時間：2023-05-24 16:48:01
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號： C29文獻標識碼：A 文章編號：
與新形勢、新要求相比，檔案工作還有不小的差距。一是個別單位重視程度還不夠，在機構設置、人員配備、工作機制等方面不能滿足檔案工作實際需要；二是基礎業務發展不平衡，仍有部分的單位檔案工作基礎較差，一些單位檔案沒有做到統一管理、及時歸檔，一些重大活動、重大項目、重要科研項目的檔案管理工作沒有同步開展；三是硬件設施落后面貌沒有根本改觀，存在較大的安全隱患。為了做到科學、全面、細致，專門成立了檔案工作評價領導小組，制定了《檔案工作評價辦法》，找出了主要問題，提出了整改措施，達到了預期效果，為我們指明了努力方向。
一、抓安全管理，為維護檔案資源盡職盡責
抓歸檔管理，為檔案信息資源建設打牢基礎，強化科研檔案歸檔要求和措施，并對檔案管理人員及資料員進行系統培訓。確保了歸檔工作順利開展，全面實現了紙質檔案與電子檔案同步歸檔，歸檔率100％，為檔案管理網絡化、現代化創造條件。檔案資料室是公司安全消防重點單位之一，我們視安全為第一要務，始終把安全工作放在首位。
（1）堅決貫徹“防治結合，以防為主，標本兼治”的要求，堅持每日消防安全檢查記錄登記和每月安全工作會議制度，定期對室內所有電器開關、照明線路和防盜門窗等部位重點檢查，發現問題及時整改解決。因此，從未發生任何安全消防隱患和事故，確保了庫存檔案的完整與安全。
（2）堅決執行檔案借閱制度，嚴把檔案資料借閱關。我們制定了嚴格的外協借閱資料管理辦法，實行三級審批制度，領導把關，層層負責，從源頭上遏制泄密事件的發生。幾年來，對外借閱檔案資料，從未發生丟失、破損和泄密事件，為維護公司利益，保障檔案信息資源的安全做出了不懈的努力。
二、建立適應新形勢要求的檔案管理體制和運行機制
檔案工作逐步形成了 “統一領導，分級管理，橫向密切聯系，縱向逐級負責”的局面。但隨著公司形勢的發展，特別是電子信息傳播技術的廣泛應用，檔案管理也暴露一些問題，一是檔案布局過于分散，資源利用率不高；二是管理隊伍結構不合理，比較松散，個別單位檔案管理組織體系還不健全；三是檔案向信息和知識轉化的程度比較低，檔案工作還處于高成本，低效率的管理狀況。搞好檔案工作，體制是根本，機制是保障。在新時期，如何建立良好的檔案工作管理體制，形成有效的運行機制，是檔案人員要認真思考，深入研究，并著力解決的問題。對體制和機制進行調整，要注意把握以下兩點：
2.1必須符合實際，以滿足檔案工作自身需求為出發點
（1）通過對檔案資源進行整合，進一步調整檔案管理布局，提高檔案資源的利用效率。要對檔案信息進行優化，合理配置檔案資源，提高檔案的信息和知識含量，為用戶提供精品信息；要加強學習，努力運用先進的理論和思想開展工作，不斷實現檔案管理創新發展。
（2）搞好檔案系統隊伍建設。要逐步調整檔案管理隊伍結構，積極培養既懂檔案管理，又掌握計算機和網絡知識，同時，對公司主營業務有一定了解的復合型人才。檔案工作領導要在工作、學習、生活等方面關心支持檔案人員，特別是要注意在政治方面的培養。要為檔案人員創造條件，幫助解決實際問題，在改善工作環境，改進管理手段，提高服務質量等方面的投入必須給予保證。
（3）采取必要措施，強化歸檔制度落實。一是各單位檔案管理部門要做好對公司和本單位制發的公文，包括紙質和電子文件的歸檔保管工作。這是記錄歷史，對歷史負責、對未來負責的一件大事。二是要切實做好對工程、經濟等資料的收集、整理、保管工作；同時，做好資料的開發應用工作。
2.2必須尊重客觀規律，以適應公司未來發展為落腳點
主要是強調進一步轉變思想轉念，完善服務機制。隨著公司管理職能和業務范圍拓寬，檔案服務領域也將不斷伸展。既要服務于科研生產一線，還要服務于礦區建設；不僅要服務于公司經濟增長，還要服務于油田穩定與和諧發展。因此，檔案工作要承擔起相應的社會責任，體現經濟效益和社會效益的雙重價值，這是新時期公司檔案工作必須把握的一個重要的現實和客觀規律。
三、要提高認識，強化措施，扎實細致地做好檔案安全保密工作
認真貫徹執行國家《檔案法》和《保密法》，建立了比較完善的檔案資料安全保密管理制度，形成了比較嚴密的組織管理體系，取得了較好的實際效果。
3.1切實加強資料的安全保密管理
（1）公司下發的一些文件資料，要加強機要文件的管理。對于保存在檔案部門的機要文件，檔案管理人員要格外引起重視，絕對不可隨意外借，泄露機密內容。機要文件的學習、傳達、閱讀和銷毀都有專門的規定和要求，原則上，這些文件由機要部門處置。
（2）工程資料。工程資料管理是檔案部門一項非常重要的工作，各單位要高度重視，清醒認識工程資料安全保密工作的必要性。進一步強化保密措施，落實安全責任，處理好保密與利用的關系，切實體現和維護工程資料的嚴肅性與時效性。
3.2嚴格執行檔案安全保管及銷毀制度
對檔案安全保密工作，要在思想上要警鐘長鳴，在工作上要貫穿始終。要切實履行安全保管和銷毀制度。
（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人為的原因：如管理不到位，保管條件不到位等，都是檔案防火要求所不允許的，必須加以克服和改進。
（2）防潮、防霉變。有些資料已經保管幾十年了，這些資料還要長期保管下去。所以，從事檔案管理的同志們要負起這個責任，認真開展檔案維護工作。
（3）防止丟失。要避免因借閱管理不善或制度不健全，造成資料丟失現象的發生。
（4）防止資料在借閱、使用、銷毀過程中泄密。重點說一下資料的銷毀。首先是不能隨意將資料處置給廢品收購人員。其次，不能采用不具備保密功能的設備銷毀機密資料。要嚴格執行檔案銷毀制度，對保管到期的檔案，檔案工作領導小組要組織專業部門，認真進行鑒定，提出實施方案，并報公司檔案館，最后提交公司審批。
（5）各級檔案部門領導和工作人員，禁止用手機或非機要電話談論資料內容。
四、檔案管理成效
著力健全檔案組織體系，大力推進信息化建設，不斷提升基礎業務水平，持續推進檔案信息資源開發利用，開創了工作新局面。
（1）思想認識實現新提升。主要領導更加重視檔案工作，普遍認識到檔案在服務企業發展、服務企業中心工作中的重要地位和作用，把檔案工作納入部門績效考核體系，充分調動積極性。對項目文件與檔案實行專業化管理。
（2）組織體系建設取得新進展。按照《檔案法》和《檔案工作規定》要求，設立了相應檔案機構，配備檔案人員，形成了統一領導、分級管理的組織體系。
（3）基礎業務發展見到新成效。制定了《公司檔案管理手冊》，宏觀上提升了檔案工作制度化、規范化和科學化水平。實施歸檔范圍確認制與備案審批制，為收集齊全檔案提供了實踐經驗。
（4）館庫設施建設實現新突破。廣泛開展標準化庫房創建工作，建立健全檔案安全管理制度，改進硬件設施，改善了檔案保存條件和安全水平。
（5）檔案開發利用實現新進步。把服務科學發展作為檔案工作的出發點和落腳點，為公司生產經營和業務發展提供了有力的信息支持。
五、結束語
二、檔案管理模式改革是眾望所歸
改革開放以來，隨著社會文化的發展，檔案事業也在不斷的發展。檔案工作在促進生產力的發展，參與先進文化的建設，為人解惑，對創建和諧社會做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經不能跟上社會發展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發展的障礙。主要在以下幾個方面：一是小而全的管理模式，嚴重浪費。大多數申請單位規模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設備、人員的浪費，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領導重視檔案的意識、檔案工作質量。檔案工作是一門專業，但絕大多數是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業知識的缺乏，工作隊伍不穩定，這些因素導致檔案工作水平低?，F代管理是檔案工作發展的必然趨勢，但目前情況對現代化管理有很大的阻力。因此，基本的業務培訓和業務指導擠占了檔案管理大多數時間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時檔案館工作壓力非常大。三是現代化管理進程緩慢。檔案現代化管理應具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統一，實現資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實現資源共享是非常困難的，需要一個很長的時間。四是文件、檔案社會化困難。隨著社會的進步，人民群眾日益增長的檔案意識，自我保護意識不斷加強，這將促進檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達到科學管理的要求。因此，不能滿足高質量的快速的服務。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節省人力、物力和財力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實現科學鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質量管理活動，根據實際法律科學跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節約原則。松散的“小而全”的機關檔案室管理模式，快速轉化了密集的、科學、社會、管理模式的規模，從而大大提高了工作質量，建立檔案工作更廣泛地為社會服務。檔案工作的生命力是使用，所以起點和檔案工作的立足點必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經不適應需要。我們應該建立一個新的模式。檔案管理模式的變革，以適應在一個關鍵時期改革和發展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、經濟科技社會發展為檔案模式改革創造了條件
隨著經濟全球化步伐的加快，科學技術日新月異的發展，社會的全面進步，創造對檔案管理模式改革的條件。通過各區域網絡逐步實現檔案信息網絡，提供技術，實現資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個檔案部門的新任務新時代的需求。文件的收集、識別、存儲、檢索、數字和發揮檔案管理的全過程，集約化，現代化水平大大提高，社會服務功能越來越多樣化，使檔案煥發出生機和活力。二是檔案文件已成為全社會關注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現以人為本的政府”的執政理念，執政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關懷，形成了社會與政府之間的真正互動。隨著市場經濟的不斷完善，中國憲法監督維護公民權利、知情權和其他合法的權利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時間。所有的社會領域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規范和開放的信息集中，提供更權威的信息系統。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標準化的、權威的、系統的和有效的信息社會。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進一步優化館藏結構，起到“信息中心”的優勢，積極促進政府職能的轉變。
四、檔案管理模式的改革，必須在實踐中不斷完善
林權檔案可分為靜態檔案和動態檔案。靜態檔案指林權登記申請表、受理表、公示表、宗地地形圖等，這些檔案被收集以后內容已固定，不再增加了。動態檔案指綜合檔案中的文書檔案、影像資料及林業要素市場中的林權流轉資料、林權抵押貸款、森林資源資產評估、市場信息等，這些檔案隨著時間推移還需不斷更新。為了統一林權檔案的標準。遂川縣的林權登記申請表、受理表、公示表等表格均由縣林改辦統一印制分發至各鄉鎮場，外業勘界結束，各類表格填寫完整，經縣林改辦驗收合格后，再由檔案管理員登記入庫。綜合檔案由文書平時注意收集，每隔一定時間整理一次。林業要素市場內設各中心的檔案由各中心收集整理，年終統一歸檔。
整 理
檔案入庫后需進行分類、整理。遂川縣的林權檔案主要分以下兩類，一是宗地檔案，內容包括林權登記申請表、林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書，權源依據、宗地地形圖(藍圖)、身份證復印件、各類證明：二是綜合檔案，內容包括省、市、縣有關林權登記文件、方案，鄉、村、組林改方案，縣林改辦文書資料，林改簡報，林權登記臺賬，林權證發放登記表、林權登記申請表校對表及有關統計報表、計算機數據資料，影像、圖片資料，林業要素市場各中心辦檔案。
宗地檔案中的林權登記申請表、權源依據、身份證復印件、各類證明等材料統一存入以戶為單位的林權檔案袋中。林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書以村或組為單位裝入林權檔案袋中。綜合檔案按照一般文書檔案進行整理歸檔。
林權檔案分類整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對檔案密集架進行排序編號，制作鄉鎮村組卡片標貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個鄉(鎮)的檔案，一個檔案箱為一個村的檔案，其中專門存放宗地檔案中分戶裝袋的林權登記申請表、權源依據、責任承包合同書。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開。宗地檔案中的林權登記公示表、林權登記受理申請登記表專門安排一列存放。綜合檔案根據其資料多少安排數列密集架，不同性質的資料如文書檔案、音像資料、今后的林業要素市場資料等分別存放于一個檔案箱。林權檔案卡片內容為林權檔案名稱、數量、建檔時間、建檔人。同時，還根據各鄉鎮場及綜合檔案的排列順序，制作林權檔案分布查詢圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢。
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一是高起點、高標準完善設備設施。建立標準化檔案管理機房，購置高性能的微機、專用打印機、掃描儀及移動數據備份存儲設備；參照國家檔案庫房建設標準，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權檔案室，配置了符合國家行業標準的直列式手動檔案密集架。
二是建立、健全了各項規章制度及管理機構。遂川縣成立了專門的林權檔案管理機構，有專人負責林權檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時制定了《計算機機房管理制度》、《計算機房值班制度》、《遂川縣林權檔案管理辦法》、《遂川縣林權檔案庫房管理辦法》等，確保了計算機房及設備正常有序工作，保證了林權檔案的安全、整潔，延長了檔案使用壽命；制定了《林權檔案管理員崗位職責》，明確林權檔案管理員基本職責。
利 用
檔案工作是一項枯燥而又有歷史性意義的工作，作為檔案工作者必須深刻地意識到自己工作責任的重大，時時繃緊保持檔案真實性的高壓弦，維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不能主觀臆斷地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護檔案的真實面貌，當好檔案衛士。
二、增強檔案管理工作人員的學習意識
檔案管理是一門綜合性較強的工作，因此檔案工作人員應不斷地學習掌握文史知識、相關學科知識和現代管理知識。一是在檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等，只有通曉歷史，才能更好地了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理檔案信息。二是隨著檔案管理現代化，檔案工作者應加強軟件操作、維護技能、檔案管理信息系統、電子文件的發展等知識的培訓。這些都有利于檔案工作者正確應用現代技術，提高辦公速度，適應檔案工作發展的需要。
三、增強檔案管理工作人員的服務意識
檔案管理工作的重要性不論在以往、當今都已充分體現，特別是永久性檔案的保存，為各級政府、黨政機關、企事業單位準確地反映了過去的歷史，在今后的發展規劃中能借鑒歷史經驗、趨利避害，制定更適合實際的規劃。特別是檔案電子化管理后，充分利用現在已有的網絡技術，能不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務于社會。檔案管理工作不是獨立的，檔案信息化的實現要以數字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存。因此檔案管理工作人員應以電子文件的形式按規定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。增強檔案管理人員的服務意識是實現相關部門檔案信息共享的必要。
四、增強檔案管理工作人員的保密意識
2.人事檔案管理力度不足。在現階段的人事檔案管理工作中，還存在許多不足，例如，人事檔案管理工作者的專業水平不高，沒有足夠的專業知識應對人事檔案管理中的各項工作，這可能導致檔案丟失。另外，部分企業聘用的人事檔案管理工作人員往往是兼職人員，沒有將大部分的精力投入到這項工作中，在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發揮，也給企業的人動帶來一定阻礙。除此之外，一部分人事檔案管理工作人員的安全意識不高，不能很好地保護檔案，導致檔案常常會面臨潮濕、火災的威脅，甚至造成檔案丟失。
3.人事檔案整理不及時。部分檔案管理人員不夠認真負責，不能很好地完成本職工作，導致人事檔案整理不及時。除此之外，在收集檔案時，檔案管理工作人員要確保檔案的真實性，對存在異議的檔案要進行及時調查，保證檔案及時歸檔。另外，及時剔除滿是空話套話、應付上級的檔案信息。
4.檔案被長時間擱置。隨著經濟競爭不斷加劇，人才的競爭也越來越激烈，人才的質量和數量往往會對事業單位的發展造成非常直接的影響。人才的競爭一直都是各個企業的核心工作，想要及時完成人才競爭，就需要一個非常完善的人才關系體系，而人事檔案管理工作就能夠很好地完成這一點，但在一些事業單位之中，雖然擁有健全的人事檔案管理系統，卻不能起到應有的作用，往往處于擱置的狀態，喪失了原有的意義，白白浪費人力和物力。
二、企業檔案管理工作的新要求
1.提升人事檔案管理工作人員的積極性。人事檔案是企業工作人員信息的載體，是人才信息的主要來源，是企業先賢舉能、知人善任的重要依據，對企業及單位的長久發展有重要意義。但是大部分人對人事檔案管理工作沒有足夠的認識。應加強對人事檔案管理工作的重視，注重對人事檔案管理的資金、人力投入，對檔案管理所需的硬件、軟件設備設施加以完善，加強管理和宣傳工作，動員企業上下積極參與、積極支持人事檔案管理工作，提升人事檔案信息的效用與質量。
2.建設統一的檔案檔案管理制度。統一的人事管理制度，從一定程度來說規范了工作的程序，降低了管理工作的主觀性及隨意性，以一定的程序、工作方法、考核標準對檔案管理提出嚴格要求，提高檔案管理工作的質量。此外，為節省企業的物力及人力資源，提升人事管理工作的水平，可以結合人事制度、轉崗分流制度、用人制度等，應用統一標準的檔案管理制度，以保證人事檔案的安全及完整性，對社會查閱、利用人事檔案提供一定便利，降低人事檔案的管理成本。
3.建設完善信息化、科學化人事檔案管理體系。實現人事檔案信息化管理，能夠有效提高企業人事檔案管理工作的效率，對數量多、復雜性高的檔案也有較強的處理能力，其效果對企業經濟效益的提升非常有幫助。在建設信息化檔案管理系統的過程中，要注意管理系統的科學性，結合現階段的技術手段，實現人事資源檔案管理的高效性。檔案管理工作人員可以運用相機、掃描儀等高科技工具，將紙質檔案轉變為動態、形象、直觀的人事檔案，增強人事檔案的可查閱性。
4.建設素質較高的檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質對檔案管理工作產生直接影響，業務能力、職業水平也是建設高素質管理團隊的重要舉措。在這種形勢下，要積極提高企業檔案管理工作人員的專業水平，加強培訓，積極投入相關的人力和物力，提升員工質量。與此同時，要認識到高素質檔案管理團隊對企業的作用，最大程度地提升企業綜合效益。
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規范化[J].蘭臺世界,2007(09).
隨著我國社會主義市場經濟的發展，行業之間的競爭日趨激烈，對人才的要求也在不斷提高，而人才的流動性大也是市場經濟所衍生出的主要問題。針對人才流動的問題必須建立完善的人事檔案管理機制，提升對人事檔案管理的認識高度，將“與時俱進”的指導思想融入到人事檔案管理當中，不斷開拓思路解決人事檔案工作中所出現的問題，形成一定的人事檔案管理的工作流程與模式，用科學的發展觀實現人力資源的合理配置。
1.我國現代人事檔案管理新的特點
1.1在思想認識層面弱化了檔案管理的重要性
計劃經濟時代，人們的檔案觀念相對較深，這主要是源于這個時期人事檔案在某種程度影響著個人一生的政治命運或經濟命脈，人事檔案在某種程度上也被披上了神秘的外衣，使人們誤以為人事檔案只有位高權重的人才能享有，對人事檔案存在一種敬畏的心理。但伴隨著改革開放的深化，市場經濟的發展非常迅猛，公眾對人事檔案的認識逐漸淡化。由于經濟市場中市場成分的多樣化，使得人們在從業問題上有了更加的空間，企業與求職者之間形成雙向選擇，很多人也就逐漸忽視了檔案的重要性，對檔案的認識不再像傳統觀念那么神秘，人們自主選擇職業，這種自主意識也在市場的競爭中逐漸顯現出來。如很多職場“馬”跳槽到更好的位置而主動放棄檔案，也有很多剛從校門走出的大學生為了得到更好的工作而放棄檔案等等。這種對檔案認識的弱化，是人們認為人事檔案已經不再那么重要，只要擁有高職高薪，檔案可有可無；并且也確實有很大一部分人放棄檔案，檔案庫中形成“棄檔”、“死檔”的現象也比較普遍。這種對檔案認識的誤區，是對傳統人事檔案的扭曲認識。
1.2在管理模式層面人事檔案管理相對分散
傳統的人事檔案管理模式是按照管理權限進行劃分，逐層對人事檔案實行管理的，在調取檔案時需要由各單位逐級的向上層主管部門提交申請，進而取得個人的人事檔案。但在市場經濟的沖擊下，國家對很多國有企業和事業單位實行改制轉軌，大量廠礦和事業單位的職工買斷工齡或下崗分流，終止了與原單位的關系，對這部分人群的檔案管理工作成為一個難點，由于數量比較龐大，而且人員流動性較強，因而必須引起有關部門的高度重視。據了解，有很多下崗人員在退休后，因為找不到檔案而不能辦理退休，三番五次去檔案館尋求幫助，但檔案館只負責檔案的歸檔和保存，對這部分人的檔案可謂愛莫能助。針對這種情況，從個人的角度分析，辛苦一輩子終于到了退休的年齡卻因為檔案缺失而不能退休，在遭受經濟損失的同時對心理也會產生很大的負面影響；從社會的角度分析，這種檔案管理模式也不利于維護社會的和諧穩定的局面。
1.3在內容信息層面人事檔案管理存在缺失
按照有關規定，傳統人事檔案內容要求基本分為履歷、自傳、各類鑒定、考核、政審材料、入黨（團）材料、獎懲材料、各類審批表（任免、職稱、學位、工資、離退休等）等十大類材料。但市場經濟體制改革的不斷加深，原有檔案內容中的個人經歷與社會實踐不能滿足當前人事檔案管理的要求，其所涵蓋的內容在某種程度上存在缺失，并不能對個人行為進行更為完整的記錄，使得人事檔案只具有參考價值，并且其內容的參考性也逐漸被弱化。如傳統檔案主要是考察個人的政治經歷，并且重復性較高；而像各類考核、鑒定等反映人性本質的內容相對缺失，如健康檔案、業績檔案、誠信檔案等都沒有在人事檔案中得以體現，這也不利于企業尋找和發掘所需要的各方面人才，對優化人力資源配置產生不利影響。
2.新時期人事管理的革新要求
2.1在思想上樹立正確的人事檔案管理理念
針對人事檔案的管理，我們要從思想上給予正確的認識，樹立正確的檔案管理理念，不但要重視其歷史鑒定的作用，更要突出個人實力與能力的展現。這也使得我們必須改變傳統模式中過分強化檔案作用的觀念，但也不能扭曲的理解為人事檔案在社會主義市場經濟高速發展的今天毫無作用可言。在國家政策法規的限定下，人事檔案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用還非常重要。如養老保險、職稱評定以及離退休等等，如果沒有人事檔案，在辦理過程中會造成很多麻煩，甚至無法辦理。因此，我們必須從思想上認識到檔案管理的重要性，強化將檔案管理在實際生活中的作用。
2.2在模式上實現單位內部管理與社會化委托管理的“雙管齊下”
市場經濟的發展使得很多工人走出廠礦自謀生路，成為社會單元，對人事檔案管理的管理模式采用單位內部管理與社會化委托管理相結合的道路，實現“雙管齊下”。即在法律法規的限定范圍內，采用有各單位或主管部門進行管理的同時，還可以通過市場化運作通過委托人的方式進行托管，兩種方式并舉能夠更好的加強和完善人事檔案管理，對在經濟轉軌中流入社會的失業下崗職工以及買斷工齡的人群，通過市場機制將檔案交由人才交流中心進行管理；或將檔案直接交由人事檔案局進行歸檔，使公眾能夠隨時調取檔案。這種單位內部管理與社會化委托的方式相結合，對組建完整的檔案管理構架有積極的促進作用。
2.3在內容上要力求實現檔案管理的“與時俱進”
傳統人事檔案的建立受特定歷史時期的影響，在建檔過程中存在不實之處，如“此人不宜重用”等不實的內容，使得部分人才在求職中四處碰壁，針對這些檔案必須用科學的發展觀來對待。我國處在社會主義市場經濟的轉型期，人才流動性大，競爭更加激烈，使得人力資源配置必須拋棄傳統人事檔案沿襲下來的弊端。在人才的聘用與引進過程中，需要通過一定時限的“試用期”來對人才實現全面的了解，如果人事檔案能夠囊括個人更為完整的信息與內容，能夠使檔案信息更加直觀的呈現在用人單位面前，這對人才的聘用與引進有著非常積極的促進作用。
3.小結
若要使人事檔案管理上升到新的臺階，就必須抓住有利時機，不斷的對人事檔案管理工作實施創新。只有打破傳統的人事檔案管理模式，使人事檔案管理更加全面和系統，才能滿足當前公眾對人事檔案管理的需求，以求達到人事檔案管理的現代化、科學化和規范化，將人事檔案管理的價值充分的發揮出來。（作者單位：平頂山學院）
參考文獻：
行政規范性文件僅指國家機關(行政機關和授權組織)為執行法律、法規的需要依法定權限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規范性文件,包括行政機關自己制定的內部管理方面的規范性文件。地方檔案規范性文件是法律、法規、規章的延伸和具體化。法律、法規、規章規定不夠具體的,地方檔案規范性文件可作細化規定。法律、法規、規章沒有規定的,地方檔案規范性文件制定機關可以根據本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規范性文件在制定技術中存在的問題進行分析。
1地方檔案規范性文件概況
據2010年3月對《法律圖書館》網站的不完全統計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關的地方規范性文件大約有562個。詳見表1論文
2對我國地方檔案規范性文件的分析
應該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規范性文件遠遠大于562個。這些規范性文件不但是推動我國檔案事業法制化進程的重要基礎,也是促進我國檔案事業不斷發展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉型期地方檔案規范性文件的制定提供了寶貴經驗。同時,地方檔案規范性文件還存在許多不足和薄弱環節。下面,從制定技術的角度,對地方檔案規范性文件在制定根據、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結構等六個方面存在的問題進行分析。
2.1地方檔案規范性文件的制定根據分析
在我國,行政機關制定行政規范性文件是以“根據”為原則的。由于原網站改版或升級,造成《法律圖書館》網站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據,占92%;28部沒有指明制定依據,占8%。詳見表2。
檔案規范性文件制定依據的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯合,市級其他局、委、辦單獨或聯合。
從總體情況看,地方檔案規范性文件大部分注意到了對制定根據的表述,但仍然存在表述過于籠統的問題。
第一,同樣內容的規范性文件,法律依據多少不一。如有關“城市建設檔案管理”的規范性文件共有90部,其中,法律依據最多的有7部,最少的沒有說明法律依據。第二,有些規范性文件只是籠統地說明依據“有關法律法規和規章”、“有關法律、法規的規定”、“國家有關法律法規規定”等,沒有說明具體依據哪一部或哪幾部法律、法規。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關于印發<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規范性文件就存在這種問題。
除了上述規范性文件以外,還有相當一部分規范性文件在說明具體依據某部法律后,還加有“和其他有關法律、法規的規定”的表述。這里的“其他有關法律、法規的規定”指的是與檔案有關的法律、法規,還是與文件有關的法律、法規;是與公民有關的法律、法規,還是與機關、團體、企業有關的法律、法規;是刑法、民法,還是行政法,應該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規定和要求。
2.2地方檔案規范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規范性文件是介于行政立法行為和行政執行行為之間的一種“在一定程度上可反復適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規范性文件在行政管理領域內的效力,總的來說,“應低于同類行政法規、規章而高于據其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規、行政規章相抵觸。
由于經驗與技術的欠缺,地方檔案規范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關,還是企事業單位或是社會團體,誰都可以制定有關檔案行政管理的規范性文件。特別是某些大中型企事業單位制定的關于加強本單位檔案管理辦法的某些內容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權現象較嚴重。與制定檔案規范性文件有關的越權行為,既有上下級檔案行政機關的縱向越權,亦有同級檔案(或非檔案)行政機關的橫向越權,目前,以后者居多。三是與檔案行政法規、行政規章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規范性文件的法定程序相違背。按照國家規定,制定某些專業檔案管理的規范性文件,檔案部門需要與有關專業行政主管部門聯合發文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業主管部門會簽,有時因時間關系,會簽手續不全,也照發不誤。這樣,就造成主辦、協辦機關不明,各自職責不清,出現問題相互推諉,自然會影響這些規范性文件的行政執法效力。五是不符合法律規定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規范性文件詞不達意,時常出現錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關。
2.3地方檔案規范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關系或某一方面行政工作做比較全面、系統的規定?！稗k法”和“通知”是規范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領導機關或職能部門對特定范圍內的工作和事務制定相應措施,要求所屬部門和下級機關貫徹執行的法規性公文?！稗k法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關系或行政工作做出比較全面、系統與具體的規定?！耙幎ā笔锹鋵嵞骋环伞⒎ㄒ?具體規范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規應采用“條例”,地方政府規章和規范性文件應采用“辦法”。
2.4地方檔案規范性文件的適用范圍分析
由于規范性文件的內容種類不同,適用的范圍也就不同。從規范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規范性文件涉及內容最多的有:檔案管理,檔案事業,檔案工作,城市建設檔案,企業檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術檔案,移交檔案,等等。涉及內容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構與檔案人員,等等。從數量和內容來講,當前急需的檔案行政執法,檔案行政復議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務,檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設等方面的規定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創新精神。這應是未來各級政府及其工作部門重點規范的內容和領域。
2.5地方檔案規范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析
從制定技術上講,法律法規的頒布時間和實施時間應間隔一段距離,以便法規的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規部門對法規的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規實施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內的10部,11～20天以內的16部,21～30天以內的30部,31～40天以內的24部,41～50天以內的28部,51～60天以內的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規范性文件中,有21部明確規定了失效時間,占5.7%。
我們認為,首次頒布的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍大一些,修訂的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規范性文件應明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規范性文件同時廢止。
2.6地方檔案規范性文件的形式結構分析
370部檔案規范性文件,有119部屬于復雜結構,占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結構與復雜結構之間。要件多于簡單結構但少于復雜結構,沒有章的設置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復雜結構少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結構,只有款之分,條文較復雜結構少了許多。370部規范性文件均沒有目這一層次。從字數看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。
另一個值得注意的問題是,同一內容的規范性文件,其形式結構差異很大。如有關“城市地下管線檔案”的規范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設條,直接用數字標明順序;字數最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規范性文件能夠結合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現了形式和內容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規普遍存在的照抄照搬現象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發揚的地方。
在370部地方檔案規范性文件中,有58部設有獎勵或制裁的條款,占15.7%。
行政規范性文件和行政法規、規章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據,效力最高的應該是行政法規,其次為規章。因為,根據1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關規定,行政法規、規章可以設定行政處罰,行政規范性文件明確規定不得設定行政處罰。其次,根據《中華人民共和國行政訴訟法》的相關規定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規、自治條例和單行條例為依據,同時參照規章,并沒有包括行政規范性文件。據此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規范性文件時,應當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。
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電大自成立以來主要經歷了三個不同的時期。在第一個五年的創立時期中，電大以開展成人學歷補償教育為主要任務，開辦電大成人班，為在“”十年間失去接受高等教育機會的大批知識青年，提供了寶貴的學習機會。第二、三個五年的發展初級階段，主要舉辦成人高等?？平逃l展為既舉辦高等專科教育，又舉辦廣播電視中專教育，還開展以崗位培訓為主的大學后繼續教育、職業教育、行業培訓等等。在隨后的改革探索時期（第四個五年），中央電大進行了“注冊視聽生”教育試點。因為電大發展經歷的曲折，其檔案的管理有著相當的難度，亟待規范化管理。
一、目前電大系統檔案管理工作中存在的主要問題
1、思想觀念陳舊，管理意識淡薄，對檔案管理的認識不足。當前電大系統檔案管理部門普遍對于檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏系統的認識和理性的思考，忽視了檔案信息資源的開發和利用。許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣、無人問津，不能發揮其應有的作用，這就造成了資源的極大浪費。其實，成人教育作為高等教育的一種嘗試，在各種教學、教研、學生活動中，形成了許多有價值的文件資料。
2、機構設置不夠健全，人員專業化程度不高。大多數電大的系、部、處室沒有專職檔案資料管理人員，多數是教學秘書或行政秘書兼任，他們既有日常教學行政事務性工作，又要兼職收集、整理、歸檔、保存檔案等。有的甚至是歸檔時才隨便抓人或頻繁換人，由于這些人員業務不熟悉，給各類檔案的收集、整理、歸檔帶來了不良影響。有的雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責不明確，導致實際工作中出現集中管理檔案難、歸檔難、開發利用難等被動局面，也影響了整個學校的檔案管理。
3、檔案信息缺少開放性，缺乏服務功能。成人高等教育在整個高等教育甚至是國民經濟發展中所占的地位日漸提高。高校檔案開放式的網絡化管理和服務便日漸成為廣大利用者的強烈要求。然而一些電大由于對檔案信息的開發利用價值認識不足，檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統中進行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態，這就失去了互相借鑒與交流的機會。缺乏對信息資源的開發和利用，不能把握信息開發和服務的實效性，這就難以形成信息資源開發和服務功能的多元化，也就沒有檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、加強電大系統教育檔案管理工作的基本對策。
1、提高成人教育工作者的檔案意識，是做好檔案管理工作的基礎。為使成人高校教學檔案管理主動適應新形勢的發展，必須樹立正確的教學檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，增強檔案工作者的檔案意識。其次要明確檔案開發和利用工作的服務方向和服務思想，明確教學檔案管理工作的內容，充分認識到搞好教學檔案管理工作對提高教學質量、促進教學改革的重要地位和作用，重視教學文件資料的平時積累，杜絕敷衍了事做表面文章應付檢查等錯誤做法。同時，教學檔案資源的收集整理、建檔、歸檔、合理開發與利用是一個滾動發展、循序漸進的過程，需要學校上至領導下至各處室、各教學點、各教職工的共同支持和配合。如果大家都有強烈的檔案意識，能自覺積極、主動地將在教學及教學管理過程中形成的文件材料按時上交歸檔，就為管好用好教學檔案打下良好的基礎。
2、檔案管理人員必須加強自身修養， 不斷提高自身業務水平。隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整，檔案管理人員要努力成為新型的復合型人才： 一方面， 熟悉檔案業務工作的各個環節和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法；另一方面， 能掌握檔案網絡化的新知識，熟練運用計算機技術， 并將之運用到實際的檔案管理工作中去；再一方面， 不僅懂得社會科學知識， 而且懂得自然科學知識， 既具有較高的人文素養， 又具有較高的創新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要， 也是時代、社會發展對檔案管理工作從業人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都要朝著這一目標而努力。
【參考文獻】
馮惠玲、張緝哲主編：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2001年。
