基建檔案的重要性匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇基建檔案的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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隨著互聯網的推廣、信息化浪潮席卷而來，與之而來的是醫院醫療業務量的迅速膨脹，醫院建設規模的不斷發展壯大，由此醫院建設的改革變得越發堅決且深入，在此過程中基建檔案作為承建整個醫院發展建設的根基，在有源可查，有據可依方面越來越體現出其不可代替的作用，當前為避免其淹沒在網絡時代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續使用，應采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護工作，在基建檔案管理過程中，堅決杜絕破壞性因素的存在，使醫院的后期發展與規劃工作有據可依，這是每一位醫院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責。

一、基建檔案在醫院管理中的作用

不管是在我們的生產實踐活動還是科學技術實踐活動中，科技檔案作為我們發展的見證，都扮演著重要的角色，而基本建設檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發展和延續的過程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內容上來劃分，醫院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫院在建設項目之前準備的文件資料，包括征地、立項以及規劃申請等資料；施工文件材料是醫院在施工過程中形成的文件資料，包括有關地基、基礎原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關材料；竣工文件材料是指施工項目竣工驗收報告以及竣工驗收前各種專業圖紙的保存，包括建筑、結構、設備、電氣等圖紙資料。

基建檔案作為醫院發展建設的重要資料，主要具備周期長、整體性、專業性、現實性等特點。其中基建檔案周期長的特點主要表現在：基建工程項目分為立項、設計、施工及竣工等多個環節，在以上所有環節中，基建材料需經多個部門而形成，此過程需要經歷相當長的一段時間，因此，基建項目周期相對較長。基建檔案的整體性主要表現在：基建工程對象為單體工程項目，具有一定的獨立性，所形成的基建檔案具有較強的系統性與整體性。基建檔案的專業性主要表現在檔案形成及使用功能等方面存在較強的專業特點。基建檔案的現實性主要表現在普通文件資料歸檔后，現行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現行功能并未完成，其現行效用在后期較長一段時間內仍然得以運用，可以說基建檔案具有非常強的現實價值。

基建檔案的形成過程涉及多個部門，包括項目規劃部門、勘察部門、設計部門、施工部門、監理部門、建設單位主管機構等。基建檔案的形成一方面反映出基礎建設工程的靜態面貌，另一方面反映出基建工程變化、發展的動態過程，與基建工程的實際面貌具有極強的一致性。醫院基礎建設工作的開展，醫院基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統籌建設和后期管理具有極其重要的借鑒和指導價值，在醫院的發展與建設過程中，起到重要的作用。醫院基建檔案不僅為醫院的規劃、建設及管理工作提供有效依據，而且為產權糾紛、經濟問題、歷史查證及科學研究工作提供重要素材，為較為復雜的項目施工環境提供重要參考資料，具有非常重要的價值，因此，逐漸獲得醫院相關管理者及建設單位的支持與鼓勵。

2012年，作為濰坊市唯一一所三級甲等中醫醫院，為解決病人反應的濰坊醫院磁共振檢查擁擠、不方便的問題，考慮能否在內科樓一樓東北側再購置一臺磁共振，于是這塊基地的現狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關鍵，這就必須要有原來的結構管線圖作為參照，否則無法準確確定其承載力和管線分布，進而無法進行土方開挖以及一系列的后續施工。基于此，醫院基建檔案工作人員通過查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結構管線圖等有關資料，保證了基礎加固施工、磁共振的安置以及放射防護工作的順利進行，這樣不僅為醫院節約了人力物力，更重要的是避免了施工過程中安全隱患。

雖然我院對基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對照國家檔案法，國家基建檔案管理要求，醫院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進一步提高和重視。

二、基建檔案在其形式過程中存在的問題及產生的原因

在當前的網絡時代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對歷史基建檔案的規整和修復，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現在：一是注重工程建設的質量、進度、安全，忽視對檔案的管理，目前工程項目管理中普遍存在此種弊端。負責工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，忽視建設工程中檔案資料的管理。

究其原因：首先醫院基建檔案管理的作用不像整個工程項目效益這么立竿見影，導致部分醫院對基建檔案的管理上不夠重視；其次醫院未將基建檔案管理工作納入醫院管理人員年度績效考核中，致使檔案管理人員態度不積極；最后醫院在基建檔案工作的模式上缺乏創新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發揮其服務于醫院中心工作的作用。

二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責上分責不明確，基建檔案涉及范圍廣、數量大、收集難、專業性強，加之醫院的基建項目往往持久性工程，期間不可避免產生大量簽證、聯系單、通知單等現場文件材料，但是由于醫院本身不是專業的房產開發商，其管理人員較之變動頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時缺少對基建文件系統的整編標準，檔案管理人員缺乏對基建檔案及時收集、整理及歸檔的意識。在整個工程建設中建設、勘察、設計、施工、監理等單位對本單位所擔負的工程項目的責任和任務不十分明確，或明確但執行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對性不強。此外，由于醫院本身性質的特殊性，導致部分醫院工程項目驗收了，但是基建檔案沒有及時進行專項驗收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴建、維修等一系列工作帶來隱患。

三是前期針對工程項目的手續文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫院通常沒有專門針對項目的籌建辦，更不用說專業的基建檔案的管理人員，由此導致工程項目前期的土地、規劃、立項、招投標等資料的收集缺乏有效的監管措施。有的文字資料，表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不準確，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更聯系單較多，但竣工圖上沒有作相應的修改和注明變更號碼，造成竣工圖紙失去時效性和準確性。有的文件沒有及時統一規整，隨著時間的推移，科室的輪轉，這些文件材料的收集整理難度越來越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫院造成嚴重的經濟損失。

導致以上諸多問題的產生的原因，總結起來主要有4個方面：

一是醫院領導和技術人員基建檔案意識薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負責基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調不協調統一。

二是醫院只注重臨床人才的培養，忽視了對基建檔案管理方面的人才引進，對文本基建方案管理無法形成有效的監管體系。

三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設，工程的施工進度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時跟附整個項目的進度，沒有成立專項小組來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規章制度來保護并搞好竣工檔案的編制工作。

四是部分負責工程檔案資料編制的人員素質差。有的甚至是由工地項目部施工員兼職，缺乏專業知識，同時對編制基建檔案的能力不足。

三、醫院基建檔案存在的問題、原因及對策

綜合幾年來自身在基建檔案的管理方面的經歷和經驗，結合醫院實際的工程項目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現詳述如下。

第一，抓落實、重時效。派專人專項負責，重視和加強基建檔案收集、整理工作。在醫院的日常事務管理過程中，相關管理人員應積極配合醫院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實。第二，對于改擴建或者項目維護工程，應對地下管線進行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對地下管線的走向通過管線圖的方式仔細標注，最后整理歸檔。我院在醫院基建檔案管理工作中，對全院約90%的地下管線等信息進行了詳細標注，以便于為今后的修整工作提供依據。

為進一步保證醫院基建檔案的完整性與系統性，確保已歸檔檔案與工程實體項目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過程中，應做到以下幾點：第一，實施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識。

第二，建立健全基建檔案監督管理機制，保證基建檔案資料與施工過程的同步進行。

第三，對檔案資料進行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細講解歸檔要求及相關檔案內容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。

第四，強化對基建檔案管理工作相關人員的業務培訓，提高其管理水平。

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、前言

檔案管理指的是收集、整理、保管、鑒定、統計和提供有使用價值的資料的管理活動。對于平常的商品經濟，商品價值的物質基礎是商品的質量，也就是說商品的質量是保證企業競爭成功的關鍵。作為國民經濟社會發展的基礎性建筑產品，電力基建工程有著一定的特殊性，對于其工程質量而言，其必須恪守生命底線。為保證電力基建質量水平，國家相關部門出臺了一系列控制措施，對基建工程進行了嚴格的規范。

電力基建工程的檔案管理指的是通過鑒定、整理并歸檔的項目文件，真實記錄和反映電力工程建設歷史，是工程驗收的必備條件，為日后管理、運行、檢修、改擴建提供重要依據。在電力基建工程中充分認識到檔案管理的重要性，不斷提高社會大眾對于檔案管理工作的認識。

二、檔案管理工作的重要性分析

基建檔案管理反映歷史原貌

通常來說，檔案中所記載的資料內容就是對于歷史中曾經出現的畫面的再現。此歷史資料記錄、歷史畫面再現的作用，對于電力基建工程中的檔案管理來所特別重要。對于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相應的審批文件、土地征用、產權所有證、各類施工圖紙、設計規劃等齊全、完整反映基建工程原始面貌的檔案。比如說，電力工程需要一套齊全、完整的基礎建設檔案，其需要系統性的記錄下工程從下達計劃、立項、規劃設計、征用土地、簽訂施工合同到施工全過程以及竣工驗收、各類往來報表等。不僅有大量的文字數據記錄，還有相關的表格、圖紙記錄。這些基建工程檔案讓我們能夠詳細的記錄建筑物的開工、竣工時間及建筑結構、面積、造價和設計壽命等。做好此類基建檔案工作，將會為我們日后的基建建筑物維護和開發提供方便。

2、基建檔案管理保障電力基建質量

基建檔案指的是在電力基建項目從立項、報建、審批、招投標、勘察設計、施工、竣工驗收全過程中形成的，能夠反映工程建設真實面貌，保存備查的文字、聲像、圖示等的原始記錄材料。相比較于其他的基建工程，電力基建項目周期長、參建單位多。在電力基建工程建設中，除了建設、堪察、設計、施工、監理等單位參與，還要金融、政府等部門協助。此外，能源電力行業基礎設施建設一般都是投資規模的項目，從項目立項到項目竣工一般都要耗費三到五年的時間，而基建檔案就是這一套流程中各個環節所產生的資料和記錄。

基建檔案有利于電力設施后期開發

加強電力行業的基建檔案管理有利于電力設施后期在利用中的增值作用。電力基礎設施建設是具有一定建筑資質和需要較高施工工藝的建筑行業，無論從經濟效益角度，還是擴大社會效益的方面都其他行業所不能比擬的。電力行業的基礎工程假設只是整個工程的一個起始,后續還存在擴建、改建、維修等工程。加強基建檔案管理有利于在后續開發中節約人力、物力、財力。在電力基礎建設工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原設計圖紙為導向進行擴、改、修，否則不但不會發生經濟上的增值，反而要浪費大量的經費。

三、發揮檔案管理作用的措施

1、加強檔案管理的制度建設

做好檔案管理工作，需要不斷健全檔案管理制度。作為電力基建工程的難點、弱點，檔案管理受到電力建設項目周期長的影響，在整個施工中會出現大量技術性文件資料，而要想有效地保管好這些資料文件，需要我們有一套完整規章制度。電力基建項目參建單位多，要保證竣工檔案完整性、成套性和文件材料系統性，就須統一標準。所以，在電力基建工程中，檔案管理必須執行國家同一法規、條例、辦法。依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及《供電企業檔案分類表》等，讓各電力基建單位在檔案管理中有章可循，用統一檔案標準對基建檔案實行規范化管理。

做好電力基建檔案管理人才建設

伴隨著電力改革的深入，不少電力基建工程檔案管理人員兼職從事檔案管理，大多數并不是檔案管理專業畢業，不熟悉檔案的收集、整理、組卷等各項工作，為電力基建工程檔案管理增添了不少難度。此外，電力基建單位多且檔案意識不強、重視程度不一等，這些都讓電力基建檔案管理有不小的差異。因此，做好電力基建工程檔案管理的人才建設，有效地提升檔案管理人員技術水平和業務素質。在進行正式的基建工程施工前，在統一的檔案管理條例基礎上，對檔案管理人員做好職業技能培訓，保證檔案管理人員掌握所必需的檔案管理基本知識，熟練掌握和應用好管理各項技能，夯實基建工程檔案管理基礎。

先進技術促進檔案管理科學化

隨著全球科技的快速發展，網絡信息時代為我們帶來了眾多的檔案新載體的和管理新方法、新手段。隨著電力基建工程建設的增加，其對于檔案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈發的準確、快速、系統。檔案管理亟需要改變原有的檔案管理方式方法。為此，第一就要做到檢索工具編制要科學、適用，不要因為盲目的追求數量而造成多、濫、雜的出現；第二，同一單位內需要建立什么樣的檢索工具以及什么樣的檢索工具體系，這些都需要我們能夠更為準確、迅速的、從使用者多角度查尋檔案需要進行編制。要更加積極主動的創造有利條件，通過光盤、電子計算機、掃描儀、照相機等先進電子技術管理檔案，在有效的提高檔案信息儲備和檢索速度的同時，研究好檔案管理的現代化。同時，遵循“實用與效能”的原則，檢索工具的選編要更加具有針對性，確定目標，統籌安排，加速推進檔案信息管理從傳統的管理向現代化的管理方式進行轉變。

科學化、規范化記載檔案管理內容子項

對于電力基建工程的檔案管理而言，其過程中可能會碰到一些新資料或者新問題，這就需要我們切實做好檔案管理內容子項的規范化建設和科學化設計。作為電力基建施工企業的一筆無形資產，合格的檔案信息也定將成為企業未來發展的寶貴財富。想要保持檔案信息資源的準確存在，需要我們科學化、規范化記載檔案內容子項。通過標準的形式將檔案管理內容的子項確定下來，比倉庫管理標準、施工管理手冊、技術改進管理標準、設備消缺等規定了材料文件收集、管理、驗收要求，為我們收集檔案提供制度保障。通過這些規章制度的約束和規范，更好的保證檔案內容子項合理化進行，也保證檔案管理順利進行。

四、結論

受到電力行業其自身所具有的獨特性的影響，我們在進行電力基建工程的建設時，其檔案管理工作特別重要。檔案工作有著需要的周期長、牽涉的部門和單位多、牽扯的環節眾多、檔案資料有著極為繁雜的內容等特點，但電力基建工程也有自身程序和規律。為此，我們要正確把握以上規律，重視好電力基建工程的檔案管理工作,利用先進的管理方式和技術手段，始終做到電力基建工程建設與基建工程的檔案管理攜手共進，爭取在未來企業的發展壯大中，發揮這些檔案的價值。

參考文獻：

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信息檔案管理工作是工程建設管理工作的重要內容，是參建單位的無形生產力。實踐表明，在工程建設活動中，信息檔案管理工作的部門、人員設置得當；管理工具配備合理；管理制度健全、工作落實到位的企業，能夠有效利用工程信息對生產工作的開展進行及時指導，減少或消除生產工作失誤的發生幾率。從企業發展的角度看，信息檔案管理工作做得好的企業，往往能夠在社會競爭市場中占領先機。

一、建設工程信息檔案的重要性

建設工程信息檔案是建設過程中形成的技術成果和管理成果，是建設工程項目的重要組成部分，對其特點及重要性分析如下：

1、建設工程信息檔案承載了各參建方依照國家及地方相關法律法規、工程規范及合同等規定簽署的意見，在工程建設過程中發揮著憑證的作用，具有真實性、連續性、規范性、可追溯性等特點。

2、工程項目在建設開工前，已經積累并形成了大量的文件材料，包括前期階段的策劃、設計及評審文件、批文、招標及合同文件等，通過這些文件材料的支撐完成建設項目立項、報建等工作；開工后，建設過程中對工程質量、進度、安全、環保、投資及驗收等各方面的控制管理過程信息，通過各類文件進行承載并形成記錄，如實地反映了項目施工狀況及最終的項目建設成果。因為建設工程項目信息檔案是參建者對建設活動過程中產生的信息，在規定時間內按一定規則進行收集、整理、保存的成果，故它是對項目建設活動過程的直接的記錄和真實反映，通過它可以把整個建設過程完整地鏈接起來。

3、建設工程作為一種特殊的產品，除具有一般產品共有的質量特性外，還具有特定的六個內涵：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性及與環境的協調性。工程建設不同階段的工作，對工程項目質量的形成發揮著不同的作用和影響，由于工程信息檔案能夠如實記錄整個建設活動過程，可真實、直接地反映工程項目的建設管理水平和工程質量，政府的建設工程質量監管機構在對工程質量的監管過程中，需要依據相關的設計圖紙及質量過程檢驗檔案性文件結合對現場施工質量的實體檢查對建設工程質量進行。

二、做好建設工程信息檔案管理工作的措施

在項目建設活動過程中，各參建方對建設工程信息檔案管理工作的質量良莠不齊，如果對信息檔案管理工作的重視程度不夠，信息檔案管理工作質量出現偏差，在實際工作的實施過程中往往會發生諸如工程施工圖紙缺失、合同變更依據缺失等狀況，造成錯誤施工及返工、獲取工程費用補償困難、工程無法驗收合格等不利后果。總結多年建設工程信息檔案管理的經驗和教訓，以下措施有助于做好工程信息檔案的管理工作值得借鑒：

1、設立專職部門、提供管理工具

針對參建工程項目，設立專職信息檔案管理部門，負責工程信息的收發、整編、歸檔、保管等工作。該部門須配備專職工作人員、辦公場所和文檔保管的場地及設施。從提高信息檢索工作效率和準確性角度出發還應配備電腦、掃描儀、數碼相機等現代辦公設備及相應計算機軟件。

2、建立健全管理制度

在工程項目啟動時就應建立工程檔案管理工作領導責任制，建立、健全信息檔案管理制度，付諸實施直至工程項目完全完結。信息檔案管理制度的建立還應結合工程項目的特性形成便于操作的流程，把信息檔案管理的基本要求與工程項目的建設活動有機地結合起來。

3、建立信息檔案管理制度需要關注的重點

根據工程信息檔案管理最終需要達到的目的，在建立相關管理制度時應關注如下重點：

1）統一進出窗口，避免多頭管理導致混亂。只要是與工程項目建設活動相關的正式信息、文件、圖紙、聲像資料等，均統一由窗口部門的專人接收和發出。所謂窗口部門，即是前述需設立的信息檔案管理專職部門。

2）確保信息檔案安全。信息檔案的存放安全必須得到有效保障，須采取相應的防火、防盜、防潮措施；電子文檔應盡量轉化為紙質文檔，同時電子文檔必須定期進行安全備份，且原件與備份件必須分存在兩個相互獨立的載體上，同時做好計算機及數碼載體的病毒防范工作；同時紙質文檔也需要轉化為電子文檔，便于傳輸和使用。

3）建立原始檔案（俗稱“死檔”）。窗口部門收發的所有資料，須留存一份原始檔案，并在檔案柜中妥善保存，不作為流轉件使用，工作中的流轉件可使用復印件。

4）分類管理。針對每個信息檔案的不同屬性，結合工程建設活動中的使用情況，應分類編號及存放，便于查詢和使用。通常分成接收件類和發件類兩大類，在上述兩類的級別下，可按對方單位名稱或信息文件的屬性劃分成小類，與流水編號配合使用。

5）確立信息檔案流水號使用規則。要求在對所有正式文本信息的歸納整理過程中，每個信息賦予特定流水號。信息檔案的流水號可按“發件單位簡稱（或代表字母）/收件單位簡稱（或代表字母）/流水號/日期”進行編制。例如：本單位（簡稱“BDW”）收到監理單位（簡稱“JL”）發來的一個通知，流水號可編為“JL/BDW/001/2014-6-18”；本單位發給監理單位的文函，流水號可編為“BDW/JL/001/2014-7-18”。

6）進行收、發登記。對接收和發出的工程資料名稱、數量、收發單位、日期及經手人逐項進行書面登記，并有獨立的流水號對應，取得原始的信息收發記錄。之后應將上述特征信息全部錄入計算機數據庫中（簡單的做，可利用微軟OFFICE辦公系統中的EXCEL軟件實現），為將后工作中信息檔案的檢索查詢提供方便。

7）對信息的處理工作進行閉環管理。信息檔案管理的根本目的之一是要促使文件、圖紙等信息資料在工程建設活動中及時發揮作用，這就需要對每一項信息的使用、處理情況進行跟蹤，確保不產生遺漏。

8）信息檔案電子化。利用目前的計算機技術手段，實現信息檔案的電子化管理，將獲取的書面文件通過照相、掃描及其他轉換手段，轉化為數碼檔案，并與數據庫信息進行鏈接，有利于信息的歸檔、快速檢索及傳輸，提高管理工作效率和工作質量。

9）周期性督促開展信息檔案資料的整理檢查。由責任領導負責，定期對信息檔案資料的管理情況按照制度規定進行逐項檢查，督促對問題的立及時整改。

4、督促落實

針對信息檔案管理工作設立專職部門，配備專職人員及設備，制定管理規章制度，最終需要落實到實處予以實施。作為參建單位領導層，應督促上述工作逐項落實，為開展良好的信息檔案管理工作提供管理保障。

三、結語

建設工程項目從策劃、評估、決策、設計、施工、竣工驗收到投入生產或交付使用需經歷很長時間，其間凝集了組織者、設計者、建設者及監管者等諸多單位及人員心血。建設過程中由各參建單位形成并保留的文件、圖紙、圖表及聲像資料等各種形式的信息資料，按照國家、地方及項目的相關規定經過整編，并通過相關檢查驗收后，形成一套完整的建設工程信息檔案，以及依法提交地方建設主管部門的竣工檔案。建設工程信息檔案管理工作，對建設工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。

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【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：

前言

建筑工程中會形成各種各樣的文檔材料，有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，對建筑工程中檔案的管理及監控加以重視十分必要。

1、 建筑工程項目中檔案資料監控及管理中的常見不足

對建筑工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關資料進行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。

1.2資料不夠準確

資料上的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數據。

1.3資料收集與整理不夠及時

對建筑工程相對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀錄以及開工報告等。對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

2、 建筑工程項目中檔案管理應關注的要點

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續性等特點決定的。

2.2注重收集設計基礎資料

設計基礎資料中的地質、地形、水文、氣象以及各種技術咨詢服務等是設計、施工和工程實施過程的重要依據，具有實用價值大、份數少、利用率高的特點，應列為檔案管理的重點。

2.3注重完整、準確的竣工圖紙

竣工交付階段是整體或局部結束的階段，施工單位在這一階段要嚴格按照國家規定編制竣工圖紙，按照工程歸檔規范及立卷標準進行整理后向檔案管理部門移交。檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進行審核。竣工圖的完整性和準確性具體體現在真實的反映項目竣工時的實際情況和過程、圖物相符、技術數據準確可靠、簽字手續完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業，對竣工圖紙與現場實際情況進行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準確性和歸檔的質量。

2.4注重收集先進、大型、精密設備安裝調試形成的記錄資料

機器設備在安裝調試過程中受客觀環境的影響，許多技術參數的實際值與設計值會產生差異。因此，設備儀器在安裝調試過程的記錄數據資料是非常珍貴的。設備儀器檔案不僅要收集產品說明書、配件手冊操作、維修手冊、產品合格證等隨機文件資料，也要對其安裝調試數據記錄提高重視。

2.5注重收集培訓資料

為正確的對設備進行操作、維修、管理，廠家會對用戶的操作管理人員進行專業技術培訓，培訓資料往往會分散到個人手里。由于參加培訓的人員不一定全部直接從事設備的操作、維修，因此，要對培訓資料進行收集，再次分發和歸檔備查。

3、 建筑工程項目中檔案資料管理及監控措施

3.1與工程建設同步，進行全程監控

3.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量

一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應檔案管理相應的要求及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。

3.1.2立項時應當加強資料監控

工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，同時，招投標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。

3.1.3對新設備的檢驗加強監控

新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產設備所提供的使用手冊又不足，這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗制度并貫徹執行，對開箱權限予以明確。

3.1.4發揮合同的法律效應

檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現場辦公制度

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水庫科技檔案是對從事水庫建設期間所涉及的科技活動形成的資料和信息，其具有相當的保存價值的，同時也可以通過各種形式與載體類型來進行歷史記錄的保存，需要歸納保存在水利科技文件材料檔案中。因為這類資料或數據對于水利事業的研究人員而言，具有非常重要的學術價值和指導作用，是非常寶貴的科學技術資源。同時，水庫建設中的科技檔案也成為了最具價值的第一手資料和信息，為科學研究發揮了重要的促進作用，受到科技工作者的廣泛青睞。究其實質是因為水利研究的原始資料在某種程度上具有參考性、原創性以及對照作用，除此之外還能為當前水利科技進行創新與探索。因此，水利科技檔案管理工作對科研事業的發展起著不可替代的作用。

1 水庫檔案管理的主要內容和重要性

（一）水庫檔案主要管理的內容

水庫檔案所涉及的內容和信息十分龐大，而且涵蓋了巨大的范圍，所以，其管理工作需要充分明晰之后再開展。首先，水庫的檔案管理工作相對于其他領域的檔案管理有著性質上的差異，因為水庫本身的建設初衷就是為了在建設過程中方便周圍的群眾轉移居住地。因此，其中涵蓋了大量的移民等信息檔案內容，例如：民生資料、水庫占地、居民地、農用地等丈量信息資料等等。其次就是水庫檔案資料還涵蓋了水庫周邊區域的基本環節，例如：交通運輸、水電管道、通訊光纜等等，同時部分項目還會存在相應的環境影響程度的評估勘測資料。最后，還包括了建設后的群眾安置、土地補償以及地質改造等水庫檔案的內容，因此，有必要對水庫檔案加強管理工作。

（二）水庫檔案管理的重要性

隨著社會經濟的不斷進步，水利工程對于國家整體國力的提升具有明顯的作用，也是近來國家關注的重點。隨著國家在這方面投入的增加，過去在經濟基礎和科技基礎上的制約得以被進一步打破，水利工程的質量標準也在不斷的提升，安全隱患也在逐步消除。但是，國家對水利工程的建設要求卻沒有放松，不僅需要盡快完成對于水庫的建設，還需要保障水庫周邊的工農建設，積極發揮社會服務效益。

水庫檔案的形式主要載體包括了文字、表格、聲像、影響以及電子數據等等，能夠整個水庫的各項信息進行詳盡的描述。在水庫建設前，工程建設人員就需要對周圍的地質、地形、地貌、交通、農業以及原住民等信息進行搜集，并記錄所有的信息，保障施工方案能夠得到高水平的設計。隨著水庫建設的完成，其周圍的情況也發生了相應的變化，需要對變化后的水庫周邊進行統計，并記錄水庫工作的運行情況等。作為水庫建設的信息和數據資源，其利用價值具有非常高的可用性，供將來的水庫擴建、修繕以及其他建筑建設提供了重要的依據。同時，這種資料和信息也能夠為其他水庫的建設提供相應的參考，并有效提高了社會的經濟效益。水庫檔案是一種工作檢驗的積累，對于技術具有相當的信息參考作用和客觀性，其管理工作是不能忽視的工作。

2 強化水庫檔案管理工作的具體措施

水庫科技檔案的管理工作主要依照水庫建設中所涉及的技術研究、勘測、設計以及其他觀測數據所展開的，同時這類數據具有來源范圍廣、種類但多、管理工作繁復等特點。只有加強水利科技檔案的管理和利用，才能保證水利科技檔案的系統性和完整性，才能更好地發揮水利科技檔案在水利建設過程中的作用。

（一）強化并完善各項管理制度的建設工作

制度作為各項工作開展的依據，具有非常重要的作用。因此，需要對各項制度的管理工作進行強化，并對內部的管理激勵機制進行建設，確保具體人員的積極性可以被充分的調動起來。然后，將檔案管理工作進行細分，并在各個不斷的階段來完成，讓權責逐漸落實到管轄領導的績效考核中，要求相關人員對任務進行認真的完成。這樣一來，才能將真正的管理工作細化到檔案管理的各個職位和人員，將管理工作貫穿整個建設周期，直到檔案資料管理通過驗收全過程。

（二）強化檔案管理人員的素質水平

人員作為影響工作質效水平的重要因素，對于具體工作的開展具有重要的影響。因此，檔案管理人員的選擇上需要引起更多的關注。首先需要本著以人為本的原則來選取高素質技能的檔案管理團隊，并在定期內選取合適的人員進行理論學習和實踐練習。最終，要不斷提升其在技術、管理、業務以及其他方面的能力水平。同時，在管理資質上還需要進行密度的管理，對準入資格證進行嚴格的審查，開展相應的工程檔案工作的業務交流會，配備相應的文件和資料進行講解和培訓。

（三）加快檔案管理信息化建設

目前，全社會都在積極的推進信息化進程，不斷讓社會的網絡技術應用到具體的工作當中，發揮更大的生產力促進作用。因此，水利檔案的管理也需要不斷推動計算機管理模式的轉變，確立以電子檔案為主的檔案管理模式。目前，水利工作已經在諸多方面得到了應用，例如：文字、數據表格、設計圖形、圖片以及影像等資源已經采用電子數據的模式，不僅清減數據存放所需的空間，同時也在修改和查閱上具有更多的優勢。這樣一來，人力、時間以及物資等資源都得到了節約。檔案進行電子信息化管理，可以實現歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化，便于檔案信息的接收、傳遞、存儲和查詢，提高工作效率，實現資源共享，提高檔案管理的科學性、規范性。

3 結束語

水旃こ探ㄉ梟婕暗澆隙嗝爬嚳倍嗟南钅浚具有內容繁雜、階段性強以及周期性長等方面的特點。因此，整個建設過程中的資料檔案管理工作也具有較大的困難，但是檔案作為項目建設的重要依據，具有非常深遠的影響和作用，關系到工程項目建設和周邊城鎮化進程推進等等。目前，負責水庫建設的科技檔案管理部門需要進一步強化運用信息化手段，提高科技檔案管理的意識，提升管理人員的業務素質，規范管理制度，積極做好開發利用工作，逐步實現檔案管理現代化。

參考文獻

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農村合作經濟審計檔案是農業科技檔案中的一項專業性檔案。實踐證明，它有其特殊的作用。

（1）查證參考作用。農村合作經濟審計檔案真實地記錄與反映了農村審計實踐中的具有法律效力的證明文件和資料，為“續審”、“復審”或“備查”提供依據。

如我們1988年受市政府委托辦理的一件石巖鎮愛路村村民上告村干部貪污的案件中，上告信中所言村干部“、貪污成性、傾國害民、無法無天”，經詳細調查、核實，取得大量證據，證明該村干部沒有貪污行為，并做出了審計結論，公布于眾。上告信中所言沒有事實依據。而上告的村民不服上訴到市政府又轉到市人民檢察院對此立案復審，經查閱審計案卷，進一步核實、復查，認為我們的審計結論正確，證據充分，認定上告村民犯有誣陷罪，判處其三個月拘役。

（2）作為歷史見證，預防反復。農村合作經濟審計工作的客觀公證性反映在農村審計檔案里，應經得起歷史的推敲。1985年，我們對臥龍鄉紅林村進行了財務審計，查實了當時的黨支部書記有貪污問題。經批評教育，進行了退賠，在支部大會上作了檢查。到1986年整黨時，他怕受黨紀處分想翻案，整黨工作組到市經管站查閱了審計檔案材料，見證據、證言、承認書等充分俱全，無可置疑，予以撥回。

（3）、為改進農村合作經濟審計工作提供參考。農村審計檔案中記錄了各種形式的檔案，反映出農村合作經濟管理實踐中所存在的問題及其違紀者的作案手段。找出這些問題的普遍性、特殊性和規律性，就能“對癥下藥”，采取不同的措施進行解決和整頓。

如我市1985年開展了一年的農村合作經濟審計之后，發現有經濟問題的農村干部多、時間集中、性質略同。感到有一種突發性、普遍性。經分析，是由于1983年以來農村實行改革，落實“大包干”生產責任制時，在下放財產、物資、撤隊并帳，農村財務出現一度混亂的情況下，有些人乘機侵占公款、公物，進行貪污作弊。由于工作的面廣、量大、審計人員又少，很難一下子徹底解決。經研究，利用一冬春的時間，集中全力，發動群眾，搞了一次“兩清”，采取了自查與工作組查相結合、一般與重點相結合的方式，共查處貪污的46人，金額4萬多元；侵占公款公物的251人，金額為32萬多元。為了防止前清后亂，舊問題解決新問題再出現，又建立了市、鄉兩級定期常規審計制度，對經濟違紀問題防患于未然，從而達到對農村合作經濟的財務管理實行經常性、制度性的有效監督。

（4）、起宣傳教育作用。農村合作經濟審計檔案中的大量生動的經濟違紀案例，可作為宣傳黨和國家的財經紀律、制度、經濟法規的反面教材，教育廣大干部、群眾自覺抵制違反財經紀律的行為。我市利用簡報的形式，把審計檔案中的突出的典型案例摘錄下來進行刊登。收到了較好的宣傳教育作用。

（5）、是進行農村合作經濟審計科學研究的依據。農村合作經濟審計檔案中保存著豐富的實踐資料，有事實、有數據、有經驗、有教訓、有調查、有結論。把它總結起來作為農村合作經濟審計科研工作的依據，這對于我們在改革過程中誕生的沒有經驗的農村合作經濟審計工作，對于發展與完善具有中國特色的審計學來說，都具有十分重要的現實意義。

二、建立農村合作經濟審計檔案，是開展農村審計工作的需要，是農村審計工作中不可分割的重要組成部分。

農村合作經濟審計工作起步晚、進展慢，真正形成制度化、專業化、規范化的還不太多。它不象國家審計機關那樣，有專門的機構、專門的人才、標準的程序、規范的制度等，而是由農業經營管理站的沒有經過專門學習和訓練的會計輔導人員兼管此項工作。農村合作經濟審計工作的范圍和內容是由小到大，由單一到復雜逐步發展起來的。農村合作經濟審計檔案也是隨著農村審計工作的發展，從無到有，從小到多，從零星分散到集中統一，逐步地建立起來標準的農村審計檔案。它是適應農村審計工作的需要而建立的，是隨著農村審計工作的發展而逐漸完善起來的。

我市的農村合作經濟審計工作是從1985年開始的，首先是從哪求哪到的應聘審計，逐步擴大到接受、紀檢、組織等部門的委托審計、干部調轉離任審計、企業經濟效益審計等多種形式和項目。所取得的大量審計記錄、證言、詢問筆錄、對帳單、復制憑證、承認書、工作底稿、審計結論和審計報告等繁多的，十分重要的審計資料，都必須妥善、長期地保管起來。作為真實的、客觀的、具有法律效力的歷史證明。這就必須建立嚴密的、專業性的農村審計檔案，它既是依法辦事不可缺少的程序和手段，又是改善經營管理，提高審計工作質量的保證。如農村合作經濟審計案件中的證據是否充分、真實，定性是否合理、處分是否得當，結論是否準確，這在審計檔案中都有實事求是的記載。通過對檔案資料的分析，不僅可以了解案情的客觀公證性，也可以看出審計人員的工作質量和盡職盡責的程度。如果沒有農村審計檔案，在評價被審單位和考核審計工作時，就會言之無據、斷事無力。因此說，只要開展審計工作就必須建立農村合作經濟審計檔案，建立農村合作經濟審計檔案是開展農村審計工作的重要組成部分。沒有農村合作經濟審計工作就不會有農村合作經濟審計檔案資料；沒有農村審計檔案，農村審計工作就不完善，二者是相互依存，共同發展的。

三、建好農村合作經濟審計檔案是實現檔案管理現代化的重要標志。

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Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.

Key words: construction engineering; archives management; importance; measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性

經濟與社會的快速健康發展推動著建筑業的蓬勃發展，這有利于社會的發展，人民生活水平與質量的提高，對和諧穩定社會的建設和發展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關主體以及工作人員全部投入其中。

保持建筑工程檔案的齊全性和完整規范性，首先要做到對檔案管理工作的統一指導與管理。工程檔案是城市建設的產物，也是重要的成果。它能作為累積經驗被加以運用和借鑒，也是城市建設的技術儲備手段，同時更是城市規劃建設工作進行的理論與數據基礎，是城市建設和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構筑物維修、改擴建工作都要以建筑工程檔案為依據，城市建設經濟效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災難、災難救護以及災后戰后的重建工作也要依據建筑工程檔案。

建設工程檔案不僅指導著城市的救災與災后戰后重建工作，而且是防災與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反應建筑施工過程各個環節的本質、規律與聯系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術研究的進程。工程檔案活力和價值主要還體現在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設計建設參考與借鑒，甚至被反復地屢次地利用。它引發著建筑科學技術研究的發展。

二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病

.鑒于各種原因，工程檔案的質量及管理中依然問題重重：

.（一）施工管理文件原件缺失。存在設計監理建設單位下發復印件形式的施工管理重要文件的現象，不符合工程資料檔案管理的標準與要求。

.（二）工程質量驗收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設方在現場驗收后未能按國家相關規定舉行簽字儀式。

.（三）竣工文件編制不規范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現象的產生。

.（四）施工驗收原始簽證資料格式有失規范。原始施工驗收簽證資料在開工前沒有做到統一規范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導致資料在格式內容方面失去統一性，給統一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。

.（五）施工原始資料書寫不規范。字跡潦草、字體不規范甚至錯別字的現象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。

.（六）缺乏統一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認真負責。但是還存在大多數的單位沒有專門的檔案存放地點，沒有專職專業沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業性與統一性。

.（七）缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業務知識和專業技能，遠遠不能滿足檔案管理工作的種種要求。

.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。

三、有關完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議

.（一）建立健全現場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實地考察現場施工情況和進程，參加相關工程技術例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結的相關工程建筑經驗，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實時檢查、檔案接收以及理論指導，同時要對登記在冊的項目進行調查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項目要著重分析。在進行現場指揮過程中，檔案管理人員與建設單位在思想上要達到統一，以應對建設施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據具體情形制定檔案編制方案，做好項目檔案的示范樣本，逐步創出重點工程服務的新途徑，能得到建設單位的普遍認可和一致好評。

.（二）要做到統籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內容，并且貫穿與工程的整個進程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導。尤其建設初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項目建設和檔案形成的規律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統籌管理。在工程施工進度中，盡快組織形成企業檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設進度的同步性。項目申請立項時便要積累文件資料并整理核查，項目竣工驗收時文件資料的驗收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質量。

.（三）加強工程檔案管理隊伍建設。在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，首先，要配備檔案管理專業水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩定。并且對檔案管理人員進行大量業務指導和培訓，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

.四、結語

.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。我們應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環的軌道。

參考文獻：

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農機購置補貼檔案是指各有關單位在實施農業機械購置補貼政策中形成的，能真實、準確、完整、系統地反映農機購置補貼工作的文件、合同、發票、照片、電子檔案等資料，是農機購置補貼工作的重要組成部分。只有促進農機購置補貼的順利實施，才能充分發揮補貼政策的調控作用，讓中央的惠農政策落到實處，因此必須要加強檔案管理工作，努力實現檔案管理工作的規范化、標準化。檔案管理的重要性體現在。

1、農機購置補貼是一項政策性很強的工作，要求我們必須重視加強檔案管理工作，才能保證農機購置補貼資金安全、規范、高效使用。

2、農機購置補貼檔案管理是農機購置補貼工作的重要環節，是檢查考核農機購置補貼政策貫徹執行情況的重要依據。縣級農機部門是農機購置補貼的具體實施者，他們形成的檔案是整個農機購置補貼檔案中的重點。

3、通過對農機購置補貼檔案的規范化管理，可以杜絕農機購置補貼存在的漏洞，促進農機購置補貼工作的成效，為明年的農機購置補貼工作打下堅實的基礎。

4、規范化、標準化、高質量的檔案管理工作可以促進農機購置補貼工作高效、有序運轉。由于農機購置補貼工作涉及的層次多、范圍廣，復雜性較強，更需要檔案管理工作規范、完整、準確。

5、農機購置補貼政策自2005年實施以來一直是一項按年度實施的長期的周期性工作。這就要求每一個農機購置補貼實施年度都要有當年的完整的補貼檔案，因此農機購置補貼檔案管理也具有周期性，每年度的檔案整理和歸檔工作就必須在有限時間內保證質量地完成好。

為了更好的推進農機購置補貼檔案管理工作的開展，需要把握好以下幾點

1、要由專人負責檔案的收集、整理與管理，明確檔案管理責任人職責，確保補貼檔案完整、準確、科學，要及時對農機購置補貼檔案資料進行整理，詳細核實補貼農戶信息和機具信息，將購機申請表、購機者身份證明復印件、購機補貼管理合同、購機補貼指標確認通知書、購機發票復印件、購機者清冊、鄉鎮農機管理站或村委會購機證明信等信息資料，購機者身份影像公示資料以及人機合照等進行了分類建檔，一機一檔，人機統一、手續齊備、資料齊全并全部備份；對補貼機具的檢查回訪記錄和農民投訴處理記錄等資料也要及時整理歸檔，配置標準的檔案盒，印制統一的檔案封面，使農機購置補貼檔案資料內容齊全，手續齊備，排列有序，便于隨時查閱和社會監督，增加工作的透明度。

2、農機購置補貼合同是農機購置補貼檔案的主要內容，合同的簽訂是隨時進行的，是不斷變化的，具有動態性，農機購置補貼檔案的內容也會隨著發生變化，這就要求檔案人員樹立歸檔意識，隨時隨地都要收集相關的檔案資料，自覺地做好農機購置補貼檔案的收集、管理工作，確保補貼檔案的時效性。

3、農機補貼檔案整理是一項繁雜而瑣碎的工作，特別是對于縣市來說，以小型機具數量居多，更需檔案人員做好檔案整理工作，便于結算，所以必須確保農機購置補貼檔案資料的準確、完整和真實性。

（1）為了防止出現系統不確認的情況，證明表出表時間要快，最好不要超出一個星期。

（2）證明表打印時，錄入信息要正確。信息不合格，會影響結算，尤其機具號碼和機具出廠編號，不能弄錯地方，銷售價格的填寫也不能弄錯，補貼機具一覽表和發票金額不一致會造成無法申報。

（3）機具配套的設備信息也要配套，出證明表時必須一起出，否則容易造成配套設備丟失現象，如果確認通知書和證明表信息不一致，會造成因查找相關錯誤信息耽誤了匯總時間。

（4）經常有經銷商在所有的補貼檔案中存在一兩份表沒有蓋章或者蓋錯章的現象，所以在蓋章時一定要仔細并認真核對，證明表正反兩面都要加蓋發票專用章或者財務專用章，公司的章不予認可。

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中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0252-01

1 引言

企業科技隨著社會科學技術的不斷發展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現出來，從而為企業科技檔案增多了很大的數量，像過去傳統的科技檔案管理模式，遠遠已不能滿足當前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉化為生產力了。企業科技信息化管理作為一種現代化的管理模式，也越來越顯示出它的重要性和必要性。

2 企業科技檔案信息化管理的重要性和必要性

1）企業推進科技進步的需要。當今科學技術的發展實質上就是一種連續的社會活動，其科學研究離不開參考、借鑒已有的科研成果；同時社會的進步離不開科學技術的推廣與普及，而科技檔案卻蘊含著豐富的科學知識、科學思想、科學方法、科學態度和科學精神，以及它向公眾傳遞的知識和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對科技檔案的開發利用和促進科技進步都具有著非常重要的現實意義與深遠影響。

2）企業科技檔案信息化建設是自主創新的需要。在企業科技活動中，繼承和創新則是科技活動永恒的主題，而創新又是知識經濟的核心與關鍵。信息則是創新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創新中具有奠定基礎、啟迪思維和激勵人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對于避免科研的低水平重復、降低科研成本、提高科研效率和建設新型的自主科技創新體系，這都具有十分重要的現實意義，這也是自主創新的迫切需要。

3）企業科技檔案信息化建設是加速科研成果轉化的需要。企業將科技檔案信息化、數字化、網絡化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉化率和產業化率的重要手段。只有依靠科技進步，才能加快企業經濟發展的速度，提升企業經濟效益效。

3 企業科技檔案信息化管理的主要內涵

1）科技檔案的概念與內涵。它是指在自然科學研究、生產技術和基本建設等活動中所形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡捷的說，科技檔案就是在科技、生產活動中產生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產活動過程和實體，是一種真實的歷史記錄。在如今知識經濟時代，也是信息化時代，如何充分開發科技檔案這個基礎性的、原生性的信息資源，使其產生更好的經濟效益和社會效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開發工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業再利用。

2）科技檔案信息化管理的主要任務和目標。實質上，它就是將計算機技術、信息技術、通信技術等充分運用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環節中，以實現科技檔案管理的標準化、數字化、系統化和網絡化。而其中的科技檔案數據庫建設，則是實現檔案信息化管理的基礎。只有加強檔案數據庫的建設與應用，才能加快推進檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業科研工作者對科技信息的需求，這也是當前科技檔案管理工作的最重要的任務和目標。

4 企業科技檔案數據庫建設的措施

企業在檔案數據庫建設上，也是一個長期的而又復雜的系統化工程。它包括各類標準規范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數據存儲服務器和提供數據檢索服務的軟硬件平臺的建設，以及開展基礎數據庫建設的組織和團隊，甚至長效服務機制的形成等。

1）標準規范體系的建設措施。在企業標準規范體系建設上，其包括元數據格式規范、管理規范和業務工作制度。①要制定數字化檔案的存儲標準與格式規范，并明確檔案數據庫的存儲與訪問方法。其中包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式、著錄規則與要求；各種類型檔案內容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結構化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數據庫建設的管理規范和制度，并確數據庫建設過程中的程序化和規范化操作方法。它主要包括數字化數據庫的建設步驟、方法和要求；數字化檔案信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術規范和管理規定；數字化檔案信息的安全管理規范、備份方式和要求；備份的數字化檔案信息的管理方法等；檔案數據庫的原始性保障措施，并規定如何采用身份認證、數據加密、電子簽名等技術確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數字化檔案信息的授權訪問制度，并定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權管理與訪問制度。③要制定檔案數據庫建設的業務規范和制度。就是說明確接收數字化檔案信息和開展檔案數字化加工的工作要求。它主要包括數字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。

2）企業科技檔案信息資源滾動建設措施。在科技檔案信息資源滾動建設上，主要包括數據庫平臺的建設，以及數據著錄、數據處理、數據整合與數據備份系統的建設方面。①數據庫平臺則是指存儲檔案數據的軟硬件存儲系統，包括網絡存儲設備的選型、安裝、調試和使用。而數據庫管理系統，存取數據的軟件平臺，多門類檔案數據存儲方案的確定和實施，以及數據存儲系統的升級、維護與持續服務的計劃和工作要求等。至于檔案數據存儲系統的建設，主要涉及需求分析、方案確定、設備的購買，以及與服務器的連接等內容。網絡存儲設備一般應與服務器的購買同步來考慮。多數服務器供應商可提供存儲解決方案，并能提供服務器與存儲設備之間的集成和互聯。②數據著錄系統則是獲取檔案信息的門戶應用，它包括檔案內容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內容。對于著錄系統的建設，主要是將標準規范加以實施，在數據入口處將不合規范的數據進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數據捕獲到數據庫存儲系統之中。③系統是實現批量數據導入、導出、掛接和規范性校的自動化數據著錄系統，它由技術支持人員完成的，系統的建設需要根據檔案業務工作的需求，總結和預先定義數據處理的標準及自動處理規則。④數據整合系統則是在數據處理前，根據檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理和規范化處理，這便于實現檔案信息資源的集成與共享。⑤數據備份系統建設的目的就是提高數據的安全性。所以，根據備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種模式。在數據備份系統建設中，一要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統，二要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護。與此同時，還需要對備份的數據實行全面的管理，其內容不可缺失。

5 結束語

綜上所述，隨著社會信息化程度的提高，企業科技檔案管理工作也就要融入先進的服務手段和良好的服務效果。科技的飛速發展，科研工作再對信息資源共享的要求也就越來越高、越強烈，科技檔案的利用也就會越來越多。而數據庫技術的應用，這就可以使科技檔案在科技發展中發揮越來越重要的作用和效果，倍顯更加重要。

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[2] 劉俊鳳.關于檔案管理現代化建設的幾點思考[J].中國成人教育，2006（7）.

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學校的檔案工作是學校教育工作的重要組成部分，是記錄學校日常工作的真實資料。隨著高職院教育的不斷深化以及辦學規模的逐漸擴大，學校基建工程項目逐漸增多，基建檔案管理工作也日趨繁重，管理工作中的各種問題也隨即出現。充分分析高職院校基建檔案管理工作的現狀及存在的問題，加強高職院校基建檔案管理工作尤為重要。

一、基建檔案在工程建設中的重要作用

基建檔案主要將高職院校項目工程建設的全過程記錄下來，使整個基建工程呈現在文字中。準確、真實、成套、綜合是基建檔案的顯著特點。對于工程建設完工后的驗收、事故原因分析以及責任認定都可以基建檔案為依據。工程的日后管理維護以及方法改進也需要借助基建檔案的詳細記載內容。因此，工程建設中的每一步驟都需要規范化，從工程的準備到監理，再到驗收這些關鍵階段都要產生不同的文件資料，這些資料包括工程準備期間的立項文件、各種審批文件、設計文件、招投標文件；施工期間設備、、材料、土建、基礎設施等相關資料；施工竣工的竣工報告、驗收報告、各種施工圖紙等資料。這些資料是日后查找問題，認定責任的唯一依據。隨著高職院校基建工程的不斷增多，提高對基建檔案管理工作重要性的認識，加強高職院校基建檔案管理工作，是目前高職院校基建檔案管理工作的首要任務。

二、高職院校基建檔案管理工作現狀及存在的問題

1、檔案管理意識不強

領導不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認識有誤區。只重視教學檔案工作的管理，認為學校是以教育為主，教學檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領導思想認識上重視程度不夠，導致基建檔案管理工作難度加大。

檔案管理人員的業務素質，是檔案管理“科學化、標準化、規范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平不高，專業檔案知識不精通，業務技能不熟練，創新意識不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學校中心檔案管理人員工作脫節，給基建檔案的開發和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實現“科學化、標準化、規范化、法制化”增加了難度。

2、基建檔案管理不規范

自從國家教委關于《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》以來，學校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標準和要求，也加強了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統的手工管理，未記、漏記現象嚴重。

3、基建檔案信息載體結構簡單

目前高職院校基建檔案管理方式普遍落后，甚至有些院校還在使用手工方式進行立卷歸檔，檔案工作人員需要對基建資料做進一步編目和調整等加工工作。這種手工工作方式速度慢、時間長、工作量大。這種落后的管理模式，導致檔案管理人員無暇充分保存和利用有價值的資料。此外，資料的查閱也十分繁瑣，且準確率差。

4、檔案資料不完整，資料丟失嚴重

高職院校的基建工程和其他基建工程一樣，從施工前的準備到施工過程，到竣工后的驗收，都有繁瑣的手續，都會形成大量的資料。檔案管理工作過程中出于各種原因造成很多高職院校的基建檔案資料不完整，并在資料保存的過程中丟失比較嚴重，歸根結底緣于基建檔案管理工作不被重視或者基建檔案管理人員責任心不強。很多基建工程的參與者認為，只要工程竣工后驗收合格，在期間產生的資料沒必要保存或者全部保存。

三、加強高職院校基建檔案管理工作的對策

1、轉變觀念，增強對基建檔案管理重要性的認識

高職院校基建檔案管理以逐步由內部管理方式向社會化、市場化、信息化管理方式轉變，充分認識到高職院校基建檔案管理要以人為本，正確認識基建檔案管理工作的必要性。基建檔案管理工作設計眾多與基建工程相關的單位，如建設單位、檔案行政管理單位、施工單位、設計單位等。因此，對基建檔案管理工作的重要性要充分認識。

2、加強法制意識，依法治檔

首先，建立健全高職院校基建檔案管理制度。將基建檔案管理工作納入相關制度中。在基建工程中，要將工程相關各單位的詳細要求作出明確說明，作為工程竣工后驗收的依據。基建檔案管理工作人員應全程參與，對施工前、施工中以及施工后的相關資料及時分類保存。高職院校在進行檔案管理工作過程中要嚴格遵守基建檔案管理法律法規的相關規定，發現問題及時解決，做好基建檔案管理工作。

其次，依法配備基建檔案管理人員。設立專門的基建檔案管理部門，并且需要安排一位該部門負責人，所有基建檔案管理工作人員都應持證上崗，所有工作人員都應該將基建檔案管理工作作為核心工作來做，做到依法治檔，確保基建檔案完整、準確、安全。

3、加強基建檔案信息化建設

社會信息化的發展促使高職院校基建檔案管理同樣向著信息化方向發展，這樣是檔案管理工作發展的必經之路。信息化建設要求基建檔案管理觀念要現代化，正確認識基建檔案管理在高職院校基建工程中的重要性，其次信息化建設要求在基建檔案管理上要與時俱進，制定并執行一套適應本校的基建檔案管理體系。信息化建設的一個突出表現就是實現計算機及網絡的應用，使高職院校檔案管理工作真正實現信息化，進而提高現代化管理水平。

4、抓好收集，加強管理

高職院校的基建檔案管理部門應當與基建管理部門加強溝通，從基建工程開始到工程竣工，要收集期間產生的一切相關資料，如工程審批手續資料、工程設計圖紙、工程驗收報告等等，對這些資料分門別類進行整理。基建檔案與其他檔案的收集工作一樣，是檔案管理工作中一項比較基礎的工作。首先，基建檔案管理人員要認真對待檔案資料的收集工作。其次，檔案的收集工作涉及到院校各個部門，基建檔案管理工作人員需要與各部門相關人員簡歷聯系，在組檔立卷時多余相關部門進行溝通，對于工程的帳外資料也要及時收集，如領導講話、調查報告、。會議文件等，增強了基建檔案資料的豐富性，有利于日后檔案的查詢。

結束語

綜上所述，隨著高職院校規模的擴大，基建工程的不斷增加，基建檔案管理工作量也越來越大。目前我國高職院校基建檔案管理工作存在管理意識不強、管理不規范、信息載體結構簡單、檔案資料不完整，資料丟失嚴重等問題，只有轉變觀念，增強對基建檔案管理重要性的認識，加強法制意識、依法治檔，加強基建檔案信息化建設，抓好收集，加強管理，才能使高職院校基建檔案管理工作更加規范、準確、安全。

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