學生學籍檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇學生學籍檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、初高中生學籍檔案管理的重要性

隨著信息技術的發展，各種信息檔案內容逐步走向電子化，這也促進檔案信息管理技術的發展與規范化，對于人事檔案的管理也應該更加規范嚴謹。學生的學籍檔案，作為每個人的第一本人事檔案，更需要引起我們的重視。

1.學籍檔案記錄著學生的重要學習經歷

每個學生的學籍檔案，都由經過多年管理經驗提煉成的表格、文本等信息組成，記錄學生由入學開始，在校期間的成績、表現、獎懲情況等直到學生畢業。是學生在校學習的重要證明，對學生今后的發展也有重要影響。

2.學籍檔案對學生的繼續深造有著重要影響

在學生升學時的一項重要內容就是學籍檔案的移交。尤其是學生在校期間的獎懲情況，會在這時起到較為明顯的影響作用。隨著家庭經濟實力的增強，越來越多的家長選擇把孩子送出國門，孩子在國內的學籍檔案也是必要的遞交材料之一。因此，規范嚴格的對學生的學籍檔案進行管理顯得更為重要。

3.學籍檔案是學生社會檔案中的第一頁

學籍檔案從建立之日起就一直跟隨著學生的人遷。我們常常錯誤地認為，只有大學的學籍檔案才會作為人事檔案的第一頁，隨著報到證被打入人才市場進行管理。其實，在這份檔案中也包含著我們之前的學籍檔案。

二、初高中生學籍檔案管理的特點

義務教育初級階段的小學，學生的學籍檔案結構較為簡單，主要包含學生手冊與學生每學期的身體健康表格。隨著學生步入初高中，學生的學習任務和學習活動更加豐富，因此學生的學籍檔案管理也更為重要。

1.學生的學籍開始固定

在小學階段，學生的學籍管理還不是特別嚴格，學生一旦轉學之后，學生的部分學籍檔案是可以重新來填寫編制的。從學生步入中學開始，學籍檔案就開始固定，不會因為學生變更學校而發生改變。

2.學生檔案內容開始豐富起來

前面我們提到小學時候的學籍檔案主要記錄學生的學習成績和身體健康表格。從中學開始，學生參加比賽的獎勵、參加校級以上的評優的獎勵、校級以上的參賽成績、校內校外的違紀行為等都會記錄到學生的學籍檔案中去。

3.學生的學籍檔案不再保留在學生手中

從中學開始，學生基本只有兩次接觸自己學籍檔案的機會。第一次是入學階段，老師將空白的檔案分發給學生，填寫自己的基本個人信息。第二次就是在畢業階段，老師將已經填完的檔案分發給學生，對個別的信息內容進行補充和檢查。不再像小學階段一樣每個學期都會看到自己的各種檔案信息。也是從這時開始，學生對于檔案的概念開始模糊化。

三、初高中生學籍檔案管理的有效方案

現在對于學生學籍檔案的管理還存在很多問題。我們應該著重注意，從而總結出較為完善、有效的管理方案。

1.管理人員要專業有責任心

學籍檔案對于學生來說，是重要的個人簡史，對于這部分內容的規范管理需要有專業知識和責任心的人才可以勝任。現在的學籍管理人員，大多缺乏檔案管理學習背景，而且由于對于學生學籍管理工作的重視程度不夠。因此，我們要在管理人員上做出重要的變革。

2.檔案管理內容透明化

隨著信息技術的發展，個人的檔案信息已經基本完成電子化、透明化。對于學生的學籍管理，大多出于安全考慮采取統一管理的模式，但是對于檔案的內容可以進行一定程度的公示。例如，我們在保存紙質檔案的基礎上，將重要的獎罰內容錄入到電子版本的學生學籍檔案中供學生自由查閱，方便學生了解自己的學習狀況和綜合表現，以便更好地在下一階段的學習中對自己有所突破。

最后，在個人檔案的基礎上，制定班級檔案劃分班級成員檔案時間表。目前，我們對于學生學籍檔案的管理模式為一人為歸類單位，然后再根據時間記錄學生的個人檔案信息。在這個基礎上，我們再以班級為單位，針對班級成員以時間作為歸類單位，將某個時間段內發生檔案變動的學生編入表格中，與班級學生檔案放在一起進行保存。這樣可以豐富個人檔案的查閱途徑，也能更好地了解班級內學生的綜合發展情況。

學生的學籍檔案，是學生學習生涯的重要記錄，對于這部分內容的管理和維護需要老師付出更多的耐心和責任心。老師要結合學校和學生特點，靈動地對學生的學籍檔案進行有機管理，保證學生的學籍檔案安全、完整、真實。

篇（2）

中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。

一、外國留學生學籍材料的特點

外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現出多樣性的特點：

1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區的廣泛，留學生學籍材料呈現多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數量和內容均不同。以我校2010年畢業的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。

3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業分散在所在高校的文科、理工科、醫科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現分散性的特點。

4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。

二、外國留學生學籍檔案管理現狀

（一）外國留學生學籍管理部門不統一，造成留學生學籍材料階段性不完整

高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。

近幾年來，隨著留學生數量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統和簡單，已無法體現和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續類文件材料；有的留學生由于不能適應課業的難度，會產生轉系、轉專業、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。

（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發利用

教育部在2007年頒發、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。

三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策

（一）全程管理，加強收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍

針對來華留學生數量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發展趨勢，高校檔案部門應根據利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用

目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統、規范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。

篇（3）

高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平成為了當今研究熱點。

一、學籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業心不強，對有關學籍管理的規章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

二、提高學籍管理現代化對策

規范管理，樹立“以服務為主”的觀念。建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

利用信息技術，建立網絡化的學籍管理。現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

積極探索、推行學分制。學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據“拓寬基礎、淡化專業、加強素質教育和注重創新能力培養”的原則，制定切實可行的人才培養計劃。學生只要修滿了學校規定的各項學分，就可以提前畢業。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據自身特點構建自己的知識體系。

加強考試管理，提高人才培養質量。課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據，也是對學生進行學籍處理的重要依據。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環節作嚴格規定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

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前言

國家加大對高職教育投人力度，大量涌現高等職業院校，其大多數高職院校都是由中專由一家或者是多家學校合并升格而成的，升格以后的高職院校進行優化對教育資源配置，大幅度提升了辦學質量與辦學效益，為國家、社會對技能型人才的需求做出了有力的貢獻，但是相應也存在著一定的問題在高職院校，因此對學生學籍檔案管理是件非常的重要事情，高職院校要深入分析學籍管理工作，不斷完善并提出相應的解決對策。

1 高職院校學生學籍檔案的構成

學生在讀書期間詳細全面的記錄即為學籍檔案，其具體內容分為：學生讀書院校記錄、受到的處分、獲得的表揚，可直接反映出學生在校時的個人思想道德及品質、生活狀態、專業研究、學習狀態、社會實踐等等。由八個方面組成的高職院校學生學籍檔案，具體如下：

第一為學生考學的入學信息，包括每年到校報道生的花名冊、學生入學登記表、考試檔案、入學體檢表等記錄。第二為學生在校期間的每學年所修課程的考試成績、學分，必修、選修課程的數量，是否存在重修課程。第三為在校期間學生受到的處分記錄和所獲得的獎勵。第四為學生是否如期畢業、肄業、結業等信息，學歷證書的發放記錄、相關學位證書等。第五為在校期間學生的政治表現、思想品質記錄。第六為學生是否就業，如果學生已就業，就要留存派遣證的存根聯。第七關于變更記錄學生的學籍信息，包括轉學、復學、休學、退學專業變更等記錄。第八為所有關于學生個人的存檔信息，具有典型的存檔價值信息。以上就是關于高職院校學生學籍檔案八個方面的具體內容，學籍檔案的保存方式具體為：電子檔案、紙質檔案。其中紙質檔案為：凡是打印的文本、手寫紙質材料，電子檔案主要保存在學生所讀高職院校的學籍信息管理系統中。

2 所存在的問題于高職院校學生學籍檔案管理工作中

2.1 不規范的學生學籍檔案管理工作

有些高職院校是是由直接升格、中專合并而成，原本學校與晉升為高職院校相比的不一樣的辦學規模、管理方式等，這也導致了高職院校學生學籍檔案缺乏規范性，傳統的檔案管理模式不適應與現存的高職院校學生學籍檔案管理工作。時代在發展進步，相應的改變了傳統的檔案管理模式。部分高職院校的管理還處于起步階段，還在摸索當中的校園工作，不夠全面建立的部門，不完善的制定的職能規范，由于傳統的學籍檔案管理模式易造成學籍檔案的缺失、失真，缺乏獨立性的學生學籍檔案管理工作，這和教務處、檔案館、學生處等有著密切的關系，不同部門間相互作用，管理中出現不少問題，很容易造成管理混亂、管理職能不清、管理漏洞等現象。

2.2 不規范的學生學籍檔案的整理工作

學籍檔案工作中主要環節之一是學生學籍檔案的整理工作，具體指進行收集后的分類、處理學生學籍檔案等工作，根據檔案分類法對學生在校期間的原始資料信息進行處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。因為較大的學生學籍檔案的整理工作量，其較高的工作的有序性、規范性，因此，學生學籍檔案管理工作也成了高職院校相P的考評工作重點，建立的基本原則要以評促建，學籍檔案工作的規范有序能夠提高。但仍存在著許多不足在現階段學生學籍檔案的整理工作中，比如：學籍檔案分類編排不統一，檔案作出不同的編排是按照學生入學年份、畢業年份，檔案按照學生的學籍卡組卷缺乏一致的裝訂標準，作出不同的裝訂形式是根據根據一個班級 、多個班級，這樣造成了薄厚不一的學籍卡組卷，不便于及時查找，也缺少了美觀性。相關輔導員對學生在畢業前期的學籍檔案進行保管與填寫，不少輔導員缺乏一定的檔案意識，分別使用鉛筆、圓珠筆在填寫檔案時，不規范的部分欄目填寫，造成了檔案內容缺少標準性、正確性。

2.3 不到位對于電子檔案的認識

高職院校的學籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，由于受到傳統思維管理模式的影響，按照以往手寫的形式對部分高職院校的學生學籍信息進行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，沒有妥善的保存部分電子檔案，電子檔案信息丟失現象容易出現，學生學籍檔案保存方式應該采用紙質與電子檔案，或者是以電子檔案、紙質檔案為主。假如對學生學籍檔案只以一種形式保存，當檔案信息丟失或不全時，對學生和學校而言，將會造成難以補償的重大損失。

3 加強高職院校學生學籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學生學籍檔案管理工作的重視性

高職院校學生學籍檔案對每位學生都是很重要的，對學生所有的讀書生涯的信息進行記錄，所以，要充分認識到學籍檔案的重要性對于高職院校的學生和教職工來說，特別是學生學籍檔案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作崗位時，進行嚴格考核其檔案思想與專業技能，定期對相關的人員進行培訓檔案職業道德素養、專業知識。學籍檔案管理激勵機制與考核制度要建立完善好，學校各個部門要配合和支持學生學籍檔案管理工作，確保順利開展學生學籍檔案管理工作，學生學籍檔案保存工作的通暢性要不斷加強，不能出現掉以輕心、敷衍、相互推卸責任的情況。

3.2 制定學生學籍檔案的基本規范

學生學籍檔案使用表格要統一，規定建立不同表格的統一樣式按照高職院校檔案管理進行，督促學校有關部門及人員要注重規范性在書寫學生學籍檔案時，具體包括學生的基本信息、社會實踐意見、考試考核成績、表揚及處分內容、等信息的填寫，都要求統一書寫標準，并且信息要求具有客觀性和真實性，規范書寫格式、字跡、用筆等，書寫統一使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆，不能使用圓珠筆或鉛筆，使其工整的字跡，檔案信息不得任意修改，這是對填寫檔案內容的統一標準，從而確保學籍檔案內容的準確性、可用性、真實性。

3.3 電子檔案建設力度要加大

科技不斷進步，各行各業廣泛的應用互聯網技術，信息技術越來越得以重視，高職院校學籍檔案管理工作也是如此，這也是符合了未來發展的必然與趨勢要求。采用科學技術在當前高職院校學籍檔案管理工作中，以往的學籍檔案錄入、查閱方式得以轉變，對學院各部門信息化檔案管理工作要加強認識，在實際電子檔案建設中，檔案管理系統和學院相關部門學籍管理系統交流工作要做好，電子檔案平臺要構建完善，提升檔案管理工作質量與效率。并且在加強加強建設電子化學籍檔案管理期間，還要重視紙質檔案予，使其電子檔案、紙質檔案同存同用、相互補充，高職院校學籍檔案管理工作得以大力發展。

結語

作為高職院校管理工作的重要組成部分的學生學籍檔案管理工作，對于學校與學生都是具有特別重要的意義，由于高職院校受學院發展的影響，也就目前還仍存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，不夠完善的管理相應的規范。再加上繁多的學生學籍檔案管理工作內容，且要求比較細致的工作內容，所以對于存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，就必須對其進行深入研究、分析，并為此提出可實性的解決措施。每位學生的切身利益和學籍檔案密切相關，不管是晉升還是工作的選擇都是會涉及到學籍檔案信息，因此為了負責好對每一位高職院校學生，高職院校的學生、檔案管理人員以及院領導，都要充分重視應對學籍檔案的管理工作，學籍檔案的管理與服務水平要不斷提升，確保每位學生學籍檔案信息的準確性和真實性。

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中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01

隨著國家對職業院校的重視，職業院校無論從招生規模還是學校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發展，也給職業院校管理帶來了新的機遇和挑戰。而學生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構多個方面的服務性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學生個體和高校整體的重要工作，不管是學生的學歷認證、考評、就業，還是未來的晉級和提干，都離不開學籍和檔案，所以這是一項關乎學生現在和未來的重要工作，作為學生學籍檔案管理的主要負責人的輔導員要緊跟時代步伐要求，積極改革創新，為學生檔案管理服好務。

1.加強對學籍檔案管理工作的重視

隨著社會發展和用人單位對高校畢業生要求越來越高，對畢業生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業生的學籍檔案情況，高職院校的學籍檔案充分體現了學生在校的實際表現情況，所以占據院校管理工作的重要地位。輔導員作為學生學籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學籍檔案管理對院校順利發展的重要性，而且要認識到當前信息技術等手段的影響，以及學生社會實踐、頂崗實習等非在校或非考試內容等新形勢，對學生學籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養，采用科學合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學校各項管理工作的有序發展。同時，要強化管理意識，要求輔導員在管理學籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關，細致做好建檔工作，規范遵守學籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學生認真對待自己檔案的意識，讓學生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業時因檔案問題出現麻煩。

2.提高學籍檔案管理工作的規范性

學籍檔案是跟隨學生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學籍表、畢業登記信息等，真實有效的記錄了每一位學生的成長經歷。由此可見，學籍檔案是反饋教學質量的重要載體，也是學校教學工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學籍檔案的重視程度，完善學生的學籍檔案，力求做到真實和完整，充分發揮學籍檔案應有的作用，體現學籍檔案的真實價值。輔導員在建立學籍檔案時，應采用統一的格式，并要求各部門對學生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內容真實、字跡工整、內容準確、無隨意涂改等現象，全面提高學籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學生人數較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學校的學籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復性，比如，學校中經常出現學生中途休學、退學、轉學等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學籍檔案管理本身就比較復雜，且直接關系到學生的切身利益，所以作為學校管理者，應注重完善學籍檔案管理制度，提高檔案管理的規范性和政策性，這是高職學校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發展。

3.采用信息技術加強管理工作

隨著科學技術的快速發展，推進院校學籍檔案管理工作的信息化與科學化，成為高職院校管理工作發展的必然趨勢。然而從實際調查中發現，很多高職院校學生學籍管理也在走數字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發展要求，很多輔導員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導員，更要充分利用現代化信息技術，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學生學籍檔案的管理效率。同時要加強學籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯系與對接，建立統一規劃的操作平臺，最大限度的節約學校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質檔案共存，同步更新和完善，實現檔案的雙重保障，防止因意外而造成數據丟失。在信息化建設過程中，要充分利用網絡資源進行信息采集，對于從網上錄取學生的學校，要與教育部高校學歷電子注冊系統聯網，實現直接從檔案庫中下載學生的信息資料。例如，通過網絡中的學籍管理系統，可以錄入學生的姓名、年齡、專業、身份證號碼、學籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學生的照片和音容笑貌，使學生在畢業后可以根據企業需求發送自己的檔案信息，給予企業更加直觀的印象，提高學生的就業率。此外，在學生各項成績管理方面，也可以通過現代化信息技術加強管理，通過網絡上傳學生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學生的學習情況。因此，必須根據院校的實際情況建立完善的網絡學籍管理系統，在各部門、各院系中進行數據共享，也可以在結合自身特點的前提下，完善現有的軟件系統功能，從而滿足院校學籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學籍管理軟件的方式，在不斷積累經驗的過程中推動院校學籍檔案管理數字化的進程。

4.從整體上提高輔導員綜合素養

由于輔導員是高職院校學籍檔案的管理人員，所以要系統掌握相應的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養。特別是當前學籍管理網絡化的大趨勢下，輔導員作為學生學籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓和自學等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應新形勢下學生檔案管理的要求；其次，輔導員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調研，才能在實踐操作過程中發現問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應學生學籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領導解決服務問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關記錄，而且要充分利用學籍檔案，發揮其優勢作用。因此，要想適應新形勢下職業院校學生學籍檔案管理的要求，無論從學院層次還是從輔導員自身都要認識到管理者綜合素養的重要性，并為輔導員們提供各種途徑加強培訓，同時輔導員個人也要積極參與學習，從整體上提高自身管理的素養。

總之，作為高職院校的輔導員，一定要認識到高職院校學生學籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學生學籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學合理的管理方法，適應社會發展需求，不斷完善學籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學生的學籍檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 何琴.淺談高校成教學籍檔案管理工作[J].中國中醫藥現代遠程教育.2013，（09）

篇（6）

學籍管理是中學生教育教學管理的重要組成部分，針對學生的入學注冊、轉學、休學、退學等各方面的信息進行審查管理，屬于一項復雜的工作。學籍檔案管理的好壞直接影響了學校的教學秩序和教學質量，因此近些年來很多中學隨著辦學規模的不斷擴大，逐漸重視起了學習檔案信息化管理工作。隨著現在互聯網技術和計算機技術不斷發展和進步，我國很多省市的中學生學籍信息都在使用互聯網進行統一管理，不僅保存方便、查詢方便而且更新方便，提升了中學生學習檔案管理水平。

1 中學學籍檔案的重要作用

學籍管理指的是對于取得學籍的學生從入學、注冊學籍再到考試成績記錄直至畢業的各方面信息，按照黨和國家的關于學生W籍政策的有關規定結合學生們自身的發展特點進行的管理措施，學籍管理包含有學籍卡和學籍檔案管理，學籍管理具有穩定性、規范性、可操作性還有發展性的特點。中學學籍管理是學校對于學生們就學資格還有中學過程的學習狀態的肯定，是學生管理工作的重要組成部分。根據我國對中學生們德、智、體、美、勞全面發展的綜合要求，中學教育需要從學生的入學開始到畢業期間的學習過程進行管理和監控，有著維護高校教學秩序、促進和提高中學教育教學質量、保證中學人才培養目標順利完成的重要作用。學籍管理工作對于學生們的入學資格和在校表現情況都有詳細的記錄，對于學生的學習階段進行全過程管理。

2 新社會形勢下學籍檔案需要增加的管理內容

2.1 誠信檔案

傳統的學生檔案管理不管是管理范圍還是管理都已經不能夠完全的反映出現代學生的發展狀態，所以在新課改政策的要求下，需要根據學生學習和生活特點，適當調整學習檔案的歸檔范圍，更全面的通過檔案資料反映出學生的個性化發展特點。誠實守信是中學生發展的重要道德品質之一，也是檔案使用者最關心的問題，在學籍管理中加入誠信檔案能夠為學生提供個人在學習職業生涯中的信用資本，即被學生在學校學習和生活期間的信息材料，正確的反映出學生的信用和品行。

2.2 關注學生的創新能力

學籍檔案管理材料不僅需要關注學生們的日常學習成績，還要關注日常生活和學習中學生們表現出來的實踐能力和創新能力，從學生團隊、社團活動能力、個人作品呈現、榮譽證書、資格證書等各個方面集中收集學生創新能力的成長和進步材料，統一編輯進入學籍檔案中，幫助學生們進一步提升自己的創新能力。

2.3 重視綜合素質評價

綜合素質評價指的是在中學沒一個學期結束的期末考試中，可以添加一項在校中學生的全面綜合素質和能力評價測試任務，這樣綜合素質評價得出的結果可以根據日常學習中所有中學生平常在學校的言行舉止、學習態度和為人處世，同時這也可以作為高中錄取或者是大學錄取參考的重要數據信息。

2.4 心理檔案

在學籍檔案中簡歷中學生心理檔案，能夠反映出學生在中學學習期間的心理健康狀況。據調查顯示，很多中學生由于需要面對中考，同時還要參加課余補習班和興趣班學習，導致很多學生學習心理壓力過大，不利于心理的健康成長，所以學校可以針對學生的心理教育展開跟蹤調查，形成一定的心理檔案，這樣學校教育管理部門可以通過對學生心理檔案的了解分析學生們的個體發展特征，然后通過不同的心理特征采取不同的心理疏導措施促進學生健康快樂的學習和成長。

3 中學生學籍檔案信息化管理優化策略

3.1 明確檔案管理職責

中學生學籍檔案管理工作人員首先需要主動學習檔案管理工作的相關政策法規，從自身做起提升對學籍檔案管理的重視程度，增強檔案管理工作的責任感和使命感，只有加強了職業道德修養才能夠時刻具備樂于奉獻的服務精神。檔案管理工作人員需要具備扎實的學籍檔案管理知識和信息技術技能，只有具備扎實的專業知識，開拓視野，才能夠提升工作綜合素質，做好新時期的中學檔案管理工作。

3.2 完善學籍材料的收集和整理

中學生學籍檔案材料一定要齊全和完整，文字材料紙張規格要統一，例如學生的考試成績等級、補考之類的統計，還有受到處分決定的原件等，需要專人填寫，做到有證可查。每一個學年度中學班主任需要根據學生的實際學習情況來填寫調查表格，把學生們的實際學習情況進行準確填寫，體現出學生們的個性特點和閃光點。學生的成長檔案袋中一般都是學生自己的學習和生活心得，在這里學生們可以記錄自己在學習中遇到的成功和煩惱苦悶。學生們自己把每個階段的成長情況通過成長檔案袋保存起來，為以后的成長和發展提供有力依據。

3.3 掌握計算機管理技能

檔案管理人員需要自身具備專業的計算機管理技能，這樣才能夠全面發揮出計算機在檔案管理中的作用。檔案管理的材料傳統的保存方式都是紙質檔案，這樣需要通過手工抄錄，不僅消耗工作時間長，而且中間容易出現人工差錯。通過使用計算機辦公自動化技術，可以更加快捷和系統的完成檔案材料的登記和手機、整理、歸檔工作，例如說學生們的成績管理檔案，包括每一次的其中、期末、會考等成績，可以通過Excel表格來進行操作，計算機能夠自動生成總分排名，一目了然地呈現出一個班級甚至是一個級部的成績分析結果，節約了用傳統計算的方式得出的結論，數據也更加精確。這樣的現代化科技管理手段需要檔案管理工作者必須要具備先進的計算機操作管理技術。

3.4 建立完善的學籍檔案管理系統

目前很多中學都成立了“中學生學習檔案管理系統”，可以貫穿每個學生的整個義務教育階段。成立學籍檔案管理系統制后，可以實現統一的網絡化管理，協調各個工作部門，更加及時準確地掌握學校、班級和學生的動態信息。需要查詢檔案信息也非常方便，可以在任意的地點任意的電腦中登錄檔案管理系統查詢自己需要的檔案信息，為工作帶來更大的便利。教師也可以通過系統隨時簡約中學生們的學習信息，了解學生的各門課程學習成績和考勤結果，還有學生現階段的學習心理變化，這樣教師和學生都能夠通過學籍檔案來隨時了解學生們近段時間學習狀況。學生家長也能夠足不出戶的通過學籍網站來查詢自己孩子的各項學習任務完成質量，包括平時的學習表現還有各類科目的成績、學校實踐活動的參與情況還有孩子們的心理成長健康狀況等。通過建立統一的學籍檔案管理系統，讓學生、教師和家長都能從中充分的了解孩子們的學習狀態，并通過反映出來的一系列問題調整學習方法和教育思路。

4 結語

中學生的教育問題一直是過家家與部門關注的重要對象，是國家人才培養的最關鍵階段。中學學校的教學管理還有信息化管理必須要得到重視，目前學生的學習管理制度在中學中還沒有形成的十分健全，所以針對信息化管理這一方面，學校的教育部門和相關學習管理部門還需要作出更大的努力，加強學校內部制度建設，加強管理人員的自身工作組織，結合學校發展的實際情況，強加學籍管理的信息化建設，從而提升中學生學籍管理工作質量。

參考文獻

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篇（7）

隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：

首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。

二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業生學籍檔案管理的相應對策

1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。

篇（8）

檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、學習和工作能力、學習和工作表現、學習和工作成績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。因此，許多技工學校根據《中華人民共和國檔案法》制訂了相應的學生檔案管理的規定，并具有以下特點。

1.學生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學校明確規定學生檔案的歸檔內容為，學生在初中、高中（職高）畢業的相關材料、學生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關政治面貌的資料、學籍表、學生教育實習鑒定表、體檢登記表等。同時有些學校為了適應學校學生管理的需要也規定了可以將“其他應當歸檔的材料”作為歸檔內容。但是由于這一規定過于模糊，操作性不強，學校基本上沒有此類檔案。

2.學生檔案表現介質單一。許多技工學校規定，學生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學生檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。除電傳材料須復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學校學生檔案的表現介質為紙質檔案。

3.學生檔案利用規定嚴格。例如，技工學校一般都嚴格規定了只有管理者才有權查閱學生檔案，而學生無權查閱和借用檔案。學生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業期內就業的學生可憑就業協議書復印件或用人單位調檔函調取檔案；第二種情況是，升學的學生可憑所升入學校開具的調檔函或錄取通知書調取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應的手續方能查閱。

二、技工學校檔案管理創新的思路

眾所周知，學生檔案是反映學生個人經歷、學歷、思想政治素質、業務素質和能力素質等情況的文字材料。因此，學生檔案管理工作應當體現依法辦事、規范管理、服務學生、服務社會和專人負責的原則，并在此基礎上力求創新。

1.學生檔案信息收集應當實用化。所謂實用，就是技工學校學生的檔案要能夠反映學生在校學習成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學生信息基本上是靜態的信息，不能反映出學生的接受技工學校教育后素質水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學生檔案信息的收集變得豐富起來。

2.學生檔案信息表現應當多樣化。所謂多樣，就是應用多種介質反映學生成長信息。現在，已有成熟的電子化的管理系統可以記載有關學生的靜態信息。這為我們拓展記載學生成長信息介質，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學生樹立學習信心，提高自我效能感；對于構建學校教學資源，展示學校教育教學水平，促進學生就業有著積極的作用。

3.學生檔案信息服務應當靈活化。所謂靈活化，就是要用現代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規定，實現檔案管理在服務上的創新。提倡檔案管理服務是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學生權益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內容的拓展，有些信息是有利于學生成長的。因此，需要我們將學生檔案中既有利于學生發展，又不侵害學生權益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務學生，服務社會的目的。

三、技工學校學生檔案管理創新的措施

技工學校的中心任務是為國家培養一線實用性技術人才。因此，技工學校學生檔案管理就應著力從各個方面反映學生在校期間的成長歷程，將其既作為學校考察、培養學生的原始材料，更要作為推薦學生就業的重要憑證和手段。這是應對競爭日趨激烈的就業用人市場挑戰，所必須予以重視的工作。

1.應將反映學生技能水平的實習實踐作品作為學生檔案的內容之一。反映學生技能水平的實習實踐作品，可以說是很多技工學校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應保密的理念有關。正是這種理念，讓我們覺得學生實習實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發達國家在學校檔案管理中，特別注重將反映學生成長經歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學校文化底蘊的重要內容。因此，作為培養高技能人才的技工學校，應將學生實習實踐作品有選擇的加以歸檔。

2.應將有利于學生就業的檔案信息整理復制，并向新生、學生家長和用人單位展示。學生檔案的高效使用關系著學校、學生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關檔案管理規定的基礎上，將那些無需保密但有利于滿足學生和學校發展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復制，是技工學校檔案管理創新的必要措施。

3.應將畢業生就業后能體現學生教育教學績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業生也是學校發展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學生畢業，與學校無關的”看法。所以，我們建議，技工學院要重視畢業生發展信息的收集，這會提示畢業生對母校的歸屬感和責任感，也會激發他們在工作中的榮譽感和成就感。

篇（9）

一、高校學生檔案管理中存在的問題及其原因

1.缺少合理完善的學生檔案管理機制。目前，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位制約了高校學生檔案管理水平的提高。除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規范的管理標準。因此，造成大多數高校學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。

2.檔案來源缺少統一規范的標準，造成學生檔案內涵不能實現標準化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標準化內涵要求。不同省市考生檔案內容各異、五花八門，有的省市考生檔案內容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業生登記表、高中生學籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學籍卡片或學生成長記錄冊、高中學生發展報告等名目。但對于考生檔案中到底應具備哪些材料，教育部沒有明確規定。學生畢業后，用人單位則以較全面、豐富的學生檔案來要求，致使部分畢業生返校要求學校補充檔案內容，而實事上對于高考檔案材料，學校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應從高中階段的檔案內容開始規范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學生檔案時無法標準化要求。

3.檔案管理人員的業務管理水平尚處于初級階段。高校學生檔案管理員素質直接關系到高校學生檔案管理工作的質量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領導及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業培訓，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業務水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現代化的檔案信息化管理模式的實現較遠。

4.學生檔案收集、整理的動態化管理制度尚未建立。學生在校學習期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內容）后，中間過程靜止，只至畢業前方從各部門收集整理。幾年的學習過程中，由于輔導員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業生檔案中能夠反映學生學習過程、思想品德、創造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學生的在校學習過程。

二、加強高校學生檔案管理工作的對策

1.建立合理完善的學生檔案管理機制。高校應明確學生檔案管理主體部門，隸屬于學生學籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，從“有利于學生檔案收集，有利于學校規范管理，有利于學生檔案信息化管理，有利于學校的科學發展”出發，建立“學校黨政統一領導，職能部門統籌協調，相關部門齊抓共管，二級學院和輔導員具體落實，全校師生參與監督的學生檔案管理工作運行機制。學校校長是學生檔案管理工作第一責任人，對學生檔案管理工作負全面領導的責任；分管學生檔案工作副校長是學生檔案管理工作直接主管責任人，承擔領導、協調和監管責任。學校學生檔案管理部門為學生處，負責人承擔組織實施責任；教務處、招生就業處、二級學院負責人是學生檔案管理工作直接責任人，二級學院的學生檔案管理人員負責本院學生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導員是學生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責任人。這樣才能有效地解決高校目前學生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規范高中檔案，建立高校檔案內涵規范化要求。高校學生檔案是國家人事檔案的部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學生檔案內涵一定要規范、標準。首先，要從檔案來源開始規范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學生檔案管理規定，高校可根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢，再結合學校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學生檔案管理辦法、實施細則，明確任務目標和歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、轉遞等各個環節的規范化要求，提高學生檔案標準化和規范化水平。

3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。眾所周知，管理水平決定管理質量，而管理質量的好壞又決定于管理人員的綜合素質。高校要真正實現檔案管理信息化的目標，首先要給檔案員制訂考核目標，促使檔案員做到業務精通、愛崗敬業。其次，高校要根據檔案信息化發展需要，對檔案員進行業務培訓，不僅對檔案專業知識理論進行培訓，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務水平，熱情服務，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。

4.建立學生檔案動態化管理制度，多部門齊抓共管。高校學生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學生檔案動態化管理，提高檔案標準化和規范化水平，使其能夠適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發揮學生檔案的作用和價值。

總之，加強高校學生檔案工作是當前高校和社會發展的需要，也是檔案信息化發展的需要。我們必須根據社會形勢的發展變化和檔案發展的需要不斷探索創新，積極尋求解決現存問題的辦法和策略，使高校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變當前普通存在的高校學生檔案工作相對落后的現狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻：

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( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學生檔案管理模式上存在的問題必然導致學生檔案的管理落后于形勢的發展，同時也限制了學生檔案工作的標準化、科學化、現代化的進程。大多數高校的學生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。隨著學生數量的增加，流動數量加快，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原來的學生檔案管理手段越來越不能適應發展需要。由于沒有建立相應的學生檔案數據庫，導致學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作的效率十分低下。

( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。

二、加強高校學生檔案管理創新的途徑

( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。