電子合同歸檔管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇電子合同歸檔管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號(hào)：TP311.5

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠郑诓唤?jīng)意間已經(jīng)改變了很多人的工作、生活。為此，國(guó)家經(jīng)過(guò)廣泛的征求意見(jiàn)和修改，在2005年4月1日已頒布實(shí)施了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務(wù)蓬勃發(fā)展，電子簽章已然成為是我國(guó)印章史上的一場(chǎng)革命。電子簽章系統(tǒng)將數(shù)字認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用于印章管理中，強(qiáng)化對(duì)電子簽章的制作和應(yīng)用各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，確保電子簽章持有者身份真實(shí)、可靠、安全。現(xiàn)有的電子合同平臺(tái)如[1]中所提到的，并未使用Petri網(wǎng)對(duì)工作流建模來(lái)保證電子合同平臺(tái)系統(tǒng)代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網(wǎng)對(duì)工作流建模，從而保證系統(tǒng)流程的安全、可靠。

1 關(guān)鍵技術(shù)

1.1 工作流技術(shù)

1.1.1 工作流的基本概念

根據(jù)工作流管理聯(lián)盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動(dòng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)過(guò)程，在此過(guò)程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務(wù)按照事先預(yù)定的規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)。業(yè)務(wù)、工作、辦事等人員和應(yīng)用系統(tǒng)之間相互的協(xié)調(diào)工作，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中所要達(dá)到的最終目的。換句話說(shuō)，工作流就是一些能夠自動(dòng)運(yùn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)，它們是相互關(guān)聯(lián)的、相互銜接的。

1.1.2 基于網(wǎng)的工作流建模方法

這類方法適用于流程的可視化建模。網(wǎng)中的結(jié)點(diǎn)用來(lái)表示流程中的活動(dòng)，網(wǎng)中的邊用來(lái)表示控制流。使用這類方法的主要問(wèn)題在于對(duì)模型的描述是否有形式化的語(yǔ)義。大多數(shù)工作流產(chǎn)品的可視化建模方法都缺乏形式化語(yǔ)義。具有形式化語(yǔ)義的基于網(wǎng)的方法可以轉(zhuǎn)換成其它建模方法，如基于規(guī)則的、時(shí)序邏輯的和腳本語(yǔ)言的方法等。在基于網(wǎng)的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網(wǎng)和狀態(tài)圖（state charts）， Petri網(wǎng)被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網(wǎng)的基礎(chǔ)上提出了工作流CN模型，它實(shí)際上是高級(jí)Petri網(wǎng)的一個(gè)擴(kuò)展，在其描述中用庫(kù)所表示活動(dòng)，用變遷表示活動(dòng)間狀態(tài)的轉(zhuǎn)移。Vander Aalst則在Petri網(wǎng)的基礎(chǔ)上定義了WF-Net即工作流網(wǎng)。在工作流網(wǎng)中，變遷被用來(lái)表示活動(dòng)而庫(kù)所則表示活動(dòng)的可實(shí)施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯(lián)盟在規(guī)范中提出的幾種基本的工作流原語(yǔ)映射成相應(yīng)的Petri模型，由此建立了工作流網(wǎng)的基本組件與觸發(fā)機(jī)制。

因此Petri網(wǎng)作為一種從過(guò)程的角度出發(fā)描述和分析復(fù)雜系統(tǒng)的模型工具，被廣泛地應(yīng)用工作流的系統(tǒng)建模中，用Petri網(wǎng)工作流建模方法研究，始終是一個(gè)非常活躍的領(lǐng)域。

1.2 Petri網(wǎng)綜述

Petri網(wǎng)理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動(dòng)機(jī)通信》中首先提出將用一種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)來(lái)模擬了通信系統(tǒng)。

1.2.1 Petri網(wǎng)的引入原因

在分析工作流系統(tǒng)時(shí)，我們需要應(yīng)用數(shù)學(xué)的分析方法[4]。而Petri網(wǎng)理論正好為我們解決了這些問(wèn)題。在Petri網(wǎng)理論體系中主要有基于狀態(tài)方程和代數(shù)的分析技術(shù)和基于可達(dá)樹（圖）的分析技術(shù)的兩種建模方法。

1.2.2 Petri網(wǎng)的數(shù)學(xué)描述

Petri網(wǎng)是一種數(shù)學(xué)和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發(fā)、異步、分布、并行、不確定性和隨機(jī)性的信息處理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)模型的構(gòu)造、分析及評(píng)價(jià)。下面簡(jiǎn)單介紹本文將使用的與Petri 網(wǎng)有關(guān)的基本概念、定義、術(shù)語(yǔ)和性質(zhì)[5]：

定義1（Petri網(wǎng)）

（1）基本Petri網(wǎng)是一個(gè)三元組N=（P，T，F(xiàn)），其中，P和T分別為有限非空的庫(kù)所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個(gè)有向弧的集合。

（2）令Σ= （P，T，F(xiàn)）是一個(gè)網(wǎng)，對(duì)所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結(jié)點(diǎn)集x的前集（或后集）定義為：

。

網(wǎng)中任一庫(kù)所結(jié)點(diǎn)在任何時(shí)刻都可能含有0個(gè)或多個(gè)托肯，稱為庫(kù)所的標(biāo)記。托肯在網(wǎng)中的分布反映了網(wǎng)的狀態(tài)，稱為網(wǎng)的標(biāo)識(shí)，記為M。標(biāo)識(shí)M實(shí)際上反映了網(wǎng)中庫(kù)所結(jié)點(diǎn)向一個(gè)整數(shù)集合的映射。在M下庫(kù)所p的標(biāo)記記為M（p），表示p中含托肯的數(shù)量。事實(shí)上，M是一個(gè)多重集。給定了初始標(biāo)識(shí)M0的網(wǎng)Σ稱為Petri網(wǎng)，記為PN =（Σ，M0）。

1.2.3 Petri網(wǎng)的性質(zhì)

（1）可達(dá)性。可達(dá)性是任何系統(tǒng)動(dòng)態(tài)特性的基本性質(zhì)。按照Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)移方法，有效轉(zhuǎn)移的啟動(dòng)將改變標(biāo)記的分配情況（產(chǎn)生新的狀態(tài)）。如果存在一個(gè)從M0狀態(tài)到Mn狀態(tài)的運(yùn)行序列，那么我們就認(rèn)為狀態(tài)M0是可以到達(dá)狀態(tài)Mn的，啟動(dòng)運(yùn)行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡(jiǎn)化表示為=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之間的關(guān)系，即從M0標(biāo)識(shí)表示經(jīng)過(guò)啟動(dòng)序列到達(dá)標(biāo)識(shí)Mn。在網(wǎng)（N，M0）中所有從標(biāo)識(shí)M0可達(dá)的標(biāo)識(shí)集合，可表示為S（N，M0）或簡(jiǎn)化為S（M0），從M0觸發(fā)的所有可能啟動(dòng)運(yùn)行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡(jiǎn)化為F（M0）。這樣，Petri網(wǎng)的可達(dá)性問(wèn)題就轉(zhuǎn)化為對(duì)于網(wǎng)（N，M0）和給定狀態(tài)Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。

（2）有界性。對(duì)Petri網(wǎng)（N，M0）若存在一個(gè)整數(shù)，我們把M0的到任一個(gè)可達(dá)狀態(tài)的數(shù)設(shè)為k，若k申購(gòu)始終不超過(guò)K，即對(duì)于每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識(shí)M∈S（M0）和每個(gè)狀態(tài)，M（i）≤K均成立，則稱Petri網(wǎng)（N，M0）為是以K為界或簡(jiǎn)稱Petri網(wǎng)（N，M0）有界。若Petri網(wǎng)（N，M0）為1有界，即每個(gè)系統(tǒng)的狀態(tài)只有一種時(shí)，則稱此Petri網(wǎng)是安全的或則說(shuō)是穩(wěn)定的。這種網(wǎng)的每一個(gè)位置要么只存在一個(gè)標(biāo)記狀態(tài)，要么沒(méi)有一個(gè)標(biāo)記狀態(tài)。

（3）活性。一個(gè)Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為活的，當(dāng)且僅當(dāng)從M0可達(dá)的任一標(biāo)識(shí)狀態(tài)出發(fā)，都可以通過(guò)按照某一種變遷執(zhí)行的順序序列而最終啟動(dòng)其它任何一個(gè)變遷。這就說(shuō)明，無(wú)論網(wǎng)的開始狀態(tài)如何，一個(gè)活的Petri網(wǎng)都可以保證無(wú)死鎖發(fā)生。

（4）可逆性。一個(gè)Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為可逆的，僅當(dāng)對(duì)S（M0）中的每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識(shí)Mi，M0都是可以從Mi達(dá)到的。也就是說(shuō)，一個(gè)可逆網(wǎng)是這樣一個(gè)網(wǎng)，它可以使得狀態(tài)返回到初始標(biāo)識(shí)或初始狀態(tài)。在很多應(yīng)用中，比如在合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，當(dāng)我們要求哪一步合同需要重新審核時(shí)，我們只要求合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)回到某個(gè)特定狀態(tài)就可以了，而不必要返回到初始狀態(tài)。那么我們稱這個(gè)特定狀態(tài)當(dāng)前所返回的狀態(tài)就為主要狀態(tài)M′。即對(duì)于S（M0）的每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識(shí)Mi，主要狀態(tài)M′都是可達(dá)的。

1.3 基于Petri網(wǎng)的工作流建模技術(shù)

應(yīng)用Petri網(wǎng)對(duì)工作流進(jìn)行建模，利用線性結(jié)構(gòu)來(lái)研究工作流的流轉(zhuǎn)方式和運(yùn)行效率。主要方法是先將語(yǔ)義上的工作流進(jìn)行轉(zhuǎn)換成簡(jiǎn)單的活動(dòng)圖G=（V，E），再通過(guò)活動(dòng)圖進(jìn)行轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的Petri網(wǎng)模型。采用算法如圖1所示[6]，對(duì)活動(dòng)圖進(jìn)行轉(zhuǎn)化，首先對(duì)該活動(dòng)圖G=（V，E）進(jìn)行深度優(yōu)先遍，將每個(gè)節(jié)點(diǎn)，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)化。對(duì)于結(jié)v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結(jié)點(diǎn)集和后置結(jié)點(diǎn)集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動(dòng)圖G轉(zhuǎn)化為對(duì)應(yīng)的Petri網(wǎng)，算法的時(shí)間復(fù)雜度為O（V）。

Input：活動(dòng)圖G=（V，E），其中V為節(jié)點(diǎn)的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。

Output：Petri網(wǎng)N=（P，T，F(xiàn)）

Initialize：P= ，T= ，F(xiàn)=

begin

廣度優(yōu)先方式遍歷G，并且從1開始編號(hào)。

將圖G復(fù)制到G’，把圖G’中的結(jié)點(diǎn)vi轉(zhuǎn)化為ti，那么就形成了工作流網(wǎng)的變遷集合T。

for（i=0 to n） //循環(huán)添加

{

if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫(kù)所

{

P=P∪{pk}；

F=F∪{pk，ti}；

for each （tj∈ti.）

{

P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}

}

}

if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結(jié)束庫(kù)所

{

for each （tj∈.ti）

{

if （Pj tj）

{

P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj）}

}

F=F∪{（pj，ti）}

}

if （tj T）{T=T∪{tj}}

F=F∪{（ti，pk）}

}

if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結(jié)構(gòu)

{

if （tj∈.ti∧pk ）

{

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（tj，pk） }

}

F=F∪{（ pk ，ti） }

if（！（vj∈vi. ∧pk=∈.tj））

{

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ pk ，tj） }

}

F=F∪{（tj，pk） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結(jié)點(diǎn)，“1”代表與分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ ti ，pj） }}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結(jié)點(diǎn)，“2”代表或分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結(jié)點(diǎn)，“3”代表與合并//

{

for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結(jié)點(diǎn)，“4”代表或合并//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}

}

}

}

end

圖1 活動(dòng)圖到Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)化算法

2 電子合同系統(tǒng)應(yīng)用流程

平臺(tái)采用J2EE架構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)登錄平臺(tái)用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應(yīng)用流程如圖2。

圖2 電子合同系統(tǒng)流程圖

基于電子簽章技術(shù)的電子合同平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協(xié)議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺(tái)，確保用戶合法權(quán)益，對(duì)用戶登錄系統(tǒng)后的操作進(jìn)行處處留證的監(jiān)控，為有可能發(fā)生的合同糾紛等意外事故提供權(quán)威的責(zé)任認(rèn)定功能。

3 基于Petri網(wǎng)電子合同系統(tǒng)建模

從整體上講，電子合同系統(tǒng)可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個(gè)部分。這兩個(gè)流程是整個(gè)電子合同系統(tǒng)的核心。對(duì)其進(jìn)行研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，下面對(duì)電子合同在線簽訂流程進(jìn)行Petri網(wǎng)建模以及模型分析。

3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型

電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進(jìn)行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。

電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對(duì)，合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。

（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過(guò)程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級(jí)，合同打印限制，以及合同的內(nèi)容，合同所帶的附件等。

（2）合同核對(duì)：將擬寫好的合同進(jìn)行核對(duì)以后送給領(lǐng)導(dǎo)審核。核對(duì)內(nèi)容包括文字的準(zhǔn)確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。

（3）合同領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽：合同會(huì)簽是指在同一個(gè)步驟上允許一個(gè)合同可以由一個(gè)或者一個(gè)以上的公司領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)行簽章，并進(jìn)行在線簽章驗(yàn)證。

（4）不合格合同回退：在合同核對(duì)和會(huì)簽的過(guò)程中，若合同有錯(cuò)誤，就要立即進(jìn)行合同的回退，以重新擬稿。

（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時(shí)間超過(guò)某一時(shí)間時(shí)應(yīng)該生成催辦信息，通過(guò)郵件系統(tǒng)進(jìn)行提醒。

（6）合格合同歸檔：合同審批通過(guò)以后及時(shí)進(jìn)行合同歸檔，以便于可以進(jìn)行合同的在線洽談和在線簽訂。相應(yīng)的合同在線簽訂流程如圖3所示：

圖3 電子合同在線簽訂流程的活動(dòng)圖

將以上活動(dòng)圖通過(guò)圖1的算法進(jìn)行建模，得到圖4的Petri網(wǎng)順序模型：

圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型

圖4的各個(gè)變遷以及狀態(tài)含義如下：

P0：合同未擬稿狀態(tài)。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進(jìn)行合同核稿。

P2：合同核稿無(wú)誤，準(zhǔn)備進(jìn)入下一步。

T2：各個(gè)單位進(jìn)行合同會(huì)簽并進(jìn)行驗(yàn)證。

P3：合同會(huì)簽完成狀態(tài)。

T3：進(jìn)行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

3.2電子合同在線簽訂流程的并發(fā)Petri網(wǎng)模型

并發(fā)模型主要是指合同在線簽訂過(guò)程中，一個(gè)合同同時(shí)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的單位代表在同一步驟上進(jìn)行會(huì)簽，如此一來(lái)，在同一步驟上的會(huì)簽人員可以同時(shí)打開該公文，相對(duì)于只能等待前一個(gè)單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過(guò)程來(lái)說(shuō)，大大增加了工作的效率。會(huì)簽的同時(shí)不受到任何約束。對(duì)于開發(fā)人員來(lái)說(shuō)，在流程的控制上也可以更方便，更簡(jiǎn)單。一個(gè)最常見(jiàn)的并發(fā)模型如圖5所示，其中虛線框里的是會(huì)簽時(shí)的一種典型的并發(fā)模型。

圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)并發(fā)模型

圖5的各變遷以及狀態(tài)含意如下。

P0：合同未擬稿狀態(tài)。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進(jìn)行合同核稿。

P2：合同核稿無(wú)誤，準(zhǔn)備進(jìn)入下一步。

T2：各個(gè)單位進(jìn)行合同會(huì)簽并進(jìn)行驗(yàn)證。

P3：合同會(huì)簽完成狀態(tài)。

T3：進(jìn)行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

虛線框里的含義：

T21：合同進(jìn)入會(huì)簽流程。

P21：合同處于會(huì)簽狀態(tài)。

T22：會(huì)簽人員1簽訂。

T23：會(huì)簽人員2簽訂。

P31：會(huì)簽完成，進(jìn)入合同自動(dòng)檢驗(yàn)狀態(tài)。

T24：檢驗(yàn)合同是否合格。

3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型分析

Petri網(wǎng)的分析方法主要有可達(dá)樹分析、可達(dá)圖分析和矩陣方程來(lái)分析，這里我們主要采用可達(dá)樹和可達(dá)圖來(lái)分析在線簽訂流程模型。根據(jù)可達(dá)樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型相應(yīng)的可達(dá)樹模型。

圖6 電子合同在線簽訂流程的可達(dá)樹模型

我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)的特性：

（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是有界的，因?yàn)榭蛇_(dá)樹中沒(méi)有出現(xiàn) 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是安全的，因?yàn)橹挥小?”，“1”出現(xiàn)在可達(dá)樹標(biāo)識(shí)中。（3）因圖6中所有該發(fā)生的變遷都出現(xiàn)在該可達(dá)樹中，說(shuō)明了該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是“活的”，也就是說(shuō)沒(méi)有多余變遷。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著電子合同法律地位的確定、數(shù)字簽名法律效力的認(rèn)可，在電子商務(wù)活動(dòng)中已經(jīng)出現(xiàn)了大量的電子合同。本平臺(tái)設(shè)計(jì)集成了PKI/CA技術(shù)、電子簽章技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)等，采用J2EE架構(gòu)建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺(tái)，有效的彌補(bǔ)書面合同的缺陷，減少人力、物力和財(cái)力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益顯著。在編寫代碼之前，對(duì)系統(tǒng)流程進(jìn)行Petri網(wǎng)并發(fā)模型建模，保證了系統(tǒng)可以支持兩個(gè)或者以上的合同涉及方進(jìn)行同時(shí)的合同會(huì)簽。但同時(shí)，因?yàn)槠胀≒etri網(wǎng)的一些缺陷，比如會(huì)產(chǎn)生空間爆炸等，運(yùn)用普通Petri網(wǎng)對(duì)系統(tǒng)流程建模并不是最好的建模方法，運(yùn)用高級(jí)Petri網(wǎng)進(jìn)行建模將會(huì)成為下一步研究方向與目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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篇（2）

筆者針對(duì)一些問(wèn)題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過(guò)程中職責(zé)分工等問(wèn)題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問(wèn)題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過(guò)程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

篇（3）

二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。

三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對(duì)檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

八、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過(guò)程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。

十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：

1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;

3、公司建設(shè)過(guò)程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);

4、各公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。

6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)

十三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦檔案管理內(nèi)容：

1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復(fù)印件)

3、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

篇（4）

工程總承包是國(guó)際通行的工程建設(shè)項(xiàng)目組織實(shí)施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工各階段工作合理交叉，科學(xué)銜接，并對(duì)工程質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。

項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)此，做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理，對(duì)各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準(zhǔn)確翔實(shí)地反映國(guó)際工程總承包項(xiàng)目真實(shí)面貌和有價(jià)值的信息，從中總結(jié)出有利于項(xiàng)目順利實(shí)施的做法和經(jīng)驗(yàn)，使我們的項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。自我國(guó)入世以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了國(guó)際市場(chǎng)。近幾年來(lái)，中電投電力工程有限公司在國(guó)外的工程業(yè)務(wù)增長(zhǎng)較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項(xiàng)目，越南項(xiàng)目，巴基斯坦等火電項(xiàng)目，采用國(guó)際慣用的通用方式，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備和材料的采購(gòu)供應(yīng)、建筑安裝施工、指導(dǎo)試車和生產(chǎn)考核等實(shí)行全過(guò)程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過(guò)去僅在資料、圖紙外發(fā)時(shí)留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過(guò)程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項(xiàng)目總包工程的檔案管理問(wèn)題，進(jìn)行粗淺的探討。

1國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料形成的特點(diǎn)

第一，語(yǔ)言特點(diǎn)。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件以國(guó)際通用語(yǔ)言英語(yǔ)為主。英語(yǔ)是國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的工作語(yǔ)言，如招投標(biāo)、合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、各類檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、重大節(jié)點(diǎn)完成證明文件以及與業(yè)主之間的來(lái)往信函、電子郵件、傳真、會(huì)議紀(jì)要等。第二，文本特點(diǎn)。由于承接國(guó)外總包工程，除在工程前期、設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進(jìn)行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤、U盤等。

此外一些設(shè)計(jì)變更問(wèn)題，出現(xiàn)同一名稱、同一件號(hào)、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，形成替換頻率高的特點(diǎn)。

2做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔前的必要準(zhǔn)備工作

第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)。從國(guó)際工程總承包項(xiàng)目形成的文件材料文本的特殊性看，國(guó)際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目專用術(shù)語(yǔ)，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時(shí)還要了解掌握與國(guó)際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項(xiàng)目文件資料，包括從項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核評(píng)價(jià)等各方面狀況的真實(shí)記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統(tǒng)整理打好基礎(chǔ)。

第二，制度保證。制定國(guó)際工程總承包項(xiàng)目檔案管理細(xì)則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責(zé)任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導(dǎo)各承包單位（分包單位）將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

第三，重視現(xiàn)場(chǎng)。重視完善項(xiàng)目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過(guò)程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄、來(lái)往文電，以及財(cái)務(wù)支付憑證等重要材料。如會(huì)議紀(jì)要、承包單位與業(yè)主、國(guó)內(nèi)外分包單位之間往來(lái)的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的日?qǐng)?bào)周報(bào)月報(bào)、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項(xiàng)目管理文件、驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場(chǎng)文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無(wú)法補(bǔ)救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴(yán)格履行簽批手續(xù)，管理人員應(yīng)按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實(shí)性。

第四，網(wǎng)絡(luò)安全。國(guó)外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)專人管理電子文件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子文件傳輸、動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充、存儲(chǔ)管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴(yán)肅性和服務(wù)性，保證文件管理真實(shí)、可靠、保證對(duì)內(nèi)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3檔案管理的具體實(shí)施

土耳其阿特拉斯項(xiàng)目是中電投電力工程有限公司貫徹落實(shí)中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項(xiàng)目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實(shí)踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進(jìn)行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。

3.1招標(biāo)文件管理

阿特拉斯項(xiàng)目雖然是海外項(xiàng)目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項(xiàng)目，所有設(shè)備均由中國(guó)進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)進(jìn)行。

3.2合同管理方面

所有設(shè)備合同、工程合同、物資及材料采購(gòu)合同、服務(wù)性合同、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議由PAP軟件進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項(xiàng)目PAP合同管理模塊中，便于項(xiàng)目部人員查詢及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評(píng)審及會(huì)簽。分公司設(shè)備、材料采購(gòu)合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國(guó)內(nèi)相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計(jì)院項(xiàng)目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場(chǎng)。需要查閱圖紙既能通過(guò)紙質(zhì)版查詢，也能通過(guò)電子版進(jìn)行查詢。

3.4設(shè)備圖紙管理方面

項(xiàng)目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過(guò)海運(yùn)同時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并經(jīng)EPC物資部門清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行開箱驗(yàn)收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設(shè)備資料移交申請(qǐng)單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點(diǎn)后移交資料室，經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對(duì)無(wú)誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補(bǔ)供。

由于海外項(xiàng)目PAP網(wǎng)絡(luò)版剛開發(fā)，存在網(wǎng)絡(luò)差、開發(fā)不全，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。EPC收到設(shè)備圖紙資料后，運(yùn)用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫明設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱、設(shè)備型號(hào)及編號(hào)，同時(shí)須有中英文對(duì)照，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時(shí)將電子版上傳至服務(wù)器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒(méi)有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報(bào)審文件送至EPC，經(jīng)EPC專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專業(yè)進(jìn)行分類保存，通過(guò)Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設(shè)計(jì)變更管理

第一，設(shè)計(jì)方提出的變更。由設(shè)計(jì)院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)和業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)，經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計(jì)院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。第二，施工單位提出的變更申請(qǐng)。經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。

3.7供貨商資質(zhì)

內(nèi)容與國(guó)內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，供貨商資質(zhì)幾乎通過(guò)電子郵件傳遞到現(xiàn)場(chǎng)。因此，只有采購(gòu)部門一個(gè)公章，而無(wú)供貨商（鮮）公章。

3.8驗(yàn)評(píng)資料

雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國(guó)ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專業(yè)報(bào)送ITP計(jì)劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表》。

3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國(guó)內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無(wú)印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準(zhǔn)的圖紙電子版，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件，已批準(zhǔn)的圖紙，測(cè)試過(guò)程報(bào)告，設(shè)備測(cè)試證書，運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)，竣工圖，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進(jìn)行溝通：凡中英文對(duì)照聯(lián)系單、報(bào)業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗(yàn)評(píng)記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說(shuō)明書、圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁(yè)式裝訂，既簡(jiǎn)單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設(shè)備資料隨到隨移交，工程資料為機(jī)組發(fā)電后一個(gè)月內(nèi)按專業(yè)進(jìn)行移交，調(diào)試檔案應(yīng)在工程竣工時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)該部分負(fù)責(zé)，應(yīng)使該部分符合合同規(guī)定要達(dá)到的目標(biāo)；以及竣工試驗(yàn)開始前，乙方應(yīng)按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護(hù)手冊(cè)。

3.10現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況

并網(wǎng)發(fā)電驗(yàn)收。現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收只產(chǎn)生驗(yàn)收記錄及簽證。與國(guó)內(nèi)相比，無(wú)驗(yàn)收記錄，整套啟動(dòng)后，由國(guó)家能源部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國(guó)外項(xiàng)目不太看重168小時(shí)試運(yùn)。

3.11軟件管理

統(tǒng)一使用服務(wù)器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務(wù)器中生成，簡(jiǎn)單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應(yīng)按合同約定出圖，竣工圖編制深度應(yīng)與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應(yīng)用云線圖圈出更改部位，并標(biāo)明變更依據(jù)文件號(hào)，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應(yīng)按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊(cè)發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認(rèn)后正式出版竣工圖。

4存在的問(wèn)題及建議

第一，由于海外項(xiàng)目沒(méi)有PAP統(tǒng)一管理軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備幾乎都由中國(guó)進(jìn)口，導(dǎo)致部分廠家提供的安裝維護(hù)說(shuō)明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準(zhǔn)確，業(yè)主不認(rèn)識(shí)也無(wú)法接收，來(lái)回催繳給我們工作帶來(lái)很大困難。第三，設(shè)備廠家的外購(gòu)件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無(wú)法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說(shuō)明書深度不能服務(wù)于現(xiàn)場(chǎng)。第六，根據(jù)目前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備資料情況，根本不適宜過(guò)程移交，因?yàn)樵O(shè)備資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)比較凌亂，比較分散，同一廠家設(shè)備開箱時(shí)間不一致，過(guò)程移交導(dǎo)致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設(shè)備儀器儀表、鍋爐補(bǔ)給水設(shè)備、斗輪機(jī)設(shè)備、帶式輸送機(jī)等，由于設(shè)備購(gòu)件多，資料也比較復(fù)雜，這些資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，資料人員都要經(jīng)過(guò)3～4天時(shí)間才能清點(diǎn)出來(lái)，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對(duì)，清理出來(lái)的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對(duì)設(shè)備招標(biāo)時(shí)，一定要嚴(yán)格要求廠家提供完整、準(zhǔn)確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機(jī)兩大主機(jī)圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊(cè)（即活頁(yè)夾），如主變、起備變、保變等說(shuō)明書及圖紙管理方便，便于查找。同時(shí)提供電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的PDF電子版本，才能適應(yīng)國(guó)際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過(guò)多，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。

5結(jié)論

通過(guò)對(duì)涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，順利完成項(xiàng)目檔案移交和歸檔。同時(shí)，面對(duì)總承包項(xiàng)目存在的問(wèn)題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們?cè)概c項(xiàng)目參建部門單位共同努力，推動(dòng)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

參考文獻(xiàn)：

[1]土耳其阿特拉斯項(xiàng)目合同[Z].中電投電力工程有限公司.

篇（5）

一、合同管理概述

近年來(lái)電力企業(yè)物資集約化管理的深度不斷推進(jìn)，在物資管理的各工作環(huán)節(jié)中，物資采購(gòu)合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項(xiàng)目部門及相關(guān)部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購(gòu)合同履約執(zhí)行工作有序開展，因此認(rèn)真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來(lái)越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認(rèn)真做好合同履約的管理工作，通過(guò)強(qiáng)化合同簽訂、執(zhí)行情況、設(shè)備制造質(zhì)量狀況、交貨進(jìn)度等信息的收集分析手段，督促各供應(yīng)商嚴(yán)格遵守合同約定，按期上報(bào)合同款項(xiàng)支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個(gè)物資供應(yīng)鏈中發(fā)揮的巨大作用，為本單位生產(chǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè)提供了強(qiáng)有力的物資保障。現(xiàn)將目前河南省電力物資合同管理的運(yùn)作概況和工作流程簡(jiǎn)述如下。

二、合同管理流程

物資合同管理從集中招標(biāo)采購(gòu)定標(biāo)后發(fā)出中標(biāo)通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結(jié)算和合同資料歸檔整個(gè)過(guò)程的所有環(huán)節(jié)。下面對(duì)各管理環(huán)節(jié)依次進(jìn)行論述。

2.1物資合同簽約：目前在國(guó)網(wǎng)公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購(gòu)均執(zhí)行以“總部直接組織采購(gòu)（即國(guó)直方式）”、“總部統(tǒng)一組織監(jiān)控，省公司具體實(shí)施（即國(guó)委方式）”為主的二級(jí)集中招標(biāo)采購(gòu)政策。集中招標(biāo)采購(gòu)的中標(biāo)結(jié)果發(fā)出后，各網(wǎng)省公司將合同信息維護(hù)到國(guó)網(wǎng)電子商務(wù)平臺(tái)（ECP）中，供應(yīng)廠商通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)對(duì)合同信息進(jìn)行確認(rèn)，生成紙質(zhì)合同，由省公司統(tǒng)一與中標(biāo)廠家簽訂商務(wù)合同。地市公司物資部門可以根據(jù)省公司物資部下發(fā)的通知計(jì)劃安排、項(xiàng)目實(shí)際情況通知項(xiàng)目部門在合同簽訂前與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議。物資采購(gòu)合同的技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款的確定主要依據(jù)采購(gòu)文件及中標(biāo)人響應(yīng)的投標(biāo)文件。合同簽訂時(shí)，雙方對(duì)技術(shù)條件、商務(wù)要求，包括價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等要素必須嚴(yán)格按照采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行簽訂，不得對(duì)任何實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行修改。

2.2物資采購(gòu)合同文本：隨著國(guó)網(wǎng)公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢(shì)的發(fā)展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國(guó)網(wǎng)公司結(jié)合系統(tǒng)各單位實(shí)際應(yīng)用情況，編制了41類設(shè)備/材料專用采購(gòu)合同文本、電力設(shè)備/材料通用采購(gòu)合同文本、非電力設(shè)備/材料通用采購(gòu)合同文本和協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)合同文本。編制物資采購(gòu)統(tǒng)一合同文本可以有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，為深化合同結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化管理奠定基礎(chǔ)。國(guó)網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)簽訂的所有合同均統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。

2.3物資采購(gòu)合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進(jìn)行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時(shí)辦理物資合同變更、撤銷相關(guān)手續(xù)；反饋供應(yīng)商的履約情況；監(jiān)控物資合同履行中的異常情況，并組織項(xiàng)目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況、設(shè)備制造質(zhì)量狀況、交貨進(jìn)度等信息的收集分析，督促供應(yīng)商嚴(yán)格遵守合同約定，按期上報(bào)合同款項(xiàng)支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時(shí)、客觀、公正。合同一經(jīng)簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴(yán)格遵守。任何單位及個(gè)人不得以任何形式泄漏或不正當(dāng)?shù)厥褂煤贤猩婕肮镜纳虡I(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密。地市公司物資管理部門根據(jù)前期物資需求計(jì)劃日期及工程項(xiàng)目實(shí)際施工計(jì)劃進(jìn)度安排，向供應(yīng)商發(fā)出供應(yīng)計(jì)劃通知單，供應(yīng)商核對(duì)供應(yīng)計(jì)劃通知單并按要求將貨物發(fā)送至施工現(xiàn)場(chǎng)或指定地點(diǎn)，完成物資配送。

2.4物資采購(gòu)合同變更：物資合同履行階段發(fā)生的變更，應(yīng)由市公司項(xiàng)目部門提出，經(jīng)省公司項(xiàng)目管理部門確認(rèn)的書面變更申請(qǐng)報(bào)告，提交省公司物資部按公司相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審批后與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同/協(xié)議。對(duì)采購(gòu)結(jié)果中的物資類別、主要技術(shù)參數(shù)等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行重大變更時(shí)，應(yīng)撤銷原合同，重新納入計(jì)劃采購(gòu)管理。在合同執(zhí)行過(guò)程中，由于設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目變更等原因，需要進(jìn)行合同的變更時(shí)，市公司項(xiàng)目部門提報(bào)《變更單》，在合同約定的幅度內(nèi)，經(jīng)省公司項(xiàng)目管理部門確認(rèn)，報(bào)省公司物資部批準(zhǔn)后按照《物資合同承辦實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。物資合同在簽訂過(guò)程中發(fā)生的變更記錄，應(yīng)由與會(huì)相關(guān)代表簽字確認(rèn)，并作為物資合同的附件。根據(jù)物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中對(duì)物資需求計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)修訂。

2.5物資采購(gòu)合同信息管理：地市公司物資管理部門應(yīng)做好合同物資的催交催運(yùn)、配送倉(cāng)儲(chǔ)、移交驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、日常協(xié)調(diào)等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關(guān)信息和資料，及時(shí)報(bào)送上級(jí)物資管理部門。合同供應(yīng)商在履約中發(fā)生違約的，按《河南省電力公司供應(yīng)商違約問(wèn)題處理實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。地市公司應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商合同履約情況收集上報(bào)省公司物資部，物資部建立信息周報(bào)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行通報(bào)。對(duì)在合同中出現(xiàn)的供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題、違約行為等進(jìn)行處理，必要時(shí)可以采取一定的制裁手段，如限制授標(biāo)、暫停授標(biāo)和在評(píng)標(biāo)中減扣分等。

2.6物資采購(gòu)合同歸檔：物資采購(gòu)合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過(guò)程生成的有關(guān)資料，包括談判記錄、商務(wù)合同與技術(shù)協(xié)議文本、會(huì)簽單、變更申請(qǐng)單、信息反饋單、違約處罰通知單等內(nèi)容。各級(jí)物資合同管理部門根據(jù)工作需要建立《采購(gòu)合同臺(tái)賬》，主要由物資采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同簽訂時(shí)間、批次、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位，供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人及電話、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成，并做好臺(tái)帳信息的及時(shí)更新。物資合同管理負(fù)責(zé)按照《物資檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》要求，做好所有物資合同及相關(guān)資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對(duì)物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項(xiàng)目建設(shè)檔案，做為項(xiàng)目資料一同移交檔案管理部門。如無(wú)工程建設(shè)檔案的，可以按年度分類整理成冊(cè)，編制好合同目錄。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著電力企業(yè)物資集約化管理的深度不斷推進(jìn)，合同履行在物資管理中的影響越來(lái)越重要，規(guī)范合同管理模式，加強(qiáng)對(duì)合同履約中的跟蹤追溯對(duì)合同的順利執(zhí)行起到積極的促進(jìn)作用，對(duì)于各供應(yīng)商來(lái)講，可以減少合同糾紛，增加誠(chéng)信度，為建立良好的合作關(guān)系打下基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《國(guó)家電網(wǎng)公司物資集約化管理》中國(guó)電力網(wǎng)，2012，12.

篇（6）

總則

1.1

根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購(gòu)合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購(gòu)合同包括：工程材料設(shè)備采購(gòu)、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購(gòu)。

1.2.3

技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢等顧問(wèn)類，檢測(cè)、面積測(cè)繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬(wàn)元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。

2.1.2

金額在2萬(wàn)元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購(gòu)和緊急采購(gòu)程序處理。

2.2

合同談判

所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購(gòu)合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。

3.1.2

技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。

3.1.3

造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報(bào)備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請(qǐng)單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見(jiàn)的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見(jiàn)。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購(gòu)）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。

3.4.2

酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購(gòu)）、地方類招標(biāo)（采購(gòu)）及直接委托合同，逐級(jí)報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。

4

經(jīng)濟(jì)合同的履行

4.1

合同管理責(zé)任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購(gòu)、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。

4.1.2

造價(jià)咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。

4.1.4

酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。

4.1.5

合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。

4.2

合同臺(tái)帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購(gòu)、造價(jià)咨詢及監(jiān)理合同臺(tái)帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。

4.2.2

設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺(tái)帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。

4.2.3上述合同臺(tái)帳每月25日?qǐng)?bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺(tái)帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺(tái)帳電子版通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

4.4

前述合同執(zhí)行過(guò)程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評(píng)估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評(píng)估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。

5.2

篇（7）

關(guān)鍵詞 地勘 合同管理

目前事業(yè)單位體制改革工作已開始進(jìn)行，地勘單位從事業(yè)單位改制成企業(yè)已被提到了議事日程中，我們應(yīng)在大力推進(jìn)地勘工作體制改革的同時(shí)，集中精力加強(qiáng)地勘單位的內(nèi)部管理，完善那些已經(jīng)不適應(yīng)地勘單位改革和發(fā)展的舊的管理制度，重新創(chuàng)建出一套科學(xué)的，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新的管理制度，徹底摒棄傳統(tǒng)的舊觀念，全面推廣和運(yùn)用新的管理模式來(lái)適應(yīng)地勘單位的現(xiàn)代化管理方法。合同管理就是其中重要的一項(xiàng)管理工作。合同管理的重要作用在于企業(yè)推行合同管理制度，是企業(yè)用法律的手段管理企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的重要形式。地勘單位每年都有一批合同在訂立，履行，變更解除、終止，如果僅憑工商行政管理機(jī)關(guān)和上級(jí)主管部門對(duì)合同進(jìn)行管理監(jiān)督是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要各地勘單位從內(nèi)部加強(qiáng)合同管理。加強(qiáng)合同管理，對(duì)于地勘單位經(jīng)營(yíng)管理水平的提高具有十分重要的作用。我在單位從事合同管理工作已經(jīng)5年，在實(shí)踐中我總結(jié)了以下幾點(diǎn)工作方法：

一、加強(qiáng)合同管理，確定合同歸口管理部門

我單位主要從事水源地評(píng)價(jià)，供水井施工，工程地質(zhì)勘察等工作，因此與外界聯(lián)系緊密，每年簽訂的合同份數(shù)逐年遞增，合同管理就顯得越來(lái)越重要。原來(lái)合同由辦公室管理，后來(lái)在實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)由辦公室管理合同存在某些弊端，辦公室日常工作繁雜，沒(méi)有更多精力也沒(méi)有人員去把合同管理好，因此單位決定將合同管理工作放在市場(chǎng)部，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)合同的全面管理工作，并由專人對(duì)合同進(jìn)行管理，合同章則依然保管在辦公室。

二、建立合同會(huì)審制度

合同簽訂前由市場(chǎng)部會(huì)同監(jiān)察審計(jì)科對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合單位的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，還要組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核，相關(guān)部門提出不同意見(jiàn)的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，并準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄，必要時(shí)應(yīng)對(duì)合同條款作出修改。經(jīng)過(guò)審核后的合同文本還要經(jīng)過(guò)主管副院長(zhǎng)的審批和認(rèn)可后方可拿到院長(zhǎng)處簽字，辦公室只有見(jiàn)到院長(zhǎng)簽字的合同方可蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。

三、對(duì)合同進(jìn)行登記并造冊(cè)歸檔

市場(chǎng)部把經(jīng)過(guò)會(huì)審過(guò)的合同文本進(jìn)行登記，建立合同臺(tái)賬，合同臺(tái)賬中包含工程名稱，建設(shè)單位名稱，合同額，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，工作量，施工日期，合同回收情況等。我單位使用的是局域網(wǎng)，我將合同臺(tái)賬共享在局域網(wǎng)上，這樣單位管理層及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)都可以看到簽訂合同的詳細(xì)情況，不需要再去翻找合同，從臺(tái)賬上就可以了解到所需要的一些信息。這一做法對(duì)于各實(shí)體核算員的幫助非常大，同時(shí)對(duì)我本人所做的統(tǒng)計(jì)工作也有很大的用處。合同收回后，我都會(huì)對(duì)合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，將合同會(huì)簽單粘貼在合同上并統(tǒng)一歸檔。因?yàn)槎际褂玫碾娮影妫援?dāng)需要查找某份合同時(shí)只需查找歸檔的合同編號(hào)，根據(jù)合同編號(hào)很快就能從檔案室找到所需要的合同，不用像原來(lái)那樣從頭翻到尾，節(jié)省了很多時(shí)間。

四、合同的履行

篇（8）

最佳解決方案獎(jiǎng)

《事務(wù)所項(xiàng)目管理系統(tǒng)V1.2》以《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)總體方案》為指導(dǎo)，將事務(wù)所信息建設(shè)劃分為三大平臺(tái)：業(yè)務(wù)制作平臺(tái)、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)。

《事務(wù)所項(xiàng)目管理系統(tǒng)V1.2》以《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)總體方案》為指導(dǎo)，結(jié)合《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)主要工作任務(wù)分解表》、《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化應(yīng)用功能描述》和《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)指南》等3個(gè)配套文件，將事務(wù)所信息建設(shè)劃分為三大平臺(tái)：業(yè)務(wù)制作平臺(tái)、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)。業(yè)務(wù)制作平臺(tái)包含：審計(jì)系統(tǒng)、資產(chǎn)評(píng)估系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表合并系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量控制系統(tǒng)。

業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)包含：客戶檔案管理、客戶關(guān)懷管理、客戶接受管理、業(yè)務(wù)承接、業(yè)務(wù)委派、項(xiàng)目立項(xiàng)、員工委派、預(yù)算管理、工時(shí)管理、合同管理、合同作廢管理、合同過(guò)打印管理、合同歸檔管理、報(bào)告發(fā)起管理、報(bào)告復(fù)核管理、報(bào)告修改管理、報(bào)告加出管理、報(bào)告作廢管理、報(bào)告打印管理、報(bào)告歸檔管理、項(xiàng)目考核管理、電子簽章管理、獨(dú)立性核查、投資合規(guī)性核查、獨(dú)立性聲明。

業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)包含：人事檔案管理、績(jī)效考核管理、考勤管理、薪酬管理、發(fā)票管理、實(shí)收管理、對(duì)賬管理、費(fèi)用管理、賬齡管理、信息管理、資產(chǎn)管理、車輛管理、會(huì)議室管理、行政蓋章管理、決策支持管理、報(bào)備信息管理、信息查詢導(dǎo)出、知識(shí)庫(kù)管理、檔案管理、系統(tǒng)管理。

篇（9）

【關(guān)鍵詞】

公文歸檔；制度；范圍；時(shí)間；質(zhì)量；要求；歸檔

歸檔是檔案的主要來(lái)源，也是機(jī)關(guān)文書工作的最后一步，同時(shí)是檔案工作的起點(diǎn)，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應(yīng)的歸檔制度。有很多法規(guī)性文件均對(duì)歸檔制度做了明確規(guī)定，所有立檔單位必須遵照?qǐng)?zhí)行。文件的歸檔工作包括歸檔的時(shí)間、范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。

1 公文的歸檔范圍

歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應(yīng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍，一般來(lái)說(shuō)，文件反映本單位工作活動(dòng)，有一定保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)該在歸檔范圍內(nèi)。根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定，機(jī)關(guān)的文件材料主要指的是機(jī)關(guān)在自己工作中形成的各種文字記錄，一個(gè)機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件材料，是由以下四個(gè)部分組成的：（1）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中主要體現(xiàn)機(jī)關(guān)主要職能的，反映機(jī)關(guān)歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)以后發(fā)展及生存具有研究?jī)r(jià)值和利用價(jià)值的文字材料；（2）機(jī)關(guān)在本職工作中對(duì)國(guó)家、集體和人民的權(quán)益有一定促進(jìn)意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中體現(xiàn)出是在執(zhí)行上級(jí)規(guī)定的文件材料，以及同級(jí)和下級(jí)報(bào)送的重要文件的執(zhí)行情況的文件材料，為以后工作提供依據(jù)。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對(duì)于本機(jī)關(guān)以后的工作具有查考價(jià)值的文件材料也在歸檔范圍之內(nèi)。

確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要?dú)w檔的文件材料，要依據(jù)相關(guān)的規(guī)定向檔案部門進(jìn)行移交，做到有價(jià)值的文件材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，適時(shí)進(jìn)行歸檔。在檔案歸檔過(guò)程中，個(gè)人沒(méi)有權(quán)力把檔案歸為已有，也沒(méi)有權(quán)力拒絕應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行歸檔。

為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規(guī)定，根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，確定本機(jī)關(guān)的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過(guò)檔案管理的審查后嚴(yán)格執(zhí)行。

機(jī)關(guān)在確定歸檔范圍時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在電子文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候要把電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等一些相關(guān)資料都要做到相應(yīng)歸檔。（2）在紙質(zhì)材料歸檔的過(guò)程中，一些文件的發(fā)文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進(jìn)行歸檔。（3）多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文或聯(lián)合召開會(huì)議時(shí)形成的文件材料應(yīng)由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復(fù)印件。（4）有關(guān)刊物、簡(jiǎn)報(bào)、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應(yīng)單獨(dú)存放。（5）一個(gè)部門的文書檔案和科技檔案應(yīng)分別歸檔。

2 公文的歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間是指文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的公文向檔案部門移交的時(shí)間。按照1983年4月中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。”對(duì)于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實(shí)際工作的查考利用，也可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。另外，電子文檔的歸檔時(shí)間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間定期完成。

因此，歸檔時(shí)間的確定，應(yīng)以各種文件材料的形成特點(diǎn)及規(guī)律為依據(jù)。正確規(guī)定歸檔時(shí)間，對(duì)維護(hù)檔案完整及業(yè)務(wù)部門和檔案室工作的順利進(jìn)行都有重要的意義。歸檔時(shí)間規(guī)定過(guò)短會(huì)影響文件在機(jī)關(guān)日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過(guò)長(zhǎng)容易導(dǎo)致文件散失和損壞，會(huì)增加業(yè)務(wù)部門的負(fù)擔(dān)。

3 歸檔案卷或文件的質(zhì)量要求

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案室一般不接收未經(jīng)整理的零散文件材料。對(duì)歸檔案卷或文件的總的質(zhì)量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯(lián)系，同時(shí)不能破壞文件材料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，不同價(jià)值的文件要區(qū)別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件的種類、份數(shù)及每份文件，均應(yīng)齊全完整。

（2）遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過(guò)程，盡量做到一事一卷。

（3）區(qū)分不同價(jià)值的文件，分別組卷。在組卷過(guò)程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問(wèn)題的產(chǎn)生。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)排列。有相關(guān)聯(lián)系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；涉及會(huì)議的材料要按照時(shí)間順序進(jìn)行排列；會(huì)議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按問(wèn)題單獨(dú)組卷，再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問(wèn)題單獨(dú)組卷，卷內(nèi)文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（5）對(duì)于跨年度文件材料的組卷和排列。除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年度立卷；沒(méi)有批復(fù)的放在請(qǐng)示年度立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在會(huì)議開幕年度立卷。

篇（10）

關(guān)鍵詞 國(guó)有企業(yè) 合同管理

隨著國(guó)家“依法治國(guó)”戰(zhàn)略的逐步推行與國(guó)家法制的不斷完善健全，加之國(guó)有企業(yè)改革的不斷深化，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化和法制化的進(jìn)程明顯加快，經(jīng)濟(jì)糾紛越來(lái)越傾向于采用法律手段予以解決。國(guó)有企業(yè)要適應(yīng)這一變化，必須要正確認(rèn)識(shí)到合同管理工作對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行的重要性和必要性。因而只有不斷采取措施提升企業(yè)合同管理工作水平，才能避免和減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同糾紛，從而提高企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)的能力，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、企業(yè)合同管理中的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同管理工作重視不夠

實(shí)踐證明，有的企業(yè)的法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人的工作重點(diǎn)主要考慮的是企業(yè)的銷售業(yè)績(jī)及盈利情況，并沒(méi)有把合同管理納入經(jīng)營(yíng)管理之中，或者即使把合同管理工作納入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中，也認(rèn)為合同管理工作對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)緊要，合同管理工作是合同管理部門的事情，與自身無(wú)關(guān)。由于這種思想觀念的影響，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、支持幫助、督促檢查不夠，對(duì)合同管理工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題未引起重視，協(xié)調(diào)、解決力度不潁從而導(dǎo)致合同管理相關(guān)部門對(duì)合同中出現(xiàn)的問(wèn)題互相扯皮、推諉等后果發(fā)生，最終影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，損害企業(yè)的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)效益。

（二）合同管理和承辦人員綜合素質(zhì)相對(duì)偏低

當(dāng)前，有的企業(yè)從事合同管理與承辦的人員大多為非專業(yè)出身，其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力參差不齊，企業(yè)管理和法律方面的知識(shí)也較為欠缺。而合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣、法律法規(guī)知識(shí)要求高，并需要一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理工作。因此，合同管理與承辦人員必須具備多方面的知識(shí)和能力，達(dá)到較高的綜合素質(zhì)，否則就不可能搞好此項(xiàng)工作。實(shí)踐證明，合同管理和承辦人員整體綜合素質(zhì)偏低，已成為制約國(guó)有企業(yè)合同管理的主要瓶頸之一。

（三）合同管理制度不夠完善

目前，在合同管理制度方面，總的來(lái)講，絕大多數(shù)企業(yè)均已制定了相應(yīng)的合同管理制度，只是還不健全和完善，其表現(xiàn)是：有的形同虛設(shè)無(wú)可操作性，有的照搬照抄機(jī)械死板，未結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對(duì)實(shí)際工作沒(méi)有較強(qiáng)的指引和促進(jìn)作用，不能激發(fā)大家的工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，自然也不能促進(jìn)企業(yè)合同管理水平的提升了，更不能促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的進(jìn)一步發(fā)展了。

（四）合同簽約前期工作做得不夠充分

合同簽約前期工作主要包括對(duì)合同相對(duì)人的選擇和合同文本的審查。對(duì)于合同相對(duì)人的選擇，存在兩個(gè)問(wèn)題：一是對(duì)其主體資格缺乏細(xì)致調(diào)查，二是合同相對(duì)人的選擇方式較單一，有時(shí)直接選擇一家企業(yè)作為合同相對(duì)人。而合同文本審查方面：一是對(duì)合同文本文字審查不夠細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，合同條款不完善，權(quán)責(zé)利表述不明確，造成合同糾紛，損害企業(yè)利益；二是審查部門之間缺少聯(lián)系，每個(gè)部門都只對(duì)自己分管的工作負(fù)責(zé)，而不對(duì)整個(gè)合同的內(nèi)涵、要求做全面深入的了解和理解，常出現(xiàn)看起來(lái)各部門工作都做了，但仍在合同履行中出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，造成不良后果。

（五）合同動(dòng)態(tài)管理和履行控制的手段不夠

我們企業(yè)中的某些合同承辦人員對(duì)合同管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為合同管理不過(guò)是簽個(gè)合同而已，不明白合同管理是合同選商、審查、簽訂、履行、變更、終止或解除全過(guò)程的管理。合同簽訂時(shí)往往受到高度重視，一旦簽訂好了，就將合同束之高閣，沒(méi)有將合同履行過(guò)程作為實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程，致使合同履行過(guò)程中產(chǎn)生不利于企業(yè)的問(wèn)題及糾紛問(wèn)題發(fā)生。另外，雖然部分企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到合同履行控制的重要性，但還沒(méi)有找到合同動(dòng)態(tài)管理和履行控制的有效手段。

（六）合同資料保存不夠完善

從目前看，有的企業(yè)對(duì)合同資料保存工作重視度不夠，工作不扎實(shí)。由于合同原始資料未能妥善保管，一旦發(fā)生合同糾紛，就會(huì)出現(xiàn)無(wú)檔可查的情況，使企業(yè)處于被動(dòng)的局面。

二、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的主要對(duì)策

（一）企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)要重視合同管理工作

實(shí)踐證明，要搞好合同管理工作，沒(méi)有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、理解和支持幫助，是寸步難行的。如果他們不重視合同管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用，就不可能主動(dòng)地、有意識(shí)地去協(xié)調(diào)、促進(jìn)合同管理工作，也就不能達(dá)到以上率下，全面提升企業(yè)合同管理水平，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的效果。因此，企業(yè)各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)重視是合同管理工作的關(guān)鍵。在領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心下，各合同承辦和管理部門或單位人員就能在合同管理部門的牽頭協(xié)調(diào)下，切實(shí)抓好本部門和單位的合同管理與承辦工作，積極主動(dòng)地按合同管理部門的要求和上級(jí)規(guī)定做好合同管理工作，共同努力推進(jìn)企業(yè)合同管理工作高效、有序、順利地進(jìn)行。

（二）提高合同承辦和管理人員的專業(yè)素質(zhì)

合同管理和承辦人員素質(zhì)的高低直接影響合同管理工作的效率和質(zhì)量。因此，提高合同管理和承辦人員素質(zhì)是保證合同管理工作有效開展，提升企業(yè)合同管理水平的前提。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下三個(gè)方面著手：一是組織好合同承辦和管理人員的在職學(xué)習(xí)。可采用短期培訓(xùn)、送外培訓(xùn)、請(qǐng)專家講課、結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行分析總結(jié)、自學(xué)等方式方法提高合同管理和承辦人員的專業(yè)素質(zhì)，使其在學(xué)中做，做中學(xué)，在崗位上成才；二是建立崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理和承辦人員實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的權(quán)、責(zé)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和考核機(jī)制，對(duì)有貢獻(xiàn)的合同管理與承辦人員予以物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的合同管理與承辦人員按規(guī)定進(jìn)行適度懲罰。

（三）建立符合企業(yè)實(shí)際的合同管理制度

合同管理部門應(yīng)在完善合同管理組織框架和優(yōu)化合同業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，深入研究合同管理工作不同階段的特點(diǎn)、要求，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，建立健全科學(xué)的、可操作的合同管理制度，使企業(yè)合同管理活動(dòng)達(dá)到制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，使合同管理工作有章可循。同時(shí)，還應(yīng)組織人員對(duì)合同管理制度在企業(yè)的實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的效果進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)，對(duì)不適應(yīng)合同管理和市場(chǎng)需要的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行完善、修訂，使之與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)，從而有效規(guī)避企業(yè)的法律、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)合同前期工作風(fēng)險(xiǎn)防范

合同前期工作主要包括合同選商、合同談判、合同文本起草及審查三個(gè)環(huán)節(jié)。合同選商環(huán)節(jié)主要是核實(shí)合同相對(duì)人的主體資格，是否是適格主體，特別是涉及到一些特殊專業(yè)，必須要對(duì)方提供合格的專業(yè)資質(zhì)。合同談判環(huán)節(jié)企業(yè)應(yīng)盡量采取招標(biāo)、電子商務(wù)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢比價(jià)等多種方式與合同相對(duì)人進(jìn)行磋商，以期取得企業(yè)效益最大化的談判結(jié)果。合同文本起草及審查環(huán)節(jié)，一是要求合同承辦人員能起草準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤谋荆乐购贤谋緹彷吹Z蠆生歧義，盡力避免因合同文本字詞的不嚴(yán)謹(jǐn)造成企業(yè)履約工作出現(xiàn)被動(dòng)甚至違約的不良現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)可根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際需要，組織相關(guān)部門人員制定適合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的示范性文本，從而既保證了合同文本的質(zhì)量，又提高了合同運(yùn)行效率。二是各合同審查部門要根據(jù)自己部門的職責(zé)，從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對(duì)合同文本進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查，對(duì)審查中不清楚的內(nèi)容應(yīng)要求承辦部門予以說(shuō)明，對(duì)審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，無(wú)論大小，一律退還承辦部門修改完善，做到對(duì)合同文本的每個(gè)細(xì)節(jié)都嚴(yán)密斟酌和嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)把好合同文本審查關(guān)。

（五）加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理和履約檢查