合同檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇合同檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責?；旧希贤瑢徟鞒淌怯珊贤修k人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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一、醫院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫院的高層領導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產生直接經濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫院合同檔案管理出現設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫院的服務質量和服務水平，從而影響醫院未來的長遠發展?，F代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協調制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內容比較廣、要求較高，醫院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構的工作，相互協作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質量。但是，大部分醫院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫院合同檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫院甚至未設立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫院的進一步發展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術的全面發展，社會各行業都開始利用信息技術促進自身的發展。對于醫院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現代科學技術，提高自身服務質量和醫院的醫療水平，才能更好地迎接各種挑戰。在實踐過程中，醫院不僅要利用信息技術改進自身的醫療服務方式，同時還要利用信息技術改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫院只將信息技術應用于醫院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫院不斷發展。另外，部分醫院雖然重視將信息技術應用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術的復合型人才，使得醫院合同檔案管理信息化發展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質不高：目前，大多數醫院都存在合同檔案管理隊伍素質不高的問題，導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫院合同檔案管理工作創新造成極大阻礙。在安排人員時，醫院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質不高。隨著醫院合同檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，無法適應新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫院合同檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發展過程中，醫院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成合同檔案相關信息的缺失，使醫院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫院合同檔案信息出現不完整問題，給醫院各部門工作帶來嚴重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。

二、醫院合同檔案管理工作創新的策略

創新管理意識，提高服務質量：在制定合同檔案管理工作考核標準的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務意識和專業水平，從而提高服務質量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫院核心競爭力相結合，可以促進企業市場競爭力的不斷提高，從而提升醫院的經濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監督，嚴格按照國家規范標準執行，確保醫院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。創新管理機制，提升管理水平：在創新管理機制方面，醫院必須積極學習各行業在合同檔案管理方面的先進經驗和國內外的先進管理技術，以根據醫院的實際情況、工作性質和特點，制定出符合本醫院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫院的經營制度、經營模式、經濟水平、企業文化等有機結合起來，確保該制度能夠有效地協調各部門之間的合作，共同推進合同檔案管理工作的創新。創新管理隊伍，提高整體素質：醫院合同檔案管理工作的創新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養，提高合同檔案管理隊伍的整體素質。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎知識、信息技術能力等方面的培養，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發展需求，推動醫院合同檔案管理不斷創新，促進醫院長遠發展。創新管理模式，提高信息化程度：信息技術在醫院合同檔案管理工作中的應用，對于提高合同檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創新醫院合同檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了手工管理方式出現的各種錯誤，大大提高了醫院合同檔案的利用價值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學附屬醫院

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【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

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土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任,嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量,規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。

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很多醫院仍舊是采用傳統的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內形成的體現了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。

2、醫院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規章制度

醫院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規劃和劃分標準，這些都讓醫院的管理機構設置不統一，管理上也沒有統一，沒有發揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫院發展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業的管理人員，對醫院合同檔案管理的重要性認知不足

信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們缺乏專業的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發展脫節，阻礙了醫院的發展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業的發展。醫院內建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發，比如一些對醫療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫院的長遠發展。

3、有效提高醫院合同檔案管理工作創新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫院合同檔案管理的管理系統，只有完善好管理系統才能在此基礎上進行創新，否則只會根基不穩。雖然我國的醫療技術一直都在發展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統一的管理標準以及評價標準，對醫院內的不同類別的載體實行統一的管理和評價，讓檔案管理和醫療服務共同發展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經理的進行，總之要把醫療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。

3.2加強檔案管理信息化建設

合同檔案管理是醫院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現了醫院的經濟活動，記錄了醫院的發展歷史，在醫院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發展，對于其的應用越來越多，醫院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發效率，信息化的管理可以讓醫院合同檔案管理工作得到極大的發展，因此醫院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創新的基礎，另外，還需要規范檔案管理工作內容，保障檔案管理的信息化建設。

3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質

信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業知識以及信息技術的能力，加強他們的職業素養和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹的態度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。

3.4探索合同檔案管理新領域

創新是發展的動力，因此醫院的合同檔案管理工作也要進行創新，樹立創新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據醫院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創新，通過創新和信息技術促進醫院的發展。醫院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統的管理辦法，主動的去改變，不斷的優化管理模式，讓醫院的合同檔案管理工作能夠順利的發展。

結束語：

當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫院其他工作的基礎，因此醫院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發揮醫院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫院的發展，也對整個醫療科研事業具有積極的影響，醫院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業道德，讓他們用認真、嚴謹的態度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創新管理理念、方法等，滿足社會對醫療事業的需求，讓醫療工作能夠順利進行。

參考文獻：

[1]梁初蟬.信息化時代醫院檔案管理工作的創新分析[J].科技展望.2015（15）

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中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現良好的經濟效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環節，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續的創利和創譽運行機制。

二、合同管理在電力企業生產經營管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。對于電力企業來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理?？傮w來看，合同管理對于電力企業而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。

合同管理在電力企業生產經營管理中的作用表現在以下幾個方面：

（一）合同管理是進行成本管理的核心

電力企業的項目實施全都是通過一系列承發包合同來實現。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業的合法權益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。

三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點

責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發生成本和費用歸結到各生產單位和業務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環節。當前，電力企業競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態，提高企業現代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：

（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構

要加強電力企業對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養一批業務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發現業主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。

（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。

（三）加強索賠管理

項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。

參考文獻

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人和法人之間簽訂的以實現一定的經濟互惠利益為目的，明確了協議雙方各自的權利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經濟的發展，規范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規范化管理成為保證經濟有序發展的重要環節。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經濟快速發展，以及世界大環境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環境下，企業管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業進行各種合作，取長補短，提高自身發展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產經營的過程中就要簽訂合同和協議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業維護自身權益的有效途徑，因此，企業應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業任何一部分經濟活動都需要簽訂合同進行記載和規范，當運行過程中出現糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內容。形成一個合同檔案，其內容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內容和性質、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序將其列入合同檔案中，確保合同檔案之間的聯系。4.變更、續簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內改變原有的合同內容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作?；蛘邔嵭薪y一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內容、發生的金額、責任人、經辦部門等信息，審批單應該一式三聯，在訂立合同以后，第一聯和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯交給財務部門作為記賬憑證；第三聯由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業自身提高檔案管理工作者的素質，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現對合同檔案的規范化管理。

【參考文獻】

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關鍵詞 科研項目；合同檔案；管理

科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據憑證性、形式與內容的規范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性?？蒲许椖亢贤瑱n案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，同時為科研生產、經營管理提供依據和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創新工作思路，探索新的管理模式，實現規范化管理。

一 、類別

我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據不同的內容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產合同：主要指型號科研、預先研究、裝備生產、維修保障等方面的合同。2. 儀器設備合同：主要指外購儀器設備、非標設備等方面的合同。3. 基本建設合同：主要指工程建設等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。

二、存在的問題

由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現以下一些問題。

（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現象時有發生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。

（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。

（三）存在復印件、圓珠筆書寫等現象。歸檔的合同中，如委托授權書等文件，經常出現復印件現象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

（四）存在歸檔計劃落實性差。出現隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現象。

三、管理的方法和措施

檔案部門應及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業單位科研生產經營管理各項工作對檔案管理的要求。

（一）健全制度，落實管理。科研項目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關的管理部門進行了溝通，在執行檔案管理標準的基礎上，結合檔案管理工作的實際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關的制度來規范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。

（二）實現網絡管理體系。根據科研項目合同檔案的特點和要求，實行網絡管理體系，由檔案部門集中統一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監督指導各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網絡體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業務部門之間的業務交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。

（三）明確管理程序。我所領導非常重視科研項目合同的制作過程，規定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內容，經過各相關部門領導的校對審核，由主管的所領導批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權益，使合同檔案充分發揮其突出的依據憑證性作用。

四、采取有效的管理措施

館藏檔案質量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發揮。

（一）制定歸檔計劃，主動介入?？紤]到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。

要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據合同檔案管理網絡體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發揮主觀能動性，配合業務部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協議等的檢查和指導工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。

（二）歸檔時嚴格把關。由于合同檔案的種類繁多，所以應該根據實際情況，嚴把歸檔質量關，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內統一的合同編號進行系統排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關培訓材料及驗收依據等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關的證據材料，糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質量關。

（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。

篇（9）

在我國經濟飛速發展的今天，人們的維權意識也隨之不斷的提高，合同作為人們維權的重要依據，也被越來越多的人重視與運用。企業合同的定義是，在一個企業為了實現某一經濟項目的目的，通過相關法律條例，由公司法人或相關負責人與其平等的民事個體之間的共同設立的及可變更也可以終止的民事的權力與義務之間關系的書面合同。在企業之中合同檔案是企業的經濟項目活動中產生的，記錄這一項企業的經濟活動內容的重要憑據就是企業合同，也是企業維護自己權益的關鍵憑證，其檔案的歸類管理的重要性不言而喻。

一、合同檔案管理的特點以及其內容

近幾年，我國經濟飛速發展，其涉及的經濟項目活動也越來越多，加上企業維權意識的加強，所產生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進行歸類存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個前提條件，與此同時其歸類整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個檔案庫中歸類到文書檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業運行情況和其管理方式來制定合同的內容。

我國最早的法律依據，在現如今更是市場權益保護的法律憑據的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強的制約性。在合同進行的內容里面都是根據相關法律來進行的，否則將會受到制裁，正因為這種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護的。規范的合同是運用書面的形式進行內容擬定，實行的合同技術資源的系統和真實可行的證據，其中包括：鑒定報告、責任書、技術合約等一系列操作來完成的，再按照當事人的要求進行擬定。

二、企業合同檔案中出現的問題

（一）不利于的合同檔案統計

現如今還有一些企業，在經濟合同制定的過程中，往往忽視對對方的嚴格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對方一個通知單就進行物品的交易，這樣以來對方一旦失信，就會引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業雖然擬定的合同，具有一定規范性，但是其合同內容可能會使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當中。其中關鍵的就是，這樣口頭和不規范的合同收集起來相當困難，企業合同文件過于分散，經常會出現查找不清楚和丟失的問題，造成嚴重的后果，從而使得公司利益受到損害。

（二）企業合同過于分散

企業在合同簽訂之后，沒有進行合理的檔案規劃和監控措施，導致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現就是對要進行變更的合同文件沒有及時處理，合同文件沒有及時傳送，使得整個合同檔案管理出現了混亂，歸檔沒有進行分類等一系列相關的問題，從而使得其造成不必要的損失。無論是檔案管理部門或是相關責任人都沒有在進行關注，企業合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒有進行系統的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問題。

（三）企業合同檔案不重視

檔案管理除了在合同的有效期內進行能對合同雙方進行制約和行事權力以外，其重要的一點就是對企業經濟項目有效檔案證明，其能在企業疏通管理流程制定計劃等一系列的行動中為其提供幫助，企業之間的合同非常有必要的，同時勞務合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護員工的勞動價值的重要作用。[2]但是就實際來說，企業合同在根本上沒有起到其相關的作用，無論是員工或是領導都對其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因為其不重視所以合同檔案的管理一直沒有被整改，還存在著很大的不完整性。

三、企業合同檔案的歸類管理的必要性解決方案

隨著經濟的發展，社會的進步，合同越發的重視起來，企業合同檔案的歸類管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業都是采用分散管理文書檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來了非常大的不變，下面是提出相應的策略：

（一）合同規范化

合同的相應負責人應了解正常的合同程序，規范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚的知道，合同必須有全面的關聯材料，不可隨意擬定，應該按照標準的合同規范走，這樣可以減少企業與相關主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關的規定，每年在規定時間內進行合同的審查以避免可能發生的情況。[3]

（二）合同的歸類原則

企業正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當中，因此我們應該進行改革與創新，根據每一個企業的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關規定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

（三）建立合同意識

各個部門的相關負責人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴謹的工作態度，認知到合同是公司企業發展關鍵，也是企業發展的記錄者。其應該對合同進行精細規劃，可以對合同進行統一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標號，方便查找與保管。

四、總結

企業合同檔案的歸類管理是企業檔案管理中的重中之重，必須要嚴謹的進行合理的規劃和終結，找出其中的問題，進行相應的處理，才能更好的為企業提供最佳的法律憑證，從基礎的材料收集入手，對其加強管理，對每一個小的環節的精細把控和合理的運用都是為了企業的更好發展，然而企業在經濟飛速發展的今天立于不敗之地。

參考文獻：

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而若想在項目檔案驗收過程中對相關的合同管理進行有效審核，審核員應當對合同及合同管理、合同形式及相關內容等方面有比較全面的認識。本文以與建設項目竣工驗收相關的標準及規范中所提出的合同管理要求，結合近年來我們參與建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收的經驗與體會，對如何加強建設項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設項目合同管理的認識。

一、合同及建設項目合同管理的基本概念

在討論合同管理時，應當理解“在合同法甚至民法上，協議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協議”的含義本身就具有是在簽約各方協商一致的基礎上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關、社會團體、企業、個人等自然人、法人或其他組織通過協商所達成的設立、變更、終止民事權利義務的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產生的法律關系。當我們在對建設單位的合同管理情況進行審核時，應當注意到關于合同的內涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協議”、“備忘錄”等名義出現的文件，應當都按照合同來對待，體現了建設項目過程中建設單位與參建單位通過平等協商與相關單位（一般為企業）所建立的法律關系及所應當承擔及實施的法律行為。

進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應當注意其是否體現了合同所應當具備的法律行為及由此產生的法律關系。因此可以看出，建設項目合同管理的實質，體現出建設單位在建設項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設項目的實施過程予以公正的評價。

檔案與其它信息系統的最大區別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態，可以實現回溯性查找。建設單位在建設項目進行過程中所簽訂的招標、設計、施工、監理、設備采購以及職業衛生（勞動衛生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設單位所承擔的建設項目活動是否依規進行、合法有效的依據。

二、與建設項目合同管理相關的標準及規范性文件

自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環境已經基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設項目進行管理，是保證建設項目能夠實現建設目標的主要手段，為此，國家相關部門了一系列的標準及規范，以達到對建設項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中需要執行的標準及規范予以充分認識，才能在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中自覺有效地執行相關規定。這些需要關注的標準及規范主要有：

1.在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規定：

6.8 合同要求

6.8.1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數（包括必須套數和主管機關要求套數），以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。

6.8.4 監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任?！?/p>

DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設項目的監理單位所應當承擔的合同義務做出了明確規定。

2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應規定：“建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協議）時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件的形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數、歸檔時間及違約責任?！?該規范性文件還進一步明確規定：“建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц?。”

另外，在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規定：“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規范、合同條款、開展培訓、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設過程中，結合項目進程，對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應同步進行檔案驗收。”

對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。

三、審查建設單位合同管理時需要關注的內容

那么，在審查建設單位建設項目合同管理狀態時，應當關注哪些內容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設單位的合同管理狀況呢？結合我們在建設項目驗收中的經驗來看，在評價建設單位的合同管理狀態時，可以從以下幾個方面進行。

1.與建設單位簽訂合同、建立起合同法律關系的資質方面

按照相關規定，在簽訂建設項目合同時，如果對參建單位的資質有相關要求時，則應當對合同主體的資質進行審核，如果與建設單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質，則導致所簽訂的合同無效。

例如，承擔建設項目招標項目的參建單位，應當具備相關的招標資質，如其資質證書規定其只擁有機電工程招標資質的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關的保密資質時，也需要其提供相關的保密資質證明文件；或者應當是由具有甲級資質的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質的單位來承擔。

2.建設項目合同文本的有效性方面

建設項目合同文本指具備相關資質的參建單位與建設單位所簽訂的合同（協議）是否具備讓合同（協議）產生效力的要素。如果合同（協議）文本不具備合同（協議）產生效力的要素，即使是簽訂合同（協議）的單位資質符合要求，合同（協議）同樣不會產生法律效力。這種讓合同（協議）產生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協議）的“生效要件”。

一般來說，合同（協議）的生效要件包括以下內容：

a簽約雙方具備獨立承擔合同義務的主體資格，如具備相關資質；

b合同（協議）表達了簽約雙方的真實意思；

c合同（協議）生效的時間；如在合同（協議）規定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協議）的文本中卻沒有簽字時間；

d合同（協議）所規定的條款不符合建設項目批復文件的要求或內容時，其合同（協議）實際上也屬于無效。

當然，導致合同（協議）無效的表現形式不止以上方面，但就我們的經驗看，這幾個方面是在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收過程中對項目合同（協議）進行審查時，經常出現的導致驗收組專家對合同（協議）的法律效力提出質疑的方面。

3.建設項目合同的整理組卷方面

建設單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內，因此，考察建設單位合同檔案的整理、組卷，也是建設項目檔案驗收的主要內容。通過查看合同檔案的案卷質量，同樣可以反映出建設單位項目管理及合同管理的情況。

查看合同檔案的案卷質量時，不僅要查看以上的內容，還應當對合同文件劃分、組卷等案卷質量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關活動產生的文件一起組卷、合同的附件（技術協議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。

特別需要強調的是，歸檔的合同應為原件。

四、建設單位合同歸檔制度實施情況