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時(shí)間：2023-05-16 16:18:20
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有無(wú)日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
農(nóng)場(chǎng)發(fā)展建設(shè)期間會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以作為農(nóng)產(chǎn)管理任務(wù)開(kāi)展的參照標(biāo)準(zhǔn)，農(nóng)場(chǎng)建設(shè)要引入創(chuàng)新理念。檔案管理也要考慮信息技術(shù)的引入，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會(huì)出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。檔案標(biāo)注化管理對(duì)農(nóng)場(chǎng)的建設(shè)也起到了促進(jìn)作用，下面將針對(duì)工作任務(wù)開(kāi)展期間有效的管理措施進(jìn)行探討，幫助提行工作任務(wù)完成質(zhì)量。
1農(nóng)場(chǎng)實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性
當(dāng)前，我國(guó)農(nóng)場(chǎng)的發(fā)展方向?yàn)楝F(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)，除去傳統(tǒng)農(nóng)場(chǎng)建設(shè)要滿足的種植與養(yǎng)殖需求以外，現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，大部分農(nóng)場(chǎng)都會(huì)將農(nóng)家樂(lè)這一休閑會(huì)所納入其中，達(dá)到完善農(nóng)場(chǎng)功能，提高農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的目的。農(nóng)產(chǎn)的標(biāo)注化管理對(duì)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有很大的幫助，社會(huì)各行業(yè)不斷的發(fā)展變化，在如此激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，農(nóng)場(chǎng)管理人員要掌握好實(shí)際變化局勢(shì)，從基礎(chǔ)工作進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)管理體系的完善。傳統(tǒng)檔案管理方法只是針對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行的，長(zhǎng)時(shí)間使用很容易造成檔案內(nèi)部資料損壞，對(duì)查看使用造成了影響。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠形成有效的監(jiān)管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強(qiáng)溝通，解決農(nóng)產(chǎn)發(fā)展所遇到的問(wèn)題。這一系類(lèi)優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)管理理念中所不具備的，并且傳統(tǒng)的管理體系中，并沒(méi)有應(yīng)用信息技術(shù)，資料共享會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，工作任務(wù)完成情況也不理想。在現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，如果想要徹底解決農(nóng)場(chǎng)管理混亂、管理效率不高這一問(wèn)題，就必須從管理制度入手，以農(nóng)場(chǎng)檔案管理制度的建立作突破口，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化農(nóng)場(chǎng)檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農(nóng)場(chǎng)檔案管理和建設(shè)管理的秩序。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)對(duì)農(nóng)場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理要求很高，只有全面提高了農(nóng)場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理能力，做好了農(nóng)場(chǎng)各方面工作的管理，才能從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)的建設(shè)。而實(shí)施農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化正好是完善農(nóng)場(chǎng)管理工作的一種方式，所以說(shuō)，在現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施是極具必要性的。
2農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中遇到的困難與解決對(duì)策
標(biāo)注化管理理念被提出后，落實(shí)階段遇到了一些問(wèn)題，工作人員已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理體系產(chǎn)生喜歡，并且不具備信息化管理系統(tǒng)的操作能力，系統(tǒng)中出現(xiàn)問(wèn)題更不能及時(shí)解決，最終造成了嚴(yán)重的質(zhì)量安全隱患。因不規(guī)范操作造成的信心資料丟失也常常會(huì)發(fā)生，不利于農(nóng)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建設(shè)與發(fā)展。了解現(xiàn)存問(wèn)題后需要深入的探討引發(fā)原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會(huì)與標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)出現(xiàn)沖突。
2.1存在的問(wèn)題。信息化技術(shù)應(yīng)用缺乏先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，檔案管理并不能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，管理效率自然得不到保障。檔案產(chǎn)生形式比較復(fù)雜，由于標(biāo)注化管理落實(shí)程度不足，導(dǎo)致部分信息丟失的現(xiàn)象，原始資料一旦丟失是無(wú)法進(jìn)行彌補(bǔ)的，此類(lèi)問(wèn)題在農(nóng)場(chǎng)發(fā)展建設(shè)中真實(shí)存在，應(yīng)當(dāng)?shù)玫焦芾砣藛T的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用落實(shí)時(shí)間比較短，在經(jīng)驗(yàn)方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發(fā)現(xiàn)象會(huì)造成檔案管理任務(wù)中斷，解決也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。就國(guó)內(nèi)目前的農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，盡管在政策上已經(jīng)提出了要實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，但并沒(méi)有全面落實(shí)到具體工作上。也就是說(shuō)，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)很少，正式實(shí)施時(shí)因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統(tǒng)的農(nóng)場(chǎng)檔案管理制度來(lái)作為標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的制度，從而導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農(nóng)場(chǎng)檔案管理制造更多的麻煩與困難。
2.2解決措施。1）根據(jù)農(nóng)場(chǎng)的實(shí)際建設(shè)情況來(lái)建立一套完整的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。這一措施主要針對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問(wèn)題而言，目的是解決農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的制度缺乏問(wèn)題。檔案管理機(jī)構(gòu)盡快加大對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)實(shí)際情況的了解、評(píng)估力度，并在了解了農(nóng)場(chǎng)實(shí)際情況之后，依據(jù)評(píng)估所得的數(shù)據(jù)結(jié)果來(lái)建立一套行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并以該套體系為基礎(chǔ)，將體系規(guī)定貫徹落實(shí)到具體的工作中，促使并保證農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立應(yīng)該以實(shí)際情況為參考，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容，圍繞適用性和針對(duì)性這兩個(gè)中心，切實(shí)建立一套全面的、能夠滿足現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高農(nóng)場(chǎng)檔案管理水平。人才是農(nóng)場(chǎng)檔案管理中不可缺少的一項(xiàng)資源，是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。針對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中所出現(xiàn)的檔案管理人才素質(zhì)偏低問(wèn)題，筆者認(rèn)為最好的解決措施是加大人才培養(yǎng)力度，盡量打造一支高素質(zhì)、高能力的農(nóng)場(chǎng)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)。通過(guò)人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)等一系列工作促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對(duì)檔案管理人員接觸農(nóng)場(chǎng)檔案機(jī)密這一特點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專(zhuān)業(yè)知識(shí)為輔助促進(jìn)現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。3）以農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，實(shí)現(xiàn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。在現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)管理體制改革背景下，財(cái)務(wù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化成為了影響財(cái)務(wù)管理效果、影響農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容。而且，作為農(nóng)場(chǎng)檔案管理的核心，農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)農(nóng)機(jī)檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案都有著重要的影響。針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中應(yīng)以農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，通過(guò)管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的帶頭作用，促進(jìn)其他檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。4）建立數(shù)字化檔案管理體系，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中還應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)加快數(shù)字化進(jìn)程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類(lèi)整理、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財(cái)務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實(shí)現(xiàn)農(nóng)場(chǎng)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容種植、養(yǎng)殖、娛樂(lè)經(jīng)營(yíng)等內(nèi)容，以分類(lèi)方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的執(zhí)行。以標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)為輔助，促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的影響。針對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)管理體系的完善、人員的培訓(xùn)、現(xiàn)代檔案管理方法的運(yùn)用以及有效的執(zhí)行監(jiān)督實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)綜合管理能力及管理水平的提高。
作者:王艷文 單位:黑龍江省八五一一農(nóng)場(chǎng)
二、文明單位創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究
（一）創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究現(xiàn)狀
文明單位創(chuàng)建活動(dòng)經(jīng)過(guò)多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺(tái)相應(yīng)的精神文明創(chuàng)建活動(dòng)管理辦法，為文明單位創(chuàng)建活動(dòng)健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。各單位主要依據(jù)當(dāng)?shù)氐拇祟?lèi)規(guī)范性文件所附考評(píng)體系，按照本單位成文或不成文的“標(biāo)準(zhǔn)”來(lái)整理創(chuàng)建檔案，有些檔案部門(mén)由于自身是文明單位，對(duì)創(chuàng)建檔案格外重視，檔案整理科學(xué)規(guī)范。
（二）創(chuàng)建檔案管理模式系統(tǒng)解決方案
1.檔案運(yùn)行“四心質(zhì)量環(huán)”模式
一是用心策劃。年初根據(jù)創(chuàng)建主管部門(mén)和上級(jí)有關(guān)創(chuàng)建要求，結(jié)合本單位實(shí)際制訂文明創(chuàng)建檔案工作計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)增加的創(chuàng)建工作要求，應(yīng)及時(shí)吸納到檔案工作計(jì)劃中。二是專(zhuān)心實(shí)施。單位應(yīng)創(chuàng)造條件讓專(zhuān)（兼）職文明創(chuàng)建檔案工作人員能專(zhuān)心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過(guò)程中應(yīng)用心思考，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。文明單位間可開(kāi)展檔案工作交流活動(dòng)，以共同提高檔案管理水平。三是細(xì)心檢查。單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)創(chuàng)建檔案工作開(kāi)展情況的檢查工作進(jìn)行部署，負(fù)責(zé)檢查的部門(mén)應(yīng)對(duì)照考評(píng)體系和上級(jí)有關(guān)要求，對(duì)文明創(chuàng)建檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，有建立質(zhì)量管理體系的單位可將文明創(chuàng)建檔案工作的檢查納入內(nèi)部審核和管理評(píng)審，檢查是否符合計(jì)劃的預(yù)期效果，重在查找問(wèn)題，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)。四是精心改進(jìn)。對(duì)于第三環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的好的經(jīng)驗(yàn)做法加以總結(jié)，對(duì)查找出來(lái)的問(wèn)題應(yīng)逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保持檔案管理工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化模式
一是紙質(zhì)模式的標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)檔案裝具及其索引標(biāo)簽、卷內(nèi)材料目錄，材料分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則等制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范。二是電子模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在電子模式下，各種文件、證書(shū)、照片、音像資料均應(yīng)形成電子文檔。按標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)應(yīng)考評(píng)體系各級(jí)指標(biāo)建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱(chēng)按各級(jí)指標(biāo)名稱(chēng)命名，并按級(jí)別嵌套，將電子文檔存放到對(duì)應(yīng)的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規(guī)范文件名的命名規(guī)則，對(duì)諸如編號(hào)、年份代號(hào)、標(biāo)題名稱(chēng)等予以標(biāo)準(zhǔn)化，以便電子查考檢索。文檔名稱(chēng)按“兩位數(shù)序號(hào)：文檔主題”命名，如“01：創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組文件”，宜在正文頁(yè)腳插入文檔名稱(chēng)（居右），在瀏覽時(shí)可起到提示作用。采用電子模式，不僅節(jié)約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質(zhì)檔案進(jìn)而節(jié)約有限的實(shí)體空間，堪稱(chēng)綠色創(chuàng)建。
3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式
各地文明創(chuàng)建主管部門(mén)可考慮實(shí)行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎(chǔ)上，建立文明創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),向管轄范圍內(nèi)的文明單位開(kāi)放，通過(guò)在線指導(dǎo)、審核文明單位按時(shí)上傳日常創(chuàng)建檔案資料實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)文明創(chuàng)建常態(tài)化。在功能設(shè)計(jì)上，可以讓文明單位自身的工作人員或領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)登錄專(zhuān)門(mén)的賬號(hào)，查閱本單位的創(chuàng)建檔案。各地文明創(chuàng)建主管部門(mén)也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的好做法好經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)予以推廣，促進(jìn)文明創(chuàng)建水平的整體提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評(píng)工作更加公開(kāi)透明、公平公正，為考評(píng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）01（a）-0000-00
前 言：
檔案管理工作有其獨(dú)有的工作方法和管理體系。檔案管理工作的需要檔案管理人員能夠針對(duì)不同情況及時(shí)收集和整理檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，形成檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)并維護(hù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下對(duì)于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來(lái)越高，并作為檔案管理工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)決定檔案管理工作的成敗。在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)立足于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求，運(yùn)用科學(xué)高效的管理方法，處理龐大復(fù)雜的信息，并建立一套全方位、多層次的完備管理系統(tǒng)。
一、檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中存在的問(wèn)題
（一）缺乏正確的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問(wèn)題就是認(rèn)識(shí)不足。很多撾淮癰涸鶉說(shuō)焦芾砣碩緣蛋腹芾淼墓娣痘和標(biāo)準(zhǔn)化重視程度不夠，固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不僅僅是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)所能實(shí)現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的定位及重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。
（二）缺乏投入的力度
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化建設(shè)，設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢很大程度上與資金投入量過(guò)小，經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門(mén)的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理工作建設(shè)失力。
（三）缺乏原則的確立
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需要確立嚴(yán)格的原則加以維護(hù)，否則就會(huì)成為某一個(gè)單位或部門(mén)自愿采取而其它機(jī)構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化就無(wú)法大范圍的普及和推廣。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當(dāng)前我國(guó)缺乏對(duì)檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作進(jìn)程中出現(xiàn)各種矛盾和弊端，轉(zhuǎn)型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持[1]。
二、檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中有效的措施
（一）檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作要落實(shí)
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不是一朝一夕即可實(shí)現(xiàn)完成的，因此有必要在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)原則，尤其是基礎(chǔ)工作要做到位，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提。基礎(chǔ)工作的工作內(nèi)容即是對(duì)公文的處理，具體環(huán)節(jié)有三：第一，公文的制發(fā)環(huán)節(jié)。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。公文的制發(fā)環(huán)節(jié)往往因缺乏嚴(yán)格的管理和監(jiān)督而出現(xiàn)紕漏，因此相關(guān)部門(mén)應(yīng)在制發(fā)公文的同時(shí)嚴(yán)格監(jiān)管程序，確保制發(fā)公文高質(zhì)高效[4]。第二，公文的檔案檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，涉及到的細(xì)節(jié)更多，需要進(jìn)行反復(fù)檢查與糾正，確保公文的準(zhǔn)確無(wú)誤。特別是要按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書(shū)寫(xiě)。公文的各種文體在書(shū)寫(xiě)規(guī)范和要求方面都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括筆種、墨色、和紙張，在書(shū)寫(xiě)時(shí)要確保字跡的簡(jiǎn)潔、工整和清晰，有利于存檔管理。
（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征
檔案管理中，一定要注重對(duì)時(shí)效性的管理原則，該原則能夠使檔案的利用率得到提高，更能加強(qiáng)檔案管理的價(jià)值。然而，要想遵循檔案時(shí)效性原則，必須做到及時(shí)清理檔案的案卷。這就要求在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須根據(jù)檔案資料的保管類(lèi)別作用及特征，采取合理的管理方法進(jìn)行保管[2]。在一段管理期過(guò)后，及時(shí)清理檔案案卷，將失去價(jià)值的文件及時(shí)銷(xiāo)毀，那些要求永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，文件沒(méi)有損壞，這樣就能保證檔案管理的時(shí)效性。
（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[5]
在信息化的時(shí)下要求案管理向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門(mén)的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤(pán)，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程。
（四）注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理
從事檔案管理的工作者使檔案管理工作得以有效展開(kāi)的直接實(shí)踐者，檔案管理工作者的工作質(zhì)量提高就會(huì)提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于檔案管理工作的科學(xué)化與信息化更是具有十分大的促進(jìn)作用[3]。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時(shí)，被交接的工作是否規(guī)范，是否標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到管理工作的安全性和科學(xué)性，更是現(xiàn)代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。
結(jié) 語(yǔ)：
總而言之，檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是建立在現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)理論之上，對(duì)當(dāng)下檔案管理工作提出的新要求。在建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須注意檔案管理工作的具體情況具體分析，合理科學(xué)地展開(kāi)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
參考文獻(xiàn)：
[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘（連續(xù)型電子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]龐艷.對(duì)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化若干問(wèn)題的研究與思考[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2013（8）：48.
要推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，還需要明確其基礎(chǔ)性前提，即公文的制發(fā)。檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的存在，要保證檔案的質(zhì)量，首先需要保證公文自身的質(zhì)量，這就取決于公文制發(fā)的質(zhì)量，這也是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的前提。所以，在公文制發(fā)過(guò)程中，需要將規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化兩方面要求納入考慮范圍，切實(shí)提升檔案的質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化奠定良好的基礎(chǔ)。
1 檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)策略
1.1 提升檔案時(shí)效性與加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)
檔案的時(shí)效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動(dòng)態(tài)與最新進(jìn)展等。提升檔案的時(shí)效性，能夠保證檔案內(nèi)容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價(jià)值。因此，檔案管理者應(yīng)該樹(shù)立檔案時(shí)效觀念，通過(guò)科學(xué)的信息化與網(wǎng)絡(luò)化手段獲取最新信息，為做好檔案部門(mén)的服務(wù)工作贏得主動(dòng)。比如，一份具有較強(qiáng)時(shí)效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項(xiàng)目的相關(guān)研究周期，為科研單位節(jié)省不少物力、人力以及財(cái)力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時(shí)效性的提升也是推動(dòng)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略。另外，檔案部門(mén)需要加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)、開(kāi)發(fā)與使用，利用科學(xué)的數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)移交的電子檔案載體與技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，在保證合格率的前提下再進(jìn)行移交；同時(shí)，需要檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性，確認(rèn)電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲(chǔ)不良問(wèn)題；此外，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的科學(xué)鑒定，核對(duì)檔案數(shù)字和簽名的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合轉(zhuǎn)換等。因此，應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)。
1.2 檔案管理人員素質(zhì)的提升
新形勢(shì)下，要推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，必然要提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)化水平。如今檔案管理模式隨著時(shí)代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現(xiàn)代化技術(shù)，而要對(duì)這些技術(shù)加以深入掌握與應(yīng)用，管理者必須具有良好的信息技術(shù)操作技能，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等操作管理軟件的相關(guān)技能。當(dāng)下檔案管理者對(duì)這些現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)檔案管理者專(zhuān)業(yè)化知識(shí)與現(xiàn)代化技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高管理者對(duì)各種管理技術(shù)的操作水平，促使其熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化管理手段，了解信息化技術(shù)的各種知識(shí)。第二，在后續(xù)檔案管理工作中引進(jìn)的人才，要求其具備較佳的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，并且具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應(yīng)該加強(qiáng)教育領(lǐng)域?qū)n案管理人才的培養(yǎng)，注重豐富人才的理論知識(shí)，并且培養(yǎng)其檔案管理實(shí)際操作技能。
1.3 檔案交接工作的優(yōu)化
對(duì)檔案交接工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在這個(gè)過(guò)程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進(jìn)行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。而且檔案移交進(jìn)館要滿足以下標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案要以全宗為單位進(jìn)行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據(jù)檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理，要準(zhǔn)確地劃分檔案的保管期限，書(shū)寫(xiě)要具有規(guī)范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質(zhì)量必須達(dá)到規(guī)定要求與標(biāo)準(zhǔn)。第三，要確定檔案具有長(zhǎng)期保存與利用的價(jià)值，否則不能移交進(jìn)館。第四，檔案交接的文據(jù)與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應(yīng)該具備兩種版本，即紙質(zhì)版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實(shí)性。
2 推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的思考
2.1 規(guī)范檔案資料
（1）檔案資料保存的規(guī)范。檔案資料的科學(xué)規(guī)范是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一。在對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的過(guò)程中，要保證文件的原始性以及真實(shí)性，這也是檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的靈魂。在管理電子檔案過(guò)程中，常常會(huì)發(fā)生電子文件資料丟失或者信息被更改的問(wèn)題，這就要求檔案管理者加強(qiáng)電子文件的維護(hù)工作。對(duì)于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的互補(bǔ)作用。在電子文件得到廣泛應(yīng)用的今天，我們同樣需要注重對(duì)紙質(zhì)檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時(shí)能提供紙質(zhì)檔案的原始文件，以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，還要求實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，從而打破時(shí)間與空間的束縛，從而不斷地?cái)U(kuò)展檔案工作的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效率的有效提升。（2）加強(qiáng)檔案資料的收集工作。檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的收集工作，比如重大工作、活動(dòng)或者建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。個(gè)人與單位應(yīng)該支持與協(xié)助所在地的檔案館對(duì)檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對(duì)社會(huì)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要檔案等。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者也可以鼓勵(lì)個(gè)人或者一些F體捐贈(zèng)檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學(xué)合理配置、妥善保護(hù)與高效利用的
力度。
2.2 科學(xué)分類(lèi)歸檔
在檔案管理工作中，檔案的科學(xué)分類(lèi)與整理工作很重要。對(duì)于一些內(nèi)容齊全和基礎(chǔ)良好的案宗，要做好科學(xué)的分類(lèi)與整理工作。根據(jù)案宗的目錄直接做好分類(lèi)標(biāo)引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計(jì)算機(jī)程序，將案宗的名字、時(shí)間與地址等信息錄入進(jìn)去，可以快速地獲取案宗的分類(lèi)號(hào)，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對(duì)所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個(gè)人或者單位將檔案據(jù)為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時(shí)地將檔案完整地交還檔案管理所在機(jī)構(gòu)，不可以擅自推延移交檔案的時(shí)間或者截留檔案。
2.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收
規(guī)范檔案調(diào)取與回收工作是推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的重要手段。檔案管理者應(yīng)該及時(shí)清查和退還調(diào)取的檔案，根據(jù)國(guó)內(nèi)法律法規(guī)和檔案管理制度的要求來(lái)規(guī)范檔案的調(diào)取與回收。若個(gè)人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續(xù)使用調(diào)取檔案的相關(guān)意見(jiàn)，可以上報(bào)有關(guān)部門(mén)以獲得批準(zhǔn)。在退還檔案的過(guò)程中，需要有被調(diào)取檔案保管者、該單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管單位的領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，并且簽字確認(rèn)。若是需要繼續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行利用，該檔案的調(diào)取手續(xù)應(yīng)該符合有關(guān)規(guī)定。若是不符合有關(guān)規(guī)定，則需要及時(shí)進(jìn)行完善，以確保檔案調(diào)取管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，新形勢(shì)下要推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，需要明確其基礎(chǔ)性前提，并且做好其中的重要工作。同時(shí)，加大檔案工作現(xiàn)代化管理力度，提升檔案的時(shí)效性，做好電子檔案建設(shè)工作，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與職業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案的交接工作，對(duì)檔案資料管理進(jìn)行規(guī)范，做好科學(xué)分類(lèi)歸檔與調(diào)取回收工作，最終適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，充分地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)有效用。
一、全面普查案卷
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來(lái)大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜、魚(yú)目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性
在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫(xiě)關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫(xiě)“基本建設(shè)”，有人寫(xiě)“基建”，有人寫(xiě)“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
五、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
人力資源管理可以說(shuō)是任何單位任何組織管理工作的重要組成部分。再科學(xué)有效的管理方式也是以人為本進(jìn)行操作和執(zhí)行，脫離人力資源的有效管理進(jìn)行的組織管理工作都不會(huì)有明顯成效。而人事檔案管理正是對(duì)人力資源管理的一種承載。事業(yè)單位的人事檔案管理不光要建立一套完整的體系，還要將這套體系信息化，用以提高管理工作的效率。讓事業(yè)單位工作人員的身份、資歷、職務(wù)、表現(xiàn)等基本信息與員工的福利保障、待遇、組織關(guān)系等緊密地相關(guān)起來(lái)，對(duì)工作人員的工作做出真實(shí)、客觀、公正的評(píng)價(jià)。所以事業(yè)單位人力資源改革、人事檔案管理信息化勢(shì)在必行。
二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題
（一）事業(yè)單位人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理工作是一?基礎(chǔ)性工作，由于工作的特殊性并不會(huì)把工作結(jié)果展現(xiàn)在大眾面前，在很多領(lǐng)導(dǎo)眼中并未得到重視。重視程度不夠勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致設(shè)備更新、人力調(diào)配、薪資調(diào)整等方面不會(huì)得到及時(shí)的提升。在我們重新審視這一項(xiàng)工作的時(shí)候不難發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)太弱，以致使下一步工作的展開(kāi)基礎(chǔ)不達(dá)標(biāo)。
（二）事業(yè)單位人事檔案管理信息不互通。各事業(yè)單位的組織功能不同，服務(wù)性質(zhì)千差萬(wàn)別，對(duì)于人事檔案管理工作需要的計(jì)算機(jī)軟件也不盡相同，造成信息不能互通。這是一種資源的浪費(fèi)，也是現(xiàn)代管理制度當(dāng)中不應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的弊端，也在某種程度上限制了事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理信息化的進(jìn)程。
（三）人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。組織內(nèi)部對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠，以至于從事檔案管理工作的人員身兼數(shù)職，不能投入足夠的精力和時(shí)間。而且在部分事業(yè)單位中管理人員沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，根本無(wú)法適應(yīng)日新月異的管理工作。
（四）在人事檔案管理方面沒(méi)有形成完整的工作體系。大多數(shù)工作都會(huì)在一個(gè)完整的工作體系中有效地完成，而事業(yè)單位中的人事檔案管理卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)做不到這一點(diǎn)。人事檔案管理步驟不完整，很多工作人員是靠自身的喜好來(lái)完成這項(xiàng)工作，缺少?lài)?yán)格的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，工作效率低已成為普遍現(xiàn)象。
三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化
事業(yè)單位的人事檔案管理工作要想邁上一個(gè)新的臺(tái)階，逐步走上標(biāo)準(zhǔn)化信息化的道路，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）補(bǔ)充資料。首先，對(duì)于以往的人事資料應(yīng)逐步核查補(bǔ)充信息。信息補(bǔ)入工作繁瑣復(fù)雜，卻十分重要，哪怕很小的錯(cuò)漏都不能發(fā)生。這就要求工作人員細(xì)心核對(duì)紙質(zhì)資料和現(xiàn)有計(jì)算機(jī)資料，將出現(xiàn)的問(wèn)題更正修復(fù)，以加強(qiáng)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可利用性。
（二）檔案信息化要建立在有效數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上。人事檔案信息安全有效一定要有一套安全、科學(xué)、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的甄別應(yīng)考慮聘請(qǐng)資深的管理人才對(duì)自身事業(yè)單位的性能、工作性質(zhì)做出深入了解，對(duì)工作目的準(zhǔn)確把握后慎重挑選，選擇最適合當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)和今后發(fā)展需要的一款數(shù)據(jù)庫(kù)。
（三）數(shù)據(jù)庫(kù)的管理權(quán)限應(yīng)有明確界定。數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作需要認(rèn)真細(xì)致有責(zé)任心的工作人員來(lái)完成。同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理權(quán)限的有效把握還可以適量減少數(shù)據(jù)入庫(kù)的成本，對(duì)于事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)可以一勞永逸。
學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財(cái)富。檔案工作是一項(xiàng)以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標(biāo)準(zhǔn)，作為開(kāi)展工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級(jí)主管機(jī)關(guān)或會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門(mén)共同協(xié)商對(duì)檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進(jìn)而修訂的全部過(guò)程。目的就是通過(guò)科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案裝具、檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)從制定到成熟需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程，而且這個(gè)過(guò)程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)動(dòng)形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。下面對(duì)檔案工作化標(biāo)準(zhǔn)化談點(diǎn)粗淺的看法。
一、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提
檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語(yǔ)、檔案著錄、代號(hào)代碼等都必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便在進(jìn)行工作時(shí)有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅不利于檔案工作的開(kāi)展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下開(kāi)展工作才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。可見(jiàn)實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，離開(kāi)了標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化。
二、標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一
檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的服務(wù)工作，對(duì)高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類(lèi)標(biāo)引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格地按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，就能促使各項(xiàng)工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標(biāo)引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標(biāo)識(shí)，作為存儲(chǔ)和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過(guò)檢索標(biāo)識(shí)去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標(biāo)準(zhǔn)給出的檢索標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時(shí)間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標(biāo)識(shí)不完全，專(zhuān)職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒(méi)，又有可能檢索出自己無(wú)用的材料。所以標(biāo)引工作必須要有標(biāo)引的規(guī)定與規(guī)則，保證標(biāo)引的一致性，使標(biāo)引工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。
三、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財(cái)力的有效措施
標(biāo)準(zhǔn)化能提高檔案工作的工作效率。搞好標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)節(jié)約人力物力財(cái)力有重要作用，根據(jù)合理地標(biāo)準(zhǔn)化要求，人力物力財(cái)力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過(guò)去由于文件和案卷的組卷方法沒(méi)有統(tǒng)一合理的標(biāo)準(zhǔn)，往往把不同歷史時(shí)期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進(jìn)行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來(lái)麻煩，使利用者浪費(fèi)了很長(zhǎng)時(shí)間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費(fèi)，影響檔案的社會(huì)效益。通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)既可以把檔案的本來(lái)面貌反映出來(lái)，又能使文件或案卷在來(lái)源時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面形成一個(gè)有機(jī)的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時(shí)間去從事其他工作。在財(cái)力方面如能進(jìn)行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進(jìn)、 經(jīng)濟(jì)合理的裝具標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價(jià)，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財(cái)力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。
四、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分
所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，開(kāi)展各項(xiàng)工作，科學(xué)管理要求做到的標(biāo)準(zhǔn)是：檔案管理機(jī)構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計(jì)劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作才能按標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標(biāo)準(zhǔn)化。
五、標(biāo)準(zhǔn)化是推動(dòng)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件
檔案是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對(duì)這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強(qiáng)工作力度，認(rèn)真梳理管理存在的問(wèn)題，認(rèn)真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無(wú)論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實(shí)；其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人，我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書(shū)面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)科室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會(huì)所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會(huì)利用率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作
隨著現(xiàn)代化社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的各項(xiàng)管理已走向現(xiàn)代化，檔案管理也面臨著新的發(fā)展方向。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，高校檔案管理作為檔案事業(yè)與為教學(xué)服務(wù)工作的一部分，更應(yīng)加快現(xiàn)代化進(jìn)程。高校檔案管理工作多年來(lái)由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案整理過(guò)程比較混亂。《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》給高校檔案管理注入了生機(jī)和活力，解決了長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有一個(gè)適合高校檔案工作特點(diǎn)的科學(xué)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的模式，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。國(guó)家教委辦公廳編著的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》自推行以來(lái)，對(duì)高校檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。實(shí)踐證明，它具有明顯的可操作性，使檔案工作步入了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的軌道，促進(jìn)了高校檔案的科學(xué)管理。
一、實(shí)行高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目的和意義
以實(shí)施《高校學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為主要內(nèi)容的高等學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的主要目的是：
（一）為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作發(fā)展的需要。多年來(lái)，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，高等學(xué)校檔案工作有了很大的發(fā)展，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也越來(lái)越為檔案界所認(rèn)識(shí)和重視，檔案門(mén)類(lèi)由單一發(fā)展到多門(mén)類(lèi)，數(shù)量越來(lái)越多，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)越來(lái)越高，工作范圍越來(lái)越大，越來(lái)越復(fù)雜。總之，無(wú)論在速度規(guī)模方面，還是在檔案工作內(nèi)涵、質(zhì)量、效益、方法、管理的科學(xué)程度等方面都上了新臺(tái)階。但是，由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在高等學(xué)校檔案工作的概念、原則、技術(shù)方法、工程、程序、操作模式、檔號(hào)編制標(biāo)識(shí)等方面基本上還是各行其是，各搞一套。
（二）為了適用科學(xué)管理和檔案工作現(xiàn)代化的需要。《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化，就沒(méi)有現(xiàn)代化，就沒(méi)有高質(zhì)量，搞速度。”
高校檔案工作的發(fā)展，組織由分散到綜合，結(jié)構(gòu)由單一向多重，由封閉向開(kāi)放，功能由保管向利用轉(zhuǎn)變，檢索由收購(gòu)向計(jì)算機(jī)過(guò)渡，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的基礎(chǔ)。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的實(shí)施，就不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化，也難以實(shí)現(xiàn)真正的科學(xué)管理。
(三)為了便于對(duì)檔案部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的需要。過(guò)去，高校檔案工作在培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查監(jiān)督方面沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的要求，大都按照國(guó)家地方或者其他行業(yè)的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)際出發(fā)所擬定，不完全符合高校的實(shí)際情況，而實(shí)行“高等學(xué)校檔案工作規(guī)范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個(gè)客觀的可供使用和操作性較強(qiáng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而不斷提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)。
二、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規(guī)章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類(lèi)方案和保管期限表，使學(xué)校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質(zhì)量。
在標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理過(guò)程中，檔案管理要有目標(biāo)、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實(shí)，檔案工作現(xiàn)代化就必須建立在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環(huán)節(jié)組成。如果檢索工具各搞一套，符號(hào)、代碼混亂，標(biāo)引著錄方法格式不一，內(nèi)容平行重復(fù)，使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，那么計(jì)算機(jī)也好，縮微設(shè)備也好，其優(yōu)越性就難以發(fā)揮出來(lái)，所以，現(xiàn)代化必須以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)。現(xiàn)代化程度越高，越要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，反過(guò)來(lái)又會(huì)促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是提高高校檔案工作科學(xué)管理水平的重要手段。科學(xué)管理包括檔案機(jī)構(gòu)的高效化、管理工作計(jì)劃性、管理方法科學(xué)化、管理技術(shù)現(xiàn)代化，而這些都是以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)的。為使學(xué)校檔案工作在共同語(yǔ)言、衡量準(zhǔn)則、比較的基礎(chǔ)、評(píng)估依據(jù)等方面有一個(gè)統(tǒng)一的要求，避免無(wú)規(guī)可循，克服各行其是的弊端，國(guó)家教委制定了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，從而結(jié)束了長(zhǎng)期以來(lái)高校在檔案實(shí)體分類(lèi)和業(yè)務(wù)建設(shè)諸環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、各行其是的局面。《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》一書(shū)把高校檔案劃分成黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、出版十大門(mén)類(lèi)，擬定了永久、長(zhǎng)期和短期等，解決了很長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有一個(gè)適合高校工作特點(diǎn)的科學(xué)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的問(wèn)題，促進(jìn)了高校檔案工作特點(diǎn)的科學(xué)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，促進(jìn)了高校檔案工作的科學(xué)管理，加強(qiáng)了整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化。
