人事檔案數字化管理匯總十篇

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篇（1）

人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。

1 人事檔案管理數字化建設的現狀

當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低

人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質不高

數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1 日常業務管理

實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2 數字化檔案采集

數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3 數字化檔案網上查閱

數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1 應用軟件應統一

應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2 應使用先進技術構建數字化系統

建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善

要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.

作者簡介

篇（2）

數字化主要是把復雜信息進行轉化，通過轉換后的數字和數據，合理構建數字化模型，將其轉換成一系列的代碼之后，正確融入計算機中，從而對其進行統一處理。在醫院的人事檔案管理的過程中，需要利用數字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫院人事檔案管理數字化管理概況

（一）管理現狀分析。目前我國醫院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫院人事檔案出現混亂與零散的狀態。現有的計算機設備，也只是簡單地對人員基本信息進行登記。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于醫院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫院人事檔案管理的效率，需要將數字化信息技術全面融入其中，現今，在一些較為大型的城市中，醫院人事檔案管理逐步采用數字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，醫院數字化檔案管理體系處于快速發展階段。

（二）數字化檔案管理的意義。由于醫院的人事檔案管理較為復雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進行查詢或者應用。進行數字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構建數字化醫院人事檔案管理系統十分必要。

二、醫院人事檔案管理的數字化實現過程

（一）人事檔案信息數據庫的建立。要實現人事檔案管理的數字化，首先需要建立一個信息數據庫。可以通過云數據進行相應數據的儲存。為了能夠實現整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術應用到云數據的整體管理中，同時還要做好紙質檔案與信息化檔案的相互交替。現在部分醫院已經開始實現檔案管理自助管理，不僅將紙質檔案全部融入到信息數據庫之中，而且還利用云數據的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣信息數據不會因為系統的更新和維護而出現數據的丟失。在進行數據信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數據更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數以及頁數一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統交互界面的處理工作，其檔案信息在經過前臺處理之后，一般較為規范。然后后臺系統維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢人員能夠快速準確地查詢到信息數據。這樣，人事檔案信息數據才能得到全面的建立。

（二）查詢系統的設計。在進行數字化系統管理的設計過程中，需要對醫院人事檔案查詢系統進行優化設計。醫院人事檔案管理的開展，工作重點在于提供數字化服務，進而實現人事檔案更新以及加工等工作。而醫院人事檔案管理在創建查詢系統時，應將其便利、反應靈敏作為本質，為檔案管理提供便利，使管理人員依據自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統中需要具有豐富字段，例如：學歷和姓名，專業能力以及工作情況等，從而根據字段查找所需內容，為動態管理提供有力幫助，實現全面管理的目的。

同時，在進行查詢系統的優化方面，應該結合查詢人員的習慣以及查詢方式作出相應的改變。可以采用時間、病歷以及入院時間等方式進行查詢系統的設計。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優化系統的應用性能。

（三）數字化檔案信息的持續更新。在進行醫院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數據相對而言較為復雜。因此，在進行數據信息的處理過程中，需要對其不同的數據進行持續性的更新，尤其是對于人員職稱、職務、學歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續性的更新。因此，在進行信息系統的管理過程中，需要建立自動化服務站。及時對不同的信息數據進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進行醫院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進行等級管理制，對各科室的人事信息都進行分類統計，并登記在冊。這樣，數字化檔案的管理就不會出現任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數據中的相關信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。

（五）管理人員素質的提升。醫院人事檔案實現數字化管理，管理人員對數字化技術的掌握與運用是關鍵。因此，要加強對管理人員的業務培訓，不僅要提高檔案管理業務水平，而且也要熟練掌握信息技術手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質才能適應人事檔案數字化后對其崗位的迫切要求。

三、結語

篇（3）

關鍵詞：

人事檔案信息；數字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學習經歷、工作經歷、政治面貌等，對人事檔案進行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質資料的保存。現代化科學技術的發展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數字化管理。人事檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進程。

一、人事檔案信息數字化管理面臨的問題

1.計算機環境和技術問題。

人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理。信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產生漏電現象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數據的后果等。其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術的安全性問題一直存在于發展中。自科學技術不斷發展以來，衍生出了各種安全問題，如網絡黑客、計算機病毒、惡性插件等。這些計算機技術問題都會使計算機上的數據信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當然，人事檔案信息數字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關。人事檔案管理人員只看到數字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導致人事檔案信息數字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數字化管理人員的素質低。

人事檔案信息數字化管理對管理人員有三方面的要求：專業知識、業務技能以及計算機操作技能。與傳統的人事檔案管理相比，第三項要求是現在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關的業務技能和專業知識也產生了相應變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質并未隨著新型管理方式的發展而提高，我國現階段的人事檔案信息數字化管理人員的素質仍然有待提高。

二、人事檔案信息數字化管理對策

1.建立適當的人事檔案信息數字化管理操作系統。

人事檔案信息數字化管理的操作系統由計算機硬件設施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統更加完整。因此，在對人事檔案信息數字化管理的操作系統進行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統時，計算機中原有的數據和信息是否會被刪除。計算機操作系統的不同很有可能改變信息的格式等，使數據無法讀出或者缺損。為防止這類情況發生，必須充分考慮數據是否會缺失等問題。第二，該操作系統本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統堅決不予考慮，否則將會導致本計算機數據的流失，且選擇的操作系統應該對信息具有較強的保密性，使人事檔案信息不易被復制和盜用。

2.提高人事檔案信息數字化管理人員的整體素質。

有關部門應該通過加強培訓的方式提高管理人員的專業素質。首先，培訓內容包括新時期人事檔案管理的專業知識、業務技能以及計算機操作技能。計算機技能培訓應該是培訓的重中之重，要求管理人員必須通過培訓切實掌握扎實的應用計算機的能力。為提高培訓的效果，相關部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進行考核。有效的培訓活動能夠為人事檔案信息數字化管理培養出優秀的人才隊伍。其次，培訓過程中要著重提高人事檔案信息數字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數字化管理人員認識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網絡病毒，保障信息管理的安全。

三、結語

人事檔案信息數字化管理目前存在的主要問題為計算機環境要求更加嚴密，計算機軟件和硬件更新換代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質有待提高。人事檔案信息數字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質量，必須予以重視，選取適當的人事檔案信息數字化管理操作系統并通過培訓提高管理人員的綜合素質，為人事檔案信息數字化管理提供優秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發展。

作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺

參考文獻

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很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，但軟件系統未建設或未開發利用，現代化管理硬件設備形同虛設，不能發揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數字化管理人事檔案的基礎是建立數據庫。數字化系統管理是將人才信息資源分類存儲于數據系統中。目前我國高校人事檔案系統建設處于初始階段，很多高校軟件系統未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數據庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統管理。

（二）缺乏現代化的檔案工作者

一支現代化檔案管理隊伍是數字化管理檔案的根本保證。數字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數據系統。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業本科及以上學歷人員較少，專業人才匱乏；第三，系統操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統管理操作，落后于現代化管理要求。而數字化管理檔案對計算機系統操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數據處理、數據統計、網絡操作和網絡維護等能力和水平。

二、數字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現高校人事檔案數字化管理，首先領導要轉變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現代化管理能力的培養，灌輸現代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學習現代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統管理能力，熟練掌握現代化管理方法，成為新世紀檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規范了紙質檔案管理的工作程序和管理規則，且強調干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴禁任何個人私自保存他人的檔案”，數字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質檔案，未明確數字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規范數字化管理程序，因此實現數字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數字化管理有據可依，有章可循，促進資源信息共享。

（三）建立數據庫

高校人事檔案實現數字化管理，必須建立數據庫，配置軟件管理系統，系統建設可根據各高校發展規模而定，規模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統，容量大的系統適應面廣，使用年限長；規模小的高校，可利用高校計算機專業人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統專家開發實用性較強的人事檔案管理系統，錄入系統時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區，如設置職稱區、職務區、學歷區、業績區、培訓區、工資區、考核區、政治面貌區、健康檔案區等。此軟件系統開發經濟實用，學習操作方便，有利于系統的更新與維護，數據庫的建立是實現數字化管理檔案基礎。

（四）強化系統的管理與維護

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數據庫，必須嚴格遵守管理程序，由專人負責管理和維護系統。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統分類、錄入、數據統計和數據處理等工作程序；第二，規范操作。人事檔案數據庫需定期變更數據信息，在保證人事檔案數據庫完整、真實和準確的基礎上，增添新的檔案信息，同時發現錯誤信息必須及時修正，數據庫維護及更新時，必須及時記錄更正內容，注明更正信息原因、原信息內容及更新后的信息內容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統。系統陳舊是導致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數據信息的丟失，必須更新管理設備，提高管理水平，加強數字化管理和技術處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術條件下優質保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統信息。

檔案數字化管理是將原紙質檔案進行數據處理，處理后進入數字化管理系統，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統去模擬另一個計算機系統的操作來保護檔案數字化管理，做到有備無患，延長數字化檔案信息壽命；第五，數據的轉移。為保證存儲的數字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數據信息進行轉移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數字信息從原有的技術環境遷移到新的技術平臺，對保護數字信息具有重要意義。

篇（5）

當前醫院正在高速發展，隨著而來的大量的人員流動與調動問題需要解決。傳統的人工操作已經無法滿足大多數醫院的人事檔案管理要求，通過建設數字化信息檔案資料管理系統，使得人事檔案管理走向科學化、規范化、標準化，這也是所有醫院未來發展的趨勢。

1、 醫院人事檔案管理簡介

1.1 傳統醫院人事檔案管理概況

作為醫院行政管理中的重要環節，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫院整體發展等方面發揮了巨大的作用。對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。據不完全統計，當前國內仍有很大一部分的醫院使用傳統的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態性紙質資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發展，傳統的人事檔案管理模式，已經無法滿足時展對醫院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫院的發展。

1.2 數字化人事檔案管理建設的意義

現代化的發展使醫院的管理越來越科學化和規范化，醫院人事檔案的信息化管理已經成為醫院現代化管理的重要內容之一。目前，各大醫院的規模在不斷擴大，人員組成也更加復雜，既包括專業的醫務人員，也包括管理、財務、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰。因此應該把建立醫院人事檔案管理系統的數字化服務作為醫院人事管理工作的發展目標，從而彌補傳統醫院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫院管理更加全面、快捷。對醫院的人事調整以及未來發展都有重大的意義。

2、 傳統人事管理中出現的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱

很長時間以來，檔案管理工作因不能產生直接的經濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導致醫院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業知識和專業技能的培訓，造成大部分相關人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業務素質不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質較低

目前我國醫院人事管理系統中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫院的工作重心往往放在服務社會、治病救人上，領導對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導致現行的管理制度老舊、不完善，無法應對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。檔案管理人員素質整體偏低，不具有嚴格的經過專業訓練的業務素質，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質量受到了嚴重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數醫院的人事管理檔案管理工作是由醫院內部的專門人員來擔任的，檔案內容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關工作經驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調動以及崗位調換時，無法得到足夠的相關人員的參考資料。很難對人才的綜合素質做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學習進修等需要不斷更新或增加，就會出現許多材料需要一起歸檔的現象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導致影響檔案資料的安全性。

3 、數字化人事檔案管理建設的好處

3.1 檔案信息整合，實現了信息共享

傳統的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數字化人事檔案可以充分利用自己的技術優勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數字化操作可以對醫院人員的人事調動進行記錄，并可以建立明確的醫院人事管理工作流程，將醫院人事管理與醫院其他部門工作結合起來，提高醫院管理工作的效率，加強醫院信息資源的整合。另外數字化管理系統也為醫院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫院各部門之間的有機結合，增強了醫院的整體凝聚力，提升了醫院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數字化管理模式引入到醫院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關數據。必要時還可以從系統中下載有關信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數據信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統還提供多種字段結合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節省人力、物力、降低了成本，促進了醫院的高效發展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫院人事檔案管理系統的數字化實現，也是提高醫院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統的紙質化檔案由于材質不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫院的長久化發展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復使用紙質檔案堆原始資料產生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數據和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數字化系統的建設還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關管理人員提供訪問權限設置，保證了醫院管理系統的安全性。

4、 結語

隨著科學技術的飛速發展，社會經濟和發展離不開數字化、信息化手段。醫院人事檔案管理的信息化建設是時展的趨勢，利用數字網絡技術不僅可以解決傳統管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫院的數字信息化人事檔案管理建設需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。

篇（6）

[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。

1 數字化人事檔案管理系統功能描述

數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。

整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。

通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。

數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。

2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程

2.1 數據庫設計

數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數字化人事檔案管理系統功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數據

單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：

輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。

3.1.2 修改數據

單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。

3.1.3 瀏覽數據

單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數據

單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。

本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

篇（7）

當前，在我院各級醫院的人事組織與管理工作當中，人事檔案管理憑借其基礎地位與作用，在其中發揮著十分重要的促進作用與影響，無論是在醫院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內，對檔案擁有者的各方面經歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統化反應，針對醫院人事組織部門來講，其通過對各項所需人事檔案內容的調閱，能夠從整體上、全局層面，對本部門旗下各工作人員的既往經歷以及當前工作實況等內容，有一深刻、細致的了解，因而能夠根據當前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規范化、合理化，實現人事檔案管理的科學配置，最大程度提升醫院管理水平，提高各業務層面的實踐操作能力。伴隨我國當前醫療機構體制改革的持續深入，此背景下的醫院人事檔案管理與數字信息化技術整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現實意義與基礎作用。針對各級醫院來講，應結合自身實況及未來發展需要，切實采取各項有效措施，對數字信息化資源進行持續、深入、全面性挖掘，最大化發揮其功效，為醫院發展及人事檔案管理提供更好、更加優質的服務。

1.醫院人事檔案數字信息化的基本內涵

1.1人事檔案數字信息化的基本定義

所謂人事檔案數字信息化，從本質上來講，即以當前計算機科學技術為基礎與軸心，秉持數據庫技術發展趨向，并在信息網絡技術不斷增強的綜合大背景下，通過系統的多元、深層整合而逐漸發展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關數字信息內容進行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內容，以一種更為先進、更加高效的數字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數據庫所具有的龐大功能體系，對這些數字化檔案內容，進行集中化、規范化、系統化管理，此外，在得到相關授權的基本情況下，利用內置的網絡接口，在網絡平臺上，能夠對所需內容，進行實時、準確、細致化查閱，還能根據實際需要進行調用，因而具有較高的資源共享水平，較強大的人事檔案管理效率。

1.2醫院人事檔案管理數字信息化的基本內涵

（1）在醫院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎內容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數字信息化技術，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現出來。（2）醫院人事檔案管理過程中，通過數字信息化管理方式、方法、模式的系統化運用，能夠充分發揮醫院當前各方面優勢，依托自身軟、硬件資源，將有關人事管理的各方面內容，高效化、深層次、準確的完成，比如數據資源錄入、數據儲存、信息查詢及檔案調用等，而通過將檔案信資源進行規范化歸類與整合，所構建完善的、先進的、實用的人事管理系統，能夠實現人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數字化狀態的醫院人事檔案資源，不僅便于查閱與調取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質檔案信息資源所存在的諸如調用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內容的完整性與保密性，如授權訪問、系統加密等。所以，在醫院人事檔案管理中運用數字信息化技術，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當前企事業單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數字信息化技術應用于醫院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠實現各類資源的可重復利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。

2.醫院人事檔案數據信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長遠發展規劃

針對發展規劃來講，實際就是為了能夠達成人事檔案數據信息化管理目標，而制定的中長期任務目標。對于醫院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學、長遠的發展規劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫院在此領域實際管理建設當中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調動醫院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發展規劃，那么隨之向對應的信息化管理意識、制度等內容，也就無法真正意義上做到與時俱進，長此以往，現實需求越發難以得到滿足。當前，在全部開展人事檔案數據信息化建設的醫院當中，指定有全面信息化規劃的占比為41.23%，制定有發展規劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規劃占比方面還是相對較高的。但通過現實調查發現，那些制定有相對較全面規劃醫院，以大型化、高水平的綜合性醫院居多，這些醫院具有許多先天優勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優勢顯著，此外，這些醫院無論是在數據信息化技術上，還是在醫院現有管理與醫護工作之間的相關銜接與整合方面，均已經形成規范、體系，已發展成熟；另外，需指出的是，這些醫院在信息化建設基礎方面，均已經較早完成，現今，已經有著比較快的、高效化的發展速度與規模。而針對那些與之相反，在發展規劃雖然已經制定，但是卻未能收到較小效果的醫院來講，多為信息化建設整體水平偏低，甚至處于停滯狀態，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫院。對于這些醫院而言，他們非常需要借助于數據信息化技術，來推動自身的建設與深層發展，來提升自身的當前的管理質量與水平。但從本質上來講，這些醫院在推動自身信息化建設方面，未能結合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設工作，無論是在執行方案方面，還是在總體發展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對人事檔案數據信息化而言，其乃是近年來快速發展且已趨向成熟的一種較新型的技術方法，同時還是一種比較先進的管理理念。在實際數據信息化檔案管理過程中，要想使其變得質量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發點與著眼點，能夠切實認識到檔案管理的內在價值與意義，認識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫院現有的各項信息資源與技術進行深化擴展與更新，基于此，開展全面、系統化的數據信息化建設。經相關調查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴重不足，這些已經成為對醫院更好發展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫院數據信息化建設必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網絡構建等的資金、技術投入。而在實際開展管理工作中，其與醫院日常醫護工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫院不重視信息化建設，將原本用于此領域建設的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫院的傳統部門或環節中，如醫藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設的資金，可謂少之又少，所以，許多醫院的人事檔案信息化建設，僅為口頭支票，并未實質性進展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫院管理者還存在片面、落伍的建設理念與思維，比如一些管理者認為，只要將網絡、相關軟硬件等內容搞好，便已經算實現了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關維護工作未能跟進或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發揮出來，甚至還會由此而引發嚴重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質偏低，缺乏復合型人才

在醫院人事檔案數據信息化建設過程中，僅完成軟硬件投入是遠遠不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續進行，工作質量也難以得到有效保證。經相關調查顯示，在許多醫院尤其是基層醫院中，其內部設置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設置方面，沒有進行深入、系統化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統，難以將其真實效能，最大化發揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數據信息化認識不深，行動力不足，學習與應用檔案信息化系統效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結構，通常并非專業、系統化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉崗方式來負責管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠專業，也缺乏精準性，因此，面對當前日益發展與更新的人事檔案管理工作，會出現無法適應的情況。

3.醫院人事檔案數據信息化建設與應用對策

3.1完善管理制度建設，始終秉持數據信息化人事檔案管理意識與理念

在建設醫院檔案管理數據信息化過程中，各項工作的前提內容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫院實需相符的信息化建設制度。所以，針對醫院管理部門而言，需積極與既有信息化建設資源相結合，與政策資金相融合，制定合理、規范、科學的短、中、長期發展規劃，真正落實醫院人事檔案管理數據信息化建設工作。此外，在執行中，醫院需要對醫療改革未來發展趨向進行深入研究，對醫院當前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統化分析，針對檔案信息管理查閱、調用及轉入等環節，制定滿足當前與今后發展要求，更為科學、詳盡的管理規范，切實規避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構建規范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。

3.2適當性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫院而言，需以《全國檔案系統信息化建設實施綱要》為基礎，遵照其中所給出的相關規定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業機房，為數字信息化檔案管理工作的高效性、專業性，提供切實保障。醫院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理軟硬件設備，比如檔案管理系統、速印機、電腦登，為醫院更好發展人事檔案數據信息化管理提供充足、基本的物質基礎。其次，人事檔案利用上，需確保各項內容的完整性與真實性，還需保證其動態性與全面性，把醫院人員各方面信息均詳細記錄下來，如業務能力、思想道德及個人經歷等，利用醫院局域網，將人事檔案與醫德醫風考核檔案、生技術考核檔案連接在一起，在制式統一的數字化檔案當中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強其準確性，強化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準確、更加細致的記錄干部信息，為組織培養工作的更好開展，為優秀干部的選拔，提供切實性便利。

3.3增強人員素質，切實落實人事檔案信息化工作

當前，在數字信息化技術大發展的社會背景下，在醫院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細致的推動此方面的建設，提升其質量與水平，首先須從管理者做起，積極引導他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數字信息技術。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態，來提升自身的理論知識水平，與強化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進的數字軟件，在人事檔案管理實踐當中，全面、深入掌握各種先進的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫院可根據當前實況，積極組織相關人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關人事檔案管理知識學習、技能掌握的培訓活動，增強相關人員的業務水平與操作技能。

4.結語

綜上，在醫院人事檔案管理中，通過數字信息化管理的運用，能使整個醫院人事檔案管理工作，變得更加準確、更具效率，這與時展要求也相適應。將數字信息化應用于醫院人事檔案管理中，除了可以實現醫院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫院工作人員的工作質量與效率，乃是一種有效且與當前管理要求相符、相適應的管理方式。將數字信息化技術運用于醫院人事檔案工作當中，能將傳統檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫院人事檔案管理的實效性，促進醫院發展。

參考文獻

[1]王勇.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].科技創新導報,2015,12(5):211-211.

[2]尕藏卓么.應用計算機網絡進行醫院人事檔案管理是大勢所趨[J].青海教育,2015(10):53-54.

[3]虹.計算機系統在醫院人事檔案信息化管理中的應用[J].科技創新導報,2012(4):44-44.

篇（8）

2 司法檔案數字化過程中的保密控制

1.對檔案的內容進行保密控制

說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內容：保密工作的關注和認識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現歪斜的風險。上到國家經濟發展和國防建設的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰略思想，哪里還能在國際或者人際關系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內容。然而司法檔案資料數字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數字掃描，不可避免的有檔案外泄的風險，所以檔案管理部門應該切實的出臺相關的措施，對檔案內容進行保密控制。

2.確保檔案保密的控制實施

檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執行和控制實施。司法檔案在數字化的過程中，存在的不安全和有外泄風險的預先分析是司法部門應該需要去思考和判斷的。結合司法檔案數字化中的操作人員、儀器設備、環境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規章制度。其次，科學地設計檔案數字化工作流程，明確各個環節需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。

3 提高司法檔案數字化過程中操作人員保密意識的措施

1.嚴明崗位職責要求，深化思想認識

提高司法檔案資料在數字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數字化操作人員的職責意識，嚴明操作崗位的職責要求，深化每一個檔案數字化操作人員的思想認識。在這樣的基礎之上，充分的發揮每一個檔案數字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。

2.明確數字化過程中的人員分工

在司法檔案資料數字化的過程中，相關部門應該切實有效的根據檔案資料數字化的內容、要求、流程等，對操作人員進行統一、協調的工作劃分。根據每個流程的工作性質和內容，安排相對應的工作人員從事更為細致的工作。明確數字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責任大小，便于分析各個環節中可能出現的問題，并且及時的進行相關的改善和提高。

3.實行嚴格的抽查和階段性的驗收

司法檔案資料的數字化過程，是一個工程量大、程序復雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數字化的過程中，相關部門應該切實的做好相關檔案資料數字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數字化工作中，相關部門還應該組織有關的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導更多的數字化操作人員積極投入到檔案數字化的工作中，充分發揮自身的主觀能動性。

4.嚴格操作人員的錄用和培訓機制

篇（9）

1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現狀

2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率

現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性

目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義

長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。

3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。

3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。

3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。

該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析

我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。

人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。

參考文獻：

[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.

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2 人事檔案數字化風險防控面臨的主要問題

2.1 數字化檔案的真實性風險控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數字化數據能確保其真實性。然而電子化數據本身具易復制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數字化管理帶來風險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設備能實現檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。

2.2 數字化檔案的存諸性風險控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續的過程，相關人員做人事檔案管理時，會擴充人事檔案材料的內容。不斷擴大的數據庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉移數據庫的資料，可能會造成數據損失的風險；電子化的數據庫案在被反復的讀取、保存的過程中，也有可能會出現數據損壞的風險；如果電子檔案的存儲介質出現問題，可能也會出現擻據損壞的風險。如何在存諸中保持數據的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。

2.3 數字化檔案的病毒性風險控制

信息化的時代，數據安全問題成為人們非常重視的一個問題。數據化的人事檔案要方便人們調閱，就需要把電子數據信息公享化，而這可能會引起病毒性風險的問題。比如如果有人從網絡入侵人事檔案管理的服務器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務器中讀寫數據的時候，如果使用帶有病毒的介質，可能會使人事檔案管理服務器染上病毒。如果服務器中出現病毒，則相當于人事檔案數據庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數字化檔案的電磁性風險控制

數據化的人事檔案是以電磁等形式出現，它們與其它的電磁設備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風險。比如如果將某些電磁設備放到存儲有人事檔案材料的服務器旁邊，這些電磁設備會影響服務器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數據化的檔案材料失真或丟失；服務器的電磁設備所散發出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務器內的數據化檔案材料。

3人事檔案數字化風險防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數據化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數據化檔案能做到同步化，實體檔案作為數據化檔案的留底，如果一旦發生數據分岐問題，要以實體檔案的資料為標準；數據化的檔案則可作為日常調閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規范化管理

所謂的規范化的管理，是指人事檔案部門要根據數據化檔案存儲的需求制定一個標準的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標準的操作方法操作，以免出現數據化檔案不完整的現象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數據的時候，要先完全刪除外部設備，隔絕計算機對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設備，以免移動硬盤中的數據會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數據，且要使用多種方法備份數據，以免使數據化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強網絡的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網絡，局域網絡中的數據可以傳播或共享，而局域網要連接入外網，則需要通過嚴格的審核。這種方式能減少外網入侵局域網的機會。使用局域網的工作人員不能使用外部的存儲介質，只能使用部門指定的存儲介質，以免出現病毒問題。網絡技術人員要定期的維護網絡與存儲介質，降低病毒入侵的機會。

3.4 使用屏磁化管理