檔案應急管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案應急管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

對檔案采取安全管理工作，首先需要對工作人員的進出進行嚴格的管理和控制。因為檔案管理科室是檔案管理部門中最為重要的地方，相關的工作人員必須要根據制定的嚴格制度進出。科室的制度主要包括這樣幾個內容：非檔案管理科室工作人員嚴禁出入檔案管理科室，如果遇到緊急情況必須要進入科室就需要做好詳盡的登記記錄；在檔案管理室內禁止出現明火，做好消防安全保護工作；下班后要對檔案管理室進行嚴密的巡視和關閉窗門等，保護整個檔案管理室的安全性。

二、做好檔案管理室內溫度和濕度的控制工作

現階段我國檔案資料多數仍然為紙質資料，這就對檔案管理室內的溫度和濕度提出嚴格的要求，必須要將其控制在良好的室內溫度和濕度中，這樣才能延長檔案資料使用壽命。檔案管理室內一般設置有控制室內溫度和濕度的設備，要及時對其進行查看，確保室內的溫度和濕度保證在一定的范圍之內。根據相關部門制定的規則，檔案管理室內的溫度一般要控制在十四攝氏度到二十四攝氏度之間，相對濕度則保持在45%-60%之間。一旦在檢查過程中，出現任何溫度和濕度異常的情況，要立刻采取及時有效的措施加以調整和制止，從而使得溫度和濕度恢復到正常的狀況。

同時，還有一些相對于高檔的檔案管理室選擇利用恒溫的機器設備來確保檔案管理室內溫度和濕度，從而不斷延長檔案的使用壽命。

三、檔案管理室內的“八防”措施

許多檔案管理科是在對檔案進行管理和保護過程中，從八個方面加以注意和保護，這八個方面被稱之為檔案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。檔案資料一般為紙質資料，所以防火工作是保護檔案安全的重中之重。這就要相關的工作人員一定要經常性的檢查檔案管理室內的電路，避免因為線路老化導致引發的火災。同時，要在檔案管理室內設置專門的火災預防制度，并且在檔案管理室內安放大量滅火設備和滅火器材等。

（二）防水措施。檔案庫房應該建立在十燥的環境下，盡量設置在辦公區的高層，遠離低地勢；庫房內不設供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房內喝水，以防損壞檔案

（三）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現象的出現，保障檔案庫房的通風性良好，常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房干燥通風。

（四）防霉措施。檔案發霉現象在檔案庫房中經常出現，其原因是在檔案庫房內密集陰暗環境的影響下，微生物極易發生霉變。因此檔案庫房要及時清理檔案庫房內的各種垃圾和灰塵；經常對庫房進行通風，保障檔案庫房的十燥；對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內空氣清新；進行一些防霉處理；確保檔案庫房內的溫度和濕度在合理的范圍內。

（五）防蟲措施。首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環境，遠離易產生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內放置驅蟲藥物，做好預防措施；最后，一旦發現蟲害現象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。

（六）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內，減少光照。

（七）防塵措施。灰塵會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經常對檔案進行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（八）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統，設立安全預警機制；檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發現安全隱患，及時上報，及時解決

四、定期檢查、清點檔案

檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規范定期對庫房內的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內檔案無問題。

五、檔案應急管理

篇（2）

1檔案館應急管理研究基點

1.1檔案館應急管理對象的科學界定探討檔案館的應急管理的前提是對檔案館應急管理的對象———突發事件加以科學界定。本文將突發事件界定為一切能威脅或破壞檔案安全、檔案館工作人員安全和干擾檔案館工作秩序，具有突發性、緊迫性、危害性的事件。根據突發事件的發生原因不同，檔案館突發事件可以分為人為因素造成的檔案館突發事件與自然災害因素造成的檔案館突發事件。根據事件發生的不確定性大小，可以把檔案工作中各種事件分成兩類，一類是常規事件，另一類則為突發事件。而在檔案館突發事件中，又根據不確定性的大小依次分為檔案館危機性突發事件（檔案館非常規突發事件）與檔案館常規性突發事件。

1.2檔案館應急管理創新理念檔案館的應急管理應該秉承全程應急管理、協同應急管理與智慧應急管理的創新理念。全程應急管理理念，是檔案館應急管理業務過程所秉承的理念，從縱向拉伸了檔案館應急管理業務流程的“鏈條”，將檔案館對突發事件的風險管理環節納入應急管理業務流程中，真正實現“前端控制”。協同應急管理理念從橫向擴充了檔案館應急管理涉及的范圍，使檔案館系統內外的應急管理相關的人、財、物、信息等實現最優配置，從而使應急管理效果倍增。檔案館智慧應急管理，是全程應急管理和協同應急管理實現的手段和方法，從根本上解決全程管理、協同管理過程中對于資源獲取、管理和協調方面的瓶頸問題。三種理念從三個不同維度優化了檔案館傳統應急管理觀念，三力合一，共同推進檔案館應急管理工作向前邁進。

2檔案館應急管理現狀與困境分析

當前，我國檔案館應急管理環境面臨“內憂外患”。復雜多變的社會環境，災害頻發多發的自然環境以及日新月異的信息技術與媒體環境等“外患”給檔案安全保護帶來諸多風險。與此同時，檔案館應急管理環境也存在諸多“內憂”。客體事件頻發，嚴重威脅檔案安全；檔案館應急管理主體應急管理能力有待提高，對各種可能破壞檔案載體的有害氣體不知曉、缺乏突發事件來臨時的應急搶救技術、對已經初露端倪的危險源不能感知等等。根據對我國檔案館應急管理實踐的調查與訪談，探究其內在原因發現，理論層面，檔案館突發事件應急管理理論支撐力度不夠；制度層面———必要的頂層設計缺失；實踐層面，檔案部門應急管理工作受重視程度有待提高。

3檔案館應急管理體系框架構建

3.1框架構建的理論依據檔案館突發事件的發生發展規律及應急管理周期的變化規律是檔案館應急管理體系構建的理論依據。基于熵理論，檔案館作為開放系統，始終存在著自身熵增加與負熵的引入這樣的相互矛盾運動，在不利環境影響下，系統熵值增大到系統無法承受，系統就進入混亂無序狀態，從而突發事件全面爆發。檔案館采取應急管理措施，逐漸減少系統的熵值，檔案館系統從混亂無序再次變為井然有序狀態，從而達到一個新的平衡。檔案館的突發事件從發生完全結束可以被看做一個完整的生命周期，其中每個階段突發事件的表現形式、危害各不相同，筆者將其生命周期劃分為潛伏期、爆發期、持續期和消退期，而對應于突發事件的生命周期，應急管理周期也對應于應急準備、應急響應、應急處置和應急恢復四個周期，可以明確各階段的應急任務，為在檔案館應急管理實踐工作中開展全程的減災、備災提供理論依據。

3.2框架內容應急管理體系是由管理維、技術維、資源保障維組成的三維模型。第一，管理維：“一案三制”的再度認識。剛性的檔案館應急管理體制、靈活的檔案館應急管理機制、健全的檔案館應急管理法制和完備的檔案館應急預案體系共同決定了管理維。第二，技術維：傳統與現代的完美結合。檔案館作為保存社會原始記錄的“重地”，更需要結合傳統的檔案安全保護技術與現代的高精尖的信息技術來保證檔案館從突發事件的預防，到突發事件來臨時的應急搶救，再到修復還原等全程應急管理的實現。高新信息技術的不斷應用，必然會給檔案館帶來應急管理創新理念。因此，檔案館應急管理不僅需要“戰略”提高，更需要“戰術”支持，必須重視相關技術的研究與應用。第三，資源保障維：應急管理能力提高的強大支撐。檔案館的應急資源即人力資源、財政資源、物資資源以及信息資源，是提高檔案館應急管理能力的基本保障和強大支撐。檔案館應對突發事件應急管理能力的提升，最根本的是應急管理體制的深層次改變。首先，完善檔案館應急管理組織結構設計。加強頂層設計，建立“統”“分”有度、“實”“虛”結合的專業獨立的檔案館應急管理機構；利用法規制度，明確界定檔案館應急管理機構職能與權力，從制度上保障實踐中應急管理工作的高效運行。突發事件應急管理機制是“軟件”，通過規范、翔實的工作流程與規范，體現應急管理相關法律制度與應急預案的思想，使檔案館應急管理職能與任務得以實現，使應急管理法制與體制“具體化、動態化與規范化”。預測預警機制、應急決策與搶救機制、信息傳播機制、恢復重建機制與激勵機制是影響我國檔案館應急管理運行的主要機制。應急管理法律法規是各種強制性的規范、程序，以及各項規定和指南，是應急管理機制和體制實現的保障，保障應急管理機制的有效、有序、有力運行。應急預案是檔案館應急管理綱領性文件，是檔案館應急管理工作的“龍頭與抓手”，體現檔案館應急管理秉承原則和理念，檔案館多層次、全方位應急預案體系，為檔案館應急管理體系奠定了堅實的基礎。

4基于“五力模型”的檔案館應急管理體系實現策略

從風險管理、知識管理、技術管理、文化管理、差異化管理等五個不同維度提升檔案館應急管理的五種能力———防范力、智慧力、硬實力、軟實力與抗逆力，實現檔案館應急管理水平的階躍式發展，從而達到保護我國珍貴檔案資源安全的目標。基于“全程應急管理”理念，需要加強檔案館風險管理，從業務流程角度完善檔案館應急管理工作，提高應對突發事件的“防范力”；基于“協同應急管理”理念，檔案館應加強應急管理知識共享與應用，從資源管理角度提高應對突發事件的“智慧力”；而實現“智慧應急管理”理念，則必須從實現方式與手段角度探討加強信息技術在檔案館應急管理中的應用，提高“硬實力”；鑒于作為組織的檔案館持續發展的需要，必須從組織文化角度，探討提高應急管理“軟實力”———文化力的途徑；基于檔案館應急管理績效的需求，必須考慮檔案館的應急管理差異化，從而以低成本高效率的提高檔案館的應對突發事件的“抗逆力”。五個途徑共同推動檔案館應急管理體系的實現，即“五力模型”。

4.1重視應急風險管理———提升檔案館應急管理“防范力”首先，構建基于脆弱性評價的檔案館風險評估。檔案館的應急管理工作需要真正實現“源頭治理”，加強檔案館常態安全工作的“風險管理”，設置檔案館突發事件發生的“安全柵”，阻止危險源向突發事件的轉化。通過對檔案館的自然環境危險源、檔案館內生風險源、外生非自然風險源等風險源和“硬件”設備的物理脆弱性、管理脆弱性以及技術脆弱性等綜合分析，從而得出檔案館每種風險源的風險值，根據數值順序確定檔案館自身的各種風險等級順序，從而利于檔案館對癥下藥，在有限的安全管理與應急管理經費條件下，合理制定預防規劃和策略，優先控制與應對風險等級高的危險源，經濟有效的防范檔案館突發事件的發生。

4.2開展應急知識管理———提升檔案館應急管理“智慧力”將知識管理應用到檔案館的應急管理工作中，是提高檔案館應急管理“智慧力”的重要手段。根據野中郁次郎的SECI模型，將檔案館應急管理知識分為常態顯性應急知識、常態隱性知識與長非常態顯性知識與非常態隱性知識。檔案館的應急知識管理是一個動態過程，是一個不斷更新的過程。根據“K9知識鏈”體系，結合檔案館應對突發事件的應急管理流程，檔案館的應急知識管理也可以劃分為9個環節。對檔案館的應急知識的管理是既與檔案館業務流程相融合，又非與業務流程環環對應，是既伴隨檔案館的應急管理實踐，而又凌駕于實踐之上的管理過程，經過“PSCA閉環”，實現了應急知識的增值。檔案館基于知識管理的應急管理信息系統構建，有利于我國檔案館共享應急知識管理成果，協同提高應急管理水平。

4.3加強應急技術管理———提升檔案館應急管理“硬實力”首先，實現應急管理工作“端口前移”，必須加強檔案館突發事件防御技術的研究與應用。以盡早發現各種安全隱患，避免突發事件的發生。一方面，完善檔案館環境安全監控技術；一方面，加強檔案館數字信息容災技術在檔案館的應用。其次，加強檔案館突發事件應急響應技術的研究與應用，包括模擬介質檔案災后應急搶救技術與數字檔案及網絡的應急恢復技術。最后，完善檔案館突發事件應急管理平臺建設支撐技術也是新的技術環境下檔案館應急管理工作的重要內容，一方面，應用物聯網技術助推檔案館應急管理智能化，同時云計算協助檔案館實現應急管理資源共享。

4.4做好應急文化管理———提升檔案館應急管理“軟實力”在檔案館應急管理工作中，僅依賴完備的應急法律、制度，完備的應急預案與嚴格的應急管理程序，會使整個應急管理體系欠缺了彈性，利用文化的力量———“文化力”可作為應急管理制度與技術的重要補充。檔案館應急管理文化是檔案館防災避險的安全文化的一個分支。檔案館應急文化培育是應急核心價值觀念潛移默化的在檔案館工作人員中滲透，逐漸被接受以形成自覺文化的過程，需要自下而上的培育與自上而下的總體規劃相結合，并真正成為組織文化的一部分。

4.5強化應急差異化管理———提升檔案館應急管理“抗逆力”我國自然災害分布區域差異化顯著，不同地區面臨的自然、社會災害不同，各個地區的檔案館應該根據各自所在區域的地理、氣候特點，分級、分區域有重點的進行災害的防御，“同中求異”，施行差異化管理是提高檔案館應急管理能力的重要思路，應真正實現應急管理研究差異化、應急管理資源準備差異化、檔案館應急管理能力評估差異化。差異化管理本質上是精致管理，不僅容易調動主體的積極性主動性，而且可以大幅縮減工作成本，提高管理效益，成就各個檔案館的共同價值。

篇（3）

調整我局檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導。下設辦公室，全面負責檔案業務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

二、加強檔案業務學習，提高檔案人員的自身業務素質和管理水平

首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識；尤其是檔案人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強依法治檔的意識，提高自身業務素質和管理水平。

三、狠抓檔案業務建設，使之達到規范化、科學化和制度化

篇（4）

引青濟秦工程是在1989年秦皇島市遇到了35年一遇的嚴重干旱，全市面臨斷水危機的情況下，經市委、市政府決策應急興建的。引青濟秦工程的建設解除了1990年秦皇島市的斷水危機，同時也為淡水資源十分匱乏、地表水又不豐富的秦皇島市的發展提供了一個穩定可靠的水源和完整的輸水系統。引青濟秦工程檔案包括從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，現有檔案資料758卷。加強引青濟秦工程檔案管理和利用是保證工程安全運行，充分發揮工程效益的重要條件。引青濟秦工程檔案為工程維修、管理、改建、擴建等工作提供了重要依據，保證了工程的安全運行。特別是隨著城市建設步伐的加快，與引青相交叉的工程日益增多，引青濟秦工程檔案為交叉工程施工提供了參考依據，同時也保證了引青工程免遭破壞。

2引青濟秦工程檔案發揮的重要作用

2.1引青濟秦工程檔案為工程維修、管理、改建、擴建提供重要依據

引青濟秦工程擔負著60%以上的城市供水任務，特別是擔負著暑期北戴河的供水任務。截至2010年，自供水以來，累計向城市供水11.56億m3，農業供水11.07億m3。引青工程不僅保證了全市工業、交通、能源和旅游業發展的需要，而且從根本上改善了秦皇島市的投資環境，為近年來落戶秦皇島的大型企業提供了用水保證，為秦皇島市經濟發展增添了活力。引青工程對秦皇島市生態環境產生了積極的影響：水源的豐富避免了海水的倒灌和地面污水的侵入；改善和恢復了市區內河道、海口的生態平衡。引青工程對秦皇島市社會穩定、經濟發展和城市建設起到了支撐和保障作用，取得了顯著經濟效益、社會效益和生態效益，是支撐秦皇島市經濟社會發展的生命線。因此，為保證引青工程的安全運行，充分發揮并提高其工程效益，延長工程的使用壽命，必須認真做好工程設計、施工、養護維修等工作，而工程檔案是做好這些工作的必要條件。隨著工程運行年限的增加，引青工程的老化與安全隱患問題也隨之增加，必須依據工程檔案對工程隱患進行詳細調查、分析，然后根據具體情況決定對其采取修補或加固的方法與措施。近年來，引青濟秦工程又相繼完成了洋河水庫除險加固工程、東線擴建一期、東線擴建二期、東西線對接、西線改造等工程，總投資3～4億元，使引青工程功能進一步完善，供水保證進一步提高。通過查找檔案，掌握了準確可靠的資料，設計出最佳施工方案，節省施工資金及時間。

2.2為領導決策，科學研究提供科學依據

當水旱災害出現的時候，檔案中的有關數據（如水庫容量、目前水位與蓄水情況等）就是領導決策必不可少的依據。引青濟秦工程的歷年水質監測資料記錄了引青工程城市供水水質、引青工程水源地洋河水庫水質、以及水庫上游西洋河流域薯粉加工污水排放期的水質情況，這些數據對于開展洋河水庫富營養化治理工作，保護好秦皇島市的重要水源地，控制和治理水污染，保障城市供水水質具有重要意義。

2.3引青濟秦工程檔案為交叉工程的決策、設計起到重要憑證和依據作用

隨著秦皇島市經濟建設的發展，與引青管線相交叉工程日益增多，例如秦撫快速路、津秦客運專線等工程、商住房開發等，真實、完整、可靠的工程檔案是簽訂交叉工程保護協議的依據，能夠保證引青管線不受破壞，又能為交叉工程項目的規劃建設提供參考。

3加強引青濟秦工程檔案管理工作的措施

3.1著力做好檔案管理的制度化、規范化建設

為規范檔案資料的管理，要建立健全按《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等規章制度，明確崗位職責及相應的歸檔流程。堅持檔案工作與整個工程建設同步進行、同步管理，確保工程檔案的真實性、完整性、準確性、安全性。要樹立全員檔案意識，集體參與，使檔案的收集工作保質保量，做到完整、準確、系統。另外，實行檔案人員走進現場，及時監督指導工程檔案的收集、整理、歸檔工作，這樣既改變了檔案管理工作的附屬地位，又提高了檔案工作的效率，使收集歸檔工作順利進行。

3.2著力提高檔案管理的信息化、網絡化建設

檔案管理的信息化就是將現代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發利用等活動中，以實現檔案的最大經濟價值和社會價值。一是積極推進檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現檔案信息數字化、存儲海量化；二是建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案系統內部的連接與地區網的連接，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到檔案管理自動化、信息傳遞網絡化。

3.3著力提高檔案管理人員的綜合素質

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中圖分類號：TP3文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2007)05-11274-01

1 引言

利用計算機實現檔案管理。是高科技飛速發展的“信息時代”的必然趨勢。具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質量好。這樣，大大減少了人力、物力、財力，本文就計算機應用與檔案管理的有關問題進行探討。

2 我國檔案計算機管理目前的狀況

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀中后期計算機技術的成熟和發展，為檔案管理提供一種全新的技術手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時代展露頭角。在近二十年的計算機管理過程中，各個檔案部門形成了大量的數字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統計等方面的信息。根據我國檔案館網的規劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時間、地域和行業進行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復的。目前，保守地估計在各個檔案部門存儲在計算機中的檔案目錄數據庫多達10億條，約100TB的數據量。隨著數字化檔案館建設工作的展開，數字化的檔案信息將成倍增漲，而現有檔案計算機理系統只能對這些信息進行檢索和簡單的統計分析，遠遠不能滿足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費，因此大力加強我國的檔案計算機管理工作具有重要的意義。

3 計算機檔案管理的實踐途徑

如前文所述，計算機在現代的檔案管理中發揮著重要的作用。而在眾多的計算機應用的實現形式中，檔案網站和數字化檔案館是最重要也是最先進的兩種方式。

(1)檔案網站的建設

檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，它一般是以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。它的建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。好的檔案網站的內容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息等等，因此功能就十分強大，具體來說有以下幾個方面：(a)檔案網站在檔案機構和網上用戶之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網站主頁是檔案機構的廣告牌，具有對檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業的宣傳功能。利用網站宣傳檔案工作，具有迅速，及時、直接，極強的交互性、雙向性等特點，能取得較好的宣傳效果。同時其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時，靈活，如可通過電子郵件，BBS論壇等方式進行反饋。(b)檔案網站的服務功能，其主要表現在兩方面，一是為檔案工作者的服務，二是為檔案用戶的服務，即我們通常所說的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網站的交流功能是指檔案網站能夠為檔案作者之間和檔案工作者與用戶之間的交流提供了一個平臺。

(2)數字檔案館的建設

數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計算機網絡運行速度的大幅度提高，網絡的進一步延伸，數字化技術的日新月異，數字檔案館的優勢將會越來越明顯。在數字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，因此，需要大力建設數字檔案館。數字檔案館將為21世紀檔案館的發展方向。

數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案館為基礎，傳統檔案館的某些管理方法、經驗和原則，將會在數字檔案館的管理系統中得以體現，特別是其中本質性的東西不會丟失。數字檔案館的館藏內容，即各種數據庫的內容，將會完全包含傳統檔案館原有館藏內容。從某種意義上說，數字檔案館完全是對傳統檔案館的繼承。雖然數字檔案館是傳統檔案館的發展方向。但在建設數字檔案館的過程中，必須要避免重復建設，在全國范圍內，要進行統籌規劃，合理布局，最終建成以國家檔案局為首，在全國建立幾個檔案信膝中心為輔的局面。因為數字檔案館最大的便捷之處就是打破了時空的界限，人們可以隨時利用檔案館的信息，即遠程利用，此時，檔案網站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶，提高點擊率。

4 計算機檔案管理實施的對策

(1)加快機讀檔案的建設計算機在檔案管理中的普遍應用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計算機上得以綜合處理，使處理結果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶，并且有不老化、不失真、不褪色的性質。所以在現代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計算機上完成的，必將使檔案管理的方式向自動化的檔案管理發展。

(2)加速檔案信息的網絡化建設

上文已述，檔案網站和數字檔案館建設是計算機檔案管理的重要實踐途徑。特別是隨著計算機技術與現代通訊技術的結合，檔案信息可實現聯網檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會化的信息網絡中，使計算機相對有限的存貯相互得到補充。各檔案管理部門為實現資源共享，都積極把管理手段轉向計算機的配置、軟件的選用上來，使檔案管理又向現代化邁進一步。現在我國只有少數有能力的單位建立起了大型或中小型計算機系統，進行檔案信息系統管理。而對于一般單位來說，由于人力、物力、財力等種種因素的制約，想要發展大中小計算機系統困難重重，最好立足于地區現有的經濟條件和各單位實際情況，采用當前應用較普及、而且性能與價格比又十分優良的計算機和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計算機網絡系統。

(3)加強檔案工作者自身素質建設

首先主管檔案工作的領導應更新觀念，提高認識，充分重視計算機的應用工作，計算機作為一個高科技產品，已廣泛地應用于社會各行各業中，且發揮著巨大的作用，掌握計算機知識是適應時代適應社會的舉措。檔案部門抓普及計算機知識正是為了早日實現檔案工作的現代化管理進程。為實現這一宏偉目標，就要從現在抓起，把這項工作作為檔案部門基礎性工作長期來抓。其二要培養一批高素質高水平的新型檔案專業人員，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質要不斷提高。逐步培養他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術和設備以及現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作.將檔案的接收、存儲、提供數據和基本情況的報告都利用計算機進行。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識。進而培養和造就一批信息化建設的管理型技術型和復合型人才。

參考文獻：

[1]李喜萍，楊呂倉.檔案管理自動化現狀與發展[M].檔案學通訊，2000(5).

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[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、當前農機安全監理中存在的問題

1.當前許多地方在農機安全監理中存在宣傳教育工作不到位的現象，未能解決實際問題，存在著“三差一低”現象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山區運輸，作業環境和道路條件差，而“一低”則主要指農民機手的文化水平較低，缺乏一定的安全意識和維修知識，駕駛技術與應急措施等能力都比較低。且許多地區的 管理資源與交警并未實現共享，容易導致交警的違糾處罰難以落實到位，而駕駛人員則無處交納罰款，造成了很大的安全隱患。

2.當前許多地方在農機安全監理中還存在著沒有嚴格規范的農機安全監理檔案管理制度的問題，未能明確崗位之間的不同職責并將其落實到位，且許多地區的數據資源較為匱乏，導致農機安全監理工作面臨很大的挑戰，農機安全監理檔案管理的規范化程度不高，且缺乏科學化。

3.當前許多地區的領導還未能夠意識到檔案管理工作對于農機安全監管的重要性，農機電子檔案管理人員的管理意識淡薄，未經過相關的業務培訓，不了解電子檔案工作的工作流程，缺乏一定的專業知識，也缺乏責任心，導致了農業機械檔案管理的混亂，容易出現借出的檔案不能及時歸檔或檔案丟失的現象。

4.當前許多地區在農機安全監理的過程中存在著電子檔案管理系統不完備、沒有較為完善的農機統計信息網絡系統，對電子檔案管理的重要性認識不足，缺乏高素質的農機檔案管理人員，致使檔案管理的效率低下，農機信息更新不及時，使得農機檔案信息難以充分發揮其為農機人事工作以及經濟建設服務的作用。

二、加強農機電子檔案管理的措施及其意義

1.加強農機電子檔案管理的措施

1.1加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，例如，電腦、照相機、打印機和復印件等辦公所需要的電子設備，促進農機安全監理硬件設施和軟件的提檔與升級，做好安全監理的防盜、防水、防火以及防蛀工作，在檔案室內隨時備好滅火器以及防蟲劑等檔案管理所需的用品，做好農機監理檔案的安全工作。

1.2應當注意有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化。隨著信息技術的飛速發展，計算機技術被越來越廣泛地應用于社會生活的各個領域，利用電子檔案管理系統進行農機安全監管，已經成為當前做好農機安全監理的必然要求，檔案管理正在由傳統的紙質管理向紙質管理與電子檔案管理相結合轉變。電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，有效降低了檔案管理人員的工作強度和工作難度，與紙質檔案相比，它不僅具有快捷、準確、方便的特點，還可以實現數據格式與紙質檔案一并保存，且有效防止了檔案內容被篡改，有利于促進農機安全監管檔案管理水平的提高。

1.3應當注意提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質。農機安全監理檔案管理工作人員的素質低下是當前農機安全監理中存在的主要問題之一，因此，提高檔案管理工作人員的道德素質與管理水平是加強農機電子檔案管理的重要措施之一。農機安全監理檔案人員應當具有較高的政治素養，高度的責任感、認真的工作態度、良好的職業道德以及過硬的專業知識，要具有較高的工作熱情、不斷學習的觀念以及積極的創新意識，還需掌握較好的現代化技術，能夠熟練地使用計算機技術進行相關操作。為了提高員工的素質，農機安全管理部門可以對相關工作人員進行知識與技術培訓，大力開展有關于農機安全監理的宣傳活動，提高員工對于農機安全監理檔案管理工作重要性的認識。

2.加強農機電子檔案管理的意義

2.1利用電子檔案管理系統進行農機安全監理，加強農機電子檔案管理，創新了農機檔案管理的管理模式，突出了電子檔案信息量大、易于保存、資源共享以及查找方便等優勢，實現了信息技術與農機安全監理的有機結合，實現了數據的整合，促進了農機檔案管理水平的提高。

2.2加強農機電子檔案管理為農機監理工作人員制定工作計劃、進行日常執法活動以及規范安全監理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，此外，電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，提高了農機安全監管的效率和質量，促進了農機安全監管的科學化、規范化和標準化。

2.3加強農機電子檔案管理是現代社會發展的需要，有利于檔案信息資源充分利用，實現信息資源的有效整合，符合科學發展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其利用工作的規范化和標準化，有利于農機安全監管的科學與規范和檔案信息資源的共享，有利于促進我國農業機械化事業的快速發展。

結語

當前在農機安全監理中還存在著管理部門重視不夠、農機安全監理檔案管理人員的素質較差、農機安全監理檔案管理制度不完善以及電子檔案管理系統不完備等問題，給農機安全監管工作造成了很大的阻礙。因此，我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理、有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化、提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質，促進農業機械化事業的快速發展。

參考文獻

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隨著國家的綜合實力的提高，我國各個方面都在快速發展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學技術方面更是躋身于世界前列。21世紀是信息化的網絡時代，網絡已經滲透到人們生活的各個層面。計算機行業是各行各業的領頭軍，計算機技術的發展也促進了其它行業的快速發展，尤其是在檔案管理方面，有了計算機加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機關來說，機關內的檔案非常重要，不僅重要，而且數據量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運用計算機管理就很好的解決了數據大、整理繁瑣等傳統管理方法所解決不了的問題。公安機關的檔案管理使用計算機技術，使數據和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機關人員的工作效率，也使國家機關的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進公安機關檔案的可持續發展。但是，這種好的管理方法還沒實現完全普及，有些地區仍使用傳統的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統檔案管理的弊端，以及對計算機技術在公安機關檔案管理中的應用的優勢介紹，讓人們再次了解到計算機技術對檔案管理的重要意義。

1 我國公安檔案現狀

從計算機引入我國以來，電腦行業就快速發展，計算機已經成為各個行業中不可缺少的設備之一，自然國家機關更不例外。公安機關的檔案是指公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護人們和維護社會穩定中發揮重要的作用。所以，加強檔案管理是目前公安機關的緊迫任務之一。

2 我國公安機關檔案管理的現狀

在信息化的今天，計算機加入到機關的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發達地區實現了在公安機關的檔案管理中使用計算機技術，但仍有一些地區沒有使用這一新技術，而仍使用傳統的管理方法。傳統的檔案管理方法主要是以人為本，使機關人員的工作負擔加重，有耗費時間長，人力耗費大、工作效率低等特點。即便有這些劣勢，但這些地區的人員仍不想使用計算機管理檔案的方式，不愿意學習新的計算機技術，可見他們對于信息化檔案管理的認識不夠，仍固守傳統的簡單整理文件的模式，認為用計算機管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計算機管理機關檔案，所有的數據都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規定的流程進行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機關人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統不會使用，認為現學這種信息化管理方式，太過困難，認為傳統的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現在公安機關檔案管理的現狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認的是，信息化的檔案管理方式更適合現代化社會的發展，在信息量如此大的社會，數字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。

3 計算機技術在公安機關檔案管理中的作用

在地大物博的中國，資料數據非常龐大，所以對檔案科學化管理是非常重要的，但現在，一些公安機關人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機關的檔案繁瑣而且數據量龐大，傳統的檔案管理容易引發很多問題。如資料的丟失，傳統的紙質版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進行查找和利用，而傳統的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計算機技術在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。

計算機技術在檔案管理應用方面與傳統的方式相比有很多不同之處，已成為機關檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數據，根據文件的類別進行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機關的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計算機系統中輸入數據之后，按年代或地區等方式進行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數據就可以了，節約了傳統管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴展了資源共享范圍，傳統的檔案管理受到有限的信息傳送技術的影響，無法進一步對資源范圍進行拓展，而計算機管理方式就可以很快的進行信息傳送，擴展資源共享的范圍與區域；使檔案信息更加組織化、系統化，更好地維護了歷史的真實面貌；實現了公安檔案管理同現代技術的有機結合，使公安檔案管理更加適應網絡現代化的發展，使檔案管理工作走上良性發展的道路。

4 計算機技術在公安檔案管理中運用的意義

隨著計算機技術的飛速發展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，人們對于檔案管理的認識也逐漸的加強。在檔案管理中使用計算機技術，使檔案信息更加的組織化、系統化，更好地重現歷史的真實面貌。科學規范的公安檔案管理，是民生建設的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

參考文獻

[1]胡海敏.淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].網絡安全技術與應用，2015（04）：49-51.

篇（8）

一、企業電子檔案的形成與利用

 

(一)檔案信息數字化

 

數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

 

(二)電子檔案管理系統

 

電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

 

(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變

 

在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。

 

(四)電子檔案的存儲與利用

 

電子檔案通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

 

對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

 

二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題

 

(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應

 

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。

 

(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視

 

很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。

 

(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責

 

很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。

 

(四)企業的檔案管理的信息化建設滯后

 

首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。其次，在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

 

三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法

 

(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構

 

各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，并在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

 

(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展

 

電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網絡為用戶提供服務，并促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。

 

(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用

 

企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。

 

(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

 

只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

 

篇（9）

2 在“雙套制”下如何解決紙質與電子檔案的歸檔

篇（10）

以前的機關檔案管理是以檔案室為主，紙質記錄為輔，用紙作為載體，記錄、收集、管理檔案，紙有易燃、易霉和保存時間短等缺點，非常不利于檔案的管理[1]。隨著網絡的普及，老式的機關檔案管理模式在某些方面也逐漸被網絡所替代。研究網絡環境對機關檔案管理的影響對于機關單位來說有著重要的現實意義。

1 網絡環境對機關檔案的產生的積極影響

1.1 檔案的形成過程發生了變化

以前傳統的機關檔案產生的過程，主要是通過人工以紙質文件記錄、整理的方式來完成的，這個檔案產生過程相對緩慢，要靠大量的人力和物力支持，如果在記錄過程中出現錯誤，非常不易于修改。而利用網絡辦公，實行對機關檔案的管理，完美的解決了這了這些問題，打字記錄的方式遠遠比寫字記錄餓方式快，電腦文檔記錄只占電腦內存而不消耗其他資源，一旦出現錯誤也可以隨時進行更改。

1.2 檔案的載體形式發生了變化

傳統的紙質載體一方面不利于檔案長久的保存和查找，另一方面也容易造成資源浪費。機關檔案實行網絡化管理，以更為便捷的記錄方式、快速的傳輸速度開始取代傳統紙質辦公模式。而且在網絡環境中，有著更為立體化的內容，比如說影像和圖片，可以在檔案中插入圖片或者影像，可以更為完整的展示需要傳達的內容，使得枯燥的內容變的更加豐富、生動。而且電子檔的檔案保存的時間更為長久，查找起來更為方便，省時又省力。電子檔的檔案在傳輸中也不是紙質文件能夠比擬的，電子檔的檔案傳輸速度迅速且不易丟失，在機關單位局域網內就能完成辦公。電子檔檔案的備份也比紙質的簡單許多，有個U盤就可以了，或者直接上傳到網盤中。電子檔的檔案還可以進行加密處理，這也是紙質文件所不能做到的。

1.3 檔案管理的模式發生了變化

機關單位采用網絡管理檔案的模式取代舊的紙質檔案管理模式，實現了檔案現代化管理，是檔案管理模式的創新與進步。而傳統的檔案管理模式要求檔案管理人員只需要負責檔案整理、歸檔、保存以及查閱等簡單的工作就可以了[2]。

2 網絡環境下機關檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員計算機水平不達標

計算機現在已經是機關現代化辦公的必需品，但是畢竟進入機關單位的時間較短，一些年齡稍大點的檔案管理人員對計算機的運用并不是十分的熟練，因而在操作方便就會存在各式各樣的問題，比如不知道excel如何計算公式、如何插入表格等，這些問題特別容易造成檔案資料的錯誤。

2.2 檔案管理人員對電子檔案管理方面存在問題

檔案管理人員對電子檔案管理和保護意識不強，是目前很多機關單位在電子檔案管理方面所存在的問題，嚴重點說這就是“通病”。再加上電子檔案歸屬范圍不夠明確細致，機關單位內部存在著交叉作業的情況，某些機密電子檔案也沒有設置密碼，檔案管理人員沒有樹立正確的管理理念，對檔案的保護意識方面較為薄弱，缺乏應有的責任心和職業素養，由于體制改革所致現在的機關單位都是所謂的“合同工”，這就更加降低了檔案管理人員的管理效果，更別提有效保護機關單位檔案，以上原因都會致使檔案管理的難度加大。

2.3 硬件、軟件設備不統一

現階段在國內辦公網絡化方面的硬件設備和軟件設備還沒有一個具體標準，機關單位在此的選擇上空間很大，所以就造成了硬件、軟件方面的差異化、造成有些文件格式打不開的情況。

2.4 領導對機關檔案管理工作不重視

有些領導對機關檔案管理重視程度不夠，對關于電子檔案的法律法規政策也相對的缺乏了解，造成這些的主要原因就是：負責電子檔案管理的工作人員更替頻繁，由于體制改革等問題使得現在很多檔案管理人員都是所謂的“合同工”，在職人員的頻繁變化，使得電子檔案保管人員成了可有可無的職位，有些機關單位甚至就沒有設立檔案保管員這個職位；電子檔案也不是時時刻刻都需要用得上，不能引起領導的重視；某些觀念老舊，思想還停留在傳統檔案管理時期。

3 網絡環境下機關檔案管理的幾點建議

3.1 提高機關檔案管理人員的計算機水平

機關單位應組織檔案管理人員在計算機方面的學習，提高檔案管理人員的相關知識儲備，尤其是辦公軟件的正確操作與使用，這關系到檔案管理工作是否有效的進行。在網絡信息化飛速發展的今天，機關單位檔案管理人員是檔案的管理者，更是信息的收集、歸納和供給者。身為新時代的檔案管理工作者，需要不斷的學習豐富的網絡知識和計算機運用知識來更新知識結構和先進理念，以做到提高檔案管理的水平和網絡化管理。

3.2 提升檔案管理人員的正確管理理念

提高檔案管理在機關單位管理中的地位，以加強檔案管理人員的工作積極性，并建立檔案分類管理制度，做到各部門各司其職，機密文件加密碼并且不互通。對機關檔案的管理人員進行管理和愛崗敬業培訓，樹立正確的管理理念，培養責任心和對檔案的保護意識，提高檔案管理人員的綜合素養。

3.3 統一各機關部門使用的辦公操作系統

在硬件方面，標準配置的標準要統一，符合日常機關檔案管理的需求；在軟件方面，機關單位要做到操作系統的優化工作，統一的檔案讀取軟件和統一的軟件格式，確保檔案在互通過程中的順利讀取，避免的因讀取軟件不同或者格式不同引起檔案打不開的情況發生。

3.4 提高領導對機關檔案管理工作的重視程度

首先，設立專門的電子檔案管理職位是必須的，做到“術業有專攻”，專門的人才放到專門的職位，懂得多才能做的好，出了成績才能引起領導對機關檔案管理工作的重視；其次，建立健全員工離職、入職和交接制度，做到機關檔案的無縫銜接，讓領導不再有“需要檔案時，卻無檔案可查”的感覺[3]；再次，機關檔案管理人員應該主動出擊，多向領導匯報實時的工作情況，提出合理化建議，提升機關檔案部門的重要性；相關領導也應該重視和學習機關單位現代化的網絡辦公、現代化的電子檔案管理。

4 網絡環境影響之下機關檔案管理工作的發展趨勢分析

4.1 手工書寫，再錄入計算機

收工書寫主要是指機關單位安排專人從事文書的起草工作，然后將資料交給檔案管理人員，由之錄入到計算機里，以此作為機關單位的正式文件并加以儲存，手稿也作為輔助材料儲存。

4.2 直接鍵盤錄入計算機

直接鍵盤錄入計算機就是直接用計算機起草文件并進行修改，完成以后直接保存即可，此種方法方便、省事、便于修改。

4.3 數碼影像設備記錄生成

數碼影像設備主要是用來記錄機關單位的重要會議和重要活動，以圖片、音頻或者視頻的形式當作檔案儲存起來，方便日后查找。

5 結語

總之，機關單位的檔案管理工作是日常工作中必不可少的一方面，網絡化、無紙化辦公的推廣與發展對機關單位檔案管理工作具有十分重大的意義，機關檔案保管人員也應在現代化網絡環境之下，全面做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]邵景霞.網絡環境下高校檔案信息安全問題研究[J].天中學刊.2012.27（2）.

[2]陸穎蕊網絡環境下檔案管理系統技術研究[J].黑龍江檔案2014.