檔案智慧化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案智慧化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互聯網+”時代政府社交媒體發揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務微博、官方微信的應用，政府社交媒體逐漸成為公開政務信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發揮集體智慧的作用尤為重要。

一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出

（一）國內外相關研究

社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發展與廣泛應用，2010年以來，歐美等一些發達國家的政府部門、檔案管理機構紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經形成了較為成熟的實施流程和管理規范。如英國國家檔案館負責的英國政府網絡存檔項目[2]在歐洲網絡記憶基金的支持下，開發了能夠確保社交媒體文件產生背景、結構與內容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關規定，與Twitter、You？ Tube等機構合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務機構――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務構建北卡羅來納州政府社交媒體文件數字檔案館。

與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統分析和梳理國外政務社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構提供了具有參考價值的政務社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權屬問題，提出社交媒體文件應采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務新媒體文件歸檔的動因、主體、內容、策略進行了思考，并指出了當前我國政務新媒體文件歸檔面臨的挑戰與應對策略。在實踐領域，國內相關的實踐應用研究尚處于起步階段，系統應用實踐發展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構集合在一起，通過集體成員間的互動協作所產生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執行任務、解決復雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務領域，集體智慧已廣泛應用于社會網絡服務、眾包服務、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構在履行行政活動或處理事務過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規進行規范，使其與政府電子文件和政府網站信息等數字資源一樣成為當前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統中生成的電子文件和政府網站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應充分考慮到第三方因素。

（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合

政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網絡社區中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態增長、分享與轉載導致其更新頻繁，且重復、無序內容較多，很難準確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構，需要多機構的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發揮集體智慧的優勢，協同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應由文件的形成機構、社交媒體平臺運營商、記憶機構共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。

綜上，我們應借鑒國外實踐經驗，發揮多個主體協同管理的優勢，同時借助政務社交媒體廣泛群眾基礎，征集、內化網絡用戶的意見和建議，實現集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創新，為國內政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰提供新的解決思路。

二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析

（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體

如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構和檔案部門三個實施主體，三者之間的關系如圖1所示。這些機構通過分工協作，共同承擔政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔責任、降低風險，使效益最大化。

1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產生背景、內容、結構等信息，這些信息同元數據一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標識。[9]元數據管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數據標準提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務器上，因此，需要具備技術優勢的新媒體運營商提供相應的技術解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。

2.政府機構。政府機構作為社交媒體文件的直接形成機構，擁有對文件的管理與處置權，能夠在文件的整個生命周期內對其進行管理與控制。同時由于政府機構更了解文件形成的背景信息與內容結構，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領導和監督主體，負責社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導并監督檔案部門和其他合作機構對政府社交媒體文件的管理。

3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構，在政府社交媒體文件采集內容涉及范圍確定、歸檔工具與技術選擇、保存標準體系和流程規范制定、管理平臺構建、歸檔信息服務利用等方面具有天然的優勢，通過形成包括方案、標準、規范、程序、技術等諸多要素在內的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業務流程，可以實現政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環節的標準化操作。

（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程

政府社交媒體文件作為一種有特定內容、結構、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關標準和規范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續性和規范性。考慮到開放檔案信息系統（OAIS）模型已經成為國際上公認的實現數字資源長期保存與獲取的標準，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構，如圖2所示。

1.政府社交媒體文件的采集。與常規電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復雜結構，其海量性、復雜性、技術性強等特點導致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態持續生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關方法的基礎上，還應與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術解決方案，包括資源選擇標準、網絡爬蟲工具配置、數據交換格式、元數據編碼及轉換標準等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標準、數據獲取API服務標準等，對收割Twitter信息的網絡爬蟲工具進行了規范配置，獲取以JSON、XML等標準格式數據集形式呈現的包含Twitter信息原始數據及其元數據的檔案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒體文件的管理。利用網絡爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構建通用的元數據模型對采集的文件內容、結構、管理過程、形成背景等信息進行統一的資源描述，并將描述的信息以標準的WARC網頁檔案文件格式保存，實現對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數據、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內容、結構等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。

3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數據量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續工作所需的存檔，通過多個機構共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續性活動，保存文件數量的動態增長對存儲管理提出了挑戰，云存儲作為動態易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數據存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。

（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略

1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應強調“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發參與相關主題信息資源的征集與內容評價負責機構有選擇地優先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網絡信息資源采集與保存轉變為基于社會意識和社會驅動的存儲模式。[14]

2.開發智能化社交媒體信息存檔技術。當前國內在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統方法，而現有的針對淺層網的網頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發智能化的方法和工具來實現社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現的技術創新與突破可為國內社交媒體信息存檔技術的研發提供參考。國內在開發智能化的社交媒體信息存檔技術的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結合實際需求，對現有的網絡信息存檔技術和方法進行優化，實現面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術創新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質量。

3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續而復雜的工程，需要發揮集體智慧的作用來共同解決。結合國情，國內可建立由政府機構為主導、檔案部門為責任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構應發揮引導作用，獲得政策法規方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質量。具備技術優勢的社交媒體平臺運營商需要在技術上改革創新提高社交媒體信息采集的效率與質量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術支撐。檔案部門需要制定科學規范的社交媒體文件采集標準、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優化配置，與政府機構、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協調規劃任務框架，實現政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。

*本文為吉林大學研究生創新基金資助項目“大數據環境下政府網站原生數字政務信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。

注釋及參考文獻：

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[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.

[4]王煥.國外政務社交媒體文件歸檔研究[J].檔案學研究，2015（6）：99-105.

[5]黃霄羽，錢紅梅.你的網上記憶安全嗎――社交媒體文件權屬問題的思考[J].中國檔案，2014（4）：68-69.

[6][8]趙躍.挑戰與應對：我國政務新媒體文件歸檔若干問題思考[J].檔案學通訊，2016（3）：80-86.

[7]劉海鑫，劉人境.集體智慧的內涵及研究綜述[J].管理學報，2013（2）：305-312.

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[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

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2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。

二、地質資料檔案社會化服務的現狀

伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣?！秷D文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。

三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策

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隨著國家相關部門對職業病統計重視程度的不斷提高，職業健康監護檔案的管理也引起了各企業領導部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當，從而導致此方面的管理水平下降，健康監護檔案的作用無法得到充分發揮。然而，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，也給企業的職業健康監護檔案管理工作帶來的福音，使其實現了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監護檔案計算機單機管理的作用與局限性

縱觀我國職業健康監護檔案管理工作的開展來看，大致經歷了3個發展階段，即全紙質管理階段、計算機管理階段和網絡信息系統管理階段。作為全紙質管理階段向網絡信息系統管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。

1.監護檔案計算機單機管理的作用

計算機單機管理與傳統的全紙質管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現了部分環節的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數據庫索引系統是1999年開始應用的管理方法，該系統將1976年以來的數以萬計的監護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數據庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質檔案資料的調閱、對勞動者健康情況變化進行動態觀察等。除此之外，使用者若想將該系統中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監護檔案計算機單機管理的局限性

計算機單機管理雖然在一定程度上實現了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監護門診中，導致人員擁擠，目前，監護門診環節已經成為了體檢中最受關注的問題；（3）在體檢之后，企業健康監護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現由于人工失誤而導致的差錯出現，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數據庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質檔案里查詢到；（5）監護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環節核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現象發生。

二、職業健康監護檔案信息化管理的優勢

在信息技術不斷發展的今天，信息化管理已經成為了職業健康監護檔案管理的必然趨勢。與全紙質管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優勢，主要體現在以下幾個方面：

1.全面提升了職業健康監護的工作效率

自從信息化管理系統研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優勢更為明顯：（1）改變了傳統全紙質管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節約；（2）體檢流程得到了優化，體檢人員在領取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內，以此來有效防止冒名頂替的問題發生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關的檢查結果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸到信息化系統中，受檢者的一般信息和歷次體檢結果完整保存并動態續加新內容。

2.信息化管理符合職業健康監護的工作要求

對于為企業提供職業健康監護技術服務的衛生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統計和保管。在信息化管理系統模式下，職業健康監護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據自己的權限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業雙方權益的目的。

3.對檔案室工作人員的業務素質提出了新要求

與傳統的全紙質檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業務素質也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業單位批量在崗定期體檢，依據監護醫師制定的體檢項目方案，轉化為信息系統里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統中。再次，動態掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業，以便企業督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業病危害因素類別，根據職業病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結語

綜上所述，職業健康監護檔案管理是企業發展中的一項重要管理工作，是企業對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據。近年來，隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及與推廣，實現健康監護檔案管理信息化也成為了企業發展中的一項重要工作。實現管理信息化，不僅可以提高健康監護檔案的利用率，將其作用最大限度的發揮出來，而且還可以從整體上提高企業的管理水平，更好的促進企業的可持續發展。

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會計電算化是指將電子計算機技術應用到會計業務處理工作中的現代化管理模式。具體地說，就是用電子計算機代替人工記賬，應用會計軟件輸入會計數據，由電子計算機對會計數據進行處理，并打印、輸出會計賬簿和報表的過程。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系，一方面，會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率，另一方面，會計檔案管理也對電算化環境下的會計工作提出了新要求，并為會計控制提供了重要的理論依據。

一、會計電算化環境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展起來的一種實現會計職能的手段，是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下，一方面，會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高。傳統的人工記賬時期，會計工作的主要任務是進行會計核算，其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表；在會計電算化環境下，會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成，會計人員所進行的主要是審核與監督工作。另一方面，會計職能作用形式產生了變化，會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作，從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。

二、會計電算化環境下會計檔案職能的定位

會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點，會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能，但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題，給會計工作提出了新的任務與要求。要解決這一問題，使會計職能適應會計環境對會計工作的要求，就應從調整會計職能人手，將會計職能的行使設置為兩個層次，一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能，完成對單位經濟業務的處理工作，二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能，完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據，既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶，也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此，同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較，會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。

1.會計質量控制關口的職能

在會計電算化環境下，會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制，及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生，會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡，并通過相應的事后監督機制，及時發現并中止上述行為。因此，在會計電算化環境下，會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集關口的前移，確保會計檔案資料的真實性，反映經濟業務與會計工作的本來面貌；其次，要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的范疇，把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺，同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程。

2.會計信息利用窗口的職能

由于計算機中的數據文件是動態的，時刻都在發生變化，因此，會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點，在規定的時間段內進行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上，與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎。其次，要運用相關的統計分析方法，根據單位經濟業務的分類，對會計信息進行加工整理，并通過對會計檔案的編研，以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失。

三、會計電算化環境下會計檔案職能的實施

要實現會計電算化環境下會計檔案的各項職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會計檔案職能的實施。

1.更新檔案管理理念

首先，要克服傳統會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念，糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質實物檔案管理，輕磁性介質檔案管理，重檔案移交后續管理，輕前臺會計工作的檔案管理，重一般檔案的統一管理，輕專門檔案的專門管理。其次，要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐，樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。

2.完善檔案管理制度

會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發，充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環境檔案管理的要求，積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度，加強前臺會計工作的會計檔案管理，確保入庫會計檔案的質量；要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全，要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理，防止磁性介質檔案信息的失效，確保會計檔案的完整。

3.強化檔案管理手段

篇（5）

物聯網、云計算及相關技術的迅速發展推動著全球智慧地球和智慧城市的出現，智慧城市的發展以其獨有的魅力為我們展現了一個智能化的動態世界。技術的革新催生了智慧的進步，智慧城市將會給檔案館發展帶來新的契機和深遠影響，轉型發展中的檔案館開始走向智能化，智慧型檔案館的探索將成為檔案館創新發展、可持續發展的新理念和新實踐。

一、智慧城市的內涵

（一）智慧與智慧城市

智慧（Smart），顧名思義就是聰明，對事物能迅速、靈活、正確地理解和處理的能力。智慧城市（Smart City）則是以物聯網為技術基礎，實現智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來的在全球開展的未來城市的新實踐。

2008年11月，IBM公司正式提出“智慧地球”理念，2009年1月“智慧地球”成為美國國家戰略的一部分。2009年8月，總理在無錫視察，表示要在無錫建立中國的“感知中國”中心。2009年，迪比克市與IBM合作，建立美國第一個智慧城市。2010年，IBM正式提出了“智慧的城市”愿景，城市由關系到城市主要功能的不同類型的網絡、基礎設施和環境六個核心系統組織（人）、業務/政務、交通、通訊、水和能源組成，并以一種協作的方式相互銜接。在中國“無線城市智慧生活”論壇上，國家信息中心信息化研究部首席工程師單志廣講述了我國智慧城市發展現狀以及所面臨的問題：據統計，截止到2012年2月底，我國提出智慧城市建設的總數量已經達到了154個，計劃投資規模超過11萬億元，直轄市中北京、上海、天津均提出了智慧城市建設。

（二）智慧城市的特點與構成

智慧城市定義為“是新一代信息技術支撐、知識社會創新環境下的城市形態，智慧城市通過物聯網、云計算等新一代信息技術以及維基、社交網絡、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應用，實現全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以用戶創新、開放創新、大眾創新、協同創新為特征的可持續創新。伴隨網絡帝國的崛起、移動技術的融合發展以及創新的民主化進程，知識社會環境下的智慧城市是繼數字城市之后信息化城市發展的高級形態”。從定義上看，21世紀的“智慧城市”，能夠充分運用信息和通信技術手段感測、分析、整合城市運行核心系統的各項關鍵信息，從而對于包括民生、環保、公共安全、城市服務、工商業活動在內的各種需求做出智能的響應，為人類創造更美好的城市生活。概括來講，智慧城市包含三個方面的特點：

首先，無處不在的網絡環境。任何時間、任何地點、任何人、任何設施、任何內容的信息獲取，互聯網作為智慧城市的“神經網絡”，極大增強了智慧城市信息實時獲取、實時反饋以及智能服務的能力。

其次，無所不包的海量數據環境與共享。整合城市的所有數據資源，統一管理，融合服務，數據來源于各管理部門的業務實體，并能通過智能融合技術實現對海量數據的存儲、計算與分析，提升決策能力，充分實現信息共享。

最后，無所不容的業務管理和服務模式。通過系統接口，把城市所有的系統管理、服務平臺、信息查詢等系統模塊進行兼容，實現一站式管理與服務，智慧城市利用各類隨時隨地地感知設備和智能化系統，繼而實現與外部世界互相交流，互相感知，促進城市各個關鍵系統高效地運行。

智慧城市包含著智慧技術、智慧產業、智慧（應用）項目、智慧服務、智慧治理、智慧人文、智慧生活等內容。對智慧城市建設而言，智慧技術的創新和應用是手段和驅動力，智慧產業和智慧（應用）項目是載體，智慧服務、智慧治理、智慧人文和智慧生活是目標。具體說來，智慧（應用）項目體現在：公共服務、社會管理、安居服務、文化教育、健康保障、信息綜合管理等諸多方面。

智慧城市建設對檔案部門的發展是一次極好的機遇，同時也是一種前所未有的挑戰，檔案館應順勢而為，建設智慧型檔案館成為未來檔案館的必然趨勢。

二、智慧型檔案館的探索

（一）智慧型檔案館的提出

在智慧城市發展中，圖書館學界已經開始了“智慧圖書館”的研究，多從建筑、技術、模式等角度進行探討。在檔案領域，實踐先行。2011年，南京檔案館提出了“智慧檔案，快樂檔案”理念，以服務創新科學發展，青島市檔案館則提出了智慧型數字檔案館的建設，另外還有檔案館提出“智慧寶庫”的說法?？v觀關于智慧型檔案館的實踐主要圍繞技術、服務等領域，反映了國內檔案館對此領域的關注和前瞻性，但同時看到目前智慧型檔案館尚處在理念提出階段，檔案學界也僅限于云計算、物聯網等技術領域的關注，因此智慧型檔案館無論是理論還是實踐層面有待于探索。

筆者認為，智慧型檔案館（smarterarchives）就是以服務城市建設、服務社會、服務大眾為方向，以深化應用、優化服務為核心，以資源整合、業務協同、信息共享為主線，打造高效、智能、統一的管理服務平臺和信息服務平臺為重點，在前期數字化檔案館建設和發展的基礎上，以技術為依托，全面提升信息化應用和服務水平。具體來說，智慧檔案館=檔案館+物聯網+云計算+智慧化設備+智能館舍+信息資源+人力資源。它以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。也就是說，一個檔案館既注重信息技術的應用，重視檔案信息資源的智能管理，又關注用戶的信息與互動服務，同時兼顧對歷史公共文化傳播的社會擔當，并綜合以上要素來共同推動檔案館的可持續發展就可以稱其為智慧型檔案館。

具體來說，智慧型檔案館具有以下特點：

第一，溝通感知智慧化。物聯網是智慧型檔案館的技術基礎，互聯則是其核心要素。利用物聯網實現內部及外部信息交換，構成一個基于物聯網的通信智慧系統。通過物聯網實現檔案工作人員與檔案、檔案與用戶、檔案與館舍、檔案與設備、工作人員與用戶、用戶與用戶無所不在、無時不在的溝通與感知，從而實現用戶、檔案、設備等之間快速、便捷、無障礙對接，利用物聯網技術實現更大范圍的信息資源共享，實現用戶最大范圍的信息獲取。

第二，資源管理智能化。資源是檔案館的生命，檔案資源不僅包括紙質文檔，還包括數據庫、多媒體等電子形式，以數字資源為基礎的智慧檔案館可以將所有的檔案資源進行智能化控制、組織和管理，并對檔案信息資源進行共享和。同時在后臺建立起跨系統的應用集成，以此實現跨部門的信息共享、跨庫網的互通、跨館際的服務與管理。

第三，建筑設施智慧化。環保、安全、綠色、智能等要素構成智慧型檔案館館舍的發展目標，也是要對檔案館內部的各種設備實行智慧化管理，構成智慧化系統，對閱覽設備、視聽設備、視頻會議等進行動態調度分配，對消防系統、溫濕度控制、照明等各方面自動調節，智慧系統能使檔案館各種設備運行、保養、維護趨于智慧化，優化人力和物質資源的配置，降低成本，有了數字化、網絡化、智能化的基礎設施，無論是物理空間還是網絡空間會為用戶帶來更多的方便。

第四，服務創新智慧化。以人為本，高效服務是智慧型檔案館的靈魂。通過物聯網進行信息交換和資源共享，構建一個具有分析事物、處理事務、管理和決策能力的智慧服務系統。在泛在的感知與互聯前提下，智慧型檔案館會以全新的智能館舍與設備，無論是傳統紙質文件還是數字信息，無論是檢索還是編研成品，無論是文字還是多媒體，無論是傳統的查借閱、信息咨詢還是用戶業務分析，都可以通過手機、互聯網及微博互動等信息手段，開展不受時空限制的檢索、咨詢、信息獲取等服務，智慧型檔案館給用戶帶來豐富多彩的新途徑和新境地，構成了服務與管理的新形態。

（二）智慧檔案館與數字檔案館的區別和聯系

檔案部門早期開展的信息化管理，從最初由用計算機進行編制檔案目錄到單機版檔案管理軟件的開發，到網絡版的檔案管理系統，再到資源數字化、管理電子化、人員智能化以及整體數字檔案館的建設，都是檔案部門的有益嘗試與探索，大大擴展了檔案館的內涵和服務性。但簡單通過將檔案實體信息數字化而構建的數字檔案館存在著服務程度不高、數字系統智能不夠等缺陷，無法滿足全方位提供智能化綜合檔案信息服務的要求。

數字檔案館具有“館藏數字化，傳輸網絡化，管理自動化，資源共享化”的特征，而數字檔案館建設基礎上加上具有全面感知、可靠傳遞、智能處理等特征的物聯網就是智慧檔案館的雛形。二者都具有數字化、網絡化的特征，智慧型檔案館是數字檔案館發展延續和升華。智慧型檔案館聚焦于信息技術的支持，更注重高品質管理和優良的服務，并提升管理與服務的智慧，從數字信息切入到可持續發展的管理和以人為本的服務，這也是其智慧發展的根本轉變。

1.更迅速互聯：這種互聯是檔案館館舍、設備的互聯，是單個檔案資源間的互聯，是工作人員、讀者的互聯，是館際間的互聯，是物理空間的互聯，是網絡空間的互聯，是人與物的互聯，人與人、物與物的互聯。

2.更智能全面：應用物聯網技術，把檔案信息孤島與工作人員、用戶個體互聯，建立其間全面的智能連接，并從全局角度分析數據解決問題，改變整個檔案館運作方式。從檔案資料、數據資源到運行狀態、用戶需求等任何信息，都可以迅速獲取并迅速采取應對措施。

3.更個性主動：智慧型檔案館是服務質量、形式、內容更具品質，智能化程度、個性化服務以及與用戶互動更為積極主動的檔案館，微博、網站、電話、短信、導航站、預約等借助于智能化的技術的利用形式更賦予了個性化服務新的內涵。智慧就意味著以用戶為中心組織信息與服務，從內容、方式、界面等提供“按需定制”的更優良個性化服務。

三、智慧型檔案館的建設

隨著技術的發展，數字城市已經開始過渡到智慧城市的新型階段，檔案館應抓住智慧城市建設的契機，加大智慧型檔案館建設的實踐探索，使檔案信息化、數字化水平不斷提高。

（一）提高智慧型檔案館建設意識，加強宣傳力度

檔案部門要加大宣傳力度，提高領導的智慧型檔案館建設意識，爭取領導對檔案工作的重視和支持，主動地向領導宣傳智慧型檔案館建設的意義，并匯報智慧型檔案館建設工作的進程，要使智慧型檔案館建設與智慧城市建設的整體發展同步進行，使智慧型檔案館的機構設置、庫房建設、人員配備及現代化所需的經費、技術、裝備等落到實處。同時，借助媒體主動宣傳，以“智慧檔案”為理念，以民生為本，以智慧服務為新的時代內涵，開啟“智慧城市記憶之門”，打造文化精品，營造檔案文化教育氛圍，重點編研精品工程，深入基層，提升檔案事業的教育文化功能，增強愛國主義情懷的服務場所，延展檔案公益性宣傳展覽服務，讓檔案資政育人的影響力傳播到千家萬戶。

（二）建立完善的智慧型檔案館建設的標準和規范

標準和規范是智慧型檔案館建設的重要基礎工作之一。檔案管理系統與其它信息系統的對接，檔案信息資源的有序組織和共建共享，關鍵在于標準化的建設。面對智慧城市的發展，面對數字資源的差異性，相關技術不斷發展、變化的特點，檔案館要結合建設內容，發揮自己作為檔案資料利用中心和政府公開信息查閱中心的作用，在充分調研的基礎上，根據國際標準和通用標準，推出具有操作性的實施細則，并形成本部門智慧型檔案館建設的標準規范體系。

標準規范的制定應能夠做到在智慧型檔案館建設中少走彎路，節約成本。智慧型檔案館建設的標準規范必須與智慧城市建設標準相一致，以保證信息資源的暢通，跨庫查詢的實現及館際交流和合作。標準規范包括管理、業務和技術三個層面，其中最重要的是制定技術性標準規范和業務性標準規范。技術性標準包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保存格式規范、網絡數據傳輸規范等。業務性標準規范最主要是電子文件管理規范、電子文件元數據標準、電子文件鑒定標準等以及電子郵件公文管理規范等。

（三）加強智慧型檔案館建設人才體系構建

人才是社會發展最重要的資源，是最寶貴、最有決定意義的資本。作為檔案館，首先要積極適應智慧型城市發展的新變化，樹立科學發展新理念，圍繞“大檔案、大服務、大安全”的宗旨，將智慧型檔案館建設與檔案部門的制度改革管理理念緊密結合，使檔案部門建立起適應本部門發展的管理理念、管理機制、工作流程和組織結構，創建有利于優秀人才脫穎而出的體制機制。

作為檔案工作人員，要積極主動適應智慧型檔案館建設的要求，除了具有過硬的政治素質外，必須具有較強的業務素質和時代意識。所謂的業務素質就是檔案人員履行工作職責應該具有的知識水平和實踐能力。它要求檔案人員不僅掌握檔案理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術以及檔案記載內容有關的背景知識。所謂的時代意識就是檔案人員應具備與時展相一致的思想觀念，包括信息意識、服務意識、現代化意識等。

智慧型檔案館的建設，需要大量“?！迸c“博”相結合的新型人才。這種“專”是跨學科的“多專”，而不是以前的“一?！?。這種“博”是隨著智慧城市發展的“動態廣博”。檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者，檔案工作人員必須由管理型向知識型、技術型轉變。

（四）加強智慧型檔案館建設過程中的交流和合作

檔案部門要密切關注智慧城市建設進程，適時向負責智慧城市建設的領導提出自己的業務需求，同時要深入到各業務部門進行調研，聽取各部門對智慧型檔案館建設工作的意見和建議，以用戶需求為導向，對檔案業務進行全方位的整合與集成，發揮整體功能，豐富業務需求的內容。

另外，檔案館際之間也要加強業務交流。結合智慧城市建設對智慧型檔案館建設共同探討提出可行性的建議。檔案部門要打破檔案利用上的空間概念，改變過去那種“事不關己，高高掛起”埋頭業務的形象，致力于搭建檔案信息共享平臺建設，在館際檔案館、專業檔案館及社會上的信息服務機構之間建立聯系與協作，實現更大范圍、更多種類的信息資源共享，在心理上樹立交流和合作意識，以敏銳的職業洞察力和前瞻性目光把業務建設工作向前推進。

如果說智慧城市可以帶給我們更美好、便利的生活，更快速發展的經濟和可持續發展的和諧的自然、社會環境，那智慧型檔案館帶來的則是更優質的服務、更高效的管理，更具文化內涵的熏陶，智慧型檔案館模式也必將推動著檔案館在新的技術環境中催生出新的附加值，新的服務形態和多元化的系統機制。

參考文獻：

[1]宗平，朱洪波，黃剛，許建真.智慧城市設計方法的研究[J].南京郵電大學學報，2010，30（4）：14-19.

篇（6）

關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯網的飛速發展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。

一、新技術發展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生，解決了傳統檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態的電子檔案。難以突破傳統檔案館既有的局限性。

解決這個問題需要新思路，還需要研發新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。

二、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環境信息、檔案變化的動態信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。

這里能最大化地發掘數字檔案的資源和傳播優勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。

三、智慧檔案管理的特點

智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態。

（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規范也不是很完善，沒有統一的標準和規范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻：

[1] 許德斌. 智慧城市新環境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

篇（7）

引言：城建檔案信息化建設是貫徹實施建設部《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，開發利用城市建設檔案信息資源的重要任務，是納入全國建設事業信息化建設和各城市信息化建設、電子政務建設的總格局中的重要內容，對為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供有效服務起到重要作用。

筆者認為，城建檔案信息化建設能否為智慧城市建設提供重要的城建信息資源支撐，能否在智慧城市建設中占有重要的地位，起到重要的作用，具有重要的意義。

一、城建檔案信息化建設現狀

（一）城建檔案信息化建設是利用現代信息技術，對城建檔案信息資源進行數字化，城建檔案信息管理實現網絡化，城建檔案信息收集、整理、、傳遞、管理、利用實現一體化，建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享。

（二）城建檔案產生于城市規劃、建設和管理過程，也服務于城市規劃、建設和管理工作。在城建檔案中，依附著很多城建信息，如投資總額、總用地面積、總建筑面積、地上建筑面積、地下建筑面積、人防建筑面積、建筑占地面積、綠地面積、建筑覆蓋率、綠化覆蓋率、容積率、綠化率、車位數、抗震等級、使用壽命、開工時間、竣工時間、坐標、層數、套數、門牌號、路名、項目名、單位名、長度、寬度、高度、跨徑、荷載、埋深、管徑、孔數、材質、容量、處理能力，等等很多。這些信息特別是統計信息對城市規劃、建設和管理具有重要的作用，對智慧城市的建設起到重要的信息支撐。在城建檔案信息化過程中，就要把這些城建信息提取出來，為城市規劃、建設和管理提供重要的決策和參考。

（三）目前，我國城建檔案館在城建檔案數字化信息化過程中做了大量的工作，各城市基本建立了城建檔案管理信息系統，有的城市建立了地下管線信息管理系統，開展了館藏城建檔案的數字化，推行了原始電子檔案的接收工作，建立了局域網對城建檔案進行接收、保管和利用工作，建立了門戶網站，實現了政務信息的公開和咨詢服務，取得了很大成績。但也普遍存在城建檔案管理信息系統和地下管線管理信息系統不能互連互通，城建檔案信息達不到信息資源共享的問題。在數字化信息化過程中，重紙質檔案掃描輕原始電子文件接收和城建信息提取的問題依然嚴重，不能更好地為城市規劃、建設和管理工作提供的城建檔案信息服務。因此，我國在城建檔案數字化信息化過程中，應當更加注重城建信息的提取和原始電子檔案的接收，進一步提高城建檔案信息服務的質量和效率。

二、智慧城市建設現狀

（一）"智慧城市"概念、思想和模型由人類思想家與實踐家倪會民在1993年提出。2008年11月，在紐約召開的外國關系理事會上，IBM提出了“智慧地球” 這一理念，進而引發了智慧城市建設的熱潮。新加坡，2006年6月啟動“智慧國2015計劃”；愛爾蘭戈爾韋灣提出“智慧灣”項目；2009年，迪比克市與IBM合作，建立美國第一個智慧城市。我國很多城市把智慧城市建設納入了“十二五”規劃：智慧北京行動綱要推進智慧城市建設，上海把智慧城市建設納入2011-2013年行動計劃，深圳從科技、人文、生態三個方面打造“智慧城市”。

（二）智慧城市是新一代信息技術支撐、知識社會創新環境下的城市形態。智慧城市基于物聯網、云計算等新一代信息技術以及維基、社交網絡、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應用，營造有利于創新涌現的生態，實現全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以用戶創新、開放創新、大眾創新、協同創新為特征的可持續創新?！爸腔鄢鞘小钡乃拇筇卣魇侨嫱笍氐母兄拵Х涸诘幕ヂ?、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新。

（三） 智慧城市建設要經過三個階段：進行智慧基礎設施建設階段，包括物聯網建設、云計算中心建設等等，實現數字化，融合的智慧城市建設階段，將來源于不同領域的城市基礎服務信息實現基礎性的互聯和互動挖掘，籍以形成泛在的城市服務；智慧城市的內生發展階段，實現更透徹的感知、更廣泛便捷的互聯互通、更深入的智慧化表現。

三、城建檔案信息化對智慧城市建設的作用

（一）筆者認為，智慧城市建設中物聯網建設、云計算中心建設最需要建設虛擬現實的三維城市空間數據庫、平安城市實時視頻監控系統、GIS衛星定位系統三大平臺，保證地上、地面和地下建筑和地形情況能及時更新和實時監控。

（二）建設網上城市是城市管理者最直觀、最方便開展城市規劃、建設和管理工作的，對城市管理具有重要的作用。三維城市空間數據庫平臺建設實際上就是建設網上城市平臺，必須以城市電子地形圖和城市建設成果資料即城建檔案信息如坐標、長度、寬度、高度、埋深、門牌號、路名等為基礎信息建構。很難想象，沒有電子地形圖和城建基礎信息，怎么建設虛擬現實的網上城市。

（三）作為負責接收、保管和利用城建檔案信息的城建檔案館，就能為智慧城市建設提供重要的城建成果信息，也只有城建檔案館，才能全面、系統、及時地為智慧城市建設提供城建成果信息，因為城建檔案館能夠動態的接收城市地上、地面和地下的建設成果檔案信息。

（四）只要有了網上城市平臺，城市管理者就能在電腦網絡上從網上城市進行城市管理。有了網上城市平臺，各級政府及相關管理部門都可以結合本部門、本單位的實際，在網上平臺上增加自己需要的功能，著錄自己需要的信息，為各單位、各部門管理服務。

（五）網上城市平臺對各部門、各單位具有重要的作用。規劃部門可以在網上進行城市規劃，國土部門可以在網上進行土地管理，設計部門可在網上進行設計方案的比較，建設部門可以在網上了解在建工地的情況，房產登記部門可以在網上進行產權登記和管理，消防部門可以在網上跟蹤重點消防單位，人防部門可以在網上了解人防工程的情況，管線部門可以在網上了解管線運行狀況，公安部門可以在網上進行戶籍、居住情況和治安管理，人口計生部門在網上可以了解人口、疾病防治情況，民政部門可以在網上了解低保戶的分布情況，勞動部門可以在網上了解人員就業情況，稅務部門可以在網上了解單位和個人的交稅情況，轄區政府和居委會可以了解轄區范圍的相關情況，城市政府可以在網上進行各項管理工作和應急管理，應對突發事件等等，其作用是不可估量的。

（六）城建檔案信息化就是要把城市地上、地面和地下的建設成果檔案信息化，建設城建檔案管理信息系統、地下管線檔案管理信息系統，實現城建檔案管理網絡化，為智慧城市建設提供重要的城建檔案信息資源，實現快速歸檔、智慧管理、資源共享、遠程利用，更好地為城市規劃、建設和管理服務。

四、結語

城建檔案信息化是城建檔案管理發展的必要要求。從人類發展的角度看，城建檔案信息是一種資源，這種資源必須要建立好、管理好、利用好。建設智慧城市離不開城建檔案信息支撐，城建檔案信息化對建設智慧城市具有重要的作用。

篇（8）

一、智慧城市建設現狀

智慧城市就是運用信息和通信技術手段感測、分析、整合城市運行核心系統的各項關鍵信息，從而對包括民生、環保、公共安全、城市服務、工商業活動在內的各種需求做出智能響應。其實質是利用先進的信息技術，實現城市智慧式管理和運行，進而為城市中的人創造更美好的生活，促進城市的和諧和可持續發展。隨著經濟社會的發展，城市人口不斷挑戰歷史新高，城市規模持續加速增長。全人類現已有一半的人口生活在城市，全球城市化程度仍將顯著上升，到2050年達到70%。隨著城市的數量和城市人口的不斷增多，城市被賦予了前所未有的經濟、政治和技術的權力，城市已不可避免地成為世界舞臺的中心。在過去，城市的管理者沒有辦法預測和影響城市的運行和發展，更無法影響和適應城市日益加快的數字化進程。而隨著科技的進步，數字化進程使管理者能更好地運用新科技來管理城市。隨著城市核心系統的數字化和通信的發展，新獲得的信息通過智能化手段得到應用，并且為管理者的決策制定提供依據。近年來，我國加快數字城市建設，據《中國智慧城市建設行業發展趨勢與投資決策支持報告》顯示，我國新建地級市數字城市100多個，地級市數字城市建設累計超過300個，其中150多個數字城市已經建成并在60多個領域得到應用。新啟動100多個數字縣域建設和3個智慧城市建設試點。2012年國家測繪地理信息局將“構建數字城市”的目標調整為“構建智慧城市”。我國很多城市把智慧城市建設納入了“十二五”規劃，四川綿陽市也于2013年列入智慧城市試點第二批城市。市委市政府對此高度重視，積極推進智慧城市建設工作，先后與東華、九洲、長虹等企業就智慧城市的建設簽訂了戰略協議。智慧城市的建設大體上可分為三個階段：智慧基礎設施建設階段，包括物聯網建設、云計算中心建設等等，實現數字化；融合的智慧城市建設階段，將來源于不同領域的城市基礎服務信息實現基礎性的互聯和互動挖掘，籍以形成泛在的城市服務；智慧城市的內生發展階段，實現更透徹的感知、更廣泛便捷的互聯互通、更深入的智慧化表現。四川綿陽市于2015年推出了建設智慧城市的工作安排，共分為五個方面：完善公共基礎數據庫，深化信息資源共享；增強便民利民功能，提升服務滿意度；深化民生項目建設，提升公共服務水平；強化信息惠民應用示范，促進產業經濟發展，其工作的總體內容還處于智慧基礎設施建設階段，而綿陽城建檔案館的智慧城建檔案項目便是該階段的基礎數據庫完善內容之一。

二、城建檔案信息化建設現狀

城市建設檔案信息化建設是一個城市發展和建設的基礎，也是城市現代化建設的重要前提。在計算機網絡作為科技支撐的時代背景下，我國的城建檔案信息化已經成為當前城建工作的主要目標。然而檔案部門的工作歷來不太受重視，因此城建檔案的信息化工作開展較為滯后。但由于地區、城市發展程度以及規模的差異，城建檔案的信息化工作也呈現出區域性和內容上的差別。

(一)檔案數字化方面

目前，有相當一批城建檔案館已經開展了紙質檔案數字化工作。南京、上海等市城建檔案館的檔案信息數字化工作已卓有成效。就全國來說，檔案數字化工作仍處于攻堅克難階段，檔案數字化的進展不同，大致可分為兩類，一是已全部完成了館藏檔案數字化；二是僅完成了館藏重要檔案、利用率高的檔案的數字化。

(二)信息數據庫建設方面

從城建檔案專題數據庫建設情況看，絕大多數城建檔案館基本上建立了竣工工程檔案數據庫，而其他諸如：地下綜合管線信息數據庫、城市基礎地理信息數據庫、城市規劃成果數據庫等，僅少數城市的城建檔案館開展了相關建設。

(三)觀念意識方面

長期以來，城建檔案界對信息化建設的作用、地位認識不足，認為搞不搞信息化對城建檔案事業影響不大，即便是有些地方開始了信息化方面的建設，也是為了建設而建設，并沒有立足長遠，統籌規劃，將檔案信息化與檔案數字化劃等號，而忽略了對城建檔案資源的綜合利用。

三、四川省綿陽市城市建設檔案館的智慧城建檔案信息化探索

四川省綿陽市城市建設檔案館成立于1989年，1995年就開始了利用計算機的快速檢索功能來實現檔案的查找、調閱工作，1999年12月10日該館與中國空氣動力中心自動化站合作研發的“蘭苑城建檔案管理系統”正式上線運行，此后該系統經歷前前后后近百次的修改，2008年已基本實現了數字化檔案的調閱和繪圖打印功能。該館的信息化建設已走過20余載，且館藏系統的數字化工作自2008年啟動至今，基本實現了館藏檔案的數字化工作。借此次智慧城市建設的東風，該館還獲得了省廳的智慧城建檔案專項建設資金。四川省綿陽市城市建設檔案館擬采用IaaS(InfrastructureasaService)服務模式，建設城建檔案私有云，為系統內相關科室、各企事業單位以及個人，提供高效、便捷的服務。

（一）城建檔案云

云技術（Cloudtechnology）是基于云計算商業模式應用的網絡技術、信息技術、整合技術、管理平臺技術、應用技術等的總稱，可以組成資源池，按需所用，靈活便利。該館的信息化建設將按照以云基礎設施為核心構架、云平臺為內部構架、軟件為外部構架的多層次服務網絡的標準進行建設。四川綿陽市城建檔案館擬采用VMwar的vSphere云設備軟件或者惠普的超融合基礎架構，在充分利用和保護已有投資的前提下，構建安全、可靠的城建檔案私有云，該云未來可擴展至對所轄區、縣級城建檔案數據的集中儲存和數據利用。

（二）公眾服務

建設城建檔案門戶網站和微信公眾號，架起一座城建檔案館與公眾交互的溝通橋梁，實現檔案預約查詢、檔案征集等工作。建設城建檔案在線報建平臺，為企業提供一個安全、可靠的業務平臺，該平臺既可方便所有者單位實現電子資料的報送還可為報送者提供報送資料的檢索和使用。此外，在滿足國家政策要求和檔案安全管理保密的前提下，還可以將城建檔案數據與質量監督、施工圖審查等業務系統連接起來，使城建檔案資源的利用擴大到建設局建管科、質監站、設計科等相關業務單位，從而形成更大應用范圍的服務平臺。

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智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環環相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統的層次

1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統的資源

2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統功能設計分析

3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。

用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。

作者:王冬梅

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.097

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

目前，檔案信息化建設的主要內容是數字檔案館建設，數字檔案館利用數字信息技術來對紙質檔案信息處理和加工，應用現代網絡技術實現檔案信息的在線查詢及共享。因此，數字檔案館建設的發展從根本上解決了傳統檔案信息載體、期限、利用范圍等方面的使用限制，對檔案工作帶來了根本性的改變。而隨著數字檔案館建設各方面的逐漸成熟，服務體系也應有相應層次的提升，基于知識管理的檔案服務終會有一天不再適應檔案用戶服務的需求，這就需要有一種更高級的服務模式來提供查檔者的需求，而檔案信息化發展的新趨勢智慧服務，能夠提供更為主動，更為個性化的服務，使得服務質量、內容、形式更具有智能化的服務形式。

1 檔案智慧服務的概念

檔案館對外提供的檔案服務歷程可以分為檔案實體查詢服務、檔案信息服務和檔案知識服務三個階段，在數字檔案館的環境下，檔案服務的形式應該增加第四個：智慧服務。知識服務是智慧服務的基礎，智慧服盞謀局適鞘迪值蛋鋼識的增值，從創造性的角度講，智慧服務提升了知識服務的深度，是對知識服務質量的提升。檔案館智慧服務是一種特殊的服務，它代表著現代數字檔案館最核心、最本質的價值取向和最終目的，是基于檔案館知識服務的一種新服務模式，通過基于智能化信息技術的嵌入式、啟發式和協同式等智慧服務，幫助檔案用戶提升檔案知識水平，最終實現檔案知識的可持續實踐價值。

2 檔案智慧服務的特征

檔案館提供智慧服務的目標在于利用知識和創造知識，從而實現檔案知識產品的增值，檔案智慧服務的特征是以檔案知識運用為根本，以知識創造為核心，以知識團隊為服務對象。

2.1 檔案智慧服務的根本是檔案知識運用

在檔案信息服務過程中，檔案信息是基本信息源，知識是對檔案信息進行加工后得到的抽象性產物，智慧是利用檔案信息資源加工生成知識，從而生成具體解決問題的能力，因此，檔案智慧服務就是一個這樣的過程：有檔案信息生成知識，再由知識激發智慧，從而提供高水平的智慧服務，所以，智慧服務的根本特征就是檔案知識的運用。

2.2 檔案智慧服務以知識創造為核心

檔案知識服務是指從檔案館的各種檔案顯性和隱性信息資源中，根據檔案用戶的需求將知識提取出來，而檔案知識的提取過程就是檔案知識的創造過程，它是在檔案知識組織的基礎上，根據用戶需求，通過檔案知識重組和再造，形成用戶需要的檔案知識產品的過程。而檔案知識的重組和研究涵蓋了檔案館員的創造性勞動，這種智慧勞動使得檔案知識產品產生了增值。

2.3 檔案智慧服務以知識團隊為服務對象

數字檔案館背景下的智慧服務不再單單強調個人的知識創造和個別用戶需求，它更加注重的是團隊觀念和創新意識，開展團隊服務。檔案館知識工作者依靠所在團隊來組織檔案知識生產和提供檔案智慧服務，團隊中的每位成員可以向團隊提供知識，將知識智慧貢獻給知識用戶團隊，從而實現當那智慧服務。

3 檔案智慧服務的內容

檔案智慧服務是建立在知識服務基礎上注重的是當那知識的轉化與應用，由于檔案知識本身是沒有價值的，其價值只能體現在知識運用的過程中。在數字檔案館的背景下，檔案信息服務的目的就是要實現以檔案知識為根本、利用館員智慧創造檔案價值。

3.1 以單位決策支持為導向的智慧服務

檔案知識工作團隊以所在單位決策需求為導向，為知識用戶提供相關的個性化服務和專題服務，就是通過特定的檔案信息資源、檔案知識的加工和分析形成相關的知識產品從而為所在檔案的決策提供智力支持。而提供的決策支持不能僅停留在信息服務的層面，更應該是在檔案元數據的挖掘與分析基礎上的創造。而數據挖掘也稱為知識發現，是從檔案數據庫中獲取用戶需求或者感興趣的知識，而這些知識是隱性的、不容易被發現的。數據挖掘技術通過從數字檔案館信息數據庫中發現并提取這些隱性信息，幫助決策者找尋數據間的聯系，形成知識產品，從而為知識用戶和決策者提供決策支持服務。

3.2 基于科研為導向的智慧服務

科學研究是人類文明發展的重要因素，它是一種知識發現和知識創造的過程。為科學研究提供智慧服務，是檔案知識服務的核心。檔案知識服務團隊可以配合科研人員關注某一學科或者科研項目，提供全程服務，對該科研項目的涉及到的相關檔案知識進行評價和提示，通過檔案信息數據庫對該科研項目提供專業化、個性化的專題知識服務。為科研提供智慧服務的根本在于基于科研項目需求的檔案知識挖掘和相關專業分析。

3.3 以產品研發為目的的智慧服務

各種大型企業、研究機構它們的根本目的就是研發新產品或者創造新技術，而新產品、新技術的研發不可避免的需要借鑒以往產品研發經驗，這就需要用到相關產品的檔案信息，而檔案智慧服務則可以根據研發需求為其提供所需的檔案信息并根據這些信息總結內在規律，將檔案知識轉化為生產力，提供創造性的增值服務。

4 檔案智慧服務模式

4.1 基于信息整合的智慧服務模式

隨著數字檔案信息共享程度的不斷提高，檔案信息也越來越多，檔案用戶在沒有相關檢索關鍵詞的情況下想要找到需求的檔案信息難度變大，這就需要檔案工作人員根據檔案信息來源進行分類，將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體，實現檔案信息資源的合理配置，最后通過各種信息技術將這些信息進行融合，實現檔案信息資源快捷、便利的一站式查詢服務。

4.2 基于個性化的智慧服務模式

在數字檔案館背景下，檔案資源和檔案服務對象都有著顯著的多樣化趨勢。因此要從用戶需求出發，運用數據分析和數據挖掘技術，引導用戶需求，通過研究用戶行為和習慣與其進行雙向交流，設計出用戶期望的個性化服務模型，主動為其提供特色服務。

4.3 基于網格技術的主動推送服務模式

網格是國家級高性能計算和信息服務的戰略性基礎設施。目的是實現在全球因特網范圍內按需共享和整合各種資源，除了通常的信息與設備資源共享外，計算資源、數據資源和服務資源的有效聚合與廣泛共享是網格區分于以往共享技術的本質特征。這種技術使得檔案信息整合和共享更加容易實現，通過網格技術可以對檔案用戶在大數據環境中的需求進行分析和預測，找出用戶的共同偏好，再將這些檔案信息資源進行分類整合，通過檔案網站、移動終端等媒介將這些信息主動推送給用戶。

5 檔案館對外提供智慧服務的途徑

5.1 構建基于智慧服務的綜合性技術平臺

要現智慧服務，首先要構建以數字化檔案資源為基礎， 以檔案信息用戶需求為中心， 以先進的信息技術為手段的綜合性技術平臺，平臺要綜合集成檔案館的門戶網站、檔案數據庫、檔案信息服務系統等。還要根據服務對象和安全級別不同將其概括為兩個服務保障平臺：基于單位內網的綜合檔案服務保障平臺和基于外網的綜合服務保障平臺。而數字資源建設是平臺構建的保障，豐富的數字信息資源是智慧服務的核心內容，包括紙質檔案數字化數據資源、自建的原生數字形式的數字媒體資源、智能抓取與整合的網絡檔案信息數字資源等。

5.2 強化培訓，培養智慧檔案館員