檔案管理指導思想匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理指導思想范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、整合檔案資源，建設“大檔案”

集中統一管理是我國檔案工作指導思想。實踐證明集中統一管理的指導思想克服了我國特定歷史條件下檔案分散保管和檔案工作各自為政的弊端，對推動我國國家規模檔案事業的建設有著積極的意義。我們將堅持繼續集中統一管理的指導思想，繼續加強我國檔案事業的統一領導、統一規劃和統一制度;繼續加強黨和政府對檔案事業的領導，保證黨和國家檔案的完整與安全;繼續加強對檔案信息資源的管理和開發利用，維護黨政檔案的歷史的有機聯系。集中統一的檔案管理體制是同我國經濟基礎相適應的，符合我國現行國家制度、傳統文化觀念，符合宏觀管理原則。

在堅持統一領導的基礎上，有效整合檔案資源，建設“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時間、區域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。在區、縣級甚至市(地)級，科學整合檔案資源，建設“大檔案”，體現規模效益，構建真正意義上的綜合檔案館。建設“大檔案”可以有效實現國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。

二、進一步實現管理體制多樣化

市場化帶來了檔案所有權的多元化，檔案所有權的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。檔案管理體制在過去單一的國家所有權和計劃經濟體制下，對黨政機關檔案和國有企業、事業單位檔案實行集中統一管理，檔案集中統一管理體制符合當時的檔案所有權狀況，也切實保障了國家檔案的齊全完整。現在，雖然對黨政機關和國有企業、事業單位的國有檔案一般仍然照搬國有檔案管理模式。對于各種非國有企業以及外商投資企業檔案的管理，必須具體問題具體分析，允許企業在遵守國家相關法律、法規和制度的前提下，對其檔案的管理享有充分的自，因單位而異，選擇適合的管理方式，可以采取集中統一管理，也可以實行分布管理(分部門、分檔案門類相對集中管理)，還可以實施集中與分布相結合式管理等。

面對非國有企業、外商投資企業檔案大量涌現的現實，各級檔案行政管理部門應當將工作的重心放在對這些檔案中“對國家和社會有保存價值”的部分進行合理監管上來，按照以服務和引導為主，保護對國家和社會有保存價值的檔案為主的思路和原則開展工作，通過服務來實施適度的監督、檢查、引導和管理。

三、真正實現政事分開達到局館分立

政企分開、政事分開是我國機構改革的方向。根據機構改革“政、事分開”的要求，檔案行政管理部門和檔案館要從職能上將二者分開，通過借鑒其他國家檔案管理機構設置的做法，將檔案行政管理部門與檔案館在機構、人事、財務上要徹底分開，檔案行政管理部門實行“條條管理”，而檔案館則作為文化事業單位實行“塊塊管理”，按照社會分工的原則，充分發揮各自的職能特點，各歸其位，各司其責。

檔案行政管理部門作為國家行政體系有機組成部分，主要履行其統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的管理職責。通過貫徹法律法規、制定規章、執法檢查等手段，管理各單位的檔案工作。

檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。檔案館作為事業單位，在管理方式和運行機制上，也不應再照搬政府機關的模式，而是在國家法律法規指引下，“勇敢地”走向社會。

四、真正實現文檔管理一體化

文檔管理一體化既是業務問題，也是體制上的問題。文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，從發展的觀點看，我們有必要把文件管理和檔案管理看作是一個統一的系統工程，采取統一的工作制度和方法來控制前后各有特點但又互相連續、銜接的工作程序。這樣不僅可以加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證進館檔案的質量，還能夠減少檔案部門的工作程度，避免重復勞動。因此，一方面在單位內部建立起文件實時歸檔制度，將文書部門和檔案部門合二為一，在單位內部構筑文檔案管理一體化平臺。另一方面是結合各地實際情況建立文件中心、檔案管理中心，發揮集約優勢，降低運行成本，同時也為檔案管理機構的設置提供了新的思路。

結語：檔案管理體制改革是一個全面系統的工作，它不是對傳統檔案管理體制完全推倒，重新構建，而是在國家行政管理體制改革的總體框架內，逐步探索、逐步完善和逐步實現。檔案管理體制與理念的重新定位，必須在繼承原有體制與理念的基礎上進行創新與開拓，這是適應社會主義市場經濟體制不斷完善和發展的理性選擇。

參考文獻：

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面目——對 “局館合一”檔案管理體制

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1.1后端保護思想產生的根源

20世紀80-90年代是我國電子文件應用的初期，主要應用于辦公自動化和計算機輔助檔案管理業務中，電子文件發揮的作用主要是紙質文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點，即使開始關注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內進行，因而對電子文件安全管理照搬傳統檔案保護的安全管理思想也是順理成章的。

1.2后端保護思想在實踐中的表現

后端保護思想的核心是以文件實體材料的安全為主要保護對象，在此思想的指導下，我國實行了一種權宜之計的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質版文件一套，電子版文件脫機備份一套。試圖通過這種“雙保險”的方式既保障文件內容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規范》）等標準，從這些標準內容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統保護框架內進行的。如《規范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規定的要求進行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規定集中體現了對電子文件的管理是按照《規范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）來實施。雖然在《規范》中的第3條對電子文件的術語和定義做了規定和說明，關注到電子文件與紙質文件的不同特性，但管理方法上并沒有實質性的調整。

1.3后端保護思想產生的影響

傳統檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質檔案持懷疑甚至是否定態度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優勢的喪失等等。2008年的一個調查顯示“在機構大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想，不是從電子文件本身特性出發量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導思想成為繼續探索的方向。

2前端控制與全程保護的風險管理思想階段

任何新事物本質的發現，都需要一個從感性到理性，從現象到本質的認識過程。電子文件這一新形態文件的出現，同樣需要逐步了解和認識的過程。20世紀90年代末到21世紀最初的幾年，檔案學界和業界對電子文件安全所進行的理論研究和實踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質等傳統文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導思想和恰當的實踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進入了實體安全與信息安全并重的風險管理思想階段。

2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標

透過對電子文件產生和管理環境特點的研究，可知電子文件與傳統紙質文件相區別的基本特征有兩個：一是計算機系統是電子文件生成和管理的必要環境；二是電子文件信息以二進制數字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應該成為探尋電子文件安全管理指導思想的出發點和電子文件安全管理的重點。計算機系統是信息技術的核心產品，它具有升級換代快，個性化強（不同的用戶可按需定制軟硬件系統，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統、信息流轉通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風險）等特點，這些特點決定了生存在其中的電子文件形態多樣且更新淘汰快，可操作性強，信息安全問題更加隱秘復雜，難以控制。照搬傳統檔案單一策略的后端的實體保護難以應對電子文件在生成和管理環境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護才能滿足電子文件安全的需要。筆者認為上文提到的《規范》中已經界定了有關電子文件特性的內容，可為探求電子文件安全本質問題提供指導?！兑幏丁分行g語部分有三個重要概念的界定，即“真實性（authenticity）指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個術語揭示了電子文件生成環境和管理環境基本特性的內涵，為確定電子文件安全管理目標提供了方向。真實性、完整性和有效性三個指標的管理目標的實現，必須將電子文件生成系統的安全、文件信息內容及流轉過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統中進行全程動態監控和管理。所以，用真實性、完整性和有效性指標表征的信息安全是電子文件安全的核心指標。

2.2前端控制全程保護對電子文件安全管理的必要性

“電子文件的產生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關注文件運動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運動過程全面而系統地管理起來?！眹H檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項原則是‘檔案館應參與產生和保管具有檔案價值文件的電子系統的整個生命周期，以便文件真實可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l，國際檔案理事會1997年頒發的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護階段。這種有別于傳統文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運動規律的。電子文件生命周期的概念（或曰設計）階段是至關重要的，它的質量直接關系著電子文件生命周期全過程的有效監控和各種管理功能的實現。文檔部門互相協作，科學指導是對概念階段質量把控，滿足生命周期全程保護需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統方案設計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續發展理念，指導管理系統具備為電子文件的生成、系統運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。實際上，無論對紙質文件(檔案)的保護還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護都是必需的。根據文件生命周期理論可知，所有形態的文件與檔案都是同一內容的不同價值形態，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結的每一個階段的持續保護，才能最大限度的保護文件（檔案）的真實性、完整性和有效性。

2.3風險管理在電子文件安全管理中的引入

前端控制全程保護與風險管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實施安全管理。風險管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導理念，同時也是一種安全實踐方式。用風險管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發生或減輕風險事故的危害而達到防患于未然的目的。在檔案界有關電子文件風險管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領的課題組出版的《電子文件風險管理》（中國人民大學出版社，2008年）。該成果系統的闡釋了電子文件風險管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風險是指“電子文件質量缺損及其引發其他損失的不確定性，是可能產生的預期結果與實際結果的負面差異”，通過對電子文件風險的識別、成因的分析、風險的評估等系統的規劃，有效監控風險，應對風險，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現風險管理的重要性有兩個關鍵問題，一是關于電子文件管理系統功能的設計，二是對“元數據”功能的研究和管理。有關電子文件管理系統功能設計在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風險管理的思想。至于對“元數據”功能的研究和管理問題，檔案界經歷了一個從忽視到重視的過程。元數據的重要性主要體現在：“元數據”是電子文件身份和內容的證明和封裝，也可以表達為“元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件”。我國自電子文件產生以來，元數據的管理是比較最薄弱的環節。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統，一直存在“元數據”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅持貫徹風險管理思想的指導和實踐的應用是非常必要的。我國應用風險管理指導思想比較明確和有成效的實踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。”同時要求這項工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業單位的電子文件，通過建立專有網站或是開發應用軟件對重要文件進行集中保存和統一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據統計，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達成協議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據國家要求，結合本省情況，在2013年頒發了《浙江省檔案登記備份工作規范》（浙檔發〔2013〕23號），包含了傳統和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風險管理貫穿到所有形態檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實施，對電子文件安全性全面認識和科學管理將起到實質性的推動作用，前端控制全程保護的風險管理指導思想的貫徹也將更加有效。

3納入國家信息安全戰略的安全管理思想階段

網絡時代，乃至撲面而來的大數據時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風險日益復雜，日益嚴峻，從國家整體和高度進行頂層設計的信息安全戰略成為當今信息安全管理指導思想的主流。國家戰略的目的是從國家意志的高度出發，統籌協調各個領域的安全問題，制定國家宏觀規劃和重大政策，不斷增強國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標準等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰略進行頂層設計和指導變得日益重要。

3.1國家信息安全戰略思想的提出及其內涵

隨著電子文件實踐的深入，各種安全管理問題陸續展現。世界范圍內對電子文件管理共性的認識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀最初幾年“紛紛以戰略動議、政策引導、標準規范等形式提出體現國家意志和利益的重大舉措，”進入“以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強頂層設計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰略已經迫在眉睫?！彪S后她帶領團隊進行了比較系統的研究，其成果集中體現在《電子文件管理國家戰略》一書中。“電子文件管理國家戰略，就是從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態度和總體思路，其表現是法規、政策、標準、規劃、項目等體現國家意志、帶有全局性的關于電子文件管理的國家行為?！庇捎谖覈鴮嵭械奈臋n分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴重。解決這些問題的關鍵在于引入系統論思想，將頂層設計思想應用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術方法的做法，從國家安全的高度認識電子文件安全的重要性，協同多部門多途徑維護檔案的安全，”構建起基于立體的檔案保護環境的檔案安全保障體系。

3.2國家信息安全戰略的推進電子文件國家信息安全戰略實現的途徑主要從技術、國家政策、標準規范等幾個方面進行推進。

3.2.1技術層面的國家戰略。信息安全關系到國家重大安全的關鍵因素，特別是隨著信息技術的進步，掌握先進技術開發與應用主動權的發達國家，成為壟斷和控制發展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進行風險監控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術自主知識產權產品的開發和應用。“從國家安全的高度考慮，國家已開始建設‘自主、安全、可控的IT系統’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網絡安全和信息安全。”電子文件的管理對信息技術具有高度的依賴性,由于技術原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯盟,該聯盟由中國電子工業標準化技術協會發起，聯合我國版式技術應用領域產品與服務的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術等部門，對廣泛涉及檔案管理、數字出版、數字辦公、數字印刷、信息等領域的信息進行統一規范，為信息的真實性、完整性、長期可讀性提供良好的技術環境。

篇（3）

二、工作重點

圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。

三、具體工作

(一)加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處

1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識;指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。

2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。

(二)積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率

1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。

2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。

3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。

4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。

5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。

(三)做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、接收年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。

2、整理年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。

3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。

4、學校合并時，他校(原中心小學和成教中心)移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。

5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。

6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。

8、建立處室(級部)活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。

9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。

10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。

(四)其他工作

1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。

2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。

3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。

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1.檔案管理技術滯后

檔案管理現代化建設的核心競爭力就是高新技術的應用，主要體現在幾個方面：一是目前紙質化的檔案依然占有相當的比重，而且此情況長時間得不到扭轉；二是數字化建檔還未被完全普及與應用；三是數字化建檔的技術滯后，而且存在著較多的安全隱患；四是對比國外先進的檔案管理技術，我國衛生及省計生局的檔案現代化管理較為落后。

2.檔案管理體系不夠健全

檔案管理現代化建設的先進標志就是檔案管理體系的健全與完善，但目前仍有許多衛生及計生局尚未健全與完善檔案關系體系，主要體現在：檔案管理人員缺乏行之有效的工作流程與制度，分工不明確，前后工作對接不夠及時，部門之間缺乏協調性，從而大大降低了其工作效率與質量，而且容易造成紕漏。

3.檔案管理人員素質偏低

人才才是推動發展的強大動力，我國一直貫徹落實人才興國，技術強國的戰略指導思想，在未來日益激烈的國際競爭環境中，唯有人才興國，才能是我們國家獲得持續的、長遠的競爭優勢。但目前我國仍有大量衛生及計生局在檔案管理人事招聘環節，不制定嚴苛的選拔機制，對專業素質與工作經驗的標準制定較低，甚至還對檔案管理崗位放水，選調其他部門且專業不對口的人擔任管理工作，這是對我國檔案管理極其不負責任的表現。此外，還有些檔案管理工作人員不注重在平日工作中積累經驗，不斷對自身專業知識與技能“充電”，從而導致目光短淺，技術能力較差，對新技術與新觀念學習能力差，從而無法適應新時期對檔案管理工作的要求，阻礙了檔案管理的現代化建設。

二、促進衛生計生綜合監督執法局的檔案管理現代化建設策略

1.創新檔案管理技術

首先應組建管理技術研發團隊，借鑒與學習國內外先進的檔案管理技術；其次，隨著信息技術的廣泛應用，辦公方式逐漸趨向自動化、網絡化、系統化、標準化，電子文件也由此誕生。因此要加快紙質化管理向電子化管理，采用開放、靈活、虛擬的管理方式。檔案管理部門通過采用、計算機、網絡、光盤存儲、圖文掃描等技術手段來對各部門、各地區的電子文件進行集中式的管理。從而提高檔案管理的工作效率；另外，針對偏遠山區或地區的衛生及計生局的檔案管理，應該適當對其財政與技術上的扶持，推動其趨向信息化與現代化建設；還有就是注重引進國外先進的管理理念與技術，革新檔案管理的方式，使之順應現代化與信息化時代的發展要求，促進檔案管理邁入數字化、科技化的發展進程中。

2.完善檔案管理體系

完善檔案管理體系，對整個系統進行全局掌控，對應每一個工作環節對接以及部門協調都能做出系統、科學、合理的安排。一是要對檔案管理人員進行統一制度規定，規范檔案管理人員行為，提高檔案管理的責任感與使命感。與此同時，還可以邀請一些專業素質過硬，職業道德素養較高的員工分享工作經驗，建立員工評比機制，激勵管理工作的積極性。但是建立一套行之有效的獎懲機制與監督管理機制，針對不正當、不規范行為進行通報批評，嚴重違紀者，給予一定的查處與處罰；而對于工作表現突出、工作態度認真踏實、工作期間無重大失誤的員工，給予獎勵與鼓勵。通過這樣的機制建設，促使每位員工建立良好的工作態度，提高對檔案管理工作的認知，在自己的崗位上發光發熱。

3.提升檔案管理人員的專業素養

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以“三個代表”重要思想為指導，樹立和落實科學發展觀，增強檔案工作意識，強化檔案監督指導職能，實現依法治檔，推動全鎮檔案工作健康有序開展，為我鎮經濟、社會各項事業全面發展提供檔案信息保障。

二、工作目標

認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局第8號令和《省鄉鎮檔案工作管理辦法》等有關精神，努力整合全鎮檔案資源，在鎮機關建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理利用新模式，實現檔案資源集約化、檔案移交正?；?、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化的目標，開發和實現檔案資源的最大效益。

三、組織機構

領導小組下設辦公室：

四、工作目標和要求

（一）第一階段（5月）：加強領導，精心組織。

1、建立創建工作領導小組，及時調整綜合檔案室成員名單和檔案管理網絡名單，各辦確定一名兼職檔案員。

2、召開動員會議。就創建工作統一思想，形成共識。布置檔案目標管理任務，明確各辦的職責，保證按時保質完成歸檔工作。

3、業務培訓。邀請市檔案局業務人員對各辦兼職檔案員進行一次業務培訓，了解檔案管理業務知識，為收集和整理檔案打下基礎。

4、加強宣傳。開展一次鎮機關工作人員檔案知識競賽，并利用機關會、中層會議等各種形式宣傳檔案工作。

5、完善檔案管理制度。在和各辦充分協商的基礎上，修訂塢根鎮檔案管理辦法和分類方案，并制定各類檔案歸檔范圍、不歸檔范圍、檔案保管期限表等，并以文件形式下發至各辦。

6、按檔案管理辦法和歸檔范圍做好各類需歸檔材料的收集和移交工作。由各兼職檔案員收集本辦需歸檔材料，在5月底之前統一移交到鎮綜合檔案室。

7、確定我鎮編研工作的方向，明確編研材料基礎數字匯編、專題介紹、塢根年鑒、重要文件匯編等的主要內容和具體負責人員，著手收集各類所需材料。

8、根據標準，對照本鎮實際，列出需要配備的硬件和基礎工作用具清單，報主要領導審批（例如：電腦、數碼照相軟件、除濕機、防盜門、玻璃移門、卷盒卷皮、防蟲劑等）。

（二）第二階段（6—8月）：整理歸檔，抓好落實。

1、根據全宗卷管理規范要求，把所有需要歸檔的材料按分類方案分別進行整理，不需要歸檔的材料列一個銷毀清單，請鑒定小組統一鑒定后進行銷毀，由市檔案局同志提供具體指導。如果各辦需要分室獨立保管的檔案，也要根據鎮分類方案，按照檔案整理標準整理好，并上交一份檔案目錄到綜合檔案室。

2、完成檔案目錄的電腦輸入并裝訂成冊，完善近三年來我鎮發文文件的電子文檔。

3、完成編研材料的定稿清樣工作，請有關領導審閱，并提出修改意見并裝訂成冊。

4、對各村居、專業合作社的檔案進行集中整理和指導。

5、各類整理好的檔案按要求進庫房進行排架存放。

6、做好所需有關硬件設施的到位工作。

（三）第三階段（9月）：查漏補缺，準備驗收。

1、對照達標細則，對已完成的工作進行認真檢查，對不足之處進行再完善。

篇（6）

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、電子檔案等，要實行規范和管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專用庫房，并設有專柜，便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命，其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。

二、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存。

三、嚴格公文的制發

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的，可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也決定了日后檔案質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎提高公文質量，首先是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

篇（7）

1行業檔案信息在改革中面臨的新形勢

改革開放給國民經濟帶來了繁榮，同時也給檔案信息管理工作帶來了生機，特別是(檔案法》頒布以來，行業檔案管理工作處于歷史上的最好時期，呈現出前所未有的好形勢。從行業的主管部門對檔案工作的重視程度有了進一步的提高，由上至下廣泛開展了對《檔案法》的學習宣傳落實工作，我局檔案管理工作及人員配備等方面逐步走上依法治檔的正確軌道。我局檔案管理標準有文書檔案、科技檔案、財會檔案歸檔質量標準，這些標準既體現了國家規定，又突出了煤炭技術檔案的特點，具有科學性和實用性，在煤炭行業中檔案信息管理得到了推廣和應用。由于改革帶來了經濟的飛速發展，檔案作為重要的信息資源，正在被經營者大量利用。在我們所整理的檔案資料中，建立了檔案目錄，將檔案信息集中，促使大量的檔案信息資源用于科學決策。在我局，企業之間的信息交流與檔案的利用，無論從量或是質方面都呈現良好的局面。當前的形勢要求行業檔案管理工作一定要與本行業各項事業的改革融合在一起，充分發揮檔案資源的社會效益與經濟效益，更好的促進檔案事業的發展。

2改革是適應煤炭技術行業檔案管理工作的需要

行業檔案管理，過去基本上是通過上級主管部門開會、發文件、檔查評比等方式，而在改革大潮中的今天就顯得不夠適應，急需在開拓新的管理方式。檔案信息的開發現代化管理手段，是當前行業檔案管理工作的重要任務。行業內檔案信息資源具有相通性和互用性，全系統采用統一標準，采用計算機聯網，將大量的檔案信息進行存貯、調用、交流，擴大檔案信息的利用面，充分發揮全系統的檔案作用。我們煤炭系統具體開發檔案管理的軟件，即可充分利用微機網絡在行業內部實現橫向、縱向廣泛利用檔案資源。行業檔案管理工作的重點是建立一支適應改革需要的檔案工作人員隊伍，不斷地學習(檔案法》。有必要的進行培訓，使檔案人員的素質得到提高，甚至發揮主管部門的龍頭作用，廣泛開展學術研討活動，吸收多層次的人員參加，使其在活動中能增強檔案意識，檔案管理人員就可以活躍思想開闊視野，使檔案管理工作完全投身于改革開放的大潮中。

3開發檔案信息，是發展各項事業必不可少的手段

在知識不斷更新的信息社會中，各項事業的發展都以驚人的速度進行著，任何一個專業和部門離開了信息就無法生存和發展，這其中就包含著檔案信息。顯而易見，如果沒有古今中外積累的豐富檔案和資料、歷史“瑰寶”，就無法開發和利用，人類就不會有今天的文明，社會就不會有今夭的進步。各行各業要獲得盡快發展，取得最佳的效益，離開了信息源和流量是無法辦到的，同時離開了檔案信息的開發和利用，難免工作受挫。搞好檔案信息的開發和利用，就是要利用現代化的手段來探索各項工作的規律，用宏觀控制、科學管理、正確指導思想來管理各項工作，為各項工作規劃未來做出科學的預測和決策，提供可靠的依據。

4利用檔案信息的內在系統性為決策服務

篇（8）

XXX縣檔案局：

2021年，XXX局檔案工作在縣委、政府的正確領導下，在縣檔案局的精心指導下，檔案工作緊緊圍繞強化職能、規范管理、發揮作用的指導思想，較好地完成了2021年度各類檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作?，F將具體情況匯報如下：

一、工作開展情況

（一）領導重視，組織有力

XX局班子高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入重要議事日程，切實加強對檔案管理工作的領導。把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃，列入局機關績效管理的重要內容，與其它中心工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。同時，積極向干部職工宣傳檔案工作的政策法規，收到了較好效果。

（二）制度健全，執行有力

為使檔案管理工作逐步走向規范化、制度化和科學化，XX局結合工作實際情況，建立健全完善了立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用等檔案管理制度。在實際工作中，嚴格執行檔案工作的各項制度，保證了檔案工作的有序開展。同時，持續加強工作人員崗位職責的建設，加大檔案管理工作人員的教育培訓力度，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的學習宣傳工作，增強單位工作人員的檔案意識，確?！稒n案法》以及國家有關檔案工作的方針政策貫徹執行到位。

（三）管理規范，措施有力

XX局嚴格按照相關法規，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理，使歸檔工作更趨合理化、規范化、科學化。切實加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及XX的文件資料，認真做好傳閱和保存工作;提升檔案管理工作人員的業務素質，積極推薦參加檔案工作專業技術和業務知識培訓。檔案工作人員認真做好文件的收、發工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用，保證檔案的安全利用。

二、存在的問題

一是檔案意識淡薄，思想還不夠重視。盡管把檔案工作列入XX局重要工作當中，但部分干部對檔案工作意識仍不夠重視，認為檔案工作是軟任務、軟指標，對文件資料歸檔不及時，一定程度上影響了檔案工作的開展。二是隨著社會發展，辦公自動化技術的應用、電子文件應運而生，電子檔案管理工作還不夠規范。三是檔案收集率低，XXX形成的文件材料，各自存放，造成檔案收集完整率、歸檔率低。

三、下一步工作計劃

(一)深入宣傳，增強檔案工作意識。檔案工作是XXX局工作中的一個重要組成部分。隨著社會的發展，檔案工作越來越顯示著它獨特的價值，我們將加強檔案法規宣傳力度，使領導干部和各科室站都能形成共識，提高檔案意識，防止因工作調動而引起檔案遺失，為立卷部門做好檔案工作創造一個良好的氛圍。

(二)加大投入，強化檔案工作保障。檔案事業的發展離不開領導的關心、重視和支持，以多種方式使領導干部充分認識到檔案工作是XX局工作的重點和需要，從而使檔案工作列入工作日程上，增加投入力度。

篇（9）

隨著經濟、社會的迅速發展，信息技術的日新月異，提高檔案管理科學化水平已經成為新時期檔案工作的重要課題。水務局作為我國重要的行政管理部門，其檔案管理的科學化水平直接關系到全局的行政管理效率和管理體制的與時俱進。提高檔案管理的科學化水平有助于提高全局的工作效率和管理水平。我黨提出“以科學發展為主題”，堅持科學發展觀，對新時期的檔案管理工作提出了更高的要求。水務局要在該指導思想的指導下提高檔案管理的科學化水平。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。

一、檔案管理及檔案管理科學化的內涵

探討提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學化的理論內涵。檔案管理指檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象，對其進行統一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務支持的工作，就其本質來說，它是一項管理性、服務性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個部門工作效率和管理水平的一個重要指標。檔案管理科學化指的是部門的檔案管理工作要在科學理論和科學方法的指導下進行和不斷向前推進，并且要有科學制度保障檔案管理工作向規范化、制度化、信息化推進，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。

二、提高檔案管理科學化水平的必要性

1. 提高檔案管理科學化水平是水務局順應時展的必然要求

我黨歷來重視堅持與時俱進，水務局的檔案管理工作也要與時俱進，順應時展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來越重要，直接影響著部門決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務局面臨著越來越重的檔案管理任務，為了進一步促進水務局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時俱進，必須要提高檔案管理科學化水平。同時由于信息技術的日新月異，當今時代已經是信息全球化的時代，信息技術的廣泛運用為檔案管理帶來了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應用及傳播等都帶來了深刻變革。信息技術給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機遇，檔案工作系統化、數字化、網絡化以成為檔案管理的發展趨勢。但是信息化也為檔案管理帶來了新的挑戰，例如，如何從技術上提高檔案的安全性、穩定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實性和準確性都是水務局需要面對的挑戰。水務局必須要站在信息技術發展的前沿，與時俱進，不斷用新的信息技術改進檔案管理工作的同時加強對檔案的有效管理。

2. 提高檔案管理科學化水平是推動水務局檔案管理順利進行的必然要求

目前水務局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經取得良好的成績，但是仍然存在一些問題需要解決。這些問題主要表現在：首先，缺乏先進的檔案管理理念指導檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲存，目前水務局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進一步加強電子檔案館的建設；最后，檔案管理人員素質還需進一步提高，例如水務局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學化水平是水務局解決這些問題，推動檔案管理順利進行的必然要求。

三、提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇

1. 樹立先進的檔案管理理念，創建科學的檔案管理機制

先進的檔案管理理念是實現檔案管理科學化的指導思想，是推動檔案管理工作系統化、科學化、先進化的基礎。檔案管理工作要在先進的檔案管理理念指導下開展。與此同時水務局要創建科學的檔案管理機制，這是提高檔案管理科學化水平的關鍵和制度上的保證。水務局需要構建制度健全、管理規范的檔案管理機，并且完善檔案管理工作責任制，重視發揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門，檔案管理工作者要增強責任感和使命感，使整個檔案工作規范化、制度化、標準化。

2. 提高檔案管理信息化水平

隨著信息技術的迅速發展，信息技術已經滲透到各行各業。檔案管理信息化是檔案工作不斷進步、 提高科學化和現代化水平的重要措施。因此水務局需要加大對檔案管理的投入，加強檔案管理信息化的基礎設備建設，要運用現代電子計算機，提升檔案的電子化、自動化水平，并建立計算機檔案管理系統，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應用現代通訊技術，實現檔案信息傳遞網絡化。運用現代信息技術促進對檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過程中出來加強硬件設備之外還要加強系統建設，建議職工檔案管理信息系統，完善檔案管理數據庫的建設。總之，水務局需要通過提高檔案管理信息化推動檔案管理工作的科學化。

3. 提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來進行操作的，因此檔案管理人員素質的高低制約著檔案管理工作的科學化水平。檔案管理工作需要一批高素質、現代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學化的發展和檔案管理本身的復雜性和系統性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務局檔案管理人員在新形勢下必須要進一步提高自身素質。水務局可以聘請檔案管理方面的專家加強對檔案管理人員的培訓，在培訓過程中根據檔案工作者的部門不同、能力不同，提高培訓的系統性、針對性和專業性。并以現代化的技術要求為標準，注重對檔案管理人員的知識和技能培養，使他們能夠更好適應與檔案管理現代化、科學化的要求。同時還需要引進檔案管理方面的高素質人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進一步提高檔案管理的科學化水平。

四、結語

提高檔案管理科學化水平是水務局在新形勢下所面臨的重要課題。水務局的檔案管理科學化水平直接關系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理規范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。希望本文的研究對于水務局以及其他部門、單位提高檔案管理科學化水平有借鑒意義。

參考文獻

篇（10）

《高等學校檔案實體分類法》以下簡稱《分類法》的制訂與實施，結束了高校檔案分類各行其是、亂無章法的局面，開啟了高校檔案分類標準化、規范化的先河。“該分類方法以‘領域范疇’和‘內容性質’為依據將高校檔案劃分為十個大類（一級類目），另設置若干二級類目，以漢語拼音和阿拉伯數字作為混合的分類代碼，直觀、準確、易識、易記。它的實施是高校檔案管理工作的一大進步，為我們提供了一個科學實用的檔案分類辦法?！雹俑咝n案分類方法的從無到有，是高校檔案分類工作實踐的歷史轉折點，是高校檔案分類工作發展歷程的一個重大標志，它起到了承前啟后、繼往開來的作用。它保證了檔案室藏的完整性，促成了室藏內容的系統化，實現了室藏分類與排架的統一性。由此可見，一部高校檔案分類法的實施，帶動與影響了整個高校的檔案管理工作，其意義是廣泛與深遠的。

2、《分類法》需要改革和完善

歷史上產生的任何一個事物，都必然經歷從新生到成熟，又由成熟到衰亡的發展過程。新事物終究要取代舊事物，高校檔案分類方法也是如此。這就是事物發展變化的辯證法。

在《分類法》多年的實踐過程中，在它發揮著重大歷史作用，產生著重大影響的同時，人們也相繼發現其存在的若干不適用的方面。姜樹濱1995年在《學校檔案》第3期撰文分析高校檔案分類問題時指出：高校檔案分類一級類目的劃分，采用“領域范疇”標準，但高校部門的領域往往是多方面的，如教研室具有教學和科研兩個職能，用“領域范疇”的原則劃分類別，必然將同一部門在不同工作領域中形成的檔案割裂，破壞了其間的有機聯系。倪德云在《吉林檔案》1994年增刊中撰文認為，使用《分類法》對高校檔案分類，由于類目層次多，類目劃分過細，除了檔案不易合理排架之外，類目不便記憶、檔案不便管理，還經常發生因類目交叉而難以確定具體文件歸屬的問題。王根健在《阜陽師范學院學報》1998年第3期論述《分類法》適用性問題時認為，由于我國高校數量眾多，高校教育事業發展迅速，原有分類法沒有考慮橫向結合和跨專業的檔案類目協調等宏觀問題。從上個世紀九十年代至今，倡導高校檔案分類工作深化改革，使其與時俱進的呼聲日趨強烈。筆者加以概括后分為三種類型：其一是推倒重來，如倪德云等同志建議，推倒舊的分類法，建立新的分類系統，使高校檔案管理發生徹底變化，面貌一新。其二是進一步規范，如王根健等人認為，改革高校檔案分類法，主要應注重規范，以適應高校檔案分類的標準化要求。其三是簡易直觀，張小蓉等人認為：新的分類法應直觀易記，易于標識，便于檔案檢索。

二、關于高校檔案分類工作改革的建議

1、應當建立正確的高校檔案分類工作指導思想

高校檔案分類工作應當格外注重實踐，并以正確的思維方法指導實踐，才能通過實踐認識高校檔案分類工作的實質，掌握其間的規律性。實踐又依靠科學分類理論的指導，鄭鐵錘建議：“將‘科學性、先進性、前瞻性’作為高校檔案分類工作的指導思想?！雹诔捎裰凇稒n案》1996年第1期撰文指出：高校檔案分類應以“科學、實用，體系結構合理”作為高校檔案分類指導思想。筆者綜合了多方面意見，提出以“科學、通用、簡約、前瞻”作為指導高校檔案分類工作的“”。高校檔案分類首先應當注重科學性（即客觀性），要求其類目設置合乎高校檔案分類客觀要求并符合邏輯性，成為相互協調前后貫通的有機整體。新的分類法可以直接應用于不同體制、類型、規模高校的檔案分類工作實踐，因而具有相當程度的通用性。為了便于識別，易于記憶，易于計算機網絡查詢，高校檔案分類類目必須符合簡約原則，將高校檔案分類類目合理歸并，簡單明了。同時，為了使分類方法在今后相當長時期保持相對穩定，應當充分考慮到高校檔案分類將來的發展變化，具有前瞻性。

2、明確高校檔案的分類規則——職能簡易分類規則

在確定了高校檔案分類思想之后，應當進一步明確分類操作的規則，以保證分類思想在檔案整理各項工作中的全面貫徹。職能簡易分類規則為“年代—類別—保管期限”。在檔案分類時，先將檔案區別為不同年代，然后按簡易職能加以區別，最后劃分檔案的不同保管期限，形成若干檔案保管單位。為了便于檔案排架和檢索，應當將分類號醒目標識在卷盒脊背上方的空白處。該規則特點是：在檔案分類、編目、案卷流水和進行排架等檔案整理工作中，始終保持了檔案類目特征和類的先后次序，從而保持了案卷之間的有機聯系。這是檔案館藏實現科學組織，大幅度提高檔案利用效率的基本要求。

3、推行職能簡易分類和數字標識

高校是履行國家教育職能的機構，高校教育職能與社會公共職能的演變必定相互關聯并保持同步性，這是高校教育適應社會需求，并按照社會需求培養人才的客觀要求。盡管高校因專業而存在許多方面的差別，但是，任何專業都是高校綜合職能的組成部分，它們屬于個性與共性的相互關系。在充分考慮到上述問題之后，以高校公共教育職能作為制訂高校檔案分類辦法的客觀依據；將高校檔案分類工作結合國家賦予的教育職能加以宏觀思考，便是對高校檔案分類工作和制訂高校檔案分類法的客觀規律性的把握。筆者認為，高校檔案內涵的基本職能應當是黨群工作、行政管理、教學活動、科學研究、專業技術管理和綜合事務等方面，可以重新整合為黨群行政類、教學專業類、科技管理類和綜合事務類，以此作為高校檔案分類的一級類目；另外，以2008年8月頒布的《高校檔案管理辦法》中的第十五條“高校文件材料歸檔范圍”所列“黨群類、行政類，學生類、教學類，科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類，出版物類、外事類、財會類”作為二級類目，形成高校檔案類目劃分的基本框架。類目符號分別標識為一組獨立的阿拉伯數字，一級類目與二級類目之間用“-”隔開，如黨群類檔案標識為1-1、財會類檔案標識為4-3，其他依此類推。該數字標識既便利了實體檔案手工檢索，又為檔案信息計算機快速查詢奠定了基礎。