人事檔案數字化建設匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇人事檔案數字化建設范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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1引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[5]周潔，呂東陽.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外，2021(1):1-3.

[6]肖理婷，鄭斯予.數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業務，2020(22):160-161.

篇（2）

1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現狀

2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率

現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性

目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義

長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。

3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。

3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。

3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。

該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析

我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。

人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。

參考文獻：

[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.

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一、人事檔案管理信息數字化建設的重要意義

數字時代檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變為數字化、電子化處理模式，以歸檔環節為例，在結合信息數字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規劃業務檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數據的錄入后，以傳統案卷方式整理歸檔，并注明“傳統處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據國家及省市相關部門對檔案管理的規定，統一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關數據錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，通過運用這種數字化檔案處理模式，單位檔案系統內每新增一個卷宗，卷內文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應原文，系統便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質量的整體提高。但要注意的是，檔案數字化建設必須根據單位業務檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應用卷宗整理“自動化模式”。

二、推動單位人事檔案數字化建設的可行路徑

人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數據庫，為社會企業及相關單位提供最全面、準確的信息憑據。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數字化建設，筆者總結工作經驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數字化管理意識，夯實管理人員專業基礎。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，還要全面學習并掌握當下信息數字技術，樹立數字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數字化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率。人事檔案數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現人事檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規范管理，提高單位整體的行政服務效能。（3）以實際需求為導向，加大數字化設施投入。人事檔案數字化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。這就要求各單位要結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業務主導為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特性，以實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

三、結語

普及信息數字化管理是社會各企業及單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發展形勢下，人事檔案管理應進一步加強信息數字化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應市場大規模的人才需求，助力社會經濟蓬勃發展。但要注意的是，信息技術雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數字化建設工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應增強安全管理意識，強化對數字信息技術安全的定位，及時發現并解決網絡系統共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規范化、制度化等管理目標的實現。

參考文獻

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[2]肖欣玲.人事檔案信息數字化保存問題研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

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隨著時代的發展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯網和信息技術的發展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發展。

二、人事檔案信息化管理現狀

隨著數字化、網絡一體化的發展，檔案管理也逐漸步入了數字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數據庫管理系統和深圳市的數字檔案館系統工程的研究與開發項目都是我國發展檔案數字化建設的里程碑。

由于我國信息資源數字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統一的標準進行規范，使得我國不能很好的開展檔案數字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數據化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數字化研究與發展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數據化建設。目前我國數據檔案館的研究比較多，而對于檔案數字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數字化的試點工作，鼓勵企業和科研機構積極開發數字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統、索易文檔影像管理系統等都是較為成功的數字化檔案管理工具。鑒于目前的數字化檔案管理技術水平，檔案管理數字化系統一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數據化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數據、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設缺乏總體規劃

人事檔案信息化建設宏觀規劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規劃，人事檔案信息化建設微觀規劃則指的是有企業、機關等進行的人事檔案信息化建設規劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規劃的不足使得人事檔案處于自流狀態。

2.標準化、規范化工作有待提高

我國目前執行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統一的標準和規范，只能著眼于某一個單位或是專業心態，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發和創新了。我國傳統的人事檔案管理一般以業務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰

人事檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，是檔案管理發展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業務運行網等各種計算機應用系統的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統應用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設滯后

隨著人事檔案信息化管理的發展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統的人事檔案管理有其優點，但是隨著時代的發展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優組合。開放式人事檔案管理的發展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數據庫

鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現代化，基礎設施是建立人事檔案信息數據庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統數據的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數據庫，數據庫的建立需要有統一的標準來實現不同區域和專業的人力資源工程，數據庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業院校、等信息。數據庫的建立不僅提高了數據的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，建立相應的法律法規可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網絡化管理

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（一）管理載體傳統老舊

“無紙化辦公”的新風已在強調節約公司成本和追求現代科學管理的現代公司的擁護下發展良好，但作為事業性質的醫療機構，尤其是屬于國家事業單位的公辦醫院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫院的人事檔案管理材料為紙質材料。紙質材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術飛速發展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質材料的信息傳遞單一性，紙質材料的信息只能通過人工轉移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產生經濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。

（四）管理人員素質較低

首先，醫院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。

（五）管理效率嚴重低下

綜合以上幾點，當前大部分醫院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉移、歸類、審核的過程中經常出現“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。

二、醫院人事檔案數字化管理的基本要求

21世紀是數字化信息時代，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作可以在傳統人事檔案管理出現的嚴重病癥上補一劑良藥。數字化信息開展工作既要求被管理物的數字化，更要求管理者的數字化，因此，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫院人事檔案管理者的數字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫院人事檔案管理者數字化。目前我國醫院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網頁的階段，因此要及時更新換代，培養、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。

（二）醫院人事檔案設備的數字化

與醫院人事檔案管理者的數字化相比，設備的現代化要求看似比較容易，其實不然。科學的管理系統、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統一化

數字化信息的有效利用一定要建立在標準統一的基礎上。比如數據庫標準統一化有利于醫院科室之間、部門之間、院所之間的數據體系更完整；應用技術標準統一化有利于整個醫院人事檔案技術處理可以做到無縫銜接；管理標準統一化有利于醫療體系人事管理系統之間的相互交流；信息統計標準統一化有利于進一步提高醫院人事檔案管理效率。

三、醫院人事檔案數字化管理的實現路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當前醫院人事檔案管理工作的傳統老舊很大程度上歸結于醫院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫院的寶貴財富，提高醫院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標準，培養人才

老一輩醫院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發展，科技在進步，長江后浪推前浪的現象已經逼迫醫院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質、專業化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質。可通過專業人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業素養，包括新時期人事檔案管理的專業知識、計算機操作、業務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關鍵的技術手段核心，努力培養合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術含量直接關系醫院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高，硬件設備和軟件系統的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理，信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求；其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設，注重安全，注意穩定

建設一支高水平、高素質、專業化的醫院數字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫院人事檔案人員的相對穩定，既有利于熟悉業務，又有利于隊伍的穩定性。

四、實現醫院人事檔案數字化管理需要創新

現代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統人事檔案管理、數字化人事檔案管理和人事檔案網絡共享管理。

（一）建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫

《關于改變傳統人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數據”技術也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數據處理技術都沒能在醫院人事檔案管理工作中體現出應有的作用。建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫已成為利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作創新的首要創新點。

（二）建立醫院人事檔案網格化交叉體系

以傳統的醫院人事檔案母系統為基礎，建立涵蓋醫療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統，并完成網格化信息交叉。體系的完善既幫助醫院人事信息的全面匯總，又可幫助醫院內部人才的選拔和干部的任用。

（三）學習利用新技術新方法

信息技術發展雖然迅猛，但由于信息技術引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術而加快。我們應當吸取經驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術，用在我國醫院人事檔案數字化工作中。軟件上可使用大區域通用的高級別人事檔案管理系統，數據標準統一，數據轉換流暢，提高醫院人事檔案工作效率。硬件上可依據實際需求和工作環境情況選擇配置相應的數碼產品幫助人事檔案數據信息電子化。技術上引進先進技術，如射頻、芯片、磁條等數據存儲、讀取技術，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進，不斷進步

利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現有技術，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數字化信息技術發展成果，將其運用到醫院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

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當前醫院正在高速發展，隨著而來的大量的人員流動與調動問題需要解決。傳統的人工操作已經無法滿足大多數醫院的人事檔案管理要求，通過建設數字化信息檔案資料管理系統，使得人事檔案管理走向科學化、規范化、標準化，這也是所有醫院未來發展的趨勢。

1、 醫院人事檔案管理簡介

1.1 傳統醫院人事檔案管理概況

作為醫院行政管理中的重要環節，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫院整體發展等方面發揮了巨大的作用。對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。據不完全統計，當前國內仍有很大一部分的醫院使用傳統的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態性紙質資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發展，傳統的人事檔案管理模式，已經無法滿足時展對醫院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫院的發展。

1.2 數字化人事檔案管理建設的意義

現代化的發展使醫院的管理越來越科學化和規范化，醫院人事檔案的信息化管理已經成為醫院現代化管理的重要內容之一。目前，各大醫院的規模在不斷擴大，人員組成也更加復雜，既包括專業的醫務人員，也包括管理、財務、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰。因此應該把建立醫院人事檔案管理系統的數字化服務作為醫院人事管理工作的發展目標，從而彌補傳統醫院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫院管理更加全面、快捷。對醫院的人事調整以及未來發展都有重大的意義。

2、 傳統人事管理中出現的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱

很長時間以來，檔案管理工作因不能產生直接的經濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導致醫院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業知識和專業技能的培訓，造成大部分相關人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業務素質不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質較低

目前我國醫院人事管理系統中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫院的工作重心往往放在服務社會、治病救人上，領導對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導致現行的管理制度老舊、不完善，無法應對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。檔案管理人員素質整體偏低，不具有嚴格的經過專業訓練的業務素質，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質量受到了嚴重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數醫院的人事管理檔案管理工作是由醫院內部的專門人員來擔任的，檔案內容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關工作經驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調動以及崗位調換時，無法得到足夠的相關人員的參考資料。很難對人才的綜合素質做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學習進修等需要不斷更新或增加，就會出現許多材料需要一起歸檔的現象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導致影響檔案資料的安全性。

3 、數字化人事檔案管理建設的好處

3.1 檔案信息整合，實現了信息共享

傳統的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數字化人事檔案可以充分利用自己的技術優勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數字化操作可以對醫院人員的人事調動進行記錄，并可以建立明確的醫院人事管理工作流程，將醫院人事管理與醫院其他部門工作結合起來，提高醫院管理工作的效率，加強醫院信息資源的整合。另外數字化管理系統也為醫院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫院各部門之間的有機結合，增強了醫院的整體凝聚力，提升了醫院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數字化管理模式引入到醫院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關數據。必要時還可以從系統中下載有關信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數據信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統還提供多種字段結合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節省人力、物力、降低了成本，促進了醫院的高效發展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫院人事檔案管理系統的數字化實現，也是提高醫院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統的紙質化檔案由于材質不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫院的長久化發展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復使用紙質檔案堆原始資料產生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數據和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數字化系統的建設還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關管理人員提供訪問權限設置，保證了醫院管理系統的安全性。

4、 結語

隨著科學技術的飛速發展，社會經濟和發展離不開數字化、信息化手段。醫院人事檔案管理的信息化建設是時展的趨勢，利用數字網絡技術不僅可以解決傳統管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫院的數字信息化人事檔案管理建設需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。

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2人事檔案管理信息技術應用

2.1引入數字化技術，提升檔案管理標準性

當前，檔案信息化管理工作中呈現出軟件工具種類繁多、標準不統一的問題，進而對整體系統水平的優化提升形成了負面影響。為此，應全面創新檔案管理信息化工作意識，引入數字化技術，提升檔案管理標準性。可創建一體化人事檔案管理數據庫系統，采用數字化技術提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復雜的手工操作任務中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應擴充數字化、信息化投入，以確保數字化技術持續不斷更新與優化，以適應時展綜合需要。

2.2有效提升系統整體水平，著重建設數據庫系統

人事檔案管理信息化建設應將著眼點放在整體數據庫系統建設中，構成系統的縱橫節點均應符合一定水準，并利用網絡系統進行聯通，進而可激發數據庫系統內在優勢，提升人事檔案管理數字化系統整體能力水平。一些節點甚至可以對其他重要節點形成阻礙影響，并導致系統梗阻。因此，要想確保節點裝備功能水平同應用效果同步提升并不現實，無法實現齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數字化管理水平，將這些機構作為試點單位，著重建設數據庫系統進而獲取到可全面推廣應用的寶貴經驗，這對于人事檔案管理整體系統建設極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數字化管理模式轉變的過程，為實現這一階段目標，應做好數據庫系統建設，積極開發創新型數字化管理手段。數據庫系統內涵在于借助現代化信息技術做好人事檔案資料的科學化管理以及便利化應用。創建數據庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務，應經歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創建數據庫系統的重要經驗在于，領導決策層給予全面重視，樹立統一認識，計算機專業技術人員則應給予人事檔案管理業務人員積極的配合與支持。信息技術實踐應用階段中，應創建活庫，通過應用頻率檢驗數據庫系統的總體活性，并制定重要的整改發展策略，促進數據庫從單一形式向系統化形式全面發展。應積極促進綜合性數據庫的優化完善并創建形成各個機構人事檔案管理目標庫，利用網絡平臺連接構成分布式、開放化的數據庫群，這樣一來將令自動化數據庫系統效率顯著提升。

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相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現規范化的最大問題。實現人事檔案工作規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實的工作基礎。

人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術隨著時代的發展更新較快。人事檔案信息數字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關設備、應用軟件、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。可是，現代科學技術的更新換代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統之間不斷的出現不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉換等等問題，使得人事檔案信息數字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰。

針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統時注意該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，安全性是否可靠。由于現代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產生很大的影響，所以該系統的操作技術必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產生數據丟失或者數據失真的問題。

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二、實現人事檔案數字信息化建設的途徑

（一）加大科學規劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，加大基礎設施建設的投資力度，全面推動人事檔案的現代化發展。加強基礎設施的建設；構建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統，開發符合自身發展需要的專門檔案管理軟件；構建人事檔案信息檢索體系，充分發揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調動升遷等方面的重要作用，為實現本單位人事檔案的可持續發展創造優越條件。

（二）加大數據庫建設力度

首先，加快目錄數據庫建設。以每個人名分設一個人事檔案條目，條目承載內容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數據庫的建設是實現人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數據信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數據庫，可為檔案查閱創造便利。其次，加快全文數據庫建設。人事檔案數字信息化建設是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數據庫，在進行重點科室檔案全文數字化的基礎上，逐步實現全單位的檔案全文數字化建設。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數據信息存入電子媒介，實現人事檔案全文數據全面入庫。再次，加快基本內容信息庫建設。依據人事檔案十大類別的信息內容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術成果目錄進行匯總，建立學術成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術成果內容數據庫。

（三）加大人才培養力度

人事檔案管理信息化建設的關鍵是培養一支德才兼備的專業人員隊伍，以實現人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現代化技術培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質較低和極不穩定的現狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數字信息化建設的可持續發展。

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人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網絡化、高效化作為核心，是當前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當前階段，計算機和互聯網技術的快速發展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發展空間。傳統的復雜、繁瑣、雜亂的人事檔案管理模式可以被信息化管理系統所取代，使得人事檔案的價值得到充分發揮。通過對人事檔案管理工作進行信息化處理，能夠將具有價值的人事檔案信息轉變成為計算機系統可以識別的數字代碼，并利用數字系?y對其中的信息進行識別、分類、存儲，實現網絡互連條件下的人事檔案資源信息共享。

二、當前人事檔案信息化建設存在的問題

（一）人事檔案信息化管理層次較低

目前我國相當一部分事業單位人事檔案管理過程中，因為沒有充分意識到該項工作的重要性，其信息化管理水平還較為落后，信息化管理工作依然停留在應用計算機存儲檔案資料的階段。同時，人事檔案沒有及時的進行信息化處理和更新，限制了對人事檔案資源的充分挖掘與利用，也阻礙了人事檔案信息化管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統管理分散

大部分的人事檔案管理信息化建設工作中，通常都沒有進行統一的規劃和管理，導致資源浪費的情況十分嚴重。同時，各個部門之間的溝通較少，都只是在自己的崗位范圍內開展檔案的信息化建設工作，存在著工作量重復、信息資源不共享的問題，與現代檔案管理資源共享的要求相悖，不利于人事檔案管理工作信息化水平的提高。

（三）檔案管理隊伍建設乏力

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，其很大程度上影響著人事檔案管理工作及信息化建設的水平。因此，高水平、高業務能力的檔案管理隊伍是保證人事檔案管理信息化水平的關鍵。但是，當前的人事檔案管理工作中，高素質的專業人才嚴重缺乏，尤其是信息建設人員的技術水平較低，不能夠滿足當前人事檔案信息化建設與管理的需要，給人事檔案信息化管理工作留下了較大的隱患。

三、提高人事檔案管理信息化水平的策略與建議

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標得以實現，相關部門必須制定針對檔案管理信息化的相關規章制度，使得人事檔案信息化建設工作能夠可持續、穩定發展。在信息化環境下，檔案使用主要是通過應用有效的信息技術與信息管理方法，在嚴格的管理制度約束下開展有效的服務及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達到主動服務的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關信息，則應該在制定的安全網絡中進行查詢，在獲得信息獲取權限之后，在對應的安全管理協議制度下，對人事檔案的信息進行有效的管理、合法的應用。同時，檔案的另一個基本價值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術環境下保證數字化檔案的真實性。當前，我國的相關法律法規及檔案管理制度應該進行相應的修改，保證檔案憑證功能得到充分發揮。

（二） 采用集中統一的管理體制