高級檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇高級檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

21世紀是人才競爭的時代，為了在競爭中占得先機，高級人才必然是用人單位競爭的重要對象。要想招攬高級人才，用好高級人才，留住高級人才，充分發揮他們的作用，我們在用人的各個環節都必須加以注意，前期調研和后期管理工作也必須同時跟上。這之中就涉及到高級人才的檔案管理和利用等一系列問題，從某種意義上說，這實際上也是競爭的手段和內容之一，應該引起我們的高度重視，把這項工作做好，落實到實處。

一、加強對高級人才人事檔案的管理

一般而言，高級人才主要是指取得高級職稱、具有博士及以上學歷、獲得省級以上獎勵或擁有特別獎勵、或者擁有某種特殊技能的人才。高級人才人事檔案作為其主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，為其工作、生活提供憑證、依據和參考，具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性等特點。從檔案學的角度看，高級人才人事檔案雖然具有普遍性的特點，但它又具有特殊性，這種特殊性的主要表現是，檔案記載的內容比較豐富，反映出的知識結構比較突出，個人學習工作的時間較長，多具有體現高端知識群體特點的高學歷、高學位。正因為如此，對這類檔案的管理，必須創新模式，由重管理到重研究、重利用并舉，進一步提高檔案工作的水平。就目前的現狀分析，很多單位在檔案的管理上，仍然采用老辦法，一直延用傳統的檔案管理模式，管理意識淡薄，管理更新滯后，在日常的人事檔案管理當中實行“一碗水端平”，僅僅局限于“一般化”的管理，未對人事檔案進行分類管理，未能通過相關手段對人員進行動態化的管理，使得人事檔案難以發揮其最大作用。由于存在以上問題，具體到高級人才人事檔案的管理上，我們就可以發現單位的重視程度明顯不夠，未能形成針對高級人才自身特點，專門收集相關資料，相應進行單獨的分類管理工作，甚至采用較原始的登記歸檔方法進行簡單管理，管理機制落后，管理手段不夠，無論從什么角度看，都無法適應新形勢的要求。為了讓高級人才的管理落到實處，實現效果的最大化。我們必須在思想上引起重視，要根據自身的實際情況，有重點地對高級人才檔案采用新的手段，進行系統化、專門化的管理。為了達到這一目的，在具體做法上，必須加強檔案管理人員的培訓，豐富他們的管理知識，提高它們的業務水平。一方面，加強紙質檔案的管理，讓他們熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供、利用以及檔案的保管保護知識和技能；另一方面，跟隨著科學技術的不斷發展，讓他們學會利用先進的檔案工具、先進的系統軟件，掌握先進的技術和信息化的手段，運用多種方式，靈活的處理問題，努力做到資料準確、數據準確、實效性強，以確保高級人才人事檔案的管理全部實行信息化和流程化，方便檢索，方便查找，讓信息最快最大化地反映出來。多措并舉，切實做好高級人才的檔案管理工作。

二、加強對高級人才檔案的研究

對高級人才檔案，目前明顯存在著只顧管理輕視研究的傾向，二者出現了脫節的情況。人事檔案歸檔完畢后，很多都是放在檔案室存放，進行簡單的管理，并未對人事檔案進行深入研究。很多人認為人事檔案沒有多少研究的價值，對研究采取忽視的態度。實際上，管理與研究是并行不悖的，管理離不開研究，研究是為了更好地進行管理。關于高級人才檔案的研究工作，要注意的是，起點要高，思維方式要新，要著眼于長遠，從指導工作的意義上看，主要應集中在以下幾個方面：一是要通過檔案，摸清家底，掌握本單位人才的基本情況：目前本單位是什么樣的專業結構層次，在這種專業結構層次中，還需要引進什么樣的人才，哪些屬于緊缺性人才，應該如何及時引進到位，引進后如何落實到實處。要做到心中有數，有針對性地找出不足。在此基礎上，列出用人需求表，根據實際情況，有計劃地進行實施，最終逐步加以落實。二是要通過檔案，對本單位人才的結構加以了解和認識。事業的發展是長期的，而人才的梯隊建設是事業發展的重要保證。專業結構不能出現斷層，年齡結構同樣不能出現斷層。所以要進行分類排比，研究出本單位的合適的人才配比，從而制定出合乎實際的人才計劃，為單位的良性發展提供高效的人才保證。三是要通過人事檔案，開展動態的研究，分析人才的流動情況。當今社會，高級人才的流動是不可避免的，屬于正常的現象。話雖如此，用人單位對此卻不能睜一只眼閉一只眼，任由本單位的高級人才隨意流動，我們必須要找出人才流動的真實原因，拿出好的對策,在吸引人才的同時更好地留住人才。

三、加強對高級人才檔案的利用

高級人才的檔案，除了管理、研究，利用也是一個非常重要的環節。只管理不研究不行，只研究不利用照樣不行。我們說的利用，實際上是管理水平和研究水平的體現，應該注意到以下幾點：一是借助檔案管理、研究成果，讓已有的高級人才得到進一步提升的空間。現在知識更新的速度飛快，高級人才的培養工作一刻不能放松，但培養工作不應一刀切。例如，我們發現，5年前博士的年齡段多集中在35歲~40歲，而現在則多集中在30歲~35歲這個年齡段，通過對其進一步的分析，我們可以發現，以前的博士多是有一定工作經驗的人員，很多人都是在工作中發現到自己的不足，然后通過繼續教育這一手段去不斷提升自己。而現在的博士多是讀書一直讀到畢業，有的甚至是本碩博連讀，博士年齡年輕化日益明顯。通過對其年齡層的分析，我們可以了解到，5年前的博士可能實際經驗更加豐富，而現在的博士可能理論知識更加厲害。因此，對不同博士的培訓方式方法也應該區分開來。盡量使其發揮特長，實現自己的價值。二是借助檔案管理、研究成果，為高級人才實行制度化的管理提供依據。例如，根據本單位的實際情況，在人才的引進上，對其所需花費、給予的待遇等，對人才的培訓、繼續教育等，對留住人才制定的各項政策等，做出明確規定，使之科學化、系統化、可操作化，使人才的發展得到強有力的支持和保證。三是借助檔案管理、研究成果，統一布局，制定好人才引進方案，有效合理地引進人才。人才引進固然重要，但一定要做到心中有數，避免重復浪費。例如，因人設崗就不是好辦法。人才要為我所用，要因崗位的需要而去選擇，不能只看到人才二字，不考慮今后的發展，先招攬進來，然后成為擺設，這本身是檔案工作做得不細的表現，也是對人才不負責任的表現，對單位和其個人事業的發展也非常不利。由上面的分析可知，高級人才的檔案工作，絕不是可有可無的事，其重要性十分突出。對此，我們必須給予充分的認識。不僅要考慮管理，而且要考慮研究和利用。為了做好這三方面的工作，在管理上，我們要積極吸收國內外關于高級人才檔案管理的方法和經驗，制定一個可行的目標，朝著這個目標去努力。在研究上，我們要加大力度，通盤分析，綜合分類，以取得最優化的成果。接下來是利用，讓檔案資料活起來，緊密聯系實際“接地氣”，為高級人才的引進提供積極幫助，同時為留住高級人才和培養高級人才提供科學有效的依據。切實為本單位本部門服務。總之，高級人才的檔案工作，是一個系統工程。其中，管理、研究、利用一環套著一環，三者缺一不可。只有把各個環節都做好了，才能使這類檔案資源最大限度地發揮作用。

參考文獻：

[1]王英瑋主著.信息時代的人事檔案管理[M].北京：中國黨史出版社，2005.

[2]朱玉媛主編.現代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.

[3]陳雷.我國高校流動人才檔案信息化管理研究[J].檔案與建設，2011，（7）：32-34.

篇（2）

一、招聘名額:

1、書記員9名，其中貴陽鐵路運輸法院2人;

2、檔案管理員1名;

3、駕駛員5名;

4、洗車工1名。

二、招聘對象及條件：

1、書記員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，具有一定的邏輯思維能力、文字表達能力和較強的學習能力，能夠熟練操作計算機進行中文錄入、編輯等工作,中文錄入速度要求每分鐘60字、正確率95%以上。同等條件下法學(法律)專業優先錄用。

2、檔案管理員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，工作認真細致，熟悉檔案工作者優先。

3、駕駛員：熟悉汽車駕駛，駕齡3年以上，身體健康，年齡在45周歲以下，A1駕照2名、A2或B1駕照3人。

4、洗車工：身體健康，踏實肯干，吃苦耐勞，年齡在45周歲以下。

5、具有中華人民共和國國籍，戶籍不限。

6、守國家法律法規，品行優良。

7、身體健康、品貌端正，無口吃、無色盲、色弱、無肢體殘疾、無聽覺障礙、身高要求男168厘米以上、女158厘米以上。

8、無違法犯罪記錄。

三、報名方式：報名時間2018年2月26日上午9:00至3月9日下午4:00，報名采取網上報名的方式進行，網上報名請登錄貴陽人力資源網gyrc.cn，報名時須上傳本人近期免冠證件照。

四、資格審核:凡在網上進行報名人員在3月12日上午9:00至下午4:00到貴陽市解放路117號(貴陽市考試指導中心2樓)貴州林城人才派遣有限責任公司進行資格審核。報名人員須帶本人學歷證書(畢業生就業推薦書)、身份證原件及復印件等相關證件，報考駕駛員的考生還須帶機動車駕駛證原件及復印件到現場進行資格審核。

考生應對提交的信息和材料負責，如個人填寫錯誤或填報信息失真，不符合應聘條件和崗位要求的，或與其他用人單位已簽訂勞動合同，未經用人單位同意，隱瞞真實情況，擅自報考的，造成的一切后果由本人負責。

五、考試內容：

派遣制書記員職位考試包括中文錄入測試、筆試和面試，成績分別占總成績的30%、30%、40%。

檔案管理員職位考試包括筆試和面試，成績分別占總成績的50%。

駕駛員職位考試包括駕駛技能考核和面試，成績分別占總成績的50%。

洗車工職位考試為面試。

中文錄入測試、筆試、面試的標準和時間、地點及相關要求另行通知，詳見貴陽人力資源網gyrc.cn。

六、準考證領取時間及考試時間、地點：

網上打印準考證及中文錄入測試、筆試和面試時間、地點另行通知，通知將在貴陽人力資源網gyrc.cn。

七、面試：書記員職位考生按照中文錄入測試及筆試總成績，檔案管理員職位考生按照筆試成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。駕駛員職位考生按照駕駛技能考核成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。洗車工直接進入面試。

八、體檢：參加招聘體檢的考生按照擬聘用人數1∶1的比例，根據總成績從高分到低分確定。體檢標準參照《貴州省公務員錄用體檢通用標準(試行)》。參加體檢的考生，體檢費用由考生自理。

九、考核：

體檢合格人員，按總成績從高分到低分順序，按招聘職位人數1:1比例確定考核對象。考核內容主要包括“德、能、勤、績、廉”五個方面，注重工作實績，以現實表現和學籍檔案為主要內容。考核做到全面、客觀、公正。在考核中發現有下列情況之一者，取消考生的聘用資格:

(一)被司法機關確定為犯罪嫌疑人的，存在違法犯罪前科的，因政治、經濟問題被追究黨紀政紀責任的，具有該三種情形之一者;

(二)組織紀律渙散、嚴重違犯勞動紀律者;

(三)不符合報考崗位的資格條件;

(四)經招聘單位和用人單位研究確定不能聘用的其他情況。

體檢、考核出現不合格情況是否遞補，由招聘單位和用人單位研究決定。

十、聘用及待遇：

辦理聘用手續：經中文錄入測試、筆試、面試、體檢、考核、政審合格的人員，確定為聘用人選。被聘用人員與派遣機構簽訂《勞動合同書》，由派遣機構派遣至貴州省高級人民法院工作。

本次經招考聘用人員將按照《勞動法》及《勞動合同法》的規定，聘用人員實行試用期制度，試用期二個月。試用期滿，經考評合格后正式聘用，聘用單位為聘用人員繳納有關社會保險并發放勞動報酬。書記員、檔案管理員工資標準：基本工資(1650元)+績效工資(0-1000元)+工齡工資+值班費(0-320元);駕駛員工資標準：基本工資(1530元)+績效獎金(按公里數核算)+工齡工資+值班費;洗車工工資標準：基本工資(1300元)+績效獎金(0-1000元)+工齡工資。試用期間，基本工資按80%發放。以上工資待遇均含社保及住房公積金個人承擔部分。

篇（3）

人事制度改革中需要大量的人事統計信息。例如：在高校的專業技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現狀，已取得而未聘用的專業技術等級的情況，還要了解人員的專業結構等，才能做到心中有數，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平

傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式

提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

篇（4）

社會發展日新月異，市場對于高校檔案管理的要求越來越高，高校的教育機制的不斷改進也對于高校檔案管理的提出了新的挑戰。現在時代是人才的時代，為了能夠使得人才可以滿足市場的需求，需要大致了解人才的情況，因為高校完善的檔案管理便是強勁的動力。總之高校檔案管理對于社會、人才市場以及高校都有重要的價值。

1 高校檔案管理信息系統存在的問題

1.1 檔案管理職責不明，歸屬不清

高校檔案管理的部門的職責不明。其中在檔案管理的整個流程過程之中涉及到眾多部門，并且涉及到整個檔案管理的系統流程。因為檔案管理的職責不明，歸屬的不清，使得學生檔案在實用性以及實踐性方面有著很大的不足。例如，主要就學籍檔案來說，檔案管理信息系統便存在著諸多的漏洞。因為學生的學籍檔案存在著持續性以及連續性的特點，但是材料的來源廣泛而且多源，比如檔案會來自于招生部門、學生所、教務處、學生所在的各個部門，因為檔案管理信息系統的職責不明歸屬不清帶來了很大的困擾，效率低下，而且檔案的信息系統存放地方不科學。

1.2 檔案管理信息紙質存儲和電子存儲不能科學的結合

高校檔案管理信息系統整體依然不夠完善，其中傳統的紙質資料管理模式成為了整個學生檔案管理的重要的阻礙。因為在整個學生檔案管理信息系統之中，傳統的紙質的材料仍然在檔案管理之中占據著重要的位置，因為這種占據的主導性的原因使得學生檔案管理之中的內容以及重要信息出現丟失、遺漏以及缺失的情況。尤其是其中高校檔案管理存在著很多年代久遠的資料，這些資料并沒有很全面的輸入到高校檔案管理信息系統之中。但是在整個現代化的高校檔案管理信息系統之中需要資料的全面完善以及紙質與電子檔案存儲的完美結合。但是在大部分的高校檔案管理信息系統之中并沒有設計出比較科學的方法使得進行科學的結合。

1.3 缺乏相應的軟件支撐

高校的檔案管理工作的落實部署、檢查、審查、監督等重要環節，都需要相應的軟件進行支撐。軟件在檔案管理之中的作用便應該是依托校園網使得各個部門的檔案數據能夠依據要求進行傳輸以及公開，并且有著重要的保密性。其中實現整體學生檔案數據的共享以及審核、集中最后實現流程化的管理。

2 高校檔案管理信息系統的特點

2.1 設計方案可復制性、實踐性以及科學性

檔案管理信息系統應該能夠持續支撐Windows和Delphi的多任務、多層面的使用以及運轉，將整個的用戶界面設計的簡介明快，實踐多用，同時具備著很強的保密性與密碼功能的使用。其中，用戶密碼將是整個檔案管理的重點以及難點所以需要設計人員在保證相應的安全性的同時保證能夠使得用戶隨時修改密碼。

2.2 使用技術的先進性與標準性

在檔案管理系統的模塊設計之中需要采用Delphi應用程序的開發，并且其中需要發揮可視化的平臺應用，其中在高校檔案管理信息系統的設計之中，網絡連接與擴展數據的工E的使用，使得高校檔案管理信息系統能夠得到很好的實現。

2.3 功能綜合性以及數據的維護性

高校檔案管理信息系統需要提升系統的相應程度，從而合理地解決跨操作系統的平臺工作的難度以及高要求。其中信息系統的維護與持續的輸入能夠提升數據綜合性以及維護的效率。

3 檔案管理信息系統的設計方法

在高校檔案管理信息系統的實現之中，需要根據檔案管理信息系統的要求與功能實現，進行相應的模塊開發，從而下面將管理系統的功能發揮做出了相應的途徑探尋。

3.1 檔案管理系統的設置

整個檔案管理系統之中，檔案使用的用戶安排與實現占據著重要的位置，這是相應的高級管理人員需要不斷實現以及挑戰的重要工作內容。其中需要重點注意及實現的模塊便是，隨著使用者的權限不同而使得操作者的設置而發生相應的改變。在相應的權限之中用戶的增加以及刪除資料、備份以及恢復的權限有著不同。

3.2 檔案信息的模塊實現

檔案管理模塊主要實現歸檔、歸還、檢索、刪除的等功能，其中的檔案輸入與實現是最重要的功能。檔案信息模塊的實現其中，需要輸入檔案編號、案卷編號、檔案類型碼，在輸入信息之后，便可以進行相應的檢索與修改的操作。檢索是在用戶的權限以及用戶提供了相應條件為依據，從而在檔案管理信息系統之中檢索出符合相應條件與要求的結果，從而最終呈現在用戶的面前。

3.3 檔案借閱管理模塊的實現

在此模塊之中主要包含檔案的借閱、歸還與銷毀。用戶需要使用到相應的查詢界面，然后再進行借閱，在對話框出現之后，系統會對于要求被銷毀的檔案進行相應的提示。借閱的自動調出、以及列表的自動減少；歸還時候仍然依照檔案編號為主，從而能夠實現多人多次同時的借閱；銷毀時候依據編號進行，對于用戶沒有權限進行銷毀的檔案進行管理與警示。

4 結語

綜上而言，在日新月異的科技發展到來，檔案管理的信息化委高校檔案管理帶來了很多機遇以及提升的空間。作為相關的管理人員應該承擔責任盡快的實現高校檔案管理的現代化以及科學化，最終做到高校檔案管理信息系統能夠為所需要的人服務。

參考文獻

[1]周莉文.高校檔案管理信息網絡化建設探究[J].科技信息，2012，（17）：205.DOI：10.3969/j.issn.1001-9960.2012.17.151.

[2]鄭紀達.高校檔案管理信息網絡化建設存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，（1）：104.DOI：10.3969/j.issn.1673-9116.2014.01.085.

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為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《辦法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。

一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題

根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

（一）檔案機構的設置問題

關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。

（二）檔案人員的配備問題

關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。

檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。

對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

（三）歸檔門類的確定問題

《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。

同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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（四）檔案學術研究缺失問題

《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。

二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析

（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務

高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。

（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量

穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。

筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。

（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化

由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。

（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展

檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。

筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。

三、小結

在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。

參考文獻

[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008年9月1日實行.

篇（6）

關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現。如何通過現代化高科技管理手段科學、規范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學校會計檔案管理現狀

（一）對會計檔案管理的認識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現遺漏和重復歸檔的現象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數據的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業務標準和技術規范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數據共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務檔案管理還未全部實現利用計算機進行處理和存儲，傳統的儲存及歸檔方式很難適應現代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入到數字檔案的數據庫，依托數字化校園平臺，經過各個系統間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數據的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態的關注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。

二、加強高等學校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認識

高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現高校檔案保管的標準化和現代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數據時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統的互聯互通和數據信息共享，都是基于網絡傳輸信息而實現。要想系統得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統自身功能建設，保證數據庫數據的真實性和完整性。面對客觀的數據相關人員不能隨意操作,篡改數據。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發展相比，高校檔案信息化發展則相對滯后。信息化條件下，要實現高校檔案現代化管理，必須依托現有檔案，逐步建立完善財務檔案數據庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數據庫，實現公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數據匯總分析、財務檔案信息網絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩定的檔案管理專業化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規范化。

總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創新發展，合理規避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發展。

參考文獻：

篇（7）

關鍵詞：高校檔案管理人員；培訓；問題；對策

新時期的高校檔案工作不僅要求掌握單純的檔案實體為主的檔案保護技術和技能，而且要精通檔案信息安全保護的技術技能，對于檔案技術隊伍的素質要求也越來越高。所謂檔案管理人員的培訓，是指對檔案管理的工作人員進行繼續教育，使其更新知識、拓展知識結構、增強專業技能，以提高檔案管理人員整體素質。

一、當前檔案管理人員培訓存在的問題

1.當前檔案培訓工作有一個很大問題就是參加培訓人員的積極性不高。很多檔案管理人員對培訓沒有興趣，對業務考核成績完全不擔心，這樣的態度嚴重影響了培訓的效果和檔案管理人員素質的提高。

2.培訓內容和方法滯后。檔案培訓師資缺乏專業人才，缺少專門的教學培訓知識和授課方法技巧，教育內容泛泛，重點不突出，業務針對性較差，不能及時面向實際更新知識，致使培訓成效不高。

3.缺乏統籌規劃，培訓體系不健全。各級檔案部門在規劃、協調繼續教育方面尚有欠缺，統籌規劃、按需施教的原則未得到完全落實，未形成有效的檔案繼續教育體系，教育經費、時間得不到保障，培訓對象內容上存在著一些盲目性和不規范性。

二、加強檔案管理人員培訓工作的幾點對策

1.檔案管理人員要更新觀念，提高認識。更新觀念就是要改變檔案管理人員從思想上高度重視，真正認識到自身的職責和工作意義，克服以往簡單落后的管理理念，樹立運用現代科技知識快捷、優質、高效綜合服務的管理觀念。通過轉變思想觀念，更好地提高認識，不斷增強自身的創新意識、創新精神和創新能力，只有從思想上高度重視，認識真正到位，才能有效改變檔案工作的局面，在此基礎上，檔案管理人員才能從自身的工作實踐出發，愿意接受相關培訓，不斷學習、掌握現代化科技知識和專業技能，積極運用先進的技術手段，把傳統檔案管理與現代化管理有機結合，成為能勝任現代檔案管理要求的高素質專業人才。

2.建立培訓需求與反饋系統。目前高校檔案人員隊伍結構參差不齊，接受培訓的目的、動機和目標需求也存在很大差異，因此受訓后取得的效果也相差甚遠。要使培訓工作不流于形式，保證培訓質量，就必須完善培訓體系。一方面要結合不同的培訓目的和對象提供有針對性的各單項培訓計劃；另一方面要強化培訓后的檢驗和管理。這樣不僅能增進受訓人員知識的內化，使其產生成就感、自豪感，激發學習熱情，同時也能促進受訓人員之間的聯絡和合作，活躍檔案人員隊伍，督促各單位積極營造學習氖圍，最終對檔案人員業務的提高起到積極的推進作用。

3.采取有針對性的培訓途徑。從事檔案學研究、檔案業務管理、檔案事業組織管理等各類人才所需專業知識結構各不相同。因此，培訓應根據檔案事業發展所需要的各類人才的比例結構，合理設置各類人才的專業知識結構。檔案業務培訓是提高檔案人員職業素質的主要途徑，主要包括學歷教育、崗位資格培訓和繼續教育。學歷教育主要是通過高等院校、或由檔案部門委托高等院校、或由檔案部門與高等院校聯合培養檔案人才的一種途徑，是培養中、高級檔案研究人才、檔案管理人才、信息開發人才及檔案事業管理人才的重要途徑。崗位資格培訓是提高檔案人員職業素質的又一種重要途徑。主要是針對沒有接受過大學專科以上檔案專業教育的各級各類檔案工作崗位上的檔案業務人員，以檔案工作基本知識、基本技能和基本原則為主要學習內容，注重工作能力和操作能力的培養。檔案人員的繼續教育是提高檔案人員職業素質的第三種重要途徑。

4.加強檔案培訓師隊伍建設。檔案培訓師在檔案培訓中起著關鍵作用，要按照專兼結合、德才兼備的原則，建設一支年齡結構、知識結構、專業結構、職稱結構合理，能勝任新時期檔案培訓工作需要的優秀教師隊伍。第一，檔案培訓師要不斷強化自己的政治理論和思想道德修養，堅持用正確的理論做指導，注重在檔案培訓教學過程中對學員進行潛移默化的思想政治教育和檔案職業道德教育。第二，檔案培訓師要具有廣博的知識，關注國內檔案管理的新技術、新方法、新材料、新理論與新理念。第三，檔案培訓師要深入檔案工作實踐，掌握檔案工作的新發展、新變化、新經驗、新特點，并及時運用到培訓教學中。第四，檔案培訓師要通過專業進修、參加檔案學術會議、外出學習考察、承擔檔案科研課題等方式，努力提高自身綜合素質、專業水平和施教能力。

綜上所述，為了不斷提高檔案管理人員的綜合素質，高校必須加強對檔案人員的培訓工作力度，并建立健全針對檔案人員教育培訓的一套規章制度。檔案人員本身也必須注重專業知識的學習與更新，要把學習作為工作的第一需要，把終身教育作為完成工作的必然選擇，不斷了解行業發展動態，解決工作過程中存在的各種問題，不斷提高檔案管理水平，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

參考文獻:

篇（8）

        為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《辦法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。

        一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題

        根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

        （一）檔案機構的設置問題

        關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。

        （二）檔案人員的配備問題

        關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。

        檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。

        對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

        （三）歸檔門類的確定問題

        《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。

        同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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        （四）檔案學術研究缺失問題

        《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。

        二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析

        （一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務

        高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

        因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。

        （二）選配高素質的檔案管理人員,增強檔案開發技術力量

        穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。

        筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。

        （三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化

        由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

        筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。

        （四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展

        檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。

        筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。

        三、小結

        在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。

參考文獻：

[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號,2008年9月1日實行.

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【中圖分類號】G275.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）21-

一、高職院校檔案管理工作的現狀

高職院校的檔案管理是為了方便學校進行各方面的資源管理、信息記載、人員管理等工作，為學校提供一個良好的信息管理工作環境。然而伴隨著整個教育事業和高職院校的快速發展，當前，高職院校的檔案管理模式已經顯得陳舊和落后了。因而，改革并創新高職院校檔案管理工作模式，提出管理檔案的解決途徑就十分必要了。

那么高職院校檔案管理工作現在是怎樣的一種狀況呢？

首先，在部分高職院校中存在檔案管理制度不完善、不規范的現象。

1.檔案管理被輕視。相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄寫、保管之類的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益。這種輕視檔案工作的思想導致檔案管理人浮于事，工作不力。

2.管理制度不健全。部分高職院校的文件管理部門和檔案管理部門有各自為政的現象，學院缺乏有效的指導和督查的制度，以致文件的形成和文件歸檔的脫節。檔案資料的收集、整理及歸檔工作滯后。

3.日常管理不規范。部分高職院校檔案管理人員工作經驗不足，方法不當。有的甚至連起碼的保密意識都沒有，如查閱檔案資料時，不履行登記手續，從而造成泄密事故。

第二，檔案管理的方式落后，程序繁瑣。部分高職院校的檔案工作還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，管理人員的工作量大，效率低。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，安全性不高，且易受潮受損壞。

第三，部分高職院校檔案管理工作人員素質較低，專業管理水平不高。檔案的管理需要專業人才進行操作設計，但是在實際的檔案管理工作中，管理人員大多非科班出身，專業知識匱乏，工作能力不強，這將制約學校檔案管理工作的正常運行，以致不能及時、準確地給學校提供相關信息而貽誤學校的工作。

二、改進高職院校檔案管理工作的策略

1.完善檔案管理工作制度

一般來說，高職院校在檔案管理事務中要減少相關工作人員因個人原因而產生的人為失誤，要規范檔案管理人員的行為，以避免對學校造成的資源損失。高職院校在制定檔案管理制度前，應該先對檔案管理進行合理的價值定位，也就是說，高職院校要認識到檔案管理工作對學校工作的運行、管理的完善起著很重要的作用。檔案管理工作是衡量一個學校教學水平的重要參照標志，也是學生選擇學校的一個關鍵的參考標準。總而言之，檔案管理工作代表著高職院校的軟實力，因此，高職院校要不斷加強和完善檔案管理工作制度，提高高職院校的事務管理能力和水平。

檔案工作是一項具有很強的專業性和保密性的工作。沒有規矩不成方圓。高職院校要將國家檔案管理的有關法律、法規落到實處，營造依法治檔的良好氛圍，使學校的檔案工作在新的歷史時期做到有法可依、有章可循、有據可查。

在高等職業技術教育快速發展的今天，探索高職院校檔案管理的新思路、新辦法是時代的需要。要致力于自主創新，與時俱進，做好檔案信息資源體系建設、檔案信息服務體系建設、檔案信息化體系建設和檔案信息安全體系建設，規范學院檔案實體分類法。使學院檔案管理與全國高校檔案管理接軌。要參照《高等學校實體分類法》和《高等學校檔案管理規范》，結合高職院校自身的特點，因校制宜地編制本院校《檔案實體分類實施細則》，使其更具操作性和合理性，以提高學校檔案實體管理的科學化、規范化水平。

2.加強檔案管理的人才培養和軟硬件建設

檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。信息化為檔案的資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持。高職院校應加大投入，配齊檔案軟、硬件設備。檔案是由人來建立和管理的。所以檔案部門應配備素質高、業務精、作風硬的專職檔案人員，各部門宜配備一名固定的兼職檔案員，專兼職結合，以形成學院檔案工作的全方位管理。檔案部門要負責制定全院專兼職檔案員的培訓計劃，采取請進來，送出去，舉辦培訓班等多種形式，定期對其進行業務培訓、指導，切實提升檔案管理的水平，為檔案管理工作的正常運作和良性發展提供人才上和技術上的保障。

3.設立檔案管理監察機制

制度與監察是管理工作的兩個重要方面，二者相輔相成，要想把制度落實到實處，就需要有人來監督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強檢查和督促檔案管理人員的日常工作行為，要讓他們在平時的工作中就要養成良好的工作習慣。學校可以通過制定高職院校檔案管理條例、建立獎懲制度等來有效地進行檔案管理。把檔案工作納入領導的議事日程；納入各級領導和有關人員的崗位職責和工作考核內容；制定相關的考核評比獎罰辦法，要求人人關心檔案工作，人人參與檔案工作，樹立檔案為學院各項工作服務的大局觀念。在具體操作過程中，高職院校要在內部公開學校檔案的基本情況，讓全體檔案管理人員及時地了解高職院校的檔案動態，對他們進行愛崗敬業的職業道德教育、遵紀守法的紀律教育。對思想政治表現好，工作積極肯干，業務突出拔尖的檔案管理人員要予以獎勵，對違紀違規、經常曠工犯錯誤的人員要給予批評教育或者處罰。做到令行禁止，賞罰分明，使學校的檔案管理工作正常而有序地運行。高職院校在制定以上制度時，可以吸取其他高職院校檔案管理工作的經驗，并結合自身的情況制定相應的獎勵、處罰制度，使其實用，有效，利于學校的檔案管理工作。

4. 改革、創新檔案管理途徑與方式

（1）完善和建立新的檢索工具。在管理手段上，檔案部門要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，開展檔案信息平臺建設，創新現有檔案管理流程，研究解決文檔一體化問題。高級的檢索工具能夠保證檔案信息資料的共享以及信息傳輸的高效性，實現檢索工具的創新并滿足檔案管理工作的需求。利用現代計算機技術和信息科學網絡技術不斷的完善，建立新的檢索工具，從而逐步實現檔案管理工作檢索體系的自動化。

（2）開展網上利用服務。隨著檔案部門內部局域網的建立，檔案部門應充分利用本學院的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（3）自動收集、上傳電子文件。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案部門的服務器上歸檔。

（4）建立檔案數據管理中心。檔案部門與單位信息管理部門可密切配合，建立檔案數據管理中心。 該中心應設在單位檔案館部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

使用現代技術手段對高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質量的改善都有著重要的意義。因此，高職院校要充分利用計算機來改革、創新檔案管理途徑與方式，這不僅可以節省檔案管理工作人員的時間和精力，利于快速、高效的進行檔案管理，極大地提高檔案管理的工作效率，而且還能在和其他單位交流檔案管理信息、實現資源共享等方面開拓一條快速通道。

總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，健全檔案管理監察機制，而且還要充分利用現代高科技和現代化的管理手段，科技興檔，讓學校的檔案管理工作更加合理、更加科學，以更好地服務于學校的行政工作和教務工作。

參考文獻：

篇（10）

我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。

一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

二是檔案管理制度進一步規范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。

三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業務能力逐漸增強。采取參加業務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。

二、突出重點，檔案管理上水平

一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發現問題，及時糾正。

三是檔案整理力求規范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。

四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。

三、立足服務，檔案利用出效益