強部門人員自身學習。辦公室作為公司的綜合協調部門，工作任務繁雜而艱巨，而辦公室人員的學識、潛力和閱歷與其任職都有必然的聯系，所以部門人員始終不敢掉以輕心，不斷在學習：向書本學習、向周圍的領導學習、向同事學習。在工作中加強與各部門的配合與聯系，用心提高部門各項業務素質，爭取工作的主動性，努力提高工作效率和工作質量。

（二）創新檔案管理模式。以往公司采用的是傳統檔案管理模式，即將紙質檔案分類裝訂，存儲在檔案柜中。但分類較為模糊，且文件、資料經部門間傳閱較為分散，造成查找不便，極大降低了辦公室的工作效率。公司領導充分意識到了該檔案管理模式的弊端，批準辦公室收集各科室的零散文件資料，統一實行電子檔案管理。這一舉措極大提高了檔案查詢的效率，使公司的檔案管理實現了跨越性的飛躍。

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學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業務,愛崗敬業

要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。四、設施齊備,操作規范

要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學?？砷_通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現存的問題

1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業人才的培養還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業的人士來從事，這就導致現代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現代信息技術引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發達地區在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質有待提高

由于我國教育體制培養出來的專業檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產生了工作人員的專業知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發展，信息技術的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現代技術協助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業技能相對缺乏、專業水平相對較低、缺乏足夠的運用現代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題是必須的，也是現代辦公室檔案管理發展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強

現代辦公室檔案管理的發展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統型的管理模式。

二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業務工作的開展具有直接的聯系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷?，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：

1.完善現代辦公室檔案管理體系

現代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。

2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規范化關系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發展現狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發展需求和單位自身發展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業意識，強化單位檔案管理體系建設。

3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業技能的培訓，盡量提高工作人員的專業檔案管理工作能力。根據檔案管理規范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據辦公室檔案管理工作的相關要求以及檔案管理專業人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作?！∈紫龋幏稒n案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；　然后，　要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。

參考文獻：

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對辦公室檔案收集和整理進行分別，因此本文分別對學校辦公室檔案收集和整理的內容、特點、改進措施以及實現信息化管理的必要性、策略進行了詳細的分析。特別是隨著科學技術的發展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發展的，因此學校應該加強對辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內容以及特點

1、 辦公室檔案收集整理的內容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個工作內容，分別是對檔案資料的搜集、對檔案資料的整理、對檔案資料的審核以及對檔案資料的保存。這四個內容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進行，如果漏掉其中一個工作內容，將無法開展檔案的收集和整理。比如，在開展辦公室檔案收集和整理的第一個步驟就是對檔案資料的搜集，如果漏掉這個步驟，那么之后的工作也就無法開展。對檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對檔案資料進行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對檔案盒內的檔案資料進行整理，按照相關的目錄進行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對檔案資料進行審核，檔案必須要求真實性，因此要用來存檔的檔案就一定要保證真實性，要不將會影響到之后的工作，因此工作人員需要對檔案進行審核。最后，檔案資料的保存就是對審核通過的檔案資料進行分類歸檔，方便之后的查詢。

2、 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創新性。首先，辦公室是與學校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案資料應該具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對于檔案的查詢。其次，檔案資料在收集和整理的過程中是嚴格按照學校相關的規章制度來進行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發揮出檔案的作用，在進行檔案整理的過程中，應該結合學校的發展而調整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是學校與其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案資料的來源眾多，而且數量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復雜性的。因此，在進行檔案資料的收集和存放的時候，就應該對檔案進行分類，因此首先要對檔案的分類大綱進行編制，這樣才能方便之后的檔案分類管理和存放。一般情況下，檔案的分類大綱有以下幾種：第一，是上級下達的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級下達的公文，可以根據不同的上級進行分類，如省下達的公文、市下達的公文。其次，辦公室材料文件包括的內容比較多，比如一些平級單位送過來的相關文件，還有其他部門所送來的各種請示以及報告等等。最后，各種參考資料，比如學校內部的宣傳資料等等。

2、 加強對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案的分類大綱后，檔案管理人員就結合檔案分類大綱來對檔案進行分類存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對檔案盒進行說明，比如該檔案盒是存放市上級下達的公文，就要在檔案盒側面表明“市上級下達公文”。其次，工作人員應該對每一份檔案都進行編號，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級所下達的公文。在進行檔案的存放的時候，工作人員應該嚴格按照編號來進行存放，并且做好相應的登記，這樣在查詢檔案的時候才能更好根據登記內容來查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對檔案資料進行轉移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強與其他部門之間的關系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門就要加強與其他部門之間的關系處理，特別是職責關系。處理好與其他各部門的職責關系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統的辦公室檔案資料收集是直接到各個部門進行紙質版的檔案收集，隨著社會科技的進步，工作人員可以通過網上來收集信息，比如關于上級下達的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來進行歸檔。除此之外，學校也應該完善對檔案的查詢途徑，比如學校員工可以通過網上來對檔案進行查閱，從而大大地節約了員工查詢檔案的時間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實現辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實現辦公室檔案信息化的必要性

實現辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過實現辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實現辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過實現信息化，檔案可以實現網上分享，員工可以根據自己需求來查詢自己所需的檔案資料，從而更好地實現檔案的交流和分享。最后，實現辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統的紙質檔案進行保存，如果一旦出現火災，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現發霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實現辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動硬盤中，而網上云端以及移動硬盤的安全性遠遠要高于紙張的存放。

2、 實現辦公室檔案信息化的策略

實現辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個，分別是加強對檔案管理人員的素質培訓、加強對檔案信息的保護以及完善檔案信息系統的建設。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學校應該定期對檔案管理人員進行信息化培訓，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對于計算機系統的運用、文件分類和查找的運用，從而更好地實現辦公室檔案信息化。其次，在實現辦公室檔案信息化的過程中，必須要加強對檔案信息的保護，由于大部分的檔案資料都是僅供內部查閱，因此一旦檔案管理的計算機被病毒入侵，就很容易導致學校的檔案資料外漏，對學校以及員工都會造成很大的影響，因此學校要加強對防火墻技術的開發，提高檔案管理計算機的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統的建設對于實現檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統主要是對檔案資料進行分類加工以及進行查閱檢索，因此檔案信息化管理對于檔案管理人員的專業性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發現辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應該時刻都保持著學習的心態，不斷地提高自身的專業技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻：

[1]張巖. 淺析辦公室檔案管理的改進與人員素養提高[J]. 蘭臺世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 辦公室業務，2014，05：171-172.

篇（8）

辦公室的主要職能是服務。服務工作搞得好不好，能不能讓領導、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。為此，我們圍繞確保養老金按時足額發放、養老保險擴面和關系接續等中心工作，著眼全局，不斷提高服務意識。

——超前服務意識。在辦公室工作中，我們注重調動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務在前，明確任務要求，并按照分工負責的原則抓落實，形成了布置、落實、監督、檢查反饋、緊密銜接、運轉暢通的工作機制，避免了“領導說了再干、催了再辦、推了再轉”的被動應付、工作滯后問題的發生，使辦公室真正成為領導稱職的參謀助手。

——協調服務意識。對局內部科室，我們強調辦公室工作人員要有顧全大局、團結協調意識，按照“有理、有節、有度”的原則，對領導決定的工作主動協調，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協調，對領導關心和群眾關注的熱點、難點問題著力協調，并時刻注意協調方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現象的發生，較好地發揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務意識。接聽電話、收發文件、編發信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進行。

——為群眾服務意識。我們除積極推行政務公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統內率先實行了首問負責制，規定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務、負責到底，能作答復的，及時答復，不能答復的，要耐心做好解釋工作，不是職責范圍內的，要指引、帶領來電來訪群眾到相關科室，決不能在工作中出現相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象發生。

二、協調各方，強化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進一步健全和完善了內部管理體系，使我局辦公室工作基本實現科學化、規范化、優質化、高效化管理，為我局各項工作開展創造了良好條件。

——綜合協調，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協調工作，我們從建立制度入手，規范程序、理順關系、明確職責，形成了科學、規范、有序的綜合協調工作機制。一是建立健全了黨政聯席會議制度，傳達上級有關重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領導集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業務工作會制度，學習和傳達上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進行部署安排；三是辦公室積極加強與業務科室的溝通，盡力發揮好上傳下達、聯絡左右、協調各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規范的協調工作機制，對重要工作、重大問題及時聯系，互相溝通，統一步調，整個工作出現了圍繞中心、整體聯動、互相配合的良好局面。

——嚴格考核，認真實行目標管理制度。每年年初，根據省下達年度工作任務，我們及時制訂年度工作目標計劃，并對執行情況進行檢查督辦，嚴格考核，認真實行目標考核管理。一是簽訂目標責任書，局長為第一責任人，分管副局長為第二責任人，科室負責人專管，層層簽訂目標責任書，落實管理責任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負責制，細化和量化各項工作指標，將全年工作目標管理考核的內容分為量化、質化、黨風廉政建設三大塊，量化目標根據各科室的工作職責分別制定，考核內容和考核標準全部用數字、百分比進行量化；質化目標則分解成領導班子和干部隊伍思想政治建設、文明創建、綜合治理等六個方面。三是強化措施，嚴格考核。為確?？己斯ぷ黜樌M行，防止流于形式，我們成立了“量質化目標管理考核領導小組”，實行平時考核與集中考核相結合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴格的獎懲措施，確保目標考核落到實處。

——健全制度，提高規范化管理水平。按照《湖北省養老保險管理系統建設規劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規范工作程序，明確職責范圍、工作流程和工作標準，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉。一是由辦公室承辦的全局性工作的規章制度，如辦事議事規則、會議制度、學習制度等管理規程；二是辦公室承擔的各項工作的規章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務管理、后勤服務等工作制度；三是將工作紀律、科室工作職責等制度制成標牌，統一懸掛在一樓社會保險申報服務大廳的墻上，提高政務公開透明度，認真接受群眾監督。

三、夯實基礎，全力抓好內部管理。

內部管理是全局工作的基礎，也是辦公室的重要工作。在內部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：

——實行陽光財務。我們以機構改革為契機，全面推進了財務制度改革。一是嚴格遵守財經紀律，局經費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規范了票據管理，堵塞了收費環節中出現的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預防各科室坐收坐支、私設小金庫現象的發生。三是實行陽光財務，細化定額標準嚴格按員支出，按月公布全局經費收支情況，重大經費開支由集體研究決定，財務管理實現了全透明管理。四是按照《局經費財務管理制度》，遵守審批程序，嚴格執行了財務報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業改革的不斷深入，養老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創造良好輿論氛圍，使養老保險工作向縱深發展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養老保險政策培訓班，開展上街咨詢活動，深入企業和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養老保險工作動態，我們還將各項工作進展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領導以及有關部門，引起大家對養老保險工作的重視，并建立了內部養老保險工作通報制度，按月通報養老保險工作進展情況，起到表揚先進、激勵后進的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設，檔案管理水平在晉升省一級基礎上得到了進一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網絡，并定期總結檔案管理工作經驗，找出薄弱環節，狠抓整改，提高了檔案管理工作質量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進行清理和核對后，認真分類組卷，把好案卷質量關。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領導、業務科室提供檔案服務。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機進行檔案分類、組卷、檢索、統計等工作，建立文書檔案數據庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領導和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優”，全面提高工作質量。

面對新形勢和新任務，養老保險事業發展日新月異，為高標準、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認真推行“五優”，以全面提高工作質量。

——業績優秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創新、服務創新，勇爭一流工作業績的意識，特別是要有良好的敬業態度和精神風貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團結協作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務，使我局養老保險工作得到了各級領導和上級部門的肯定。

——作風優良。我們把“忠誠進取，求實創新，公正廉潔，團結奉獻”作為辦公室工作人員行為準則，要求大家在工作作風上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應、思考問題快、工作節奏快和對科室和群眾提出問題的答復要快。

——服務優質。除實行首問負責制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉變服務作風，按照機關作風建設的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽和形象。

篇（9）

辦公室的主要職能是服務。服務工作搞得好不好，能不能讓領導、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。為此，我們圍繞確保養老金按時足額發放、養老保險擴面和關系接續等中心工作，著眼全局，不斷提高服務意識。

——超前服務意識。在辦公室工作中，我們注重調動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務在前，明確任務要求，并按照分工負責的原則抓落實，形成了布置、落實、監督、檢查反饋、緊密銜接、運轉暢通的工作機制，避免了“領導說了再干、催了再辦、推了再轉”的被動應付、工作滯后問題的發生，使辦公室真正成為領導稱職的參謀助手。

——協調服務意識。對局內部科室，我們強調辦公室工作人員要有顧全大局、團結協調意識，按照“有理、有節、有度”的原則，對領導決定的工作主動協調，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協調，對領導關心和群眾關注的熱點、難點問題著力協調，并時刻注意協調方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現象的發生，較好地發揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務意識。接聽電話、收發文件、編發信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進行。

——為群眾服務意識。我們除積極推行政務公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統內率先實行了首問負責制，規定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務、負責到底，能作答復的，及時答復，不能答復的，要耐心做好解釋工作，不是職責范圍內的，要指引、帶領來電來訪群眾到相關科室，決不能在工作中出現相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象發生。

二、協調各方，強化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進一步健全和完善了內部管理體系，使我局辦公室工作基本實現科學化、規范化、優質化、高效化管理，為我局各項工作開展創造了良好條件。

——綜合協調，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協調工作，我們從建立制度入手，規范程序、理順關系、明確職責，形成了科學、規范、有序的綜合協調工作機制。一是建立健全了黨政聯席會議制度，傳達上級有關重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領導集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業務工作會制度，學習和傳達上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進行部署安排；三是辦公室積極加強與業務科室的溝通，盡力發揮好上傳下達、聯絡左右、協調各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規范的協調工作機制，對重要工作、重大問題及時聯系，互相溝通，統一步調，整個工作出現了圍繞中心、整體聯動、互相配合的良好局面。

——嚴格考核，認真實行目標管理制度。每年年初，根據省下達年度工作任務，我們及時制訂年度工作目標計劃，并對執行情況進行檢查督辦，嚴格考核，認真實行目標考核管理。一是簽訂目標責任書，局長為第一責任人，分管副局長為第二責任人，科室負責人專管，層層簽訂目標責任書，落實管理責任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負責制，細化和量化各項工作指標，將全年工作目標管理考核的內容分為量化、質化、黨風廉政建設三大塊，量化目標根據各科室的工作職責分別制定，考核內容和考核標準全部用數字、百分比進行量化；質化目標則分解成領導班子和干部隊伍思想政治建設、文明創建、綜合治理等六個方面。三是強化措施，嚴格考核。為確?？己斯ぷ黜樌M行，防止流于形式，我們成立了“量質化目標管理考核領導小組”，實行平時考核與集中考核相結合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴格的獎懲措施，確保目標考核落到實處。

——健全制度，提高規范化管理水平。按照《湖北省養老保險管理系統建設規劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規范工作程序，明確職責范圍、工作流程和工作標準，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉。一是由辦公室承辦的全局性工作的規章制度，如辦事議事規則、會議制度、學習制度等管理規程；二是辦公室承擔的各項工作的規章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務管理、后勤服務等工作制度；三是將工作紀律、科室工作職責等制度制成標牌，統一懸掛在一樓社會保險申報服務大廳的墻上，提高政務公開透明度，認真接受群眾監督。

三、夯實基礎，全力抓好內部管理。

內部管理是全局工作的基礎，也是辦公室的重要工作。在內部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：

——實行陽光財務。我們以機構改革為契機，全面推進了財務制度改革。一是嚴格遵守財經紀律，局經費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規范了票據管理，堵塞了收費環節中出現的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預防各科室坐收坐支、私設小金庫現象的發生。三是實行陽光財務，細化定額標準嚴格按員支出，按月公布全局經費收支情況，重大經費開支由集體研究決定，財務管理實現了全透明管理。四是按照《局經費財務管理制度》，遵守審批程序，嚴格執行了財務報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業改革的不斷深入，養老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創造良好輿論氛圍，使養老保險工作向縱深發展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養老保險政策培訓班，開展上街咨詢活動，深入企業和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養老保險工作動態，我們還將各項工作進展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領導以及有關部門，引起大家對養老保險工作的重視，并建立了內部養老保險工作通報制度，按月通報養老保險工作進展情況，起到表揚先進、激勵后進的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設，檔案管理水平在晉升省一級基礎上得到了進一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網絡，并定期總結檔案管理工作經驗，找出薄弱環節，狠抓整改，提高了檔案管理工作質量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進行清理和核對后，認真分類組卷，把好案卷質量關。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領導、業務科室提供檔案服務。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機進行檔案分類、組卷、檢索、統計等工作，建立文書檔案數據庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領導和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優”，全面提高工作質量。

面對新形勢和新任務，養老保險事業發展日新月異，為高標準、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認真推行“五優”，以全面提高工作質量。

——業績優秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創新、服務創新，勇爭一流工作業績的意識，特別是要有良好的敬業態度和精神風貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團結協作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務，使我局養老保險工作得到了各級領導和上級部門的肯定。

——作風優良。我們把“忠誠進取，求實創新，公正廉潔，團結奉獻”作為辦公室工作人員行為準則，要求大家在工作作風上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應、思考問題快、工作節奏快和對科室和群眾提出問題的答復要快。

——服務優質。除實行首問負責制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉變服務作風，按照機關作風建設的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽和形象。

篇（10）

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.