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序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理基本要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：R661 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問題
1、當前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象比較嚴重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉。
2、應當歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據為己有的現象屢見不鮮?！稒n案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
二、培養檔案管理意識
1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。
2、加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。
3、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
4、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。
5、要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強服務意識，提高服務水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看 ，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。
4、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。
四、總結
綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面?？茖W規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。
參考文獻
[1] 劉振華.檔案工作創新談[J].中國檔案，2016，（3）
[2] 李國慶.檔案管理現代化是一項系統工程[J].檔案學，2014
檔案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是將檔案分類管理所牽涉的事務并不是非常多。但在今天，一個信息時代，檔案管理工作者管理不再是一些信息的事，社會的信息量成倍的增長，如何對這些信息進行合理的整理保管已是對檔案管理者提出的一個重大挑戰，這就需要加強檔案管理人員素質提升，以適應新時代下檔案管理要求，如何提升檔案管理工作者的素質，下面我們將重點淺析。
一、 檔案管理人員素質的提升
古人有一句話說得好：“工欲善其事必先利其器”。檔案管理者作為檔案管理工作的關鍵，要做到檔案管理工作就必須提升檔案管理者的素質。
在這里我們需要先介紹一下檔案管理者現今所面臨的狀況與問題。其問題表現以下方面，1、在以前檔案管理不是如此重視，檔案管理被看成是一件無關重要的事，管理者相對文化素質低下，到現在許多管理者更不能適應新形勢下科技信息化要求。2、在一些企業、事業單位缺乏對管理資金投入，造成管理者本身輕視管理這項工作，對新知識缺乏學習精神與創新。
以上兩點可以說造成管理者素質低下重要原因，如何提升管理者素質，一般應從以下方面入手，首先應加強管理者基本素質的提高，其基本素質應從政治素質、業務素質、基本技能三方面，使管理者首先成為一個合格的管理者。其次還應加強管理技能，認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理技能，特別是高新技術管理手段在檔案管理工作中的具體運用，實現科學管理現代化。
在檔案管理人員做到檔案工作的基本前提下，還應從以下方面不斷提高檔案管理人員業務素質。1、作為一個檔案管理者應牢牢樹立一個做好檔案工作的信念。要從意識里把檔案工作作為其人生一件大事去做，用平靜的心態去迎接工作中遇到的各種難題。同時檔案工作者必須有清醒的認識，要在日常工作中注重培養自己的工作興趣，使枯燥的工作充滿情趣。2、樹立服務意識。檔案管理的最大價值就在于為工作決策提供應有服務，使一個決策盡量科學化、合理化。應積極發揮自身主觀能動性，熱愛本職工作，忠于職守，積極開展職業道德的教育，明確服務方向，端正服務態度，周到的為檔案使用者服務。3、加強對檔案工作的重視。作為一個國家機關、事業單位、企業的領導不但應注重本職工作的加強，也不能忽略檔案管理工作。4、加強學習與開拓創新能力培養。創新是任何事業進步的必然要求，檔案管理自然也不例外，創新作為檔案事業發展的永恒主題。要善于從工作中、學習中、其它專業的知識中吸取有益的經驗，活學活用的應用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創新能力，才能在檔案管理工作當中開創出新局面。
二、 加強保密工作的基本要求和注意事項
保密工作對于檔案管理人員是頭等大事。這就需要檔案管理人員在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求應從以下方面入手。1、要有較強的保密意識。2、以身作則，防止泄密。3、保守機密，不亂對人尤其家屬談及屬于保密的材料內容。檔案管理人員加強好友親屬的叮囑，同時自己也要做到不該說的不說，不該做的不做。4、落實制度，加強檢查，規范保密工作。按照“控制源頭，加強檢查，明確責任，落實制度”的原則，國家機關、事業單位、企業應加強對部門人員的監督和管理，進一步規范保密制度。5、認真履行自己分內工作。在這里就需檔案管理者做到誰管理，誰負責。業務做到哪里保密工作就做到哪里。6、檔案管理者要站穩立場，堅持原則，警惕和抵制不良圖謀，作為企業檔案管理工作人員還應做到“富貴不能、貧賤不能移、威武不能屈”的境界。
在保密工作中還應加強保密注意事項，盡量做到細致入微使保密工作不留一絲漏洞。保密工作應注意以下事項，1、檔案管理工作者對待外界人員既要做到熱情友好，以禮相待，又要內外有別，提高警惕，防范各種情報竊密活動。2、檔案管理工作者不得攜帶屬于企業秘密的文件、資料和其他物品。如確需攜帶，應經批準，并嚴加保管。3、檔案管理者在外出期間應當保持高度警惕，嚴格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的場合談論或處理本單位秘密事項。4、檔案管理者在公文的接件、起草、醞釀、處理、簽署、復印、存檔、銷毀過程中，嚴格依據《保密法》的規定做好保密保管工作。不得私自竊藏檔案文件。5、檔案管理人員向外界投寄論文、稿件和其他資料，不得涉及本單位秘密。6，在現代信息化工程中，檔案信息很多要經過電腦處理，這就需要注意加強電腦保密工作學習，防止黑客襲擊本單位電腦資料，竊取本單位秘密。
三、 結尾
檔案保密管理工作現在對一個單位至關重要，檔案管理人員素質提高以及加強檔案管理工作基本要素與注意事項是一件非常艱巨的事，這需要檔案管理人員不斷在工作中總結經驗深入學習，尤其不斷掌握一些高科技技術，使檔案管理工作不斷完善。如此企業信息才有一個安全環境。
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【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526(2012)04-0293-01
血站是負責轄區內血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻血事業的蓬勃發展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質量體系認證后，血站獻血檔案管理的制度化、系統化也進入了規范發展的軌道。同時，隨著血站計算機網絡管理的普及，也給獻血檔案管理的安全問題注入了新的特點和內容。
1 基本要求
1.1 保障血液質量安全：保障血液質量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質量安全方面不容出現任何閃失。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。因此，獻血者檔案的完整、準確，將成為考量整個采供血流程中“質量第一”原則的最初保障。
1.2 保存獻血過程的記錄 ：目前階段，醫患矛盾日漸突出，各類醫療糾紛層出不窮，作為醫療衛生單位的血站也勢必無法避免的面臨醫患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責是一個非常現實的問題，一份完整、翔實、準確的獻血者檔案必將成為分辨各方責任的重要依據依。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。
1.3 篩選安全血源的依據：從經血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻血者、受血者身體健康的基本要求，獻血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻血的安全血源，也有助于及時掌握獻血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻血周期提供依據。
2 獻血檔案材料歸檔范圍
獻血者檔案的歸檔范圍應包含整個無償獻血的過程，即從體檢化驗獻血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業務科室，應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、證件號碼、從事職業、聯系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運輸記錄、各環節質控等。
3 如何管理獻血檔案
3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業務過硬、具有良好職業道德，還要不斷加強自我修養,自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業道德,從黨和國家的利益出發做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業知識常識，能及時與相關科室溝通，為如何更完整的保存獻血檔案出謀劃策。
3.2 獻血檔案的正確采集是保障獻血檔案完整安全的前提，其具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點。這就要求各相關科室人員各司其職，及時準確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數據信息要進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。
3.3 建立獻血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負責收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據根據不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。
總之，要提高血站獻血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，以及相關工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優質高效的服務。
我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經濟體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經濟體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內容，出現了多人管理的現象，主要體現在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權保管的部門，導致多人管理的現象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進步與發展，影響其真實與權威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.
1.2檔隨人走
目前我國的人事檔案大多數呈現檔隨人走的現象,而這樣現象并不能夠適應現階段市場經濟對人事檔案的基本要求，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步，不利于人事檔案的開發與利用.當隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴重影響了人事檔案工作的前進方向和發展.
1.3封閉式管理
目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當事人的個人經歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴重阻礙了人事檔案的開發與利用.
1.4手段落后
隨著科學技術的基部與發展，我國的人事檔案在在數字化、網絡化的推動下,手段明顯落后，并不適合現代化技術的需求.部分的單位雖然也在運用計算機進行管理，但其軟件的開發達不到要求，人事檔案管理職員的素質不高，很難熟練使用計算機，造成人事檔案管理的發展并沒有實質性的突破，多數還是手工運行，只是進行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機進行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達不到現代化的科學、合理、系統化的管理.
1.5材料、信息不真實
用人單位的人事檔案信息內容完整、準確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現鑒別錯誤的問題，將一些手續不全或是有問題的信息進行歸檔，嚴重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎設備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環境較為復雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴謹，執行力度不足，人事檔案的轉入、轉出或是查看都不按照相關規定進行，嚴重違反了法律法規.
1.6素質低
隨著人力資源管理的不斷加強，其管理手段也得到了進一步的改革和調整，對管理人員的知識、專業化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現了兼職管理或是無人管理的現象，人事檔案管理人員的素質低，沒有原則性，對人事檔案的認識不足，缺少奉獻的精神，整體的素質低.
2改革與創新
單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領導層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應真實詳細的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內容，尤其是職員在單位的工作表現和誠信情況，這對當事人的職業生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創新做起[2].
2.1宣傳
綜合各企業或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網絡等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認識到：在市場經濟條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內容，就不會發現并使用人才，及不會在競爭中得到進步和發展.想要增強干部人員的檔案意識，樹立法制、服務觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進行記錄和把握每一個員工的工作表現和能力.
2.2體制
我國的人事檔案已經由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉變，呈現出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經濟制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統觀念比較根深蒂固，從上學到畢業工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經濟市場的發展，人的屬性也發生了實質性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關系，若接觸勞動關系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創新，是單位檔案到社會檔案最大轉變.人事檔案管理的制度應以承諾將人事檔案信息與企業的勞動合同分開，才是發展個人流動的前提，才能實現社會化的人事檔案管理.
2.3政策
社會化的管理是人事檔案管理的目標，但創新和決策的層次較高，且需要結合其他的社會創新改革才能夠實現，不能獨自完成，因此，在加強人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進行政策創新.根據目前的社會發展形勢而言，確定各區域人事管理部門對相關的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進行年審制度，頒發證書.科學、合理性的規范人事檔案的信息，盡量少出現長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進行透明化，尊重公民的人事檔案知情權，把人事檔案當作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護個人檔案的權利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當事人合法權利.將行政執法考核的內容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.
2.4真實
人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎和權威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結合，才能體現檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責任和創新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質水平的資料.
2.5管理進程
網絡計算機的存在為現代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網絡化，不僅可以進行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當事人的查看，還能真正的發揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網絡化管理，但人事檔案網絡化管理的前提，是人事檔案要進行的電子化.首先將原有的紙質檔案轉換為電子檔案，即將人事檔案內容輸入到計算機內，利用電子化的方法建立個人信息系統.其次在人事檔案電子化后進行網絡化，在保證檔案信息保密的規定基礎上，利用網絡的優勢，將人事檔案內容進行資源共享.檔案信息網絡化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠將不同區域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網絡化的方式保存下來，利用網絡形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現人事檔案信息共享的有效方法[3].
2.6素質教育
對人事檔案管理人員的要求必須專業和知識化，因為這項工作已經向向現代化和科學化的方向進行轉變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業精神與職業素養，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護人事檔案當事人的知情權.人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應嚴格考核，通過競爭、擇優錄取，選拔出真正的人才.此外，還應對管理人員進行相關的職業培訓，提高綜合素質，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關注力度.
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求
檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。
為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。
公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。
首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲??；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發
房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統開發
首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。
參考文獻：
所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規劃管理指導下，將現代信息技術、網絡技術等應用到檔案管理實踐活動中去，實現對檔案信息資源的處理、管理以及開發和利用等服務項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數字信息化服務模式的轉變，是信息網絡技術與傳統檔案管理模式的融合，符合當前我國檔案信息化建設的根本目標。現階段，我國檔案信息化建設是以國家檔案行政管理部門規劃組織為基礎，通過對現代信息網絡技術的應用，推動檔案信息上網的進程，實現檔案信息資源最優化利用。
一、述當前在信息網絡環境下檔案管理的特點
（一）網絡檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流
網絡檔案管理模式在實際的應用過程中具有一定的優勢，其主要表現在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進行識別，一旦發現檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關的檔案管理部分進行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網絡技術來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進而結合用戶的需求來不斷完善檔案材料內容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。
（二）網絡檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協作性要求較高
在網絡檔案管理以及資源利用過程中，各個相關部門地理位置比較分散，但是網絡技術的應用卻又將這些部門緊緊的聯系在一起，實現了“面對面”交流和辦公，形成了一個網絡化的統一整體?；诖?，各立卷部門在進行信息采集、錄入和維護的過程中，應當加強與相關檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。
（三）網絡檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務
所有檔案管理工作的最終目的就是實現利用價值，尤其是在社會經濟快速發展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網絡檔案管理部門應當與檔案信息用戶之間形成良好合作的關系，滿足其對檔案信息的要求。傳統檔案管理模式在實際應用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務，從而影響了檔案信息有效的利用。網絡檔案管理則不同，它可以實現信息利用和檔案整理工作同步進行的目標，例如用戶在進行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關鍵詞，網絡系統就是將有關的全部信息顯示出來。
二、探究在信息網絡環境下檔案管理的途徑
（一）建立數字檔案館
數字檔案館以現代化信息技術應用為依托，通過數字化手段的應用，實現數字檔案信息的收集和管理，為超大規模、分布式檔案信息資源數字系統的建立提供了基礎。在數字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數字化檔案館以及無墻檔案館等進行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務；而無墻檔案館則是通過電子網絡遠程檢索功能，實現對多個檔案館數字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網絡傳輸功能在其應用中也具有十分重要的作用。數字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經數字化處理過的傳統檔案信息，另一方面也可以是通過計算機系統處理后形成的檔案，這些也是數字檔案館建設的必要條件。作為一種科技含量高的數字檔案系統―數字檔案館是當前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術的應用，實現了館藏檔案數字化的基本目標。另外在接受檔案文件數據的過程中，可以實現文化流轉的自動化管理；利用大數據庫管理技術，實現了不同檔案館數字化館藏的網絡連接。
（二）創建網絡環境
以服務對象和范圍為參考，可以將檔案網絡化技術建設分為兩個層次，即內網和公眾網。而在信息化檔案建設過程中應當將兩種層次的網絡進行物理隔離，保障其應用過程中的相對獨立性。首先，所謂的內網就是指以支持內部服務的館內網，它的主要工作內容有以下幾點。第一，對采集檔案信息、系統處理完成的檔案信息等進行進一步的組織和存儲；第二，直接想內網用戶有關信息，并未其提供相關的服務，如檢索、演示等；第三，為內部日常辦公提供支持；第四，為政府網和公共網提供一定的檔案信息資源；第五，對網絡、數據信息以及用戶等進行有效的管理。其次，所謂的外網就是指以服務大眾為基礎的公眾網，其工作內容主要包括檔案信息的采集、向互聯網用戶提供服務以及對網絡、數據等進行維護和管理。
三、結語
綜上所述，在我國信息技術快速發展的今天，如何在檔案管理領域中加以利用是當下檔案管理研究過程中應當思考的問題，而這也符合當下我國信息化建設的基本要求，以檔案網絡建設為依托，實現檔案信息資源工程建設，為檔案信息資源最佳化利用目標的實現打下了堅實的基礎，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數字化發展和進步。
參考文獻：
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中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0246-01
隨著社會發展的需要，我國的人事制度進行了相應的改革，與人事制度相關聯的檔案資源管理模式也必然隨之發生變化。若從管理層級上看，檔案資源管理模式發生的變化是由“國家模式”向“社會模式”轉變；若從管理文本上看，檔案資源管理模式發生的變化是由單純的“紙質文本”向“電子文本”轉變；若從管理服務上看，檔案資源管理模式發生的變化是由主要為滿足管理“單位服務范圍”的需要向“社會服務范圍”轉變。但是，無論檔案資源管理模式發生怎樣的變化，對于檔案資源管理需要實現完整、安全、創新服務的基本要求不會發生改變，因此，加強檔案資源管理既要遵循檔案資源體系建設的基本原則，亦要更有益于檔案資源管理的完整、安全、創新服務。
一、在遵循檔案資源管理基本原則的基礎上，加強對檔案資源的管理
檔案資源管理的基本原則體現為公共性、需求導向型、功能決定性、突出特色性。公共性原則即指檔案形成者的公共性，由黨政機關、人民團體和國有企事業單位所形成和保管的檔案屬于國有資產，其服務對象是社會公眾。檔案資源管理的公共性原則決定檔案資源歸屬于國家，檔案館管理要具有公共責任、公共發展、公平服務的理念。需求導向性原則決定檔案的需求在不同時期的不同變化，檔案資源所要滿足的需求包括了當前的現實的長遠的潛在的各種需求。就當前的社會現狀來說，經濟社會多元化特點決定了檔案資源的需求也呈現多元化特點，必須具有門類齊全的儲備。功能決定性原則即看其功能定位，收藏和保管檔案資源的基地，為社會各方提供檔案信息服務的窗口，文化傳承的媒介，這些方面都凸顯檔案資源管理的功能是服務功能，隨著不同時期的社會需求變化向單位和公眾提供服務。突出特色性原則即從自身實際情況出發來加強館藏資源的特色建設，滿足單位和公眾的某種需要，或者是某一檔案資源管理部門體現自身服務特色的。規范性原則包括內容上的、制度上的、流程上的規范化，做到井然有序。
二、在實現檔案資源管理完整、安全、提取便捷上，加強對檔案資源的管理
實現檔案資源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服務方有需求時，不能因為管理不妥而滿足不了需要。就事業單位的檔案信息資源管理來說，事業單位進行的是社會事務管理，行使管理和服務的職能，以社會服務為宗旨，事業單位的檔案管理也因此必須滿足公益的需要，完整的檔案資源信息的存儲是保證服務到位的前提。檔案資源管理要完整不僅是一個現在時的要收集齊全和妥善保管的概念，也是一個進行時的要不斷收集、加強保管、進行資源整合的概念。近年來，檔案界的資源整合就是由國家綜合檔案館對各部門各單位檔案資源的整合管理，以求取最大限度地發揮保管條件、專業管理、人力資源和方便利用等優勢。這種整合是需要的，但應盡量選擇“辦理完畢以備查考”的檔案，不可在整合的過程中出現檔案資源完整性受影響的問題。
檔案資源安全貫穿于檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的全過程，要應對自然因素、技術因素、人為因素等方面的影響，且有些檔案資源是十分珍貴的，失去就難以再復得的，有些檔案資源是有保密級別的，不可泄密，泄密的后果不堪設想。因而，實現檔案資源的安全管理不僅是檔案部門的重要任務，也是檔案工作者的首要職責，既是檔案工作的生命線，也是檔案工作的永恒主題。
服務是加強檔案管理的永遠主題，創新服務是加強檔案管理永遠的與時俱進的追求。隨著社會經濟的循序發展及越來越廣泛應用的信息技術，檔案信息的服務需求、外部環境、技術條件發生了很大變化，對原有的工作內容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守舊、墨守成規的檔案信息服務就是落后的服務，不能完全適應服務對象需要的服務。同時，在改革發展的新形勢下，事業單位的檔案管理時間要與知識管理相結合，使管理體質、管理流程、管理機制建更加協調，使得系統的集成更加高效。對檔案管理模式要創新，要敢于解放思想，大膽嘗試，更好地滿足服務對象的需求。檔案管理單位和檔案管理人員要充分認識自己的責任，加強對檔案科學規范管理的業務知識的學習，在同行間踐行更加暢通的溝通交流，在相互交流中受到啟發和借鑒。在市場經濟的運行過程中，人事檔案越來越被重視，服務的對象越來越廣泛，服務的內容和民生大事是緊密掛鉤的，所以，尤其需要探索和創新檔案信息管理的經驗。
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，也是企業管理的一項重要內容，在油田勘探開發工作中，起著重要的作用，油田企業檔案是促進油田發展的助推器，為了更好地發揮油田企業檔案管理在油田建設發展中的作用，最大限度地實現油田企業檔案的價值，為油田企業經濟的不斷發展和各項工作服務，本文聯系油田企業檔案管理工作的實際，粗談一點見解和認識。
1 油田企業檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業檔案管理主要是油田生產開發經營活動的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發展諸多重要歷史階段，記述了油田生產開發的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發展極其重要的無形資產，是油田勘探開發和經濟活動的基礎，是油田發展做強做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規范科學，我們必須對油田檔案管理工作的現狀有一個清醒的了解，充分認識其重要性和必要性。目前，在油田企業檔案管理工作中，或多或少對其重要性缺乏足夠的認識，其主要表現如下幾個方面。
一是領導層面對檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認為檔案管理工作無關緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲量、上產量是頭等大事，有了產量，有了儲量，領導層就有了功績。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，走走過場，對出現的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責任感、良好的職業道德、認真細心的工作態度，不能充分認識到檔案管理工作在油田生產建設中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態化、老式化，缺乏創新精神，當一天和尚撞一天鐘，結果導致檔案管理工作經常出現失位現象，不是資料漏失，就是目條與實際內容不相符，如此等等，只能說明一個問題，那就是我們檔案管理工作者本身對自己從事的職業缺乏應有的認識。
三是油田企業內部對檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個集體大項目，不能只依靠幾個檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發生產建設中，隨著油田的發展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發生漏失現象，原始的資料不完整，有欠缺，勢必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領導決策提供準確的歷史依據。
以上種種現象不一而舉，至少能說明這樣一個問題，從領導到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認識。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題
隨著油田生產的發展和科學技術的不斷進步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學化、規范化、程序化邁進，油田各級領導對檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對于管理科學、規范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關要求執行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也形同虛設，結果導致從源頭上檔案收集就不規范，少數部門和單位對于需要歸檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結果導致有的重要資料檔案都不能及時歸檔，時間一長必然造成資料丟失現象。
二是檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，費時費力，影響了檔案利用的價值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級單位的檔案室由廠處辦公室下設的一人或兩人專業管理。同時，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個單位內部劃分多個層次，結果導致檔案管理不能統一要求，難以實現規范科學化管理。
四是檔案管理人員專業素質參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業的深化改革，油田內部進行了一系列重組，檔案管理人員內部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為檔案管理工作是一個輕松的活，領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即使有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內部，有的部門或領導為了查閱檔案，并沒有履行相關手續，因為是熟人，是上下級，是同部門，所以借閱時打個招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關注。
六是檔案管理人員缺乏經常性的保密教育，保密的原則性有待進一步加強。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關內容，這樣容易造成泄密，給企業發展帶來負面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設發展中起著極其重要的作用，為了加強和提高油田檔案工作水平，服務油田生產發展，適應檔案管理工作的新形勢，使油田檔案工作再上一個新臺階，筆者認為，當前在油田企業檔案管理工作中，應做好如下幾項工作。
一是油田企業各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業發展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報，及時研究解決檔案管理工作中的相關問題，為檔案管理工作的順利開展創造良好環境。同時，要舍得對檔案管理工作經費的投入，改善檔案管理工作的硬件設施，為檔案管理工作提供良好的物質條件。
二是改革現有的檔案管理體制，實現檔案統一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實行集中統一管理。這是企業檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規對油田企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。因此，我們必須改革現有的檔案管理模式，將企業內部各個門類形成的檔案，實行統一管理，定崗定人，明確職責，強化管理，使油田企業檔案管理工作達到和符合檔案法律法規對檔案管理工作的基本要求。
三是加強檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理人員業務素質。隨著油田企業生產建設的不斷發展，為企業檔案管理工作提出了新的更高要求，要實現檔案管理工作科學化、標準化、規范化，在全油田范圍內必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。因此，油田領導要定期對檔案管理人員進行業務培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創新局面打好基礎。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質。
四是加強檔案的收集和整理，確保檔案資料準確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，確保從源頭上收全收準檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準確率才能達到一個較好的標準。
五是檔案資料要統一規范，達到和符合國家標準。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提，在制作檔案資料時，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規格要統一規范標準。其次，排版形式要統一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規范。只有這樣，才能符合國家規定和總公司要求。
1.缺乏足夠的檔案意識
在高校實驗室建設階段，我們大部分關注的是實驗教學、實驗室規劃以及儀器采購等，對于檔案管理還缺乏足夠的認知。由于疏于對檔案管理工作的重視，造成實驗室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎設施的建設帶來了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來了不便。同時高校實驗室未能科學合理地對檔案進行分類，導致檔案的利用率極低，最后導致檔案工作的進度變得十分遲緩。
2.急需提高檔案管理員的業務素質
出于完善高校實驗室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業務素質要足夠高，具備最基本的從業能力，掌握一定的檔案管理理論知識。同時基本的計算機與外語能力也是必不可少的，部分進口的設施需要借助這些工具才能得到很好的應用，我們對工作人員最基本的要求就是讀懂操作說明書，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實驗室的信息化建設，實驗室檔案的管理越來越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應該掌握基本的辦公軟件以及互聯網的使用能力，可以獨立自主地分析處理多媒體數據，學會用信息化管理的模式來進行檔案管理工作。
3.過于分散的存儲檔案
從設備的論證、立項以及驗收的各個環節，各部分的負責人也許存在一定的調動情況，這給檔案管理工作的協調組織帶來了一定的困難。有些時候我們也許要花費很長時間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實驗教學大綱以及實驗指導書的修訂環節造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。
4.檔案信息服務方式過于單一
現在，實驗室檔案通常存在查詢、復印以及借閱三種服務方式，缺乏檔案編研這一關鍵的組成部分，所以不能進行有效的檔案交接工作。盡管實驗室還存儲著很多的電子版資料，然而假如不能進行開發利用，缺乏科學合理的檔案資源系統，那么這種電子存儲方式也就失去了其存在的價值。
二、解決問題的手段
1.增強崗位責任感
實驗室建設、管理以及運行過程中會直接產生實驗室檔案，實驗室檔案可以準確地記錄實驗室發展的各個組成環節，具有毋庸置疑的舉證作用；通過信息載體的方式，結合實驗室建設階段的成果，能夠給未來解決這類問題提供重要的理論依據，方便科學地預測實驗室的整體規劃與發展方向。
2.提高職業素養
檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對性地開展職業技能培訓十分關鍵。實驗室檔案管理工作是一項復雜的工作，它涵蓋了學科建設、采購器具、實驗教學以及實驗室發展規劃等多個方面的內容，因此有關的從業人員應該在平時注重學習，讓自己的理論知識和工作能力都得到顯著的提升。與此同時，對于高校實驗室檔案管理人員來說，必要的信息開發以及文字寫作能力也十分關鍵，這是對每個檔案工作者的基本要求。
3.加強現代化建設
通過計算機技術來進行檔案管理工作，確保檔案管理的規范化，這是我們通過計算機開展檔案管理工作最基本的要求，如此一來，高校實驗室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿足。隨著電子檔案的趨勢越來越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學管理化，這是未來的一個大趨勢。所以，我們不僅要保留過去的存儲方式，還應該將電子檔案與紙質檔案緊密結合起來，改進檔案的管理方式，促進信息采集、傳輸以及服務效率的不斷提升，擴大信息量，擴展服務領域。
4.進行開發利用
