時間:2023-06-06 15:55:17
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引言:合同變更關乎合同結算乃至項目竣工決算和國家驗收,是投資管控的重點和難點,如何順利推進和完成合同變更工作,確保投資管理合理得當,是業主投資控制的重難點,同時也是促進工程順利實施的關鍵。
一、加強合同變更管理的意義
(一)合同變更管理是投資管控的重難點
合同變更是投資控制體系中極其重要的管理環節,是投資概算控制的重要指標和投資控制成效的評估要點,合同變更是結算辦理的前提條件,關乎最后的工程決算和國家驗收。隨著建筑市場的不斷規范化和參建各方地位趨于合理,施工合同的承包方式根據內外部形勢變化不斷調整,逐步放開單價包干形式,合價包干項目相應減少,合同變更數量整體上而言較前有所增多。而且由于不同階段實行不同承包方式,合同變更原則有差異,對合理理解、嚴格把控不同的變更原則,達到變更審核的合規性,合理性提出了很高要求。
(二)合同變更越來越成為政府部門審查、審計和監管的重點
近年來,隨著建設市場整體環境的逐步規范化和法制化,政府有意識地加強對市政投資項目的監管,對合同變更審查不斷深化、細化,審計要求也越來越高。尤其是合同變更是否成立,是否合理合規,成為審點。隨著政府對合同變更的介入程度和管控力度漸強,也增加了對外的協調工作和辦理時間。合同變更受政策環境和政府行為影響越來越大。
(三)理順合同變更有利于促進工程和諧建設
合同變更及時、順利的辦理,是變更款項按時支付到位的前提條件,同時可促進結算辦理,保證合同尾款盡早支付。對解決合同對方資金壓力、保證工程建設積極性,促進合同正常履行,維護業主的履約信譽,推動參建各方和諧、互信建設工程具有現實意義。
(四)合同變更管理透明化有利于降低廉政風險
嚴密的合同變更管理體系,明確的審核原則,透明的審核要求,將有效杜絕審核人員以個人經驗和理解自由裁量合同變更,降低廉政風險。
三、加快合同變更辦理、提高合同變更審核質量的一些想法
(一)建立合同變更管理流程一體化
為解決方案變更、設計變更和合同變更管理流程缺乏統籌考慮的問題,通過促進設計、方案管理部門與合同管理部門之間的鏈接,使成為一個較為緊密的整體,達到變更管理流程一體化,提高合同變更辦理的效率和質量。
(二)提高合同變更管理精細化水平
為解決承包商和業主對支持材料要求標準不統一的問題,通過細化合同變更支持材料要求,使承包商在準備支持材料時更加有的放矢,業主審核時有統一的標準作為審核依據,促使變更審核更加透明化。減少審核人的自由裁量權,降低廉政風險,提高合同變更管理精細化水平。
(三)提高合同變更首次申報資料質量
基于政府部門審計和監管的不斷深化、細化,對合同變更材料填寫提出更高要求。通過規范變更表格的填寫要求,使支持材料能夠全面真實反映合同變更的合規性、合理性,達到合同變更審核的深度,提高合同變更審核效率。
(四)優化合同變更審核流程
合同變更集中審查的管理模式提高了審核質量。但同時帶來了審核效率不高的問題。通過研究現有合同變更管理制度,在風險可控情況下,優化部分流程,提高變更審核效率。
(五)建立各部門嚴格、明確的審核時限約束機制
通過建立明確的各部門變更審核時限,如果超時,將被嚴格考核,達到提高合同變更辦理效率目的。
(六)提升合同變更信息管理水平
如果合同變更信息管理還是依靠人工登記,存在信息零散、不方便跟蹤查詢的缺點。導致變更信息的缺失和管理工作的被動和滯后,影響變更辦理進度和管理效率。加快完善建設管理信息系統,提高合同變更信息管理化水平,方便合同變更審核的跟蹤和檢查,增強建設投資管控力度,提高合同管理前瞻性、敏感性。
四、加快合同變更辦理、提高合同變更審核質量的五項具體措施
(一)以合同變更精細化管理為突破口,提升合同管理水平
1.使合同變更辦理流程完整、清晰
通過繪制合同變更流程圖詳細展現一個合同變更從啟動到結束的全部環節,并標注各環節工作重點及應注意的事項,指導合同變更辦理。提醒承包商、監理、項目部重視方案變更、設計變更資料的完整性、有效性,減少因合同變更前端資料不完整、不規范引起的退單,提高變更審核效率。
2.編制針對具體變更類型的支持材料清單
由于不同變更原因對應的支持材料不同,針對每類的變更原因,分別給出變更審批的材料明細要求及材料提交的時段。使各審核環節經辦人員遵循同一標準以達到有效縮短審核時間的目的,變更審核更加透明化。承包商也可依據支持材料清單提早準備資料,加快承包商上報進度。支持材料要求會隨著政府審核要求及技術支持接口等條件的改變,合同變更支持材料亦隨之動態更新。
3.制定規范的變更支持材料填報模板
對常用的變更表格編制填空式模板,承包商只要根據模板要求填空,就可以將本次變更的招標階段情況、施工圖情況、變更原因,變更依據合同條款、變更支持材料組成、工程量審核情況、變更金額等情況說明清楚。達到全面反映變更情況、滿足變更審核深度的要求,減少中間重復解釋環節,提高變更審核效率的效果。同時反促監理、項目部提高變更審核質量。
4.確立變更審核時限要求
確定變更審核環節合理審核時限,經分析,承包商上報時間長的原因:(1)是承包商在正式申報合同變更申請之前,與監理單位及業主會先有一個溝通過程,其中包括一次或多次各方參加、不同等級的合同變更審查會議,這個時間段短則半個月長則兩個月;(2)普遍存在因資料不全而被退回的合同變更申請反復申報的現象,這個時間段短則幾天長則半年都有; (3)業主對變更上報時限無明確規定,承包商自由空間大。(4)變更工程施工完成后才上報合同變更。通過減少開會審查環節、統一變更支持材料清單,加快承包商變更上報進度。通過建立各部門審核時限,提高變更審核效率。
(二)簡化合同變更審核流程
針對變更原因清晰、變更依據明確、支持材料齊全,風險可控的合同變更,可以加大授權、分散審查,減少集中開會審查環節。
(三)建立部門疑難雜癥例會制度
為了及時解決合同管理過程中的疑難問題,統一普遍問題的審核標準,可以實行疑難雜癥例會制度,對合同辦理過程中的疑難問題、普遍問題集中審議。較好彌補由于個人力量薄弱、專業知識有限造成遲遲難以決策的不足。
(四)提升合同變更信息管理水平
通過合同信息平臺上合同變更的規章制度、范本,建立各類管理臺帳。加強與管理部門的有效溝通。提高變更審核效率。
(五)廣泛開展合同變更管理知識培訓
工程施工企業應結合本行業、本企業的業務特點、企業內部管理特點,找準風險來源,而不能照搬教科書或其他企業的經驗。工程施工項目存在合同總價高、施工周期長、受環境影響大、成本變化多等特點,這些特點使工程施工企業面臨不同于其他企業的一些特點,因而有必要做到風險防控的個別化、差異化。
2.科學防控風險
工程施工項目風險防范應從科學防控的角度出發,在風險防控機制的建設上做到系統化、科學化、常態化。工程施工項目風險防范的目的是提高企業的科學管理水平,即風險防控只是手段,提高企業管理水平才是目的。
二、工程施工企業常見的各類風險
工程施工項目是一個有機系統,需要各方面、各部門、各階段均做好風險控制工作,才能有效完善項目管理,減少甚至消滅潛在的風險。從筆者的管理經驗來看,工程施工項目常見的各類風險主要有如下幾種:第一,投標風險。投標過程中存在的風險主要是由于招標人處于強勢地位,買方市場因素決定了投標人的權益難以得到切實保障,投標人的信賴利益極易遭受侵害。第二,合同風險。工程施工中的合同風險主要表現為受到外界政策、經濟等因素的影響,合同雙方的制約責任是否平等,材料價格是否閉口等。第三,資金風險。資金風險嚴格來說是合同風險的內容之一,但是資金風險會關系到施工方的現金流轉,交易相對方一旦在資金撥付階段違約則會對施工方造成利益損害。第四,廉政風險。工程施工中存在的廉政風險表現為暗箱操作、權力尋租、商業賄賂等,這些風險因素的存在不但會對施工質量產生難以彌補的損害,同時還會引發其他風險如法律風險、信譽風險等。第五,安全風險。工程施工需要做好安全保障,安全保障措施如果不到位,極易發生安全事故,會對項目施工造成妨礙以及產生損害賠償責任等重大風險。第六,支付風險。施工企業內部的成本開支和現金報銷是否符合既定的規章制度和流程,直接關系到資金安全,如果支付和報銷制度管理不善,將會引發一系列內部風險。第七,管理風險。工程施工企業內部管理風險也應得到重視,相關管理環節如合同管理、印章管理等也是企業風險防控的重要方面。
三、工程施工項目風險控制的具體措施
工程施工中存在的各類風險可以進一步劃分為外部風險和內部風險。所謂外部風險,是指工程施工企業在與合同相對人的商業交往過程中所產生的風險,這些風險包括投標風險、合同風險、資金風險等。外部風險的防控需要加強對商業交往過程中交易相對方資質、信譽、資金的審核和考查,同時需要預先采取風險防控預案,做好商業風險的防范;所謂內部風險,是指工程施工企業在內部管理、內部運作中產生的風險,包括廉政風險、安全風險、支付風險、管理風險等。內部風險的防控需要加強工程施工企業內部管理機制建設,消除制度隱患,做到防患于未然。筆者分別從外部風險防范和內部風險防范兩個角度探討工程施工中的風險控制:
1.外部風險控制
外部風險控制應找準風險來源,針對不同的風險種類、風險性質采取相應的防控措施:第一,就招標風險來說,投標人應嚴格審查招標人的主體資格,核實招標人建設工程預先審批手續是否完備,以防范投標過程中的法律風險。同時,還可以適當地對招標人的商業信譽及建設資金展開一些必要的調查;第二,就合同風險的防控來說,應在合同締結過程中對每一個合同條文仔細審核,邀請法務部門在締約階段即提前介入。在合同解除、違約金等重要條款上應防范隱含的風險。合同履行過程中,工程施工企業應善于利用不安抗辯權、先履行抗辯權等積極主張權利;第三,就資金風險的防范來說,工程施工企業應要求對方嚴格按照合同約定履行支付義務,約定違約責任,并善于通過擔保手段主張權利。
2.內部風險控制
內部風險的控制主要應立足以內部規章制度的建設,應建立起符合現代企業管理標準的內部規章制度,并善于結合工程施工企業的特點,防范本企業內部的各種風險。主要應采取的風險防范措施有:第一,針對廉政風險,應加強企業內部的廉政教育,促使企業內部工作人員遵守廉潔從業的各項規定。在重大事項上應強調集體決策,防范個人專斷和暗箱操作;第二,在安全風險的防控上,應嚴格按照國家規定做好安全防范工作,并完備各類應急預案,防患于未然;第三,在支付風險的防控上,應加強內部計量支付和現金報銷制度的管理,嚴格執行規章制度和審批流程,使每一筆資金流向都符合規定且有案可查;第四,在管理風險如合同管理、印章管理等方面,要注重合同、印章及各類資料的使用和保管,防范商業秘密泄露,防止印章的亂蓋、盜蓋。
一、構建招投標“一站式”辦公平臺
,北京市招標辦建設啟用了以“集約辦事流程,明確崗位職責,規范監管標準,提升服務形象”為主要目的的招標投標“一站式”辦公平臺,構建起了“集中服務、陽光操作、有效制約、規范有序”的高效扁平化招標投標監管和服務模式,使招標投標管理事項備案監管和服務工作發生了根本性變化。招標投標“一站式”辦公平臺的使用,統一了辦事程序、規則、時限和工作標準,實現了前臺13項即時辦理事項與后臺7項集中辦理事項的有效分離,使管理事項高度集約,服務高效快捷;實現了招標備案管理從“一人負責到底”到受理、審查、決定、告知四個辦理環節既有機銜接又有效制衡的轉變,隔開了具有審查權和決定權的工作人員與前來辦事人員的直接接觸,統一了審查標準,有效限制了自由裁量權的濫用,從制度上保證了監管工作的公正廉潔,保證了招標投標管理事項辦理全過程的公開透明;“一站式”網絡辦公平臺接入了北京市紀委監察局的監督系統,市監察局可以通過網絡直接監督前臺工作情況,對服務質量可及時進行評價和考核;貫徹了服務至上的辦公理念,大廳內集中融合了18項辦理事項,設置了服務工作平臺、服務區、咨詢臺、查詢臺、自動叫號、手機信息通知、大屏信息顯示、網上填報、電腦填寫、服務標準、便民手冊、服務熱線等服務設施;實現了前后臺管理網絡無縫銜接,“一站式”辦公、信用監管、專家抽取、指紋識別、計算機輔助評標、合同履約管理等系統有機銜接,形成閉合監管體系。在此基礎上,他們還逐步推進網上受理、網上審查、網上決定、網上告知,為建立“四大一全”即“大交易、大平臺、大監管、大服務”和“信息齊全”的招標投標監管和合同履約監管模式奠定了基礎。
二、全面推行計算機輔助評標
為提高評標質量和效率,減少評標專家的工作量,推進評標工作的公平、公正,北京市招標辦與市發包承包交易中心以信息化手段為依托,聯合開發了計算機輔助評標系統。計算機輔助評標系統嵌入“一站式”監管平臺,上游接信用信息系統,下游連合同履約監管平臺。計算機輔助評標系統的模塊同屏比較和清單對比功能,實現了評標專家在有限的評標時間內從重總價評審向清單單價評審的深化,切實提高了評標的內在質量,在此基礎上形成的合同對施工現場變更洽商管理、減少合同糾紛起到了積極的預控和指導作用;計算機輔助評標系統可以實現專家的獨立評審,系統對不同投標文件模塊隨機分配到不同的評標室,評標專家在不同評標室即可完成同一項目的評標工作,杜絕了專家在評審工作中的相互影響,通過專家獨立評標結果的上傳,及時掌握每位專家的評標情況,促進評標專家的客觀公正;計算機對招標文件約定的評標辦法的鎖定功能,規范了評標專家的評標程序和行為,減少了評標專家的自由裁量權;計算機系統的匯總功能,避免了專家故意或過失出現評分錯誤,確保了評審程序的科學性和計算統計的準確性;招標投標文件的電子化,降低了招標投標成本,形成的招標投標電子化成果為招標投標檔案的電子化管理打下了基礎;簽訂的電子合同實現了監管人員在施工現場的“零門檻”查閱,提升了監管水平。
三、實施合同履約全過程監管
二、調研地點
全校
三、調研方式
1、各部門、二級學院自查報告及匯總表
2、資料查詢
3、面對面問答
四、調研對象
各部門、二級學院主要負責人、采購直接責任人、政府采購辦工作人員
五、調研目的
了解學院政府采購工作的基本情況、存在問題及可能遇到的廉政風險問題,提出意見或建議,進一步完善學院政府采購工作,構建廉政風險防范體系。
六、調研范圍
1. 項目論證。是否進行立項申請、項目提出是否上會進行民主決策,二級學院的各項目是否經黨政聯席會討論,是否出具論證報告。
2. 采購程序。是否嚴格執行政府采購相關法律法規及學院規、學院有關政府采購的管理規定,是否進行公開采買,是否公示,是否到相應部門進行備案登記、招投標文件要求于實際簽訂合同知否一致等。
3. 合同執行。是否嚴格依照合同項下的條款執行,是否存在合同期限已過但仍在執行的問題以及合同管理等問題。
近年來,公司全面落實黨風廉政建設責任制,認真貫徹中央八項規定精神,進一步強化黨委主體責任和紀委監督責任,深入開展黨風廉政建設和反腐敗工作,努力構建了風清氣正的政治生態。
一、公司廉潔風險梳理摸排
建立公司廉潔風險防控工作是一項系統工程,需要循序漸進,不斷拓展領域,逐步建立完善。在風險識別、評估、監測、控制等關鍵環節要合力而為,涵蓋公司全員、全方位、全過程的風險管理工作機制、責任機制和考核機制,扎實推進公司黨風廉政建設和反腐敗工作。
一是對重要崗位分類排查。
公司從經營管理、財務資金、安全質量、物資采購、勞務分包、人員薪酬等管理環節入手,列出重點崗位,采取從項目部到分公司、從機關部門到公司后臺的自下而上的方式查找風險。對重點崗位人員,根據崗位職責列出權力清單,對業務流程的關鍵點進行分析,找出存在的廉潔風險點。
二是多促并舉全面排查。
為提高廉政風險點排查質量,著眼廉潔風險防控要素,確保重要風險點不遺漏,在風險點排查中采取自己找、群眾幫、領導提、組織審的方式。對自己行使職權的每個環節可能存在的風險點進行自查,對前后工作流程中的關鍵環節發生問題可能引發本崗位的廉政風險進行互查,以座談會或發放調查問卷的形式,積極討論分析本項目廉潔風險點,提出相應預防措施,形成一個閉環管理。
三是特殊環節深入排查。
針對廉潔監督工作中的特殊環節,尤其是一線工程項目的工程管理、合同管理、勞務招標、物資采購、成本管理、業務分包等,重點排查風險防控薄弱環節,組織職能部門結合公司現行管理制度,深入分析在職能權力運用、職責履行、行為規范等方面存在的廉潔風險點。
二、建立有效的廉潔風險防控體系
公司廉潔風險防控是一個融預警、防范、監督、懲處、自律于一體的機制,主要是針對人、財、物等重點領域、關鍵環節以及重要崗位權力運行中的風險和管理中的薄弱環節,切實查找在思想道德、外部環境、制度機制和崗位職責等方面可能發生腐敗行為的風險點,并采取針對性措施科學預防。
一是建立一個有效的防控體系。
通過不斷摸索完善,公司紀委建立了廉潔風險防控體系建設流程圖:從制定廉潔風險防控實施方案到分階段執行,從考核評價再到監控和優化修正實施方案,在公司內部形成了較為完善的廉政風險防控機制,達到了關口前移、預防為主、有效防范的預期效果,在公司內部既明確了日常管理和監督監控,也明確了考核評價和優化修正,形成一個閉環管理。
二是明確每個防控的重點崗位。
通過自下而上的廉政風險點排查,制定防控措施,使重點防控崗位達到三個明確:即公司紀委明確、機關后臺明確、項目管理明確。把崗位可能存在的廉政風險,通過思想道德、崗位職責、工作流程、管理制度和外部環境五個方面的分析,建立廉潔風險點并予以公布,達到公司層面、機關后臺、項目管理三方監督、陽光管理,進一步增強了干部職工廉潔自律意識。
三是建立一個行之有效的抓手。
通過廉政風險點防控工作,使紀檢監察工作與公司日常生產經營工作有了緊密的聯系渠道,找到了一個廉政建設日常管理、監督和檢查工作的有效抓手和切入點。通過有針對性的檢查,及時發現問題、采取措施、堵塞漏洞,從根本上改變過去紀檢監察對公司日常生產經營工作監督不及時、監督不到位、監督無力或無從下手的狀況。
四是促進各項制度的不斷完善。
公司紀委根據對各單位、項目的調研情況,結合實際,梳理出應建立的反腐倡廉制度清單,通過公司廣訊通、“廉潔xx”QQ群和“xx廉潔”微信業務群推送。公司所屬各單位按期制定完善了各項制度或實施辦法,形成公司紀檢工作制度完善、基礎扎實的良好局面。
三、構建廉潔風險防控長效機制
開展風險點防控工作,核心在于防控,關鍵在于排查。圍繞排查確定的各類風險點,公司有針對性地制定防范措施,著力形成以崗位為點、以程序為線、以制度為面的廉政風險防控體系。
一是設立監督考核機制。
公司紀委對黨風廉政建設和反腐倡廉工作開展情況進行專項檢查,對公司所屬各單位廉潔風險點進行實時監控、動態管理,對日常檢查中發現的問題,提出整改意見,在月度績效獎中進行考核,強化制度執行力度。依據分級廉潔風險臺賬,細化、完善項目管理制度,建立跟蹤檢查機制和考核評價機制,并作為年度單位和個人評先的重要依據。
二是深入開展執法監察。
近年來,公司紀委開展了對勞務隊伍、物資管理、小金庫問題等方面的效能監察。公司修訂了《公司招標采購監督管理辦法》,規范物資管理招標,并參與招標監督,配合審計部對虧損項目進行審計。探索“制度+科技”反腐模式,實現流程網上固化,決策網上公開,資金網上運作,資源網上交易,監督網上實施,使權力公開透明運行。
引言
近些年來,國家為適應市場經濟發展的要求,培養應用型合格人才,對高職院校辦學加大了投資力度,促進了高職院校的發展。在政策的扶持下,高職院校得到了更多建設資金,在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執行物資采購,但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題,特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠,制約了采購來的設備物資發揮其應有的作用,而且也容易產生廉政風險[1]。高職院校必須認真研究,采取有效措施來加強零星物資采購合同管理,提高采購合同管理的規范性。
1高職院校零星物資采購的特點與方式分析
1.1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求,依據一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買,其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校,采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外,高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇[2]。
1.2高職院校零星物資采購的特點
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇,但是與一般的政府采購相比,有著不同的特點。(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大,單次采購一般在10萬元以下,有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大,特別是在設備及維修工程上,參加采購的企業不多,有時還會造成公開招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算,其物質采購的資金需要在年度預算中體現,但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發性的物資需求,難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定[3],這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求,也就不好科學地安排零星物資的采購計劃,使得其采購的計劃性不強。
1.3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小,往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開招標的標準;同時,它又需要利用國家資金,因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式[4]。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題
2.1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高,但是長期累計的數量較多,其最終形成的價值也是可觀的。例如,一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多,但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了,累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理,需要按照國家的法律法規和高職院校的制度,對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環節實施嚴格的管理[5],以保證采購合同的合法性與規范性,確保合同得到有效執行。
2.2高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看,采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因,有以下幾點:(1)重視度不夠,缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強,造成了人們對其重視程度不足,認為能夠買來使用即可,忽視對其規范性管理。在實際操作中,缺少合同歸口管理部門,也未對零星物資采購合同進行統一的分類和連續編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規定來開展零星物資的采購工作,往往造成不適應現實情況的難題[6]。如選擇公開招標方式進行采購,因單次采購的合同價值太小,供貨商往往不愿意參與公開投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證,工作準備不足,對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規格參數等研究不透徹,合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系,內部控制機制不規范,管理職責不清,合同風險控制不力,對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本,未經組織業務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯合審核。
3加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用,以及院校的教學與科研工作,而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容,關系到校風、黨風建設,應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理,認真研究和采取有效措施來實現合同管理的規范性。
3.1高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應加強領導,明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統一管理,可由校國有資產管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統一負責零星物資的采購工作。
3.2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環節完善制度建設,聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標機構的意見,集思廣益,對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改,使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規定,要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃,并將其列入年度預算。
3.3采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門統一零星物資的采購公告,實施統一公開招標,以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低,供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流,合理選擇采購方式,根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式,盡量避免采用單一來源的采購方式[7]。
3.4采購監管部門應加強對零星物資采購的監督檢查力度
高職院校的紀委、監察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監管部門,應認真履行內部控制職責,加強采購立項、招投標、驗收等環節的合同監管工作[8]。在重要和價值較高的零星物資采購中,監察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等,邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法,防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時,監管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環節的監督,發現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款,要立即指出并要求相關單位及時予以整改,以確保零星物資采購合同管理的規范性。
3.5合同的歸口管理
各高職院校的專業與發展歷史不同,管理機制也不一致,所設立的部門也不相同,這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同,有的學校由校長辦公室管理,也有的院校由監察或審計部門管理。為便于統一歸口管理,可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執行情況管理,組織對物資進校后的檢查和驗收,并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產管理部門等共同參與,各部門均同意驗收合格后方可按照合同規定進行付款。
一是以民生為重點,將區重點項目工作納入中心公共服務白皮書工作任務。我中心依法依規依程序進行各項采購工作,完成我區清掃保潔服務采購、垃圾減量示范分類和區餐廚垃圾綜合處理廠建設及運營主體采購、__區殘疾人綜合服務中心康復設備系列采購等區重點項目采購工作。二是以采購任務為中心,在采購工作中主動服務。積極配合各采購單位開展各項前期工作,指定專人負責,在工作研討會中充分提出意見,做好采購前期溝通服務工作,采購資源使用充分彈性化,積極完成各項采購工作。三是以創新采購方式為抓手,確保政府采購質量。針對采購項目特點和采購單位需求,首次以預選供應商的方式招標完成我區市政道路、綠地和城中村清掃保潔服務采購工作,首次采用bot模式完成區餐廚垃圾綜合處理廠建設及運營主體采購工作等,以創新采購方式不斷提高政府采購效益。
一是政府采購與低碳理念相結合,完成“環保入戶行動”工作任務。按照區委區政府“環保入戶”行動工作要求,任務分解到部門,按季度、月份及時反饋任務進度,通過向采購單位及供應商發送政府采購政策法規及低碳知識宣傳短信息,根據區統一部署總結提高協同網辦公效率,完善電子評標系統及市區統一網上采購平臺。二是推動綠色采購,促進產業轉型升級。按照《國務院辦公廳關于建立政府強制采購節能產品制度的通知》的文件要求,將強制采購的9大類節能產品納入招標文件;關于符合相關規定優先采購的節能環保、再生利用產品,對符合節能環保產品要求的設計方案、工藝、材料和技術設備等,在評分標準的權重上和評分細則的分值上給予側重,使政府采購項目盡可能地使用節能減排、循環經濟產品。
20__年,按照《__區20__年度黨風廉政建設和反腐敗工作責任制分工明細表》的分工要求,設定中心責任分工項目共7項,對工作任務、工作目標和落實措施、完成時間、責任部門等作出明確規定,細化到部門,量化到個人,嚴格要求各部門按時完成各項任務。一是認真落實領導干部廉潔自律各項規定。要求黨員干部學習中央“八項”規定,帶頭以身作則,嚴于律己,帶頭自覺接受監督,把自己置身于黨和人民的監督之下;二是加強監督檢查。研究制定加強廉政風險防控的工作意見,組織中心全體人員定期學習《廉政風險防控手冊》,對于中心各部門的學習貫徹落實情況,進行嚴格監督檢查;三是結合政府采購工作貫徹落實《廉政準則》各項要求,圍繞提高執行力這個目標,進一步建立“依法采購,高效服務”的核心價值觀,進一步完善中心工作流程圖、核心工作流程圖,嚴格貫徹落實崗位目標管理責任制、重點工作項目專責制、重大項目與重要工作“限時辦結制”和嚴格的責任倒逼機制等,根據《廉政準則》的要求修改完善政府采購業務的工作程序,嚴格依法依規依程序做好每一個項目的采購工作。
今年,我中心問責人數為0,被查處違紀人數為0,公開曝光突出問題或典型案件0宗。收到對區政府采購中心的有效投訴為零,中心從領導到每位工作人員都沒發生違紀違法、腐敗不廉潔的行為和不正之風現象。
根據《采購條例》和《實施細則》的有關規定,經區政府同意及主管部門授權委托,逐步探索開展合同管理全過程監督管理工作,在__市、區統一網上采購平臺的基礎上,利用信息技術的手段,探索政府采購合同管理的新模式。
具體工作模式為:通過建設__區政府采購合同監督管理平臺,面向__區所有政府采購項目,對采購人及供應商從中標后簽定合同、進度款支付、項目驗收以及售后服務情況等環節,進行全程監督管理,以達到對每個項目的執行情況做到及時的了解,提高政府采購質量和服務水平;同時對貨物類、工程類、服務類供應商按照一定規則進行考核監督,對供應商在履約過程中的行為進行考核,從而達到降低政府采購風險,提高采購質量的目的。
(1)依法采購,進一步完善內部監督機制
根據《采購條例》和《實施細則》,在20__年,我中心將進一步強化業務工作精細化、標準化、制度化建設,以此促進政府采購工作的嚴謹性、科學性和有效性,進一步完善內部監督機制。下一步采取的主要措施為:一是引進人才,加強隊伍建設。在相關部門大力支持下,爭取引入法律專業人才,并通過社會力量采用購買服務方式在20__年新增3-4名法律專業人才,參與到采購工作環節中,進一步強化依法依規完成各項采購工作任務;二是完善采購文件模板,提高采購文件標準化水平,提高工作效率;三是進一步修訂采購文件審核辦法,對采購文件進行分類,實行ab角工作人員互審,多層級聯審,重大項目特審,法律顧問加審等審核辦法,以此提高采購文件審核質量,確保采購文件的科學性、合理性和公平性,并起到雙崗監督制或多崗監督制的內部監督效果。
廉潔效能督察組依據工作職責,服務和監督政府投資重大工程項目,督促有關單位認真履行職責、扎實開展工作,確??h委、縣政府重大決策部署和政策措施有效落實,努力實現“工程優質、資金安全、干部廉潔、群眾滿意”的目標。
(一)加強資金管理。對建設單位按照相關財務管理規定和會計制度列支建設成本、實施賬務管理、撥付工程進度資金、建立和完善內部財務管理及工程管理制度的情況進行監督;對編制設計概算執行情況和辦理有關變更手續的情況進行監督檢查;對相關單位依據合同文件規定內容和程序進行計量執行及建立健全工程計量臺賬制度的情況進行監督。
(二)服務工程建設。對項目審批效率和審批服務等情況進行監督;對相關部門實施招投標、政府采購等情況進行監督;對職能部門服務保障項目進度的工作情況進行監督;對建設單位組織交工驗收、上報工程結算和編報竣工財務決算的情況進行監督檢查;對建設單位落實質量管理、安全生產管理責任制情況進行監督。
(三)保障干部廉潔。建立廉政合同管理制度,在簽訂工程合同的同時簽訂廉政合同;實行廉政約談制度,開展工程廉政文化建設和警示教育活動,建立健全工程項目關鍵環節和重點崗位廉政風險防控機制;督促工程項目從業人員嚴格執行黨風廉政建設的有關規定。
二、督察范圍
(一)列入國家、省、市、縣重點工程的項目;
(二)縣委、縣政府要求進行廉潔效能督察的項目;
(三)涉及公共利益和公共安全的項目;
(四)其他需要進行效能監察的項目。
三、工作機構
廉潔效能督察組由縣紀委、監察局牽頭,檢察、發改、財政、審計、審批辦證服務中心等相關部門組成。每年的重點督察項目由督察組根據督察范圍確定。
四、工作方式
(一)定期督察。項目建設單位按照縣委、縣政府對實施項目形象進度和投資計劃的總體安排,結合本單位實際,制訂月度工作計劃、細化工作任務,明確時間節點、分管領導和具體工作人員,并于4月下旬報廉潔效能督察組辦公室(縣紀委執法監察室)備案。督察組每月檢查項目進展情況,并形成督察報告。
(二)重點督辦。對上級領導交辦、結轉多年、進度滯后、存在問題久拖不決和未按要求整改到位等現象進行重點督辦。
(三)廉政約談。在政府投資重大工程項目招投標前對建設單位有關負責人進行約談,在施工合同簽訂10日內對承建單位和監理單位負責人進行約談。在工程建設過程中,督察組可視情召集約談對象進行談話。
五、責任分工
廉潔效能督察組成員單位依照各司其職、分工合作的要求,加強對政府投資重大工程項目的服務和監督。
(一)縣紀委、監察局:發揮組織協調作用,對相關職能部門履職情況進行監督檢查,協調項目推進中的相關問題;開展建設工程廉政風險防控機制建設,推進廉政文化進工程,構建重大工程項目懲防體系;受理涉及政府投資重大項目的投訴和舉報,查處妨礙項目推進的違紀違法行為。
(二)縣財政局:對政府投資重大工程項目建設資金的撥付、管理和使用情況時行監督,加強對政府投資重大項目的概(預)算、結算的審核;落實專人負責對政府投資的工程項目資金進行監管。
(三)縣審計局:對政府投資的工程項目預算執行情況和決算(含工程結算)進行審計監督,做到審計關口前移;落實專人負責對項目資金的審計,加強對項目的全程跟蹤審計。
(四)縣檢察院:監督指導工程建設單位開展預防職務犯罪工作,組織開展預防宣傳、預防咨詢、預防督導等工作;會同相關部門開展專項預防聯合監管工作,依法查處工程建設領域中的職務犯罪行為。
(五)縣發改局:對重大項目建設全過程進行稽查、管理;按照相關程序做好項目審批服務工作;對項目論證、可行性研究、初步設計進行審查,對概算審查和調整、竣工驗收等方面進行監督。
(六)縣招投標監督辦:對工程項目招投標進行指導、協調和監督,調查處理招投標方面的投訴。
工程投資、物資采購、服務項目涉及資金大,管理幅度、管理難度大,程序多又復雜,是煙草行業規范建設的重點和難點。通過開展內控制度體系建設,建全和完善“制度、決策、運作、監督”的長效機制,有利于保證經營管理規范運作,企業健康發展。建立健全重點領域和重點環節的內控機制,有利于加強權力運行的監督制約,防范廉政風險,從源頭上預防和治理腐敗。
1.保山煙草內控制度體系建設現狀分析
1.1保山煙草現行內控制度體系的主要特點
內控組織完善,監管體系健全。以三項工作管理委員會作為決策機構,建立完善了“三項工作”組織架構、議事決策機制。對工程招標、物資采購等重大經營行為,全程參與到“三項工作”各個環節的監督,出具審計意見書、紀檢監督報告以及內部整頓督查報告。全面推行企業辦事公開民主管理工作,規范公開項目和內容,規范辦事程序、辦事結果,接受職工群眾監督。
運作程序規范,風險防范到位。物資采購嚴格遵循“需求的不詢價、詢價的不談判、談判的不簽約、簽約的不付款”原則,實行采購合同匯審制,嚴格采購程序和審批制度,采購結果每半年在公司管理體系平臺上公示,推行陽光采購。工程投資項目實行履約保證金制度,在施工合同中約定設立“共管帳戶”,作為投資項目的結算賬戶,單獨核算,重點監管。
制度文化并舉,軟硬件同步建設。項目管理運作方面,修訂完善了投資項目管理、物資采購管理、服務項目管理等一系列規章制度,涵蓋了項目分類、前期準備、審批、實施與調整、招投標及合同管理等管理環節。在加強制度建設的同時,保山煙草堅持秉承“國家利益至上、消費者利益至上”的行業共同價值觀和“利國惠民、至愛大成”的價值理念,大力推進“大成.永子”文化建設。致力于打造以“國家、社會、員工、煙農、零售戶、工業企業”為服務對象的“七彩.永子”服務品牌。企業文化建設深入人心,廣大干部職工自律意識和規范意識不斷增強。
推行現代企業管理,實施目標管理和流程化控制。建立了以流程為基礎的質量、環境、職業健康安全“三標一體”管理體系,建立起煙葉生產、卷煙營銷、專賣管理“十大管理體系”及其支持性流程526個,修改完善涵蓋企業生產經營管理各個方面的制度文件424份,把制度管理轉變為流程管理,把工作流程作為制度執行的關鍵,實現了同步控制向事前控制轉變,為實施流程內部控制奠定了基礎。
1.2保山煙草現行內控制度體系存在的問題
綜合問卷調查、訪談調研和資料研究情況。保山煙草現行內控制度體系存在的問題主要包括以下方面:
一是內控制度設計缺乏科學統籌和不規范。由于缺少科學合理的規劃設計,有的制度相互交叉,甚至矛盾。二是內控組織架構不盡合理?!叭椆ぷ鳌惫芾砦瘑T會機構人員配置沒有體現監督、決策和執行相分離的原則。監察、審計、整頓辦等部門相互間職責權限劃分界定不夠明確,一定程度存在交叉錯位和重復監督的情況。三是制度執行過程走樣。程序執行不嚴格,有的雖然有程序性要求,但先做再補手續的情況時有發生。有規不依、有令不行、隨意變通的現象仍然不同程度存在。四是監督運作機制有待完善。權力點和廉政風險點還缺乏系統的識別和控制措施。監督的力量不足,過程控制、程序監督等監督手段綜合應用的力度不夠,影響了監督的效率、效果。五是內控目標有所偏離。從調查情況看,公司內部控制偏向于監督和控制,一定程度上忽略了有利于企業效率提高和價值增值的服務功能。六是風險識別和控制還不夠充分有效。調查顯示,公司內部控制體系風險識別和評估環節薄弱有可能造成潛在的管理風險。七是物資采購內部控制還存在薄弱環節。供應商評價管理措施不夠有效,對供應商評價的認識理解和運用還存在差距,供應商的評價管理一定程度存在簡單化、形式化。五種采購方式適用范圍界定還不夠清晰。八是外部干擾不同程度存在。領導干部對工程項目、物資采購招投標活動或明或暗插手干預的現象仍然存在,致使招標單位不能獨立自主地進行工程項目或物資采購招投標活動,破壞了招投標工作正常秩序。
2.健全完善保山煙草內控制度體系的對策和建議
2.1構建內控制度體系的基本思路和框架
內控制度體系建設是一項系統工程,需要從管理理念、機制、制度、手段等方面加以創新和改進,才能真正形成“制度程序完備、權力規范運行、操作公開透明、監督管理到位”的科學化、系統化、規范化的內控制度體系,通過構建“1552”內控制度框架,即:明確一個目標;堅持五個原則;實施五個步驟;打造兩個平臺,實現對“三項工作”經營管理活動的實質性的有效控制。
明確一個目標。以規范權力運行,操作公開透明,確保監管到位,打造陽光煙草作為內控工作目標。
堅持五個原則。內控制度體系建設,應遵循五個基本原則,從而達到實現內部控制目標的目的。五個原則即:全面性原則;關鍵性原則;適應性原則;制衡性原則;成本效益原則。
實施五個步驟。運用內部控制的理論和方法,實現保山煙草企業工程投資、物資采購和服務項目管理體系的內控化。一是開展風險識別和評估。辯識權力運行中各個環節、各個崗位風險點。二是制定防范措施。風險點排查工作結束后,按照“有風險點必有防范措施”的要求,針對每個風險點制定相應的防范措施。三是完善制度規范,健全內控長效機制。既制定管理辦法、控制程序,又完善監督辦法。四是完善崗責體系,明確權責分配。五是構建內控制度評價機制,從內控環境、風險識別與評估、內控措施、監督評價與糾正、信息交流與反饋等方面分別進行規定,科學評估,嚴格考核,促進內控機制不斷完善。
打造兩個平臺。一是打造辦事公開民主管理信息平臺。把公開作為監督的重要方式,以辦事公開民主管理信息平臺為載體,在工程投資、物資采購、服務項目系統增設公開節點,實現與辦事公開民主管理網站的自動實時對接。二是打造信息化監管平臺。借助信息技術的程序性和控制性,使規章制度具體化、程序要求流程化、操作權限固定化,使規范管理、透明操作和嚴格監管統一于信息系統之中。開發和運用好懲防體系信息監管平臺,發揮信息監管平臺實時監控、預警糾錯等功能,實現監督的常態化。
2.2建立完善的供應商、承包商、服務商管理評價體系
推行分類管理、專家評審、動態評價、黑名單制度“四位一體”的供應商、工程承包商、服務商管理評價體系。一是對供應商實行分類管理。對于分類后的供應商有針對性地采取不同的策略進行評價管理。二是建立評審專家庫。根據企業現狀,先在市級煙草系統層面建立物資采購評審專家庫。同時建立相配套的專家隊伍建設和管理制度。三是完善評價指標體系,實行準入資格評審和動態評價。建立供應商、服務商、施工單位動態評價考核體系。在加強對潛在和新進準入資格評審的同時,對入圍的供應商、承包商、服務商實行動態評價考核。引導供應商、承包商、服務商公平有序競爭。四是實行“黑名單制度”,完善誠信機制。進一步堅持完善并嚴格執行公司已建立的“黑名單制度”,把黑名單制度的實施與檢察機關犯罪行賄檔案查詢系統相結合,完善誠信機制。
2.3科學配置權力,優化權力流程,完善運作機制
完善決策運行機制。進一步明確“三項工作”管理委員會工作邊際,科學制定工作流程、工作標準、工作責任,圍繞審核、計劃、論證、評估關鍵環節,按照“流程順暢、節點恰當、標準明確、責任清晰”的原則設計管理委員會運行機制,充分發揮管理委員會的作用。
完善工程投資、物資采購、服務項目的執行機制。明確每項工作、每個環節的執行和監督主體、以嚴格的責任制確保項目實施的嚴格規范。逐項確認權力行使的依據、程序、時限以及相應責任,編制工作流程圖。實施績效考核,通過過程執行及結果執行進行評價考核,做到持續改進,不斷完善內部控制制度。突出對采購方式的有效控制,清晰界定公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源五種采購方式的適用范圍,分別設立不同流程。
完善公開機制和科技手段防腐機制。充分運用和完善現有信息系統,構建辦事公開民主管理和工程投資、物資采購、服務項目工作網上運行平臺,把內控制度及重要權力節點監控與信息化技術結合,實行業務處理信息化內部控制。對“三項工作”項目運作全過程進行實時動態監測、監督和分析評價。
健全完善權力制約機制。深入推行工程項目、物資采購廉政承諾和廉政合同“雙簽”制度,逐步完善廉政合同履行考評機制,對重大項目試行 “廉政保證金”制度。實行重大工程和大宗物資采購廉政約談制度。實行工程項目建設和大宗物資采購回避制度。逐步探索建立物資采購制,實行“采管分離”。 完善監督機制,推進監督要素整合,形成監督合力。
二、突出重點,明確專項執法監察工作任務
列入年全市政府投資重點項目專項執法監察的項目共14項,其中上年續建7項,分別為濮一級公路改建、國家鋼鐵及制品質量監督檢驗中心、市人民醫院門診大樓、中職園區建設、市社會福利服務中心、市科技三大館、保護工程。今年新列入7項,分別為省道改建、路等道路改造、東部新城核心區道路建設、路西延工程、、市體育中心及部分城市道路、綜合整治工程。項目總投資57.69億元,年度計劃投資36.62億元。專項執法監察將突出以下七個方面內容:
(一)項目前期。重點督促有關單位健全項目決策機制,按規定程序實施項目決策、辦理各項手續。
(二)工程招投標。重點督促項目勘探設計、施工、監理、設備采購嚴格按照招投標相關規定,統一進入市招標采購交易中心進行。嚴格執行經評審的最低價評標法,嚴肅查處虛假招標、轉包和違法分包以及領導干部插手干預工程招投標等違法違紀行為。
(三)資金管理使用。重點督促項目建設單位建立健全財務管理制度,嚴格執行資金管理、使用等有關規定,加強內審和合同管理,從嚴控制工作管理費用,加強預決算管理監督,及時辦理竣工審計手續。
(四)工程質量與進度。重點督促項目建設單位健全工程質量、進度控制體系,積極按施工進度控制計劃和項目建設總體計劃推進工程。
(五)存在問題的糾正整改情況。重點督促項目建設責任單位按照專項執法監察工作領導小組要求,對下發的《整改通知書》所列問題予以糾正整改,并采取針對性措施,堵塞管理漏洞。
(六)相關部門履職情況。重點督促相關行政監管部門改進工作作風,依法履行監管職責,嚴防影響項目建設和損害群眾利益行為發生。
(七)工程廉政建設。重點督促項目建設單位是否建立并落實項目廉政建設責任制,健全各項管理制度,完善監督制約機制,是否對工程建設管理人員開展經常性的廉政教育。
三、強化措施,切實增強專項執法監察工作成效
今年全市政府投資重點項目建設內容多、社會關注度高,專項執法監察工作任務繁重。各相關部門和單位要加強組織領導,強化工作措施,創新工作方式,綜合運用派駐監察、廉政風險點管理、項目招投標約談等措施,充分發揮“組合拳”效用,切實增強政府投資重點項目專項執法監察工作成效。
(一)注重宣傳教育,營造廉潔氛圍。各相關部門和項目建設責任單位要積極利用新聞媒體、宣傳欄、內部刊物等多種載體,大力宣傳政府投資項目建設管理方面的法律法規和工作成效。要通過召開典型腐敗案件分析會、觀看反腐倡廉電教片、開展廉政談話等多種形式開展警示教育,加強對領導干部和工作人員的監督管理。
(二)加強制度建設,形成長效機制。項目建設責任單位要重點抓好項目決策、工程招投標、重大物資采購、資金管理、質量和安全管理等重要環節的制度建設,嚴格執行《市政府投資項目管理暫行辦法》、《市政府投資項目招投標管理暫行辦法》及《市招標采購監督管理暫行辦法》等有關制度,規范操作程序,嚴格落實責任。要認真落實重點項目建設情況月報制度和備案制度,項目建設單位應從項目立項的次月開始,于每月5日前將上月項目建設主要工作完成情況、當月工作計劃以及招投標、設計變更等情況報送市政府投資重點項目專項執法監察工作領導小組辦公室(徑送市紀委執法監察一室)備案。