畢業(yè)檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇畢業(yè)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績(jī)冊(cè)（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評(píng)定表（鑒定表）、體檢冊(cè)、錄取名冊(cè)、社會(huì)實(shí)踐評(píng)定表、在校期間獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報(bào)到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個(gè)人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會(huì)了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會(huì)的第一手推薦資料。

20世紀(jì)90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負(fù)責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個(gè)各自獨(dú)立的管理體系。20世紀(jì)90年代末期開始，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深化改革和我國(guó)高校就業(yè)體系的改革，同時(shí)根據(jù)高校各自的實(shí)際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會(huì)人事中心與學(xué)校檔案部門館進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。

2008年，國(guó)家教育部第27號(hào)令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進(jìn)行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。

2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢(shì)下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識(shí)，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。

2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題

在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯(cuò)誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個(gè)別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴(yán)重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個(gè)畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。

這種檔案內(nèi)容陪陪錯(cuò)誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過程中檔案要進(jìn)過多個(gè)管理機(jī)構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)的時(shí)候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級(jí)之間對(duì)學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個(gè)人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯(cuò)誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。

2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范

畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點(diǎn)：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。

材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、課程成績(jī)材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準(zhǔn)，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理工作帶來不便。

材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對(duì)單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時(shí)，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識(shí)，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究

針對(duì)目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對(duì)策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動(dòng)性，搞好資源整合，實(shí)現(xiàn)物盡其用，人盡其才。

3.1 加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識(shí)

畢業(yè)生作為國(guó)家的知識(shí)儲(chǔ)備資源，關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展大計(jì)，畢業(yè)生檔案是這些知識(shí)資源的另一種載體，它對(duì)畢業(yè)生是否能夠全面融入社會(huì)，知識(shí)能否轉(zhuǎn)化為國(guó)家的發(fā)展動(dòng)力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會(huì)宣傳媒體入電視、廣播、報(bào)紙等加強(qiáng)宣傳，讓全社會(huì)重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。

3.2 統(tǒng)一管理存放地，實(shí)現(xiàn)資源整合

現(xiàn)在異地存放體系對(duì)畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國(guó)家應(yīng)該從資源整合的角度來解決這個(gè)問題，把畢業(yè)生檔案重點(diǎn)納入地方人事中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會(huì)、國(guó)家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項(xiàng)職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動(dòng)高校教育事業(yè)和社會(huì)檔案管理工作的雙重發(fā)展。

3.3 更新管理觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)

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中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對(duì)信息化技術(shù)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的影響進(jìn)行分析。

1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變

傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實(shí)現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會(huì)相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時(shí)候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個(gè)人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準(zhǔn)確和靈活地對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行管理。

2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時(shí)間的長(zhǎng)度變得更加豐富

實(shí)現(xiàn)檔案信息擴(kuò)大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時(shí)間限制，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實(shí)現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實(shí)現(xiàn)空間以及時(shí)間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時(shí)候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價(jià)值的信息放置在校園網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于高校師生以及社會(huì)各界人員在查詢相關(guān)信息的時(shí)候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當(dāng)中也就能夠分別對(duì)這兩者進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對(duì)這兩者分別進(jìn)行管理的時(shí)候是一種雙重的管理，無形當(dāng)中就會(huì)為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對(duì)檔案管理的過程當(dāng)中，不僅需要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案館進(jìn)行和平常一樣的管理建設(shè)，同時(shí)還需要對(duì)數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的一些要求。所以高校在以后進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的時(shí)候信息化技術(shù)管理將會(huì)是一大特色，同時(shí)這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的適應(yīng)。

3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化

信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實(shí)現(xiàn)了信息化。其實(shí)高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實(shí)現(xiàn)了完整化以及多元化，同時(shí)也在無形當(dāng)中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時(shí)效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時(shí)學(xué)生的個(gè)人信息也能夠更加充實(shí)，而且還可以使信息很好地實(shí)現(xiàn)可操作性、知識(shí)性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。

4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸

現(xiàn)在很多高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當(dāng)中因?yàn)楣芾砉ぷ鞅容^零碎，在管理的過程當(dāng)中不能夠有效實(shí)現(xiàn)是比較具有代表性的一個(gè)問題。現(xiàn)在很多高校基本上還是由學(xué)生處在負(fù)責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個(gè)學(xué)院上報(bào)來完成。在對(duì)畢業(yè)生的各種信息進(jìn)行收集和處理的時(shí)候基本上還是由各個(gè)學(xué)院負(fù)責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當(dāng)中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，各個(gè)院系對(duì)檔案管理工作都不是很重視，他們對(duì)于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時(shí)候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉(cāng)促和草率的程度就可想而知有多嚴(yán)重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時(shí)候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因?yàn)橄到y(tǒng)時(shí)間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個(gè)院系應(yīng)該要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的信息情況進(jìn)行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進(jìn)行。

5結(jié)束語

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對(duì)這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來充實(shí)自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.

[2] 鞏雅峰.信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析[J].華章，2012（2）.

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二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點(diǎn)建議

鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點(diǎn)應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個(gè)人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺(tái)賬號(hào)及時(shí)查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠(chéng)信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國(guó)家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個(gè)人信息庫(kù)相銜接，就可以建成全面的個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點(diǎn)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案?jìng)鬟f制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機(jī)構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對(duì)于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時(shí)提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對(duì)于打算把檔案暫時(shí)存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時(shí)間要提出申請(qǐng)，在找到新的工作單位之后及時(shí)遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對(duì)函授檔案工作的思考

隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會(huì)上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個(gè)新臺(tái)階呢？

篇（4）

高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實(shí)記錄，是國(guó)家人事檔案的組成部分，是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料，是大學(xué)生就業(yè)以及社會(huì)選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時(shí)不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對(duì)高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)研究，深刻認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機(jī)密性、安全性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，對(duì)建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運(yùn)行機(jī)制具有重大意義。

一、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性

（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個(gè)時(shí)期學(xué)校學(xué)生管理工作的進(jìn)程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲(chǔ)手段，是客觀、真實(shí)的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個(gè)人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個(gè)學(xué)生畢業(yè)后將來的成長(zhǎng)與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等情況，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對(duì)用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進(jìn)有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。

二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對(duì)策

（一）適應(yīng)社會(huì)，提高對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

1. 強(qiáng)化宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2. 加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時(shí)期檔案工作面臨許多新問題，同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實(shí)行統(tǒng)一管理，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，嚴(yán)守秘密的保管方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。

（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范

1. 各院校結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及當(dāng)前社會(huì)形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)并如實(shí)記載，做到及時(shí)記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時(shí)性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。

2. 加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動(dòng)地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時(shí)收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎(jiǎng)懲等涉及學(xué)生誠(chéng)信的信息，要及時(shí)歸檔，同時(shí)注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。

3. 實(shí)行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

1. 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實(shí)，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時(shí)大大提高管理效率和管理水平。

總之，大學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會(huì)與用人單位的需求。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎(jiǎng)懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指學(xué)籍冊(cè)、招生花名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)，證書表冊(cè)，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時(shí)間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長(zhǎng)有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對(duì)內(nèi)，便于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校時(shí)學(xué)籍、業(yè)績(jī)、思想政治、獎(jiǎng)懲管理；對(duì)外，則服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個(gè)人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策

（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時(shí)期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時(shí)也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)保管。

（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫(kù)，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級(jí)、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

篇（6）

1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務(wù)中心一直未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為大學(xué)生畢業(yè)工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯(lián)系；學(xué)生也是如此，大多都沒有意識(shí)到檔案的重要性，很多學(xué)生在畢業(yè)后的很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)檔案都在自己手中，也不寄存到才服務(wù)中心；另外，一些基層的人才服務(wù)中心也未能及時(shí)管理檔案，只是隨意堆放。種種現(xiàn)象都說明了基層人才服務(wù)中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對(duì)缺乏對(duì)大學(xué)生畢業(yè)檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當(dāng)前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后

當(dāng)前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關(guān)鍵時(shí)刻影響了畢業(yè)生的就業(yè)。當(dāng)前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時(shí)間短、流動(dòng)較快、投寄單位多、就業(yè)趨向廣等特點(diǎn)；檔案管理對(duì)環(huán)境要求較高，特別是一些區(qū)縣級(jí)的人才服務(wù)中心沒有專用檔案室，有些檔案室設(shè)備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學(xué)畢業(yè)生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學(xué)生個(gè)人，還會(huì)影響社會(huì)對(duì)人才連續(xù)培養(yǎng)目標(biāo)的達(dá)成。

3.檔案內(nèi)容單一不全，未能反映

大學(xué)生的在校全貌大學(xué)生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學(xué)登記表、報(bào)到證存根、學(xué)籍成績(jī)總表、獎(jiǎng)懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現(xiàn)了一些新的如：大學(xué)生英語四、六級(jí)證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、心理測(cè)試成績(jī)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等檔案材料，也反映了當(dāng)代大學(xué)生的精神風(fēng)貌，但部分也未能進(jìn)入學(xué)生本人檔案之中。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的應(yīng)用對(duì)策分析

1.高校應(yīng)不斷提升重視的程度

加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的重視程度，培養(yǎng)檔案管理人員的管理服務(wù)與愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識(shí)，引導(dǎo)其全心全意為大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作所服務(wù)；嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，如何歸檔，多長(zhǎng)時(shí)間做出什么樣的處理，都應(yīng)做到規(guī)范化、制度化、專業(yè)化及職業(yè)化。同時(shí)，重視檔案管理工作人員的激勵(lì)制度，將其工作成績(jī)和服務(wù)態(tài)度納入職務(wù)晉升與評(píng)定之中，對(duì)工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作。所以，伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案的管理與保存也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。比如：擴(kuò)建館舍、增購(gòu)除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設(shè)備，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備等；同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護(hù)等級(jí)。

3.拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍

高校應(yīng)立足于當(dāng)前大學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況、生活軌跡等，不斷修改與補(bǔ)充原歸檔的范圍，從而體現(xiàn)、涵蓋當(dāng)前大學(xué)生的德智體美勞、個(gè)性特征、心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃堋⑦m應(yīng)崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學(xué)習(xí)成績(jī)與報(bào)告、圣體素質(zhì)等，從而促進(jìn)大學(xué)生畢業(yè)生的就業(yè)和日后的發(fā)展。

篇（7）

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

中國(guó)網(wǎng)絡(luò)電視臺(tái)CNTV報(bào)道，人力資源和社會(huì)保障部最新統(tǒng)計(jì)顯示，2012年全國(guó)普通高校畢業(yè)生預(yù)計(jì)680萬人，創(chuàng)歷史新高。近年來全國(guó)高校畢業(yè)生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態(tài)勢(shì)，高校畢業(yè)生就業(yè)工作成為各級(jí)政府教育行政部門和人力資源和社會(huì)保障部門的重要工作。在高校畢業(yè)生就業(yè)工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實(shí)做好高校畢業(yè)生檔案移交和管理工作，對(duì)于做好高校畢業(yè)生的就業(yè)工作至關(guān)重要，因此有必要認(rèn)真研究高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，有針對(duì)性地找出解決高校畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會(huì)保障部門和用人單位的重要任務(wù)。

二、畢業(yè)生《報(bào)到證》的歷史作用

在自主擇業(yè)就業(yè)制度下，高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題是《報(bào)到證》制度已經(jīng)過時(shí)，根本不適應(yīng)自主擇業(yè)就業(yè)制度的需要。

在統(tǒng)招統(tǒng)配制度下，高校畢業(yè)生《報(bào)到證》的作用：一是，《報(bào)到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證；二是，《報(bào)到證》是畢業(yè)生到用人單位報(bào)到的憑證，憑《報(bào)到證》報(bào)到以后，方可開始計(jì)算工齡；三是，《報(bào)到證》是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明；四是，《報(bào)到證》是任何一個(gè)合法的人才中心、檔案管理機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生檔案的證明；五是，《報(bào)到證》是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)；六是，《報(bào)到證》證明持證的畢業(yè)生是納入國(guó)家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生；七是，《報(bào)到證》是畢業(yè)生的干部身份證明；八是，《報(bào)到證》的有限期和畢業(yè)生的報(bào)到期限：畢業(yè)生報(bào)到的期限原則上為一個(gè)月，畢業(yè)生領(lǐng)取《報(bào)到證》以后，應(yīng)盡快到工作單位或人事局報(bào)到，沒有特殊原因或延期報(bào)到的，所造成的一切后果由畢業(yè)生本人承擔(dān)。如果沒有《報(bào)到證》，畢業(yè)生將會(huì)失去干部身份，成為社會(huì)勞動(dòng)人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業(yè)生的檔案。按照我國(guó)目前的人事管理規(guī)定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動(dòng)和社會(huì)保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報(bào)到證》目前仍在中國(guó)人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業(yè)生們應(yīng)注意保管好自己的《報(bào)到證》，不要丟失?！秷?bào)到證》原則上不補(bǔ)辦，應(yīng)屆畢業(yè)生如不慎遺失《報(bào)到證》，須及時(shí)向?qū)W校報(bào)告遺失過程，先由本人提出申請(qǐng)，再由畢業(yè)生所在院系負(fù)責(zé)人簽署意見后，由學(xué)校報(bào)請(qǐng)省畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心核準(zhǔn)后予以辦理新證。

三、關(guān)于畢業(yè)生《報(bào)到證》的建議

《報(bào)到證》制度是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，大學(xué)生統(tǒng)招統(tǒng)配制度下的產(chǎn)物，在當(dāng)時(shí)歷史條件下對(duì)于人才合理調(diào)配起到了一定的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，用人制度真正實(shí)現(xiàn)了自主擇業(yè)雙向選擇，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的《報(bào)到證》制度，對(duì)于人才合理流動(dòng)和高校畢業(yè)生就業(yè)絲毫促進(jìn)作用也沒有，并且成為高校畢業(yè)生就業(yè)的一大障礙，建議立即予以廢除。

一是沒有法律依據(jù)。翻遍中國(guó)法律，找不到一條有關(guān)高校畢業(yè)生《報(bào)到證》的法律依據(jù)。

二是高校畢業(yè)生持有《報(bào)到證》無法報(bào)到。目前全國(guó)各個(gè)高校畢業(yè)生大體上在畢業(yè)前半年左右就開始為就業(yè)問題奔波，參加各種招聘會(huì)。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報(bào)名、考試、面試，過五關(guān)斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發(fā)那個(gè)所謂的《報(bào)到證》，對(duì)于用人單位而言，有沒有那個(gè)《報(bào)到證》根本無所謂，他們需要的是真才實(shí)學(xué)，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業(yè)生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報(bào)到證》，也無法報(bào)到，因?yàn)樵撚萌藛挝粵]有進(jìn)城戶籍指標(biāo)，畢業(yè)生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。

篇（8）

高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一所學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關(guān)高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。

一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是開展工作的政策基礎(chǔ)。與學(xué)校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學(xué)校制定了畢業(yè)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，其它學(xué)校在這方面基本處于空白。

2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設(shè)定方面存在諸多問題。現(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部?jī)杉?jí)管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨(dú)管理；個(gè)別院校甚至沒有固定管理部門，由校領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。

3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學(xué)校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標(biāo)準(zhǔn)不一，相差甚遠(yuǎn)，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。

4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個(gè)弊端。由于學(xué)校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學(xué)校由學(xué)校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費(fèi)為其保管兩年。這是學(xué)校為畢業(yè)生做好后繼服務(wù)的重要舉措，但這項(xiàng)便生措施并未得到很好的落實(shí)。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應(yīng)有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長(zhǎng)，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。

二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施

1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應(yīng)新時(shí)期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時(shí)制定學(xué)校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)制度，對(duì)諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學(xué)校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。

2.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設(shè)置檔案館，專職檔案管理人員相對(duì)較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，以學(xué)生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強(qiáng)他們的檔案知識(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識(shí)，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。

3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立，我國(guó)高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。

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二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

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檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價(jià)值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進(jìn)行分類、編號(hào)，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時(shí)代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多利潤(rùn)和財(cái)富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動(dòng)力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國(guó)高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義

高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷職稱、個(gè)人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會(huì)活動(dòng)的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報(bào)到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國(guó)有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機(jī)構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對(duì)于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國(guó)、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對(duì)于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對(duì)學(xué)生基本情況有一個(gè)初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。

二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）缺乏對(duì)高校畢業(yè)檔案特殊性的重視

高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國(guó)畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時(shí)候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。

（二）不規(guī)范

雖然我國(guó)已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識(shí)，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時(shí)常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國(guó)高等教育招生范圍的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機(jī)構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢(shì)下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)思路

（一）正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作

想要提高我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠?yàn)楫厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)