檔案管理的問題及措施匯總十篇

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篇（1）

中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題

大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續甚至存在檔案無人管理的現象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續辦理不及時，一些按常規該辦的手續普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現象，甚至到竣工時，前期的相關手續還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續采取綠色通道，導致項目完工，手續還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發揮經濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發現資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質及業務水平不高

不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調又不固定，這些人沒有經過專業培訓，缺乏工程專業技術知識和檔案專業知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經理兼任檔案資料管理，他們身兼數職，精力有限，主抓工程建設的質量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節，歸檔資料內容缺項、漏項、簽章手續不完善，整理不規范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現象不僅直接影響建設項目的歸檔質量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經費投入不足，保管條件較差

受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業檔案管理機構保管，沒有必要投入經費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強大型建設項目檔案管理措施

大型建設項目是一項系統工程，對本行業、本地區、本單位的社會和經濟發展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。

（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據項目的規模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現大型建設項目檔案的規范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據國家、地方、行業及企業的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內強調部門立卷制，按誰經辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強法律法規宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規是規范人們行為的準則，國務院的《建設工程質量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環節的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規定執行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強檔案人員的業務培訓與指導，實施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質和業務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構要主動與發改委、建委等職能部門加強聯系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規模、工期和建設、施工、監理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態情況并加以監管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構的專業人員，要加強與建設單位的聯系，經常深入施工現場對工程技術、檔案管理、工程監理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規范完整與及時歸檔。竣工驗收前上級檔案管理機構的專業人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統，案卷質量是否符合規范要求，對于不符合規定要求的要限期整改。提高整理立卷的質量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現場演示、業務咨詢等方式對檔案業務工作進行指導；規范檔案整理立卷工作，統一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續、準確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養，建立激勵考核機制

檔案工作既是一項專業性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優化檔案管理隊伍素質。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調動檔案人員的工作積極性。科學制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業績。大力宣傳檔案戰線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當的激勵能夠使檔案管理工作人員更為充分地發揮其技術和才能，努力鉆研業務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業、執業資格證的加大獎勵力度，轉變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內在的激勵雖然需要經過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理

檔案基礎設施建設是檔案工作發展的物質條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環境條件，確保檔案安全管理。三、總結

綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現大型建設項目檔案工作的自身價值，為發展企業提供依據。

篇（2）

中圖分類號：G27文獻標識碼:A

工程檔案是建設工程的有機組成部分，是建設工程內在質量和工程驗收的重要依據，也是建設工程質量的重要構成部分，對工程建設具有很強的現實指導作用。近年來，工程檔案的管理日益受到重視，各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設單位不夠重視，以及檔案的制作的不規范，工程建設檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強其管理，是建設單位值得深究的問題。

1．工程建設檔案工作的現狀

1.1各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進入依法管理、規范發展的軌道。

為了進一步規范工程建設檔案的管理, 確保工程建設檔案的完整、安全和科學管理, 更好地為城市規劃、建設和管理服務, 近年來, 廣東省各級建設主管部門按照有關建設、檔案方面的法律、法規和規章, 切實履行監督指導職能, 不斷加大對工程建設檔案工作的監管力度, 使全省工程建設檔案工作發生了深刻變化, 出現明顯進步, 逐步進入依法規范管理的發展軌道。

1.2工程建設檔案工作普遍得到建設單位、施工單位、監理單位等參與工程建設的各類單位的高度重視, 參建單位領導和檔案人員的檔案意識普遍增強。

通過檔案法律法規的宣傳, 各建設項目在加強工程管理的同時, 加強了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認識到工程檔案是工程質量的重要環節, 自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和崗位責任制, 切實解決工程建設檔案工作中出現的問題, 建立起適應新的基本建設管理體制, 運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系, 工程建設材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進度同步進行。

1.3工程建設檔案管理的基礎業務工作普遍加強, 為工程建設和質量管理發揮了良好的服務作用。

建設單位從項目籌劃開始, 就注意貫徹有關工程檔案管理的標準、規范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業務基礎工作, 加強工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設同步進行, 保證了工程建設與管理對檔案的利用需要。

2．工程建設檔案工作存在的主要問題

2.1工程建設檔案材料的完整性、準確性和真實性不強, 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設檔案的使用價值很大程度上體現在檔案材料的完整性、準確性和真實性三個方面, 而在這三個方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時, 相關人員簽章不完備, 檔案材料出現缺損、錯誤找不到人負責的現象時有發生, 甚至有的工程直到即將竣工驗收前, 才組織有關人員突擊補制檔案。

2.2單位重視工程建設檔案管理的程度不強。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業重施工質量、進度, 輕檔案管理的現象普遍存在。

2.3檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關標準和規范要求。

3．做好工程建設檔案工作的措施

3.1增強檔案意識, 嚴格履行職責

（1）建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時, 與建設單位簽訂工程建設檔案責任書, 明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務, 并監督執行。

（2）建設單位在工程開工前, 應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求, 以正式文件的形式印發, 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關資料,使應當歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。

（3）在工程建設過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環節, 應有明確的工作程序和工作規范。這個程序應由建設單位按照當地城建檔案管理部門的具體要求, 由施工單位和監理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設檔案工作計劃和工作規程既符合工程進度的要求, 又符合檔案管理的要求。

（4）在主體工程結束后, 各單位( 部門) 應將全部工程文件、圖紙及相關資料收集齊全完整, 經系統整理后, 及時向建設單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應有高度的責任感和檔案意識, 主動與建設單位檔案人員和城建檔案管理部門聯系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。

3.2 要強化工程建設檔案的全過程管理

（1）在工程檔案的管理中, 也要樹立質量管理意識, 充分運用合同條款, 按照檔案管理的有關規定, 實行全過程管理, 提高工程建設檔案的編制質量。建設單位的領導要關心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設計單位、監理單位分別簽訂工程建設合同的同時, 應將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據合同進行工程竣工檔案的驗收。

（2）要將檔案工作與經濟效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質量, 這樣就能使工程技術人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實責任, 提高他們認真編制檔案的積極性和責任心。

（3）項目設計單位要按照建設單位的合同、協議規定, 編制與工程建設實際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設單位應當按照國家有關規定給予一定報酬。

3.3 強化檔案收集意識, 正確運用行政監督手段

城建檔案管理部門要正確運用行政監督手段, 加強工程建設檔案的行政管理和監督。城建檔案管理部門要經常深入工程建設現場, 對城建檔案法律、法規和本地城建檔案管理部門具體要求的執行情況進行監督, 對建設單位、施工單位和監理單位的檔案工作進行業務督促和檢查。通過經常性的監督檢查, 促進工程建設檔案各項管理工作的落實。

4．結語

對工程建設檔案工作, 要加強宏觀監控, 不斷完善管理法規體系, 要積極配合, 加強協作, 努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環境; 要積極探索適應市場經濟體制的檔案管理模式, 工程建設檔案就一定能達到完整、準確、系統的要求, 工程建設檔案也一定能為城市建設發揮更好的社會效益和經濟效益。

篇（3）

（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。

（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。

二、工程建設檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理?任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。

（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。

篇（4）

一、現代人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。在市場經濟條件下，無論是企業還是機關事業單位，在經營管理過程中，均出現于重生產研究，輕檔案管理的現象。而在人才選拔方面，企業或機關事業單位也更多地注重人才的實際能力，而非檔案記載。因此，很多人才在應聘工作，或考評職稱或辦理社會保險等事項時，由于對應單位并不需要對其檔案進行審核，進而使得檔案主人并不重視自身的檔案管理與建設。同時，用人單位在對人才進行層層考評后，在對其能力及個人素養等方面較為認可的情況下，也比較忽視其檔案的記載，加之很多企業并不承擔管理員工檔案的工作，因此，也較為忽視對員工檔案的審核。而在機關事業單位，關于員工或干部的調任時，檔案會跟隨相應人員進行遷徙，這種情況也極易讓檔案失真或遺失，久而久之，檔案管理人員也會檔案管理工作較為忽視。

（二）檔案管理缺乏規范化。當前仍存在部分企事業單位的檔案管理主要以紙質化檔案為主，而紙質化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內容描述不準確的現象，加之很多人的紙質化檔案在存檔時存在證書遺失，證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全，證書補遺不到位的人事檔案缺乏監管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得人事檔案管理缺乏規范化。

（三）人事檔案管理人員缺乏專業性。人事檔案包括普通員工人事檔案和干部及骨干員工人事檔案。人事檔案是單位選人、用人的重要憑據，人事檔案的失真和遺失會讓單位在選人、用人方面存在一定的風險。人事檔案管理工作看似輕松缺乏技術含量，但要對人事檔案進行標準化管理，讓檔案替人說真話，則需要檔案管理人員具備專業化知識，對重要檔案進行去偽存真，去檔案信息所在地進行實地調查，辨別信息真偽，讓檔案起到有效的參照作用。而當前大部分單位的人事檔案管理人員主要具備檔案的整理與保存的能力，缺乏去偽存真的鑒別能力，缺乏一定的專業性。

二、完善現代人事檔案管理的措施

（一）加快人事檔案數字化建設。紙質化檔案存在諸多弊端，尤其是在單位人才存在調動的情況下，紙質化檔案極易出現失真或遺失的現象。加快人事檔案數字化建設，對人事檔案的重要信息進行標準化處理，采用信息系統和數據庫，將人事檔案信息輸入進計算機設備中，并用U盤或光盤等存儲將檔案信息備份與紙質化檔案一同保管，在單位人員進行調動或對檔案進行調閱時，根據單位制度，采用數字化檔案傳遞，則能較好地解決檔案遺失或失真的現象。對于部分人員檔案信息不全，新增加檔案信息不及時上報等情況，檔案管理人員可以完善檔案管理制度，并將檔案管理與員工個人的升遷、加薪等關鍵性事件掛鉤，督促檔案主人自覺地完善自身檔案信息。

（二）組織一支專業化檔案管理隊伍。對所有的人事檔案進行去偽存真較不現實，因此，單位可以組織一支受過專業化培訓的檔案管理隊伍，對重要性系數較高的干部人事檔案進行實地調查，去偽存真，保障檔案的可靠性和有效性。專業化隊伍的選擇可以從外部選聘受過專業化訓練的高素質人才，也可以通過對內部能力較強的員工進行專業化集訓，進而提高他們檔案管理水平。

（三）將檔案信息與個人發展相聯系。企業單位的檔案信息得不到重視主要與市場經濟相關，且部分企業單位在不保管員工檔案的情況下，并不需要審核員工檔案。但事業單位、國家公職機關及國企等單位，檔案信息則是干部選聘的重要依據，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

三、結束語

檔案管理工作看似輕松簡單，但要將其管理好，發揮檔案鑒別人才的重要作用，則必須要檔案管理人員具備專業化知識，對每一份檔案都認真管理，因為每一份檔案后期都有可能成為單位干部任用的憑據，成為單位健康管理的重要參考信息，是單位杜絕“帶病提拔”“帶病任用”的重要法寶。

【參考文獻】

[1]張小藝.現代人事檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理.2016(06):238-239.

篇（5）

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0177-01

一、人事檔案管理的任務及重要性

人事檔案是用人單位在招聘時對個人了解歷史的重要憑證。人事檔案最重要的任務就是保證其檔案內容真實、完整。其次就是檔案在接收過程中容易受到的自然損壞等現象，因此，在接收過程中要外謹慎負責。人事檔案對個人未來生活、工作有著重大影響作用，安全性要做到萬無一失。這些保證工作需要有一套系統完整的人事檔案管理工作制度，不同檔案管理人員有不同的分工合作，減少出錯的概率，完善人事檔案的整理、利用及保管工作，切實做到個人檔案的完整及安全。

隨著社會的發展，單位中的競爭壓力也越來越大，檔案包含了很多重要信息，是事業單位的重要資料之一。如果單位內的人事檔案保管不當，則可能會影響事業單位的健康發展。因此，對人事檔案進行嚴密保管在單位在社會中的發展起著至關重要的作用。檔案記錄了所在單位內所有員工所從事的活動及活動本身，這些信息便于了解員工的工作態度及工作能力，為選拔更好的員工提供了一個很重要的依據。此外，人事檔案是優化單位管理的重要途徑，現代的社會已經發展為一個信息型的社會，檔案管理就是收集信息和利用信息的一個載體。單位的人才選拔、人才培養、人才的資源配置都需要人事檔案信息的支撐。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案缺乏。當前很多人對人事檔案的概念都不是很理解，認為人事檔案沒有什么作用，有的閑置在家，有的大學生甚至都把自己的檔案放在學校里，還有的人早就丟掉了自己的檔案，然后在就業時填寫的資料就亂七八糟，甚至在不同的簡歷中填寫的個人資料都不相同，這是人事檔案管理工作面臨的難題之一。

（二）人事檔案管理意識不強。由于一些工作人員對人事檔案管理不夠重視，認為人事檔案管理與單位的發展并不掛鉤，所以在人事檔案管理工作這一塊并不重視，首先沒有建立鑒權的人事檔案管理的體制，二則在人事檔案管理工作上投入的資金不到位，員工人數也不夠，在從事人事檔案管理工作的員工選擇上并沒有按照標準，對檔案管理人員的選擇也不認真，很多員工對人事檔案管理工作了解的并不是很透徹，在人事檔案管理的工作上犯了錯誤，對人事檔案管理的工作也不認真，甚至不能保證員工人事檔案的完整性和安全性，因此失誤而導致人事檔案資料丟失。

（三）人事檔案管理工作不到位。人事檔案的管理并不是簡單的對工作人員檔案的收發、看管、查找等工作，但是部分單位的人事檔案管理大多都還只是簡單的對檔案進行保存、分發，并沒有對檔案進行整理檢索。檔案材料內容單一，不能很準確的反映個人的能力，對員工的考核不能全面掌握。

（四）人事檔案的管理與現在日益發展的社會不適應。隨著社會的日益發展，當前的人事檔案管理需要管理人員有較高的文化素質水平，掌握當代人事檔案管理的新技術。但是由于對檔案管理缺乏統一性，導致檔案管理也略顯隨意。這樣做不僅會使員工的切身利益受損，也可能會影響單位的長遠發展。

（五）缺乏足夠的檔案收集力度。因許多單位在檔案及時歸檔方面的意識較為薄弱，造成有的檔案長時間在單位及個人手中滯留，未得到迅速歸檔，或者未及時督促相關科室盡快移交檔案，導致員工檔案發生缺失。

三、如何做好人事檔案管理工作措施

（一）加強宣傳，提高全員對人事檔案的重視度。針對目前廣大群眾和部分單位領導對人事檔案管理的不重視的現狀，希望社會各單位能夠定期的對群眾進行人事檔案知識的培訓，讓群眾認識到人事檔案對他們以后的工作生活的影響和作用，尤其是在校大學生，學校一定要加強對學生的人事檔案管理的意識。使單位的領導能夠對人事檔案的管理事情重視起來，加大對人事檔案管理工作的人力投入和財力投入。

（二）鑒權人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質量。要想整體的提高單位人事檔案管理的質量，首先就要按照國家的規定制定鑒權的人事檔案管理制度。對單位人事檔案工作的人員進行詳細工作的分配，明確工作內容。并謹慎高效地對人事檔案進行管理。

（三）提高人事檔案管理人員的能力。現在的人事檔案管理工作并不同于以前的模式，需要人事檔案管理人員具有較高的政治文化素養，并能掌握進行人事檔案管理工作的人員。提高人事檔案管理人員的能力一方面要求在一開始選擇人事檔案管理人員時就要選擇有能力，且耐心細致的人；另一方面要對人事檔案管理人員進行定期的培訓，提高人事檔案管理人員的工作能力。

（四）鑒權人事檔案內信息的內容，提高人事檔案的利用率。以往的人事檔案上都是一些個人的基本資料，而且員工的很多檔案資料不能及時得到更新，導致很多有效信息的流失，簡單的檔案資料并不能為個人在工作時為自己爭取到多大的利益，導致不能在檔案中找到有用的信息選擇合適的人才。這就需要單位能夠及時的更員工的檔案資料，并對資料進行匯編整理，完善員工檔案信息的完整性，以便提高人事檔案的利用率。

（五）推動人事檔案管理工作實現信息化。運用信息化技術手段開展人事檔案管理工作是新時期的一個必然要求，能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機、錄像機、計算機等相關技術手段，將圖片、文字等紙質資料轉變為電子數據信息，實現人事檔案的信息化和無紙化辦公，構建起系統全面的人事檔案管理信息系統，通過專業管理軟件開展人事檔案相關工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實效性得以提高。

四、結束語

人事檔案工作在我國可謂歷史悠久、源遠流長。隨著我國各項人事制度改革的推進，人事檔案管理的變革勢在必行。如何面對新的社會環境、制度環境、技術環境，以人事制度改革為契機，以信息技術為依托，以人事檔案科學化管理為基礎，以人事檔案社會化服務為目標，將人事檔案管理研究及實踐工作推向更高水平，這是每一位有責任心的人事檔案管理工作者需要認真思考的問題。

篇（6）

隨著社會的不斷發展進步，人們對會計檔案也愈加關注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業務中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業素養，切實提高檔案管理水平。

一、當前會計檔案管理過程中存在的主要問題

1、會計檔案管理相關制度欠缺

隨著社會的發展，我國會計檔案制度建設也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學化以及規范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。

2、領導缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領導缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環節。領導本身會計檔案意識較弱，直接導致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節。

3、會計檔案信息化程度較低

現代社會是一個科技社會，網絡化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發展，信息化程度不斷加深，信息技術發展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]

4、會計人員綜合素質較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業單位中，人才是其發展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質有著直接關系。現在很多單位的會計人員綜合素質較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質較差，主要體現在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業技能嚴重欠缺;另一方面是保密意識較差，經常出現泄露檔案信息的問題。

5、會計檔案基礎工作不夠規范

由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導致了會計檔案基本業務能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規范，經常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業的法規。這些問題的存在，很容易導致單位檔案管理比較混亂。

二、加強會計檔案管理的有效措施

1、完善會計檔案管理制度

首先應該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據相關的法律法規做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學性、合理性。與此同時，單位還應該根據自身特點和行業發展規律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發現存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應該重視經驗的總結，不斷的對企業會計檔案管理體系進行完善。[4]

2、提高對會計檔案的重視程度

單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領導應該加強相關知識的學習，轉變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。

3、建立信息管理平臺，實現會計檔案管理信息化

現時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發展機會必須做到與時俱進。單位應該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯網和局域網加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業必須加大會計檔案管理信息化建設的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環境，給會計檔案信息化的實現提供良好的平臺。

4、做好培訓工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質

各單位應該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓機會，強化在職繼續教育，讓在職工作人員的培訓常規化和制度化。單位應該定期對會計檔案管理人員進行專業培訓，將專家授課、學習觀摩以及專業技能培訓等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業技能和安全意識。此外，還必須重視加強領導工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監督，并通過規章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規范。[5]

5、推進會計檔案基礎工作規范化

會計檔案管理工作能否根據相關的規范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質、設備以及各種耗材有著直接關系，在解決上述問題后，想要實現會計檔案的規范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應該組織相關人員學習觀摩檔案規范達標的相關企業，借鑒相關企業的經驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規范化管理;其次，應該組織檔案管理人員學習相關部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足;最后，還應該聘請相關專家來單位指導，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應該根據專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應該設置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結語

檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現在很多單位都已經真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關的制度，提高了工作人員的素質。但是，當前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發現問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。

【參考文獻】

[1] 張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2010（10）78.

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02

圖檔資料是電力系統保存設計信息的重要手段，也是管理和檢修設備的重要依據。隨著信息技術的快速發展和大規模應用，人們生活的各個方面發生了巨大的變化，電力設計院在正常運轉過程中，產生的CAD或公文性電子文件越來越多，資料所在空間越來越大，為了縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息和實現信息共享，必須提出切實可行的、符合新環境的解決方案。

1 現代的檔案管理工作的轉變

1.1 檔案存儲載體的轉變

隨著信息化程度不斷提高，電子文檔以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現，通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，同時節約了成本，提升了便捷性。

1.2 企業檔案的分類變化

新環境下，傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理，在電子檔案管理過程中，一份完整的檔案信息可以分散在幾個管理系統中，信息系統依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，盡管各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

1.3 檔案保存方式上也有所改變

在信息系統中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難接觸到檔案。

大量的電子圖紙不可能最后歸檔，管理者必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家相關政策制定出電力設計院的《電子文件管理辦法》，要求電力圖檔系統使用者在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。使用者可以在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，也要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性。

2 電子檔案目前面臨的問題

2.1 檔案的真實性有待確認

電子文件與紙質文件不同，其特性決定文件很容易被第三方修改，且很難追蹤修改信息。計算機創建文件并不像傳統文件的一樣簽字、筆跡容易辨認，創建者可以隨意更改電子文件創建者的相關信息。

2.2 檔案安全性問題突出

由于互聯網、3G網絡的普及，電子文件很容易分發出去。此外，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

2.3 檔案保存時間性問題

隨著OA的不斷深人，很多設計院將會實現無紙辦公，日常業務中所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，使用者只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

2.4 檔案內容的一致性問題

軟件的兼容性和拓展性會造成電子圖檔的統一性問題，計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

3 建議采取的對策

3.1 加強對電子檔案人才的培養

合格的電子檔案管理人才不僅應該精通業務，同時對計算機操作和電子檔案的特性要熟悉。目前計算機技術飛速發展，OA、CRM、HR等大型管理軟件日益普及，電子檔案的管理必須經過專業培訓才行，企事業單位應送出員工到先進的IT企業和信息管理咨詢企業進行進修和學習，使得操作人員在熟悉業務的同時，精通計算機操作和信息管理。

3.2 完善電子檔案相關的安全法規

在信息系統中，所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人，因此完善員工對電子檔案操作的規范，強調安全的責任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環節，每個環節的工作人員都有不同的職責，對電子檔案的都有一定的操作權限，即使有比較先進的信息安全技術，但在人為操作層面仍有漏洞，因此，只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞，才是提升電子檔案系統安全性的根本途徑。

3.3 建立健全電子檔案的工作標準

電子檔案在業務系統中的流轉是一個標準的過程，要有和業務系統向配套的電子檔案工作標準，嚴格控制檔案從創建、保存、上傳、審批各個環節的操作步驟，從源頭上降低任務誤操作造成的風險，形成一套科學、規范、嚴格的電子檔案管理規范。

3.4 構建一套統一標準的檔案管理系統

電網系統的檔案安全涉及到國計民生，必須集中一切優勢資源來研發電網檔案管理系統，建議由國家電網策劃、組織和實施電網檔案管理系統的研發工作，利用國家電網的優勢人力、物力和管理資源研發一套高可靠、高效率、高兼容性、具有嚴格標準的檔案管理系統。

4 典型案例分析：通用圖檔管理系統

該類系統一般采用最新的WEB技術，實現圖檔全程無紙化流轉，系統中采用的先進的工作流機制，對圖檔創建、共享、審核等各個環節進行嚴格的權限控制，保障的圖檔的一致性，提升了圖檔修改、查詢效率，在大大提升工作效率的同時，保證了圖檔安全，同時系統中還內化一些科學管理理念，確保電網系統的安全、穩定運轉。

系統特征：采用微軟.NET等開發平臺，構建系統表現層；采用B/S架構模式，客戶端瀏覽方便安全，數據完整可追溯；所有類型用戶的權限統一集中管理。

系統功能：系統具有對設計圖檔（Auto CAD）、一般圖檔（掃描圖片、文字資料等）集中管理、綜合查詢、瀏覽、在線打印、批量下載等常用功能，數據庫系統采用SQL Server或Oracle系統。可提供簽入、簽出、自動歸檔功能，流程清晰簡捷，便于修改和刪除。

篇（8）

1 電力建設工程檔案的特點

電力建設工程檔案的特點主要有：（1）真實性。工程檔案是該項工程實體建設過程中的真實寫照。因為工程檔案材料的形成是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，從工程檔案中就可查證其工程質量，它是工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。（2）單一獨立性。即以單位工程為組卷原則，體現檔案的整體性、連貫性，這是工程檔案最突出、最重要的特點。（3）實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案材料，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

2 電力建設工程檔案存在的問題

筆者認為電力建設工程檔案存在的問題主要有：（1）工程項目重要往來文件及會議紀要不全或沒有收集，具體體現在文件有來無往；來文缺附件或缺圖紙；會議紀要有后一次的無前一次的等。（2）施工文件常見施工聯系單不全；設計變更單未封閉；工程質量檢查及驗評記錄、隱蔽工程記錄不全；原材料出廠證明和檢驗報告不符合歸檔要求等等。（3）用復印件歸檔。如一些水泥、鋼材等原材料試驗報告為復印件歸檔等。（4）案卷及文件題名太籠統，不準確，不能揭示其案卷或文件內容。

3加強電力建設工程檔案管理的措施

3.1規范檔案管理制度。由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規范化是檔寨管理的本質要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位發放本企業的建設項目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

3.2提高檔案人員的素質，保證檔案資料收集的完整性.隨著企業檔案服務的范圍擴大，檔案工作的手段更加現代化，對檔案工作者的政治素養、文化知識、專業水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，為適應新的形勢，檔案人員應自覺學習、理解工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理部門、施工部門等進行溝通，另一方面在做好檔案室內部工作的同時，要求早期介入工程建設活動，時時了解工程建設動態，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動，按檔案的要求對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。同時完善兼職檔案人員網絡體系，加大檔案的宣傳力度增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業資產的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網絡體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

3.3力求檔案收集的完整性和準確性。施工單位工程竣工檔案是電力建設工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質量的竣工檔案，首先各專業工程技術人員負責檢驗檔案的真實性和準確性，然后檔案管理員負責檢驗檔案的標準化、規化。為了能保證施工單位工程檔案的移交，從工程一開始，檔案管理人員應通過開會、到施工單位現場指導等方式與各施工單位強溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求，學習項目檔案管理政策法規，統一思想、統一認識、統一做法，有效地控制檔案的形成質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

3.4抓好項目工程檔案工作與工程建設管理的“三同步” 。供電企業項目工程的特點是參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜。單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，同時項目工程檔案是隨著項目建設環環相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成的，工程一旦竣工，檔案完整、準確、系統就已經是客觀存在，要保持和維護這種客觀性，就要從工程項目初期抓起，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。要確保項目工程檔案的完整、準確、系統，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續工作變為前置條件，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項目檔案工作和項目建設一樣納入程序管理，與項目建設的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。

3.5電力建設工程檔案信息化。工程檔案管理信息化就是融入辦公自動化網絡系統，這無疑將極大地提高上程檔案的利用效益，初步實現檔案信息資源的共享。數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，使歷史數據從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。 目前檔案管理的模式主要是工程設計工作電子化進行、檔案工作的手工進行的方式，包括檔案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管電子檔案的同時，按照國家有關規定同時手工整理實體檔案歸檔。當前的電子工程設計檔案僅支持以紙張為主要的存儲介質，這從根本上阻礙了檔案的利用率。做好對計算機系統及數字設備中形成的電子文件（數據）的采集、歸檔、存儲和管理工作，檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設。通過信息化建設實現檔案集中存儲并借助數據庫技術進行集成整合，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，對已有紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理工作，為企業提供檔案信息網絡化服務。

4結束語

電力工程建設中的檔案牽涉面廣、專業性強，其工作的質量直接影響到工程建設。而在實際工作中又有很多不合理的地方，導致電力工程檔案管理的混亂，尤其是在檔案收集方面，常常是缺乏完整和準確性，因此對其進行探討分析具有重要的意義。

參考文獻：

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1.疾病預防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業道德有所欠缺

檔案管理人員的職業道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應遵循的行為規范和必備的品德的總和，是調節檔案管理人員與他人、社會等關系時所必須遵守的基本道德規范和行為準則，以及在此基礎上所表現出來的道德觀念、情操和品質。它是一般社會道德在檔案管理職業中的特殊體現。

第一，檔案管理人員職業道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業道德能夠通過激發動力、評價優劣、調節行為來處理和調節各種利益關系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業道德對檔案管理人員的素養有調節和引導作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業素養。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業務能力和道德水平，加強自身修養是檔案管理人員職業道德品質的重要內容和應有要求。在檔案人員自身的修養過程中，職業道德具有調節和引導作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業成就感不強，工作態度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當等等。這些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業發展，而且不利于疾病預防控制中心的長遠發展，更不利于國家單位的形象建設。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發展之中，信息化不僅遍布整個國家的發展全局，而且與每個人的日常生活息息相關。當然，疾病預防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應該繼續存在，但是信息化的檔案管理也應該獲得快速發展，疾病預防檔案管理應該建立一個龐大的數據庫，這個管理數據庫不僅可以為疾病預防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發展之中，導致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發展水平決定的，一方面是傳統的檔案管理模式對現今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預防控制中心檔案管理現階段的發展，而且對未來的可持續發展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規矩不能成方圓，制度是一個組織內大家共同遵守的行為規范，它不僅可以保證組織的有效運轉，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規范，它可以保障疾病預防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關鍵在于執行，得不到很好執行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預防檔案管理中的應對措施

2.1加強檔案管理人員職業道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業道德有所欠缺的問題，應該加強檔案管理人員職業道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業感、檔案管理所必備的服務意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統的培訓、邀請相關的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優秀工作者進行物質獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關的集體活動促進管理人員的事業認同感與成就感等等。兩者的結合可以更加全面地促進檔案管理人員職業道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統的檔案管理理念進行快速而正確的轉變，只有檔案管理人員成功轉變了信息化管理理念，后續的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統的培訓。引進專業的科技人才不僅可以將科學技術成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調查工作，調查對象不僅要包括高層領導與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預防控制中心本著長期的發展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執行，要進一步完善監督體系，促進檔案管理制度的執行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業務技能

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在新的歷史時期，醫療體系不斷改革，逐步完善。在市場經濟體制下，醫院之間的競爭也更為激烈，醫院檔案管理作為醫院管理工作的一個重要組成部分，對它提出了更高的要求。醫院檔案是醫院的信息資源，是醫院的寶貴財富，同時也是醫院進行宣傳教育的生動資料。檔案管理要適應新形勢的要求，要緊跟時代步伐，要服務于醫院的發展，在發展中求穩定，在穩定中求創新。想要做好新時期醫院檔案管理工作，就要了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，采取相應的改進措施，才能更好地為醫院的發展做貢獻。現談一下自己的觀點。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、輕視檔案管理工作

絕大多數醫院從事檔案管理工作的人員是非專業的，許多人對檔案的知識了解不夠，走上檔案管理工作崗位后“邊學邊做”。有些工作人員認為檔案管理就是一種形式，檔案就是一些曾經用過的資料，與現在的工作沒有關系，沒有必要用心管理，有些醫院領導也不夠重視，從不過問醫院檔案管理情況，各種原因導致醫院檔案管理工作處于應付狀態，工作人員責任心不強，導致許多寶貴檔案材料流失。

2、檔案資料不夠完善

各醫院對病歷檔案比較重視，保管也比較完善，能及時收集、整理、歸檔，且有專人負責整理。而對于各種文書檔案、設備檔案、會計檔案、基建檔案、業務檔案、科研檔案等其它檔案的重視，則遠遠不夠完善，不能夠真實準確地反映歷史問題。

3、觀念陳舊，無創新意識

大多數檔案管理工作者缺乏系統培訓，不了解檔案管理工作的任務和性質，更不了解檔案事業的發展具有專業化、系統化、社會化的特點。很多人思想觀念落后，習慣于“坐等代收”的工作方式，對工作中遇到的新問題、新情況束手無策，不善于捕捉信息，很難開展檔案管理工作的新局面，管理水平跟不上時展的要求。

4、對現代化檔案管理缺乏相應的專業技術

有些醫院用房緊張，檔案用房比較狹小，檔案管理設備落后，影響了檔案事業的發展。在科學技術飛速發展的今天，計算機及網絡技術在醫院的管理中已經廣泛應用，但是大多數檔案管理著沒有受過專業的培訓，對于計算機病毒防治技術、信息安全保護技術、電子文件整理排序等無力應付，所以一些檔案還停留在手工收集、檢索方面。各種原因嚴重制約著醫院的發展，要想使檔案管理步入科學合理化的軌道、順應現代化的要求，就要加大力度培訓檔案管理者的專業技能。

二、醫院檔案管理的改進措施

1、檔案管理制度合理化

首先，檔案室要建立非常完善的規章制度，要保證檔案管理工作的健康發展，減少檔案管理的隨意性。醫院各級領導還要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，認識到將本院運行完畢的資料進行有序的分類歸檔、編號保存，這樣有利于工作的連續性、有利于對既往資料的考證，也能反映自己的政績。其次，要建立獎勵機制，各科兼職檔案員進行年度考核時，將參考其檔案管理工作業績，以激發他們的工作熱情，進一步完善檔案事業。再次，各科專兼職檔案員對日常資料的收集與整理要認真負責，強化檔案管理意識，要把檔案管理工作貫穿于整個醫院管理工作中。

2、增強檔案管理者的責任心，加強職業道德修養

檔案管理者在工作之余要定期參加專業檔案管理機構組織的培訓，充分認識檔案的價值，提高理論修養。檔案管理者在工作中要做到不亂、不散、不丟、不壞。要將檔案保管整齊規范、完好無損、有據可循、有目可查，要增強檔案管理工作者的責任心和道德修養。

3、更新服務觀念，加強創新意識

建立檔案的最終目的是便于利用，檔案管理者在平時要對檔案進行系統加工整理，加強各類檔案的編研工作，形成“檔案超市”。檔案管理者要有敬業精神。敬業精神是做好檔案工作的基礎，只有埋頭苦干、甘于奉獻、求真務實、愛崗敬業才有可能把檔案工作做好。檔案管理者要學結一切先進做法和成果，要準確把握所面臨的新形勢，以求實創新的精神服務于檔案事業的發展。

4、健全網絡，完善機構

檔案部門的設置直接關系到醫院檔案管理工作的成效，反映了醫院的管理水平。為了促進資源共享，醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案管理員，成立醫院檔案管理領導小組和監督小組，這樣更有利于檔案的綜合利用。醫院應建立較為規范的檔案庫房，對性質特殊的檔案應另設檔案庫房，指定專人管理，如病案、人事檔案和設備檔案等。各科室兼職檔案員負責收集整理本科室的檔案資料，定期向醫院總和檔案室移交。

5、掌握計算機操作技能，實現檔案現代化管理

信息技術迅猛發展，現代化的檔案管理已成為刻不容緩的事實。作為新時期的檔案管理者，必須要熟練掌握計算機的基本應用知識，還要學會建立各類檔案數據庫。將檔案內容分類輸入數據庫，既節省場地，還具有檢索方便、快捷、高效的優點，而且還具有更真實、更直觀的立體效果。同時，借助多媒體電腦技術、監視器、錄放機等手段，可以使檔案信息的處理、傳輸獲得非常理想的效果。現代化的醫院檔案管理手段已經成為醫院管理的有力支柱。

參考文獻：