人事檔案歸檔匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案歸檔范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

學歷、職稱、執(zhí)業(yè)資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標注檔案編號，因此，要對材料進行編排。以人事檔案排架采用員工號編排法為例，傳統(tǒng)的流程分三個環(huán)節(jié)：按材料上的姓名逐一在紙質或電子版檔案名冊中查找將序號（或檔案編號）數(shù)字標注在材料上給材料排序。這時，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數(shù)十份，多則數(shù)千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號（或編號）這個環(huán)節(jié)比較繁瑣，需要花費一定的人力和時間。

怎樣精減流程、實現(xiàn)高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優(yōu)化方案，利用計算機完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。

1 已實現(xiàn)辦公自動化管理的材料，其編排可由計算機自動完成

最有代表性的就是每年全體員工的工資變動表，目前，各單位勞資部門已基本配備計算機工資管理系統(tǒng)。

1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序的，準備打印工資表前，只需在系統(tǒng)里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標注序號、排序，可直接一一對應，將工資表依次放入人事檔案卷夾。

1.2 人事檔案采用其他編排方法時，如四角號碼、員工號，等等，可以在工資管理系統(tǒng)中輸入每個人員的檔案編號，打印工資表前,選擇按檔案編號排序也可以達到同樣的效果。

2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計算機可完成部分人工操作的環(huán)節(jié)——瞬間“批量查找”材料序號（或編號）

人事檔案材料形成部門送交材料存檔時，會制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時，將登記表上的名單與材料逐一核對無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數(shù)量較多時，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計算機代替人工操作打下了一個良好的基礎。

2.1 當人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序時

2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號”和“材料姓名”復制粘貼到Excel工作表中（見圖1），

此時，A列中的“交接號”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 選中A、B兩列數(shù)據排序主要關鍵字選“材料姓名”確定（見圖2），此時，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號”數(shù)字的位置也相應發(fā)生變化。

2.1.3 在C列加入一列“序號”（見圖3），這列數(shù)字即是為材料排序的順序號。

2.1.4 選中A、B、C三列數(shù)據排序主要關鍵字選“交接號”確定，這時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們可以為C列序號數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。

2.1.5 將C列的序號數(shù)字逐一對應抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊中逐一地查找序號這一環(huán)節(jié)。序號數(shù)字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時，抄的是這一列的內容。最后，將材料按序號數(shù)字順序排列，再依次“對名入冊”，放入檔案卷夾。

2.2 當人事檔案采用其他編排方法時，又可分為兩種情況。

2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時，可以利用Excel的“高級篩選”功能。

2.2.1.1 新建一個Excel工作簿。將人事檔案名冊（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號”復制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個“檔案編號名單”（圖5中A1～B11區(qū)域）；將A1單元格“檔案姓名”標題復制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），

再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區(qū)域）。單擊A1單元格數(shù)據篩選高級篩選單擊“條件區(qū)域”輸入框選中A14～A20確定。此時，“檔案編號名單”區(qū)域少了幾行（見圖6），Excel已經以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號名單”中自動把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。

2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號”、“材料姓名”復制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號”復制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號”。

2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關鍵字排序。如圖8所示，此時，B、C兩列中的姓名已一一對應，計算機已經為材料找到了它們的編號和序號。

2.2.1.4 全選表格，以“送交號”為主要關鍵字排序，如圖9所示，此時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們?yōu)椤皺n案編號”、“序號”兩列數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數(shù)字都抄寫在對應的材料上。在給材料實體排序時，就按標注的“序號”數(shù)字順序排列，相對更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時，則可按材料上標注的“檔案編號”來“對號入座”。

2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號”為主要關鍵字排序。我們只需將E列的序號數(shù)字對應抄寫在材料上，然后，按序號順序排列即可。

3 人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優(yōu)化方案的特點

3.1 簡單易學。主要運用到了Excel的“排序”和“高級篩選”功能。了解Word、Excel基本運用的人事檔案管理人員可以較快掌握。

3.2 實用性強，材料數(shù)量越多，利用計算機編排材料的效率就越顯著。

3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。

3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計算機編排材料的步驟也有所不同。可根據實際情況，靈活地采取合適的計算機優(yōu)化方案。

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二、事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）對人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內取得明顯效益的部門，使得一些事業(yè)單位領導沒有充分認識到人事檔案工作的重要性，在對人事檔案管理人員精心培養(yǎng)上和管理設備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業(yè)知識和綜合素質，無法保證事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作質量。

（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當前，事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規(guī)范。對人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規(guī)章可循。導致人事檔案收集歸檔質量不高。

（三）人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓、獎懲等材料，普遍缺失；有的當事人在學歷、培訓、職稱等材料轉遞時，將其放在自己手中，認為這樣更安全，用起來也方便，導致人事檔案材料的缺失。

（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質不高。由于事業(yè)單位對人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業(yè)責任感和專業(yè)一致性，影響了人事檔案收集歸檔質量。

三、加強事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的幾點措施

（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位領導要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關心愛護培養(yǎng)人事檔案管理人員。建立健全獎勵機制，以此激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。

（二）進一步加強檔案收集歸檔制度化建設。實踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質量，建立和完善嚴格的人事檔案收集歸檔規(guī)章制度是十分必要的，只有從制度建設入手，發(fā)揮其權威性的協(xié)調和指導職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規(guī)化和法制化。一是要嚴格遵照執(zhí)行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉遞中，嚴格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案（材料）轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密封包，再進行轉遞。收到人事檔案的單位，經核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，再將回執(zhí)單立即寄回原單位，以確保萬無一失。

（三）規(guī)范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴格工作標準作為人事檔案收集歸檔工作的重點來抓，嚴格按照檔案目標管理標準，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網絡，根據材料形成規(guī)律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集、及時收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時收集歸檔到位。對收集上來的人事檔案材料，要嚴把鑒別關。辨別真?zhèn)危テ湓闫桑_到人事檔案能歷史地、全面地、準確地反映一個干部全貌的要求。二是要強化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴把好人事檔案的分類關，力爭做到分類準確、排列有序、層次清楚。對收集歸檔的人事檔案材料，要認真細致地進行鑒別，保留真實準確有價值的材料，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對當事人檔案中缺少的材料逐項要逐一登記、及時索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計算機打印人事檔案目錄，統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一標準，使人事檔案更加規(guī)范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的人事檔案材料進行詳細記錄，要求相關單位和當事人限期補充收集，使人事檔案內容更加齊全完整。

（四）進一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對工作人員素質要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發(fā)重要。事業(yè)單位領導要注重人事檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提高人事檔案工作人員的知識水平和業(yè)務能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級領導層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級檔案部門組織的人事檔案管理業(yè)務培訓班和經驗交流研討會，掌握更多先進的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。

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以為宜興市供電公司實施人才戰(zhàn)略和人事管理工作提供優(yōu)質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業(yè)人事決策提供優(yōu)質服務，使公司人事檔案工作實現(xiàn)達二級標準單位的目標。

從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現(xiàn)以下主要目標：

（一）、紙質檔案：

1、在進一步健全收集工作規(guī)章制度和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規(guī)范化管理工作。

2、嚴格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗考評標準》的要求，切實做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

（二）、電子檔案：

在做好紙質檔案的規(guī)范化管理工作的同時，注意搞好電子檔案。

1、系統(tǒng)結構

公司使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據庫實體，使人事檔案信息查借閱、轉遞及數(shù)據的提取和統(tǒng)計分析等工作主要通過計算機進行。

2、多媒體檔案材料

將員工在工作、學習和生產一線的動態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統(tǒng)或投影設備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質、性格、口頭表達能力和處事風格等，以便對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，從而提高知人、識人的深度和廣度。

3、多媒體檔案材料保管和維護

以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護。

4、多媒體檔案材料使用

通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對人事信息進行統(tǒng)計分析和預測，為人事決策提供參考。

5、多媒體信息系統(tǒng)保密和安全

建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

（三）基礎建設版權所有

我公司配備專用的人事檔案管理專用計算機系統(tǒng)及數(shù)據備份設備。

照目標管理的有關規(guī)定，公司員工人事檔案實現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。

二、現(xiàn)階段主要任務

2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。

2004年公司達員工人事檔案管理二級標準單位。結合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業(yè)務培訓班進行培訓。

2005年初步建成同行領先和具有江蘇特色的數(shù)字化人事檔案館框架。

三、實現(xiàn)措施

1、提高思想認識，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

2、運用現(xiàn)代計算機技術，加強對員工人事檔案的科學管理

2004年運用員工人事檔案管理系統(tǒng)，建立計算機人事信息使用點，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。

3、加強對人事檔案工作的宏觀業(yè)務檢查指導工作

公司有計劃的開展人事檔案目標管理工作，及時轉發(fā)上級有關文件規(guī)定，接受上級公司對我公司檔案管理工作的檢查監(jiān)督與考核，并組織業(yè)務培訓研討活動，提高公司的人事檔案管理水平。

篇（4）

在一些企業(yè)里，相當一部分職工包括領導對人事檔案管理的重要性認識不足，認為人事檔案管理就是抄抄寫寫、裝裝訂訂的事務性工作，它不會產生經濟效益，不應作為企業(yè)的主要工作來抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應付外調和查檔就行了，搞好搞壞無所謂，因而檔案管理的人員、經費、硬件設施等很難到位。這種片面的思想認識和做法，必然影響檔案管理規(guī)范化提升。檔案規(guī)范化的基礎就是要保證檔案的真實性，特別是人事檔案的真實性。實際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問題：如材料空洞的內容比較多，真實的卻很少；關于個人經歷、學歷、工資、政治面貌等這些一般性的內容反映比較多，而在個人道德品質、業(yè)務能力、技術專長等重要內容放映的卻很少；對過去種種情況反映的遠遠多于近期的情況；定性結論過多，定量描述較少；內容空泛，只記錄優(yōu)點，缺點卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對一個人的真實情況進行評價。

2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。

有些企業(yè)尤其是是股份制企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當中，無論是對員工職務的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒有固定的薪酬考核獎罰體系，有時僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動，這就造成員工的工資級別、職務任免等信息無法形成書面資料。這些不規(guī)范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會利用檔案管理上這些不規(guī)范或者漏洞隨意變更參加工作時間、更改年齡、學歷等等，甚至編造出許多對自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應有的真實性、嚴肅性和權威性。這種有機可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會對人力資源造成嚴重的浪費，同時也嚴重褻瀆了檔案資料的真實性。另外，檔案管理上存在的不規(guī)范和某些漏洞，還能導致檔案轉遞無章可循，在程序上極不嚴肅、在運轉上存在漏洞。

3.人事檔案整理不規(guī)范，調檔查檔沒有規(guī)律性。

人事檔案整理是一項細致的技術性較強的工作，必須通過整理使每一個檔案都符合完整、真實、精練、實用的標準。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒有分類歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒有按照人事檔案要求的十大類進行分類詳細整理，對尤為重要的四、九類材料和別的類型混裝在一起，給檔案利用帶來了諸多不便。

4.檔案隊伍建設不到位。

有的檔案室人員配備不夠，沒有專職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專職人員，但未經過培訓，業(yè)務不熟練，原則性不強，處于應付了事的狀態(tài)；有的企業(yè)不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當一天和尚撞一天鐘，總找機會想跳槽。這樣的隊伍狀況，嚴重影響了檔案管理的質量。

5.檔案管理體制有待改進。

人事檔案的保密性強，在國有企業(yè)，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，非公有經濟組織、外資企業(yè)、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時，國有企業(yè)的人事制度改革逐步深化，大、中專畢業(yè)生面向市場自主擇業(yè)。這種情況表明：通過市場機制調配人力資源，加快人才流動，勢在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應這種變化了的新情況。

二、怎樣規(guī)范化

實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化，有許多工作要做，需要企業(yè)的人事、組織、辦公室、離退辦等多個部門通力合作，各負其責，各自把關，齊抓共管。本文要強調的是，檔案管理工作者必須明確自身職責，從自己做起，首先把自己的份內工作做好。

1.真實準確，是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。

明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數(shù)，避免盲目性。對于入檔的材料，要核對事實，嚴格把關，去偽存真，查漏補缺，如出生年月，是公歷還是農歷？參加工作、入黨入團時間，各種表格是否一致？學歷、工資、職稱材料、首簽合同、續(xù)簽合同是否有序銜接？職工調動，還要看調出、調入的手續(xù)是否齊全。對于不符合歸檔要求的材料，及時處理；手續(xù)不全的材料，聯(lián)系相關部門進行補充。從源頭上把好質量關，確保入檔材料齊全完整，真實可靠，確保人事檔案信息準確性和權威性，為職工管理工作提供基礎保障和可靠依據。

2.注重學習，是人事檔案管理規(guī)范化的必由之路。

檔案管理人員素質的高低決定了檔案管理水平的優(yōu)劣。因此，檔案管理人員必須加強學習，不斷地學習新時期黨的路線方針政策，學習十以來的新觀點、新理念，學習人事管理制度的有關規(guī)定，熟悉人事工作相關業(yè)務，如工資政策、考錄調配、人員編制、人才開發(fā)、員工管理等，善于總結經驗，注重理論研究，使自己具備合理的知識結構和業(yè)務技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務能力。

3.健全制度，是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。

檔案管理工作者要認真學習《中華人民共和國檔案法》，領會其精神實質，結合實際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對制度、借閱查閱制度、轉遞保密制度、登記統(tǒng)計制度等。建立了制度，就要嚴格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業(yè)還應該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設，以達保密要求。

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中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：

一 引言

當前，企業(yè)的人事檔案管理對于現(xiàn)代企業(yè)的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強對人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對該項工作也沒有較強的管理意識，認為該項工作不能直接創(chuàng)造經濟效益，對其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設比較落后，人事檔案的保存、轉遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。

二 新時期企業(yè)人事檔案管理的特點與新問題

（一）企業(yè)人事檔案管理的特點

企業(yè)人事檔案管理重點就是要將員工的相關崗位信息資料進行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據企業(yè)員工的個人職業(yè)經歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關部門共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負擔比較重，要對企業(yè)全體員工進行職業(yè)信息的長期動態(tài)化記錄，這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時，還要對人事檔案的轉接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業(yè)人事檔案管理必須進行變革，僅僅依靠手工記錄已經不能滿足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。

（二）新時期企業(yè)人事檔案管理的新問題

隨著市場經濟的不斷完善，企業(yè)作為經濟主體，參與的市場經濟競爭更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動和企業(yè)人才流動十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。

首先，企業(yè)人事檔案管理意識比較淡化，管理制度不健全。在市場經濟環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務于企業(yè)自身的發(fā)展和調配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進行流動，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價值。但是，一些企業(yè)還沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應有的重要地位。對于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據社會和企業(yè)的發(fā)展進行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內容與工作方法。

其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關部門進行兼職管理，沒有專職人員進行管理，造成了人事檔案管理的非專業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠遠快于相應的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒有專業(yè)人員對檔案進行科學管理，相關管理人員缺乏責任意識，不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理，造成了檔案查找困難等問題。

最后，企業(yè)人事檔案管理內容不充分，管理模式比較滯后。根據一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內容，缺乏與市場經濟相適應的內容，例如：缺乏具有人文關懷的檔案信息，個人健康類檔案、誠信類檔案、動態(tài)業(yè)績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實際運用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據化的管理。

三 加強企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施

（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化

企業(yè)人事檔案管理必須健全相關的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性，同時帶動人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書寫規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對人事檔案管理的規(guī)章制度進行完善，學習和創(chuàng)新應用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎。

（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化

由于社會發(fā)展的不斷細化，對于企業(yè)的人事檔案管理就應加強現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據庫、管理系統(tǒng)等，通過規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網絡時代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時效性，為企業(yè)的相關部門實現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作，使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發(fā)與利用。

（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平

根據市場經濟宏觀發(fā)展狀況和企業(yè)微觀發(fā)展的實際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平，這樣才能滿足企業(yè)人才流動和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術材料；業(yè)績考核、健康狀況檢查等，這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質。另外，企業(yè)應加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓，提高相關管理人員的檔案管理專業(yè)化水平與能力。增強他們的工作職責意識，合理運用先進的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務與流程，確保人事檔案管理的完整、機密和安全。

四 結論

通過對加強企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢下企業(yè)的人事檔案要實現(xiàn)科學化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開發(fā)和利用好檔案資源，為進一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務價值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動態(tài)化地適應企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強信息化檔案管理建設，投入更多的資金、設備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網絡化。企業(yè)還應重點關注人事檔案管理的安全問題，要提高相關管理人員的網絡安全意識，加強人事檔案管理的審查與管理制度；升級人事檔案信息化管理技術，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。

參考文獻

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篇（6）

Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中圖分類號：G271

引言：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進和管理的過程中形成的，是記錄和反映個人經歷和表現(xiàn)以備考查的文件資料。在新時期，把握醫(yī)院發(fā)展的特點，落實科學發(fā)展觀，加強醫(yī)院人事檔案管理，對于促進醫(yī)院人事制度的改革，提高檔案的自身價值，服務醫(yī)院的各項工作，具有十分重要的意義。如何規(guī)范加強醫(yī)院人事檔案管理，實現(xiàn)人員檔案管理的科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是新時期醫(yī)療體制改革不斷深化所面臨的重要課題。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不健全

在醫(yī)院的整個管理體系中，管理層都根據工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關管理制度和各類科室、人員工作職責，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對人員檔案管理工作的標準、要求、規(guī)程和檔案內容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。由于各項管理制度的不健全，導致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時完整收集，材料不準確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。

2.人事檔案管理方式和手段落后

當前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經歷性材料，通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內部人員檔案的收集上多是以紙質的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應社會快速發(fā)展對人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關門編研”、“重藏輕用”上，只注重對人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機結合。

3.人事檔案管理人員業(yè)務素質參差不齊

人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術方面人員的培養(yǎng)，而對從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務能力素質參差不齊，又缺少相應的崗前培訓，他們對醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應付，就更談不上有效管理利用了。

4.個人檔案意識淡薄。在現(xiàn)代社會中，隨著衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深入，人才流動也較為頻繁。很多醫(yī)院個人不關心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏；或者因為派遣等原因，原始檔案無從查找，只能回原單位補新檔案。這樣建立的資料一般內容匱乏，缺少系統(tǒng)性，也不利于基本情況的核實，真實性和可靠性也容易遭到質疑。

二、醫(yī)院人事檔案管理的對策和設想

1.按制度操作，實現(xiàn)人事檔案管理的制度化。在人事檔案的管理上，要把制度建設貫穿到人事檔案管理工作的全過程中。在制定和健全人事檔案管理制度的同時，要嚴格執(zhí)行制度，加強監(jiān)督，使檔案的管理制度都能夠有效落實；要堅持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，維護制度的嚴肅性；要明確各崗位的工作職責，強調工作原則，制定工作規(guī)范，從制度上規(guī)范員工工作行為；同時檔案管理部門要和檔案材料形成的有關部門加強聯(lián)系和溝通，使檔案管理制度化、程序化。

2.加強檔案的宣傳教育，增強意識。醫(yī)院領導要把人事檔案的管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內容，要使人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務建設同步發(fā)展和規(guī)劃，要對員工宣傳醫(yī)院人事檔案管理的意義，加強對檔案法律法規(guī)的學習，使干部職工認識到檔案的重要性，從而更好地支持人事檔案的管理工作；要加強對人事檔案管理人員的教育，提高人事檔案管理人員的素質和專業(yè)化水平，使他們自覺抵制和防止各種違法行為，維護檔案的完整性、真實性，使他們更具有專業(yè)知識，知道怎么做好對現(xiàn)有檔案的保管和利用工作，不斷提高專業(yè)服務水平。

3.規(guī)范檔案資料的收集整理工作。檔案資料的收集整理和補充是人事檔案管理的基礎工作。醫(yī)院人事檔案內容涉及較廣，人事部、護理部、科教部等部門提供人事檔案管理人員應主動和各部門聯(lián)系，做好經常性的收集歸檔工作。收集手續(xù)要完備、內容要完整、表述要準確、觀點要明確，對于不符合要求的材料應及時退回，限期糾正；不屬于歸檔范圍的材料要及時退回有關部門；收集到的人事檔案資料要及時裝訂、不散失、不積壓。

4.加大科技投入，加快人事檔案管理的信息化進程。醫(yī)院要加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。一是要提高檔案的現(xiàn)代化技術設備和保護設備，加強對檔案庫房的空調、除濕等設備的建設，合理利用防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。二是引進計算機管理，建立醫(yī)院的人才信息數(shù)據庫，使人事檔案的管理工作科學化、信息化，同時可實行對人事檔案信息的計算機動態(tài)化管理，保證檔案信息的真實性、時效性、準確性。

人事檔案是醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否科學用人的重要依據，對于醫(yī)院人才的開發(fā)具有至關重要的意義。因此，通過對醫(yī)院人事檔案現(xiàn)有問題的分析，提出相應的改革措施，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對開發(fā)醫(yī)院人力資源，促進醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用

三、結束語

醫(yī)院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院員工個人工作、學習等情況的真實記錄，部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院內部人事調整的信息依據,對醫(yī)院的發(fā)展建設有著不可替代的作用。也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案是社會文明進步的重要標志。

參考文獻：

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篇（7）

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業(yè)性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規(guī)范化，是實現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業(yè)自由度。

二、做好高校人事檔案基礎工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項規(guī)章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。

2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。

人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關規(guī)定為依據。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補辦手續(xù)后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業(yè)資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協(xié)、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業(yè)技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。

技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。

篇（8）

1. 組織部門：一般能按要求管理權限范圍內的死亡干部檔案，不定期地向同級國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號規(guī)范，能提供電腦檢索。但大多數(shù)沒能按《干部檔案工作條例》規(guī)定及時將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺帳。

2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業(yè)處為調查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應該接收國有企業(yè)、國有改制企業(yè)、非國有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數(shù)縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數(shù)量、來龍去脈等底子不夠清晰。

3. 機關、群團組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關中，有的主管部門除本系統(tǒng)副處級以上干部人事檔案組織部門統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級機關中，除部分區(qū)、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無頭檔案”的現(xiàn)象。

4. 國有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。

5. 國有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業(yè)主管部門管理改制前相關人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數(shù)量、情況無法統(tǒng)計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或將招聘人員檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數(shù)據不清楚。

6. 非國有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專業(yè)機構托管人事檔案。據查，非國有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無統(tǒng)一標準，甚至少數(shù)沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障站負責管理當?shù)胤菄衅髽I(yè)人員人事檔案。

7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數(shù)死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統(tǒng)計，不少生者、死者人事檔案未分開。

9. 社區(qū)、居委會：從選取的調查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區(qū)內有人員死亡情況時，一般是報送當?shù)嘏沙鏊膳沙鏊撠煈艏。ǎ┥虾虽N，并登記管理。個別社區(qū)試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內容缺、不齊全、不規(guī)范的問題。

二、存在的主要問題及原因分析

1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務的有之；檔案員兼職過多，疲于應付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。

2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統(tǒng)內改制單位職工人事檔案。

3. 日常指導與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規(guī)范，分開存放、流轉登記、統(tǒng)計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標準不統(tǒng)一，內容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關意識，或是受客觀因素制約，相關單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。

4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無章可循、無規(guī)可依的問題突出。在調查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位。現(xiàn)實中，各級、各行業(yè)經過調研形成人事檔案管理制度的很少。調查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內容、目標任務，也無原則手續(xù)、操作流程，更無職責權限，責任追究，久而久之便形成了被動應付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。

三、對死亡人員人事檔案管理的建議

1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內容，具有很強的政治性、原則性、業(yè)務性，應明確專人負責，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務要求等必須明確，并且有領導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關法規(guī)和業(yè)務知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業(yè)人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結合等方式，了解相關工作的規(guī)律，掌握專業(yè)知識與技能，不斷增強業(yè)務素質和專業(yè)水平。

2. 實施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據庫。單位檔案室、專業(yè)檔案館、專業(yè)機構等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門指導的專業(yè)檔案館，實行專人專管，專門管理。

篇（9）

1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度

構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網絡化機制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實需求的。

2 增強檔案信息化管理的安全意識

當今網絡訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時常可引發(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數(shù)庫內儲存的相關價值性數(shù)據依照運作權限范圍實施規(guī)范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。

3 采用公文制發(fā)的方式

檔案是由公文逐漸發(fā)展轉化而來的。所以，公文制發(fā)的質量，就會對以后的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時候，應該認真遵從正規(guī)化及精準化的模式展開制發(fā)工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規(guī)化。第一，需真正實現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準。第二，須審查在編制公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實現(xiàn)規(guī)范化和標準化。

4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標準化、規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)

其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。

5 提高人事檔案管理人員的綜合素質

篇（10）

除教職工檔案、學生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學、南京大學、浙江大學、吉林大學、山東大學、上海交通大學、太原理工大學、山西醫(yī)科大學、中北大學等；

除學生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財經大學，

除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如太原師范學院；

含教職工檔案、學生個人檔案在內的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學、四川大學、武漢大學、重慶大學、東南大學、西南交通大學、上海師范大學、北京師范大學、陜西師范大學、華中師范大學、山西大學、山西農業(yè)大學、太原科技大學等。

鑒于目前高校人事類檔案歸屬的不明確性，各高校要根據自身特點，一切從實際出發(fā)，通盤考慮，無論是從檔案館的面積還是與人事類檔案目前的歸屬單位的協(xié)調、檔案館的長遠規(guī)劃都要充分考慮，要考慮清楚人事類檔案歸檔案館管理是不是可行，可行度有多大?千萬不能盲目地不考慮實際，一味地要求人事類檔案歸檔案館管理，結果因為沒有與相關部門達成共識，只是存在檔案庫房放在一起，人員歸屬又各不相同。這樣，不但沒有統(tǒng)歸到檔案館，反而又產生出了一系列新問題，給查閱利用檔案者造成概念上的混亂。檔案館經常來一些要轉學生個人檔案的或者要移交個人檔案的，檔案工作人員只好解釋、說明，說我們不是一個單位的，這給前來辦事的人員和檔案館都造成了一些不必要的麻煩。

人事類檔案劃歸檔案館管理的前提

筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應該統(tǒng)籌兼顧，長遠規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統(tǒng)一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責等方面全方位進行調整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案安全、順利、及時地移交給檔案館，同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡陜適應學校對檔案工作的新要求。已經成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產生，維護好學校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應該從以下方面進行調研：

1　劃歸的必要性

21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術日新月異，各行各業(yè)都與信息技術息息相關，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術、實現(xiàn)電子校務作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設正在全面展開。隨著學校信息化建設的不斷開展，檔案館高校信息化建設也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應整個學校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷獲取新的發(fā)展動力，創(chuàng)造新的業(yè)績。高等學校檔案信息資源相當豐富，如果將人事類檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事類檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財、物等方面學校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復建設的局面，有利于節(jié)約經費、人員及庫房和設備，學校可以集中人力、財力、物力來面對信息技術的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化、科學化，真正實現(xiàn)高校檔案館網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現(xiàn)檔案資源共享，為學校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學校和社會的需求。

2　劃歸條件是否成熟

人常說：萬事俱備，只欠東風。如果合并的條件都具備好了，合并也只是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢?所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。

其次，是否協(xié)調好與分管人事類檔案部門的關系。以山西師范大學為例，學校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調動、調資、升職、聘任、退休等隨時變動，人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學校學生個人檔案歸學生處管理，學生處管理的好處是：由于學生處對評優(yōu)、評獎學金等有決定權，學生處的發(fā)號施令各學院都不能不執(zhí)行，所以學生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調好各部門之間的關系，做到關系協(xié)調，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。

再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標和長遠發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化建設的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內部管理體制的運行、與各有關部門的協(xié)調工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事類檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了，別人也會說那么高的學歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢?實在是可惜了!由此可以看出檔案館在學校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產生，保證合并人員很快調整好心態(tài)，盡快適應新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。

做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法

1　必須根據學校情況，從科學發(fā)展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經過集體研究討論，達成共識后方可施行。

2　一旦確定人事類檔案歸檔案館統(tǒng)一管理，全校上下必須積極配合，共同支持，不能人為地設立障礙，阻撓新生事物的產生。