檔案管理概述匯總十篇

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電力工程建設中的資料和數據都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設日益增加，電力工程所擔負的供電任務越來越艱巨，能否科學地管理好檔案直接關系到電力工程建設能否順利進行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應用水平，這對電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標準一致的電力工程檔案模板以及規范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關鍵。

2.電力工程檔案管理實施

電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環節信息記錄在案，電力工程項目的質量及效果有據可查，以達到電力工程質量管理、持續改進、擴大電力工程成果應用的目的?？茖W規范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現實意義，而隨著計算機技術的快速發展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應該從規范化管理流程、檔案類別的劃分、標準統一的檔案管理三個方面著手。

(1)規范電力工程檔案管理流程

由于傳統的電力工程檔案隨意不規范歸檔的模式已經不能適應現代企業的電力工程管理機制，也不能適應信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據企業文化及特點，在傳統的電力工程檔案歸檔的基礎上，引入現代檔案管理理念和標準化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業需要。在企業內部建立標準化的流程及歸檔時限實現整個電力工程資料歸檔的規范化管理，通過創建紙質及電子檔案兩種方式，真實有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業工程管理決策提供有效信息。

(2)科學合理地劃分電力工程檔案的類別

包括電力工程設計過程、電力工程施工過程、驗收過程。電力工程檔案應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統計及查詢?；谶@一目標并結合供電企業當前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統計和分析。

(3)建立標準一致的電力工程檔案

電力工程檔案的規范統一對于電力工程檔案歸檔、后續查詢及成果應用等有著極為重要的作用。建立標準一致的系統化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序對于了解電力工程進度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應根據電力工程類別分別制定各類標準化、系統化的檔案。

3.電力工程檔案管理的激勵機制

在企業內部通過電力工程檔案管理評選的辦法，實現“鼓勵先進，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開展電力工程檔案的評先評優，通過“五個方面”進行評比，如電力工程檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優秀員工進行表彰，同時作為電力工程檔案范例進行公開展覽并組織學習，促使各電力工程負責部門按照電力工程檔案管理規范的要求，督促按時保質地完成電力工程檔案工作。另外，對于未按標準、未按要求時限對電力工程檔案進行整理的，將列入績效考核指標對電力工程項目負責人進行考核。

4.電力工程檔案管理的意義

電力工程檔案的精細化管理是電力企業不斷加強電力工程過程精益化管理的一個重要環節。通過對電力工程檔案及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用，促進各電力工程項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現實意義。第一，電力工程檔案記載著電力企業發展過程中的各類電力工程情況，對管理人員研究、了解電力企業整體員工隊伍素質及電力工程情況，以及為經營決策提供了支持性證據數據，同時有利于確認企業取得的經營成果。第二，檔案是企業的無形資產，是企業在各項電力工程工作中真實的歷史記錄，電力工程檔案本身就是一種重要的資源。過往的一個個電力工程案例、一份份電力工程評估表及改進意見書可以為今后的電力工程提供借鑒，從而可以提升電力工程建設的效率和效果。第三，實行集中管理，統一標準，規范管理，有力保證案卷質量，為電力工程檔案的借閱、復印及以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎。

二、電力工程檔案管理中存在的主要問題

1.重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設尤其是電力工程檔案信息化建設沒有受到足夠重視，信息化意識不強是影響檔案信息化的關鍵因素。一些電力企業沒有意識到電力工程檔案信息化建設的重要性，對其信息化建設以及信息技術的管理應用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求檔案數字化，而忽略了相關發展配套技術，這種信息化建設只是流于形式的存在，不能適應電力企業工程建設的需要。

2.專業人才不足

在電力工程檔案信息化建設過程中，檔案管理人員缺少專業化訓練，不具備專業的信息化知識，在實踐操作過程中對信息的采集、開發與利用缺乏實踐經驗，從而使檔案信息化建設無法理論聯系實際，影響了信息化的建設進程。

3.缺乏信息化系統標準，信息基礎設施和信息技術開發利用不足

我國檔案信息化技術處于較低發展階段，在實現信息資源數字化、信息化的同時，因缺乏相應的配套服務平臺和科學完善的檢索工具，從而使檔案信息化的建設與利用受到限制。目前要實現電力工程檔案信息資源在企業內部共享，必須要統一檔案信息系統設計和應用軟件的管理標準，同時也要統一電子文件的管理標準和紙質檔案的信息化建設及資源共享。

4.設備落后，資金投入不足

由于許多電力企業對檔案工作不重視，加之檔案管理的經費有限，導致沒有足夠的資金投入到檔案信息化建設中，這成為阻礙檔案信息化建設以及普及利用的關鍵性因素。缺乏信息化建設的必備基礎設施，技術得不到提升，系統更新緩慢，影響了電力工程檔案信息化工作的發展。

三、新時期電力工程檔案信息化建設的策略

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中圖分類號：G264 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0349-01

一、理解人事檔案管理的內涵

人事檔案管理，是人事管理工作的一項重要內容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復雜、瑣碎的人事管理工作。其實，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管和提供利用的平臺。這個平臺是一個整合完善的過程，需要不停的補充新的內容。同時，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時隨地對工作人員的實際工作情況進行考核，當然，這里面也包括業績效益、獎懲情況和德才表現等，以此作為以后人事調動的根本依據。

不難發現，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統計制度，材料轉遞制度，材料檢查核對制度，材料保衛保密制度等內容。

二、信息化建設的深遠意義

（1）充分地發揮人才優勢，實現效益最大化

作為一個，選人用人是一門很深的大學問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學中的“因材施教”一樣，充分發揮人力資源的串通優勢，關鍵在于鼓勵員工找到自己的長處，找到屬于他們自己的崗位。要想達到這些內容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設，就可以滿足這個要求，提供這方面的相關依據，實現員工的效益最大化。當然，的人事調動更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會讓員工心悅誠服。

（2）能夠調動員工的積極性

要想提高的經濟效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風貌，就需要設置一定獎罰機制。這個獎罰機制的實施，最關鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強信息化的建設，就能更加科學地記錄員工的獎罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績效對比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會轉變成前進的動力。同時，通過人事檔案管理信息化建設，就可以充分調動員工的工作積極性，充分發揮激勵的作用。與此同時，良好的經濟效益自然就會產生。

（3）提高檔案管理的效率

在日常的工作中，傳統意義上的人事檔案管理，很難適應當前信息時代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強的人事檔案管理信息化建設。正因為以前的檔案管理管理落后，沒有像現在的信息技術提供全面支持，一方面導致了其檔案管理的效率低下，質量不高，不能及時地更新；另一方面，由于傳統意義上的檔案管理，都是通過人工來實行操作的，苦于認識有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業的人來對此進行分析、對比，歸檔。當然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導致沒能充分地發揮人事檔案管理的作用。

三、當前存在的一些問題

（1）人事檔案管理的模式過于單一

在一些單位中，雖然管理者已經認識到了人事管理信息化建設的重要性，也積極組織員工進行信息化建設，但由于管理的模式過于單一，缺少創新性，更沒有根據自身的情況來進行量體裁衣。當前，我國的個別雖然運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設處統一的人事管理系統。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發不公，不能為員工心悅誠服。

（2）不夠靈活，太過僵硬化

人事檔案管理工作，歸根結底還是要為的經濟效益和社會效益服務的。相比之下，市場經濟活動往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當的人事安排提供依據。

理想很豐滿，現實卻很骨干。個別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應，不但不能為的用人提供必要的參考依據，甚至有時還因為其僵硬的檔案管理制度，拖了的后腿，從而進一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因為要臨時地調用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結果也沒征調成功。

（3）內容還不夠豐富

在日常的工作中，人事檔案管理工作的負責人，心理很清楚加強人事檔案管理信息化建設的重要性，也組織本單位的員工積極進行建設，但是，一陣風似的普及，追求到的只是一個形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設，但沒有豐富檔案管理的內容，記錄、整理的信息內容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結果，參考價值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來進行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。

四、人事檔案管理信息化建設的推進探索

（1）需要引進一批高素質的人事檔案管理者

要想建立健全科學合理的信息化人事檔案管理系統，就需要引進一批有高素質的人事檔案管理者。人才在市場經濟中發揮著至關重要的作用，在現代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時也要求引進高素質的現代人才，才會加快推進信息化建設。

（2）提高檔案的使用價值

之所以需要建設人事檔案管理信息化系統，就是為了充分利用檔案的價值體系，來實現經濟效益的穩步提高。與此同時，提高檔案的利用價值，也能真正地發揮檔案的關鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統的建設進程。

（3）要增強服務水平

檔案管理工作者，要充分利用信息技術的作用，提高人事檔案的信息服務水平，同時還要建立人事檔案的網絡化管理模式，通過不斷的改革與創新形式，不斷加強人事檔案的信息服務，確保的運營步入健康的軌道。

參考文獻：

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通常在實際的工作當中，文書工作與檔案工作兩者是存在區別的，有其統一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理，是一種科學有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節，這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當中，公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性，例如：辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責辦公室文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心，導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

（三）領導片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領導認為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經濟效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致檔案管理工作進行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平。

二、文書檔案的管理特點及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯系

文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的，文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存文書檔案就是利用紙張實質性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發揮檔案的真正作用。

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隨著信息技術不斷的發展，信息化的管理也在各個行業得到了廣泛的應用。檔案管理和電子病歷作為醫院工作的一個重要組成部分，在醫院的工作中發揮了重要的作用。對于醫院本身的醫學教育、科研管理等都有很重要的作用。隨著醫學的體制慢慢的改革，并且信息技術不斷的進步，檔案管理的信息化也成為了大勢所趨。逐漸的向著科學化和規范化的方向發展。但是，檔案管理的信息化管理本身的過程中也出現了很多的問題。這就導致了醫院的檔案管理信息化水平和效率都不高。對于如何提高檔案管理信息化管理以及信息化進程，促進電子病歷的規范化就成為了當前醫院檔案管理需要面對的一個問題。

一、醫院檔案信息化環境下檔案管理工作人員的素質要求

（一）要有一定的專業基礎。在當前信息化的管理環境下，檔案的管理不僅僅是從工作的方式上有別于傳統的管理手段，在管理的思維上也是需要進行改進的。這主要體現在，在結合傳統的醫院檔案管理理論標準基礎上，通過信息化的管理手段和技術，提高醫院的檔案管理水平。隨著信息基礎的不斷發展，信息的更新速度也在不斷的加快，對于醫院本身來講，立足于傳統管理方式的檔案管理工作已經不能夠適合現代化的管理要求，這就需要我們立足于傳統的管理方式與現代化的管理手段相結合。所以，相關的檔案管理人員不僅僅需要有一定的檔案管理經驗，還需要有相對完善的醫學方面知識，這對于檔案的管理工作者來講是必備的條件。

（二）扎實的信息技術知識。在信息化的環境下，醫院的檔案管理工作本身是需要相關的管理人員具備比較強的專業素質。這樣的專業素質首先就是要求檔案的管理人員具備一定的醫學方面專業基礎知識，同時，隨著現代化的管理手段不斷的被引入，醫院的檔案管理人員對于計算機的操作以及相關知識也需要不斷完善，在計算機的工作環境下，不管是在醫院本身檔案的分類、管理方面還是在信息的收集和提供方面，都是要在計算機的基礎上進行操作。網絡在這樣的背景下發揮了重要的作用。醫院的檔案管理人員不僅僅要掌握計算機的很多基礎知識，還要具備比較強的計算機操作能力。所以，在醫院的檔案管理過程中，相關的管理人員就必須要具備一定的新觀念和創新意識，在比較復雜的信息面前要通過不斷的思考，勇敢的進行創新。這將有利于現有的資源進行加工和整合，實現信息化管理手段下的最大價值。

二、信息化環境下的醫院檔案管理策略

（一）改革管理體制，激發檔案管理人員的工作積極性。對于檔案的管理工作來講，傳統的檔案管理工作本身不能夠適應現代化的檔案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，檔案的管理工作就是要從制度的層面入手，以制度的創新帶動檔案管理工作本身的創新，從醫院的角度來考慮，檔案的管理工作本身是隨著人事制度的改革而進行的。要不斷的適應在信息化背景下的知識經濟時代要求。改革傳統的醫院檔案管理規定和體制，其最關鍵的就是要對人事管理制度進行改革。傳統的醫院檔案管理中，人事制度僅僅重視物質的獎勵等靜態的激勵制度，實際的效果卻不是很好。所以，我們要營造出比較好的外部環境和外部環境，尋找比較有效的精神刺激，以此帶動人事管理工作的效果。醫院的檔案管理制度要充分的體現出以人為本的思想來，滿足人的最基本要求，實現人的價值，追求人的發展，體系出人文的關懷。

（二）創新管理手段，促進醫院檔案管理的信息化管理?，F階段，通過應用新的基礎，實現醫院信息管理的智能化要求。傳統的檢索系統本身只是通過一定的檢索工具來實現檢索所需求的信息。計算機的檢索本身要比手工的檢索更加的靈活和快速，所能夠滿足的功能也是比較多的。但是由于其檢索的途徑和方法有比較多的限制。這就為很多的工作帶來了極大的不便。醫院的檔案管理工作本身作為醫院的發展歷史、成果等的方面一個重要的記載載體，已經成為了醫院的事業發展過程中一個重要的環節，其有效的推動了醫院的醫療制度改革和創新。隨著現代化的技術以及信息技術不斷的發展，在醫院檔案管理中的應用已經相對比較廣泛。并且隨著時間的發展，醫院的檔案數量也呈現出了幾何數量的增長，在網絡上的共享技術也支持了網絡遠程的資源共享。所以，我們結合了醫院的實際情況，要針對醫生、護士等的查閱要求和查閱習慣等，創新管理的手段，通過現代化技術的應用，實現基于各種習慣的檢索，基于內容分析的多方面檢索技術，可以有效的滿足客戶的要求。

（三）創新服務方式，提高服務的質量。服務的方式決定了被接受的程度，而服務的質量將是服務最終目的所在。所以，對于醫院的檔案管理工作本身來講，實現服務方式的創新將是能夠實現推動醫院服務質量發展的重要舉措。由于醫院的檔案管理工作本身的管理內容就是實現檔案的查詢和使用。在現代的網絡環境下，以信息基礎作為支撐的信息交互方式已經成為了實現信息查詢和交換的主要方式。這就使得我們能夠通過醫院檔案資源的有效整合，實現有序的查詢，所以，在醫院內部來講，就要求能夠通過檔案本身的特點，結合使用者的服務要求，創新使用方式，同時也就為了推動醫院本身檔案化管理的信息化發展提供了重要的內容。

三、結語

隨著信息化技術的發展，醫院的檔案管理工作效率和評價已經不是單純的從收藏量以規模的角度出發，而是如何實現有效的信息處理加工以及信息的共享來判斷。這就為我們提出了一個比較嚴峻課題，那就是如何利用現代化技術，開發信息化資源，這也成為了醫院的檔案管理發展的一個方向。所以，通過積極的探討信息化在醫院檔案管理中的應用，推動醫院檔案管理的發展，提高醫院檔案管理工作的水平，是十分必要的。

參考文獻

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體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設施，與檔案安全保管差距甚大。

（二）人員配備不足，素質不高

檔案室很少設有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數沒有經過檔案專業知識和技術培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。

二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識，建立健全各項制度

制度建設是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。

（二）加強隊伍建設，提高檔案人員素質

做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質，有嚴格的組織紀律，有良好的職業道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業務能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務意識，增強服務觀念，時刻從大局出發，為全校的管理工作做好服務。

（三）加大經費投入，改善檔案保管條件

檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備及檔案管理系統軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

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在進行檔案管理的過程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊含著豐富的資源信息，在人類不斷發展以及實踐活動開展的過程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術手段的發展過程中，檔案是一門綜合性的學科，在各個工作崗位中都具有重要的影響。傳統的檔案管理手段對于檔案的發展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進行變革，應用現代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發展，積極的采用計算機以及電子文件等相關技術。新的管理方式可以說更加科學化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質量。

2 檔案一體化管理基礎

在進行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎，在理論基礎方面，因為當前的檔案管理正處在電子文件的發展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎中，應該為檔案的一體化實現提供一定的物質幫助，信息化與網絡化的發展趨勢是檔案實現一體化管理的首要前提，只有將理論基礎以及實踐基礎有機的結合在一起，才能促進檔案一體化更好的發展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應用系統設計思路

在進行文檔一體化管理的過程中，首先應該對應用系統進行設計，其主要的思路是應用網絡服務器以及數據管理平臺等方式對檔案進行一體化的管理。在信息系統中，操作人員具有不同的操作權限，以處理階段為例，這一階段主要是進行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進行修改、刪除或者增加等操作權限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權限，而在進入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負責的任務是對電子檔案進行整理以及進一步的篩選，選出有價值的檔案資源進行保管。檔案管理者的主要工作任務就是加以必要的指導。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進一步的保管，并且檔案的使用者可以應用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負擔，降低錯誤的發生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎的環節，可以說檔案工作是文書工作的進一步延伸，所以需要進一步加強二者之間的關聯性，使其緊密的結合在一起，以促進檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質量提升。在檔案一體化的實現過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業務系統有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進行保管才能算相應的工作真正結束，同時還要意識到，在開展現行業務系統的過程中，要責任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關節，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現行期、半現行期和非現行期，并通過現行業務工作部門、機構檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現了集成，要求在一個統一的系統內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、移交、保存或銷毀等各個環節，實現各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現流程的優化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復雜性，避免了信息的多次錄入和產生不一致信息的可能性。

3.4 業務處理的自動性

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隨著計算機信息技術的高速發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，檔案信息電子化是檔案管理規范化、現代化發展的必然趨勢。

一、檔案管理信息電子化的內容

計算機檔案管理系統的功能：主要是對各種電子文檔和實物檔案進行管理，對各種借閱要求進行控制。檔案管理主頁面由四部分組成：搜索引擎、最新開放檔案列表、用戶已經借閱到的檔案列表、用戶已填寫借閱單，正等待檔案管理員批準的檔案列表。

1.檔案查詢。檔案查詢有簡單的標題查詢和高級查詢，在標題查詢中，通過關鍵字，可以查詢所有檔案標題中包含此關鍵字的檔案；點擊高級查詢，在查詢條件錄入窗口，按照查詢者的要求將各種查詢條件任意組合，并且支持模糊查詢。

2.查看最新開放檔案。在最新開放檔案里能夠找到所有開放和內部傳閱的檔案的標題，如果用戶有權限，還可以找到保密檔案的標題，而絕密檔案只有檔案管理員才有權利對檔案的標題進行查詢。

3.檔案維護。檔案管理員可以通過系統中一些功能執行 “檔案維護”。檔案使用者（任意用戶）也可以通過“檔案上傳”的超鏈接，上傳自己認為值得存檔的資料。由用戶上傳的資料由檔案管理員進行審核后可正式存檔。

4.分類管理。對該分類進行四項操作：刪除、添加新類、改名、轉移。

5.錄入檔案。檔案管理員可以手工錄入電子檔案和實體檔案，標清楚標題和檔案分類號，還可根據用戶單位的需要填入其他信息。

6.待歸檔案列表。把從“公文流轉”模塊歸檔過來的文件和用戶上傳的檔案正式入檔。用戶（有相應的管理權限）可以在檔案錄入界面根據需要填寫相應選項。

7.借閱單列表。用戶借閱須填寫“等批借閱單”，管理員可以對借閱期限進行修改，然后可進行“批準”或“拒絕”操作。

8.實物領取管理。在用戶的某一實物檔案借閱申請被批準后，可以進行以“借閱人”和“檔案標題”為查詢條件的實物領取查詢，當用戶來領取實物時，可選擇“已領取”，或者“刪除”來對其進行取締。

9.檔案使用列表。顯示所有處于借閱中的檔案，可以通過以“借閱人”和“檔案標題”為條件的查詢了解檔案的歸還情況。當用戶來歸還檔案時，點擊相應的“已歸還”，或者單擊“刪除”來對其檔案進行取締銷毀。

10.借閱記錄。顯示所有歷史借閱記錄，便于以后進行查詢。

11.檔案查找。顯示所有保密級別的檔案（包括絕密級別）。管理員可以在檔案列表中，進行修改或刪除操作。

二、電子文件檔案管理中存在的問題

1.在電子檔案使用中出現的問題。電子文件的生存基礎是網絡，同時它也是引起管理問題的根源。與手工處理方式相比，計算機網絡在保密防護方面有三個弱點：一是數據因可訪問性而容易被終端用戶拷貝下來，不留任何痕跡。二是信息因聚生性而出現弊端。當信息以零散形式存在時，其價值往往不大，一旦網絡將大量關聯信息聚集在一起時，其價值就不可估量了。三是網絡因病毒和黑客的存在而難以設防。給保密工作帶來極大的困難。

2.電子檔案的對檔案的原始性、真實性能以保證。傳統的紙質文件一旦形成，在保管好的情況下，原件中所包含的內容和形式不會再發生變化，其原始性和真實性很容易保證。電子文件建立后，其內容和形式是相對獨立的，存在很多可變化的因素，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整。

3.電子文件的法律效力難以界定。通常文件如紙質文件、文件的縮微品等的法律效力都是與其載體相關來確定的。光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件由于沒有固定的載體，制定相應的法律認定條文就遇到很大困難，目前國家尚未出臺法律明確電子文件的法律效力。

三、電子檔案管理的發展思路

1.隨著軟件供應商開發出“大規模圖文資料數字化”的系統，可以對以往所有的檔案進行電子化處理。把紙質文件掃描后壓縮為光盤存儲，且可以通過關鍵字、詞或邏輯檢索。并且做好備份，分開異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。

2.電子檔案極易受到保存環境的影響，要加強對電子檔案進行歸檔保護的措施。檔案管理者要對所保存的電子檔案，每年進行一次定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。進行嚴格管理，建立相應的維護管理檔案機制，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

3.實現檔案信息電子化，對檔案信息管理人員的素質有很大的要求，只有運用好現代化設備，才能充分發揮作用。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。要培養和發現現代高技術人才，尤其是檔案、信息處理復合型人才，為檔案信息電子化的發展提供更大的空間。

參考文獻：

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一、電子病歷檔案的規范管理

針對目前電子病歷檔案管理的狀況，闡述了病歷檔案管理規范和開發利用的必要性，提出了病歷檔案管理模式和開發利用工作，為醫院病案管理工作、提高病歷質量和醫療質量起到很好的促進作用。

病歷檔案的規范管理與監控是病歷管理中最重要的一環，它能及時發現和糾正醫療運行中環節病歷存在的問題，最大限度地減少醫療缺陷的發生，提高醫療安全。醫院質控部門應按《執業醫師法》、《醫療機構管理條例實施細則》、《醫療事故處理條例》、《病歷書寫規范》等相關法律中，規定的三級查房制度、術前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環節病歷質量。檢查病歷書寫的及時性、準確性、醫療質量、上級醫師審檢病歷等情況。發現有醫療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫療安全，保證病歷質量。

病歷是醫務人員對病人診治過程結束后的歸檔病歷，使病歷質量監控由事后檢查向事前預防的方向轉化。終末病歷質量監控是對歸檔病歷認真履行職責，嚴把入庫關工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發現的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實性的情況下進行選擇性的補充和完善。監控措施分兩步：①各科室主任全面負責本科室已完成歸檔前的電子病歷的質檢、評分、簽署等質量管理。②歸檔后由醫院病案統計室的質控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規范》和各種法規進行全面質檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預防丙級病歷的存在。

病歷書寫及時性的規范管理是病歷質量符合客觀、真實、準確的要求。住院、入院記錄應當于病人入院后24小時內完成；首次病程記錄應當在病人入院8小時內完成；搶救記錄，搶救結束后6小時內完成；手術記錄術后24小時內完成；出院記錄，患者出院后24小時內完成；死亡記錄應當在病人死亡后24小時內完成；出院病歷檔案72小時內完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫療過程中，由于受繁瑣的醫療工作和教學任務的沖擊，有些醫務人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質量的重要一舉。

二、電子病歷檔案的開發利用

設計醫院電子病歷（EMR）與病案統計模塊進行數據交換的網絡接口，從EMR提取病歷檔案信息內容到病案統計系統，病歷內容就是醫院業務統計重要的原始資料，是醫療業務活動數量和質量統計的可靠依據。經過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫院管理和上級部門提供報表服務；為臨床業務開展、?？频慕ㄔO、病床的分布、人員的安排等制訂切實可行的工作計劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據。②與醫院信息管理系統銜接，可在醫院的局域網內查詢到醫療動態、臨床經驗、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫院管理和臨床診療提供了必要的內容。③據病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進行量化后，入SPSS中分析某疾病的發生發展、變化趨勢、密切關系、危險因素的相關關系、設計某疾病的診療模型和鑒別診斷服務于臨床。

在臨床教學中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論如疑難病例、術前病例、死亡病例討論等，使學生們理論聯系實際，提高感性認識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，一份科學的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。

電子病歷檔案是病人接受醫療診治過程中的詳細記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實踐最直接的記錄，通過分析、總結，對提高醫療質量和技術水平，評價醫療業務能力、發展醫療衛生事業起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發現某些特殊的規律，從而提示醫務人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫學研究提供可靠依據，推動醫學的發展。

隨著社會醫療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強，病歷檔案的使用范圍日益擴大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫療糾紛中，病歷檔案作為真實有效的憑證和判定責任的重要依據，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機構往往是根據病歷檔案的原始記錄來處理或判明責任。隨著人們思想觀念的改變和醫療制度改革的深化，大病保險和其他商業性的疾病保險，病歷檔案為醫療保險、保險公司補償或理賠提供真實信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據和重要依據。

參考文獻：

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[2]方曉儉.淺談數字化檔案的技術及應用[J].計算機時代，2002（6）：19.

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信息化檔案管理能否成功地應用在學校檔案管理中，關鍵在于學校領導的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領導思想認識的提高。要讓學校領導充分認識檔案信息化的重要性，認識到檔案信息化對學校各項事業創新與發展的重要性，切實將檔案信息化提高到學校發展與改革的高度來對待。將檔案工作落實到實處，切實將檔案工作納入學校主要領導的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責范圍，使檔案管理有領導保證、人員保證、時間保證、經費保證。這是加快學校檔案信息化的關鍵，也是學校檔案事業生存與發展的根本保證。

檔案標準化、規范化是實現檔案信息化管理的第一步。信息化檔案管理要符合檔案管理的各項標準，包括檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面都要標準化和規范化。檔案管理的各個環節、步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。

信息化檔案管理的前提是實現檔案系統的辦公自動化，只有建立具有高效管理和開發利用檔案信息資源能力的檔案網絡管理系統，才能夠實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的信息化管理。目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。要實現檔案信息化，必須從文件材料產生開始就運用統一的計算機管理系統，完成撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結合起來，這樣學校各部門就可以通過網絡實現對這些檔案信息資料的共享。

檔案信息化建設依靠的主要是高素質的檔案工作者。從目前學校實際情況來看，大部分檔案工作人員都是一兼多職，對檔案管理信息化十分不利。要改變這種狀況，最簡捷的辦法就是改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，要加大檔案管理人員的業務培訓，使其領會現代化科學管理檔案的內涵和特點，使檔案工作人員具備以下五種能力，即檔案信息真實性的維護能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評估能力、檔案信息的加工與提煉能力、檔案信息的交流與傳播能力，從而提高檔案管理效能。

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一、檔案管理

近年來的社會發展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現，傳統的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現代化社會發展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統的靜態檔案為動態檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發展的一種新型、現代化管理模式。截至目前的社會發展中，檔案管理事業和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創新、用于探索和實踐的現代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發展中越來越發揮出其重要性作用，是社會各行業在發展中都不可缺少和忽略的工作環節，也是目前社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統化、全面化和合理化的發展流程和發展體系，更是實現了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發展模式和發展趨勢，成為目前社會發展中人們關注的重點話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規范性原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當前社會發展中最為關鍵和重要的環節，其不僅在企業經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發展中最為關鍵和重要的環節。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發現，其主要問題表現在以下方面：一是檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。

（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。