機關檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇機關檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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二、目前機關單位檔案管理工作中存在的不足

（一）機關檔案管理工作缺乏一定的實施力度，并不能對其進行充分的利用。

當前的機關單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個正確的認識，而領導也提出了員工要加強對檔案工作管理。但是實際的情況卻因為部門不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認識到檔案管理這項工作的表面作用。認為檔案的管理是為了即在單位的日常瑣事、保管工具以及抄寫記錄。與此同時，對于已經建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好的體現。如何才能加強激光檔案的管理工作，不但是當前形勢其發展的要求，同時也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機關檔案管理這項工作進行了敘述，并指出機關的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎上提出了相對應的解決措施，進而強化其檔案管理服務性工作能夠高效的開展。

(二)檔案管理人員的素質普遍較低。

檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個專業的檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專業技能和素養這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個專業的知識與相應的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來說大一些，會對檔案的價值產生一定的負面影響。

三、如何有效的做好機關檔案管理工作

（一）對現在的檔案資料做進一步的深入與完善。

檔案的管理人員在對檔案進行收集與整理的過程中就應該對文件做一個明確的分類，并進行準確的編號。同時要隊文件的資料做一個科學合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進行分類。也可以依據不同的屬性與作用而對檔案進行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費的時間，同時還能夠避免了因為借閱資料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務的質量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業技能。

（二）引進和充分的利用信息化的技術管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網絡而進行一個在線的服務與信息資源的共享。

首先將紙質版的檔案原件做一個掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對檔案進行了備份，而且還能夠避免其紙質版的檔案在保存的過程中因為天災或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因為過多的借閱以及使用的過程中出現的檔案的損壞等等的一些現象。進行電子檔案的保存不但可以保護了一些貴重檔案的源文件，與此同時也可以為企業減少了一些沒必要的損失。其次，機關可以開展一個在線服務的系統。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費隱私的、重要性不是很強的檔案的電子信息，通過使用關鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個科學的分類。也可以將檔案的資料做歸類，，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進行分類。這樣可以在需要一些相關的資料做查找的時候，工作人員能夠及時有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進行歸類與整理之后，完全可以借助網絡的連接，而實現電腦上資源的共享。同時需要對檔案做實時的更新和維護，員工們可以通過自己的計算機而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時間，提高了查找資料與辦理手續的效率。

(三）機關領導要加強對檔案管理工作人員的執行與監督

一般情況下，員工在工作中的重點與方向幾乎都是以另外的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對員工的監督與執行的工作，真正的將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。提高報關信息設備的安全可靠性。企業和事業單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時還能夠提高對信息的保護層級，防治外來黑客對信息進行竊取。

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她服從組織，顧全大局，熱愛集體，團結同志，自覺遵守一切規章制度，熱愛本職工作。能認真履行崗位職責，按照檔案管理要求做到了規范管理、優質服務，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學習，不斷探索適合本單位實際的檔案管理的特點和規律，并使檔案管理向現代化管理邁近了一步。作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規辦事，從無泄密事件發生，受到局領導的充分肯定。

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。

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近幾年，為了順應時展的需求，在實際檔案管理過程中，實現新型管理機制，能在順應時展新趨勢的同時，強化檔案信息的共享和整合，確保檔案管理信息化建設結構和管理路徑的貼合。

一、機關檔案管理信息化建設的時代意義

1.機關檔案管理信息化是時展的產物

傳統檔案管理方式多集中在手工操作方式上，不僅工作效率不高，而且也無法及時滿足檔案管理人員的需求，也就導致檔案管理結構和效果出現了嚴重的滯后，檔案缺少了時效性的發揮機制，導致整體機關檔案管理工作出現嚴重滯后。因此，利用檔案管理信息化路徑是在提高檔案管理效率的同時，順應時展的必然趨勢。

2.機關檔案管理信息化是高效工作的前提

在手工檔案管理過程中，資料的收集和整理都需要進行人工操作，其中在，整編檔案信息、存檔檔案信息以及管理檔案信息都得利用較為傳統的檢索、查找、歸檔，工作模式雖然細化，但是費時費力，且整體操作效率并不高，特別是檔案的開發利用效率也較低，因此，利用信息化管理機制，借助信息庫，能強化檔案管理局域網內的共享和優化利用，并且真正實現自動化、實時化以及網絡化特質，強化利用效率的同時，提高檔案管理信息化的時代水準。

3.機關檔案管理信息化是檔案管理的路徑

對于機關單位來說，要留存的檔案都具有一定的保留價值，有的原始資料非常珍貴，甚至在信息處理過程中是無法復制的，因此，檔案管理工作也是對信息內容的有效保護，傳統檔案查閱方式會嚴重影響檔案的保存，主要是由于使用人員會在查閱信息的過程中翻閱甚至是拆裝，這也是紙質文件不易保管的最重要因素。因此，利用電子檔案管理的時代優勢非常明顯，在信息錄入之后，保證檔案信息管理的使用價值和時效性，真正實現了機關檔案留存的意義。

二、機關檔案管理信息化建設的關鍵點

1.管理靈活度

在機關單位進行檔案管理的過程中，要實現信息化管理項目的升級，就要強化信息建設的靈活度，確保機關管理過程能實現職責和權益的雙向規范，確保動態化信息收集過程和靜態化信息管理過程的有效融合，真正提高整體運行參數和標準化運行結構，真正體現管理人員的工作靈活性。

2.保密管理機制

在機關檔案管理信息化建設過程中，優化處理信息結構和信息質量具有非常關鍵的作用。第一，要積極建立有效的信息庫管理，提升檔案信息管控區域的安保等級，執行嚴格的人員進出制度。第二，強化相關管理人員的保密認知，在提升管理人員素質的同時，確保保密工作的時效性，并對檔案的保密期限進行有效的記錄，確保檔案管理信息化建設的時效性得到有效升級。

三、機關檔案管理信息化建設的具體措施

1.提升機關檔案管理信息化的管控制度

要想提高機關檔案管理信息化的實效價值，既要保證戰略部署順應時代要求，也要提高檔案信息化管理的項目規劃，確保實地調查和研究分析符合信息發展的運行規劃，并且，管理人員要針對具體問題建立對應的檔案管理網絡平臺，升級檔案信息化管理的規模，側重于檔案管理管控機制的衍生性，建筑管控制度實現整體管理框架的可持續發展。

2.加大機關檔案管理信息化的資金投入

要想實現機關檔案的信息化管理，不僅要提升硬件配套設施的質量，也要優化軟件系統的技術力度，確保基礎設施建設工作順利推進，也要強化資金投入，實現基礎設施建設。另外，管理單位也要加大資金在網絡維護方面，確保資金投入和經費管理的規范化運行，真正提升網絡信息機制的維護措施，確保整個信息化管理系統的完整健全，一定程度上保證檔案信息管理項目安全運行。

3.優化機關檔案管理信息化的信息整合

信息整合的最直觀措施就是建立完整的數據庫，一方面，要有效的轉變傳統的紙質化信息收集系統，確保電子化管控機制的優化運行，利用信息整合機制優化處理數據庫信息，提升數據存儲價值；另一方面是優化升級數據庫內容的更新，確保信息分析整理的有效運行，建立健全信息資源的數字化建模機制，真正從資源分享的角度收集和整合檔案信息。

4.提高機關檔案管理信息化管控人員素質

在機關檔案管理信息化運行過程中，最基本的要素就是人員的素質，只有保證工作人員具備一定的綜合素質，才能順利推進相應管理計劃的操作。機關單位要定期組織專業化培訓和講座，確保管理人員在優化專業知識的同時，熟練掌握計算機知識，提升專業素質和職業責任感，秉持創新精神積極工作。

四、結束語

總而言之，在機關單位推進檔案信息化管理項目的過程中，不僅要優化執行人員的素質，也要升級檔案信息化管理的管控機制，只有這樣才能夠進一步確保檔案信息化管理措施發揮最大的實用價值。

參考文獻：

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隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。

一、機關檔案數字化管理的重要性

機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業分層管理，這種專業機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業系統內實現檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現規范化檔案管理。

二、目前機關單位檔案管理的新模式——聯合檔案室

紙質版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現轉移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現檔案丟失的問題，但相對來看紙質檔案保存時間長，會受到空間距離產生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉移，相比紙質版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環保。電子版檔案與紙質版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據統計一個光盤可容納約7萬頁紙質版內容。但由于電子版信息依賴于網絡建設，部分內容會由于長時間儲存而出現的流失二是相比紙質版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現檔案轉移翻閱的問題，而相比紙質版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質復制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯網傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質版權的差異，紙質版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關鍵詞便可以準確查閱，可以節約人力、時間。

三、機關檔案管理存在的問題

（一）電子檔案保存存在的問題。機關檔案室是機關重要的內部組織之一，是由機關內部資源進行經費分配的，由于不同機關其職權不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯網，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。（二）機關電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環保，進而實現廣泛應用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網絡病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網絡攻擊時這對于機關檔案來說是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當事人帶來嚴重的經濟損失，由于機關電子檔案具有一定的獨特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰。

四、機關檔案管理新模式——數字化管理措施

（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質需要及時更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。（二）提高機關檔案管理員工作的能力和創新性。由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。（三）建立機關電子檔案的目錄數據庫。因為機關內各種人事檔案不僅數目多類型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經過網絡傳輸給客戶，既方便了客戶根據自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關檔案非常重要。機關電子檔案形成數字化的前提是完善機關電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。

五、小結

總之，針對機構電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關機密息息相關的，在日常開展機關檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關檔案管理模式實現可持續性健康發展。

參考文獻：

[1]肖鵬,張棟.新時期檔案管理工作的模式[J].中國檔案,2015(8):50-51.

[2]張曉斌.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務,2016(6):132.

[3]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務,2017(8):167.

[4]王海娟.淺談公司檔案管理現狀與實現檔案管理數字化的要求[J].黑龍江史志,2013(17).

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作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規辦事，從無泄密事件發生，受到局領導的充分肯定。

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。版權所有

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1 我國機關檔案管理存在的問題

1.對檔案管理的重視程度不夠

這個問題基本上我國各個機關單位都存在，因為對檔案管理工作重視程度不夠，所以在日常的工作當中經常會忽視檔案管理工作，導致很多檔案都不按順序和標準整理。

造成這一問題的很大一部分原因，是因為很多機關單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作內容的認識有誤區，以為檔案管理只是單純的做好檔案謄寫以及檔案保管等工作，所以對檔案管理工作沒有足夠的重視。

2.檔案管理力度不夠、管理技術落后

很多負責檔案管理工作的管理人員并不具備檔案管理的專業素質，解決不了檔案管理檔案管理工作中的一些技術性的難題。也正因為這些檔案管理人員的專業水平不足，難以及時學會新的管理方式，也無法對檔案管理工作進行創新，導致經常在檔案管理工作中出現檔案管理無序、檔案丟失等情況。

檔案管理人員的管理水平不足，就很難根據檔案管理的要求和規章制度做好檔案的管理工作。再加上機關單位的領導和管理人員對這份工作不夠重視，這在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。

3.落后的檔案管理科室

檔案管理是一項單獨的工作，因此機關單位應該給檔案管理工作建立單獨的辦公室，只有這樣，才能提高檔案管理工作的效率和質量。

但目前，我國很多機關單位因為辦公室緊缺，所以檔案管理一直沒有建立單獨的科室，這也是檔案管理工作難以創新的原因。

4.檔案移交管理工作不到位、手續不安全

由于機關領導對檔案管理工作的不重視，所以招聘的檔案管理人員多不是專職負責檔案管理，因此，這些檔案管理人員經常會被調換崗位、或者自行離職。而在崗位交接的時候，因為沒有科學的交接程序，交接的手續制度不完善，所以在交接工作中經常出現有些應該檢查的工作沒有及時檢查，應該清理的工作也沒有及時清理。這就導致了很多檔案管理職責權限不清不楚，難以有效進行下一步的管理工作。

5.對檔案工作重要性宣傳不到位

首先對于檔案管理工作，機關單位不夠重視，因此沒有做好對檔案管理工作重要性的宣傳，所以經常會出現有些工作人員不會及時的上交需要上交的材料，而檔案管理人員也沒有做好補救工作。其次，受檔案管理人員職業水平的限制，致使他們無法做好檔案的及時更新和歸檔，且沒有總結檔案管理工作的經驗。

2 如何健全機關檔案管理工作

人事檔案包含著一個人的經歷、工資、職稱等歷史原始資料信息，它對每個人事業的發展非常的重要，一旦丟失就很難補辦，即使補辦了，之前的信息就會不復存在，勢必會對個人造成很大的損失。

因此，做好機關單位的檔案管理工作十分的重要，對機關單位檔案管理工作創新模式的研究也非常有必要。

經過對以上問題的研究，做出了針對上述問題的解決方案，以及對如何創新檔案管理工作做出了研究。

1.規范人事檔案交接工作

檔案管理是一項比較復雜的系統，需要管理人員有足夠耐心和責任心才能做好的工作。這就要求檔案管理人員在人員人事檔案的交接中，嚴格的按照交接的標準程序進行交接。

首先，要對機關單位的遺存檔案進行全面的清理，做好檔案核對工作。其次，對于借出去的檔案資料要及時的催還，并做好檔案的借還記錄工作，詳細的登記檔案借出的原因以及歸還時間等情況。再次，把沒有進行的整理的零散材料妥當放置，且要盡快對這些資料進行整理歸檔。

最后，在進行檔案移交的時候，必須按照檔案移交程序嚴格完成移交工作，對檔案移交的時間、地點、移交人、移交人的資料進行標注詳細，并要在確認數量準確以后，再在移交文件上簽字確認，保證檔案移交工作不出紕漏。

2.提高檔案管理意識，規范檔案管理程序

想要做好科學化的檔案管理工作，機關單位的領導就要對檔案工作做到足夠的重視，且加強創新管理的意識。

首先，為檔案管理工作建立專門的科室，引進先進的檔案管理設備。近年來，我國的科學技術和計算機技術、互聯網越來越發達，機關單位的檔案管理也不斷實現了電子信息化。我國的計算機技術不斷的發展，因此在檔案管理在實現信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設備進行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統。

因為人事檔案和每個人的工作有著非常密切的關系，因此，檔案管理人員一定要增強自身的責任感和使命感。在進行檔案管理工作的時候，要根據機關單位的實際情況，創造科學合理的工作程序。檔案室所有檔案的整理、借出、歸還，都要按照工作程序進行。

3.提高檔案管理人員的專業素質

目前我國很多機關單位都實現了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進的意識、足夠的計算機水平，和學習新技術的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術，只有這樣，才能充分的利用機關單位引進的科學化的檔案管理設備，更好的實現檔案信息電子化。

4.完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度更有助于檔案管理工作的進行，建立完善的管理制度應該遵循以下幾點：

1.制度必須科學合理，要從本單位的實際情況出發，以不違背個人利益為前提；

2.為了方便檔案管理人員開展工作，在制定管理制度的時候一定要簡單明了，方便實效；

3.制度要對檔案管理人員和機關單位的領導同時起到約束的作用。

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在互聯網的影響下，機關檔案管理較之以往出現了新形勢，呈現出新變化。只有認清這些新形勢，才能更好適應網絡化的新發展。

1、檔案資源的海量化與檔案收集的精細化

網絡化為機關材料的撰寫、傳輸提供了巨大的便利，也帶來了檔案資源的海量化。過去的檔案大多數為手寫而成，費時費力，有條件的單位采取印刷方式，但是畢竟數量較少。網絡化與電子信息化共同作用，加上電子資源的強復制性與易操作性，讓電子資料能夠在較短的時間里成批量生產，檔案資源也就比以往多了許多。另一方面，過去的檔案存儲多以人工方式，設立檔案室與檔案柜，進行檔案編號，制作相應表格等，而網絡化為電子檔案提供了海量的存儲空間，一塊普通大小的硬盤就可以存儲一個機關單位一年或者數年的電子文本資源，檔案資源的海量化就更為顯著。

檔案資源的海量化，又需要檔案收集比以往更加精細化。原先的檔案收集主要是人工收集紙質材料，需要注意防火、防塵、防潮、防盜等，而網絡環境下，首先要注意的就是存儲檔案資源的計算機、硬盤、網盤等不能發生損壞，否則所有電子檔案都可能遭到破壞。同時，電子檔案的編號也更為精細，它與傳統的檔案編號方式不盡相同，帶有更多的電子信息化特征。

2、檔案管理的電子標準化與檔案內容的可操作化

在原先的紙質檔案管理時期，檔案管理雖然有著國家統一的管理標準，但是具體到實際工作中，不同的機關單位有著不同的細節管理標準。同時，機關單位常見的檔案交流使用，也可能會因為上下級或者同級單位之間的標準不統一而產生不必要的麻煩。在網絡環境下，由于檔案交流使用更為頻繁，加上檔案管理的系統、軟件等大同小異，軟件之間的兼容性也有所增強，這就帶來了檔案管理更為電子標準化，在相對統一的標準下進行檔案管理，無疑能夠顯著提升檔案管理的效率。

另外，檔案內容的可操作化也得到顯著增強。原先的紙質檔案如果出現差錯或者內容不一致，需要檔案管理者或者檔案所有者進行重新編寫檔案。但是在網絡環境下，檔案管理者不僅可以及時對檔案內容進行修改，更可以遠程對檔案進行編寫、存儲、修改等操作。另外，原先的檔案查詢較為復雜，需要根據對應編號、類型等進行搜索，但是在網絡環境下，除了根據編號、類型等，還可以根據關鍵字直接搜索，工作效率大大增強。

2 網絡環境下機關檔案管理的新問題

新的環境產生新的特點，卻也產生了新的問題，需要機關檔案管理的工作人員和檔案管理的研究者多加思考。

1、檔案管理的工作人員在網絡環境下業務不熟練

從各機關單位的實際情況來看，檔案管理屬于相對邊緣的工作內容，許多機關單位在安排檔案管理工作人員時，容易出現只重視重點業務部門，將水平較高、能力較強的人員配備至這些部門，而將其他人員安排在檔案管理部門的情況。如果是安排年輕人去進行管理，可能對網絡熟悉些，但是?Φ蛋腹芾硪滴窬?驗不足；如果安排年長者去進行管理，雖然檔案管理有經驗，但可能對于網絡操作不了解、不熟悉。無論是哪種情況，都會造成對于網絡環境下的檔案管理業務不熟練。尤其是在檔案管理上需要使用一些較為專業的軟件時，業務不熟練更會造成檔案管理的混亂、出錯等，影響管理效果。

2、網絡環境下的檔案管理安全保障不足

許多檔案管理人員對于紙質檔案的安全管理上有一定經驗，但是對于網絡環境下的檔案管理安全認識不足，執行不到位。比如網絡檔案資源不及時備份，電腦操作不注意安全防范等。除此之外，還有最重要的檔案權限管理不明。網絡環境下電子檔案的強操作性帶來了操作的便利，卻也為誤操作、惡意操作提供了可乘之機。如果不做好權限管理，就有可能在進行操作過程中出現非本人或者管理者的越權操作，對檔案的準確性和安全性有較大的影響。

3 網絡環境下機關檔案管理的新提升

網絡化是機關檔案管理發展的必然趨勢。當前，已經有許多機關在檔案管理上邁向了網絡化，也很好的開展了一些工作。但是依然要針對不足之處努力提升，以更好的適應時展。

1、提升機關檔案管理人員的業務能力

工作的核心在于人，工作提升的關鍵在于人才。檔案管理工作要想在網絡環境下取得新提升，首先應該在人上下功夫。第一，機關單位要提升對于檔案管理的認識。要把檔案管理作為機關重要工作來看待，應該配備相應的專業人才，最好是檔案管理專業的相關人才。即便一時可能配備不齊，也必須配備素質較高、能學肯干的人才。第二，檔案管理人員要保證自己的心態。有的人員認為檔案管理工作是個清閑任務，或者認為是邊緣任務，對檔案管理工作不上心、不負責，這都是不可取的。第三，要加強對于檔案管理人員的培訓與提高。檔案管理人員要通過學習和實踐積極提升電子信息化能力和網絡運用能力，機關單位也要積極創造機會，讓檔案管理人員能夠學到最新的檔案管理專業技能和網絡專業技能。可以在本單位進行搞“傳幫帶”或者遠程授課的學習，也可以讓管理人員“走出去”，去學習好的經驗和做法。只有檔案管理人員的水平提高了，網絡環境下的機關檔案管理才能提升。

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中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.043

1 政協機關檔案管理工作的意義與內容

1.1 政協機關檔案管理工作的意義

政協機關的檔案是政協部門在日常的工作中直接形成的且具有較高保存價值的一種記錄，這種記錄包含了書面、音像、實物等多種形式，其不僅是政協機關工作的一種體現和載體，更是未來工作的依據所，是政協機關內重要的組成部分，對提高政協機關工作的質量和效率有著重要的意義。同時，在政協機關的檔案中，還包含了政協部門在反映人民政協問題、參政議政和民主監督等方面的重要貢獻，因此，無論是從發展的角度、社會的角度還是從歷史的角度來看，政協機關檔案管理工作都有著非常重要的意義。

1.2 政協機關檔案管理工作的內容

根據載體的不同，政協機關的檔案可以分為技術檔案、會計檔案、文書檔案、電子檔案、專業檔案、聲像檔案等多種內容。

（1）文書檔案。文書檔案是政協機關檔案中最多的種類，文書檔案是由各種文件材料所形成的，分為了書面材料和電子材料，主要包括日常的會議內容、會議材料、會議記錄、各個機構工作的文檔、證明等；機關制定的工作條例、工作制度等；提案的內容及答復情況、砸專題的調研、匯報、工作總結；機關的人事資料；匯報資料；文件資料等等多種內容。

（2）聲像檔案。主要包括歷任及現任領導在任職時的照片、會議錄音、錄像；上級領導視察的錄像、講話錄音；專題調研時的錄像；重大事件的照片、錄像等等以及其他具有保存價值的聲像檔案。

（3）基建檔案。各種工程準備的階段文件、監督文件、施工文件、兗州文件等。

（4）實物檔案。各種禮品、榮譽品等實物。

（5）電子檔案。文字檔案所生成的數字化全文，檔案管理軟件；照片檔案等等電子文件。

2 當前政協機關檔案管理工作的特點

2.1 檔案數據更多更廣

隨著科技時代的來臨，信息的傳遞方式發生了根本的變化，同時，隨著政協機關工作職能的增加，使得政協機關的檔案數據數量越來越多，并且內容越來越廣。

在數量上，隨著大數據時代的來臨，政協機關檔案的數量快速增長，結合全國范圍的數據來看，2015年，根據不完全統計，全國政協機關內的檔案數量已經超過了5億卷，預測顯示，到2020年，全國政協機關內的檔案數量將會超過7億，如此龐大的數量就直接的增添了政協機關檔案管理工作的難度。

在內容上，上文中提到，政協機關的檔案主要包括了文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案和電子檔案等，在傳統，文書檔案是最多的檔案種類，但是隨著時代的發展，電子檔案的數量不斷增多，電子檔案憑借其特殊的功能，就使得政協機關的檔案內容不更加豐富，并且呈現出載體各異、特征多樣、結構差異較大的檔案類別，這些檔案共同的組成了政協機關內龐大的檔案群體。

2.2 檔案的保管技術更加嚴格

在政協機關的檔案管理中，安全是一項非常重要的內容，因為這關系到了國家和人民群眾的切身利益，在當前社會局勢變化飛快的背景下，政協機關的檔案保管技術更加嚴格。

在從保管條件上看，傳統紙質檔案較多的政協檔案的管理工作較為簡單，檔案室內做到“八防”就可以保證檔案的安全，但是在信息時代下，信息技術帶來巨大資源的同時，也為政協機關的檔案管理工作帶來了諸多的影響。例如，很多檔案保存的載體都有著特殊的保存方式限制，這就需要嚴格的保管技術來分門別類的保管不同的檔案，如：光盤檔案要防止磨損、音像檔案要防止磁場等等。

同時，還需要保證信息的安全。防止檔案的丟失或隱私泄露，例如，檔案保存在電腦中，由于電腦系統的崩潰、電腦硬盤損壞等都有可能導致檔案信息的丟失；不法分子利用黑客技術盜取檔案，企圖損害國家和人民的利益等，這些也都迫切的要求檔案的保管技術要更加的嚴格。

2.3 對檔案管理的人員要求更加專業

結合政協機關檔案管理工作的意義和特征，現代政協機關的檔案管理工作對檔案管理人員的要求更加專業，這里不僅僅需要政協機關的檔案管理人員具有堅定的政治素質和良好的工作作風，還需要具備一定的統計能力、整理能力、組織能力、寫作能力、協調能力等。要精通檔案管理的各項工作重點及要點，掌握檔案管理的相關工作能力。同時，結合現代化的特點，檔案管理工作人員還需要具有必要的計算機操作能力、大數據查閱及整理能力等等。

3 政協機關檔案管理工作的要點

3.1 科學整合檔案數據資源

上文中提到，在現代的背景下，政協機關的檔案具有數量多、內容廣的特征，因此，需要結合這一特點，科學的整合檔案數據資源。

3.1.1 政協機關的檔案部門要創新資源的采集方式

目前已經處在了大數據的時代，無論是現實社會中還是網絡上的檔案資源都非常的豐富，但是其中形色各異，因此，政協機關在進行檔案管理的工作中，首先要創新資源的采集方式，剔除垃圾信息，改變傳統被動收集檔案資源的方式，對具有保存價值的資源要“主動出擊”，制定檔案管理的計劃，結合具體的計劃分步驟的對檔案進行管理，進而增強政協機關檔案管理工作的有序性。

3.1.2 科學的整合檔案資源

具體來看，政協機關檔案的內容更多，這就需要政協機關的檔案管理部門可以結合具體的情況來進行資源的整合。我認為：首先，可以通過正常的渠道來對檔案進行定期的整理；其次，可以與政協機關內的所有部門取得聯系，發揮所有人的作用，在部門日常的會議中注意檔案的收集，最終統一建檔管理；最后，政協機關的檔案管理人員日常要注意與各個職能部門及時溝通，及時的了解檔案信息，最大程度上的保證檔案管理工作的完整性。

3.2 創新檔案的保管技術

檔案的安全性是檔案管理工作的要點，結合政協機關當前管理工作的特征，筆者認為，在政協機關的檔案管理工作中，要創新當前的檔案管理技術。

首先是物理技術。物理技術是檔案安全的基礎性保證。政協機關的檔案管理人員要定期學習檔案保管的注意事項，將檔案遠離易燃、易爆的地點。同時，需要建立起科學的檔案管理處，管理處內設有監控、滅火裝置、自動報警裝置、溫濕度自動控制裝置等，最大程度上的保證政協機關檔案的安全。

其次，技術防御。政協機關在進行檔案管理的過程中，要做好檔案信息安全的防護工作，從源頭上把關，檢查每個儲存程序、計算機設備的安全性，聘請專業人員制作防火墻，設定安全等級，加快數字化檔案的工作，確保檔案的安全。

3.3 提高管理人員素質

第一，培養政治素養。讓政協機關檔案的管理人員能夠充分的意識到政協機關檔案管理工作的重要性，培養其堅定的政治信仰和良好的職業素養。

第二，培訓管理技術。定期對政協機關的檔案管理人員進行培訓，培訓的內容主要包括：管理方法、管理技術等，強化政協機關檔案管理人員的管理能力。

第三，訓練現代化操作能力。針對實際的情況，對政協機關檔案管理的人員進行現代化操作能力的訓練，例如計算機操作能力、信息收集能力、數據庫整理能力、云技術能力等。

4 總結

綜上所述，筆者首先對政協機關檔案管理工作的意義和檔案內容進行了歸納，其次總結了當前政協機關檔案管理工作的特點，最后結合特點分析了政協機關檔案管理工作的要點，總而言之，政協機關的檔案管理工作不僅關系到了政協機關的有序運行，更關系到了國家和人民的切身利益，所以要仔細的把握其重點和要點，確保政協機關的檔案管理工作更加規范、有序。

參考文獻

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機關檔案管理，就是利用有效的手段對機關部門的各項文字、 圖表、 聲像等資料進行妥善的管理。科學的機關檔案管理能夠促進機關管理工作的進行，提高機關管理的效率和質量。但是當前我國的機關檔案管理工作中還存在眾多的問題， 管理意識薄弱、 管理方法落后等缺點都阻礙了機關檔案管理水平的提高，

因此，機關部門必須優化檔案管理的方法，提高檔案管理水平。下面筆者就簡單探討該如何提高機關檔案管理工作的水平。

一、要加大培訓力度，提高檔案從業人員的整體素質

人的因素是決定機關檔案工作發展的關鍵因素 開展檔案規范化管理活動，關鍵在人，首先要有一支能打仗 愿打仗 打得贏的人才隊伍作保障 其次要發現和培養典型，總結經驗，及時推廣 并且還要在激發干勁上下工夫，用正確的導向引導人心，讓肯干事 能干事 干成事的人得到褒獎和重用，從而引導檔案工作者把心思用到工作上，形成推動事業發展的強大合力 我們采取了一系列包括學歷培訓，外出培訓，短期培訓，操作培訓等措施加強人才培養 通過一系列的業務培訓，檔案干部隊伍的整體素質明顯提高，逐步形成了一支能夠適應檔案規范化管理需要的人才隊伍，為檔案規范化管理的深入開展和整體水平的提高提供了堅實的人力資源。

二、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調 除濕機 檔案密集架和電腦 引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統 檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利 職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備 及時歸檔 此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整 內容真實可靠。

三、提高檔案管理利用率

在傳統的檔案管理體系中，檔案管理始終存在著一個不容忽視的問題，那就是檔案管理的利用率低。總結過去的經驗，我們可以得知，檔案信息在發展中有著不容忽視的作用，要充分重視并且高效利用這種信息是必不可少的。尤其是在現在的信息時代，信息資源是最有用和珍貴的，我們必須提高檔案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查詢的檔案體系，要強化和突出服務理念，檔案部門更應該積極主動地做好管理工作，使之易于查閱和使用。其次加強網絡功能的應用，是的可以在公司網絡平臺上直接查詢檔案信息并加以利用。這樣就可以提高服務和利用效率，間接提高利用率。對檔案信息的高效利用才能真正體現出檔案管理的重要性，事項檔案信息的價值。信息時代日新月異，我相信，在短時間內快速提高檔案的利用率并不困難。五、樹立動態的管理觀念所謂動態的管理觀念指的就是擺脫傳統的一成不變的管理方法，要隨機應變，一方面是不僅僅要保存舊的檔案，更要對舊的檔案進行源源不斷的補充和解釋，這些內容可以以一年為一個階段來補充說明，這樣會是的檔案內容逐漸完善，形成多方面多角度的檔案信息。而另一方面是在公司人員流動頻繁的情況下，檔案的更新必須要高頻率的，形成及時準確的檔案信息，所以檔案管理部門必須要安排好人員來做好接收信息，篩選信息，拼湊信息和管理信息的工作。傳統檔案管理體制一直都在進行著改革和創新，但是效果卻并不太令人滿意，而且在信息飛速發展的今天，傳統的改革方法已經跟不上時代的腳步。所以新的改革和創新成為了不可或缺的角色。努力實現檔案管理的現代化，提高檔案管理的科學化水平，是信息時代提出的要求。國家提出了機關檔案信息化建設的任務，不僅要求充分利用計算機技術和網絡技術，還要進一步提高檔案管理現代化水平。檔案管理工作是一項政治性、專業性、和技能性很強的工作，尤其是要提高對檔案管理工作人員的培訓，要嚴把關，勤查工作，做好每一項檢查。檔案信息對于個體和組織而言都是十分重要的資源，對于各項工作的發展都有著重要的意義。

四、優化機關檔案管理的管理方法

由于對機關檔案管理工作的不重視，導致機關部門也不注重對檔案管理方法的優化，大都還在延續傳統的管理方法， 使機關檔案管理工作的準確性、 完整性、 真實性都受到影響， 導致機關檔案管理工作水平的降低。因此，為了提高機關檔案管理工作的水平，必須優化機關檔案管理方法， 使其更加科學、 規范，保證機關檔案管理的準確、 真實、 完整。例如， 1.管理人員可以將機關檔案分別進行紙質、電子版、聲像等多種形式的存檔， 確保在某一形式的檔案資料丟失時，有其他資料做備份，保證機關檔案管理的完整性； 2.對機關檔案資料進行相關性的收集、 整理、 存檔， 保證某一系列的機關檔案資料具有連續性，使機關檔案管理工作更加細致、 科學、 規范， 更有利于機關檔案管理工作效率的提高； 3.利用現代計算機技術進行檔案管理，建立統計系統、 檔案檢索系統、 借閱系統等多種系統，對機關檔案資料進行一目了然的了解， 不易導致機關檔案資料的丟失， 而且能夠有效延長檔案資料的存檔時間，對機關部門系統了解檔案資料有著積極的作用。

篇（10）

關鍵詞 機關；文書檔案；管理

一直以來，文書檔案都是國家檔案的核心組成，它記載了各個單位的發展歷程，是對基本建設、問題處理以及領導決策等方面的客觀反映。作為機關的基礎性工作，文書檔案管理是一切管理工作開展的基礎。

一、機關文書檔案管理存在的問題

（一）難以判斷電子檔案的原始性。傳統的紙質檔案可以通過載體、形式以及內容來表現，也可以通過紙張、字跡、印跡、字體等方面對其原始性加以判斷。但是電子形式的出現將原本的實態轉變為虛態，已經缺少了“紙質原始狀態”，由于其生成、傳輸、接受的狀態完全一致，因此也很難對其原始性加以辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時、不健全。隨著社會的發展，業務性較強的機關部門，由于形成的業務檔案量大，且日常收集、整理、數字化處理、查借閱工作量大，業務檔案在機關行政管理過程中的現實性作用突出，都實行辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即機關綜合辦公室負責公文收發流轉的工作人員與機關專職檔案管理人員相分離，檔案人員安排在機關信息中心專門負責機關的檔案管理。專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，各個業務科室又各自為陣，使得在收集與整理檔案材料時難以做到真正地周全考慮。出現檔案管理“輕文書、重業務”的情況，每年一次向檔案部門移送文書時才發現個別公文不知去向，造成“缺米下鍋”，管理被動。

（三）辦文人員檔案管理意識不強。雖然機關部門針對檔案管理工作也出臺了多項制度，但是在實際的操作中，卻無法將制度作用完美地發揮出來。究其原因：第一，文書部門辦文人員未經過專業的檔案業務培訓，由于綜合辦公室負責公文收發流轉的工作人員本身對檔案法律法規以及檔案知識的缺乏，在公文流轉過程中不能及時收回需要存檔案的文件材料。第二，機關各科室的檔案聯絡員發揮作用不明顯，一般工作人員更是缺乏檔案意識，個別員工為了方便，長期借用具有參考價值的部分文件，這樣很容易造成部分檔案的缺失。這不僅對檔案的完整性產生影響，同時也會影響檔案的挖掘與利用，影響到日常服務工作的順利開展。第三，一些領導干部對于公文存檔要求的重要性認識不夠，在文件行文簽發、修改時隨意用鉛筆、圓珠筆等現象還是存在，造成一些重要內容出現行文不規范、資料殘缺的現象，最終影響檔案的保存壽命。

二、機關文書檔案管理的有效途徑

（一）機關應定時開展檔案教育培訓，提高文書處理人員的檔案管理素質。想要實現機關文書檔案科學化管理，負責公文流轉的文書處理人員的素質能力必須做到與時俱進。第一，擁有現代化的專業管理技能。注重業務素質的同時，也要懂得計算機知識的合理運用。第二，保持良好的政治素質。機關文書檔案工作擁有極強的政治性，所以檔案管理人員應該擁有明確的政治方向、高度的責任感以及鮮明的政治立場，能夠懂得樂于奉獻、勤奮敬業的精神。第三，保持良好的職業道德與責任意識。作為檔案管理人員，需要認識到機關文書檔案是一項嚴肅而又光榮的任務，需要嚴謹的作用、一絲不茍的態度才能將其完善，文件進柜不是目的，要懂得端正服務態度、增強服務意識，最終達到提升服務質量，利用服務作出貢獻的目的。

（二）加強檔案法律法規的宣傳貫徹，健全機關檔案管理制度。加強對《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案法律法規和機關文書檔案工作現實意義的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯絡，在業務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）健全機關檔案工作組織網絡。健全機關文書檔案工作組織網絡，就應該不斷地創新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網絡，并在“網絡”內部做到層層落實，切實執行，就能夠提升管理質量。健全“網絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現信息化文書檔案管理。

參考文獻：