學籍檔案管理匯總十篇

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高職學籍檔案管理是學校教學管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設提供有價值的支撐數據，學籍檔案是在學籍管理過程中生成的，這些學籍檔案材料要求教務工作人員認真收集、整理、裝訂，并按照學籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學校檔案部門永久保存。學籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學、科研、行政管理和骨干校建設提供服務。

1 高職學籍檔案管理工作的重要作用

隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業觀念的轉變，高職學籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應用。因此，完善高職學籍檔案管理，研究其特點及規律，分析學籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發展，而且對于推進教學改革、提高教育質量和辦學水平等都有著重要的意義。

學籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規律時間聯系，學生的學籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學籍卡片、在校名冊、學生成績總表、畢業審批、論文答辯、學生學籍異動材料、學生獎勵（優秀學生、獎學金等）材料、學生違紀處分材料等等，記載了學生自入學到離開學校整個學習和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學籍檔案，是高職學校檔案管理工作的重要任務，為了能讓學籍檔案管理為骨于校建設提供有價值的數據，應該采取有效措施逐步完善學籍檔案管理。

2 高職院校學籍檔案管理工作中的現狀

高職學籍檔案記錄了一所學校自辦學后所有學生的在校信息，與每位畢業生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，前段時間，有很多已經畢業的學生回校查學籍檔案，因工作后表現優秀，現要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學籍檔案，并要求復印，學校雖然有這些學生的學籍檔案，但往往這些數據都存在填寫內容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失。看到學生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學籍檔案管理，決不能再給學生留下任何遺憾。學籍檔案包含的內容較多，隨著高校招生人數的增多，高職的學籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統的管理理念和管理方法的制約，目前高職學籍檔案管理工作主要存在以下問題。

2.1 高職學籍檔案管理制度不完善，標準不統一

雖然多數高職學校都按照教育部頒布的學生管理規定去進行學籍檔案管理工作，但是沒有一個統一的管理標準，都按照自己的理解和方法去管理學籍，沒有建立一套完善的學籍檔案管理制度，使高職的學籍檔案管理工作不能落到實處，導致學籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導致學籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。

2.2 職責范圍不清，管理意識缺乏

高職教學管理人員認為學籍檔案沒什么實際用途，學籍管理人員缺乏應有的學籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學籍檔案的填寫錯誤或格式不統一，沒有嚴格的按照檔案管理相關規定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應用性。教學管理有關部門職責范圍不清，學生在校期間一些重要信息資料，如獎學金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學籍檔案的質量，從而削弱了學籍檔案的社會價值。

2.3 高職學籍檔案歸檔質量偏低

學院教務處在整理2001級至2009級學籍檔案時，發現學籍檔案里錯誤很多，如填寫內容不全、出現錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規格不對、學生畢業照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規定傳遞或文件丟失、學生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學管理部門收集資料缺乏監督檢查和業務指導，導致學生學籍檔案在收集整理過程中出現缺失和混亂，造成學籍檔案缺乏，學籍檔案無法為學生提供服務。

2.4 高職學籍檔案沒有充分發揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后

學籍管理人員沒有認識到檔案管理與學籍管理相統一的重要性，工作中缺乏主動和創新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴，管理的落后，使得學籍檔案在教學管理、教學研究及學生管理工作中沒有及時有效地發揮作用，高職學籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學創新或教學管理提供有價值材料依據，也很少為骨干校建設提供有價值數據，無法實現學籍檔案最大價值。

3 做好高職學籍檔案管理工作的建議

高職學籍檔案的內容包括學生在校學習期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學檔案的主體和核心。這些在學生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學生在校的全過程，對于學校、個人及社會了解學生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學籍檔案管理工作，使高職學籍檔案的發揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。

3.1 明確認識學籍檔案管理的重要性

學籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務的，是為骨干校建設服務的，是為廣大師生服務的。學籍檔案是關系到學生自身前途有價值的資料信息，是學生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學籍檔案分散于學工處、教務處、各院系等職能部門，各教學管理部門應加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學籍管理人員必須認真履行崗位職責，加強學籍檔案日常管理，注重對學籍材料的收集和積累。并對平時形成的學生各種學籍材料，規范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認識到學籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關學籍材料歸檔的規章制度。

3.2 跟蹤收集，實行動態管理

學籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環節負責學籍管理的工作人員，應根據新的情況變化對有關學籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認真記載。一份學籍檔案的形成從入學登記到畢業證的審批要經過幾年的時間，跟蹤收集就是對學籍異動學生的學籍材料進行后續補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續性，這就要求學籍管理人員高度負責、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環節中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。

3.3 提高為學生服務的意識

學校領導、各職能部門領導要高度重視高職學籍檔案工作，要結合實際，使全體師生增強對學籍檔案的重視，支持高職學籍檔案的收集、檢查和整理工作。學生管理老師，特別是班級輔導員，要明確學籍檔案對學生的重要性，使學籍檔案收集整理過程走上規范制度化的道路。招畢辦、學生處、教務處、學院辦公室、各院系部要協作，保證學生學籍檔案的收集、整理并及時、準確、全面的保證學籍檔案工作的順利進行，只有各教學部門聯合起來，這樣才能更好的為學生提供準確、有價值的資料。

3.4 加強高職學籍檔案信息化建設，體現學籍檔案價值

學籍網絡信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務系統、學生管理系統、招生與就業管理系統和各系部應實行對接，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責，使學籍檔案收集按時、保質的按制度進行，學籍檔案管理應分清責任并明細化。要達到這種管理模式，高職學籍檔案管理人員就需要學校方方面面的理解和支持。同時，學籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認識學籍檔案管理工作的新要求，積極探索學籍檔案開發利用的創新思路和方法。

參考文獻

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二、職業院校學籍檔案管理的對策

（一）明確責任、規范檔案管理

學校教學工作管理的重要組成部分之一就是學籍管理。學籍檔案質量的高低直接反映了學校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學籍檔案的查閱已經成為用人必須的手段。因此，要有嚴格的管理措施。一是要提高學籍檔案的重要性的認識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關信息和數據的具體管理工作，做出相應的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領導重視是學籍檔案規范化管理的關鍵。為理順學籍檔案管理系統，進一步明確招生，教務，學校工作人員是學籍檔案形式的部門，并制定完整的學籍檔案形成和移交的工作職責。三是學生一進入學校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續。

（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度

由于學籍檔案具有周期長、數量多的特點，紙質文件勢必占據很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應當建立學籍并存的紙質和電子檔案管理系統，充分保證學籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學籍檔案是一個學生在學校的整體表現的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學校，還可以向社會輻射。因此，職業學校學籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養方面發揮學籍檔案更大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍的建設，提高學籍檔案管理的質量

只有不斷提高學籍檔案管理人員的水平和素質，學籍檔案管理更加科學化，現代化才能實現。職業院校必須采取有效措施，確保重視學籍檔案管理工作的培訓和專業培訓，以使他們的管理水平和業務水平以及個人的思想政治素質，適應新形勢下學籍檔案管理的需求。在政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線，方針，政策，體現愛崗敬業的精神風貌。在業務方面，學籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規，要努力學習，檔案管理專業知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現代化管理設備，做到精業從事學籍檔案管理工作。

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一、中職學校學籍檔案管理工作必要性

中等職業學校是我國后初中階段學生職業學習的重要場所和時期，在學生人生中占有重要的地位，繼續發展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學校必須重視并加強學籍檔案管理工作。

健全中職學校學籍檔案管理也是貫徹執行國家教育相關法規必然要求。教育部《中等職業學校學生學籍管理辦法》明確規定學校必須“從學生入學之日起建立學生學籍檔案”

并要求各中職學校結合實際制定具體的實施細則和制度，對學生從入學之日到畢業之日的整個時期進行的質量考核管理。它涵蓋了學生的注冊入學、成績考核、升級與留、降級，紀律考勤、轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予畢業證書資格的審核、發放等。可見中職學校學籍檔案管理工作直接關系著學校的教學質量和學生個人的命運，搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平是我們每個中職學校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。

二、中職學校學籍檔案管理工作誤識

近年來，中職學校學籍檔案管理中普遍存在誤失，相當多的教職工對中職學校學籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認為學生學籍管理只是教學管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學管理人員責任心欠缺，對有關學籍管理的規章制度及相關內容不了解、不學習、更不求掌握;學生學籍管理的缺失又反過來影響了學校的教學秩序和教學質量。一些教師學籍管理知之甚少，對學生違紀現象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應對學生嚴重違紀問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學生亦只把自己視為學籍管理中的被動者，毫無關注個人學籍管理意識，甚至在要畢業才發現自己尚有缺考科目。

如此混亂狀況長期存在，致使中職學生管理等規章形同虛設，嚴重干擾了學校正常教學秩序。

產生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學軍訓、召開主題班會等形式進行入學教育，學籍管理者沒有時間和機會對學生宣講學籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學籍管理教育，入學半年后學生才可適應新的學籍管理習慣。

也有學籍管理體制的缺失。中職學校學籍管理因各部門分治，沒有統一的管理體系，沒有統一的信息平臺，各學校都是單獨建立自己信息系統，無法共享信息，重復勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準確性，導致了管理的無序、反饋的滯后、責任的模糊，嚴重脫離了教育現代化發展的步伐。

三、強化中職學校學籍管理意識

（一）強化服務管理理念

強化規范的管理制度是搞好中職學校學籍管理工作的關鍵，中職學校應根據教育部和上級有關部門關于學籍管理制度的各項規定，自覺制定本校學籍管理細則。同時強化以應各教學部門為主的學籍管理責任制，實行全過程動態管理。學校教務部門統一標準，強化監督檢查，強化日常目標管理。強化學籍管理專職人員責任，相關人員必須在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作強化服務理念，在學校招生、畢業、專業設置、教育教學管理、學生思想教育等過程中始終強化責任感，強化服務功能，開放學籍管理內容，提高學籍管理的管理效率和項目。

（二）強化數字化的管理機制

數字化管理手段是中職學校實現高效、低耗、準確、科學的學籍管理信息有效機制。隨著中職學校招生專業和社會要求的不斷發展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經無法保證學籍管理工作準確性和效率，必須在數字化模式下進行現代化的學籍管理，依托校園網、局域網建立中職學校學籍管理信息系統，將科學的數字化信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在中職學校期間的所有信息匯集在一起，建立學生學籍管理數字化檔案庫，可隨時查看調用和定量定性統計分析，使各教學部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領導和相關部門隨時掌握情況。同時，學生可通過數字化網絡直接查詢本人的學籍信息、考試成績、考勤記錄等內容，從而最大限度的實現部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現中職學校學籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學校學籍管理水平，使中職學校學籍管理全面邁入科學化、規范化。數字化時代。

（三）強化考試考查管理方式

學生課程考試考查在中職學校學籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學效果，更可以檢驗學生對所學知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學校學生可否依照教學計劃學習的有力依據，是實施中職學校學生學籍處理的重要依據。為此，必須強化中職學校學生考試考查管理方式，根據國家法規、學校實際情況制定詳細具體的學生考試考查管理方式、職責及處理辦法，嚴格、明確規定考試各個環節、各種人員工作責任。使考試考查始終有章可依，違責必究。從而確保中職學校學籍管理權威性和有效性。

（四）強化學分制管理模式

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檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學、休學、復學、退學及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。目前我國高等教育飛速發展，檔案管理跟不上高校發展步伐，在一定程度上影響了高校發展。因此，明確高校學籍檔案管理現況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關注的熱點。

一、高校學籍檔案管理現況分析

（一）對高校檔案管理意識淡薄

很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業審查時才發現檔案中出現問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。

（二）高校檔案管理人員不專業

很多高校的學籍檔案都由教務管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓。加之教務管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業時發一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設。

（三）檔案管理制度不完善

要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務處或學生處為主，缺少專門機構和專業人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規章制度。現今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應現在高校的辦學模式。

（四）未采用電子化管理模式

隨著計算機技術和網絡技術的普及，學籍管理采用電子技術手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質檔案的補充，導致紙質檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網絡化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。

二、完善高校學籍檔案管理對策

（一）樹立現代化的學籍檔案管理理念

要實現檔案的價值，發揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領導要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置，到管理機制建設等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設。其次，要提升檔案管理人員的業務素質和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉化為主動的信息服務，將檔案庫轉化為人才信息庫，充分發揮檔案信息的價值和作用。

（二）實現高校學籍檔案管理的信息化、網絡化

教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發展，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數據庫。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊系統聯網，上下聯動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始到學生畢業，動態加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統”軟件。該系統從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業證書打印、發放、轉入校友數據庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現信息化、網絡化。其中“學籍管理庫”是該系統信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現、個人愛好以及發展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業結論、學生目前的家庭經濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統的使用規范了全國高校學生管理信息，充分發揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優勢。

（三）建立專業化的高素質學籍檔案管理隊伍

很多高校已經開設檔案學專業，培養專門的檔案管理人才。各高校更應該建立專門的檔案管理機構，盡可能的引進專業的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓，提高他們的業務素質，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關心和幫助；學校領導更應加強對檔案管理人員的關心和愛護，調動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設。

（四）建立健全學籍檔案管理制度

很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業時統一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權責明晰，獎懲分明，用制度去規范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。

總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發利用，才能使高校更好的適應社會發展的需求，更好的將培養的人才推向社會和市場。

參考文獻：

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[3]李偉婧，等.引入營銷觀念，做好企業檔案編研工作[J].蘭臺界，2007，（9）。

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隨著我國經濟與社會的不斷發展，成人教育事業呈現出良好的發展態勢，在招生規模不斷增長的同時，相應的學籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來越大。然而，成教學籍檔案管理工作當前仍然是是以人工統計、檢索為主，面對不斷增長的學籍檔案工作量，傳統管理模式顯然已經無法滿足成人教育發展的需求，成教學籍檔案管理的繁重性、復雜性越來越明顯，成教學籍檔案管理工作開始暴露出眾多問題，如何加強成教學籍檔案管理就成為當前急需解決的重要課題。

一、成人教育學籍檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全。對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有一套結合高校自身成人教育工作的實際制定的檔案管理規章制度，只是簡單地將學校檔案室的規章制度照搬來使用。成教學籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學籍管理，其內容與實施細則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規定，必然會導致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。

（二）管理模式存在滯后性。“互聯網+”時代，大部分學校學籍檔案管理都在積極進行信息化建設，然而成教學籍檔案管理工作的信息化建設存在較大的滯后性，學籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復勞動多、工作量大、準確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡單的審批表、新生注冊表、名冊以及成績登記表等簡單的內容，顯然無法適應信息時代檔案管理工作的相關要求。

（三）管理隊伍素質亟待加強。由于成人教育學院對學籍檔案管理工作不夠重視，學籍檔案管理隊伍存在綜合素質參差不齊的現象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學籍檔案管理人員都沒有通過系統的專業培訓，精通信息技術的專業管理人才更為缺乏，嚴重制約了成教學籍檔案管理事業的發展。

二、優化措施與建議

（一）構建符合成人院校的檔案管理制度。科學合理的管理制度是保障各項工作有序開展的先決條件，成人教育學籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院校基于教育部相關文件制度，構建符合成人教育院校實際特征的學籍檔案管理制度，全面規范學籍檔案收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交以及管理職責等相關內容，不僅表現出檔案管理工作具有高度的政策性，同時又能夠有效滿足成人教育的發展需求，保障學籍檔案管理工作的開展有章可循、有據可依。與此同時，為進一步保障學籍檔案管理工作的質量，學校應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對學籍檔案進行全面的審查核對，進一步保障學籍檔案的規范、真實以及完整。除此之外，還應當綜合參考成教學籍檔案管理工作的相關要求，將具體的責任落實到個人，并將其納入目標管理考核當中，全面提升學籍檔案管理工作的效率與質量。

（二）加大學籍檔案信息化建設力度。一方面，成人教育學籍檔案管理方法現代化建設。主要彰顯為管理方面的有效性與科學性，各個學校應當綜合參考自身實際情況，將最新的理論知識與科研成果應用于學籍檔案管理工作當中，通過不斷總結檔案管理過程中的經驗教訓，全面推動成教學籍檔案管理方法現代化建設。另一方面，成教學籍檔案管理手段現代化建設。“互聯網+”時代，應當主動借鑒其他部門檔案管理信息化建設所取得的經驗與成績，主動引入一套系統的信息化管理體系，建立學籍檔案管理信息庫，實現成教學籍檔案管理全文圖像存儲、備份以及自動化檢索，進一步加強信息化技術在成教學籍檔案管理中的應用。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，成人教育院校檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，成人教育院校應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平，為學籍檔案管理利用提供更好的服務。

三、結語

綜上所述，成人教育學籍檔案管理是一項系統、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是不現實的。面對我國成人教育事業的發展，成人教育學籍檔案管理工作必然需要做出相應的改革，應當針對當前存在的問題進行系統的分析，制定針對性的解決對策，全面引入新的管理理念與管理方法，進一步提升成教學籍檔案管理工作的效率與質量。

作者:左章靜 單位:河南醫學高等專科學校

【參考文獻】

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中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02

高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的教學質量考核和管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍檔案管理現代化水平成為了當今研究熱點話題。

一、學籍檔案管理的現狀

（一）對學籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學籍檔案管理人員只停留在常規的一般性管理上。使得在管理學籍檔案時措施不得力，對學生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴謹等。如在校學生經常會遇到休學、復學、轉學、退學等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導這些學生，可能會對學生今后的學習和生活造成影響，影響學生正常的畢業。而且許多學校對于學籍移動檔案的保存和整理沒有統一的規定，一旦出現問題，部門之間相互推諉，權責不清，管理混亂，嚴重影響學籍管理工作的正常進行。

（二）學籍檔案管理中法治意識淡薄

近年來，高校與大學生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學生權利的現象時有發生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統一的程序機制，隨意性大，片面強調學校的權利，卻忽視學生群體的權利，容易侵害學生的知情權，申辯權等。

（三）學籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數學生在入學時沒有或者很少接受學籍管理等方面的宣傳和教育，對學校的管理體制及相關學籍檔案管理規定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術類高校學生的藝術實踐活動特別多，經常因演出等缺席正常學習、考試等，也由此帶來了學籍檔案管理問題，如果對相關政策沒有足夠的了解，將嚴重影響學生再到的學習。

二、高校學籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現象普遍存在。部分教師和相當一部分學生對學籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學籍檔案管理為教學管理部門的事，與己無關；學生只把自己作為學籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學管理人員對有關學籍檔案管理的規章制度不甚了解，或根本不當一回事，這在一定程度上影響了教學秩序和教學效果，助長了各種不良傾向。

三、產生問題的原因

（一）入學教育缺失

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

（二）學籍管理手段落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

（三）學籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領導和職能部門對學生檔案數據要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

四、高校學籍管理的對策

（一）提高學籍檔案管理現代化水平

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

（二）規范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規范的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術，建立網絡化的學籍檔案管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍檔案管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍檔案管理，依靠校園網建立學籍檔案管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍檔案管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍檔案管理庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

（四）強化服務意識，提高學籍檔案管理人員的自身素質

現代高等教育對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍檔案管理人員進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

（五）指導學生參與學籍檔案管理

讓學生把學校當成自己的家，主動參與學籍管理制度的制定，充分體現學校的民主性、同時讓學生了解學籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調動人的積極性，讓人實現自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應用于學生學籍檔案管理上，就是要以學生為本，以感情為主，學籍檔案管理人員應該使管理和思想教育相結合，這樣才能使學生心悅誠服，才能把育人正真體現在管理中也才能使學籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學生學習、成長和學會自我管理的動力源。

（六）注重學籍檔案管理人員的培養

提高學籍檔案管理員對工作重要性的認識，同時給學籍檔案管理者培訓或者學習提供機會。學籍檔案管理工作者還應該對學籍管理的方法、學籍管理的規律等進行不斷的研究，制定更加合理的學籍檔案管理規定，為教學服務。

（七）加大對學籍檔案管理的投入

隨著現代信息化社會的到來，學校應該引進新的學籍管理軟件，借助校園網實現學籍管理信息化。學生可以通過網絡查詢相關的知識。我們的管理只有做到為學生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現。

篇（7）

中圖分類號：G64724文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0233-01

畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等學生的基本信息。學生在校期間，學籍檔案一般由學校教務處管理，學生畢業后，學籍移交到工作單位轉為人事檔案。每年畢業季，學籍檔案都是畢業生們不得不處理的任務。本文通過問卷調查和數據統計的方式來對大學生學籍檔案管理的現狀進行分析，探求新時代學籍檔案管理發展的改進之路。本次問卷共10個問題，從學生對學籍檔案的了解程度，學籍檔案對學生的主要價值，學生希望學籍檔案改進方向三個角度進行調研。共收集到92份問卷，有效問卷88份。

一、學籍檔案改革方向分析

學籍檔案、戶籍檔案等人事檔案在我國沿用多年，形成了中國特色的人事檔案體系，但是與國外的人事檔案管理相比，我國人事檔案的信息化程度、應用強度均十分有限。國外的人事檔案有著統一管理、專設部門等特色。借鑒西方優秀的管理經驗，我認為我國的學籍檔案應該和信用檔案、健康檔案等合為一體，再建立統一的部門負責保管，這樣既可以降低檔案管理費用，防止多頭收費，也可以降低非管理人員接觸檔案的可能性，提高檔案信度。調查顯示，有28%的人同意學籍檔案整合，41%的人十分同意。

而對支持檔案整合的用戶進行分析，其中，費用、價值、信度可以得出與整合意向的線性相關關系。運用回歸分析分別將這些變量進行驗證。如表1所示，隨著預測變量的加入，R方的解釋度上升為16.5%，當解釋度達到16%可認為預測變量價值， 費用、信度與因變量強相關。

在顯著性水平檢驗表中，模型3的顯著性水平為0.005

在最終的回歸方程統計量中，雖然預測變量為價值， 費用， 信度，但在實際的回歸方程中，只有信度變量與整合意向最為相關，顯著性水平為0.001

從spss分析可知，檔案價值，保管費用，檔案信度可以擬合出曲線滿足檔案整合需求，說明檔案整合可以同時滿足三者需求。但其中最為相關的預測變量為檔案信度。

二、結論建議

信度作為一個客觀反映檔案真實性、有效性的變量，應當在檔案管理部門引起重視，尤其在檔案的審核階段，如何提高檔案的審核力度，篩選掉不合格檔案是檔案管理工作的重點。同時對于合格檔案的有效保存和保護是檔案價值的重要體現，也是提高檔案信度的又一指標之一。因此在未來的檔案電子化的過程中，提高檔案的識別力度，增強審核機制和程序的開發，加大對檔案保護相關政策的制定和設備的支持，是提高檔案價值、增加檔案信度的重要手段。而大學生的學籍檔案的管理工作關系到學生個人的發展和未來國家人才的培養，因此對于學籍檔案的管理更應得到更多的關注和支持。

參考文獻：

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高職院校的學籍檔案管理是根據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合各自學校實際所制定的具體的規章制度和實施細則。它對學生從入學到畢業的整個過程有著至關重要的作用，能夠充分全面的反映一個學生在校期間求學質量。它入學注冊、成績考核、紀律出勤、轉專業與留級，轉學，休學、復學與退學以及畢業資格的審核和相應證書發放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學籍檔案管理直接關系著一個學校的教學質量和社會聲望，直接關系著一個學生的人生規劃。如何搞好學籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學服務是我們如今首要探討的問題。

一、學籍檔案管理工作現狀

（一）入學教育缺失

一些學生缺乏對學籍管理的正確理解，只被動的被學籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導學生對于學籍檔案的理解和重視。

（二）相關人員的職業道德有待提升

高校許多教師視學籍檔案管理為教學管理部門的工作職責，認為與己無關，而同時相關部門的管理人員的責任心、事業心不強，不具備相應崗位應有的職業道德，而有的教師則對學生違紀現象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。

（三）學籍管理手段不成熟

原始的手工錄制的高校學籍檔案管理已逐步被網絡化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準確性低。

二、如何實現學籍檔案管理水平現代化

（一）規范管理，樹立服務意識

建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，提升相關工作人員的服務意識則是提升學籍檔案管理水平的重要手段。學籍管理應以各教學院系為主，實行分層管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著社會對高等院校畢業生需求的不斷發展變化以及學校自身發展需要，學籍管理應作為圍繞學校的中心工作的輔助手段，提升服務效果，及時調整管理信息內容，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

（二）利用信息技術，建立網絡化電子檔案管理

隨著高等院校生源數量的社會性變化，隨著科學技術的時代性變化，隨著教育理念的現代化發展，更高效、更準確的學籍管理信息系統呼之欲出。大量的信息數據已無法也不能夠通過人工管理來完成，應用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息平臺，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中并建立健全相應制度、條例，使各教學部門能充分利用信息，使各級領導和部門及時掌握相關情況并使學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向技術化。

（三）提升人員素質，提高學籍檔案管理水平

現代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。

高等院校學籍檔案管理工作是一項既關乎學校發展聲望又關乎學生人生發展的重要工作，只有不斷創新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，嫻熟的電子信息技術技能，細致的檔案工作態度以及高尚的職業道德和敬業精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學籍檔案工作順應時代的步伐，不斷前行。

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[6]嚴瑾.試論電子文件管理的“前端控制”與“全程管理”原則[J].檔案時空，2006（04）.

篇（9）

學籍檔案管理是成人教育管理的一項重要內容，它關系到成人教育學生從入學到畢業在校教育和管理的全過程，對于提高教學質量以及維護學校的正常秩序都具有重要的意義。隨著國家對高等教育管理的重視以及實現教育公平的客觀要求逐漸強烈，教育部門以及學校的檔案管理部門都借助網絡技術手段，通過建立學籍學歷管理平臺，從而對學籍管理工作進行指導和監督，實現信息的全面化。所以成人高等教育也要從觀念上開始轉化，逐漸認識到學籍檔案管理的重要性，克服在學籍檔案管理中的問題，采取有效措施，使學校教育水平得以提高。

一、成人教育相關概述

成人高等教育是對符合規定標準的在業或非在業成年人實施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質或是適應職業要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學、職工高等學校以及教育學院等，也實行全國統一招生，是一種有目的、有計劃、有組織的高級專業教育活動。而成人教育的學籍檔案管理則是教務管理工作的組成部分，并且依據相關方法和程序，對學生的在校情況，包括學習以及活動等各個環節都進行審核與記載。但由于成人教育的對象主要是社會上的成人學生，他們年齡不同，素質有別，來源廣泛，加大了學籍檔案管理的難度。

二、成人教育學籍檔案管理中遇到的問題

1.學生檔案資料不完整。學生檔案資料殘缺不齊是成人教育學籍管理中存在的基本問題。在新生學籍注冊工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進行核對以及入學資格審核，但對學生的姓名、性別以及身份證等關鍵信息是否正確而沒有進行審核，這是直接導致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當然造成學生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學生的認識不到位，提供給學校的個人信息不完整，或是不準確，有時又因為沒有及時向學校提供更改了的信息，從而嚴重影響學籍資料的完整。另一方面則是學校沒有及時按照制度準確、全面地收集與建立學生的檔案材料，從而導致遺漏的現象。

2.學籍檔案管理的制度不健全。在當前科學技術高速發展，知識經濟與信息技術緊密結合的背景下，成人教育的學科發展出現了新局面。但是在學籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無法滿足教育改革發展的需要。就目前來看，由于學籍檔案管理制度的不完善，學籍管理工作充滿了隨意性，重復勞動多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。

3.學籍檔案管理隊伍的素質不夠高。成人教育中的學籍管理工作是一項十分復雜繁瑣的任務，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業務素質以及熟練應用信息技術的能力。但是，就目前而言，大多數的學籍檔案管理人員并沒有經過系統的專業培訓，現代化知識以及管理知識都比較欠缺。另外，學籍教學管理的人員在工作中經常會有應付了事的現象，這對提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。

三、提高成人教育學籍檔案管理的有效措施

1.建立全面的學生學籍檔案。就如上文所說，學生檔案資料不全面、不完整是學生學籍檔案管理中存在的基本問題，所以建立多方面和完整的學籍檔案是實現成人教育學籍管理科學化的前提條件。對此，成人學校可以建立新生個人信息檔案以及班級檔案等，同時以教學班級為單位，建立學生的通訊錄，詳細登記學生的聯系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學生的學籍材料始終保持完整與真實。

2.建立健全學籍管理制度。成人教育學籍檔案的管理必須要有統一的標準和規章制度，使學籍管理有法可依，有章可循，從而體現管理的政策性，又符合實際。在建立學籍管理規定中，相關部門要充分考慮學生在工作與學習之間的矛盾，讓學習時間充足、學習能力強的學生提前修完學分，提早畢業，顯得有靈活性。另外，在實施的過程中，相關部門在制作各類表格方面要有統一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎。

3.提高學籍檔案管理人員的整體素質。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅持從事該項工作。因此，學校要充分認識到成人教育學籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質高、業務精通的專業管理人員，注重對他們業務的培訓，特別是運用現代信息技術進行學籍管理與檔案歸類的能力。

綜上所述，學籍檔案管理在成人教育當中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學生與用人單位之間的關系。因此，成人教育學校一定要重視該項工作，加強對該工作相關制度的完善和人員的培養，以促進成人教育的完備和發展。

參考文獻：

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一、初高中生學籍檔案管理的重要性

隨著信息技術的發展，各種信息檔案內容逐步走向電子化，這也促進檔案信息管理技術的發展與規范化，對于人事檔案的管理也應該更加規范嚴謹。學生的學籍檔案，作為每個人的第一本人事檔案，更需要引起我們的重視。

1.學籍檔案記錄著學生的重要學習經歷

每個學生的學籍檔案，都由經過多年管理經驗提煉成的表格、文本等信息組成，記錄學生由入學開始，在校期間的成績、表現、獎懲情況等直到學生畢業。是學生在校學習的重要證明，對學生今后的發展也有重要影響。

2.學籍檔案對學生的繼續深造有著重要影響

在學生升學時的一項重要內容就是學籍檔案的移交。尤其是學生在校期間的獎懲情況，會在這時起到較為明顯的影響作用。隨著家庭經濟實力的增強，越來越多的家長選擇把孩子送出國門，孩子在國內的學籍檔案也是必要的遞交材料之一。因此，規范嚴格的對學生的學籍檔案進行管理顯得更為重要。

3.學籍檔案是學生社會檔案中的第一頁

學籍檔案從建立之日起就一直跟隨著學生的人遷。我們常常錯誤地認為，只有大學的學籍檔案才會作為人事檔案的第一頁，隨著報到證被打入人才市場進行管理。其實，在這份檔案中也包含著我們之前的學籍檔案。

二、初高中生學籍檔案管理的特點

義務教育初級階段的小學，學生的學籍檔案結構較為簡單，主要包含學生手冊與學生每學期的身體健康表格。隨著學生步入初高中，學生的學習任務和學習活動更加豐富，因此學生的學籍檔案管理也更為重要。

1.學生的學籍開始固定

在小學階段，學生的學籍管理還不是特別嚴格，學生一旦轉學之后，學生的部分學籍檔案是可以重新來填寫編制的。從學生步入中學開始，學籍檔案就開始固定，不會因為學生變更學校而發生改變。

2.學生檔案內容開始豐富起來

前面我們提到小學時候的學籍檔案主要記錄學生的學習成績和身體健康表格。從中學開始，學生參加比賽的獎勵、參加校級以上的評優的獎勵、校級以上的參賽成績、校內校外的違紀行為等都會記錄到學生的學籍檔案中去。

3.學生的學籍檔案不再保留在學生手中

從中學開始，學生基本只有兩次接觸自己學籍檔案的機會。第一次是入學階段，老師將空白的檔案分發給學生，填寫自己的基本個人信息。第二次就是在畢業階段，老師將已經填完的檔案分發給學生，對個別的信息內容進行補充和檢查。不再像小學階段一樣每個學期都會看到自己的各種檔案信息。也是從這時開始，學生對于檔案的概念開始模糊化。

三、初高中生學籍檔案管理的有效方案

現在對于學生學籍檔案的管理還存在很多問題。我們應該著重注意，從而總結出較為完善、有效的管理方案。

1.管理人員要專業有責任心

學籍檔案對于學生來說，是重要的個人簡史，對于這部分內容的規范管理需要有專業知識和責任心的人才可以勝任。現在的學籍管理人員，大多缺乏檔案管理學習背景，而且由于對于學生學籍管理工作的重視程度不夠。因此，我們要在管理人員上做出重要的變革。

2.檔案管理內容透明化

隨著信息技術的發展，個人的檔案信息已經基本完成電子化、透明化。對于學生的學籍管理，大多出于安全考慮采取統一管理的模式，但是對于檔案的內容可以進行一定程度的公示。例如，我們在保存紙質檔案的基礎上，將重要的獎罰內容錄入到電子版本的學生學籍檔案中供學生自由查閱，方便學生了解自己的學習狀況和綜合表現，以便更好地在下一階段的學習中對自己有所突破。

最后，在個人檔案的基礎上，制定班級檔案劃分班級成員檔案時間表。目前，我們對于學生學籍檔案的管理模式為一人為歸類單位，然后再根據時間記錄學生的個人檔案信息。在這個基礎上，我們再以班級為單位，針對班級成員以時間作為歸類單位，將某個時間段內發生檔案變動的學生編入表格中，與班級學生檔案放在一起進行保存。這樣可以豐富個人檔案的查閱途徑，也能更好地了解班級內學生的綜合發展情況。

學生的學籍檔案，是學生學習生涯的重要記錄，對于這部分內容的管理和維護需要老師付出更多的耐心和責任心。老師要結合學校和學生特點，靈動地對學生的學籍檔案進行有機管理，保證學生的學籍檔案安全、完整、真實。