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時(shí)間：2023-05-25 17:43:38
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇財(cái)務(wù)部檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表及實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后的儲(chǔ)存軟件等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要利用價(jià)值。因此，“加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用”這項(xiàng)工作非常重要。
一、 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但是由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)：
1、 來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專業(yè)手段。通過(guò)這種專業(yè)手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。
3、 形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
二、 會(huì)計(jì)檔案的作用
1、 依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)核查的主要依據(jù)。無(wú)論在制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可行性研究，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策等都需要會(huì)計(jì)檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
2、 憑證作用。會(huì)計(jì)檔案可以作為事后考查某個(gè)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的書面證明。會(huì)計(jì)檔案，尤其是會(huì)計(jì)憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時(shí)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時(shí)，通過(guò)會(huì)計(jì)憑證可以查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。
3、 史料的作用。會(huì)計(jì)檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財(cái)政、財(cái)務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史過(guò)程，反映出一個(gè)單位財(cái)務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史面貌，還可以反映出不同時(shí)期、不同年度活動(dòng)的特點(diǎn)。所以會(huì)計(jì)檔案可以為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。
三、 會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題
1、 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。
2、 會(huì)計(jì)檔案裝訂不規(guī)范。在財(cái)務(wù)部門，一般都是由管理會(huì)計(jì)檔案的人員裝訂會(huì)計(jì)憑證，而有的會(huì)計(jì)檔案管理人員裝訂會(huì)計(jì)檔案不夠認(rèn)真，不仔細(xì)，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進(jìn)去，還有的裝訂松散不結(jié)實(shí)，隨時(shí)都有掉頁(yè)的可能；有的裝訂每?jī)?cè)憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會(huì)計(jì)檔案存放時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)有散失、缺損。
3、 會(huì)計(jì)檔案的存放場(chǎng)所不妥當(dāng)。有的單位的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有做到妥善保管，存放無(wú)序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉(cāng)庫(kù)里，以至于使會(huì)計(jì)檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會(huì)計(jì)檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限。
四、 會(huì)計(jì)檔案管理的要求
1、 制定會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了管理好會(huì)計(jì)檔案，各單位的財(cái)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分重視這項(xiàng)工作；應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家財(cái)政部和檔案管理局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循，使會(huì)計(jì)檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。
2、 做好會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷工作
會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷是會(huì)計(jì)檔案管理工作的起點(diǎn)，是會(huì)計(jì)檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須高度重視會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷工作，增強(qiáng)管理好會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任感。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每?jī)?cè)的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會(huì)計(jì)憑證裝訂的既要整齊結(jié)實(shí)又要美觀。
3、 健全會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管一年。”因此，為了妥善管理好會(huì)計(jì)檔案，防止會(huì)計(jì)檔案丟失，各單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員借閱會(huì)計(jì)檔案，可直接向會(huì)計(jì)檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時(shí)登記，并注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無(wú)涂改、損壞，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過(guò)程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。
4、 認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案移交工作
按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。
（1） 財(cái)務(wù)部門應(yīng)編《會(huì)計(jì)檔案移交注冊(cè)》一式兩份。
（2） 但按管理部門對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，憑證要逐冊(cè)逐號(hào)清點(diǎn)查對(duì)；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項(xiàng)核實(shí)；還應(yīng)該對(duì)報(bào)表中是否缺少報(bào)表分析等備案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會(huì)計(jì)檔案的完整真實(shí)。
（3） 對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會(huì)計(jì)人員共同整理，以分清責(zé)任。
（4） 單位的檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)部門移交來(lái)的會(huì)計(jì)檔案清點(diǎn)無(wú)誤
后，交接雙方應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案移交注冊(cè)》上簽字，雙方各保存一份。
5、 做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作
會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對(duì) 超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案，重新評(píng)估其價(jià)值，剔除失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會(huì)計(jì)檔案工作是整個(gè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會(huì)計(jì)信息資源的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)科學(xué)性、組織性很強(qiáng)的工作。具體要做好以下幾項(xiàng)工作：
（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同組成
鑒定工作小組，逐冊(cè)、逐頁(yè)進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀注冊(cè)。
（2） 書寫銷毀報(bào)告，填報(bào)銷毀會(huì)計(jì)檔案審批表，銷毀報(bào)告要寫明對(duì)
已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定的時(shí)間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。
（3） 銷毀報(bào)告必須經(jīng)過(guò)本單位或上級(jí)主管部門審批。
當(dāng)前，國(guó)家財(cái)務(wù)部門對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號(hào)召來(lái)建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來(lái)做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過(guò)程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過(guò)程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過(guò)程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，無(wú)論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過(guò)程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家財(cái)務(wù)部門的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過(guò)程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說(shuō)高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財(cái)務(wù)部門，無(wú)論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來(lái)越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問(wèn)題和不足，無(wú)法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來(lái)，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問(wèn)題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)來(lái)快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理法來(lái)開展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來(lái)制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校財(cái)務(wù)部門并沒(méi)有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來(lái)兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過(guò)程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過(guò)程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來(lái)做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來(lái)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過(guò)有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來(lái)進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過(guò)程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來(lái)完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過(guò)程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過(guò)科室來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來(lái)進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒(méi)有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來(lái)，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案管理的專職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過(guò)內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，以此來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過(guò)憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來(lái)。通過(guò)電子檔案?jìng)浞菽軌蜓娱L(zhǎng)檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語(yǔ)
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。
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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003
［中圖分類號(hào)］ F233 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02
高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過(guò)程最有說(shuō)服力的憑證。由此可見，做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。
1 當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后，不能適合當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的要求
眾所周知，高等院校實(shí)施的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要是參照2001年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》編制的。管理對(duì)象主要是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。而目前，我國(guó)各個(gè)高校均已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但是對(duì)于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，則沒(méi)有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔的不完整。
1.2 會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。然而，許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，仍然沒(méi)有將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的管理要求進(jìn)行正確歸檔保存。
1.3 會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)
根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時(shí)，常常是會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期擺放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。
1.4 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難
在實(shí)際工作中，高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力；二是鑒定銷毀無(wú)切實(shí)可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來(lái)作出鑒定銷毀的簽字。同時(shí)，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會(huì)計(jì)檔案大多為15年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒(méi)有一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長(zhǎng)時(shí)間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實(shí)上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時(shí)清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長(zhǎng)，也不能作為壞賬核銷，只能是長(zhǎng)期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無(wú)所適從，導(dǎo)致學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。
2 完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的舉措
2.1 制定和落實(shí)高校會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管?！币虼?，高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，結(jié)合本校實(shí)際，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會(huì)計(jì)檔案工作科學(xué)管理、有序開展。
2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通
財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整，只有溝通了，財(cái)務(wù)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
2.3 加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)
財(cái)務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對(duì)債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來(lái)款款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向校檔案管理部門移交。
2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理
第一，做好會(huì)計(jì)檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。
第二，完善會(huì)計(jì)檔案借閱制度。會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度，指定專人保管，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，而且借閱時(shí)必須由會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字。
第三，對(duì)磁性介質(zhì)檔案管理時(shí)應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會(huì)計(jì)檔案要備份雙份，定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。
第四，對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，需要核銷時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。
2.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又精通財(cái)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
會(huì)計(jì)檔案管理工作是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理不僅可以推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。
主要參考文獻(xiàn)
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會(huì)計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒(méi)有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高校會(huì)計(jì)檔案管理人員要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。
1高校會(huì)計(jì)檔案定義
高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過(guò)程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢(shì)在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。②會(huì)計(jì)檔案主要來(lái)源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購(gòu)銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過(guò)它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題分析
①高校財(cái)務(wù)部門往往覺(jué)得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒(méi)有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒(méi)有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。②高校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒(méi)有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒(méi)有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)沒(méi)有抓手，沒(méi)有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒(méi)能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒(méi)能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的一些對(duì)策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來(lái)，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來(lái)看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來(lái)，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過(guò)自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來(lái)，目標(biāo)就是規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度確保高校會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”，對(duì)會(huì)計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會(huì)計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時(shí)進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，對(duì)于保管到期的及時(shí)銷毀，高校會(huì)計(jì)檔案工作者要對(duì)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對(duì)按規(guī)定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊(cè)的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會(huì)計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案管理工作者通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會(huì)計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。
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高校應(yīng)建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為核心的會(huì)計(jì)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，將會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校管理流程、納入各部門的日常工作；結(jié)合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說(shuō)明書，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的職責(zé)范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實(shí)際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會(huì)計(jì)檔案除人員工資表、年度決算報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管和銷毀清冊(cè)等需要永久性保存外，未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前也要永久保存，其他會(huì)計(jì)檔案則要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷毀。在銷毀前必須由會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，需要保留的要抽出單獨(dú)裝訂存放，并作相應(yīng)記錄。然后將銷毀清冊(cè)報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門、財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀前應(yīng)按清冊(cè)所列內(nèi)容認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時(shí)除檔案部門、財(cái)務(wù)部門外，還要有審計(jì)部門人員參加監(jiān)督，保證會(huì)計(jì)檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定會(huì)計(jì)檔案歸檔流程和規(guī)范，在會(huì)計(jì)檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作為工作的重點(diǎn)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔過(guò)程實(shí)施經(jīng)?；瘷z查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立會(huì)計(jì)檔案人員協(xié)同財(cái)務(wù)總監(jiān)（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）監(jiān)督校、院二級(jí)管理的財(cái)務(wù)活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)檔案歸檔程序。會(huì)計(jì)檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計(jì)部門審計(jì)合格后才可移交給檔案部門。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)配專人進(jìn)行及時(shí)地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對(duì)、排序，確保不遺失、不缺號(hào)、不漏號(hào)，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，會(huì)計(jì)賬簿歸檔時(shí)要在首頁(yè)內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊(cè)；會(huì)計(jì)報(bào)表則按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊(cè)要在工資發(fā)放完畢后及時(shí)整理，按月裝訂成冊(cè)；銀行對(duì)賬單收集齊全后按年裝訂成冊(cè)。高校財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案部門應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)移交的會(huì)計(jì)檔案。
三、建立會(huì)計(jì)檔案信息公開機(jī)制
學(xué)校檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門定期出具財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量報(bào)告，就會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見；對(duì)學(xué)校重大基建項(xiàng)目、科技專項(xiàng)等出具會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見并在一定范圍公布；對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用者的異議，檔案部門應(yīng)高度重視，逐件落實(shí)，通過(guò)相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案信息不泄露。
四、加大監(jiān)管力度
檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)手，共同加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財(cái)務(wù)部門要與審計(jì)部門加強(qiáng)合作，在審計(jì)和專項(xiàng)檢查中進(jìn)行突擊檢查，同時(shí)發(fā)揮審計(jì)事務(wù)所等社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的作用，依法加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)監(jiān)督，對(duì)弄虛作假、偽造、變?cè)臁⒋鄹臅?huì)計(jì)檔案資料的違法行為要嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時(shí)移交紀(jì)檢、公檢法等機(jī)關(guān)查處并依法追究刑事責(zé)任。
五、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會(huì)計(jì)憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過(guò)醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。
目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問(wèn)題，成為檔案管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)于這些問(wèn)題，筆者進(jìn)行一下簡(jiǎn)單的剖析。
一是會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多人對(duì)會(huì)計(jì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。
二是會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任不明確。會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員是第一責(zé)任人，但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，而對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：1、把本該由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制保管清冊(cè)的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后萬(wàn)事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。
會(huì)計(jì)檔案歸檔移交不及時(shí)。有些醫(yī)院由于忽視會(huì)計(jì)檔案的管理，或者任由財(cái)務(wù)部門自己保管，或者在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)部門向綜合檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來(lái)，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。
會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來(lái)的所有會(huì)計(jì)檔案一直保存至今，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會(huì)計(jì)檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
鑒于以上出現(xiàn)的這些問(wèn)題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以通過(guò)以下幾項(xiàng)措施加以改進(jìn)：
增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案?！钡谒臈l規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，要把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，大力宣傳醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性。
健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際，逐步完善會(huì)計(jì)檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。
加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)?！薄爱?dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)工作過(guò)程中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會(huì)計(jì)檔案移交了綜合檔案室，但會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。
依法開展會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。
總之，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問(wèn)題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會(huì)計(jì)檔案管理既是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門這兩個(gè)部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
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財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。
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華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過(guò)保管期限的或無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。
3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。
4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時(shí)間
4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)(做到卷內(nèi)無(wú)裝訂金屬物，紙張無(wú)破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。
4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等內(nèi)容。
4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會(huì)計(jì)檔案的管理
4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度——會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。
4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其保管期限定為5年。
4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
4.6會(huì)計(jì)檔案的利用
4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會(huì)計(jì)檔案的保管
4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫(kù)房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫(kù)存檔案的侵蝕。
二、加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)法律法規(guī)的要求，各學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。要使學(xué)校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須將會(huì)計(jì)檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《會(huì)計(jì)檔案管理工作人員職責(zé)》、《會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀制度》、《會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項(xiàng)工作程序。使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員上崗培訓(xùn)。建議進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理兼職人員。會(huì)計(jì)檔案管理人員既要有豐富的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要有檔案管理專業(yè)知識(shí)。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員尤其是首次接觸會(huì)計(jì)檔案管理的人員培訓(xùn)工作，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，只有當(dāng)他們認(rèn)識(shí)到檔案管理有價(jià)值，才能引起他們對(duì)檔案管理工作的重視，以為學(xué)校決策者提供決策有用信息為主導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)資料收集，保證會(huì)計(jì)資料完整。除隨會(huì)計(jì)憑證裝訂保存的會(huì)計(jì)核算原始憑證外，還有大量的與會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部審計(jì)等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社?；鶖?shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級(jí)工資調(diào)整，年度預(yù)算追加等發(fā)生的會(huì)計(jì)資料。為保證會(huì)計(jì)資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他會(huì)計(jì)資料，為日后會(huì)計(jì)核算、查詢和檢查提供真實(shí)的原始依據(jù)。
4.加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通。財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集整理移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)對(duì)學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行考核，通過(guò)評(píng)優(yōu)爭(zhēng)先促進(jìn)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。
5.強(qiáng)化對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)工作責(zé)任制，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，才能保證此項(xiàng)工作的落實(shí)。積極組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對(duì)電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。
6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識(shí)，掌握會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟練使用相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件。在專職人員的使用過(guò)程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會(huì)計(jì)職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。
7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對(duì)電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計(jì)算機(jī)以及適配的軟件系統(tǒng)；會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上查詢、對(duì)賬等功能的實(shí)現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時(shí)升級(jí)。
（二）內(nèi)部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格一是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，僅從減少會(huì)計(jì)人員數(shù)量或工作量、隨時(shí)查閱的角度看，確定會(huì)計(jì)檔案歸不歸檔或歸檔地點(diǎn)，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，歸檔時(shí)間不及時(shí)，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒(méi)有考慮會(huì)計(jì)檔案的保密性和完整性，審批權(quán)限不集中，查閱、借出、復(fù)印等沒(méi)有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒(méi)有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。
（三）財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門職責(zé)不清會(huì)計(jì)檔案什么時(shí)間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時(shí)間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門沒(méi)有明確的職責(zé)分工，各自從減輕自己工作強(qiáng)度出發(fā)，都在被動(dòng)的工作。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案的建立和日常管理尚未納入財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的年度工作績(jī)效考核，自然兩個(gè)部門也就不太在意劃分各自的職責(zé)范圍了，由此帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理的不規(guī)范。
（四）專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高會(huì)計(jì)檔案是一種專業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會(huì)計(jì)和檔案管理兩個(gè)方面的專業(yè)知識(shí)。會(huì)計(jì)檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當(dāng)一部分高校由綜合檔案室非會(huì)計(jì)人員兼管，沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)不清楚，使得整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財(cái)務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對(duì)鑒定保存到期的會(huì)計(jì)檔案是否還存在繼續(xù)保存的價(jià)值，不敢輕易下結(jié)論，寧可無(wú)限期保存，也不肯按時(shí)鑒定與銷毀。
（五）會(huì)計(jì)檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個(gè)方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施和軟件配備的不足或不達(dá)標(biāo)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)或完全實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒(méi)人考核，大家都習(xí)以為常。
二、提高高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的措施和辦法
（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，首先要通過(guò)學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工普法教育的重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時(shí)要編輯和整理重視和不重視會(huì)計(jì)檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應(yīng)的案例加以宣傳，特別是對(duì)本校在不重視會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及其后果更應(yīng)該加以總結(jié)和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。
（二）建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部管理制度制度建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的考核制度，把考核結(jié)果同相關(guān)部門與人員的工作業(yè)績(jī)和績(jī)效分配結(jié)合起來(lái)，從制度上約束和激勵(lì)他們執(zhí)行國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的積極性和主動(dòng)性。二是要建立財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門職責(zé)分工制度。財(cái)務(wù)部門既是會(huì)計(jì)檔案形成部門，也是會(huì)計(jì)檔案經(jīng)常使用部門。通過(guò)制度確保責(zé)任明確，有利于確定會(huì)計(jì)檔案管理中存在問(wèn)題的責(zé)任承擔(dān)部門和人員，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、移交的及時(shí)性、保管的集中性。三是要建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借出、復(fù)印的集中審批制度，明確不同情況的審批權(quán)限，無(wú)論是校內(nèi)還是校外查閱或借出會(huì)計(jì)檔案，都必須嚴(yán)格遵循保密和安全原則。四是建立健全會(huì)計(jì)檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責(zé)任追究制度，無(wú)論是在會(huì)計(jì)檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復(fù)印等過(guò)程中，都要對(duì)造成會(huì)計(jì)檔案不完整的責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行處罰，確保會(huì)計(jì)檔案的完好無(wú)損。
（三）配備會(huì)計(jì)檔案管理專職和專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)配備既董會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)掌握會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)專職、專業(yè)人員，是提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)人員擔(dān)任專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理人員擔(dān)任專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復(fù)合型的會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍，才能真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出解決問(wèn)題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問(wèn)題。
關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策
隨著高校參與社會(huì)活動(dòng)日益頻繁，財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財(cái)務(wù)檔案快速增加，會(huì)計(jì)檔案工作的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)。如何通過(guò)現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財(cái)務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。
一、高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足
長(zhǎng)期以來(lái)，“重核算、輕管理”意識(shí)普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只要資金管好，報(bào)賬準(zhǔn)確，及時(shí)報(bào)送資料就行，而會(huì)計(jì)檔案只是會(huì)計(jì)核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒(méi)有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點(diǎn)關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對(duì)電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對(duì)電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在歸檔過(guò)程中不作任何篩選和分類處理，會(huì)計(jì)檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無(wú)法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢(shì)必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全
高校的財(cái)務(wù)部門對(duì)資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會(huì)計(jì)檔案管理制度。特別是已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，沒(méi)有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無(wú)序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒(méi)有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時(shí)被利用狀態(tài)。沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢(shì)必導(dǎo)致檔案歸檔驗(yàn)收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度不高
目前，高校財(cái)務(wù)檔案管理還未全部實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的儲(chǔ)存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強(qiáng)電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過(guò)信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，依托數(shù)字化校園平臺(tái)，經(jīng)過(guò)各個(gè)系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實(shí)際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過(guò)程中都存在各種問(wèn)題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實(shí)際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對(duì)檔案界最新動(dòng)態(tài)的關(guān)注等。
（四）缺乏專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員
目前高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作大多由會(huì)計(jì)人員兼職。學(xué)校對(duì)檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對(duì)檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。
二、加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
高校財(cái)務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國(guó)家財(cái)金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個(gè)新臺(tái)階。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ぷ髦胁荒苡卸↑c(diǎn)閃失，半點(diǎn)馬虎。要實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行財(cái)務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財(cái)務(wù)檔案工作。對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫(kù)房和檔案專柜等專用設(shè)施，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時(shí)同步歸檔，并不斷充實(shí)和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文檔蘊(yùn)藏著更豐富的信息資源，做好各類財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實(shí)現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運(yùn)行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識(shí)，強(qiáng)化高校會(huì)計(jì)電算化檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范能力，完善保密措施，對(duì)涉密性較高的信息進(jìn)行分級(jí)管理和保護(hù)。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來(lái)的各種財(cái)務(wù)隱患。
（三）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度
傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財(cái)務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)查賬和財(cái)務(wù)審計(jì)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與會(huì)計(jì)信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對(duì)滯后。信息化條件下，要實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將財(cái)務(wù)檔案資料無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對(duì)數(shù)據(jù)匯總分析、財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會(huì)計(jì)記錄等。海量的財(cái)務(wù)信息，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對(duì)檔案翻閱的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。
（四）設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專職崗位
高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅(jiān)持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時(shí)俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問(wèn)題。在信息技術(shù)和知識(shí)不斷更新的時(shí)代，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財(cái)務(wù)檔案工作的新變化、最新動(dòng)向，開拓眼界，挖掘財(cái)務(wù)檔案的潛在用途和利用價(jià)值，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。
總之，高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財(cái)務(wù)管理工作水平的一項(xiàng)重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
