電子合同歸檔管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子合同歸檔管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：TP311.5

隨著互聯網的發展，網絡已經成為我們日常生活的一部分，在不經意間已經改變了很多人的工作、生活。為此，國家經過廣泛的征求意見和修改，在2005年4月1日已頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務蓬勃發展，電子簽章已然成為是我國印章史上的一場革命。電子簽章系統將數字認證技術應用于印章管理中，強化對電子簽章的制作和應用各個環節的管理，確保電子簽章持有者身份真實、可靠、安全。現有的電子合同平臺如[1]中所提到的，并未使用Petri網對工作流建模來保證電子合同平臺系統代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網對工作流建模，從而保證系統流程的安全、可靠。

1 關鍵技術

1.1 工作流技術

1.1.1 工作流的基本概念

根據工作流管理聯盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動執行的業務過程，在此過程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務按照事先預定的規則進行流轉。業務、工作、辦事等人員和應用系統之間相互的協調工作，從而來實現業務流程中所要達到的最終目的。換句話說，工作流就是一些能夠自動運行的業務活動，它們是相互關聯的、相互銜接的。

1.1.2 基于網的工作流建模方法

這類方法適用于流程的可視化建模。網中的結點用來表示流程中的活動，網中的邊用來表示控制流。使用這類方法的主要問題在于對模型的描述是否有形式化的語義。大多數工作流產品的可視化建模方法都缺乏形式化語義。具有形式化語義的基于網的方法可以轉換成其它建模方法，如基于規則的、時序邏輯的和腳本語言的方法等。在基于網的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網和狀態圖（state charts）， Petri網被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網的基礎上提出了工作流CN模型，它實際上是高級Petri網的一個擴展，在其描述中用庫所表示活動，用變遷表示活動間狀態的轉移。Vander Aalst則在Petri網的基礎上定義了WF-Net即工作流網。在工作流網中，變遷被用來表示活動而庫所則表示活動的可實施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯盟在規范中提出的幾種基本的工作流原語映射成相應的Petri模型，由此建立了工作流網的基本組件與觸發機制。

因此Petri網作為一種從過程的角度出發描述和分析復雜系統的模型工具，被廣泛地應用工作流的系統建模中，用Petri網工作流建模方法研究，始終是一個非常活躍的領域。

1.2 Petri網綜述

Petri網理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動機通信》中首先提出將用一種網狀結構來模擬了通信系統。

1.2.1 Petri網的引入原因

在分析工作流系統時，我們需要應用數學的分析方法[4]。而Petri網理論正好為我們解決了這些問題。在Petri網理論體系中主要有基于狀態方程和代數的分析技術和基于可達樹（圖）的分析技術的兩種建模方法。

1.2.2 Petri網的數學描述

Petri網是一種數學和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發、異步、分布、并行、不確定性和隨機性的信息處理系統，進行系統模型的構造、分析及評價。下面簡單介紹本文將使用的與Petri 網有關的基本概念、定義、術語和性質[5]：

定義1（Petri網）

（1）基本Petri網是一個三元組N=（P，T，F），其中，P和T分別為有限非空的庫所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個有向弧的集合。

（2）令Σ= （P，T，F）是一個網，對所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結點集x的前集（或后集）定義為：

。

網中任一庫所結點在任何時刻都可能含有0個或多個托肯，稱為庫所的標記。托肯在網中的分布反映了網的狀態，稱為網的標識，記為M。標識M實際上反映了網中庫所結點向一個整數集合的映射。在M下庫所p的標記記為M（p），表示p中含托肯的數量。事實上，M是一個多重集。給定了初始標識M0的網Σ稱為Petri網，記為PN =（Σ，M0）。

1.2.3 Petri網的性質

（1）可達性。可達性是任何系統動態特性的基本性質。按照Petri網的轉移方法，有效轉移的啟動將改變標記的分配情況（產生新的狀態）。如果存在一個從M0狀態到Mn狀態的運行序列，那么我們就認為狀態M0是可以到達狀態Mn的，啟動運行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡化表示為=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之間的關系，即從M0標識表示經過啟動序列到達標識Mn。在網（N，M0）中所有從標識M0可達的標識集合，可表示為S（N，M0）或簡化為S（M0），從M0觸發的所有可能啟動運行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡化為F（M0）。這樣，Petri網的可達性問題就轉化為對于網（N，M0）和給定狀態Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。

（2）有界性。對Petri網（N，M0）若存在一個整數，我們把M0的到任一個可達狀態的數設為k，若k申購始終不超過K，即對于每個狀態標識M∈S（M0）和每個狀態，M（i）≤K均成立，則稱Petri網（N，M0）為是以K為界或簡稱Petri網（N，M0）有界。若Petri網（N，M0）為1有界，即每個系統的狀態只有一種時，則稱此Petri網是安全的或則說是穩定的。這種網的每一個位置要么只存在一個標記狀態，要么沒有一個標記狀態。

（3）活性。一個Petri網（N，M0）被稱為活的，當且僅當從M0可達的任一標識狀態出發，都可以通過按照某一種變遷執行的順序序列而最終啟動其它任何一個變遷。這就說明，無論網的開始狀態如何，一個活的Petri網都可以保證無死鎖發生。

（4）可逆性。一個Petri網（N，M0）被稱為可逆的，僅當對S（M0）中的每個狀態標識Mi，M0都是可以從Mi達到的。也就是說，一個可逆網是這樣一個網，它可以使得狀態返回到初始標識或初始狀態。在很多應用中，比如在合同流轉系統中，當我們要求哪一步合同需要重新審核時，我們只要求合同流轉系統回到某個特定狀態就可以了，而不必要返回到初始狀態。那么我們稱這個特定狀態當前所返回的狀態就為主要狀態M′。即對于S（M0）的每個狀態標識Mi，主要狀態M′都是可達的。

1.3 基于Petri網的工作流建模技術

應用Petri網對工作流進行建模，利用線性結構來研究工作流的流轉方式和運行效率。主要方法是先將語義上的工作流進行轉換成簡單的活動圖G=（V，E），再通過活動圖進行轉換成相應的Petri網模型。采用算法如圖1所示[6]，對活動圖進行轉化，首先對該活動圖G=（V，E）進行深度優先遍，將每個節點，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進行轉化。對于結v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結點集和后置結點集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動圖G轉化為對應的Petri網，算法的時間復雜度為O（V）。

Input：活動圖G=（V，E），其中V為節點的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。

Output：Petri網N=（P，T，F）

Initialize：P= ，T= ，F=

begin

廣度優先方式遍歷G，并且從1開始編號。

將圖G復制到G’，把圖G’中的結點vi轉化為ti，那么就形成了工作流網的變遷集合T。

for（i=0 to n） //循環添加

{

if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫所

{

P=P∪{pk}；

F=F∪{pk，ti}；

for each （tj∈ti.）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}

}

}

if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結束庫所

{

for each （tj∈.ti）

{

if （Pj tj）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj）}

}

F=F∪{（pj，ti）}

}

if （tj T）{T=T∪{tj}}

F=F∪{（ti，pk）}

}

if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結構

{

if （tj∈.ti∧pk ）

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（tj，pk） }

}

F=F∪{（ pk ，ti） }

if（！（vj∈vi. ∧pk=∈.tj））

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（ pk ，tj） }

}

F=F∪{（tj，pk） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結點，“1”代表與分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F=F∪{（ ti ，pj） }}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結點，“2”代表或分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結點，“3”代表與合并//

{

for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結點，“4”代表或合并//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

}

}

end

圖1 活動圖到Petri網的轉化算法

2 電子合同系統應用流程

平臺采用J2EE架構進行開發，實現登錄平臺用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應用流程如圖2。

圖2 電子合同系統流程圖

基于電子簽章技術的電子合同平臺實現了網上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺，確保用戶合法權益，對用戶登錄系統后的操作進行處處留證的監控，為有可能發生的合同糾紛等意外事故提供權威的責任認定功能。

3 基于Petri網電子合同系統建模

從整體上講，電子合同系統可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個部分。這兩個流程是整個電子合同系統的核心。對其進行研究具有一定的現實意義，下面對電子合同在線簽訂流程進行Petri網建模以及模型分析。

3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網模型

電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。

電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對，合同相關領導會簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。

（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級，合同打印限制，以及合同的內容，合同所帶的附件等。

（2）合同核對：將擬寫好的合同進行核對以后送給領導審核。核對內容包括文字的準確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。

（3）合同領導會簽：合同會簽是指在同一個步驟上允許一個合同可以由一個或者一個以上的公司領導同時進行簽章，并進行在線簽章驗證。

（4）不合格合同回退：在合同核對和會簽的過程中，若合同有錯誤，就要立即進行合同的回退，以重新擬稿。

（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時間超過某一時間時應該生成催辦信息，通過郵件系統進行提醒。

（6）合格合同歸檔：合同審批通過以后及時進行合同歸檔，以便于可以進行合同的在線洽談和在線簽訂。相應的合同在線簽訂流程如圖3所示：

圖3 電子合同在線簽訂流程的活動圖

將以上活動圖通過圖1的算法進行建模，得到圖4的Petri網順序模型：

圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型

圖4的各個變遷以及狀態含義如下：

P0：合同未擬稿狀態。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優先處理該合同，以提高流轉效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

3.2電子合同在線簽訂流程的并發Petri網模型

并發模型主要是指合同在線簽訂過程中，一個合同同時有兩個或兩個以上的單位代表在同一步驟上進行會簽，如此一來，在同一步驟上的會簽人員可以同時打開該公文，相對于只能等待前一個單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過程來說，大大增加了工作的效率。會簽的同時不受到任何約束。對于開發人員來說，在流程的控制上也可以更方便，更簡單。一個最常見的并發模型如圖5所示，其中虛線框里的是會簽時的一種典型的并發模型。

圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網并發模型

圖5的各變遷以及狀態含意如下。

P0：合同未擬稿狀態。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優先處理該合同，以提高流轉效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

虛線框里的含義：

T21：合同進入會簽流程。

P21：合同處于會簽狀態。

T22：會簽人員1簽訂。

T23：會簽人員2簽訂。

P31：會簽完成，進入合同自動檢驗狀態。

T24：檢驗合同是否合格。

3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網模型分析

Petri網的分析方法主要有可達樹分析、可達圖分析和矩陣方程來分析，這里我們主要采用可達樹和可達圖來分析在線簽訂流程模型。根據可達樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型相應的可達樹模型。

圖6 電子合同在線簽訂流程的可達樹模型

我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網的特性：

（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網是有界的，因為可達樹中沒有出現 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網是安全的，因為只有“0”，“1”出現在可達樹標識中。（3）因圖6中所有該發生的變遷都出現在該可達樹中，說明了該電子合同在線簽訂流程Petri網是“活的”，也就是說沒有多余變遷。

4 結束語

隨著電子合同法律地位的確定、數字簽名法律效力的認可，在電子商務活動中已經出現了大量的電子合同。本平臺設計集成了PKI/CA技術、電子簽章技術和數字水印技術等，采用J2EE架構建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺，有效的彌補書面合同的缺陷，減少人力、物力和財力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經濟和社會效益顯著。在編寫代碼之前，對系統流程進行Petri網并發模型建模，保證了系統可以支持兩個或者以上的合同涉及方進行同時的合同會簽。但同時，因為普通Petri網的一些缺陷，比如會產生空間爆炸等，運用普通Petri網對系統流程建模并不是最好的建模方法，運用高級Petri網進行建模將會成為下一步研究方向與目標。

參考文獻：

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[2]Sylvie Troncale，Jean-PaulComet，GillesBernot.Modeling and verification with timed hybrid Petri nets.Pattern Recognition，2009（42）：562-566.

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[4]C.Mohan.Tutorial.State of the Art in Workflow Management Systems Research and Applications[DASFAA'97].Australia.1997：544-553.

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[6]姜浩.基于Petri網的工作流模型分析與性能評價方法的研究[D].東南大學博士論文，2005.

[7]W.M.P.van der Aalst.Verification of Workflow Nets[C]. Springer-Verlag， Berlin，LNCS 1238.1997：407-426.

[8]W.M.P.van der Aalst. Workflow verification： Finding control-fowl errors using Petri net based techniques[C].Springer-Verlag， Berlin， LNCS 1806，2000：161-183.

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[10]D.Moldt， R.volk. Object Oriented Petri nets in business process modeling[C]. Springer，Berlin，LNCS 1806，2000：254-273.

篇（2）

筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。

篇（3）

二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

篇（4）

工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質量、安全、工期、造價等全面負責。

項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，優化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經濟逐步融入國際經濟，越來越多的企業進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環節的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業在市場的競爭優勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。

1國際工程總承包項目文件資料形成的特點

第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節點完成證明文件以及與業主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產生大量紙質合同文本、技術資料及圖紙等，隨著工程的進行，業主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網絡傳輸電子信息，還產生大量的電子郵件、光盤、U盤等。

此外一些設計變更問題，出現同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數越多，這種現象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。

2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作

第一，人員要求。首先要求企業檔案人員了解合同歸檔內容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術語，了解技術資料、圖紙規范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內涵，了解本企業開展工程總承包構架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數據、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術管理、組織協調、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統整理打好基礎。

第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規范的管理系統，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。

第三，重視現場。重視完善項目在安裝、調試、生產考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、技術檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。

第四，網絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現場專人管理電子文件。加強網絡電子文件傳輸、動態信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內對外網絡信息安全。

3檔案管理的具體實施

土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐，現將涉外檔案管理進行分析，思考和總結涉外總承包項目檔案管理特點。

3.1招標文件管理

阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。

3.2合同管理方面

所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術協議、補充協議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據業主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經業主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發至施工現場。需要查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。

3.4設備圖紙管理方面

項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業技術人員及資料室根據合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發現缺件，由物資部門負責聯系廠家補供。

由于海外項目PAP網絡版剛開發，存在網絡差、開發不全，導致現場資料管理困難。經與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發單，制作的分發單要求寫明設備名稱、生產廠家、分發份數、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經主管領導簽發同意后，方可發送至各相關單位，同時將電子版上傳至服務器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統一，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發至相關專業人員及領導，將電子掃描件按文種、專業進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設計變更管理

第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發至EPC總承包領導及相關專業和業主項目經理及相關專業，經業主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業人員及業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。

3.7供貨商資質

內容與國內要求一致。因大多數材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。

3.8驗評資料

雖然管理也是根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規程》，焊接執行美國ASME 標準，施工單位分專業報送ITP計劃清單，即《施工質量檢驗項目劃分表》。

3.9竣工檔案的質量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質量要求：比國內要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業主項目經理批準，紙質文件由項目現場主管經理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據EPC總承包合同，需要移交業主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明。需要移交業主的文件為：需與業主進行溝通：凡中英文對照聯系單、報業主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發電后一個月內按專業進行移交，調試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。

3.10現場驗收情況

并網發電驗收。現場驗收只產生驗收記錄及簽證。與國內相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網發電，國外項目不太看重168小時試運。

3.11軟件管理

統一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。

4存在的問題及建議

第一，由于海外項目沒有PAP統一管理軟件，無法實現資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發海外統一管理軟件。第二，現場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數幾乎不按合同要求提供，無法滿足業主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內容少于紙質文件內容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現場。第六，根據目前到達現場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業的業主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現場后，資料人員都要經過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發展的需要。第七，業主要求移交竣工資料份數過多，根據現場實際產生文件份數根本滿足不了合同要求。

5結論

通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規范化、科學化、標準化和程序化。

參考文獻：

[1]土耳其阿特拉斯項目合同[Z].中電投電力工程有限公司.

篇（5）

一、合同管理概述

近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障。現將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。

二、合同管理流程

物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。

2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。

2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。

2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。

2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。

2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。

2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。

三、結語

隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。

參考文獻：

[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.

篇（6）

總則

1.1

根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。

1.2.3

技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。

3.1.2

技術服務合同由酒店公司設計部辦理。

3.1.3

造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。

3.4.2

酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。

4

經濟合同的履行

4.1

合同管理責任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。

4.1.2

造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。

4.1.4

酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。

4.1.5

合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。

4.2.2

設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。

4.4

前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。

5.2

篇（7）

關鍵詞 地勘 合同管理

目前事業單位體制改革工作已開始進行，地勘單位從事業單位改制成企業已被提到了議事日程中，我們應在大力推進地勘工作體制改革的同時，集中精力加強地勘單位的內部管理，完善那些已經不適應地勘單位改革和發展的舊的管理制度，重新創建出一套科學的，適應市場經濟的新的管理制度，徹底摒棄傳統的舊觀念，全面推廣和運用新的管理模式來適應地勘單位的現代化管理方法。合同管理就是其中重要的一項管理工作。合同管理的重要作用在于企業推行合同管理制度，是企業用法律的手段管理企業經濟行為的重要形式。地勘單位每年都有一批合同在訂立，履行，變更解除、終止，如果僅憑工商行政管理機關和上級主管部門對合同進行管理監督是遠遠不夠的，還需要各地勘單位從內部加強合同管理。加強合同管理，對于地勘單位經營管理水平的提高具有十分重要的作用。我在單位從事合同管理工作已經5年，在實踐中我總結了以下幾點工作方法：

一、加強合同管理，確定合同歸口管理部門

我單位主要從事水源地評價，供水井施工，工程地質勘察等工作，因此與外界聯系緊密，每年簽訂的合同份數逐年遞增，合同管理就顯得越來越重要。原來合同由辦公室管理，后來在實踐過程中發現由辦公室管理合同存在某些弊端，辦公室日常工作繁雜，沒有更多精力也沒有人員去把合同管理好，因此單位決定將合同管理工作放在市場部，由市場部負責合同的全面管理工作，并由專人對合同進行管理，合同章則依然保管在辦公室。

二、建立合同會審制度

合同簽訂前由市場部會同監察審計科對合同文本進行嚴格審核，重點關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合單位的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。對影響重大或法律關系復雜的合同文本，還要組織內部相關部門進行審核，相關部門提出不同意見的，應當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄，必要時應對合同條款作出修改。經過審核后的合同文本還要經過主管副院長的審批和認可后方可拿到院長處簽字，辦公室只有見到院長簽字的合同方可蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。

三、對合同進行登記并造冊歸檔

市場部把經過會審過的合同文本進行登記，建立合同臺賬，合同臺賬中包含工程名稱，建設單位名稱，合同額，項目負責人，工作量，施工日期，合同回收情況等。我單位使用的是局域網，我將合同臺賬共享在局域網上，這樣單位管理層及項目負責人隨時都可以看到簽訂合同的詳細情況，不需要再去翻找合同，從臺賬上就可以了解到所需要的一些信息。這一做法對于各實體核算員的幫助非常大，同時對我本人所做的統計工作也有很大的用處。合同收回后，我都會對合同統一進行編號，將合同會簽單粘貼在合同上并統一歸檔。因為都使用的電子版，所以當需要查找某份合同時只需查找歸檔的合同編號，根據合同編號很快就能從檔案室找到所需要的合同，不用像原來那樣從頭翻到尾，節省了很多時間。

四、合同的履行

篇（8）

最佳解決方案獎

《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。

《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，結合《中國注冊會計師行業信息化建設主要工作任務分解表》、《中國注冊會計師行業信息化應用功能描述》和《中國注冊會計師行業信息化建設指南》等3個配套文件，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。業務制作平臺包含：審計系統、資產評估系統、財務報表合并系統、網絡質量控制系統。

業務運營平臺包含：客戶檔案管理、客戶關懷管理、客戶接受管理、業務承接、業務委派、項目立項、員工委派、預算管理、工時管理、合同管理、合同作廢管理、合同過打印管理、合同歸檔管理、報告發起管理、報告復核管理、報告修改管理、報告加出管理、報告作廢管理、報告打印管理、報告歸檔管理、項目考核管理、電子簽章管理、獨立性核查、投資合規性核查、獨立性聲明。

業務支撐平臺包含：人事檔案管理、績效考核管理、考勤管理、薪酬管理、發票管理、實收管理、對賬管理、費用管理、賬齡管理、信息管理、資產管理、車輛管理、會議室管理、行政蓋章管理、決策支持管理、報備信息管理、信息查詢導出、知識庫管理、檔案管理、系統管理。

篇（9）

【關鍵詞】

公文歸檔；制度；范圍；時間；質量；要求；歸檔

歸檔是檔案的主要來源，也是機關文書工作的最后一步，同時是檔案工作的起點，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應的歸檔制度。有很多法規性文件均對歸檔制度做了明確規定，所有立檔單位必須遵照執行。文件的歸檔工作包括歸檔的時間、范圍和歸檔文件的質量要求。

1 公文的歸檔范圍

歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應歸檔及不應歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動，有一定保存價值的文件材料都應該在歸檔范圍內。根據相關文件規定，機關的文件材料主要指的是機關在自己工作中形成的各種文字記錄，一個機關需要歸檔的文件材料，是由以下四個部分組成的：（1）機關在工作活動中主要體現機關主要職能的，反映機關歷史面貌的，對本機關以后發展及生存具有研究價值和利用價值的文字材料；（2）機關在本職工作中對國家、集體和人民的權益有一定促進意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機關在工作活動中體現出是在執行上級規定的文件材料，以及同級和下級報送的重要文件的執行情況的文件材料，為以后工作提供依據。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對于本機關以后的工作具有查考價值的文件材料也在歸檔范圍之內。

確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要歸檔的文件材料，要依據相關的規定向檔案部門進行移交，做到有價值的文件材料進行集中統一管理，適時進行歸檔。在檔案歸檔過程中，個人沒有權力把檔案歸為已有，也沒有權力拒絕應歸檔的文件材料進行歸檔。

為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規定，根據本機關的實際情況，確定本機關的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴格執行。

機關在確定歸檔范圍時還應注意以下幾點：（1）在電子文件進行歸檔的時候要把電子文件的元數據、背景信息等一些相關資料都要做到相應歸檔。（2）在紙質材料歸檔的過程中，一些文件的發文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進行歸檔。（3）多個機關聯合行文或聯合召開會議時形成的文件材料應由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復印件。（4）有關刊物、簡報、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應單獨存放。（5）一個部門的文書檔案和科技檔案應分別歸檔。

2 公文的歸檔時間

歸檔時間是指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。按照1983年4月中央辦公廳和國務院辦公廳的《機關檔案工作條例》規定：“機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。”對于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實際工作的查考利用，也可適當延長歸檔時間。另外，電子文檔的歸檔時間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應實時進行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質文件的歸檔時間定期完成。

因此，歸檔時間的確定，應以各種文件材料的形成特點及規律為依據。正確規定歸檔時間，對維護檔案完整及業務部門和檔案室工作的順利進行都有重要的意義。歸檔時間規定過短會影響文件在機關日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導致文件散失和損壞，會增加業務部門的負擔。

3 歸檔案卷或文件的質量要求

根據《機關檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等有關文件的規定，檔案室一般不接收未經整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯系，同時不能破壞文件材料形成的特點和規律，不同價值的文件要區別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實際工作中應做到以下幾點：

（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔。歸檔文件的種類、份數及每份文件，均應齊全完整。

（2）遵循文件的形成規律和特點，層次分明。在立卷時應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結束形成的材料組在一起，準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和過程，盡量做到一事一卷。

（3）區分不同價值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產生。

（4）卷內文件材料應保持彼此之間的有機聯系，系統排列。有相關聯系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；涉及會議的材料要按照時間順序進行排列；會議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結論性的文件在前，依據性的文件在后；產品銷售合同應按問題單獨組卷，再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷，卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標準GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。

（5）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在批復年度立卷；沒有批復的放在請示年度立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在會議開幕年度立卷。

篇（10）

關鍵詞 國有企業 合同管理

隨著國家“依法治國”戰略的逐步推行與國家法制的不斷完善健全，加之國有企業改革的不斷深化，市場經濟化和法制化的進程明顯加快，經濟糾紛越來越傾向于采用法律手段予以解決。國有企業要適應這一變化，必須要正確認識到合同管理工作對于企業生產經營正常進行的重要性和必要性。因而只有不斷采取措施提升企業合同管理工作水平，才能避免和減少企業經濟合同糾紛，從而提高企業依法經營的能力，維護企業的合法權益，促進企業持續穩定發展。

一、企業合同管理中的主要問題

（一）企業領導對合同管理工作重視不夠

實踐證明，有的企業的法定代表人或相關負責人的工作重點主要考慮的是企業的銷售業績及盈利情況，并沒有把合同管理納入經營管理之中，或者即使把合同管理工作納入企業生產經營管理中，也認為合同管理工作對企業的生產經營無關緊要，合同管理工作是合同管理部門的事情，與自身無關。由于這種思想觀念的影響，有的企業領導對合同管理工作的領導、指導、支持幫助、督促檢查不夠，對合同管理工作中出現的困難和問題未引起重視，協調、解決力度不潁從而導致合同管理相關部門對合同中出現的問題互相扯皮、推諉等后果發生，最終影響企業的經營效率，損害企業的合法權益和經濟效益。

（二）合同管理和承辦人員綜合素質相對偏低

當前，有的企業從事合同管理與承辦的人員大多為非專業出身，其思想素質、業務能力參差不齊，企業管理和法律方面的知識也較為欠缺。而合同管理是一項專業性強、知識面廣、法律法規知識要求高，并需要一定實踐經驗的管理工作。因此，合同管理與承辦人員必須具備多方面的知識和能力，達到較高的綜合素質，否則就不可能搞好此項工作。實踐證明，合同管理和承辦人員整體綜合素質偏低，已成為制約國有企業合同管理的主要瓶頸之一。

（三）合同管理制度不夠完善

目前，在合同管理制度方面，總的來講，絕大多數企業均已制定了相應的合同管理制度，只是還不健全和完善，其表現是：有的形同虛設無可操作性，有的照搬照抄機械死板，未結合企業實際，對實際工作沒有較強的指引和促進作用，不能激發大家的工作主動性、積極性、創造性，自然也不能促進企業合同管理水平的提升了，更不能促進企業生產經營的進一步發展了。

（四）合同簽約前期工作做得不夠充分

合同簽約前期工作主要包括對合同相對人的選擇和合同文本的審查。對于合同相對人的選擇，存在兩個問題：一是對其主體資格缺乏細致調查，二是合同相對人的選擇方式較單一，有時直接選擇一家企業作為合同相對人。而合同文本審查方面：一是對合同文本文字審查不夠細致、嚴謹，合同條款不完善，權責利表述不明確，造成合同糾紛，損害企業利益；二是審查部門之間缺少聯系，每個部門都只對自己分管的工作負責，而不對整個合同的內涵、要求做全面深入的了解和理解，常出現看起來各部門工作都做了，但仍在合同履行中出現這樣那樣的問題，造成不良后果。

（五）合同動態管理和履行控制的手段不夠

我們企業中的某些合同承辦人員對合同管理缺乏正確認識，認為合同管理不過是簽個合同而已，不明白合同管理是合同選商、審查、簽訂、履行、變更、終止或解除全過程的管理。合同簽訂時往往受到高度重視，一旦簽訂好了，就將合同束之高閣，沒有將合同履行過程作為實現權利義務的過程，致使合同履行過程中產生不利于企業的問題及糾紛問題發生。另外，雖然部分企業已經認識到合同履行控制的重要性，但還沒有找到合同動態管理和履行控制的有效手段。

（六）合同資料保存不夠完善

從目前看，有的企業對合同資料保存工作重視度不夠，工作不扎實。由于合同原始資料未能妥善保管，一旦發生合同糾紛，就會出現無檔可查的情況，使企業處于被動的局面。

二、加強企業經濟合同管理的主要對策

（一）企業主要領導要重視合同管理工作

實踐證明，要搞好合同管理工作，沒有各級領導的重視、理解和支持幫助，是寸步難行的。如果他們不重視合同管理工作在企業生產經營中的作用，就不可能主動地、有意識地去協調、促進合同管理工作，也就不能達到以上率下，全面提升企業合同管理水平，維護企業合法權益的效果。因此，企業各級主要領導重視是合同管理工作的關鍵。在領導的重視、關心下，各合同承辦和管理部門或單位人員就能在合同管理部門的牽頭協調下，切實抓好本部門和單位的合同管理與承辦工作，積極主動地按合同管理部門的要求和上級規定做好合同管理工作，共同努力推進企業合同管理工作高效、有序、順利地進行。

（二）提高合同承辦和管理人員的專業素質

合同管理和承辦人員素質的高低直接影響合同管理工作的效率和質量。因此，提高合同管理和承辦人員素質是保證合同管理工作有效開展，提升企業合同管理水平的前提。具體來說，可以從以下三個方面著手：一是組織好合同承辦和管理人員的在職學習。可采用短期培訓、送外培訓、請專家講課、結合實際案例進行分析總結、自學等方式方法提高合同管理和承辦人員的專業素質，使其在學中做，做中學，在崗位上成才；二是建立崗位責任制。對合同管理和承辦人員實行崗位責任制，明確他們的權、責、利，建立競爭機制和考核機制，對有貢獻的合同管理與承辦人員予以物質和精神獎勵，對工作不負責任的合同管理與承辦人員按規定進行適度懲罰。

（三）建立符合企業實際的合同管理制度

合同管理部門應在完善合同管理組織框架和優化合同業務流程的基礎上，深入研究合同管理工作不同階段的特點、要求，結合企業生產經營實際，建立健全科學的、可操作的合同管理制度，使企業合同管理活動達到制度化、規范化、標準化、科學化，使合同管理工作有章可循。同時，還應組織人員對合同管理制度在企業的實際執行過程中產生的效果進行科學評價，對不適應合同管理和市場需要的內容及時進行完善、修訂，使之與企業生產經營相適應，從而有效規避企業的法律、經濟風險。

（四）加強合同前期工作風險防范

合同前期工作主要包括合同選商、合同談判、合同文本起草及審查三個環節。合同選商環節主要是核實合同相對人的主體資格，是否是適格主體，特別是涉及到一些特殊專業，必須要對方提供合格的專業資質。合同談判環節企業應盡量采取招標、電子商務、競爭性談判、詢比價等多種方式與合同相對人進行磋商，以期取得企業效益最大化的談判結果。合同文本起草及審查環節，一是要求合同承辦人員能起草準確、嚴謹的合同文本，防止合同文本熱荽礪蠆生歧義，盡力避免因合同文本字詞的不嚴謹造成企業履約工作出現被動甚至違約的不良現象發生。企業可根據生產實際需要，組織相關部門人員制定適合企業生產經營實際的示范性文本，從而既保證了合同文本的質量，又提高了合同運行效率。二是各合同審查部門要根據自己部門的職責，從法律、經濟、技術等方面對合同文本進行實質性審查，對審查中不清楚的內容應要求承辦部門予以說明，對審查中發現的問題，無論大小，一律退還承辦部門修改完善，做到對合同文本的每個細節都嚴密斟酌和嚴格把關，切實把好合同文本審查關。

（五）加強合同動態管理和履約檢查