檔案管理核心匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理核心范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

由河南省檔案局主辦的《檔案管理》是北大核心來源期刊，從1996年～2014年連續(xù)6屆入選我國檔案學檔案事業(yè)類核心期刊，在國內(nèi)檔案學領域的影響力和社會知名度越來越大。作者是決定期刊質量的關鍵要素，而核心作者是期刊質量保證和可持續(xù)發(fā)展的重要指標。對核心作者進行研究，可反映刊物的用稿、學術風格與研究特色，也可窺視檔案學研究的區(qū)域性發(fā)展水平、研究趨勢、關注熱點等總體現(xiàn)狀。

1 核心作者及發(fā)文量

本文以中國學術期刊全文數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)統(tǒng)計來源，選取《檔案管理》2006年～2015年共2699篇論文（除去未標注作者論文），共統(tǒng)計出第一作者1334人。根據(jù)普賴斯定律，核心作者發(fā)文篇數(shù)最低值可由公式M≈0.749*（Nmax）1/2計算[1]，將Nmax =51代入可得出M≈5.35；李文以1995-2005年的M≈5.07。按照取整原則及便于與李文以一文作比較，取值5作為核心作者最低發(fā)文標準，共得到69位核心作者，限于篇幅，本文只將發(fā)文量排名前20的作者列于表1。

表1可見，20年間排名前20的作者一直處于核心作者群的有7人，一直排名前20的有胡紹華、劉東斌、吳雁平、管先海。1995年～2005年20位核心作者全部來自河南，其中4位來自高校，其他均來自檔案局館；2006年～2015年20位核心作者有15位來自河南，5位來自外省市，其中12位來自檔案局館，5位來自高校，3位來自企事業(yè)單位。該刊經(jīng)過20年的發(fā)展，一是核心作者隊伍已相當穩(wěn)定，既有檔案學界的中堅力量、基層檔案部門的實力干將，也有高校、企事業(yè)單位的后起之秀，他們對刊物的支持和信賴，對刊物質量、學術特色打造、刊物可持續(xù)發(fā)展起著重要作用。二是核心作者群知識結構更合理，既有理論性強的檔案學基礎研究，也有實踐性強的業(yè)務工作論述，顯示刊物的學術價值不斷提高，業(yè)務更加接地氣。三是核心作者的來源更開闊，已突破河南省作者獨霸刊物的情勢，說明《檔案管理》社會知名度越來越高，在立足區(qū)域、面向全國的容納性上做得越來越好。

核心作者2006年～2015年在該刊發(fā)文793篇，占此時期總發(fā)文的29.4%，高于10年前的23.2%。說明刊物在培養(yǎng)學術帶頭人、發(fā)現(xiàn)和提攜新人，提升稿件質量、培養(yǎng)高產(chǎn)作者群體方面做出了持續(xù)努力。

2 核心作者系統(tǒng)及單位分布

表2可見，核心作者主要來自檔案局館和高校。從作者數(shù)看，高校占比已超檔案局館，其他單位已有作者擠身核心作者群。從發(fā)文量看，檔案局館發(fā)文占比44.8%，人均發(fā)文量16.9篇，遠超高校與其他系統(tǒng)人均發(fā)文量8.4篇、10.9篇。與10年前比，作者系統(tǒng)分布更為合理，系統(tǒng)間作者發(fā)文量均大幅度提升。

69名核心作者分布在河南、安徽、湖北、廣西、江西、江蘇、浙江、陜西、北京、上海10個省市39家單位，地域更廣泛，分布更分散，期刊開放性更強。表3可見，河南省檔案局，濮陽、開封、南陽市的檔案局和鄭州大學、鄭州航院是發(fā)文重地，匯聚了眾多檔案學研究人才，科研實力雄厚。10年間，中國人民大學、廣西民族大學、安徽師范大學發(fā)文量劇增，說明高校正成為檔案學界科研的重要支撐，中國鐵物等單位作者擠身核心作者群，一方面說明該刊對企事業(yè)單位檔案管理研究的關注不斷增多；另一方面說明企事業(yè)單位檔案學研究者的科研能力在逐步增強。

3 核心作者合著度分析

論文合著率及平均合作強度是衡量作者合作程度的重要指標，合著率指合著論文量占論文總量的比率；平均合作強度=總合作人次/合著論文量+1 [2]。有40位核心作者存在合著情況，總合作數(shù)153篇（檔案部門、高校、其他合作篇數(shù)各為60、82、11），總合著人次405（檔案部門、高校、其他合作人次各為150、173、82），平均合作強度3.65（檔案部門、高校、其他平均合作強度各為3.5、3.1、8.5）。為便于比較，表4列舉了10位高產(chǎn)作者合作研究的總體狀況。10位高產(chǎn)作者的總合著量60篇，總合著人次200，平均合作強度4.33，高于平均合作強度3.65。從總體來看，10位高產(chǎn)作者的平均合作強度較之10年前均有提高，由1.17升為4.33；從系統(tǒng)分布來看，10位高產(chǎn)作者所屬檔案部門、高校、其他的平均合作強度分別為2.94、3.29和5.15，明顯高于1995年～2005年平均合作強度，即1.46、1.33和0。說明作者間合作越來越密切，有部門間、同行業(yè)不同單位間的合作[3]，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨學科間的交流，師生間的互助合作，還有“檔案界”網(wǎng)站針對檔案基礎問題或業(yè)務展開的討論集錦。可看出刊物在推動檔案學研究的互補性和合作度方面做出了明顯的努力，但目前機構內(nèi)部合作與導師掛名帶學生的居多，提高研究合作度、挖掘群體潛力和智慧仍是檔案學研究者的努力方向。

4 核心作者發(fā)文被引情況

69位核心作者的793篇論文中，有49位發(fā)表的文章不同程度地被引用，占核心作者數(shù)的71%，總被引篇數(shù)為198，總被引頻次為674，人均被引頻次13.76 次，篇均被引頻次3.4次，均高于1995年～2005年15位核心作者論文被引用、人均被引頻次7.47次和篇均被引頻次1.78次，其中劉東斌、海、傅榮校、丁華東的文章被引頻次均在50次以上，被引14次及以上的數(shù)據(jù)詳見表5。說明10年來《檔案管理》的影響程度和社會知名度明顯提高，所刊稿件質量明顯提升，作者的學術水平和科研能力明顯增強。

4.1 作者自引分析。劉東斌、吳雁平、李興利、程訓方、王茂躍、倪代川和王新才7位核心作者存在自引現(xiàn)象，共30次，作者自引率為4.5%，高于比邦茲和斯奈德統(tǒng)計的社會科學文獻自引率3.4%，低于1995年～2005年該刊作者自引率8.9%[4]，其中劉東斌自引頻次為19，位居第一。說明7位作者研究實力深厚，在該刊發(fā)文具有研究的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

4.2 期刊自引分析。17位作者進行了期刊自引，共130次，期刊自引率19.3%，略低于1995年～2005年15位作者的期刊自引24次，自引率21.4%。雖然19.3%的自引率高于我國圖書館學、情報學期刊7.5%的自引率，但與自然科學主要期刊30.44%的自引率仍有較大差距[5]。其中，劉東斌、海、王茂躍和劉子芳期刊自引次數(shù)分別為46、15、15和10，位居前列，反映出該刊在用稿和選材方面較穩(wěn)定，載文具有一定關聯(lián)度，形成了自己獨特的學術風格和特點。

5 核心作者發(fā)文被《人大報刊復印資料》轉載情況

2016年5月通過“人大復印資料”全文數(shù)據(jù)庫獲取2006年～2015年間該刊被轉載的文章68篇，69位核心作者中有22位作者34篇論文被轉載，分別占核心作者人數(shù)的31.9%，發(fā)文總篇數(shù)的4.3%；而1995年-2005年有10位核心作者18篇論文被轉載，占核心作者人數(shù)的20%和發(fā)文總篇數(shù)的3%，說明10年來核心作者論文轉載率已有較大提升。其中，1995年～2005年10年間，劉東斌、劉永和海轉載篇數(shù)分別為5、3、1，占發(fā)文量百分比分別為17.8%、13.6%、10%，除劉永外，其余兩人的轉載占發(fā)文比均高于2006年～2015年的數(shù)據(jù)，詳見表6。

6 結論與探討

20年來，《檔案管理》作為檔案學檔案事業(yè)類核心期刊，一直在我國檔案事業(yè)中發(fā)揮著引導和核心作用，將來也肯定會創(chuàng)造出新輝煌。

《檔案管理》作為立足河南、面向全國的檔案學檔案事業(yè)類核心期刊，在保證向河南省作者適度傾斜前提下，可打造“大區(qū)域”研究特色帶，成為國內(nèi)其他區(qū)域特色研究融入度不斷提高的更加開放的期刊。

篇（2）

【關鍵詞】

高職；學生檔案；就業(yè)服務

管理好、利用好高職學生檔案，對于促進高職畢業(yè)生更快、更好地就業(yè)有著積極的作用。但在實踐中，我國高職學生檔案管理工作普遍效率不高，在高職畢業(yè)生就業(yè)活動中的作用也并不明顯，且學生檔案的利用率相對較低。究其原因，主要與高職學生檔案收集不全、形式化嚴重、內(nèi)容單一、利用價值偏低等因素有關。這直接制約了學生檔案價值的發(fā)揮，乃至影響著高職畢業(yè)生的就業(yè)。

1.樹立以就業(yè)服務為核心，以人為本的管理原則

學生檔案管理的最終目的在于幫助學生成才，幫助學生就業(yè)，因此，要提升學生檔案管理成效就要首先樹立以就業(yè)服務為核心的工作理念。通過與用人單位進行充分溝通來了解他們需要知道學生的何種表現(xiàn)、何種信息，并以此為依據(jù)不斷改善和調(diào)整學生檔案管理工作的手段與內(nèi)容；其次，學生檔案最終要為學生所用，因此高職學生檔案管理工作要樹立以人為本的意識，結合學校教育活動的開展節(jié)奏和學生的實際情況開展學生檔案的收集、管理、開發(fā)與利用工作。

2.豐富學生檔案內(nèi)容，提升檔案參考價值

目前，高職院校學生檔案的內(nèi)容主要有：招生錄取材料、大學生入學登記表、成績表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表等，總的來說檔案內(nèi)容較為單一，參考價值偏低，不能全面地反映學生能力、素質、道德品質、專業(yè)技能，用人單位很難通過學生檔案發(fā)現(xiàn)學生的閃光點。為了解決這一問題，高職院校學生檔案管理工作中應豐富檔案內(nèi)容，擴大檔案信息的收集范圍。對此，首先要強化對學生參與各種社會活動、公益活動的記錄，以及學生貸款信用信息的收集，以更好的反應學生的道德素質與個人修養(yǎng)；其次，除記錄學習成績外，職業(yè)院校學生檔案應更重視專業(yè)證書的取得情況的錄入，以體現(xiàn)應用型人才的實踐技能和動手能力，對此，學生檔案管理過程中應將學生獲得的各種技能證書、上崗證書、技術等級證書等信息收入檔案中；最后，應將學生在校期間所受的處分及處分的撤銷情況進行詳細記錄，這樣一方面能使檔案更真實地反映學生的在校經(jīng)歷，另一方面也對高職院校學生的危機行為起到顯著的遏制作用。

3.強化學生檔案挖掘，提高檔案利用率

高職院校學生入校后,其檔案經(jīng)學生檔案部門的整理后就被歸檔入柜。從入學到畢業(yè),檔案材料雖會不斷補充,但在選拔干部、用人單位招聘時,往往很難真正派上用場，這使得學生檔案資源長期閑置浪費，老師與用人單位均不能通過學生檔案更全面、更詳細地了解學生的素質與特點。且高職畢業(yè)生面試和就業(yè)時，學校的檔案通常很難真正發(fā)揮作用，而學生自己攜帶的簡歷，用人單位又不能完全信服，可見學生檔案的有效利用率是較低的。為了解決這一問題，在學生檔案管理中，應強化對教師評價、同學評價、心理狀況評估的信息的挖掘和收集，并將其及時納入學生檔案范疇，在學校教師、用人單位需要了解學生時及時向其提供相應的信息和材料，以提升學生檔案的有效利用率，在強化學生檔案資源開發(fā)的同時減少其閑置浪費。

4.強化人員教育培訓，提升檔案管理成效

目前，我國職業(yè)教育事業(yè)快速發(fā)展，高職院校招生規(guī)模不斷擴大，高職畢業(yè)生數(shù)量不斷增加，而社會對應用型人才的需求有限，這就使得高職畢業(yè)生面臨著嚴峻的就業(yè)形勢，在此背景下，要實現(xiàn)科學有效的學生檔案管理工作，需要依托于一支高素質的學生檔案管理隊伍。因此，高職院校檔案部門必須在牢固樹立以就業(yè)服務為核心的工作理念的基礎上，不斷強化檔案管理隊伍建設。對此應注意以下幾點：首先，要對“以就業(yè)服務為核心”、“以人為本”的學生檔案管理理念進行積極宣傳，使學生檔案管理工作人員真正意識到學生檔案的利用價值及其對學生就業(yè)的深遠影響，自覺地將自身工作與學生未來的就業(yè)聯(lián)系在一起；其次，要積極利用各種培訓教育途徑（如專題講座、專業(yè)知識競賽、專業(yè)素質考核、繼續(xù)深造、外出學習等）不斷提升學生檔案管理人員的專業(yè)素質、信息化管理技能，為學生檔案資源的開發(fā)與利用奠定良好的基礎；最后改制院校檔案部門應積極引進高素質檔案人才，不斷為高職教學檔案管理隊伍注入新鮮血液，為高職院校學生檔案管理工作帶來新思路、新方法，為更好的服務高職畢業(yè)生的就業(yè)創(chuàng)造更多可能。

5總結

綜上所述，在就業(yè)形勢日趨嚴峻的今天，樹立以就業(yè)服務為核心的高職學生檔案管理理念，是幫助高職畢業(yè)生緩解就業(yè)壓力，盡快走上理想工作崗位的重要途徑，也是維持職業(yè)教育事業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的必然選擇。

作者：于金霞 單位：寶雞職業(yè)技術學院。

參考文獻：

[1]胡忠英.高職院校就業(yè)與創(chuàng)業(yè)檔案的建立與管理研究[J].蘭臺世界,2015(1):84-85.

[2]秦捷英.高職院校學生檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設,2011(5):17.

篇（3）

學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發(fā)展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發(fā)展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據(jù)本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業(yè)務,愛崗敬業(yè)

要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡輻射,齊抓共管,團結協(xié)作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻。

四、設施齊備,操作規(guī)范

要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內(nèi)容,根據(jù)學校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規(guī)定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統(tǒng)計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發(fā)展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優(yōu)質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng),讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發(fā)展做貢獻。其次,為了更好地開發(fā)學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學校可開通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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隨著社會的進步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進行的最主要措施，只有摒棄傳統(tǒng)的、陳舊的方式，優(yōu)化管理方式，才能夠對檔案信息管理模式進行優(yōu)化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進社會該行業(yè)的發(fā)展與進步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關部門提供有價值的參考。

1為什么要融合檔案信息管理與知識管理

隨著社會的進步，我國知識經(jīng)濟建設模式越來越完善，對于科技的應用也越來越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢下，保證檔案信息管理體系建設更加完善最關鍵的就是融入知識管理的相關知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業(yè)的發(fā)展，利用知識的力量不斷壯大經(jīng)濟建設才是未來社會最主要的發(fā)展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應該將其與知識管理融合起來，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。

2檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數(shù)據(jù)，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠將原本分散的、無形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。

2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識管理方式的不斷創(chuàng)新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關部門對于知識管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創(chuàng)新，所以對于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實體檔案，但是在轉變管理內(nèi)容之后，實體檔案的管理減少。現(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造。業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高工作效率。

4知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網(wǎng)絡也是檔案管理轉變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務性質明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術，包括網(wǎng)絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。

5知識管理有助于提高檔案管理人員素質

檔案的管理水平與管理人員的素質有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質量，就要讓管理人員就有較高的素質，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠對管理學有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務熟練。而且將信息管理與知識管理結合在一起，也可以有效的提高管理者的素質。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。

6結束語

通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術以及知識，幫助社會經(jīng)濟建設能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經(jīng)濟發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發(fā)展。

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高職院校的人事檔案是真實反映高職院校在人事活動中所形成的檔案文件，它集中體現(xiàn)了教職員工的個人履歷、崗位晉升、道德品質、學歷內(nèi)容、工作業(yè)績等檔案管理文件，它集中以文字、表格以及其他記錄形式進行整理收集。在當前新的社會形勢下，充分要求高職院校的人事檔案工作必須牢固樹立“以人為本”的管理理念，加強檔案管理的信息化建設，深入開展人事檔案工作服務于組織人事部門，謀求其在高職教育改革和經(jīng)濟建設中發(fā)揮的指導性作用，積極探索高職人事檔案管理的有效途徑與方法，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化功能。

一、新形勢下人事檔案管理的核心價值

在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現(xiàn)在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：

1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息

高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業(yè)技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現(xiàn)。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業(yè)績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據(jù)，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。

1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質

目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據(jù)就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業(yè)水平、教研能力和敬業(yè)精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經(jīng)歷，可以真實反映一個人的道德品質和業(yè)務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數(shù)據(jù)。

1.3輔助高職院校的教職員工行政管理

隨著國家越來越重視職業(yè)技術教育，高職院校的規(guī)模日漸龐大，所涉及到的專業(yè)科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調(diào)整、崗位輪換和獎金發(fā)放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統(tǒng)和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。

二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑

在新的社會形勢和發(fā)展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。

2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性

當前社會已經(jīng)進入到飛速發(fā)展的信息化時代，每天都會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業(yè)技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據(jù)，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續(xù)不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續(xù)齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。

2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質

檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業(yè)素質的培養(yǎng)，積極參加專業(yè)技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。

2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系

當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網(wǎng)絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經(jīng)越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現(xiàn)在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調(diào)閱和整理，也體現(xiàn)在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調(diào)閱管理的便利，節(jié)省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調(diào)轉和便捷。

通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現(xiàn)在兩點：一是可以實現(xiàn)人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數(shù)字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數(shù)字化的人事檔案信息網(wǎng)絡化，從而實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、資源化和信息化，實現(xiàn)教育體系內(nèi)人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。

三、總結

綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現(xiàn)，高職院校的辦學規(guī)模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內(nèi)部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現(xiàn)實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現(xiàn)人事檔案的有序流通和共享，真正實現(xiàn)人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。

參 考 文 獻

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現(xiàn)在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發(fā)展，但我國是在改革開放以后計算機行業(yè)才開始走進大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。

1 電子檔案管理是必然趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。

2 電子檔案的管理措施

2.1 優(yōu)化電子文件管理流程

每一件事情在發(fā)展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。

2.2 建立文件處理系統(tǒng)

文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統(tǒng)是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。

3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展

電子檔案符合當今信息時代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。

4 對紙本檔案的保護和管理

從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要。基本上，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護環(huán)境條件有關，就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說外部保護環(huán)境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執(zhí)行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。

結束語

綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現(xiàn)代信息時代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。但是在發(fā)展電子檔案的同時也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。

參考文獻

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二、新時期高職檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1、加強宣傳、提高檔案意識

長期以來，高職對檔案管理工作的重要性認識不足，部分領導認為檔案管理可有可無，在資金、辦公場所、人員配備上投入較少，影響了檔案工作的順利開展。部分科研人員不愿意配合檔案管理部門的工作，不能及時將科研成果進行歸檔，一些職能部門也不愿意將材料送交檔案部門，造成很多珍貴的檔案材料積壓或者丟失，導致高職檔案管理工作進展緩慢。部門師生也認識不到檔案的重要性，甚至不知道檔案室的具置。鑒于此，高職要加大對檔案重要性的宣傳，提高高職領導、師生的檔案利用意識，一方面高職可以利用學校網(wǎng)站、校園廣播、校報等方式加大宣傳力度，在廣大師生中間普及檔案知識，改變?nèi)藗儗n案工作的神秘感和陌生感。另一方面，檔案室要積極組織多種形式的講座和培訓，讓廣大的師生學會如何利用檔案、如何查詢檔案資料，充分發(fā)揮高職檔案的價值。

2、推進高職檔案管理的現(xiàn)代化

信息化時代，高職檔案管理工作的順利開展需要現(xiàn)代化的檔案管理設備和工具，在部分高職，由于對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門的設備嚴重不足或者老化，計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等都十分短缺，高職檔案工作的效率大打折扣。為此，高職要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程，從檔案資源的產(chǎn)生到歸檔都進行計算機操作，實現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實現(xiàn)一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產(chǎn)品開發(fā)，以適應知識經(jīng)濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡的優(yōu)勢，將有價值的檔案信息公布在網(wǎng)上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。

3、培養(yǎng)合格的高職檔案人才隊伍

高職檔案管理工作的順利開展離不開一支高素質的人才隊伍。為適應知識時代對檔案管理工作的要求，高職要加大對檔案管理人員的開發(fā)和培訓力度。一是通過繼續(xù)教育來解決檔案管理人員知識老化的問題。隨著知識經(jīng)濟的興起和計算機技術的發(fā)展，高職檔案管理人員存在嚴重的專業(yè)性不強、知識面窄的問題，通過培訓可以讓檔案工作人員學習先進的檔案管理前沿知識，了解高職檔案管理的最新理念，掌握檔案管理的先進操作技能，這樣才能勝任當前對檔案工作的要求。培訓方式可以多種多樣，可以請一些專家來進行定期培訓，提高檔案人員素質。也可以組織檔案人員參加一些檔案工作的學術交流活動，提高自己的業(yè)務能力。也可以選拔優(yōu)秀的檔案工作人員到高職進行一段時間的專業(yè)學習，更新老化的知識，回來后可以起到幫傳帶的作用，讓更多的檔案工作人員從中受益。為了提高工作人員參加培訓的積極性，高職可以將繼續(xù)教育與職稱進行掛鉤，鼓勵檔案工作人員通過多種方式來提高自己的檔案服務意識和能力。

4、促進檔案信息資源共享

高職檔案信息具有一定的潛在價值，只要善于開發(fā)和利用，就會最大化的提高高職檔案利用的效率，實現(xiàn)高職工作的應有價值。廣大的高職師生是高職檔案工作的主要服務對象，為了提高檔案資源開發(fā)的針對性，檔案管理人員要充分調(diào)研用戶對檔案的需求，加強與科研部門、教務部門以及其他職能部門的溝通，從而確定檔案資源的開發(fā)的主題和內(nèi)容。在檔案資源開發(fā)的前期，檔案管理部門要充分發(fā)揮網(wǎng)絡的作用，加強各種信息的收集和整理，不斷豐富檔案資源數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的檔案資源開發(fā)提供基礎。同時，在信息化社會，高職師生對檔案信息資源的需求不斷增加，單個高職檔案室的信息資源產(chǎn)品難以滿足用戶的實際需要，因此高職應該加強對其他高職和科研院所之間的聯(lián)系，聯(lián)合其他高職進行檔案資源產(chǎn)品的開發(fā)，不僅彌補了高職檔案管理部門人力不足的難題，也實現(xiàn)了資源共享，提高了編研質量。另外，高職檔案管理部門也可以采取與校內(nèi)外科研部門、經(jīng)濟部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來共同進行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來的產(chǎn)品更具針對性、時效性。

5、拓展服務方式，提高服務主動性

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1醫(yī)院實現(xiàn)信息化建設檔案管理的重要性

1.1加強醫(yī)院與患者之間的溝通和交流作為一所醫(yī)院，最主要的工作當然還是治病醫(yī)人，只有在自己的本質工作上做好了，才能贏得人們的信賴。信息化建設下的醫(yī)院檔案管理，可以較大地跨越醫(yī)院的管理工作，極大的改善醫(yī)院與患者的關系。信息化的檔案管理建設不僅是使檔案信息全自動化，而且極大地推進了交流信息與檔案管理的醫(yī)療內(nèi)部機構的發(fā)展，保障了醫(yī)患之間的溝通能夠無障礙，在管理檔案信息的安全方面也能夠得到保障。因為信息化建設下的醫(yī)院檔案管理融合了現(xiàn)代化管理手段，還在信息化檔案管理系統(tǒng)設計中，融入了更加先進的管理查詢檔案方法，對患者的相關信息能夠及時進行更新和接受，對醫(yī)院患者的服務品質與工作效率也就可以得到很好的提升，從而提高整個醫(yī)院的品牌形象與工作效率。

1.2體現(xiàn)了高層次的醫(yī)院管理水平醫(yī)院的管理水平高低體現(xiàn)了醫(yī)院的整體素質高低，提高醫(yī)院的整體素質和管理水平，是身為醫(yī)療事業(yè)主要組成的醫(yī)院必須重視也必須做到的。隨著社會的科技水平與經(jīng)濟發(fā)展水平不斷得到提高，也不斷地擴大了我國各醫(yī)療機構在檔案管理方面的規(guī)模，提高了各醫(yī)院在檔案管理方面的要求。醫(yī)院在檔案管理上實施信息化建設的管理方式是更加科學的管理模式，信息化的檔案管理系統(tǒng)建設，不僅可以提供機遇和可能性給醫(yī)院的檔案管理工作，而且還能夠重新將醫(yī)院的業(yè)務進行組合，使醫(yī)院在醫(yī)療工作方面能夠更加深入和了解，從而在檔案數(shù)據(jù)信息方面為醫(yī)院的整體醫(yī)療水平發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎。

1.3提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質在醫(yī)院檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)中，實行信息化建設管理的話，不僅提高了醫(yī)院檔案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且還可以大幅地提高檔案管理工作人員的綜合素質。一般而言，一名合格的醫(yī)院檔案管理工作人員需要在服務技能和服務意識方面進行提升，在醫(yī)療工作的專業(yè)素養(yǎng)方面則需要培養(yǎng)處應有的職業(yè)道德素養(yǎng)。而信息化建設的醫(yī)院檔案管理工作人員在工作能力和素質方面會有更高一層的要求，除了需要具備以上兩點基礎素養(yǎng)外，他們還要不斷地提高自身的心理素質和素養(yǎng)，掌握一定的計算機應用技能和基本的網(wǎng)絡技能，從而能夠在運行檔案管理信息系統(tǒng)的時候真正進行實踐操作，信息化建設的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還要求其相關管理工作人員注重細節(jié)問題，避免在管理醫(yī)院檔案信息的過程中出現(xiàn)嚴重錯誤。

2醫(yī)院實現(xiàn)信息化建設檔案管理的必要性

2.1提高醫(yī)院核心競爭力的必然要求對一所醫(yī)院而言，它的規(guī)模再大、建筑樓再高、外觀再美觀，醫(yī)療器械再先進，也比不上一所醫(yī)療水平足夠高的醫(yī)院，因為醫(yī)院的核心競爭力就在于它的醫(yī)療水平。由此可見，醫(yī)療水平對一所醫(yī)院的重要性，與其醫(yī)療水平相適應的醫(yī)療檔案管理信息化建設也對醫(yī)院的核心競爭力有著重要影響。醫(yī)療水平再高的醫(yī)院，只有低水平的信息化檔案管理也不能夠將它的核心競爭力提升上去，影響醫(yī)療水平持續(xù)進行提升的主要還是醫(yī)院檔案信息管理信息化水平的高低。只有在醫(yī)院檔案管理的信息化水平上打好并打穩(wěn)基礎的醫(yī)院，才能夠將及時的醫(yī)學參考信息和臨床醫(yī)療信息傳送給醫(yī)院的醫(yī)護人員，醫(yī)學參考信息和臨床醫(yī)療信息等這些都是醫(yī)療機構的重要信息，使這些重要信息得到了保障，那也就是醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了保障。醫(yī)院的醫(yī)護人員和其他工作者的整體職業(yè)素質和個人素養(yǎng)也是醫(yī)院核心競爭力的重要體現(xiàn)，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質得到提升，從而提高他們在先進信息化管理中的業(yè)務水平和醫(yī)療技能。

2.2上級進行決策的必需品將所有患者的相關檔案信息進行實時錄入和永久保存是信息化建設醫(yī)院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為上級領導在進行決策時提供了數(shù)據(jù)方面的基礎。當上級領導需要進行相關制度決策時，就可以自行通過網(wǎng)絡虛擬通道下載相關檔案信息，這樣既省時省力，又能確保上級領導在下載檔案信息的同時進一步檢視和查詢相關患者檔案資料。上級領導還可以根據(jù)下載的相關檔案信息資料，擬定未來醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展情況，從而在相關政策制度方面進行更加科學的布局和決策，信息化建設的醫(yī)院檔案信息管理為上級領導提供了決策方面的參考和指導，是上級領導進行醫(yī)院發(fā)展決策的必需品。

2.3檔案管理發(fā)展的必然結果相比起傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，信息化的檔案管理模式只需要進行計算機系統(tǒng)操作，從而對珍貴的檔案原件進行了保護，并且改善了各類醫(yī)療檔案文件資料的歸檔方式，在整合、檢索和共享檔案信息資源的時候，信息化的檔案管理模式也會更加的方便和快捷，它使整個醫(yī)療機構的檔案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建設檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作隨著社會進步和發(fā)展而產(chǎn)生的必然結果。

篇（9）

二、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案信息化管理是信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是信息技術作用的綜合產(chǎn)物。檔案信息管理工作就是指對檔案管理工作中的信息輸入、組織、控制、輸出以及調(diào)控等進行對應的操作活動的總和。是檔案管理機構為機關事業(yè)單位、企業(yè)以及社會各個方面提供檔案信息與服務的工作體系。隨著網(wǎng)絡技術的普及以及檔案管理的現(xiàn)代化進程，利用網(wǎng)絡化對檔案進行管理已成為一種趨勢。在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理工作應該以檔案信息資源建設工作為核心，在工作過程中將擴大檔案信息開發(fā)與利用作為檔案管理工作的主要目標。通過建立科學、合理、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度體系，盡量利用先進、可適性強的計算機網(wǎng)絡技術，對檔案管理行業(yè)的相關信息資源加以充分利用，逐步形成完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，以達到加強對信息檔案的收集、組織、存儲、統(tǒng)計、應用與編研的目的。同時，提高現(xiàn)代信息檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營與科研提供種類齊全、形式多樣、內(nèi)容客觀的真實性檔案服務，為檔案的信息化工作打下堅實的基礎，實現(xiàn)檔案的信息化以及檔案利用的信息化。

三、信息網(wǎng)絡環(huán)境下開展檔案管理工作的相關途徑

（一）提高檔案管理人員的信息化建設意識

檔案管理工作人員是任何檔案管理環(huán)境下的能動資源，在檔案管理工作中發(fā)揮著主導作用。因此，信息網(wǎng)絡環(huán)境下開展檔案管理工作同樣需要充分發(fā)揮管理人員的作用。首先，檔案管理部門必須逐步改變相關人員的工作觀念，提高其檔案管理工作中利用信息技術以及提高自身信息技術利用水平的意識，使得他們認識到檔案管理工作信息化的必要性，讓他們積極主動的完成信息化建設的相關工作；其次，應該加強工作人員信息技術的學習，尤其是相關應用軟件的學習和培訓，提升其檔案管理實際工作中的相關操作能力，爭取盡快實現(xiàn)信息檔案的信息化管理；再次，檔案管理部門管理者還要認識到適當加大檔案管理信息系統(tǒng)以及檔案管理人才的投入，培養(yǎng)專業(yè)管理人才的重要性，為信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的開展提供人員保障。

（二）加強檔案管理部門間聯(lián)系，實現(xiàn)檔案的縱橫共享

信息網(wǎng)絡時代，人們產(chǎn)生和使用的信息量在迅速增加，這使得現(xiàn)代社會中存在的信息量得以迅速加大。在紛繁復雜的信息環(huán)境中，任何一個檔案管理部門都不可能利用其自身的力量對所有知識、信息加以收集、組織、加工、存儲和應用。所以，各個部門之間要徹底打破傳統(tǒng)的各自為政管理方式，在各個部門之間建立并形成一個相對網(wǎng)站的檔案信息網(wǎng)絡，通過統(tǒng)一的管理方式充分發(fā)揮出檔案的整體優(yōu)勢，通過將所有文獻匯總、形成聯(lián)合目錄，最終實現(xiàn)資源共享。通過形成信息資源共享網(wǎng)絡，可以使得各個部門之間形成各自資源的共享，便于信息搜尋者能夠通過更多的途徑獲得更加廣泛、豐富的知識、情報。另外，利用所建立的聯(lián)合目錄，通過網(wǎng)絡化管理方式，使得各個檔案管理部門能夠重復挖掘出潛在的資源，有效的實現(xiàn)了檔案資源的互補，提高了館藏資源的利用率，有效的避免了資源的重復和浪費。不但很好的緩解了存儲空間擁擠、資源利用緊張等問題，而且還使得檔案館更加專一，系統(tǒng)性更強。

（三）重視信息反饋，促進信息的深層次挖掘

信息反饋方法是檔案信息資源開發(fā)利用中的重要內(nèi)容，而且信息反饋工作是多方面的，不但可以在所有檔案管理工作者與檔案管理信息之間形成反饋，而且還可以在信息使用者與信息之間形成反饋。檔案管理人員在將反饋得到的信息綜合整理之后，得到一份完整的信息反饋報告，利用該報告進行檔案信息資源的開發(fā)。為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)、利用，提高檔案管理工作水平提供更加科學、針對性更強的依據(jù)。

（四）提高檔案管理工作的安全與防護意識

信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理工作要求相關部門必須具有足夠的信息安全意識，通過層層把關、嚴格管理的方式，避免出現(xiàn)檔案資源人為破壞的問題。由于計算機網(wǎng)絡自身具有較高的安全風險，尤其是個別企事業(yè)單位，其對信息安全的要求較高，加之在網(wǎng)絡使用過程中沒有重視病毒的防控，直接使用免費甚至是盜版的防病毒軟件，這些都個檔案的信息安全埋下了隱患。在檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡病毒防御、計算機安全機制保障過程中，要定期對計算機進行全面的查殺，通過升級反病毒軟件、更新病毒庫、設置在線防御體系等方式，提高系統(tǒng)的抗病毒攻擊能力，能夠隨時防止網(wǎng)絡病毒入侵和人為攻擊。常用的措施包括使用身份認證、數(shù)據(jù)備份以及防火墻等措施。同時，還要提高檔案管理人員的安全防范意識，通過加強網(wǎng)絡安全管理的方式保證檔案信息資源的安全性。

篇（10）

隨著電子計算機的廣泛應用，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理方式向數(shù)字檔案管理轉變。國家檔案局所的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確指出：檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。[1] 檔案數(shù)字化即數(shù)字檔案，是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實活動的數(shù)字化記錄，是辦公自動化和信息技術、網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的必然結果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。[2] 那么，數(shù)字檔案具有什么特點呢？第一，數(shù)字檔案需要以計算機等設備設施為載體。第二，數(shù)字檔案信息具有高度共享性。第三，數(shù)字檔案具有可變性，易丟失性。第四，數(shù)字檔案存儲方式多樣性。

二、對檔案信息數(shù)字化管理的必要性

計算機網(wǎng)絡和多媒體技術的飛速發(fā)展為數(shù)字檔案的出現(xiàn)奠定了必要的物質基礎，數(shù)字檔案作為一種新型檔案信息形態(tài)，通過將需要存檔的分散的信息資源以數(shù)字化的形式存貯起來，并通過網(wǎng)絡實現(xiàn)對資源的利用和共享。目前，“無紙化”辦公正在廣泛推進和普及之中，辦公自動化為數(shù)字檔案的出現(xiàn)提供了可能，也在一定程度上要求檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，這就要求我們認真積累和吸收數(shù)字檔案管理的專業(yè)知識，科學地應用有效的設備和資源為數(shù)字檔案提供保證。經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展增加了社會生活的廣度和寬度，這也使得檔案的內(nèi)容更加豐富多樣化。面對龐大的檔案管理任務，實施數(shù)字檔案既能降低紙質檔案的高額成本、減少檔案存放的空間、減少檔案管理人員數(shù)量，提高檔案管理工作效率，還能方便對檔案資源的查閱和共享，防止檔案資源的大量閑置和浪費。

三、檔案信息數(shù)字化管理存在的問題

由于一直以來對檔案的管理都是采取傳統(tǒng)的方式進行紙質檔案管理，數(shù)字化檔案管理對我們而言還屬于新鮮事物，面對這一新事物，我們沒有可供參考的經(jīng)驗和可借鑒的做法，因此，在實踐檔案信息數(shù)字化管理過程中時常存在著一定的問題。

一是電子檔案與紙質檔案同時存在，造成資源的極大浪費。很多單位在實踐數(shù)字檔案的過程中，由于缺乏對其正確的認識和系統(tǒng)的把握，總是對數(shù)字檔案心存芥蒂。為了順應上級數(shù)字檔案工作的要求，在積極實踐數(shù)字檔案的過程中，又將電子檔案以紙質的形式進行了一次傳統(tǒng)的歸檔管理，這就造成了很多重復的、不必要的勞動和資源的極大浪費，不利于數(shù)字檔案的大力推廣應用和檔案資源的共享。二是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的不兼容給歸檔帶來麻煩。由于二者的不兼容，時常造成辦公自動化所產(chǎn)生的電子文檔等資料需要轉換格式。三是電子檔案由于隨時能夠修改，動態(tài)記錄檔案信息，所以，很難像紙質檔案一樣根據(jù)規(guī)定和其價值確定保存時限。四是數(shù)字檔案具有一定安全隱患，由于數(shù)字檔案需要以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡等為依托，而計算機可能會受到病毒侵襲、黑客攻擊，這就使得檔案信息的安全保密問題成為關鍵。五是數(shù)字檔案的利用意識淡薄，造成了檔案資源得不到充分利用。很多企業(yè)工作人員對數(shù)字檔案缺乏正確的意識，未能適應數(shù)字檔案給其查閱帶來的方便，常常因沒有紙質檔案而放棄對資源的利用。

四、實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理的對策

針對數(shù)字檔案管理中存在的這些問題，筆者針對性地提出了切實可行的對策，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供參考和依據(jù)。

一是為數(shù)字檔案建設提供必要的軟硬件設施。數(shù)字檔案建設作為一項復雜的系統(tǒng)工程，包含軟件開發(fā)、檔案資料篩選、電子掃描錄入、系統(tǒng)備份、檔案系統(tǒng)管理等多個環(huán)節(jié)， 這些環(huán)節(jié)需要必要的軟硬件設施為保證。因此，需要為數(shù)字檔案提供所必須的軟硬件設施為物質保證。

二是實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)的有效銜接。針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能， 實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務系統(tǒng)OA 系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫集成。[3]

三是大力推廣數(shù)字檔案，防止紙質檔案與數(shù)字檔案并存。數(shù)字檔案是適應檔案信息化客觀要求的新鮮事物，必須大力推廣。同時，為了防止“雙套制”的存在，需大力推廣數(shù)字檔案，防止二者并存帶來的資源閑置和浪費。

四是加強專業(yè)人才培養(yǎng)，滿足數(shù)字檔案人力需要。信息時代進行數(shù)字檔案管理就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質和高水平的計算機操作和應用水平，因此，需要通過開展培訓學習，大力提高管理者的專業(yè)素質，以滿足數(shù)字檔案對人才專業(yè)素質的客觀需要，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作。

小結

總之，檔案信息管理數(shù)字化是適應檔案信息化發(fā)展趨勢和要求的，對于提高檔案的規(guī)范性管理、實現(xiàn)對檔案資源的充分利用意義重大，我們必須積極推廣檔案管理數(shù)字化進程，將檔案的社會價值得到最好發(fā)揮。