辦公室檔案管理分類匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇辦公室檔案管理分類范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。

（二）現代化管理軟件不足

隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規范

醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。

三、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。

（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。

（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展

醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。

（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設

檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。

篇（2）

關鍵詞 單位；信息收集；檔案

單位辦公室作為單位內部的中心樞紐部門，在整個單位運作中占有十分重要的位置，是單位對外的窗口，并起到了上情下達、下情上報的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項工作的真實記錄，對促進單位的未來發展具有重要的促進作用，為此，在新時期，現代單位必須充分認識到信息檔案在單位發展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。

一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點

隨著現代信息技術的快速發展，單位辦公室的信息管理工作已經開始以計算機為中心，并通過各類現代化的辦公設備對各類信息進行快速的收集、整理、儲存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點可以從以下幾方面分析。首先，信息的來源廣，數量多，傳播速度快。單位在其日常的運營工作中，必須進一步增強信息收集工作的敏銳性，對于單位內外部的重要信息進行及時地報送，以確保單位管理層能夠及時掌握情況，作出反應。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強的參謀性。單位辦公室對真實可靠信息的收集，可以及時反映單位問題，幫助各級領導快速掌握單位發展狀況，并有針對性地制定解決問題的對策。但是，單位辦公室還必須主動對信息的深度進行開發，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時做好檔案存儲工作，為單位的發展提供真實的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標準，并及時對檔案的利用數據進行分析和統計，以便為單位的未來發展提供更加真實可靠的信息依據。

二、新時期加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策

加強單位辦公室的信息收集和檔案應用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內部形成全方位、多視角的信息檔案系統，提高單位內部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策。

（一）現代單位必須創新單位發展理念，高度重視信息收集和單位檔案應用工作。單位領導應該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項基礎工作來抓，并在單位內部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網絡，為單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴格的檔案管理標準，對信息收集和檔案進行規范化管理，進一步改進辦公室的檔案管理條件，通過引進先進的技術設備，逐步實現對單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準率。比如，為了提高檔案應用的有效性，辦公室可以將信息的收集進行分類歸納，將檔案管理工作與現代信息技術加以有效整合，充分發揮單位檔案的作用和功能。

（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過豐富單位辦公室的檔案門類以及內容等，不斷完善單位內部的各項規章制度，促進單位檔案管理工作的規范化發展。除此之外，單位還必須加強信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數據的安全意識，比如，單位可以依照檔案工作規范，在辦公室開展檔案分類大綱的編修工作，確保各類信息檔案數據的完整性、安全性和系統性。

（三）單位辦公室必須注重對單位內部各類日常信息資源的收集工作，為檔案存儲奠定基礎。單位要想提高檔案應用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對收集到的信息資源進行及時的存儲保存，并做好相關的移交工作；對于委托人的文件內容，必須按照國家的相關保密規定進行保存，不能隨意公開或者泄露單位內部的工作機密；除此之外，單位辦公室的檔案服務部門對檔案的整理工作也應該符合國家規定的業務標準。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關工作人員必須要有積極的參與意識，深入了解單位各項活動的內容，了解單位各個部門的工作進展和具體安排，以更加快速地為單位發展提供檔案信息服務。

（四）單位辦公室應該創新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術在檔案管理工作中的應用。現階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門之間缺乏有效溝通的問題，為此，單位辦公室的主管部門可以通過采用相關信息技術，在單位內部實行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設，對于工作中存在的信息數量過大、內容籠統等問題，借助信息技術手段對其進行細化分類，優化檔案的種類，以更方便相關工作人員快速查找所需要的信息資源。

參考文獻：

[1] 張思盈. 初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J]. 辦公室業務. 2015(05) .

篇（3）

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對辦公室檔案收集和整理進行分別，因此本文分別對學校辦公室檔案收集和整理的內容、特點、改進措施以及實現信息化管理的必要性、策略進行了詳細的分析。特別是隨著科學技術的發展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發展的，因此學校應該加強對辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內容以及特點

1、 辦公室檔案收集整理的內容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個工作內容，分別是對檔案資料的搜集、對檔案資料的整理、對檔案資料的審核以及對檔案資料的保存。這四個內容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進行，如果漏掉其中一個工作內容，將無法開展檔案的收集和整理。比如，在開展辦公室檔案收集和整理的第一個步驟就是對檔案資料的搜集，如果漏掉這個步驟，那么之后的工作也就無法開展。對檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對檔案資料進行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對檔案盒內的檔案資料進行整理，按照相關的目錄進行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對檔案資料進行審核，檔案必須要求真實性，因此要用來存檔的檔案就一定要保證真實性，要不將會影響到之后的工作，因此工作人員需要對檔案進行審核。最后，檔案資料的保存就是對審核通過的檔案資料進行分類歸檔，方便之后的查詢。

2、 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創新性。首先，辦公室是與學校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案資料應該具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對于檔案的查詢。其次，檔案資料在收集和整理的過程中是嚴格按照學校相關的規章制度來進行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發揮出檔案的作用，在進行檔案整理的過程中，應該結合學校的發展而調整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是學校與其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案資料的來源眾多，而且數量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復雜性的。因此，在進行檔案資料的收集和存放的時候，就應該對檔案進行分類，因此首先要對檔案的分類大綱進行編制，這樣才能方便之后的檔案分類管理和存放。一般情況下，檔案的分類大綱有以下幾種：第一，是上級下達的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級下達的公文，可以根據不同的上級進行分類，如省下達的公文、市下達的公文。其次，辦公室材料文件包括的內容比較多，比如一些平級單位送過來的相關文件，還有其他部門所送來的各種請示以及報告等等。最后，各種參考資料，比如學校內部的宣傳資料等等。

2、 加強對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案的分類大綱后，檔案管理人員就結合檔案分類大綱來對檔案進行分類存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對檔案盒進行說明，比如該檔案盒是存放市上級下達的公文，就要在檔案盒側面表明“市上級下達公文”。其次，工作人員應該對每一份檔案都進行編號，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級所下達的公文。在進行檔案的存放的時候，工作人員應該嚴格按照編號來進行存放，并且做好相應的登記，這樣在查詢檔案的時候才能更好根據登記內容來查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對檔案資料進行轉移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強與其他部門之間的關系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門就要加強與其他部門之間的關系處理，特別是職責關系。處理好與其他各部門的職責關系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統的辦公室檔案資料收集是直接到各個部門進行紙質版的檔案收集，隨著社會科技的進步，工作人員可以通過網上來收集信息，比如關于上級下達的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來進行歸檔。除此之外，學校也應該完善對檔案的查詢途徑，比如學校員工可以通過網上來對檔案進行查閱，從而大大地節約了員工查詢檔案的時間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實現辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實現辦公室檔案信息化的必要性

實現辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過實現辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實現辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過實現信息化，檔案可以實現網上分享，員工可以根據自己需求來查詢自己所需的檔案資料，從而更好地實現檔案的交流和分享。最后，實現辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統的紙質檔案進行保存，如果一旦出現火災，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現發霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實現辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動硬盤中，而網上云端以及移動硬盤的安全性遠遠要高于紙張的存放。

2、 實現辦公室檔案信息化的策略

實現辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個，分別是加強對檔案管理人員的素質培訓、加強對檔案信息的保護以及完善檔案信息系統的建設。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學校應該定期對檔案管理人員進行信息化培訓，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對于計算機系統的運用、文件分類和查找的運用，從而更好地實現辦公室檔案信息化。其次，在實現辦公室檔案信息化的過程中，必須要加強對檔案信息的保護，由于大部分的檔案資料都是僅供內部查閱，因此一旦檔案管理的計算機被病毒入侵，就很容易導致學校的檔案資料外漏，對學校以及員工都會造成很大的影響，因此學校要加強對防火墻技術的開發，提高檔案管理計算機的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統的建設對于實現檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統主要是對檔案資料進行分類加工以及進行查閱檢索，因此檔案信息化管理對于檔案管理人員的專業性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發現辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應該時刻都保持著學習的心態，不斷地提高自身的專業技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻：

[1]張巖. 淺析辦公室檔案管理的改進與人員素養提高[J]. 蘭臺世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 辦公室業務，2014，05：171-172.

篇（4）

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報,2013(3):46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.

篇（5）

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。

（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。

（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對策

在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。

（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。

（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。

篇（6）

中圖分類號： G647 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二級學院是指沒有獨立法人身份、在行政上直接隸屬學校的教學科研機構（或稱二級單位）。二級學院檔案是指二級學院在履行其教學科研職責工作中形成的、具有保存價值的檔案。二級學院檔案是學校檔案的一部分，同時，它的專業性、特指性更為突出。二級學院檔案工作是全校檔案工作的基礎。本文對二級學院辦公室檔案工作的有關問題進行探討。

一、充分認識辦公室檔案的地位和作用是做好檔案工作的前提

辦公室檔案是直接記錄和反映辦公活動并歸檔保存的辦公文件材料。辦公室檔案工作的意義在于：

1．辦公室檔案是辦公室工作的歷史記錄，是行政工作者智慧和腦力勞動的結晶

任何一項行政工作都會形成一系列的文字、數據材料等紙質載體，有時甚至還有相片、計算機軟件等非紙質載體。凡按照歸檔制度保存下來的這些材料即所謂檔案。一項行政工作結束后，是否留下了檔案，這是衡量是否圓滿完成行政工作，取得工作成績的重要標志之一。

2．辦公室檔案是行政工作的歷史記錄，具有憑證作用

隨著時間的流逝、人員的更替，如果沒有檔案，前任的工作就沒有了憑證，事業的發展就缺少了繼承，也不利于后人的工作創新。辦公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎上不斷發展的，需要借鑒他人的成果。一項完整的辦公檔案蘊涵著豐富的信息，記載了人們當時的工作思路、方法和經驗，對后人有重要的啟發和參考作用。而且時間越久，憑證作用越大。

3．辦公室檔案內涵大量的信息

（1）是進行工作交流的工具與手段。辦公檔案的價值在交流中得到體現，在應用中得到升值；

（2）從辦公檔案的數量上能反映行政工作的內容和繁重程度；

（3）檔案的質量能透視出行政人員的素質、水平和工作作風。

如果行政人員都能充分認識到開展這項工作的意義與重要性，就會以十分負責的態度，積極地去完成這項工作。

二、掌握檔案知識，不斷提高業務素質，是做好辦公室檔案工作的基礎

檔案工作業務性強，同時也是一項帶有“鋪路架橋”性質的服務工作。目前，高校的檔案館在校內各行政部門都設有兼職檔案員，專門協助檔案館做好本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。這無疑是做好高校檔案工作的重要舉措。而兼職檔案員必須認真學習檔案基本知識，掌握行政檔案工作規范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，還要有默默無聞、無私奉獻的精神和積極主動、嚴謹踏實的工作作風。只有這樣，才能成為一名稱職的和高素質的兼職檔案工作者。通過學習有關辦公檔案管理的知識和多年的工作體會，筆者對辦公室檔案有了較深入的認識與了解：

1. 辦公室檔案的特點

（1）具有一般檔案的特點。

（2）成套性。指一個行政工作從發生到結束是一個完整的過程，必然要形成一個成套、完整的檔案。它主要體現在檔案的形成與內容兩個方面。

（3）現實性。這是指辦公室檔案同當前的行政工作密切相關，具有現實性。大多數辦公室檔案對現階段乃至今后的行政工作都有借鑒和參考作用。

（4）多樣性。這是由辦公室的工作性質和特點決定的。隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校行政部門的事物越來越多，必將產生大量的種類繁多的檔案。

（5）立卷單位多而且分散。高校的行政部門很多，工作劃分越來越細。立卷單位多而且分散是客觀和必然的。

2．辦公室檔案工作的主要內容和工作原則

辦公室檔案工作是指以行政管理工作而產生的檔案為管理對象的業務工作。對于行政部門辦公室的兼職檔案員而言，檔案管理包括：

（1）檔案形成的管理。主要指將辦公文件材料轉化為符合歸檔要求的材料，包括有保存價值的辦公文件的積累、收集、整理、立卷和歸檔。

（2）檔案實體的管理。即分類、鑒定、移交校檔案館保存等。

（3）檔案信息資源的開發與利用。如挖掘檔案淺在價值、提供檔案信息服務等。

檔案工作原則性很強。堅持檔案工作的基本原則是做好辦公室檔案工作的保證。作為兼職檔案員要認真學習國家、教育部以及高校關于檔案工作的法律、法規和規定，嚴格遵守規章制度，以高度負責的態度做好檔案管理工作。同時，在具體的工作中還應特別注意以下幾點：

a.凡在辦公室行政工作中形成的具有保存價值的文字、圖表等紙質載體材料和計算機軟件、相片以及聲像等非紙質載體材料，均屬檔案，應認真收集和保管。保存價值不明確的要及時請示上級領導和業務部門，不能擅自決定。

b.辦公室檔案工作必須納入辦公室工作體系，形成制度化，以確保檔案的完整、準確、系統和安全。

三、辦公室工作人員的積極配合是做好辦公室檔案工作的關鍵

辦公室工作人員是產生、形成辦公室檔案的主體，只有他們充分認識到檔案的重要性，才會積極、主動、有意識地積累檔案，并配合兼職檔案員的工作。所以，要采取各種辦法和措施，進一步提高辦公室工作人員對檔案工作的認識，牢固樹立檔案意識，自覺地做好檔案的積累工作，并積極協助和配合兼職檔案員做好檔案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣傳力度，讓大家充分認識到檔案和檔案工作的重要性和必要性，強化檔案意識；

2. 加強檔案工作制度建設。建立規范的檔案管理制度，從材料的收集、立卷、歸檔各個環節程序化，規范管理行為；

3. 擴大兼職檔案員隊伍，形成統一的檔案管理網絡組織；

4. 將辦公室檔案的管理工作與個人的工作業績掛鉤，形成激勵機制。

四、把握特點，建立機制，是做好辦公室檔案工作的保障

目前，各大學的檔案工作機制已經普遍健全，相關工作有章可依。二級學院在進行檔案工作時，當然可以直接執行學校的規定。同時，二級學院也應結合自身特點，制定二級學院檔案工作的實施細則。

1．二級學院檔案的特點

日常的行政工作具有輔、服務性、綜合性、協調性和隨機性等特點。從二級學院行政辦公室的工作情況分析表明，大部分工作人員的工作均相應地具有任務重、頭緒多的特性，其中，兼職工作在辦公室的工作中也占有相當的比例，隨著工作內容的增加或管理機制的變化等因素，基本形成了一定的一人多種角色的管理形態，顯而易見，檔案材料的收集、分類同樣是多重身份的，以數學學科檔案管理為例，按專業分類；按學術信息分類、按成果與獎勵分類；按教學分類；按學生資料分類；按行政工作分類等，由此，可初步建立一套有效地檔案管理系統，它體現了在類別上突出特色、形成亮點。為學院教學、科研與學科建設等方面提供有參考價值的原始信息，使之更為有效地利用或派上用場，對提高工作效率，促進學院可持續建設與發展都起著不可估量的重要的推動作用。

2．建立二級學院檔案工作機制

全體員工提高自覺性，尤其在學院辦公室工作中要有群體意識，并且，每個工作人員都要以熱心工作、積極參與、協調配合的工作態度，從檔案生成之初就按檔案的基本要求保存材料，如有關學院建設的照片、實物、紙質和電子版有存檔價值的材料等，設立存檔關鍵字，揭示檔案材料的內在聯系，工作結束1個月內即進行整理、歸納與分類完成歸檔，對于不完整或缺項的內容材料進行追索歸檔，與主動歸檔并舉，做到檔案材料完整無缺。

五、經驗與體會、問題與建議

1．學校各行政部門的領導首先要高度重視檔案工作，對兼職檔案員的檔案管理工作要給予大力的支持。兼職檔案員要積極主動地做好這項工作，不能敷衍了事。同時，要把完成這項工作看成是領導對自己工作能力的信任，是學習新知識的一次良好的機會，是一專多能的一次嘗試。

2．兼職檔案員要充分利用一切工作機會，宣傳辦公室檔案的重要性，提出存檔具體要求。這包括：

（1）提醒部門行政領導，對檔案工作做出制度安排。各科室要實行“部門立卷”制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，以加強工作檔案材料的形成與管理，定期向校檔案館移交重要的檔案材料。

（2）在具體的工作中，兼職檔案員要向辦公室工作人員宣傳檔案的意義和及時歸檔的重要性，使他們認識到檔案不只是檔案工作者的事，也是辦公室工作人員的職責，應自覺地協助兼職檔案員做好歸檔工作，使歸檔工作在辦公室工作中相互配合，形成一個有機的統一體。

（3）堅持辦公室立卷，部門統一匯總歸檔。每個部門的科室要分別立卷，最后，由部門的兼職檔案員負責鑒定、驗收、歸檔、上交。各科室要實行辦公室負責制，部門要實行行政領導負責制，使檔案工作有領導、有安排、有落實、有保障。

3. 兼職檔案員要積極主動工作，在管理服務上下功夫，熱心為辦公室工作人員的工作提供查詢服務，使他們切身感受到檔案的重要性。兼職檔案員要認真做好歸檔材料記錄和文件資料數據庫，為大家的日常工作提供便利。

六、目前辦公室檔案工作中存在的問題及建議

1．有的辦公室工作人員沒有知識產權概念，把屬于學校的工作成果看成是個人的財產。如，在校內進行工作流動時，有的工作人員未辦理辦公資料移交手續，造成接任者工作不順利；有的工作人員雖然辦理了移交手續，但由于沒有存檔意識，移交的資料有限，給今后的工作帶來損失。

2．有的辦公室工作人員沒有檔案意識，不注意辦公材料的收集、整理和歸檔。有的擅自決定材料是否歸檔。

上述現象的發生說明了以下問題：仍有不少辦公室工作人員沒有意識到依法存檔是他們的義務；知識產權觀念、檔案管理觀念淡薄，對檔案管理不重視。同時，也說明在檔案管理上也存在欠缺。這些問題不及時的解決，一方面會損害學校的知識產權，導致學校權益的流失；另一方面，對學校行政管理工作以及檔案工作的健康發展將產生負面的影響。對此，學校上下都應有清醒的認識并盡快采取有效的措施，嚴格制度，加強管理，努力改進檔案工作。

檔案工作是一項永恒的事業。隨著高校各項工作的深入，高校檔案工作的內涵和外延也在不斷拓展，這必將對高校檔案工作提出新的要求。我們廣大檔案工作者要主動適應形勢的發展，堅持服務第一，并積極地由管理型向信息服務型轉變，努力挖掘檔案的價值，積極利用檔案的價值，為學校的檔案事業蓬勃發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

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醫院辦公室檔案管理工作經過長時間的發展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發展，辦公室檔案作為醫院多年的綜合性材料，對于提高醫院的綜合競爭能力，促進醫院的穩定發展具有重要的意義和作用；醫院辦公室檔案的管理質量直接決定著醫院檔案的完整程度，對于醫院的綜合進步具有關鍵性作用，隨著社會科技的發展，醫院逐漸采取科學的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術，建立數字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發展和改進，但是醫院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結合相關的問題和應用進行分析，希望能夠提高醫院辦公室檔案管理水平。

1 醫院辦公室檔案管理工作特點

1.1 檔案館內容的復雜性

隨著科學技術的不斷發展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發展，在對傳統的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫院辦公室檔案管理的過程中，業務指導類的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務建設行業，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發展。

1.2 相關的醫患關系檔案影響性大

醫院作為公共醫療服務衛生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫療機構的衛生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫院要積極做好醫患關系的檔案，加強醫患關系檔案的整理和保存。在醫院發生醫療事故或者引發醫療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據。

1.3 醫生調任、晉升類的檔案處理

醫院工作過程中，醫生會經常出現晉升、離職等問題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個方面的醫生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發展趨勢也是檔案管理的重要發展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫院領導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現代管理軟件水平不足

在電子技術和通信技術不斷發展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫院檔案管理的要求，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規范

醫院作為醫療服務場所，檔案數量相對于其他行業的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫院的總體管理水平。

3 醫院辦公室檔案管理的應用

通過上面的醫院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫院穩定發展的重要保障；下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。

3.1 優質的檔案管理是醫院文化建設的重要部分

醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問題的出現，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優質的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進醫院總體水平發展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。

3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進醫院建設發展

辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。

總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，能夠切實推進醫院的發展，完善醫院內部的建設發展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫院檔案管理工作。

參考文獻

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一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內容

辦公室工作是交通管理單位所有工作的結合點，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎。國內交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。

（1）檔案的收集工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復雜，涉及資料、數據非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎和前提。隨著檔案管理的發展，數據的記錄形式出現了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻不再使用紙質的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點。隨著互聯網和計算機技術的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業的難度。檔案文件以各種形式存儲在數據庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內容。

（2）檔案的整理工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據不同的分類標準進行分類整理，化零散為系統。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計算機完成的，在科學的算法下，根據交通檔案的時間、地點、形式等因素進行整理。

（3）檔案的鑒定工作

交通管理單位的辦公室檔案資料內容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價值的大小有很大關系。對于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內容的主次，然后再開展其他工作。

（4）檔案的保管工作

對于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關重要，很多無法預測的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。

二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設

（一）檔案管理信息化建設的含義

信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數據化的處理，使檔案管理的各個環節，諸如傳遞、接收、存儲等環節連為一體，優化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數據庫技術、掃描技術、數據處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統的形式的檔案文件系統化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設的可行性

隨著信息技術的發展，數據技術開始廣泛應用到各行各業中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分地區的交通檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。交通管理單位對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續續地制定了一系列關于信息化檔案管理的規范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了交通管理單位對檔案管理的重，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。

三、交通管理單位辦公室檔案管理的優化路徑探究

交通管理單位的日常工作會產生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業素養。在新的形勢下，交通管理單位的辦公室人員要轉變思路，優化檔案管理模式，創新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。

（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業素養

隨著數據技術的發展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發展，各種高科技的輔助工具出現在了交通部門的檔案管理工作中。計算機、數據庫已經成為了交通部門最基礎的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時也引發了很多問題。為了優化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業素養。

對于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業務能力，以保證工作效率。辦公室要加強對新入職員工的培訓工作，此外，在日常工作中也要注重加強同事之間的檔案管理的交流與互動。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業務能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團隊合作能力，進而提高交通部門檔案管理工作的效率與質量。

（2）打造更加科學的交通部門檔案管理制度

交通行業的飛速發展對交通檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規范化、科學化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應的規章標準，以確保交通信息檔案管理做現代化與標準化的推行。對于交通部門的辦公室來說，進行高效率的檔案管理工作，就必須認真應對自己工作中的不足，參考先進的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評價制度，以優化交通部門檔案的管理制度。

（3）優化交通部門檔案管理的硬件建設

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（一）缺乏完善的制度。新時期，事業單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發揮。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。

（二）專業人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業單位工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（三）檔案管理設備落后。當前，由于事業單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產品的引進較慢，導致了辦公室設備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。

二、新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

（一）建立科學合理的規章制度。制度建設是保障，只有建立了科學、合理的規章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）加強檔案管理信息化建設。加強辦公室檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。

三、檔案規范化管理的意義

（一）檔案的規范化管理是實現檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，通過規范檔案管理過程，能夠節省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術飛速發展的時代，檔案管理更要實現規范化，這樣才能保證檔案管理工作的質量，為其他部門提供最真實、可靠的數據，提高辦公室檔案管理的效率。

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（一）加強部門人員自身學習。辦公室作為公司的綜合協調部門，工作任務繁雜而艱巨，而辦公室人員的學識、潛力和閱歷與其任職都有必然的聯系，所以部門人員始終不敢掉以輕心，不斷在學習：向書本學習、向周圍的領導學習、向同事學習。在工作中加強與各部門的配合與聯系，用心提高部門各項業務素質，爭取工作的主動性，努力提高工作效率和工作質量。

（二）創新檔案管理模式。以往公司采用的是傳統檔案管理模式，即將紙質檔案分類裝訂，存儲在檔案柜中。但分類較為模糊，且文件、資料經部門間傳閱較為分散，造成查找不便，極大降低了辦公室的工作效率。公司領導充分意識到了該檔案管理模式的弊端，批準辦公室收集各科室的零散文件資料，統一實行電子檔案管理。這一舉措極大提高了檔案查詢的效率，使公司的檔案管理實現了跨越性的飛躍。