檔案管理準則匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理準則范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

現階段，我國對環境檔案管理要素的認識仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關的原則與準則。使得我國各地之間對于環境檔案信息披露內容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統一有效的規范，大部分企業在處理環境檔案信息都存在高調面對、低調處理的情況，通過這樣的方式來盡量降低披露出的環境檔案信息對企業自身所造成的不利影響，從而致使環境檔案信息的真實性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經濟背景下的環境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環境檔案管理保障體系

當前，我國現行的檔案管理工作規范以及檔案法律法規中都缺乏環境方面的內容，所以，為了符合低碳經濟背景下對檔案管理工作的要求，應結合我國檔案的實際發展情況，修改檔案管理方面的法律法規和工作規范，環境方面的內容納入其中，通過法律法規來明確保障環境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環境檔案管理保障體系奠定堅實的基礎。除此之外，還應不斷完善環境法規保障體系和環境保護相關政策，并以此建立科學的生態環境評價體系。

2.2建立健全完善的環境檔案管理操作體系

當前，我國現行的檔案管理操作體系明顯不適應低碳經濟背景下的環境檔案管理要求。因此，國家檔案管理部門必須革新檔案管理操作體系，通過借鑒國外先進經驗，結合我國檔案管理現狀，圍繞低碳經濟背景下對環境檔案管理的要求，構建一個新的健全完善的環境檔案管理操作體系。通過這個新的健全完善的環境檔案管理操作體系，來指導和規范環境檔案管理工作，同時針對環境檔案信息披露狀況，建立有效的監督體系并制定嚴格的審核機制，以此監督和審核環境檔案信息的真實性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創新齊抓共管體系

建立的環境檔案管理制度要想得到具體落實和執行離不開政府部門的監督指導。因此，政府相關部門應通力合作，針對環境檔案管理情況制定一系列相關制度、準則、標準，以此為環境檔案管理工作的順利進行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門還應根據建立的環境檔案管理制度出臺相應的規章和措施，對環境檔案信息披露作出基礎規定，制定嚴格的懲罰措施，一旦發現有違反環境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴懲不貸，以此使得環境檔案管理實現制度化、科學化和規范化。

3、環境檔案管理未來發展趨勢

低碳經濟背景下的環境檔案管理未來發展趨勢必然是全面實現電子化信息化。實現電子化信息化的環境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質量與效率，還有助于提高企業的檔案管理水平，同時亦是時展的必然結果。環境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經濟背景下的發展需求。而環境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統紙質文件歸檔，電子歸檔具有存儲查閱方便、不會出現檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點，在電子歸檔中確保檔案信息真實、完整、安全非常重要。環境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統紙質檔案中容易發生的問題，還提高了環境檔案的利用價值和安全性，真正實現了環境檔案信息資源共享，使得我國環境檔案管理與國際接軌。可以預見的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發展，實現環境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來發展的必然趨勢。

篇（2）

近年來，合并組建的高校非常多。這些新組建學校的會計檔案管理工作如何及時轉型，如何適應新的環境，對學校的其他工作開展有著直接的影響。我院是由兩所中專學校組建成為職業技術學院的，合并后會計環境發生了深刻變化，環境變化引發了會計檔案管理的一些問題，主要反映在：

一是，認識不到位。其表現為：學校組建了，但檔案管理所需要使用的場地、設備、器具、沒有增加。認為只要有地方存放檔案就可以了，只是會計檔案管理達不到要求。學院的會計檔案管理，是保存學院領導進行財務決策、每年資金籌集及使用等惟一的載體，本來與學校發展聯系十分密切。但由于組建初期，各種工作壓頭，單薄了領導抓會計檔案管理的意識，對會計檔案管理工作存在的問題，沒有引起足夠的重視。二是，缺乏相應管理技術。近兩年，學院實行了會計電算化。但對電算化下會計核算的會計檔案怎樣保存知之較少。表現在：首先，對電算化會計的會計檔案載體了解不深，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存。其次，使用的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可完成，我們的工作人員大部分會計知識比較全面，對會計軟件安裝、系統升級等計算機知識懂得較少，容易導致電子數據的損壞或丟失。

環境的變化要求我們改進工作方法，采取相應的措施，做好會計檔案管理工作。其一，思想上高度重視會計檔案管理工作。首先，在組建開始就明確目標，把會計檔案移交是否安全。把抓會計檔案的管理列入其工作議事日程。其次，將信息建立和利用的能力作為培養和提高領導干部綜合素質重要內容之一。

其二，抓好會計檔案管理隊伍培訓。要建好隊伍必須做好了兩方面的工作：一是，界定劃分會計檔案管理人員。筆者認為單位的會計檔案管理人員有兩個層次：群眾性會計檔案員、專業會計檔案員。二是，根據不同對象規劃好培訓。對群眾檔案管理人員，加強會計檔案法律、法規的培訓，增強其檔案意識;對財會人員加強高校會計業務規范處理的培訓和會計檔案業務知識培訓等等。

其三，提供新環境下技術支撐。一是配制先進的會計電算化系統，包括硬件和會計軟件;二是配備既有過硬計算機技術又能熟練處理會計核算業務的檔案管理人員，滿足會計檔案擁有雙重的會計檔案載體需要;三是建立相應管理制度，適應會計檔案管理在電算化操作流程及電算化信息系統維護要求下帶來的會計檔案涉及范圍的新特點;四是讓財務人員掌握必要的計算機操作和維護知識;同時逐步掌握系統安全、網絡技術的相關知識。

其四，與新會計準則環境接軌。2007年1月1日我國在上市公司施行新會計準則。新準則的實施，對會計環境的影響是巨大的。從技術條件上看，新的會計數據的采集、處理會帶來軟件和硬件升級。從會計核算看，使用會計準則后，學校會計核算的記賬方法和報表的內容發生了變化。因此，我們應加強會計檔案人員的培訓，讓他們熟悉新會計準則下會計檔案的收集、立卷與歸檔;會計檔案的保管、銷毀、調閱與利用，研究新準則環境下學校會計檔案管理的規律，提高會計檔案管理水平。

其五，搞好電算化會計檔案的整理與再利用。電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，并進行科學預測，從而為高校的決策者提供可靠的決策依據。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各分支、各相關人員相互協調共同完成。實行會計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作。

其六，加強財務檔案管理的基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該由財務部門和檔案部門人員共同協商，分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

其七，提高財務檔案管理人員的信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定，對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。此外，還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務檔案工作的客觀規律，更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。

其八，加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護。網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

總之，隨著高校內外部環境的變化，優化財務檔案管理是必然趨勢。目前，中國的高校改革逐步推進，檔案管理優化已經在各個高校廣泛應用，成為在財務工作以及在整個高校管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到高校的管理和效益。我們有理由相信隨著高校發展的蒸蒸日上，會計檔案的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊地進行下去。

篇（3）

2目前醫院內部審計檔案管理存在的問題

審計署、國家檔案局2012年聯合的第10號令《審計機關審計檔案管理規定》，審計署2013年的《審計機關審計檔案工作準則》，都明確了審計檔案的管理內容、基本要求和人員配備，并詳細規定了審計文件材料的歸檔范圍。10號令和工作準則的頒布實施為醫院內部審計檔案規范管理提供了基本法規和工作思路，各醫療服務行業以此為依據，改進工作方式方法，在醫院內部審計檔案管理方面取得了一定的成效。但是，在內部審計檔案管理工作的具體實施中，還存在以下問題。

2.1審計檔案的規范管理意識欠缺

部分醫院內審部門檔案意識薄弱，規章制度不夠健全。醫院的領導、內審部門負責人以及內審檔案工作人員對審計檔案管理認識不到位[8]，沒有制訂規范的工作流程，責任分工不明確，缺少有效的防范搶救措施，導致審計檔案出現收集不及時、漏收、丟失、損壞、信息泄露等現象。隨著內審檔案資源的增加，由于檔案歸檔的滯后性、工作人員的意識不到位，內審人員往往不能及時將審計工作中的形成資料及時歸檔，造成檔案流失，無檔可歸，無檔可查。另外，在審計檔案的借閱傳遞過程中，由于借檔或閱檔人的保管不當、未按審批規章對保密審計檔案進行查閱，很容易造成審計檔案的損毀、丟失、泄密等問題的出現[9]。

2.2審計檔案工作人員的專業性不強

實現醫院內審檔案的規范化管理，必須培養一支擁有檔案管理知識、熟悉審計業務、具有信息化技術并能嚴格遵守職業道德素養和行業紀律的檔案人才隊伍。目前醫院內部審計檔案往往由負責審計工作的人員以兼職的形式進行管理，缺乏專業的審計檔案管理人員。由于內審人員毫無檔案管理方面的理論知識基礎、缺少檔案管理系統的理論培訓，不熟悉計算機、網絡環境下檔案管理系統的使用，在審計檔案的收集、立卷，確定檔案的保管期限、密級，檔案信息化的管理和開發利用方面存在很大的隨意性，這對醫院審計檔案管理的發展是極為不利。

2.3審計檔案的開發利用程度不高

檔案是記錄和保存科學技術知識、生產活動成果的科技文件，同時也是促進知識創造和科技成果轉化的重要資源，具有較高的再利用價值和經濟效益[10]。醫院內部審計檔案管理是審計工作的一部分，其目的是為了內審人員更好地開展、總結、研究審計工作，為了醫院管理層更全面、真實了解醫院經濟管理活動。目前，醫院內審檔案管理人員只是單一的注重審計檔案的存放和保管，醫院審計檔案資源信息化管理比較落后，審計檔案的開發與利用程度有限，很多非常珍貴的審計資料被束之高閣，未能發揮其應有的價值。

2.4審計檔案信息化的建設不足

隨著數據管理以及信息挖掘等技術的出現，檔案的電子化、信息化管理促進了檔案管理的現代化，實現了以注重檔案實體保管、利用，轉向注重檔案信息的數字化存儲和利用。目前，醫院內部審計檔案電子化、信息化重視程度不高，醫院審計檔案管理軟件欠缺，審計檔案的信息化建設相對不足，醫院審計檔案管理還以傳統的檔案管理模式管理為主，一定程度上影響和制約了審計檔案的開發和利用[11]。

3醫院內部審計檔案規范化管理的措施

3.1提高規范化管理意識，建立健全審計檔案管理制度

醫院內部審計檔案的規范化管理離不開觀念的更新，管理意識的強化，管理制度的健全，管理體系的建設。醫院領導要充分認識到醫院審計檔案規范化管理的必要性，把審計檔案管理工作擺到重要的位置，將審計檔案管理工作列入到醫院領導直接負責制度，明確院長為審計檔案管理第一責任人。設置專門的審計檔案室，配備專業的檔案管理人員和現代化的管理設施[12]。完善審計檔案管理長效機制，依據《審計機關審計檔案管理規定》《審計機關審計檔案工作準則》，制訂規范的審計檔案管理標準和工作流程，例如建立健全審計檔案收集登記、管理歸檔、保管保密、調檔查閱等管理制度及流程[10]，規范審計檔案管理各項工作標準，明確崗位職責和責任，規范和約束審計檔案工作人員行為。加強學習、擴大宣傳，為內審部門開展審計檔案管理工作創造良好的環境，督促內審部門不斷提升審計檔案管理水平，將醫院審計檔案管理列為醫院年度工作考核的重要內容。

3.2注重培訓，提升審計檔案管理人員素質

作為一項具有科學性和系統性的檔案工作，檔案管理的質量直接受到檔案管理者素質和職業技能的影響和制約。規范化的醫院審計檔案管理工作，對審計檔案管理人員是否具有專業的檔案知識和技能提出了更高的要求[13]。一方面，審計檔案管理人員應加強自身檔案業務素質的培養，積極總結審計檔案管理經驗，創新審計檔案工作思路，優化審計檔案工作流程。通過學習來拓展知識面，通過實踐來提高技術技能。另一方面，注重對審計檔案管理人員的培訓和培養。定期舉辦審計檔案管理、審計、會計等相關方面的培訓班，加強審計檔案管理人員的業務技能培訓。不定期聘請行業專家開展講座，將先進的檔案管理理念引入醫院審計檔案的實際管理中，明確審計檔案管理的范圍和標準，分類指導審計檔案規范化管理的歸檔范圍、標準和工作流程。經常組織參觀、學習，交流、學習審計檔案管理方法和經驗，不斷學習新知識，掌握新方法，更新新理念，提升審計檔案管理素養，推動審計檔案管理的進一步規范化。

篇（4）

1.檔案室的管理需要和限制

對于檔案室應當做到，始終保持檔案室的整潔和衛生狀況，防止因為火災，潮濕，塵土，強光照射，高溫，蟲害和鼠患以及盜竊等形成的對檔案原件的損壞。檔案室內部應當嚴格禁止對于其他物件的存放，做到一室一用。同時，管理人員要注意出入時要將檔案室的電子設備全部關閉，同時注意關門落鎖。

2.檔案室的檔案保密準則

如果工作人員要進入檔案室，必須攜帶相關的證件和身份資格證明，通過審查后，到指定的鑰匙存放地點取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙；如果是內部文件，必須出示上級批注以及該工作與檔案的密切關系證明。

3.檔案室的借閱準則

一般情況下，檔案室的資料查閱要在管理人員的監督下進行，只能閱讀有批準資格的檔案部分，不得外借。不準對任何檔案進行毀損和復制。如有需要將檔案外帶或復制，必須經過上級批準。

4.檔案的鑒定和銷毀

工作人員應當根據相關準則和規章制度，定期對檔案進行鑒定，如發現過期檔案應該按時進行登記造冊，向上級打銷毀報告，批準后進行銷毀。毀損過程仍然要注意確保保密，不使檔案外泄。這樣完善的檔案管理制度，能夠保證社會主義新農村的水務建設時時刻刻有據可查，且所查內容真實可信，工作內容不會泄漏。這對水務檔案的管理人員提出了比較高的要求：首先，管理人員應當意識到農村水務檔案管理對于村民生活的密切關系和重要作用，強化保密意識和服務意識。更新觀念，從而實現水務檔案管理的多層次管理和制度的嚴格遵守。其次，要對管理人員的綜合素質和專業技巧進行培訓，保證其能夠對檔案進行定期審查和養護。同時充分提高其對信息的駕馭能力和道德意識，從而防止監守自盜的情況發生。

二、水務檔案管理與其它技術部門的密切配合是建設社會主義新農村的保障

水務檔案管理是對社會主義新農村的水利建設的準備和改進工作的支持，其和工程管理部門，其他技術人員，甚至是上級部門的配合程度都會極大的影響水利工程的正常運行。因此，應當從以下角度加強水務管理部門和他人的配合工作：

1.水務檔案管理部門與工程管理部門的配合

水利工程屬于社會主義新農村建設工程的一種，因此水務檔案管理部門應當服從于工程管理部門。在工程計劃開始施行之后，確定本檔案管理部門的的管理范圍和歸檔標準。在工程的圖紙完善和審查時積極參與，從檔案管理的角度提出對專業資料格式和內容的具體意見，做好保障工作。工程預驗收的時候，檔案室的管理人員應當參與進去，通過信息審核系統，查看文件材料數據的真實性，工程項目的完善性，資料整理的規范性，從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格，施工職責劃分明確。檢出過程中發現的問題，檔案管理人員應當立即向工程管理部門匯報，要求按照標準進行整改，以便整體工程的歸檔能夠達到預期要求。

2.水務檔案管理部門與技術部門的配合

在一個完善的水利工程中，檔案人員主要負責歸檔的制度制定和審核，而技術人員則是形成該檔案的中堅力量。水利工程的特殊性導致其檔案的形成過程中需要大量技術人員的參與，檔案內容包括了較多的專業名詞，對于不熟悉該項目的人來講往往難以理解，更難審核。因此，檔案管理人員要充分學習水利工程的基礎知識，在審核過程中通過對技術人員的詢問確保理解的正確性和審查的規范性不因專業難度而受到影響。對于技術人員來說，往往對于檔案的格式不甚了解，則應該配合檔案管理人員的要求，保證水利工程檔案的完整和準確。

3.水務檔案管理部門與建設單位的配合

檔案工作人員的任務之一就是擬定檔案的建立標準和管理規范。這一點必須與建設單位的要求相互配合，幫助其一起制定技術文件的編制要求，爭取做到不重不漏，相互依仗。保證檔案管理符合水務建設單位的后期要求。同時這也可以確保檔案的規范制定和后期審核符合建設單位的基本情況。

4.水務檔案管理部門與上級部門的配合

在稅務檔案管理過程中，往往需要進行多方面的協調，這離不開上級部門的支持。只有遇到問題及時向上級部門進行反應，在可控范圍內對問題進行解決，防止其最終影響整個工程的完工。同時，一些新出臺的規章制度和管理內容都需要上級部門及時反饋給水務檔案管理部門對其進行更新和完善。因此，主動爭取上級部門的支持對水務檔案管理部門極為重要。

三、水務檔案管理的創新意識是提高社會主義新農村水利工程建設效率的基礎

當今信息技術的進一步發展對于水務檔案管理的創新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術，建立完善的檔案信息庫，是當今社會主義新農村建設的重要內容。主要包括以下三個方面：

1.加強信息的硬件基礎建設和軟件使用

必要的硬件基礎設施是現代化檔案建設過程中不可或缺的部分，如何保證資金利用的合理性，設備使用的正確性，軟件購買的高效性以及后期培訓的必要性，是水務檔案管理的新的內容。

2.加強水務檔案數據庫的建設

為了將水務信息進行更好的分析和共享，需要建立數據庫。首先要對檔案室中的檔案進行數字化，通過掃描技術等實現從紙質檔案到電子檔案的轉化。通過數據結構的建立和完善，保證信息的查詢和分享愈發便利。

3.培養新型檔案管理人才

現代化的檔案管理和創新意識需要高素質高能力的檔案管理人才。通過對其的業務知識培訓和基本信息技術的使用培訓，才能充分應對水務檔案管理過程中出現的信息化要求。

篇（5）

首先，農業科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協調，嚴重脫節；其次，因為農業科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時由于各個檔案的來源時間不確定，會出現部分檔案丟失現象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認為研究的成果檔案屬于個人成果，對專門的檔案管理機構存有疑慮，從而出現研究檔案的斷檔現象。

（二）檔案管理制度不健全

農業科技檔案管理工作在我國具有很長的應用歷史，正是因為歷史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時期的發展形式嚴重“脫軌”，沒有及時的更新完善，現代檔案管理工作大多采用網絡化、自動化、信息化的方式，因此在相關的管理制度上也有了相對應的要求，當前農業科技檔案管理制度仍然是傳統的人工方式，效率不高，從而影響到農業科研技術工作的深層發展。

（三）管理人員的素質有待提高

檔案管理工作的一個重要前提就是管理人員要有專業的管理方法，能夠對各種不同的檔案進行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構成不夠完善，學識水平不高，對檔案管理的專業素質薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現分類混亂的現象，遲滯了規范化管理的步伐。

（四）保密工作不夠深化

雖然現代網絡化技術在農業科研檔案管理工作中有了一定的應用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網絡化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強有力、嚴格的管理制度，不夠規范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴格，這也是導致檔案信息外泄的重要因素。

二、農業科技檔案管理問題的應對對策

（一）加強檔案的收集和管理工作

針對于不同的檔案特點，要有合理的收集方案，對檔案進行統一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協調起來，對每一研究項目進行實時檔案跟蹤，嚴防因為周期長的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進行細化管理，還要加強對管理人員的研究成果歸檔觀念的強化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續性。規避斷檔現象發生。

（二）完善制度建設

高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標準化、規范化的依據，更是日常管理的行為準則。管理人員要按照科學的歸檔程序對各種檔案進行標準化管理操作，不能主觀的對檔案進行隨意安放，要嚴格按照制度規定的要求進行，與此同時，管理人員要對檔案管理的一些基本法規準則進行學習深化，進一步促進各種的標準化，使檔案管理工作在制度的強化下更加有序。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

管理人員要有專業的檔案管理技術和經驗，對各種農業科研成果有一定的認知，在檔案歸類上可以進行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進行分區、分層放置，不斷的提高完善自身的素質，與時展形勢相接軌。

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二、文書檔案保密管理工作現存的不足

1.文書檔案保密管理意識比較淡薄

第一，企業在思想上認識模糊。由于一部分企業在思想上對檔案管理工作沒有高度的認識，沒有把它作為企業基礎，存在“檔案是檔案，業務是業務”的想想，對于檔案與業務之間的關系認識模糊，因此不知道開展企業文書檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開展這項工作。第二，企業對文書檔案管理工作不夠重視。一部分企業并未認識到文書檔案在如今這個信息化的時代中所具有的使用價值，認為所謂的文書檔案管理僅僅是收集企業的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財力，卻出不來任何政績，是一種得不償失的行為。第三，企業缺乏主動性。大部分企業只重視形式，輕視內容，重視晉級，輕視效能，晉升文書檔案管理級別往往是為了應付上級的檢查，并沒有真正地從對企業負責，對企業歷史負責的角度去做好文書檔案管理工作。

2.企業在文書檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書檔案管理隊伍不夠穩定。在基層企業中，文書檔案管理人員大多數是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專業化水平不高，隊伍變動頻繁，這直接導致文書檔案的爭論和管理出現混亂的現象。第二，文書檔案管理的質量不高。首先，文書檔案的管理人員只知道基本知識，對于檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號混淆不清，出現蓋錯章、編錯號的習慣。其次，文書檔案目錄的索引不全，一些年代久遠的文書檔案很難找到索引，導致這些文件的使用價值得不到發揮，不能為企業的發展服務。最后是企業沒有足夠地認識到文書檔案的重要性，使得檔案的使用價值沒有充分地顯現出來，導致文書檔案的管理質量無法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書檔案管理的方式太過陳舊。當前企業的文書檔案管理主要是手工管理，文書檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數還是沿襲著傳統手工模式，現代化的管理手段被應用的很少，致使文書檔案管理的質量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒有到位。一般來講，基層企業的辦公經費往往處于緊缺狀態，因此，在文書檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴格的工作制度，提高工作標準

文書檔案管理工作主要負責收、整理和管理企業的文書檔案，這些文書檔案包括企業的歷史資料及發展，甚至包括企業的機密。為了提高企業文件檔案的保密程度，使機密文件不被泄露出去，各個企業單位必須制定保密管理制度和標準化的工作程序，這是使企業各項管理工作實現規范化、科學化和合理化的準則。這些制度和工作程序在為文書檔案的管理人員提出要求的同時也提供了指導。在保密管理制度的中，應該就文書檔案管理工作制定操作性強且詳細的工作規范和標準以供管理人員學習和執行。除此之外，企業還要結合管理人員工作的實際情況不斷完善文書檔案保密管理制度，使檔案管理的每個環節更加規范化、科學化。

2.提高管理人員的保密工作意識和企業素質

（1）職業道德素質。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內的職責的同時還要自覺地履行道德準則。管理人員應該熱愛自己的工作，對工作始終保持高度的積極性。管理人員應該妥善地保管企業的文書檔案，保持其在形式以及內容上的原始性和真實性。尊重事實、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業準則。

（2）文化知識素質。企業要對文件檔案管理人員進行系統、全面的文化、理論以及科學技術知識方面的教育，使他們的知識面能夠更為廣闊。近年來，隨著社會與科技的發展，科學技術已被廣泛應用到文件檔案管理領域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統的文件管理知識，還要能夠應用現代化的科技手段管理文書檔案。

篇（7）

為了適應社會的發展，醫院的檔案管理方式也在不斷的改變，現階段的醫院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫院檔案分類存放，根據研究目標的不同和醫療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫生和患者服務。現階段的醫院檔案管理更加具有專業性，傳統的醫院檔案管理大多是由非專業人士管理，對醫學的具體分類不夠明確，現階段的醫學種類繁多，各領域相互影響相互交錯讓傳統的醫院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現階段的醫院檔案管理要有專業性人才的加入，做好各個醫學科目的細化工作，保障醫院的正常運轉，更好的為患者服務。同時在現階段醫院檔案管理中最重要的就是檔案的連續性，醫學的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進程，其周期性較長，醫院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向對應的成果和結論，做好醫學研究的配合工作，讓醫院檔案可以更好的服務醫學研究。發揮醫院檔案管理現階段應有的作用。

二、醫院檔案管理現階段所存在的問題

2.1、醫院檔案管理的分類問題

醫院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫院的等級、經驗、優良等，它是醫院精神財富的具體體現，而確保各個檔案整齊有序的排放的關鍵就是醫院檔案的分類排放等問題。傳統的醫院檔案的原始積累來源于醫院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統的、規范的管理分類的有效手段。但是在現階段醫院的發展過程中，大多的醫院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規范的方式去分類管理檔案，而且多數原因在于醫院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫院檔案的發霉、老化等問題，給資料的查找帶來很大的困難。

2.2、醫院檔案管理人員的專業素質較低

在大多數的醫院中，醫院對于醫院檔案管理的工作并不是很重視，醫院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新換代的水平跟不上醫學發展的步伐，導致現階段醫院檔案管理的水平嚴重的影響著醫院的發展節奏。而醫院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現階段醫院檔案管理對于醫院發展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關的專業知識和法律意識，想當然的以為醫院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數醫院檔案管理者的思維中，受到其專業素質和文化水平的限制，導致現在的醫院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫院正常的工作運轉受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現階段醫院發展的需求。

2.3、現存的醫院檔案管理制度不夠規范

醫院從開始出現以來，經過不斷的發展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規范和行事準則，而醫院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規范，使得醫院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規范的流程，缺少對檔案的監督和審查，不成形的醫院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫院的正常管理。

三、規范現階段醫院檔案管理

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1.1檔案室對儀器設備檔案實行統一集中管理

凡固定資產原值在一萬元以上的儀器設備，其檔案原件由檔案室負責保管，各實驗室留存復印件。若復制確有困難，經檔案室立卷、各實驗室辦理檔案借閱手續后，由各實驗室負責保管。儀器設備到貨后，檔案室人員到場參加開箱驗收，監督、檢查、指導儀器設備隨機文件材料的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。

1.2將積累的文件組卷成冊，定期向檔案室移交

1）各實驗室兼職檔案員將收集到的隨機文件材料整理、立卷成冊。凡屬建檔的儀器設備，一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷，填寫卷內目錄、儀器設備履歷表、備考表及檔案編號。凡屬儀器設備的隨機資料，應將原件存檔，復印件隨機使用。歸檔的文件材料，要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，以利長期保存。

2）給儀器設備粘貼唯一性標識。實驗室的儀器設備有了唯一性編號（檔案編號）后，才可以給儀器設備粘貼唯一性標識。用于校準、檢測對結果有影響的每一臺儀器設備，應該既有檢定、校準狀態標識又有唯一性標識（檔案編號）。

3）各實驗室通過掌握儀器設備的動態信息，督促儀器設備使用者做好使用、維護記錄。每年將使用過程中產生的技術資料，加入該儀器設備檔案盒，實現儀器設備檔案的動態管理。

4）各實驗室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式，將儀器設備檔案數字化，并錄入到實驗室管理系統，從而實現儀器設備檔案的網絡化動態管理。

2儀器設備檔案管理的數字化、網絡化、動態化

為提高儀器設備檔案的管理水平，在開發“實驗室管理系統”時，設計了設備管理子系統（圖1）。該系統包括“設備器具管理、檢定記錄管理、標準物質管理、設備查詢、計量器具臺帳查詢、計量器具送檢計劃查詢、計量器具送檢超期報警、檢定記錄查詢、強檢計量器具查詢、標準物質查詢”共10個模塊，涵蓋了《實驗室資質認定評審準則》對儀器設備檔案管理的要求。

1）確保了儀器設備檔案的安全。原始檔案經數字化后就不需要反復借出，保證了原始檔案的安全；對于軟件和驅動程序之類檔案，也因網絡系統提供的備份而防止了原始光碟因時間延長而造成的數據無法讀出，保證了數據安全。

2）提高了儀器設備檔案的管理效率。數字化檔案統一了多種形式的檔案，較實物檔案節約了大量空間；原始檔案經數字化轉換后歸檔，除維修時基本不被擾動，極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

3）方便了檔案的借閱利用。數字化檔案的查詢通過網絡搜索功能可以瞬間完成，極大地提高了檔案查詢速度；檔案網絡化管理可以全天候供需要的技術人員下載，為技術人員提供了學習儀器設備使用和保養的第一手資料，這一優勢是實物檔案管理無法實現的。

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高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄.又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。在信息時代，高校檔案信息將日益成為經濟和社會發展所不可缺少的重要組成部分。這給當今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統認識，適應時代的發展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設。高校檔案應建立健全檔案管理制度和機制，加強檔案信息資源建設，全面推動高校管理信息化建設，為建設數字校園服務。

隨著國家經濟的發展、教育改革的不斷深入，教育事業引來了大發展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標準。一方面促使學校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學工作的管理，著眼于創造和形成學校的教育精神、人文精神、學術精神、科學精神等內容為中心的校園文化。

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現在，承載著未來的發展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存備查學校各種文字材料的總和，是學校建設的歷史證明和依據。學校的制度、文件和活幽諶莨程，就是學校在教育教學工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準則。通過學校檔案就能反映學校的教育教學管理風格、組織結構、工作方式、校園文化等內容。學校檔案工作圍繞學校教育教學管理建設開展，促進了學校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學校的人文精神對學校整體和學校每個師生的道德價值取向及行為準則起導向作用。檔案中記錄了學校優秀的傳統、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等，學習這些內容，可以起到承上啟下的作用，把學校管理經驗的成果傳承下去。

二、學校文化被學校全體師生共同認可之后，會產生較大的凝聚作用。

三、學校文化建設的目的就是造就一個工作氛圍、工作環境，使全體師生從內心產生一種情緒高昂、奮發進取、互幫互學、相互尊重的效應。

四、學校對每個師生的思想和行為具有約束和規范作用。學校檔案中記載了多年來學校形成的一整套規章制度，記錄了學校教育教學目標、職業道德、工作守則、心理素質、人際關系等無形的行為準則，從而推動著學校文化的發展。

五、學校文化建設的成果，是學校物質財富和精神財富的總和，學校文化具有對外輻射的育人作用。

隨著計算機信息技術、網絡技術和高等職業教育事業的高速發展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當前高校檔案管理信息化建設發展現狀看，還遠不能適應檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展，轉變觀念，從隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。近幾年高校發展速度越來越快，規模越來越大，所形成的檔案數量和門類也越來越多，單以紙質檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會占用更大的儲存空間，浪費庫房資源。同時紙質材料也不易長久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質發展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結合計算機技術，實現檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發揮檔案資料的作用。其次，高校信息網絡化、數字化，能將整個檔案系統和使用者之間有機的結合起來，在這樣新的檔案工作環境下，檔案使用者，無論在什么時間、在什么地方、只要有計算機并且能上網就能進入檔案管理系統，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡單、方便。同時這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質過程借閱中所出現的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發展中地位與作用非常重要，其信息化發展是知識經濟時代的必然趨勢，也是教育信息化發展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時俱進的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個重要分支，已經成為教育界、檔案界研究的熱點。高校檔案管理信息化是信息化時展的一個標志，是檔案管理模式和方式、理念發展現代轉型的重要標志，是高校檔案管理從管理實物實體檔案到管理數字檔案轉型的一個重要過程。

參 考 文 獻

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Abstract ：Highway maintenance archives are the carrier of information data of great. Strengthen the highway maintenance archives management level, need reasonable analysis of the existing highway maintenance management problems, combined with the actual situation puts forward effective suggestions. Make full use of resources, improve the weak links in the management of files, strengthen information resources management development ability.

Key words：Highway; maintenance; archives management

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A

一、高速公路檔案的特點

高速公路養護是指管理數據庫與有效的道路、橋梁評價預測系統，采用新技術、新工藝保證路面平整、暢通、設備完好，提高高速公路的耐用性和抗災能力。所以，高速公路養護檔案所涉及到的相關資料是比較重要的，做好高速公路養護檔案的真實性記錄，是高速公路建設與管理的重要組成部分。

（一）高速公路養護涉及的資料較多

一次全面、完整的高速公路養護工程，需要牽涉到養護機構、養護配置機械類型和養護設備數量等相關的數據資料。比如說定額管理、計量管理、原始記錄、內部價格和驗收管理資料，以及養護過程中建立的圖表、賬簿、與文檔資料，需要實行項目檔案管理。

（二）專業技術性強

高速公路養護過程中的檔案大部分是技術方面的資料，檔案管理人員需要有工程方面的知識，也要具備檔案管理方面的知識。所以，做好高速公路養護檔案管理的工作，要有相應的專業知識才能把相關的工作落實。

（三）高端的信息化管理水平

由于近年來信息技術的廣泛運用，高速公路設計、施工、管理、養護項目都不同程度的采用了先進的信息管理技術。例如說施工階段的數據管理、維護階段的監測數據管理等。新時期高速公路檔案管理有了更高的要求，對于養護的不同工作環節和管理階段的檔案要求更嚴格。為此，新時期高速公路檔案管理的新特點、新要求是，將傳統載體檔案與信息化的檔案整理在一起，并建立資源可共享、規范統一的檔案數據庫。

二、高速公路養護檔案管理存在的問題

（一）管理者檔案意識薄弱

很多單位的領導平時只顧抓高速公路工程作業的管理，而忽視了養護檔案的管理工作。很多管理者的檔案意識是薄弱的，他們片面的認為公路建設的進度和質量是主要，而養護的檔案工作是次要的，這種想法就導致了養護檔案工作的滯后或缺失現象。平時不注重養護檔案的管理工作，就難以保證檔案材料的完整性、科學性和準確性了。

（二）檔案人員專業技術知識不強

很多的檔案管理人員只是懂得檔案管理知識，對高速公路養護的專業知識缺乏，導致在整理檔案時不清楚分類，組卷不合理，混雜了不同類別的文件；對文件進行排列是也不科學，目錄填寫也不規范，案卷標題沒能反應內容；整理卷內文件的價值與規定的保管期限也有誤差，使檔案的借閱產生了很大程度上的不方便。

（三）監督力度不夠

正是因為監督力度不夠，高速公路養護形成的材料，檔案管理部門不進行嚴格的審核，最終出現材料和工程不符合的現象。監督力度不夠，使工程檔案作為憑證的作用大大降低，尤其是檔案的后補與失實，嚴重違背了“以檔為憑”的原則。對日后工程的維修、改造是非常不利的。

（四）檔案材料不完整

高速公路養護檔案的材料部完整，則很難反映工程養護的全面情況。檔案部完整表現在前期描述不詳細、記錄也不完整、材料不準確；中期的養護檢查只有過程的簡單記錄，沒有相關的質量評定，也沒有按養護的進度進行填寫；還有就是表格的遺漏，數據的差錯等問題。

（五）不夠重視信息化管理的應用及認識

當今時代是信息化的社會，相關的管理部門對信息化管理還沒有深刻的認識，不重視應用信息化管理。對高速公路檔案管理的信息技術研究不夠，沒有建立起規范化的高速公路檔案數據庫，而且檔案的數字化程度也不高，也沒能實現有效的共享數據。高速公路各種存在的問題，與其他行業的檔案信息化管理水平比較而言是落后的，需要及時的提高和改善這種現象。

三、高速公路檔案管理的有效對策

針對高速公路養護檔案管理存在的問題，相關管理部門應該及時進行改善工作，加強管理提出有效的檔案管理對策。管理部門可以從建立健全檔案管理網絡；借助行政、經濟手段輔助檔案管理工作；制定合法的文件材料立卷歸檔準則；提高檔案人員的專業素養；加強日常監督工作；強化文件收集的薄弱環節等六個方面進行解決。

（一）建立健全檔案管理網絡

對形成檔案的有關部門之間建立嚴格的檔案管理途徑，實行養護單位項目檔案領導者的責任制。設有專職檔案員，并明確相關的職責范圍，形成文件單位的之間的相互聯系的檔案管理網絡。只有這樣才能確保檔案管理工作的順利有序展開，并能起到上傳下達的作用。

（二）借助行政、經濟手段輔助檔案管理工作

檔案材料的真實、可靠決定了高速公路養護檔案的質量，對文件材料形成的狀況，對后期形成的檔案質量很重要。從源頭抓高速公路養護檔案管理，在項目合同注明不按要求保質保量歸檔高速公路養護檔案，不給予養護工程決算。明確高速公路養護檔案權屬，避免檔案的原件、記錄等資料歸檔不全。運用經濟手段，把檔案工作與經濟效益聯系起來，強化獎懲制度通過經濟的杠桿，適當的調動單位和個人的積極性，使檔案工作做到實至名歸。

（三）制定合法的文件材料立卷歸檔準則

相關的建設單位可以根據國家的檔案法規，制定合法的材料立卷歸檔細則。明確歸檔內容和范圍，包括養護的階段性工作交接的資料整理。為相關單位的文件材料的收集和檔案工作人員的督導提供有利的條件。

（四）提高檔案人員的職業素養

作為高速公路工程檔案管理人員，要充分認識到高速公路養護檔案的重要性、難點所在，要超越久的管理理念，打破固有的落后模式，增強自身法制觀念和依法辦事能力。相關單位要做好有關人員的檔案業務培訓，提高檔案意識，主動參與項目檔案的管理工作。

（五）加強日常監督工作

加強日常監督工作，把好養護項目驗收的關，及時完善檔案資料，通過深入現場查看，實行檔案工作的跟蹤。對是否有監理人員簽章，養護項目的變更進行重點的查看。

（六）文件收集的薄弱環節要強化

對于文件的薄弱環節要進行強化，工作環節多、銜接不及時、沒得到及時的重視，也沒有采取相應的措施，才導致出現這樣的情況。所以，要加強對一些容易忽視環節資料的歸檔，保證檔案收集的完整和準確。

結語

高速公路養護檔案管理，不但要分析檔案管理出現的問題，還要做好資料的及時整理歸檔。只有提高高速公路養護檔案管理水平，才能更好的發揮養護檔案的實際作用。