企業檔案規范化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇企業檔案規范化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 做好檔案資料管理工作的意義

在當前經濟發展及社會進步的新形勢下，檔案作為國家、社會、企事業單位及人具健康、快速發展的必要依據，對其管理規范化管量，可以有效的確保企事業單位工作效率和工作質量的提升，有利于更好的維護歷史和個人的真實面貌。企業檔案管理規范化的實現，可以有效的推動企業的健康發展，有利于企業總體業線的提升，檔案可以為企業的快速發展提供信息支持，是企業在市場競爭中提升其核心競爭力的關鍵所在。同時通過檔案信息資料的規范化管理，企業領導者可以更好的對企業的發展實際情況及運營狀況進行有效的掌握，從而制定出科學的經營策略，確保企業更快、更好的發展，使企業取得良好的經營成果，為其可持續發展奠定良好的基礎。

2 規范企業檔案資料信息管理的措施

2.1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性

在檔案資料信息管理工作中，需要樹立起良好的服務觀念和市場觀念，從而進一步加強對檔案的開發利用工作。首先，需要樹立起主動服務的意識，特別是檔案管理部門的工作人員更在檔案工作中具有主動服務的觀念和自覺服務的行動；其次，在具有開放的觀念，檔案管理人員需要從傳統的封閉式檔案管理工作中走出來，使檔案更好的融入社會的發展中來，對社會發展中對檔案的需求有一個明確的了解，從而加快檔案信息的開發；再次，檔案工作者要具有良好的競爭觀念，具有較強的憂患意識，從而加快對檔案信息資源的開發；最后，在當前市場經濟環境下，檔案工作者需要樹立市場觀念，時刻以市場需求為導向，使檔案管理工作能夠更好的與市場的發展要求相適應，主動提供檔案信息資源的服務，從而加快推動檔案資源的利用。

2.2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源

通過多渠道和多層次來對檔案資料進行收集，特別為了更好的豐富館藏和提高館藏的質量，則需要加強對科技、經濟和具有地方特色等資料的征集和收集工作。在檔案信息開發工作中，需要進一步對其開發規模進行擾展，對各級檔案館的館藏檔案信息要系統的加以開發和利用，對經濟活動過程中的檔案資料要進行深入研究，并形成一定的研究成果，為各行業的發展提供必要的參考。在檔案信息資源開發過程中，還需要針對當前社會的熱點問題，對館藏信息和現實信息進行匯編整理，從而使檔案信息資源在地區經濟發展過程中更好的發揮其重要作用。

2.3 擴大科技檔案的利用范圍

需要加強對科學檔案的利用，將科技檔案的開放范圍進一步擴大，加快對科技檔案信息的交流和成果推廣工作，通過建立科技檔案信息中心，積極推動科技成果的轉讓工作，使科技檔案成果能夠加快轉化為現實生產力，為社會經濟的發展提供良好的服務。

2.3.1 加強建設網絡環境，實現檔案服務手段的創新

加強建設檔案信息的網絡環境，網絡化檔案信息，促進資源的共享。建立專門的網站管理檔案，開展網上查詢等服務。對上網信息和數據進行組織整理，通過網絡可以查詢檔案信息。把網站作為基礎，加強檔案信息的數據庫建設，實現其數字化和數據庫化。

2.3.2 橫向聯合，共享信息資源

現今是一個信息資源高速發展的時期，人類的各種知識和信息都在飛速的進行增長，單獨的文獻部門無法收集、整合、利用、保存所有的知識和信息。因此，包括檔案管理部門在內，需要建立一個完善的信息整合系統，把目錄聯合在一起形成網絡，使資源可以進行共享，既可以為更多的信息利用者提供信息，還可以使獲得的信息更廣泛，從而滿足各個社會階層的需求。

2.4 提高業務素質，更好的編研檔案

要想更加規范化的管理檔案，那么工作人員首先需要做的就是提高自身的業務素質。通過業務培訓、參觀學習等方式逐漸的提高業務知識和基本理論知識。另外，現今形勢下的一個新任務就是讓檔案管理人員掌握一門外語。越來越多的部門都加快、加大了對外開放的力度，因此不可避免的在一些檔案管理部門中出現了外事檔案，但是若檔案管理人員不會這門外語，相應的就無法認識管理對象，阻礙了工作的正常開展。

檔案管理人員還應該努力學習相關的計算機知識，學會通過計算機對檔案進行管理。隨著辦公環境的現代化，檔案管理部門中有了更多的現代化辦公設備，并且逐步替代了傳統的工具，若工作人員不會使用這些工具就無法進行正常的工作。因此學習使用現代化的設備就變的至關重要。檔案就業數量多、內容廣、利用率高等特點，因此傳統的手工管理無法適應現今的發展形勢，需要通過現今的科技手段和計算機技術，系統的管理檔案，自動化的實現檔案信息的輸入、利用、檢索等，從而使服務質量和工作效率得到提高。

2.5 文案一體化，做好文書工作

篇（2）

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號：

一、前言

聲像檔案是一項新型檔案種類，它在企業參與市場競爭、施工生產、科技開發、涉外經營和黨的建設、思想政治工作等方面的重要作用已經逐漸顯露，人們對聲像檔案先進性和優越性的認識正在不斷深化。但是，由于對聲像檔案先進性和優越性的宣傳和教育不及時、不到位，一部分人員對聲像檔案的認識還很模糊。因此，要加強對聲像檔案先進性和優越性的宣傳教育，全面提升各級管理者對聲像檔案的認識。，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案管理工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。聲像檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：

1、聲像檔案歸檔不及時

完整的聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。一方面，企業會產生大量珍貴的照片、錄音、錄像等，由于未作及時歸檔，使它們失去了應有的保存價值和利用價值；另一方面，由于沒有統一的歸檔要求和控制措施，致使在企業重大活動中形成的不少有價值的聲像檔案，雖然被各類報刊刊登、電視臺播放，或印成畫冊等，但在企業檔案室（館）卻找不齊、找不到這些原始檔案。

2、檔案意識不強

由于對企業聲像檔案缺乏了解，對其重要性認識不足，相當一部分企業聲像檔案分散保管或個人保存，一些部門或者個人手中保存的聲像檔案，只為自己使用方便而不愿意移交到企業檔案管理部門。一些企業的檔案管理人員還是停留在平面檔案管理的認知上，沒有聲像檔案的意識，不理解聲像檔案的真正含義，不明白聲像檔案的涵蓋內容，造成檔案管理范圍的缺失。聲像檔案管理工作意識的淡薄和工作制度的空缺，一些企業雖然配備相應的硬件設備，但由于聲像檔案的記錄工作處于松散狀態，無相對固定的專兼職人員，工作無計劃、無要求。“實用思想”嚴重、用一時做一時，“領導意識”濃厚，推一下動一下，造成企業發展歷程的聲像記錄工作過于盲目，失去大量原始素材的記錄時機，造成原始素材缺失。

3、企業檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環境和條件有很高的要求。由于企業聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設備因素等影響，使得聲像檔案保管環境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。

4、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重眾所周知，各單位組織重大活動，召開重要會議，都要安排專人錄音攝像，形成了許多有價值的聲像檔案，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因，主要是從活動籌備到結束，都沒有制定相應的歸檔要求和控制措施，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或下落不明，造成聲像檔案的流失。

5、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡

從了解的情況來看，大中型企業聲像檔案管理設備齊全、管理規范的單位占極少數；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案無集中統一管理的單位占絕大多數。歸檔不科學，利用價值缺失當前，企業聲像檔案資料系統、科學的管理理論還不完善，標準還不統一。從事檔案管理的人員缺乏聲像管理工作所需的專業知識，還是停留在平面檔案管理認識上，造成聲像檔案的管理缺乏系統性、科學性。平時有檔案，用時難查詢，造成利用價值缺失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策

1、制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很有必要。各單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室均統一管理，杜絕歸為己有，防止分散流失。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要作出明確規定，屬于永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交。同時，要制定有效的配套措施，狠抓落實，確保有關制度落到實處。

2、提高檔案意識

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至企業全體人員的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證加大聲像檔案重要性的宣傳力度，力爭使無論從企事業單位的負責人到聲像檔案的采集保管人員都能提高自己的收集和保護聲像檔案意識。意識決定行動，有了保護聲像檔案的意識，聲像檔案的相關工作就會開展的相對順利。

3、加強企業聲像檔案基礎知識培訓，不斷提高工作人員的業務素質

由于在實際工作中，企業聲像檔案形成人員和管理人員中兼職人員為數較多，而在這部分人員中多數文化程度不高，專業性不強，基本上屬于自學自悟，所掌握的業務技能非常有限，專業知識及聲像檔案形成技能普遍較底，經過檔案業務培訓的人員數量更少。要想使企業聲像檔案工作有所發展，關鍵還是在于人才的培養。因此，企業必須重視聲像檔案人才的培養和培訓。一要結合企業聲像檔案工作實際，選派優秀人員到專業部門系統學習相關知識，學習與聲像檔案有關 的內容，使其學有所用，用有所為，有更強的針對性。二要學習掌握新知識、新技術，努力學好攝影技術、攝像技術、計算機技術等，發揮新技術、新知識在企業聲像檔案管理中的作用。三要鼓勵企業聲像檔案形成和管理人員在職學習，提高學歷層次，逐步打造一支高素質的企業聲像檔案管理隊伍 。

4、明確管理責任

指定專人對聲像檔案進行管理，只有做到了專人專管 ，才能保證檔案管理工作的持續性和完整性。因為聲像檔案具有較強時效性，歸檔也具有一定特殊性。所以將照片和底片同時歸檔，并輔以文字說明。如不及時歸檔，一段時間后攝影人員很難回憶起照片和底片所反映內容的全部要素，從而導致珍貴的影像資料失去了其應有的價值。對一些老照片的保管，更要本著認真負責的態度進行翻拍保存，按照數據化的形式進行保存。總之，以認真負責的態度去管理聲像檔案是一個行之有效的方式。

5、結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

三、結論

聲像檔案管理是一項系統工程,營造好的客觀環境是做好聲像檔案工作的基礎，檔案工作者的主觀努力則是提高聲像檔案管理水平的關鍵。只要上下齊心，共同努力，就能夠開拓聲像檔案管理工作的新局面，為企業改革、發展與穩定做出貢獻。通過各種形式的宣傳教育，使人們從理論上全面理解聲像檔案工作的特點和在實際工作中所發揮的不可替代的作用，造成領導者樂于支持，形成者樂于合作，利用者樂于使用的良好局面，使聲像檔案更好地為企業建設服務。

【參考文獻】

篇（3）

所謂房地產企業，是指從事房地產開發、經營、管理和服務活動，并以營利為目的進行自主經營、獨立核算的經濟組織。房地產相對于傳統的機械、電子等行業起步較晚，屬于改革開放后的新興產業，對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少，而且由于房地產行業發展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發展要求。然而，檔案工作是房地產企業運行和生產的參考和依據，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。因此，房地產企業檔案的規范化管理尤為重要。

一、房地產企業檔案

1.房地產企業檔案的范圍

房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。

2.房地產企業檔案的特殊性

首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。

其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。

二、房地產企業檔案規范化管理的必然性

加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。

加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。

三、房地產企業檔案的規范化管理

1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。

2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節

流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質

加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。

篇（4）

一、企業檔案管理工作規范化的意義

檔案資料載錄這企業發展的各個印記和發展歷程，是企業發展歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。何以衡量一家企業管理現代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內容不僅僅包含了記錄企業上下，生產，后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；工作人員基本信息和人員流動清單的人事檔案，相關產品研究資料的研發檔案等等。基于上述可知，每一類目的檔案都有其收錄與管轄范圍，中心內容也各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀提高檔案管理的整體水平。

二、提高檔案管理工作規范化的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業檔案為例，檔案管理包含了企業內部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業未來發展起著重要的作用，是企業從事各項管理工作的基礎如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業的經營狀況，可明確企業未來發展方向；再如企業人事檔案，是企業用人 留人提升人的依據；企業的財務信息可以為企業下一年度的發展作財務預算提供依據。思想決定行動，要提高檔案管理科學化水平，必須從檔案管理負責人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，通過不斷的學習，提高檔案管理科學化對檔案工作的重要性的認識 檔案管理工作者要從新的思維重視審視當前檔案管理工作理念，采用科學發展觀，以此為指導改進檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務性的工作，要切實作好檔案管理服務的主動性與預見性，加強檔案管理人員對當前社會發展 經濟形式的認識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務，結合自身特點，完善崗位工作職責，以部室主任為領導，各部門采取專人專管的形式，責任到人，確保檔案管理工作切實落實到位

三、提高檔案管理科學化水平的路徑探討

1、重視檔案管理的規范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐的時候，想要真正地確保檔案工作標準化的實現，必須根據需要制定一系列的實施標準，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達到最佳這是檔案管理現代化實現的一個重要手段和前提，若是在進行檔案管理的時候僅僅有技術方面的保證，專業化以及標準化的程度不夠，那么檔案管理的質量以及速度便很難真正的提高，所以在進行檔案管理現代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規范化的建設，這樣才能給檔案管理現代化奠定一個好的基礎

2、提高檔案管理人員的素質與能力

人是檔案管理工作的主要實施者與參與者，人員素質的高低與檔案管理工作的科學化水平有著密切的關系，因此，現階段，要想提高檔案管理工作的科學化水平，必須做好人員水平的提升 一方面，可吸引專業的檔案管理工作者加入，加強人才隊伍建設，使人才結構更為合理另一方面，通過對現有人才進行培訓 外派學習在職學習及對外交流等方式，全面提升人才的專業知識水平及技能水平培訓內容不僅涉及檔案管理相關業務知識，還應開展包括相關法律法規行業標準當前經濟形式在內的其他知識，以豐富并全面提高檔案管理人員知識面與技術水平 加強人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規范操作，保持嚴謹有序的工作態度，及時歸檔，確保資料全面且完整

3、加強基礎建設，提高管理水平

提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室 檔案網站信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容，采用現代檔案網絡化管理手段，使其更具科學化水平加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息 資料統一管理，建立 健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查 做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，保障檔案管理.

4、強化管理意識，加大對檔案管理現代化的投入

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關鍵詞 供電企業 檔案管理 規范化

一、引言

供電企業檔案管理工作在供電企業經濟發展中占據著重要的位置，并影響著企業經濟效益的提高。供電企業檔案是對供電企業內部的管理、科研、生產、經營、銷售等業務部門工作的發展情況的真實記錄，并且供電企業在維護經濟利益和合法權益時，供電企業檔案為其提供證據。在信息化快速發展的帶動之下，供電企業的檔案管理信息化也加緊了步伐，但是在供電企業檔案管理規范化中仍然存在著諸多問題，本文就供電企業檔案管理規范化問題上提出相關的建議，同時推進供電企業的檔案管理信息化的發展，從而提高供電企業的經濟效益。

二、供電企業檔案管理體制和標準的發展狀況

（一）供電企業檔案管理體制

在供電企業檔案管理體制劃分中，主要是根據我國的行政區域進行劃分的，從省級到縣級三層組織機構。在省級和地市級這一層檔案管理體制中，供電企業有專門收集、整理、管理、保管檔案的檔案室，并通過對供電企業員工的人事檔案、供電企業的客戶的檔案的收集、整理、保管，并為供電企業的各個業務部門提供檔案的利用，這一系列的檔案工作基本實現了檔案管理利用的一體化。在縣級這一層的檔案管理體制中，供電企業沒有設立專門管理檔案的檔案室，辦公室的人員兼管檔案管理工作。在三層管理體制中，供電企業的檔案管理體制是對檔案實行統一管理，分級負責，并且對檔案工作有高度的重視，積極的推廣和支持。供電企業檔案管理者根據企業的發展規劃，并結合檔案管理工作，定期進行檔案工作評估，建立比較完善的檔案管理網絡體系。另外，供電企業的檔案管理人員利用前端控制原則，在做好基礎的檔案收集、整理、管理等基礎工作后，編制工程資料、文件的收集標準，對其他業務部門的資料文件進行指導、督促、協助，促進企業業務部門的檔案歸檔的效率，以及歸檔的文件準確、完整，從而形成良好的檔案管理體制。

（二）供電企業檔案管理制度標準

隨著國家城鄉電網建設和改造的不斷發展，供電企業的檔案數量、種類的不斷增多，因此國家的各個地方供電企業形成了規模不等的檔案管理部門。并且隨著國家的檔案法、保密法等檔案法制法規的建設和完善，供電企業的管理者、員工的檔案法制觀念的不斷深入，并嚴格學習和宣傳。檔案管理工作的不斷深入和完善，國家檔案局等各個行政機構頒布了一些的管理辦法和要求，如《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《會計檔案管理辦法》《文書檔案案卷格式》等。國家行政部門會定期檢查、指導供電企業的檔案管理工作，促進供電企業檔案管理工作的不斷完善。另外，隨著信息技術的不斷的發展，國家各項科學技術的進步，供電企業的檔案管理要兼顧時代的發展和自身企業檔案的發展狀況，制定出相適合供電企業發展的制度和標準。

三、供電企業檔案管理工作現狀分析

（一）供電企業檔案規章制度的執行力度差

隨著供電企業的檔案管理規章制度的不斷建立，供電企業檔案工作得到了一定的發展，但是在檔案管理規章制度的執行力還是比較差，主要負責檔案管理人員不足。檔案管理人員不足導致供電企業檔案執行力度差。其中，“三納入”“四參加”制度都是檔案管理工作中有利于提高檔案收集、整理的制度，但是在執行和落實的過程中，只是存在于形式，從而使檔案文件的收集不全，檔案管理工作效率低下。檔案管理規章制度的執行力度低的原因主要是供電企業的管理等業務部門的人員的檔案歸檔意識低下，并將供電企業的檔案作為自己的文件資料，從而使得供電企業檔案的完整程度低。

（二）供電企業檔案專門管理程度不高

供電企業檔案管理工作具有專業性、連續性等特點，這些檔案管理工作的特點要求管理人員工作的穩定性。但是在供電企業中，檔案管理工作人員只有較少部分人員為專門的檔案管理人員，大部分檔案管理人員為兼職或是身兼數職，對檔案管理工作不專門管理，并且檔案管理知識的了解較少，從而使得檔案管理工作的不穩定性，檔案材料收集的不完整性，從而出現斷層的現象。

（三）供電企業檔案管理人員的專業實踐能力培訓欠缺

供電企業的檔案管理人員的專業知識欠缺，工作實踐能力比較差，并且對檔案業務知識了解甚少。在企業檔案管理培訓中，企業比較注重檔案的理論知識的學習，而忽視檔案業務實踐的能力。因此，在企業檔案管理過程中，文件材料存在圓珠筆字跡、復印件等問題。

四、供電企業檔案管理規范化建設的建議

（一）加強領導層對企業檔案工作的重視

在供電企業的檔案管理工作中，供電企業領導的重視對供電企業的檔案工作的發展具有重要的意義，決定著供電企業檔案工作發展的方向。因此，應加強供電企業領導層對企業檔案工作的重視。提高檔案工作管理的認識，供電企業的檔案管理工作是反映和記錄供電企業其他業務部門的工作狀態，并作為企業管理工作的基礎。領導層的檔案管理認識的提高，有利于供電企業檔案管理工作的財力、政策等方面的支持，為檔案管理工作的發展創造良好的環境。

（二）加強供電企業檔案管理的法制觀念和檔案意識

促進供電企業的檔案管理的規范化必須增強企業全體員工的檔案意識。領導層的檔案意識的增強為供電企業檔案工作的發展創造良好的發展環境。企業全體員工的檔案意識的提高有利于企業檔案文件材料的收集齊全。另外，還應加強供電企業員工的檔案法律法規的學習，增強員工的檔案法制觀念，從而積極的執行檔案的相關制度和標準，促進檔案文件材料的完整性和安全性。另外，還可以通過對員工進行檔案業務知識的培訓和檔案工作的宣傳，從而提高員工的檔案管理意識，并促進檔案的歸檔效率。

（三）加大對供電企業檔案管理人員的培訓

在供電企業檔案管理工作的發展中，檔案管理人員是檔案事業發展的重要因素，因此，促進供電企業檔案管理規范化的重要一點就是增強檔案管理人員的檔案專業素質和專業知識。具體措施主要有三點，其一，供電企業加強對檔案工作人員的崗位培訓工作，培訓中注重對檔案工作人員的實踐能力的培訓，并積極鼓勵檔案工作人員進行繼續教育，增強檔案工作人員的政治思想覺悟。其二，加強的檔案工作人員的檔案管理實踐機會，增強檔案、計算機等相關知識，成為綜合型人才。其三，組織檔案工作人員進行參觀實踐，拓闊檔案工作人員的眼界。

五、小結

隨著我國電力體制的不斷改革和完善，供電企業不僅需要面對來自電力行業市場化的挑戰，也需要抓住機遇，不斷適應新的環境，來促進供電企業的發展。在檔案管理方面，供電企業的也應該積極采取相應的措施進行改革，從供電企業檔案制度的不斷完善、執行力度不斷增強、加強檔案人員的法制觀念和檔案意識、加強對檔案工作人員的專業素養的培訓等幾個方面，從而促進供電企業檔案管理規范化建設，并為供電企業的經濟發展提供檔案資料的保障。

參考文獻：

篇（6）

推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規范化方面存在的問題

1.1 對檔案管理規范化重視不足

規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。

1.2 對檔案管理制度缺乏規范化

檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。

1.3 對檔案管理模式缺乏規范化

我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。

2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試

2.1 統一檔案格式

統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。

2.2 科學立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運用檔案

檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規范化方面的主要措施

3.1 建立科學的規范體系

企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。

3.2嚴格履行各種制度規范

制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。

3.3 加強做好檔案保密工作

檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。

4.結論

做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。

篇（7）

收集、整理、歸檔工作是檔案管理的起始環節，是提供檔案信息、實現有效利用的前提。所以說，檔案的收集整理歸檔工作意義重大。因此必須建立完善收集整理歸檔機制，形成系統的、豐富完整的檔案資料。一方面，要做好檔案資料的收集、征集工作。為加強電力工業企業檔案標準化、現代化管理，促進企業檔案工作的綜合整體建設，健全和完善企業的信息工作，以更好地服務于企業生產和經營管理的需要，要依據國家檔案局《工業企業檔案分類規則》制定本地區的電力企業檔案分類規則。從行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資等五類進行收集。要根據自身實際，對各個部門、各種門類、各種載體的檔案資料以及輔助材料盡可能地收集齊全。特別是工程檔案是電力企業檔案的重要門類，真實地記錄了工程項目從開始立項建設到竣工交付使用的歷史面貌，反映了工程項目建設成果，是企業生產、維護、擴建、技改等項目不可缺少的重要依據。工程項目檔案的收集、整理、歸檔和移交應該與項目設計同步進行，實施事前介入、事中控制、事后核查和驗收把關。把工程檔案管理關口前移，抓住關鍵環節，確保竣工檔案的質量。總之，只有抓好收集工作，才能確保檔案的齊全、完整、準確、系統，才能從根本上保證檔案的質量，為企業健康有序的發展提供強有力的保證。另一方面，做好分類整理和歸檔工作。要將收集到的檔案資料，按照歸檔范圍和保管期限分門別類進行整理和編目造冊，同時進行檔案數字化管理，以利于檔案的保管和提供利用。

二、建立完善開發利用機制，提高檔案信息資源的價值

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。完整的檔案信息對于供電事業發展及企業文化建設等方面發揮著無可替代的作用。電力企業的改革發展,離不開信息資源。在各種信息資源中,電力檔案因與企業各種經營活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占有獨特的地位。檔案價值的實現,檔案工作目標的實現,檔案工作系統與外部環境的聯系與溝通,無不與檔案的開發利用工作息息相關。電力企業要結合本單位工作的特點和實際情況，按照檔案法律法規制定適合本單位的檔案利用制度。一是抓好檔案利用制度的落實。二是建立完備的檔案檢索體系，運用傳統形式的檢索系統和計算機檢索系統相結合，特別是計算機檢索能加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。三是建立完善的咨詢服務體系。檔案工作者要能熟練的解答利用者所遇到的各類問題，提醒利用者在查閱中的注意事項，提供方便快捷的利用，更好地發揮檔案的作用，為供電事業發展提供優質、高效的服務。

三、建立完善素質能力提升機制，增強檔案管理軟實力

篇（8）

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（a）-0180-01

近幾年，食品安全事件頻繁產生，不僅僅給食用者的身體和精神帶來不可估量的危害，也嚴重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當前，對食品安全監管檔案規范化的管理是亟需解決的一項重大事項。當然，為避免對規范化管理認識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項管理的內涵和意義。

1 食品安全監管檔案規范化管理的內涵及意義

1.1 食品安全監管檔案規范化管理內涵

食品安全監管檔案管理和食品安全監管檔案規范化管理，實際上并不是相等的，在各自的含義上是有區別的。前者以實際記錄下來的文字、聲音、錄像等資料為監管工作中的重要依據，而這些資料是我國食品監督部門在日常監管時備份下來，并經過整理歸納作為檔案保存。食品監管過程中發生任何食品安全情況，將由記錄下來的資料完全闡述，同時，這些資料有著承上啟下的作用，可以總結上一階段和預計下一階段的情況。規范化管理則指的是所有記錄的資料信息必須真實準確，記錄的檔案要全面完整，日常監督工作情況要詳細真實，不得出現片面的、概念不清楚的記錄。

1.2 食品安全監管檔案規范化管理的作用

實施檔案規范化的管理，可以保證記錄在檔案中的所有信息是屬實的，在萌芽狀態的食品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴大食品安全事態的情況下，第一時間處理發生食品安全事件的相關單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實施檔案規范化的管理，可以將相關食品企業的相關資料予以公布，便于群眾對食品企業進行社會監督，促進食品監管工作穩定的展開。

2 對強化食品安全監管檔案規范化管理的思考

2.1 強化食品安全宣傳深度和廣度

目前，由于工作人員對檔案管理的認識程度較低，在實際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現許多不良現象，比如，在食品安全監管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內容、形式差別很大;對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多。基于此，做好規范化管理的宣傳有必要加大力度。當地的新聞、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品安全監管檔案的規范化管理輿論范圍，創造出良好的條件，以典型檔案管理的例子為主要宣傳對象，強化食品安全監管部門的管理人員和職工對實施規范化管理重要性的認識。這將有效地引導相關人員在檔案管理工作中自覺遵守檔案管理相關規定。

2.2 建立一戶一檔的規范化管理機制

食品安全監管部門將所有的食品生廠商、經營商納入管轄范圍之中，以直接監督、一戶一檔的方式，來響應規范化的管理模式，并完成對所有食品生產商和經營商實施監管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監督次數、結果、投訴等的資料進行總結收編，制成獨立的案卷目錄。這樣食品生產和經營商的實際經營情況便可隨時悉知，監督時的針對性材料也便于提供。食品安全監管檔案一旦得到統一和完整，規范化管理將有質的飛越。

2.3 統一印制規范化的監管檔案文書

維持檔案管理的秩序，以明確檔案內容并統一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當然，要確保檔案文書在個監管部門的落實率，就需要按照我國現有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制出食品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品生產企業的安全承諾書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關食品企業真實認真的填寫，然后交由監管部門妥善保存，這就不會出現食品安全監管中無據可依、無機可查的現象。

2.4 明確規定和列明檔案內容

為進一步完善食品安全監管檔案的完整性和統一性，檔案的內容應該做出明確的規定，列出規定清單：每個企業的食品生產或經營許可證的復印件、各每個企業的營業執照復印件等各種基本證件，還要有安全監管部門日常檢查時的記錄情況、相關文書、處理資料等。并將這些資料詳細記錄歸檔。

2.5 規范檔案歸檔程序

實際檔案管理工作中，并不是所有人按照歸檔程序來做統一歸檔，這直接妨礙檔案規范化管理。所以，為避免此類不良現象的存在，需要對相關管理人員做進一步的培訓，明確檔案歸檔程序，讓其掌握歸檔程序的正確方法，在后續實際工作中進行監督并要求他們堅持以下檔案歸檔的一般程序：初步了解企業信息―― 填寫企業食品安全狀況普查表―― 填寫日常巡檢登記表（如果發現有食品質量問題，要下達相關的責令改正通知）―― 填寫復查登記確認表（如沒有質量問題，則無需填寫復查表）。但在監管過程中偶爾會出現重大的安全性問題，就需要撰寫相應的質量監督重要情況報告上報上級有關部門，并督促企業自查，然后還要認真填寫各企業質量安全主體責任核查情況表。一定要規范的進行檔案歸檔，確保檔案歸檔時的質量。

2.6 加強檔案管理人員的培訓

不管什么管理，要想得到實現，都離不開人這個決定性的因素，因此，在食品安全監管檔案的規范化管理下就很有必要去提升工作人員的政治素質和職業素養。提升政治素養的原因是由于檔案工作的特殊性，有許多政治性資料需要保密，檔案信息也不能隨意的泄露給其他行業。在這方面需要檔案管理人員在上崗之前學習馬列主義、思想，確立他們的政治方向、堅定他們的政治立場，自覺遵守四項基本原則的要求，樹立服務社會的意識，認識到檔案管理工作的保密性和政治性。同時，以檔案法為教育資料，引導他們區分出檔案管理工作和一般工作之間的不同，明確自身的行為準則，自覺的堅持依法管檔，盡可能保證檔案安全。

3 結語

通過對食品安全監督管理的論述，結合當前我國頻繁發生的食品安全事件，加強食品安全監督管理是非常必要的，這不僅給食品安全監管工作提供科學的依據，有效的落實我國的食品安全監管工作，并能從食品監管檔案規范化管理總結出食品安全事件帶來的警示，預防或者杜絕食品安全慘劇的再度發生。

參考文獻

[1] 周向峰.全面推行食品安全監管檔案標準化建設[J].工商行政管理，2009（23）：78.

[2] 劉翰蓀.加強食品安全監管檔案規范化建設[N].中國醫藥報，2011-02-26003.

篇（9）

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的認識不足。受傳統理念的影響，當前我國事業單位領導者對檔案管理工作的內涵與重要性認識不足，將檔案管理工作簡單看作一個儲存性質的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關設備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關系，從而導致事業單位檔案管理效率低下。（二）相關管理人員素質較低。隨著社會的不斷發展，事業單位檔案管理逐漸向著規范化、科學性和信息化的方向發展，對相關管理人員的要求越來越高。但是，我國當前事業單位檔案管理人員的專業知識與業務素質較差，缺乏檔案意識，服務意識較低，責任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規范化程度較低。據了解，雖然我國當前已經建立了檔案管理制度，但是相關制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準確，檔案的考核與鑒定無法反映相關人員的真實情況，檔案管理的規范化程度較低。此外，電子檔案的出現為傳統的檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但是我國當前現代化設施還較為落后，現代化管理手段的應用水平較低。

二、提高事業單位檔案規范化管理的對策與措施

（一）加強對檔案規范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領導者應當注意提高自身的思想認識，加強對檔案規范化管理的重視，充分認識檔案規范化管理在事業單位發展中的重要作用，加大對檔案規范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強督導與檢查，提高相關負責人員的檔案意識與責任感，更新相關管理人員對檔案管理工作的定位與認識，提高事業單位檔案管理的效率。相關單位應當注意加大投資力度，按照檔案管理規范化的標準來進行基礎設施建設，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機室以及電腦、打印機裝訂機等相關設備，添置滅火器、防潮箱、除濕機等相關設備，盡可能地改善事業單位檔案管理的工作條件，加強檔案的開發與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進我國事業單位檔案規范化管理。（二）創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制。相關管理人員應當注意創新檔案規范化管理方法，建立科學完善的檔案管理網絡，嚴格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責、權，科學制定檔案管理計劃，做好檔案分類工作，嚴格檔案整理工作，充分運用現代化的管理手段，認真分析當前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學的管理方式，提高檔案管理的質量。相關單位應當注意完善事業單位檔案規范化管理體制，從管理機制規范化、工作程序規范化和工作交接規范化三個方面入手，加強規章制度建設，建立科學合理的檔案管理制度，統一檔案工作標準，堅持檔案管理的基本原則，有計劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關管理人員在離崗和離職時應當注意最后按照企業的相應程序做好移交準備工作，明確相關責任。（三）提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式。事業單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關工作人員的要求較高。因此，相關企業應當注意加強培訓工作，通過開展學習與培訓工作來提高相關管理人員的專業知識與業務技能，增強相關工作人員對檔案管理規范重要性的認識；相關管理人員應當注意樹立終身學習的理念，不斷優化自身的知識結構，改變自身的工作方式，提高自身的責任感，以滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案發展迅速，傳統的紙質檔案已經無法滿足當前社會發展的需要，事業單位檔案管理工作的內容與范圍發生了很大的改變。因此，相關管理人員應當注意依據當前實際情況調整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務意識，開發多種服務渠道和服務方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進我國事業單位檔案管理的規范化。

三、結語

當前我國事業單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認識不足、相關管理人員素質較低以及檔案管理的規范化程度較低等問題。因此，相關單位應當注意加強對事業單位檔案規范化管理重要性的認識，加大投資力度，創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制，提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式，提高我國事業單位檔案規范化管理水平。

作者:王秋菊 單位:黑龍江省農業機械試驗鑒定站

【參考文獻】

篇（10）

高職院校檔案是其檔案公眾資源的有效保藏，是科研、教學、管理、學工、決策、其他活動等各個方面以各種形式，如文字、圖片、圖表、影像資料的歷史記錄，是現代社會檔案價值的歷史認同，直接影響高校建設的規范化程度。不斷提升高職檔案規范化管理水平，既是高校發展原始累積，又是高校發展的智慧和創造性勞動凝結。

一、高職院校檔案規范化管理的重要意義

高職院校檔案規范化管理水平是檢驗其建設水平高低的有效標準，也是衡量院校層次的重要標志，是其先進制度和管理水平的重要體現。檔案規范化管理已引起全國很多高職院校足夠重視，細化翔實、完善具體的檔案資料是現代高校建設發展的歷史再現，是高校校園文化發展的積淀，也是評估高校發展水平的重要依據和載體，更是發揮高校社會服務功能的一個基點，具有很高的科學性、社會性和服務性，具有非常重要的現實意義。

二、當前高職院校檔案管理規范化所面臨的問題

（一）領導對檔案規范化管理意識不強許多高職都是中專校升格的，一些領導干部檔案意識不強，檔案工作遲滯于學校其他工作，檔案規范化管理遠遠跟不上社會和院校的高速發展步伐，而經費投入少，設施陳舊，現代化技術設備幾乎沒有等，都是影響檔案管理規范化的客觀因素。（二）高職院校檔案部門制度不合理一些高職院校檔案制度不健全，歸屬機構混亂，沒有系統化，工作由各系部專兼職人員完成。由上至下的分層管理模式，對完成歸檔任務的下級部門人員的獎懲收效甚微，不能有效激發其積極性，消極怠工等都制約著檔案規范化管理的進程。（三）人員崗位不穩定高職院校檔案管理人員基本上都是身兼多職，事情繁雜，任務繁重，既要承擔其他工作，又要承擔部門的檔案管理工作。因此，能有效管理收集每年的檔案材料就非常不易，何談規范化管理，有時人員調換頻繁，缺少培訓和交流學習，工作人員業務素質低，穩定性差，責任心不強，直接影響收集工作的落實。（四）硬件設備落后高職院校經費主要用于軟硬件建設，檔案規范化方面沒有形成統一的認識和指導方針，院系部門都有自己的管理方式，沒有統籌性和計劃性，檔案室只是簡單的由面積不大的教室改造，設施非常落后簡陋，連防漬、防蟲、防火、防腐、防有害生物等基礎設施都不全，何談現代化電子信息設備和一些現代檔案管理的必需品，更談不上檔案管理規范化和現代化。（五）管理模式呆板和利用率低下檔案管理模式還是以前的紙質打包、捆綁上架等，模式呆板、手段低下且形式單一，遠遠跟不上時代的發展步伐，與現代社會各種新生事物顯得極不協調，特別是沒有很好地應用網絡技術，檔案利用率非常低下。

三、高職院校檔案規范化管理若干建議

（一）提高檔案管理規范化意識檔案規范化管理程度的好壞跟領導層檔案管理意識有絕對關系，領導意識決定檔案管理的好壞，領導重視才能引起部門重視和全校員工意識加強，才能有正確的檔案制度和決策，高水平、高質量的檔案管理是院校意識的具體體現。從發展眼光出發，管理層應該跳出傳統思維，在資金、人力、物力等方面加大投入，與時俱進，開拓創新，員工應該緊跟學校意志，夯實檔案管理基礎，使院校檔案管理規范化上一臺階。（二）狠抓規范化綜合管理水平院校可依據國家法律法規和相關政策，結合本校實際情況，制定適合自己的檔案規范化管理制度和標準，將部門檔案納入院校統一管理之下，加快學習現代化檔案管理技術，使檔案管理從單一紙質向多種形式載體提升，提高院校檔案管理水平。（三）提高檔案管理人員水平院校可設立專門的檔案管理人員，不再兼職其他工作，專心做好檔案規范化管理工作，完善和細化檔案資料，提升檔案管理層次。學校加大檔案管理人員培訓力度，使之所學知識適應現代化檔案規范化管理的要求，能完全勝任現代檔案規范化管理工作。（四）推進檔案管理信息化充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，加大資金注入，全面開展高校檔案信息資源庫建設和系統建設，加強檔案管理規范化網絡建設，與時俱進，創新發展。（五）增強師生檔案意識高職院校應根據需求針對學生開設一些檔案知識講座，拓寬檔案意識渠道，加強檔案宣傳力度，增強師生檔案意識，徹底改變檔案管理觀念，增設檔案志愿者崗位，讓有志于檔案管理的師生志愿加入檔案管理隊伍，增強服務意識，拓寬檔案服務領域，轉化檔案管理服務知識經濟的觀念，檔案規范化管理始終跟隨知識經濟的發展，檔案就到哪，盡早實現檔案發展的現代化。

參考文獻：

［1］陸鳳麗.高職院校檔案管理規范化之我見［J］.東方企業文化，2012（10）．