檔案管理的特點匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的特點范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

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作為服務型及高技術型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發展空間。為了保障檔案質量，發揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優化，完善其制度和規范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發和利用價值。

一、文書檔案管理概況

1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內容，在業務決策、企業發展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業事業單位等歷史資料的總結和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業和單位實現科學管理發展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發現，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發受到社會的關注，在現有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術水平與保密等級等，已成為企業事業單位發展的一項核心內容，因此規范文書檔案的保密管理、創新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現實需求。

2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現各種問題。研究文書管理方法必須對現有問題進行充分認識，以實現深入的結構調整和改進。文書檔案管理的概念產生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規范，就極容易出現銜接方面的脫節與不順暢，造成漏歸、錯歸等現象的產生。

3.未來文書檔案管理特點及發展趨勢。文書檔案具有穩定的傳承性，是企業創新和發展數據來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環節實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現今文書檔案管理的新趨勢。傳統的方法采用紙質檔案和人工填寫，對環境和人員有較高的要求，且隨著時間的發展，必然出現一定的問題和弊端?，F階段企業電子文檔雖然普及，但部分企業和單位僅僅局限于將手寫內容轉化為電子文本，并未完全實現檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發和利用。

二、新形勢下文書檔案管理改進方向

1.健全文書檔案管理規章制度。為了實現文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據企業或單位的實際情況以及相關的法律法規，對關鍵問題如歸檔期限等進行規范和管理。各單位在制定文書檔案管理規章制度時，應對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關領導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環節的安全信息管理，以適應不斷發展變化的文書檔案收集及保密需求。

2.強化檔案管理人員專業技能。作為一名優秀的檔案管理人員，專業水平和專業技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優秀的檔案管理專業人才加入企業，提升專業化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業技能的學習來實現整體素質的提高。培訓的內容和形式可以多樣化，例如聘請相關學校的老師現場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業文化建設部門及相關部門積極配合，加強部門之間的聯系，通過文化宣傳來提高企業或單位內部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發揮文書檔案的最大價值。

3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業或單位應對傳統文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術方法，例如圖像、聲音與文本的轉換方法，以此加深對資料的連續性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關的保密級別，對信息進行數據化處理，加強數據化檔案的安全性。最后，企業在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統和檔案管理系統為企業或單位提供了更多的選擇，新技術的發展也使得數據錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發展的信息化文書檔案管理平臺，充分發揮文書檔案的服務性質。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發揮信息化平臺的優勢，確保檔案的安全。

三、Y語

文書檔案是企業發展過程的記錄者，也是核心技術和數據的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發展的需求。

篇（3）

醫院檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理，醫療護理管理，黨務管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫院中長期發展規劃、年度工作計劃和總結、統計資料，會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、基建項目、通告、通知等內容，醫院檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。

1 醫院檔案管理的特點

醫院檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，基本反映了醫院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業檔案的特點：

1.1 醫院檔案管理具有綜合性

醫院檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的各種規定性、政策性和指導性， 業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫院檔案具有內容上的專業性

醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性，如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度，醫療科學研究以及院務管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。

1.3 醫院檔案管理具有相對的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院檔案具有業務性強，相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。

1.4 醫院檔案管理具有階段性

醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫院在某一短時間內某項工作（如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等）所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前，大部分醫院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫院檔案管理的開發利用

檔案管理工作是醫院管理工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理的開發利用已為醫院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫院檔案管理信息化建設尤其重要，科學規范的檔案管理，是衡量醫院業績與管理水平的重要尺度。

2.1 實現信息化管理建設是做好開發利用的手段

檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。實現檔案信息化也是順應醫療業務工作需要和時展的必然要求。

2.2 規范管理制度是做好開發利用的前提

檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設的步伐。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開發利用的條件

隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使各醫院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結構是否科學、合理，直接影響到檔案儲藏的質量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優化室藏檔案種類、數量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統一管理，配置信息系統管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是醫院檔案發展的客觀要求。建立規范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，提高檔案管理水平，發揮檔案應有的作用，為檔案的提供利用創造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質是做好開發利用的保證

檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限，多數醫院檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創新和活力，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學問，尤其對于醫院來說更是關鍵，必須要有大局之眼，細致之心，對每一道程序，每一個環節，都要嚴格把關，必須建立健全科學的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創新舉措，推陳出新，努力實現歸口化，標準化，規范化的目標管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發揮無限的作用。只有這樣，才能使醫院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據。

參考文獻

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電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的特點

與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：

一是電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。

三是電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。

五是電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案包含的內容

（一）機制會計檔案

包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機讀會計檔案

包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計數據庫。

（三）計算機系統檔案

包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

三、對電算化會計檔案生成的管理控制

（一）機制會計檔案生成的管理控制

1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關人員簽章?，F金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關賬簿。

3.機制財務會計報告類生成的管理控制。企業的會計報表和部分財務分析結果由會計電算化系統產生，但要求向有關各方提供的財務會計報告應符合《企業財務會計報告條例》的規定。企業在有必要向有關各方同時提供書面形式以及電子數據的財務會計報告時，兩者數據應當完全一致。此外，由會計電算化系統打印輸出的會計資料發生缺損時，應補充打印，并同樣需要有關會計人員簽章。

（二）機讀會計檔案生成的管理控制

機讀會計檔案只能以電子數據狀態保存，通過會計數據備份的方式生成。根據有關規定，會計檔案的載體以紙介質為主，以磁、光電等其他介質為輔，但發展方向是以方便、可靠而經濟的磁性或光電等介質取代紙介質?！稌嬰娝慊ぷ饕幏丁芬呀浽试S在征得同級財政部門同意后，企業采用磁性介質等存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數應視企業會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數據的連續和安全，也應事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統不僅存有當期的會計數據，而且存有以前年度的歷史會計數據，硬盤數據備份也保存在計算機內。系統管理員應在現場全程監督，事后還應核查確認會計數據的連續和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統不應刪除，而應存儲在計算機內。

盡管軟盤在會計數據備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌嬰娝慊ぷ饕幏丁分薪ㄗh，“大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”?，F在很多企業使用存儲量大、價格逐步下調的光盤備份會計數據，而一些大型企業則有必要利用現代信息技術，建立基于網絡的數據備份與傳輸系統，實現異地實時備份，以確保會計數據不會丟失。會計數據備份有一個致命的缺陷：按規定，會計資料經有關人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數據不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數據恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞

在管理時應注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。

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[摘要]近年來，信息化技術取得了較快的發展，會計電算化工作在已全面普及的基礎加快了信息化建設的步伐，特別是會計檔案管理工作在當前信息化環境下發生了較大的變化。在信息化技術的支撐下，當前我國財務工作已實現了無紙化，原來的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數字檔案所取代。傳統的會計檔案管理模式已無法適應當前會計檔案信息化的要求，所以需要針對信息化環境下會計檔案的新特點，來加快推動會計檔案管理策略的改進。

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關鍵詞 ]信息化；會計檔案；管理；新特點；改進策略

一、信息化環境下會計檔案管理的新特點

當前會計檔案已實現了會計信息全面的數字化，這對于會計日常查詢、統計分析和制作報表都帶來了較大的便利，有利于會計檔案利用效率的提高，同時還可以加快推動會計信息系統和其他管理系統整合的步伐，加快會計檔案信息資源共享的實現。但數字化的會計檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會計檔案信息會存儲在電腦硬盤或是其他專用介質上，這就增加了其感染病毒的機率，一旦感染上病毒，檔案信息則會失去，計算機系統崩潰，會計檔案數據則會受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態下，這為不法人員、對檔案信息進行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會計檔案信息不會留下痕跡，數據很難恢復原狀。所以在當前信息化環境下，會計檔案即有自身的優勢，也存在著許多不足之處，這就需要加強對會計電子檔案的管理，確保會計電子檔案的安全性和完整性，更好地對其進行利用，使其能夠發揮出自身應用的價值。

二、信息化環境下會計檔案管理的改進策略

(一)進一步對會計檔案管理制度進行完善

在當前信息化環境下，會計檔案管理工作中，需要進一步對內部控制環境進行優化，制定風險管理機制，強化風險管理。加強信息的溝通。進一步對當前信息化環境下會計電子檔案的管理流程進行優化，通過完善會計信息化檔案管理制度來規范會計檔案管理流程，確保會計信息檔案的安全性。

(二)加強會計檔案信息網絡設施建設

在信息化環境下，會計檔案的載體發生了較大變化，目前會計檔案仍然存在傳統的紙質檔案，電子檔案則利用磁性介質及光盤進行存儲。由于電子檔案信息與紙質檔案在利用時存在較大的差異，對存放環境具有較高的要求。因此，需要加快會計檔案信息網絡設施建設，加快會計檔案管理過程中硬件設施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當前檔案現代化管理的要求。目前，在會計電子檔案管理工作中，不僅需要計算機、掃描儀和互聯網設備等一些現代化的辦公設備，同時，還需要將計算機硬件、軟件系統及檔案存放地點三者有效地結合在一起，這樣才能確保會計檔案管理的高效性和效率性。在當前信息化環境下，會計檔案管理工作對計算機系統具有較強的依賴性，特別是在檔案查詢過程中，更離不開電子檔案查詢系統，這樣財務人員才能夠快速地對原始檔案進行調取，確保會計檔案利用率的提高。

（三）建立會計檔案管理信息平臺

需要加快會計檔案管理信息化平臺的建設，這個平臺不僅需要管理人員操作習慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動態性、安全性和完整性。通過會計檔案管理信息平臺，不僅可以實現單據可視性和連貫性的傳遞，合理進行權限分配，而且會計檔案信息數據具有較強的安全性和保密性。同時全部采用電子單據，減少了紙質單據的利用，為會計電子檔案信息化管理的實現奠定了良好的基礎。

(四)建立有效的風險防范體系，保障電子檔案信息安全

通過設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節防止不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會計信息安全運轉。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的會計電子檔案的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將檔案處理過程的具體工作環節、內容，納入工作流程，并對產生的檔案信息統一管理，所以，必須建立會計電子檔案信息安全保障體系、設立電子檔案數據中心、建立完整的權限體系，采取內網外網物理隔離、雙機熱備份等措施來保證數據的安全，同時配備專人負責日常的維護管理。

(五)引入會計電子文件管理系統

為更好地實現檔案信息網絡化建設，會計檔案管理不僅僅限于內部進行一些調整，還必須向前端的會計文件工作擴張，這就使得實現文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網絡環境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會計檔案電子文件管理系統。這種系統是針對某一個或若干個機構的會計電子文件，從會計電子文件的生成開始，到電子文件的運轉處理，到一部分電子文件轉化為會計電子檔案，到會計電子檔案的管理與提供利用，到對會計電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠通過網絡對會計文件的整個生命周期進行相應控制與有效管理。

三、結束語

信息化會計檔案是會計檔案發展的必然趨勢，其與傳統形式的會計檔案存在著非常緊密的聯系。通過加強會計檔案的電子化管理工作，可以更好的發揮會計信息化的強大功能。在當前會計檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對會計檔案管理方法地發揮會計檔案的潛在價值，使其更好的為當前社會和經濟發展服務。

參考文獻

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（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設過程中的相關事宜進行記錄。水利工程建設主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當地社會經濟及效益調查報告、工程設計圖、環評報告、設計委托書以及審批記錄等相關資料。二是工程審批。這就包括了相關部門的審批文件、計劃請示文件、經批準的移民方案以及建設用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設計變更文件及圖紙、機電設備合格證、試驗報告、質量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質、監理報告、施工單位技術人員、各施工階段結論報告以及監理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產生的驗收報告和會議原始資料等。

（二）檔案應用。1、施工依據。水利工程檔案在建設期間，施工的關鍵在于批復與立項；而施工的依據則主要是圖紙、設計、規范和標準；而合同和文件則主要起明確施工責任和分配施工任務的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據水利部門所頒發的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規定要求：未經過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環節。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質量監督部門以及行政主管部門的驗收依據。3、運行與維護依據。水利工程檔案在維修養護以及調度運行中同樣占據著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設計標準等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調度等方面的能力進行評估和實施；同時，檔案還能提供技術參數、設備工程安裝以及操作手冊等相關信息，是工程設備使用的必備資料。4、改建、擴建依據。由于各種原因需對水利工程進行擴建或改建時，首先應對原工程的設計、地基情況以及設計標準等各方面進行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴建設計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發生事故，其波及范圍非常廣，且損失數額也非常巨大，這就需要對責任方進行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進行調查的過程中，理清責任非常關鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據。

二、“三個工程”

檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設過程進行記錄；橫向上則對應實物水利工程。筆者認為檔案工作應分為三大工程，分別是財務工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財務工程。財務工程主要是指在水利工程建設的過程中，所涉及的財務檔案資料，而財務也是制約工程的主要因素，通過對財務數據進行查閱可清楚地掌握工程的進度及花費量。這里所說的財務工程主要是對預算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關信息的統指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環節都會產生大量的文字內容。通過文字工程，可使水利工程各環節更加準確、全面、翔實地展現。

（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術，例如，攝影機和照相機等設備，對工程建設過程中產生的重要事件通過圖像的形式進行記錄。截至目前為止，影像技術主要用于領導檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術對工程進行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續施工。

三、事件的時間對應

水利工程檔案管理主要從工程建設與檔案的同步性、工程建設流程的對應性來體現。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關文件資料進行收集整理。其次，設計、勘測、監理以及施工等相關協議，均會產生大量的文字信息，此外，這些環節對檔案的份數、質量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進一步指示；在對施工質量進行檢查以及了解施工進度時，需同時對工程檔案管理情況進行收集整理，沒有檔案的參與無法準確掌握施工的全過程。在建設水利工程的過程中，若需要對設計進行變更，則必須以施工圖紙為基礎；監理單位批復、施工單位申請以及業主單位同意，一定要保證時間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術的發展，計算機成為了當前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質版仍然在檔案管理中占據著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關信息記錄到數據庫中，在統計和查詢上具有更強的優勢，且隨著計算機技術的發展，電子檔案在工程建設中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標志著電子檔案在CAD光盤技術的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內容一致，無論是內容、時間還是結構，均必須保持一致。

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中圖分類號：TV文獻標識碼： A

水利檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災害的成果，是國家和人民的寶貴財富, 是水利科技工作者辛勤勞動智慧的結晶。它將為今后的水利建設提供重要的信息資源，是整個國民經濟建設和社會發展的決策依據之一。

一、水利檔案的特點

水利檔案除與其它專業檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，還有其固有的特點。

（一）內容綜合性強

水利為國民經濟建設和社會發展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生態保障，它牽涉到工業、農業、電力、通信、交通、市政、環保等各個方面，水利專業本身又與電力、機械、建筑、水文、地質、氣象等緊密聯系，涉及多專業、多學科，工作面廣，內容繁雜。由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性，不僅是某一學科的信息反映，而且是以水利為中心的多學科、多專業的信息綜合。

（二）形成時機性強

水利工作是人類改造自然的活動，必然要受到自然規律的制約和影響，因此一年四季都有其特定的工作內容，如夏季防汛抗旱，冬春季節開展全面歲修工程建設等。在這些工作過程中所形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數據以及因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等都具有形成時間短、季節性強的特點。

（三）原始數據價值大

人們在同水的長期斗爭中積累了大量的原始數據，如水文資料、地質資料、氣

象資料等。規劃、設計、施工管理等需要多年的水文、氣象資料，需要在原始積累的基礎上逐年延續，因此這些資料年代越長，價值越大，一旦遺失將無法再生。

（四）形成周期差異大

根據不同的工程效益、水文地質條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程以及農田水利工程通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應工程建設中有關檔案的形成周期產生很大差異。

二、水利檔案的作用

水利檔案源于人類的治水實踐，也服務于人類的治水工程。水利工程在建設過程中形成各種各樣的文檔材料，有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用,對其他工程也起著借鑒與參考的作用。尤其是一些大型水利工程項目，隨著時間的推移，其檔案資料的利用價值也越來越高。因此,認真利用、管理好水利檔案,使其在水利建設和水利管理中充分發揮作用,更好地為水利事業服務是非常重要的。

三、水利檔案的管理

做好水利檔案管理工作必須要從以下幾個方面做起：

提高領導的檔案意識

領導重視是管理好檔案的關鍵。水利部門各級領導要加強對水利檔案工作的領導，把水利檔案工作納入本單位的發展計劃，列入單位達標的內容進行考核，解決好水利檔案工作的人員配備、經費、庫房、設備等問題，使檔案工作能真正發揮其職能和作用。

（二）提高檔案管理人員的整體素質

水利檔案管理人員不但應具備良好的思想政治素質和較高的檔案學知識，還應對水利專業的相關知識有較多的了解，這樣才能具備相應的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質類別，確保文件材料之間的有機聯系；能及時收集材料，能變單向收集為雙向收集，使各部門主動送交那些已經失去現行效用而轉化為檔案的文件與材料。主管部門應組織檔案管理人員進行短期培訓，學習有關檔案管理的標準、規范等；主管部門也應組織不定期的檢查、交流活動來不斷拓寬檔案管理人員的視野。

（三）建立水利檔案管理網絡

建立水利檔案管理網絡就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網絡的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理。基層單位的檔案管理網絡與上級主管部門聯網后，可隨時接受業務主管部門的指導或提取有關信息，并把本單位的信息及時反饋給上級主管部門。

（四）認真開展檔案業務工作

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水利檔案是水利部門在水利建設，管理等日?；顒又行纬傻木哂胁榭純r值的，應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，除與其它專業檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，還有其固有的特點。

(一)內容綜合性強

利工作涉及面廣，內容繁雜。在水利工程建設中往往會牽涉到農業、工業、交通、電力、通訊、市政、生態環境等各個方面，再加上水利專業本身又與電力、機械、建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性。它不僅僅是某一學科的信息反映，而且是以水利產業為中心的多學科、多專業的信息綜合。

(二)形成時機性強

水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受到自然規律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季節開展全面歲修工程建設，農田水利建設等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數據，以及因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節性強的特點。

(三)形成周期差異大

根據不同的工程效益、水文地質條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程以及面廣量大的農田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設，則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應工程建設中有關檔案的形成周期產生很大差異。

(四)文書與科技檔案相互滲透

水利工作實施的是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此而形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。水利科技檔案工作是水利事業大局一項重要的基礎性工作，占有舉足輕重的地位，它的主要對象是水利工程。因此，作為反映水利工程建設管理、開發成果的水利檔案，它有其自身的特性。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

二、水利事業單位檔案的管理

(一)切實加強領導，搞好基礎設施建設

一件新生事物的產生，領導重視起到關鍵作用。首先，要提高基層水利單位主管領導的建檔意識。其次，基層單位主管領導在日常工作活動過程中，要監督檔案員肩負起資料收集的責任。再次，在基層水利單位檔案升級活動中，要成立檔案工作領導小組，及時解決升級過程中所碰到的各種困難和問題。

(二)提高檔案管理人員的整體素質

水利檔案工作內容涉及到對檔案資料進行收集、鑒別、整理、保管和利用等多個環節，一些未從事過檔案工作的水利人員，必須接受相關的專業培訓，掌握檔案和檔案工作的基礎理論知識，掌握最基本的實際操作技能。

水利檔案管理人員不但應具備良好的思想政治素質和較高的檔案學知識，還應對水利專業的相關知識有較多的了解，這樣才能具備相應的管理能力。

(三)建立水利事業單位檔案管理網絡

建立水利事業單位檔案管理網絡就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網絡的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點，更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理。

(四)實行文書、科技檔案一體化管理

從水利檔案相互滲透、相互交叉的特點及檔案工作的發展趨勢來看，作為一個基層單位，文書檔案及科技檔案的嚴格劃分似五十分必要，除純屬黨政活動、干部人事文件單獨立卷外，完全可以施行綜合性一體化管理。

(五)認真開展檔案業務工作

要充分發揮檔案的利用價值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進行優化，使檔案內容能從繁雜的資料中匯編成檔案文獻和檔案參考資料，便于進行查閱利用。

(六)加強檔案管理現代化建設

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一、病歷檔案的概念

病歷檔案是關于臨床醫學科學的檔案資料，它完整地記錄了病人歷次的檢查、治療和轉歸的全過程，以及與疾病有關的所有問題。病歷檔案是醫務人員給病人進行診斷和治療的記錄，是病人就醫期間身體和心理情況的真實反映，是醫院臨床、教學、研究工作的寶貴資料，從一定意義上講它也是臨床醫學的法定文件。但當前從病歷檔案的全過程管理和自身的管理相對于臨床醫學發展和要求，以及傳統病歷檔案管理轉變為現代病歷檔案信息管理的發展趨勢來衡量，任務還十分艱巨。

二、病歷檔案的組成

大多數學者認為，病歷檔案的內容包括門診病歷檔案、住院病歷檔案、醫療事故檔案、死亡檔案等四個方面。一般的病歷檔案多含門診病歷檔案和住院病歷檔案。

（一）門診病歷檔案

醫院門診是病人的首診，也是形成病歷檔案最多的地方。門診病歷檔案包括患者的病歷本、門診化驗單、X光檢查報告單、B超報告、心電圖報告等記錄以及醫生診斷的結論、各種治療處方，同時包括門診中西處方的存根。

（二）住院病歷檔案

嚴重患者由門診轉入住院部進行一段時間的治療，在此治療過程中就形成了大量的病歷檔案，它包括門診醫生開出的住院證及其初診的結論；住院部醫生觀察的各種記錄、化驗報告單、X光片、心電圖、腦電圖、B超、CT等檢查記錄材料及其診斷結論等；護理人員對病人的觀察、治療護理所做各項記錄；需做手術的患者產生的諸如術前會診結論、手術方案、手術同意書、麻醉記錄單、術中意外情況的處理方案等文字材料。

（三）醫療事故檔案

在治療中有時產生醫療事故和意外事故，必須有檔案的記載，以便查考。醫療事故檔案包括病人的病情和醫生的治療方案、醫治過程中形成的所有記錄，以及事故發生后，事故鑒定委員會的鑒定結論、傷殘等級評定證書，有些事故還含有法醫進行尸體解剖形成的尸體勘驗筆錄。

（四）死亡檔案

經過醫院多方搶救無效而逝去的病人，必須建立死亡檔案。死亡檔案包括搶救病人的全部記錄，以及寫有死亡時間、地點等內容的通知單。

三、病歷檔案的特點

（一）服務對象單一

病歷檔案服務的主要對象是病人和醫務人員。

（二）病歷檔案提前形成

病人就診之始，醫院就要給病人辦理立卷、登記、編號、建立姓名索引卡等手續。因為只有在醫師診治之前建立病歷檔案，醫師所做的記錄以及實驗室檢查結果的報告文件才能按號歸入該病人的病歷檔案。

（三）使用頻繁

病歷檔案服務的對象決定了它的使用頻率，每一份病歷檔案在該病人每次來院就診時都要使用。特別是某些慢性病或難于根治的疾病患者的病歷檔案則隨著就診次數的增加而多次使用。

四、病歷檔案的作用

（一）為醫療管理提供信息資源

病歷檔案是醫院最寶貴、最有特色的檔案財富。它是臨床實踐的原始記錄，是患者的保健參考資料，是醫務人員對疾病正確診斷和決定治療方案所不可缺少的重要依據。病歷檔案記載了每個患者的疾病情況、診療方法和效果，所以它在一定程度上反映了一個醫院的發展史。因此，可以說病歷檔案是一個醫院最寶貴的珍藏，也是最有利用價值的檔案財富。病歷檔案，特別是罕見病例檔案具有重要的信息利用價值，對于類似病案的診治具有重要的參考和指導作用。

（二）為醫療科研提供參考

病歷檔案對于醫務人員開展科學研究具有十分重要的意義。病歷檔案是提高醫療水平和護理水平的重要資料。對于患者診斷的確立和選擇恰當的治療方案都要參考病歷檔案。一個完整的病歷檔案可以指出通向正確診斷的途徑，所以它是決定診斷的關鍵。通過對病歷檔案進行科學研究，就能提出各種有價值的資料，來總結經驗教訓，提高醫療質量和護理質量，研發新藥品。

（三）為醫療保險雙方維護合法權益提供依據

如何使保險公司及被保險人雙方利益均得到保證，病歷檔案便成為一個重要依據，病歷檔案可以為保險公司提供所有需要的真實信息，醫院病案室為保險公司提供被保險人的病歷檔案已成為一項重要工作。

五、病歷檔案的現代科學管理方法

病歷檔案管理的目的就是用科學的方法，對病歷檔案進行收集、整理、編目、統計、保管和利用等一系列的處置，以便保管好病歷檔案，并充分利用它來為醫療、教學、科研服務。

（一）制度化管理

建立和完善病歷檔案管理制度，使病歷檔案的管理走向法制化、規范化軌道，是做好病歷檔案工作的必要條件。根據檔案工作的基本原則和檔案法規，病歷檔案必須集中統一管理。當前許多醫院成立了病案室，集中統一管理和保管病歷檔案，監督、檢查和指導病歷檔案工作。有些醫院設立了“病歷管理委員會”，加強對病歷檔案的領導，建立健全病歷檔案管理各項規章制度，從而使病歷檔案工作有了可靠的w制保障。病歷檔案是由醫療文件材料轉化而來的，為了確保病歷檔案的完整、準確、精練和系統，必須在病歷檔案材料形成過程中把好質量關，這也是搞好病歷檔案的前提。要加強對病歷檔案書寫質量的管理和簽署審批管理，做到病歷書寫內容完整準確，文字簡練明了，記錄及時，手續齊全，書寫整潔。同時，當一個病人診療結束并取得相應的結果后，應及時地將記錄診療全過程及其結果的材料整理歸檔，把有使用價值的醫療文件材料完整而系統地保存下來。

（二）規范化管理

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Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中圖分類號:U415 文獻標識碼文章編號

一、公路工程科技檔案資料的內容 1.綜合性文件資料 主要包括上級批準文件；計劃任務書;工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書;工程竣工驗收及質量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料;工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。 2.公路工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料 主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

二、公路工程科技檔案的特點分析 1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。 2.真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。 3.實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

三、公路工程科技檔案管理需要解決的問題 1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。 2.缺乏統一的管理模式。從科技檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。 3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、嚴格公路科技檔案管理制度 1.思想上要重視工程檔案管理工作 工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。 2.建立健全科技檔案管理制度 是做好公路工程科技檔案管理的基礎。為了加強對公路工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期(從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關規定，結合公路戒備實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。 3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關 工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

五、加強公路科技檔案收集力度 工程施工文件一般都是按階段形成的?？萍脊芾砣藛T應圍繞各個施工階段的工作特點開展收集工作。 1.按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進行收集歸檔。公路工程的施工一般要經過前期準備，設計施工和竣工驗收等幾個階段。最關鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。 2.跟蹤進行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業務科室緊密配合，掌握各業務科室的任務。在一項科技項目結束或告一段落時，要及時催促該項目負責人和負責移交的科技人員進行交接工作。移交部門要根據規定，造冊逐項登記，并由項目負責人檢查是否遺漏，防止有些資料和數據留在個人手中，占為己有或認為無保留價值而隨意棄之。

六、加強業務指導，強化公路科技檔案的利用方式 1.業務指導要到位。首先可以從提高基層信息員的認識入手，站在時代的高度，增強信息員的歷史責任感，培養信息員對歷史責任的工作作風。其次，通過業務培訓、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業務素質。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發科技檔案信息員不斷提高業務素質和工作能力的主動性和積極性。 2.提供閱覽，便于科技檔案的周轉。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應當分設。閱覽的方式有利于保護科技檔案的安全和提高?？萍紮n案的利用率，便于科技檔案的周轉，利用者調卷數量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經濟又劃算，為建設公路維護、擴建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技檔案為公路建設提供依據。高速公路建設飛躍發展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎上，維護、擴建、拓展、建設施工，而原始的數據、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細記錄就是重要的依據和基礎。這種依據是真實的、可靠的、實用的、準確的，是其他因素無法代替的。

七、強化公路科技檔案信息化進程 1.為了保證科技檔案工作的質量，一是要切實加強科技檔案隊伍政治思想建設，建設一支政治思想過硬、政策水平強、業務素質高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業知識，還要具備計算機信息技能，以應對數字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經濟，法律，電子檔案管理知識，從而適應社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強對科技檔案工作人員的愛崗敬業教育，開展科技檔案管理人員定向培訓。不斷提升科技檔案的管理水平和服務水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結構。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設做出新的更大的貢獻。 2.強化科技檔案管理的信息化進程。一是加大科技檔案信息化建設的投入力度，加強對科技檔案管理人員的計算機知識培訓，為全面推進公路科技檔案管理信息化管理創造條件。二是充分運用現代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現場施工記錄和后續維修記錄，盡量做到直接錄入計算機，對公路科技檔案資料進行數字化加工，為全面實現科技檔案管理數字化、信息化奠定基礎。加快實現科技檔案資料的計算機存儲和網格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數據庫，充分利用現代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發利用效率和水平。

八、結束語 檔案工作者無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，努力做到人無我有，人有我優，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案工作的持續快速發展。

參考文獻 ：